33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 1
Dienst Ondersteuning Nieuwsbrief van Bureau Aanbestedingen
Welbesteed
Nummer 33 Maart 2008
Bureau Aanbestedingen verstrekt aanbestedingsdocumenten voortaan digitaal Even voorstellen Het verwervingsteam deel 2: Kennis is macht Workshops Europees aanbesteden Aanbesteden blijft in beweging Europese aanbestedingstrajecten
Bureau Aanbestedingen kijkt vooruit: professionalisering beleidskaders en digitaliseren Na een uitgebreide terugblik in de vorige Welbesteed neem ik jullie deze keer mee naar de toekomst van Bureau Aanbestedingen en aanbesteden binnen de gemeente Utrecht. Het ontbreekt mij aan een glazen bol en een zesde zintuig, dus moet ik mij beperken tot wat ik weet dat er gaat gebeuren. Gewoon omdat de fundamenten daarvoor zijn gelegd in de afgelopen maanden. Een belangrijke ontwikkeling is de professionalisering van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht door meer markt-gericht denken. In 1999 is er een nota aanbestedingsbeleid opgesteld die ook in 2008 de toets der kritiek gemakkelijk kan doorstaan. De nota gaat uit van Openbaar aanbesteden en afwijken van dit principe kan onder
andere wanneer opdrachten onder bepaalde drempels blijven. In Utrecht zijn dat de drempels € 11.500,00 en € 91.000,00 voor respectievelijk enkelvoudig onderhands en meervoudig onderhands aanbesteden. De nota regelt nog veel meer maar ik beperk me tot deze populaire weergave van het Utrechtse aanbestedingsbeleid.
Maar toch willen we verder kijken dan ons huidige beleid. De lessen uit jaren ervaring kunnen we goed gebruiken voor een nieuwe slag in kwaliteit en efficiency. Wat hebben we geleerd? Afwijken van het beleid op basis van de drempels heeft een arbitraire gedachte in zich die leidt tot veel onbegrip voor de drempel an sich. Ook zijn er markten die dermate op slot zitten of in de tijd veranderen dat deze werkwijze de vraag oproept: "Kan dat nou niet anders?" Het antwoord is: Ja! Utrecht heeft in de afgelopen acht jaar veel ervaring opgedaan met rechtmatig aanbesteden en professioneel inkopen. Bureau Aanbestedingen heeft het positieve resultaat van het gevoerde beleid in jaarrapportages in beeld gebracht. Met het Vervolg op pagina 2
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 2
Dienst Ondersteuning
Vervolg van pagina 1 college en de gemeenteraad van Utrecht zijn we van mening dat de organisatie klaar is voor een professionalisering van het aanbestedingsbeleid. Een professionalisering die wordt gezocht in kennis van markten, marktwerking, producten, product-lifecycle, concurrerend vermogen en beweging in de markt. Al deze termen leiden tot een analyse van een markt en het benoemen van een passende aanbestedingsprocedure in die markt. Per markt bouwen we zo een portfolio op die in beheer is bij een deskundige op dit terrein. Uit dit portfolio wordt een voorkeursprocedure afgeleid waaraan alle opdrachtgevers zich dienen te houden. Zo kan de uitkomst bijvoorbeeld zijn dat een sanering van € 500.000,00 Meervoudig Onderhands wordt aanbesteed terwijl een stuk bestrating van € 80.000,00 Openbaar wordt aanbesteed (dit zijn natuurlijk slechts voorbeelden ter illustratie). Naast deze kern van de verandering van het beleid zijn er natuurlijk andere zaken die we in het aanbestedingsbeleid hebben opgenomen. Er zal per markt gewerkt worden met een groslijst, voorzien van een beheersmethodiek. De algemene inkoopvoorwaarden worden waar nodig voor een specifieke sector aangepast. Duurzaam en Sociaal inkopen wordt een zichtbaar en belangrijk onderdeel van de aanbestedingen van Utrecht. Verder gaan we door met het kenniscentrum Bureau Aanbestedingen, vanwege bewezen meerwaarde en