Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking voor gemeenten
NEVI kring Zuidnederland d.d. 9 maart 2009
Introductie Marcel Stuijts, directeur BIZOB Ervaringen – – – –
Directeur Inkoopbureau West-Brabant (SIW) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht Project(Inkoop)manager Massive verlichtingen
www.bizob.nl
2
Overzicht Presentatie
• Algemene informatie • Werkwijze BIZOB • Inkoopplan • Taken consultant BIZOB • Opleiding en training • Kredietcrisis www.bizob.nl
3
Doelstellingen gemeentelijke inkoop
www.bizob.nl
4
Politieke ambities en actieplannen - Ontwikkelen van inkoopmethodieken voor de publieke inkoop - Onderzoeken (naleving) - Duurzaam inkopen - Integriteit - Promoten van innovatie Total cost of ownership
www.bizob.nl
- SME (MKB) - E-commerce - Borgen van kwaliteit - Opleiden van medewerkers - SLA - Benchmarking - R&D -Sociale beweegredenen - KREDIETCRISIS
5
Good business
Good business kan niet versterkt worden door de regels!
www.bizob.nl
6
Strategisch Inkopen Example? purchased goods personnel salaries miscellaneous costs
1979 38% 45% 17%
(adapted from Lysons, 2006:7&7)
2004 62% 20% 18%
Bron: Van Weele / Rozenmeijer
Algemene Informatie BIZOB
• Opgericht door de deelnemende gemeenten • BIZOB is van en voor de gemeenten • Combinatie van centrale en decentrale inkoop • Inkoop en aanbestedingen voor 17 gemeenten • BIZOB consultants werken bij de gemeenten • •
(kantoor op het gemeentehuis) Meer consultants in één gemeente Consultants werken voor meer dan 1 gemeente
www.bizob.nl
9
Deelnemers 2004
2005
2006
2008
Asten Bergeijk Bladel Deurne Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre
Cranendonck Gemert-Bakel Heeze-Leende Nuenen
Laarbeek
Best
Waarom inkoopsamenwerking? Continuïteit van professionele inkoop binnen de
organisatie Massa is kassa door schaalvoordelen Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper Veel startende inkopers verdwalen Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum Gebruik maken van elkaars materiaalkennis
www.bizob.nl
11
Inkoopgebied Gemeente Primair
Secundair/ facilitair
Leveringen
Rolstoelen
Meubilair
Diensten
Uitzendkrachten Schoonmaak
Werken
Bouw-/ woonrijp Bouw maken gemeentehuis
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB General Council 34 members, two members of each municipality Chairman: Mr. A.P.M. Veltman
Council 5 members of the General Council
Board M.A.J. Stuijts
www.bizob.nl
13
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB CEO M.A.J. Stuijts
Management Support
Procurement Manager B.v.Brunschot
Senior Procurement Consultant
Junior Procurement Consultant
www.bizob.nl
etc
Senior Procurement Consultant
Secretary
Procurement Manager
Procurement Manager
J. Zegveld
H.C.A. Zwitserloot
Junior Procurement Consultant
14
etc
Senior Procurement Consultant
Junior Procurement Consultant
etc
Algemene informatie BIZOB
• Inkoopplan wordt in oktober gemaakt. • Tussen BIZOB en gemeente • Leveringen, diensten en werken worden in het • •
jaar daarop aanbesteed Input komt uit alle afdelingen van de gemeente BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren van gezamenlijke projecten
www.bizob.nl
15
Inhoud inkoopplan
• Individuele trajecten • Gezamenlijke trajecten • Seminars bij de deelnemende gemeenten • Begin- en einddatum • Benodigde capaciteit (dagen) • Contactpersonen inkoop gemeente • Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijke trajecten • Budget • Helpdesk (dagen) www.bizob.nl
16
Inhoud inkoopplan (vervolg)
• Plan wordt goedgekeurd door College van B&W • Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de • • • •
ambtenaren van de gemeente Plan is houvast voor voortgang van de projecten Plan is een overzicht voor (financiële) resultaten Plan wordt maandelijks besproken door BIZOB inkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB en gemeente. www.bizob.nl
17
Aandachtsgebied BIZOB purchasing function ordering/ operational
tactical / initial
Internal customer
Specification
Expediting Follow Ordering and up/ evaluation evaluation
Selecting Contracting
Sourcing
Supply Buying Procurement
www.bizob.nl
18
Supplier
Professioneel Aanbestedingsproces NEEDS F unctional based
Scope Purchase team
Using the m arket
AIM
Procurem ent S trategie
M arktet consultation
Specification
P ublication Q uestionary docum ation Surv ey
T ENDE R
assessm ent
A W ARDING
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Analyse procurem ent situation Analyse the internall process F inancial analyse Contract analyse M arktet analyse Portfolio analyse
awarding criteria
P rofesional P rocurem ent
S election criteria
