Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening
Memo Aan
Van
e-mail
Belangstellenden
Bureau Aanbestedingen
[email protected]
Onderwerp
Datum
Nota van inlichtingen aanbesteding Flexibele arbeid
21 januari 2010
Geachte dames en heren, conform § 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 12 januari 2010 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen.
Nota van Inlichtingen 1. Paragraaf 2.1, pagina 12, Tijdpad Gelet op het feit dat de Nota van Inlichten op 19 januari 2010 verschijnt en de inschrijving op 26 januari 2010 om 11.00 uur ingeleverd dient te zijn is dit erg krap. Wat vindt u van het voorstel om de inzendtermijn naar achteren te verschuiven, zodat gegadigde meer tijd hebben om de Nota van Inlichtingen te verwerken? Antwoord: Ja, in verband met de omvang van de Nota van inlichtingen wordt de inschrijving verschoven naar 4 februari 2010 om 11.00 uur. De gewijzigde planning ziet er als volgt uit: Aankondiging aanbesteding
Woensdag 16 december 2009
Uiterste datum indiening vragen i.v.m. offerteaanvraag
Dinsdag 12 januari 2010
Toezending Nota van inlichtingen
Donderdag 21 januari 2010
Sluiting van de inzendtermijn voor de offerte om 11.00 uur
Donderdag 4 februari 2010
Afwijzing en voornemen tot gunning
Donderdag 18 februari 2010
Uiterste datum indienen van bezwaren gunning vóór 17.00 uur
Vrijdag 5 maart 2010
Definitieve gunning
Maandag 8 maart 2010
Start contractperiode
Donderdag 1 april 2010
2. Paragraaf 2.4, pagina 14, Opbouw offerte Ten aanzien van de opbouw van de offerte, is het toegestaan om een extra tabblad toe te voegen waar gegadigde bijlage(n) achter mogen plaatsen om beschreven wensen te verduidelijken? Antwoord: De uitwerking van de wensen moeten achter tabblad 13 worden gevoegd. Het is niet toegestaan om extra tabbladen toe te voegen.
3. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Ten aanzien van onderdeel 6 van de minimumeisen vraagt u gegadigde 3 referenties te overleggen, uit de afgelopen 3 jaar, hieruit dient te blijken dat aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijke aard, omvang en complexiteit. Wat verstaat u onder opdrachten van gelijke aard, omvang en complexiteit? Antwoord: Opdrachten bij grote, complexe organisaties, bij voorkeur bij (semi-)overheid. 4. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Bij onderdeel 7 van de minimumeisen vraagt u om een NEN certificering of een gelijkwaardige kwaliteitsnorm. Kunt u aangeven wat u verstaat onder een gelijkwaardige kwaliteitsnorm? Antwoord: Een kwaliteitsnorm die voldoet aan dezelfde eisen als de NEN-normering. Zie ook vraag 359. 5. Paragraaf 3.2, pagina 18, Minimumeisen Ten aanzien van de ‘concernverklaring’ vraagt u om een garantstelling van het concern c.q. de holdingmaatschappij. Gegadigde kan aan alle eisen zelfstandig voldoen, derhalve maakt gegadigde in het kader van de selectiecriteria geen gebruik van de holding, ook niet in financieeleconomisch opzicht. Wij gaan er derhalve vanuit dat in die situatie de ‘concernverklaring niet van toepassing is. Correct? Antwoord: Indien u deel uitmaakt van een holding dient u een concernverklaring in te leveren. 6. Paragraaf 3.3.2, pagina 19, Wensen De antwoorden op de wensen worden per antwoord beoordeeld met cijfers op een schaal van 0 tot 10. In hoofdstuk 4 wordt aan de wensen een weging toegekend, hoe komt de score op de wensen dan vervolgens tot stand en kunt u dit aan de hand van een voorbeeld duidelijk maken? Antwoord: Per onderdeel worden door de beoordelaars punten van 0-10 toegekend. Per onderdeel is een maximaal aantal te behalen punten bepaald, zie bestek, hoofdstuk 4, kolom Weging . De optelling van alle scores leidt tot de totale kwaliteitsscore. De totale kwaliteitsscore wordt gedeeld door de prijs. De prijsscore is verder toegelicht in de Uitnodiging tot Inschrijving § 3.4. 7. Paragraaf 3.4, pagina 20, Eindbeoordeling Ten aanzien van het komen tot de eindscore, is het correct dat er op kwaliteit een maximale score van 210 punten kan worden behaald? Antwoord: ja, zie ook vraag 6 en 136. 8. Paragraaf 3.4, pagina 20, Eindbeoordeling De maximale eindscore die kan worden behaald is in onze ogen 87,5, gebaseerd op een maximale kwaliteitsscore van 210 en een omrekeningsfactor van 1, is dit correct, zo niet hoe kunnen gegadigde dan wel komen tot een maximale score? Antwoord: Nee, dit is niet juist. De maximale kwaliteitsscore wordt bereikt indien de beoordelaars op elk onderdeel van uw inschrijving een 10 toekennen. Zie ook vraag 6. 9. Paragraaf 4.1, pagina 21, prestatie Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Gezien dit ongebruikelijk is binnen de branche zouden wij willen voorstellen deze passage uit het bestek en het Service Level Agreement te halen? Antwoord: Nee, daar kunnen wij niet mee akkoord gaan. Deze regel is alleen van toepassing als opdrachtnemer zijn afspraken niet nakomt en de functies en de voorzieningspercentages worden in gezamenlijk overleg vastgesteld. 10. Paragraaf 4.1, pagina 21, prestatie Ten aanzien van het dragen van de extra kosten en deze onder te brengen bij opdrachtnemers stelt u dat deze naar rato worden gedragen. Wat moeten gegadigde zich voorstellen van het naar rato dragen van deze extra kosten? Antwoord: Hiervoor wordt met de Makelaar een verdeelsleutel afgesproken.
11. Paragraaf 4.1, pagina 21, Opzegtermijnen ‘Opzegging van een Nadere overeenkomst voor onbepaalde tijd dient….’ Wat verstaat u onder een ‘Nadere Overeenkomst’? Antwoord: Een Nadere Overeenkomst is de overeenkomst die gesloten wordt onder de raamovereenkomst, waarin nadere details vastgelegd worden voor de inhuur van de Flexibele Arbeidskracht. 12. Paragraaf 4.3.1., pagina 23, Facturering U vraagt voor specifiek Leiderdorp en Leiden om een verplichtingsnummer, wat verstaat u onder een verplichtingsnummer? Antwoord: Een verplichtingennummer is een nummer waaronder in de financiële administratie de verplichting van de inhuur van de Flexibele Arbeidskracht vastgelegd is. 13. Paragraaf 4.6, pagina 29, onderdeel 2 Ten aanzien van de visie op de arbeidsmarkt vraagt u een voorbeeld bij te sluiten voor periodieke aanlevering en evaluaties. Wat moeten gegadigde zich voorstellen van een voorbeeld ten aanzien van de visie? Antwoord: Uw visie op de huidige marktontwikkelingen kunt u direct als voorbeeld gebruiken voor de periodieke aanlevering voor de managementrapportage. 14. Pagina 8, paragraaf 1.5, Doel van de aanbesteding Op basis van welke criteria wordt de Makelaar aangewezen? Antwoord: Wij hebben al voor een makelaarsconstructie gekozen. Inschrijver dient een voorstel voor de makelaarsrol, zoals gevraagd in het bestek § 1.8.2 achter tabblad 13 aan de inschrijving toe te voegen. De hoogst geëindigde inschrijver wordt aangesteld als makelaar, tenzij deze daarvan afziet. In dat geval komt de op een na hoogst geëindigde in aanmerking voor de makelaarsrol, enz. Zie ook vraag 174. 15. Pagina 8, paragraaf 1.5, Doel van de aanbesteding U bent voornemens om per gemeente een raamovereenkomst af te sluiten met drie partijen. Betekent dit dat er voor de gemeente Leiden, de gemeente Leiderdorp en de gemeente Zoeterwoude in totaal 9 raamovereenkomsten worden afgesloten? Antwoord: Ja, dat klopt. We zullen 3 partijen contracteren, waarmee per gemeente raamovereenkomsten afgesloten zullen worden. 16. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 3, E-mailadres Kunt u toelichten hoe gebruik gemaakt kan worden van het e-mailadres? Antwoord: De opdrachtnemers en de aanvragers hebben toegang tot de mailbox. De aanvragen kunnen op die manier door alle opdrachtnemers opgepakt worden. 17. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 3, E-mailadres Hoe garandeert u dat de partijen gelijke kansen hebben op het invullen van de aanvragen mede gelet op het gestelde dat makelaar de aanvragenstroom coördineert? Antwoord: Aanvragers van de Gemeente zetten de aanvraag zelf in de mailbox (voor alle partijen toegankelijk) en/of bellen (spoed)aanvragen door naar de makelaar. De aanvragen die doorgebeld worden, dienen voor alle partijen inzichtelijk te zijn en daarom is de Makelaar verantwoordelijk om deze stroom te coördineren. 18. Pagina 10, paragraaf 1.8.1, onderdeel 4, Werving en selectie kandidaten U stelt dat de bureaus maximaal 48 uur de tijd hebben om kandidaten voor te stellen. Wat is de procedure na die periode? Antwoord: Indien niet is voorzien in de vacature, dient de Makelaar de vacature elders uit te zetten. 19. Pagina 14, paragraaf 2.4, Opbouw offertes Moeten de concept raamovereenkomst en de inkoopvoorwaarden toegevoegd worden in de offerte? Antwoord: Nee.
20. Pagina 14, paragraaf 2.4, Opbouw offertes Moeten de toelichtingen op de wensen achter tabblad 13 en bijlage 13 worden toegevoegd? Zo niet, waar dient de toelichting op de wensen geplaatst te worden in de offerte? Antwoord: Ja, de toelichtingen moeten achter tabblad 13 en bijlage 13 worden gevoegd. Zie ook vraag 2. 21. Pagina 16, paragraaf 2.11, Transitie Hoeveel Flexibele Arbeidskrachten met een Fase B en hoeveel met een Fase C contract zullen er overgezet worden? (Incl. looptijd/duur en aantal uren per week) Antwoord: Dat is nu nog niet bekend. 22. Pagina 18, paragraaf 3.2, Minimumeisen U vraagt bij onderdeel 5 om de afgifte verzekeringsbewijs. Echter in bijlage 10 geeft u aan dat een verzekeringsverklaring op verzoek na gunning overlegt dient te worden. Kunt u aangeven wat u wilt ontvangen ten aanzien van deze eis? Antwoord: Ten aanzien van minimumeis 5 is het voldoende om een getekende bijlage 10 in te leveren. 23. Pagina 23, paragraaf 4.3.2, Managementinformatie Wat wordt exact bedoeld met “digitale vorm”? Bedoelt u een online toegangsmogelijkheid of het digitaal (per e-mail) aanleveren? Antwoord: Wij bedoelen hiermee het aanleveren per e-mail. 24. Bijlage 14, Service Level Agreement, onderdeel prestatie-indicatoren Welke prestatie-indicatoren zullen gehanteerd worden in de uiteindelijke raamovereenkomst, die van de makelaar, van elke partij afzonderlijk of een gemiddelde? Antwoord: In de offerte dienen de waardes van de prestatie-indicatoren aangegeven te worden door alle aanbieders. In de uiteindelijke raamovereenkomst zullen de overeengekomen prestatieindicatoren worden opgenomen, deze zullen voor alle opdrachtnemers gelijk zijn. 25. De Aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Kunt u een indicatie geven van de omvang in (€) van de raamovereenkomst per gemeente? Antwoord: Op pagina 9 van de Uitnodiging tot inschrijving vindt u de omvang van de inhuur van flexibele arbeid binnen de Aanbestedende dienst over de jaren 2007 en 2008. De onderlinge verhouding tussen de gemeenten is ongeveer als volgt: Leiden 85%, Leiderdorp 10% en Zoeterwoude 5%. 26. De Aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Is inschrijver toegestaan om een inschrijving te doen voor 1 van de 3 gemeenten? Antwoord: Nee, dat wordt niet toegestaan. 27. U vraagt om overheidsreferenties. Wordt inschrijving van inschrijver uitgesloten van beoordeling indien niet-overheids referenties worden aangeleverd? Antwoord: Zie vraag 3. 28. De Opdrachtnemer wordt verzocht een overzicht te geven van drie referenties gedurende de afgelopen 3 jaar, op het gebied van deze aanbesteding. Uit de referenties dient te blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Kunt aangeven wat de 'omvang' van een referentie minimaal dient te zijn om aan dit minimumeis te kunnen voldoen? Antwoord: Met de ‘omvang’ wordt bedoeld de opdrachtwaarde. Zie hiervoor paragraaf 1.7 van de Uitnodiging tot inschrijving. Zie ook vraag 3.
29. De Opdrachtnemer wordt verzocht een overzicht te geven van drie referenties gedurende de afgelopen 3 jaar, op het gebied van deze aanbesteding. Uit de referenties dient te blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Voldoet inschrijver aan de 'omvang-eis' door de omvang van de drie referenties bij elkaar op te tellen? Antwoord: Nee, het gaat om de omvang per referentie. Zie ook vraag 3. 30. In paragraaf 1.6 beschrijft u de functies (niet-limitatief) die onder onderhavige aanbesteding vallen. Is inschrijver toegestaan om voor een bepaald functiegebied in te schrijven? Antwoord: Nee, dat is niet toegestaan. 31. Pagina 7, definitie van Payrolling: In beginsel is NBBU of ABU van toepassing. Wat verstaat u onder ‘in beginsel’? Antwoord: De beschrijving komt uit het standaardbestek van de ABU. 32. Pagina 7, definitie van Payrolling: Hoe groot is het Payroll-aandeel in verhouding tot het regulier uitzenden? Antwoord: 3-5%. 33. Pagina 8, Makelaar. Wat verstaat u precies onder een Makelaar bij uw gemeenten: A een centrale coördinator die de 3 uitgekozen partijen onderling coördineert, of B een partij die niet alleen coördineert tussen de 3 contractpartijen, maar daarnaast ook met diverse onderaannemers apart. Antwoord: B een partij die niet alleen coördineert tussen de 3 contractpartijen, maar daarnaast ook met diverse onderaannemers apart. 34. Pagina 8 1.5 laatste alinea: Wanneer eindigen de genoemde lopende contracten voor flexibele arbeid bij de gemeente Leiderdorp? Antwoord: Leiderdorp kan zich net als de andere SSC-gemeenten later aansluiten bij het contract. Op dit moment is nog niet bekend wanneer dat zal gebeuren. 35. Pagina 8 1.5 alinea 2. Opdrachtgever is vrij in keuze om gebruik te maken van een makelaarsconstructie”. Op basis waarvan wordt deze keuze gemaakt? Wordt deze keuze per gemeente aan het begin van het contract gemaakt of blijft deze keuze het gehele contract vrijblijvend? Antwoord: Deze keuze, voor 1 makelaar voor alle gemeenten, wordt aan het begin van het contract gemaakt. Zie verder vraag 14. 36. Pagina 8 Hoe is de verdeling van de opdrachten/omzet tussen uw huidige leveranciers in percentage? (Ivm de anonimiteit: nummer1,2,3,.. en percentage is prima) Antwoord: Deze vraag is onzes inziens niet relevant. 37. Pagina 8 Hoe ziet u de verdeling in percentage van de opdrachten tussen Makelaar en de 2 overige leveranciers er voor u uit in de nieuwe situatie? Nummer 1 (Makelaar) ….%, nummer 2…%, nummer 3…%. Hoe meet u dit? Heeft u voor de toekomst en gedurende deze contractperiode een bepaalde doelstelling ten aanzien van het verdelen/spreiden van uw inleenvolume bij de verschillende leveranciers ? Antwoord: Een exacte verdeling kunnen wij nu nog niet voorzien, maar het ligt voor de hand dat het inleenvolume van de Makelaar hoger zal zijn dan dat van de andere twee contractpartijen. 38. Pagina 8 Waarom kiest u expliciet voor een constructie met Makelaar en 2 achterliggende leveranciers en niet 3 gelijkwaardige leveranciers?
Worden alle aanvragen bij de drie leveranciers uitgezet? Zo niet, hoe maakt u het aantrekkelijk om 2e en 3e leverancier te zijn achter de Makelaar? Garandeert u hiervoor voor iedere leverancier een stuk van de omzet? Antwoord: Wij hebben voor een makelaarsfunctie gekozen uit efficiency overwegingen. Alle aanvragen worden door de makelaar bij alle partijen uitgezet. Er is geen garantie; het betreft een Raamovereenkomst. Alle opdrachtnemers hebben de kans aanvragen te vervullen, de makelaar garandeert dat alle aanvragen gedistribueerd worden naar de andere leveranciers. 39. Pagina 8: Klanten Contact Center: Waarvoor wilt u de gevraagde assesments op het KCC gebruiken Antwoord: Wij willen ze gebruiken als ontwikkelassessment. 40. Pagina 8: Klanten Contact Center Aan welke trainingen is behoefte op het KCC? Antwoord: Dit is nog niet bekend. 41. Pagina 8: Klanten Contact Center Wat verstaat u onder fieldtesten? Antwoord: Dit zijn testen in de feitelijke werkomgeving. 42. Pagina 8: Klanten Contact Center Welk bedrag of uren werd in 2008 ingeleend door het KCC? en wat is de verwachting voor de komende jaren? Antwoord: Op dit moment wordt er niet veel van uitzendkrachten gebruik gemaakt omdat wij werken met oproepkrachten. De afgelopen jaren is er weinig tot niets ingehuurd. Met de opbouw van het KCC zou het kunnen dat we tijdelijk meer capaciteit nodig hebben of dat er behoefte is aan specifieke ervaring, maar dat valt nu nog niet te overzien. 43. Pagina 8: Klanten Contact Center Zijn er parttime mogelijkheden om in het KCC te werken? Wat is het minimum aantal uren? Antwoord: Daar is nog niets over bekend. 44. Pagina 8: Klanten Contact Center Moeten flexkrachten op het KCC ook werken na de 'normale' openingstijden (08:30 - 17:30uur?)? Zo ja is het verplicht om avonden en weekenden te werken? Antwoord: Als we een flexkracht zouden aannemen, dan zou deze ook op donderdagavond en zaterdagmorgen beschikbaar moeten zijn. 45. Pagina 8: Klanten Contact Center Bent u tevreden over de huidige flexkrachten op het KCC? Door welke aspecten komt dit? Antwoord: Het KCC is er nog niet. 46. Pagina.8. Facturatie In onze facturen is het gebruikelijk dat het uurtarief van de flexkracht wordt vermeld. Het uurloon wordt echter altijd bevestigd in de opdrachtbevestiging en niet in de factuur. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: Nee, het uurloon dient ook op de factuur te worden vermeld. Indien u kunt aantonen dat dit niet mogelijk is, dient u dit in de managementrapportage aan te leveren. De opdrachtsbevestiging is niet voldoende. 47. Facturatie per kostenplaats is mogelijk. In het geval er met verplichtingennummers wordt gewerkt, is het gebruikelijk dat er per verplichtingennummer wordt gefactureerd. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: Nee, er moet per kostenplaats gefactureerd worden. Het verplichtingennummer dient als ons kenmerk op de facturen vermeld te worden.
