Verslag van de Algemene ledenvergadering van de Vereniging Van Forensische Mediators gehouden op 7 oktober 2014 van 11.00 uur tot 12.30 te Utrecht. Aanwezig (volgens presentielijst): Bestuursleden VVFM: L.J.G. de Haas (voorzitter), D. Pront, G. Herwig, S. Schilder, H.P.A.M. van Arendonk. Leden VVFM: J.W. Boeijink, C.F.N.M. de Boer, G.M.M. de Boer, R. Diepeveen, L.Dooms, E. Feijen, L.J.A. Gomperts, C. Goosen, I.G.R. Henar, I.M. van ’t Hoff, E. Holtjer, C. Janssen, A. de Jong, R. Kooger, O.B. Koppens, J.A. Korver, W.J.P. Kweens, J.C. Lich, I.H. van Lingen-Schuur, W.J. Lukaart, P.A. Mallant, P. Marcucci, I. Sandig, R.L.G.M. Steegmans, M.A. de Voort, B.M.H. Vosbergen, M.H.J. Wegener. Verslaglegging: A. Rookmaker =========================================================================1. Opening en vaststelling agenda 1. De voorzitter, René de Haas, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen René de Haas deelt mee dat Donald MacGillavry is overleden. Veel van de aanwezigen hebben bij hem een mediationopleiding gevolgd. Donald MacGillavry heeft veel betekend voor de ontwikkeling van mediation. De vergadering staat een minuut stil bij zijn overlijden. 3. Verslag ALV 8 oktober 2013 Het verslag wordt goedgekeurd en vastgesteld. 4. Financiën: a. Verslag kascommissie De kascommissie heeft de administratie bekeken en vragen gesteld. Na alles te hebben doorgenomen en antwoorden op de vragen te hebben gekregen, heeft de kascommissie goedkeuring verleend. b. Goedkeuring conceptjaarstukken 2013 . De penningmeester licht de jaarstukken toe. Volgens afspraak zou VVFM jaarlijks 3.500,- euro afdragen aan SFM, aangezien alle (contributie)inkomsten bij VVFM binnenkomen. Maar omdat SFM weinig kosten heeft gehad in 2013, heeft SFM afgezien van deze bijdrage. Voor 2014 en 2015 heeft SFM ook afzien van deze bijdrage. c . Kwijting en decharge aan het bestuur. De vergadering verleent kwijting en decharge aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over 2013. d. Begroting 2015 Op dit moment heeft VVFM 55 leden. Dit zijn er minder dan in 2013. Als het aantal leden verder daalt, zal de begroting 2016 daar wellicht op moeten worden aangepast. Om in ieder geval twee pe-bijeenkomsten per jaar te kunnen organiseren, waarvoor ook een spreker voor kan worden uitgenodigd, stelt het bestuur voor om de jaarlijkse contributie met 50,euro te verhogen tot 300,- euro per jaar. De kosten voor de jaarlijkse verplichte pe-bijeenkomst is in de contributie inbegrepen. Voor de niet-verplichte bijeenkomst kan een bijdrage worden gevraagd. De vergadering stemt in met dit voorstel. (Besluit: 50,- euro contributieverhoging per 1-1-2015) De vraag wordt gesteld wat de sanctie is op het niet aanwezig zijn bij een verplichte pebijeenkomst. Op deze bijeenkomst is lang niet iedereen aanwezig. De voorzitter reageert dat daar later over de dag met de aanwezigen over wordt gesproken.
