Voorstel aan dagelijks bestuur

Voorstel aan dagelijks bestuur Datum vergadering Steller / afdeling Bestuurder Programma Routing

14-01-2014 H. Lemmens / Onderhoud en calamiteiten J.J. Schrijen Veiligheid DB

Agendapunt Openbaar Bijlage(n) Registratiecode

6 Ja 1

*140001*

Onderwerp Evaluatie Mosa eXtrema Voorstel Voor kennisgeving aannemen. Samenvatting Op 19 november 2013 heeft de hoogwater Maas oefening Mosa eXtrema plaatsgevonden. De oefening heeft aan de doelstellingen beantwoord. Er is ervaring opgedaan en er zijn diverse leerpunten waargenomen. De belangrijkste leerpunten, te weten de rol van het operationeel centrum en proactieve communicatie, zullen in het komende jaar worden opgenomen in het jaarplan 2014 opleiden trainen en oefenen. De secretaris/directeur,

ing. J.M.G. In den Kleef

140001

1/2

./.

Toelichting Op 19 november 2013 heeft de hoogwater Maas oefening Mosa eXtrema plaatsgevonden. De oefening kende vier hoofddoelstellingen. Nadere details zijn terug te vinden in de notitie 'Evaluatie Mosa eXtrema 2013'. Deze notitie is als bijlage bijgevoegd. Per hoofddoelstelling worden de belangrijkste conclusies van de oefening gegeven. Ervaring opdoen met de rol binnen de calamiteitenorganisatie. De oefening heeft alle betrokken deelnemers uitgebreid de kans geboden om ervaring op te doen met hun rol binnen de calamiteitenorganisatie. Deze is deels nieuw opgebouwd en diverse deelnemers zaten ook nieuw in hun rol. Gezien deze omstandigheden hebben de deelnemers hun rol prima vervuld. Desondanks is ook duidelijk geworden dat de deelnemers er nog niet zijn en dat aanvullende opleiding, training en oefening nodig is om verder thuis te worden in de calamiteitenorganisatie en in hun rol. In het bijzonder verdient de rol van het OC binnen de calamiteitenorganisatie de aandacht. Deze is veranderd te opzichte van de rol die het eerst had. Laten zien aan bestuur en directie hoe de calamiteitenorganisatie werkt. Het bezoekersprogramma is bijzonder positief ontvangen en heeft naast de directie en het bestuur ook diverse externe partners de mogelijkheid geboden om te zien hoe de calamiteitenorganisatie werkt. Zorgen voor een goede externe communicatie. Het vernieuwde actie centrum communicatie biedt voldoende aanknopingspunten om als waterschap een goede externe communicatie te realiseren. De taken zijn eenduidig verdeeld en het actiecentrum kan actief en gericht reageren op vragen. Een aandachtspunt is om nog proactiever te kunnen communiceren. Oefenen van het logistiek deel van het bestrijdingsplan Maashoogwater. Het logistiek plan is geoefend en het bleek haalbaar om de beschreven acties in de geplande tijd te volbrengen. Dit is een mooi resultaat. Maashoogwater levert altijd een logistieke uitdaging op, en het is goed om te oefenen of dat wat op papier staat ook daadwerkelijk haalbaar is in de realiteit. Deze oefening heeft aangetoond dat dit voor het geoefende deel het geval is.

140001

2/2

Evaluatie Mosa Extrema 2013 Waterschap Roer en Overmaas

23-12-2013

Uitgevoerd door: ir D. Exalto MCDm

deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen

copyright 2014 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze opgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van Trimension BV.

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1 Samenvatting resultaten evaluatie

5

2 Resultaten Operationeel Team en OC 2.1 Resultaten first impression evaluatie 2.2 Conclusies en aanbevelingen

6 6 6

3 Resultaten AC Communicatie 3.1 Resultaten first impression evaluatie 3.2 Eigen evaluatiepunten leden AC 3.3 Conclusies en aanbevelingen

9 9 9 11

Bijlage A Waarnemingsformulier OT

13

Bijlage B Waarnemingsformulier AC communicatie

17

Bijlage C Evaluatiefomulieren AC Buiten, Hydrologie, Ondersteuning en kadewacht C.1 Waarnemingsformulier voor het Actie Centrum buiten (ACBUI) C.2 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (centralisten) – Oefening Mosa extrema C.3 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema C.4 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema C.5 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema C.6 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema C.7 Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema C.8 Evaluatie AC Hydrologie– Oefening Mosa extrema C.9 Evaluatie Centralisten– Oefening Mosa extrema C.10 Evaluatie AC Ondersteuning– Oefening Mosa extrema Bijlage D Waarnemingsformulieren coupures en pompinstallaties D.1 Waarnemingen coupures D.2 Waarnemingen pomplocaties

22 22 25 27 29 31 33 35 37 38 39 40

3

Hoofdstuk 1

1

Samenvatting resultaten evaluatie

Samenvatting resultaten evaluatie

In dit hoofdstuk vindt u de belangrijkste conclusies en aanbevelingen ten aanzien van de oefening. De oefening kende vier hoofddoelstellingen, de resultaten zijn per hoofddoelstelling gegeven. De details zijn gegeven in hoofdstuk 2 en 3 en in de bijlagen. Ervaring opdoen met de rol binnen de calamiteitenorganisatie De oefening heeft alle betrokken deelnemers uitgebreid de kans geboden om ervaring op te doen met hun rol binnen de calamiteitenorganisatie. Deze is deels nieuw opgebouwd en diverse deelnemers zaten ook nieuw in hun rol. Gezien deze omstandigheden hebben de deelnemers hun rol prima vervuld. Desondanks is ook duidelijk geworden dat de calamiteitenorganisatie er nog niet is en dat aanvullende opleiding, training en oefening nodig is om verder thuis te worden in deze organisatie en in hun rol. In het bijzonder verdient de rol van het OC binnen de calamiteitenorganisatie de aandacht. Deze is veranderd te opzichte van de rol die het eerst had. De aanbeveling is om het OC te laten opereren als de spin in het informatiemanagement van de hele calamiteitenorganisatie. Het OC kan alle informatie over de voortgang van de bestrijding verzamelen en verwerken tot een eenduidig overzicht bij voorkeur ondersteund door visuele hulpmiddelen zoals GIS. Daarnaast kan het OC fungeren als vraag baak voor de actiecentra . Laten zien aan bestuur en directie hoe de calamiteitenorganisatie werkt Vanuit de directie is waargenomen dat er goed geoefend werd. Iedereen deed goed mee en vond het ook leuk om mee te doen. Tevens werd gesignaleerd dat het waterschap er nog niet is. De verwachting was dat op onderdelen al meer routine in de vaardigheden van de teams te zien was. Daarom is uitgesproken dat er meer geoefend moet worden de komende periode. Het bezoekersprogramma is bijzonder positief ontvangen en heeft naast de directie en het bestuur ook diverse externe partners de mogelijkheid geboden om te zien hoe de calamiteitenorganisatie werkt. Zorgen voor een goede externe communicatie Het vernieuwde AC communicatie biedt voldoende aanknopingspunten om als waterschap een goede externe communicatie te realiseren. De taken zijn eenduidig verdeeld en het AC kan actief en gericht reageren op vragen. Een aandachtspunt is om nog proactiever te kunnen communiceren. Dit vergt aanvullende opleiding en training van de leden van het AC communicatie Oefenen van het logistiek deel van het bestrijdingsplan Maashoogwater Het logistiek plan is geoefend en het bleek haalbaar om de beschreven acties in de geplande tijd te volbrengen. Dit is een mooi resultaat. Maashoogwater levert altijd een logistieke uitdaging op, en het is goed om te oefenen of dat wat op papier staat ook daadwerkelijk haalbaar is in de realiteit. Deze oefening heeft aangetoond dat dit voor het geoefende deel het geval is.

