ZITTING VAN DE PREZONERAAD VAN 11 december 2013 Aanwezig:
Ann Coopman, Voorzitter Patrick Hoste, Koen Loete, Filip Gijssels, Fredy Tanghe, Marleen Van Den Bussche, Johan Cornelis, Franki Van De Moere, Tony Vermeire, Leden Hillert Bingé, Zonecoördinator Isabelle Dombret, Financieel beheerder Thaïs De Vuyst, Secretaris
openbare zitting 1
Goedkeuren verslag van 13 november 2013
Gelet op het verslag van de prezoneraad in zitting op 13 november 2013 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad; BESLUIT EENPARIG: Het verslag van de prezoneraad in zitting op 13 november 2013 zoals opgemaakt door de secretaris in toepassing van artikel 17, 5° van het huishoudelijk reglement van de prezoneraad wordt goedgekeurd.
2
Budget 2014 - goedkeuring
Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, artikel 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op artikel 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet va 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in artikel 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op de wet van 15 mei 2007, artikel 49 betreffende de civiele bescherming, die stelt dat er en budget moet opgemaakt worden voor de zone; Gelet op het voorliggende budget 2014; Gelet op de toelichting van de financieel beheerder; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - Het budget 2014 van de prezone Meetjesland wordt vastgesteld zoals het als bijlage bij dit besluit is gevoegd. Art.2 - Afschrift van dit besluit zal aan de FOD Binnenlandse zaken toegezonden worden.
3
Aanstelling en vergoeding financieel beheerder van de prezone Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele veiligheid; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art 8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op art 5 van de wet van 3 augustus 2012, tot wijziging van de wet van 15 mei 2007, dat stelt dat in afwachting van de inwerkingtreding van de zone zoals bedoeld in art 220 van de wet, de zone een prezone vormt, volgens dezelfde territoriale afbakening en dat deze prezone rechtspersoonlijkheid heeft en wordt beheerd door een prezoneraad; Gelet op de inwerkingtreding van deze wet door het KB van 20 september 2012, inzonderheid artikel 6artikel 221/1, §2 waarbij de prezone ten laatste voor 30 april van het jaar waarvoor de dotatie wordt toegekend blijk geeft van te voldoen aan de 5 voorwaarden; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 26 oktober 2012 waarbij de aanstelling van mevrouw Isabelle DOMBRET als financieel beheerder van de prezone Meetjesland bekrachtigd wordt; Overwegende dat de aanstelling van mevrouw Isabelle Dombret als financieel beheerder van de prezone Meetjesland kan verlengd worden; Zitting van 11 december 2013
1 van 6
Overwegende dat de prezone Meetjesland mevrouw Isabelle Dombret detacheert als financieel beheerder vanaf 17 september 2013 tot 31 december 2014 voor 6 uren per week; Overwegende dat de vergoeding van de geleverde prestaties kan worden geregeld via de overeenkomst tussen de prezone Meetjesland, de gemeente Maldegem en mevrouw Isabelle Dombret; Overwegende dat deze overeenkomst op de gemeenteraad van Maldegem voorgelegd wordt; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - De prezone Meetjesland stelt mevrouw Isabelle Dombret aan als financieel beheerder van de prezone Meetjesland. Art.2 - De aanstelling start op 17 september 2013 en eindigt op 31 december 2014. Art.3 - De prezone Meetjesland betaalt aan de gemeente Maldegem de effectieve loonkost van mevrouw Isabelle Dombret terug, ten belope van 6 uur per week, zoals bepaald in de overeenkomst bij dit besluit als bijlage toegevoegd. Art.4 - Afschrift van dit besluit over te maken aan FOD Binnenlandse Zaken, de gemeente Maldegem en mevrouw Isabelle Dombret, financieel beheerder van de prezone Meetjesland. Overeenkomst tussen de Prezone MEETJESLAND , de gemeente MALDEGEM en mevrouw Isabelle DOMBRET TUSSEN de Prezone MEETJESLAND, vertegenwoordigd door mevrouw Ann COOPMAN, voorzitter van de Prezoneraad, Dorp 1, 9950 WAARSCHOOT EN de gemeente MALDEGEM, vertegenwoordigd door mevrouw Marleen VAN DEN BUSSCHE, burgemeester en de heer Tijs VAN VYNCKT, secretaris, Marktstraat 7, 9990 MALDEGEM EN mevrouw Isabelle DOMBRET, hierna genoemd financieel beheerder; Beekstraat 122, 8730 Oedelem Gelet op de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid, artikel 221/1; Overwegende dat de Prezone Meetjesland ervaren personeel nodig heeft om haar opdrachten te kunnen volbrengen; Overwegende