OPEN OFFERTEAANVRAAG ANTWERP URBAN FESTIVAL 2016 BESTEK NUMMER VZW ANTWERPEN SPORTSTAD 2015/1 DE ORGANISATIE VAN HET EVENEMENT EN VOORPROGRAMMA - 1 FASE PROCEDURE
vzw Antwerpen Sportstad Stad Antwerpen – Cultuur, sport en jeugd Francis Wellesplein 1 B 2018 Antwerpen
Openingsdatum offertes Dinsdag 7 juli 2015, 12u. Locatie; Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, Vergaderzaal 1110 + 1111 Toepasselijke reglementering De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘Wet Overheidsopdrachten’. De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013, hierna genoemd ‘Rechtsbeschermingswet’. Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Plaatsing’. Het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Uitvoering’. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en latere wijzigingen. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex Welzijn. De in dit deel weergegeven toepasselijke reglementering is niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de Wet Overheidsopdrachten en het KB Plaatsing en latere wijzigingen. 1.1 Beschrijving van de opdracht Deze opdracht heeft betrekking op de volgende diensten, zoals opgenomen in de Common Procurement Vocabulary (CPV): 92622000-7 en 79952000-2. De opdrachtgever is op zoek naar een bureau dat in coproductie met de opdrachtgever een jaarlijks stadsbreed Urban Festival kan organiseren. De naam Urban Festival is slechts een werktitel. Deze opdracht behelst eveneens de uitbouw van het voortraject mede opgezet door de stad en de districten (via een afzonderlijke werkgroep). VZW Antwerpen Sportstad blijft eigenaar van de naam, concept en logo van dit evenement (zie beschrijving van de opdracht). 1.2 Identiteit van de opdrachtgever Vzw Antwerpen Sportstad Stad Antwerpen – Cultuur, sport, jeugd en onderwijs Francis Wellesplein 1 2018 Antwerpen
1.3 Gunningswijze Er wordt gebruik gemaakt van een open offerteaanvraag. 1.4 Prijsvaststelling Het is een gemende opdracht en omvat aldus een gedeelte tegen forfaitaire prijs en een gedeelte tegen eenheidsprijzen. De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs op te geven in euro voor de diensten vermeld in dit bestek. De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de uitvoering wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Hiervoor moet duidelijk het ten honderd in de offerte worden opgegeven. Standaard wordt een btw-tarief van 21% toegepast. Inbegrepen in de eenheidsprijzen en globale prijzen van de opdracht zijn m.a.w. alle heffingen welke de opdracht belasten (met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde) en alle kosten en metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name maar niet limitatief: 1. de administratie en het secretariaat; 2. de verplaatsing, het vervoer en de verzekering; 3. de documentatie die met de diensten verband houdt; 4. de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; 5. de eventuele verpakkingen; 6. de voor het gebruik noodzakelijke vorming; 7. in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk. Er worden geen extra kosten aanvaard. 1.5 Prijsonderzoek De aanbestedende overheid zal overeenkomstig artikel 21 van het koninklijk besluit plaatsing, de ingediende offerte(s) onderwerpen aan een prijsonderzoek. Op haar verzoek verstrekken de inschrijvers tijdens de procedure alle nodige inlichtingen om dit onderzoek mogelijk te maken.
1.6 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingscriteria) = toegangsrecht Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de kandidaten of inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden, noch dat ze zich in het uitsluitingsgeval bedoeld in artikel 57, 1, f) van de Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten bevinden. De kandidaten of inschrijvers verklaren met betrekking tot het laatstgenoemde artikel dat noch zijzelf, noch een lid van hun keten van medecontractanten bij onherroepelijk vonnis veroordeeld zijn voor kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel in de zin van artikel 2 van de Richtlijn 2011/36/EU van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan. De Belgische inschrijver dient wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie bij zijn offerte te voegen, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO – Dienst centraal strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0)2 552 27 48 Fax +32 (0)2 552 27 82 E-mail
[email protected]. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse inschrijvers bij hun offerte zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren. Een inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc.…), moet een eigen verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Aandachtspunt: wanneer de inschrijver een tijdelijke handelsvennootschap (THV) is, moeten voor elke partner van de THV, de bovenvermelde documenten ingediend worden. Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria) Niet van toepassing Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria) De geschiktheid wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria: • de algemene kwaliteit van de personeelsbezetting van de onderneming en de potentiële bekwaamheid van het bureau om de opdracht volledig in het Nederlands uit te voeren; • de ervaring en bekwaamheid in de organisatie van soortgelijke publieksevenementen. De geschiktheid zal worden onderzocht aan de hand van de volgende documenten: 1. een lijst van de personeelsleden van de onderneming die effectief voor de uitvoering van deze opdracht zullen ingezet worden, met vermelding van hun moedertaal, hun functie en hun beroepskwalificatie (daarom echter niet hun cv's). De persoon die de taak van algemeen eventcoördinator op zich neemt moet grondig worden omschreven en toonbaar voldoende ervaring hebben met gelijkaardige opdrachten. Deze persoon moet minimaal ervaring hebben met een opdracht met een minimum productiebudget van 250.000 Euro en een bezoekersaantal van minimaal 20.000 bezoekers.
