Voorkomen van psychisch verzuim

Voorkomen van psychisch verzuim in de Schoonmaak- en Glazenwassersbranche

Zo werk je prettiger!

Legenda

Waarom deze waaier?

Gesproken tekst

Deze waaier is bedoeld voor leidinggevenden in de Schoonmaak- en Glazenwassersbranche. De waaier helpt je om ‘psychische’ klachten bij medewerkers te herkennen en daarover met de medewerkers in gesprek te komen en geeft je tips voor oplossingen.

In deze waaier worden diverse gespreksvoorbeelden gegeven. In de schema’s wordt het onderscheid tussen leidinggevende en medewerker als volgt weergegeven: Tekst van de leidinggevende: ‘..............................................................’

Tekst van de werknemer: ‘..............................................................’

Is deze waaier iets voor jou? Wil jij ervoor zorgen dat je medewerkers zich minder vaak ziek melden? Is er bij je medewerkers wel eens meer aan de hand dan een griepje of een pijnlijke schouder? Hebben je medewerkers zoveel problemen, dat zij hun hoofd er over kunnen ‘breken’? Wil je weten hoe je met deze medewerkers in gesprek komt? Wil je tips over wat die medewerker en jij eraan kunnen doen?

Onderwerpen in deze waaier

1. Wat je moet weten over psychische klachten

1.

Psychische klachten ontstaan door te veel spanning. Als iemand veel problemen heeft op zijn werk en/of in de privé-situatie, zijn problemen niet zelf kan oplossen, daar veel over piekert en zich machteloos voelt, dan kunnen psychische klachten ontstaan. Psychiatrische problemen, zoals angststoornissen, komen weinig voor.

Wat je moet weten over psychische klachten 2.

Hoe herken je signalen? 3.

Wanneer ga je erover praten? 4.

Laten wij eens praten! 5.

Waar komt het door? 6.

Wat doe je bij verzuim? 7.

Wat doe je na verzuim? 8.

Hoe blijf je opletten?

Psychische klachten voel je in je hele lijf. Psychische problemen zitten ‘tussen de oren’ ... maar verder zit iemand dan ook ‘niet lekker in z’n vel’. Vermoeidheid, lusteloosheid, spierpijn en hoofdpijn horen erbij. Hoe langer het duurt, hoe erger het wordt. Wie bijvoorbeeld ’s nachts slecht slaapt, heeft minder weerstand en krijgt sneller griep.

Aanpakken van psychische klachten: daar kun je voor kiezen. Psychische klachten overkomen je, daar kies je niet voor. Je kunt er wel voor kiezen om psychische klachten aan te pakken. Vaak is daar hulp bij nodig. En vaak lukt het om tijdens de aanpak te (blijven) werken. Wie wil er nou psychische klachten hebben? Medewerkers zoeken wel eens een goede reden om te verzuimen. Maar zouden jouw medewerkers psychische klachten willen hebben?

2. Hoe herken je signalen? Het herkennen van psychische klachten is lastig. Want wat tussen de oren zit, zie je niet. Je kunt het wél merken. Belangrijk is dat je goed oplet. Wat is er ‘anders dan anders’ bij je medewerkers? Wat doen ze anders? Wat zeggen ze anders? Je medewerker doet anders, bijvoorbeeld: I Wordt om kleine tegenvallers erg boos I Heeft ineens een huilbui I Vergeet de laatste tijd allerlei afspraken I Maakt fouten in het werk … wat je van hem niet gewend bent I Meldt zich vaak voor een korte periode ziek met vage klachten (bijvoorbeeld drie keer griep in een half jaar)

‘Ik weet niet wat me overkomt, ik word zo maar boos en heb er dan later spijt van’

‘Ik zie het niet meer zitten’

‘Ik slaap al tijden slecht’

‘Ik heb het niet meer in de hand’

‘Als ik terugkijk, dan geldt dit dus voor…’

3. Wanneer ga je erover praten? ‘.................................... ..................................’

‘Eigenlijk weet ik wel over welke medewerkers dit gaat’

Bij welke medewerkers zie of hoor jij de laatste tijd signalen?

