Titel Ziekteverzuimbeleid Doelgroep Medewerkers van het Westfriesgasthuis Doel Het voorkomen van arbeidsongeschiktheid en bij verzuim het zo spoedig mogelijk reintegreren van een arbeidsongeschikte medewerker. Definities en afkortingen BOT: Bedrijf Opvang Team CAO: Collectieve Arbeidsovereenkomst Geautomatiseerde systeem: Personeelsinformatiesysteem en programma’s van Raet (zie privacyreglement Westfriesgasthuis voor medewerkers) MIM: Meldingsformulier Incidenten Medewerkers P&O: Afdeling Personeel & Organisatie Regresrecht: Recht van verhaal op een derde persoon wegens bepaalde vorderingen. Re-integratie: Terugkeer in het arbeidsproces bij verzuim UWV: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen WIA: Wet werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen WVP: Wet Verbetering Poortwachter
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De medewerker dient zich bij (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid aan het ziekteverzuimbeleid van het Westfriesgasthuis te houden. De leidinggevende vervult in het verzuimproces de rol van casemanager en is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter en het ziekteverzuimbeleid. De Adviseur Arbeid & Gezondheid (P&O) en de bedrijfsarts hebben een adviserende rol. Inhoud Inleiding en visie ................................................................................................................. 2 Uitgangspunten en in te zetten en instrumenten .............................................................. 3 Uitwerking Taken en Verantwoordelijkheden.................................................................... 4 Leidinggevende ................................................................................................................. 4 Medewerker....................................................................................................................... 4 Bedrijfsarts......................................................................................................................... 4 Adviseur arbeid en gezondheid/Bedrijfsfysiotherapeut (P&O) ............................................ 4 Re-integratie ........................................................................................................................ 5 Loondoorbetaling................................................................................................................ 5 Beëindiging dienstverband na 2 jaar ziekte ...................................................................... 6
1
Inleiding en visie Het Westfriesgasthuis wil een organisatie zijn waar medewerkers op een gezonde en veilige manier werken. Mede hierdoor is de medewerker in staat om optimale dienstverlening te geven aan onze patiënt of interne klant. Het ziekteziekteverzuimbeleid beschrijft hoe te komen tot een gezond werkklimaat. Een gezond werkklimaat leidt vervolgens tot een laag ziekteverzuim. Het Westfriesgasthuis gaat bij verzuimbegeleiding uit van het zogenaamde eigen regie model. De leidinggevende is casemanager en daarmee verantwoordelijk voor de verzuimende medewerker en de re-integratie. Dat vinden wij omdat de leidinggevende de medewerker het beste kent en oprechte interesse kan tonen: waardering, gezien worden en erkenning geven, leiden tot snelle(re) re-integratie en maken het ook mogelijk vóórdat verzuim ontstaat, tot oplossingen te komen. Van de verzuimende medewerker en de leidinggevende wordt een pro actieve houding verwacht om, bij verzuim, tot een spoedig herstel te komen. De arbodienst en P&O ondersteunen en faciliteren bij het verzuimproces door gericht advies en eventuele trainingen. Het eigen regie model sluit aan bij onze management filosofie van decentraal en integraal management. Dat betekent dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie zijn belegd. We lossen de problemen op daar waar ze ontstaan. Het unithoofd vervult de werkgeversrol en hij of zij heeft voldoende bevoegdheden om beslissingen te nemen die de re-integratie positief beïnvloeden. Om deze reden worden de (direct) met verzuim samenhangende kosten en preventief te nemen maatregelen, ten laste van de decentrale afdelingen gebracht. Een andere pijler in het ziekteverzuimbeleid is dat we verzuim de-medicaliseren. Dit betekent dat niet het “ziek zijn” centraal staat, maar de mogelijkheden die