Verslag van de 102e bondsvergadering van de Bond van Volkstuinders, gehouden op donderdag 13 december 2012 in het Partycentrum De Halve Maen.
1. Opening Daar bondsvoorzitter Theo v.d. Horst in het ziekenhuis verblijft wordt de vergadering voorgezeten door de 2e voorzitter Frans Schiphorst in dit verslag aangeduid met “de voorzitter.” Hij verontschuldigt zich voor de slechte kwaliteit van het geluid. In verband daarmee verzoekt hij hen, die het woord willen voeren naar de bestuurstafel te komen en gebruik te maken van de overigens ook slechte microfoon. Daarbij verzoekt hij voor de rapportage van deze vergadering te beginnen met de naam en de afdeling die men vertegenwoordigt.
2. Appel. Daar de tellingen nog niet zijn voltooid, zal het concrete aantal stemgerechtigde afgevaardigden bekend gemaakt worden bij een eventuele stemming. Vervolgens verwelkomt de voorzitter alle afgevaardigden van de afdelingen, de ereleden en leden van verdienste, de leden van de diverse bondscommissies, de secretaris van het AVVN Harry Staas en, voor zover aanwezig, de vertegenwoordigers van de zusterverenigingen. Hierna geeft de voorzitter een toelichting op de stemprocedure. Hierna wordt overgegaan tot de afwerking van de agenda.
3. Notulen 101e bondsvergadering gehouden op 07 juni 2012 in het verenigingsgebouw van Ons Lustoord. Dhr. Olthuis (De Bretten) heeft bezwaar tegen de omschrijving “openbare toegankelijkheid,” zoals dat meermalen wordt gebruikt. Volkstuinparken kunnen z.i. niet openbaar toegankelijk zijn daar de besturen het recht hebben hun park af te sluiten. Hij zou daarom het begrip “openbare toegankelijkheid” willen vervangen door “publieke
toegankelijkheid.” Joop Moes (Amstelglorie) steunt deze suggestie maar dat betekent dat de overheid moet worden geattendeerd op het geen de heer Olthuis bedoelde, want het was de gemeentelijke overheid die openbaarheid bepleitte. Mw. Schothorst (Eigen Hof) idem dito en verwijst naar haar vragen in de vorige vergadering met betrekking tot de volgorde van toewijzing van tuinen, waarbij zij ervoor pleitte voorrang te verlenen aan kandidaten, die staan ingeschreven als inwoner van Amsterdam. De voorzitter reageert op haar tweede voorstel met de mededeling, dat in het verleden inderdaad tuinen alleen maar aan Amsterdammers werden toegewezen, maar dat tegenwoordig iedereen met een vaste woon- of verblijfplaats binnen Nederland recht heeft op een tuin van de Bond. Daar er geen verdere op- of aanmerkingen zijn worden de notulen onder dankzegging aan de notulist geaccordeerd.
4. Ingekomen stukken Bondssecretaris André Rodenburg bericht dat er slechts één bericht van verhindering is, t.w.van de heer Bruggeman van Tuinwijck. Voorts kan bij meedelen dat bij deze vergadering 54 stemgerechtigde afgevaardigden zijn geteld.
5. Mededelingen Het bondbestuur werkt aan een enigszins gewijzigd tuinregistratieformulier, waarin vooral aandacht wordt besteed aan het voorkeursrecht van de partner van het lid. ■Voorst verwachten wij volgend jaar de nieuwe tuintaxatiemethode te kunnen presenteren. ■Op de zaterdagen 26 januari en 9 februari zal Piet Steltman wederom een cursus bestuurstraining geven. Men kan zich aanmelden bij het eigen afdelingssecretariaat. ■De betekenis van het agendapunt Beleid Bestuur zal worden behandeld in de volgende bondsvergaderingen in 2013.