Je praat waarschijnlijk al geregeld met je medewerkers. Maar wanneer zeg je dat je even écht wilt praten, omdat je denkt dat het zo niet goed gaat? Wees op tijd … vóórdat het verzuim begint! Spreek de medewerker aan: Als jij het wilt, omdat je meerdere signalen hebt gezien en gehoord. Als jij de geschikte persoon bent: als je een goede vertrouwensband met de medewerker hebt en als in jouw bedrijf is afgesproken dat jij dit soort gesprekken voert. Ben jij dat niet? Regel dan iemand anders om dit gesprek te voeren!

Wat als je net te laat bent? Meldt één van je medewerkers zich ziek en denk jij dat het psychisch is? Neem dan actie en vertel het aan de bedrijfsarts/arbo-arts. Gebruik ook de rest van deze waaier! Met welke medewerker(s) wil jij een gesprek gaan voeren over psychische klachten?

4. Laten wij eens praten! Je hoeft geen dokter te zijn om een goed gesprek te voeren! Mensen met psychische problemen zijn niet gek. Je kunt gewoon met hen praten, naar hun verhaal luisteren en eens meedenken over oplossingen. Zo kun je helpen voorkomen dat ze ziek worden. Je hoeft niet alle problemen op te lossen! Je bent leidinggevende, geen tovenaar. Een gesprek voeren en meedenken over oplossingen betekent niet dat jij alle oplossingen moet bedenken en zeker niet dat jij de oplossingen moet uitvoeren. Toch kun je met een gesprek wel iets moois bereiken...

Roep tijdig hulp in! Merk je tijdens het gesprek dat er zoveel aan de hand is, dat jij er als leidinggevende niets mee kunt? Vertel dan aan de medewerker dat er een specialist nodig is. Zoek hulp voor de medewerker via P&O of de vertrouwenspersoon.

Organiseer voor het gesprek: I Tijd Ten minste een half uur, en ruim voordat jij of de medewerker ergens anders heen moet I Rust Zorg dat je niet gestoord wordt door collega's of door de telefoon I Ruimte Ga met de medewerker op een rustige plek zitten en zorg voor koffie/thee I Veiligheid Stel de medewerker op zijn gemak

Zó kan het begin van gesprek in grote lijnen gaan:

‘De laatste weken valt me op dat je...’

‘Ik zie dat je de laatste tijd…’

4a. Wat als het gesprek niet lukt? ‘Ik hoorde je zeggen….’

‘Ik denk daardoor dat het niet goed met je gaat en wil het daar eens met je over hebben. Wat we hier bespreken blijft tussen jou en mij. Wil je me er iets meer over vertellen?’

‘Ja, fijn dat je erover begint. Er speelt inderdaad iets waar ik me grote zorgen over maak, ik zit niet lekker in mijn vel’

‘Er zijn wel wat dingen waar ik van baal, maar het is niet heel erg’

‘Zullen we eens bespreken waar het

‘Zullen we toch, om erger te voorkomen,

door komt en welke oplossingen er

eens bespreken waar het door komt en

mogelijk zijn?’

welke oplossingen er mogelijk zijn?’

Ga naar kaart 5

Ga naar kaart 5

Is er iets? Nee hoor, niks aan de hand

Wat denk jij dat de medewerker denkt? Met mij is echt niks aan de hand, ik ben gewoon moe

Mijn privé-problemen gaan jou niks aan

Ik durf het niet te vertellen, vraag nog eens vriendelijk door

‘Nee hoor, niks aan de hand…..’

Het komt door jou, dus aan jou zeg ik dat niet

Ga naar kaart 4a

In mijn land praten we daar niet over

5. Waar komt het door? Dit kun je doen: I I

I I I

Vertel dat je bezorgd bent en wilt helpen Vertel de medewerker dat hij er ook met iemand anders over kan praten, bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon Vraag volgende week nog eens Vertel dat de medewerker bij je terecht kan als er wel iets is wat hij wil bespreken Overleg over wat te doen met een collega of P&O

Als je met een medewerker over psychische klachten wilt praten, is het nodig dat de medewerker je vertrouwt. Vertrouwen is iets wat kan groeien, elke dag een beetje. Zó bouw je aan vertrouwen: I I

I

Kom op voor je medewerkers Spreek respectvol over al je medewerkers: dan weet een medewerker dat je dat ook zult doen als-ie er zelf niet bij is Onthoud wat je hebt afgesproken en kom daarop terug

‘Waar komt het door?’ ‘Lastig onder woorden te brengen’

‘Het komt door…’

Help de medewerker op gang met het schema op

Ga naar de kaart die het best bij het antwoord

de achterkant van deze kaart. Daar staan veel

past, van 5a t/m 5g.

voorkomende oorzaken van psychische klachten.

