Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening
Memo Aan
Van
e-mail
Belangstellenden
Bureau Aanbestedingen
[email protected]
Onderwerp
Datum 10 juni 2010
Nota van inlichtingen aanbesteding Arbodienstverlening, DIV-2010-2983/02
Geachte dames en heren, conform § 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 3 juni 2010 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen.
Nota van Inlichtingen 1. Vraag Op pagina 7 geeft u in tabel 2 ziekteverzuimcijfers. Zijn deze cijfers van 2009? Antwoord: Ja, deze cijfers zijn van het jaar 2009 2. Vraag Kunt u een onderverdeling van verzuim naar geslacht en leeftijd aangeven? Antwoord: Ja, voor onderverdeling naar geslacht zie overzicht bijlage 1. Voor onderverdeling naar leeftijd zie bijlage 2. 3. Vraag Op pagina 8 omschrijft u: ”Medewerkers met problemen in de thuissituatie, relatieproblemen of persoonlijke problemen worden verwezen naar externe hulpverlenende instanties”. Kunt u dit toelichten? Wordt BMW alleen ingezet voor werkgerelateerde kwesties en gaan “persoonlijke” zaken via de eigen zorgverzekering? Antwoord: Inderdaad, de BMW wordt in eerste instantie ingezet bij werkgerelateerde kwesties. 4. Vraag Op pagina 18 geeft u aan welke vorm Gegadigden moeten hanteren. Echter, tabblad 3 mist. Klopt dit? Antwoord: Tabblad 3 is inderdaad overgeslagen. Vorm verzoek tot deelneming § 3.4 wordt nu als volgt: Eis 3, Algemene bedrijfsgegevens (bijlage A), achter tabblad 1 Eis 4, Verklaring van inschrijving Kamer van Koophandel, tabblad 2 Eis 5, Verklaring rechtsvorm met organigram, tabblad 3 Eis 6, Verklaring conform Bao artikel 45 (bijlage B), tabblad 4 Eis 7, Verklaring inzake kinderarbeid (bijlage C), tabblad 5 Eis 8, Selectiecriterium 1, referenties (bijlagen D), tabblad 6 Eis 9, Verklaring Verzekeringen (bijlage E), tabblad 7 Eis 10, Verklaring Doorverwijzing (bijlage F), tabblad 8 Eis 11, Bewijsstukken gecertificeerd Bedrijfsarts, Arbeidskundige, Bedrijfsmaatschappelijk werker en BIG-registratie, tabblad 9 Eis 12, Bewijs certificering volgens Regeling Certificatie Arbodiensten, tabblad 10 Eis 13, Financieel risicoformulier (bijlage H), tabblad 11
Eis 14,Verklaring locatie spreekuren en overdracht dossiers (bijlage I), tabblad 12 Selectiecriterium 2, Verklaring Ziekteverzuim en Personeelsverloop eigen organisatie Arbodienst (bijlage G), tabblad 13 Selectiecriterium 3, Vies ten aanzien van frequent verzuim, psychische klachten en demedicalisering, tabblad 14 Selectiecriterium 4, Regeling meningsverschillen bij beleidsmatige/individuele kwesties, tabblad 15 Bijlagen ter verduidelijking, tabblad 16 5. Vraag Op pagina 18 geeft u aan welke vorm Gegadigden moeten hanteren. Echter, bij tabblad 11 wordt verwezen naar bijlage G. Bijlage G is echter de verklaring Ziekteverzuim en Personeelsverloop eigen organisatie Arbodienst. Indien u een vast sjabloon heeft voor het bewijs certificering volgens regeling Certificatie Arbodiensten, kunt u deze dan alsnog toesturen? Antwoord: Nee, verwijzing bij tabblad 11 is niet juist. Er is geen sjabloon voor het certificeringbewijs. U dient dit certificeringbewijs achter tabblad 10 te voegen. Zie vorm vraag 4. 6. Vraag Op pagina 12 omschrijft u dat de medewerker zich ziek meldt bij de Leidinggevende. De Leidinggevende meldt dit bij P&O. De administratief medewerker van P&O voert de ziek- of herstelmelding in het personeelsinformatiesysteem in en middels een programma van Verzuimdata Nederland wordt de Arbodienst hierover geïnformeerd. Kunt u aangeven welk programma hier wordt bedoeld? Welke interface definitie wordt hierbij gehanteerd? Antwoord: De gemeente Leiden gebruikt geen interface om gegevens door te geven aan de arbodienst. Wij verwerken in ons personeelsregistratiesysteem de verzuimadministratie. Voor het maken van de afspraken met de bedrijfsarts gebruiken wij het Outlook systeem. De bedrijfsarts krijgt een eigen account c.q. inlognaam in dit systeem. 