Voor de manager die het beste uit het team wil halen




Voor de manager die het beste uit het team wil halen.

Versie 1.3

© copyrights 2013 Soui BV.

Share-board is een merk van Soui BV. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze

uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Soui BV. www.share-board.nl.

® registered 2014 Soui BV. Share-board is een merk van Soui BV. Soui als merknaam is in 2015 hernoemd naar Share-board. Op het Format Share-board is het auteursrecht van toepassing. Share-board heeft een aantal Kenmerken die uniek zijn. Deze Kenmerken zijn gedocumenteerd onder de eerdere naamgeving Soui bij het  Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom, BBIE/OBPI/BOIP,  Bordewijklaan 15,  NL-2591 XR Den Haag/La Haye/The Hague onder nummer 053629 (Nederlandse) en nummer 0536830 (Engels). www.share-board.nl.


Voorwoord 4 De 5 stappen

7

1. De overtuiging, de speerpunten en de Verbetercoördinator.

7

2. Organiseer de Aftrap. Stel de Share-board-applicatie in op jullie team.

8

3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag.

8

4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten.

9

5. Continu succesvol verbeteren en innoveren.

9

Checken Tiplists

10

1. Checklist voor de manager

10

2. Profiel Verbetercoördinator (VC)

12

3. Tiplist Voor de motivatie

13

4. Checklist voor de De Aftrap

15

5. Tiplist Maak verbeteridee kansrijk

17

6. Checklist Voortgangssessie

20

7. Selecteren en Prioriteren

21

8. Voortgangscheck Verbeterinitiatieven

22

Vragen?

23

Voorwoord De Overtuiging Medewerkers weten heel goed hoe het Beter, Sneller en Goedkoper kan. De Visie Elke organisatie kan hun enorm meestal latent waardecreërend vermogen activeren. De Passie Share-board’s passie is om alle medewerkers bijzondere prestaties te laten leveren. De Missie Share-board verhoogt de arbeidsproductiviteit door innoveren, samenwerken en verbeteren eenvoudig hanteerbaar te maken. Share-board’s doel is om de productiviteit te verbeteren en een hulpmiddel en en een stimulans te zijn om prettig(er) samen te werken. De Inspiratie ✓ De Nationale Denktank van 2011 1 ) rekent ons voor dat het bruto binnenlands product (BBP) met 20% verbetert, door onder meer de verbeterideeën van medewerkers te benutten. ✓ Raymond Floyd leert ons in ‘A Culture of Rapid Improvement’ 2) dat in Amerika een medewerker gemiddeld 0,0014 verbeterinitiatief per jaar realiseert. En, zo schrijft Floyd, bij Toyota worden 40 verbeterideeën gerealiseerd per jaar. De Toyotanen doen het dus 3000x beter. Als we mogen aannemen dat Europeanen net zo effectief zijn als Amerikanen en als we bovendien mogen aannemen dat Toyotanen niet meer bijzonder zijn dan wij, kunnen wij het dus ook 3000x beter dan nu. ✓ Jim Collins toont ons in zijn werk Good to Great 3 ), dat de beste organisaties niet de beste zijn door grote leiders en grootse daden, maar door de goede dingen heel goed te doen. ✓ Onze eigen ervaring dat medewerkers in afdelingen in alle organisaties bijzondere resultaten kunnen neerzetten en veel waarde kunnen creëren met de juiste aanpak en hulpmiddelen. Share-board helpt 1) Stichting de Nationale Denktank, 2011, ISBN 9789078757009, www.nationale-denktank.nl 2) Raymond C. Floyd, A Culture of Rapid Improvement, ISBN: 1563273780 3) Jim Collins, Good to Great, ISBN: 0066620996

De Share-board-Aanpak en de Share-board-Applicatie helpen medewerkers en managers om makkelijker en effectiever samen te werken, om goede dingen te doen en de dingen goed te doen en om betere diensten en producten (innovatie) te ontwikkelen. De Share-board-Aanpak Samenwerken en innoveren kun je op verschillende manieren handen en voeten geven. We geven praktische handleidingen uit voor verschillende toepassingen. Deze handleiding is bedoeld voor de manager en zijn team (afdeling) of de directeur en zijn werkmaatschappij/business unit om zelfstandig effectiever samen te werken en verbeteringen tot stand te brengen. De aanpak is geschikt voor profiten non-profit-organisaties. De handleiding kan ook worden gebruikt voor projectteams. De aanpak richt zich op zelfredzaamheid en bevat concrete checklists en tiplists. In de handleiding komt aan de orde: 1. Voorwoord: Visie. Overtuiging. Inspiratie 2. In 5 stappen concrete resultaten 1. De overtuiging, de speerpunten en de Verbetercoördinator. 2. Organiseer de Aftrap. Stel de Share-board-applicatie in op jullie team. 3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag. 4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten. 5. Continu succesvol verbeteren en innoveren. 3. Checken Tiplists 1. Checklist voor de manager 2. Profiel VerbeterCoördinator 3. Tiplist Voor de motivatie 4. Checklist voor de De Aftrap 5. Tiplist Maak verbeteridee kansrijk 6. Checklist Voortgangssessie 7. Selecteren en Prioriteren 8. Voortgangscheck Verbeterinitiatieven Voor een organisatie met min of meer onafhankelijke eenheden is de handleiding hieronder bedoeld, waarbij het topmanagement wenst dat de eenheden meer innovatief zijn en meer onderlinge synergie bewerkstelligen. Het is typisch bedoeld voor een Raad van Bestuur met meerdere divisies of voor de directie van een organisaties met meerdere business units. De beide handleidingen vullen elkaar aan. 1. Voorwoord: Visie. Overtuiging. Inspiratie. 2. In 6 Stappen concrete resultaten 1. Kies je speerpunten en Formuleer de Hulpvraag. 2. Stel Ambassadeurs aan. Stem of met managers. 3. Breng VC-netwerk in stelling. Centrale VC en VC’s. 4. VC-netwerk organiseert De Aftrap. 5. Teams aan zet. Leren. Inspireren. Realiseren. Delen. 6. Naar continu succesvol innoveren en samenwerken.