dat de Prezone Meetjesland niet beschikt over de praktische en nodige vaardigheden en kennis in verband met de materies die behandeld dienen te worden door de coördinator, de ontvanger of financieel beheerder of een andere medewerker. WAARNA DOOR PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WORDT ALS VOLGT: Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst De detachering van de medewerker naar de Prezone voor 6 uren per week, om de opdrachten uit te voeren waarin wordt voorzien door artikel 221/1 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid. Artikel 2. Verplichtingen van de gemeente Maldegem §1. De gemeente verbindt zich ertoe de in artikel 1 bedoelde detachering van de financieel beheerder voor de Prezone te bewerkstelligen. §2. De gemeente verzekert dat gedurende de door deze overeenkomst gedekte periode de financieel beheerder het juridische en administratieve statuut verbonden aan de functie die zij uitoefent bij de gemeente behoudt. Meer in het bijzonder behoudt de financieel beheerder haar Zitting van 11 december 2013
2 van 6
recht op bevordering binnen haar weddeschaal en kan zij haar aanspraak op promotie laten gelden. §3. De gemeente verbindt zich ertoe de geleverde prestatie van de financieel beheerder verder te betalen, met name met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen. §4. De gemeente neemt de verplichtingen betreffende de arbeidsongevallenverzekering op zich. Artikel 3. Verplichtingen en rechten van de financieel beheerder §1. Opdracht De financieel beheerder wordt belast met de uitvoering van de opdrachten zoals bepaald door artikel 221/1 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid: - voor de financieel beheerder: het beheer van de inkomsten en uitgaven van de prezone. §2. Vakantie Tijdens haar detachering bij de Prezone heeft de medewerker, pro rata haar detachering, recht op de dagen vakantie zoals toegestaan door haar gemeente. Deze meldt de verlofperiodes aan de Prezone. Artikel 4. Verplichtingen van de Prezone De Prezone verbindt zich ertoe pro rata voor de activiteit van de financieel beheerder voor de prezone, zoals bepaald in artikel 1, het bedrag van de kosten terug te betalen aan de gemeente Maldegem. Afwezigheid wegens ziekte van de financieel beheerder schort deze betaling niet op. De gemeente Maldegem vraagt aan de Prezone de terugbetaling van de vereffende bedragen door middel van een gedetailleerde maandelijkse staat van verzoek tot terugbetaling. Het verzoek tot terugbetaling wordt opgesteld in het begin van elke maand voor de voorafgaande maand. De Prezone betaalt de geleverde prestatie van de financieel beheerder, met inbegrip van het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de sociale bijdragen, terug. Op het ogenblik van ondertekening van deze overeenkomst dient de gemeente Maldegem de Prezone een raming van de voor de overeengekomen detachering terug te betalen bedragen te hebben bezorgd. De Prezone verbindt er zich toe een maandelijkse kostenvergoeding rechtstreeks te betalen aan de financieel beheerder. De Prezone verbindt er zicht toe om uitzonderlijke prestaties, verricht door de financieel beheerder in het kader van haar functie als financieel beheerder van de zone, terug te betalen aan de gemeente op basis een gedetailleerde maandelijkse staat. Artikel 5. Duur en vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst §1. De overeenkomst treedt in werking op 17 september 2013 en eindigt op 31 december 2014. §2. De overeenkomst kan door elk van de partijen vroegtijdig beëindigd worden, met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. De opzegging gebeurt door aangetekend schrijven aan de andere partijen. Zitting van 11 december 2013
3 van 6
Artikel 6. Uitvoeringsmodaliteiten §1. De gebruikelijke werkplaats van de financieel beheerder is gevestigd op het volgend adres: Marktstraat 7, 9990 Maldegem. §2. De begeleiding van en het toezicht op de naleving van deze overeenkomst wordt voor de Prezone verzekerd door de voorzitter van de prezoneraad. §3. De begeleiding van en het toezicht op de naleving deze overeenkomst wordt voor de gemeente verzekerd door de Burgemeester of zijn afgevaardigde. Artikel 7. Bevoegde rechtbank De geschillen voortvloeiende uit de uitvoering van de overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de bevoegde rechter van het gerechtelijk arrondissement van Gent. Opgemaakt in 3 exemplaren, waarbij elke partij een origineel heeft ontvangen, te Maldegem op 20 december 2013.
