Aan Van Belangstellenden Bureau Aanbestedingen

Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening

Memo Aan

Van

e-mail

Belangstellenden

Bureau Aanbestedingen

[email protected]

Onderwerp

Datum 17 september 2010

Nota van inlichtingen aanbesteding Hulp bij het huishouden, DIV-2010-9376

Geachte dames en heren, conform § 2.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 03 september 2010 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u door middel van onderstaand schema de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen. De inhoud van deze Nota van Inlichtingen is bindend en maakt integraal onderdeel uit van het bestek met als referentiedatum 18 augustus 2010. Bureau Aanbestedingen Gemeente Leiden

1

NOTA VAN INLICHTINGEN aanbesteding Hulp bij het huishouden, DIV-2010-9376

Bestek Pagina Pagina 2

Onderdeel Hoofdstuk 1.5

Vraag U geeft aan de eisen zijn ‘licht’ van aard. Maakt u nog verschil in eisen m.n. op het gebied van kwaliteit tussen bestaande (lees bekende) aanbieders en nieuwe (onbekende) aanbieders?

Pagina 2

Omschrijving Categorie B

Kan "ontregelde huishouding" specifieker omschreven worden?

Pagina 3

Hoofdstuk 2.4

Pagina 3

Hoofdstuk 2.5

Kunnen wij de inschrijfformulieren als Word-bestand ontvangen? Moeten we als bestaande zorgaanbieders weer inschrijven?

Pagina 4

Hoofdstuk 2.6

Het is een openbare aanbesteding. Het openen van de offerte zou dan ook openbaar zijn, kunnen wij als zodanig aanwezig zijn bij de opening van de offertes? Zo nee, kunt u aangeven waarom niet? En op welke wijze u dan aan deze verplichting gaat voldoen?

Pagina 4

Paragraaf 2.6

U geeft aan dat de inschrijving losbladig voorzien van vier gaten en zonder map maar met snelhechters aangeleverd dient te worden. Houdt dit in dat de bladen bevestigd dienen te worden aan de snelhechters of dat de bladen los (niet door de gaten, niet noodzakelijk dat omgeslagen hoeft te worden) in snelhechters moeten?

Antwoord Neen, er wordt geen onderscheid gemaakt tussen aanbieders. De kwaliteitseisen zijn gelijk voor alle inschrijvers. “Licht van aard” heeft met name betrekking op feit dat er door de gemeenten geen eisen worden gesteld aan omzet, financiële solvabiliteit, certificering etc. Neen, kan niet limitatief worden omschreven. Betreft cliënt die al dan niet tijdelijk niet instaat is zelf de regie over het huishouden te voeren. Ja, de invulbijlagen kunnen opgevraagd worden bij [email protected] Ja, ook bestaande aanbieders moeten zich weer inschrijven. De sluitingsdatum is 27 september 2010, 12:00 uur. De aankondiging en het bestek van de aanbesteding hulp bij het huishouden zijn op 18 augustus 2010 gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en op de website van de gemeente Leiden www.leiden.nl/aanbesteden. Toevoeging bestek Naar aanleiding van deze vraag, is er besloten om alsnog een voor aanbieders toegankelijke openingssessie te houden, te weten op maandag 27 september 2010 van 13.00 – 14.00 uur in het Stadhuis van Leiden (de Koffiekamer naast de raadszaal) (Stadhuisplein 1 te Leiden). U dient de inschrijving losbladig voorzien van vier gaten en zonder map in snelhechters aan te leveren.

2


Onderdeel Paragraaf 2.6

Pagina 4

Hoofdstuk 3.1

Pagina 5

Hoofdstuk 3.2

Pagina 5

Voetnoot 4

Vraag Mag je bij het aanleveren van de inschrijving gebruik maken van tabbladen om de formulieren in te delen of kan je de formulieren ook zonder scheiding inleveren (achterelkaar)? Laatste streepje “nieuwe cliënten zijn … toegekend”. Hoe kan dit als cliënten (hulpvraag) via het DSM worden geveild? Kunt u deze procesgang beschrijven?

Wat verstaat de gemeente onder “ouder dan 85 jaar”. Is dit 85 jaar + 1 dag of gaat de regeling pas in als iemand 86 jaar is geworden? Nieuwe aanbieders krijgen per 23-11-2010 toegang op het systeem (DSM) maar mogen niet bieden, hoe kunt u dit voorkomen? Welke maatregelen volgen wanneer dit toch gebeurt?