succes. Zo'n compliment zul je maar krijgen van je vakwethouder. We zijn er trots op! Operationeel moeten deze beleidskaders nog in de werkwijze van de gemeente Utrecht worden ingevoerd. Hiervoor houden we rekening met de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet. Zo gunnen we de gemeente en daarmee ook onszelf de tijd om de invoering van het beleid goed te organiseren. Immers, een goed werkend systeem is één van de randvoorwaarden voor succes. Wel is per direct de drempel voor enkelvoudig onderhandse gunning verhoogd tot € 50.000 en worden nagenoeg alle aanbestedingsstukken voortaan digitaal verspreid via www.aanbestedingskalender.nl. En dat leidt meteen al tot een besparing op procedurekosten. Kortom: 2008 wordt wederom een interessant jaar voor aanbesteden in Utrecht. Gàry Habets 2
Bureau Aanbestedingen verstrekt aanbestedingsdocumenten voortaan digitaal
Bureau Aanbestedingen verstrekt haar aanbestedingsdocumenten (selectieleidraad, offerteaanvraag/bestek, nota van inlichtingen) voortaan alleen nog maar digitaal op www.aanbestedingskalender.nl. Op 14 januari 2008 is dit ingegaan. Hiermee is een einde gekomen aan het verzenden van de documenten per post. Per direct geldt dit ook voor de aanbestedingsdocumenten van het Ingenieursbureau Utrecht (IBU). Aanbestedingsdocumenten staan voortaan als pdf op: www.aanbestedingskalender.nl. Belangstellenden voor de aanbesteding kunnen het bestand vanaf deze website downloaden. Aankondigingen van de aanbestedingen werden al op deze site gepubliceerd. Het digitaal verstrekken van de documenten bespaart niet alleen papier, maar ook repro-kosten en kosten van verzending van de stukken.
Meer weten? Neem contact op met Bureau Aanbestedingen: 030 - 286 05 55 of
[email protected].
welbesteedje
In elk bestek moet ook worden opgenomen wat er gebeurt aan het eind van het contract. Moet een leverancier gegevens overdragen aan de nieuwe leverancier, is er een overdrachtsgesprek te voorzien, of moet het mogelijk zijn dat het onderhoud aan het eind van de contracttermijn wordt overgedragen aan een andere leverancier? Regel dat dan al aan de voorkant: dus in het bestek!
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 3
Even voorstellen . . . Aletta Peelen Mijn naam is Aletta Peelen. Sinds 1 december 2007 ben ik werkzaam als concerninkoper bij Bureau Aanbestedingen. Ervaring met het werken bij een gemeente en met de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving heb ik opgedaan bij de gemeente Leiden, waar ik ruim 7,5 jaar met veel plezier op de afdeling concerninkoop heb gewerkt. De professionaliteit van BA diende bij mijn vorige baan al regelmatig als voorbeeld en de 'Welbesteed' heb ik altijd gelezen, dus toen de mogelijkheid zich voordeed om te solliciteren, heb ik die kans met beide handen aangegrepen. Oorspronkelijk kom ik uit Soest en ben na mijn studie in Leiden blijven 'plakken'. Mijn streven was wel, om ooit weer de kant van Utrecht op te zoeken. Buiten het werk om heb ik een passie, Braziliaans dansen, en vele hobby's! Als de mogelijkheid zich voordoet, volg ik dansles, geef workshops of ga naar het buitenland om een 'danscongres' van een andere dansschool bij te wonen. Ook kan je me zomaar swingend op het Scheveningse strand tegenkomen tijdens de zondagse zomerfeesten. Verder ben ik graag actief: wandelen op het strand, fietsen (ligfiets), paardrijden, schaatsen. Over niet al te lange tijd woon ik weer wat dichter in de buurt van Utrecht en kan dan heerlijk op de fiets naar het werk! Bij Bureau Aanbestedingen werk ik in een jong en ervaren team waar ik veel hoop te leren over Europees aanbesteden maar natuurlijk ook mijn eigen ervaringen hoop over te brengen.
