VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere Verslag van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 actie door
verslag
pagina 1
1. Opening vergadering De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Bij aanvang van de vergadering zijn er 14 personen aanwezig, die in totaal 34 stemmen vertegenwoordigen. De vergadering kan dus doorgang vinden en er kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Tijdens de vergadering komt er nog 1 persoon bij, waarmee het stemmentotaal uitkomt op 35. De voorzitter deelt mee dat een extern bureau het bewakingssysteem komt toelichten. 2. Ingekomen stukken Er is 1 voorstel agendapunt ontvangen inzake de schoonmaakwerkzaamheden; dat wordt behandeld tijdens agendapunt 8. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 4. Goedkeuring notulen vergadering 2009 + actielijst Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen van 10 februari 2009 en deze worden derhalve goedgekeurd. De actielijst wordt doorgenomen en dienovereenkomstig aangepast. De openstaande actiepunten van de vergadering van 21 februari 2008 zijn afgehandeld. Voor wat betreft de actiepunten van de vergadering van 10 februari 2009: punt 1 is afgehandeld, de punten 2, 3 en 4 komen tijdens deze vergadering aan de orde, de punten 5 en 6 blijven gehandhaafd en punt 7 is afgehandeld. 5. en 6. Vaststellen jaarrekening 2009 en begroting 2010 De administrateur geeft een toelichting op de jaarrekening en de begroting: er is een vergelijking opgesteld over de afgelopen boekjaren met daarnaast de begroting voor 2010. De fluctuaties binnen de post water en elektra zijn veroorzaakt door de doorbelasting van energieverbruik aan de individuele eigenaren over verschillende tijdvakken en in verschillende boekjaren. De meterstanden worden nu jaarlijks per eind december opgenomen en direct in rekening gebracht, waardoor er een betere vergelijking ontstaat. De kosten voor schoonmaak lopen ook niet in de pas, wat wordt veroorzaakt doordat de schoonmaker niet altijd komt. Die uren worden door hem ook niet in rekening gebracht. Het batige saldo van de vereniging over 2009 komt op € 673,-. Dat opgeteld bij het saldo over 2008, plus de reservering voor toekomstig onderhoud van € 3.200,-, brengt het reservefonds van de VvE op € 10.342,- per 1 januari 2010. In de begroting 2010 is in de post 'onderhoud en reparatie' een bedrag opgenomen om schades te herstellen aan de overheaddeuren en beplating. Tijdens de behandeling van de cijfers vraagt René Buter naar de werkzaamheden van de schoonmaker en de frequentie van schoonmaak, dit wordt tijdens punt 8 behandeld. Timo van Duivenbode vraagt waar de factuur van de firma Wessels voor is geweest. Er bestaat enige verwarring omtrent welke factuur het gaat, volgens Rob Damen betreft het de aanpassing van het bestaande systeem naar het tag systeem. Vervolgens meldt de administrateur dat er een controle op de cijfers heeft plaatsgevonden door 3 eigenaren van de VvE Xenonstraat, de zogenaamde kascommissie. De cijfers zijn door hen akkoord bevonden en een verslag daarover is gezonden aan de penningmeester. De vergadering keurt unaniem zowel de jaarstukken 2009 als de begroting 2010 goed. 7a en 7b Decharge bestuur De voorzitter vraagt de aanwezigen of er gegadigden zijn voor een van de bestuursfuncties. Die zijn er niet. Het huidige bestuur stelt zich herkiesbaar. De vergadering herkiest unaniem het voltallige bestuur.
VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere Verslag van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 actie door
verslag
pagina 2
Rob Damen
8. Schoonmaakwerkzaamheden Dit is een ingebracht agendapunt: de schoonmaak laat te wensen over, de schoonmaker komt niet vaak genoeg. Er wordt weliswaar minder betaald, maar de werkzaamheden worden niet naar behoren uitgevoerd en de frequentie moet worden opgevoerd of er moet een nieuwe schoonmaker komen. René Buter vraagt of de leden niet bij toerbeurt zelf kunnen schoonmaken, maar de vergadering staat sceptisch tegenover zo'n oplossing en vindt dat dit soort werkzaamheden moet worden uitbesteed, zodat men ook kan worden aangesproken op disfunctioneren. Wel wordt besloten om een gezamenlijke schoonmaakdag te organiseren. Hiertoe zal Rob Damen een zaterdag eind maart 2010 inplannen en de leden daarvoor uitnodigen. Er wordt opgemerkt dat de handenblazer in het toilet defect is. Rob Damen meldt dat er een aparte groep moet worden aangelegd om de blazer naar behoren te laten functioneren. Nog tijdens de vergadering geeft hij deze opdracht uit handen aan Marco van Deursen. Aangaande een nieuwe schoonmaker, zal Rob Damen bij 2 bedrijven offertes opvragen.
