Voorstel aan dagelijks bestuur

Voorstel aan dagelijks bestuur Datum vergadering Steller / afdeling Bestuurder Programma Routing

09-09-2014 J. Tholen / Projecten & Waterkeringen L.H. Dohmen Waterkeringen DB

Agendapunt Openbaar Bijlage(n) Registratiecode

5 Ja 4

*143073*

Onderwerp Uitkomsten review Alexanderhaven, uitgevoerd door het Hoogwaterbeschermingsprogramma en definitieve beschikkingsaanvraag voor Alexanderhaven trajecten A en B Voorstel 1. kennis nemen van de resultaten van de door het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) uitgevoerde review op het project Alexanderhaven; 2. het Plan van Aanpak Alexanderhaven vaststellen en daarmee de subsidiebeschikking voor de Alexanderhaven trajecten A en B aanvragen; 3. instemmen met de afspraken zoals door het HWBP zijn opgenomen in de brief ten aanzien van de resultaten van de review. Samenvatting In het kader van het HWBP heeft Waterschap Roer en Overmaas de opgave om in de Alexanderhaven Roermond (onderdeel van dijkring 76) over drie trajecten de waterkering te vervangen danwel te verhogen. Het totaal beschikbare, taakstellende budget, op basis van het Bestuursovereenkomst Waterveiligheid Maas bedraagt € 10.000.000 inclusief btw (prijspeil 2011), waarvan maximaal € 1.000.000 wordt bijgedragen door het waterschap en maximaal € 9.000.000 door het HWBP, conform de geldende voorwaarden van het HWBP. Op 6 mei 2014 is door het DB het projectplan voor de trajecten A en B in ontwerp vastgesteld. Op 30 juli 2014 heeft het HWBP een review uitgevoerd op de stukken die nodig zijn voor de aanvraag van de beschikking voor de trajecten A en B. Het project Alexanderhaven is daarmee het eerste project geweest dat, gezien de beperkte beschikbare tijd, een fast-lane review heeft doorlopen. In het vervolg van deze notitie wordt ingegaan op de resultaten van deze review. De secretaris/directeur,

ing. J.M.G. In den Kleef

143073

1/2

./.

Toelichting Op 7 augustus heeft het HWBP schriftelijk de bevindingen van de review medegedeeld: 'Om te beginnen willen wij het Waterschap Roer en Overmaas en in het bijzonder het projectteam complimenteren voor het vele werk wat is verzet de aflopen maanden, en voor de goede kwaliteit van de stukken die zijn ingebracht voor de review. HWBP stelt vast dat Waterschap Roer en Overmaas met dit project Alexanderhaven veel lef toont en goede wil om aan te sluiten bij de doelen van het HWBP. Door dit project voor te financieren en de realisatie van traject B mee te koppelen met de ontwikkelen van Jazz City, toont Roer en Overmaas zich met dit project op voorhand als een schoolvoorbeeld van slimmer en goedkoper realiseren van een dijkversterkingsopgave!' In de afgelopen weken zijn alle opmerkingen uit de review verwerkt in het plan van aanpak of in de nota van inlichtingen voor de aanbesteding. De opmerkingen betroffen met name aanscherpingen of toelichtingen. Er zijn geen grote wijzigingen noodzakelijk geweest in het project.

./.

Met de verwerking van deze opmerkingen kan de beschikking en daarbij het definitieve plan van aanpak door u worden vastgesteld. Het HWBP kan daarmee op korte termijn overgaan tot het afgeven van een beschikking voor de planfase, alsmede een beschikking voor de realisatiefase voor de trajecten A en B. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma stelt daarnaast in haar brief betreffende de review een viertal afspraken voor: 1. Verwerking van het reviewcommentaar. Deze verwerking heeft plaatsgevonden in het nu voorliggende plan van aanpak en de daarbij behorende bijlagen. 2. De aannemer vragen om een gestanddoeningsbrief waarbij de directie van de aannemer op voorhand instemt met de aanbieding die zij heeft gedaan. Deze gestanddoeningsbrief wordt bij de aanbesteding aan de aannemer gevraagd. 3. Intentieverklaring vragen aan Rijkswaterstaat voor snelle afgifte eventueel benodigde WVO-vergunning. De afstemming met Rijkswaterstaat hierover loopt. 4. Bij een eventueel failliet gaan van Jazz City kan het Waterschap een beroep doen op het Hoogwaterbeschermingsprogramma, het financiële risico wordt niet afgewenteld op WRO. Vanuit het projectteam is expliciet aan het Hoogwaterbeschermingsprogramma gevraagd om in het geval van een faillissement van Jazz City een beroep te mogen doen op de hardheidsclausule van het HWBP; nu opnemen van dit risico in de risicopost is niet reëel, maar het waterschap dit risico zelf laten dragen ook niet. Met de nu voorgestelde afspraak wordt het risico overgenomen door het HWBP. Daarmee wordt recht gedaan aan de positie van WRO; WRO toont lef voor een sobere en doelmatige oplossing door samenwerking met de markt, maar wordt bij een eventueel faillissement van Jazz City niet belast met een financiële schade.

./.

Met de voorgestelde afspraken kan derhalve door WRO worden ingestemd. Een conceptbrief hieromtrent is bijgevoegd.

143073

2/2

> Retouradres Postbus 93218 2509 AE Den Haag

Waterschap Roer en Overmaas t.a.v. de heer E. Keulers Postbus 185 6130 AD Sittard

Programmadirectie Hoogwaterbescherming Koningskade 40 2596 AA Den Haag Postbus 93218 2509 AE Den Haag (06) 35 11 94 09 / (06) 35 11 94 13 Contactpersoon Marko Ludeking Coördinator reviews T 06 5175 2095 marko.ludeking@ hoogwaterbescherming.nl

Datum 6 augustus 2014 Betreft Review beslisdocument beschikking HWBP verbetering waterkering Alexanderhaven Roermond traject A & B

Beste heer Keulers, Op 24 juli jl. heeft u het beslisdocument beschikking HWBP verbetering waterkering Alexanderhaven Roermond traject A & B (versie 1.0, d.d. 24 juli 2014) bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) ter review aangeboden. Een deskundig reviewteam van collega beheerders heeft zich over uw beslisdocument gebogen. In voorliggende brief bevestigen we graag de uitkomsten van deze review.

Ons kenmerk HWBP 2014_954 Uw kenmerk Beslisdocument beschikking HWBP verbetering waterkering Alexanderhaven Roermond traject A & B, versie 1.0, 24 juli 2014 Bijlage(n) Opgeboste reviewresultaten project Alexanderhaven Roermond

Om te beginnen willen wij het Waterschap Roer en Overmaas en in het bijzonder het projectteam complimenteren voor het vele werk wat is verzet de aflopen maanden, en voor de goede kwaliteit van de stukken die zijn ingebracht voor de review. HWBP stelt vast dat Waterschap Roer en Overmaas met dit project Alexanderhaven veel lef toont en goede wil om aan te sluiten bij de doelen van het HWBP. Door dit project voor te financieren en de realisatie van traject B mee te koppelen met de ontwikkelen van Jazz City, toont Roer en Overmaas zich met dit project op voorhand als een schoolvoorbeeld van slimmer en goedkoper realiseren van een dijkversterkingsopgave! Tegelijkertijd leggen de ruimtelijke ontwikkelingen, met name de realisatie van 3D en 4D entertainmentpark Yumble, de nodige tijdsdruk en externe risico’s op de realisatie van traject A. Met de keuze om mee te koppelen kiest Waterschap Roer en Overmaas voor een zeer ambitieuze planning van 11 weken realisatietermijn voor de trillingswerkzaamheden op traject A naast Yumble. Het reviewteam onderkent dat voorliggend project met recht een fastlane project is met planuitwerking en realisatie binnen 1 jaar. Het reviewteam deelt de keuze die Roer en Overmaas maakt ten aanzien van het afkoppelen van traject C. Dit vanwege het ontbreken van een duidelijk normkader en gelet de aanwezigheid van de SIF vestiging, die op provinciaal niveau geldt als belangrijke werkgever. De keuze voor meekoppelen met ruimtelijke ontwikkelingen vraagt veel van het waterschap, maar het wenkend perspectief is een sobere en doelmatige oplossing voor traject B. De winst en de keuze om mee te koppelen verdient dan ook een nadrukkelijker plaats in het Plan van Aanpak en aanbiedingsbrief. Het Hoogwaterbeschermingsprogramma is een samenwerking van de waterschappen en het ministerie van Infrastructuur en Milieu Pagina 1 van 4

HWBP en het reviewteam kijken positief terug op het reviewgesprek en het bezoek aan de projectlocatie, vooral dankzij de goede voorbereiding en de open en geïnteresseerde houding van uw projectteamleden. Het advies ten aanzien van de ingediende stukken luidt: noem het beslisdocument een Plan van Aanpak (ook al is de planuitwerkingsfase al bijna gereed, nu voorzien op 12 september 2014), om beter aan te sluiten bij de Regeling. maak de meerwaarde van de samenwerkingsovereenkomst met Jazz City inzichtelijk; de keuze voor dit voorkeursalternatief en de lagere kosten door het meekoppelen zijn belangrijke argumenten die de keuze voor een strakke uitvoeringsplanning en mogelijk trillingvrij bouwen vanuit een sobere en doelmatige aanpak rechtvaardigen. maak explicieter onderscheid naar de beschikking voor de planuitwerking en realisatiefase, en scheidt in de totaalraming de wel en de niet subsidiabele kosten. Vermeld daarbij ook de kosten die derden (o.a. Jazz City) dragen. scherp het plan van aanpak aan, in lijn met de gegeven mondelinge toelichting tijdens het reviewgesprek en het eindgesprek, en de aanbevelingen in deze brief.

Programmadirectie Hoogwaterbescherming Datum 6 augustus 2014 Ons kenmerk Hwbp 2014_954

Advies voor subsidiebeschikking In de programmering HWBP 2014-2019 staat het project Alexanderhaven Roermond (23ABC) opgenomen onder projecten Maasovereenkomst waarvoor vanaf 2017 middelen gereserveerd zijn. Dit project is door uw waterschap aangemeld als voor te financieren project. De trajecten A, B en C zijn afgekeurd op hoogte. Traject C valt buiten de scope van dit Plan van Aanpak. HWBP en het reviewteam zien hiervoor legitieme redenen en het splitsen van dit project is ook reeds per brief bevestigd vanuit Roer en Overmaas aan HWBP. De aangeleverde stukken voor de planuitwerking en realisatiefase voldoen bijna geheel aan de vormvereisten en criteria zoals gesteld in de financieringsregeling van het HWBP, artikel 6 lid 5. Als onderdeel van de aanvraag tot verlening van een subsidie voor de realisatiefase dient een door GS goedgekeurd projectplan als toetsstuk aangeboden te worden, evenals een expliciet onderscheid naar kosten die wel en niet subsidiabel zijn. Hierin zou ook de winst van het meekoppelen van traject B met projectontwikkeling Jazz City een plaats moeten krijgen. Het goedgekeurde projectplan is op 12 september 2014 voorzien en geldt tegelijkertijd als afronding van de planuitwerkingsfase. Ook voor deze fase wordt een beschikking aangevraagd. De beschikking dient echter wel voor afronding van de beschreven werkzaamheden afgegeven te zijn (conform artikel 6 lid 2 van de Regeling). Er wordt dan ook aangestuurd op het afgeven van een beschikking voor de planuitwerking voor 12 september 2014, en de beschikking voor de realisatiefase wordt per omgaande direct na vaststelling en aanbieding van het projectplan afgegeven. Dit vraagt wel om een tijdige verwerking van de reviewresultaten. De benodigde planning is al tussen HWBP en projectteam afgestemd. Afwikkeling beschikking en factuur Na verwerking van de reviewopmerkingen en na vaststelling van het aangepast PvA door uw bestuur, kan het plan als aanvraag voor subsidiebeschikking aangeboden worden. Zodra de toetsing op uw PvA heeft plaatsgevonden, ontvangt u de door of namens de minister afgegeven subsidiebeschikking. Dit traject neemt

Pagina 2 van 4

enkele weken in beslag en is qua planning richting vaststelling projectplan tussen u en HWBP afgestemd.

Programmadirectie Hoogwaterbescherming

Conform de programmering 2014-2019 ontvangt u in 2017 het gehele subsidiebedrag voor de planuitwerking en realisatie van dit project. De factuur met het vastgestelde subsidiebedrag dient u begin 2017 in. Of zoveel eerder als er sprake is van overschotten in voorgaande jaren. Tot die tijd heeft u aangegeven voor eigen kosten te willen voorfinancieren.