3. Aandachtsgebieden 1. Aandacht en Meedoen. 2. Waardecreatie en Rekenen aan initiatieven. 3. Talenten en rollen. 4. Ketenprocessen. Verbeteren over afdelingen. 5. Speerpunten en Managementcontracten. 6. Verwachtingen. Investering. Tijdshorizon. 7. Lijnorganisatie versus Staf en Externen. De Share-board-Applicatie De Applicatie en deze Aanpak vullen elkaar aan. De Share-board-Aanpak is ook toe te passen zonder de Share-board-Applicatie, indien het enkel team betreft dat fysiek in één ruimte samenwerkt. In dat geval kun je met een whiteboard en verbetersheets prima uit de voeten. Echter, zodra je samenwerkt over meerdere locaties, met meerdere afdelingen, te maken hebt met dienstroosters, verschillende werkdynamieken en samenwerkt met teamleden van verschillende organisaties en waarbij teamleden ook van huis werken of vaak onderweg zijn, is de Share-boardApplicatie onontbeerlijk. Share-board vormt het dan gezamenlijke team-desktop en dashboard. Share-board is een internetapplicatie dat voor alle teamleden te benaderen is. 24 uur per dag. Vanaf elke computer, tablet of smartphone met een internet-verbinding. Share-board werkt op alle moderne browser, zoals de hogere Internet Explorer-versies, Safari, Firefox en Chrome. De combinaties van functies in de Share-board-Applicatie zijn uniek. Share-board is ingericht om verbeteren innovatie-initiatieven te begeleiden. Share-board helpt teams om ruwe ideeën, te ontwikkelen, te selecteren, te implementeren en in de praktijk te brengen. Share-board geeft inzicht in de voortgang van idee tot gerealiseerde verbetering. Share-board faciliteert en geeft inzicht in de besluitvorming rond de initiatieven-voorraad. Gebruikershandleiding Naast de Toepassingshandleidingen biedt Share-board ook een Gebruikershandleiding aan. Deze biedt hulp bij het gebruik van de Share-board-applicatie. Zie de website bij Support.

De 5 stappen “Dit is het scenario waarin ik als manager overtuigd ben van het feit dat mijn mensen goede ideeën hebben. Ik heb geen tijd om mijzelf te verdiepen in allerlei verbeter- en innovatiemethodieken. Ik wil graag op een pragmatische manier snel aan de slag en quick wins realiseren.” Gebruik dan het volgende plan dat je in 5 stappen leidt naar concrete resultaten. De eerste quick wins zijn snel gevonden en uitgevoerd. Gaandeweg leer je om het verbeterproces te optimaliseren. Het toevoegen van andere verbeter- of innovatiemethodieken kan later altijd nog: Share-board is complementair met elk andere methodiek. In 5 stappen naar concrete verbeteringen: 1. De overtuiging, de speerpunten en de Verbetercoördinator. 2. Organiseer de Aftrap. Stel de Share-board-applicatie in op jullie team. 3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag. 4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten. 5. Continu succesvol verbeteren en innoveren.

1. De overtuiging, de speerpunten en de Verbetercoördinator. Als manager sta je op het punt je medewerkers in te schakelen om verbeteringen te realiseren. Zorg dat je goed voorbereid bent door de uitgangspunten vooraf vast te leggen. Uit ervaring blijkt dat medewerkers heel goed weten wat er Beter, Sneller en Goedkoper kan. We gaan er vanuit dat je die overtuiging deelt en dat ook jouw medewerkers grotendeels zelf veel van de gewenste verbeteringen kunnen realiseren. Je wilt ze ruimte geven om hieraan te werken. Gebruik de Checklist voor de Manager. Dit is een invullijst met uitgangspunten: Wat kan er beter? Bepaal één of twee speerpunten uit de beleidsdoel(en) waarvoor je de medewerkers om verbeterideeën te realiseren. Waarom wil je beter? Als je kunt uitleggen waarom verbeteringen op deze speerpunten nodig zijn, werkt dit heel motiverend. Aan wie vraag je hulp? Welke afdeling, team of medewerkers vraag je hun bijdrage bij deze doelstellingen? De Tiplist Voor de motivatie geeft de argumenten waarom het feitelijk plezierig en nuttig voor iedereen is. Heb je checklists doorgenomen, dan rest je nog één vraag: Wie gaat als VerbeterCoördinator (VC) dit proces begeleiden en bespreekt de voortgang. In Profiel voor Verbetercoördinator staan de profielvragen die je helpen de juiste persoon of personen te selecteren. Houd een briefing met de Verbetercoördinator(s). Vraag hem/haar persoonlijk om de taken op zich te nemen als hij/zij dat leuk vindt. Neem de uitgangspunten en de bedoelingen door.