48. Hoe ziet u de coördinatie door de Makelaar van de centrale facturering van de dienstverlening van de aanbieders 2 en 3 die geen Makelaar zijn? Welke doelstellingen wilt u hiermee realiseren? Antwoord: Facturering via de Makelaar geldt alleen bij inschakeling van andere onderaannemers. 49. Pagina 8 functies Kunt u een overzicht geven per functie van het inleenvolume per functie over 2009 Antwoord: Nee, dat kunnen wij niet. 50. Pagina 9: Momenteel wordt er slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners uitgegeven. Betekent dit dat uw huidige contractpartners 25% van de aanvragen vervullen en dat het totaalbedrag qua inleen ¼ deel is van het volledige inhuurvolume van € 4.659.264,- over het jaar 2008? NB Dit is zeer belangrijk voor het bepalen van onze prijs!!!! Antwoord: Uw conclusie is niet juist, u kunt uitgaan van het opgegeven inleenvolume. 51. Pagina 9: Opdrachtgever wenst te werken met een Makelaar Gaan alle aanvragen in eerste instantie naar de Makelaar en zorgt die ervoor dat de aanvragen bij de overige contractpartners worden uitgezet? Antwoord: zie vraag 16 en 17. 52. Is het de bedoeling dat alle contractpartners alle aanvragen ontvangen en zo ja hoe gaat u dit monitoren? Antwoord: Zie vraag 16 en 17. Alle aanvragen worden geregistreerd en in managementrapportage door de Makelaar aangeleverd. Deze zijn voor alle contractpartners inzichtelijk. 53. Hoe gaat u bepalen wie van de 3 geselecteerde contractpartners gaat fungeren als Makelaar? Antwoord: Zie vraag 14. 54. Pagina 10: De terugkoppeling over de kandidaat kan via de Makelaar verlopen of rechtstreeks met de Opdrachtnemer worden besproken. U wilt een Makelaar om ervoor te zorgen dat alles via deze Makelaar verloopt. Waarom geeft u hier aan dat terugkoppeling rechtstreeks via Opdrachtgever kan lopen? Antwoord: Wij geven er de voorkeur aan om de payrolling van transitie en aangedragen kandidaten door Opdrachtgever via de Makelaar te laten lopen. Alle kandidaten die tewerkgesteld zijn door een opdrachtnemer mogen op basis van payrolling (verlengde uitzending) bij de opdrachtnemer blijven doorlopen. 55. Pagina 10: Opdrachtgever behoudt het recht om de payrollkandidaten in eerste instantie bij de Makelaar aan te bieden, aangezien deze het eerste aanspreekpunt is voor de Opdrachtgever. Opdrachtnemers verplichten zich om de laagst aangeboden tarieven te volgen na gunning van het contract. Wanneer kiest u ervoor om de payrollkandidaat aan te bieden bij één van de opdrachtnemers? Is dit voornamelijk afhankelijk van de prijs of kiest u ervoor om dit via de Makelaar te laten verlopen? Antwoord: Wij geven er de voorkeur aan om de payrolling via de Makelaar te laten lopen. 56. Pagina 9 en 10 Algemeen. U wilt alles via de Makelaar laten verlopen. Zowel de aanvraag, de afhandeling als de facturatie. Hierdoor zal de Makelaar meer kosten maken dan de overige contractpartners. Hoe gaat u hiermee om? Antwoord: Daar staat tegenover dat de Makelaar de opdrachten voor andere onderaannemers krijgt en ook de payrolling. 57. Pagina 15: Door in te schrijven gaat de Aanbieder akkoord met volledige medewerking van transitie (omschreven in 2.11) van al haar flexibele arbeidskrachten, indien zij leverancier is van Opdrachtgever. De Flexibele Arbeidskrachten zullen bij de gegunde contractpartner, die als
Makelaar zal optreden, ingeschreven worden. Volgens welke criteria wordt besloten dat een contractpartner op gaat treden als Makelaar? Antwoord: Zie vraag 14. 58. Pagina 21: Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Op welke extra kosten doelt u hier? Wat bedoelt u met “naar ratio”? Is dit een verdeling van de extra kosten tov de omrekenfactor van Opdrachtnemer op basis van 50/50 tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer? Antwoord: Met extra kosten bedoelen wij eventuele extra kosten die we kwijt zijn als andere onderaannemers moeten worden ingeschakeld. Zie verder vraag 10. 59. Pagina 21: Hiervoor zullen geen kosten in rekening gebracht worden, indien het aantal gewerkte uren van terbeschikkingstelling hieraan voorafgaand minimaal 520 uren bedraagt. Wij nemen aan dat dit niet geldt voor uitzendkrachten die via de transitie over zijn gegaan. Hierbij gaat u namelijk uit van een termijn van 1040 uur. Kunt u dit bevestigen? Antwoord: De afspraken van de tewerkstelling van de uitzendkrachten die te werk gesteld zijn voor de ingangsdatum van dit contract zijn van toepassing. 60. Pagina 21: Indien er sprake is van Flexibele Arbeidskrachten die door Opdrachtgever zijn aangedragen, zullen ook bij een kortere voorafgaande periode geen extra kosten in rekening gebracht worden. Wat is de termijn voor “een kortere voorafgaande periode”? Antwoord: korter dan 520 uur. 61. Pagina 23 1e bullit: Wat is de gemiddelde uitzendduur van flexibele arbeidskrachten bij de gemeente leiden? Antwoord: Dat varieert sterk. 62. Pagina 23 2e bullit: Dit kunnen wij niet op voorhand akkoorderen. De kostprijzen van de verschillende aanbieders zijn verschillend opgebouwd. In theorie kan dit betekenen dat wij een verliesgevende factor moeten accepteren. U begrijpt dat dit niet acceptabel is. Tevens bieden verschillende partijen verschillend service-niveaus op gebied van payrolling. Wij verzoeken u deze eis te laten vervallen. Antwoord: Nee, wij laten deze eis niet vervallen. 63. Pagina 23 4.3.1 2e alinea: U vraagt ons toe te lichten waar de leverancier aan moet voldoen als opdrachtgever gebruik wil maken van deze service. Wilt u toelichten waar u hier op doelt? Bedoelt u hier kwalitatieve aspecten van de leveranciers? Financiele condities? Of andere aspecten? Antwoord: Indien de facturatie van een onderaannemer via de Makelaar loopt, kunnen er bepaalde voorwaarden gelden om daarmee akkoord te gaan bijv. in het kader de ketenaansprakelijkheid. Wij willen van tevoren weten wat de voorwaarden van de opdrachtnemer is. 64. Pagina 27, U noemt ‘specialistische bureaus’. In deze aanbesteding is schaal 9 of hoger expliciet uitgesloten. Wat verstaat u in dit geval onder specialistische bureaus? Antwoord: Bureaus die op één gebied flexwerkers uitlenen tot schaal 9. 65. Pagina 28, 4.6.1: Implementeren wij alleen onze eigen dienstverlening als Makelaar zijnde, of in deze rol ook de dienstverlening van de 2 achterliggende leveranciers? Antwoord: Wij verwachten een gezamenlijke implementatie. 66. Pagina 47, SLA, Werving punt 1: Als Makelaar kan men functies bij de 2 achterliggende leveranciers uitzetten, maar dit is geen
garantie voor vervulling binnen aangegeven doorlooptijden, hierop kan de Makelaar nooit worden aangesproken. Hoe wilt u dit afdoende regelen? Antwoord: De Makelaar zal de aanvragen moeten verantwoorden in maandrapportages die ook naar de andere contractpartners worden gestuurd. 67. Pagina 47: Opdrachtnemers committeren zich aan het voorzien x% van alle aanvragen; Vraag: x%. Hoeveel is x? Antwoord: zie vraag 204 68. Pagina 48, SLA, Introductie punt b: geldt dit alleen voor bepaalde functies, of voor alle functies? Indien slechts voor bepaalde functies, dan ontvangen we graag de lijst van de betreffende functies. Antwoord: Indien u de Verklaring omtrent gedrag bedoelt; deze hoeft alleen voor bepaalde informatiegevoelige functies aangevraagd te worden. 69. Pagina 48, SLA, Planning, punt b en c: welke functies zijn voor u de meest spoed eisende die in geval van nood binnen 4 uur vervuld dienen te zijn? Om welke functies gaat het concreet bij avond- en weekendwerk? Kunt u ervaringscijfers afgeven wat het aandeel is van spoedeisende functies tov het totaal aantal functies? Antwoord: Afvalverzamelaars zijn het meest spoedeisend. Bij avond- en weekendwerk gaat het ook om afvalverzamelaars. Wij kunnen geen ervaringscijfers afgeven. 70. Algemeen functieprofielen: Wat is de verdeling tussen de reguliere uitzendkrachten die kantoorfuncties vervullen en de zogenaamde ‘Blue collar’ uitzendkrachten die meer productiegericht werk verrichten in percentage? Antwoord: zie toelichting prijzenblad verdeling premiegroep 1 en 2. 71. Pagina 49: KPI’s Vraag: Over welke KPI’s heeft u het hier? Antwoord: Zie bladzijde 50 van de Uitnodiging tot inschrijving. 72. Concept Raamovereenkomst: Artikel 4 Ontbindingsvoorwaarden, 4.2: graag voegen wij toe: “Er is niet eerder sprake van een toerekenbare tekortkoming dan nadat Opdrachtgever Opdrachtnemer een redelijke termijn heeft gegund om alsnog naar behoren na te komen”. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: De informatie-uitwisseling als omschreven in § 2.12 is bedoeld voor “inhoudelijke aspecten, aspecten rond de aanbestedingsprocedure en onduidelijkheden in het aanbestedingsdocument”. Opmerkingen over de Concept-raamovereenkomst en de algemene inkoopvoorwaarden kunnen geplaatst worden op Bijlage 13 ad 4.7 en worden bij eventuele gunning besproken met de beoogd opdrachtnemer.
73. Concept Raamovereenkomst Artikel 8 Tarieven, 8.1en 8.5: herziening op basis van wettelijke en CAO verhogingen moeten worden doorgevoerd. Toestemming van de opdrachtgever is hiervoor niet benodigd. Graag zien wij daarom de zinsnede: “na goedkeuring van opdrachtgever” geschrapt. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 74. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.1hieraan dient te worden toegevoegd na Indien Opdrachtnemer: “en Opdrachtgever” Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72.
75. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.2: de schadegebeurtenis is nu gebaseerd op iedere schade, ongeacht de grondslag. Verzekeringtechnisch is dit niet mogelijk, geen verzekering, hoe uitgebreid ook, dekt iets ongeacht de grondslag. Wij stellen voor de tekst als volgt aan te passen: …per toerekenbare schadegebeurtenis. En de zin ongeacht….gebaseerd, te schrappen om dit artikel toepasbaar te maken. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 76. Concept Raamovereenkomst Artikel 13 Aansprakelijkheid, 13.3: respectievelijk gemeente Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude hebben leiding en toezicht op de werkvloer. In dit artikel dient daarom toegevoegd te worden: “Dit geldt niet als de flexkracht aan het werk is bij de Opdrachtgever aangezien deze leiding en toezicht heeft gedurende de uitvoering van werkzaamheden in haar opdracht. Wij stellen daarnaast de volgende tekst voor om dit artikel verzekeringtechnisch kloppend te maken: Opdrachtnemer kan aansprakelijk worden gehouden voor directe schade die Opdrachtgever lijdt als gevolg van enige toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van de tussen partijen gesloten overeenkomst, niet zijnde de verplichtingen zoals deze op de flexkrachten rusten. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is in alle gevallen uitgesloten. Antwoord: zie vraag 72. 77. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 3 Garanties, 3.1: Uitzendorganisaties hebben een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. Leiding en toezicht tijdens de werkzaamheden berust bij de Opdrachtgever. Graag vervangen wij daarom het woord ‘garandeert dat’ door ‘zich inspannen tot het uiterste’. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 78. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.1: graag toevoegen en Opdrachtgever. Antwoord: zie vraag 72. 79. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.7: Graag deze clausule laten vervallen. Wij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor gedrag van uitzendkrachten of medewerkers, als ze buiten werktijd om bijvoorbeeld in de kroeg na een glas teveel op vertrouwelijke zaken vertellen over Opdrachtgever. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Raamovereenkomst afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 80. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 11 Geheimhouding, 11.3: Opdrachtgever heeft zelf leiding en toezicht op de werkvloer gedurende de uitvoering van werkzaamheden. Wij kunnen niet verantwoordelijk zijn daarom. Wij adviseren u dit artikel aan te passen alsvolgt: ‘Om de naleving van privacyregels van Opdrachtgever te borgen laat Opdrachtgever iedere uitzendkracht bij aanvang van het dienstverband een Geheimhoudingsclausule tekenen.’ Antwoord: zie vraag 72. 81. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 12 Beveiliging, 12.3: graag passen we de laatste zin als volgt aan: Opdrachtgever kan op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de Overeenkomst met redenen omkleed weigeren. Antwoord: zie vraag 72.
82. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 14 Facturering, 14.1: 30 dagen wachten op acceptatie lijkt ons erg lang te zijn. Wij stellen 5 kalenderdagen voor. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 83. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 15 Betaling en controle, 15.1: Dit dient 30 dagen te zijn. (4-4-5) Antwoord: zie vraag 72. 84. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 16 Voorschot: wij beschikken over het NEN certificaat dat afdoende onze solvabiliteit garandeert. Daarom kan Artikel 16 in zijn geheel vervallen. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 85. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 18 Boete, 18.1: wij hebben en inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting. Van een boeteclausule kan dan ook geen sprake zin. Deze paragraaf dient daarom in zijn geheel geschrapt te worden. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 86. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 20 Overmacht: als uitzondering die wel onder overmacht valt graag toevoegen: wel onder overmacht valt Mexicaanse Griep en Q-Koorts. Antwoord: zie vraag 72. 87. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 21.1: toe te voegen: zulks na een redelijke termijn om het verzuim op te lossen. Antwoord: zie vraag 72. 88. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 21.5: is in strijd met het elders door u gestelde 6 maanden opzegtermijn. Deze dient hier toegevoegd te worden aan de eerste zin. Antwoord: zie vraag 72. 89. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 25, Verzekering, 25.2: Antwoord: zie vraag 72. 90. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 25 Verzekering, 25.3: dit dient te vervallen, vooraf cederen wordt door de verzekeringsmaatschappij niet geaccepteerd.. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 91. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 26Overname, 26.1: Dit is in de praktijk niet uitvoerbaar. Uitzendkrachten lopen nou eenmaal van het ene bureau naar het andere. Om dit werkbaar te maken stellen wij voor dit mondeling met Opdrachtgever af te stemmen. Bent u hiermee akkoord? Indien dit niet zo is wat u stelt u dan voor als redelijk alternatief om dit hiaat in de Inkoopvoorwaarden afdoende op te vangen? Antwoord: zie vraag 72. 92. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Artikel 26 Overname, 26.3 en 26.4: Zelfde dit is in de praktijk onuitvoerbaar. Wij stellen mondelinge afstemming voor om dit werkbaar te maken. Antwoord: zie antwoord 72. 93. Op pagina 9 van het bestek geeft u de omvang van de opdracht aan voor 2007 en 2008. Kunt u nader specificeren welk percentage van de totale omzet payrolldienstverlening betreft?
Antwoord: 3 tot 5%. Zie ook vraag 32. 94. Op pagina 10 vermeldt u voor payroll het volgende: Opdrachtgever behoudt het recht om payrollkrachten in eerste instantie bij de Makelaar aan te bieden, aangezien deze het eerste aanspreekpunt is voor de Opdrachtgever. Concluderen wij juist dat in de praktijk de situatie ontstaat dat de door u geselecteerde makelaar dus altijd de payroll-krachten verloont? Of is de makelaar verplicht om payroll-krachten naar rato te verdelen onder de drie geselecteerde leveranciers? Antwoord: Ja, de Makelaar zal de payroll-krachten verlonen. 95. Hoofdstuk 4 programma van eisen: als wij de te behalen punten bij elkaar optellen komen wij op een totaal aantal punten van 210 voor kwaliteit. Is dit juist? Hoeveel weegt de gemiddeld gewogen omrekenfactor mee in de EMVI eindweging? Antwoord: 210 is juist, zie vraag 7, 8 en 136. 96. Bladzijde 30 bestek, wens 2: makelaarsrol. Naar aanleiding van welke criteria bepaalt Opdrachtgever welke leverancier als makelaar geselecteerd wordt? Is dit aan de hand van het totaal behaalde punten voor kwaliteit en prijs of spelen hierbij de behaalde punten voor het onderdeel kwaliteit van de beoogde makelaarsrol ook mee? Antwoord: Zie vraag 14. 97. Pagina 7: Payrolling en transitie: “In beginsel is de CAO voor Uitzendkrachten van de ABU of de NBBU van toepassing”. Mag ook de CAO van VPO gebruikt worden? Antwoord: Nee, dienstverlening is gebaseerd op ABU/NBBU CAO. 98. Pagina 8: De Gemeente Leiderdorp zal instappen in deze raamovereenkomst zodra de lopende contracten voor flexibele arbeid zijn geëindigd. Dat zal gebeuren zodra nieuwe opdrachten beschikbaar komen”. Wordt hiermee bedoeld dat specifiek voor Gemeente Leiderdorp geen transitie/migratie van werkenden zal plaatsvinden? Antwoord: Over een mogelijke transitie kan nu niets gezegd worden. Zie ook vraag 34, 124 en 169. 99. Pagina 8: Omvang van de opdracht: De inleencijfers van uitzenden en detacheren zijn genoemd. Kunt u ook aangeven wat de omvang van payrolling is geweest? Antwoord: Zie vraag 32. 100. Pagina 10: Aanvraag, punt 4: “De bureaus hebben maximaal 48 uur de tijd om kandidaten voor te stellen”. Bent u bereid dit te wijzigen in ‘2 werkdagen’ in verband met weekenden? Antwoord: Ja. 101. Pagina 21: Opdrachtnemers dienen de extra kosten die de Opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen”. Antwoord: Klopt. 102. Pagina 25: Tevens wordt digitaal een kopie van het identiteitsbewijs en een verblijfs/tewerkstellingsvergunning verstrekt aan de aangewezen contactpersoon. Kan dit wel ivm privacy wetgeving? Antwoord: De bedoeling is dat een uitzendkracht zich legitimeert en het paspoort of identiteitsbewijs meeneemt. Het uitzendbureau maakt voor hun eigen personeelsdossiers een kopie. Als uitzendkrachten bij de gemeente Leiden tewerk worden gesteld, dan vraagt de gemeente niet om nog een legitimatie. Digitaal is niet toegestaan in verband met privacy. 103. Inschrijver is voornemens om de diensten te laten verrichten door 2 entiteiten behorend tot dezelfde groep, waarbij beide entiteiten gebruik wensen te kunnen maken van de diensten van dezelfde onderaannemer. Kunt u bevestigen dat het mogelijk is om in combinatie in te schrijven met deze 2 entiteiten, en waarbij de onderaannemer voor beide entiteiten zal zijn? Antwoord: Nee, zie bestek blz. 15 § 2.6. Zie ook vraag 242.
104. SLA: Werving van flex krachten. Kan Opdrachtgever bevestigen dat uitsluitend het doorberekenen van de meerprijs het gevolg is van het niet behalen van het overeengekomen percentage aanvragen? Antwoord: Klopt. 105. SLA: Kan Opdrachtgever bevestigen dat het opstellen van het informatieboekje wat door Inschrijver, zal worden gedaan op basis van informatie die door Opdrachtgever wordt verstrekt? Antwoord: Ja. 106. SLA: Welke kosten bedoelt opdrachtgever bij de verdeling van 50/50 indien de uitzendkracht niet voldoet? Antwoord: De te factureren uren en andere doorbelaste kosten door opdrachtnemer.. 107. SLA: Is de opdrachtgever zich bewust van het feit dat het verstrekken van identiteitsbewijzen en tewerkstellingsvergunningen door inschrijver niet afdoet aan de wettelijke verplichtingen van opdrachtgever zelf hieromtrent, zoals het maken van een kopie van het legitimatiebewijs? Antwoord: Zie vraag 102. 108. Concept Raamovereenkomst, artikel 8.3: De nummering van de ABU CAO is aangepast, waarbij het voormalig artikel 22 nu artikel 19 is geworden. Klopt de aanname van inschrijver dat Opdrachtgever het huidige artikel 19 bedoelt? Antwoord: zie antwoord 72. 109. Inkoopvoorwaarden Dienstverlening artikel 4: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? Antwoord: zie antwoord 72. 110. Inkoopvoorwaarden artikel 11.7: Naar het oordeel van Inschrijver is het niet redelijk om ten aanzien van hetzelfde feit zowel een boete als schadevergoeding te vorderen, bent u derhalve bereid om de boete te laten vervallen? Mocht u hiertoe niet bereid zijn, kunt u ermee instemmen dat een geïnde boete in mindering zal worden gebracht op de schadevergoeding terzake van hetzelfde feit? Antwoord: zie antwoord 72. 111. Inkoopvoorwaarden artikel 13: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst Antwoord: zie antwoord 72. 112. Inkoopvoorwaarden artikel 14.1/14.4: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? Antwoord: zie antwoord 72. 113. Inkoopvoorwaarden artikel 18: Gezien de aard van de gevraagde dienstverlening en de afspraken omtrent de uitvoering in de SLA lijkt deze bepaling geen meerwaarde te hebben voor de Overeenkomst, en zal naar de mening van opdrachtnemer deze boetebepaling niet tot het gewenste resultaat leiden. Kan Opdrachtgever bevestigen dat deze bepaling niet van toepassing is op de Overeenkomst? Antwoord: zie antwoord 72. 114. Inkoopvoorwaarden artikel 19: In de Overeenkomst en SLA zijn afwijkende bepaling opgenomen omtrent de (verdeling van) aansprakelijkheid. Kunt u bevestigen dat de bepalingen in de Overeenkomst het gehele artikel 19 van de Inkoopvoorwaarden vervangen? Antwoord: zie antwoord 72.