5

Evaluatie Mosa Extrema 2013

2

Resultaten Operationeel Team en OC

Het OC is nadrukkelijk ondersteunend aan het OT en in het bijzonder aan de OL, vandaar dat de resultaten in dit hoofdstuk zijn meegenomen. In bijlage A staan de waarnemersformulieren die aan de basis hebben gestaan van deze evaluatie. 2.1

Resultaten first impression evaluatie

Direct aansluitend aan de oefening is aan de deelnemers van het OT gevraagd hoe zij de oefening hebben ervaren. In onderstaande tabel is aangegeven waar ze tevreden over waren en waar ze ruimte voor verbetering zagen. Ging Goed Goede poging om structuur aanbrengen. Rolvastheid teamleden

Vergaderdiscipline netjes, goed naar elkaar luisteren. Vergaderduur voelde goed qua lengte  Vergaderfrequentie logisch gekozen  

Informatie vanuit Hydrologie was helder in de computer beschikbaar 

Kan beter Sjabloon verslag overleg nog niet 1 op 1 gekoppeld aan sjabloon statusborden Tafelschikking ondersteunend maken aan rondje, zodat je niemand kan vergeten. Visueel maken van informatie verder ondersteunen  betere situational awareness Overleg soms nog wel wat inhoudelijk van aard Tijdens overleg als LAC Buiten aangegeven meer tijd nodig, werd niet direct opgepakt. Half uur tussen voorstelling RWS en overleg is wel wat krap voor ACH  dilemma hoeveel tijd kun je hydrologie geven? Duurde wel lang voordat deze informatie naar het ROT kwam.

Goed met elkaar meedenken, weten waar je het over hebt.

2.2

Conclusies en aanbevelingen

Rol OC Het OC is bedoeld als scharnierpunt in de organisatie. Hier moet alle informatie binnenkomen en bewerkt worden tot een totaal overzicht. Binnen de oefening is dit niet van de grond gekomen. Het OC heeft geen overzichten gemaakt voor de OL om mee te nemen naar het OT. In het OT werd de informatie ingebracht door de individuele OT-leden. Hierdoor was er ook geen kaartmateriaal beschikbaar voor de visuele ondersteuning. De OL zal hier het OC dan ook nadrukkelijk op moeten aansturen. Dit betekent dat hij het grootste deel van de tijd doorbrengt in de ruimte van het OC om deze taak uit te voeren. Dit is in de oefening niet gebeurd, de OL ging regelmatig langs bij de andere organisatieonderdelen om het beeld scherp te krijgen. Het advies is om het OC nadrukkelijker te betrekken bij het opstellen van het totaalbeeld voor het waterschap. Dit betekent dat alle actiecentra rapporteren aan

6

Trimension BV

Hoofdstuk 2

Resultaten Operationeel Team en OC

het OC over de voortgang en acties zodat dit centraal vastgelegd wordt en visueel gemaakt kan worden bijvoorbeeld met ondersteuning van GIS. Denk hierbij aan zaken als: Locaties pompen, reeds geplaatst en nog te plaatsen Locaties coupures, reeds gezet of nog te zetten. Locaties meldingen dijkwachtorganisatie, zoals kwel, scheuren, en peilen. Locaties meldingen burgers. Geïnspecteerde en nog te inspecteren dijkvakken. Locaties waar problemen zijn te verwachten n.a.v. de voorspelde debieten/peilen. Deze informatie kan dan breed beschikbaar worden gesteld aan alle actiecentra zodat zij ook een eenduidig beeld hebben van de actuele situatie. Dit bevordert twee zaken: 1. Het OT heeft minder tijd nodig voor beeldvorming en kan daardoor gerichter analyseren en oplossingen uitzetten. 2. De actiecentra kunnen onderling zaken met elkaar regelen die geen tussenkomst van het OT behoeven. Uiteraard moet dit dan wel weer geborgd worden. De OL zal dan ook minder de noodzaak hebben om het OC te verlaten om zijn beeld helder te krijgen. Rol netwerk bij maashoogwater Deze oefening was een interne oefening voor WRO om het draaiboek maashoogwater te testen. Hierbij is ervoor gekozen om slechts beperkt de relatie met netwerkpartners te oefenen. Dit merkte je op OT niveau doordat de (normaliter) intensieve samenwerking met de veiligheidsregio’s Noord en Zuid Limburg, zeker bij een dergelijk scenario niet helemaal tot zijn recht kwam. Wel was binnen het OT oog voor dit netwerk, maar om hier handen en voeten aan te geven is niet geoefend. Dit was ook geen expliciet leerdoel. Het is daarom ook niet mogelijk om de relatie en de verdeling van taken ten opzichte van de veiligheidsregio goed te beoordelen. Hiervoor is een andere oefening beter geschikt. Als je puur ingaat op de rollen, taken en onderlinge verwachtingen en afspraken kan dit ook met een meer table top setting. Het zou goed zijn om een dergelijke table top komend jaar te organiseren om ook deze kant van het maashoogwater weer helder op het netvlies te krijgen bij alle betrokkenen. Het overleg van het OT Het OT is op maandag één keer en op dinsdag vier keer bij elkaar gekomen. Deze overleggen verliepen redelijk gestructureerd aan de hand van de statusborden. Hierbij vervulde de procesbewaker een belangrijke rol in verband met het borgen van de informatie op de statusborden. Alleen in het eerste overleg op maandag wordt expliciet een netwerkanalyse gedaan, de overleggen op dinsdag besteden hier nauwelijks aandacht aan. Omdat het geen leerdoel was is er weinig druk op het OT gelegd van buitenaf. Wat je ziet hierdoor is dat op basis van de debieten en peilen het draaiboek wordt gevolgd en dat de netwerkanalyse en ook bredere analyse van de problematiek wat naar de achtergrond verschuift. Wel komt nadrukkelijk de Roer nog in beeld, maar ook hiervoor geldt, draaiboek volgen.

7


Wat je ziet is dat zonder externe prikkels het OT wat beperkt breed analyseert. Het is daarom goed om hier in volgende trainingen wat explicieter de aandacht op te vestigen. Het gaat dan vooral om helder het betrokken netwerk en de dilemma’s voor de verschillende betrokken partijen in kaart te brengen, met daarbij expliciet de aandacht voor de eigen rol daarbinnen.

8

Trimension BV

Hoofdstuk 3

3

Resultaten AC Communicatie


Het AC communicatie is nadrukkelijk in haar rol geoefend, mede door de inzet van een mediasimulator. In dit hoofdstuk staan de resultaten. In bijlage B staat het waarnemersformulier dat aan de basis hebben gestaan van deze evaluatie. 3.1

Resultaten first impression evaluatie

Direct aansluitend aan de oefening is aan de deelnemers van het AC Communicatie gevraagd hoe zij de oefening hebben ervaren. In onderstaande tabel is aangegeven waar ze tevreden over waren en waar ze ruimte voor verbetering zagen. Ging Goed Samenwerking in team Meteen antwoord belteam Goede berichten vanuit de responscel Uitwisselen/delen tweets en telefoonverkeer (interne afstemming)

3.2

Kan beter Geen vervelende bellers is minder realistisch Niet duidelijk of antwoorden afdoende Informatie uit OC ontbreekt, waar staan we als WRO? Kennis (referentie) van hoogwater 1993, 1995, 2011 ontbreekt Hoeveel kennis moeten we zelf hebben? Draaiboeken op papier beschikbaar hebben FAQ beter checken op consistentie inhoud, indeling en wie doet wat Bijhouden overzicht van tijdstippen berichtgeving (en wie houdt dat bij?) Persvoorlichting en briefen voorzitter moet beter Afstemming met netwerkpartners wat onderbelicht gebleven

