VOC Cour Vereniging van Eigenaars van het complex VOC Cour
Verslag Algemene Ledenvergadering van de VVE VOC Cour, 19 februari 2013 Leden 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11.
Stemmen Bosschenhoven Morgenster/Pallas Brederode/Mercurius Zaaier/Barbesteyn Duyfken Hollandia Mauritius Dolfijn Ulysses Parkeergarage Transformatorruimte
Aanwezig 1833 3195 5386 3566 2355 7795 0 2654 5202 4426 0 89%
Afwezig 0 0 0 0 0 0 4486 0 0 0 21 11%
Vertegenwoordiging: 01. Marcus van der Kloet 02. Dick van der Vaart 03. Wim Berkelder / Helga Schoemaker 04. Erik van Arend 05. Eric Lolkema, 06. Pouw Geuzebroek / Arnold Bouwman 07. Guido Schlüter / Afwezig z.b. 08. Karin Wiegerinck 09. Eric Lolkema 10. Joletta Bakker 11. Afwezig z.b. Voorzitter: Dick van der Vaart Secretaris: Joletta Bakker Penningmeester: Marcus van der Kloet 01. Opening / vaststelling aantal stemmen - Aantal stemmen aanwezig: 89%. - Jan van Heiningen (accountmanager Technisch Beheer Versluis) is te gast bij agendapunt 3. 02. Vaststellen agenda Geen wijzigingen 03. Mededelingen 1. Habemus quaestorum: Marcus van der Kloet (sinds begin 2013). 2. De adreslijst is nog niet geheel compleet. Actie: de leden vullen de adreslijst aan. 3. Mauritius heeft bij de huismeester bezwaar gemaakt tegen het besluit van de ALV over de Ruimte Onder Dolfijn. Het bestuur heeft Mauritius gevraagd zich hiervoor tot het bestuur te wenden. Er is geen reactie ontvangen. Actie: Van der Vaart nodigt Schlüter uit voor een gesprek. 04. Verslag ALV 11 december 2012 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld.
1
05. Technisch beheer en instelling Technische Commissie Per 1 januari 2013 is Versluis gecontracteerd als technisch beheerder. Versluis verzorgt ook het technisch beheer van Hollandia en Zaaier en, binnenkort, dat van Morgenster. 1)
Instelling Technische Commissie (TC) Het bestuur voert besluiten uit van de ALV; een Technische Commissie, ingesteld door de ALV, kan het bestuur adviseren. Het voorstel om een TC in te stellen wordt aangenomen, maar er worden geen leden benoemd. Het bestuur zal niet optreden bij kwesties die advies van een TC behoeven, met uitzondering van noodsituaties. Actie: geen!
2) Toegangsdeuren Westerdoksdijk De toegangsdeur tussen Mauritius en Hollandia is niet deugdelijk. De deur is dikwijls defect en de Cour daardoor niet af te sluiten. Versluis adviseert om een schuifdeur te plaatsen in een geleiderail met een sleutelschakelaar en een sensor i.p.v. drukknop. Offertes bedragen €8.000 - €9.500. Voor vervanging is geen voorziening getroffen in het MJOP. Besluit: Er wordt een bedrag begroot van €7.500. De verwijderde deur wordt vooralsnog bewaard (als reserve-deur of t.b.v. een andere toepassing). Vanwege het effect op de servicebijdrage wordt de reparatie uitgevoerd na akkoord volgende ALV. Westerdok De toegangsdeuren aan het Westerdok zijn dikwijls defect. Vroegtijdige vervanging is kostbaar (€16.500) en niet noodzakelijk. Aanpassing van het systeem (Vloerveer verwijderen / drukplaat op de deuren ipv handvat / aan de binnenzijde een handgreep op ooghoogte voor noodgevallen, profiel rondom deur ter versteviging) beperkt de onderhoudskosten. Sensors hebben voor- en nadelen. De kosten van herstel worden begroot op 3.300. Versluis verwacht nog op een lager bedrag uit te komen. Besluit: Er wordt een bedrag in de begroting opgenomen van €16.500 hoewel €3.300 vermoedelijk voldoende is. Vanwege het effect op de servicebijdrage wordt de reparatie uitgevoerd na akkoord volgende ALV. Dan volgt ook advies over beperking van de toegang tot de Cour met een protocol voor de sloten op de harmonicadeuren. 3) Plaatselijke verzakking Cour. Dit wordt veroorzaakt door boomwortels en/of te weinig cement. Besluit: Versluis komt met voorstel. 4) Vochtprobleem onderdoorgang(en) Westerdok. Er ontbreekt een waterkering tussen Westerdok en Cour. Oplossing: ter hoogte van de glazen pui wordt een natuurstenen band aangebracht op het dak parkeergarage. De kosten zijn beraamd op €1.500 per ingang. Besluit: Bij wijze van proef wordt de ingang tussen Morgenster en Brederode van een waterkering voorzien. Bij succes worden ook bij de overige ingangen Westerdok en eventueel Westerdoksdijk van een waterkering voorzien. Actie: Van der Plas vragen om het resultaat in de gaten te houden en rapport uit te brengen checken. Actie: Versluis gaat t.z.t. na of ook bij de ingangen aan de Westerdoksdijk zo’n aanpassing nodig is. 5) Functioneren bellentableaus. Problemen worden dikwijls veroorzaakt door onoordeelkundig gebruik door bewoners. Actie: Zij krijgen instructies van hun ondersplitsing over de aan/uit knop van de bel.