7. Vraag Op pagina 15 (paragraaf 3.2, eis 8) geeft u aan dat er per perceel kan worden ingeschreven. Kunt u aangeven hoe de puntenverdeling en weging is per perceel? Antwoord: Voor elk perceel gebruiken wij de weging zoals aangegeven bij punt 3.3. Selectie. 8. Vraag Pagina 15. U vraagt om bewijs van de gecertificeerde bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en bedrijfsmaatschappelijk werker. Dienen dit de beoogde professionals te zijn? Aanbieder is voorstander van de inzet van vaste professionals bij klanten. Op die manier kunnen de professionals de organisatie goed leren kennen. Echter, aangezien de start van de dienstverlening bij de verschillende percelen verschillend is, van 1 januari 2011 tot op z’n vroegst 1 januari 2012, kunnen wij niet garanderen dat de voorgestelde professionals daadwerkelijk bij u worden ingezet. Antwoord: Inderdaad, dit dienen de beoogde dienstverleners te zijn. T.b.v. de percelen die een startdatum later in de tijd hebben wordt afgesproken dat op het moment dat daadwerkelijk het contract ingaat het bewijs van certificering wordt overlegd. Het voldoen aan deze eis is voorwaarde om daadwerkelijk tot gunning over te gaan. 9. Vraag Op pagina 17 omschrijft u dat de vijf hoogst scorende worden uitgenodigd voor een volgende ronde. Blijft de puntentelling van de 1e ronde staan of wordt in de volgende ronde de teller op 0 gezet voor alle partijen? Antwoord: In de volgende ronde (gunningfase) begint de teller weer op nul. 10. Vraag Pagina 19. Kunt u aangeven uit hoeveel leden het beoordelingsteam bestaat en uit welke
disciplines zij komen? Antwoord: Het beoordelingsteam wordt begeleid door Bureau Aanbestedingen bestaat uit 4 leden te weten, de projectleider, HRM beleidsadviseur, Arbo-adviseur, afgevaardigde OR van de gemeente Leiden en de beleidsadviseur van het desbetreffende perceel. 11. Vraag Op pagina 21 verwijst u onder 6.4 naar hoofdstuk 2. Dient dit niet hoofdstuk 1 te zijn? Antwoord: Dat klopt dit moet hoofdstuk 1 zijn. 12. Vraag “U heeft een grens gesteld aan het aantal gegadigden die zullen worden uitgenodigd tot het doen van een inschrijving.“Wij verzoeken u te verduidelijk wat u verstaat onder ‘geschiktheid van de aanmelder’.” Aan de hand van welke normen wordt de ‘geschiktheid van de aanmelder’ en de ‘financiële en economische draagkracht’ beoordeeld. Wij verzoeken u hierbij aan te geven wanneer een gegadigde hoeveel punten kan scoren en wanneer een gegadigde meer punten toegekend zal krijgen dan een andere gegadigde.” Antwoord: De geschiktheid van de aanmelder wordt aan de hand van de minimumeisen en de selectiecriteria bepaald. Er staat nergens in het Selectiedocument dat de financiële en economische draagkracht meetelt in de beoordeling. Voor de selectiecriteria 1 en 2 is in § 3.3 van het Selectiedocument de puntentoekenning aangegeven. Voor de beoordeling van selectiecriterium 3 en 4 verwijzen wij naar bijlage III. 13. Vraag P 18: "Perceel 4 voor DZB zal alleen gegund worden als de combinatie met de percelen 1,2 en 3 voor de gemeente Leiden in totaliteit prijsgunstiger is." Wat bedoelt de gemeente hier precies mee? Antwoord: Zoals het er staat; als in totaal de combinatie van de percelen de prijs/kwaliteitverhouding voor de gemeente Leiden als geheel een gunstiger contract oplevert. Levert dit niet een gunstiger contract op dan behoudt de gemeente Leiden zich het recht voor om af te zien van de gunning in combinatie en kan per perceel een contract worden afgesloten. 14. Vraag Bijlage H. In Bijlage H moet een gegadigde verklaren dat hij over ‘voldoende’ financiële en economische draagkracht beschikt. U geeft geen norm wanneer u van mening bent dat een gegadigde over een ‘gezonde’ c.q. ‘voldoende’ financiële en economische draagkracht beschikt. Wij verzoeken u aan te geven wanneer een gegadigde aan deze eis voldoet.” Antwoord: Zie vraag 12. 