2. een selectie van drie zelf te kiezen cases (niet meer of niet minder) die de inschrijver gegeven bovenvermelde motivatie relevant of "transponeerbaar" acht. Het moet gaan om opdrachten die zijn uitgevoerd in de periode (2012 – 2013 – 2014 - 2015) en die afgerond zijn. Minimum 1 case had een minimum productiebudget van 250.000 Euro, bij minimum 1 case was de publieke overheid opdrachtgever en minimum 1 case had een minimum aantal bezoekers van 20.000 personen. 1.7 Publicatie De registratie als ondernemer op het platform e-Notification wordt sterk aanbevolen. Deze opdracht kan door middel van de registratie worden opgevolgd via een messaging-service. Bij elke wijziging aan de publicatie ontvangt de onderneming dan een e-mail. Op die manier blijft u op de hoogte van alle relevante informatie voor het opmaken en indienen van uw offerte. Als geregistreerde onderneming kunt u automatisch op de hoogte worden gebracht van gepubliceerde overheidsopdrachten die u interesseren, als u een zoekprofiel instelt (bij voorbeeld overheidsopdrachten die onder een bepaalde erkenningscategorie en –klasse vallen). We verwijzen naar de handleiding e-Notification voor ondernemers. Deze handleiding kunt u terugvinden op http://www.publicprocurement.be, onder de rubriek algemeen, e-Procurement, FAQ. 1.8 Vorm, inhoud en ondertekening van de offerte Taal De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands. De prijs moet opgegeven worden in EURO tot twee cijfers na de komma. Alle kostelementen dienen inbegrepen te zijn in de prijs (hetzij eenheidsprijs, hetzij totale prijs). Kostelementen die op een andere plaats in de offerte vermeld worden zullen door de aanbestedende overheid als niet bestaande worden beschouwd. Ondertekening documenten Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Bewijs van het mandaat van ondertekenaar Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden. De offerte die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. Aan te leveren documenten De offerte bestaat minimaal uit volgende documenten (niet limitatief): Gedetailleerd voorstel programmatie (sport, jongerencultuur, lifestyle, muziek en kunst) inclusief kostenraming. Voorstel communicatie – en mediaplan, kostenraming en timing aanstellen mediapartner(s). Kostenraming ontwerp logo en ontwerp en beheer website. Financieel voorstel sponsoring en sponsorstrategie.
Stakeholdersanalyse (aanzet bij prijsopgave – gedetailleerd voorstel tegen oktober 2015). Voorgestelde organisatiestructuur voor de projectuitvoering inclusief organogram (vanuit het bureau). Een ingevuld en ondertekend offerteformulier. Een lijst van de personeelsleden van de onderneming die effectief voor de uitvoering van deze opdracht zullen ingezet worden, met vermelding van hun moedertaal, hun functie en hun beroepskwalificatie (daarom echter niet hun cv's). De persoon die de taak van algemeen eventcoördinator op zich neemt moet grondig worden omschreven en toonbaar voldoende ervaring hebben met gelijkaardige opdrachten. Deze persoon moet minimaal ervaring hebben met een opdracht met een minimum productiebudget van 250.000 Euro en een bezoekersaantal van minimaal 20.000 bezoekers. Een selectie van drie zelf te kiezen cases (niet meer of niet minder) die de inschrijver gegeven bovenvermelde motivatie relevant of "transponeerbaar" acht. Het moet gaan om opdrachten die zijn uitgevoerd in de periode (2012 – 2013 – 2014 - 2015) en die afgerond zijn. Minimum 1 case had een minimum productiebudget van 250.000 Euro, bij minimum 1 case was de publieke overheid opdrachtgever en minimum 1 case had een minimum aantal bezoekers van 20.000 personen. Bijlage B: Verbintenis in de zin van artikel 74 KB 15/07/2011: enkel door de inschrijver in te vullen indien hij voor de selectie op de draagkracht van andere firma’s beroep doet. Bijlage C: verklaring omtrent toepasselijk BTW-tarief: deze bijlage dient een inschrijver enkel in te vullen indien hij gebruik maakt van een afwijkend BTW tarief.
1.9 Indienen van de offerte De offerte dient overgemaakt worden ten laatste op 7 juli 2015 om 12u00. Opening van de offertes zal dan plaatsvinden in openbare zitting. Locatie: Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen, Vergaderzaal 1110 + 1111 Bij het indienen van een offerte, zijn er een aantal wettelijke voorschriften die STRIKT moeten opgevolgd worden! - De offerte moet in een definitief gesloten omslag zitten. -
Een offerte kan persoonlijk ingediend worden (al dan niet op de zitting) of opgestuurd worden per post.