Even voorstellen . . . Olaf Verschoor Iets meer dan drie maanden geleden ben ik in dienst gekomen bij de gemeente Utrecht, hoogste tijd dus voor een korte introductie. Mijn naam is Olaf Verschoor en op 1 december 2007 ben ik begonnen als concerninkoper bij Bureau Aanbestedingen. Ik zal mij daar voornamelijk gaan bezig houden met het aanbesteden van producten en diensten. De afgelopen 5 jaar heb ik gewerkt voor Hewlett-Packard. Ik werkte daar in een klein internationaal team dat in Europa verantwoordelijk was voor de inkoop van print (o.a. handleidingen voor PC's en printers en reclame materiaal). Voordat ik bij HP in dienst kwam heb ik ruim 4 jaar als interim professional bij Yacht gewerkt, op detacheringbasis heb ik bij diverse opdrachtgevers gewerkt die net zoals de gemeente Utrecht aanbestedingsplichtig waren. Zo heb ik ondermeer gewerkt bij het Korps Landelijke Politie Diensten (KLPD) en het Erasmus MC in Rotterdam. Bij deze organisaties heb ik meerdere Europese aanbestedingen uitgevoerd en begeleid. Eén van de zaken die mij in de afgelopen drie maanden is opgevallen is dat mij vaak de vraag werd gesteld waarom ik ben overgestapt van het bedrijfsleven naar de gemeente, al dan niet op verbaasde toon. Ik ben echter van mening dat de verschillen tussen het (corporate) bedrijfsleven en de overheid lang niet zo groot zijn als men soms denkt. Beide kanten hebben zo hun eigenaardigheden, in positieve en negatieve zin. Een groot voordeel van het werken bij de gemeente vind ik de diversiteit, ik mag mij hier met inkooptrajecten bezig houden op vele verschillende terreinen. De ene dag werk ik aan de inhuur van personeel terwijl ik mij de volgende dag bezig houd met de doorstroming van verkeer in en rond de stad. Deze diversiteit is voor mij een belangrijke drijfveer geweest om bewust te kiezen voor het werken bij de gemeente Utrecht. Omdat ik ervaring heb in zowel de commerciële- als de ambtelijke wereld denk ik dat ik een zinvolle bijdrage kan leveren aan een verdere optimalisering en professionalisering van het aanbestedings- en inkoopbeleid van de gemeente Utrecht. Ten slotte vind ik het leuk om als inwoner van deze stad een bijdrage te mogen leveren aan de leefbaarheid en verdere ontwikkeling van de stad Utrecht.
3
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 4
Dienst Ondersteuning
Voor elke aanbesteding van Bureau Aanbestedingen wordt een verwervingsteam samengesteld dat de 'klus' uitvoert. Een verwervingsteam is een team van deskundigen die onder andere tot taak hebben de offerteaanvraag te schrijven, vragen in de inlichtingenronde te beantwoorden, de binnengekomen offertes te beoordelen en met de eventuele opdrachtnemer een verificatiegesprek te voeren.
In deze en komende edities van Welbesteed belichten we 'het verwervingsteam' telkens vanuit een andere invalshoek. Deze keer: het begrip 'kennis'.
- door Lisette Hoogstraten -
Het verwervingsteam - deel 2: Kennis is macht De kwaliteit van de offerteaanvraag bepaalt in hoge mate de kwaliteit van het product, dienst of werk dat wordt geoffreerd door de marktpartijen en ook de kwaliteit van de uiteindelijke uitvoering. De leden van het verwervingsteam zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de offerteaanvraag. Per aanbesteding wordt bekeken uit welke deskundigen een verwervingsteam dient te bestaan. Een projectleider, materiedeskundige, commercieel deskundige, juridisch deskundige, maar bijvoorbeeld ook een milieudeskundige kan lid zijn van zo'n team. Het betekent overigens niet automatisch dat iedereen bij alle fasen van een aanbesteding een even grote rol speelt. Ieder brengt kennis op zijn of haar vakgebied in om de offerteaanvraag zo compleet en actueel mogelijk te krijgen. Hierna enkele kennisaspecten als voorbeeld.
actuele werkwijze in de markt is, wat de vernieuwingen in de branche zijn, wat het wettelijk en politieke kader is en wat de gevolgen zijn van een mogelijk andere werkwijze voor de gemeente Utrecht.