Antwoord U dient de formulieren zonder scheiding dus achter elkaar in te leveren.

Met laatste gedeelte “de indicatie wel net vóór 1 januari 2011 is vastgesteld, maar aan wiens hulpvraag nog geen aanbieder is toegekend”, worden die gevallen bedoeld die bijvoorbeeld op 2312-2010 een aanvraag doen. Indien in die gevallen het indicatiebesluit bijvoorbeeld op 30-12-2010 (met ingangsdatum recht op Hulp bij het Huishouden per 23-12-2010) wordt genomen, dan wordt de hulpvraag van deze cliënten pas 04-012011 op het Dynamische selectiemodel geplaatst en is er rond 07-01-2011 een aanbieder geselecteerd. Deze gevallen worden gerekend tot de nieuwe cliënten die pas na 01-01-2011 voor het eerst een aanbieder krijgen toegewezen. Voor de helderheid dient “toegekend” gelezen te worden als “toegewezen op basis van het Dynamische selectie model”. Procesgang wijkt verder niet af. De cliënt moet op de peildatum (31-12-2010) 85 jaar of ouder zijn. Met andere woorden geboren op 31-12-1925 of eerder. Nieuwe aanbieders mogen wel bieden op hulpvragen die na 3112-2010 starten (daar deze vallen onder de nieuwe raamovereenkomst per 1-1-2011), maar niet op de (zeer klein van omvang zijnde hoeveelheid) hulpvragen die nog in (eind) december 2010 moeten starten. Wij gaan ten eerste uit van de zelfdiscipline van nieuwe aanbieders op basis van deze passage van het bestek. Tevens zullen gemeenten bij de betreffende hulpvragen die nog in 2010 starten checken of niet een nieuw toetredende aanbieder met een raamovereenkomst per 1-12011 de hulpvraag heeft gewonnen. Indien dit zo zou zijn, wijzen de gemeenten de hulpvraag alsnog toe aan de aanbieder met de meeste punten, die al een raamcontract bezit.

3


Onderdeel Voetnoot 4

Vraag Een aantal indicaties van cliënten loopt al in december af. Geldt vanaf 23-11-2010 de specifieke regeling voor cliënten 85+ en Cat B bij deze cliënten? Zo niet, welke datum geldt dan als ingangsdatum?

Pagina 5

Voetnoot 4

Pagina 6

Stap 2 publicatie

Mogen wij ervan uitgaan dat cliënten die in december op de veiling (DSM) verschijnen ten behoeve van inzet in 2011 dat alleen deze klanten zichtbaar zijn voor nieuwe aanbieders (die vanaf 23-11-2010 toegang krijgen tot het systeem)? Indien we dit anders moeten lezen ontvangen wij graag een toelichting. Hier staat “optioneel geeft men meer info/ geeft men nader cliëntprofiel”. Wat ziet u als optioneel/ een optioneel moment om aanvullende informatie te geven?

Pagina 7

Laatste alinea

Pagina 7

Voetnoot 6

Pagina 8

Bijzondere regeling, punt 1 Indexering

‘Indien de aanbieder akkoord gaat, dan kan de aanbieder in principe bij de betreffende cliënten,…..” Welke situaties zouden uitgesloten worden? Kan ‘in principe” nader verklaard worden? Waarom worden de administratiekosten vooraf gefactureerd, en achteraf weer teruggestort? Kunt u aangeven wat de reden is dat cliënten die bij indexering boven de 26 euro als tarief komen 2011 niet geïndexeerd worden?

Antwoord De bijzondere regeling heeft betrekking op hulpvragen van bestaande cliënten waarvoor de nadere overeenkomst afloopt in 2011. De regeling wordt rond medio november al administratief verwerkt. Bestaande cliënten waarvan indicatie of nadere overeenkomst nog in december 2010 afloopt, vallen niet onder de regeling. De door de vragersteller genoemde datum 23-11-2010 heeft te maken met een ander onderwerp, namelijk het toegang geven tot het technische systeem aan (nieuw toegetreden) aanbieders voor 1-1-2011 om hen zodoende in staat te stellen om mee te dingen naar hulpvragen die na 1-1-2011 moeten starten, maar al eind november of december ter selectie via het systeem worden aangeboden. Neen, dit is technisch niet mogelijk. Alle aanbieders die per 1-12011 een raamovereenkomst hebben, zien vanaf 23-11-2010 zowel hulpvragen die nog in 2010 moeten starten (overigens zeer beperkt aantal) en de hulpvragen die in begin 2011 moeten starten. De gemeenten zien erop toe dat nieuwe aanbieders zich houden aan het gestelde in het bestek. Als er sprake is van een specifiek kenmerk of situatie, (waarvan de gemeente via de indicatiestelling op de hoogte is), waarmee rekening moet worden gehouden bij het bepalen van de inzet van de medewerker danwel bij de uitvoeren van de werkzaamheden. “In principe” slaat op het feit dat de klant nog kan aangeven niet langer bij diens huidige aanbieder te willen blijven.