Persoonlijke afgifte De offerte wordt onder een definitief gesloten omslag afgegeven aan de voorzitter; dit vóór de opening van de zitting waarop de aanneming geagendeerd is; zoniet beschouwen wij uw offerte als laattijdig. Uiteraard kan een offerte ook geruime tijd voor de dag van de zitting ingediend worden. Dit dient niet noodzakelijkerwijze door de inschrijver zelf te gebeuren, maar kan ook persoonlijk worden afgegeven via een bode/koerierdienst. De envelop, waarop duidelijk ‘OFFERTE’ staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek. Verzending per post (bPost) of koerierdienst:
Bij een offerte die per post (al dan niet aangetekend) of bij verzending per koerierdienst wordt overgemaakt, moet deze in TWEE enveloppen worden gestoken. Het verdient absoluut de aanbeveling om de offerte per aangetekende post minimum 4 kalenderdagen voor de dag van de opening der offertes te versturen. Om verdere discussies te vermijden, bij eventuele laattijdige offertes, raden wij dit ten zeerste aan. Naast de adresgegevens van de aanbestedende overheid, wordt duidelijk de vermelding ‘OFFERTE’ aangegeven op de buitenste envelop. De binnenste envelop, waarop duidelijk ‘OFFERTE’ staat aangegeven, vermeldt de datum en het uur van de openingszitting alsook de benaming en het nummer van het bestek. Laattijdige offerte Een offerte die te laat toekomt wordt enkel in aanmerking genomen als: Het bestuur aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van zijn beslissing; en De offerte bij de post als aangetekende zending is afgegeven uiterlijk 4 kalenderdagen voor de dag van de opening van de offertes. Opgelet! 1. Offertes bezorgd via Taxipost of via een privé-koerierdienst hebben geen vaste postdatum en zijn geen aangetekende zending. 2. Er dient bij de offerte een CD te worden gevoegd met een digitale versie van de volledige inschrijving samen met de documenten (offerteformulier, inventaris, documenten ter staving selectie- en gunningscriteria e.a.) waarvan de opmaak identiek is aan deze van de papieren offerte. Gegevens CD Op de CD, die bij de offerte wordt gevoegd, wordt duidelijk het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. De digitale versie vermeldt zeer duidelijk de (firma)naam van de inschrijver(s), alsmede de coördinaten. 1.10 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst. 1.11 Herhaling van gunning Conform art. 26 §1 2° b van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om nieuwe diensten te gunnen bestaande uit de herhaling van soortgelijke diensten, die door dezelfde aanbestedende overheid worden gegund aan degene die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisontwerp en dit ontwerp het voorwerp uitmaakte van de oorspronkelijke opdracht, geplaatst bij open of beperkte procedure. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht. 1.12 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Kwaliteit programma en voorprogramma Kwaliteit communicatie – en mediaplan en sponsorwerving Ervaring
Nr. Beschrijving Kwaliteit programma en voorprogramma 1 Voorgesteld programma (sport, cultuur, lifestyle, muziek, kunst) 2 Stakeholdersanalyse Kwaliteit communicatie – en mediaplan en sponsorwerving 3 Voorgesteld communicatie – en mediaplan 4 Voorgestelde sponsorstrategie Ervaring 5 Relevante ervaring voor het uitvoeren van de projectopdracht (organisatie ervaring, kennis van de urban scene, marketingervaring, sponsoring)
Gewicht 50 40 10 30 15 15 20
1.13 Keuze van de offerte Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Indien een offerte onvoldoende informatie bevat en het bijgevolg quasi onmogelijk wordt de offerte grondig te evalueren, kan deze offerte uitgesloten worden. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen kan leiden tot de onregelmatigheid van zijn offerte. 2 Contractuele betalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het KB Uitvoering en latere wijzigingen van toepassing. 2.1 Leidend ambtenaar De leiding van en de controle op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door het agentschap vzw Antwerpen Sportstad.
2.2 Verzekeringen Conform art. 24 van het KB Uitvoering sluit de opdrachtnemer de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Tenslotte sluit de opdrachtnemer een algemene evenementenverzekering af.