2. Organiseer de Aftrap. Stel de Share-board-applicatie in op jullie team. De Verbetercoördinator is nu aan zet en gaat een aftrap organiseren voor het team. Als VC lees je ook de het gebruik van Share-board door op Share-board.nl en besluit of je de Share-board-applicatie wilt gaan gebruiken of je met de verbetersheets en een verbeterbord aan de slag gaat. Werken de leden van het team op één locatie en met één dienstrooster dan werkt een white board met de verbetersheets op de afdeling prima. Is er sprake dat de teamleden over meerdere locaties (of thuis) werken, te maken met dienstroosters, meerdere speerpunten en als er sprake van een groot aantal initiatieven dan voldoet een bord niet meer en biedt de Share-board-Applicatie uitkomst. Met een goede aftrap wordt het team in één keer betrokken bij het verbeterproces. Nodig de teamleden uit, leg ze kort uit waarom en vraag ze vooraf twee ideeën op te schrijven op een verbetersheet. Het is natuurlijk prachtig als je als VC een soort campagne voert, want vanaf nu gaan jullie als verbeterteam aan de slag! In deze handleiding zit een checklist kickoff en een voorbeeld-uitnodiging voor de teamleden, de Verbetersheet en de checklist Maak kansrijke ideeën.

3. Doe de Aftrap en stel de Hulpvraag. Het hele team inclusief de manager komt bij elkaar op de aftrap. Het traject kun je een inspirerende naam geven. Als eerste klimt de manager op de zeepkist om de gekozen speerpunten, de achtergronden en het doel aan te geven. De kernwoorden hier zijn: "We willen deze doelen bereiken. Welke initiatieven en bijdragen kun jij leveren?". De manager spreekt in zijn/haar woorden het vertrouwen uit in het team. De VC voert de verdere regie en legt het proces uit. Gebruik daartoe de checklist aftrap voor het programma van de aftrap en wat handige spelregels. Bespreek nu enkele van de verzamelde ideeën gezamenlijk aan de hand van checklist Maak verbeteridee kansrijk en stel met elkaar vast welke ideeën al direct voldoen. En welke aspecten aanof ingevuld moeten worden. Je krijgt op aftrap al snel aardig wat verbeterideeën. Je gaat individueel of in groepjes de ideeën verder uitwerken. Het doel van elk groepje is om één of twee ideeën zodanig te verbeteren dat ze heel concreet worden. De VC heeft hierbij een begeleidende en ondersteunende rol. De VC helpt de teamleden bijvoorbeeld door ervaring van andere teamleden te benutten of waar nodig specialisten in te schakelen. Ook kun je teamleden stimuleren om ideeën met anderen te bespreken om het nader uit te werken. Nadien presenteren de groepjes de nieuwe initiatieven aan elkaar. Iedereen werkt na de aftrap zijn of haar verbetersuggesties bij op nieuwe verbetersheets en worden op een verbeterbord geplakt; of iedereen

werkt zijn/haar verbeterideeën bij in Share-board. Iedereen kan alle ideeën zien, op reageren en aanvullen.

4. De eerste voortgangssessie. Van ruwe ideeën tot resultaten. Als VC organiseer je na bijvoorbeeld een week of drie, vier de eerste voortgangssessie. Als team gaan jullie daarin het kaf van het koren scheiden en de verbeterideeën selecteren en prioriteren. Kies eerst met elkaar de goede, kansrijke ideeën die ook passen bij de gekozen speerpunten. Bepaal vervolgens met welke ideeën je wilt beginnen: welke zijn het makkelijkst en het snelst te implementeren. Om dit laag hangende fruit was het natuurlijk niet uitsluitend te doen maar over die eerste quick wins hoef je niet langer na te denken: gewoon doen! Verder onderscheid je verbeterideeën die je de komende tijd gaat uitwerken en ontwikkelen en ideeën die bij nader inzien niet zo sterk zijn of in het ideeënarchief gaan tot de tijd rijp is. Respect voor elkaars standpunt is voor de voortgangssessie een belangrijke spelregel die je als VC in de gaten houdt. Maak gebruik van persoonlijke TOP3-lijstjes en andere hulpmiddelen om iedereen te laten meedenken, de voortgangscheck doe je niet voor niets met elkaar. Voor een agenda en aanpak van de voortgangssessie zie de checklist en de Tiplist Maak verbeteridee kansrijk. Door middel van de Share-board-Applicatie blijft iedereen op de hoogte en betrokken bij de voortgang. De VC rapporteert verder volgens afspraak met een regelmaat aan het management aan de hand van het bord of aan de hand van de lijsten in Share-board.

5. Continu succesvol verbeteren en innoveren. Je zult zien dat als de motor eenmaal draait, het verbeterproces zelf gaandeweg verbetert en meer en meer ingebed raakt in het dagelijks denken en doen. Daartoe houd je met vaste regelmaat voortgangssessies, zeker in het begin wat vaker (bijvoorbeeld elke twee weken) om elkaar te inspireren. Zorg als VC ook voor positieve aandacht van het management om de motor ook draaiende te houden.

Checken Tiplists Hieronder zijn een aantal checklists en tiplists gegeven voor de manager en voor de verbetercoördinator.

