Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant (BIZOB) Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking voor gemeenten
22 juni 2010
Introductie Marcel Stuijts MSc, directeur BIZOB
Ervaringen – – – –
Directeur SIW(Inkoopbureau West-Brabant) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht Inkoopmanager Massive verlichtingen
www.bizob.nl
2
Overzicht Presentatie
• Algemene informatie • Werkwijze BIZOB • Inkoopplan • Taken consultant BIZOB • IT systeem • Taken BIZOB bij aanbestedingen • Inkoop- en aanbestedingsbeleid • Opleiding en training
www.bizob.nl
3
Strategisch Inkopen Example? purchased goods personnel salaries miscellaneous costs
1979 38% 45% 17%
(adapted from Lysons, 2006)
1994 60% 22% 18%
2004 62% 20% 18%
Business case: verhouding grootte en professionaliteit Gemeentegrootte
Aantal
%
Aandeel inkoopvolume
Naleving
100.000 en groter
25
6%
47%
60-70%
50.000 tot 100.000
41
9%
23%
30-40%
20.000 tot 50.000
188
42%
22%
20-30%
10.000 tot 20.000
136
31%
7%
0-10%
tot 10.000
53
12%
1%
0-10%
Totalen
443
100%
100%
www.bizob.nl
5
Wat is inkoopsamenwerking?
Het samen bundelen, en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Murray et al., 2008)
www.bizob.nl
6
Vormen van inkoopsamenwerking
Hoog
Onderzoek publieke sector (2004)
F1-team
- schaalvoordelen - transactiekosten - informatie delen - leren van elkaar
- schaalvoordelen - transactiekosten - informatie delen - leren van elkaar - standaardisatie
Carpoolen
Intensiviteit
gezamenlijk specs bepalen
Konvooi
- schaalvoordelen - transactiekosten - informatie delen - specialisatie
Laag
Meeliften niet gezamenlijk specs bepalen
weinig bepalende deelnemers / bij voorkeur gelijk
Busdienst
- schaalvoordelen - transactiekosten - informatie delen
Weinig
- schaalvoordelen - transactiekosten - informatie delen
Aantal gezamenlijke activiteiten
veel (verschillende) deelnemers
Veel Schotanus, NEVI 2004
www.bizob.nl
7
Klassen (lage commitment) Meeliften – 1 organisatie bepaalt specs, anderen vrijblijvend meeliften (geen invloed specs). – Vaak bij grote verschillen in inwoneraantallen gemeenten (aan- en afwezigheid expertise) – Meestal grotere relatieve meeropbrengsten voor kleine gemeenten – Kan ook op gebied van alleen informatie!
Busdienst – Verschil: meer structureel meeliften (plannen voor lange termijn) – Eventueel organisatie om de faciliteren (SSC of extern) – Betaling bijdrage aan busrit (onkosten) www.bizob.nl
8
Klassen (middel commitment)
Carpoolen – Kartrekken door verschillende gemeenten per traject – Aanstellen lead buyers voor trajecten (obv kennis/beschikbaarheid) – Intensiever, minder vrijblijvendheid: toerbeurt (spreiding) – Regelmatiger overleg, meer structuur – Minder organisaties kunnen deelnemen
www.bizob.nl
9
Klassen (commitment zwaar) Konvooi – Intensieve manier van eenmalig samenwerken – Vaak groot project met veel potentieel – Veel inspraak door meeste partijen – Relatief veel structuur en overleg (ook voor doelstelling)
Formule 1 (BIZOB model) – Meest intensieve vorm – Alle organisaties inspraak – Veel structuur en overleg – Hoge mate van integratie procedures en inkoop www.bizob.nl
10
Bron: Van Weele / Rozenmeijer
Algemene Informatie BIZOB
• Opgericht door de deelnemende gemeenten • BIZOB is van en voor de gemeenten • Combinatie van centrale en decentrale inkoop • Inkoop en aanbestedingen voor 18 gemeenten • BIZOB consultants werken bij de gemeenten (kantoor op het gemeentehuis) • Meer consultants in één gemeente Consultants werken voor meer dan 1 gemeente
•
www.bizob.nl
12
Deelnemers 2004
2005
2006
2008
Asten Bergeijk Bladel Deurne Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre
Cranendonck Gemert-Bakel Heeze-Leende Nuenen
Laarbeek
Best
2009 Veldhoven
2010 Geldrop - Mierlo
Waarom inkoopsamenwerking?