15. Vraag (ref.nr. DIV-2010-2983/01) bijlage E. In deze bijlage vraagt u om een verklaring van aansprakelijkheidsverzekering van tenminste 1.000.000 Euro. Indien de inschrijvende partij op dit moment wel een aansprakelijkheidsverzekering heeft maar voor een lager bedrag, volstaat dan de verklaring te tekenen en daarmee aan te geven dat het verzekerde bedrag verhoogd zal worden tot 1.000.000 als het er een voornemen tot gunning is? Of wenst u dan nadere documentatie? Antwoord: Ja, na het voornemen tot gunning dient u dit aan te tonen middels een verzekeringsverklaring. Het voldoen aan deze eis is wel voorwaarde om daadwerkelijk tot gunning te kunnen overgaan. 16. Vraag 2.2; De looptijd van het contract bedraagt maximaal 4 jaar (behoudens de uitzonderingen). Is hierbij sprake van een vaste looptijd met optie tot verlenging (2+2) of is de looptijd vier jaar met
wederzijdse opzegmogelijkheid en einde contract na vier jaar? Antwoord: De looptijd is vier jaar met wederzijdse opzegmogelijkheden en einde contract na vier jaar. 17. Vraag 3.2, sub 5; ‘Gegadigde dient een verklaring bij te voegen waaruit de rechtsvorm van de onderneming blijkt…..’. Betreft het hier een eigen verklaring met organogram of bedoelt u hier een ‘officieel document’? In geval van een ‘officieel document’, welk document dan nu uit het uittreksel handelsregister ook de rechtsvorm en vennootschapsrechtelijke banden blijkt? Antwoord: Het betreft geen officieel document, maar een beschrijving van de eigen organisatie met opgave rechtsvorm en organogram. 18. Vraag 3.2, sub 8; De gemeente wenst drie referenties per perceel te ontvangen, correct? Antwoord: Dit is correct. 19. Vraag 3.2, sub 8; Ten aanzien van referentiegegevens verzoekt u om referenties van gemeenten met meer dan 80.000 inwoners. Voor wat betreft perceel 1 en (gezien de bijzondere situatie) perceel 4 kunnen wij dat gedeeltelijk voorstellen. Echter, perceel 2 en 3 gaat uit van respectievelijk 25-30 medewerkers en 275 medewerkers. Hoe staat de gemeente er tegenover om deze referenties eis aan te passen zodat ook gegadigden met iets minder grote referenties, doch wel passend qua situatie en ervaring, ook voor deze percelen in aanmerking zouden kunnen komen? Antwoord: Voor perceel 2 Gevulei is het bedrijfsmatig beter om aan te sluiten bij de keuze bedrijfsarts van de gemeente Leiden. Perceel 3 NV BOR; het uitgangspunt was dat de afdeling Stedelijk Beheer per 1 januari 2011 ging privatiseren en op zou gaan in de NV BOR, mits de politiek, de Raad, ten positieve zou besluiten. Na de gemeente verkiezingen van dit jaar is een nieuwe college samengesteld. Dit college heeft besloten om de privatisering op te schorten. Dit houdt in dat dit perceel als zodanig komt te vervallen en als afdeling voorlopig onderdeel blijft van gemeente Leiden. Perceel 1, 2 en 3 zullen als één geheel gegund worden. 20. Vraag 3.2, sub 8; In hoeverre is het gegadigde toegestaan om referenties aan te leveren die vergelijkbaar zijn doch geen referenties betreffen van (middel)grote gemeentes van 80.000 inwoners gezien de toevoeging ‘bij voorkeur’? Antwoord: Omdat de term bij voorkeur wordt gebruikt is het ook mogelijk om per perceel referenties van andere aantallen inwoners van gemeentes te leveren, mits dit referenties zijn van vergelijkbare opdrachten qua dienstverlening. Zie ook verzoek tot deelneming § 3.3.1. 21. Vraag 3.2, sub 8; ‘Indien gegadigde alleen inschrijft voor perceel 1 is de referentie-eis als volgt: perceel 1, 2, 3, 4………’. Hoe moeten wij dit lezen? Antwoord: Als gegadigden alleen inschrijft voor bijvoorbeeld perceel 1(inclusief perceel 2 en 3) dan geldt (bij voorkeur) de referentie eis van (middel)grote gemeentes van 80.000 inwoners 22. Vraag 3.2; ‘De volgende invulbijlagen kunnen als Word bestand worden opgevraagd…..’U noemt daar slechts een selectie van de te verkrijgen bijlagen. Kunnen wij er vanuit gaan dat bijlage A t/m I beschikbaar zijn in Word format nu deze ook door gegadigde allemaal ingeleverd dienen te worden?