1. Checklist voor de manager Alvorens de organisatie te mobiliseren is het goed om een aantal vragen te beantwoorden. Dat geeft richting aan het proces. Waarom verbeteren vanuit en met de medewerkers? ✓ Wat is de aanleiding om verbeterideeën te vragen? Is er wel een specifieke aanleiding? ✓ Ik wil bewust de betrokkenheid en binding verbeteren met de medewerkers. ✓ Of noopt competitie ons tot verregaande versnelling of verbetering? ✓ Is er een concrete noodzaak? Bijvoorbeeld een serie klachten, de resultaten van een klanttevredenheidsonderzoek of een milieurapportage. 
 Wat wil ik als leidinggevende verbeteren? Welke doelen moeten we halen? ✓ Ik geef aan wat de één of twee belangrijkste speerpunten zijn? Dit zijn doelstellingen uit het managementcontract of de operationele jaarplannen. ✓ Maak de speerpunten concreet en bijvoorkeur kwantitatief. “Ik geef aan wat we moeten bereiken.” Wie ga ik vragen? ✓ Welk team, welke afdelingen zijn het meest betrokken bij de speerpunten en vraag je om hun bijdragen te leveren? ✓ Ik geef medewerkers ruimte (tijd, faciliteiten) om verbeterideeën uit te werken. Bijvoorbeeld ca 4 uur/ week. Er is vaak wat overleg nodig en er moeten dingen worden uitgezocht. ✓ Als een specialisme nodig is (intern of extern) om specifieke vragen op te helderen, zorg (of laat zorgen) dat die specialismen daadwerkelijk geraadpleegd kunnen worden. ✓ Besluiten over een eventueel benodigd ontwikkelbudget komen pas voort uit de afzonderlijke business cases van de goed gedefinieerde verbeterinitiatieven. En als de business case goed is, ben ik sowieso blij dat de initiatieven er zijn. Wie wordt de VerbeterCoördinator? ✓ Wie is het meest geschikt om de namens het management het verbeterproces te coördineren? Zie Profiel Verbetercoördinator (VC).

✓ Zijn er meerdere VC’s nodig (als meerdere afdelingen of locaties samenwerken aan gemeenschappelijke thema’s). ✓ Bij een enkel team en waarbij alle teamleden op één locatie werken is een verbeterbord met verbetersheets een prima tool om verbeteringen te beheren. In alle andere gevallen is Share-board als platform onontbeerlijk. Een voorbeeld Verbetersheet, vind je als bijlage in deze Handleiding. ✓ Ik geef de VC de ruimte om over afdelingen heen te opereren en (met afgesproken mate) de hulp van interne en externe experts in te schakelen. ✓ Over welke middelen kan de Verbetercoördinator beschikken? Wat is mijn rol als manager? ✓ Ik formuleer de speerpunten aan de medewerkers als volgt: Help ons deze doelen te bereiken? Welke initiatieven en bijdragen kun jij leveren? ✓ Ik geef positieve aandacht aan de initiatieven van het team en geef aan dat het belangrijk is voor de organisatie. ✓ Ik ben beschikbaar om bij de aftrap op de zeepkist te klimmen en bij vervolgmeetings mee te denken en te doen. ✓ Ik laat zoveel als mogelijk het team zelf de keuzes maken. ✓ Ik loop ze niet voor de voeten. Ik haal ze niets uit de handen. ✓ Ik faciliteer wel met het organiseren van eventuele extra ondersteuning. Bijvoorbeeld: vraag het hoofd van de administratie om medewerkers te helpen bij het berekenen van de business case. ✓ Ik stel een intern gemiddeld reken-uurtarief vast (bijvoorbeeld 30,per uur) voor het maken van de business cases. ✓ Ik geef aan op welke wijze en met welke frequentie we de voortgang en de resultaten van het verbeterproces bespreken. ✓ Ik bedenk iets om het teams te waarderen, bijvoorbeeld in de vorm van teamuitje. ✓ Ik vermijd persoonlijke beloningen en eer degenen of het team die de eer toe komt. Een gedoseerde onderlinge competitie kan positief prikkelend werken. Wat is de tijdshorizon van het verbeterproces? ✓ Ik geef aan wanneer ik de eerste resultaten verwacht (quick-wins)? ✓ Beschouw het verbeteren als een continu proces. Het dient na de eerste paar resultaten blijvend te werken in de organisatie. ✓ Ik vier geregeld de successen met de medewerkers. En ik eer degenen die de eer toekomen.

2. Profiel Verbetercoördinator (VC) De ideale Verbetercoördinator is een enthousiaste collega die het leuk vindt om te helpen om de dingen beter te doen. De VC heeft organiserend vermogen en beschikt over communicatieve vaardigheden: luisteren, ondersteunen, motiveren en overtuigen. De VC wordt door het betrokken team geaccepteerd. De VC helpt de manager bij het realiseren van de doelstellingen. De manager blijft uiteraard eindverantwoordelijk. Idealiter heeft elke afdeling of team een eigen VC. Dit is geen full time job maar een nevenrol voor een paar tot enkele uren in de week. Een alternatief is dat op 'centraal' niveau VC's de lokale afdelingen en teams helpen bij hun initiatieven. Dat heeft niet de voorkeur, want 'centraal' geeft vaak afstand. Een combinatie kan goed werken. De VC is goed beschikbaar en aanspreekbaar voor de leden van het team. Taken De VC faciliteert het verbeterteam. Hij/zij helpt het team voldoende verbeterideeën te genereren, de selectie van de kansrijke verbeterideeën en bij de verdere uitwerking van de ideeën door de bedenkers. Hij/zij zorgt ervoor dat de geselecteerde kansrijke ideeën worden gerealiseerd en minder kansrijke gearchiveerd. De VC ondersteunt teamleden te komen tot een goede idee-beschrijvingen. Bij de analyse van probleem/oorzaak en oplossing en schakelt de VC tijdig de juiste mensen bij om de teamleden verder te helpen, bijvoorbeeld met een kosten/baten-analyse. De VC zorgt bewaakt het verbeterproces en helpt om ideeën 'beslisbaar’ te maken. Voor de manager heeft de VC de rol van linking pin en helpt om het vliegwiel draaiend te houden. De VC helpt de manager positieve aandacht geven en adviseert uit hoofde van die rol op de juiste momenten om de betrokkenheid te tonen en om de groep te belonen en goede ideeën en initiatieven persoonlijk te waarderen. De VC organiseert regelmatige (twee-wekelijkse bijvoorbeeld) ideeënvoortgangssessies. En bespreekt van de voortgang met het management. Eenmalige werkzaamheden Het organiseren en leiden van een inspirerende Aftrapsessie. Het opzetten van een verbeterbord met verbetersheets waarmee de voortgang van alle verbeterideeën binnen het team wordt beheerd. Óf het registreren en uitnodigen van de teamleden via Share-board.nl.

