WELKOM BIJ HET SEMINAR

WELKOM BIJ HET SEMINAR Werkkostenregeling Kans of bedreiging Renzo van der Ham (KPMG Meijburg & Co) Hans Hameetman (KPMG Accountants NV) Zwijndrecht, 22 maart 2011

©2010 KPMG Meijburg & Co, Nederland. Alle rechten voorbehouden.

1

Agenda • DE FISCALE KANT (Renzo van der Ham)

• DE ADMINISTRATIEVE KANT (Hans Hameetman)

• DE PRAKTISCHE KANT (Renzo van der Ham)

• DISCUSSIE EN VRAGEN


2

Werkkostenregeling 2011 De fiscale kant


3

Theorie (1) - Hoofdregels

Cirkel omvat alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers per inhoudingsplichtige Overig Forfaitaire waarderingen Nihilwaarderingen Gerichte vrijstellingen Verplicht loon Geen loon

Let op! de gerichte vrijstellingen zijn alleen van toepassing indien deze zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel, anders volledig belast bij werknemer.


4

Theorie (2) - Hoofdregels • Vrijgestelde ruimte 1,4% van fiscale loonsom – Kolom 14 van de loonstaat • Surplus belast met 80% eindheffing – Bruteren in de loonstrook voordeliger?


5

Theorie (3) – Geen loon • Fruitmand en rouwkrans • Intermediaire kosten – Wat wordt onder intermediaire kosten verstaan? – Voorbeelden: • kosten auto van de zaak (parkeren, autowassen, etc.) • externe representatiekosten Let op! Vaste vergoeding voor intermediaire kosten is mogelijk


6

Theorie (4) – Verplicht loon te belasten bij de werknemer • Verplicht loon – privégebruik auto van de zaak – genot van een dienstwoning • Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen mogen aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel


7

Theorie (5) - Gerichte vrijstellingen (1) • zakelijke reiskosten (EUR 0,19 per kilometer, OV) • zakelijke verblijfskosten – kosten dienstreizen meerdere dagen (hotel, maaltijden, enz.) – kosten tijdelijk verblijf (indien redelijk dat werknemer (nog niet verhuist, bijvoorbeeld bij proeftijd of tijdelijke opdracht) – kosten korte dienstreizen (lunches) – meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden (overwerk, maaltijden aan boord van boorplatforms, schepen, e.d.)


8

Theorie (6) - Gerichte vrijstellingen (2) • kosten van cursussen, congressen e.d., opleiding en studie en outplacement (inclusief reis- en verblijfkosten) • extraterritoriale kosten (30%-regeling) • zakelijke verhuiskosten • Vakliteratuur • (Verplichte) Inschrijvingen in een beroepsregister Let op! Voor gerichte vrijstellingen kan onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding worden toegekend.


9

Theorie (7) - Fiscale waardering (1) • Waarde in het economisch verkeer – factuurwaarde

• Bijzondere regels voor – producten/diensten eigen bedrijf van de werkgever (prijs aan derde)


10

Theorie (8) - Fiscale waardering (2) • Nihilwaarderingen: – voorzieningen op de werkplek • o.a. parkeerplaats terrein werkgever • telefoon, kopieerapparaat, schrijfgerei • fitnessruimte op de werkplek – consumpties op de werkplek (geen onderdeel maaltijd) – ter beschikking gestelde werkkleding • die nagenoeg of nagenoeg uitsluitend geschikt is om te dragen tijdens vervulling dienstbetrekking • die achterblijft op de werkplek • die voorzien is van een logo van tenminste 70 vierkante centimeter


11

Theorie (9) - Fiscale waardering (3) • Nihilwaarderingen: – Arbovoorzieningen – Huisvesting en inwoning op de werkplek waar werknemer zich niet aan kan onttrekken (werknemer niet wonen op werkplek) – ter beschikking gestelde hulpmiddelen, zoals computer e.d. en gereedschappen (zakelijk gebruik > 90%) – ter beschikking gestelde mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) – ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) – rentevoordeel lening aanschaf (elektrische) fiets of elektrische scooter – rentevoordeel bij hypothecaire leningen