Datum 6 augustus 2014 Ons kenmerk Hwbp 2014_954

Bij afronding van de planuitwerking- en realisatiefase vindt de definitieve vaststelling van de beschikking plaats. Dit betreft een administratieve afwikkeling waarbij vastgesteld wordt of de afgesproken producten uit het Plan van Aanpak en vereisten voor vaststelling uit de Regeling zijn nagekomen. Conform de vastgestelde financieringsregeling vindt na het aanbestedingsresultaat een herijking plaats van de contractraming en de contractgerelateerde risico’s. Door de gekozen fastlane aanpak van dit project, is de herijking reeds begin oktober voorzien. Review resultaat en aanbevelingen De belangrijkste reviewcommentaren zijn in ons reviewgesprek met het IPM team op woensdag 30 juli jongstleden al aan de orde gekomen. Het reviewteam is op hoofdlijnen positief over de kwaliteit van het PvA, en doet de volgende aanbevelingen om het verloop van het toetsproces te bespoedigen en de risico’s voor uw waterschap te beperken. 1. Zorg ervoor dat contractgerelateerde risico’s goed beheerst zijn en creëer op voorhand (via Nota van Inlichtingen) duidelijkheid over risicoverdeling. Specifieke aandachtspunten zijn de definitie van trillingen en de maximale trillingsnorm, omgang met risico’s zoals NGE’s, hoogwater en het onverwacht aantreffen van keien. Het contract kan op deze punten verhelderd worden, waarmee deze risico’s niet op voorhand bij opdrachtgever liggen, en daarmee ook de tijdvertraging (en schadeclaim derden) en het omschakelen naar een andere trillingsvrije uitvoeringstechniek. Geef ook duidelijk aan bij wie de beslissingsbevoegdheid en het vaststellen van het keuzemoment om een andere uitvoeringsmethode te kiezen is belegd. 2. Verwerk de aangedragen tips en verbeterpunten in het risicoregister en de raming. Vermijd dubbelingen in de mogelijke schadeclaims door Yumble door deze risico’s op te bossen, en check nogmaals de relatie tussen de basisraming en de voorziene risico’s en geraamde beheersingsmaatregelen. Verduidelijk welke uitvoeringsmethode leidend is in je contract en daarmee in je Plan van Aanpak en raming. In het risicoprofiel en de raming worden ook verwachte schadeclaims tijdens de uitvoering meenomen (= subsidiabel, mits vooraf aangevraagd). 3. Verduidelijk in je Plan van Aanpak welke SMART afspraken (communicatie, escalatielijnen) zijn gemaakt voor de uitvoeringsfase aangaande overlast, hinder, schade, en bereikbaarheid in het contract, en met de kritische stakeholders in de directe omgeving. Licht ook toe welke stappen reeds ondernomen zijn bij het kritische proces uitvoeringsvergunningen. 4. De ontbindende voorwaarde in de SOK voor traject B, zijnde faillissement van Jazz City; maak afspraken met het HWBP over de benodigde risico-reservering en toedeling van dit voorziene risico. 5. De kritieke en krappe planning binnen de realisatiefase van dit project laat weinig tijd en ruimte over voor de gewenste leercurve in het projectteam en de organisatie, ook vanwege het hoge afbreukrisico (in de vorm van claims, meerkosten). Verduidelijk in uw plan van aanpak hoe de interne

Pagina 3 van 4

kwaliteitsborging en de gewenste leerambitie met werken in IPM-teams, risicogestuurd werken en vernieuwende contractvormen geborgd wordt binnen het projectteam en binnen het waterschap Roer en Overmaas. In de bijlage treft u naast het doorlopen proces de groslijst met bevindingen van de reviewers, met specifiek aandacht in afwijkende kleurstelling (in blauw) voor aanbevelingen en constateringen in relatie tot subsidiabiliteit. Uw projectteam kan desgewenst op basis van deze stukken om een nadere toelichting vragen door de individuele reviewers te benaderen.

Programmadirectie Hoogwaterbescherming Datum 6 augustus 2014 Ons kenmerk Hwbp 2014_954

Afspraken Tijdens het eindgesprek hebben we de volgende afspraken gemaakt: 1. Het reviewcommentaar en bovengenoemde aanbevelingen worden verwerkt in het Plan van Aanpak en de lopende contracteringsfase (Nota van Inlichtingen). Bij indienen van de toetsstukken wordt gerapporteerd wat de opvolging is geweest. 2. Er wordt een gestanddoeningsbrief gevraagd waarin de aannemer op voorhand bij de gunning en voorafgaand aan de ondertekening van het contract expliciet instemt dat hij de opdracht maakt voor de afgesproken prijs en planning, en aangeeft of en zo ja welke rafelranden hij in het contract vaststelt die aanleiding kunnen zijn voor eventueel meerwerk. 3. Er wordt een intentieverklaring gevraagd aan Rijkswaterstaat als bevoegd gezag voor een spoedige afgifte van de uitvoeringsvergunning voor WVO (Wet Verontreiniging Oppervlaktewater). 4. Het eventueel failliet gaan van Jazz City als ontbindende voorwaarde in de samenwerkingsovereenkomst voor de realisatie van deel B, en daarmee een doelmatige meekoppelactie, legt een dermate hoog beslag in het risicoprofiel, dat het reëel is dit op programmaniveau te dragen en daarom als exogeen risico te beschouwen. Dit omdat het beprijzen van dit risico relatief en absoluut een dermate hoog bedrag impliceert en omdat het op basis van voorcalculatie uitkeren ervan aan de beheerder, in het geval het risico niet optreedt, een moeilijk verdedigbare toevoeging betekent aan de algemene middelen van het waterschap. Bovendien wordt dit risico herijkt ten tijde van de gunning. Tot slot Wij kijken terug op een goed verlopen review proces met opbouwende feedback. Aangezien risicogestuurd werken de kern van het HWBP raakt, gaan wij er vanuit dat uw waterschap en uw projectorganisatie het reviewcommentaar ter harte neemt. Volledigheidshalve wijzen wij u erop dat deze review op basis van collegiale toetsing en een risicogestuurde aanpak een goede indruk geeft van de subsidiabiliteit van uw project. Echter, de procedure toetsen aan de Regeling en beschikken vormt hiervoor de formele grondslag en er kunnen dan ook geen rechten ontleend worden aan de uitkomst van deze review. Hoogachtend,

Richard Jorissen Programmadirecteur HWBP Pagina 4 van 4

Plan van Aanpak planuitwerking en realisatie beschikking HWBP Verbetering Waterkering Alexanderhaven Roermond Traject A & B Waterschap Roer en Overmaas

Versie 2.0, corsa 143074 29 augustus 2014 0

Versiebeheer Nr.

Auteur

Datum

Auteur:

Naam Bart van den Berg

Vastgesteld:

Erik Keulers

Functie Manager Projectbeheersing Projectmanager

Aard van de wijziging Datum

Paraaf

Distributielijst Aan

1

Versie

Datum laatste versie

Inhoud Voorwoord ......................................................................................................................................................... 4

1

2

3

4

2

Inleiding ...................................................................................................................................................... 5 1.1

Aanleiding ........................................................................................................................................... 5

1.2

Kenmerken van het project ................................................................................................................ 6

1.3

Afstemming en afspraken met het Hoogwaterbeschermingsprogramma ........................................ 6

1.4

Leeswijzer ........................................................................................................................................... 7

Inhoudelijke opgave: verbeteren van de veiligheidsopgave ...................................................................... 9 2.1

Probleembeschrijving: huidige waterkering onvoldoende hoog ....................................................... 9

2.2

Scopebeschrijving .............................................................................................................................10

2.2.1

Traject A: koppeling met de ontwikkeling van Roermond Yumble ..........................................12

2.2.2

Traject B: koppeling met de ontwikkeling van Jazz City ...........................................................13

Het proces van de planuitwerking: omgaan met de complexiteit ...........................................................14 3.1

De grondpositie ................................................................................................................................14

3.2

De doorlooptijd ................................................................................................................................14

3.3

Van afhankelijkheid naar samenwerking .........................................................................................14

3.4

Bestuurlijke samenwerking ..............................................................................................................14

3.5

Interactie met de stakeholders ........................................................................................................15

3.6

Kansen door de koppeling met de gebiedsontwikkeling .................................................................16

3.7

In control kunnen en willen zijn .......................................................................................................17

Vervlechting van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase ................................................................18 4.1

Van verkennen naar planuitwerking ................................................................................................18

4.2

Verleggen van de focus ....................................................................................................................19

4.3

Inhoudelijke complexiteit van het project .......................................................................................20

4.4

Risicogestuurd richting procedures en contract voor Traject A.......................................................20

4.5

Samenwerking als sleutel naar een sober en doelmatig Traject B ..................................................21

4.6

Doorlopen procedures .....................................................................................................................22

5

6

Realisatiefase............................................................................................................................................23 5.1

Trajecten A en B als twee werken ....................................................................................................23

5.2

Inkoopstrategie Traject A .................................................................................................................23

5.3

Systeemgerichte Contractbeheersing ..............................................................................................24

Organisatie en beheersing van het project ..............................................................................................26 6.1

Afstemming met het Hoogwaterbeschermingsprogramma ............................................................26

6.2

Projectteam & -disciplines................................................................................................................27

6.2.1

Projectmanagement .................................................................................................................27

6.2.2

Technisch management ...........................................................................................................28

6.2.3

Contractmanagement ..............................................................................................................28

6.2.4

Omgevingsmanagement ..........................................................................................................28

6.2.5

Projectbeheersing ....................................................................................................................28

6.2.6

Strategisch advies .....................................................................................................................28

6.3

Projectbeheersingsaspecten ............................................................................................................29

6.3.1

Raming ......................................................................................................................................29

6.3.2

Planning ....................................................................................................................................30

6.3.3

Risicomanagement ...................................................................................................................31

6.3.4

Kwaliteitsmanagement.............................................................................................................32

6.3.5

Informatiemanagement ...........................................................................................................32

5.3.6

Rapporteren en verantwoorden ..............................................................................................33

Projectteamleden .........................................................................................................................................34

Bijlagen .........................................................................................................................................................35

3

Voorwoord Met de voltooiing van het Plan van Aanpak planuitwerking en realisatie voor de Alexanderhaven in Roermond, dat nu voor u ligt, is een bijzondere mijlpaal bereikt. Minder dan een jaar geleden dreigde het gebiedsproces, dat moest leiden tot een nieuwe primaire kering in de Alexanderhaven, gecombineerd met gebiedsontwikkeling, te stranden. Een jaar van duidelijk stelling nemen door het waterschap, actief sturen op samenwerking en tonen van lef heeft er toe geleid dat in een zeer korte periode van hernieuwde verkennende gesprekken is doorgestoten naar een lopende aanbesteding en de aanvraag van de beschikking bij het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Het achterliggende jaar heeft vele hobbels gekend. Risico’s doken op en noopten doorlopend tot bijstelling in het project. Tegelijkertijd heeft het projectteam door een consequente sturing op risico’s en acties, en door het optimaal benutten van ieders kunnen, maar ook het wijzen op ieders verantwoordelijkheden, steeds een stevige koers gevaren richting start uitvoering in het najaar van dit jaar. Het project vormt daarmee een voorbeeld voor het waterschap als geheel hoe in korte tijd resultaat kan worden bereikt, ook in complexe situaties. Lef en verantwoordelijkheid nemen vormen de sleutel tot succes. Het project is ook een leerschool geweest voor toepassing van nieuwe werkmethodieken. Risicomanagement, IPM-rollen, LCC-benadering en innovatieve contracten waren nieuw voor dit waterschap, te meer daar er in ons gebied geen HWBP-2 opdracht bestond. Om deze leerschool te doorlopen is een projectteam gevormd dat enerzijds bestond uit eigen medewerkers met kennis van areaal en omgeving en anderzijds door gerichte inhuur van specialisten in de vakgebieden waar het waterschap nog geen kennis en ervaring bezat. Door deze mix is kennisoverdracht naar de eigen organisatie geborgd. Nu de aanbesteding loopt en de beschikkingsaanvraag voorligt, is een groot aantal risico’s binnen het project beheerst. Dat wil niet zeggen dat er geen risico’s meer zijn. Verantwoordelijkheid dragen betekent automatisch risico nemen. In de afgelopen periode hebben wij op goede wijze met het Hoogwaterbeschermingsprogramma invulling kunnen geven aan onze opdracht en aan maatwerk waar dat nodig was. Ik ben er van overtuigd dat wij in deze samenwerking mogelijke toekomstige risico’s die kunnen optreden, en die samenhangen met het initiatief dat wij hebben getoond, samen kunnen oplossen. Immers, zonder een eigen verantwoordelijkheidsbesef en zonder het uitstralen van vertrouwen zou een sobere en doelmatige oplossing in de Alexanderhaven sowieso niet mogelijk zijn geweest.

Jacques in den Kleef Secretaris-Directeur Waterschap Roer en Overmaas

4

1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Waterkeringbeheerders in Nederland zijn vanuit de Waterwet verplicht om op regelmatige basis te toetsen of al hun waterkeringen voldoen aan de wettelijke veiligheidseisen. Deze toetsing kan gezien worden als een soort APK-keuring voor dijken. Bij de Derde Landelijke Toetsronde (2006-2011) heeft Waterschap Roer en Overmaas onder andere geconstateerd dat de waterkering rond de Alexanderhaven in Roermond niet het wettelijk vereiste beschermingsniveau van 1/250 jaar biedt. Om de waterkering op het vereiste veiligheidsniveau te brengen zijn verbetermaatregelen nodig. De hoogte van de huidige primaire waterkeringen rond de Alexanderhaven ligt ca. 0,5 m. lager dan het toetspeil waartegen de waterkering bestand moet zijn. Het waterschap heeft de afgekeurde waterkering hiertoe aangemeld voor het landelijk Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP), waarin het ook is opgenomen. De verbeteropgave van de waterkering is onderverdeeld in drie trajecten: Traject A, B en C. Zie figuur 1. Deze onderverdeling is gemaakt door de uiteenlopende aard van de ontwikkelingen in de omgeving van het tracé van de te verbeteren waterkering. Dit Plan van Aanpak planuitwerking en realisatie voor de subsidiebeschikking van het HWBP betreft Traject A en Traject B van de waterkering van de Alexanderhaven te Roermond.

Traject C Traject A

Traject B

Figuur 1.

5

Te verbeteren dijktrajecten Alexanderhaven (Trajecten A en B maken onderdeel uit van dit Plan van Aanpak)

1.2

Kenmerken van het project

Voor Waterschap Roer en Overmaas is dit een bijzonder project. Er zijn veel nieuwe en complexe facetten aan het project, waardoor het een uitdaging vormt voor het waterschap. Dit zijn onder andere de volgende zaken: -

In het project wordt gebruikt gemaakt van voor het waterschap nieuwe methodieken en werkwijzen, zoals het IPM-model en SCB. Ook de wijze van samenwerken met het HWBP is nieuw, want Waterschap Roer en Overmaas heeft niet deelgenomen aan het HWBP2 of Ruimte voor de Rivier.