Omdat het systeem deze automatisch genereert en niet kan signaleren dat deze al eerder is gefactureerd. Dit wordt eenmalig aan het einde van het jaar gecorrigeerd. Maximumtarief blijft maximum tarief.

4


Onderdeel Bijzondere regeling, punt 1 Indexering

Pagina 8

Bijzondere regeling, punt 3

Pagina 8

Percelenregeling BAO en “Uitzondering”

Pagina 8

Stap 6

Pagina 8

Stap 6

Pagina 9

Pagina 10

Hoofdstuk 3.3.1 “Leveringsplicht bij geen bieding” Parameters: Prijs

Pagina 12

Parameters: KTO

Vraag Kunnen wij ervan uitgaan dat bij cliënten die bij indexering boven de 26 euro als tarief komen hier geen korting op plaatsvindt? Bij wel korting, wat is dan het tarief en werkwijze? U geeft aan cliënten een brief te sturen om aan te geven of zij bij hun voorkeursaanbieders te blijven. De ervaring leert dat vele cliënten gezien hun leeftijd niet reageren. Kunnen wij ervan uitgaan dat cliënten die niet reageren als voorkeur hun huidige aanbieder houden? Kunt u de ‘uitzonderingsituaties’ specificeren? Mogen wij ervan uitgaan dat in het kader van openbaarheid en transparantie de gemeente jaarlijks de cijfers met betrekking tot de uitzonderingssituaties publiceert? De opdrachtgever kan een boete opleggen bij het niet leveren volgens het gebodene. Worden gegevens van zorgaanbieder die niet (op tijd) leveren openbaar gemaakt? Is het niet leveren geen onderwerp om als parameter op te nemen bij het DSM?

Om welke reden en wanneer gaat u boete in gang zetten voor discontinuïteit? Lezen wij goed dat in deze gevallen alleen ingezet kan worden als de cliënt al via DSM is aangeboden en geen enkele aanbieder geboden heeft? Zijn de tarieven inclusief BTW en reiskosten?

Zorgaanbieders die een klein aantal cliënten hebben en dit aantal zo willen houden, hoe geschiedt dan de KTO? Worden dan telkens dezelfde cliënten bevraagd? En zo ja, meegenomen als nieuw cijfer in het KTO?

Antwoord Neen. Zie ook antwoord op de vorige vraag: Maximaal zal het maximumtarief worden gehanteerd. Er wordt in dat geval niet geïndexeerd. Verder geen afwijkende werkwijze. Ja.

Beiden neen, het gaat tenslotte om uitzonderingen.

Neen.

Neen, “niet leveren” is naar ons inzicht niet zo geschikt als parameter. De raamovereenkomst voorziet in een mogelijkheid tot opschaling, bij veelvuldig niet leveren conform afspraak kan (tijdelijke) uitsluiting van deelname aan DSM danwel contractontbinding volgen. Dit staat nader omschreven in artikel 18 van de raamovereenkomst. Ja, dat is correct.

Ja, de (maximum)tarieven voor categorie A en B zijn inclusief reiskosten, BTW (behoudens BTW-wijzigingen) en eventuele onregelmatigheidstoeslagen. Ja, dat is correct.

5


Onderdeel Punt 6

Vraag Kunt u ervoor zorg dragen dat wij een jaaroverzicht krijgen met alle administratiekosten per cliënt? In het kader van administratieve lastenverlichting zouden wij van deze situatie van het vooraf betalen en achteraf verrekenen af willen. Is dit mogelijk?

Pagina 15

Hoofdstuk 4

Is het nodig om het inschrijfformulier 1A en inschrijfformulier 6 toe te voegen bij de inschrijving als deze niet van toepassing is. Zo ja, dient het dan blanco ingeleverd te worden?