er zijn om weer aan de slag te gaan, al dan niet in aangepast werk. Verzuim wordt voor een groot deel beïnvloed door gedrag van zowel medewerkers als leidinggevenden. Aandacht hiervoor vormt een belangrijk aspect in de verzuimbegeleiding. Uitval uit het arbeidsproces heeft sociale gevolgen, zowel voor de medewerker zelf als voor collega’s en brengt (hoge) kosten met zich mee. Door een adequate verzuimaanpak kunnen we de kosten in belangrijke mate beheersen. Dit staat ook wel bekend als “schadelastbeheersing”. Het Westfriesgasthuis en de arbeidsongeschikte medewerker hebben gedurende de verzuimperiode van maximaal 12 jaar1 een re-integratie inspanningsverplichting. Uiteraard is het wenselijk dat verzuim preventief wordt aangepakt. Hiervoor staan een groot aantal instrumenten ter beschikking. Maar ook al zijn preventieve acties te prefereren, dan nog zal er altijd sprake zijn van niet te voorkomen verzuim. Het accent in dit ziekteverzuimbeleid richt zich op hoe te handelen op het moment dat verzuim al is ontstaan. In dit beleid worden op hoofdlijnen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschreven. Uitwerking daarvan gebeurt in het ziekteverzuimprotocol (bijlage 1) en het herplaatsingsprotocol (bijlage 2). Voor toelichting of vragen over het verzuimbeleid of de protocollen kan de medewerker terecht bij de leidinggevende of P&O.
1
Het Westfriesgasthuis heeft gekozen voor eigen risicodragerschap in plaats van premiebetaling via het UWV voor Wet Werk en Inkomen Arbeidsvermogen (WIA). Dit brengt, inclusief de Ziektewet periode, gedurende maximaal 12 jaar een inspanningsverplichting mee voor alle WIA gerechtigden, ongeacht of deze een arbeidsovereenkomst met het Westfriesgasthuis hebben of niet
2
Uitgangspunten en in te zetten en instrumenten Uitgangspunt voor het ziekteziekteverzuimbeleid van het Westfriesgasthuis is dat werkgever en medewerker gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het tijdig en zo goed mogelijk reageren op (dreigend) verzuim. Arbo-wetgeving en de Wet Verbetering Poortwachter zijn daarbij het wettelijke kader. Daarbij zal medische informatie van de medewerker alleen beschikbaar komen bij de bedrijfsarts en niet bij de werkgever. Het Westfriesgasthuis streeft naar een verzuimpercentage dat niet hoger is dan de veel gebruikte “Verbaan-norm”. Deze norm is gebaseerd is op de variabelen leeftijd en opleidingsniveau en wordt tweejaarlijks voor het Westfriesgasthuis aangepast aan de actualiteit. Het Westfriesgasthuis voert een actief en preventief ziekteverzuimbeleid, waarbij zoveel mogelijk sprake is van maatwerk. Zij richt zich dus niet alleen op de reeds verzuimende medewerker, maar ook op degene die (langdurig) dreigt te verzuimen. Omdat uit onderzoek blijkt dat kort frequent verzuim een voorspeller is van langdurig verzuim, worden medewerkers die 3 keer of vaker verzuimen in 12 maanden, uitgenodigd voor een zogeheten frequent verzuimgesprek. In dit gesprek worden de oorzaken van het frequente verzuim besproken en oplossingen die (mogelijk) verzuim kunnen voorkomen. In het kader van ‘goed werkgeverschap’ ziet het Westfriesgasthuis het als taak om de veiligheid en vitaliteit en gezondheid van de medewerker te bevorderen. Instrumenten die hiervoor kunnen worden ingezet, niet limitatief: • Risico-inventarisaties en evaluaties (RIE) • Preventief Medisch Onderzoek (PMO) • Voorlichting • Opstellen protocollen en aanvullende regelingen (onder andere ongewenst gedrag, veilige zorg, reglement bedrijfsopvang team) • Nazorg ten behoeve van het verwerken van een schokkende gebeurtenis (BOTteam) • Inloopspreekuur bedrijfsarts • Spreekuur en werkplekonderzoek bedrijfsfysiotherapeut • Coaching en loopbaanadvies • Vaccinaties en griepprik • Psychologische hulpverlening • Bedrijfsmaatschappelijk werk • Frequent verzuimgesprekken • Bedrijfsfitness, bedrijfscultureel abonnement, fietsenplan • Periodieke verzuimrapportages • Multidisciplinair overleg op beleidsmatig of operationeel niveau, de sociaal medisch team(SMT) besprekingen De kern van het verzuimbeleid dient te zijn dat sprake is van dialoog: een dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Ondanks veel instrumenten die verzuimvoorkomend of – verlagend kunnen werken is de dialoog tussen leidinggevende en medewerker cruciaal. Op die manier kan maatwerk worden geleverd.