115. Inkoopvoorwaarden artikel 23: Gezien de aard van de dienstverlening, het ter beschikking stellen van personeel om onder leiding en toezicht van de Opdrachtgever werkzaamheden te verrichten, volgt het eigenaarschap van de intellectuele eigendomsrechten reeds uit de Nederlandse wet voor zover het de resultaten van werkzaamheden betreft die zijn verricht onder leiding en toezicht en in opdracht van Opdrachtgever. De intellectuele eigendomsrechten van Inschrijver die zij nu heeft dienen uiteraard bij haar te blijven rusten. Kunt u instemmen met een artikel wat dit onderschrijft? Antwoord: zie antwoord 72. 116. Inkoopvoorwaarden artikel 25.3: Het is opdrachtnemer niet toegestaan op voorhand haar aanspraken te cederen. Kunt u ermee instemmen deze bepaling niet van toepassing te verklaren? Antwoord: zie antwoord 72. 117. Inkoopvoorwaarden artikel 26.1: Gezien de aard van de dienstverlening van inschrijver, en de omvang van haar organisatie, kan zij niet garanderen dat een personeelslid van opdrachtgever wordt bemiddeld voor een functie elders, uiteraard slechts voor zover dit gebeurt op initiatief van de werknemer zelf. Kunt u ermee instemmen deze bepaling in dit licht te interpreteren? Antwoord: zie antwoord 72. 118. Inkoopvoorwaarden artikel 26.3: Kunt u bevestigen dat deze bepaling ziet op voor het uitvoeren van deze overeenkomst relevante personeelsleden, en niet al de personeelsleden van opdrachtnemer? Antwoord: zie antwoord 72. 119. De nadere overeenkomst ontbreekt. Wilt u deze sturen? Antwoord: De nadere overeenkomst wordt gedurende de contractbespreking vastgesteld. 120. Pagina 5: "Een van de onderdelen dat uitgeplaatst zal worden uit de gemeentelijke organisatie wordt het SSC in de Regionale SSC". Wat wordt hieronder verstaan? Welke regio wordt hier bedoeld? Antwoord: De Leidse regio. Het regionale SSC zal in eerste instantie werken voor Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. 121. Pagina 8: De aanbestedende dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Betekent dit dat iedere gemeente haar eigen partijen selecteert en je bijvoorbeeld wel leverancier van gemeente Leiden wordt en niet van gemeente Leiderdorp? Hoe wordt dit door iedere separate aanbestedende dienst beoordeeld? Antwoord: Nee, zie vraag 15. 122. Pagina 8: Opdrachtgever blijft vrij in zijn keuze om wel of niet te kiezen voor een makelaarsconstructie. Hoe dienen wij dit exact te interpreteren? Kan bijvoorbeeld gemeente Zoeterwoude wel voor een makelaarsconstructie kiezen en gemeente Leiden niet? Of betekent het dat wanneer Opdrachtgever geen geschikte antwoorden krijgen/ geen geschikte makelaar ziet, zij ervoor kiest om met drie leveranciers zaken te doen en er derhalve geen makelaar tussen te zetten? Antwoord: Wij hebben al gekozen voor de makelaarsfunctie. Dat geldt voor alle drie de gemeenten. 123. Pagina 8: In de laatste alinea wordt gesproken over deelnemende regiogemeenten in het SSC. Welke gemeenten vallen hieronder? Antwoord: Zie antwoord 120. 124. Pagina 8: In de laatste alinea staat dat gemeente Leiderdorp later zal instappen in deze raamovereenkomst. Per welke datum lopen de huidige raamovereenkomsten af? Wat bedoelt u met "dat zal gebeuren zodra nieuwe opdrachten beschikbaar komen"? Antwoord: zie vraag 34, 98, 124 en 169.
125. Pagina 8: U wenst facturatie op maandbasis. Dit is niet mogelijk voor een uitzendbureau omdat haar administratieve processen op werkweken zijn ingericht. De Opdrachtgever krijgt aan het einde van elke week een door de uitzendkracht ingevuld urenverantwoordingsformulier ter inzage en ter ondertekening. Op basis daarvan wordt de uitzendkracht/gedetacheerde verloond en de factuur opgesteld. Facturatie is daarom mogelijk op weekbasis danwel op basis van twee tot vier weken. Wij stellen u daarom facturatie op week- of 4-wekelijkse basis voor. Kunt u hiermee instemmen? Antwoord: Nee, op pagina 23 § 4.3.1. wordt verwezen naar 4-4-5 wekelijkse facturatie: e e Opdrachtnemer zal maandelijks factureren. D.w.z. 1 kwartaalmaand 4 weken, 2 kwartaalmaand 4 e weken, 3 kwartaalmaand 5 weken. 126. Pagina 8: Kunt u uitleggen waarom u op zoek bent naar een passend alternatief voor de VCA-certificering? Wij zijn voornemens Flexibele Arbeidskrachten VCA- te certificeren, omdat indien u voor vaste medewerkers een VCA-certificaat nodig heeft, dit ook geldt voor Flexibele Arbeidskrachten. Stemt u hiermee in? Antwoord: Uiteraard. Er zijn uitzendbureaus die soms toetsen ontwikkeld hebben op een ander niveau. Indien u geen VCA voor uitzendkrachten kunt verstrekken, hier zijn vaak kosten en tijd een belangrijk issue, wat is dan uw alternatief. 127. Pagina 8: Bij detachering staat niets vermeld over facturatie. Kunnen wij er van uit gaan dat hetzelfde voor detachering geldt als voor uitzending? Antwoord: ja. 128. Pagina 9: Bij de omvang van de opdracht staat dat slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners wordt uitgegeven. Bedoelt u hier met totale kosten de kosten gemaakt voor de inhuur van Flexibele Arbeidskrachten van schaal 1 tot schaal 9 of betreffen het ook functies in een hogere schaal? Antwoord: : Die scheidslijn is niet bij ons geregistreerd in kosten. Deze conclusie kan dus niet getrokken worden. 129. Pagina 10: Bij punt 3 staat dat Opdrachtgever werkt met een centraal e-mailadres waar alle aanvragen inzichtelijk zijn. Ontvangt iedere leverancier op hetzelfde moment de aanvragen vanuit dit centrale e-mailadres? "Opdrachtgever werkt met een centraal e-mailadres waar alle aanvragen voor alle Opdrachtnemers inzichtelijk zijn. De makelaar zal deze aanvragenstroom coördineren en registreren". Dit impliceert een centrale inbox. In de Service level Agreement staat echter dat de aanvragen vanuit dit e-mailadres door de makelaar naar partijen wordt verzonden. Wat is van toepassing en kunt u dit verduidelijken? Antwoord: Alle opdrachtnemers hebben toegang tot mailbox, Makelaar is verantwoordelijk om aanvragen in deze mailbox te zetten als de aanvragen op een andere manier zijn binnengekomen. Zie ook vraag 16 en 17. 130. Pagina 10: Bij punt 4 wordt de reactietermijn van Opdrachtnemer genoemd. Is er een sanctie als Opdrachtnemer onverhoopt deze norm niet behaalt? Antwoord: Het doel is dat de aanvraag voorzien wordt door de Opdrachtnemers. Op deze afspraak staat geen sanctie. Na 48 uur dient de makelaar de vacature elders uit te zetten, zie vraag 18. 131. Pagina 12: De tijd tussen de toezending van de Nota van Inlichtingen en de sluiting van de inzendtermijn is erg krap. Bent u bereid om deze termijn verlengen? Antwoord: zie vraag 1. 132. Pagina 15: Bij de uitgangspunten van de aanbesteding staat beschreven dat huidige leveranciers akkoord dienen te gaan met volledige medewerking van transitie van al haar Flexibele Arbeidskrachten. De Flexibele Arbeidskrachten zullen bij de makelaar worden ingeschreven. Hoe gaat u hier mee om indien de huidige leverancier ook straks weer geselecteerd wordt als leverancier (en dus niet als makelaar)? Antwoord: Deze krachten zullen op payrolltarief door dezelfde leverancier worden verloond in de nieuwe contractsperiode.
133. Pagina 16: Indien een Aanbieder momenteel leverancier is van Opdrachtgever, zal de Aanbieder na gunning haar huidige Flexibele Arbeidskrachten overhevelen aan de Opdrachtnemer die de rol van Makelaar heeft gekregen. Geldt deze transitie voor alle leveranciers; ook die niet momenteel formeel gecontracteerd zijn? Dit i.v.m. het gestelde in 1.7 omvang van de opdracht dat momenteel slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners wordt uitgegeven. Antwoord: Ja, dit geldt voor alle leveranciers. 134. Pagina 16: Bent u zich bewust van het feit dat transitie alleen mogelijk is met instemming van de flexkracht zelf? Antwoord: Wij zullen alle geldende regels respecteren. 135. Pagina 16: Opdrachtgever zal voor Fase A overeenkomsten met uitzendbeding een afname van 1040 uur garanderen. Wat wordt hier precies mee bedoeld? Antwoord: Deze vraag is ons niet duidelijk in relatie tot pagina 16. 136. Pagina 19: U geeft aan in 3.3.2 Wensen dat u de antwoorden op de vragen per wens beoordeeld worden met cijfers op een schaal van 0 tot en met 10. Geldt dit voor welke wens? Verder op in de offerte geeft u wegingen aan. Bedoelt u hiermee de weegfactor die gehanteerd wordt, zo nee: dan zijn het wellicht het aantal punten maar dat komt dan niet overeen met wat hier boven vermeld. Zo ja: vragen wij ons af waarom de weging niet optelt tot 100. Of is het zo dat: een weging van 5 in de kwalitatieve beoordeling leidt tot: 5/ 210 * maximaal te behalen punten (10)? Wij verzoeken u de weging van de kwalitatieve beoordeling weer te geven. Antwoord: Zie vraag 6 en 7. 137. Pagina 23: Opdrachtnemer dient akkoord te gaan met het volgen van de laagst aangeboden omrekenfactor Payroll van de gekozen contractpartners, klopt dit? Indien deze omrekenfactor onder de kostprijs van Opdrachtnemer uitkomt zal de begeleiding van payrollkrachten nihil zijn. Kunt u uitleggen hoe u hier mee om wenst te gaan indien de laagste payrollfactor onder de kostprijs van de 'winnende' partij ligt? Antwoord: De geselecteerde partijen zullen partijen zijn met een full service dienstverlening en een ieder dient dezelfde dienstverlening te blijven leveren, anders hadden wij voor de VPO CAO gekozen. Wij zien niet in waarom de ene leverancier deze service wel kan bieden en de ander onder de kostprijs zou komen. 138. Pagina 23: Op de factuur dient o.a. de omrekenfactor vermeld te worden. Dit staat niet standaard op de factuur en voegt ook niets toe aan de controle van facturen. Is het mogelijk om deze op te nemen in bijvoorbeeld de managementrapportages? Antwoord: Het heeft onze voorkeur, echter indien het niet te realiseren is volstaat vermelding in de management rapportages. 139. Pagina 24: Bij indiensttreding bij Opdrachtgever dient een volledig overzicht in het arbeidsverleden inclusief ziekmeldingen te worden aangeleverd. Ziekmeldingen mogen i.v.m. de privacywet niet worden aangeleverd. Een oplossing is om het aantal schakels die een Flexibele Arbeidskracht heeft gebruikt aan te leveren. Heeft u hiermee voldoende informatie? Antwoord: Doel is dat opvolgend werkgeverschap wordt voorkomen, als deze informatie sluitend is, is dit akkoord. 140. SLA pagina 48: Bij Planning van Flexibele arbeidskrachten wordt gesproken over een voorstel vanuit offerte voor poolplanning. Wordt bedoeld u hier precies mee? Dit komt verder nergens terug in bijlage 13 Eisen en Wensen. Waar wilt u dit terugzien? Antwoord: Bij 4.4 punt 7 wordt gevraagd om toelichting van het wervings- en selectieproces en daar wordt verwezen naar de punten uit de SLA om hierin te verwerken. 141. SLA pagina 50: In de kolom Minimale waarde staat twee keer het woord "Trend." Wat verstaat u hieronder? Welke trend bedoelt u? Antwoord: De ontwikkeling van de gevraagde prestatie-indicatoren.
142. SLA pagina 50: De factuurfouten worden beoordeeld naar aanleiding van het aantal incorrecte of onvolledige facturen / totaal aantal facturen. Wij stellen voor hieraan toe te voegen: "aan de hand van de geaccordeerde urenbriefjes." Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Dat is akkoord, fouten die ontstaan vanuit Opdrachtgever zullen niet worden meegenomen. 143. Raamovereenkomst pagina 54: Artikel 2: Er is sprake van een makelaarsconstructie een derhalve van 1 hoofdleverancier. Bent u bereid in geval van makelaarschap een extra artikel op te nemen waarbij het woord "Leveranciers" te wijzigen naar "Makelaar"? Kunt u reactie geven op dit artikel? Antwoord: zie antwoord 72. 144. Pagina 54: "Artikel 3.3: Kunt u ons inzage geven in deze populatie? Deze bepaling regelt niet hetgeen zal gelden voor opdrachten voor onbepaalde tijd, waarover wel in het aanbestedingsdocument werd gesproken (2.11) Geldt hier dan de opzegtermijn zoals vermeld in artikel 11.2?" Antwoord: zie antwoord 72. 145. Pagina 54: Artikel 4.2: Kunt u instemmen met het opnemen van een hersteltermijn alvorens tot ontbinding wordt overgegaan? En kunt u ook instemmen met de nuancering dat ontbinding alleen plaats zal vinden als de tekortkoming ook ontbinding rechtvaardigt? Antwoord: zie antwoord 72. 146. Pagina 55: Artikel 8.1: Kunt u aangeven binnen welke maximale termijn u deze toestemming kunt verlenen en per wanneer voor het eerst sprake is van deze regeling. Per direct of per 1-111? Antwoord: zie antwoord 72. 147. Pagina 56: Artikel 9: Is aanpassing van de door u gewenste betaaltermijn van 30 dagen mogelijk? Voor Inschrijver betekent dit hoge kosten vanwege de voorfinanciering van salarissen. Een langere betalingstermijn dan de termijn van 14 dagen na factuurdatum die Inschrijver standaard hanteert wordt meegewogen in de tariefstelling. Antwoord: zie antwoord 72. 148. Pagina 57: Artikel 13.1: Kunt u instemmen met de toevoeging dat de niet nakoming in dat geval wel aan Opdrachtnemer TOEREKENBAAR moet zijn? Antwoord: zie antwoord 72. 149. Pagina 58: Artikel 13.5: Opdrachtnemer verstrekt geen inzage in haar verzekeringspolissen, omdat dit vertrouwelijke bedrijfsinformatie betreft en omdat dit ons door onze verzekeraar is verboden (Let op: risico van verval van de dekking). Wel kan Opdrachtnemer een gecertificeerde verklaring omtrent verzekering afgeven welke is opgesteld door haar verzekeraar. Kunt u hiermee instemmen? Antwoord: zie antwoord 72. 150. Inkoopvoorwaarden: Uw algemene voorwaarden doen naar de mening van Opdrachtnemer onvoldoende recht aan de aard van haar dienstverlening (het ter beschikking stellen van arbeidskrachten). Daarom zou Aanbieder bij voorkeur haar eigen leveringsvoorwaarden (die grotendeels overeenkomen met de door de brancheorganisatie ABU ontworpen modelvoorwaarden) toepassen op haar dienstverlening. Deze voorwaarden zijn volledig op maat gemaakt en regelen bijvoorbeeld de positie van de flexkracht, het karakter van de opdrachten, wat u aan begeleiding van de uitzendkrachten van Aanbieder kan verwachten alsmede wat van u uit hoofde van de ABU CAO ter zake wordt verwacht. Dat u niet onverkort instemt met de voorwaarden van Aanbieder is duidelijk. Daarom acht Aanbieder het van belang om het karakter van haar dienstverlening duidelijk te specificeren in de Raamovereenkomst temeer omdat dit ook niet gebeurt in uw Algemene Inkoopvoorwaarden. Kunt u zich hierin vinden? Antwoord: zie antwoord 72.
151. Inkoopvoorwaarden: Opdrachtnemer stelt voor het volgende tekstvoorstel op te nemen in de raamovereenkomst: Opdrachtgever zal zich ten aanzien van de uitzendkracht bij de uitoefening van toezicht of de leiding, alsmede met betrekking tot de uitvoering van het werk, gedragen op dezelfde zorgvuldige wijze als waartoe hij ten opzichte van zijn eigen medewerkers gehouden is. Opdrachtgever verklaart zich bekend met het feit dat hij jegens de uitzendkracht en Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de nakoming van de uit artikel 7:658 BW, de Arbeidsomstandighedenwet en de daarmee samenhangende regelgeving voortvloeiende verplichtingen op het gebied van de veiligheid op de werkplek en goede arbeidsomstandigheden in het algemeen. Opdrachtgever is aansprakelijk voor schade en verliezen aan (zaken van) de uitzendkracht zelf, Opdrachtgever en/of derden die het gevolg zijn van het doen en nalaten van de uitzendkrachten. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer ter zake van bovengenoemde aansprakelijkheden tenzij deze schaden en/of verliezen het rechtstreeks gevolg is/zijn van toerekenbare tekortkomingen aan de zijde van Opdrachtnemer ten aanzien van de selectie van de uitzendkrachten of informatie aan de uitzendkrachten. Kunt u hiermee instemmen? Zo niet, kunt u aangeven waarom niet? Of welke tekstvoorstellen u ten aanzien van bovengenoemde wenst te doen? Antwoord: zie antwoord 72. 152. Inkoopvoorwaarden: "Wellicht is het een voor alle partijen acceptabele tussenoplossing om aan te sluiten bij de voorwaarden, die inkopende en aanbiedende partijen in de uitzendbranche hebben ontwikkeld. Dit project is geïnitieerd door PIANOo en onze brancheorganisatie ABU en stemt de algemene voorwaarden bij alle betrokkenen op elkaar af. Wij hebben begrepen dat deze voorwaarden inmiddels terug te vinden zijn op de website van PIANOo. Hoe staat u tegenover dit voorstel?" Antwoord: zie antwoord 72. 153. Pagina 63: Artikel 12.2: Vraag 1: Tussen de aanvraag van een VOG en de afgifte daarvan is zoals u wellicht weet enige tijd gelegen. Kunt u in dit kader ook instemmen met een bewijs van aanvraag bij aanvang van de werkzaamheden totdat de VOG daadwerkelijk wordt afgegeven? Antwoord: zie antwoord 72. 154. Pagina 65: Artikel 18: en schadevergoeding en boete is dubbelop naar onze mening. U heeft immers diverse sturingselementen om opdrachtnemer tot presteren aan te zetten, zoals de SLA en de mogelijkheid om de overeenkomst te ontbinden, het vorderen van schadevergoeding. Het vervullen van uw flexvraag is een dienst waarbij partijen zich gezamenlijk moeten inzetten uw doelstelling te realiseren. Wat is over bovenstaande uw mening? Antwoord: zie antwoord 72. 155. SLA pagina 50: Prestatie indicatoren, voorzieningspercentage: u wenst dit percentage maandelijks te ontvangen en te monitoren. Kunt u zich ook vinden in een 4wekelijkse frequentie? Antwoord: De periode 4-4-5 wekelijks en een cumulatief per kwartaal. 156. SLA pagina 50: Prestatie indicatoren, voorzieningspercentage: ons inziens klopt de formule niet zoals die beschreven staat. Volgens ons moet de formule zijn: vervulde aanvragen per maand/aantal uitgezette aanvragen per maand. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: Dit is akkoord. 157. SLA pagina 8: Aanbestedende dienst is voornemens per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Betekent dit drie afzonderlijke contracten? Dus drie contracten per gemeente, waarbij de gemeente zelfstandig bepaalt met welke drie partijen een contract wordt afgesloten? Antwoord: zie vraag 15 en 121.