3. Tiplist Voor de motivatie Samen verbeteringen realiseren werkt op zichzelf heel motiverend. De eerste resultaten zullen een vliegwiel op gang brengen. Verbeteren smaakt vanzelf naar meer. Soms zal de VC bewust het vuurtje aanwakkeren; dat geldt zeker voor de startfase als er bij medewerkers nog scepsis kan bestaan. Daarom wat motivatietips. Leuker = Beter ✓ Beter en Leuker gaan hand in hand. NIET GOED heeft meestal dezelfde oorzaak als NIET LEUK ✓ Operationele verbeteringen en persoonlijke verbeteringen gaan gelijk op. Veel verbeteringen beginnen bij kleine persoonlijke ergernissen of frustraties. ✓ Ze hebben vaak dezelfde oorzaak als inefficiënties. Als je dus de oorzaak wegneemt, verbeter je niet alleen de operationele resultaten, maar maak je ook het werk plezieriger. We belemmeren onszelf. Elke dag. We zijn beregoed om pareltjes in de kiem te smoren en belemmeren onszelf op die manier. Iedere dag, in elke organisatie en ook op het persoonlijke vlak. Confronteer het team eens met enkele herkenbare uitspraken en reacties op ideeën. Vul onderstaande quotes aan met typerende geluiden uit de eigen organisatie. Zorg voor herkenning en breng het met humor.... "Anders? We doen het hier al jaren zo"
 "Joh, dat kunnen onze systemen niet aan"
 "Verbeteren is voor de industrie. Hier werkt ‘t echt anders" "Volgens mij gaat hij dat nooit goedvinden"
 "Ik heb er geen tijd voor en jij bent ook hartstikke druk" "Nou, daar is vast geen budget voor"
 "Zeg, ben je niet bang dat ‘t mislukt?" Het kan ook anders Hieronder zijn zo maar wat quotes gegeven van medewerkers die al eerder samenwerkten volgens de Share-board-manier. Ook deze uitspraken kunnen eventueel aangevuld worden met positieve ervaringen uit de eigen directe omgeving en al heel snel ook uit het eigen team. "Oplossingen worden sneller, directer opgepakt"
 "Gaaf, die samenwerking en die resultaten"
 "Als je goed nadenkt, zijn er veel verbeteringen te behalen" "Een idee goed beschrijven is nog niet makkelijk"
 "Het simpelste idee levert ‘t meest op"
 "Het is leuk om samen ideeën te vormen" Koester de kleine verbeteringen

Die zijn goed voor de motivatie: snel geregeld en snel resultaat. Focus dus op het grote aantal kleine ideeën in operationele en dagelijkse processen. Iedereen kan die verbeterideeën zelf of met collega’s oppakken. En elke kleine verbetering is weer een oefening voor het grote werk. Zo kunnen kleine ideeën aanleiding geven om het groter aan te pakken in projectvorm of als programma. Maar bij voorkeur houden we het klein. Dat levert al enorm veel relatief makkelijk te realiseren verbeteringen op. Aandacht is dé brandstof Positieve aandacht van de directeur, manager of teamleider is de brandstof van verbeteren en innovatie. Let er wel op dat je het authentiek en persoonlijk doet. Zorg ervoor dat je precies weet waar het over gaat en welke bijdrage het brengt voor de organisatie. Aandacht is.... ✓ Een schouderklopje bij de koffieautomaat of (beter nog ) in het teamoverleg. ✓ Waardering uiten in een persoonlijke mail. ✓ Of in de interne nieuwsbrief of intratra-pagina. ✓ Successen resulterend uit verbeteringen met het team delen ✓ En misschien af en toe een klein presentje voor het hele team. Belonen en motiveren ✓ Beloon het gehele team en niet de individuele medewerker. ✓ Stel geen financiële beloningen in het vooruitzicht. ✓ Kies voor iets ludieks, bijvoorbeeld een bon voor een team-uitje. Het team kan ook iets leuks verzinnen, of houdt een onderlinge verkiezing. ✓ Of kies voor steun aan een gezamenlijk te bepalen MVO-doel. Doe het arbitrair dus zonder vaste regels maar wel met gevoel.