Financiën In de offerteaanvraag kun je heel veel regelen rondom de financiële afhandeling van de opdracht. In dit stadium kun je jouw voorkeurswerkwijze dwingend opleggen. Betalen per maand achteraf beperkt de risico's en verkleint de factuurstroom (de interne handlingskosten voor een factuur zijn hoog!). Indexeringsclausules in de offerteaanvraag opnemen scheelt veel onderhandelen bij prijsstijgingen. Het verplicht voorschrijven van de gegevens die je op de factuur wilt hebben, vereenvoudigt de administratieve afhandeling bij uitvoering.
Materie Het lijkt vanzelfsprekend dat (een deel van) het verwervingsteam alles moet weten over het onderwerp van de aanbesteding. Dat is nog niet zo makkelijk. Naast weten hoe we binnen de gemeente Utrecht nu omgaan met het onderwerp moet er ook inzicht zijn in wat we graag anders zouden willen, wat de 4
De items duurzaamheid, milieu en social return zijn 'hot' in Nederland. Ook op dit gebied kunnen we eisen opnemen in de offerteaanvraag. Kennis van deze aspecten is wel belangrijk. Strengere eisen stellen dan gangbaar in de betreffende branche kan ervoor zorgen dat bedrijven afhaken en dat
beperkt dus de concurrentie. Geen eisen stellen op deze onderwerpen wordt door de politiek niet op prijs gesteld. We hebben immers een voorbeeldfunctie en een duurzaamheidsdoelstelling te halen. De ontwikkelingen op dit gebied gaan snel. Het is dus raadzaam te zorgen dat er op dit gebied voldoende kennis aanwezig is binnen het verwervingsteam.
Implementatie en Contractbeheer In de offerteaanvraag moet al staan wie het contract gaat beheren en hoe, over welke gegevens we willen beschikken als managementinformatie, wat onze kritische succesfactoren zijn, hoe we willen samenwerken en communiceren met de leverancier, welke mogelijkheden we creëren om de prestaties te verbeteren als we niet tevreden zijn en op welke wijze we de relatie in het uiterste geval, bij aantoonbaar niet presteren, kunnen beëindigen. De kunst is om de kennis binnen het verwervingsteam op alle deelgebieden ineen te vlechten tot een consistente offerteaanvraag, waaruit de deskundigheid over de opdracht in al zijn facetten blijkt: Kennis is macht!
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 5
Workshops Europees aanbesteden Bureau Aanbestedingen organiseert regelmatig workshops. Hierin komen de onderwerpen 'Europees Aanbesteden, de richtlijn' en 'Europees aanbesteden in de praktijk' aan de orde. In de workshop 'De richtlijn' staan voornamelijk de do’s en don’ts bij Europees aanbesteden centraal. In de workshop 'In de praktijk' komen onderwerpen als het maken van een goede offerteaanvraag en praktijkvoorbeelden van juist en onjuist aanbesteden aan bod. De workshops zijn in eerste instantie bedoeld voor collega’s binnen de gemeente Utrecht, maar ook collega’s van andere gemeenten kunnen zich ervoor opgeven. Naar verwachting zullen de workshops in mei 2008 gegeven worden.
Kosten workshops Europees Aanbesteden, de richtlijn ● Voor ambtenaren gemeente Utrecht: ● Voor ambtenaren andere gemeenten:
geen kosten. EUR 150,- (exclusief BTW).
Europees Aanbesteden, in de praktijk ● Voor ambtenaren gemeente Utrecht: ● Voor ambtenaren andere gemeenten:
EUR 200,- (exclusief BTW). EUR 275,- (exclusief BTW).
Wanneer u belangstelling heeft voor deelname aan de workshop(s) kunt u dit kenbaar maken door een e-mail te sturen naar:
[email protected]. Vermeld in uw e-mail uw NAW-gegevens en geef aan voor welke workshop(s) u belangstelling heeft.
welbesteedje
De kunst is om bij het schrijven van een bestek te zien welke onderwerpen helemaal vergeten worden! In de verschillende versies van een bestek wordt ingezoomd op wat er al wel staat, maar vaak wordt vergeten kritisch na te denken of het bestek wel het hele spectrum van wat behandeld moet worden, beslaat.
