Verslag Workshop Compriz 11-11-2011 Zeepkist: Ad Geluk (Elkerliek ziekenhuis) over werken met Documentaal: Ad schetst hun oude en nieuwe werkwijze. Grote voordeel is dat je per tekstblok dingen kan wijzigen en dat dit in alle folders waar dit blok gebruikt wordt automatisch aangepast wordt. Tekstblokken krijgen een label: afdelingsuniek, alle verpleegafdelingen of hele ziekenhuis etc. Toekomst: gebruikers via email informeren over wijzigingen, koppeling bronbestand aan internet/intranet, koppeling aan zis, opslaan in epd, op maat (bijv bloedverdunners, etc). Wordt momenteel nog niet toegepast, maar de mogelijkheden zijn er wel. In principe zou het Elkerliek een “papierloos” ziekenhuis worden: dus printers moeten weg bij poli’s, maar voor printing on demand zouden de printers er moeten blijven. Vragen: •
Hebben jullie dit zelf ontwikkeld? Nee, maar we zijn wel voorlopers en hebben het samen met Documentaal ontwikkeld. Wel hebben we het op eigen server draaien en dus kunnen dus makkelijk zelf wijzigingenaanbrengen.
•
Tekstblokken: hoe heb je hieraan labels gekoppeld? Bij het overzetten van folders aan het nieuwe systeem, dan beoordelen of een blok iets unieks is of iets wat op meerdere plekken gebruikt wordt. Omzetten kost wel 1 -2 uur per folder. Maar bij gebruik van tekstblokken die al in het systeem zitten gaat het sneller. Tekstblokken worden van tevoren gekoppeld tot een folder, nog niet op maat voor de individuele patiënt. Maar in de toekomst wellicht wel. Hoe? Specialist zou dit moeten aangeven, of automatisch door koppeling zis, dat het systeem zelf tekstblokken toevoegt of weglaat. Koppeling van systemen is zwakkeschakel.
•
Tekstblok wijzigingen: wie bepaalt dat je het mag wijzigingen ziekenhuisbreed (bijv nuchterheidsbeleid)? Nuchterheid overleggen we bijv met de anesthesiologen. Alle folders met het blok ‘nuchter’ worden automatisch gewijzigd. Zit er een mailadres aan de folder gekoppeld dan wordt automatisch de wijziging doorgegeven.
•
Wat is de taakverdeling binnen afdeling? Handleiding geschreven zodat iedereen ermee kan werken. Nu Ad nog alleen, maar het moet niet van 1 persoon afhankelijk zijn.
•
Is er geen koppeling internet en intranet? Nee, bezig met nieuwe website, en dan wordt het meegenomen. Folders bestellen kan wel met interne bestelsysteem. DTP afdeling kan wel bij het systeem en haalt bij een bestelling het daaruit. Gebruiker kan ook de inhoud van de teksten zien. Intranet en internet haalt de laatste versie van de folder uit het bronbestand, automatisch.
•
Werken andere ziekenhuizen er al mee? Er zijn een aantal afgehaakt. Waarom? Verschillende redenen: het draait op een externe server.Je hebt de versie Word 200 nodig en, zover zijn nog niet alle ziekenhuizen.
•
Wat is de prijs? Kan Ad niets over zeggen, omdat zij het samen met Documentaal ontwikkeld hebben, en dus een speciale prijs hebben betaald.
Zeepkist: Annette Bon (VieCurie) over werken met dot-Office Waarom een nieuw syteem: enorm veel folders, zo’n 700 folders, hoe ga je dat beheren. Er kwam een nieuwe huisstijl. Dit heeft ze allemaal handmatig gedaan. Maar wil dat nooit meer! Waar gaat het om: bewerken, beheren en vormgeven. Dat wilden ze geautomatiseerd. Dotoffice is Word-applicatie. Moest op Citrix kunnen draaien, huisstijl moet gewaarborgd, 1 bronbestand, centraal beheren, maar decentraal laten maken. Via mail wordt de tekst aangeleverd en wordt door patientencommunicatie geredigeerd. Annette krijgt automatische waarschuwing voor een tweejaarlijkse update. Het systeem archiveert automatisch oude versies, er blijft alleen de nieuwste versie zichtbaar. Er kan gelinkt worden naar zorgdomein en ook het epd kan gekoppeld aan dit systeem. Het is zeer gebruiksvriendelijk, het is makkelijk uit te leggen hoe het werkt, ook voor hulpverleners. Automatische mail, handig omdat je met de copa’s gaat werken. Ook veranderingen krijgen ze via de mail door. Via zoekwoorden kan je zoeken naar woorden (bijv nuchterheidsbeleid) zodat je snel ziet welke er aangepast moeten worden. Elke wijziging heeft vaak gevolgen voor de opmaak. Dit is met Dot Office geen probleem meer omdat het systeem de opmaakt doet. Ze werken alleen nog met A5, geen drieluiken meer. Kan ook automatisch in klappertjesopmaak (losse vellen). Ze hopen het in drie weken om te zetten. Vragen: •
Hoeveel personen gaan dit doen? Alleen. Je kunt ook extern iemand inhuren, maar dit gaf veel fouten, dus dat wil ze niet meer
•
Hoe krijg je de teksten op internet? Bronbestand automatisch in pdf voor internet. Koppeling lukt nog niet automatisch door verouderde site.
