Voorstel. Afschrift aan:

Voorstel Zaaknummer: Documentnummer: Datum: Onderwerp: Werkgroep: Datum behandeling PG: Datum behandeling SG: BOR/BGO: Naam steller: Afschrift aan:

MUG-14-00047 MUG-INT-14-00042 6 maart 2014 architectenkeuze en budget aanpassen gemeentehuis huisvesting en facilitair 6 maart 2014 25 maart 2014 ter informatie Ger Kwant BOR

Bijlagen:

Voorlopig ontwerp entree, hal en raadszaal, 29 januari 2014 selectiematrix 4 architecten analyse geselecteerde 2 ontwerpen raming 3 maart 2014

Voorstel/besluit 1. 2. 3. 4.

Kiezen voor het ontwerp van Pieter Oosterhout Buro voor Architectuur BNA B.V. Het totale verbouwingsbudget vaststellen op € 1.871.000 Een aanvullend budget beschikbaar stellen van € 633.725 Het gemeentebestuur van Groesbeek verzoeken om in het kader van de Sociaal Economische Versterking (SEV) een bedrag van € 184.000 beschikbaar te stellen voor het realiseren van een aantrekkelijker gevel plus entree aan de zijde Dorpsstraat.

Besluit Stuurgroep 25/3: Akkoord met de voorgestelde architect-keuze. Akkoord met het berekende verbouwingsbudget t.b.v. het aanvullende kredietvoorstel. In de uitvoering blijven zoeken naar besparingsmogelijkheden. Keuzes op grotere kostenonderdelen ter beslissing terugleggen bij de stuurgroep. Dekking van de kosten aanpassen voorgevel/nieuwe entree niet ten laste van het (Groesbeekse) SEVfonds, maar tlv de rijksvergoeding. De wethouders Giesbers en Thijssen nemen ten aanzien van de door de architect voorgestelde aanpassing van de voorgevel van het gemeentehuis een minderheidsstandpunt in. Zij zijn van mening dat de gepresenteerde aanpassing niet tot de beoogde verfraaiing van de gevel aan de Dorpsstraat zal leiden.

Pagina 1 van 10 MUG-INT-14-00042

TOELICHTING VOORSTEL 6 maart 2014 Datum behandeling Zaaknummer: P MUG-INT-14-00042 Onderwerp: architectenkeuze en budget aanpassen gemeentehuis G Ger Kwant Naam opsteller: : 4 stuks Bijlagen: Datum: 6 maart 2014 C:\Users\gkwant\AppData\Local\Temp\~ddc\MUG-INT\42_1.DOC Bestandspath: Inleiding Op 27 september 2013 hebben wij u het concept-huisvestingsplan gepresenteerd inclusief een eerste raming welke uitkwam op € 1.850.000. Op dat moment liep een onderzoek naar het binnenklimaat in het gebouw. Uit dit onderzoek bleek dat een luchtbehandelingssysteem voor de lange vleugel (LV) van het gebouw noodzakelijk was; kosten € 200.000, incl. 2 koelingsunits voor de lange en korte vleugel (KV) van het gebouw. Op 21 januari 2014 heeft u een uitvoeringskrediet groot € 978.275 beschikbaar gesteld voor de herhuisvesting in de kantoor- en bestuursvleugels, plus een budget groot € 75.000 voor de architectenopdracht (totaal € 1.053.275). De budgetraming voor de totale verbouwing, inclusief entree, hal en raadszaal was inmiddels opgelopen tot € 2.054.500. Overeenkomstig het door uw stuurgroep vastgestelde projectplan en programma van eisen heeft de werkgroep huisvesting een aantal (11) architecten geselecteerd en hen een visie gevraagd over de ontwerpvraag. Hieruit heeft de werkgroep 4 architecten geselecteerd voor een presentatie aan de klankbordgroep gemeentehuis op 29 januari 2014. De klankbordgroep heeft vervolgens aan de werkgroep huisvesting en facilitair verzocht om een eindadvies te geven. Op 12 februari 2014 heeft de werkgroep dit advies gepresenteerd en de klankbordgroep heeft dit advies overgenomen. Het resultaat hiervan is samengevat in de onderstaande tabel. De gepresenteerde ramingen zijn door onze adviseur op basis van een elementenbegroting bepaald en zijn de kale kosten voor verbouwing, inclusief architectkosten. Daarboven komen nog kosten voor de inrichting, audio-visuele installaties en interne kosten.