-

Het project speelt in een complexe omgeving. Belendend aan de opgave zijn er andere projectontwikkelingen (gebiedsontwikkelingen) die voorliepen op de ontwikkelopgave voor Waterschap Roer en Overmaas. Dit zorgde ervoor dat het waterschap niet anders kon dan deelnemen in een te construeren Publiek-Private Samenwerking (PPS), een en ander zoals is uitgewerkt in de Samenwerkingsovereenkomst als bijlage bij dit Plan van Aanpak. Vanwege deze gebiedsontwikkelingen is er een duidelijke deadline voor de trillingswerkzaamheden aan de damwand. Hierdoor is strak sturen op de planning steeds leidend geweest.

-

Het project behelst een technisch complexe opgave: er zijn verschillende oplossingen nodig voor een relatief kort tracé, waarbij ook rekening moet worden gehouden met een beperkt ruimtebeslag. Voor de realisatie van een dergelijke verholen kering is er beperkte expertise voorhanden in Nederland. Ook zorgt de realisatie van de damwand in de haven, de verankering van de damwand en de discussie met Rijkswaterstaat over de kerende hoogte damwand (geen betrekkingslijnen voorhanden; duurzame kering betekent huidige richtlijnen loslaten) voor technische complexiteit.

Bovenstaande zaken vragen van het waterschap extra aandacht en dus ook meer capaciteit dan gemiddeld. Door de beperkte investeringskosten vormen de engineeringskosten, waar deze extra investering nodig is, een relatief groot aandeel van de totale kosten. Tegelijkertijd vormen deze kosten wel een robuuste investering voor een sobere en doelmatige oplossing.

1.3

Afstemming en afspraken met het Hoogwaterbeschermingsprogramma

In de loop van de werkzaamheden aan het project is er regelmatig afstemming geweest met het HWBP. Onderstaand een chronologische opsomming van de afspraken die gemaakt zijn tussen het Waterschap Roer en Overmaas en het HWBP ten aanzien van het project Verbetering waterkering Alexanderhaven Roermond Op 27 juni 2012 is de verbetering van de waterkering van de Alexanderhaven in Roermond per brief aangemeld als project bij het HWBP. Op 20 december 2013 is de notitie “WRO VKA Alexanderhaven” ingediend bij het HWBP. In deze beslisnotitie is de verkenning naar de voorkeursalternatieven voor voornamelijk Traject A en Traject B uiteengezet (Bijlage A). Op 3 februari 2014 is door Waterschap Roer en Overmaas met de programmadirectie van HWBP de beslisnotitie “WRO VKA Alexanderhaven” van 20 december 2013 besproken. In de brief van 13 februari (Bijlage B) is de voorgestelde aanpak bekrachtigd. Hiermee is de verkenningsfase definitief afgerond voor 1 april 2014.

6

Op 18 maart 2014 heeft er een adviesronde plaatsgevonden, uitgevoerd door de adviseurs vanuit het HWBP. In deze adviesronde hebben twee aan het programmabureau HWBP verbonden adviseurs positief advies uitgebracht over de onderwerpen LCC-analyse en risicomanagement. Concreet is in de adviesronde gezamenlijk gesignaleerd dat zowel het risicomanagement als de LCC-analyse voor dat moment voldoen aan de verwachtingen van het HWBP. In overeenstemming met het advies zijn enkele onderdelen van het risicomanagement en de LCC-analyse aangepast (voor meer informatie zie de aan de programmadirectie verzonden brief en bijbehorende memo’s, d.d. 7 april 2014, Bijlage C). Op 28 april 2014 is er overleg geweest met het HWBP over het niet synchroon lopen van de Trajecten A en B enerzijds en Traject C anderzijds. Naar aanleiding van dit overleg heeft het waterschap in de brief van 5 mei 2014 voorgesteld over te gaan tot splitsing van het project in twee delen: Traject A+B die nu worden uitgewerkt en gerealiseerd. Traject C zal op een later moment volgen. De splitsing zal naar verwachting administratief worden verwerkt in de nieuwe programmering 2016 van het HWBP. Voor meer informatie zie Bijlage D. Op 30 juli 2014 heeft de review plaatsgevonden door het HWBP op dit Plan van Aanpak. Op 1 augustus 2014 is het eindgesprek van de review geweest met het HWBP. De bevindingen van de review zijn verwerkt in deze versie van het Plan van Aanpak.

1.4

Leeswijzer

Dit Plan van Aanpak is opgebouwd met in gedachte de in het project gevolgde plan/do/check/act-aanpak. Zie ook figuur 2. Hoofdstuk 2 geeft een situatiebeschrijving van de inhoudelijke opgave van het project. In hoofdstuk 3 wordt de procesmatige aanpak van de opgave beschreven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 de vervlechting in aanpak van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase uiteengezet. Tot slot beschrijft hoofdstuk 5 de organisatie en beheersing van het project.

Figuur 2.

Plan/do/check/act-opbouw van dit Plan van Aanpak

Dit document vormt de basis voor de subsidiebeschikking van het HWBP voor Alexanderhaven Traject A en Traject B. De beschikkingstoets vindt plaats op basis van een vaste eisenlijst. In onderstaand overzicht wordt de link gelegd tussen deze eisen en de hoofdstukken en bijlagen waar het betreffende onderwerp wordt behandeld.

7

Planvormingsfase Subsidie eisen Art 6. financieringsregeling a. Een eindverantwoording over de in de planuitwerkingsfase behaalde resultaten

Toetsbevindingen Zie voorliggend Plan van Aanpak

2

b. Hoe de voorkeursbeslissing wordt uitgewerkt.

Zie hoofdstukken 3 en 4 en bijlage F

3

Criterium nav subsidiegrondslag in de waterwet

Zie hoofdstukken 4.5 en bijlagen A en B

4

b. Een beschrijving van de marktbenadering

Zie hoofdstuk 4.5 en bijlagen I en J

5

b. Een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd c. Een omschrijving van de resultaten waartoe deze fase moet leiden

Zie hoofdstuk 2

c. een raming van de subsidiabele kosten die zijn toe te rekenen aan de planuitwerkingsfase, overeenkomstig artikel 5, eerste lid, onderscheidenlijk artikel 5, tweede lid d. een beschrijving van de wijze waarop het niet-subsidiabele deel van de kosten wordt gedekt; f.het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd e. een tijdschema en de geplande datum van voltooiing van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase conform de Project Planning Infrastructuur-methodiek, Voorwaarden risicosturing (deel B)

Zie hoofdstuk 5.3.1 en bijlage N

1

6 7

8

9

10

Zie hoofdstuk 5.3.1

Zie hoofdstuk 5.3.2 en bijlage M

Zie hoofdstukken 3, 4 en 5.3.3 en bijlage P

Realisatiefase Subsidie eisen Art 6. financieringsregeling a. Een eindverantwoording over de in de planuitwerkingsfase behaalde resultaten

Toetsbevindingen Zie voorliggend Plan van Aanpak

2

b. Het door Gedeputeerde Staten goedgekeurde projectplan

Zie hoofdstuk 4.6 en bijlage F

3

c. Een ontwerp en een beschrijving van het werk ter uitvoering van het vastgestelde projectplan

Zie hoofdstukken 4.2 en 5 en bijlage J

4

Criterium n.a.v. subsidiegrondslag in de waterwet

Zie hoofdstuk 4.5 en bijlagen A en B

5

c. Een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd c. Een omschrijving van de resultaten waartoe deze fase moet leiden

Zie hoofdstuk 2

1

6 7 8

8

Zie hoofdstuk 4 en bijlagen F en H

d. Een raming van de subsidiabele kosten die zijn toe te rekenen aan de realisatiefase, overeenkomstig artikel 5, eerste lid e. Een beschrijving van de wijze waarop het niet-subsidiabele deel van de kosten wordt gedekt

Zie hoofdstukken 4.5 en 5 en bijlagen F, H, J, K Zie hoofdstuk 5.3.1 en bijlage N Zie hoofdstuk 5.3.1

9

g. Het bedrag waarvoor de reguliere subsidie wordt aangevraagd f. Een tijdschema en de geplande datum van voltooiing van de realisatiefase conform de Project Planning Infrastructuur-methodiek

Zie hoofdstuk 5.3.2 en bijlage M

10

Voorwaarden risicosturing (deel B)

Zie hoofdstukken 3, 4 en 5.3.3 en bijlage P

2

Inhoudelijke opgave: verbeteren van de veiligheidsopgave

In het najaar van 2013 is de verkenning gedaan naar de mogelijke alternatieven voor de opgave voor de versterking van de waterkering van de Alexanderhaven. Dit heeft geresulteerd in de notitie over de gewenste voorkeursalternatieven van 20 december 2013 (Bijlage A). Dit is besproken met het HWBP op 3 februari 2014 en bekrachtigd in de brief van 13 februari 2014 (Bijlage B). De volledige verkenningsfase valt daarmee in de subsidieregels voor fasen die voor 1 april 2014 zijn afgerond. In de afspraken ten aanzien van de voorkeursalternatieven is afgesproken, dat voor Traject A en Traject B in de planuitwerkingsfase waar nodig gezien de tijdsdruk maatwerkoplossingen gezocht zullen worden. Het proces van de planuitwerking staat beschreven in hoofdstuk 3. De resultaten van de planuitwerking staan beschreven hoofdstuk 4. In onderstaand hoofdstuk wordt de inhoudelijke opgave weergegeven.

2.1

Probleembeschrijving: huidige waterkering onvoldoende hoog

Voor de waterkering rond de Alexanderhaven geldt als wettelijke norm dat deze een waterstand die voorkomt met een kans van 1/250 per jaar, veilig moet kunnen keren. Bij de Derde Landelijke Toetsronde Waterkeringen is gebleken dat de waterkering hiervoor onvoldoende hoog is. Ten opzichte van de toetswaterstand (Hydraulische Randvoorwaarden 2006) die hoort bij de overschrijdingskans van 1/250 per jaar komt de hoogte van de waterkering circa 0,5 m tekort. Opgemerkt wordt, dat sinds de vaststelling van de Hydraulische Randvoorwaarden 2006 verschillende rivierkundige maatregelen zijn uitgevoerd in de Maas die op verschillende plaatsen de maatgevende waterstanden verlagen. Ter plekke van de Alexanderhaven hebben deze maatregelen echter geen significant effect op het geconstateerde veiligheidsprobleem; de waterstanden dalen minder dan 0,1 m, waarmee een duidelijk hoogtetekort blijft bestaan. Op het moment dat overgegaan wordt op versterkingsmaatregelen wordt niet alleen gekeken naar het probleem dat in de huidige situatie bestaat. Uitgangspunt hierbij is, dat bij een versterking geanticipeerd wordt op verwachte toekomstige ontwikkelingen zoals klimaatverandering. Dit is om te voorkomen dat binnen een afzienbare termijn opnieuw versterkingsmaatregelen nodig zijn. Het aantal jaren dat vooruit gekeken wordt hangt onder meer af van de toekomstige mogelijkheden om de waterkering verder te versterken.

9

Figuur 3.

Luchtfoto’s Roermond en Alexanderhaven

De te versterken primaire waterkering in de Alexanderhaven ligt in het noordwesten van Roermond op een groot industrieterrein ten noorden van de N280 (zie figuur 3). De huidige primaire waterkering rond de Alexanderhaven bestaat voor het grootste deel uit constructies (muren, damwanden e.d.) met een kerende hoogte van ca. NAP +20,9 m. Het achterliggende maaiveld varieert van NAP +18,3 m. tot NAP +20,5 m. Eerst is gekeken of aanpassing van de huidige kademuur mogelijk was. Het bleek niet mogelijk te zijn om de huidige kademuur aan te passen aan de gestelde eisen. Vervolgens is gekeken naar mogelijkheden voor alternatieven, rekening houdend met de gebiedsontwikkeling. Inpassing van de nieuwe waterkering in een stedelijke ontwikkeling betekent dat toekomstige uitbreiding van de nieuwe kering ruimtelijk nagenoeg onmogelijk is. Daarom is als uitgangspunt gekozen om de waterkering robuust te ontwerpen waardoor verdere verbetering naar verwachting tot het jaar 2100 niet aan de orde is. De verbeterde waterkering dient hiertoe in staat te zijn om een waterstand van NAP +22,1 m te kunnen keren. Hierbij hoort een benodigde kruinhoogte van NAP +22,4 m. Voor de complete opsomming van gehanteerde uitgangspunten en de onderbouwing van deze waardes wordt verwezen naar de memo “Uitgangspunten ontwerpbelastingen voor versterking waterkering Alexanderhaven Roermond” (WRO, 20 december 2013, zie Bijlage A). Een benodigde kruinhoogte van NAP +22,4 m betekent dat de waterkering ten opzichte van zijn huidige hoogte (NAP +20,9 m) met 1,5 m verhoogd moet worden. De benodigde verhoging en de ontwerpwaterstand resulteren ook in hogere eisen aan de constructieve sterkte van de waterkering dan de eisen die bij het oorspronkelijke ontwerp zijn gesteld.

2.2

Scopebeschrijving

Het te versterken traject is ingedeeld in drie deeltrajecten. Vanwege de geplande ontwikkelingen in het achterliggende gebied (zie volgende paragrafen) liggen per deeltraject andersoortige versterkingsmaatregelen voor de hand. In figuur 4 zijn de te versterken dijktrajecten op kaart weergegeven. De nu voorliggende opgave en beschikking betreffen alleen de Trajecten A en B.

10

Traject C Traject A

Traject B

Figuur 4.

Te verbeteren dijktrajecten Alexanderhaven (Trajecten A en B maken onderdeel uit van dit plan. NB: in enkele documenten uit 2013, waaronder het PvA voor het voorkeursalternatief, zijn de aanduidingen van Traject B en Traject C omgekeerd.)