Eigen evaluatiepunten leden AC

Resultaat van een aparte bijeenkomst d.d. 5 december 2013 De bovenstaande punten zijn in iets meer detail uitgewerkt in een aparte nabespreking, dit was zonder aanwezigheid van de waarnemer, maar de punten zijn relevant voor de conclusies en aanbevelingen. Top (wat ging goed) Samenwerking binnen het team; m.n. goede uitwisseling van tweets/berichten/telefoontjes, goed luisteren naar elkaar, open staan voor elkaars input/tips Belteam wist antwoorden goed te geven aan bellers voor groot deel van de vragen. o responscel gaf aan onder de indruk te zijn van kennisniveau en manier van antwoorden op vragen

Tip (wat kan er beter) Technisch/ online: Internetbeveiliging (niet alle websites zijn te bekijken, o.a. online radio) (oppakken met F&A) Informatie uit andere AC’s o onvoldoende kennis van acties/ draaiboeken AC Buiten (zijn inmiddels in papier aanwezig; AFGEHANDELD)

9


Inzet en betrokkenheid van het AC; zeker gezien het feit dat het een nieuw team in nieuwe werkwijze was.

10

Trimension BV

Samenwerking OC (gezamenlijk oppakken; rol voor OL en AL plus calamiteiten coördinator) o onvoldoende voeling met acties buiten; nauwelijks terugkoppeling hierover naar AC Comm. Vragen om info hierover werden niet altijd opgepakt, zo is de indruk. o onduidelijkheid afhandeling binnenkomende vragen; de afspraak is dat belteam publieksvragen beantwoordt en meldingen etc. doorzet naar OC. Is OC bekend met deze werkwijze? Hoe koppelen zij weer terug naar AC Comm en Buiten? o gezamenlijk 1 beeld: wat zeggen de getallen over debiet en kuubs nu over de situatie buiten en wat betekent dit concreet FAQ nader uitwerken en checken op inhoud en indeling. Ook toevoegen: waterstanden uit het verleden (1926, 1984, 1993, 1995, 2010), en info over sluisdeuren. (wordt opgepakt binnen AC Comm) Overzicht netwerkpartners en berichtgeving door WRO en door partners, incl tijdstippen delen binnen AC Comm (wordt opgepakt in AC Comm: opnemen in procedure en hier een statusbord voor maken) Perswoordvoering vanuit AC en door voorzitter; begeleiding voorzitter en locovoorzitters (dit is al separaat geëvalueerd; wordt in 2014 getraind binnen OTO plan) Afstemming veiligheidsregio, RWS, WPM, gemeenten (wordt opgepakt door AL; contact opnemen met partners hierover) Gebruiksvriendelijkheid Lizard/ afvoeren beken (dit loopt al separaat met team Hydrologie) Vergaderstructuur binnen AC Comm (oppakken binnen AC en iom andere AL’s) o beeld uit OC/ OT hier ook delen; Scenario denken: wat betekent de info die we uit OT/ OC halen nu voor communicatie. Sneller anticiperen. o schrijven op statusborden: consequent volhouden; niet door AL laten doen (hier iemand voor

Hoofdstuk 3


aanwijzen in team en mee oefenen) Kennis van online (wordt opgepakt binnen AC Comm; aanvullende training geven we zelf en we stellen een handleiding op) o Hoe werkt het retweeten? o Hoe leg je een link naar de internetsite / bitly(?) o Toegang tot de live internet en twitter omgeving van WRO Mediawatch (wordt opgepakt binnen AC Comm; aanvullende sessie om deze rol nader in te vullen) - medewerkers ervaren het als passief, omdat je niet mag reageren op tweets en het in oefening een beperkte en gestructureerde omgeving was. - suggestie: in beeld te brengen op welke manier “in het echt” kan worden gezocht (aanmaken vaste structuur bij favorieten). - suggestie: het gebruikte format evalueren: heeft de actieleider vanuit mediawatching wel de benodigde informatie ontvangen?

3.3

Conclusies en aanbevelingen

Zorg voor een goede inhoudelijke voeding van het AC communicatie In de oefening bleek dat het AC communicatie nadrukkelijk behoefte heeft aan inhoudelijke antwoorden op de vragen die binnen komen. Het OC kan hierin een sleutelrol vervullen, zeker omdat het voor het AC communicatie lastig is om te gaan “shoppen” bij de andere actiecentra. Nieuwe teamsamenstelling is goed geoefend, hierdoor veel meer duidelijkheid Deze oefening heeft nadrukkelijk bijgedragen aan het inzicht bij de leden van het AC over de rol en taakverdeling. Deze is veel duidelijker geworden en met de huidige taakverdeling kan prima gewerkt worden. Een aandachtspunt is nog om informatie helderder vast te leggen binnen het AC. Denk hierbij aan, kernboodschap, overzicht van netwerkpartners en taakverdeling en ook de situational awareness rondom de bestrijding (moet van OC komen). Hoe ziet het er nu buiten uit! Tevens viel op dat de nieuwe teamsamenstelling ervoor zorgde dat het AC communicatie gericht vragen kon beantwoorden en bovenop de ontwikkelingen in de media en bij het publiek zat. Actorenanalyse en doelgroepenanalyse moeten zijn voorbereid Tijdens de oefening bleek dat het maken van een actoren analyse en een doelgroepenanalyse veel moeite kostte. Dit zou voorbereid moeten zijn in de planvorming. Dit was ook de reden waarom het AC vooral reactief was en niet echt

11


proactief kon worden. Door te weten welke doelgroepen en partijen belangrijk zijn in welke fase van het Maashoogwater kun je proactief communiceren en een deel van de vragen die bij het AC binnen komen voor zijn. Breng de woordvoerder beter in stelling In de oefening is een interview met de woordvoerder geoefend. Dit was onvoldoende voorbereid vanuit het AC. Dit kwam mede door het ontbreken van de persvoorlichter in het team. Tijdens de oefening bleek dat dit een essentiële functie is om de woordvoerder optimaal in stelling te brengen voor een interview van de pers.

12

Trimension BV



13


1. Ervaring opdoen met de rol binnen de calamiteitenorganisatie Gewenst gedrag Bewust stil staan bij rol en taak

In kaart brengen betrokken partijen

In kaart brengen informatiebehoefte netwerkpartners Afstemmen met netwerkpartners De kadewacht organisatie rapporteert periodiek aan het OC/OT over de situatie en problemen Mening deelnemers

14

Trimension BV

Observatie In de discussie binnen het OT komt niet expliciet tot uiting dat WRO leading is voor WBL sinds daar de calamiteitenorganisatie is opgetuigd. Nu liggen de dilemma’s rondom acties nog wel vooral bij het AC WBL. Het feit dat WRO leading is in de communicatie en gevoed moet worden vanuit WBL komt in totaal niet ter sprake binnen het OT.

In het eerste OT-overleg wordt een netwerkoverzicht gemaakt. Dit wordt in de vier daaropvolgende overleggen niet meer bijgesteld. De focus lag daar ook maar beperkt op mede doordat er vanuit het tegenspel geen expliciet nadruk op lag. Alleen voor de veiligheidsregio komt dit aan de orde. Voor andere partijen wordt dit niet in kaart gebracht. Afstemming met de VR en RWS wordt besproken andere partijen niet.