2
De huismeester krijgt verzoeken om mutaties. Besluit: HC overlegt met huismeester over frequentie mutaties. Ambulance had moeite om naar binnen te komen, (incident) omdat de elektrische schoot niet goed functioneerde. Besluit: Versluis adviseert over contract BNI m.b.t. volledigheid dienstverlening, prijsstelling en kwaliteit. 6)
Verlichting De verlichting op de Cour functioneert niet correct. Besluit: Voorstel vragen aan TC zodra deze is bezet.
7)
Zichtbaarheid huisnummers voor leveranciers is onvoldoende. Besluit: Bij de reparatie van deuren wordt bekeken of de nummers in het glas gezandstraald kunnen worden. Zo neen, dan wordt de ALV een andere oplossing voorgelegd.
8) Deuren fietsenstallingen De openstaande deur van de stalling onder Ulyssus hindert passanten. Besluit: Er wordt een dranger geplaatst. Besluit: De situatie bij andere deuren blijft ongewijzigd. Vraag: Hoort de speedgate bij de koepel of bij de garage? (Van Arend). Actie: Er wordt niet besloten hoe de vraag het beste kan worden beantwoord! 9) Pompen / Duijvelaar Besluit: Een enkel contract voor de pompen met Duyvelaar voor de gehele VVE VOC Cour is wenselijk. Doorbelasting per breukdeel. Versluis/secretariaat wordt gevraagd om dit i.o.m. Duyvelaar uit te werken. Storingen worden in eerste instantie door de VVE VOC Cour betaald. Vraag: En in tweede instantie? 10) MJOP Besluit: Volgens het MJOP worden in 2013 geen werkzaamheden uitgevoerd. 06. Inrichting Cour Besluit: De inrichtingscommissie wordt gevraagd om een geactualiseerd advies. 07. Eigendom, verzekering en onderhoud dak Eigendom en onderhoudsplicht dak Volgens de akte zijn een aantal zaken, waaronder het dak, gemeenschappelijk eigendom van de hoofdsplitsing. Op 12 mei 2009 is besproken hoe hier in de praktijk vorm aan wordt gegeven.
3
Mede omdat het gemeenschappelijk beheer van de daken, waar soms ook een dakterras is toegestaan, door de Cour lastig zou zijn, is geconcludeerd dat het onderhoud van de daken voor rekening is van de ondersplitsingen. Er lijkt niet bij stil gestaan dat de oppervlakte van de daken per ondersplitsing niet gelijk is het breukdeel. Bij gevolg zijn de afspraken van 12 mei 2009 soms voor- en soms nadelig. Het is de vraag of destijds voldoende rekening is gehouden met de consequenties. Informatie die na afloop van de vergadering beschikbaar komt: 2 Bij een onderhoudsprijs van zo’n 60 Euro per m per 20 jaar reserveert Morgenster circa €1.750 per jaar voor groot onderhoud van het dak. Bij omslag van de reservering naar breukdeel kan met €1.483 worden volstaan. De tabel geeft vergelijkbare cijfers per ondersplitsing.