Het achterliggende gebied van de waterkering Alexanderhaven bestond tot enkele jaren geleden geheel uit industriegebied. Aangrenzend aan het oorspronkelijke industriegebied is het winkelgebied Designer Outlet Center McArthur Glen gelegen, met direct daarnaast een complex met woningen, leisure- en horecavoorzieningen. In 2007 heeft de gemeenteraad van Roermond het masterplan “Jazz City” vastgesteld, waarin de verdere ontwikkeling van het woon-, winkel en leisuregebied binnen het achterliggende gebied van de waterkering Alexanderhaven opgenomen is. De initiatiefnemers voor de gebiedsontwikkeling zijn sindsdien in overleg met de gemeente verder gegaan met het uitwerken van het plan in stedenbouwkundige zin en het uitwerken van het programma. Het resultaat is uitgewerkt in de Ontwikkelingsvisie Jazz City/City Meadow (Jazz City BV, juni 2012) dat is vastgesteld door de gemeenteraad van Roermond op 27 september 2012. Zie figuur 5 voor een artist impression van het masterplan.

11

Figuur 5.

Artist impression ontwikkeling Jazz City (rechts), Roermond Yumble (midden), City Meadows (links, nog niet in de tijd gepland)

De raakvlakken tussen de versterking van de waterkering Alexanderhaven en de gebiedsontwikkeling zijn groot. Vanuit strategisch omgevingsmanagement participeert het waterschap vanaf de zomer 2013 daarom actief in het project om te komen tot een optimale combinatie van gebiedsontwikkeling en versterking van de waterkering. Dit zorgt tevens voor een sobere en doelmatige oplossing voor de projectopgave: voor (een deel van) het gebied kunnen er hierdoor oplossingen in grond worden gerealiseerd, in plaats van in de relatief kostbare constructieve oplossingen (muren, damwanden e.d.) en kunnen hoge verwervingskosten worden voorkomen. Ook vanuit de life cycle costing (LCC) gedachte is het voorkomen van hoge verwervingskosten ook de financieel meest gunstige optie. Daarnaast biedt de koppeling met de versterking van de waterkering Alexanderhaven ook kansen voor een betere inpassing van de versterkte waterkering in de gebiedsontwikkeling, onder andere het voorkomen van een kademuurconstructie die hoog boven het maaiveld uitsteekt of het behoud van te ontwikkelen vastgoedvolume. Het combineren van beide projecten vraagt echter ook om een koppeling van de planning van beide projecten. De gebiedsontwikkeling bevindt zich in een vergevorderd stadium en enkele onderdelen die aan de waterkering grenzen dienen eind 2014 gereed te zijn. Om de koppeling tussen gebiedsontwikkeling en dijkversterking mogelijk te maken, wordt de dijkversterking gefaseerd uitgevoerd; eerst Traject A (Roermond Yumble) en vervolgens Traject B (Jazz City). Traject C maakt geen onderdeel uit van de gebiedsontwikkeling van het achterliggende gebied. Dit zorgt ervoor dat de tijdsplanning en aard van de verbetering van de waterkering anders is dan bij Traject A en Traject B. Daarom is besloten om voor Traject C een andere aanpak en tempo te volgen en maakt Traject C dus geen deel uit van dit Plan van Aanpak.

2.2.1 Traject A: koppeling met de ontwikkeling van Roermond Yumble Ter hoogte van Traject A wordt momenteel het gebouw Roermond Yumble ontwikkeld, vlak naast de bestaande damwand. Aan de landzijde van het pand bevindt zich geen mogelijkheid tot het maken van een kering in grond. Daarom is gekozen voor het plaatsen van een nieuwe damwand aan de havenzijde van de bestaande damwand. Deze zal enkele meters in de haven worden geplaatst, zodat de verankering van de

12

damwand niet plaats hoeft te vinden onder het gebouw van Roermond Yumble. Tevens zorgt de grondafwerking en de sloop van een deel van de oude kademuur, dat de landschappelijke inpassing wordt gewaarborgd. Roermond Yumble wordt een innovatief leisure centre op basis van onder andere de laatste high-tech bioscoop- en projectietechnologieën. Omdat de apparatuur hiervan erg trillingsgevoelig is, is het wenselijk dat de aanleg van de waterkering van Traject A is uitgevoerd voordat Roermond Yumble gebruiksklaar is. Dit onder meer ter voorkoming van claims van de exploitant. Als de waterkering nog moet worden aangelegd, terwijl de Yumble al gebruiksklaar is, bestaat er een reële kans op flinke schade aan het gebouw en de apparatuur, alsook flinke overlast voor de bedrijfsvoering door de geluids- en trillingsoverlast tijdens de uitvoeringswerkzaamheden. Om de kans op claims te reduceren is gekozen voor snelheid in de planning en de planning aan te passen aan de planning van de ontwikkeling van Roermond Yumble.

2.2.2 Traject B: koppeling met de ontwikkeling van Jazz City In 2007 heeft de gemeenteraad van Roermond het masterplan “Jazz City” vastgesteld, waarin de verdere ontwikkeling van het woon-, winkel en leisuregebied binnen het achterliggende gebied van de waterkering Alexanderhaven opgenomen is. Hierin is ondermeer een flinke uitbreiding van het winkelgebied Designer Outlet Center McArthur Glen voorzien. De initiatiefnemers voor de gebiedsontwikkeling zijn sindsdien in overleg met de gemeente verder gegaan met het uitwerken van het plan in stedenbouwkundige zin. Het resultaat is uitgewerkt in de Ontwikkelingsvisie Jazz City/City Meadow (Jazz City BV, juni 2012) dat is vastgesteld door de gemeenteraad van Roermond op 27 september 2012. De gemeente heeft 20 februari 2014 het bestemmingsplan Jazz City definitief vastgesteld. Verhoging van de huidige waterkerende damwand op dit traject is niet mogelijk. Voor Traject B is door het Waterschap Roer en Overmaas een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de gebiedsontwikkelaar Jazz City BV ten behoeve van de aanleg van de gekozen voor een dijkteruglegging in de vorm van een verholen kering. Om het plangebied toekomstgericht te beschermen wordt ter plekke van de toekomstige bebouwing van Jazz City het maaiveld over een gedeelte verhoogd tot NAP +22,4 m.

13

3

Het proces van de planuitwerking: planuitwerking: omgaan met de complexiteit

Dit project is qua omgeving meer dan complex te noemen. Dit hoofdstuk maakt duidelijk hoe met die complexiteit is omgegaan en hoe door een actieve aansturing die complexiteit is gereduceerd tot een beheersbaar niveau. Het waterschap is daardoor een direct sturende partij geworden en door de betrokken partijen ook als zodanig erkend. Dat was vanaf de start ook precies de opgave en uitdaging voor het waterschap. Dit hoofdstuk omschrijft de uitdagingen. Hoofdstuk 4 omschrijft hoe er inhoudelijk met deze uitdagingen is omgegaan.

3.1

De grondpositie

Toen duidelijk werd dat Alexanderhaven onderdeel zou uitmaken van het HWBP, was de gebiedsontwikkeling Jazz City/Yumble al in volle gang. Er was een nauwe samenwerking tot stand gekomen tussen de projectontwikkelaar en de gemeente Roermond, waarbij alle gronden al in bezit waren van genoemde partijen. Het waterschap had geen enkele grondpositie. Ook de huidige kering is niet in het bezit van het waterschap.

3.2

De doorlooptijd

De projectontwikkelaar had voor de plannen rond Jazz City en Yumble een eigen planning, waarbij duidelijk werd dat de doorlooptijd voor de planning en realisatie van zowel Jazz City als Yumble uiterst kritisch was. De planvorming voor beiden zou in de eerste helft van 2014 worden afgerond en vanaf oktober 2014 was realisatie voorzien. Deze planning was randvoorwaardelijk en niet onderhandelbaar, waarbij details van de planning lange tijd niet beschikbaar waren voor het waterschap (onder andere vanuit concurrentieoogpunt). De landelijke systematiek van het HWBP heeft als uitgangspunt/randvoorwaarde in de leidraad opgenomen dat uit moet worden gegaan van een doorlooptijd van twee jaar voor de verkenningsfase en een doorlooptijd van twee jaar voor de realisatie.

3.3

Van afhankelijkheid naar samenwerking

Vanwege de onverenigbare eisen ten aanzien van de doorlooptijden en de zwakke grondpositie is door het waterschap, na indringend overleg met de projectontwikkelaar, de gemeente en de programmadirectie HWBP, een bewuste keuze gemaakt voor de vorming van enerzijds een PPS-constructie en anderzijds het opvoeren van het tempo. Daardoor kon het waterschap een contractpartij met zeggenschap worden. Een dreigende eenzijdige afhankelijkheid werd zo omgevormd tot een actieve samenwerking met voor iedere partner een win/win-situatie. Om de PPS werkzaam te maken is gekozen voor uitwerking via een samenwerkingsovereenkomst (SOK) met daarin de samenwerkingsregels en vereveningsafspraken.

3.4

Bestuurlijke samenwerking

Gegeven de korte doorlooptijd in planvorming en realisatie is met de bevoegde gezagen (de gemeente Roermond, de provincie Limburg en Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland en het Ministerie van Infrastructuur en Milieu) direct overleg gestart over hun rol en betrokkenheid bij de verschillende benodigde vergunningen en over het vaststellen van de hydraulische randvoorwaarden. Dit overleg

14

vond zowel plaats op bestuurlijk- als ambtelijk niveau met als doel een snelle start en afronding van de publiekrechtelijke procedures.

3.5

Interactie met de stakeholders

Voor het project Alexanderhaven Roermond is een inschatting gemaakt van de belangen en standpunten die de verschillende stakeholders hebben. De relevante stakeholders in dit project zijn onderverdeeld in vier hoofdtypen; maatschappelijke organisaties, private partijen, bestuurlijke organisaties en beheerders. Deze hoofdtypen zijn onderverdeeld naar de invloed die zij (kunnen) uitoefenen op het project. Zie figuur 6.

Figuur 6.

Stakeholderanalyse Alexanderhaven Roermond

Op basis van deze analyse is door de omgevingsmanager een communicatiestrategie bepaald: -

-

15

Het dagelijks bestuur en algemeen bestuur van het waterschap (DB/AB WRO) wordt als initiatiefnemer en eindbeslisser wekelijks geïnformeerd over de voortgang van het project. De groep die input levert voor de besluitvorming van het waterschap en tevens meewerkt aan bijvoorbeeld het projectplan (Rijkswaterstaat, gemeente Roermond, provincie Limburg) is zeker ten tijde van het opstellen van het projectplan tweewekelijks benaderd voor overleg. Bij aanvang van dit overleg is reeds de korte doorlooptijd van het project voor de Trajecten A en B besproken en gezamenlijk gericht gekeken naar de punten waarover in de beperkte tijd overeenstemming moesten worden verkregen. Met de private partij Jazz City BV is een wekelijks extern projectoverleg ingericht: hierin is de inhoud van de samenwerking (koppeling gebiedsontwikkeling aan dijkverhoging) verder uitgewerkt en

-

-

3.6

relevante informatie over en weer uitgewisseld. Dit heeft geleid tot de uiteindelijke samenwerkingsovereenkomst tussen Jazz City en het waterschap voor de realisatie van Traject B. Partijen met een adviserende rol zoals de brandweer zijn op relevante momenten gericht benaderd. Hierbij is gevraagd om het leveren van input voor het project. Eén bedrijf in het hart van het projectgebied – SIF – is in een vroege fase van het project benaderd voor overleg waarna contact op tweemaandelijkse basis is voortgezet. Deze keuze is gemaakt op basis van de locatie van SIF midden in het projectgebied en i.v.m. mogelijke interveniërende belangen (risico op bezwaar en hinder voor de scheepvaart). Later zijn naast SIF ook de andere havenbedrijven direct betrokken. De bewoners van het plangebied zijn geïnformeerd over de voortgang van het project op een tweetal informatieavonden waarbij de focus lag op de Trajecten A en B.

Kansen door de koppeling met de gebiedsontwikkeling

Deelname van het waterschap in de gebiedsontwikkeling op basis van PPS bood kansen voor de versterking van de waterkering. Hierdoor waren er meer alternatieven mogelijk dan alleen het aanbrengen van een nieuwe kademuurconstructie op de bestaande locatie. Voor (een deel van) het gebied kon nu worden gedacht aan oplossingen in grond, in plaats van relatief kostbare, constructieve oplossingen. Voor de gebiedsontwikkeling bood de koppeling met de versterking van de waterkering ook kansen. Door het voorkomen van een kademuurconstructie die hoog boven het maaiveld uitsteekt, werd een betere inpassing van de versterkte waterkering in het gebied mogelijk. Om de kansen door het combineren van beide projecten (dijkversterking en gebiedsontwikkeling) mogelijk te maken, was ook een directe koppeling van de planning van beide projecten noodzakelijk. De gebiedsontwikkeling bevond zich in een verder gevorderd stadium dan de versterking van de waterkering, waarbij de bouw van Roermond Yumble inmiddels gestart is en dit najaar de ophoging van Jazz City voorzien is. De planning van de versterking van de waterkering heeft zich daarop moeten aanpassen. In de afgelopen maanden heeft daarover ook afstemming tussen HWBP en het waterschap plaatsgevonden ten aanzien van maatwerk in de te doorlopen HWBP-procedures. Complicerende factor in de koppeling van beide projecten was dat de Trajecten A en B niet alleen qua planning, maar ook qua oplossingsrichting en financiën, niet los van elkaar konden worden gezien. Een verholen kering binnen Traject B was niet mogelijk als er geen gemeenschappelijk gedragen oplossing aanwezig is voor Traject A. Het is van belang om te beseffen dat het voorkeursalternatief door alle betrokken partijen moet worden gedragen. Wanneer een goedkoper alternatief voor Traject A niet zou passen binnen de plannen van de projectontwikkelaar, zou deze geen toestemming geven voor een verholen kering binnen Traject B. Financieel biedt een verholen kering binnen traject B grote voordelen: de kosten worden gedragen door de projectontwikkelaar. Daartegenover staat dat voor het waterschap op Traject A een iets grotere financiële inspanning noodzakelijk is, dan strikt genomen verwacht zou worden. Echter de totaalsom van de Trajecten A en B gezamenlijk bepaalt uiteindelijk het sober en doelmatige karakter van het voorkeursalternatief. Het voorliggende totaalalternatief voor de Trajecten A en B is fors goedkoper (schatting december 2013: € 9,7 miljoen versus de eerdere schatting van € 22,4 miljoen, zie raming VKA in bijlage A) dankzij deze keuze voor een PPS-samenwerking, een samenwerking die dus wezenlijk bijdraagt aan het voldoen aan een sober en doelmatige oplossing.