6. Vaststelling activiteitenplan 2013 Jolanda Kampman (Nut en Genoegen) spreekt haar waardering uit voor het plan, maar mist daarin het overleg met het stadsdeel en/of de gemeente. Nu vindt er een- tot twee maal per jaar overleg met het stadsdeel plaats en daarnaast overleg het bondsbestuur met de gemeente. De afdeling weet dan echter niet wat er tussen gemeente en bondsbestuur is besproken. De voorzitter wijst op het regio-overleg waarin elke afdeling uitgebreid wordt geïnformeerd, maar mevrouw Kamp wil dat toch in het activiteitenplan zien opgenomen, zodat dat overleg enige structuur krijgt. De voorzitter zal dit voorstel meenemen. Mw. De Jong (De Bongerd) vraagt hoe de afdelingen kunnen kennis nemen van de resultaten van het activiteitenplan. De voorzitter belooft dat u jaarlijks door de secretaris via het jaarverslag zal worden geïnformeerd. Hierin zal worden omschreven wat wel en wat niet is gerealiseerd. Dhr.van Ulsen (Kweeklust) vraagt of het mogelijk is nog een herhaling van het eerste deel van de voorlichting over het natuurlijk tuinieren mogelijk is daar vele mensen dat hebben gemist. Bert Kuit, de groenman van het BB bevestigt dat we ons nu gaan richten op voortzetting van het eerdere programma, waarin wij een uitleg gaven van de werking van de schouwmap. Mw. Sijsling (Klein Dantzig) vraagt of het mogelijk is de exacte planning van diverse programma’s te kunnen publiceren. De voorzitter bevestigt dat die worden gepubliceerd in Vroegop en in de diverse mailtjes die naar de secretariaten worden gestuurd.
7. Vaststelling van de begroting 2013. Penningmeester Andre Rodenburg verontschuldigt zich voor een misser in de specificaties van de begrotingen I (reserveringen) en III
(huisvesting) waarbij abusievelijk in de kolom van 2012 de gegevens van 2011 opgenomen. Alle afgevaardigden hebben een correctie en de juiste cijfers ontvangen. Er waren vragen over de stijging van de kantoorkosten. Die zijn het verwachte gevolg van ons streven de huidige ledenadministratie die nog onder DOS werkt te vervangen door een nieuwe. Ans van Veen (De Groote Braak) verzoekt om rekening te houden met de mogelijkheid dat afdelingen, die dat willen eventueel kunnen meelezen om hun gegevens te vergelijken. De penningmeester neemt dit voorstel in de besluitvorming mee. Joop Moes (Amstelglorie) memoreert de discussie die werd gevoerd toen het BB een aflossingsvrije hypotheek op het nieuwe bondskantoor aan te gaan, waartegen hij de nodige bezwaren had. De bondsvergadering besloot toen akkoord te gaan met het voorstel om een eventueel batig exploitatiesaldo toe te voegen aan de aflossing. Nu blijkt uit de begroting dat de hypotheekaflossing bij voorbaat onderdeel van de exploitatie is geworden. Desondanks is er een batig exploitatiesaldo, dat wellicht ook voor de aflossing van de hypotheek gebruikt gaat worden. De penningmeester verklaart deze dubbele post: bij het afsluiten van de hypotheek is bedongen dat de eerste vijf jaar geen vervroegde aflossing zou mogen plaatsvinden. De begrotingspost betreft een rentedragende reservering voor die vervroegde aflossing na die vijf jaar. Daarmee kan straks de hypotheek in één keer worden afgelost, waarmee het kantoorgebouw eigendom van de Bond wordt. Joop Moes trekt hieruit de conclusie dat de exploitatiekosten te hoog worden begroot. Mevrouw Jacobse (Bongerd) trekt hieruit de conclusie dat er kennelijk te veel geld binnenkomt. De penningmeester stelt dat we heel voorzichtig begroten. Vooral contributie-inkomsten zijn moeilijk tevoren vast te stellen, daar die mede worden bepaald door het aantal tuinoverdrachten dat er zal gaan plaatsvinden. Tini de Ruiter (Ons Buiten): zou graag willen weten waarom er € 10.000,- vergaderkosten zijn begroot. De penningmeester: dit is bestemd voor de vergoeding van de kosten
van bestuurders bij o.a. buitenlandse congressen.