In het OT-overleg rapporteert de leider AC kadewachten. Vanuit het OC komt niet echt een overzicht

Conclusie Bij het waterschap is nog niet volledig duidelijk dat tijdens crises het waterschap leading is als het gaat om calamiteiten waarbij het waterschapsbedrijf betrokken is. Dit geldt ook nadrukkelijk voor het onderwerp communicatie. Het OT heeft uit zichzelf nog onvoldoende aandacht voor het netwerk. Dit verdient aanvullende aandacht in OTO activiteiten. De veiligheidsregio is een natuurlijke partner bij maashoogwater. Dit is een goed uitgangspunt. Leerdoel is deel behaald, RWS en de veiligheidsregio zijn belangrijke partners waarmee is afgestemd Het OC ondersteunt het OT onvoldoende in het zorgen voor een gedeeld totaal beeld. Deze rol vergt aanvullende afspraken en training.


2. Laten zien aan bestuur en directie hoe de calamiteitenorganisatie werkt. Gewenst gedrag Bestuur en directie bezoeken deelnemende organisatieonderdelen Mening bestuur en directie

Observatie Zowel de directeur als de voorzitter zitten een keer als toeschouwer bij het OT

Conclusie Leerdoel bereikt

Tav het bezoekersprogramma is veel positieve respons gegenereerd. Men was onder de indruk over wat er toch allemaal komt kijken bij een hoogwater voor het waterschap. Het heeft dus bijgedragen aan het begrip voor onze taak. Tevens was men enthousiast over de professionaliteit waarmee de oefening werd georganiseerd en het bezoekersprogramma. Vanuit de directie is waargenomen dat er goed geoefend werd. Iedereen deed goed mee en vond het ook leuk om mee te doen. Tevens werd gesignaleerd dat we er nog niet zijn. Teleurstelling was er ook dat we nog niet zo ver zijn als werd aangenomen. Niet altijd werden de juiste vragen gesteld en werd relevante informatie gedeeld. Hieraan gekoppeld werd uitgesproken dat er meer geoefend moet worden de komende perioden

3. Zorgen voor een goede externe communicatie Gewenst gedrag AC maakt een actorenanalyse AC maakt een doelgroepenanalyse AC brengt tijdtempofactoren / eisen in kaart AC brengt op tijd de woordvoerder in

Observatie Nvt

Conclusie

Nvt Nvt

Nvt

15


stelling

4. Oefenen logistiek deel bestrijdingsplan Maashoogwater Gewenst gedrag Het ACB voert werkzaamheden uit cf. het logistiek plan Het ACB rapporteert periodiek over de voortgang aan het OC Het OT stuurt bij indien nodig

16

Trimension BV

Observatie Vanuit OT niet geobserveerd

Conclusie Geen oordeel

De leider AC buiten rapporteert periodiek in het OT. Deze informatie komt niet via het OC de organisatie binnen

Leerdoel behaald, maar hier is meer efficiëntie te behalen als de rol van het OC explicieter wordt uitgewerkt.

Bijsturing leek niet van toepassing, uitvoering van logistiek plan verliep conform planning.

Monitoring is gebeurd, bijstelling niet nodig dus geen aanvullend oordeel



17


1. Ervaring opdoen met de rol binnen de calamiteitenorganisatie Gewenst gedrag Bewust stil staan bij rol en taak In kaart brengen betrokken partijen

In kaart brengen informatiebehoefte netwerkpartners Afstemmen met netwerkpartners

Mening deelnemers

Observatie Rol van de deelnemers in het AC is in het begin nog wat zoeken, maar gaandeweg de oefening pakt ieder de rol zoals deze is bedoeld in het plan Gebeurt niet uit henzelf, na tip van waarnemer gaan ze er mee aan de slag. Hoofd AC doet dit samen met collega. Wordt vanaf scratch uitgewerkt is niet voorbereid Berichtgeving van de waterpartners en regio is maar beperkt gesimuleerd, AC gaat pas na ruim 3,5 uur contact leggen Nadat de contacten zijn gelegd met de waterpartners vindt geregeld afstemming plaats. Contact met de VR komt slechts beperkt van de grond

Conclusie De oefening heeft de rol en taakverdeling binnen het AC aanzienlijk duidelijker en concreter gemaakt. Dit gedeelte van de taak van het AC is onvoldoende uitgewerkt in het draaiboek en ook nog niet als onderwerp “op het netvlies” bij het hoofd AC. Hangt natuurlijk samen met het ontbreken van het overzicht van betrokken partijen. Hierdoor is het AC eerder reactief dan proactief. Goed opgepakt vanuit het AC. Het ontbreken van een duidelijke VL component uit de algemene kolom in het tegenspel toont aan dat het AC nog wat reactief is.

Afstemming met OC verloopt moeizaam Duiden van informatie erg afhankelijk van wie er beschikbaar is. Zeer leerzame oefening

2. Laten zien aan bestuur en directie hoe de calamiteitenorganisatie werkt. Gewenst gedrag Bestuur en directie bezoeken AC communicatie Mening bestuur en directie

18

Trimension BV

Observatie Zowel de directeur, adjunct-directeur als de voorzitter bezoeken het AC communicatie en blijven daar om te zien hoe het AC functioneert.

Conclusie Leerdoel bereikt

3. Zorgen voor een goede externe communicatie Gewenst gedrag AC maakt een actorenanalyse

AC maakt een doelgroepenanalyse

AC brengt tijdtempofactoren / eisen in kaart

AC brengt op tijd de woordvoerder in stelling

Mening deelnemers

Observatie Nadat uit de media watching bleek dat het voor de burgers onduidelijk is waar ze nu welke info moeten halen wordt dit voortvarend door het AC opgepakt en komt op de website een lijstje met informatie waar de burger moet zijn met wat soort vragen

Conclusie Goed opgepakt, dit is ook nog onvoldoende uitgewerkt in de draaiboeken. Advies is om deze min of meer standaardverdeling van taken van betrokken actoren altijd bij de eerste berichtgeving op de website te zetten. Dit kost het hoofd AC veel moeite, is ook niet voorbereid in de Het is goed om in de planvorming en in de OTO planvorming en staat niet als prioriteit op de mentale lijst want pas na aandacht te besteden aan het snel een goed coaching wordt dit opgepakt doen van een doelgroepenanalyse. Dit moet een abc-tje worden voor het AC. Het AC is vooral reactief en is daar erg snel in. Op Twitter en Het AC is op dit moment prima in staat om in het telefoontjes wordt vlot gereageerd. De beverratten-discussie kan vrij hier en nu te opereren, het reageren via de social vlot in de kiem worden gesmoord door een specialist uit het OC in te media en telefoon verloopt met de nieuwe schakelen. bezetting al best goed. De verbeteringen die hier mogelijk zijn zitten vooral in de afstemming met Het verder kijken in de tijd daar komt het AC niet aan toe, zeker niet inhoudelijk specialisten en in de hulpmiddelen op het moment dat de nacht ingegaan wordt. Vooruitkijken naar wat de melding van ernstig hoogwater de volgende ochtend betekent Aandachtspunt is het vooruitwerken en vooruit gebeurt niet denken, dit vergt nog aanvullende acties bijvoorbeeld op het gebied van OTO en mogelijk ook in de planvorming Het ontbreken van de persvoorlichter laat zich voelen de overval van Dit is niet gelukt, de woordvoerder is onvoldoende de journalist op de woordvoerder is onvoldoende voorbereid en het in stelling gebracht en kon eigenlijk alleen maar improviseren verloopt ook niet naar wens. verliezen. Van het interview zijn videobeelden gemaakt. Het advies is om als woordvoerder en betrokken medewerkers AC communicatie deze beelden terug te kijken en samen te evalueren om te zoeken naar mogelijkheden voor verbetering. Accepteer het feit dat het niet goed was, ga aan de slag met hoe het beter kan. Deelnemers zien de noodzaak om in de planvorming voorbereidingen te treffen voor de actorenanalyse en de doelgroepenanalyse

19


20

Trimension BV

4. Oefenen logistiek deel bestrijdingsplan Maashoogwater Gewenst gedrag Het ACB voert werkzaamheden uit cf. het logistiek plan Het ACB rapporteert periodiek over de voortgang aan het OC

Het OT stuurt bij indien nodig Mening deelnemers

Observatie Nvt hier

Conclusie

Informatie over hoe dit verliep is niet of nauwelijks binnengekomen bij het AC Communicatie. Procedureel verloopt dit via het OC, daar is immers alle informatie over de operatie beschikbaar. Echter Het OC kwam niet goed uit in het vervullen van deze rol. Deels doordat OC-leden niet goed wisten welke rol ze hierbinnen (moeten) vervullen en deels omdat de OL het OC daar ook niet op bijstuurde. Nvt hier

Het AC communicatie is erg afhankelijk van de rest van de organisatie voor wat betreft informatie over de werkzaamheden die plaatsvinden. De wijze waarop deze informatie bij het AC Communicatie moet komen is onvoldoende geborgd op dit moment.