1
Tevens wordt gevraagd of bekend is waarom leden opzeggen. Deze redenen zijn divers, soms is de reden het stoppen met werken of geen FM-zaken krijgen of ander soort werk zijn gaan doen. e. Goedkeuring verlenging boekjaar (art.14 lid 1 van de statuten) De vergadering gaat akkoord met drie maanden verlenging van de termijn van 6 maanden zoals genoemd in artikel 14 lid 1 van de statuten. (Besluit: verlenging boekjaar art. 14 lid 1) 5. Beleid a. Politieke ontwikkelingen en Beleidsvoornemen ouderschapsonderzoek VVFM Op korte termijn wordt een “groen licht” verwacht voor het budget van 160.000 euro dat beschikbaar wordt gesteld door het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit budget zal bij de Hoven komen. Om alvast in te spelen op de opmerkingen die op het Ministerie zijn gemaakt, is het bestuur met de aanbevelingen in het rapport van Esther Kluwer aan het werk gegaan. Bijvoorbeeld een “best practise” guide maken, minimaal twee keer per jaar intervisie. Merel Wegener merkt op dat er vanuit vFAS wel intervisie mediation wordt gehouden, maar geen forensische mediation. Petra Mallant vindt intervisie met forensische mediation wel belangrijk, omdat vanuit het NIP de intervisie vaak niet diep genoeg gaat. Ina van Lingen heeft zichzelf wel de vraag gesteld waarom zij nog lid zou blijven. Haar conclusie is dat zij lid blijft omdat zij nog van bijeenkomsten leert. René de Haas zegt dat intervisie wel moet plaatsvinden met mensen van hetzelfde niveau. Gewone mediation is van een ander niveau/andere conflicten. Bij forensische mediation zijn er andere problemen en escalatie niveau’s. Pold Gomperts zegt dat het wel goed is FM- intervisie te hebben omdat je dat soort problemen ook wel tegen komt als het geen officiële FM-zaak is. De kennis die je opdoet bij FM-intervisie kan dan ook gebruikt worden. Ingeborg van het Hoff stelt voor om de FM-intervisie dan ook door vFAS te laten accrediteren. Wim Lukaart merkt op dat in de regiogroepen georganiseerd kunnen worden. Joke Lich zou dat heel prettig vinden en het liefst aan het einde van de middag. Joyce Korver vindt dat zij bij de vFAS intervisie minder leert dan bij NIP-intervisie. In het stuk wordt ook “supervisie” genoemd. Daar wordt hiermee mee bedoelt dat als een zaak vastloopt, er een commissie is die mee kan kijken hoe de zaak weer verder kan. Gerda de Boer vraagt of in zo’n commissie alleen bestuursleden zouden zitten of dat er ook anderen bij kunnen. René de Haas zegt dat zeker ook anderen daarin kunnen zitten. Het is een faciliteit, geen verplichting maar een extra mogelijkheid om hulp en advies te krijgen. Voor externe toetsingskaders kan gedacht worden aan een “peer review, dossiers bekijken of een assessment een keer in de zoveel jaar. Maar dat zijn ideeën voor de langere termijn.
2
VVFM heeft geen beroepscode. Alle leden vallen verplicht onder het klacht- en tuchtrecht van de eigen beroepsgroep. Rita Diepeveen vraagt of het bestuur er van op de hoogte is als er een klacht tegen een FM-lid. René de Haas antwoordt dat klachten niet aan het bestuur worden doorgegeven. Een klacht is alleen bekend als er contact wordt gelegd. Het is wel een goede suggestie om te bepalen dat een klacht door een lid aan het bestuur moet worden gemeld. Ingeborg van het Hoff vraagt of er dan ook ondersteuning vanuit VVFM komt als er een klacht is. René de Haas zegt dat dat kan. Het is vooral goed om het desbetreffende tuchtcollege bij een klacht te informeren over FM. Daarbij kunnen de effecten van de klacht ook met elkaar besproken worden. Als de klacht gemeld wordt en de uiteindelijke uitkomst ook wordt doorgegeven, kunnen anderen daar weer van leren. Het bestuur zal kijken of een commissie voor ondersteuning bij klachten gevormd kan worden. Tussen FM en rechters/Hoven zou meer kennisuitwisseling moeten plaatsvinden. Het is nu heel wisselend per Hof/benoeming hoe er gewerkt wordt. Erika Holtjer vertelt dat de rechtbank geen vragen stelt, maar een opdracht geeft. Bij het Hof is wel een vragenlijst. Joke Lich heeft via Hof eigen vragen kunnen inbrengen. Sander Schilder vertelt dat geprobeerd wordt om bij SSR een opleiding voor rechters onder te brengen om meer bekendheid voor FM te krijgen. Uit het onderzoek kwam ook naar voren dat de rechters de kosten van FM te hoog vinden. Martine de Voort zegt dat als er geen tarieven in de beschikking staat zij uitgaat van 4.500,euro. Zij vraagt of dat een soort “vast” een tarief is. René de Haas zegt dat er geen vast tarief of een richtlijn is. Hij zelf vraagt vaak een voorschot. Er wordt opgemerkt dat er vanaf 2015 wellicht gemeentelijke “potjes” zijn om de kosten te dragen, omdat de gemeenten dan zelf veel meer bepalen waar het geld aan wordt besteed. Maar dit is afhankelijk per gemeente en nu nog niet duidelijk hoe dat gaat uitwerken. Het punt van “Nazorg” is een lastig onderwerp volgens René de Haas. Bij een vaststellingsovereenkomst kan het op individuele basis worden aangeboden. Maar als het rapport is ingediend dan is het einde van de opdracht en is geen nazorg mogelijk. Bij partijen zie je vaak tijdelijk wel een verbetering, maar het is de vraag of zij dit volhouden. De officiële taak is echter afgerond. Als FM-er heb je geen ruimte voor nazorg. Er is gesuggereerd om een “FM-Nazorgdag” te houden. Een aantal leden vindt dit geen goed idee. Dit moet aan de individuen zelf worden overgelaten en als FM-er ligt daar geen zorgtaak. Anderen staan hier minder negatief tegenover en vinden het wel goed om de duurzaamheid van de overeenkomst te monitoren. De meningen zijn hier erg over verdeeld en het is wellicht een goed onderwerp om in een intervisie aan de orde te stellen. b. Concept “Best Practises” Dit zou een soort gids moeten worden waaraan de vereniging zich verbindt. c. Duo-benoeming financiële onderwerpen en minderjarige kinderen Dit onderwerp wordt later op de dag besproken.