5
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 6
Dienst Ondersteuning
Aanbesteden blijft in beweging Voor het aanbesteden van ‘werken’, ‘leveringen’ en ‘diensten’ worden dezelfde aanbestedingsprocedures gevolgd. Dit schreef ik op in 1999 in de nota aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht. Ik blijf daar nog steeds achter staan. De procedures, de wijze van benaderen via de principes van TON, Transparant Objectief en Non-discriminatoir zijn en blijven dezelfde. Waar ik inmiddels wel achter gekomen ben, is dat degenen die werken aanbesteden andere taal gebruiken dan degenen die leveringen en diensten inkopen. Het waarom van dit verschil is mij inmiddels wel duidelijk geworden. In de techniek en bij het aanbesteden van werken praten we over een branche die is ontwikkeld onder goed overleg tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Dat was voor de bouwfraude zo en dat is nu nog steeds. In de CROW, de Regieraad Bouw, en vele andere instanties wordt overleg gevoerd tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers hoe te handelen bij aanbesteding en uitvoering van bouwwerken. En dat is toch een fenomeen dat bij ‘leveringen’ en ‘diensten’ onbekend is. En wanneer dat al wel het geval is, zoals bijvoorbeeld bij sommige ‘gebruikersgroepen’ van software kun 6
je je als aanbesteder afvragen of dat wel wenselijk is, zoals ik zelf heb ondervonden. Maar laten we terug gaan naar de bouw. In de jaren tachtig is hard gewerkt in samenspraak tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers aan het oprichten van de CROW en het ontwikkelen van RAW- en STABU-systematieken voor het schrijven van bestekken in de bouwsector. Doelstelling: leg de risico’s daar waar ze horen. Ontwerprisico’s bij de opdrachtgever en uitvoeringsrisico’s bij de opdrachtnemers. Een systeem dat zich bewezen heeft en dat inmiddels door bijna alle techneuten is omarmd als zijnde een prima systeem om eenvoudige werken op de markt te zetten en mee uit te voeren. In deze systematiek wordt door de opdrachtgever tot in details uitgewerkt wat men wil hebben. De laatste zandkorrel is beschreven. Kwaliteit van iedere aannemer dezelfde
en men behoeft alleen nog maar op de laagste prijs te selecteren. Er zijn zelfs aanbestedende diensten die hun diensten en leveringen ook met dit systeem op de markt zetten. Een ontwikkeling waar de RAW-systematiek in het geheel niet voor is bedoeld. Nu zien we nieuwe ontwikkelingen. Dat is het bevorderen dat aanbestedende diensten meer overgaan tot de zogenaamde geïntegreerde contracten. PPS kenniscentrum en de reeds genoemde regieraad Bouw willen dat graag bevorderen. Beschrijf niet alles in detail, maar gebruik de kennis van de opdrachtnemer die dan meer zou moeten zijn dan de kennis van de opdrachtgever. Aantekening daarbij is, dat de opdrachtgevers die daarmee bezig zijn, eerst de kennis buitenshuis hebben gezet en hun ingenieursbureaus uit kosten overwegingen hebben geminimaliseerd.
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 7
Vervolgens zien we dan de volgende verschijnselen: ● In overleg tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers worden uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contracten opgesteld. Dus enerzijds maakt men meer vrij in de contractvorm en het regelen daarvan en anderzijds dringt men zich weer in een keurslijf om toch maar tot een eenheidsworst te kunnen komen. Bijzonder in dit kader is dat je je af kunt vragen wat het verschil is tussen een geïntegreerd contract en een contract voor het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van een software pakket. Ik denk dat de techneuten in dit geval wel eens veel van een inkoper van zo’n software pakket zouden kunnen leren. ●
Slechts enkele grote firma’s hebben alles in huis om een geïntegreerd contract uit te kunnen voeren. Het MKB wordt hiermee te kort gedaan. Die moeten op allerlei fronten samenwerking zoeken om mee te kunnen dingen naar een dergelijke opdracht. Dit kost geld en bovendien wordt men hiermee al bij voorbaat gediscrimineerd. Bij een D&C contract waarbij ik betrokken ben geweest, gaf een van de zes grootste aannemers van Nederland aan dat dit een geweldige goede aanbesteding was. Maar een kleinere aannemer die niet zelf een ontwerpbureau onder zijn vleugels had, gaf als commentaar dat hij niet op zulke aanbestedingen zat te wachten. De kosten waren te hoog en het was ook niet echt een aanbesteding van hun core business. En samenwerking met architecten en ingenieursbureaus kostte te veel tijd en geld.