12

Theorie (10) - Fiscale waardering (4) • Forfaitaire waardering – maaltijden op de werkplek ( € 2,90 per maaltijd) • in bedrijfskantine of soortgelijke ruimte • ambulante werknemers => 20-dagencriterium – huisvesting en inwoning op de werkplek ( € 5,00 per dag) – kinderopvang op de werkplek • aantal uren kinderopvang x uurprijs vastgesteld op basis van Wet Kinderopvang


13

Theorie (11) – vrijstelling • Algemene vrijstelling van 1,4% van de loonsom (kolom 14 loonstaat) – Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen inclusief BTW – Invloed cafetariasystemen op vrijstelling – Geen doorschuiffaciliteit – Toetsing per maand werkkostenbudget • Loon uit vroegere dienstbetrekking uit grondslag verwijderen (indien meer dan 10% van de loonsom) • Bij overschrijding 80% eindheffing (geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet)


14

Theorie (12) – vervallen eindheffingen De volgende eindheffingen komen te vervallen: • Bezwaarlijk te individualiseren loon • Loon met een bestemmingskarakter (anders dan de doorlopend wisselend gebruikte bestelauto) • De geschenkenregeling (maximaal € 70 per jaar tegen 20%) • Vergoedingen/verstrekkingen van maximaal € 200 per maand per werknemer


15

Theorie (13) - Keuzeregime Keuzeregeling in jaren 2011, 2012 en 2013 • Inhoudingsplichtige mag in deze jaren kiezen voor huidige systeem of werkkostenregeling (2011 geen keuze meer mogelijk) • Ieder jaar afzonderlijke keuze • Indien wordt gekozen voor huidige systeem, dan: – geldt voor personeelsreizen, personeelsfeesten, etc. een maximaal vrijgesteld bedrag van € 454 per jaar/per werknemer (geen nieuwe eindheffing voor overschrijding grens ingevoerd) – blijven alle huidige eindheffingsmogelijkheden gelden


16

Voorbeeld 1 – Overstap negatief (1) • • • • • • •

Een onderneming heeft 100 werknemers Fiscale loonsom is 3 miljoen Jaarlijks doen vijf werknemers mee aan het fietsplan (gemiddelde prijs per fiets € 600) Het jaarlijkse personeelsfeest kost € 35.000 20 werknemers ontvangen een vergoeding van € 25 per maand voor internet Twee werknemers uit het buitenland kwalificeren voor de 30%-regeling en ontvangen een onbelaste vergoeding van € 40.000 per jaar 20 werknemers ontvangen een in het verleden onderbouwde vaste kostenvergoeding van € 100 per maand die bestaat uit de volgende componenten: – – –

• •

autokosten: € 30 lunches/diners en consumpties onderweg: € 55 kleine kantoorartikelen: € 15

15 werknemers krijgen een mobiele telefoon van de zaak die zij meer dan 10% zakelijk gebruiken Ieder jaar ontvangen alle werknemers een kerstpakket ter waarde van € 70


17

Voorbeeld 1 – Overstap negatief (2) Fietsplan Personeelsfeest 30%-vergoedingen Mobiele telefoons Internetkosten Vaste kostenvergoeding Kerstpakketten

Huidig systeem vrij vrij vrij vrij vrij vrij € 7.000

Werkkostenregeling € 3.000 € 35.000 vrij (gericht vrijgesteld) vrij (nihilwaardering) € 6.000 € 3.600 (20 * € 15 * 12) € 7.000

Totaal

€ 7.000

€ 54.600 -/- € 42.000 (1,4% loonsom) = € 12.600

Eindheffing

20% van € 7.000 = € 1.400

80% van € 12.600 = € 10.080

Een overstap naar de werkkostenregeling per 1 januari 2011 zou in dit geval leiden tot een nadeel van ongeveer € 10.080 -/- € 1.400 = € 8.680.


18

Voorbeeld 2 – Overstap positief (1) • • • • • •

Een onderneming heeft 100 werknemers Fiscale loonsom is 3 miljoen Jaarlijks doen vijf werknemers mee aan het fietsplan (gemiddelde prijs per fiets € 600) 20 werknemers ontvangen een vergoeding van € 25 per maand voor internet Jaarlijkse kosten van personeelsfestiviteiten zijn € 10.000 10 werknemers ontvangen een in het verleden onderbouwde vaste kostenvergoeding van € 100 per maand die bestaat uit de volgende componenten: – – –

• • •

autokosten: € 15 lunches/diners en consumpties onderweg: € 70 kleine kantoorartikelen: € 15