Hieruit blijkt dat Graaffwerk en Oosterhout het beste scoren op de beoordeling op basis van het PvE. Tevens zijn hun ontwerpen voor de laagste kosten te realiseren


Ruland: -

Fraai, gedurfd ontwerp Veel ruimtebeslag in de kelder, nieuwe archief- en opslagruimtes nodig Geen verblijfsruimte in hal beschikbaar; nadelig voor recepties en bijeenkomsten Veruit duurste ontwerp Lange bouwtijd; veel overlast

Boogaard: - Te veel ruimtebeslag voor spreekkamers en balies (verlies kantoorruimte) - Receptie niet verbonden met balies en Backoffice - Trap naar kelder komt uit in archiefbewaarplaats (ruimteverlies) - Rommelige routing door hal - Relatief dure verbouwing


Van de twee overgebleven architecten zijn de ontwerpen op detail beoordeeld. Het ontwerp van Graaffwerk kent bij nadere bestudering een aantal nadelen t.o.v. de overgebleven concurrent, welke voor de werkgroep huisvesting/facilitair en klankbordgroep gemeentehuis van doorslaggevend belang zijn om hier niet voor te kiezen: - Veel ruimtebeslag voor balie - Veel ruimtebeslag voor spreekkamers (verlies kantoorruimte) - Slecht zicht vanuit de receptiebalie op ruimte achter de trap - Vloerbedekking in de hal; o slecht schoon te houden o allergie - Weinig relatie met oorspronkelijke ontwerp van de hal - Veel meubilair in de hal; o veel werk voorafgaand en na recepties en ontvangsten - multi-functionaliteit raadszaal beperkt


Wij adviseren u om te kiezen voor Pieter Oosterhout, Buro voor Architektuur BNA B.V.

Op basis van actuele gegevens is de raming aangepast en komt nu uit op € 1.871.000 totale kosten. Er konden flinke besparingen worden bereikt op luchtbehandeling, aanschaf kantoormeubilair, handhaven keuken, handhaven keldertrap, hergebruik glazen deuren in de hal en architectkosten. Hiertegenover staan extra kosten voor de uitbouw aan de gevel Dorpsstraat.

Toelichting voorstel In de stuurgroepvergadering van 11 maart 2014 hebben wij u een presentatie gegeven hoe de “werkgroep huisvesting en facilitair” samen met de “klankbordgroep gemeentehuis” tot de architectkeuze zijn gekomen. Hieronder worden de sterke punten uit dit ontwerp kort genoemd:


Hal/receptie Handhaven bestaande karakter van de hal en vloer Slimme, ruimtebesparende plaatsing van de spreekkamers SoZa Veilige spreekkamers SoZa met zicht vanuit de backoffice SoZa Receptiebalie prominent naar voren geplaatst in de hal, beter zicht op de hal/entree’s Ruime balies ondanks beperkt ruimtebeslag Goed zicht vanuit de balies en receptie op spreekkamers Extra daglichttoetreding in de hal via de ramen van het oude WMO-loket Ruime wachtgelegenheden in de hal Hal eenvoudig te ontruimen voor recepties en bijeenkomsten Handhaven trap naar kelder (flinke kostenbesparing) Korte vleugel BG Brede gang met zitgelegenheid Brede gang wordt één met hal Door brede gang minder conflict met looproute vanuit entree Dorpsstraat Handhaven keuken op bestaande plaats (flinke kostenbesparing) Overblijfruimte op begane grond ook bruikbaar als extra vergaderruimte Raadszaal Doordachte opstellingen in/van raadszaal Intiemere raadsopstelling Geschikt voor kleinere plenaire bijeenkomsten (48 personen) Geschikt voor grote plenaire bijeenkomsten (178 personen)