Index
Gebouw
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Bosschenhoven Morgenster/Pallas Brederode/Mercurius Zaaier/Barbesteyn Duyfken Hollandia Mauritius Dolfijn Ulysses Parkeergarage Transformatorruimte
MJOP dak % dak / jr € 1.078 € 1.750 € 3.164 € 1.579 € 1.540 € 4.428 € 1.714 € 2.118 € 1.617 €0 €0 € 18.988
MJOP dak Brkdl € 851 € 1.483 € 2.499 € 1.655 € 1.093 € 3.617 € 2.082 € 1.232 € 2.414 € 2.054 € 10 € 18.988
Besluit: Vanwege voortschrijdend inzicht wordt de onderhoudsplicht van het dak opnieuw op de agenda geplaatst. 08. Verzekering Van der Roest inventariseert de mogelijkheden om de opstal van het gehele complex op goedkoper en/of doelmatiger wijze te verzekeren. Besluit: alle leden van de koopblokken sturen hem hun verzekeringspolis. 09. Huismeestercommissie (HC) - De verslagen van de HC zijn voor leden beschikbaar op het web. - De taakomschrijving staat op het web. - In tegenstelling tot eerdere berichten doet de huismeester wekelijks (op dinsdag) een ronde door de gebouwen. - De HC overlegt maandelijks met de huismeester. Er wordt gestreefd naar werktijdverantwoording die de declarabele uren voldoende inzichtelijk maakt. - Op de begroting is geen ruimte voor extra uren inzet. Toestemming van het bestuur leidt direct tot uitgavenoverschrijding. - In het voorjaar zal de huismeester in versnelde mate meer vanuit de ruimte onder Dolfijn gaan opereren. De omstandigheden zijn in de winter nog niet optimaal. Besluit: de huismeester verricht zijn taken in overleg met de HC. Wensen van ondersplitsingen worden via hun contactpersoon met de huismester en de HC afgestemd. In geval van twijfel beslist de HC tot aan de eerstvolgende ALV. Besluit: De huismeester meldt problemen die hij op zijn ronde aantreft en niet zelfstandig kan oplossen, aan de contactpersoon per ondersplitsing. Besluit: Technische storingen worden aan Versluis gemeld; deze schakelt zonodig de huismeester in. Actie: Elke ondersplitsing geeft aan wie contactpersoon is en maakt dit aan de bewoners bekend. Vraag: wat is de oorzaak van de gestegen kosten voor schoonmaak? Actie: De begrotingsoverschrijding van de huismeesterkosten wordt door Schoemaker i.s.m. de kascommissie, onderzocht. 4
10. Huishoudelijk reglement Bouman en Van Arend hebben een voorstel in bewerking. Actie: Een concept-HHR wordt zo mogelijk medio maart aan de leden gestuurd. Besluit: De leden bespreken het concept in hun ondersplitsing. Al naar gelang het resultaat neemt de ALV een besluit over het vervolg. 11. Financiën / Jaarstukken De begroting 2013 is sinds enkele dagen beschikbaar Besluit: de kascommissie: Pouw Geuzebroek en Wim Berkelder onderzoekt de stukken en stelt een verklaring op. Opmerkingen: - De kosten huismeester zijn hoger dan begroot. Informatie na de vergadering leert dat dit wordt verklaard door parkeerkosten en extra schoonmaakonderhoud. - Het budget voor onvoorziene uitgaven is niet aangesproken. - De bestuurskosten lijken opvallend hoog. - Er is rekening gehouden met de kosten van Technisch beheer. - Er is een post achterstallig onderhoud (toelichting: zie agendapunt 05.) opgenomen. Besluit: het begrotingsvoorstel 2013 wordt vastgesteld met enkele maximale bedragen. Mochten de leden het onderhoud willen uitstellen dan wordt de jaarbijdrage voor 2013 lager en die voor volgende jaren hoger. Actie: Van der Kloet stuurt binnen 2 weken een aangepaste begroting en voorstel servicekosten 2013. De reserve voor het MJOP is te laag. Actie: Versluis adviseert over eventuele aanpassing MJOP. Een mogelijk hogere bijdrage zal vanaf volgend jaar worden doorgevoerd. Er is een offerte voor administratief beheer ontvangen van de Bank voor de Bouwnijverheid á €1.000 per jaar (ex. BTW). Besluit: Het administratief beheer wordt per 1 april 2012 ondergebracht bij de Bank voor de Bouwnijverheid. Actie: Er ontbreken contracten met enkele ‘onderhouds-leveranciers’. Versluis en bestuur inventariseren. 12. Zaken van afzonderlijke leden met gemeenschappelijk belang Agendapunt wordt wegens tijdsgebrek niet behandeld. 13. Rondvraag Er bestaat onduidelijkheid over de afsluiting van de Westerdoksdijk. Bij het opstellen van het verslag blijken zij inmiddels opgelost.
*-*-*
5