16

3.7 3.7

In control kunnen en willen zijn

Gegeven de boven omschreven complexe omgeving en de afhankelijkheden van de verschillende, soms tegenstrijdige, belangen van de stakeholders is vooraf en tijdens het proces voortdurend rekenschap gegeven van de mogelijke procesmatige en inhoudelijke risico’s en is daar voortdurend (wekelijks) op gemanaged en geanticipeerd. In Bijlage P is het risicoregister gedocumenteerd. Regelmatig is ook apart in een warroom-setting aandacht geschonken aan het risicomanagement, waardoor optimaal vorm kon worden gegeven aan de cyclus plan/do/check/act. Ook de zelfreflecties van het projectteam, onder andere de door het HWBP aangeboden training Management Drives, zorgden voor interne risicobeheersing en daardoor een sterkere controlpositie van het projectteam.

17

4

Vervlechting van de planuitwerkingsfase en de realisatiefase

4.1

Van verkennen naar planuitwerking planuitwerking

Op basis van het voorkeursalternatief (VKA) is in de planuitwerking nader onderzoek gedaan naar risico’s die van invloed zijn op de uitvoering van het voorkeursalternatief en is gezocht naar kansen om het voorkeursalternatief zo sober en doelmatig mogelijk uit te voeren. De tijd is zoals reeds aangegeven de primaire drijfveer in dit project. Voorafgaande aan de realisatie door de projectontwikkelaar van het plan Jazz City moet er overeenstemming zijn over de locatie van de verholen kering (Traject B) en de technische eisen die aan de kering worden gesteld. Zodra de projectontwikkelaar de verhoging van het terrein ter hand heeft genomen is beïnvloeding van het ontwerp van het terrein voor het waterschap niet langer mogelijk. Daarom is begin 2014 gestart met het onderhandelingstraject met Jazz City BV om te komen tot overeenstemming over een samenwerkingsovereenkomst, om daarmee de belangen van het waterschap ten aanzien van Traject B te borgen.

Tegelijkertijd is in januari 2014 als eerste een geotechnische verdiepingsstudie door Fugro uitgezet voor Traject A. De eerste resultaten van het geotechnische onderzoek brachten een nieuw, fundamenteel risico aan het licht: De ondergrond van de Alexanderhaven bestaat uit een zwaar grindbed. Het aanbrengen van damwanden op Traject A vraagt daarom niet alleen zware damwandplanken, het levert ook dusdanige trillingen op dat schade aan Roermond Yumble mogelijk is, niet alleen aan het gebouw, maar met name aan de gevoelige computersystemen die de 3D- en 4D-attracties die de Yumble zal herbergen. Het stilleggen van de bouwwerkzaamheden aan, maar vooral van de exploitatie van Yumble ten gevolge van schade door trilwerken aan de kering zou leiden tot dermate hoge kosten, dat sobere en doelmatige realisatie van het project feitelijk niet meer mogelijk zou zijn. Figuur 7 geeft een artist impression van het gebouw van Roermond Yumble weer.

Figuur 7.

18

Artist impression Roermond Yumble, gezien vanaf de landzijde (parkeerterrein Big Triangle)

4.2

Verleggen van de focus

Met de constatering van bovengenoemd risico is een aantal beheersmaatregelen tot uitvoering gebracht binnen de planuitwerking van Traject A: 1.

2.

3.

4.

Aan Sonus BV is verzocht de trillingsgevolgen van heiwerken op de Yumble in beeld te brengen. De uitkomsten van dit onderzoek bevestigen het risico; de Roermond Yumble moet tijdens testfase en gebruiksfase worden gezien als een datacenter/serverknooppunt, waardoor de toegestane trillingen nihil zijn. Sonus adviseert het project om verder van het gebouw af de damwanden aan te brengen, bij voorkeur meer dan 25 meter. Aan Boogaard NI is gevraagd de nautische gevolgen van een plaatsing van de damwand in de haven in kaart te brengen in relatie tot de aanwezige scheepvaart. Conclusie van dit onderzoek is dat een plaatsing van de damwand in de haven mogelijk is, echter met een maximum van 10 meter uit de huidige oever, waarmee uit dit onderzoek bleek dat het volledig oplossen van het trillingsprobleem door verplaatsing van de kering onmogelijk is. Onderzoek door Agtersloot Advies van de gevolgen van de verplaatsing van de kering met 10 meter op de hoogwaterstanden in het winterbed van de Maas. Deze gevolgen bleken nihil en om deze reden heeft Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland uiteindelijk haar instemming aan deze verplaatsing kunnen geven. Technische uitwerking van de variant en vergelijking met het oorspronkelijke voorkeursalternatief: a. Een verplaatsing van de kering maakt uitvoering eenvoudiger, omdat de oude kering niet hoeft te worden verwijderd; bovendien kan de oude kering als kwelscherm dienst blijven doen. b. Een verplaatsing van de kering maakt het eenvoudiger om ankers aan te brengen. c. De gevolgen van trillingen kunnen in ieder geval tijdens de fase van installatie van de attracties in de Yumble beperkt worden. d. De ruimtelijke inpassing in het gebied wordt eenvoudiger doordat de inpassingsruimte 10 meter groeit. e. Tunneleffect voor de automobilisten op de calamiteitenontsluitingsweg tussen Yumble en kering wordt voorkomen. f. De damwand wordt langer doordat een overgangsconstructie noodzakelijk is richting de oude kering (ca. 65 meter).

Alles overwegende is in februari in overleg met het HWBP door het waterschap aangegeven dat het voorkeursalternatief realiseerbaar is, maar haar optimale rendement kan halen wanneer het trillingsrisico kan worden beperkt voor Traject A. Daarbij is het noodzakelijk dat voor het einde van het jaar, de geplande start testfase van Roermond Yumble, eventuele tril- of heiwerkzaamheden zijn afgerond. Vanaf dat moment is de insteek van het project veranderd en zijn de volgende trajecten gelijkgeschakeld: 1. 2. 3.

De verdere uitwerking van de plannen om te komen tot een projectplan en omgevingsvergunningaanvraag voor Traject A. De onderhandelingen met Jazz City BV om te komen tot een samenwerkingsovereenkomst voor de realisatie van Traject B door Jazz City BV. De voorbereiding van de aanbesteding en de realisatiefase ten einde uiterlijk in oktober 2014 over te kunnen gaan tot het gunnen van het project aan een aannemer.

Daarmee is vervlechting de leidende aanpak geworden, echter binnen een zeer korte beschikbare tijdspanne, te weten de periode maart-juni 2014.

19

4.3

Inhoudelijke complexiteit van het project

Waar de complexe omgeving vanaf het eerste begin helder was, blijkt in de planuitwerkingsfase ook de technisch-inhoudelijke complexiteit van dit project: Voor Traject A geldt dat: -

-

-

de uitvoering sterk wordt gecompliceerd door de beperkte vrijheid die er bestaat ten aanzien van het veroorzaken van trillingen en de extreem korte bouwperiode die daardoor overblijft, dan wel de dure oplossingen die in een latere fase alleen nog mogelijk zijn. de interactie tussen de fundering van de Roermond Yumble (boorpalen), de verankering van de nieuwe kering, de verankering van de oude kering en de toekomstige fundering van de bouwblokken van Jazz City, alles binnen een zeer beperkte ruimte moet plaatsvinden. de forse kerende hoogte van de nieuwe waterkering van ruim 10 meter hoogte, complexiteit met zich meebrengt in relatie tot de moeilijke doordringbare grindpakketten in de bodem van de haven. ondanks de beperkte ruimte rond de waterkering er wel ruimte beschikbaar moet zijn voor onderhoud en inspectie door het waterschap. de interactie tussen de bouwwerken in het kader van de waterkering en de bouwwerkzaamheden in het kader van Jazz City gelijktijdig zullen plaatsvinden en waar in het zelfde werkgebied twee aannemers actief zullen zijn die bovendien gezamenlijk vorm moeten geven aan de overgang tussen de Trajecten A en B van de kering.

Voor Traject B geldt dat: -

4.4

de inrichting van de verholen kering binnen een nog aan te leggen stedelijk gebied hoge eisen stelt aan de flexibiliteit van diezelfde inrichting en eisen. alle eisen en wensen van het waterschap ten aanzien van aanleg, onderhoud en inspectie publiekrechtelijk geregeld moeten zijn.

Risicogestuurd Risicogestuurd richting procedures en contract voor Traject Traject A

De verdere planuitwerkingsperiode is gebruikt om de gesignaleerde risico’s beter in kaart te brengen, het ontwerp in de haven verder te optimaliseren en tijdig gegevens te kunnen aanleveren voor enerzijds de projectplanprocedure. Deze is op 6 mei 2014 door het dagelijks bestuur van het waterschap gestart. Tegelijkertijd is er sterk ingezet op het programma van eisen ten behoeve van de Vraagspecificatie Eisen van het contract, waarvoor publicatie medio juni was voorzien. Daarmee is de focus in deze korte periode zeer sterk komen te liggen op need-to-know en is iedere optimalisatiemogelijkheid voor de kering eerst getoetst aan het tijdpad alvorens tot uitwerking is overgegaan. Daarmee zijn wellicht optimalisaties in het ontwerp gemist, echter het financiële voordeel van een dergelijke optimalisatie woog dan niet op tegen de risico’s die de latere oplevering met zich mee bracht. De belangrijkste planvormende activiteiten in de periode vanaf de vervlechting zijn inhoudelijk geweest: -

20

Verdere geotechnische uitwerking en onderzoek, met name naar mogelijke kwel- en pipingrisico’s; piping is als risico geïdentificeerd voor het overgangsgebied tussen de Trajecten A en B; het aanbrengen van een kleidam is volgens de berekeningen voldoende; in de toekomst zou een diepwand, indien nodig, extra zekerheid kunnen bieden, uit het oogpunt van sober en doelmatig is deze plaatsing nu niet aan de orde

-

4.5

Haalbaarheidsstudie van plaatsing van damwand en ankers in de beperkte beschikbare ruimte; het ontwerp blijkt haalbaar mits de grenzen van de richtlijnen worden opgezocht Nader milieutechnisch onderzoek, explosievenonderzoek en geotechnisch onderzoek.

Samenwerking als sleutel naar een sober en doelmatig Traject B

Tegelijkertijd zijn de onderhandelingen over een samenwerkingsovereenkomst voor Traject B gevoerd. In de gesprekken met de gebiedsontwikkelaar is er vooral naar gekeken om de verholen kering in het gebied in te passen, zonder daarmee de gebruiksmogelijkheden voor gebiedsontwikkelaar en toekomstige gebruiker (McArthur Glenn Designer Outlet Center) onevenredig te beperken. Dit heeft op 15 juli 2014 geleid tot een vaststelling van de samenwerkingsovereenkomst door het Dagelijks Bestuur van het Waterschap. De gebiedsontwikkelaar Jazz City BV zal voor de gebiedsontwikkeling het gebied integraal ophogen voor de gebiedsontwikkeling naar NAP +19,8 m. en zal in die ophoging een extra ophoging meenemen ten behoeve van de aanleg van een verholen waterkering naar NAP +22,4 m. Dit gebeurt over een dusdanige breedte dat een robuust grondlichaam ontstaat dat de maatgevende waterstand veilig kan keren. Op een gedeelte van dit grondlichaam zullen gebouwen geplaatst worden. De mogelijkheid bestaat dat met de verdere ontwikkeling van dit gebied (door derden), delen van de waterkerende functie geïntegreerd wordt in de bebouwing. Voor beide partijen is dit een win-win situatie. De kosten voor de aansluiting van Traject B op Traject A worden gezamenlijk gedeeld tussen de gebiedsontwikkelaar en het waterschap. Het sluiten van de samenwerkingsovereenkomst heeft geleid tot een win-win situatie voor beide partijen: -

-

21

Projectontwikkelaar Jazz City BV heeft de mogelijkheid invloed uit te oefenen op de ligging van de kering en is daarmee in staat optimaal gebruik te maken van het gebied als het gaat om bouwvolumes, winkelpassages etcetera. Bovendien zorgt een verholen kering voor een open verbinding tussen de stedelijke ontwikkeling en het haven- en uiterwaardengebied, waardoor een hoogwaardigere ruimtelijke kwaliteit kan worden gerealiseerd. Via de samenwerkingsovereenkomst heeft de ontwikkelaar boven de mogelijkheid om de komende jaren nog te optimaliseren in de exacte ligging van de kering, waarmee flexibiliteit in de stadsontwikkeling blijft bestaan. Het onderhoud aan de verholen kering zal plaatsvinden door Jazz City BV. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd hoe het waterschap haar inspectieplicht kan invullen. Het waterschap heeft via de samenwerkingsovereenkomst de zekerheid dat de verholen kering naar de wensen van het waterschap wordt gerealiseerd (feitelijk kan slechts een faillissement van de ontwikkelaar deze zekerheid wegnemen). Via de overeenkomst is de realisatie bovendien afdwingbaar voor het waterschap, mede ook omdat de ontwikkelaar als onderdeel van de samenwerking heeft geaccepteerd dat een profiel van vrije ruimte in de legger en in het bestemmingsplan is vastgelegd ten behoeve van de verholen kering, vooruitlopend op het sluiten van de overeenkomst. Belangrijkste voordeel voor het waterschap is echter de realisatie van een sobere en doelmatige kering door de budgetneutraliteit van traject B: realisatie van een alternatieve kering door het waterschap zou naar verwachting ca. 14 miljoen euro duurder zijn geweest (Bijlage A).