Gevel Flinke kwaliteitsimpuls gevel Dorpsstraat Herkenbare entree, ondanks gebruik kleine raampartij als ingang Materiaalgebruik past bij huidige materialen Adviseurs gevelplan centrum zijn enthousiast over de nieuwe gevel. De welstandscommissie heeft op 17 maart aangegeven positief te zullen adviseren.

1e verdieping Verlies 4e en 5e vergaderkamer KV-BG gecompenseerd in skybox Representatieve vergaderruimte(s) in skybox Vergroten representativiteit/activiteiten van/op omloop 1e verdieping Goed gebruik van huidige balkon raadszaal (actieve vergaderplekken/werkplekken voor gasten) Mogelijkheid uitbreiding toiletten Kanttekening Bij de eerste behandeling van dit voorstel in de stuurgroep op 11 maart zijn vragen gesteld over de noodzaak van een raadszaal in het gemeentehuis; is het niet goedkoper en is het niet beter voor het contact met de burger om wisselend in de diverse kernen te vergaderen? - Een ruwe kostenopzet leert dat het omslagpunt van de minderkosten voor de raadsopstelling t.o.v. de meerkosten van extern vergaderen ligt bij ongeveer 10 jaar. Het verbouwen van de raadszaal kost ongeveer 2 ton bestaande uit: Eu 70.000 audio-visueel (hebben we ook nodig wanneer we elders vergaderen) Eu 70.000 raadsopstelling Eu 60.000 stoelen en stofferen (hebben we ook nodig voor multifunctionele inrichting) Kosten voor extern vergaderen eu 750 á eu 1000 per keer (inrichten/afbreken audio, zaalhuur, koffie, reiskosten). 10 keer per jaar = eu 7.500 á 10.000/jaar


Wanneer we rente en afschrijving rekenen (70.000, 4%, 10 jaar) = eu 9.800/jr = min of meer kostenneutraal.

-

Bij de presentatie in de klankbordgroep harmonisatie op 17 maart in Ubbergen hebben een groot aantal fracties aangegeven te hechten aan het in stand houden van de raadszaal en geen enkele fractie was tegen primair vergaderen in het gemeentehuis.


Raakvlakken met andere werkgroepen Kernenbeleid: Op basis van de conclusies van de werkgroep is vastgesteld dat er een vaste vergaderlocatie nodig is voor raadsvergaderingen in het gemeentehuis van Groesbeek ICT: De uitvoeringsplanning wordt afgestemd met de werkgroep ICT Dienstverlening: Het dienstverleningsconcept is leidend geweest voor het voorliggende PP en PvE. Op 4 november 2013 is in gezamenlijk overleg het PvE en DvC aan elkaar getoetst. Wil Hoedelmans is aangewezen als contactpersoon voor de werkgroep huisvesting gemeentehuis. Personeel en organisatie: In november 2013 t/m februari 2014 is het huidige aantal fte’s en medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, maar ook het aantal fte’s volgens de nieuwe detailstructuur getoetst aan: beschikbare vierkante meters =>werkpleknorm =>aantal werkdagen => aantal bureaus. Het is mogelijk om zowel de oude als de nieuwe vaste formatie in het bestaande gemeentehuis in Groesbeek te huisvesten. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de bureaus 85 á 90% van de werkweek bezet zijn. Het is aan de nieuwe afdelingshoofden om de dagelijkse bezetting van de afdeling aan te passen aan het aantal beschikbare bureaus per afdeling. In februari is hiervan een definitief concept vlekkenplan gemaakt en deze zal binnenkort worden vastgesteld door de werkgroep herindeling, na consultatie in een gezamenlijke MT-vergadering. Financiële gevolgen Op 21 januari hebben wij de onderstaande financiële raming aan de stuurgroep gepresenteerd: Oorspronkelijke budget-raming (december 2013) Inrichting/verbouwing Entree Dorpsstraat Luchtbehandeling LV Koelingsunits Architect Bouwprocesbegeleiding Interne uren Totaal