Rob Damen
9. Onderhoud rolluiken De rolluiken haperen regelmatig, dit keer blijkt dat het geval te zijn bij het linkerluik, Rob Damen zal weer contact opnemen met de firma Wessels.
Rob Damen Marco van Deursen
10. Cameratoezicht Olav van Nahuys van beveiligingsbedrijf M&N is uitgenodigd om de eerder afgegeven offertes toe te lichten (ter plaatse uitgedeeld aan aanwezigen). De offertes betreffen een systeem met grote camera's, een systeem met kleine camera's en een beveiliging van de achterdeur. Hij laat de twee verschillende camera's zien en vertelt de bijzonderheden. Hij raadt aan om sowieso de achterdeurbeveiliging toe te passen, omdat dit een zeer inbraakgevoelige plek in het complex is. De beveiliging is zo uitgedacht dat alle kijkhoeken elkaar afdekken. Met zes camera's binnen op de begane grond en zes op de eerste verdieping heb je alle deuren te pakken en is er beeld van zowel zij- als vooraanzicht. Aan de buitenkant worden er twee camera's aan de voorkant geplaatst (die zowel de aanrijroute als de ingang in beeld hebben) en één camera aan de achterkant, die de achteruitgang in beeld heeft. De gefilmde beelden worden vastgelegd op een digitale video recorder (DVR) en dit apparaat komt te staan bij de firma M&N zelf. In verband met het soort product dat zij verkopen, beschikt hun ruimte over de hoogste categorie beveiliging, dus de DVR is bij hen zeker veilig. Na deze toelichting is er de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Op de vraag of de opgenomen beelden juridisch rechtsgeldig zijn, antwoordt Van Nahuys bevestigend. Het helpt in elk geval om een dader met de opgenomen beelden te kunnen confronteren. Hij benadrukt wel dat het van belang is om duidelijk te maken dat er cameratoezicht aanwezig is en dat een en ander op video wordt vastgelegd. Op die manier zijn mensen van te voren gewaarschuwd. Ted Witmer vraagt of het mogelijk is dat ook leden van de VvE toegang hebben tot de opgenomen beelden. Van Nahuys antwoordt dat de functionaliteit in het systeem aanwezig is om daartoe aangewezen personen via Internet Explorer toegang te geven tot het systeem. Over de wenselijkheid hiervan en wie toegang krijgt, zal de VvE een beslissing moeten nemen. Ton van Mourik vraagt wat er gebeurt als de stroom uitvalt. Van Nahuys antwoordt dat het systeem voorzien is van een UPS, ofwel een noodstroomvoorziening. Echter, omdat beeldmateriaal zware bestanden zijn, is de duur van deze voorziening niet heel lang.
VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere Verslag van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 actie door
Rob Damen
verslag
pagina 3
René Schut vraagt of het hebben van dergelijk bewakingssysteem wellicht zou kunnen leiden tot verlaging van de verzekeringspremie voor opstal. Van Nahuys verwacht niet dat dat het geval zal zijn, maar om het zeker te weten, moet de VvE dit navragen bij de verzekeringsmaatschappij zelf. Op de vraag wat er met de DVR gebeurt als Van Nahuys of zijn bedrijf gaat verhuizen, antwoordt Van Nahuys dat de DVR dan bij iemand anders ondergebracht moet worden. Dat lost zich tegen die tijd van zelf wel op. Marco van Deursen merkt op dat er ook erg veel schade aan de diverse overheaddeuren is toegebracht en vraagt of het systeem ook in staat is om dergelijke acties te filmen. Met andere woorden: is het beeld dermate goed, dat je een onverlaat kunt onderscheiden en goed kunt zien of iemand met zijn voertuig of aanhanger een overheaddeur daadwerkelijk raakt. Van Nahuys antwoordt dat door het feit dat er zes camera's hangen, je alle kijkhoeken hebt afgedekt. Dus je kunt niet alleen zien dat er schade wordt toegebracht, maar ook nog door welke auto (kenteken). Er wordt vraagt of het mogelijk is om beide systemen te combineren, bijvoorbeeld de grote camera's buiten en de kleine camera's binnen. Van Nahuys bevestigt dat dit mogelijk is en dat hij daarvoor een andere offerte kan opstellen.