Namens de Prezone,
Ann COOPMAN
Namens de gemeente,
De financieel beheerder,
Marleen VAN DEN BUSSCHE, burgemeester Isabelle DOMBRET Tijs VAN VYNCKT, gemeentesecretaris
4
Onkostenvergoeding voor de zonecoördinator, de financieel beheerder en de secretaris van de Prezone Meetjesland
Gelet op de wet van 15 mei 2007, gewijzigd door de wet van 3 augustus 2012, betreffende de organisatie van de diensten van de civiele bescherming; Gelet op het KB van 2 februari 2009, art.8, 2° dat de hulpverleningszone Meetjesland afbakent; Gelet op het besluit van de prezone van 13 november 2013 houdende de aanstelling en vergoeding van de zonecoördinator voor de Prezone Meetjesland; Gelet op het besluit van de prezone van 13 november 2013 houdende het aanstellen van een secretaris voor 2014 (4/38) voor de prezone Meetjesland; Gelet op het besluit van de prezone van 11 december 2013 houdende de aanstelling en vergoeding van de financieel beheerder voor de Prezone Meetjesland; Overwegende dat de billijk is dat de zonecoördinator, de financieel beheerder en de secretaris van de Prezone Meetjesland een maandelijkse onkostenvergoeding van 120,00 euro ontvangen; BESLUIT EENPARIG: Art.1 - De zonecoördinator ontvangt voor 2013 en 2014 een maandelijkse onkostenvergoeding van 120,00 euro. Art.2 - De financieel beheerder ontvangt voor 2013 en 2014 een maandelijkse onkostenvergoeding van 120,00 euro. Art.3 - De secretaris van de Prezone Meetjesland ontvangt voor 2014 een maandelijkse onkostenvergoeding van 120,00 euro. Art.4 - Afschrift van dit besluit zal ter kennisgeving aan voornoemden en de FOD Binnenlandse Zaken toegezonden worden.
5
Goedkeuren van facturen
Zitting van 11 december 2013
4 van 6
Gelet op het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende de invoering van de Nieuwe Gemeentelijke Boekhouding; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de aankoopprocedure, het volgen van de boekhoudregels volgens BBC en de VISUM-verplichting; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het vaststellen van de machtiging van de voorzitter tot aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 houdende het ter kennis geven van de aankopen kleiner dan of gelijk aan 2.500 € exclusief BTW; Gelet op het besluit van de prezoneraad van 27 december 2012 dat aankopen hoger dan 2.500 € exclusief BTW ter goedkeuring worden gegeven op de eerstvolgende prezoneraad; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/18 voor een totaal bedrag van 10.260,51 euro; Overwegende dat de uitgaven van de prezoneraad vastgelegd worden volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/19 voor een totaal bedrag van 28.667,46 euro; BESLUIT EENPARIG: Artikel 1 - kennis te nemen van de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/18 voor een totaal bedrag van 10.260,51 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.2 - goedkeuring te geven aan de vastleggingen van de uitgaven van de prezoneraad volgens de lijst der facturen van boekjaar 2013 documentnummer 2013/19 voor een totaal bedrag van 28.667,46 euro zoals in bijlage bijgevoegd. Art.3 - Afschrift van dit besluit over te maken aan de financieel beheerder van de prezone Meetjesland.
6
Varia Data eerste vergaderingen prezoneraad 2014: 5 februari om 14.00 uur. Agendapunt volgende zitting: Stand van zaken risicoanalyse/dekkingsanalyse.
besloten zitting 7
Werkbezoek gouverneur
Sluiten aan bij de vergadering: Jan Briers, Gouverneur Luc Bauwens, Geert Geenens, Ingrid Vermeirssen, Provincie-Oost-Vlaanderen Patrick Wallaert (Eeklo), Michael Hoornaert (Eeklo), Patrick Goossens (Kaprijke), Frans De Coninck (Waarschoot), Marc Verkest (Aalter), Tim Van Bruwaene (Nevele), Dienstchefs Verontschuldigd: Alex Van Suyt (Maldegem), John Quintijn (Zomergem), Dienstchefs 1. Voorstelling van de prezone Meetjesland door de zonecoördinator, de heer Hillert Bingé; 2. Hervorming – stand van zaken; 3. Vragenronde: a. Mandaatvergoeding? Vanaf 2015 zal er een rechtspositieregeling voor het personeel uitgewerkt worden. b. Wordt het GANIP zonaal? Het GANIP blijft gemeentelijk. Dit is te specifiek per gemeente om zonaal over te nemen. c. Erkentelijkheidspremie? De zones regelen zelf hun erkentelijkheidspremies. Het lijkt wel aangewezen een uniform systeem op federaal niveau uit te werken. d. Risicoanalyse? Er moet gewerkt worden aan een risicoanalyse vanuit de technische commissie. Een eerste stand van zaken tegen de zitting van de prezoneraad van 5 februari 2014. e. Beschermde gemeenten? Dit verhaal is eindig, de vergoedingen zullen naar de zone gaan ivp naar de provincie. Zitting van 11 december 2013
5 van 6
f. Financieel draagvlak? We wachten de KB’s af voor het budget 2015. g. SAH over de grenzen heen? Een pijnpunt is de dubbele uitruk. Dit is zonaal geregeld en er is geen wettelijk beletsel dus dit wordt best gefinaliseerd op papier en gecommuniceerd naar betrokken diensten. 4. Evaluatie van het werkbezoek Niets meer te behandelen wordt de zitting geheven om 16.40 uur. Namens de Prezoneraad:
Secretaris, Thaïs De Vuyst
Zitting van 11 december 2013
Voorzitter, Ann Coopman
6 van 6