Antwoord: Nee, alleen de bijlage A, D, E, G en H zijn invulbijlagen. De overige bijlagen dienen slechts gedateerd en ondertekend te worden. 23. Vraag 3.3, 1; Voor wat betreft de referenties wordt gesteld ‘overheidsorganisaties of daaraan gelieerde instelling’. Kunnen wij ‘of daaraan gelieerde instelling’ vertalen als ‘publiekrechtelijke instelling’? Antwoord: Inderdaad. 24. Vraag 3.3, 1; Vanwaar de toevoeging dat referenties bestaande uit meerdere percelen een extra waardering opleveren? Wat is daarvan de toegevoegde waarde? Antwoord: De toegevoegde waarde voor de gemeente Leiden en andere aanbesteders is de schaalgrote van het contract en het werken met 1 dienstverlenende organisatie in plaats van meerdere dienstverlenende organisaties en daarmee meerdere contracten. 25. Vraag 3.3, 2; In hoeverre zegt het ziekteverzuim c.q. het personeelsverloop van de arbo organisatie iets over de kwaliteit van dienstverlening? Antwoord: Dit zegt volgens ons iets over het beleid en bedrijfsvoering van de eigen organisatie. Bezien vanuit het gezondheidsbeleid, zou het bedrijf dat als core-busines gezondheidsbeleid predikt toch zeker zelf hierin hoog moeten scoren. 26. Vraag 3.3, 3; Maximaal 1 A4 per onderdeel (A, B en C dus 3 A4)? Antwoord: Dat klopt. 27. Vraag 3.3, 3; Hoe gaat u onderdeel 3 beoordelen per onderdeel (A, B en C)? Antwoord: zie bijlage III. 28. Vraag 3.3, 4; Hoe gaat u onderdeel 4 beoordelen? Antwoord: Zie bijlage III. 29. Vraag 3.3; U nodigt, indien aanwezig, maximaal 5 gegadigden per perceel uit. Correct? Antwoord: Dit is correct. 30. Vraag 3.4; Bijlage I dus achter tabblad 13, correct? Antwoord: zie vraag 4, gewijzigd schema vorm §3.4. 31. Vraag 6.14; Wat doen wij precies gestand in een Verzoek tot deelneming? Antwoord: U doet het verzoek tot deelneming gestand, dat wil zeggen dat u tot minimaal 3 maanden na de sluitingsdatum achter uw verzoek tot deelneming blijft staan en in die periode geen wijzigingen dient door te voeren.