8. Wijziging en aanvulling reglementen Mw. Sijsling (Klein Dantzig) vraagt zich af waarom de voorgestelde aanvulling van artikel 9, lid 8 van het afdelingsreglement zo belangrijk is. De voorzitter licht toe, dat het bij vele afdelingsbesturen niet bekend is, dat een lid van het BB dat bij de afdelingsvergadering aanwezig is het spreekrecht heeft namens het BB. De voorgestelde wijzigingen worden bij grote meerderheid van stemmen aangenomen.
9. Presentatie Financiële Commissie Een print van de presentatie is aan de afgevaardigden uitgereikt of toegezonden. De heer Valk licht de onderwerpen toe. Controlestaat kascommissie: De checklist is mogelijk erg uitgebreid maar desondanks stelt de heer v.d.Valk voor hem zoveel mogelijk te gebruiken. Modelrappportage: Dhr. Valk begrijpt dat het ombouwen van een bestaande administratie voor verwerking in de modelrapportage een stevige klus kan zijn, reden waarom hij aankondigt dat de financiële commissie bereid is om, waar nodig, hierbij behulpzaam te zijn. Hij laat bovendien weten dat het model weliswaar in Excel is gemaakt maar dat men daarvoor niet de hele eigen administratie ook in dat programma omzet. Standaardisatie: Het blijkt dat vele afdelingen nog werken met een oud rekenprogramma Excel , dat echter het nadeel heeft dat niet alle koppelingen mogelijk zijn of goed werken. Dhr. Valk: De FC heeft aan de Bond een advies uitgebracht m.b.t. een eventuele pakketkeuze, waarvan de Bond 50% van de aanschafkosten tot maximaal € 500, - voor zijn rekening wil nemen. Het zou wenselijk zijn om per 1 januari 2003 met de nieuwe
programmatuur van start te gaan. In een goed systeem is het ook eenvoudiger om bepaalde toekomstprognoses te bezien. Dat geeft de afdelingen de gelegenheid om een meerjarenbeleid vast te stellen en noodzakelijke investeringen te beoordelen. De FC heeft het bondsbestuur voorgesteld om de afdelingen te ondersteunen bij het vaststellen van meerjarenplannen en reeds nu te gaan kijken naar mogelijke alternatieven voor het financieren van toekomstige investeringen bijvoorbeeld door het vergroten van de omvang van het solidariteitsfonds o.i.d. Dhr. Joop van der Flier herinnert aan een eerste betoog dat hij in een bondsvergadering heeft mogen houden. Toen was de financiële positie van de meeste afdelingen vrij gunstig. Je vraagt je af of je dan moet gaan veranderen. Toch is het goed om te gaan werken aan een meerjarenplan, zodat noodzakelijke investeringen aan o.a. onderhoud niet onverwacht. komen. Noodzakelijke vernieuwingen aan bijvoorbeeld waterleiding of beschoeiing mogen niet onverwacht komen, daar is een meerjarenonderhoudsplan voor nodig. En daarbij behoort een begroting voor de financiering. Hij waarschuwt ervoor dat de overheid zich steeds verder zal terugtrekken en dat vele onderhoudskosten aan de volkstuinparken, die nu door de gemeente of het stadsdeel worden bekostigd in de toekomst steeds vaker door onszelf zullen moeten worden opgebracht. Wij zullen ons daarop moeten voorbereiden, dus langetermijnplanning toepassen. De schouwmap van Tuinwijk zou als voorbeeld kunnen dienen.