4.6

Doorlopen procedures

Teneinde realisatie van het project mogelijk te maken heeft het waterschap een aantal procedures opgestart en doorlopen: -

-

-

-

22

Projectplanprocedure: op 17 juli 2014 heeft Gedeputeerde Staten van Limburg haar goedkeuring verleend aan het projectplan. Op het ontwerp-projectplan zijn geen zienswijzen ingediend. Het projectplan is derhalve ongewijzigd ten opzichte van het ontwerp projectplan; de inspraakperiode op het goedgekeurde projectplan loopt af op 11 september 2014; met provincie Limburg en Rijkswaterstaat Directie Zuid-Nederland is deze aanvraag inhoudelijk afgestemd, zodat er van hun zijde geen zienswijze dan wel separaat inspraaktraject is opgestart. MER-beoordeling: op 17 juli 2014 heeft Gedeputeerde Staten van Limburg definitief besloten dat er geen MER-procedure noodzakelijk is voor dit project. Aanvraag omgevingsvergunning: op 11 april 2014 is omgevingsvergunning aangevraagd bij de Gemeente Roermond en is op 31 juli 2014 gepubliceerd, waarbij artikel 6.2 van toepassing is verklaard. Feitelijk zou daarmee vergunningtechnisch direct met de bouw kunnen worden gestart. Legger besluit: middels het leggerbesluit van 30 mei 2014 heeft het waterschap de verholen kering (Traject B) opgenomen in haar legger, waarmee de ruimtelijke reservering is geborgd. De gemeente Roermond heeft deze zonering anticiperend overgenomen in haar nieuwe bestemmingsplan Jazz City. In september doet de Raad van State uitspraak naar aanleiding van één bezwaar dat is ingediend tegen het bestemmingsplan. Op basis van de huidige inzichten is dit bezwaar niet van invloed op de waterkering. Intentieovereenkomst met RWS ZN over de te doorlopen procedure mocht er een lozingsvergunning nodig zijn voor de bouwwerkzaamheden.

5

Realisatiefase

5.1

Trajecten A en B als twee werken

Ten aanzien van de inkoopstrategie voor de realisatie van Traject A en Traject B is allereerst de afweging gemaakt of het als één werk kon worden aanbesteed of niet. Tevens is onderzocht of er de mogelijkheid was het onderhands te gunnen aan de gebiedsontwikkelaar. De voordelen van de Trajecten A en B als één werk kunnen beschouwen en/of het werk onderhands kunnen gunnen aan de gebiedsontwikkelaar, zou zijn dat veel raakvlakken en bijbehorende risico’s daardoor zouden worden weggenomen. Voor deze vragen is juridisch advies ingewonnen bij prof. mr. E. Steyger (zie Bijlage Q). Hieruit volgt, dat de opgave niet zonder meer kan worden beschouwd als één werk. En als het als één werk zou worden beschouwd, zou het boven het drempelbedrag voor een Europese aanbesteding komen. Wanneer de opgave als twee werken wordt beschouwd, is er te weinig juridische grond voor het waterschap om Traject A onderhands te gunnen aan de gebiedsontwikkelaar. Op basis hiervan is ervoor gekozen om de opgave te beschouwen als twee werken: Traject A en Traject B. Traject B wordt geregeld via de samenwerkingsovereenkomst met de projectontwikkelaar; Traject A via reguliere marktbenadering.

5.2

Inkoopstrategie Traject A

Waterschap Roer en Overmaas zal als overheidsorgaan de voor de HWBP-projecten benodigde diensten, leveringen, onderzoeken en werken aanbesteden volgens de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid en de algemene voorwaarden van Waterschap Roer en Overmaas. Voor de marktbenadering van Traject A is een inkoopstrategie opgesteld (zie Bijlage I). In deze inkoopstrategie is op basis van de opgave en de risico’s een afweging gemaakt over de te hanteren inkoopstrategie voor de marktbenadering. Het doel van de inkoopstrategie is om te komen tot een realistische uitvraag met optimale verhouding tussen prijs, kwaliteit en behalen van mijlpalen. Uit de inkoopstrategie volgde het advies voor een Design & Construct-contract (D&C-contract), gebaseerd op een UAV-gc1 contract, op de markt te brengen op basis van EMVI-criteria. Bij een D&C-contract werken marktpartijen op basis van (zoveel als mogelijk) functionele eisen een referentieontwerp of voorlopig ontwerp zelf uit tot een definitief ontwerp (DO). De ontwerpverantwoordelijkheid ligt hierdoor bij de marktpartijen. Voordelen hiervan zijn: -

ontwerpvrijheid zorgt voor maximale creativiteit aan marktzijde ontwerprisico’s worden zoveel mogelijk bij de markt neergelegd raakvlakken tussen ontwerp en uitvoering zijn de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer hoge budgetzekerheid in realisatiefase. Opdrachtnemer kan na gunning in principe alleen meerwerk claimen op basis van aanvullende eisen vanuit de opdrachtgever, externe factoren of overmacht.

Aangezien er een forse tijdsdruk op het project zit in verband met het behalen van de gestelde mijlpalen, is er gekozen om de aanbesteding volgens de openbare procedure te volgen in plaats van een niet-openbare procedure (met voorselectie). Dit zorgt voor de benodigde verkorting van de aanbestedingsfase waardoor de marktpartijen meer tijd hebben om de realisatiewerkzaamheden te verrichten en de mijlpalen te behalen. 1

) UAV-gc: uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen

23

De gunning van de aanbesteding vindt plaats op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). In de beoordeling worden de inschrijfprijzen voor 60% meegeteld en de kwaliteitscriteria voor 40%. De marktpartijen dienen in een Plan van Aanpak de volgende kwaliteitscriteria te beschrijven: 1. 2. 3.

Planning (50%), aantoonbaarheid realisatie damwand voor 19 december 2014, dan wel toepassen trillingsvrije methodieken na 19 december, vooraf zekerstellen damwandleveranties, borging planning. Kwaliteit (25%), ontwerp van kritieke onderdelen, aantonen verificatie eisen. Omgeving (25%), afstemmen werkzaamheden kering met werkzaamheden Jazz City BV.

Met name de levertijd van damwanden vormt een risico voor dit project, uitgaande van reguliere levertermijnen van 12 weken. Een marktverkenning maakt echter duidelijk dat, op basis van het referentieontwerp, levering binnen 4 tot 8 weken via een aantal leveranciers mogelijk is. Met de keuze van D&C is ook de uitwerking van de plannen gestopt op het niveau van een referentieontwerp. Op basis van dit referentieontwerp is ook de omgevingsvergunning aangevraagd. De gemeente heeft voldoende ruimte geboden om over te gaan tot bouw op basis van dit ontwerp. De uitkomsten van de planvorming zijn overgenomen in de Vraagspecificatie Eisen, waarbij steeds is nagegaan waar in de specificatie, op basis van de risicoanalyse, moest worden aangescherpt. Waar nodig is, in het kader van de beschikbare tijd, soms gekozen om het ontwerponderdeel (de D-component) voor onderdelen terug te brengen tot een engineeringsonderdeel (E-component). Zo wordt de berekeningsmethode voor de kering volledig voorgeschreven inclusief de te gebruiken parameters. Daarmee wordt wellicht ingeleverd qua optimalisatie van het ontwerp, maar discussie na gunning over de berekeningsmethode is funest voor de voortgang van het project en het halen van de gestelde mijlpalen. Eind mei heeft een wisseling van technisch manager plaatsgevonden, doordat de oorspronkelijke beoogde technisch manager op dat moment uit zwangerschapsverlof terugkeerde. Uit het oogpunt van kwaliteitsborging heeft zij second opinions op de Vraagspecificatie Eisen laten uitvoeren door Seconet, How2SE en Fugro. Op basis van deze second opinions is medio juni nog een forse verbeterslag op deze vraagspecificatie uitgevoerd. Ook de andere contractdelen zijn aan toetsing onderworpen. Op maandag 23 juni 2014 is het contract gepubliceerd, op vrijdag 12 september vindt voorlopige gunning plaats en op 3 oktober 2014 de definitieve gunning.

5.3

Systeemgerichte Contractbeheersing

De beheersing van het project VWA wordt gedurende de realisatiefase op basis van systeemgerichte contractbeheersing (SCB) uitgevoerd. De doelstelling van een UAV–gc contract is om de opdrachtnemer optimaal de gelegenheid te geven zijn expertise in te zetten. Hierbij heeft de opdrachtnemer een voortrekkersrol, de opdrachtgever blijft waar mogelijk op afstand van het projectproces. Deze grotere afstand is mogelijk door een op het werksysteem van de opdrachtnemer gerichte beheersing in te zetten. Hierbij worden op basis van systeem-, proces- en producttoetsen de werkzaamheden van de opdrachtnemer risicogestuurd getoetst.

Onder contractbeheersing wordt bij systeemgerichte contractbeheersing het volgende verstaan: “De activiteiten die door de opdrachtgever worden uitgevoerd, die er op gericht zijn om zeker te stellen dat de eisen uit de overeenkomst worden bereikt en dat de risico’s voor de opdrachtgever op een acceptabel

24

niveau blijven. Hierbij is het primaire doel dat de contractbeheersing efficiënt (op afstand, met zo min mogelijk inspanning) en effectief (gericht op toprisico’s van de opdrachtgever) is. Volgens de intern gemaakte afspraken kan bovendien op basis van de resultaten van de contractbeheersing de rechtmatigheid van betaling worden aangetoond”. (Bron: Handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing, maart 2007). Voor een uitgebreidere toelichting op systeemgerichte contractbeheersing wordt verwezen naar de handreiking Systeemgerichte Contractbeheersing van Rijkswaterstaat. De SCB aanpak wordt risicogestuurd uitgevoerd. Dit betekent dat niet alle details worden gecontroleerd, maar vooral aspecten met een grote risico-impact getoetst worden. Dit gebeurt op basis van het vigerende risicodossier. Het Contractbeheersplan wordt in eerste instantie opgesteld op basis van het huidige risicodossier, maar wordt indien nodig geactualiseerd op basis van de winnende inschrijving en de risico’s die hierin naar voren komen. Ter voorbereiding op de contractbeheersing en om ervaring op te doen met SCB zal het projectteam in najaar 2014 de ‘GRIP’-simulatie van Twynstra Gudde gaan spelen.

25

6

Organisatie en beheersing van het project

Dit hoofdstuk beschrijft de organisatie en de beheersing van het project, zowel hoe de afstemming is met het HWBP, hoe het is ingebed in organisatie van het waterschap en hoe de begeleiding, besturing en afstemming is georganiseerd. Schematisch ziet de organisatie van het project er als volgt uit:

Figuur 8.

6.1

Schematisch overzicht projectorganisatie

Afstemming met het Hoogwaterbeschermingsprogramma

De programmadirectie van het HWBP is de externe opdrachtgever voor de HWBP-projecten vanuit de samenwerkingsorganisatie Rijkswaterstaat/waterschappen. Het HWBP faciliteert de projecten met kennisoverdracht, adviseurs, reviews en opleidingen. Daarnaast toetst zij de plannen, rapportages en subsidieaanvragen en verstrekt de subsidies. De beheerders leggen verantwoording af aan het HWBP over projecten waarvoor subsidie is verstrekt. En regelmatig is er overleg tussen het HWBP en de beheerders. Voor het project Alexanderhaven Roermond is vanuit het HWBP mevrouw Ietswaart aangewezen als regionaal programmabegeleider. Concreet krijgt deze begeleiding vorm door regelmatige afstemming tussen het hoofd projecten en waterkeringen van het waterschap/projectmanager, de heer Keulers. Vanuit het HWBP en de subsidieregeling (Regeling subsidies hoogwaterbescherming 2014, d.d. 13 maart 2014.) zijn er een aantal ‘spelregels’ opgesteld om te komen tot een zorgvuldige en transparante voorbereiding en (bestuurlijke) besluitvorming. Ieder HWBP-project zal in principe drie fasen doorlopen: de verkenningsfase, de planuitwerkingsfase en de realisatiefase: -

26

In de verkenningsfase worden de verschillende oplossingen voor het probleem onderzocht en wordt bepaald welke oplossing de voorkeur heeft In de planuitwerkingsfase wordt het gekozen alternatief uitgewerkt tot het detailniveau dat nodig is voor de hoofdvergunningen, projectplan en dies meer de realisatiefase zorgt voor de uitvoering en leidt ertoe dat de waterkering daadwerkelijk aan de nieuwe gestelde veiligheidsnorm zal voldoen.

Normaliter dient de beheerder per fase een Plan van Aanpak en kostenraming op te stellen op basis waarvan de Minister van Infrastructuur en Milieu een subsidiebeschikking afgeeft die 90% van de vooraf ingeschatte kosten voor de betreffende fase dekt. Voor projecten die voor 1 april 2014 één of meerdere fasen hebben afgerond, gelden andere afspraken in de subsidieregeling. Zo ook voor het project Alexanderhaven Roermond. Concreet is tussen Waterschap Roer en Overmaas en de programmadirectie van HWBP, op 3 februari 2014, bevestigd in de brief van 13 februari 2014 (Bijlage B), de afspraak gemaakt dat voor Traject A en Traject B van het project Alexanderhaven Roermond één, voor de drie fasen gecombineerd Plan van Aanpak zal volstaan. Op basis van dit Plan van Aanpak zal de subsidiebeschikking worden opgesteld, welke na uitslag van de definitieve gunning kan worden bijgesteld. De benodigde voorfinanciering zal voor rekening zijn van Waterschap Roer en Overmaas. De uitgangspunten voor dit Plan van Aanpak zijn gebaseerd op risicobewust plannen, ramen en zoveel mogelijk parallel werken van de verschillende onderdelen van het plan. De planning en raming zijn gebaseerd op de kaders en handreikingen die daarvoor vanuit HWBP beschikbaar zijn gesteld. Nadrukkelijk is ook ingezet op het gelijktijdig laten lopen van de voorbereidende werkzaamheden voor de planuitwerking met de laatste fase van de verkenning. Bij de totstandkoming van dit Plan van Aanpak is gebruik gemaakt van de door het HWBP beschikbaar gestelde handreikingen, leidraden en formats, als ook van de collegiale adviezen van adviseurs vanuit het HWBP in de adviesronde (in het bijzonder ingezoomd op risicomanagement en de LCC-analyse), de review en de diverse gesprekken.