32. Vraag Bijlage H; ‘De aanbieder mag voor niet meer dan 25% van zijn omzet afhankelijk zijn van deze opdracht’. Van welke opdrachtwaarde per perceel moeten wij uitgaan om dit te kunnen toetsen aan onze omzet? Antwoord: Dit is ter beoordeling van de aanbestedende dienst, vandaar dat wij de omzetgegevens vragen. 33. Vraag Bijlage H; ‘Geconsolideerde omzetcijfers worden in beginsel niet geaccepteerd, tenzij aanbieder zelf geconsolideerde cijfers produceert (bijvoorbeeld bij inschrijving door holding of concern).’Deze toevoeging kunnen wij niet helemaal plaatsen, feitelijk betekent dit dat werkmaatschappijen (waar veelal de deskundigheid en ervaring feitelijk aanwezig is) niet kunnen inschrijven nu zij, buiten hun schuld, consolideren met de holding. Hoe staat u er tegenover om in geval van een geconsolideerde jaarrekening een holdingverklaring toe te staan? Antwoord: Wij kunnen helaas niet instemmen met een holdingverklaring. Door de consolidatie door de holding verliezen de cijfers hun waarde, omdat die absoluut niets zeggen over de onderneming van gegadigde. Elke werkmaatschappij weet wat haar omzet is, nettowinst enz. De gemeente Leiden wenst inzicht in de financiële bedrijfssituatie van de gegadigde voor de bepaling van de omzetafhankelijkheid en voor inzicht in de financiële gezondheid van de onderneming. 34. Vraag Graag zouden wij in bezit komen van nadere informatie omtrent het medewerkers bestand, per organisatieonderdeel: • Verloopcijfer • Leeftijdsopbouw • Geslacht • Opleidingsniveau • Part-time/full-time verhouding Antwoord: We kunnen niet alle informatie aanleveren. Leeftijdsopbouw, geslacht en parttime/fulltime verhouding kunt u vinden in bijlage II. 35. Vraag 3.3. Selectie Staat u de inschrijver toe naast de beantwoording bijlagen ter verduidelijking mee te sturen. Antwoord: Ja, achter tab 16. 36. Vraag 3.3 Selectie. Punt 3. Wanneer u vraagt inschrijvers te voldoen aan een maximum van 1 A4, mogen wij er dan van uitgaan dat dit per onderdeel is? Bijv. 1 A4 voor de beantwoording van 3A, 1 A4 voor de beantwoording van 3B, etc? Antwoord: Inderdaad. 37. Vraag Perceel 1: - Wat wordt er op dit moment gedaan aan preventie? - Wat wordt er op dit moment gedaan om het frequent kortdurend verzuim te verlagen? Antwoord: voor de antwoorden verwijzen wij naar blz. 7 van het Selectiedocument. 38. Vraag Perceel 2 (Gevulei)
Wat is de meldingsfrequentie? Antwoord: De meldingsfrequentie is 2.5 39. Vraag Perceel 3 NV BOR Wat is de meldingsfrequentie? Antwoord: Zie tabel 2 op blz. 7 van het Selectiedocument (Afd. Stedelijk Beheer en Werkvoorbereiding Openbare Ruimte). Zie ook antwoord 19. 40. Perceel 4 - Wat is de meldingsfrequentie? - Wat doet DZB concreet om het verzuim te verlagen? Wat voor middelen worden ingezet en wat voor manier van werken wordt ingezet? Antwoord: De meldingsfrequentie voor 2009 was voor DZB als totaal 2,8 (onderverdeling Ambtenaar 1,92, WIW medewerker 2,64, SW dienstverbanden 2,84) DZB doet diverse dingen om het verzuim omlaag te brengen o.a. : * aandacht van de leidinggevende voor de medewerkers om verzuim te voorkomen maar ook voor de verzuimde medewerkers * inzet van verzuimconsulenten bij o.a. frequent verzuim gesprekken * sinds najaar 2009 is de aandacht voor Arbo erg toegenomen. De RI&E is gemaakt en een plan van aanpak vastgesteld. Er zijn bv begin 2010 preventiemedewerkers opgeleid, er wordt gewerkt aan “voorbeeld werkplekken”. 41. Algemeen Kunnen alle organisaties haar verzuimprotocollen overleggen? Antwoord: Ja.
Bijlagen: I Overzicht gemeente Leiden; ziekteverzuim 2009 verdeeld in mannen en vrouwen. II Gezondheidsbeleid gemeente Leiden III Parameters te gebruiken bij beoordeling
Bureau Aanbestedingen Gemeente Leiden
.
Bijlage I (Nota van inlichtingen tbv aanbesteding Arbodienstverlening)
Overzicht gemeente Leiden; ziekteverzuim 2009 verdeeld in mannen en vrouwen.