●
Ook bijzonder is het volgende. Het MKB maakt zich sterk om clustering van opdrachten tegen te gaan. In de nieuwe aanbestedingswet wordt ook onnodig clusteren (wat dat dan ook moge zijn) verboden. Anderzijds zie je de voorzitter van PPS Netwerk Nederland, de heer W. Vermeend, in Cobouw vertellen dat clustering van opdrachten noodzakelijk is om de nodige meerwaarde te krijgen om een PPS waar te maken.
Terwijl enerzijds op het gebied van leveringen en diensten de neiging is het MKB ten gunste te zijn lijken de ontwikkelingen bij werken te neigen naar de gunst van de paar grote aannemersbedrijven. Of dat wenselijk is, zal te zijner tijd blijken. Ton Rath welbesteedje
Als je gaat verifiëren (met de beste inschrijver in gesprek om alle onduidelijkheden, open eindjes e.d. te bespreken) neem dan de inschrijving nog eens rustig van voor naar achteren door: je staat er verbaasd van hoeveel zaken je dan nog tegenkomt die je toch wel even wil checken! 7
33_corr
21-03-2008
14:21
Pagina 8
Dienst Ondersteuning
Europese aanbestedingstrajecten Om u een indruk te geven van de Europese aanbestedingsprojecten die met medewerking van Bureau Aanbestedingen worden uitgevoerd, publiceren we in Welbesteed een overzicht van deze projecten en de stand van zaken.
In uitvoering
Opdrachtgever
Aanbestedingsdatum
•
Ontwikkeling Hiëronymuserf
SO
3 september 2007
•
Speeltoestellen
SW
3 maart 2008
•
Dienstverlening Architectuur Bibliotheek ++ Smakkelaarsveld
BU
10 maart 2008
•
Hydraulisch Redgereedschap
BRW
18 maart 208
•
FMIS
DO
20 maart 2008
•
Inkoopondersteuning
SW
2 april 2008
•
Inhuur personeel onderhoud kolken en huisaansluitingen
SW
3 april 2008
Vervanging parkeerautomaten
SO
15 april 2008
Opdrachtgever
Gunningsdatum
•
Onlangs opgeleverd •
Levering Groene Stroom
GU
18 september 2007
•
Levering en plaatsing fietsrekken stationsgebied
SO
3 december 2007
•
Mantel Promotioneel drukwerk
GU
21 december 2007
•
Inhuur personeel Wegen
SW
20 december 2007
•
Rolstoelen en Scootermobielen
DMO
14 februari 2008
Colofon: Uitgave
Illustratie
Datum
Gemeente Utrecht Bureau Aanbestedingen
Tom Janssen, Amsterdam
maart 2008
Foto’s
Meer informatie
Aan dit nummer werkten mee
Willem Mes en Terry Hoekstra
Medewerkers Bureau Aanbestedingen Ton Rath, Rath AanbestedingsADviezen
Vormgeving
Redactieadres Postbus 8375, 3503 RJ UTRECHT Bezoekadres Ravellaan 96, 3533 JR UTRECHT Gebouw 1, 1e etage, bijgebouw
Ellen Bakker, Utrecht
Drukwerk Drukkerij Romer bv, Schiedam Aan deze publicatie kunnen geen rechten worden ontleend.
8
Oplage 1990
Telefoon 030 - 286 47 71 Fax 030 - 286 48 11 E-mail
[email protected] www. utrecht.nl/aanbesteden