2.3 Borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden naar vzw Antwerpen Sportstad, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in art. 29 van het KB Uitvoering. 2.4 Ingangsdatum contract Het contract neemt ingang daags na betekening van de gunningsbrief. Vermoedelijke begindatum van de diensten: 14/07/2015. De werkelijke begindatum van de diensten zal opgenomen worden in de gunningsbrief. 2.5 Opzegmodaliteiten De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de overeenkomst eenzijdig op te zeggen mits het respecteren van een vooropzegtermijn van 3 maanden. De termijn begint te lopen daags na betekening van de opzegbrief. 2.6 Betaling en betalingstermijn Betaling De diensten worden betaald na goedgekeurde deelprestaties tot een maximum forfaitair bedrag van 150.000 EUR. Hiervoor stelt de organisatie steeds een debetnota op met de vermelding van het percentage van het toelagebedrag ter attentie van de vzw Antwerpen Sportstad. 2.7 Oplevering Om tot oplevering over te gaan, richt de dienstverlener een verzoek aan vzw Antwerpen Sportstad. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. 2.8 Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. 2.9
Eigendomstrechten documenten / data opdrachtgever
Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. 2.10 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken Onderhavig bestek is onderworpen aan het Belgische recht. Indien enige bepaling van dit bestek niet rechtsgeldig mocht blijken, blijven de overige bepalingen in stand. De ongeldige bepaling zal geacht worden te zijn vervangen door een bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zoveel als mogelijk benadert. Voor alle geschillen zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. 3 Technische bepalingen 3.1 Doelstellingen van het evenement De stad wenst vanaf 2016 jaarlijks een nieuw meerdaags stadsbreed urban festival te organiseren (de naam is een werktitel). Een urban festival met een nationaal/internationaal bereik en uitstraling met een gevarieerd aanbod van sport, lifestyle, kunst en muziek simultaan op meerdere toplocaties in de (binnen)stad. Het doel van het evenement bestaat erin een brede groep jongeren en geïnteresseerden te bereiken door middel van een laagdrempelig, aantrekkelijk aanbod en Antwerpen hiermee internationaal op de kaart te plaatsen. Sinds Europese Jongerenhoofdstad 2011 en Europese Sporthoofdstad 2013 wordt sterk geïnvesteerd in urban sport evenementen met projecten zoals Unbreakable (breakdance), Antwerp Skate Contest (skateboarden), Antwerp Street Kicks (meerdere urban sporten waaronder BMX, freerunning, wakeboarding, snowboarden, slackline,…), FIBA 3on3 (basketbal), Wereldbekermanche biketrial, Soccer Trophy (straatvoetbal), Double Dutch Contest (ropeskipping/breakdance), Raw Circles (breakdance) en City Mountainbike Challenge (urban mountainbike). Dit evenement, dat zal worden getrokken door de afdeling sport, komt er in navolging en ter vervanging van Antwerp Street Kicks, dat jaarlijks werd georganiseerd van 2011 tot en met 2014 (gestart in Park Spoor Noord en verhuisd in 2014 naar zone MAS). Bovendien wordt bekeken welke van bovenstaande jaarlijks weerkerende evenementen kunnen geïntegreerd worden in het concept. Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs. Het is belangrijk voor de Stad Antwerpen om dergelijke (top)sportevenementen met nationale en internationale uitstraling aan te trekken en op kwaliteitsvolle manier te (laten) organiseren. Het positieve, dynamische imago van de stad wordt benadrukt en het evenement is een sociale ontmoetingsplaats voor jong en oud, sportief en minder sportief. 3.2 De ondersteuning vanuit vzw Antwerpen Sportstad De vzw Antwerpen Sportstad voorziet een forfaitair bedrag van 150.000 EUR. Hiernaast wordt logistieke ondersteuning voorzien onder de vorm van: het gratis ter beschikking stellen van het beschikbare materiaal en technische dienstverlening;
3.3
het gratis ter beschikking stellen van infrastructuur (sportief en cultureel programma) en retributievrij gebruik openbaar domein; gratis personeelsmedewerking van de betrokken stads – en veiligheidsdiensten (politie, brandweer, stadsreiniging, …) maximale inzet van de stedelijke communicatiekanalen (inclusief bewonerscommunicatie), campagne in het straatbeeld en inzet releasebudget voor bijkomende aankoop mediaruimte (nationaal bereik); internationale promotie van dit evenement via de dienst ondernemen en stadsmarketing/Visit Antwerpen; ondersteuning van de dienst ondernemen en stadsmarketing/Visit Antwerpen in het zoeken van overnachtingsmogelijkheden voor deelnemers. Het bureau is verantwoordelijk voor volgende aspecten van de co-organisatie (niet limitatief) Uitwerking van een kwaliteitsvol en attractief programma. Hieronder wordt onder meer verstaan (verdere uitwerking door organisatiebureau) o Een programma simultaan op meerdere locaties in Antwerpen op gekende en minder gekende locaties. Een aanbod van urban culture in de brede zin van het woord met urban sport, jongerencultuur, lifestyle, muziek en kunst met de nadruk op het aantrekken van een divers, multicultureel publiek (opname aanbod personen met beperking). De insteek blijft participatie (workshops, initiaties, doe-mee activiteiten) en spektakel (demonstraties) waarbij de organisatie streeft naar minstens 3000 actieve deelnemers en een uitgebreid toeschouwersaantal. De basis van het project zijn de lokale gevestigde partijen van de urban scène in Antwerpen, aangevuld met een aantrekkelijk nationaal/internationaal programma. Een jaarlijks netwerkmoment voor de urban scène in binnen – en buitenland waarbij het eveneens de bedoeling is om jongeren te inspireren om zich aan te sluiten bij een van de talrijke clubs en verenigingen die Antwerpen rijk is. o Organisatie van verschillende kwalitatief hoogstaande urban sport activiteiten in het hart van Antwerpen waarbij het straatbeeld fungeert als decor voor de verschillende activiteiten en installaties. Qua disciplines denken we aan surf, skate, snow, wake, bike, (break)dance, free running, boulderklimmen, slackline en andere vernieuwende sporten. o Uitgaande van een mogelijke herhaling van gunning wensen we voor de editie 2016 een voorstel met minimum 4 toplocaties. Vanaf 2017 moeten de locaties in samenspraak met Sporting A worden uitgebreid. Het organisatiebureau levert een toekomstvisie aan voor de komende drie jaar. o De publiekzones zijn gratis toegankelijk (uitgezonderd indien anders afgesproken met stad Antwerpen). Cateringstanden (drank & snacks) dienen te worden voorzien tegen democratische prijzen (water, frisdranken, bier maximaal 2 euro). Dit met aandacht voor gezonde en lokale producten/ideeën. Publiciteit voor partners is mogelijk. o Integratie van jongerencultuur en hedendaagse lifestyle. Door middel van een aangeleverde inventaris van stakeholders (najaar 2015) maximaal linken leggen met bestaande initiatieven. Integratie van jongereninitiatieven en trachten betrekken van jongeren in de organisatie zelf.