1e kw 09 t/m 4e kw 09
rekening houdend met parttime % beschikbare dagen verzuimdagen totaal man vrouw totaal man vrouw
verzuimpercentage VP man vrouw
totaal
Meldingen man vrouw
zonder parttime % gem pers sterkte totaal man vrouw
TOT. AGB8 Aandachtsgebieden
478835,1
274126,6
204708,5
35657,3
21655,7
14001,5
7,45
7,90
6,84
2761,00
1428,00
1336,00
1462,14
777,61
684,53
TOT. INS Instellingen
47132,3
29739,8
17392,5
3474,2
2258,4
1215,8
7,37
7,59
6,99
256,00
145,00
111,00
162,58
97,22
65,36
TOT. BRWL Brandweer Leiden
39589,5
35421,6
4167,9
2129,1
1752,6
376,5
5,38
4,95
9,03
171,00
128,00
43,00
111,01
97,35
13,67
Totalen
565556,9
339288
226268,9
41260,6
25666,7
15593,8
7,30
7,56
6,89
3188,00
1701
1490
1735,73
972,18
763,56
totaal
MF man
vrouw
1,84
1,75
1,95
Bijlage II (Nota van inlichtingen tbv aanbesteding Arbodienstverlening) GEZONDHEIDSBELEID gemeente Leiden Eigen regie In Leiden is de leidinggevende verantwoordelijk voor de begeleiding van zijn medewerkers. Dus ook van de verzuimende medewerkers (Eigenregiemodel). Hij kan voor de ondersteuning een beroep doen op in- en externe deskundigen. In 2009 is het relatief hoge percentage ziekteverzuim in 2008 (7,6%) aangepakt. Dit heeft geleid tot een kleine 0,3%-punt verzuimreductie. Deze aanpak was gericht op: * Managementinformatie Maandelijks zijn er ziekteverzuimoverzichten beschikbaar voor leidinggevenden. Deze overzichten geven zowel een algemeen beeld van het ziekteverzuim als een meer gespecificeerd beeld. Hierdoor krijgt de leidinggevende inzicht in het ziekteverzuim en kan hij gericht het verzuim aanpakken. * Sociaal Medisch Team (SMT) Elke afdeling kent een vorm van SMT’s. De leidinggevende bespreekt periodiek – of als de situatie daar om vraagt – de zieke medewerkers tijdens een vergadering waarbij ook medewerkers van bijvoorbeeld HRM, maatschappelijk werk of de bedrijfsarts aanwezig kunnen zijn. Zo wordt met name bij langdurig zieken de vinger aan de pols gehouden, zowel gericht op het proces – doen we alles wat we moeten doen – als op de inhoud: wat kunnen we doen om een medewerker weer beter en aan het werk te krijgen. * Maatwerk De aanpak van het ziekteverzuim vereist maatwerk. Enkele voorbeelden: Voorlichting aan leidinggevenden over de aanpak van langdurig verzuim bij een afdeling waar dit aan de orde is. Aanpak van frequent kortdurend verzuim door informatie aan medewerkers en gebruik van een speciaal formulier waarin ziektehistorie en afspraken worden bijgehouden. Het geven van trainingen ‘voeren van verzuimgesprekken’.
Tabel 3.1: Verzuim gemeente Leiden over de afgelopen jaren 2007 2008 2009 Verzuimpercentage1 2
Meldingsfrequentie Gemiddeld verzuim in dagen
7,4
7,6
7,3
2,1 13,6
2,0
1,9
Zie tabel 3.2
Zie tabel 3.2
100.000+ gemeenten 2008 5,4 1,7 13,0
Tabel 3.2: Gemiddelde verzuimduur over de organisatieonderdelen in dagen Organisatieonderdeel Gemiddelde verzuimduur in dagen Gemiddelde verzuimduur in dagen 2008 2009 Afdelingen 15,2 13,8 Instellingen 12,2 16,7 Brandweer Leiden 13,4 12,2
1
Het ziekteverzuimpercentage wordt berekend door het totaal aantal verzuimde kalenderdagen in een jaar te delen door het totaal aantal beschikbare kalenderdagen in een jaar vermenigvuldigd met 100%. Dit cijfer is exclusief zwangerschappen. 2 Meldingsfrequentie is het totaal aantal ziekmeldingen in een kalenderjaar gedeeld door het gemiddeld aantal personeelsleden in een kalenderjaar.