4. Checklist voor de De Aftrap Als VC sta je voor de organisatie van een inspirerende startsessie met alle teamleden en de manager. Het doel van deze aftrap is om een gezamenlijke start te maken met het verbeteren en de uitgangspunten en werkwijze te delen. Bij deze startsessie worden de eerste verbeterideeën verzameld. Jullie gaan bespreken hoe je de gevonden verbeteringen nog kansrijker kunt maken. Een goede kickoff is goed georganiseerd en inspirerend. Inspiratie ✓ Verzin rondom speerpunt(en) een positief geformuleerd thema, een passende naam/afkorting of een inspirerend motto! ✓ Houd de aftrap op een inspirerende plek. Vind een plek met de juiste sfeer voor de teamleden; dat kan de kantine zijn maar ook een vergaderruimte of een buiten-locatie. ✓ Wees creatief bijvoorbeeld met de aankleding van de ruimte. Start eventueel met een hapje. ✓  Een energieke start is heel bepalend voor de sfeer van de aftrap. Je kunt gebruik maken van beeld en geluid (muziek). De toespraak door de manager al of niet op een “zeepkist” maar in elk geval staand en niet zittend. ✓ Een gezamenlijk doel werkt al heel inspirerend, soms kan een incentive voor het team door de manager het gezamenlijke doel onderstrepen. Voorbereiding en organisatie ✓ Alle teamleden zijn via Share-board (of anders met een email) voor de aftrap uitgenodigd. ✓ Als voorbereiding vraag je ze elk twee verbeteringen te bedenken en die in te voeren in Shareboard.nl. ✓ Vraag ze ook te de checklist ‘Maak verbeteridee kansrijk’ te lezen. ✓ Zorg dat de aftrap plaatsvindt op een tijdstip waarop alle teamleden aanwezig kunnen zijn. ✓ De manager is gebriefd en heeft bevestigd aanwezig te zijn voor zijn/haar rol bij de aftrap. ✓ De locatie, catering en benodigde audiovisuele middelen / whiteboards zijn gereserveerd. Voorbeeld uitnodigingstekst Beste Voornaam, Hierbij nodig ik je uit om met het hele Xyz team samen te werken in het verbeterprogramma Themanaam aan de speerpunten 'Dit' en 'Dat'. We hebben gemerkt dat elk van ons allerlei mogelijke verbeteringen ziet. Als we samenwerken helpen we elkaar om de kansrijke verbeteringen ook echt in te voeren. Dan blijft het niet langer bij alleen-maar-ideeën. Doe je mee? Op ‘datum’ is er in ‘de locatie’ een aftrap sessie met het hele team. We gaan het hartstikke leuk maken.
 Wil je als voorbereiding vast nadenken over twee concrete verbeteringenideeën? En wil je ook de

Checklist Maak verbeteridee kansrijk lezen? Bij de aftrap bespreken we je verbeterideeën. Een inspirerende groet, Naam VC/Key-User

Programma van De Aftrap ✓ Welkom door VC. ✓ Toespraak manager op de zeepkist. ✓ Toelichting door VC en de spelregels Bespreken van eerste verbeterideeën Eerste selectie van quickwins en uit te werken verbeterideeën. ✓ Vervolgafspraken en actiepunten Eventueel afsluiting door manager Spelregels tijdens De Aftrap ✓ De VC heeft de regisserende rol (voorzitter) tijdens de Aftrap. ✓ Iedereen en alle verbeterideeën verdienen aandacht. Niet iedereen is even extravert! ✓ Let erop dat je respectvol naar elkaar reageert. ✓ Geef uitsluitend positieve opbouwende feedback en laat elkaar uitspreken. ✓ Richt je steeds op het gezamenlijke belang van het team: samen verbeteren. Spreek een aantal minuten af voor elk te bespreken verbeteridee. Blijf niet te lang hangen bij één idee.


5. Tiplist Maak verbeteridee kansrijk Er zijn verbeterideeën en kansrijke verbeterinitiatieven. Alleen verbeterinitiatieven die inhoudelijk goed zijn EN een heldere en realiseerbare aanpak hebben zijn, zijn kansrijk. Deze Tiplist hieronder kan hier worden gedownload om uit te delen. Titel Is de titel kort, bondig en inspirerend?
 Heeft het iets van het probleem en de voordelen? Samenvatting ✓ Is de samenvatting max 2 a 3 zinnen? ✓ Bevat de samenvatting het probleem, de oplossing, de aanpak en de voordelen? Als je het lastig vindt het goed op te schijven, vraag een collega met schrijftalenten je te helpen. Te verbeteren (probleem, oorzaak, oplossing, doel) ✓ Geef beknopt aan wat je wilt verbeteren of welk probleem je wilt oplossen. ✓ Beter niet in algemeenheden spreken en schrijven. Welke kans zie je precies? Of wie heeft precies waar last van? ✓ Is aangegeven hoe vaak het gemiddeld voorkomt (per jaar)? En hoe lang per keer iemand daar dan last van heeft? ✓ En op andere afdelingen? Soms hebben anderen er ook last van. Geef dat ook aan. Hoe vaak? ✓ Hele goede verbeterideeën dragen bij aan meerdere speerpunten. Kruis ze allemaal aan. Oorzaak: ✓ Geef aan wat de oorza(a)k(en) is/zijn. Soms is de oorzaak zodanig helder, dat je dit weg kunt laten. Soms moet je dieper graven om achter de werkelijke oorza(a)k(en) te komen. ✓ De oplossing moet de oorza(a)k(en) aanpakken. Is dat het geval? ✓ Oorzaak of by-pass? Soms kun je de oorzaak niet wegnemen, maar wel een by-pass maken. Als je het probleem verzacht, kan dat ook een prima verbetering zijn. Oplossing/Doel: ✓ Beschrijf beknopt wat de essentie van je oplossing is. Wees helder en concreet. Vraag of anderen het echt begrijpen! ✓ Heb je een eenvoudige oplossing? Als je niet zeker weet hoe je het moet oplossen, doe dan een proef(je). ✓ Is het 'groot'? Zo ja, kun je het opsplitsen? Lukt dat hier? Liever een paar kleinere stappen, dan een grote. ✓ Kun je het zelf oplossen of heb je juist last van een andere afdeling? Check de tips bij Ketenprocessen. ✓ Wie kan snel iets van de grond te trekken? Vraag hem/haar te helpen. ✓ Dient er een nadere procesof systeemanalyse gedaan te worden? Wie kan dat goed? Vraag hem/haar te helpen. ✓ Heb je over een alternatief nagedacht? Vraag je collega's of zij alternatieve oplossingen kennen. Kies de beste oplossing.