•
Is er koppeling met patientendossier. Ja dat is mogelijk.
•
Welke office versie gebruiken jullie? 2003
•
Is er een koppeling met kwaliteitssysteem? Nee maar is wel mogelijk.
Zeepkist: Fransje Baarveld (Slingelandziekenhuis) over printing on demand Printing on demand is geen computersysteem maar een werkwijze. We maken wel gebruik van een systeem, namelijk Smartsite van Seneca. Ook de inhoud van de website staat daar in. We doen aan printing on demand: printen op het moment dat het nodig is. We beheren folders in Smartsite. Ze zien er uit als tekstblokjes en als je klikt op knop “publiceren” kun je ervoor kiezen om het als pdf of als drukexemplaar (komt dan automatisch bij de repro terecht) te laten uitvoeren. Hoe ziet het product er bij printen uit? Het wordt geen glossy, maar wel altijd de meest recente versie en ziet er verder netjes uit. Aanleiding: er waren veel verouderde folders op poli’s afdelingen aanwezig. Nu geven ze mensen opdracht om alleen van webversie gebruik te maken. Dit namelijk altijd de meest recente versie. Printing on demand doen ze niet voor alle folders. •
Bij grote oplages (opname, anesthesie, folders die in rekken horen te staan (klachten, informatie voor bezoekers), folders met representatieve functie (afdelingsfolders)). Dingen die lang van te voren bekend zijn is een boekje soms handiger.
•
Onderzoeken, ingrepen etc: printen on demand.
Maar waar leg je de grens: lastig punt, punt van discussie, mensen willen graag een boekje. Externe folders; kunnen afdelingen zelf bestellen Niet zomaar ingevoerd, dit is een heel proces geweest: eerst alles digitaliseren. Vroeger stond alles in Quark (opmaakprogramma). Smartsite moest aangepast worden, applicatie aanmaken, en folders invoeren. Duurde wel wat langer dan 3 weken die Annette noemde. Opschoonactie gehouden, alle oude folders de deur uit. Invoeren ongeveer 4 maanden, niet fulltime, Ongeveer 600 folders. Voordelen Printing on demand: •
Altijd de meest actuele versie meegeven
•
Geen verspilling door weggooien oude versie
•
Altijd en overal beschikbaar, nl online
Nadelen Printing on demand : •
Men gaat toch voorraden printen. (advies: voor een week, maar wordt niet gestimuleerd).
•
Mensen hadden weerstand: we zijn geen repro…
•
Hoe zit het met gezondheidsklachten
•
Opmaak is minder mooi
Kosten: Besparing is beperkt. Zit hem vooral in de omslagen, die heb je niet meer nodig. Arbeidskosten verplaatsen van repro naar zorg. Printkosten vrijwel hetzelfde. Het was een inhoudelijke keuze.
Vragen: •
Poli moet dus website open hebben om de folder te vinden? Ja
•
Per stuk printen? In principe wel, maar afdelingen leggen soms toch voorraden aan.
•
Hoe heb je org enthousiast gemaakt? De voordelen naar voren brengen. Argument: meest recente folder.
•
Zijn er ook folders niet die online staan? Wat dan. Wel achter de schermen pdf maken, maar niet online gepubliceerd, gemaild naar afdeling, zelf verantwoordelijk.
•
Printen jullie gewoon op wit papier? Ja, gewoon in zwart/wit. Huisstijl zit in het ontwerp. Met 1 druk op de knop kan het ook een boekje worden.
•
Wie heeft de keus gemaakt? Het was uiteindelijk een directiebesluit.