Verzuim en meldingsfrequentie Het gemiddelde verzuim daalde licht van 7,6% in 2008 naar 7,3% in 2009. Ondanks deze daling is het ziekteverzuim van de gemeente Leiden vergeleken met het landelijke gemiddelde dat rond 5,4 % ligt, hoog te noemen. De meldingsfrequentie is 1,9%. Opmerkelijk is dat in Leiden het ziekteverzuim bij vrouwen lager is dan bij mannen. Iets wat bij geen enkele andere 100.000+ gemeente het geval is. Langdurig ziekteverzuim In 2008 was er bij zeven afdelingen sprake van langdurig ziekteverzuim (>43 dagen). In 2009 is dat het geval bij tien afdelingen. Dit is voor een deel te verklaren doordat medewerkers die een re-integratietraject doorlopen nog steeds als ‘ziek’ geregistreerd staan. Een ander deel wordt veroorzaakt door wijzigingen in de wet WIA, waarin een 3e verzuimjaar is opgenomen omdat de medewerker nog niet volledig in de eigen functie gere-integreerd is, of er nog enkele stappen doorlopen moeten worden voordat een medewerker afgekeurd kan worden voor zijn eigen functie. In de bijlage vindt u een tabel en een grafiek (3.1) met het verzuimpercentage per afdeling en duurklasse.
De medewerkers van de gemeente Leiden PERSONEELSGEGEVENS Hier vindt u een aantal kerncijfers, gevolgd door een kwantitatieve benadering van enkele onderwerpen. Omdat in 2007 een groot aantal vacatures bewust is opengehouden die zijn ingevuld in 2008, is het aantal open vacatures met 85 afgenomen sinds 2007. Deze vacaturevervulling vond grotendeels plaats bij de afdelingen Backoffice Dienstverlening, Kwaliteit, documenten en gegevens, Projectmanagementbureau, Realisatie, HRM en Communicatie, Concern en DZB. Daartegenover daalde het aantal medewerkers bij Handhaving, Stedelijk Beheer en Werkvoorbereiding Openbare Ruimte. Met name bij de laatste twee afdelingen zal de vorming van de NV Beheer Openbare Ruimte hierop van invloed zijn geweest. Een deel van het werk is daar door tijdelijke inhuurkrachten gedaan.
Totale bezetting in personen per 31-12 Instroom medewerkers Uitstroom medewerkers Toename bezetting tov vorig jaar Aantal deeltijders Aantal vrouwen Gemiddelde leeftijd Ziekteverzuimpercentage
2008 1759 198 166 +34 832 760 45,9 7,6
2009 1810 *) 138 87 +51 847 801 46,1 7,3
*) In verband met de intergemeentelijke vergelijking van het A+O fonds, wijkt dit aantal af van de financiële jaarrapportage.
Overzicht gemiddelde medewerker van de gemeente Leiden M 2009 V 2009 leeftijd 47,2 44,8 uren p/w 34,4 29,1 jaren in dienst 14,6 10,2
Leeftijd Van alle medewerkers is 58% 45 jaar of ouder. Bij de mannen is dit 62% en bij de vrouwen is dit 53%. Dit is een lichte stijging van het aantal medewerkers in de hoogste leeftijdscategorie ten opzichte van 2008. Dit komt overeen met de situatie in de 100.000+ gemeenten. m annen
leeftijd in jaren op peildatum
60
vrouwen
50
40
30
20 50
40
30
20
< 36 uur / week
10
0
10
20
30
40
50
>= 36 uur / week
Opbouw medewerkers gemeente Leiden leeftijd en deeltijdpercentage Vrouwen Het aantal vrouwen in de bezetting is licht gestegen naar 44,3%. In de 100.000+ gemeenten was in 2008 gemiddeld 45,5% vrouw. Deeltijders 46,8% had in 2009 een dienstverband van minder dan 36 uur per week, dit is een lichte daling vergeleken met 2008. Het overgrote deel van de deeltijders is vrouw 73,1%, tegenover 26,9% man. Leidinggevenden In 2009 had Leiden 131 leidinggevenden op een bezetting van 1810 medewerkers. Per leidinggevende betekent dit 13,8 medewerkers. In de 100.000+ gemeenten zijn er in 2008 per leidinggevende 8,6 medewerkers aan te sturen. De ‘span of control’ van de Leidse leidinggevende ligt dus beduidend hoger. Leidinggevenden Man Vrouw Totaal
2009 92 39 131
3.2 IN-, UIT- EN DOORSTROOM Instroom nieuwe medewerkers In 2009 verwelkomde Leiden 138 nieuwe medewerkers, dit waren er zestig minder dan het jaar ervoor. Het percentage instroom in verhouding tot de bezetting van eind 2008 is 7,6%, waardoor Leiden na ‘Anders Werken’ weer terug is op een meer normale instroom. Bij de 100.000+ gemeenten lag dit percentage in 2008 op 10,8%. Ruim 54% van hen was vrouw. De nieuwe medewerkers werken gemiddeld ongeveer 31 uur per week.