allen/ Rob Damen
Rob Damen/ administrateur
Omdat alle informatie vanavond pas gepresenteerd is, is de voorzitter van mening dat het belangrijk is dat iedereen er nog even over kan nadenken. Het gaat tenslotte om een groot geldbedrag. Hij stelt voor dat hij de vragen bundelt en de antwoorden hierop zal verzamelen en vervolgens onder de leden zal verspreiden. Omdat dit natuurlijk pas zinvol is als de VvE positief staat tegenover het voorstel om een camerabewakingssysteem aan te schaffen, brengt de voorzitter dit in stemming. 32 stemmen zijn voor aanschaf van een of ander videobewakingssysteem. Marco Van Deursen merkt vervolgens op dat het volgens hem niet werkt. Om deze twijfel weg te nemen, gaat Van Nahuys een demo maken die iedereen kan bekijken. Hij zal beeldmateriaal maken van zowel overdag als 's avonds, zodat ieder voor zich de kwaliteit van het systeem kan beoordelen. Hij zal dit beeldmateriaal aan de voorzitter sturen die er vervolgens voor zal zorgen dat de leden dit kunnen bekijken (eventueel downloadable via de website InfoVvE). De voorzitter vermeldt vervolgens dat iedereen dan tot twee weken na de demo de openstaande vragen naar hem kan sturen.
Rob Damen
Ook zal de voorzitter de verschillende combinaties van beveiligingsmogelijkheden op papier zetten. Denk hierbij ook aan camera's buiten en beschermpaaltjes op de hoeken van de overheaddeuren binnen. Op dit moment wordt er dus nog geen besluit genomen over een eventueel uit te geven bedrag. 11. Onderhoud De voorzitter meldt dat alle deuren gerepareerd zijn. Met betrekking tot de vloeren op de eerste verdieping rapporteert de voorzitter dat zowel In.Og als De Leeuw er niets meer mee te maken willen hebben. De vloer laat op dit moment echt los en is van hele slechte kwaliteit. Andere aannemers willen het project niet of durven het niet aan. Het is echt een groot probleem waar niet zomaar een oplossing voor is. De voorzitter heeft overwogen om een rechtszaak tegen De Leeuw aan te spannen, maar hij heeft geen idee hoe sterk de zaak van de VvE zou zijn.
VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere Verslag van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 actie door
verslag
eigenaren 1e verdieping
Hij doet een dringend verzoek aan alle eigenaren van een box op de eerste verdieping om een brief aan In.Og te schrijven met een klacht over de slechte kwaliteit van de vloeren. Op het moment dat er bij In.Og 15 individuele brieven komen met dezelfde klacht, nemen ze het misschien wel serieus. De voorzitter zal een voorbeeldbrief opstellen en deze aan de eigenaren mailen, onder vermelding van het adres van In.Og en de contactpersoon. Hij adviseert de eigenaren om de brief aangetekend te versturen.
Rob Damen
pagina 4
12. Rondvraag Ton van Mourik merkt op dat hij liever niet de uitgebreide agenda op de website InfoVvE gepubliceerd wil zien, omdat hiermee duidelijk wordt aan eventuele vandalen dat de leden op een bepaalde datum en tijd niet aanwezig zijn in het complex Xenonstraat. Hij vraagt zich af of deze website toegankelijk gemaakt kan worden door middel van een wachtwoord. De administrateur antwoordt dat deze website van hemzelf is en dat hij deze dienst gratis aanbiedt aan de VvE. De programeerkennis is beperkt en een eerder wachtwoord gaf problemen, vandaar dat dat er weer afgehaald is. Daarnaast merkt hij op dat er van heel veel VvE's agenda's van vergaderingen, notulen en overige informatie beschikbaar is via internet en dat deze informatie eigenlijk allemaal erg op elkaar lijkt, waardoor de informatie van de VvE Xenonstraat niet per se interessant hoeft te zijn.
administrateur
Rob Damen
Afgesproken wordt dat de vooraankondiging van de vergadering niet op de website gepubliceerd wordt. De uitgebreide agenda wordt, net zoals deze keer, alleen per e-mail onder de leden verspreid. Omdat de website moet fungeren als 'bibliotheek' van de vereniging, is (na vergadering) besloten om de website wederom te voorzien van een goed werkend wachtwoord, de code wordt na ingebruikstelling aan de leden verstrekt. Ton van Mourik zou graag een extra toegangsdeur beneden willen hebben in het geval van stroomuitval. Na enige discussie over de kwetsbaarheid van een dergelijke deur, wordt besloten dat de voorzitter zal uitzoeken of de achterdeur bij stroomuitval als noodingang gebruikt kan worden. René Schut vraagt hoe wanbetalers worden aangepakt en of er zicht op is dat de gelden ontvangen worden. De administrateur antwoordt dat alle te vorderen bedragen voor het einde van het jaar ontvangen zijn, op een klein bedrag na inzake aanmaningskosten. Er is op dit moment geen probleem. Er zijn wel een aantal personen die zelfs na 3x herinneren nog niet betalen, vervolgens wordt dan een aangetekende aanmaning verzonden, de kosten worden doorberekend aan deze personen. Uiteindelijk gaat het om 3 tot 5 personen. René Buter vraagt of In.Og voor de boxen waarvan zij eigenaar zijn ook bijdragen aan servicekosten en een eventueel aan te schaffen camerasysteem. De voorzitter beantwoordt dit bevestigend. René Buter vraagt of er een all-in onderhoudscontract is voor de rolluiken. De voorzitter antwoordt dat dit er momenteel niet is, maar hij gaat de leverancier vragen of deze mogelijkheid aanwezig is. Aad Brouwer vraagt naar de status van de verhuur van de ruimte achter de algemene ruimte. Hier is Tom Van den Bogaard mee bezig geweest. Volgens Richard van Wanrooij is de bedoeling van Tom van den Bogaard niet helemaal duidelijk, vooral de huurperiode. Hoe onbepaald is onbepaalde tijd? De voorzitter antwoordt dat - voor zover bij hem bekend - minder dan de helft van de eigenaren heeft ingestemd met verhuur. En daarbij komt dat dit geen actiepunt is van de VvE.