Iets anders aan de hand? Ga naar 5h.

‘Is het misschien één van de oorzaken in dit schema?’

Vaak speelt bij een medewerker een combinatie van oorzaken. Stel dus ook de vraag: ‘waar komt het nog meer door’?

‘Wat speelt er?’

5a. Werkdruk 1. Wat is er aan de hand? Te veel werk in te weinig tijd? Te weinig collega’s? Lastige klanten, die meer willen dan in het contract staat? Ergernis

Werkdruk

Problemen op het werk met collega’s

doordat je niet al je materialen tijdig hebt? Te weinig informatie? Onduidelijke afspraken? Contractwisseling … dus nieuwe leidinggevende?

Is het misschien één van de oorzaken in dit schema?

Problemen op het werk met leiding

2. Hoe vaak komt dat voor? Hoe lastig vind je het? Kun je een voorbeeld geven? Wat doe je op zo’n moment? Wat is het effect daarvan? Wat is nu het belangrijkste om op te lossen?

3. Wat kun je zelf anders doen? Prioriteiten stellen? Je taken op een andere manier of in een andere volgorde uitvoeren?

Moeite met taal en cultuur

Problemen thuis of vanuit het verleden

Vragen of een collega kan inspringen? Eens aan collega’s vragen hoe zij ermee omgaan?

4. Wat kan ik/het bedrijf doen? Werkdruk eens op de agenda van het werkoverleg zetten? Overleggen met klant? Meer informatie over contract geven? Hulpmiddelen beter beschikbaar stellen? De werkverdeling aanpassen?

Moeite met eigen grenzen stellen Geldproblemen

5. Wat spreken we af?

5b. Problemen op het werk met collega’s

pfff! Mensen verschillen in wat ze gemakkelijk of moeilijk vinden. Zijn er taken die jou gemakkelijk lijken, terwijl je medewerkers ze moeilijk vinden?

1. Wat is er aan de hand? Wat speelt er? Wat is er gebeurd? Hoe ernstig is het? Tussen wie zijn er problemen? Kun je voorbeelden noemen?

Medewerkers die last hebben van de werkdruk, hebben soms óók moeite om hun grenzen aan te geven. Kijk ook eens op kaart 5g.

3. Wil je dat ik met je meedenk over hoe je dit probleem kunt oplossen of wil je dat ik een rol speel in de oplossing?

2. Wat heb je ermee gedaan? Heb je het besproken met die collega('s)? Wat was de reactie?

In het tweede geval kan ik nu nog niet veel zeggen, maar wil ik eerst het verhaal van de andere kant horen.

4. Wat spreken we af?

Speelt er veel? Pesten, agressie, seksuele intimidatie? Schakel hulp in, bijvoorbeeld van P&O of de vertrouwenspersoon! Laat de gepeste niet vallen, keur agressief gedrag openlijk af! Kijk ook eens op www.ras.nl voor informatie overde centrale vertrouwenspersoon.

Welke rol speel jij het liefst bij problemen tussen collega’s? Coach of scheidsrechter? Wat zou er gebeuren als je eens de andere rol aanneemt? Bestaat jouw team uit groepen medewerkers die wel eens met elkaar botsen? Achter op deze kaart vind je tips.

Managen van verschillen binnen je team

5c. Problemen op het werk met de leiding 1. Wat speelt er?

Als leidinggevende heb je vaak te maken met verschillende groepen binnen je team. Medewerkers uit verschillende landen, van verschillende leeftijden, etc. Hoe voorkom je ‘wij tegen zij’?

Het gaat over een andere leidinggevende

Het gaat over jou

I

I

Voorkom problemen door de teamsamenstelling te bepalen. Denk als je een medewerker aanneemt goed na over de gewenste teamsamenstelling. Hoe zijn verschillende groepen in het team vertegenwoordigd? Neem je vrienden of familie van teamleden aan, of liever niet? Wat is het beleid van jouw bedrijf? Algemeen geldt: zorg voor een goede mix (‘hoe bonter hoe beter’) en voorkom een meerderheid van een bepaalde subgroep!