Per jaar ontvangen 50 werknemers een vergoeding van de vakbondscontributie (gemiddeld € 125 per werknemer) Zes werknemers krijgen een mobiele telefoon van de zaak die zij meer dan 10% zakelijk gebruiken (kosten in totaal € 3.000 per jaar) Ieder jaar ontvangen alle werknemers een kerstpakket ter waarde van € 70


19

Voorbeeld 2 – Overstap positief (2) Fietsplan Internetkosten Personeelsfestivteiten Vaste kostenvergoeding Mobiele telefoons Vakbondscontributie Kerstpakketten

Huidig systeem vrij vrij vrij vrij vrij vrij € 7.000

Werkkostenregeling € 3.000 € 6.000 € 10.000 € 1.800 (10 * € 15 * 12) vrij (nihilwaardering) € 6.250 € 7.000

Totaal

€ 7.000

€ 34.050 -/- € 42.000 (1,4% loonsom) = - € 7.950

Eindheffing

20% van € 7.000 = € 1.400

Geen eindheffing verschuldigd

Een overstap naar de werkkostenregeling per 1 januari 2011 zou in dit geval een voordeel opleveren van ongeveer € 1.400. Bovendien is er nog een beschikbare ruimte van € 7.950!


20

Werkkostenregeling 2011 De administratieve kant


21

Gevolgen werkkostenregeling in de praktijk • De gevolgen van de werkkostenregeling zijn relevant voor diverse afdelingen binnen de onderneming: – Salarisadministratie (verwerking werkkostenregeling in salarisadministratie) – P&O-ers (aanpassen arbeidsvoorwaarden?) – Finance – planning/control (aanpassen budgetten personeelskosten?) – Financiële administratie (waar en hoe boeken van personeelskosten?)


22

Werkkosten en financiële administratie •

In beginsel toetsing werkkosten aan budget in ieder loontijdvak – Financiële administratie hierop inrichten! – Koppeling loon- en financiële administratie.

•

Ter beperking van administratieve lasten twee afwijkende regimes: – Maandelijkse toetsing o.b.v loonsom jaar t-1 gedeeld door 12. Bij overschrijding in maand eindheffing afdragen – Toetsing o.b.v. loonsom jaar t-1. Vanaf moment overschrijding eindheffing afdragen – Beide systemen > herrekening eerste tijdvak jaar t+1

•

Toetsing werkostenbudget is inclusief BTW! – Ontwikkelen methodiek verhogen werkkosten in financiële administratie met BTW


23

Werkkosten boeken in financiële administratie •

Op verschillende grootboekrekeningen boeken: – – – – – –

Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Kosten die op nihil worden gewaardeerd Kosten met een forfaitaire waardering Niet aangewezen kosten (regulier belast loon) Overige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

•

Uitsplitsing per element

•

Herijken procedures verwerking facturen en kostendeclaraties

•

Opleiding medewerkers financíële administratie


24

Verwerken gemaakte keuze in administratie •

De werkgever moet vooraf aangeven of vergoedingen/verstrekkingen: – Zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel (forfaitaire ruimte) – Niet zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel (regulier te belasten in loonstrook van de werknemer)

• Keuze werkgever blijkt uit verwerking in loonadministratie en aangifte loonheffingen • Keuze van de werkgever is definitief (foutherstel wel mogelijk)


25

Werkkostenregeling 2011 De praktische kant


26

Plan van aanpak (1) • Inventarisatie huidige vergoedingen en verstrekkingen aan personeel • Beoordeling of overstappen naar werkkostenregeling vanuit financieel oogpunt gewenst is • Bepalen welke arbeidsvoorwaardelijke en administratieve aanpassingen noodzakelijk zijn • Definitief besluit over invoering werkkostenregeling (2012 of later) • Waar nodig tussentijds overleg met de directie en de OR


27

Plan van aanpak (2) • Bij besluit tot overgang naar werkkostenregeling: – Uitrol van de overige acties naar afdelingen (wie is verantwoordelijk voor welke actie en binnen welke termijn) – Bewaken van de uit te voeren acties – Afspraken maken over communicatie tussen afdelingen – Aanwijzen bewaker grens vrijstelling c.q. budget – Invoering nieuwe systeem


28

Discussie Vragen?


29

WELKOM BIJ HET SEMINAR

Recommend Documents