6.2

Projectteam & -disciplines

Om de interne en externe samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen, wordt er gewerkt met het Integraal Projectmanagement model (IPM). Dit houdt in dat het project wordt uitgevoerd door een integraal projectteam. Gedurende de verkenningsfase, de planuitwerkingsfase evenals de realisatiefase van het project is zo duidelijk welke taken bij welk lid van het projectteam zijn belegd. In de volgende paragrafen zijn deze per IPM-rolhouder kort omschreven. De overall eindverantwoordelijkheid ligt bij de projectmanager. Bij de organisatie van het projectteam is er van uitgegaan, dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van de aanwezige kennis en expertise binnen het waterschap. Daar waar dat niet mogelijk is, zijn externe specialisten ingeschakeld. Hen is gevraagd om hun expertise en werkwijze over te dragen aan het waterschap. Zodoende kan het HWBP-gedachtegoed, de werkwijze en de expertise meteen breed in de organisatie van het waterschap worden verankerd. Een overzicht van alle betrokkenen in het projectteam is weergegeven aan het eind van dit Plan van Aanpak. Dezelfde bezetting zal tijdens de realisatiefase worden voorgezet.

6.2.1 Projectmanagement De projectmanager is primair verantwoordelijk voor het bereiken van het projectresultaat binnen de vooraf gestelde randvoorwaarden ten aanzien van tijd en geld. Aangezien de projectmanager van het project Alexanderhaven Roermond tevens ambtelijk opdrachtgever is legt hij verantwoordelijkheid af aan de bestuurlijke opdrachtgever binnen het waterschap. De projectmanager stuurt het projectteam, bewaakt de onderlinge raakvlakken binnen het team en zorgt voor het samenbindend leiderschap dat de spelers tot

27

een team bindt en het teamgevoel versterkt. De projectmanager is de spin in het web, de natuurlijke sparringpartner en het intermediair tussen opdrachtgever, lijn en project. 6.2.2 Technisch management De technisch manager is verantwoordelijk voor de technisch inhoudelijke inbreng in het project en de technische bijdrage aan de processen die vallen onder de verantwoordelijkheid van de contractmanager, omgevingsmanager en manager projectbeheersing. De inbreng van de technisch manager is essentieel voor de uitwerking van het voorkeursalternatief, de verschillende technische onderzoeken en het opstellen van de vraagspecificatie eisen ten behoeve van de aanbestedingsdocumenten. In de gehele aanpak hierbij is een risicogestuurde aanpak gehanteerd.

6.2.3 Contractmanagement De contractmanager is verantwoordelijk voor de beheersing van het gehele proces van contractvoorbereiding en aanbesteding richting verschillende marktpartijen. In dit proces wordt het inkoopplan opgesteld met aanbestedingsstrategie en contractvorm, wordt de daadwerkelijke contractering begeleid (met de daarbij behorende aanbestedings- en contractdocumenten), wordt op basis van de HWBP-vereisten het contractbeheersingsplan opgesteld en wordt de contractuitvoering begeleid. Ook hier is nauwe samenwerking met de andere onderdelen binnen het project weer essentieel. De contractmanager is ook degene die de dagelijkse contacten onderhoudt en zo nodig de onderhandelingen voert met de marktpartijen.

6.2.4 Omgevingsmanagement De omgevingsmanager is verantwoordelijk voor de communicatie over en weer met de omgeving om het project gerealiseerd te krijgen binnen de publieksrechtelijke en privaatrechtelijke randvoorwaarden en de afstemming met de stakeholders. In dit verband verzorgt de omgevingsmanager in combinatie met de adviseurs RO en juridische zaken, het doorlopen van de diverse planologische procedures, het verkrijgen van vergunningen, het opstellen van (bestuurs)overeenkomsten, het (ver)leggen van kabels en leidingen, vastgoedzaken, schadebehandeling en milieutechnische, archeologische- en explosievenonderzoeken. De omgevingsmanager houdt zich bezig met de maatschappelijke inbedding in het project en is daarmee intermediair tussen de (project)organisatie en haar omgeving.

6.2.5 Projectbeheersing De manager projectbeheersing is verantwoordelijk waar het gaat om de projectbrede beheersing van het project op de aspecten tijd/planning, geld/budget, kwaliteit, scope en risicobeheersing. De manager projectbeheersing is ook verantwoordelijk voor de projectbrede voortgangsrapportages en documentbeheersing. De manager projectbeheersing is zowel toetsend (primair op het functioneren van het systeem en de interne processen van het project) als ondersteunend en is daarmee een belangrijke sparringpartner voor de andere kernrollen. Hij stelt zich onafhankelijk op. De werkwijze van de projectbeheersingsaspecten worden in de volgende paragraaf nader uiteengezet.

6.2.6 Strategisch advies Naast de standaard IPM-rollen is er in het projectteam een extern strategisch adviseur ingezet. Deze strategisch adviseur heeft de taak om voordurend te sturen om de opgave sober en doelmatig te houden.

28

Tevens zorgt de strategisch adviseur voor een continue kwaliteitsborging door kwaliteitscheck op alle documenten en de IPM-rolhouders te voorzien van gevraagd en ongevraagd advies.

6.3

Projectbeheersingsaspecten

6.3.1 Raming Voor het project is een raming opgesteld volgens de SSK-systematiek (zie bijlage N). Voor de raming zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: -

-

-

-

De raming is gebaseerd op het ontwerp uit het projectplan, aangevuld met de laatste inzichten zoals verwerkt in de inschrijvingsleidraad voor Traject A. Voor Traject B geldt, dat bij de aanleg van de verholen kering de gebiedsontwikkelaar het bestaande terrein zelf zal ophogen en rekening houden met de eisen aan een verholen waterkering. Er zijn daardoor geen investeringskosten voor het waterschap voor Traject B. De kosten voor de aanleg van deze kering (ca. € 12 mln.) komen voor rekening van de gebiedsontwikkelaar. Er zijn afspraken gemaakt met de gebiedsontwikkelaar over een 50-50-verdeling van de kosten voor de aansluiting van Traject A (damwand) op Traject B (verholen kering) en het vroegtijdig verleggen van de ontsluitingsweg. Voor beide zijn stelposten opgenomen. In de raming is rekening gehouden met de volgende beheersmaatregelen: o het aanbrengen van de damwand van Traject A met behulp van een trillingsvrije techniek vanaf de waterzijde. o Werken onder milieuhygiënische condities bij de sloop van het bovenste deel van de bestaande kering. Hiervoor is een stelpost opgenomen. Er is geen aankoop van vastgoed noodzakelijk. Vanwege de complexiteit van het project (zie ook par. 1.2) is uitgegaan van een raming van ca. € 1,32 mln. aan engineeringskosten.

De raming voor beide deelgebieden incl. de risicoreservering sluit op ca. € 7,10 mln. (incl BTW). Dit is tevens het bedrag waarvoor de beschikking wordt aangevraagd. In tabel 5.1 is een overzicht van de SSK raming opgenomen. Tabel 5.1: resultaten SSK-raming

Resultaten SSK (in € mln) Bouwkosten (incl. onvoorzien) Vastgoedkosten Engineeringskosten Overige bijkomende kosten Onvoorzien BTW Totaal

29

Traject A Yumble 10 m

Traject B Verholen kering

Risico reservering

Engineeringskosten + overige

Aankoop gronden

3,35

0

0

0

0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 1,32 0,27

0 0 0

0 0,70 4,05

0 0 0

0,94 0,20 1,14

0 0,31 1,90

0 0 0

Momenteel zijn er, ten behoeve van de planuitwerkingsfase,alleen nog engineerings- en onderzoekskosten gemaakt. Deze kosten bedragen tot op heden ca. € 0,70 mln.. Deze zijn opgenomen in de engineeringskosten in de raming. De uitsplitsing van kosten naar fase wordt weergegeven in tabel 5.2.

De niet-subsidiabele kosten bestaan voor dit project uit de kosten voor de voorfinanciering door het Waterschap Roer en Overmaas (zie tabel 5.2). De subsidie wordt door het HWBP verstrekt in 2017. De werkzaamheden en bijbehorende betalingen zullen echter starten in 2014. De kosten voor de voorfinanciering door het waterschap zullen door het waterschap zelf worden gedekt. Een en ander zo is afgesproken in de kredietaanvraag aan het Algemeen Bestuur van Waterschap Roer en Overmaas van 20 mei 2014.

Tabel 5.2: verdeling kosten Kostensoort (€ mln) Subsidiabele kosten Verkenningsfase Planuitwerkingsfase Realisatiefase Niet-subsidiabele kosten Voorfinanciering

Bouwkosten

Risicoreserveringen

Engineerings- & overige kosten

4,05 4,05

1,14 1,14

1,90 0,70 1,20

Nntb nntb

Nntb nntb

Nntb nntb

Over een eerdere versie van de raming is een LCC-analyse uitgevoerd. (zie bijlage O). Deze LCC-analyse betrof de Trajecten A en C. Voor Traject A gold dat er vanuit de lifecyclecost-benadering geen wezenlijk verschil was tussen een damwand op 2m. en een damwand op 10m. Dit heeft positief meegewogen in de beslissing om te kiezen voor een damwand op 10m. afstand de haven in. Voor Traject C – niet relevant voor dit Plan van Aanpak – gold, dat de varianten met grondverwerving ook in de lifecyclecost-benadering het duurste waren. Dit zal worden meegenomen in de uitwerking van Traject C.

6.3.2 Planning Het doel van de planning is het beheersen en sturen van het project op het aspect tijd. De detailplanning (Bijlage M) wordt bijgehouden in MS project waarvan periodiek een update wordt uitgevoerd. In de subsidieregeling HWBP wordt de PPI (Project Planning Infrastructuur) methodiek voor geschreven als planningsmethodiek. Deze is echter niet nodig voor projecten onder € 40 mln. Desondanks is voor deze opgave doorlopend in de geest van PPI probabilistisch gepland. Voor de planning is er continu één belangrijk uitgangspunt gehanteerd: alle trillingswerkzaamheden aan de damwand in Traject A dienen voor eind 2014 gereed te zijn. Deze datum is op 19 december 2014 gezet en alle benodigde werkzaamheden zijn opgesteld om die planning te halen. In ieder wekelijks projectteamoverleg was, naast het risicomanagement, de planning leidend in het uitzetten van de te ondernemen actiepunten. De uiteindelijke oplevering inclusief de grondafwerking van Traject A zal uiterlijk 1 mei 2015 plaatsvinden. Traject B kent een eigen planning. Naar verwachting start de gebiedsontwikkelaar najaar 2014 met de integrale ophoging van het gebied. De werkzaamheden zullen naar verwachting doorlopen tot eind 2020. De snelheid en voortgang zullen afhangen van de marktomstandigheden voor de gebiedsontwikkelaar.

30

6.3.3 Risicomanagement In de beheersing van het project Alexanderhaven Roermond speelt risicomanagement een belangrijke rol. Door de risicoverdeling in de subsidieregeling zoals deze met het Rijk is afgesproken, is het waterschap verantwoordelijk voor de beheersing van praktisch alle risico’s. Een goede risicobeheersing is daarbij cruciaal om het project binnen de scope, de geraamde tijd en de kosten uit te voeren. Door risicomanagement kan vooraf worden ingespeeld op ongewenste toekomstige gebeurtenissen en tijdig worden besloten of actie wordt ondernomen ter voorkoming of vermindering van de risico’s. Risicomanagement maakt risico’s daarnaast expliciet waardoor de communicatie over risico’s naar bijvoorbeeld opdrachtgevers wordt bevorderd en het risicobewustzijn van de betrokkenen wordt vergroot. Samenvattend wordt het risicomanagement binnen alle fasen van het project ingezet om: -

continu risico’s expliciet te maken en te beheersen risicoalertheid creëren proactief met risico’s omgaan in plaats van reactief bewust met risico’s omgaan en bijbehorende beheersmaatregelen af te wegen.

Het complete overzicht met actuele risico’s is vastgelegd in het risicodossier, zie ook Bijlage P. De risico’s met consequenties voor geld zijn input geweest voor de SSK-raming.

Risicoanalyse project follow-up en vastlegging (risicodossier) Bij de project follow-up op 31 januari 2014 is een basis-risicodossier opgesteld door middel van het uitvoeren van een risicoanalyse. Deze risicoanalyse is uitgevoerd conform de RISMAN-methode, waarbij achtereenvolgens de volgende stappen zijn doorlopen: 1. 2. 3. 4.

Het bepalen van het doel van de risicoanalyse ofwel de focus Het in kaart brengen van risico’s die het behalen van dit doel kunnen bedreigen Het vaststellen van de belangrijkste risico’s Het in kaart brengen van de beheersmaatregelen.

Resultaat van deze risicoanalyse is de basis van het risicodossier. Elk geïnventariseerd risico krijgt hierin een uniek nummer en wordt belegd bij één van de IPM-rolhouders. De IPM-rolhouders zijn verantwoordelijk voor het signaleren en beheersen van de risico’s binnen het eigen werkgebied.