40 instroom
37 30 24
20
18
16
10 -
3
14
14
6
2
2
2
0
0 uitstroom
-2
-1
-8
-8
-7
-6
-1
-2
-11
10
-6 -14
-21
20 30 jonger dan 25 mannen
25 t/m 34
35 t/m 44
45 t/m 54
55 t/m 59
60+
vrouwen
In- en uitstroom per leeftijdscategorie Uitstroom In 2009 stroomden 87 medewerkers uit, dit is bijna de helft minder als het jaar ervoor. In verhouding tot de bezetting eind 2008 is dit een percentage van 4,9%. Met name de sterke daling van de uitstroom op verzoek van de werknemer, lijkt te duiden op een stabielere werkomgeving, maar ook de financiële crisis en afronding van Anders Werken zouden daar debet aan kunnen zijn. In 2009 zijn enkele medewerkers van Bureau Openbaar Onderwijs van werkgever veranderd. Dit is de opmaat naar grotere uitstroom in het kader van Regie op Maat in de komende jaren. Daar waar vorig jaar meer dan de helft van de uitstroom nog vrouw was, is dit nu slechts een kleine 40%. Grafiek 2.2 laat zien dat de meeste vertrekkende medewerkers tussen de 45 en 54 jaar oud waren, vorig jaar was dit nog tussen de 35 en 44 jaar. 180 160
overige
140
opheffen functie
120
ongeschiktheid anders dan door ziekte
100
blijvende ongeschiktheid / overlijden
80
rechtswege / aflopen contract
60 leeftijd (pensioen, FLO, FPU) 40 verzoek werknemer 20 0 2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
Uitstroom naar reden Doorstroom Er zijn in totaal 34 medewerkers doorgestroomd binnen de gemeentelijke organisatie. Dat wil zeggen dat deze binnen de organisatie zijn doorgestroomd naar een andere functie en of afdeling.
Bijlage III behorend bij vraag 27 en 28 Nota van Inlichting Aanbesteding Arbodienstverlening
Parameters te gebruiken bij beoordeling Bij de beoordeling van verzoeken tot deelneming en inschrijvingen worden door de beoordelaars cijfers gegeven van 0 tot 10. Daarbij kunnen de volgende parameters worden gehanteerd. Daarmee wordt voorkomen dat er onder de beoordelaars verschil ontstaat in de wijze van beoordelen. Door deze parameters tevens op te nemen in het selectiedocument of de uitnodiging tot inschrijving is het voor de gegadigden en inschrijvers ook helder op welke wijze wordt beoordeeld. Antwoord Ontbreekt Niet overeenstemmend
Matig overeenstemmend
Overeenstemmend
Onderscheidend
Evaluatie De informatie ontbreekt. De gegeven informatie voldoet niet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. De inschrijving geeft de opdrachtgever onvolledige informatie. De gegeven informatie is niet volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever en/of niet projectgericht. Er ontbreekt informatie over significante punten. De wijze van invulling is niet overtuigend, laat openingen over. De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht en voldoet daarmee aan de verwachtingen van de opdrachtgever. De gegeven informatie is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de opdrachtgever, de informatie is projectgericht en voldoet daarmee aan de verwachtingen van de opdrachtgever. De wijze van invulling is bovendien zeer innoverend. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van overige dienstverleners. Toont hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening.
Waardering 0 4
6
8
10