Bevorder een goede samenwerking. Wees duidelijk welke spelregels er op het werk gelden. Zoals dat er Nederlands wordt gesproken. Wees attent: begrijpt iedereen de gemaakte grapjes? Vraag regelmatig: ‘Hoe werkt dat bij jou/jullie?’ Neem actie als het uit de hand loopt. Loopt de uitvoering van het werk, de sfeer of zelfs de veiligheid van medewerkers gevaar? Neem in overleg met je management actie.

2. Dapper dat je het zegt! Kun je er wat meer over vertellen?

2. Wat is er aan de hand? Wat is er gebeurd?

Wat is er gebeurd? Waar ben je precies boos over?

Wie zijn er betrokken? Wat zit jou dwars?

Wat verwacht je van me?

3. Hoe kunnen we dit oplossen? Wat kunnen we uitpraten

3. Wil je hier je hart luchten en bedenken wat jij er zelf aan

over het verleden? Hoe voorkomen we dit in de toekomst?

kunt doen? Of wil je liever het probleem uitpraten met die

Wat doe jij, wat doe ik?

ene leidinggevende? Wat verwacht je daarbij van mij?

4. Wat spreken we af?

Had je van mij iets anders verwacht?

Een derde persoon erbij? I

I

I

Heeft een medewerker een probleem met jou? Dan kun je voorstellen om een derde persoon bij het gesprek te vragen. Speelt er een probleem met een andere leidinggevende? Dan kan jij aanbieden om de derde persoon zijn. De derde persoon kan het gesprek leiden, beide partijen de kans geven om hun zegje te doen en de afspraken vastleggen.

Medewerkers zullen jou niet snel als ‘probleem’ aanwijzen. Vraag bij andere oorzaken eens ‘Had je van mij iets anders gewild?’ Zo vertellen ze je misschien gemakkelijker wat ze van je verwachten.

5d. Moeite met taal en cultuur 1. Waar heb je moeite mee? Begrijp je alles wat er tegen je gezegd wordt? Snap je de opmerkingen en grapjes van collega’s? Zijn er collega’s bij wie je terecht kunt met vragen? Voel je je thuis in het team?

2. Wat zit er achter? Heimwee, taalprobleem, eenzaamheid, problemen met gezinshereniging, trouwdrempel, goede opleiding in het land van herkomst hier niet kunnen inzetten?

3. Wat doe je er al aan? Zal ik eens met je meedenken wat je nog meer zou kunnen doen? Contact met anderen zoeken via verenigingen, hobby’s?

4. Wat zouden het bedrijf en ik voor je kunnen doen? Taallessen regelen via bedrijf, een collega uit een andere cultuur vragen als mentor te fungeren, doorgroeimogelijkheden uitzoeken?

5. Wat spreken we af?

5e. Geldproblemen

Sorry... Ik begrijp je niet helemaal Laat de medewerker zijn verhaal vertellen. Begrip voor zijn situatie is een eerste stap om de medewerker zich thuis te laten voelen.

1. Hoe erg is het? Heb je nog overzicht over je financiën? Maak je nog rekeningen open? Heb je schulden bij vrienden/familie? Lig je er wakker van? Bedenk je smoezen voor schuldeisers?

2. Wat doe je er al aan?

Medewerkers kunnen veel meegemaakt hebben in het land van herkomst. Zie daarvoor ook kaart 5f. Als leidinggevende zul je soms denken ‘al die problemen, er moet hier gewoon gewerkt worden!’ Hoe houd jij de balans tussen begrip voor de medewerker en eisen aan het werk?

3. Zal ik eens meedenken wat je nog meer zou kunnen doen? Hulp vragen bij maatschappelijk werk of schuldhulpverlening? Met iemand binnen ons bedrijf erover praten (bv. P&O)?