✓ Het uitwerken van een oplossing kost vaak veel tijd. Als het straks veel oplevert mag dat best. ✓ Vraag je collega’s of zij je idee willen 'raten' met ‘Likes’. De rating die je krijgt zegt veel over de kwaliteit van je idee. Heb je al veel waarderingen? Zo nee, bespreek wat hun zorgen zijn. Zijn die zorgen om te draaien? Aanpak (activiteiten, planning, mijlpalen, risico-s, maatregelen) ✓ Heb je een kort en bondig wie-wat-wanneer-plan voor het maken van de oplossing? En, ook een kort en bondig wie-wat-wanneer-plan voor de invoering? ✓ Vraag eventueel een collega of je Verbetercoördinator die daar goed in is, of hij/zij je wilt helpen? ✓ Je bent de bedenker. Dat betekent niet dat je alles zelf hoeft te doen. Blijf wel in-control. ✓ Risicomanagement: Wat kan er mis gaan? Met welke maatregelen ga je dat tegen? ✓ Communicatie is vaak een belangrijke aspect bij de invoering. Neem dat in je plan op. ✓ Is er tijd voor het maken van oplossing? Hoe zorg je dat er tijd voor vrijgemaakt wordt. Vraag anders hulp van je manager of collega om mee te denken. Of je Verbetercoördinator. Voortgang (tussenstand t.o.v. Aanpak) ✓ Geef aan de hand van de Aanpak, beknopt welke stappen gezet zijn en wanneer wat nog gedaan moet worden. Voordelen en Batenberekening ✓ Geef kwalitatieve voordelen aan als mooier, leuker, sneller, veiliger of beter. En voor wie? Hele goede verbeteringen hebben overigens meerdere voordelen. ✓ Geef aan welke concrete baten en positieve effecten je oplossing geeft. ✓ Als je sommen maken lastig vindt, vraag dan je Verbetercoördinator jou te helpen of iemand van de financiële administratie. ✓ Kwantitatieve baten: (gemiddeld per jaar) hoe vaak x (gemiddeld) hoelang x (afgesproken) uurkosten + externe kosten (nu) = de kosten (nu) -/hoe vaak (dan) x hoelang (dan) x (afgesproken) uurkosten + externe kosten (dan) = de kosten (dan). Het verschil zijn de kwantitatieve baten: de voordelen in euro's. ✓ Zijn de schattingen en uitgangspunten goed geschat en redelijk? Graag kosten naar boven en baten naar beneden afronden. Wat is nodig? en Kostenberekening ✓ Welke condities zijn van belang? Probeer zo spoedig mogelijk in te schatten of de baten (en belangen) echt groter zijn dan de kosten. ✓ Is er sprake van externe kosten? En jaarlijks onderhoud? ✓ Bereken o.b.v. de Aanpak dat de (A) uren van de personen bij (wie-wat-wanneer) x (afgesproken) uurkosten wat de totale mensuren-kosten zijn. Tel daarbij op de (B) externe kosten die nodig zijn. Tel (A) en (B) op en vermeldt bij Kosten (in euro’s). Opmerkingen

Is/zijn alle beslisser(s) akkoord?
 Vraag hen/hem/haar op een of meer aspecten mee te werken om e.e.a. voor elkaar te krijgen.


6. Checklist Voortgangssessie De VC nodigt alle teamleden uit voor een voortgangsmeeting. Deze checken tiplist maakt het een nuttige sessie. Agenda ✓ Bespreek de bevindingen van de afgelopen periode aan de hand van de Share-board-overzichten. ✓ Doe met elkaar de voortgangscheck verbeterideeën. ✓ Gebruik Tiplist Maak verbeteridee kansrijk om ideeën inhoudelijk te verbeteren. ✓ Selecteer de ideeën die de komende tijd verder worden uitgewerkt cq. geïmplementeerd of gearchiveerd. Zie Selecteren en prioriteren van ideeën. ✓ Leg per idee acties vast in Share-board. ✓ Maak afspraak voor de volgende sessie en bij eerste voortgangsmeeting: bepaal een vaste frequentie (bijvoorbeeld tweewekelijks).
 Tip 1. Vast agendapunt afdelingsoverleg. Zet de Ideeënvoortgang zeker één keer per maand als vast agendapunt van ca 15 minuten op het afdelingsof teamoverleg. De VC bereidt de inhoud voor en bespreekt samen met gehele het team de voortgang: welke ideeën dienen extra aandacht en prioriteit te krijgen. Welke ondersteuning kan de manager of teamleider leveren? Tip 2. Af en toe een leuke sessie zoals een Ideeënlunch. De VC regelt een lunch (30 min) voor het team. Neem een laptop mee en log real time in op het Shareboard.nl. Of maak printjes. Doe de ideeënvoortgangscheck. Leg de afgesproken acties vast. Tip 3. Doe eventueel een Dagstart. Steek 's ochtends 15 min even de koppen bij elkaar met een beamer of beeldscherm/computer, log in op het Share-board.nl en neem de ideeën kort samen door. Of maak printjes. Doe de Voortgangscheck verbeterideeën en spreek vervolgacties af. Tip 4. Ideeën buiten de lijnen. Er komen ook prima ideeën die niet passen op een speerpunten of doelstellingen. Je kunt creativiteit nu helemaal niet volledig reguleren, dus dat gebeurt. Neem die ideeën ook serieus. Er kunnen pareltjes tussen zitten. Bepaal met Selectie of en wanneer je er wat mee doet. Tip 5. Vastlegging Besteed niet teveel tijd aan het maken van notulen van de voortgangssessies. Leg de verantwoordelijkheid hiervoor bij de medewerkers zelf. In Share-board of op een verbetersheet houdt iedereen zijn eigen de voortgang en acties bij.