158. Pagina 9: Kan opdrachtgever een indicatie geven welke functies het meest gevraagd worden op basis van historische cijfers? En de verhouding fulltime / parttime aanvragen? Zo niet, waarom niet? Daarnaast geeft u de inleenvolumes van 2007 en 2008 weer. Heeft u een indicatie wat het inleenvolume in 2010 gaat doen? Richting het inleenvolume van 2007 of verder naar beneden, lager dan 2008? Antwoord: Deze gegevens zijn niet beschikbaar, zie vraag 50. 159. Pagina 9: Uw voorkeur betreft het werken met een Makelaar die een coördinerende rol neemt naar de overige twee opdrachtnemers en naar de opdrachtgever. a) Op basis van welke criteria wordt de uiteindelijke Makelaar gekozen. Beste score? b) Wanneer krijgen de 2 overige opdrachtnemers de aanvraag, wanneer er een makelaar als eerste bureau wordt ingezet? c) Afhankelijk van het antwoord op de vorige vraag, kunnen wij ons voorstellen dat wanneer je tot een van de 2 overige opdrachtnemers behoort, je geen invloed hebt op het aanvraagproces / het te behalen volume, behoort hiertoe wellicht ook een andere prijsstelling. Immers de overige 2 opdrachtnemers zijn afhankelijk van de Makelaar. Hoe staat u hier tegenover? Antwoord: zie hiervoor vraag 16-17-14, alsmede 38 en 129. 160. Pagina 10: U heeft het over een proefperiode van 2 dagen. Hoe gaat u er mee om met een korte opdracht die maximaal 2 dagen duurt? Antwoord: Het uitgangspunt is dat de juiste uitzendkracht tewerkgesteld wordt; wij zullen hier in alle redelijkheid naar kijken. 161. Pagina 10 en 23: Na gunning gaat opdrachtnemer akkoord met het volgen van de laagst aangeboden omrekenfactor payroll van de gekozen contractpartners. Ons inziens is dit en benadeling van degene met de laagste omrekenfactor en benadeling van degenen die verplicht de laagste omrekenfactor moeten volgen. Kan opdrachtgever toelichten waarom deze keuze wordt gemaakt? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Wij willen gelijke behandeling voor iedereen, echter het mag niet ten nadele zijn van de Gemeente. Anders zouden alle uitzendkrachten na 3 maanden op de payroll worden gezet van de goedkoopste aanbieder, dit zou niet eerlijk zijn t.o.v. de leverancier die de uitzendkracht heeft geselecteerd. Wij willen de leverancier die de uitzendkrachten heeft geselecteerd ook de kans geven op “verlengd uitzenden”. De opdracht zou voor hen anders niet interessant meer zijn. 162. Pagina 18 en 40: Op pagina 18 heeft u het over gelijkwaardige referenties en in bijlage 9 pagina 40 spreekt u over uitsluitend overheid referenties. Wat is de exacte eis gezien het volgende: Opdrachtnemer heeft een referent die uitstekend laat zien wat de toegevoegde waarde is van opdrachtnemer voor de aanbestedende dienst. Deze referent betreft een semi-overheid instelling ( een van de grotere woningbouwverenigingen). Voldoet dit ook aan uw eis als referent Overheid? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Zie vraag 3. 163. Pagina 23: Opdrachtnemer zal maandelijks ( 4-4-5 wekelijks ) factureren. Daarnaast hanteert opdrachtgever een betalingstermijn van 30 dagen, wat betekent dat opdrachtnemer 60 dagen vooruit dient te financieren. Gaat opdrachtgever akkoord met een toevoeging in de aanbesteding dat de opdrachtgever een korting ontvangt van bijvoorbeeld 0.5 % wanneer opdrachtnemer wekelijks factureert? Of gaat opdrachtgever akkoord met een aanpassing van de maandelijkse facturatie in een wekelijkse facturatie? Zo niet, waarom niet? Antwoord: Nee, het streven is het aantal facturen sterk omlaag te brengen; uw vraag staat hier haaks op. 164. Pagina 29: Kunt u voorbeelden noemen van nadere afspraken binnen het kader van de raamovereenkomst? Zo niet, waarom niet? Antwoord: zie vraag 11.
165. Onze samenwerkingsvisie is om één generieke uitzender en een tweetal doelgroep specialisten te selecteren. Dit stelt de opdrachtgever in staat de totale personeelsbehoefte te voorzien met een mix van leveranciers en daarmee toegang tot alle benodigde ervaring, expertise en talent. Daarnaast geeft het de opdrachtgever meer mogelijkheden haar inwoners die studeren aan universiteit en hogeschool te binden aan de gemeente zelf. Gezien de uitkomsten van het onderzoek arbeidsmarktbeleid gemeenten zeker van toegevoegde waarde. Opdrachtgever is ons inziens op zoek naar 3 reguliere partijen die alles kunnen leveren. In hoeverre biedt deze aanbesteding ruimte voor een doelgroepspecialist binnen de 3 te contracteren partijen? Antwoord: Nee, wij zoeken geen (doelgroep)specialist als opdrachtnemer. 166. Hoe willen Gemeente Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude aangesproken worden in de tender? Antwoord: aanbestedende dienst, zie bestek § 1.4.1. Definities. 167. § 1.4.2 pag 7 a) Wenst u payrolling alleen via ABU CAO of ook VPO CAO? b) Kunt u een procentuele verdeling van administratieve functies vs industriële functies geven? Antwoord: Zie voor de verdeling het prijzenblad en payrolling moet u zien als verlengd uitzenden dus volgens de ABU/NBBU CAO 168. § 1.5 pag 8 Hoe ziet gemeente Leiden de makelaarsconstructie? Antwoord: Staat duidelijk in bestek beschreven, zie ook vraag 16-17-33-38-54. 169. § 1.5 pag 8 Wanneer zal Gemeente Leiderdorp instappen? Antwoord: zie vraag 98. 170. § 1.5 pag 8 Wat bedoelt u precies met passend alternatief voor VCA certificaat? Antwoord: zie vraag 126. 171. § 1.5 pag 8 Dient de makelaar de binnengekomen vacatures direct door te zetten naar de andere opdrachtnemers of krijgt de makelaar een voorsprong? Antwoord: zie ook vraag 16-17. 172. § 1.5 pag 8 Heeft het de voorkeur dat de makelaar vanuit de vestiging opereert of is een inhouse constructie gewenst? Antwoord: vanuit de vestiging. 173. § 1.5 pag 8 Per Gemeente bent u voornemens een raamovereenkomst te sluiten met 3 partijen. Zijn dit voor iedere Gemeente dezelfde 3 partijen met dezelfde makelaar? Graag toelichten. Antwoord: ja. Er worden drie partijen geselecteerd. Deze partijen zijn voor elke gemeente gelijk. De makelaar is dezelfde. Zie ook vraag 174. 174. § 1.5 pag 8 Waar is de keuze voor het al dan niet kiezen voor een makelaarsconstructie van afhankelijk? Antwoord: Zie vraag 14. 175. § 1.5 pag 8 Maken de drie opdrachtnemers gebruik van eigen prijsafspraken met opdrachtgever of dient er geconfirmeerd te worden aan de economisch meest voordelige opdrachtnemer/makelaar? Antwoord: ja, alleen bij payrolling geldt de confirmering aan de laagste prijs. 176. § 1.6 pag 8 Passend alternatief VCA-certificaat. De uitzendkrachten kunnen een opleiding volgen voor een VCA-certificaat. Gaat u ermee akkoord dat deze kosten worden doorberekend aan de gemeente?
Antwoord: Nee, dit zal in het voorstel voor het opleidingsplan moeten worden opgenomen. Gemeente betaald een reservering in de kostprijs. Doordat de kosten hoog op kunnen lopen, verwijzen wij naar alternatief. 177. Pag. 8 Opdrachtnemer kan uit het bestek geen voordelen halen van de makelaar tov de overige leveranciers. Kunt u de voordelen van makelaarschap in deze tender beschrijven? Antwoord: Makelaar krijgt alle aanvragen als eerste en moet ze uiterlijk binnen 4 uur in de mailbox geplaatst hebben, als de aanvrager dit niet al zelf heeft gedaan. De focus als makelaar leert in de praktijk dat dit vaak een groter omzetdeel genereert, de kennis van de klant is groter. De transitie van kandidaten van andere dan de gekozen leveranciers in de nieuwe contractfase, dit genereert direct extra omzet. 178. § 1.7 pag 9 Wat is de % verdeling van de functies RG1 en RG2 (%administratief - %call center en % groenvoorziening/belader/veger/automonteur)?(eventueel schatting) Antwoord: zie voor verdeling prijzenblad bijlage 11. 179. § 1.7 pag 9 Om hoeveel % payrollkrachten gaat het? Antwoord: 3-5%. 180. § 1.7 pag 9 Op dit moment wordt er slechts 25% van de totale kosten bij de huidige contractpartners ingeleend. Betreft de overige 75% specialistische functies (bij specialisten uitgezet) of zijn dit kosten gemaakt aangaande inleen met betrekking tot reguliere uitzendfuncties? Antwoord: Deze grens is niet heel zuiver te bepalen het gaat om specialistischere functies maar ook reguliere functies. Wij verwachten doordat er een makelaar tussen gaat zitten, dat de contractpartijen alle aanvragen zullen ontvangen. 181. § 1.7 pag 9 Wat is de reden/verklaring dat momenteel slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners wordt uitgegeven? Antwoord: Doordat er geen coördinatie door een makelaar was. De contractpartijen hadden het overzicht niet, zie ook vraag 50. 182. § 1.7 pag 9 In de huidige samenwerking blijkt dat niet alle vacatures via de officiële weg zijn uitgezet bij alle contractpartners. Hoe borgt u intern dat (de afdelingen, managers, etc.) alle aanvragen straks via de makelaar worden uitgezet en dat aanvragen niet rechtstreeks bij andere (niet gecontracteerde) leveranciers worden uitgezet? Antwoord: Wij zullen extra publiciteit geven aan de aanbestedingsuitslag, de interne communicatie hierover verbeteren en in overleg met de Makelaar een sluitende procedure maken. 183. § 1.8.1 pag 9 Worden de vacatures door opdrachtgever bij de drie opdrachtnemers gelijktijdig uitgezet middels het centrale e-mailadres of dient de makelaar voor verdere verspreiding te zorgen naar de andere bureaus? Antwoord: zie vraag 16-17. 184. § 1.8.1 pag 9 Indien via de makelaar de vacatures worden doorgezet naar de andere bureau´s, op welk moment worden de vacatures dan doorgezet? Antwoord: zie vraag 16-17. 185. § 1.8.1 pag 9 Als we het goed begrijpen worden payroll kandidaten bij de economisch meest voordelige partij ondergebracht. Hoeft dit niet per se de makelaar te zijn? Antwoord: Makelaar krijgt bij transitie wel de payroll kandidaten. 186. § 1.8.4 pag 10 “…maximaal 48 uur de tijd om…”. Gaat ermee u akkoord om deze tekst te veranderen in “… maximaal twee werkdagen de tijd om…”? Antwoord: ja.
187. § 1.9 pag 11 Jullie hebben aangegeven de eerste 26 weken te kiezen voor verloning middels de CAO van de ABU en pas na 26 weken op jullie eigen CAO over te gaan. Geldt dit ook voor de reiskostenregeling? (of wordt hierin vanaf dag 1 de beloning van de gemeentelijke CAO gevolgd?) Antwoord: ja, dat geldt ook voor de reiskostenregeling. 188. § 1.9 pag. 11 Kunt u aangeven hoeveel overuren en hoeveel toeslaguren er per jaar zijn? Kunt u een procentuele verdeling maken van overuren tov toeslaguren? Antwoord: nee. 189.
§ 2.6 pag 15 a) Transitie: wat is de verdeling fase A, B, C? b) de offerte moet in de Nederlandse taal zijn gesteld. Is het een bezwaar is als het verzekeringscertificaat eventueel in het Engels wordt aangeleverd? Antwoord: a) dat fluctueert. b) dat moet beperkt blijven tot het verzekeringsscertificaat. 190. § 2.11 pag 16 Gaan alle lopende flexkrachten per de ingangsdatum van het contract over middels transitie naar de makelaar/goedkoopste aanbieder van het payroll tarief? Antwoord: ja. 191. § 2.11 pag 16 Geldt de overname tevens voor lopende flexkrachten van de 2 overige te kiezen opdrachtnemers? Antwoord: Als de leverancier uit vorige contractperiode weer geselecteerd wordt, dan blijven de flexkrachten op payroll factor bij dezelfde leverancier doorlopen. 192. § 3.2 pag. 18 Het is ons niet duidelijk of wij nu bij de offerte al een verzekeringsbewijs moeten inleveren of pas na gunning zoals in Bijlage 10 (kleine lettertjes) wordt aangegeven. Kunt u hier opheldering over geven? Antwoord: zie vraag 22. 193. § 4.1.a pag 21 De zin: “Opdrachtnemers dienen de extra kosten… …naar rato te dragen”. Het is ons niet duidelijk wat hiermee bedoeld wordt. Hoe wil de gemeente dit meten? Antwoord: Dit wordt gemeten n.a.v. het gerealiseerde omzetdeel, zie ook vraag 10. 194. § 4.1.a pag 21 De zin: “Opdrachtnemers dienen de extra kosten… …naar rato te dragen”. Gaat de opdrachtgever ermee akkoord om dit eruit te halen? Antwoord: Nee, wij vinden een inspanningsverplichting te vrijblijvend, dat heeft het verleden ook bewezen. 195. § 4.2.2 Hier staat dat we akkoord moeten gaan met de laagst aangeboden omrekenfactor Payroll van de gekozen contractpartners: betekent dit dat we akkoord moeten gaan met een factor die een ander bureau geboden heeft? Antwoord: Ja, dit om gelijke kansen voor iedereen te creëren. Zie vraag 161. 196. § 4.4.5 Ziekmelden van flexmedewerkers: vanzelfsprekend kunnen wij flexmedewerkers instrueren dat ze zich tijdig ziek moeten melden en bij wie. Wij kunnen er echter niet voor instaan dat de flexmedewerker dat ook daadwerkelijk altijd op deze wijze doen. Bent u zich hiervan bewust? Antwoord: als flexwerkers zich niet ziek melden, worden ze geacht op hun werkplek aanwezig te zijn. 197. § 4.4.7 en 4.4.8 Klopt het dat er een overlap zit in de vraagstelling bij 4.4.7 en 4.4.8 mbt de administratieve processen? Kunt u aangeven welke administratieve processen u precies bedoelt bij vraag 4.4.7 bij “vereenvoudiging en verbetering” administratieve processen?
Antwoord: nee, er zit geen overlap in. Wij kunnen de tekst niet duidelijker stellen dan dat we al gedaan hebben. 198. § 4.5.2 pag 27 Procesoptimalisering: Wat verstaat u onder digitale facturatie? Graag toelichten. Antwoord: Dat de factuur digitaal wordt verstuurd in het gevraagde bestandstype. 199. Bijlage 9 Aangegeven wordt dat de referentie nader uitgewerkt dient te worden (max 1 A4) met gebruikmaking van het format. Daar wij graag een omschrijving van de opdracht willen toevoegen vragen wij u om het aantal pagina´s te veranderen van 1 A4 naar 2 A4´s (inclusief format) Antwoord: nee, wij houden het beperkt tot 1 A4. 200. Bijlage 13 4.4 vraag 3: De ziekmelding van een fase A flexmedewerker en fase B/C flexmedewerker is verschillend binnen ons ziekteverzuim beleid. Gaat u akkoord dat we hier twee A4 mogen aanleveren? Antwoord: nee, wij houden het beperkt tot 1 A4. 201. Bijlage 13 4.4 vraag 12: Verwacht Opdrachtgever een beschrijving van het proces hoe Opdrachtnemer te werk gaat zodra er een vacature van Opdrachtgever binnen komt? Of verwacht Opdrachtgever concrete acties om kandidaten te werven? Antwoord: beide. 202. Bijlage 14 - Is het de bedoeling dat wij in deze fase al de SLA moeten invullen? Antwoord: De tabel met openstaande percentage dient te worden ingevuld. Bij implementatie zal de SLA voor alle geselecteerde partijen gelijk zijn en in overeenstemming met elkaar worden bepaald. 203. Bijlage 14 - bij selectie punt g: dienen binnen 48 uur… Gaat ermee u accoord om deze tekst te veranderen in “… dienen binnen twee werkdagen…”? Antwoord: ja. 204. Bijlage 14 - bij punt i en k: is niets ingevuld bij %. Hoeveel procent wordt bedoeld? Antwoord: Dit wordt nader bepaald, naar aanleiding van uw voorstel voorzieningspercentage in tabel. 205. Raamovereenkomst: Vakantiekracht: om misverstanden te voorkomen is het aan te raden om de definitie van de ABU CAO over te nemen, d.w.z.: ´Scholieren, studenten en andere studerenden, die in aansluiting op het volgen van onderwijs gedurende de (zomer)vakantie van hun onderwijsinstelling tijdelijk werkzaamheden verrichten, en die niet aansluitend werkzaamheden blijven verrichten in dienst van de uitzendonderneming.´ Stemt u hiermee in? Antwoord: zie antwoord 72. 206. Art. 4.3 De raamovereenkomst kan ontbonden worden als ´Opdrachtnemer niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de raamovereenkomst na te kunnen komen´ -> welke situaties verstaat Opdrachtgever hier onder? Kunnen wij er vanuit gaan dat Opdrachtgever alleen in zeer uitzonderlijke gevallen van ernstige toerekenbare tekortkoming van de kant van Leverancier tot onmiddellijke ontbinding van de overeenkomst over zal gaan? Antwoord: zie antwoord 72. 207. Raamovereenkomst 7.3 Persoonsgegevens? Zie bijlage. Antwoord: zie antwoord 72.
Gaat u akkoord met ons artikel inzake Wet Beschermring
208. Raamovereenkomst 8 en 8.5 Tarieven: op blz. 22 staat dat we CAO/wets- en loonswijzigingen mogen doorvoeren. Kan dat svp in dit artikel opgenomen worden? Antwoord: zie antwoord 72.
209. Raamovereenkomst 9.2 In bestek staat vermeld dat betaling binnen 30 dagen na factuurdatum zal geschieden. Kan dit ook in art. 9.2 worden opgenomen i.p.v. ´na ontvangst van de facturen´? Antwoord: zie antwoord 72. 210. Raamovereenkomst 11.1 Ons is niet duidelijk wat bedoel wordt met: ´zullen de na de einddatum van de aflopende raamovereenkomst eindigende Nadere Ovk-en m.b.t. dezelfde Flexibele Arbeidskracht worden gesloten met de nieuwe Opdrachtnemer.´ Kunt u uitleggen wat dit betekent? Antwoord: zie antwoord 72. 211. Raamovereenkomst 13. Dit artikel is voor ons als beursgenoteerde onderneming moeilijk te accepteren vanwege het feit dat dit niet te overziene risico´s kan inhouden voor ons als Leverancier. Het artikel is tevens niet geschreven voor de dienstverlening ´uitzenden´. Bijgevoegd treft u een tekstvoorstel dat is toegeschreven naar de eisen die u heeft op het gebied van verzekeringen (aansprakelijkheidsformule 30 12 2009). Stemt u hiermee in? Antwoord: zie antwoord 72. 212. Kan er een artikel worden toegevoegd waarin wordt bepaald dat de gemeente vooraf, voor het starten van het contract en aan het begin van ieder jaar, dient aan te geven welke collectieve sluitingsdagen er zijn? Dit in verband met het tijdig kunnen informeren van uitzendkrachten en ter voorkoming van kosten. Antwoord: zie antwoord 72. 213. Deze Inkoopvoorwaarden zijn niet geschreven voor uitzenden en zijn daardoor moeilijk toepasbaar. Daar komt bij dat een groot aantal zaken in de raamovereenkomst is geregeld. Stemt Opdrachtgever ermee in dat de art. 13, 14, 15, 19, 21, 23, 26 niet van toepassing worden verklaard? Antwoord: zie antwoord 72. 214. Art 18.1 Inkoopvoorwaarden Antwoord: zie antwoord 72.
Kunt u aangeven hoe u de tekortkomingen meetbaar maakt?
215. Art 18.1 Inkoopvoorwaarden Antwoord: zie antwoord 72.
Ligt het risico voor een boete alleen bij de makelaar?