Raadszaal/Hal € 743.100 € 185.000

€ 74.000 € 49.125 (325) € 25.000 € 1.076.225

Kantoren € 661.750 € 150.000 € 50.000 € 83.000 (450) € 33.525 € 978.275

Totaal € 1.404.850 € 185.000 € 150.000 € 50.000 € 74.000 € 132.125 € 58.525 € 2.054.500

Deze raming hebben wij op 3 maart aangepast aan de meest actuele gegevens. De meest in het oog springende besparingen op de primaire raming zijn: - Lagere architectkosten - Lagere kosten luchtbehandeling LV (besparing op verticale afvoerkanalen) - Minder nieuwe bureau’s Aangepaste budget-raming (maart 2014) Inrichting/verbouwing Entree Dorpsstraat Luchtbehandeling LV Koelingsunits Architect Bouwprocesbegeleiding Interne uren Totaal

Raadszaal/Hal € 771.304 € 184.000

€ 46.800 € 49.125 (325) € 25.000 € 1.076.229

Kantoren € 528.000 € 100.000 € 50.000 € 83.000 (450) € 33.525 € 794.525

Totaal € 1.299.304 € 184.000 € 100.000 € 50.000 € 46.800 € 132.125 € 58.525 € 1.870.754


In de stuurgroepvergadering van 21 januari 2014 hebt u een uitvoeringsbudget van € 978.275 voor de kantoorhuisvesting beschikbaar gesteld plus een budget voor de architectenopdracht van € 75.000; totaal € 1.053.275. Voor de verbouwing en inrichting van raadszaal, hal en entree is een aanvullend krediet benodigd van € 817.725. Hiervan zou € 184.000 ten laste komen van de gemeente Groesbeek in het kader van de Sociaal Economische Versterking (SEV)/centrum en € 633.725 voor de MUG-herindeling. Voor de kostendekking van het aandeel MUG-herindeling verwijzen wij u naar het aanvullend kredietvoorstel MUG 13-00003 d.d. 6 maart 2014 van de projectgroep herindeling. Communicatie - Het advies van de klankbordgroep gemeentehuis inzake de architectkeuze is in vier personeelsbijeenkomsten gepresenteerd onder voorbehoud van goedkeuring door de stuurgroep. - Het ontwerp is voorgelegd aan de adviserende architecten voor het gevelplan centrum - Het ontwerp is op 17 maart besproken bij de welstandscommissie krijgt positief advies. - Het ontwerp is op 17 maart in Ubbergen gepresenteerd aan de (grote) klankbordgroep harmonisatie en werd daar positief ontvangen. Voorgesteld wordt om het concept-ontwerp van het gemeentehuis te publiceren op de website centrumplan Groesbeek na uw besluit en behandeling bij de welstand. Medezeggenschap Een vertegenwoordiging van de BOR was aanwezig bij de presentatie van het advies van de werkgroep huisvesting en facilitair aan de klankbordgroep gemeentehuis. De aanwezige BORleden konden zich vinden in de keuze van de klankbordgroep. Met de voorzitter van de BOR is geconcludeerd dat voor de architectkeuze geen advies van de BOR noodzakelijk is. Tijdens de personeelsbijeenkomsten werden ook geen zwaarwegende tegengeluiden gehoord, een aantal opmerkingen door het personeel van SoZa m.b.t. invalidentoegankelijkheid worden verwerkt in het ontwerp.


Voorstel. Afschrift aan:

Recommend Documents