10. Benoeming afgevaardigden AVVNcongres De dames de Jong, Knipscheer en Meijerman en de heren Mol en Rodermond zijn de hiertoe benoemde personen.
11. Rondvraag en sluiting Hr.van Ulsen (Kweeklust) heeft het relaas van de financiële commissie aangehoord maar betreurt het dat dit niet bij de penningmeesters is overgekomen, want zij zijn niet speciaal voor deze vergadering uitgenodigd. De voorzitter: Het is de bedoeling dat de afgevaardigden naar bondsvergaderingen verslag uitbrengen aan hun respectieve besturen. Bovendien zijn de penningmeesters en kascommissies al in een eerder stadium uitgenodigd. Interruptie: Annelies Kost (Eigen Hof) attendeert de voorzitter op een onjuistheid in zijn antwoord. De afgevaardigden brengen namelijk geen verslag uit aan hun bestuur maar aan de leden van de afdeling. Annelies Kost (Eigen Hof): In 2009 is in het bouwreglement opgenomen dat een composttoilet is toegestaan in huisjes zonder verblijfsvergunning. Die huisjes kunnen ook voorkomen op complexen waar wel verblijfsvergunningen voor zijn afgegeven. Dat laatste heeft op Eigen Hof al geleid tot een probleem, want in het bouwreglement is niet vermeld onder welke voorwaarden een dergelijk toilet mag worden gebruikt. Daardoor kan het gebeuren (en gebeurt ook) dat de inhoud van dat toilet zonder meer bij de struiken in het park wordt gedumpt. Spreekster is van mening dat dat niet mogelijk mag zijn en zou graag aanvulling van het desbetreffende artikel willen zien. De voorzitter stelt dat elke afdeling de mogelijkheid heeft in het eigen Huishoudelijk Reglement aanvullingen en/of afwijkingen op te nemen. Dhr. De Leeuw (De Groote Braak) Was enkele jaren geleden aanwezig bij de start van een project met windenergie in Amsterdam Noord. Het ging daarbij om kleine molentjes op de tuinen. De proef zou 2 jaar duren. Wat zijn de resultaten?? De voorzitter: De proef is niet doorgegaan omat er geen interesse was.
Jaq. Roozendaal (Bretten): Begin oktober heeft onze afdeling een briefje aan het BB gestuurd over de administratiekosten van aspirant-leden maar we hebben nog geen reactie gekregen. De voorzitter: Dat klopt want wij zijn er nog niet uit. Dit wordt op de voorjaarsvergadering 2013 geagendeerd. Mw.Jacobse (De Bongerd): attendeert de aanwezigen op het voorlichtingsboekje “Meer vogels in de tuin” als één van de vele informatieve uitgaven van “Vogelbescherming.” Mw. Nieuwkerk (Klein Dantzig): zou graag de najaarsvergadering na feestdagen plannen. De penningmeester: Dat is helaas niet mogelijk. Want onze vergadering moet vòòr 1 januari en na die van de afdelingen worden gehouden. Mw. Seymonson (Wijkergouw) is nog maar kort voorzitter en vraagt zich af of het niet mogelijk is af en toe eens een voorzittersdag te organiseren teneinde elkaars lief en leed te kunnen delen. De voorzitter verwijst naar het regio-overleg. Frits Tikkemeijer: heeft wat moeite met de leesbaarheid van Vroegop. Het kan aan hem zelf liggen, maar gezien de gemiddelde leeftijd van de doelgroep zou het ook een algemene klacht kunnen zijn. Dat laatste blijkt niet aan de orde te zijn. Met zijn beste wensen voor een goede kerst en een even goede jaarwisseling eindigt de voorzitter deze 102e bondsvergadering.
De voorzitter: De secretaris:
Verslag van de 102 bondsvergadering van de Bond van Volkstuinders e
gehouden op 13 december 2012 In Partycentrum De Halve Maen