d. Vereisten lidmaatschap, concept registerreglement Als FM-er heb je bepaalde vaardigheden geleerd om met lastige zaken te werken. VVFM “zorgt”
3
niet voor zaken. Of je als FM-er zaken krijgt hangt erg samen met de kenbaarheid bij de
rechtbank/het Hof. Merel Wegener zegt dat de power point van FM beschikbaar is, maar wat kan ze daarmee doen bij de rechtbank. Willeke Kweens stelt voor om een stappenplan te maken voor rechters om de rechters te helpen met de keuze voor FM.
6. Rondvraag Carla Goosen vraagt of de pe-dagen gerouleerd kunnen worden qua dagen. Nu staan ze op dinsdagen gepland. De vergadering stemt hiermee in en de verplichte pe-dag van 2015 verschuift van dinsdag 6 oktober naar woensdag 7 oktober. Willeke Kweens stelt voor om een externe Nieuwsbrief te maken, vooral voor rechtbanken, Hoven met nieuwtjes over FM. Gerda de Boer vraagt wat er verder is gebeurd met de opleiding bijzonder curator van éën dag die vorig jaar in de ALV is besproken. René de Haas zegt dat hij Annelies Hendriks naar de mogelijkheden daarvoor te hebben gevraagd, maar heeft daar geen reactie op gekregen. Hij stelt voor om het nog eens te vragen. (actie René de Haas) Ingeborg van het Hof wil graag dat het financiële kader nog duidelijker wordt besproken. Kees de Boer vraagt of er nog eens gekeken kan worden of FM-ers zich, wellicht met iets extra scholing, Familie Mediator kunnen worden. (actie bestuur/Anneke) 7. Sluiting René de Haas bedankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering. ----------------------------
4
Discussie bijeenkomst 7 oktober 2014
Het bestuur wil graag met de leden over een aantal punten van gedachten wisselen. In de middag is met behulp van acteurs het verschil in behandeling duidelijk gemaakt tussen één FMer en een duo. Daarbij werd de opmerking gemaakt dat alleen al door de aanwezigheid van de andere deskundige het ruimte geeft voor het gesprek. Louis Zonneberg zegt dat een duo alleen zinvol is er als er meer onderwerpen zijn. Ina van Lingen reageert daarop dat je dat van tevoren vaak niet weet. Petra Mallant vraagt wat er tegen is om met twee te beginnen. Sander Schilder zegt dat je vaak benoemd wordt voor een onderdeel, maar vaak wil je alles oplossen. Eric Feijen zegt dat wij (FM-ers) de problemen in hokjes proberen onder te brengen, maar dat doen de mensen zelf niet. Rob Kooger zegt dat wij als VVFM duo-benoemingen wel goed kunnen vinden, maar de rechters moeten dan ook duo’s gaan benoemen. Een tussenoplossing is om in benoeming te laten opnemen dat je iemand mag raadplegen of inschakelen die je nodig hebt. Sommige rechters nemen dat op. Willeke Kweens zegt dat je in een stappenplan voor de rechters zo’n mogelijkheid kan opnemen. Gerda de Boer vindt dat bij een duo meer dynamiek en vertrouwen is. De kwaliteit is beter en de zorg/angst is minder en daarom wellicht per saldo goedkoper. Louis Zonnenberg zegt dat het onmogelijk is om twee FM-ers benoembaar te krijgen, maar dat er wel ruimte is om een deskundige erbij te halen. René de Haas vindt dat je met twee sterker bent. Kees de Boer zegt dat je eerst maar benoemingen moet krijgen voordat je begint over twee per dossier. Rob Steegmans ziet een probleem bij de intake. Aan de telefoon moet je als FM-er al vragen wat het probleem is. Dan al beoordelen of er twee benoemd moeten worden. Petra Mallant zegt dat je het uurtarief kan matigen bij twee. Dat kan ook in het voorstel van Willeke Kweens. Willeke Kweens