Pagina 18

inschrijfformulier 1

Op inschrijfformulier 1 moet je aangeven hoeveel spoedgevallen geleverd kunnen worden. Is er een minimum aantal leveringen die een zorgaanbieder dient op te geven? Kan een zorgaanbieder dus ook aangeven dat ze geen spoedgevallen kunnen leveren?

Pagina 25

inschrijfformulier 4, eis 4

Op inschrijfformulier 4 Eisen Hulp bij het huishouden staat onder eis nr. 4 dat er een boete gegeven kan worden als discontinuïteit ontstaat in de dienstverlening. Hoe wordt hiermee omgegaan als er een geldige reden is waarom er geen zorg wordt geleverd (bv. Vakantie, cliënt opgenomen in het ziekenhuis, cliënt wil een aantal weken geen zorg, cliënt wil tijdens vakantie vaste medewerker geen zorg enz.)? Kunnen/moeten dit soort redenen ook bij de gemeente gemeld worden?

Antwoord De financiële administratie van en de controle op de door Stipter geïnde kosten achten wij een verantwoordelijkheid van de aanbieders zelf. De gemeenten zullen in samenwerking met Stipter onderzoeken of deze gevraagde optie, mits kosteloos voor de gemeenten, te realiseren valt, maar hierover kunnen geen toezeggingen worden gedaan. Neen, vooralsnog niet mogelijk. Voor het contractjaar 2011 blijft de bestaande werkwijze ongewijzigd. Ja, u dient alle inschrijfformulieren ingevuld en ondertekend in te leveren. Indien een formulier niet van toepassing is, moet u dit aangeven op het formulier Formulieren 1A en 6 zijn aangepast, zodat u op het formulier kunt aangeven dat het formulier niet op u van toepassing is. De nieuwe aangepaste versies van de twee formulieren zijn bij deze Nota van Inlichtingen bijgevoegd en dienen te worden gebruikt bij de Inschrijving. Er is geen minimum aantal leveringen van spoed geformuleerd, u kunt dus ook aangeven dat u niet (vrijwillig) opteert voor spoedgevallen. De opgave van het aantal aangeboden spoedgevallen wordt na sluitingsdatum geïnventariseerd. Bij onvoldoende opgave spoed in een perceel geldt alsnog dat alle aanbieders (naar rato van grootte) verplicht zijn om een deel van deze incidentele gevallen toch te leveren. Voorafgaand aan het definitief opleggen van de boetes zullen de gemeenten eerst hoor en wederhoor toepassen. De boetes zullen naar redelijkheid en billijkheid worden opgelegd. Bij een niet toerekenbare tekortkoming van een aanbieder (zoals het op vakantie zijn van de cliënt) zal een boete achterwege blijven. Het is raadzaam om alle redenen van discontinuïteit in de dienstverlening proactief aan de betreffende gemeente te melden.

6


Onderdeel inschrijfformulier 4, eis 7

Vraag De eis is: “De geïndiceerde hulp wordt geleverd”: Kunnen wij ervan uitgaan dat dit in afstemming met de cliënt gebeurd want soms wil de cliënt iets anders?

Pagina 26


Pagina 26


Pagina 27


Medezeggenschap cliënt: Wij gaan ervan uit dat afspraken in overleg met de cliënt gemaakt worden, waarbij wel rekening wordt gehouden dat er niet gediscrimineerd mag worden. In het burgerrecht staat dat er niet gediscrimineerd mag worden in het kader van ras, geloof of afkomst. Mogen wij ervan uitgaan dat u eist dat zowel zorgaanbieder als cliënten dit burgerrecht naleven? Gebeurt automatische incasso van administratieve kosten Stipter eenmalig per jaar per cliënt? Wat gebeurt er wanneer dezelfde cliënt meerdere malen per jaar op de veiling verschijnt? Worden dan de kosten ook meerdere malen in rekening gebracht? Eis nr. 14 op Inschrijfformulier 4 stelt dat de gemeente ter kennisname een melding per individuele klacht wil ontvangen. Dient dit in het kwartaaloverzicht te worden opgenomen of moet elke klacht ook een keer afzonderlijk gemeld te worden?

Antwoord Indicatie biedt kader, waarbinnen rekening gehouden kan worden met wensen en behoeften van de cliënt. Indien de cliënt significant minder uren hulp per week wil ontvangen dan is geïndiceerd, dan is het een onderdeel van de signaalfunctie van de aanbieder om dit aan de betreffende gemeente te melden, zodat deze kan bezien of eventueel een herindicatie qua uren noodzakelijk is. Ja.