216. Art 18.1 Inkoopvoorwaarden opgelegd? Antwoord: zie antwoord 72.
Of worden deze boetes evenredig aan de 3 partijen
217. Art 29. Inkoopvoorwaarden Is het wel toegestaan om de naam van de Gemeente te gebruiken in openstaande vacatures richting potentiële flexkrachten? Antwoord: zie antwoord 72. 218. Pagina 5: U geeft helder aan middels de 5 pijlers hoe u “Anders Werken” ziet. Kunt u toelichten waarom u voor “Anders Werken” heeft gekozen en waarom u voor een integrale verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers kiest? Antwoord: Deze vraag achten wij niet relevant voor de inschrijving. 219. Pagina 5: In de visie schrijft u over gevolgen uit de reorganisatie “Anders Werken”. In welke fase bevindt zich deze reorganisatie op dit moment? Antwoord: Anders werken is nog volop in gang. De organisatieontwikkeling ligt op koers. Grote projecten zoals De Basis op Orde lopen nog. Nieuwe systemen worden geïmplementeerd. 220. Pagina 5 a) Welke gevolgen heeft “Regie op Maat” voor de dagelijkse werkprocessen binnen uw organisatie?
b) Kunt u toelichten over welke maatschappelijke vraagstukken u het heeft bij de Visie Gemeente Leiden punt 2? c) Kunt u toelichten wat u bij de Visie Gemeente Leiden punt 3 verstaat onder vraaggericht werken? d) Kunt u toelichten wat u bij de Visie Gemeente Leiden punt 4 verstaat onder “gewenste resultaten”? e) De term “integraal” komt in het bestek meerdere malen terug. Kunt u toelichten wat u met deze integrale vorm van werken als doelstelling voor ogen heeft en wat u voor eindresultaat wilt bereiken? f) Integraal werken is, zoals u aangeeft, onder andere met een brede blik werken. De visie “kleiner maar beter” geeft ons een onduidelijk beeld van uw gemeentebrede visie. Kunt u, verwijzend naar integraal werken, uw visie op het ambtelijk apparaat “kleiner maar beter” nader toelichten? Antwoord: a. Regie op Maat gaat over de regierol van de gemeente Leiden naar de stad toe. De dagelijkse processen blijven hierbij buiten beschouwing. b. Samenstelling bevolking, huisvesting, werk en inkomen, daklozenproblematiek. c. Vraaggericht vanuit de burger of partners in de stad. d. Uitvoerende taken zoveel mogelijk verzelfstandigen en buiten de gemeentelijke organisatie plaatsen en de gemeentelijke organisatie omvormen tot een regisserende organisatie die onder andere deskundig opdrachtgever is voor de uitvoerende taken. e. Over de grenzen van de eigen afdeling/het eigen team werken, samenwerken om zo tot een beter resultaat op allerlei gebied te komen. f. Een kleiner ambtenaren corps dat door integraal te werken uitstekende resultaten neerzet. Er zijn 32 deelprojecten uitgezet ter verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening. 221. Pagina 5: a) U schrijft “in 2015 moet de gemeente de poort voor de overheid zijn”. Kunt u nader toelichten wat u hiermee bedoelt? b) Wat bedoeld u met “ketenpartners”? Antwoord: a. Dit slaat op het oprichten van het Klanten Contact Centrum. Zie ook antwoord op vraag 290. b. Ketenpartners zijn instellingen en organisaties die deel uitmaken van een specifiek netwerk, samenwerking overheid en partners. 222. Pagina 5: Binnen payroll onderscheiden wij twee soorten dienstverlening. Bij decentrale payroll neemt de opdrachtnemer de dienstverlening met betrekking tot onder andere het inschrijven van flexibele arbeidskrachten, de voorlichting en de identificatie over van de opdrachtgever. Daarnaast kennen wij centrale payroll waarbij de opdrachtgever op basis van een digitale aanmeldset de medewerkers aanmeld en de opdrachtnemer vanuit een centrale locatie de verloning en het juridisch werkgeverschap vorm geeft. Doordat een centrale payrollorganisatie lagere overheadkosten heeft en een uitgeklede dienstverlening biedt zijn de tarieven aanzienlijk scherper. Wenst u een voorstel voor centrale payroll ontvangen? Antwoord: Nee, zoals eerder beschreven zal het merendeel van de payroll “verlengd uitzenden” zijn en de kandidaten die de Gemeente zelf aanlevert, zullen volgens dezelfde factor verrekend worden. 223. a) Wilt u aangeven tot en met welke salarisschaal binnen uw organisatie deze raamovereenkomst zal worden aangegaan. b) Graag ontvangen wij overzicht van alle functies die binnen dit bestek vallen. Kunt u dit op voorhand doorsturen? Antwoord: a) tot schaal 9. b) er staat een niet uitputtend overzicht in § 1.6 van de Uitnodiging tot inschrijving. 224. Pagina 7: Bij de omschrijving van payroll geeft u de situaties aan waarbij er sprake is van payroll. U noemt leverancierswissel en arbeidskrachten die meer dan 520 uur hebben gewerkt. In hoeverre is er bij de gemeente Leiden sprake van eigen werving die via een payroll constructie verloont dient te worden? Antwoord: Dit komt in beperkte mate voor.
225. Pagina 7: Bij de omschrijving van payroll geeft u de situaties aan waarbij er sprake is van payroll. U noemt leverancierswissel en arbeidskrachten die meer dan 520 uur hebben gewerkt. Naar aanleiding van de informatie dat slechts 25% van de flexibele arbeidskrachten via de huidige partners werkzaam zijn denken wij door een transitie van de huidige flexpopulatie een grote kostenbesparing te kunnen realiseren. a) Kunt u een inschatting geven van het volume van flexibele arbeidskrachten dat in aanmerking komt voor transitie na leverancierswissel? b) Kunt u aangeven hoe u informatie omtrent deze transitie terug wilt zien in de aanbieding? Antwoord: a) nee, dat fluctueert; b) de transitieprocedure staat beschreven in het bestek. Er wordt in de inschrijving geen specifieke informatie van inschrijver verwacht. 226. Pagina 7: Bij de omschrijving van payroll geeft u de situaties aan waarbij er sprake is van payroll. U noemt de ABU en NBBU CAO. Wij zijn een payroll dienstverlener die op basis van de Payroll CAO (VPO CAO) payrollmedewerkers verloont. Deze vorm van dienstverlening heeft sinds 2006 een aparte status (zie www.vpo.nu) en is voortgekomen uit de ABU CAO, de uitzend CAO. De Payroll CAO heeft geen uitzendbeding maar enkel contracten voor bepaalde tijd. Daarnaast voorziet de Payroll CAO naast de personeels- en salarisadministratie ook het juridisch werkgeverschap. Is dit het soort payroll dat de gemeente Leiden zoekt en wilt u deze dienstverlening terug zien in onze aanbieding? Antwoord: Wij zoeken geen afzonderlijke payrolldienstverlener. 227. Pagina 8 Kunt u aangeven per welke datum de gemeente Leiderdorp en de gemeente Zoeterwoude zullen participeren in de raamovereenkomst? Antwoord: Zoeterwoude per direct, zie verder vraag 98, 124 en 169. 228. Pagina 8 Uw doelstelling is om met 3 partijen per gemeente een raamovereenkomst te sluiten en waarvan één partij als makelaar benoemd wordt. Op basis van welke criteria wordt de makelaar geselecteerd? Antwoord: zie vraag 14 en 174. 229. Pagina 8 U geeft aan dat de aanbestedende dienst voornemens is om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met drie partijen. Betekent dit dat u met maximaal 9 partijen een raamovereenkomst aan gaat verdeeld over de drie gemeenten? Kunt u dit toelichten? Antwoord: zie vraag 15. 230. Pagina 8 a) U geeft aan dat specialistische en managementfuncties in loonschaal 9 of hoger buiten de reikwijdte van het bestek vallen. Mogen wij aannemen dat alle niet specialistische en niet managementfuncties en specialistische en managementfuncties tot en met schaal 8 wel binnen dit bestek en het contract vallen? Zo nee, hoe moeten wij dit dan wel interpreteren? b) Welke functieprofielen worden structureel uitgezet/aangevraagd binnen de gemeenten? Antwoord: a) ja; b) in het bestek is een niet uitputtende specificatie gegeven. 231. Pagina 8: U schrijft: ‘De inlenende afdeling Realisatie en Beheer heeft voor haar vaste medewerkers een VCA-certificaat nodig. Opdrachtgever hecht belang aan een passend alternatief voor de Flexibele Arbeidskrachten’. Wat bedoelt u precies met “passend alternatief”? Antwoord: zie vraag 126. 232. Pagina 8: a) U geeft een inschatting van de omvang van de waarde van de aanbestedende dienst. Is deze omvang enkel gebaseerd op gemeente Leiden of is dit inclusief de omvang van gemeente Leiderdorp als de gemeente Zoeterwoude? b) Indien de omvang van de waarde van de aanbestedende dienst alleen Leiden betreft, hoe is
dan in percentage uren en omzet en in de verhouding uitzenden en detacheren voor de gemeenten Leiderdorp en Zoeterwoude? Antwoord: in het bestek is duidelijk aangegeven dat het om de omvang van de drie gemeenten gaat. Zie ook vraag 25. 233. Pagina 9: U geeft aan 90% uit te geven aan Uitzenden en 10% aan Detacheren. Kunt u ook aangeven hoeveel % payrolling voor komt? Antwoord: 3-5%. 234. Pagina 9: “Momenteel wordt er slechts 25% van de totale kosten aan de huidige contractpartners uitgegeven”. Kunt u aangeven waarom er slechts 25% bij de huidige contractpartners wordt besteed? Antwoord: zie vraag 314 235. Pagina 9: Zijn de genoemde bedragen inclusief of exclusief BTW? Antwoord: exclusief BTW. 236. Pagina 9: U geeft aan de u voor de komende contractperiode een dienstverlening wilt inkopen die meer afgestemd is op uw wensen en behoeften, zodat er meer overzicht is om de dienstverlening te managen om zo minder inkoop bij niet geselecteerde contractpartners te creëren. Kunt u toelichten welke acties u al ondernomen heeft en gaat ondernemen om dit te effectueren? Antwoord: De actie is deze aanbesteding. 237. Pagina 9: Opdrachtgever wenst te werken met een Makelaar, die een coördinerende rol neemt naar de overige twee Opdrachtnemers en een coördinerende rol neemt naar Opdrachtgever. a) U geeft aan dat een makelaar een coördinerende rol heeft zowel naar de andere contractpartners als naar de gemeente. Wat wenst u nog meer, naast de genoemde punten, van een makelaar in de samenwerking? b) Als de situatie zich voordoet dat de makelaar direct kan voorzien in de vraag, ziet u dit dan als uitstekende dienstverlening of ontvangen alle opdrachtnemers de zelfde rechten om aan de vraag te voldoen? c) Hoe ziet uw huidig makelaarsmodel eruit? d) Welke kostenbesparing wenst u te effectueren door de inzet van een makelaar? e) Welke wensen heeft u omtrent het makelaarsmodel van een Opdrachtgever? Antwoord: a) alles staat beschreven in het bestek; b) zie ook vraag 177 en 312; c) we werken nu niet met een makelaar; d) is niet in geld uitgedrukt; e) zie bestek. 238. Pagina 10: Voor ad-hoc aanvragen, waarbij er behoeft is aan een zeer snelle tewerkstelling, dienen binnen 4 uur geschikte kandidaten aangeleverd te worden. a) Hoe vaak is er in 2009 een ad-hoc aanvraag voorgekomen? b) Welke functies betreft een ad-hoc aanvraag voornamelijk? Antwoord: a) zeer regelmatig; b) de vuilinzamelaars en in mindere mate de groenwerkers. 239. Pagina 10: “In het contract wordt rekening gehouden met een “proefperiode” van 2 werkdagen. Dat betekent dat, wanneer een kandidaat na twee werkdagen niet blijkt te voldoen, deze kan worden opgezegd en voor deze twee werkdagen voor 50% wordt doorberekend”. Bij payroll is de werving en selectie gedaan door opdrachtgever. Het lijkt ons daarom niet reëel om deze kosten bij een payroll kandidaat door te belasten. a) Gaat u ermee akkoord dat dit komt te vervallen voor payroll? b) Wij zijn een centraal ingerichte payroll dienstverlener die vanuit één locatie in Nederland
opereert. Vanwege het ontbreken van een vestigingennetwerk en onze korte processen kunnen wij onze payroll producten goedkoop aanbieden en een kostenbesparing realiseren voor de gemeente Leiden.Kunt u akkoord gaan met deze vorm van payroll? c) Kunt u aangeven wat het volume aan payroll is in de aanbesteding? Antwoord: a) de proefperiode geldt alleen voor flexkrachten; b) wij zoeken geen aparte payrolldienstverlener; c) 3-5%. 240. Pagina 15: Indien een offerte wordt ingezonden door een combinatie van aanbieder dienst ieder lid een verklaring te ondertekenen en hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden. Indien wij als combinatie inschrijven, dienen wij dan zelf deze verklaring op te stellen? Antwoord: ja, met gebruikmaking van bijlage 7. 241. Pagina 15: ‘Combinaties moeten duidelijk aangeven en bevestigen door overlegging van bewijsstukken welke partij als penvoerder en contactpartij optreedt’ Welke bewijsstukken wilt u terug zien? Antwoord: zoals aangegeven op pagina 15. 242. Pagina 15: “De Aanbieder mag slechts één keer inschrijven. In het geval van inschrijving in een combinatie of onderaanneming is het niet toegestaan dat combinanten, hoofdaannemers of onderaannemers zich naast deze inschrijving afzonderlijk, met een andere combinatie of als hoofd- of onderaannemer inschrijven voor deze aanbesteding”. Wij zijn voor alle labels van onze Holding verantwoordelijk voor de centrale payroll dienstverlening. Wij willen graag alle labels de mogelijkheid bieden om gebruik te maken van deze dienstverlening. Kunt u ermee akkoord gaan dat wij binnen de holding met meerdere labels inschrijven als onderaanneming? Antwoord: nee, daar kunnen wij niet mee akkoord gaan. Conform de letterlijke tekst is het niet toegestaan. Zie ook vraag 103. 243. Pagina 17: Kunt u aangeven hoe zal worden omgegaan met flexibele arbeidskrachten die ten tijde van dit aanbestedingtraject te werk zijn gesteld, waarbij u de garantie afgeeft dat deze flexibele arbeidskrachten de volledige 1040 gewerkte uren mogen volbrengen? Dit zou dus kunnen betekenen dat bij ingang gunning flexibele arbeidskrachten nog 9 maanden via een andere leverancier doorwerken. Klopt dit? Antwoord: nee, na 520 uur gaan ze in transitie. 244. Pagina 18: Kunnen wij ervan uitgaan dat u ons jaarverslag als externe bijlage bijgevoegd wilt zien? Antwoord: nee, mag ook accountantsverklaring zijn plus het NEN-4400-01 certificaat. Zie bestek § 3.2.4. 245. Pagina 19: U schrijft dat bij het niet voldoen van een eis de offerte terzijde zal worden gelegd. Kunt u toelichten of het geven van een motivatie bij het niet voldoen van een eis invloed heeft op het niet verder beoordelen van de offerte? Antwoord: niet voldoen is niet voldoen. 246. Pagina 19: U geeft aan dat er mogelijkheden bestaan om een beoogde implementatie succesvol te laten verlopen, deze in een bijlage separaat benoemd kunnen worden. Geldt dit ook voor een migratieplan? Antwoord: wij vragen geen migratieplan. 247. Pagina 21: U stelt “Opdrachtnemers dienen extra kosten die de opdrachtgever kwijt is door bijvoorbeeld de voorziening van een aanvraag van een soortgelijke organisatie naar rato te dragen. Dit geldt alleen voor aanvragen die door een soortgelijk uitzendbureau zijn voorzien.” De interpretatie van deze zin kan breed genomen worden. Kunt u toelichten wat u hiermee bedoeld? Antwoord: Wij bedoelen het ook breed.
248. Pagina 21: U schrijft dat bij opzegging van een Nadere Overeenkomst voor onbepaalde tijd schriftelijk dient te geschieden met inachtneming van 2 maanden. Kandidaten met een overeenkomst voor onbepaalde tijd zijn in dienst van de gemeente Leiden. Graag zien wij een toelichting op deze stelling. Antwoord: Uw vraagstelling is onduidelijk. Wij begrijpen niet wat in dit verband met de tweede zin bedoeld wordt. 249. Pagina 21: Tussentijdse opzegging korter dan 3 maanden is niet mogelijk, bij langer dan 3 maanden geldt een opzegtermijn van 1 maand. Kunt u aangeven in welke situatie (arbeidsvorm) dit geldt? Antwoord: Aan het gestelde onder § 4.1.1.b. kunnen wij niets toevoegen. 250. Pagina 21: U geeft aan dat bij bepaalde en onbepaalde arbeidsovereenkomsten tijdens de opgenomen proeftijd deze arbeidsovereenkomst beëindigd kan worden. Wordt rekening gehouden met de eerdergenoemde opzegtermijnen? Antwoord: Wij houden ons aan de gestelde opzegtermijnen. 251. Pagina 23: a) De gemeentebrede taakstelling geeft aan dat digitalisering van het facturatieproces de voorkeur heeft. Op deze wijze worden kosten bespaard en wordt er efficiënter gewerkt. Kunt u toelichten waarom u de keuze heeft gemaakt voor een documentvorm van de facturatie? b) Is de gemeente zich ervan bewust dat indien u 4-4-5 wekelijks gefactureerd wenst te worden dat u te maken krijgt met gebroken weken bij factuurcontrole? c) Gaat u ermee akkoord dat wij u 4-wekelijkse facturaties zenden? d) Het vermelden van een omrekenfactor op de factuur is niet gebruikelijk en standaard niet mogelijk. Kunt u instemmen met het weglaten van dit item op de factuur? e) Staat de gemeente ook open voor een digitale uren facturatie en registratie? Antwoord: a) Uw vraag is onduidelijk. Op zich zijn wij voorstander van digitale facturen indien aan de voorwaarden voldaan wordt. b) Wij weten niet waar u de gebroken weken vandaan haalt. c) nee, zie vraag 125. d) nee, wij vinden dat de omrekenfactor een essentieel onderdeel vormt voor de factuurcontrole. e) ja. 252. Pagina 23: a) Om te zorgen voor een tijdige en inhoudelijk volledige aanlevering van de rapportages vernemen wij graag of en welke consequenties verbonden worden aan een partij die niet aan de gestelde eisen voldoet. b) Wat bedoeld u met “digitale vorm” ? Antwoord: a) Die opdrachtnemer zullen we daarop aanspreken; b) inzending per e-mail. 253. Pagina 25: Kunt u aangeven wie vanuit iedere deelnemende gemeente aanspreekpunt zal zijn ten behoeve van de communicatiematrix? Hiermee bedoelen wij wie op strategisch, tactisch en operationeel niveau aanspreekbaar is. Antwoord: Dit zal nader ingevuld worden in de contractbespreking. 254. Pagina 25: “Tevens wordt digitaal een kopie van het identiteitsbewijs en een verblijfs/tewerkstellingsvergunning verstrekt aan de aangewezen contactpersoon”. In geval van payroll is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de werving en selectie van de medewerker. Kunt u ermee akkoord gaan dat bovenstaande vervalt voor payroll? Antwoord: zie vraag 102. 255. Pagina 25: “CAO fasering op de opdrachtbevestiging”. Standaard kunt u op onze opdrachtbevestiging de status van de flexibele arbeidskracht terug
vinden (uitzenden/detacheren). In hoeverre heeft u aanvullende wensen omtrent de vermelding van de CAO fasering op de opdrachtbevestiging? Antwoord: Wij hebben thans geen andere eisen/wensen dan genoemd onder § 4.4.3. 256. Pagina 25: “De Opdrachtnemer dient voor aanvang van de werkzaamheden de Flexibele Arbeidskracht voldoende te informeren omtrent de arbeidsomstandigheden, de risico’s en aard van de werkzaamheden”.In geval van payroll is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de werving, selectie en het informeren van de medewerker. Kunt u ermee akkoord gaan dat bovenstaande vervalt voor payroll? Antwoord: ja. 257. Pagina 25: “De Opdrachtnemer zorgt ervoor dat Flexibele Arbeidskrachten zich ziek melden bij de Opdrachtgever en Opdrachtnemer, verzorgt de begeleiding en voert de relevante sociale wetgeving uit. De Opdrachtnemer neemt het initiatief richting Opdrachtgever of en zo ja op welke termijn vervanging gewenst is. a) Graag toelichten wat het beleid van de organisatie is omtrent ziekteverzuim”. Bij payroll is er geen sprake van werving en selectie. Bij ziekte kan de payroll onderneming niet gevraagd worden om vervanging te regelen. b) Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: a) Is niet relevant voor de aanbesteding. b) Indien het een aangedragen kandidaat van de Gemeente is mag er vervanging op verzoek geregeld worden, echter geen noodzaak. Bij “verlengd uitzenden” geldt dezelfde dienstverlening als regulier.