Zes vragen over folderbeheer: Terugkoppeling van de subgroepjes:
1 Folders ontwikkelen A. Wat is/zijn naar jullie idee de beste en meeste efficiënte manier(en) om te zorgen voor: actuele, eenvoudige, begrijpelijke, patiëntgerichte inhoud van patiëntenfolders die bovendien WGBO-proof is? En info op maat? Voorbehoud, welk systeem je ook kiest het blijf mensenwerk Inzetten op schrijfvaardigheid. Eenvoudig nederlands Gebruikt wgbo checklist. Sluit aan op docbeheersssysteem zkh. Zorg voor actuele folders Info op maat: community, filmpjes om visueel te maken B. Wat zijn eventuele essentiële randvoorwaarden voor bovenstaande? Randvoorwaarden: geld, een org die prioriteit geeft aan pavo en hv die het hoog op lijstje hebben. Inbedden in zorgtraject. Scholing op gebied van pavo voor hv C. Waar heb je / hebben jullie slechte of juist goede ervaring mee: ofwel: heb je een do of don’t die je je mededeelnemers niet wilt onthouden? Do’s: Goede intake, doel, doelgroep, wagt is er al. Onderscheid dynamische en statische inhoud.Koppel dit los (bijv adres en inhoud), kan efficienter zijn. Blijf inzetten op goede mondelinge voorlichting Zorg voor goede intro van folder in de organisatie, maar zorg voor info op maat en help patienten zieken naar de juiste info. Don’t: Gigantisch rek vol met folders: niet professioneel en betrouwbaar:
D. Welke afwegingen geven de doorslag bij de keuze voor wel of geen gebruik van externe folders? Wel gebruiken: bespaart tijd en kosten. Nazorg folders: bijvoorbeeld transferbureau laten regelen E. Hoe kun je zorgverleners ondersteunen bij borging van actuele inhoud en ontwikkeling van info op maat? Benut je signaleringesfunctie. Folder pas online als de nieuwe versie klaar is, dus oude folder eraf halen, zodat je een stok achter de deur hebt.
2 Folders opmaken A. Wat is/zijn naar jullie idee de beste en meeste efficiënte manier(en) om folders in de huisstijl van je instelling op te maken? Vraag was moeilijk te beantwoorden. Hangt van veel dingen af. B. Wat zijn eventuele essentiële randvoorwaarden voor bovenstaande? Hangt af van het systeem en het aantal fte’s, hoeveel geld heb je. Of je een eigen drukkerij hebt. C. Waar heb je / hebben jullie slechte of juist goede ervaring mee: ofwel: heb je een do of don’t die je je mededeelnemers niet wilt onthouden? tips: google optimalisatie. Als je kiest voor printing on demand: zorg er voor dat je ook goed gevonden wordt, hier zijn trucs voor die wel extra tijd kosten. Lijstje waarop aangevinkt kan worden waar en welke folders je kunt vinden. Volgens onderzoek Medirisk mag dit niet, St Fransciscus gaat dit uitzoeken. maatwerk, epd, mailen: toekomst wat wil de patient, onderzoek (bijv Voice van Nivel) Opmerkingen: los van juridische zaken, hoe zit het met de effectiviteit om patient de mailen of een webadres door te geven.
3 Folders printen, drukken of een combinatie van beide A. Wat zijn naar jullie idee de belangrijkste voor- en nadelen van: -
printen (kopiëren)
-
drukken
-
een combinatie van beide: printen en drukken
-
printing on demand De ideale situatie is altijd een combinatie van: mens, middelen, motivatie en mogelijkheden.
B. Wat zijn op grond van bovenstaande de belangrijkste afwegingen bij de keuze voor printen, drukken, een combinatie van beide of printing on demand? Waar zit je als org in het proces. Dus de ideale situtie is wat lastig: combinate: mens, middelen, motivatie en mogelijkheden. OLVG: afd wilde het zelf doen maar is teruggedraaid omdat het niet meer werkte, toch teveel werk. C. Wat is/zijn de beste en meest efficiënte manier(en) om te printen? D. Wat is/zijn de beste en meest efficiënte manier(en) om de drukken?
E. Wat is de beste en meest efficiënte werkwijze voor printing on demand? F. Waar heb je / hebben jullie slechte of juist goede ervaring mee: ofwel: heb je een do of don’t die je je mededeelnemers niet wilt onthouden? Gesprek aangaan met de gebruikers van de folders over wat hebben jullie eigenlijk nodig? Wat werkt voor jullie. POD oplages vaststellen per afdeling. (bijv max een week). Printcorners inrichten, ondersteund door ict bij storingen, ah eind van de gang kan patient met code de folder ophalen (idee wordt in ziekenhuis uitgedacht) G. Zijn er essentiële randvoorwaarden van toepassing?