vertelt dat de rechtbank Arnhem bezig is met een pilot om eerder mediation in te zetten. Het “stappenplan” FM zou samen met de rechters opgepakt kunnen worden. Wat willen wij (FM-ers) en wat willen de rechters. Danny Pront is er niet voor dat nu regels worden vastgesteld om in duo’s te werken. Er kan wel kenbaar gemaakt worden als een duo gewenst is. Maar in beginsel één FM-er en de mogelijkheid openhouden voor een andere erbij. Er worden verschillende organisaties genoemd, zoals Just, Stichting Elker, Lorentzhuis, die zich bezighouden met “vechtscheidingen”. Deze organisaties worden ook wel door gemeenten ingezet. Misschien zouden FM-ers daar ook gebruik van kunnen maken.
5
Bij het discussiepunt “registerreglement” stelt Ingeborg Sandig dat er eerst genoeg benoemingen moeten zijn voordat de eis van drie zaken wordt gesteld. Eric Feijen zegt ook dat het geen loos systeem moet zijn. Je kunt alleen vereisten stellen als die reëel zijn. Anders dun je de vereniging wel heel snel uit. Sander Schilder zegt dat richting ministerie wel een mate van kwaliteit moet zijn aan te tonen. Carla Goosen stelt voor, om als het doel is om kwaliteit te toetsen, een assessment één keer in de zoveel tijd in te voeren. Liesbeth Willemsen denkt dat de leden geen geld willen uitgeven voor “niets”. Eerst moeten er meer zaken zijn voordat de regels worden aangescherpt. Daarbij wordt opgemerkt dat deze dag een verplichte PE-dag was, maar dat lang niet iedereen is gekomen. PE-regels zonder sancties werken niet. Het bestuur zou leden als ze bijvoorbeeld 3x achter elkaar niet zijn geweest kunnen bellen en vragen waarom zij niet komen. Joyce Korver vindt dat de leden zelf een beroep moeten doen op de dispensatiemogelijkheid. Discussiepunt “Best practice guide” Ingrid Henar vindt het positief als er naar een werkwijze wordt toegewerkt. Liesbeth Willemsen benadrukt dat het wel altijd dynamisch blijft. Ingeborg Sandig zegt dat je op je eigen wijze kan werken, maar kan kennisnemen van de verschillende varianten van werkwijze is wel leerzaam. Liesbeth Willemsen ziet meer toegevoegde waarde in een gemeenschappelijke deler qua rapportage. Eric Feijen zegt dat je wel het begin en het einde kan standaardiseren, maar de weg er tussen is toch een eigen wijze. Gerda de Boer stelt voor om een document te maken waarin dan de voor-en nadelen worden opgenomen. Ina van Lingen vindt een workshop rapportage zinvol. Vooral als je lang geen FM-zaken hebt gedaan is het schrikken als je een benoeming krijgt, dan is het goed om de wijze van rapporteren nog een keer geoefend te hebben en daar ook een soort standaard voor te hebben. De methodieken beschrijven, het pad dat je volgt en de technieken zijn meer intern. In een volgende pe-bijeenkomst kan de rapportage aan de orde komen. De verschillen en overeenkomsten van een paar rapportages kunnen worden bekeken. Daar kan dan een gemene deler uit gehaald worden. Liesbeth Willemsen stelt voor om ook bij rechters te informeren wat zij een goede rapportage vinden. Er wordt een projectgroep rapportage gevormd die bestaat uit Liesbeth Willemsen, Lilian Dooms, Ingeborg Sandig en Erika Holtjer zal er bij gevraagd worden. Deze projectgroep kan voor de volgende pe-dag het onderwerp “Wat is een goede rapportage” voorbereiden. Alle discussiepunten zijn besproken. René de Haas bedankt iedereen voor zijn of haar inbreng en de bijeenkomst wordt afgesloten. -----------------------------------------
6