Binnen het AC Communicatie geen mening hierover

21


Bijlage C Evaluatiefomulieren AC Buiten, Hydrologie, Ondersteuning en kadewacht C.1

Waarnemingsformulier voor het Actie Centrum buiten (ACBUI)

Waarnemer: Juus Teensma Benodigde achtergrondinformatie: bemensingsplan ACBUI met taakverdeling, draaiboekacties met bijbehorende documenten. Afspraken m.b.t. waarnemen: het observeren van het Actie Centrum op de loods gedurende de oefendag. Gewenst resultaat Iedereen in het ACBUI kent zijn rol en weet zijn taken. Leiders ACBUI Leiders standaard acties Leiders Logistiek Medewerkers Logistiek Medewerkers stand. acties Planning en registratie Administratieve ondst.

Observatie Is er gewerkt conform het opgestelde bemensingsplan met taakactiviteiten?

Er zijn goede afspraken gemaakt met alle medewerkers zowel intern als extern over de aansturing in de lijn, en er is achtervang geregeld indien personen niet bereikbaar zijn.

Worden aan het begin van een dienst telefoonnummers uitgewisseld en afspraken gemaakt over aansturing, aan- en afmelden van teams /personen en tijdstippen van dienstwisselingen?

Het begin was enigszins chaotisch en is dit niet centraal gedeeld. Gaande weg de dag is dit gecorrigeerd. Echter doordat een aannemer zelf had besloten om te wisselen van team was het AC op de loods hiervan niet op de hoogte. De leiders in het veld wel.

Het AC is bekend met het gebruik van het draaiboek en de procedures over afroepen en gereed melden van de acties.

Was het AC in staat om de door het OC afgeroepen acties te raadplegen en als planning te handteren i.v.m. verdere afhandeling?

Ja, in het begin moeizaam maar gaandeweg de oefening verliep het beter, zij het dat het meer tijd vergt dan gedacht. Zie ook algemene opmerking m.b.t. werkruimte.

Het geautomatiseerd draai boek wordt goed bijgehouden en gebruikt voor rapportages over de voortgang.

Worden gereed gemelde acties tijdig bijgewerkt en worden er structureel rapportages gemaakt om de voortgang te bespreken en te bewaken?

De acties door Logistiek worden efficiënt en in de gewenste volgorde uitgevoerd.

Is de huidige inrichting en opslag in de calamiteitenloods afdoende voor een effectieve uitvoering van de logistieke handelingen?

Doordat afgesproken is dat de teams de acties afmelden bij de actieleiders en deze het op zijn beurt afmeld bij planning en registratie in het AC verloopt het over veel schijven en werkt dit vertragend. Hoeveel moet nog gemeten worden. De logistieke handelingen verlopen efficiënt in de loods en ook binnen de tijd. De inzet pompenteams bepaald de

22

Trimension BV

Waren er onderdelen / personen voor wie de rolverdeling en taakactiviteiten niet duidelijk was?

Conclusie Ja, tijdens de oefening zelfs met dubbele bezetting. Dit zorgde voor een grote groep met af en toe veel drukte. Over het algemeen voor iedereen duidelijk en gaande weg de oefening werd het zelfs duidelijker omdat voor vele het een nieuwe rol betrof die vooraf niet geheel helder was.

Er wordt veilig gewerkt met de juiste hulpmiddelen.

Worden de hulpmiddelen goed gebruikt? Is er voldoende aandacht voor de veiligheid bij de acties in de loods? Zijn de locatie specifieke materialen goed te traceren in de loods qua opslag?

De uit te rijden materialen zijn goed geordend en herkenbaar voor de medewerkers. Algemene opmerkingen n.a.v. de oefening.

tijdsduur van de actie. De inzet van 2 heftrucks en deskundig personeel zorgt voor een goede en veilige werkwijze. Alle rekken zijn genummerd en voorzien van kunstwerknummer en naam van de specifieke locatie.

Bij aanvang werd gestart met een AC overleg terwijl het materieel en de teams klaar stonden voor te laden. Als vanuit het OC op maandag besloten wordt om de acties tot 1500 m3 uit te voeren moet voor iedereen helder zijn wat er moet gebeuren en wie wat gaat doen. Een BOB overleg voor standaard acties lijkt me dan niet nodig. Er zijn vooraf en tijdens de oefening verschillende uitdraaien gemaakt uit het geautomatiseerd draaiboek. Zo zijn vooraf uitdraaien gemaakt van het Draaiboek AC buiten op tijdsvolgorde en op actienummer. Daarnaast is tijdens de oefening gewerkt met statusrapporten waarmee wordt aangegeven welke acties afgeroepen, gerealiseerd en niet afgeroepen zijn. Het betreft verschillende rapporten met wisselende informatie die door elkaar gebruikt werden en dit kwam de communicatie over het verloop en inzicht in de acties niet ten goede. Er dienen afspraken gemaakt te worden over het gebruik van één draaiboek met bijbehorende tijdsplanning. Door te kiezen voor bv het draaiboek AC Buiten gesorteerd op tijd en afvoer kan bij ieder hoog water aangegeven worden tot welke afvoer acties uitgevoerd moeten worden. Stijgt de afvoer dan kan gewoon doorgegeven worden tot welke afvoer de volgende standaard acties moeten worden uitgevoerd. De rapportage status acties alleen gebruiken als tool voor de leiders ACBUI en OC om inzicht te hebben over het verloop. Als toevoeging aan het draaiboek is het wenselijk om een uitvoerend team of rayon te koppelen aan de actie. De acties met betrekking tot het dichtzetten of openzetten van spindels op pomplocaties is niet helder. Dit omdat de ene keer de gemeente bedieningsplichtige is en de andere keer WRO of een combinatie als sprake is van meerdere spindels in één of meerdere putten. Net als het draaiboek pompen en draaiboek coupures is het een optie om een draaiboek spindels te maken met bijbehorende informatie zodat het voor de teams helder is wie wat moet doen en hoe de systemen werken. Dit kan wederom verduidelijkt worden met foto’s en overzichtskaartjes. Het actiecentrum buiten werkte de gehele dag in één gezamenlijke ruimte, bemand met de actieleiders, de administratieve ondersteuning, planning en registratie en logistiek. Dit kwam het werk van planning en registratie niet ten goede als er regelmatig telefonische terugmeldingen waren van standaard acties. In dezelfde ruimte vond ook het overleg plaats waarbij het verzoek was om geen telefoontjes aan te nemen. Afgezien van het feit dat deze afspraak af en toe werd genegeerd betekend het ook dat het ACBUI tijdens overleg niet bereikbaar is. Door het werken vanuit één ruimte zaten de actieleiders zelf ook te veel in de inhoud van de standaard acties en kwamen ze niet toe aan het opstellen van een bemensingsplan op basis van de afgegeven prognoses uit het OT. Een belangrijke taak van de AL is om inzicht te hebben in de stavaza qua tijdsplanning (wordt alles tijdig gehaald) en om inzicht te hebben in hetgeen er aan staat te komen en wat daar aan capaciteit voor nodig is en binnen welke tijdsspanne het moet gebeuren.