o Integratie van kunst die gelinkt kan worden aan het evenement. We denken hierbij aan graffiti, street art, digital art (projectie/mapping), performing art en een expo van jonge talentvolle artiesten in samenwerking met musea. Dit wordt mee opgenomen in de toekomstvisie. o Een vernieuwend muziekaanbod. Combinatie van grote namen en (lokale) opkomende talenten binnen verschillende muziekgenres. Ook hier beter differentiëren dan één groot feest met weinig identiteit. De geluidsoverlast dient beperkt te blijven. o Een datumvoorstel rekening houdend met de stedelijke evenementenkalender, de festivalkalender en de (inter)nationale (urban sport) kalender alsook de motivatie hiervoor. Momenteel wordt uitgegaan van het laatste weekend van september. o Maximale samenwerking met partners waaronder het bedrijfsleven, horeca, het gemeentelijk havenbedrijf, leveranciers, winkels, … Het organisatiebureau wordt gevraagd een stakeholdersanalyse uit te werken (aanzet bij offerte – detailuitwerking oktober 2015). Uitwerking van een uitgebreide en doeltreffende communicatie – en mediacampagne binnen de merk- en communicatiestrategie van de stad Antwerpen in nauwe samenwerking met de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing. Dit van zowel het Urban Festival als het voortraject (opgezet door een werkgroep van de stad), complementair op de campagne van stad Antwerpen. Het campagnebeeld wordt ontwikkeld door de organisatie en na afstemming door de stad goedgekeurd. Stad Antwerpen zal als co-organisator nauw betrokken worden bij de aanstelling van de mediapartner(s). Minimale vereisten die worden opgelegd: Inzet van kwaliteitsvolle en doeltreffende communicatie – en mediakanalen die worden opgenomen in een gedetailleerd communicatie – en mediaplan met opname van televisie-inzet, inzet geschreven pers of tijdschriften, radio-inzet, drukwerken, social media en internet, direct mail e.d. Vermelding Antwerpen in naam actie (officiële naam verder uit te werken) Ontwikkelen van een éénduidige huisstijl met herkenbaar logo en campagnebeeld Ontwikkelen en beheer van een kwaliteitsvolle website en campagneslogan (zie onderstaand) Opname en integratie van een kwaliteitsvol voortraject via input aparte werkgroep van de stad. We beogen aansprekende activiteiten in het straatbeeld (in aanloop naar het evenement – in samenwerking met districten en lokale partners) Projectie van promospot stad Antwerpen (indien mogelijk) Advertentie en voorwoord programmabrochure (indien van toepassing) Promotie van de stad Antwerpen door de speaker (boodschap af te spreken) Uitwerking doeltreffende persstrategie (organisatie persvoorstelling indien zinvol) Ontwerp en beheer van een officiële webpagina in zeer nauw overleg met stad Antwerpen. Gebruik van de functionaliteiten van de stedelijke website A-stad. Zie bijlage D voor inhoudsoverzicht van de site. Professionele aankleding van de verschillende locaties met uniforme look & feel. Hierbij aandacht voor de identiteit van lokale gevestigde partijen/initiatieven. Het genereren van sponsorgelden voor het evenement (met minimum garantie/investering van 200.000 euro door het organisatiebureau). Het organisatiebureau wordt gevraagd een sponsorstrategie en financieel voorstel uit te werken.
Stad Antwerpen start een interne werkgroep (werknaam urban) welke input en ondersteuning geeft inzake de uitwerking van een aantrekkelijk voortraject dat als doel heeft om op korte termijn zo veel mogelijk jongeren en partners duurzaam bij het evenement te betrekken.