Taken inkoopadviseur • Bewaken van het inkoopplan (projecten) • Is project manager • Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen (extern) • Verantwoordelijk voor juiste specificatie • Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen • Verantwoordelijk voor het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden • Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema • Controleert het budget (markt, spendview) • Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP) • Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit www.bizob.nl
20
Opleidingen, trainingen en netwerken
• Interne en externe netwerken • Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI) • Training inkopers (senior samen met junior) • Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen • Standaard documenten, kennisdatabase • Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW) • Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg • Leveranciersbezoeken www.bizob.nl
21
Account – Revenue BIZOB 2006 2006
Budget
Contract
Financial
award
result
forecast
costs BIZOB
Asten
1.334.425
1.155.374
179.051
200.000
59.850
Bergeijk
4.460.182
3.082.586
1.377.596
225.000
59.850
Bladel
4.026.887
3.068.116
958.771
240.000
59.850
Cranendonck
3.371.742
2.474.137
897.605
250.000
39.900
Deurne
10.542.981
7.609.022
2.933.958
400.000
79.800
Eersel
4.391.610
3.378.717
1.012.893
225.000
59.850
Gemert-Bakel
4.460.310
3.589.036
871.274
350.000
79.800
Heeze-Leende
900.108
477.478
422.630
190.000
39.900
Laarbeek
3.831.538
2.631.134
1.200.404
275.000
39.900
Nuenen
4.051.904
2.781.980
1.303.923
285.000
59.850
Oirschot
8.021.566
5.404.983
2.616.582
225.000
59.850
Reusel-De Mierden
1.724.558
928.773
795.785
160.000
59.850
Someren
6.266.138
4.538.961
1.727.177
225.000
59.850
Son en Breugel
4.140.918
3.153.213
987.705
185.000
59.850
Waalre www.bizob.nl
3.334.338
2.241.169 22
1.093.169
200.000
59.850
Kredietcrisis (1) 1.Macro-economisch niveau VNG 2.Meso-eonomisch niveau Regionaal niveau (SRE/BIZOB) 3.Micro-economisch niveau afzonderlijk per gemeente WERKELOOSHEID VOORKOMEN/BEPERKEN www.bizob.nl
23
Kredietcrisis Macro economisch (2) Schriftelijke oproep VNG aan de 443 gemeenten (responds: 150, = 34%) € 2 miljard aan projecten uitvoeren die gepland staan voor latere jaren. Projecten op het gebied van ruimtelijke ordening en infrastructuur. (aanleggen van rotondes, isoleren van scholen, het oprichten van een fonds voor het midden- en kleinbedrijf, het aanleggen van kunstgrasvelden. ‘Het valt op dat veel gemeenten zich richten op duurzaamheid.’
www.bizob.nl
24
Kredietcrisis (3) Meso-economisch niveau SRE(Samenwerking Regio Eindhoven) vanuit economisch perspectief BIZOB: - directe vertaling/aanpassing inkoopplannen 2009 en overleg op EZ/VNG niveau in het kader EU directive/Nationaal - Local souring trekken naar regionaal vraagstuk om toeleveringsrisico te beperken en concurrentie te houden.
www.bizob.nl
25
Kredietcrisis (4) 1.Micro-economisch niveau: -
Naar voren trekken van investeringen Sneller betalen van facturen Minder gebruik maken van het financieren van projecten door de markt(DBFMO) Minder gebruik maken van bankgaranties Alleen recht voor werkvoorzieningsschappen Desondanks ontstaat er werkegelegenheid in werkbegeleidingssector
www.bizob.nl
26
Kredietcrisis (5) Voorwaarden * Bijvoorbeeld dat het kabinet zich soepel opstelt ten opzichte van het gemeentelijk aandeel in het EMU-tekort. ‘Gemeenten zitten zonder versnelde projecten al aan tegen de maximumnorm. Het vervroegen van projecten zorgt geheid voor overschrijding van die norm.’
* Daarnaast levert vervroegde uitvoering van projecten gemeenten ongeveer € 150 miljoen op aan extra rentelasten. ‘Het kan natuurlijk makkelijker met een financiële tegemoetkoming van het Rijk???.’
* Local sourcing versus EU-directives/Nationale wetgeving ‘veiligstellen werkeloosheid binnen de gemeente’
* Operationale capaciteit binnen gemeenten organiseren (materie en inkooptechnisch)
www.bizob.nl
27
Vragen
Referenties De Boer, L. Telgen, J., (1998), ‘Purchasing Practice in Dutch Municipalities’, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol 34, No 2, pp. 31-36. Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report. Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press. Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explaining non-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19 Lysons, K. Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed, 2006 Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8. Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom.
www.bizob.nl
29