Continuïteit van professionele inkoop binnen de organisatie Massa is kassa door schaalvoordelen Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper Veel startende inkopers verdwalen Verlaging van de inkoopkosten Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum Gebruik maken van elkaars materiaalkennis
www.bizob.nl
14
Inkoopgebied Gemeente
Primair
Secundair/ facilitair
Leveringen
Rolstoelen
Meubilair
Diensten
Uitzendkrachten Schoonmaak
Werken
Bouw-/ woonrijp Bouw maken gemeentehuis
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB General Council 34 members, two members of each municipality Chairman: Mr. A.P.M. Veltman
Council 5 members of the General Council
Board M.A.J. Stuijts MSc
www.bizob.nl
16
ORGANISATION SCHEDULE BIZOB CEO M.A.J. Stuijts
Management Support
Procurement Manager B.v.Brunschot
Senior Procurement Consultant
Junior Procurement Consultant
www.bizob.nl
etc
Senior Procurement Consultant
Secretary
Procurement Manager
Procurement Manager
I. De Vos
H.C.A. Zwitserloot
Junior Procurement Consultant
17
etc
Senior Procurement Consultant
Junior Procurement Consultant
etc
Algemene informatie BIZOB
• Inkoopplan wordt in oktober gemaakt tussen BIZOB en gemeente • Leveringen, diensten en werken worden in het jaar daarop aanbesteed • Input komt uit alle afdelingen van de gemeente • BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren van gezamenlijke projecten
www.bizob.nl
18
Inhoud inkoopplan
• Individuele trajecten
• Gezamenlijke trajecten • Seminars voor de deelnemende gemeenten • Begin- en einddatum • Benodigde capaciteit (dagen) • Contactpersonen inkoop gemeente • Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijke trajecten • Budget • Helpdesk (dagen)
www.bizob.nl
19
Inhoud inkoopplan (vervolg)
• Plan wordt goedgekeurd door College van B&W • Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de ambtenaren van de gemeente • Plan is houvast voor voortgang van de projecten • Plan is een overzicht voor (financiële en kwalitatieve) resultaten • Plan wordt maandelijks besproken door BIZOB inkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente
• Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB en gemeente. www.bizob.nl
20
Aandachtsgebied BIZOB purchasing function ordering/ operational
tactical / initial
Internal customer
Specification
Expediting Follow Ordering and up/ evaluation evaluation
Selecting Contracting
Sourcing
Supply Buying Procurement
www.bizob.nl
21
Supplier
Professioneel Aanbestedingsproces NEEDS Functional based
Scope Purchase team
Using the market
AIM
Procurement Strategie
Marktet consultation
Specification
Publication Questionary documation Survey
TENDER
assessment
AWARDING
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Analyse procurement situation Analyse the internall process Financial analyse Contract analyse Marktet analyse Portfolio analyse
awarding criteria
Profesional Procurement
Selection criteria
Taken inkoopadviseur • Bewaken van het inkoopplan (projecten) • Is project manager • Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen (extern) • Verantwoordelijk voor juiste specificatie • Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen • Verantwoordelijk voor het inkoopproces en de inkoopvoorwaarden • Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema • Controleert het budget (markt, spendview) • Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP) • Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit
www.bizob.nl
23
Inkoopsysteem (WOA)
• WOA is het IT werkgebied van BIZOB • WOA betekent Werken Op Afstand • Internet is overal bereikbaar • Het is een beveiligd systeem • Grote database met alle informatie over: • Uitgevoerde projecten en evaluaties • Leveranciersinformatie • Trainingen en opleidingen • Aanbestedingsregels etc.