3.4 Financiële inbreng Het bureau dient naast de toelage alle sponsorgelden zelf te verwerven om het voorgestelde project te realiseren. De sponsorstrategie dient mee aangeleverd te worden. Tijdens het uitvoeren van de opdracht werkt het bureau volgens het principe van open boekhouding en houdt een constant gedetailleerd begrotingsontwerp bij dat 2-wekelijks in overleg met vzw Antwerpen Sportstad wordt gemonitord en eventueel bijgestuurd. 3.5 Aanvullende afspraken Vzw Antwerpen Sportstad blijft eigenaar van de naam, concept en logo van dit evenement. Het organisatiebureau draagt tijdens de looptijd van de opdracht vanzelfsprekend de organisatorische en financiële eindverantwoordelijkheid. Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing: De organisatie respecteert de afspraken en voorwaarden opgenomen in de overeenkomst, de vergaderverslagen (afsprakenmails), de voorwaarden manifestaties op de openbare weg, de veiligheidsvoorwaarden van de politie en brandweer en de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten opgenomen in het collegebesluit. Tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van al de door de organisatie vastgelegde constructies (vb. afsluitingen, schermen, podia, tenten, …) tijdens de geprogrammeerde activiteiten, staat de organisatie in voor de veiligheid van de bezoekers en reguliere gebruikers van de gebruikte infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen. Verlies of beschadiging van ontleend materiaal of beschadigingen aan het openbaar domein zullen worden verhaald op de organisatie. De organisatie beschikt over de nodige verzekeringen ten aanzien van haar medewerkers, bezoekers en derden en zal deze polis voorafgaand aan het evenement voorleggen aan de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad. De organisatie bevestigt uitdrukkelijk dat zij in al haar geledingen en alle aspecten van haar werking steeds handelt in overeenstemming met elke vigerende wetgeving terzake. Zij bevestigt op geen enkele wijze betrokken te zijn bij frauduleuze praktijken van eender welke aard. De organisatie bevestigt dat zij en haar leden in haar werking volledig conform handelt met de vigerende reglementeringen en wetten betreffende het gebruik van doping of eender welk ander verboden prestatiebevorderend of stimulerend middel, én verklaart op geen enkele wijze betrokken te zijn met het gebruik of de verdeling er van.
De organisatie verbindt er zich toe dat zij en haar leden zich in alle vormen van interne en externe communicatie steeds loyaal opstellen ten opzichte van de co-organisator, met name stad Antwerpen en/of de vzw Antwerpen Sportstad. De organisatie zal in al haar geledingen en in alle aspecten van haar werking geen daden stellen waardoor de goede naam en faam van de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad in het gedrang kunnen gebracht worden. De organisatie en haar leden verbinden er zich toe om actief bij te dragen aan de promotie van de stad als sportactieve en sportvriendelijke stad. Het meewerken aan het creëren en opbouwen van een positief sportief imago van de stad is een essentieel onderdeel van deze gunning. De organisatie zal zich steeds als een betrouwbare en loyale partner ten aanzien van de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad opstellen. De organisatie zal proactief alle mogelijk maatregelen nemen om inbreuken op de bepalingen van dit bestek te voorkomen. De organisatie zal zélf, indien een inbreuk op de bepalingen van dit bestek zou vastgesteld worden, daarvan zonder verwijl de stad én de vzw Antwerpen Sportstad bij aangetekend schrijven in kennis stellen. De stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad kan, bij vaststelling van inbreuken op de bepalingen van dit bestek, de opdracht onmiddellijk stopzetten. De organisatie kan en zal hierbij geen enkele aanspraak maken op enige vorm van vergoeding en/of schadevergoeding. Ingevolge inbreuken op de bepalingen in dit bestek kan de organisatie voor een welbepaalde tijd worden uitgesloten van verdere ondersteuning door de stad en/of de vzw Antwerpen Sportstad.
Het organisatiebureau zal de opdracht met de grootste professionele zorg uitvoeren en de opdrachtgever krijgt wekelijks een (beknopt) voortgangsrapport van de realisaties in het programma en de logistieke uitwerking, de communicatie – en mediacampagne en de sponsorwerving. De vzw Antwerpen Sportstad zal, op verzoek van de organisatie, het nodige materiaal overmaken in relatie met het imago, beeld en merk stad Antwerpen (vb. logo, publiciteitsmateriaal, advertentie voor programmabrochure VIP, …) teneinde de organisatie toe te laten haar opdracht te verwezenlijken. Bedoeld materiaal blijft eigendom van de vzw Antwerpen Sportstad en moet door de organisatie met de grootste zorg worden behandeld. Verder dient de organisatie bedoeld materiaal onmiddellijk terug te bezorgen op verzoek van de vzw Antwerpen Sportstad. Deze terbeschikkingstelling houdt op geen enkele wijze een overdracht van enige intellectuele eigendomsrechten in noch de toekenning van enige licentie aan het organisatiebureau. Het door de stad Antwerpen/vzw Antwerpen Sportstad aangeleverde materiaal mag enkel aangewend worden voor de doeleinden beschreven in deze opdracht. De organisatie onthoudt zich ervan dit materiaal voor enige andere doeleinden te gebruiken. In geval van twijfel over het al dan niet geoorloofd gebruik van het materiaal door de organisatie zullen deze laatsten zich steeds voorafgaandelijk schriftelijk bevragen bij de stad Antwerpen/vzw Antwerpen Sportstad. De stad Antwerpen en de VZW Antwerpen Sportstad beslissen hier autonoom over en hun beslissingen hebben bindende kracht voor de organisatie. Voor de hele duur van deze opdracht mag de organisatie het nieuwe logo gebruiken voor advertenties en interne en/of externe communicatie initiatieven, exclusief in verband met haar zakelijke promotie, op voorwaarde dat deze promotie verband houdt met het evenement (en
na goedkeuring hiervan door de vzw Antwerpen Sportstad). Het is de organisatie verboden handelsmerken, namen, logo’s of om het even welke tekens van derden eraan toe te voegen. Het is de organisatie eveneens verboden rechtstreeks of onrechtstreeks labels, logo’s of onderscheidende kenmerken te registreren die tot verwarring kunnen leiden met het samengestelde logo en/of eigendommen van de stad Antwerpen/vzw Antwerpen Sportstad schade kunnen toebrengen.