4. Wat spreken we af?

5f. Problemen thuis of vanuit het verleden Benadruk dat blijven werken een deel van de oplossing is. Een medewerker kan beter blijven werken dan door al het piekeren ziek worden en nog minder geld verdienen. Het zal een lange weg zijn... maar hij gaat vooruit! Sommige leidinggevenden hebben veel voor hun medewerkers over. Toch zit er een grens aan wat je als leidinggevende wilt en kunt doen. Hoe ver wil/kun jij gaan in het helpen van de medewerker? En jouw organisatie?

1. Wat wil je erover vertellen? Wat is er in hoofdlijnen aan de hand? Ruzie met partner, kinderen in problemen, scheiding, rouw, alcoholisme/verslaving, dingen uit verleden, huisvestingsproblematiek, psychiatrische problematiek?

2. Wat doe je al om het aan te pakken? Wat kun je nog meer doen? Hulp zoeken bij huisarts, maatschappelijk werk, GGZ, psycholoog, psychiater?

3. Wat kan ik/het bedrijf doen om te zorgen dat je deze privé-problematiek met het werk kunt combineren? Een gesprek regelen bij P&O/vertrouwenspersoon/ bedrijfsarts/ arboarts? Andere taken uitvoeren, op andere tijden werken, zorgverlof, calamiteitenverlof?

4. Wat spreken we af? Wat vertellen we hierover aan andere teamleden?

5g. Moeite met eigen grenzen stellen Je hoeft niet alles te weten! Jij bent leidinggevende, geen dokter of therapeut. Details over privé-zaken hoef je niet te kennen. Maar als een medewerker door privé-problemen minder goed werkt, dan mag je er best naar vragen. Je mag wel overal naar luisteren! Het verhaal vertellen kan enorm opluchten. Soms kun je een medewerker helpen door te luisteren. Wees er wel op bedacht dat je hele heftige verhalen te horen kunt krijgen en dat de medewerker een reactie verwacht. Waar liggen jouw grenzen in wat je wilt weten en waar je naar wilt luisteren?

1. Waar heb jij moeite mee? Om nee te zeggen? Om je eigen mening te vertellen? Om ‘de boel de boel’ te laten … het OK te vinden dat anderen het goed genoeg vinden … al kan het volgens jou nog beter?

2. Kun je daar een voorbeeld van geven? In wat voor situaties heb je er moeite mee? Wat gebeurt er dan? Wat doe je dan? En wat merk je dan, wat is het effect?

3. Wat zou je anders kunnen doen? Zeggen ‘niet nu, maar…’? Even wachten met je reactie en met iemand overleggen? Oefenen in een iets minder moeilijke situatie? Eerst doen wat het meest nodig is en daarna waar je nog tijd voor hebt?

4. Wat kan ik/ P&O/vertrouwenspersoon/ het bedrijf doen om je te helpen? Je helpen om prioriteiten te stellen? In het werkoverleg vragen hoe andere collega’s met zo’n situatie omgaan? Zorgen voor situaties om te oefenen?

5. Wat spreken we af?

5h. Er is iets anders aan de hand Denk jij dat deze oorzaak bij de medewerker óók een rol speelt, maar begint de medewerker er zelf niet over? I Vraag bij het bespreken van een andere oorzaak dan eens: ‘Hoe komt het dat jij deze situatie zo lastig vindt? Waar heb jij moeite mee in deze situatie?’ I Of zeg: ‘Volgens mij vind je het lastig om nee te zeggen. Klopt dat? Zullen we het daar eens uitgebreider over hebben?’

Staat de oorzaak die de medewerker noemt niet in deze waaier? Gebruik dan deze kaart bij je gesprek! 1. Oorzaak verder verkennen: Wat is er aan de hand? Wat is er gebeurd? Waar komt het door? Wie zijn erbij betrokken? Hoelang speelt het al? Kun je er een voorbeeld van geven? 2. Toekomstwens medewerker: Wat zou je willen dat er verandert? Wat is er dan opgelost? Hoe ziet dat eruit? Wat wil je bereiken? 3. Mogelijke oplossingen door medewerker: Wat doe je er tot nu toe zelf al aan? Wat zou je nog meer kunnen doen? Zal ik eens met je meedenken over wat je nog meer kunt doen?

4. Mogelijke oplossingen door leiding/ bedrijf: Wat kan ik/het bedrijf doen om je te helpen? Waarmee/hoe kunnen we je helpen?

Hoe zie jij of een medewerker moeite heeft om grenzen te stellen?