Rob Damen Richard Van Wanrooy vraagt of het mogelijk is om op de panelen aan de buitenzijde van
VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere Verslag van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 actie door
verslag
pagina 5
het pand reclame-uitingen te plaatsen. Hij heeft een eigen bedrijf en voelt er wel voor om reclame te maken. Er wordt opgemerkt dat er dan waarschijnlijk precariobelasting verschuldigd zal zijn. De voorzitter zal bij de gemeente informeren of reclame-uitingen zijn toegestaan en zo ja, of hier kosten aan verbonden zijn. Hij zal de leden over de uitslag informeren. De vergadering geeft een principe-akkoord af voor het toestaan van reclame-uitingen, mits akkoord bevonden door de gemeente. Wel moet dan nog vastgesteld worden tegen welk tarief en op welke voorwaarden. In totaal zijn er zes panelen beschikbaar. Mits allemaal betaalbaar, economisch haalbaar en acceptabel, zijn de heren Van Wanrooij, Van Duivenbode en Schut (namens huurder Van Nahuys) geïnteresseerd in het 'huren' van een paneel. Ton Van Duivenbode vraagt zich of de verlichting 24/7 moet branden en of dat niet heel duur is. Volgens de voorzitter heeft het te maken met de plaats waar de lichtsensor hangt (in een donkere hoek). Maar daarnaast is het sowieso goedkoper om spaarlampen te laten branden dan telkens aan en uit te schakelen. Ted Witmer vraagt of er enige clou is met betrekking tot de recente inbraak. Na enige discussie en wat speculaties, lijkt toch niemand echt te weten wat er precies gebeurd is. Volgens Marco Van Deursen lijkt het er wel op dat er sprake is geweest van inside informatie. 13. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 21.30 uur.
VvE Bedrijfsboxen Xenonstraat Almere
Actie- en besluitenlijst van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 nr.
wie
onderwerp
1.
voorzitter
Uitnodiging sturen aan de leden t.b.v. de schoonmaakdag.
2.
M.van Deursen
Handenblazer naar behoren laten werken.
3.
voorzitter
Vraagt offerte aan bij een ander schoonmaakbedrijf.
4.
voorzitter
Contact opnemen met firma Wessels inzake rolluiken.
5.
voorzitter
Navraag doen bij verzekering inzake korting op premie als er een videobewakingssysteem komt.
6.
allen / voorzitter
Brief schrijven aan In.Og inzake de slechte staat van de vloer op de 1e verdieping.
7.
voorzitter
antwoorden bundelen inzake openstaande vragen en nog te verwachten vragen mbt het beveiligingssysteem.
8.
voorzitter
Demo beeldmateriaal beschikbaar maken / soorten beveiliging bekijken.
9.
administrateur
Wachtwoordapplicatie aanmaken op de website www.infovve.nl
10.
voorzitter
Uitzoeken of de achterdeur in geval van stroomuitval ook bruikbaar kan zijn als ingang.
11.
voorzitter
bij de gemeente informeren of reklame uitingen zijn toegestaan.
Openstaande actiepunten van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2009 nr.
wie
onderwerp
5.
bestuur
Zal een voorzet maken voor een huishoudelijk reglement.
6.
administrateur
Het huishoudelijk reglement agenderen voor volgend jaar.
Besluitenlijst van de ledenvergadering d.d. 10 februari 2010 nr.
wie
onderwerp
1.
meerderheid
Aanschaf videobewakingssysteem, de prijs en uiteindelijke vorm moet in een later stadium nog bepaald en goedgekeurd worden.
2.
unaniem
Goedkeuring jaarstukken 2009 inclusief bestemming batig saldo.
3.
unaniem
Goedkeuring begroting 2010.
4.
unaniem
Decharge huidig bestuur.
5.
unaniem
principe akkoord voor het toestaan van reklame-uitingen.