Actualisatie Vanwege de korte doorlooptijd van het project is ervoor gekozen om in de wekelijkse projectteamvergadering de top vijf aan risico’s een terugkerend onderwerp te laten zijn op de agenda. In zowel het wekelijkse projectteam als in tussentijdse gesprekken met IPM-rolhouders wordt door de risicomanager informatie opgehaald over de risico’s en beheersmaatregelen. Hierbij wordt vooral ingezoomd op nieuwe risico’s, niet langer actuele risico’s of de effectiviteit van beheersmaatregelen. Op basis van de informatie uit het projectteam en de gesprekken werkt de risicomanager het risicodossier bij. Bij belangrijke mijlpalen in het project (bijv. faseovergangen) wordt het gehele risicodossier ineens geactualiseerd. Hiertoe wordt door de risicomanager een risicoanalyse-bijeenkomst georganiseerd.

31

Rol risicomanager De risicomanager faciliteert, onder aansturing van de manager projectbeheersing, het gehele risicomanagementproces: zij ondersteunt door risico’s te agenderen in het projectteam, tussentijdse input te verzamelen en in te brengen in het projectteam en de verslaglegging rondom de risico’s te organiseren. Daarnaast daagt de risicomanager de IPM-rolhouders uit om risico’s te signaleren, deze risico’s SMART te maken en maatregelen te ondernemen om deze risico’s proactief te beheersen.

Rapportage/verantwoording De risico’s vormen een vast punt op de agenda van de wekelijkse projectteamvergaderingen. Hierbij worden de belangrijkste risico’s in relatie tot de planning besproken. Tevens wordt de stand van zaken met betrekking tot de beheersmaatregelen behandeld. Opgemerkt moet worden dat de dynamiek en krappe planning in het project ervoor zorgt dat beheersmaatregelen als acties verschijnen op de actielijst van het projectteam. De projectmanager verzorgt hierbij ook de terugkoppeling over de risico’s aan het waterschap.

6.3.4 Kwaliteitsmanagement Binnen het project wordt gewerkt met een kwaliteitsborging. Het benodigde tijdspad van het project heeft geen ruimte geboden om vooraf een vastomlijnd en afgestemd kwaliteitsmanagementplan op te stellen. Er is gezien de dynamiek van het project, bewust gekozen voor het werken met collegiale en externe toetsing. Dit bestaat onder meer uit de volgende aanpak: -

-

elke uitvraag voor een product wordt besproken en bekrachtigd in het projectteamoverleg; voorafgaand wordt gezamenlijk vastgesteld waaraan het product moet voldoen. elk concept-product (intern en extern) wordt door het projectteam collegiaal getoetst. enkele producten, waaronder de marktbenaderingsdocumenten, worden ook extern gereviewd. er is gebruik gemaakt van een adviesronde vanuit het HWBP. er wordt gebruik gemaakt van een review voor het HWBP. ten behoeve van de kwaliteitsborging in combinatie met de contractbeheersing zullen er nog aanvullende producten worden opgesteld, waaronder een plan voor de wijzigingenprocedure en een SCB-auditplan. het projectteam heeft gebruik gemaakt van opleidingsmogelijkheden van het HWBP, waaronder een training in Management Drives, welke tot zelfreflectie voor het projectteam zorgde. Het projectteam zal dezelfde samenstelling houden tijdens de realisatiefase als het in de planuitwerkingsfase heeft gehad. Dit zorgt voor een continuïteit in kennis en kwaliteit.

6.3.5 Informatiemanagement Informatiemanagement Voor de realisatie van het project is een grote hoeveelheid aan informatie nodig. Veel documenten, zoals rapporten worden via mail uitgewisseld en in de projectenmap op de vaste schijf gearchiveerd en in het documentmanagementsysteem Coda vastgelegd, evenals belangrijke mailwisselingen. Daarnaast worden alle belangrijke documenten ook op een veilige online omgeving beschikbaar gesteld aan de projectteamleden. Alle contracten en verplichtingen zijn vastgelegd in het systeem Coda. De adviseur projectbeheersing is verantwoordelijk voor de bijhouding en archivering van alle documenten. Daarnaast zijn er enkele afspraken gemaakt over de communicatie en verspreiding van informatie:

32

-

-

externe correspondentie wordt altijd ondertekend door de projectmanager of de bestuurlijk opdrachtgever; slechts bij hoge uitzondering en na specifieke instemming van projectmanager kan hiervan worden afgeweken de contract- en investeringsraming zullen alleen voor de leden van het PMT beschikbaar zijn en voor die leden van de projectorganisatie die nadrukkelijk toestemming hebben van de projectmanager voor inzage.

5.3.6 Rapporteren en verantwoorden Na de beschikking zal er voor Traject A elk kwartaal een kwartaalrapportage worden opgesteld. De kwartaalrapportage zal conform het format van het HWBP zijn en zal de belangrijkste ontwikkelingen aangeven, alsmede de belangrijkste risico’s met tijdgevolg en financieel gevolg worden vermeld. Het risicodossier vormt daarvoor de basis. Gezien de kenmerken van Traject B, zijnde zelfrealisatie door de projectontwikkelaar zonder financiële component voor het HWBP, zal een afwijkende rapportagecyclus worden voorgesteld: een jaarlijkse update van de voortgang van Traject B.

33

Projectteamleden

34

Projectmanager:

Erik Keulers

Omgevingsmanager:

John Tholen

Manager projectbeheersing:

Bart van den Berg

Technisch manager:

Yvonne van Kruchten

Contractmanager:

Cedric Lageman

Strategisch Adviseur:

Paul Favié

Risicomanager & projectsecretaris:

Sanne van Bers

Adviseur RO:

Suzanne Timmers

Adviseur juridische zaken:

Nico Rossel

Adviseur technisch management:

Rinus Potter

Adviesteam technisch management:

Royal Haskoning DHV, Fugro

Adviseur contractmanagement:

Luuk van Engen

Adviseur projectbeheersing:

Henk Houben

Kostenramer:

Marc Schuchard

Planner:

Werner Schneiders (beschikbaar gesteld door Waterschap Peel en Maasvallei)

Bijlagen

35

A.

Stukken Voorkeursalternatief, 20 december 2013

B.

Bevestigingsbrief HWBP, 13 februari 2014

C.1. C.2. C.3.

Brief aan HWBP over adviesronde, 7 april 2014 Memo LCC adviesronde, 18 maart 2014 Memo Risicomanagement adviesronde, 18 maart 2014

D.1. D.2.

Brief aan HWBP t.a.v. splitsing projectdelen, 7 mei 2014 Brief van HWBP t.a.v. splitsing projectdelen, 16 juli 2014

E.1. E.2.

Besluit Leggerwijziging, 30 mei 2014 Tekening Leggerwijziging, 30 mei 2014

F.1. F.2. F.3. F.4. F.5.

Projectplan waterwet, 17 april 2014 Ontwerptekening Traject A, 27 maart 2014 Ontwerptekening Traject B, 27 maart 2014 Uitgangspunten ontwerpbelasting, december 2013 Onderzoek nautische aspecten, januari 2014

G.

MER-beoordelingsbeslissing, 1 mei 2014

H.

Aanvraag omgevingsvergunning, 27 maart 2014

I.

Rapportage contracterings- en aanbestedingsstrategie, 10 april 2014

J.1. J.2. J.3. J.4. J.5. J.6. J.7.

Inschrijvings- & beoordelingsdocument, 23 juni 2014 Basisovereenkomst, 23 juni 2014 VS Eisen, 23 juni 2014 VS Proces, 23 juni 2014 Annexen, 23 juni 2014 Ontwerp belasting, 23 juni 2014 Nota’s van Inlichtingen,

K.

Samenwerkingsovereenkomst Jazz City BV en bijlagen, 16 juli 2014

L.

Brief aan RWS over waterkerende hoogte +22,4 NAP, 6 mei 2014

M.

Planning, 21 juli 2014

N.

Raming, 27 augustus 2014

O.

LCC-analyse, 11 maart 2014

P.

Risicodossier, 11 augustus 2014

Q.

Aanbestedingsstrategie prof.mr. E. Steyger, 13 maart 2014.

R.1. R.2

Brief met bevindingen review HWBP, 6 augustus 2014 Opgeboste reviewresultaten van 6 augustus 2014 met verwerkingen IPM-team, 18 augustus 2014

Sommige documenten in de bijlagen verwijzen naar eigen bijlagen van die documenten. Niet al die bijlagen zijn echter hier als bijlage opgenomen. Alleen de meest relevante bijlagen zijn bijgevoegd. De overige bijlagen kunnen indien gewenst worden nagezonden.

36

ARCHIEF

Kopie intern: Directie//EKE

Kopie extern:

schriftelijk

Hoogwaterbeschermingsprogramma Programmadirectie Hoogwaterbescherming Postbus 93218 2509 AE 'S-GRAVENHAGE

Sittard, uw kenmerk : uw schrijven van : ons kenmerk : 201407750 *201407750* onderwerp

behandeld door : ir. E.J.M. Keulers doorkiesnummer : 046-4205757 e-mail : [email protected]

:

Aanvraag beschikking Alexanderhaven traject A en B Geachte heer Jorissen, Zoals u bekend heeft Waterschap Roer en Overmaas in het afgelopen jaar hard gewerkt aan de voorbereiding van de HWBP-maatregel Alexanderhaven Roermond. Daarbij is er gedurende het traject nauw overleg met u geweest. Het doet ons deugd dat het project inmiddels zo ver is gevorderd dat wij u hierbij de aanvraag tot beschikking voor de trajecten A en B kunnen doen toekomen. Het consequent voeren van een strakke planning, duidelijke werkafspraken en strategisch omgevingsmanagement hebben er toe geleid dat het project nog steeds realiseerbaar is binnen de met u besproken planning. Daarmee is er goede hoop dat de realisatie van traject A daadwerkelijk plaats kan vinden voordat er testactiviteiten zullen gaan plaatsvinden in de aangrenzende Roermond Yumble, terwijl voor de realisatie van traject B op 29 augustus 2014 de samenwerkingsoverkomst met Jazz City BV is ondertekend. Op 30 juli 2014 is door u een review uitgevoerd op het project Alexanderhaven. Op 1 augustus 2014 heeft u uw bevindingen aan ons teruggekoppeld en op 7 augustus 2014 heeft u deze schriftelijk aan ons doen toekomen. Wij zijn verheugd met uw positieve oordeel ten aanzien van ons project. In uw brief haalt u een viertal afspraken aan, hier cursief weergegeven, waar wij graag kort op ingaan: 1. Het reviewcommentaar en bovengenoemde aanbevelingen worden verwerkt in het Plan van Aanpak en de lopende contracteringsfase (Nota van Inlichtingen). Bij indienen van de toetsstukken wordt gerapporteerd wat de opvolging is geweest. De opmerkingen die door de reviewers zijn gemaakt zijn verwerkt in zowel het plan van aanpak, als in de nota van inlichtingen bij de aanbesteding. 2. Er wordt een gestanddoeningsbrief gevraagd waarin de aannemer op voorhand bij de gunning en voorafgaand aan de ondertekening van het contract expliciet instemt dat hij de opdracht maakt voor de afgesproken prijs en planning, en aangeeft of en zo ja welke rafelranden hij in het contract vaststelt die aanleiding kunnen zijn voor eventueel meerwerk. Waterschap Roer en Overmaas Postbus 185, 6130 AD Sittard • Parklaan 10, 6131 KG Sittard 046-4205700 • [email protected] • www.overmaas.nl Nederlandse Waterschapsbank N.V. 63.67.52.658 IBAN NL42NWAB0636752658 • BIC NWABNL2G btw-nummer NL8123.61.155.B01 • KVK 14130516

ISO 9001:2008 GECERTIFICEERD

Waterschap Roer en Overmaas

In de nota van inlichtingen is de gestanddoeningsbrief opgenomen conform afspraak. 3. Er wordt een intentieverklaring gevraagd aan Rijkswaterstaat als bevoegd gezag voor een spoedige afgifte van de uitvoeringsvergunning voor WVO (Wet Verontreiniging Oppervlaktewater). Er vindt momenteel overleg plaats met Rijkswaterstaat om spoedige afgifte van een eventueel benodigde WVO-vergunning mogelijk te maken. 4. Het eventueel failliet gaan van Jazz City als ontbindende voorwaarde in de samenwerkingsovereenkomst voor de realisatie van deel B [, 1,] legt een dermate hoog beslag in het risicoprofiel, dat het reëel is dit op programmaniveau te dragen en daarom als exogeen risico te beschouwen. Dit omdat het beprijzen van dit risico relatief en absoluut een dermate hoog bedrag impliceert en omdat het op basis van voorcalculatie uitkeren ervan aan de beheerder, in het geval het risico niet optreedt, een moeilijk verdedigbare toevoeging betekent aan de algemene middelen van het waterschap. Het failliet gaan van Jazz City BV is een risico dat een kleine kans kent, maar mogelijk grote gevolgen kan hebben in financiële zin. In het slechtste geval komt de realisatie van traject B daarmee immers te vervallen. Wij zijn het met u eens dat het nu opvoeren van dit risico een onnodig grote risicoreservering tot gevolg heeft. Tegelijkertijd zijn wij van mening dat wij als Waterschap dit risico niet kunnen dragen mocht het zich voordoen. Uw voorstel om dit risico op programmaniveau beleggen en voor het waterschap als een exogeen risico te beschouwen kan dan ook op onze instemming rekenen. Met het aanvragen van deze beschikking is voor ons een belangrijke mijlpaal bereikt. De volgende mijlpaal zal de officiële start van de werkzaamheden in de Alexanderhaven zijn. Wij verwachten deze mijlpaal begin november in te plannen, waarbij overigens de verwachting is dat de aannemer reeds eerder daadwerkelijk van start zal gaan. Wij vinden het gepast om feestelijk stil te staan bij deze mijlpaal en geven hieraan graag samen met u vorm. Inmiddels is ook een uitnodiging uitgegaan naar de Minister van Infrastructuur en Milieu voor deze starthandeling. Hoogachtend, het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur,

de voorzitter,

ing. J.M.G. In den Kleef

dr. J.J. Schrijen

201407750

2/2