23


Mijn voorstel is om meerdere werkruimten (of gewoon de eigen werkplekken) in gebruik te nemen voor planning en registratie en logistiek en te zorgen dat deze ook permanent bereikbaar zijn. Zij rapporteren via de status rapportage uit het draaiboek over de standaard acties. De Geulzaal in gebruik laten bij de actieleiders met de administratieve ondersteuning voor het oppakken van meldingen en het uitzetten van de lange termijn planning.

Het proces meldingen verliep ongestructureerd. Er werden meldingen geregistreerd in het geautomatiseerd draaiboek door het AC Kadewacht of OC dat was niet altijd helder. Aangezien er vooraf geen afspraken zijn gemaakt over het gebruik van deze module in het draaiboek is er door het ACBUI niet naar meldingen gekeken. Pas nadat de eerste keer een melding telefonisch werd doorgegeven bleek dat deze en meerdere meldingen geregistreerd waren in het GDHWM ter afhandeling door het ACBUI. Andere telefonische meldingen daar en tegen werden niet hierin geregistreerd maar als logboekitem vastgelegd door het Call-center. Aangezien het fictieve meldingen betrof zijn ze kort met enkele bewoordingen afgehandeld. Terwijl als dit reële meldingen waren geweest ze niet zonder een BOB overleg afgedaan hadden kunnen worden. Met betrekking tot enkele meldingen ben ik van mening dat het OC meer voorwerk had moeten doen in de zin van vergunninghouder, situatietekening e.d. Tijdens het werken in de meldingenmodule is het access-systeem op de loods vastgelopen en was een herstart van de pc noodzakelijk. Mijn voorstel is om de meldingen module in het GDHWM alleen te laten gebruiken door het AC Kadewacht als registratietool voor het bijhouden van waterstanden. Voor alle meldingen die via het OC uitgezet moeten worden naar andere organisatieonderdelen dienen nadere afspraken gemaakt te worden over het gebruik van systemen en procedures. Een algemene constatering van mij tijdens de oefening betreft het ontbreken van kennis in de samenhang van acties uit het draaiboek. Dit naar aanleiding van de opdracht uit het OC om de sluisdeuren in Roermond te gaan sluiten. Er zal nog meer kennis met elkaar gedeeld moeten worden vooral over acties die slechts incidenteel en alleen bij calamiteiten uitgevoerd moeten worden. Het volstaat niet met het opschrijven van een actie al of niet ondersteund door onderliggende documenten. Via het OTO plan of via andere afspraken tijd inplannen om kennis van bestrijdingsplannen met elkaar te delen.

Persoonlijke opmerking m.b.t. de oefening, afspraak was dat alleen een scenario hoog water maas aan de orde zou komen en dit is ook met de mensen van het ACBUI voorbereidt. Dan verbaasd het me toch dat er vanuit het OC verzoeken komen om acties uit het bestrijdingsplan Roer fictief voor te bereiden. Daarnaast vind ik een scenario met een prognose van 4000 m3 niet reëel in relatie tot de oefendoelen van de nieuwe teams. Binnen het ACBUI is hier dus ook niets mee gedaan. Sittard 20 november ’13 Juus Teensma Medewerker Calamiteitenbestrijding

24

Trimension BV

C.2

Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (centralisten) – Oefening Mosa extrema

Waarnemer (naam)

: Chantal Vink

Vul de tabel in en zet een kruisje bij goed, matig of slecht. Geef indien van toepassing een opmerking/aandachtspunt. Goed = de deelnemers hebben alle facetten in acht genomen Matig = de deelnemers hebben maar de helft van alle facetten in acht genomen. Slecht= de deelnemers hebben geen enkel facet in acht genomen.

Goed Hoe verloopt het bij elkaar komen?

Hoe verloopt de opschaling?

x

Slecht

Opmerking Gestructureerd Snel

X

Vindt de besluitvorming effectief en snel genoeg plaats?

x

Is de beschikbare informatie, faciliteiten en uitrusting voldoende beschikbaar?

x

Werken de deelnemers gestructureerd?

x

Wordt er bij een melding door de centralisten goed doorgevraagd?

x

Vindt voldoende terugkoppeling plaats van de centralisten naar de kadewachten en andersom? Worden de vragen/terugkoppelingen tijdens de oefening groepsgewijs besproken?

Matig

x

Is als gevolg van dubbele bezetting. 1 portofooninstallatie is te beperkt voor de oefening. Te veel meldingen tegelijk voor 1 portofoon. In praktijk zijn meldingen meer gefaseerd door Start was minder gefaseerd kadewacht gestructureerd maar lopen. heeft zich gedurende dag verbetert tot goed. Door tussentijdse feedback OC en evaluatie team is als door gefaseerd werkwijze aangepast. Na eerste kadewachtfeedback verbetert en goed opgepakt door centralisten. Omdat terugkoppeling vanuit OC naar centralisten ontbreekt wordt niet alles terug gekoppeld aan kadewachten.

x

25


Vindt er terugkoppeling plaats naar het OC en van het OC naar de centralisten? Overige opmerkingen Waarnemer -

-

-

-

-

-

26

x

Van centralisten naar OC voldoende. Terugkoppeling vanuit OC in minder mate, is in de middag wel verbetert.

LAC belegt paar keer overleg met centralisten over plan van aanpak, wijze van communicatie. Portofooninstallatie werkt wederom op diverse plekken niet goed. Ruis, geen ontvangst. Er is maar 1 portofooninstallatie, bij piekbelasting krijgen centralisten meldingen niet verwerkt. Centralisten vragen door maar er is niet voldoende tijd om door te vragen, staan andere teams in wachtrij om ook meldingen door te geven. In real time gaat dit beter omdat je dan gefaseerd kadewacht loopt en de meldingen meer gefaseerd worden door gemeld. Team Golf verbinding structureel zeer slecht. Communicatie portofoon ging in avondrondje beter dan in ochtendrondje zowel qwa gebruik als qwa ruis/storing. Ingevulde module meldingen uit bestrijdingsplan centralisten strookt niet met meldingenprogramma dat OC open klikt. Er valt een deel van het scherm weg waardoor niet alles zichtbaar is in OC wat centralisten hebben ingevuld. Dit geeft in het OC de indruk dat centralisten niet doorvragen bij kadewachten terwijl dit wel geval is en ingevuld is. Verwachtingspatroon OC over centralisten is analyse maken van binnengebrachte melding. Kadewachten signaleren alleen en centralisten geven dit door aan OC. Bij onduidelijkheid vragen centralisten tot bepaald niveau door, maar analyse moet door OC gedaan worden! Verwachtingspatronen OC en Centralisten over taak/rol verschillen. Opschaling en bij elkaar roepen ging prima. Gestructureerd en overzichtelijk. Werd nog kort instructie gegeven over gebruik portofoon. Kadewachten waren in beide rondjes snel naar buiten. Bij elkaar komen en naar buiten gaan heeft ochtend maar 15 min geduurd. P&O opgave doen aan kadewachten van zieken Bonnema Telecom heeft in de ochtend nog een zendmast bijgeplaatst in Roermond. In de middag zat er een piraat op de zender, bleek een piraat te zitten op outletcentre Roermond. Telefoonnummer OC op calamiteitenkaart niet bereikbaar. Trajecten Bravo, Golf en Mike zijn te lang, in vervolg opsplitsen teams : probleem krijg je niet rond qwa bemensing. Printer ontbreekt in centralistenruimte. AC ondersteuning gevraagd om bijzetten printer. Is uitgevoerd door AC ondersteuning. Te veel mensen aanwezig in centralisten ruimte als gevolg van dubbele bezetting. Centralisten keuze gemaakt om met elkaar mee te kijken. Voor proces was beter geweest om groep op te delen in bezetting ochtend en bezetting avond. Discussie ontstaat in de ochtend wie bepaald of melding belangrijk is en door gemeld moet worden aan OC. Wie maakt schifting OC of centralisten? Situatie op kaarten strookt altijd met situatie buiten. Bordjes ontbreken, door werkzaamheden kades situatie buiten anders.