3
Uitwerking Taken en Verantwoordelijkheden Bij het (voorkomen van) verzuim en re-integratie spelen een aantal partijen een rol. Deze en hun verantwoordelijkheden worden hieronder beschreven: Leidinggevende • • •
is als casemanager verantwoordelijk voor het re-integratieproces en uitvoering van de stappen conform WvP en registreert deze in het geautomatiseerde systeem. kent betaald verzuimverlof toe al dan niet na overleg met de bedrijfsarts of P&O. voert, frequent-verzuim gesprekken.
Medewerker • vraagt persoonlijk verzuimverlof aan bij zijn/haar leidinggevende als hij/zij zijn/haar functie wegens ziekte niet kan uitoefenen of vanwege de aard van de ziekte niet in staat is tot vervangend werk. • verstrekt bij het verzoek tot verzuimverlof relevante informatie aan zijn leidinggevende die voor zijn re-integratie en de voortgang van de werkzaamheden van belang is (zoals het verblijfadres, de vermoedelijke hersteldatum, mogelijkheden en beperkingen in uitoefenen aangepaste werkzaamheden). • houdt zich aan de wettelijke voorschriften, bepalingen uit de CAO Ziekenhuizen en Westfriesgasthuis beleid met betrekking tot verzuim • verleent medewerking bij regresrecht. • verstrekt aan de bedrijfsarts alle informatie die nodig is voor het vaststellen van de mogelijkheden en beperkingen ten aanzien van het verrichten van werkzaamheden. • heeft recht op inzage in zijn medisch dossier. Bedrijfsarts • handelt volgens de (wettelijke) richtlijnen die zijn opgesteld voor bedrijfsartsen • geeft als externe onafhankelijke deskundige objectief advies over de benutbare mogelijkheden • behandelt medische gegevens van de medewerker strikt vertrouwelijk. • stelt een schriftelijke terugkoppeling van spreekuurbezoek op, met uitzondering van het zogeheten open spreekuur • geeft advies geven over in te zetten interventies ter preventie en/of binnen lopende reintegratie trajecten. • geeft zo spoedig mogelijk een prognose voor de verzuimduur en adviseert leidinggevende en medewerker over het (verloop van) het re-integratietraject. • overlegt, met toestemming van de medewerker zonodig met huisarts, specialist of andere medische beroepsbeoefenaren. • stemt, waar nodig, af met interne deskundigen, zoals de arbo-coördinator en/of bedrijfsfysiotherapeut. • levert, op verzoek van het Westfriesgasthuis (management)rapportages. Adviseur arbeid en gezondheid/Bedrijfsfysiotherapeut (P&O) • coacht en adviseert gevraagd en ongevraagd de leidinggevende met betrekking tot toepassing van het ziekteverzuimbeleid. • initieert overleg met diverse adviseurs, de bedrijfsarts, de bedrijfsfysiotherapeut en Arbocoördinator met als doel tot verzuim reductie te komen.