Om vzw Antwerpen Sportstad in staat te stellen te waarborgen dat de organisatie de hierboven vermelde verplichtingen nakomt, stemt de organisatie ermee in elk gebruik van het nieuwe logo en, meer in het algemeen, alle openbare communicatie-initiatieven vooraf aan de stad Antwerpen/vzw Antwerpen Sportstad voor te leggen voor schriftelijke toestemming. Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat het organisatiebureau enig eigendoms- of auteursrecht op ev.in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de organisatie dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de stad Antwerpen/vzw Antwerpen Sportstad. De organisatie voorziet een uitgebreide visibiliteit voor stad Antwerpen tijdens het evenement, bestaande uit: Opname van het logo van de stad Antwerpen als Institutionele Partner in de volledige promotie- en communicatiecampagne van het evenement (drukwerken, advertenties, accreditaties, op de event-website, nieuwsbrieven, radio en/of TV-spots,…) Maximale visibiliteit (boardings, spandoeken, logo-opname, vlaggen, promostand, interviewpaneel, …) in de eventlocaties en gebruikte locaties ter promotie van hetevenement (voortraject) Uitgebreide zichtbaarheid stad Antwerpen op televisiebeelden (indien van toepassing ) Projectie van een promotiespot stad Antwerpen op groot scherm (indien van toepassing) Voorwoord- en advertentiepagina in het programmaboekje (indien van toepassing) Promo- en/of infostand in de publiekszone Bijkomende inzet: o Eventuele verdeling gadgets stad Antwerpen (verder uit te werken). o Plaatsing minstens 2 rolschermen in ontvangstruimte VIP Elke editie zal grondig geëvalueerd worden en voor een mogelijke herhaling van gunning zal er met bijzondere aandacht gekeken worden naar onderstaande punten. Gezond en transparant financieel beleid met open boekhouding. De organisatie levert aantoonbare inspanningen om de sponsorinkomsten jaarlijks te doen toenemen om de kwaliteit van het evenement te verbeteren en het project te laten groeien. Verantwoordingsstukken worden aangeleverd (sponsordossier, sponsorstrategie, kopij sponsorcontracten, …). Een aanbod van urban culture in de brede zin van het woord met urban sport, jongerencultuur, lifestyle, muziek en kunst met de nadruk op het aantrekken van een divers, multicultureel publiek (opname aanbod personen met beperking).
Nadruk op actieve sportstimulering met enerzijds een laagdrempelig aanbod van initiaties/workshops voor verschillende leeftijdscategorieën en anderzijds kwaliteitsvolle demonstraties van nationale/internationale topatleten in meerdere sportdisciplines. Uitgebreid aantal initiaties simultaan op meerdere aantrekkelijke locaties en jaarlijks vernieuwend aanbod. Unieke locaties met combinatie van trekpleisters met veel passage en niet alledaagse locaties om Antwerpen te laten ontdekken op basis van de aangeleverde toekomstvisie. Een vernieuwend muziekaanbod. Combinatie van grote namen en (lokale) opkomende talenten binnen verschillende muziekgenres. Samenwerking met (voornamelijk) Antwerpse stakeholders. Volledige personeelsinzet door organisatie (in samenwerking met partners). Duidelijke communicatie/informatie op de evenementensite (programmaflyer/borden, routeborden, signalisatie, infotent,…). Link leggen naar andere relevante urban projecten van de meewerkende partijen/verenigingen of activiteiten/evenementen ondersteund door de VZW Antwerpen Sportstad/stad Antwerpen Uitgebreide en kwaliteitsvolle media- en communicatiecampagne met voldoende visibiliteit voor de stad Antwerpen. Na afloop van elke editie wordt grondig geëvalueerd. De organisatie houdt maximaal rekening met de evaluatiepunten van de stad Antwerpen/VZW Antwerpen Sportstad.