Trimension BV

C.3

Waarnemerformulier Actiecentrum Kadewacht (teams) – Oefening Mosa extrema

Team charlie Waarnemer (naam)

: Bert Pex



Wordt door de kadewacht gebruik gemaakt van de juiste communicatieprocedure (aan-en afmelden, niet door elkaar praten Komt het kaartmateriaal overeen met portofoon)? de situatie buiten? Vindt voldoende terugkoppeling plaats van de kadewachten naar de centralisten?

Bij het uitblijven van een tijdige terugkoppeling, neemt het actieteam dan zelf weer het initiatief om te vragen wat de stand van zaken is?

Opmerking Verzamelplaats verplaatsen geen parkeergelegenheid meer

x

-Geen reserve batterij voor portofoon in koffer -Zeer slechte communicatie door slechte ontvangst Portofoon

x

Opdracht van Centralisten, natte plekken in straat in Borgharen kan niet zonder goed kaartmateriaal uitgevoerd worden.

x

x

x

x

Zijn de opdrachten duidelijk?

Vindt er terugmelding plaats van de centralisten na een melding?

Slecht

x

Beschikt de kadewacht over de juiste uitrusting? Wordt door de kadewacht gebruik gemaakt van de juiste hulpmiddelen?

Matig

x

x

Overige opmerkingen Waarnemer

27


Het opstarten verloopt zeer langzaam door slechte communicatie via Portofoon. Het aanmelden duurde daarom extreem lang. Na het aanmelden kwam er een melding van centrale dat de kadeeachten naar de Spekstraat moesten lopen voor controle op natte plekken. Niemand wist waar de spekstraat ligt. De opdracht kan alleen goed worden uitgevoerd als er ook goed kaartmateriaal in het koffer aanwezig zijn.

28

Trimension BV

C.4


Team Delta Waarnemer (naam)

: Bert Pex



x

Beschikt de kadewacht over de juiste uitrusting?

Wordt door de kadewacht gebruik gemaakt van de juiste hulpmiddelen? Wordt door de kadewacht gebruik gemaakt van de juiste communicatieprocedure (aan-en afmelden, niet door elkaar praten Komt het kaartmateriaal overeen met portofoon)? de situatie buiten? Vindt voldoende terugkoppeling plaats van de kadewachten naar de centralisten?


Vindt er terugmelding plaats van de centralisten na een melding? Bij het uitblijven van een tijdige terugkoppeling, neemt het actieteam dan zelf weer het initiatief om te vragen wat de stand van zaken is?

Matig

x

x

Slecht

Opmerking -Beetje rommelig door samenkomst AB bezoekers -Situatie op verzamelplaats in Maastricht is -Accu Portofoon leeg veranderd. Andere aangeleverd verzamelplaats kiezen -Geen riem voor noodzakelijk verrelijker -Geen meetlint in koffer(was wel de afspraak vorig hoogwater)

x

x

x

x

x

x

29



30

Trimension BV

C.5


Team Golf Waarnemer (naam)

: Bert Pex






Slecht

Opmerking

x


Matig

x

Veel klachten over het Portofoon gebruik, het is erg rommelig, veel storing, niet te verstaan en daardoor slechte bereikbaarheid

x

x

x

x

x

x

Bij het uitblijven van een tijdige terugkoppeling, neemt het actieteam dan zelf weer het initiatief om te vragen wat de stand van zaken is? Overige opmerkingen Waarnemer

31


-Veel klachten over het Portofoon gebruik, het is erg rommelig, veel storing, niet te verstaan en daardoor slechte bereikbaarheid

32

Trimension BV

C.6


Team India Waarnemer (naam)

: Bert Pex





Opmerking

x

Communicatie verloopt zeer moeizaam door slechte ontvangst

x

Briefing voorafgaand aan de oefening kan beter. Waar moeten we op letten, faalmechanismen , etc

x

x

x

x



Slecht

x


Matig

x

x


33


Andere communicatie middelen gebruiken. Bv smartphone met speciale kadewacht app Er bestaat dan de mogelijkheid om foto’s te maken en naar centrale te sturen GPS positie bepalen etc.

34

Trimension BV

C.7


Team Lima Waarnemer (naam) : Bert Pex Vul de tabel in en zet een kruisje bij goed, matig of slecht. Geef indien van toepassing een opmerking/aandachtspunt. Goed = de deelnemers hebben alle facetten in acht genomen Matig = de deelnemers hebben maar de helft van alle facetten in acht genomen. Slecht= de deelnemers hebben geen enkel facet in acht genomen.






Slecht

Opmerking

x


Matig

x

Sleutel hekwerken past niet op alle sloten

x

x

Spindel 68.Ds staat op kaart maar is in het veld niet aangetroffen.

x

x

x

x

De melding Drijfvuil voor rooster is niet goed doorgekomen op het meldpunt. Wordt ook niet terug gekoppeld

x

Melding wordt niet terug gekoppeld


35


36

Trimension BV

C.8

Evaluatie AC Hydrologie– Oefening Mosa extrema

Tips -

-

Informatievoorziening moet beter, in voorbereiding op hoogwater seizoen zodat tijdens hoogwater de standaard gegevens voorhanden zijn. Discussies vóór hoogwaterseizoen voeren bijv. weghalen pompen Betrokkenheid bij het verloop van de calamiteit was beperkt, te grote afstand tussen ACH en andere actiecentra. Geen zicht op wat er allemaal speelt binnen de calamiteit Communicatie binnen het ACH verliep niet soepel. De gegevens werden niet goed doorgestuurd naar de teamleden. Informatieverstrekking moet beter. Rolverdeling binnen AC hydrologie niet helemaal helder, nader uitwerken gewenst. Voorbereiding OT in ACH duurde te lang, meer oefening gewenst met BOB-methodiek Afspraken maken over communicatie naar OT/OC en andere AC’s (vast format) Tijdens de ACH-overleggen zorgen dat de afspraken helder zijn door samen te vatten en ook zorgen dat iedereen ze mee krijgt ook wat betreft vergadertijd. Desnoods op de mail zetten. Omgaan met onzekerheden, vertaling van onzekerheden duidelijker maken. Behoefte aan meer interne communicatie en informatieverstrekking Telefooncommunicatie verliep soms moeizaam, mensen slecht bereikbaar Operationele taken ACH beter in beeld brengen en borgen Werd alleen naar m3 gevraagd, er had meer naar waterstanden gevraagd kunnen worden. WPM geen sleutel van het hek om te kunnen meten.

Tops -

Interessant om te doen Iedereen betrokken, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. BOB Structuur van bespreking is goed, zorgt voor opheldering en duidelijkheid. Inzet WPM, goede samenwerking Nabootsing van de druk waaronder gewerkt moet worden. De oefening zelf Goede productieve houding Goede structuur, duidelijk van wie de vragen afkomen. Inzet van iedereen was goed, veel geleerd.

