1 Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) 17 x projectplan contractmanagement PIANOo en NEVI- Manage de markt! 20 oktober 20092 Intro...
Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) 17 x projectplan contractmanagement PIANOo en NEVI- Manage de markt! 20 oktober 2009
Introductie Douwe van de Goorberg concern inkoper BIZOB projectleider contractmanagement
Achtergrond – – – –
Facility management – Hogeschool Diedenoort Contractbeheer – VieCuri Medisch Centrum Concern inkoper – BIZOB Member NEVI C(ontinuous) P(rocurement) D(evelopment)
www.bizob.nl
2
Overzicht Presentatie
• BIZOB (structuur en werkwijze) • Resultaten marktverkenning • Definities binnen het project • Project aanpak contractmanagement • Doelstellingen • Uitvoering • Slot www.bizob.nl
3
Algemene Informatie BIZOB
• Opgericht door de deelnemende gemeenten • BIZOB is van en voor de gemeenten • Combinatie van centrale en decentrale inkoop • Inkoop en aanbestedingen voor 17 gemeenten • BIZOB consultants werken bij de gemeenten • •
(kantoor op het gemeentehuis) Meer consultants in één gemeente Consultants werken voor meer dan 1 gemeente
www.bizob.nl
4
Deelnemers 2004
2005
Asten Cranendonck Bergeijk Gemert-Bakel Bladel Heeze-Leende Deurne Nuenen Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre
2006
2008
2009
Laarbeek
Best
Veldhoven
totaal aantal inwoners +/- 470.000
Waarom inkoopsamenwerking? • Continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie • Massa is kassa door schaalvoordelen • Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper • Veel startende inkopers verdwalen • Verlaging van de inkoopkosten • Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum • Gebruik maken van elkaars materiaalkennis www.bizob.nl
6
Resultaten marktverkenning Veel database systemen zonder visie op inkoop • contract = document (oplossing binnen DMS) • contract = uitbesteed facilitair proces (oplossing binnen FMIS) • contract = basis voor bestelbrief (oplossing vanuit ERP) • contractmanagement oplossing maatwerk (bijplaatsen datavelden) vanuit RFI BIZOB 09-2009
Enkele oplossingen die aansluiten bij integraal inkoopproces sourcing tendering executie meting/ evaluatie sourcing …… ondersteuning bij supply completering contractcyclus www.bizob.nl
• Contractmanagement • proces tbv uitnutting contract en input nieuwe specificatie • E-procurement • inkoopproces m.b.v. internettechnologie • Procurementautomatisering • inkoopproces m.b.v. software www.bizob.nl
9
Project aanpak 17 gemeenten • Startbijeenkomst 17 gemeenten (ambtelijk) • Advisering scope van het project • doelstellingen • contractbeheer vs procurementautomatisering • gezamelijk vs individueel • Bewustwoording (bestuurlijk) Algemeen Bestuur BIZOB • Besluitvorming (bestuurlijk) Algemeen Bestuur BIZOB en bestuur individuele gemeenten • Uitvoering (ambtelijk) gemeenten en BIZOB www.bizob.nl
10
Gezamelijke aanpak • Vergelijkbare behoefte • Vergelijkbare organisaties • BIZOB als centrale constante • Regionaal benutten van de output • Deling kennis (specs) en ervaring (leveranciers prestaties) • Bundeling inkooppakketten • Delen van kosten (implementatie en systeemkosten) www.bizob.nl
accountability, risicobeheersing compliance, doelstelling contract behalen best value procurement, efficiencie, dubbel loop
• Zorg voor bewustwoording en besluitvorming ambtelijk noodzaak tot bestuurlijk draagvlak bestuurlijk draagvlak ivm effect op de gehele organisatie • Uitvoering ambtelijk vanuit management opdracht www.bizob.nl
13
Uitvoering Contractbeheer • Centraliseer de verantwoordelijkheid geef contractbeheer een gezicht • Decentraliseer de behoefte aan gegevens • Bepaal gewenste output • Selecteer de beste oplossing (emvi: functie : prijs) • Begin en bouw uit Contractmanagement • Bepaal doelstelling contract (inkoopstrategie) • Bepaal prestatie indicatoren • Normeer de presatie • Meetinstrument, meet en leg vast • Decentraliseer de behoefte aan gegevens • Neem de resultaten mee in de nieuwe inkoopstrategie www.bizob.nl
14
Selecteer de beste oplossing 1. Ambitieniveau contractbeheer databasesysteem zonder inkoopvisie volstaat 2. Ambitieniveau contractmanagement contractmanagementsystemen met vrij definieerbare indicatoren i.v.m. diversiteit aan contractdoelstellingen. 3. Ambitieniveau Procurement automatisering modulair uit te bereiden systemen t.b.v. ondersteuning tactische en operationele inkoopproces www.bizob.nl