Indien de hulpvraag van een cliënt in één kalenderjaar meer dan een keer via het DSM bij dezelfde aanbieder terecht komt, wordt er wel elke keer administratiekosten in rekening gebracht, maar worden deze achteraf verrekend tot 1x € 19,50 voor het betreffende kalenderjaar. Beiden. Alle klachten moeten ook worden gemeld aan het Wmoloket van de gemeente, zodat deze op de hoogte is van wat er speelt. Tevens moeten alle klachten en hun aard en afhandelingsstatus in een kwartaaloverzicht aan de gemeente worden verstrekt.

Raamovereenkomst Artikel Art.3

Onderdeel Lid 3

Vraag Kunt u aangeven/beschrijven hoe het traject gaat lopen als een partij stopt met de zorgveiling (DSM)? Hoe ziet het afbouwtraject eruit? Wat is

Antwoord Bij het beëindigingen van de raamovereenkomst, dienen (in principe) de nadere overeenkomsten op cliëntniveau nog wel tot hun einddatum te worden uitgediend tegen het geboden tarief,

7

Raamovereenkomst Artikel

Onderdeel

Vraag dan het tarief?

Antwoord daarna wordt de hulpvraag van de cliënten op de dan geldende toewijzingsmethode aan een aanbieder toegewezen. Er is geen ander speciaal afbouwtraject dan deze uitloop van de nadere overeenkomsten. Het uitdienen van de nadere overeenkomsten geschiedt tegen het door de aanbieder in DSM geboden tarief voor de betreffende hulpvraag. Toevoeging raamovereenkomst: Indien de raamovereenkomst tussentijds wordt beëindigd zoals genoemd in artikel 26, dan behoudt de opdrachtgever zich het recht voor de nadere overeenkomsten vervroegd te ontbinden en de betreffende hulpvragen opnieuw toe te wijzen. Over de wijze en snelheid waarop vindt overleg tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever plaats.

Art.5

Lid 2b

Art. 7

Lid 4

De opdrachtnemer moet zorg dragen voor een goede afstemming met opdrachtnemer(s) die andere producten leveren. De definitie opdrachtnemer is een andere dan die hier als 2de genoemd wordt. We zien dit als de samenwerkingspartners, want bijvoorbeeld vrijwilligersorganisaties zijn geen opdrachtnemers van de gemeente. Klopt onze zienswijze? Kunt u redenen aangeven waarom u met onmiddellijke ingang het toewijzen via het DSM zou beëindigen en welke procedure dan gevolgd wordt?

Deze toevoeging zal worden gemaakt in artikel 26, als een nieuw lid 6. De zienswijze zal verschillend zijn per aanbieder en afhangen van het dienstenpakket van de aanbieder (wellicht levert de aanbieder zelf ook AWBZ-zorg). Dit artikel is erop gericht dat de aanbieder van Hulp bij het Huishouden zorg draagt voor een goede afstemming/ samenwerking met andere voorzieningen die een cliënt nodig heeft of kan hebben.

De redenen hiervoor zijn niet limitatief te benoemen. Maar bijvoorbeeld in het onwaarschijnlijke geval van een faillissement van Stipter ontvalt voor de gemeenten de technische tool voor hun toewijzingssystematiek via het DSM. De gemeenten zullen dan om aan hun zorgplicht jegens Wmo-geïndiceerden te kunnen blijven voldoen - de hulpvragen tijdelijk evenredig verdelen over de deelnemende aanbieders zoals ook gesteld in lid 4 van artikel 7. In dit geval zullen gemeenten waarschijnlijk via email met aanbieders communiceren om de toegewezen hulpvragen van cliënten aan hen te melden.

8

Raamovereenkomst Artikel Art. 17

Onderdeel Lid 5

Vraag Kunt u concreet aangeven wanneer een zorgaanbieder een boete krijgt?

Antwoord Zoals beschreven in lid 1 en 2 van artikel 17 kunnen zorgaanbieders een boete krijgen indien zij te laat leveren dan wel een spoedcliënt of een hulpvraag via de procedure leveringsplicht bij geen biedingen weigeren. Gemeenten zullen de achterliggende redenen van in principe boetewaardig gedragingen onderzoeken, Bij een niet toerekenbare tekortkoming van de aanbieder (zoals het op vakantie zijn van de cliënt) zal een boete achterwege blijven.

Bijlagen: Inschrijfformulier 1A en inschrijfformulier 6

9

Aan Van Belangstellenden Bureau Aanbestedingen

Recommend Documents