7. Selecteren en Prioriteren Als je een flinke voorraad verbeterideeën hebt opgebouwd, is het goed om na enige tijd als team de ideeën te selecteren en van prioriteiten te voorzien. In een voortgangssessie kun je daarvoor het volgende selectieen prioriteringsmechanisme gebruiken. 1. Selecteer de verbeterideeën die meer opleveren dan kosten. Dit is zo als de baten (in euro's) hoger zijn dan de kosten (in euro's). Verbeterideeën die net een negatieve opbrengst hebben, kun je nog wel over de lijn heen 'duwen' door de kwalitatieve voordelen zwaarder te laten meewegen als dat reeël is. 2. Selecteer verbeterideeën op de speerpunten. Verbeterideeën die passen op de speerpunten kun je zwaarder laten doorwegen in het selectieproces. 3. Doe met elkaar een Top3-selectie. Je kunt met jouw team uitstekend de selectie maken van de meest kansrijke en waardevolle verbeterideeën door twee vragen aan elkaar te stellen. Welke verbeterideeën uit de actuele lijst vormen jouw persoonlijke Top3 (of Top5). En vraag bovendien aan elke eigenaar waarom zijn/haar verbeterideeën moeten blijven die niet in de Toplijstjes voorkomen. Met de laatste vraag geven de eigenaren zelf aan dat een idee -bij nader inzientoch niet zo sterk is of dat het beter te wachten is op een gunstig(er) omstandigheden. Stel voor deze ideeën te archiveren. 4. Prioriteren Je hebt nu een lijst van verbeterideeën die goed zijn en passen op de speerpunten. Bepaal daarna met welke verbeterideeën jullie willen beginnen. Je kunt in een team meerdere ideeën tegelijk ontwikkelen en invoeren. Begin met laag hangend fruit. Verbeteringen die het makkelijkst en snelst te implementeren zijn.

8. Voortgangscheck Verbeterinitiatieven Op een voortgangsmeeting helpt deze checken tiplist verbeterideeën om gericht de aandacht te geven aan verbeterinitiatieven die dat nodig hebben. ✓ Welk verbeteridee is wel/niet begrijpelijk? ✓ Vraag de bedenker het te verduidelijken en help daarbij als team. Maak gebruik van de tiplist Maak verbeteridee kansrijk. Is het idee 'beslisbaar' geschreven? Vinden anderen dan de Bedenker dat ook? ✓ Heeft elk verbeteridee duidelijke stappen voor realisatie en implementatie? Kunnen we het idee versterken? Wie kan helpen? Zie de tiplist Maak verbeteridee kansrijk. ✓ Welke verbeteringen hebben veel potentie? Hoe kunnen we ideeën versterken? Maak gebruik van de tiplist Maak verbeteridee kansrijk. ✓ Zijn de kosten en baten compleet van alle verbeterideeën? Van welke verbeterideeën wegen de baten op tegen de kosten. Kunnen we sommige ideeën nog versterken? Zie de tiplist Maak verbeteridee kansrijk ✓ Iedereen geeft zijn eigen Top3 van de ideeën. Welke verbeteringen scoren het hoogst in de Top3 of top 5 van het hele team? ✓ Welke verbeterideeën hebben geen waardering? Vraag de bedenker van de verbetering in de voortgangssessie waarom dit idee moet blijven. ✓ Anders naar Archief of kijk bij de tiplist Maak verbeteridee kansrijk. Welke ideeën gaan naar een volgende fase? ✓ Besluit gezamenlijk over de voortgang van elk idee naar een volgende fase: concept-uitwerkenontwikkelen-implementeren-gebruiken op grond van de bovenstaande criteria. Andere ideeën worden gearchiveerd (leveren niet genoeg op of de timing ongunstig). ✓ Hebben we voldoende verbeterideeën? Zo nee, gebruik de tiplist Hoe meer verbeteringen vinden; deze vind je in een volgende editie. Zo ja, Wees trots op jullie resultaten!

Vragen? De ervaring leert dat je in een paar maanden tijd met een team van 20 personen in een ‘gemiddelde’ organisatie al snel tientallen tot tonnen aan euro’s in waarde kunt vinden en realiseren ! Ondanks dat kan het realiseren van verbeterinitiatieven soms stroef verlopen. Wees je bewust van het feit dat het een lerend traject is. Koester elke verbetering. Hoe klein misschien dan ook. Als je vragen hebt, schroom ze niet te stellen op [email protected]. We helpen je graag! Verbetersuggesties vernemen we uiteraard heel graag: [email protected].

Verbetersheet

Te verbeteren. Waar loop je tegen aan? Wat kan beter?

Wat is de echte oorzaak? Of, is dit een zinvolle omleiding?

Oplossing. Hoe wordt het beter?

Aanpak. Wat is je concrete wie-wat-wanneer-aanpak? Uitwerking op bijlage

Wat zijn de voordelen en baten? Kwalitatief en fte's/euro's. Uitwerking op bijlage

Wat is nodig en wat zijn de kosten? Condities en fte's/euro's. Uitwerking op bijlage

Het past bij speerpunt(en) van de organisatie: ☐ ________________________________________ ☐ ________________________________________ Baten (euro's) ____________________________ ☐ ________________________________________ ☐ ________________________________________ Kosten (euro's) ____________________________

De voortgang (fase) van de verbetering is: ☐ concept

☐ uitwerken

☐ proef

Beoordeling (gemiddelde waardering): Bedenker: Mijn verbeteridee is:

☐ archief

☺

☐ implementeren

☺

☺

☐ ontwikkelen

☺

☺

☐ gebruiken