Over de oefening: Inhoudelijk te weinig echte oefening voor hydrologie vanwege ontbrekende informatie (geen reële meetnetgegevens, websites e.d.) en ontbreken van vragen uit andere actiecentra en extern (dit gebeurt bij een echt hoogwater veel meer). Bij nieuwe oefeningen graag meer aandacht voor regionaal systeem Veel geleerd van oefening, met name mensen met weinig ervaring Geen of nauwelijks contact geweest tussen ACH en OC en andere AC’s

37


C.9

Evaluatie Centralisten– Oefening Mosa extrema -

-

38

Meldingensysteem: meldingen kunnen niet apart worden afgedrukt. Telefoonnummers kadewachtlijst niet “Up to date”. Vanuit P&O ziekmeldingen personeel aan Centralisten doorgeven. Ondanks gemaakte afspraken met communicatie over filmen/interviews van kadewachten toch nog telefoons over deze kwestie door collega’s. Slechte verbinding met portofoon, vaak met telefoonnet moeten werken met name team Golf, Hotel, Mike. Procedure communicatie portofoon/mobilofoon/telefoon verbeteren. Terugkoppeling van OC van doorgestuurde meldingen waren niet dan wel summier. Communicatie met OC werd als stroef en niet prettig ervaren. Is taakstelling van Centralisten wel bekend bij met name het OC. Kadetrajecten team Bravo, Mike (en Golf) zijn te lang en dienen te worden opge-splitst. Telefoonnummer op kadewachtkaarten was niet bereikbaar/niet correct. Standaard vragenlijst maken i.v.m. doorvragen bij meldingen. Kadevaknummers staan niet op elke kaart aangegeven (v.b. Bosscherveld nr’s 3, 4 en 6). Kaarten checken en aanpassen. Een kolom met betreffende gemeente opnemen in lijst van kadewachtteams. Kaarten van waterkeringen uitleggen/ophangen op vaste plek bij/voor centralisten bij protofoon. Feitelijke situatie buiten stemt niet overeen met enkele kaarten. Enkele kadevakbordjes bij coupures of wegovergangen zijn verkeerd genummerd of zijn weg. Bij team Echo is geconstateerd dat “19S44” niet in het systeem staat maar wel op de kadewacht kaarten. Sleutel poorten. Parkeerontheffing voor kadewachten. Het niet direct uitklappen van de records, waardoor verwarring ontstond. Het niet kunnen terugbladeren in de records. Bij het openen van een record via de lijst voor actualisatie, was het record weg waar je mee bezig was. Verloren gaan van informatie. Het OC deed niet “refreshen” van systeem. Aanvullend hierop heb ik nog het volgende. Het meldingensysteem kent een aantal verplichte velden die altijd ingevuld moeten worden. Dit is echter niet in alle gevallen handig. Het systeem is nog niet helemaal gebruiksvriendelijk. (voorbeeld: indien peilschalen worden doorgegeven zijn aparte velden voor in meldingensysteem (datum, tijdstip en hoogte peilschaal) aanwezig. Het is dan niet nodig om iets bij het veld ‘omschrijving melding’ te zetten omdat voor het noteren van de peilschaal aparte velden zijn. Het veld ‘omschrijving melding’ is echter een verplicht veld. Je kunt de melding dan niet afsluiten zonder iets in dit veld te zetten, terwijl dit eigenlijk niet nodig is. Je hebt alle info namelijk al in de velden m.b.t. de peilschaal gezet).

Trimension BV

C.10 Evaluatie AC Ondersteuning– Oefening Mosa extrema Hierbij onze evaluatie (Erik en Laurent). Het uitgereikte formulier is zoals ook door jou aangegeven op ons niet goed van toepassing. Erik heeft aangegeven het een leerzame oefening te hebben gevonden. Plan-do-check-act handelen en communiceren naar de hele groep Ondersteuning zijn aandachtspunten naar de toekomst. Aangaande techniek en facilitaire zaken hebben zich geen verstoringen voorgedaan zover bekend m.u.v. portofoonverkeer. De dag is voor ons voorspoedig verlopen. We hebben onderstaande vragen / opmerkingen aangaande de oefening :  Ons ins onduidelijk gebleken welke rol telefoniste in relatie tot call centre heeft m.b.t. inkomend telefoonverkeer Waar moet naar worden doorgeschakeld , vroeger alles naar OC, Tijdens de oefening is dit ook gebeurd.  Binnenkomend telefoonverkeer was stukken minder dan bij een echte calamiteit  Ons is niet duidelijk geworden / naar ons / in OT gecommuniceerd wanneer callcentre is ingeschakeld. Kijkend naar de toekomst  De bezetting bij ondersteuning is bij een 24 uurs organisatie erg mager/kwetsbaar m.b.t. facility (1 facilitair medewerker en 1 actieleider)  De inrichting van alle actiecentrums / OC tegelijk is bij een echte calamiteit niet binnen 3 uur te regelen !

39


Bijlage D Waarnemingsformulieren coupures en pompinstallaties

40

Trimension BV

D.1 Waarnemingen coupures Laden materieel coupure

Was het voor iedereen duidelijk waar in de loods het benodigde materieel te vinden is?

Niet gemonitord

Transport loods - coupures "Was het duidelijk waar jullie moesten zijn? Zo niet, wat was er onduidelijk?"

Niet gemonitord

"Was er sprake van oponthoud tijdens het transport? Zo ja, hoeveel extra tijd heeft dit gekost?" Niet gemonitord

Bereikbaarheid locaties coupures Waren de locaties van de coupures met alle materieel goed te bereiken?

Ja, alle locaties zijn tweezijdig bereikbaar en waren goed te bereiken Zo niet, wat stond er in de weg? Bij locatie lift stond een geparkeerde auto in de weg, is direkt verplaatst, geen probleem Was het mogelijk deze obstakels te verwijderen? Hoe is dit opgelost? zie boven Hoeveel tijd is hiermee (per coupure) verloren gegaan? nihil

Suggesties / opmerkingen? T.a.v. Veiligheid 1. Medewerkers waterschap dragen geen helm bij lossen, dit is wel noodzakelijk.

41


Navraag leert dat volgens medewerkers geen helmen beschikbaar zijn gesteld Voorstel: helmen ter beschikking stellen en tijdens briefing wijzen op belang veiligheid

T.a.v. Montage coupures 1. De te gebruiken ladders voldoen niet, onveilig of ongeschikt, kijken naar geschikter materieel 2. Het is duidelijk dat montage onwennig is, vaker oefenen zou beter zijn Voorstel: kijk of oefenlocatie aan Rijksweg Noord mogelijk is 3. In draaiboek wordt uitgegaan van 2 personen, nu werkzaamheden door 4 personen, dat biedt zeker voordelen; vierde man kan wel beter benut worden, bijvoorbeeld voor overzicht 4. Is vooraf afspraken gemaakt tav leiding/coördinatie? Dit lijkt niet het geval te zijn 5. De lamellen voor de derde coupure zijn niet apart gemerkt, om twee redenen is dit wel aan te bevelen: in de eerste plaats was een deel van de lamellen achtergebleven bij coupure 1 in de tweede plaats: coupure 3 valt niet op en wordt onder tijdsdruk met grote kans vergeten! 6. T.a.v. coupure Lift: onderste geleiders zijn niet van RVS of aluminium: faalkans naar de toekomst toe daardoor groter, voorstel: aanpassen 7. Spanningshouders zijn nu niet vergrendelbaar, maakt diefstal kering mogelijk. Voorstel: bekijk of afsluitbare vergrendelkop mogelijk is 8. Draadeinde geleiders zou korter mogen om montage eenvoudiger te maken.

42

Trimension BV

D. 2 Waarneming pomplocaties

43


44

Trimension BV

45

Voorstel aan dagelijks bestuur

Recommend Documents