4 Folders beheren A. Aan welk bestek van eisen moet naar jullie idee een CMS en/of een documentbeheersysteem idealiter voldoen voor efficiënt beheer van voorlichtingsteksten voor patiënten? Werken met een workflow Vanuit communicatie rechten kunnen toekennen aan mensen voor het systeem Versiebeheer en archief moet in het systeem zitten Gebruiksvriendelijk voor degene die het vult en voor de eindgebruiker die de teksten eruit moet halen Meerdere vormen van output (pdf, A4 etc) Beeldbank Prijs, niet te duur Goede koppeling met bestaande systemen binnen het ziekenhuis waaronder het epd. B. Welk CMS / documentbeheersysteem raad je zeker af en waarom? C. Met welk CMS / documentbeheersysteem heb je juist goede ervaringen en waarom? Libra: dbs gekoppeld aan internet en intranet D. Zijn er essentiële randvoorwaarden van toepassing? Uitgaan van 1 bronbestand is de beste manier
5 Folders bestellen / voorraadbeheer A. Wat is/zijn naar jullie idee de beste en meeste efficiënte manier(en) om folders: -
te bestellen;
-
om voorraden te beheren;
-
om inzicht te houden in het verbruik van de folders? Veel verschillen tussen ziekenhuizen. Bestellen On demand, digitaal, barcodescanners, smartphone, qrcode. Probeer het onafhankelijk te houden van de computer omdat hulpverleners daar niet altijd in de buurt zijn. Kijk naar andere branche, bijv ah. voorraadbeheer Voor bepaalde folders heb je toch een voorraad nodig. Maar kijk naar oplage of dit altijd nodig is.
B. Wat zijn eventuele essentiële randvoorwaarden voor bovenstaande? Inzicht in verbruik: dit ontbreekt vaak, maar vinden het wel belangrijk. Hier moeten we voor gaan zorgen. Kan als je meer digitaal gaat bestellen. Centraal van belang, maar ook decentraal voor afdelingen zelf om inzage te hebben over. Koppelen aan voorraadbeheer Eigen repro ja of nee: wel handig om dit in eigen huis hebt, vooral voor hoog volume. Hoeft niet altijd zo te zijn, wordt opgemerkt.
C. Waar heb je / hebben jullie slechte of juist goede ervaring mee: ofwel: heb je een do of don’t die je je mededeelnemers niet wilt onthouden? Do’s: Houd het dichtbij de zorg: vpk arts, zij moeten er handig mee kunnen werken. Goed informeren nieuwe medewerkers Differentiateie op basis van oplage Maak keuzes over wat er heel mooi moet uitzien en waar minder eisen aan stelt. Opmaak: zwart wit mag, als het er maar netjes uitziet Don’t: Folders hamsteren. D. Hoe kun je zorgverleners ondersteunen bij bovenstaande?
6 Uitgifte van folders A. Wat is/zijn naar jullie idee de beste manier(en) om ervoor te zorgen dat: -
patiënten de ontwikkelde folder meekrijgen;
-
patiënten de juiste versie van de folder meekrijgen;
-
patiënten de folders waar zij recht op hebben kunnen vinden / aanvragen? Verantwoordelijkheden moeten goed duidelijk zijn bij iedereen 1 bronbestand / opslagsysteem (dms of dbs) Zuwe (bron is internet, van daaruit gelinkt naar internet en intranet) Copa’s hebben centrale rol bij folders Goed zorgpad
B. Wat zijn eventuele essentiële randvoorwaarden voor bovenstaande? Samenwerking ict en communicatie. (verantwoordelijkheden vastleggen: budget) Betrokken zijn bij ontwikkeling van zorgpaden. Zorgen voor passende voorraden op de afdelingen C. Waar heb je / hebben jullie slechte of juist goede ervaring mee: ofwel: heb je een do of don’t die je je mededeelnemers niet wilt onthouden? Do: Bereid mensen voor als ze folders voor je moeten schrijven: schrijfcursus voor copa’s en schrijfwijzer ontwikkelen. Website, info over aandoeningen, je kunt kiesbeter linken naar je website. Eenvoudige taal www.zoekeenvoudigewoorden.nl Zo snel mogelijk in zorgpad laten betrekken. Don’t: Vergeet ict niet Niet teveel moeilijke woorden D. Hoe kun je zorgverleners ondersteunen bij de uitgifte van de juiste versie van de folder op het juiste moment in het zorgpad?
Tot slot: reacties van de standhouders Documentaal Bovenij ziekenhuis en Elkerliek en in onderhandeling met andere ziekenhuizen. Tip: zorg dat ict erbij zit. Daarom is het bij het andere ziekenhuis fout gelopen. Anders blijkt dat de juiste randvoorwaarden niet aanwezig zijn, Dot Office Veel geleerd van de deelnemers. Dank aan de organisatie en de feedback. Heeft een aandenken voor de deelnemers. Cumquat Vonden het interessant om aanwezig te zijn. Neem folder mee aub. Seneca Gehoord dat er vele keuzes gemaakt moeten worden, neem de folder mee.