258. Pagina 26: a) Hoe ziet uw huidig intern opleidingsplan eruit (vraag 9)? b) Wat is de omvang in uren flexibele arbeidskrachten/detacheringkrachten als het gaat om inhuur bij specialistische bureaus (vraag 12)? c) Welke functies worden uitgezet bij deze specialistische bureaus (vraag 12)? Antwoord: a) is voor de aanbesteding niet relevant. b) Dit is niet bekend, het volume van de specialistische bureau’s zit voor een deel in het opgegeven volume, echter hebben wij zoveel mogelijk buiten het opgegeven volume gehouden. c) heel divers. 259. Pagina 26: U geeft aan dat binden van geschikte kandidaten een belangrijk onderwerp is voor de gemeente. De VPO CAO zorgt voor een eenduidige beloning van alle medewerkers (inclusief flex) doordat er 10 emolumenten worden meegenomen uit de CAO van de opdrachtgever in plaats van de 6 emolumenten die genoemd worden in paragraaf 1.9 Beloningsregeling/arbeidsvoorwaarden. Graag vernemen wij of u deze dienstverlening wilt terug zien in onze aanbieding?Zo ja, hoe wilt u deze dienstverlening terug zien in de aanbieding? Antwoord: Wij wensen voor payroll dezelfde dienstverlening en willen niet uitgaan van de VPO CAO. 260. Pagina 28: a) Kunt u beargumenteren waarom u wel/geen gebruik wenst te maken van een inhouse aanwezigheid van een makelaar? b) Met welk automatiseringssysteem werken de gemeenten momenteel? c) Maakt u momenteel gebruik van een digitaal inhuurproces? Zo nee, waarom niet? Zo ja, welke? d) Hoe gaat u momenteel om met de urenregistratie voor flexibele arbeidskrachten? e) Kunt u aangeven welke procedure/werkwijze voor u wenselijk is en hoe u dit vorm wilt geven? Antwoord: a) Onze keus is om dat niet te doen; b) niet relevant voor de aanbesteding; c) nee, omdat wij nog niet zo ver zijn; d) werkbriefjes worden afgetekend en dienen voor de factuurcontrole;
e) wij willen naar een digitale vorm toe. 261. Pagina 28: U schrijft dat u graag de visie van de Opdrachtnemer omtrent de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt ontvangt. a) “Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt” kan men breed interpreteren. Graag zien wij een nadere toelichting van wat u verstaat u onder “de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt”. Antwoord: dat spreekt voor zich. 262. Pagina 35: Indien wij inschrijven als combinatie/onderaanneming dienen wij van alle bedrijven ook een omschrijving toe te voegen. Kunnen wij ervan uitgaan dat per Aanbieder (als combinant/onderaannemer/ hoofdaannemer) maximaal 2A4 bestedingsruimte is? Antwoord: ja. 263. Pagina 36: Als onderdeel van een solide beursgenoteerde uitzendonderneming ontvangen wij van onze accountant een geconsolideerde concernverklaring. Mogen wij aannemen dat deze concernverklaring voldoet? Antwoord: nee, een geconsolideerd concernverklaring van de accountants zegt niets over de inschrijvende partij zelf. 264. Pagina 39: Wij willen uiteraard gehoor geven aan de voorkeur die u aangeeft een financiële verklaring te willen ontvangen van na 1 januari 2010. Gezien het korte tijdsbestek vernemen wij graag of een meest recente financiële verklaring ook volstaat. Antwoord: Wij vragen een recente kopie, bij voorkeur afgegeven na 1 januari 2010. Certificaat moet in ieder geval aan het 6 maanden criterium voldoen. 265. Pagina 47: Algemene vraag) Hoe gaat u contractlekkage tegen? Wij bedoelen hiermee het uitzetten van vacatures bij een ander dan de contractpartij door bijvoorbeeld afdelingsmanagers. Ad a) U geeft aan dat u contractpartners bij het niet kunnen voorzien in een vacature specifieke wervingsacties dienen in te zetten. Graag vernemen wij uw argumentatie voor het wel/niet open staan voor instroom uit andere branches of het aanspreken van andere doelgroepen. Ad b) Welke acties zult u ondernemen indien een partij zich niet aan deze werkprocedure houdt? Ad h) Om ervoor te zorgdragen dat wij een adequate vervulling van de uitstaande vacature kunnen garanderen laat ons werving & selectieproces zien dat wij uw organisatie beter willen leren kennen. Dit houdt in dat wij de verschillende bedrijfsonderdelen zullen spreken en op regelmatige basis in overleg gesprekken zullen voeren. Graag vernemen wij of de gemeenten hiermee akkoord gaan Ad k) Kunt u inzicht geven in de extra kosten die momenteel gemaakt worden bij het uitzetten van een aanvraag/vacature? Antwoord: algemene vraag) zie vraag 182; ad a) is naar keuze opdrachtnemer; ad b) op welke werkprocedure doelt u? ad h) hierover kunnen in de contractfase nadere afspraken gemaakt worden; ad k) nee. 266. Pagina 48: Ad h-j) Hoe zullen de gemeenten toezien op de naleving hiervan? Wat verstaat u onder “opleidingsplan” ? a)Voor welke functies maakt u momenteel gebruik van poolmanagement? b) Hoe ziet uw poolplanning er momenteel uit? c) Kunt u frequentie van onregelmatige uren in de avonden en in de weekenden toelichten waarin gebruik gemaakt wordt van flexibele arbeidskrachten? Antwoord: ad h-j) De bedoeling is dat de gemeenten zich ook aan de afspraken houden. Opleidingsplan is ontwikkelings- en scholingsplan; a) Wij maken nu geen gebruik van poolmanagement. b) Wij werken nu niet met een pool;
c) Dat is nu nog niet aan te geven.
267.
Pagina 49: a) Graag ontvangen wij de opgegeven functies voor het inzien van de benodigde vaardigheden die belangrijk zijn voor de gemeente(n). Hoe groter de arbeidspool is en de manier waarop deze pool onder enkele bedrijven/gemeenten is verdeeld, hoe flexibeler deze is voor uw gemeente. b) Wenst u dat wij exclusief een arbeidspool voor u formeren of kan dit ook een arbeidspool zijn die wij inzetten bij diverse gemeenten of bedrijven? De punten waarop de beoordeling zal plaatsvinden op de genoemde momenten, zijn niet meetbaar voor ons. Wij weten niet wanneer een element voldoende is voor u. c) Oftewel; op welke manier bepaalt u of de punten voldoende of onvoldoende worden beoordeeld? Antwoord: a) is niet beschikbaar. Gewenste vaardigheden zullen in de aanvragen opgenomen worden. b) dat hoeft niet specifiek voor de gemeente Leiden te zijn. c) zie vraag 6. 268. Pagina 54: In de raamovereenkomst en de inkoopvoorwaarden dienstverlening van de gemeente Leiden wordt de indruk gewekt dat de Opdrachtgever zich met deze overeenkomst en bijbehorende voorwaarden confirmeert aan een resultaatsverplichting. Derhalve verzoeken wij deze veronderstelling te voorkomen. In deze overeenkomst en bijbehorende voorwaarden dient te worden opgenomen dat de Opdrachtnemer zich naar beste kunnen zal inspannen om voldoende gekwalificeerd personeel te werk te stellen. Kunt u akkoord gaan met het bovengenoemde, waarmee de vermelding “resultaatsverplichting” vervalt. Antwoord: zie antwoord 72. 269. Artikel 4.2 Raamovereenkomst: Kunt u akkoord gaan met de toevoeging: “ Er is niet eerder sprake van een toerekenbare tekortkoming dan nadat Opdrachtgever Opdrachtnemer een redelijke termijn heeft gegund om alsnog naar behoren na te komen”. Antwoord: zie antwoord 72. 270. Artikel 4.3 Raamovereenkomst: U schrijft “Opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Raamovereenkomst na te kunnen komen “. Kunt u akkoord gaan met het laten vervallen van deze formulering aangezien dit een onwenselijke formulering betreft evenals dat de uitleg uiterst willekeurig is. Antwoord: zie antwoord 72. 271. Artikel 8.3 Raamovereenkomst: Worden de reiskosten ook na 26 weken nog vergoed en zal dit plaatsvinden op de reiskostenvergoeding van de gemeente? (inlenersbeloning)? Antwoord: zie antwoord 72. 272. Artikel 8.1 en 8.5 Raamovereenkomst: Het verdient de voorkeur hier andere afspraken over te maken. Aangezien wij als werkgever rekening moeten houden met wijzigingen in de lonen bijvoorbeeld op grond van de CAO voor Uitzendkrachten (ABU). Wij zullen deze jaarlijks schriftelijk communiceren met de gemeenten, maar dienen als organisatie breed gehoor te geven aan de jaarlijkse loonsverhogingen. Antwoord: zie antwoord 72. 273. Artikel 8.4 Raamovereenkomst: Hoe ziet de reiskostenregeling van de gemeente eruit? (indien er verschillen zijn in de regelingen tussen Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude graag deze aangeven). Antwoord: zie antwoord 72. 274. Artikel 11 Raamovereenkomst: a) Heeft u met huidige leveranciers overname fees bepaald in huidige contractafspraken? b) Kunt u aangeven hoeveel flexibele arbeidskrachten er overgenomen moeten worden?
c) Hebben deze flexibele arbeidskrachten een contract voor bepaalde tijd? d) Zitten er ook medewerkers tussen met een contract voor onbepaalde tijd? e) Graag zien wij een toelichting van uw definitie van Nadere Overeenkomst Antwoord: zie antwoord 72. 275. Artikel 13 Raamovereenkomst: Aangezien de gemeente leiding en het toezicht heeft ten aanzien van de flexibele arbeidskrachten kunnen wij niet ingrijpen als zich een schadeveroorzakende gebeurtenis voordoet. Dit brengt met zich mee dat wij ons niet voor door de flexibele arbeidskrachten aan de opdrachtgever of derden toegebrachte schade kunnen verzekeren, evenals voor alle eventueel door de flexibele arbeidskrachten bij de opdrachtgever geleden schade. Vraag 1 Nu de gemeente de leiding en toezicht heeft over de kandidaat zal, normaliter, de verzekering van de gemeente wel dekking geven. Kunt u ons aangeven in hoeverre de verzekering van de gemeente dekking heeft voor schade veroorzaakt door de flexibele arbeidskracht en/of toegebracht aan de lijf en eigendommen van de flexibele arbeidskracht? Normaliter worden op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten die onze uitzendorganisatie sluit, de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Deze voorwaarden vormen de basis voor de aansprakelijkheidsverzekering van onze uitzendorganisatie. Hier is bewust voor gekozen, nu het niet mogelijk is je tegen alle eventuele schade voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van flexibele arbeidskrachten te verzekeren. Reden hiervoor is dat de opdrachtgever leiding en het toezicht heeft ten aanzien van de flexibele arbeidskracht(en), zodat onze uitzendorganisatie niet kan ingrijpen als zich een schadeveroorzakende gebeurtenis voordoet. Antwoord: zie antwoord 72. 276. Artikel 13 Raamovereenkomst: Vraag 2: Graag gaan wij na de gunning in gesprek met gemeente Leiden (Leiderdorp en Zoeterwoude) om een op maat gemaakte samenwerkingsovereenkomst voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten op te stellen. Gaat u akkoord met een tekstvoorstel ten behoeve van aansprakelijkheid: 1) Opdrachtgever is in beginsel aansprakelijk voor door de flexibele arbeidskrachten veroorzaakte en/of geleden schade, ongeacht of dit directe of indirecte schade betreft, en zal Opdrachtnemer en de aan haar gelieerde ondernemingen terzake vrijwaren. 2) Opdrachtnemer kan aansprakelijk worden gehouden voor directe schade die Opdrachtgever lijdt als gevolg van enige toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen op grond van de tussen partijen gesloten overeenkomst, niet zijnde de verplichtingen zoals deze op de flexibele arbeidskrachten rusten. 3) Iedere eventuele aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot het door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever in rekening te brengen tarief voor de uitvoering van de desbetreffende opdracht, zulks voor het overeengekomen aantal arbeidsuren en de overeengekomen duur van de opdracht tot een maximum van nader in te vullen: aantal maanden. 4) Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, is in alle gevallen uitgesloten. Het door Opdrachtnemer maximaal uit te keren bedrag zal nimmer meer bedragen dan € nader in te vullen: bedrag en gaat in geen geval het door haar verzekering uit te keren bedrag te boven. Antwoord: zie antwoord 72. 277. De algemene inkoopvoorwaarden dienstverlening van de gemeente Leiden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, offertes en aanbiedingen met betrekking tot de inkoop van zaken alsmede met betrekking tot het doen verrichten van diensten. De voorwaarden zijn daardoor vrij generalistisch en zijn niet specifiek geschreven voor het ter beschikking stellen van flexibele arbeidskrachten. Ons inziens werkt dit zeer verwarrend en wij raden dan ook aan de artikelen die in het geheel niets van doen hebben met uitzending expliciet niet van toepassing te verklaren. Gaat u akkoord met het niet van toepassing verklaren of het aanbrengen van een wijziging in de
volgende artikelen; Artikel 3. Garanties van de Opdrachtnemer Het is wenselijk deze bepaling niet van toepassing te laten verklaren. Gaat u akkoord een nieuwe bepaling te formuleren waarin “garandeert dat” wordt vervangen door “zal zich er tot het uiterste toe inspannen”?. Antwoord: zie antwoord 72. 278. Artikel 5. Vervanging personen die belast zijn met de uitvoering van diensten 5.1 en 5.2 U geeft aan dat vervanging van personen die belast zijn met de uitvoering van diensten slechts bij uitzondering of niet zonder voorafgaande toestemming zal plaatsvinden. Hoe zal de gemeente hiermee omgaan indien de flexibele arbeidskracht zijn/haar dienstverband beëindigd Antwoord: zie antwoord 72. 279. 5.4 Inkoopvoorwaarden: Gaat u akkoord deze bepaling aan te passen en een eventuele nieuwe bepaling meer specifiek te formuleren door “stelt (....) beschikbaar” te vervangen voor “spant zich er tot het uiterste toe in (…) beschikbaar te stellen”? Antwoord: zie antwoord 72. 280. Artikel 11. Geheimhouding In artikel 11.3 is opgenomen dat Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de naleving van de geheimhoudingsregels door de flexibele arbeidskrachten. Wij kunnen geen aansprakelijkheid voor de schending van de geheimhouding van de flexibele arbeidskracht aanvaarden. De gemeente heeft de feitelijke leiding en het toezicht ten aanzien van de flexibele arbeidskracht. De Opdrachtnemer kan dus niet ingrijpen als zich een schadeveroorzakende gebeurtenis voordoet. Vraag 1 Is het correct dat inbreuken door de flexkracht op dit artikel niet onder de werking van dit artikel vallen? Vraag 2 Wij achten het daarom wenselijker dat de gemeente zelf een geheimhoudingsovereenkomst aangaat met de betreffende flexibele arbeidskrachten. Kunt u instemmen met deze wijziging? Vraag 3 Wilt u dat wij bemiddelen in het tot stand komen van een geheimhoudingsovereenkomst tussen de gemeente en de flexibele arbeidskracht ? Antwoord: zie antwoord 72. 281.