www.bizob.nl
24
WOA
www.bizob.nl
25
Taken BIZOB bij aanbestedingen Voor Europese Aanbestedingen zonder voorselectie 6 fasen 1. Inkoopstrategie (startdocument) a) Analyse van de huidige situatie en de bedrijfskolom b) marktresearch 2. Voorbereiding a) opzet aanbestedingsdossier, in het kader van transparantie, wordt later door externe accountant gecontroleerd b) gedetailleerd schema c) beoordelingsmatrix (laagste prijs, EMVI) d) schrijven van het aanbestedingsdocumenten www.bizob.nl
26
Aanbestedingsschema
www.bizob.nl
27
Taken BIZOB bij aanbestedingen (2) 3. Aanbesteding a) Publicatie van de aanbesteding (Internet, TED) b) Publicatie van of versturen van Programma van Eisen c) Beantwoorden van vragen uit de markt d) Ontvangst van offertes. 4. Beoordeling a) Officieel rapport van ontvangen offertes b) Afwijzigingsbrieven van te laat ontvangen offertes c) Beoordeling van ontvangen offertes d) Beoordeling van presentaties e) Officieel rapport van de beste offerte www.bizob.nl
28
www.bizob.nl
29
www.bizob.nl
30
www.bizob.nl
31
Taken BIZOB bij aanbesteden (3) 5.Toewijzen van de order a) Intentie van gunning b) Afwijzigingsbrieven andere partijen c) Contracteren d) Publicatie van de gunning 6. Evaluatie en implementatie
www.bizob.nl
32
Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase) Nodig voor transparantie en voor controle door accountant
• inkoopstrategie, marktonderzoek en analyse bedrijfskolom • planning • budget • programma van eisen met: • afgesproken selectiecriteria • afgesproken gunningscriteria • Afgesproken wegingsfactoren • publicatie www.bizob.nl
33
Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)
• overzicht van ontvangen offertes, gunning, adviezen, toewijzing, afwijzingen • overzicht van ontvangen vragen en antwoorden • leveranciersinformatie, offertes • gunning, beoordeling matrix bewijs van inschrijving (KvK) • contract • evaluatie van de aanbesteding
•
www.bizob.nl
34
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten
• Aanbestedingsbeleid voor aanbestedingen onder • • •
de drempelwaarde Geschreven door BIZOB Goedgekeurd door het college van B&W van elke gemeente Aanbestedingsregels hoe om te gaan indien boven de drempelwaarde
www.bizob.nl
35
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten
• Bepalen van de primaire doelstellingen van de gemeente
• Bereiken van duurzaamheid bij aanbesteden • Beleid voor gezamenlijk inkopen • Gebruik van raamovereenkomsten • Beleid out- of insourcing, local sourcing • Procedures en werkmethoden • Aanbestedingsvoorwaarden van gemeente of leverancier • Integriteitsbeleid • Procedures voor verschillende producten en inkoopvolume www.bizob.nl
36
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten en uiteraard Hoe om te gaan met de basisprincipes van aanbestedingen onder de drempelwaarde voor wat betreft: • gelijke behandeling Transparantie • Proportionaliteit
•
www.bizob.nl
37
Inkoop- en aanbestedingsprocedure -
Procedure: werken leveringen en diensten
www.bizob.nl
38
Opleidingen, trainingen en netwerken
• Interne en externe netwerken • Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI) • Training inkopers (senior samen met junior) • Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen • Standaard documenten, kennisdatabase • Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW) • Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg • Leveranciersbezoeken
www.bizob.nl
39
Financiële resultaten 2009
www.bizob.nl
40
Referenties De Boer, L. Telgen, J., (1998), ‘Purchasing Practice in Dutch Municipalities’, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol 34, No 2, pp. 31-36. Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report. Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press. Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explaining non-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19 Lysons, K., (2006),’Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed.
Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8. Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), ‘Procurement as a shared service in English local government’, International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp. 540 – 555. Schotanus, F., (2004), ‘Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk’, NPPP-publicatie, pp. 50. Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom.
www.bizob.nl
41
Vragen