4
• • • • • •
informeert de leidinggevende over (actuele) wet- en regelgeving en eventuele wijzigingen hierin. ziet er op toe dat de leidinggevende een inhoudelijk correcte en adequate dossiervorming heeft. bemiddelt tussen afdelingen inzake een re-integratievraag en handelt deze in geval van overeenstemming administratief af. verstrekt informatie aan over de WIA. handelt de regreszaken af. Levert periodieke ziekteverzuimrapportages
Re-integratie Bij arbeidsongeschiktheid van de medewerker zijn de werkgever en medewerker samen verplicht gevolg te geven aan de vereisten volgens de Wet Verbetering Poortwachter. De hierin te ondernemen stappen vormen het re-integratietraject. Hierbij wordt de arbeidsongeschikte medewerker door het Westfriesgasthuis of een extern reintegratiebureau begeleidt. Het eerste jaar wordt in het Westfriesgasthuis gezocht naar een (aangepaste) functie en na een jaar ook extern. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een zogeheten re-integratiebureau. Dit re-integratiebureau stelt samen met de medewerker een plan op om elders werk te vinden. Daarbij wordt in kaart gebracht welke mogelijkheden er zijn en vindt begeleiding plaats bij dit proces. Het re-integratiebureau levert maatwerk dat past bij de situatie waarin de medewerker zich bevindt. De stappen in dit proces zijn nader uitgewerkt in bijlage 1 (ziekteverzuimprotocol) bijlage 2 (herplaatsingsprotocol) Indien geen sprake is van een (gedeeltelijke) herstelmelding volgt na 2 jaar de zogeheten WIA beoordeling. Het UWV toetst dan in hoeverre sprake is van arbeidsongeschiktheid en of deze –naar verwachting- tijdelijk of duurzaam is. Loondoorbetaling De medewerker is verplicht zich te houden aan de regels en procedures die binnen het Westfriesgasthuis gelden bij ziekte. Het recht op loondoorbetaling ontstaat op het moment dat de medewerker zich op correcte wijze tijdig heeft ziek gemeld en de regels in de procedures in acht neemt. Als een medewerker ziek wordt is het Westfriesgasthuis gedurende de eerste 2 jaar ziekte verplicht het loon van de medewerker door te betalen. Het loon van de arbeidsongeschikte medewerker wordt, volgens de CAO, gedurende de eerste 52 weken van arbeidsongeschiktheid aangevuld tot 100%. De daaropvolgende 52 weken ontvangt de medewerker 70% van het naar tijdsruimte vastgestelde loon. Bij het starten van re-integratiewerkzaamheden na het eerste ziektejaar dient de leidinggevende de arbeidsongeschikte medewerker over het formulier “Ziekteverzuimurenlijst na 52 weken arbeidsongeschikt” in te lichten. De arbeidsongeschikte medewerker dient dit formulier ingevuld in te leveren bij de leidinggevende. De uren die besteed worden aan reintegratie worden bovenop de 70% vergoed conform Cao ziekenhuizen.
5
Beëindiging dienstverband na 2 jaar ziekte Na twee jaar ziekte kan de arbeidsrelatie beëindigd worden als uit de poortwachtertoets het volgende is gekomen: • De medewerker is volledig arbeidsongeschikt voor de overeengekomen werkzaamheden. • Het leidinggevende en de arbeidsongeschikte medewerker hebben volgens het UWV voldoende reïntegratie inspanningen verricht, maar zonder resultaat. • Reïntegratie van de arbeidsongeschikte medewerker is in aangepaste of passende arbeid in het bedrijf niet mogelijk (ook niet via scholing).
In principe wordt bij volledige arbeidsongeschiktheid na 2 jaar ziekte de arbeidsrelatie tussen het Westfriesgasthuis en de arbeidsongeschikte beëindigd, ook al blijft het Westfriesgasthuis als eigen risicodrager in veel gevallen nog 10 jaar verplicht zich in te spannen re-integratie mogelijk te maken. Verdere details zijn te vinden in het document in DKS:
. Indien na twee jaar ziekte er voor een gedeeltelijk arbeidsongeschikte medewerker geen structureel passend werk is voor het volledige dienstverband dan heeft het WFG de mogelijkheid om voor de niet plaatsbare uren eveneens het dienstverband voor dat gedeelte te beëindigen.
Proces - n.v.t. Colofon Type: Beleid (juli 2015) Auteur: André Kox, personeelsadviseur
6