Artikel 12 Inkoopvoorwaarden: Beveiliging
12.1 In deze bepaling is opgenomen dat het een op de Opdrachtnemer rustende verplichting is er op toe te zien dat de flexibele arbeidskrachten de regels omtrent de veiligheid en de beveiliging in acht neemt, hetgeen niet voor de hand ligt, aangezien de gemeente leiding en toezicht heeft over de flexibele arbeidskrachten. Het is daarom wenselijker als de gemeente terzake zelf afspraken maakt met de flexibele arbeidskracht. In dit kader is bovendien in het bestek (pagina 25) opgenomen dat opdrachtnemer moet zorgdragen voor het opstellen van een informatieboekje. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: zie antwoord 72. 282. 12.3 Inkoopvoorwaarden: U geeft aan “Opdrachtgever kan op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek de inzet van het betrokken personeelslid bij de uitvoering van de Overeenkomst zonder opgave van redenen weigeren”. Het zonder opgave van redenen weigeren
van flexibele arbeidskrachten lijkt ons niet wenselijk reden waarom wij daar na een eventuele gunning nadere afspraken over willen maken. Kunt u hiermee akkoord gaan? Antwoord: zie antwoord 72. 283. Artikel 15. Inkoopvoorwaarden: Betaling en controle Omdat wij werken met werkweken en onze flexibele arbeidskrachten ook per week uitbetalen, factureren wij wekelijks. Als we gehoor geven aan uw betaaltermijn van 45 dagen, betekent dit dat, facturen ongeveer 75 dagen openstaan alvorens ze betaald worden. Dit is voor ons niet wenselijk. Kunt u akkoord gaan met weekfacturen en betaling binnen 30 dagen zoals door u genoemd in het conceptraamovereenkomst onder artikel 9? Antwoord: zie antwoord 72. 284. 15.3 t/m 15.5 Inkoopvoorwaarden: Als onderdeel van een solide beursgenoteerde onderneming worden wij elke drie maanden gecontroleerd volgens de NEN richtlijnen. De genoemde bepalingen zijn derhalve niet wenselijk. Kunt u akkoord gaan deze bepaling niet van toepassing laten verklaren? Antwoord: zie antwoord 72. 285. Artikel 16. Inkoopvoorwaarden: Voorschot In deze bepaling wordt een kredietinstellingsgarantie oftewel een bankgarantie verlangd hetgeen onwenselijk is. Onze uitzendorganisatie is onderdeel van een solide beursgenoteerde onderneming die NEN gecertificeerd is. Het afgeven van een bankgarantie is derhalve overbodig. Gaat u akkoord deze bepaling niet van toepassing te laten verklaren. Antwoord: zie antwoord 72. 286. Artikel 18. Inkoopvoorwaarden: Boete In dit artikel is een boete opgenomen die Opdrachtgever verschuldigd is indien de dienstverlening niet tijdig of naar wens van de gemeente wordt verricht en dit toerekenbaar is. Aangezien wij geen garantie kunnen geven maar ons slechts tot het uiterste kunnen inspannen de diensten te leveren, vragen wij of u akkoord kunt gaan het volledige artikel 18 niet van toepassing te laten verklaren. Antwoord: zie antwoord 72. 287. Artikel 19. Inkoopvoorwaarden: Aansprakelijkheid 19.3 Acht u het redelijk dat de (eventuele wederzijdse) aansprakelijkheid zich slechts uitstrekt tot directe schade en dat partijen wederzijds niet gehouden zij tot vergoeding van indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie? Antwoord: zie antwoord 72. 288. Artikel 21. Inkoopvoorwaarden: Ontbinding en opzegging 21.5 Als Opdrachtnemer is genoemde bepaling onredelijk. De gemeente dient van tevoren schriftelijk te hebben omschreven en Opdrachtgever de gelegenheid te hebben geboden de aangemerkte gronden waarvan de gemeente de overeenkomst wenst op te zeggen te bespreken danwel te corrigeren. Stemt u in deze bepaling niet van toepassing te verklaren? Antwoord: zie antwoord 72. 289. Artikel 25. Inkoopvoorwaarden: Verzekering 25.2 en 25.3 Wij wijzen er op dat de verzekeringsovereenkomst niet kan worden gewijzigd op grond van dit artikel. Dit is voor onze onderneming derhalve een zeer onwenselijke bepaling. Gaat u akkoord deze bepalingen niet van toepassing te verklaren. Antwoord: zie antwoord 72. 290. 1.3 Aanbestedende dienst / Klanten Contact Center U benoemt uw wens invulling te willen geven aan een Klant Contact Center met een eventuele participatie van de contractpartner(s). Graag ontvangen wij uw visiedocument (eventueel naar aanleiding van Project Antwoord) ten behoeve van het Klant Contact Center. Antwoord: Uit het oogpunt van klantgerichtheid, een van de kerncompetenties die gelden in de gemeente Leiden is besloten een KlantenKontactCentrum op te richten Dit houdt o.a. een 1-loket
functie in voor alle burgers van Leiden. Het KCC is er nog niet. De voorbereidingen zijn in volle gang. De verwachting is dat in 2011 alle servicepunten bij elkaar zijn gehuisvest en een eerste slag kan worden gemaakt. 291. Pagina 8: U wenst (interim) managementfuncties en complexe en/of specialistische functies elders te betrekken. Kunnen wij er van uit gaan dat dit functies betreft boven schaal 8? Zo nee, kunt u aangeven welke functies hieronder vallen en kunnen we daar de functieprofielen van krijgen? Antwoord: In § 1.6 staat aangegeven dat specialistische en managementfuncties in loonschaal 9 of hoger buiten de reikwijdte van dit bestek vallen. 292. Pagina 8: De gemeente Leiderdorp start de raamovereenkomst zodra de lopende contracten zijn geëindigd. Wanneer eindigen de contracten van de huidige leveranciers? Antwoord: zie vraag 34, 98, 124, 169. 293. Pagina 8: U wenst facturering op maandbasis. Dit is niet mogelijk voor een uitzendbureau omdat haar administratieve processen op werkweken zijn ingericht. De opdrachtgever krijgt aan het einde van elke week een door de uitzendkracht ingevuld urenverantwoordingsformulier ter inzage en ter ondertekening. Op basis daarvan wordt de uitzendkracht verloond en de factuur opgesteld. Facturering is daarom mogelijk op weekbasis dan wel op basis van twee tot vier weken. Dit laatste geschiedt doorgaans tegen hogere tarieven in verband met de voorfinanciering van de salarissen van de uitzendkrachten. Wij stellen u daarom facturering op weekbasis of op vierwekelijkse basis voor. Kunt u zich hierin vinden? Antwoord: nee, zie vraag 125. 294. Pagina 8: Eén van de vermelde functies is belader voor de vuilophaaldienst. Is hier een ander rijbewijs voor noodzakelijk dan rijbewijs B? Zo ja, is het mogelijk om een extra positie te creëren hiervoor in het prijzenblad? Antwoord: Inzamelaar en chauffeur van een vuilniswagen zijn 2 verschillende functies. Voor chauffeur van de vuilniswagen is groot rijbewijs verplicht. Een extra positie in het prijzenblad is niet nodig. 295. Pagina 9: U gaat uit van een omzet tussen de 4.659.264 euro en 6.067.665 euro op jaarbasis. a) Hoe is de verdeling per gemeente? Kunt u ook een verdeling aangeven tussen flexwerkers die tegen het reguliere tarief werken en tegen het payroll tarief (na 520 uur) door bijvoorbeeld gemiddeld aantal uren per flexwerker aan te geven? b) En hoe hoog is het percentage payrollers waarvan u zelf de werving hebt gedaan? Antwoord: a) nee, zie ook vraag 25. b) 3-5%. 296. Pagina 23: U wenst managementinformatie aangeleverd te krijgen per maand, kwartaal en kalenderjaar. Is het mogelijk in plaats van een maandelijkse rapportage een periode (4 weken) rapportage aan te leveren? Antwoord: ja, wij stellen voor aan te sluiten bij de factuurperiodes 4-4-5. 297. Pagina 7: Welke dienstverlening verwacht u wanneer een flexwerker 520 uur heeft gewerkt en overgaat naar het payrolltarief? Indien u dezelfde dienstverlening van opdrachtnemer verwacht als voor die 520 uur, dan is er in uitzendtermen sprake van “verlengd uitzenden”. Wanneer de werving door u wordt gedaan, is er sprake van payrolling. Verwacht u van ons in dit kader een omrekenfactor voor verlengd uitzenden en een omrekenfactor voor payrolling? Zo ja, wilt u dan het prijzenblad hiertoe aanpassen? Antwoord: Verlengd uitzenden, wij willen dezelfde dienstverlening na 520 uur. 298. Pagina 7: In 2006 is met instemming van de grote vakbonden een specifieke CAO voor payrolling afgesloten, de VPO CAO (Vereniging Payroll Ondernemingen). Deze CAO ondersteunt het feit dat payrolling een wezenlijk andere dienstverlening is dan de dienstverlening van uitzendbureaus. Conform de VPO CAO geldt onder andere de beloningsregeling van de
gemeente vanaf dag 1, er is sprake van een ruimere pensioenregeling, een betere regeling bij ziekte, studenten kunnen het hele jaar tegen een gereduceerd tarief worden ingezet en er geldt een regeling voor 65-plussers die aansluitend aan hun vaste aanstelling bij de gemeente nog in 5 jaar 15 tijdelijke contracten kunnen krijgen. Eerder stelt u dat de ABU of NBBU CAO van toepassing is op uw aanbesteding. Wij willen u vragen of u voor payrolling de VPO CAO van toepassing wilt laten zijn. Antwoord: nee. 299. Pagina 8: Als de VPO CAO van toepassing wordt verklaard op uw payroll vraag; hoeveel vakantiedagen dienen wij dan te reserveren? Wij stellen dan voor om in de omrekenfactoren uit te gaan van de geldende verlofdagen conform de CAO CAR UWO, zodat bij gunning een eerlijke vergelijking mogelijk is. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: zie 298. 300. Pagina 10: U geeft aan het recht te behouden om de payrollkandidaten in eerste instantie bij de makelaar aan te bieden. Vervolgens geeft u aan "het ingevulde formulier" te verzenden naar het centrale emailadres of rechtstreeks naar de makelaar. Bedoelt u dat u niet per definitie alle payrollmedewerkers via de makelaar wilt verlonen? Aangezien er bij payrolling geen toegevoegde waarde is van het werken met meerdere partijen stellen wij voor, in het kader van eenduidigheid als wel naar de gemeenten als naar de medewerkers, payrolling bij 1 partij onder te brengen. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: nee, het is de bedoeling dat payrollkandidaten (aangedragen door gemeenten en transitie) bij de makelaar ondergebracht worden. 301. Pagina 10: Opdrachtnemers verplichten zich om de laatst aangeboden tarieven te volgen na gunning van het contract. Moet hier staan 'laagst’ in plaats van ‘laatst' en zo niet, wat bedoelt u hiermee? Antwoord: bedoeld wordt: de laagst aangeboden tarieven. 302. Pagina 9: U wenst te werken met een makelaar die de coördinerende rol op zicht neemt mbt aanname van vacatures en rapportages. Wat is het financiële voordeel voor deze extra dienstverlening? U zou hierbij kunnen denken om de makelaar 24 uur (1 werkdag) voorsprong te geven bij het voorzien van de aanvraag. Is er een mogelijkheid om dit op te nemen in de SLA? Antwoord: Iedereen heeft toegang tot de mailbox en als de aanvraag hierin geplaatst is, mag iedereen mee zoeken. Echter als de aanvraag is doorgebeld, dan dient de aanvraag uiterlijk binnen 4 uur in de mailbox te worden geplaatst. Zie ook vraag 177. 303. Pagina 15: Is het mogelijk dat wij een proces verbaal ontvangen van de inschrijvingen? Antwoord: nee, dat gebeurt alleen bij gunning op laagste prijs. 304. Pagina 26: Bij punt 3 spreekt u over vervanging. Kunt u bevestigen dat vervanging voor payrollmedewerkers niet van toepassing is? Antwoord: Vervanging is voor payrollers (verloning) niet gebruikelijk. 305. Pagina 8: Welke zijn de gunningscriteria om geselecteerd te worden als makelaar? Antwoord: zie vraag 14 en 174. 306. Pagina 16: U wenst met de transitie de huidige flexwerkers over te brengen naar de makelaar. Wenst u dat ook te doen met de flexwerkers van een huidige contractpartner die in de nieuwe situatie contractpartner blijft maar geen makelaar is? Antwoord: zie vraag 348. 307. Pagina 17: Begrijpen wij goed dat transitie van flexwerkers fase A met uitzendbeding na 1040 gewerkte uren kan plaats vinden? Dit in tegenstelling tot wat er vermeld staat in artikel 3.4 van de conceptraamovereenkomst. Antwoord: Nee, u begrijpt het niet goed. § 3.4 raamovereenkomst is van toepassing.
308. Pagina 8: "De Aanbestedende Dienst is voornemens om per gemeente een raamovereenkomst te sluiten met 3 partijen". Betekent dit dat elke gemeente 3 partijen kan kiezen en er dus een situatie kan ontstaan met 9 contractpartners? Antwoord: Nee, we selecteren drie partijen voor alle gemeenten, zie ook vraag 15. 309. Pagina 16: Kunt u aangeven welk percentage flexwerkers van de huidige contractpartners in fase A, B en C zit? Antwoord: nee, deze informatie is niet beschikbaar. 310. Pagina 23: U wenst de vermelding van het uurloon en de omrekenfactor op de factuur. Dit is niet mogelijk in ons facturatie proces. Wij kunnen de omrekenfactoren en uurlonen wel vermelden op de managementrapportage. Kunt u hiermee instemmen? Antwoord: nee, zie vraag 46. 311. Pagina 29: Hoe wordt deze wens beoordeeld? Als aanbieder zonder meer akkoord gaat met de concept raamovereenkomst, krijgt die aanbieder dan 10 punten? Indien aanbieder een tekstvoorstel doet, is dat dan, in negatieve zin, van invloed op de puntentoekenning? Zelfde vraag over pagina 30, ad 4.8.1 m.b.t. 30 punten. Zelfde vraag over pagina 30, ad. 4.8.2. m.b.t. 10 punten. Antwoord: Aanbieder dient aan te geven of hij akkoord gaat met de concept raamovereenkomst en de Service Level Agreement. Indien aanbieder zonder meer akkoord gaat, krijgt hij het maximale aantal punten. Indien Aanbieder niet of niet geheel akkoord gaat en één of meer opmerkingen als toelichting vermeld heeft, dan vindt er puntenaftrek plaats, afhankelijk van het aantal en de zwaarte van de opmerkingen. Aanbieder dient bij 4.8.2 aan te geven of hij akkoord gaat met het vervullen van de rol als Makelaar, indien hij door Opdrachtgever selecteert voor deze rol. Als Aanbieder zonder meer akkoord gaat, krijgt hij het maximale aantal punten. Indien Aanbieder niet akkoord gaat of specifieke voorwaarden stelt aan het vervullen van de rol als Makelaar, dan vindt puntenaftrek plaats, afhankelijk van het aantal en de zwaarte van de voorwaarden.
312. Pagina 9: U verwacht geen grote afwijking tov voorgaande jaren. Echter tussen 2007 en 2008 is er een verschil van inleenvolume van bijna 1,4 mio. Prijs wordt bepaald door omzetvolume. Kunt u wat specifieker zijn over te verwachten inleenvolume? Antwoord: zie antwoord 50 313. Pagina 22: Heeft makelaar inspraak in keuze andere opdrachtnemers? En onderleveranciers? Antwoord: Nee, wel in de keuze voor de onderaannemers voor de vacatures die niet door de contractpartijen vervuld kunnen worden. 314. Pagina 9: U leent slechts 25% van het totale inleenvolume in bij huidige contractpartners. Wat gaat er volgens u mis in de huidige werkwijze? Antwoord: Huidige contractpartijen kunnen niet voorzien in specialistische functies tot schaal 9; ook aanvragen voor standaardfuncties werden in huidige contractperiode regelmatig niet gehonoreerd. 315. Pagina 5: Is er ook sprake van een KCC bij de gemeentes Leiderdorp en Zoeterwoude? Antwoord: nee. 316. Pagina 23: Dient het voorbeeld van de bijlage managementrapportage een voorbeeld te zijn van eigen rapportage of van de samengevoegde rapportage zoals de makelaar die dient op te stellen? Antwoord: eigen rapportage. 317. Pagina 22: Heeft u de wens dat de makelaar inhouse gaat werken? Zo ja, welke locatie heeft uw voorkeur? Antwoord: nee.
318. Pagina 12: Uit het tijdspad blijkt dat er tussen de Nota van Inlichtingen en het indienen van de offerte slechts 1 week tijd is. Omdat wij een kwalitatief hoogstaande offerte willen leveren willen wij vragen of het mogelijk is om die periode met 1 week te verlengen. Antwoord: zie vraag 1. 319. Pagina 5, ad. 1.3: Valt een leidinggevende functie in het KCC ook onder een managementfunctie of gespecialiseerde functie (vanaf schaal 9) Antwoord: moet nog bepaald worden. 320. Pagina 40: U wenst een tevredenheidsverklaring met de bevindingen van de referent. Wat moet de inhoud zijn van de bevindingen? Antwoord: daaruit moet de tevredenheid blijken. 321. Pagina 43: Wij zien niet de mogelijkheid inzicht te geven in de opbouw van het payrolltarief. Kunt u een tab toevoegen waarin wij ook het payrolltarief kunnen uitsplitsen? Antwoord: Zie vraag 297, kostprijs zal identiek zijn, het verschil zit in de marge. 322. In bijlage 12 op de tab vakantiekrachten 2010 gaat de berekening van de loonsomfactor voor Technisch fase A/B/C niet goed. In cel L13 blijft 0,00% staan. Hierdoor wordt de loonsomfactor niet goed opgebouwd. Kunt u dit aanpassen? Antwoord: is aangepast, zie bijlage. 323. Pagina 49: Administratie: u wenst bij de opdrachtbevestiging ook een digitale copie van het identiteitsbewijs te ontvangen. Dit betekent voor ons extra handelingen omdat wij de flexwerker hiervoor schriftelijk toestemming moeten vragen ivm privacy wetgeving. Op de opdrachtbevestiging staat al het nummer van het identiteitsbewijs vermeld evenals de expiratiedatum. Kan dit voor u volstaan? (Uiteraard wordt van buitenlandse flexwerkers het identiteitsbewijs wel verstrekt. Antwoord: Het nummer volstaat; zie verder antwoord op vraag 102. 324. Pagina 48: "Voorstel vanuit offerte voor poolplanning". De wens voor een voorstel voor poolplanning kunnen wij niet terugvinden in het programma van eisen en wensen. Om welk voorstel gaat dit? En over welke functies gaat het? Antwoord: Wij verwachten uw voorstel voor de functies bij Stedelijk Beheer, zoals vuilinzamelaars, groenwerkers e.d. U kunt het voorstel toevoegen achter tabblad 13. 325. Pagina 50, facturatie 3 en 4: : U wenst een maand facturatie en een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum. Als uitzendbureau zijn wij verplicht om de flexwerkers wekelijks te betalen. Dit zou voor ons een voorfinanciering van 40 tot 60 dagen betekenen. Bent u bereid hiervan af te wijken door te kiezen voor wekelijkse facturatie of een betalingstermijn van 14 dagen? Antwoord: Een betalingstermijn korter dan 30 dagen is in de huidige situatie niet te realiseren. 326. Pagina 48, 2G: U wenst voor een reguliere aanvraag een reactietijd van 48 uur en voor een ad hoc aanvraag een reactietijd van 4uur. Graag zouden wij een mogelijkheid opgenomen zien om dit aan te passen voor als tijdens de 3jarige contractperiode de arbeidsmarkt gaat veranderen en er schaarste ontstaat. Kunt u hiermee instemmen? Antwoord: nee, wij verwachten van opdrachtnemers dat zij ook in tijden van schaarste aan de gesteld reactietijd voldoen. 327. Pagina 21 en SLA 47, 4.1.1.a en 1.k: “Bij het niet voorzien van x% van de aanvragen, geldt een verrekening van de extra kosten die opdrachtgever kwijt is.” a) Wij wensen hier graag een limiet aan te stellen. Bijvoorbeeld maximaal 520 uur. Gaat u hiermee akkoord? b) De contractpartners zoeken door naar een geschikte kandidaat. Is het ook mogelijk om op termijn de werkende flexwerker van de niet-contractpartner te vervangen door een geschikte flexwerker van de contractpartners?
c) Wij nemen aan dat naast de genoemde sanctie de boete zoals bedoeld in art 18 van de inkoopvoorwaarden niet van toepassing is. Is die aanname correct? Antwoord: a) nee; b) wij begrijpen uw intentie achter deze vraag niet; c) wordt besproken in de contractfase. 328. Pagina 47: Kunt u de aanvragen specificeren die door reguliere uitzendbureaus moeten worden voorzien? Antwoord: staat niet uitputtend beschreven in het bestek. 329. Pagina 47: Wat is de definitie van een reguliere aanvraag? Antwoord: Dat spreekt voor zich. 330. Pagina 48: Wat is het verschil tussen opleidingsplan en scholingsplan? Antwoord: Er is geen verschil. 331. Pagina 49: Opleiding van flexibele arbeidskrachten: u verwijst naar opgegeven functies en welke vaardigheiden daarvoor belangrijk zijn. Waar kunnen wij een beschrijving van de vaardigheiden terugvinden? Antwoord: worden bij de aanvragen gevoegd. 332. Pagina 48: Krijgen reservekrachten uitbetaald? En kan opdrachtnemer dit factureren? Antwoord: Nee. 333. Pagina 52: Wij zijn deskundig en ervaren op het gebied van het ter beschikking stellen van arbeidskrachten en doet in dat kader haar uiterste best om de (kwaliteits)wensen van haar opdrachtgevers zo goed mogelijk te honoreren, zowel bij de werving en selectie als tijdens de terbeschikkingstelling. Gelet op de aard van de dienstverlening kan en wil Randstad geen aansprakelijkheid voor indirecte schade aanvaarden. Het aanvaarden van aansprakelijkheid voor indirecte schade brengt onaanvaardbare en overigens ook onverzekerbare financiële risico’s mee, hetgeen ook met het oog op het volgende onverantwoord is. Zoals u wellicht weet is in de Corporate Governance Code (“Code Tabaksblat”) beschreven dat het bestuur verantwoordelijk is voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving en het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze dienen adequaat en effectief te zijn. Daarom kan onze organisatie geen aansprakelijkheid nemen voor indirecte schade. Vraag: kunt u ermee instemmen dat wij als opdrachtnemer nimmer aansprakelijk zullen zijn voor indirecte schade? Antwoord: zie antwoord 72. 334. Pagina 65, ad 18.1: U verwijst hier naar ”volledige” diensten. Bedoelt u hiermee dat bij het niet halen van bijvoorbeeld 1 prestatie indicator, de boete in werking treedt? En over welke periode wordt de boete verrekend? Antwoord: zie antwoord 72. 335. Pagina 60: De inkoopvoorwaarden dienstverlening van de Gemeente Leiden zijn volgens de titel van toepassing op het verrichten van Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden. gever. Bij deze vorm van het verrichten van diensten ligt echter de leiding van en toezicht op het personeel bij de aannemer zelf. Dit blijkt onder andere uit de volgende artikelen: 5, 6, 12, 13, 16, 17, en 18. De gevraagde Dienst door Opdrachtgever betreft volgens artikel 1.4 : Definities van het bestek:
het terbeschikkingstellen van flexibele Arbeidskrachten die arbeid verrichten voor opdrachtgever onder leiding en toezicht van de opdrachtgever. Het betreft dus een specifieke vorm van dienstverlening omdat het de zgn. driehoeksverhouding betreft. Randstad stelt voor om specifieke bepalingen die de driehoeksverhouding betreffen op te nemen in de Raamovereenkomst. Goede uitoefening van leiding en toezicht; goed opdrachtgeverschap a. De opdrachtgever zal zich ten aanzien van de uitzendkracht bij de uitoefening van het toezicht of de leiding alsmede met betrekking tot de uitvoering van het werk gedragen op dezelfde zorgvuldige wijze als waartoe hij ten opzichte van zijn eigen werknemers gehouden is. b. Het is de opdrachtgever niet toegestaan de uitzendkracht op zijn beurt aan een derde 'door te lenen'; dat wil zeggen aan een derde ter beschikking te stellen voor het onder toezicht of leiding van deze derde verrichten van werkzaamheden. Onder doorlening aan een derde wordt mede verstaan doorlening aan een (rechts)persoon waarmee de opdrachtgever in een groep (concern) is verbonden, zoals bedoeld in artikel 7:691 lid 6 BW. Garantie veiligheid en vrijwaring a. De opdrachtgever zal de lokalen, werktuigen en gereedschappen waarin of waarmee hij de uitzendkracht werkzaamheden laat verrichten zodanig inrichten en onderhouden en voor het verrichten van de werkzaamheden van de uitzendkracht zodanige maatregelen treffen en aanwijzingen verstrekken als redelijkerwijs nodig is om te voorkomen dat de uitzendkracht bij het verrichten van zijn werkzaamheden in de ruimste zin van het woord schade lijdt. De opdrachtgever verklaart zich uitdrukkelijk bekend met art. 7:658 BW (in het bijzonder art. 7:658 lid 4 BW) alsmede met de verplichtingen die voor hem voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet ten opzichte van de uitzendkrachten. De opdrachtgever vrijwaart de uitzendonderneming tegen op deze bepalingen gebaseerde vorderingen of aanspraken van de uitzendkracht op de uitzendonderneming. b. De opdrachtgever zal aan de uitzendonderneming en ook aan de uitzendkracht voor de aanvang van de uitzendarbeid informatie verstrekken over de van de uitzendkracht verlangde beroepskwalificatie alsmede een document bevattende de specifieke kenmerken van de in te nemen arbeidsplaats. c. Indien de uitzendkracht een bedrijfsongeval of een beroepsziekte overkomt, zal de opdrachtgever de bevoegde instanties hiervan onverwijld op de hoogte stellen en ervoor zorg dragen dat daarvan onverwijld een rapport wordt opgemaakt, waarin de toedracht van het ongeval zodanig wordt vastgelegd, dat daaruit met een redelijke mate van zekerheid kan worden opgemaakt of en in hoeverre het ongeval het gevolg is van het feit dat onvoldoende maatregelen waren genomen ter voorkoming van een dergelijk bedrijfsongeval of een dergelijke beroepsziekte. d. De opdrachtgever zal aan de uitzendkracht vergoeden alle schade die de uitzendkracht in de uitoefening van zijn uitzendarbeid lijdt, tenzij de opdrachtgever bewijst dat hij de hiervoor in lid a., b. en c. genoemde verplichtingen geheel is nagekomen of dat de schade in belangrijke mate het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de uitzendkracht. e. De opdrachtgever zal aan de uitzendkracht vergoeden alle schade (inclusief kosten met inbegrip van de daadwerkelijke kosten van rechtsbijstand) die de uitzendkracht lijdt doordat een aan de uitzendkracht toebehorende en door hem in het kader van de opgedragen te verrichten werkzaamheden gebezigde zaak is beschadigd of teniet gegaan. De opdrachtgever zal de uitzendonderneming tegen alle aanspraken terzake vrijwaren. f. De opdrachtgever zal zich afdoende verzekeren tegen aansprakelijkheid op grond van het bepaalde in lid a. tot en met e. Bijzondere uitsluiting aansprakelijkheid voor schade en vrijwaring a De uitzendonderneming is tegenover de opdrachtgever niet aansprakelijk voor schaden en verliezen die uitzendkrachten toebrengen aan de opdrachtgever of aan derden. b. De uitzendonderneming is tegenover de opdrachtgever niet aansprakelijk voor verbintenissen die uitzendkrachten zijn aangegaan met of die voor hen zijn ontstaan jegens opdrachtgever of derden, al dan niet met toestemming van de opdrachtgever of die derden. c. De opdrachtgever vrijwaart de uitzendonderneming voor elke aansprakelijkheid van de
uitzendonderneming als werkgever van de uitzendkracht – rechtstreeks of onrechtstreeks – voortvloeiende uit schaden en verliezen die uitzendkracht toebrengen aan de opdrachtgever of aan derden of uit verbintenissen die uitzendkrachten zijn aangegaan met of voor hen zijn ontstaan jegens opdrachtgever of derden, al dan niet met toestemming van de opdrachtgever of die derden. d. De opdrachtgever zal zich afdoende verzekeren ter dekking van deze vrijwaring en ter dekking van de daaraan ten grondslag liggende aansprakelijkheden. Antwoord: zie antwoord 72. 336. Pagina 18. paragraaf 3.2 Minimumeisen, punt 6 U vraagt om referenties die wat betreft omvang en complexiteit van gelijke aard zijn als de opdracht. Kunt u dit meer verduidelijken? Graag uw toelichting hoe groot de omvang van de referentie dient te zijn en wat u precies bedoelt met complexiteit van de opdracht. Antwoord: zie vraag 3 en 28. Met complexiteit wordt bedoeld de complexe gemeentelijke organisatie. 337. Pagina 28, paragraaf 4.6.3 Lokale Markt In hoeverre wordt er waarde gehecht aan de afstand tussen de lokatie van de opdrachtgever t.o.v. de locatie van de vestigingen van opdrachtnemer? Wij hebben namelijk niet in alle steden een vestiging, maar hebben wel een landelijke database, waar wij flexmedewerkers kunnen selecteren die niet verder dan 25 km hoeven te reizen om op de werkplek te komen. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: zie bestek. 338. Pagina 12, paragraaf 2.1 Tijdspad In verband met de feestdagen en vrije dagen van medewerkers en het afsluiten van het boekjaar, willen wij u verzoeken of u de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte kunt opschorten naar 2 februari. Gaat u hiermee akkoord? Antwoord: zie vraag 1. 339. Pagina 23, paragraaf 4.3.1 U vraagt om maandelijks te factureren. Wij voeren echter een weekadministratie. Gaat u ermee akkoord dat wij 4-wekelijks factureren? Antwoord: nee, zie vraag 125. 340. Kunnen we de in te vullen bijlagen als Word-document ontvangen? Het huidige document is een PDF-bestand, wat niet kan worden ingevuld. Antwoord: In het bestek is vermeld hoe u de invulbijlagen kunt aanvragen. 341. 1.4.2.: Kopje 'Payrolling en transitie': 'Alle Flexibele Arbeidskrachten die 520 uur te werk zijn gesteld bij de Opdrachtgever zullen op basis van een payrollfactor worden doorberekend (ongeacht welke fase de Flexibele Arbeidskracht werkzaam is). In de payroll-branche is het gebruikelijk een termijn te hanteren van 26 weken. Wat is de reden om in deze aanbesteding 13 weken aan te houden? Antwoord: Payrolling kunt u in dit geval als verlengd uitzenden lezen. 342. 1.5: Er wordt aangegeven dat per gemeente 1 van de 3 opdrachtgevers, waarmee gemeente voornemens is een raamovereenkomst af te sluiten, wordt aangewezen als Makelaar. Hoe vindt de besluitvorming voor deze keuze plaats? Antwoord: zie vraag 14 en 174. 343. 1.8.1.: Wat wordt verstaan onder reactietijd? Wordt een ontvangstbevestiging van de aanvraag ook als reactie gezien? Antwoord: De reactietijd is terugkoppeling: we hebben de aanvraag ontvangen, gaan hiermee aan de gang met opgave van de verwachtte planning voor de te ondernemen acties. 344. 1.8.1.: Wij gaan ervan uit dat de reactietijd van maximaal 4 uur na het plaatsen van de aanvraag alleen gedurende kantooruren geldt. Is dit juist?