3.6 Duurzaamheid De stad Antwerpen kiest, net zoals de Vlaamse en de federale overheid, voor duurzame overheidsopdrachten waarbij ecologische, sociale en economische criteria opgenomen worden in leveringen, diensten en werken. Duurzaamheid steunt immers op het evenwicht tussen ecologische (Planet), sociale (People) en economische (Profit) principes. Met duurzame overheidsopdrachten wil de stad haar impact op het milieu zoveel mogelijk beperken, rekening houdend met de omstandigheden waarin producten gemaakt worden, een voorbeeldfunctie vervullen en een uitgebreidere markt voor duurzame producten en diensten creëren. De beleidsnota van 2011 “Antwerpen, duurzame stad voor iedereen (vanuit de focus energie en milieu)” stelt dat de stad als organisatie op elk duurzaamheidsthema het goede voorbeeld wil geven door in haar werking maximaal bij te dragen aan de stedelijke duurzaamheidsambities waaronder duurzame overheidsopdrachten. De stad werkte een actieplan duurzame aankopen uit. Zij heeft de ambitie om tegen 2020 100% aandacht te hebben voor duurzame overheidsopdrachten. Dit wil zeggen dat voor alle producten van productgroepen waarvoor duurzaamheidscriteria werden goedgekeurd door hogere overheden deze criteria worden opgelegd. Ook voor overige overheidsopdrachten wordt telkens bekeken of en hoe deze verduurzaamd kunnen worden.
BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP De organisatie van het evenement Urban Festival & voorprogramma vzw Antwerpen Sportstad/2015/1 Natuurlijke persoon Naam en voornaam: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: E-mail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met maatschappelijke zetel te (volledig adres): met ondernemingsnummer: Telefoon: E-mail: Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De natuurlijke- of rechtspersonen die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam, hoedanigheid, nationaliteit, voorlopige zetel):
De tijdelijke vereniging wordt vertegenwoordigd door: (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Dient de offerte in tegen de forfaitaire en eenheidsprijzen zoals omschreven in de offerte Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: B.T.W. nummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Ondertekening van de offerte (ondertekening door diegene die gemachtigd is te verbinden) Naam Datum en plaats
BIJLAGE B: VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/2011 VZW Antwerpen Sportstad/2015/1 Een kandidaat of een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij de aanbestedende overheid aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de kandidaat of inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen. (artikel 74 KB 15 juli 2011)
(gegevens entiteit op wiens draagkracht de kandidaat/inschrijver zich beroept) Naam rechtspersoon/natuurlijke persoon (1) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door …………………………………………………………………………………… op wiens draagkracht beroep wordt gedaan door (gegevens kandidaat/inschrijver) Naam inschrijver(2) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door ……………………………………………………………………………………. verbindt er zich toe om, in het geval dat bovenvermelde opdracht wordt toegewezen aan de kandidaat/inschrijver, hij/zij de nodige middelen – waarop de kandidaat/inschrijver zich voor de kwalitatieve selectie op beroept – ter beschikking stelt tot goede uitvoering van deze opdracht. Opgesteld te ………………………………… Entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan (1) Kandidaat inschrijver (2) ………………..……………(handtekening) (handtekening) ……………………………..…(naam) ……………………………..(hoedanigheid) (hoedanigheid)
…………………………… …………………………………(naam) ……………………………
BIJLAGE C: VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTWTARIEF VZW Antwerpen Sportstad/2015/1
Ondergetekende: …………………………………………………………………………. Hoedanigheid: ………………………………………………………………….................. Firma: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………..straat, nr. …………………….. …………postcode ……………………………………………..………….plaats
Verklaart dat op basis van ………………(invullen wetsartikel) volgende posten uit de inventaris een verlaagd btw-tarief van toepassing is: Postnr……, omschrijving………………………………………….BTW-tarief…………… % Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Post………………………………………………………….BTW-tarief……………% Ik voeg eveneens een verklaring van de belastingdienst bij waaruit de toepasselijkheid van het verlaagd btw-tarief blijkt. Opgesteld te ………………………………… …………………..……………………………..(handtekening) ……………………………..…………………..(naam)
BIJLAGE D: Website Urban Festival Antwerpen
Website (responsive web design) – naam project nog te bepalen: Programma alle praktische info o Programma: waar en wanneer is er wat te beleven, ev. gekoppeld aan een interactief plan (GIS-laag) en/of app. o Fan/publiekszones o Praktische info verplaatsen in Antwerpen o Link naar mobiliteitsinfo o Link naar lokale partners Info over Antwerpen als urban sportstad (filmpje van Antwerpse sportevenementen + kalender van urban evenementen in Antwerpen en ev. ook highlights van 2015 in andere sporten – te bekijken) Kalender met voortraject (tot dag zelf) Partners werken met link Mobiliteit Mobiliteitsplan (ev. Interactief plan) Toerisme Praktische info over Antwerpen (video visitantwerpen) Korte voorstelling Antwerpen tekstueel + link naar visitantwerpen (Overzicht van de verschillende verblijfsplaatsen) (Korte voorstelling van andere bezienswaardigheden van Antwerpen) … Contactpagina + deelknoppen social media Sporting A
Meer info: Arno Bal,
[email protected] of 0472 73 15 31