Wat kunnen we samen doen?

5. Vervolgafspraken: Wat spreken we af? Wat ga je wanneer doen? Wat zal ik wanneer gaan regelen? Wanneer bespreken we of deze oplossingen hebben gewerkt?

6. Wat doe je bij verzuim? Maak verschil tussen oorzaken in het werk en in de privé-situatie. Bij oorzaken in het werk hoort het erbij dat je als leidinggevende een rol speelt bij het uitwerken van de oplossingen. Bij oorzaken in de privé-situatie hoeft dat niet, maar kan het wel.

Misschien lukt het je om psychisch verzuim te voorkomen. Maar soms is verzuim niet te voorkomen. Met deze tips zorg je ervoor dat het verzuim niet langer duurt dan nodig is! Even rust is goed, met rust laten nooit! Zorg dat de medewerker snel in gesprek gaat met de bedrijfsarts/arbo-arts en vertel de arts jouw kijk op de situatie. Zo wordt snel duidelijk wat er aan de hand is en kan de medewerker aan de klachten gaan werken of de juiste deskundige ondersteuning vinden, bijvoorbeeld via de GGZ. Houd contact! Een kaartje, een bloemetje, eens bellen of op bezoek. Zo weet de medewerker dat-ie weer welkom zal zijn op het werk.

Bedenk hoe de medewerker weer (deels) aan de slag kan. Even andere taken? Op andere uren? Bij een ander object? Wees creatief en bedenk hoe de medewerker toch weer iets kan doen. Want vaak helpt werken de medewerker er bovenop te komen. Juist terwijl hij met ondersteuning aan zijn psychische klachten werkt.

7. Wat doe je na verzuim? Een medewerker is na verzuim vanwege psychische klachten nog langere tijd niet helemaal de oude. Met deze tips voorkom je een terugval. Gaat de medewerker na verzuim weer aan de slag? Maak vooraf duidelijke afspraken: wanneer begint de medewerker, op welke tijden, alle uren of minder uren, met andere of dezelfde (aangepaste) taken, wat vertellen jullie aan de collega’s? Zorg ervoor dat alle hulpmiddelen geregeld zijn, zodat de medewerker gemakkelijk en zonder stress kan beginnen. Blijf goed op de medewerker letten, vraag regelmatig hoe het gaat en voer weer een gesprek als je signalen ziet.

Is het verhaal nog niet af? Soms overkomt verzuim vanwege psychische klachten een medewerker een tweede keer. Vooral als “het verhaal nog niet af is”: bijvoorbeeld als de oorzaken nog niet duidelijk genoeg zijn of als de medewerker nog geen hulp heeft om met zijn situatie om te gaan. Voer het gesprek uit deze waaier daarom ook als iemand na psychische klachten weer aan het werk gaat en het probleem nog niet is opgelost. Zo kun je ervoor zorgen dat die tweede keer verzuim niet nodig is.

8. Hoe blijf je opletten? I I

Het belangrijkste: kom de afspraken na die je met de medewerker hebt gemaakt! Spreek de medewerker na een tijdje nog eens aan: Hoe gaat het nu? Is de situatie veranderd? Hebben de afspraken effect? Moeten de afspraken worden aangepast?

Loopt de medewerker nog steeds grote kans om uit te vallen? Bedenk dan nog eens samen of er nog andere oplossingen mogelijk zijn. En wacht niet te lang om hulp in te roepen.

Heeft het succes gehad? Vertel er dan eens over aan je management. Wie weet kan de oplossing in deze situatie ook vaker in je bedrijf worden benut. En dan? Blijf bij deze en alle andere medewerkers altijd op signalen letten. Zie of hoor je iets waarbij je denkt ‘dat komt zo niet goed’... dan begint deze waaier weer van voren af aan!

Colofon Deze waaier maakt deel uit van "Zo werk je prettiger", de voorlichtingscampagne van de Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche (RAS). Deze campagne is een gezamenlijk initiatief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Ondernemersorganisatie Schoonmaak & Bedrijfsdiensten (OSB), FNV bondgenoten en CNV Bedrijvenbond.

Ontwikkeling: BMC-SANT, Leusden Vormgeving en realisatie: DST Experience Communicatie, Baarn

© RAS, Tilburg, 2005. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.