Antwoord: ja. 345. 1.8.1.: Makelaar geeft regelmatig een update aan de aanvragers over de status van de aanvraag'. Wat wordt verstaan onder regelmatig? Antwoord: Dat moet passen binnen het tijdschema van de procedure. 346. 1.8.1: Kan er ook separaat op Payrolling worden ingeschreven? Antwoord: nee. 347. 1.8.2.: Kan er ook separaat op de Makelaarsfunctie worden ingeschreven? Antwoord: nee. 348. 2.6: Laatste bullet: 'Door in te schrijven gaat de Aanbieder akkoord met volledige medewerking van transitie van al haar flexibele arbeidskrachten, indien zij leverancier is van Opdrachtgever. De Flexibele Arbeidskrachten zullen bij de gegunde contractpartner, die als Makelaar zal optreden, ingeschreven worden'. Op deze manier kan het dus voorkomen dat een flexibele arbeidskracht de eerste 3 maanden bij leverancier A (zijnde niet de makelaar) in dienst is en vervolgens na die 3 maanden in dienst moet bij leverancier B (zijnde de makelaar). Hiervoor verliest leverancier A zijn inkomsten. Dit kan toch niet de bedoeling zijn? Kunt u aangeven of wij dit juist interpreteren? Of heeft u hiermee een andere bedoeling? Antwoord: Indien u geselecteerd wordt als leverancier en u was reeds leverancier, dan zullen de flexibele arbeidskrachten op payrollbasis bij u blijven doorlopen. U verliest dan dus geen inkomsten. 349. 3.2: Bij punt 4 wordt gevraagd om een NEN 4400-01 certificaat. Wij zijn niet in het bezit van dit certificaat, maar hebben een verklaring van de belastingsdienst waarin wordt verklaard dat wij voldoen aan de voorgeschreven richtlijnen. Daarnaast kunnen we de benodigde jaarrekening en accountantsverklaring verkrijgen. Is dit voldoende voor deze aanbesteding? Antwoord: nee, want het is “en en”. 350. 3.3.2: De antwoorden van de Aanbieder op de vragen worden per wens beoordeeld met cijfers op een schaal 0 tot 10. Bij niet ingevulde antwoorden worden 0 punten toegekend; bij uitstekende antwoorden worden 10 punten toegekend'. Kunt u aangeven wanneer een antwoord bijvoorbeeld 2, 4, 6 of 8 punten krijgt? Waaraan moet dat antwoord dan voldoen? Antwoord: zie antwoord 6. 351. 3.3.2: Hoeveel punten kunnen in totaal worden behaald op het onderdeel wensen (kwaliteitsaspecten)? Antwoord: zie antwoord 6. 352. 3.4: Hoeveel punten kunnen in totaal (onderdelen wensen en prijs) worden behaald? Kunt u dit expliciteren per onderdeel? Antwoord: Er worden geen punten toegekend aan de prijs. De totale kwaliteitsscore wordt gedeeld door de prijs. Zie antwoord 95 en de Uitnodiging tot inschrijving § 3.4. 353. 3.4: Het is ons niet duidelijk welke formule wordt toegepast bij de beoordeling. Kunt u expliciteren hoe de formule luidt die wordt gehanteerd bij de beoordeling van de gunningscriteria? Op deze manier is het niet voldoende inzichtelijk. Antwoord: zie vraag 6, 7, 8, 95, 352. 354. Bijlage 8: Hier wordt gevraagd om een NEN 4400-01 certificaat. Wij zijn niet in het bezit van dit certificaat, maar hebben een verklaring van de belastingsdienst waarin wordt verklaard dat wij voldoen aan de voorgeschreven richtlijnen. Daarnaast kunnen we de benodigde jaarrekening en accountantsverklaring verkrijgen. Is dit voldoende voor deze aanbesteding? Antwoord: Naast de accountantsverklaring is het NEN-4400-01 certificaat een minimumeis. Als u daaraan niet kunt voldoen, heeft het geen zin op deze aanbesteding in te schrijven.
355. Bijlage 9: In bijlage 9 verwijst u in de eerste zin naar 'hoofdstuk 3 Minimumeisen en gunningcriteria, paragraaf 3.3 Minimumeisen'. Wij gaan ervan uit dat hier paragraaf '3.2 Minimumeisen' wordt bedoeld. Is dit juist? Antwoord: ja, dat is juist. 356. Bijlage 9: Er wordt gevraagd 3 referenties aan te leveren op het gebied van deze aanbesteding. Uit deze referenties moet blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Dienen deze referenties tezamen gelijkwaardig zijn aan de omvang van onderhavige opdracht (ongeveer € 5,4 miljoen- gemiddelde van kosten in te lenen uren in de jaren 2007 en 2008, zoals weergegeven op pagina 9 van de 'Uitnodiging tot inschrijven'), of iedere referentie op zich? Antwoord: Elke referentie op zich dient te voldoen aan de omvangseis. 357. Bijlage 9: Wij zijn een beginnende organisatie (coöperatie, opgericht in 2009), ontstaan uit acht reeds bestaande bedrijven. Is het mogelijk dat we referenties aandragen van een (of meer) organisatie(s) die nu opgenomen is in onze coöperatie? Wanneer de 3 referenties gezamenlijk ongeveer € 5,4 miljoen moet bedragen, kunnen wij daaraan voldoen en kunnen we deelnemen aan deze aanbesteding. Antwoord: zie vraag 356. 358. Bijlage 10: Op dit moment zijn we (nog) niet in het bezit van een verzekering van € 1 miljoen per gebeurtenis. Wij zijn, in geval van gunning, wel bereid deze af te sluiten. Is dit mogelijk, door bijvoorbeeld het toevoegen van een verklaring van afsluiten + handhaven toe te voegen aan de inschrijving? Antwoord: Ja, voegt u die verklaring dan toe aan Bijlage 10. 359. Bijlage 11: Wat wordt verstaan onder een 'gelijkwaardig kwaliteitssysteem'? Antwoord: Wat het woord “gelijkwaardig” zegt. Een ander kwaliteitssysteem mag niet onder doen voor de NEN-normering. Zie ook vraag 4. 360. Bijlage 14, 1j: Opdrachtnemers committeren zich aan het voorzien van x % van alle aanvragen'. Kunt u aangeven om welk percentage aanvragen dit gaat? Antwoord: zie vraag 204. 361. Bijlage 14, 1k: Bij dit punt is niet het percentage aanvragen aangegeven, terwijl de sanctie van het niet behalen van dit percentage, ons inziens vrij hoog is. Kunt u ons het percentage van in te vullen aanvragen geven? Antwoord: zie vraag 204. 362. Wij zijn is als coöperatie gespecialiseerd in het bemiddelen van zelfstandig interim professionals (ZZP'ers) voor alle vakgebieden en heeft met 8 vestigingen een landelijke dekking. Van onze vestigingen zijn er 2 gevestigd in een straal van 20 km rondom Leiden. Wij zijn een coöperatie waarbij zelfstandig interim professionals zich kunnen aansluiten. Zij profiteren naast het verkrijgen van opdrachten ook van inkoopvoordeel, ondersteuning bij bv hun administratie en training, coaching en workshops. Opdrachtgevers profiteren van de kwaliteitsgarantie die wij bieden door goede screening en begeleiding van de ZZP'ers en profiteren van aantrekkelijke, eerlijke en open tarieven. Daarnaast verzorgen wij contract management deals voor middelgrote en grote bedrijven. Ervaring leert, dat onze opdrachtgevers zeer tevreden zijn over deze manier van werken. In de 'Uitnodiging tot inschrijven' wordt deze manier van werken niet als mogelijkheid genoemd. Graag horen wij van u wat voor ons als bemiddelingsorganisatie/ coöperatie de mogelijkheden zijn om deel te nemen aan deze aanbesteding. Antwoord: Aangezien de aanbesteding voor flexibele arbeidskrachten tot loonschaal 9 gaat, lijkt ons voor uw werkwijze de aanbesteding Inhuur Externen vanaf schaal 9 beter geschikt; deze staat gepland voor later dit jaar. 363. In het bestek wordt gesproken over payrolling vanuit 3 situaties: - Gemeenten doen zelf de werving en brengen dat onder bij de flexpartner -> via de makelaar - Voor alle tranisitieflexwerkers -> via de makelaar - Voor alle flexwerkers die 520 uur hebben gewerkt (dit noemen wij verlengde uitzending) -> niet
noodzakelijk via de makelaar Wij kennen binnen onze holding een payrollbedrijf. Dit bedrijf neemt alle juridische en administratieve aspecten van het werkgeversschap over maar doet dan niet de binding en begeleiding van medewerkers. Omdat er in de tariefstelling geen onderscheid wordt gemaakt in payroll omrekeningsfactoren willen wij graag van u weten welke dienstverlening u van ons verwacht en of het een mogelijkheid is om 2 omrekenfactoren in het bestek mee te nemen. Namelijk voor payroll (zuiver administratief en juridisch) en voor verlengde uitzending (administratief, juridisch én binding en begeleiding). Antwoord: U kunt uitgaan van 1 omrekenfactor, die voor verlengde uitzending. 364. In bijlage 5 is een format Concernverklaring opgenomen. Deze verklaring dient ondertekend te worden door een lid van de Raad van Bestuur van onze Holding. Het is binnen de korte termijn van het inleveren zeer lastig om dit in te regelen. Wij hebben een eigen Concernverklaring, die dezelfde informatie omvat. Kunnen wij gebruik maken van deze? Antwoord: Inschrijvers bereiden doorgaans hun inschrijving al voor het uitkomen van de Nota van Inlichtingen voor en passen die zonodig na ontvangst van de NvI aan. De termijn tussen NvI en sluitingsdatum is daarom maar zelden een probleem. Gezien de termijn tot aan de sluitingsdatum moet dit in de meeste organisaties voldoende zijn om een handtekening van een lid van de Raad van Bestuur te krijgen. Zoals u weet is het bij aanbestedingen de bedoeling dat de formats van de aanbestedingsdocumenten gebruikt worden. Op zich hebben wij geen bezwaar als u in dit geval uw eigen format gebruik mits deze qua inhoud en strekking 100% gelijk is aan onze format. 365. In bijlage 9 gaat u nader in op referenties: De Aanbieder dient een overzicht te geven van de drie (3) voornaamste referenties gedurende de afgelopen 3 jaar, op het gebied van deze aanbesteding. Deze referenties dienen nader uitgewerkt te zijn (maximaal 1 A4 per referentie) met gebruikmaking van het format. Uit de referenties dient te blijken dat Aanbieder ervaring heeft met opdrachten van gelijkwaardige aard, omvang en complexiteit. Alleen referenties bij Overheid opgeven. Contactpersonen van de referenties dienen op de hoogte te zijn dat Aanbesteder contact op kan nemen. Combinaties dienen gezamenlijk aan deze eis te voldoen. a) Wat verstaat u onder gelijkwaardige aard omvang en complexiteit? b) U geeft aan dat alleen referenties bij Overheden opgegeven kunnen worden, Wij als organisatie hebben geen overheden die aan de gestelde eisen voldoen. is het ook mogelijk om referenties op te geven die gelijk zijn aan de eisen van deze opdracht alleen die geen overheid betreffen? Zo nee, worden wij dan uitgesloten van verdere deelname? Antwoord: a) zie vraag 3, 28 en 336. 366. Bij het doornemen van de Europese aanbesteding Leiden-Leiderdorp-Zoeterwoude is ons het volgende opgevallen: de termijn tussen de nota van inlichtingen en de inzendtermijn is maar 1 week. We willen de regels rondom de aanbesteding niet verstoren maar zou het mogelijk zijn om een extra ronde mbt het stellen van vragen in te voegen? Voorstel 5 januari inleveren en een extra nota van inlichtingen 12 januari. Ervaring leert dat er vaak vele vragen binnen komen en het zou uw organisatie en de onze net wat meer ruimte geven. Antwoord: zie vraag 1. 367. Het doel van de aanbesteding is het selecteren en contracteren van Opdrachtnemers welke in staat zijn Flexibele Arbeidskrachten te kunnen leveren. Eén van hen zal een makelaarsfunctie bekleden. Vervolgens wordt er melding gemaakt dat het (interim)management specialistische en/of complexe functies elders kan betrekken. De organisatie waar ik voor werk specialiseert zich in functies op het gebied van Sociale Zekerheid en Re-integratie. Denk hierbij aan functies als klant-/casemanagers werk/inkomen/inburgering, schuldhulpverleners, WMO consulenten,
medewerkers terugvordering en verhaal. Sommige functies zoals hierboven vallen in functieschaal 9, en daarmee buiten de reikwijdte van dit bestek (zie Hoofdstuk 1.6 Inhoud van de opdracht: Bij Detachering). Mijn vragen: 1. Leverenciers van kandidaten die in functieschaal 9 en hoger vallen hoeven niet te rapporteren via de Makelaar? 2. Hoe gaat het aanvraagproces in zijn werk als er een aanvraag is voor functies in functieschaal 9 of hoger? 3. Zijn er reeds bureaus die op een 'shortlist' staan voor functies zoals benoemd in vraag 2? Antwoord: 1) De functies met loonschaal 9 vallen buiten dit bestek. 2) De aanbesteding voor Inhuur Externen (vanaf loonschaal 9) zal naar verwachting later dit jaar plaatsvinden. 3) Bij Bureau Aanbesteding zijn geen shortlists bekend. 368. Op de aanbestedingskalender trof ik de publicatie aan van de aanbesteding flexibele arbeid voor de gemeente Leiden. Hierbij staat vermeld dat u op zoek bent naar opdrachtnemers die in staat zijn Flexibele Arbeidskrachten te leveren t/m loonschaal 8. Kunt u aangeven of er op korte termijn een aparte aanbesteding gaat plaatsvinden vanaf schaal 9? Wij detacheren professionals op hbo- en academisch niveau in financiële en juridische functies. Is het mogelijk hierover nadere informatie te verstrekken? Antwoord: zie vraag 367 ad 2). 369. Naar aanleiding van de aanbesteding voor Flexibele Arbeidskrachten zou ik graag nog willen weten wat er precies onder flexibele arbeidskrachten wordt verstaan. Wij zijn namelijk een W&S bureau voor financieel specialisten, maar hebben ook een Interim tak. Dit zijn allemaal ervaren mensen op financieel gebied die flexibel inzetbaar zijn, maar het zijn geen uitzendkrachten. Zouden wij ons kunnen inschrijven voor deze aanbesteding of bent u alleen geïnteresseerd in uitzendbureaus? Antwoord: Wij zijn op zoek naar bureaus die flexibele arbeidskrachten kunnen leveren tot en met loonschaal 8. De functies variëren van administratief medewerker, financieel administratief medewerker, boekhouder, boekhoudkundig medewerker, medewerker personeelszaken, juridisch medewerker, management assistente, personeelsadministrateur, communicatiemedewerker, callcenter agent, groenvoorziening, belader voor de vuilophaaldienst, veger, automonteur, etc. Specialistische en managementfuncties in loonschaal 9 of hoger vallen buiten de reikwijdte van dit bestek. Er zullen waarschijnlijk voornamelijk uitzendbureaus inschrijven op deze aanbesteding. U moet zelf een inschatting maken of deze opdracht interessant voor u is.
Bureau Aanbestedingen Gemeente Leiden
