Verslag Provinciaal gebruikersoverleg Zoek&Boek, Noord-Brabant Datum: Tijd: Locatie:
25 oktober 2010 9.30 – 12.00 Cubiss (Vergaderzaal 3)
1. Welkom Hilbrand heet iedereen van harte welkom en kondigt aan dat deze bijeenkomst vooral in de het teken van de nieuwe versie van het VDX-systeem zal staan. Daarnaast meld Hilbrand dat hij samen met Jeroen en de OBD sinds april door Bibliotheek.nl is ingehuurd om tot 31 december het landelijk servicemanagement waar te nemen. Omdat Bibliotheek.nl op dit moment nog bezig is met het inrichten en vormgeven van het beheer van alle (nieuwe) diensten is dit verlengd tot 1 juli 2011. 2. Vaststellen definitieve agenda Agenda is akkoord 3. Verslag van 22 september 2009 Pagina 5: De opmerking mbt het aanvragen van bladmuziek bij Bibliotheek Eindhoven is onduidelijk. Omdat de werkwijze hiervoor aangepast gaat worden komen wij hier later op terug. Pagina 5: Er is getest met het aanpassen van een ISBN nummer om ervoor te zorgen dat een aanvraag niet door gaat naar het lokale systeem. Dit is getest, maar blijkt niet te werken. 4. Statistieken Hilbrand geeft een korte toelichting op de landelijke statistieken. In september zijn ongeveer 23.000 aanvragen via Zoek&Boek gedaan en dit aantal is nog steeds aan het groeien. In de statistieken springen vooral de provincies Drenthe en Groningen er uit. De reden hiervoor is dat in deze provincies alle aanvragen via de Zoek&Boek dienst worden afgehandeld. Er wordt kort stilgestaan bij de gehonoreerde aanvragen. Dit zijn het aantal aanvragen dat ook daadwerkelijk door een bibliotheek gehonoreerd wordt. Dit ligt voor Brabant op 83%. Dit is een goede score in relatie tot de andere provincies, maar omdat wij landelijk streven naar een percentage van 85% wel te weinig. Hilbrand maakt hierbij de verwijzing met Bol.com, deze leverancier zou juist heel erg ontevreden zijn met een score onder de 95%. Een reden waarom het honoreringspercentage zo laag is, kan zijn doordat er boeken wel in de catalogus staan, maar niet aanwezig (omdat deze zijn afgeschreven of niet meer terug te vinden zijn). Ook kan het percentage laag zijn als een bibliotheek voor verschillende aanvraagniveaus verschillende tarieven hanteert (binnen de provincie, buiten de provincie en bij de universiteitsbibliotheken en de KB). Deze laatste reden komt binnen Brabant niet veel voor omdat in Brabant veel bibliotheken één tarief voor verschillende aanvragen hanteren. Toon Mulders (bibliotheek Markiezaat) geeft aan dat sommige aanvragen die door gaan naar de KB wel door de KB verwerkt en verstuurd worden, maar niet altijd correct in VDX worden afgewerkt. Hierdoor worden de statistieken van Zoek&Boek vervuild. Wat binnen Brabant wel van invloed is op het aantal niet gehonoreerde aanvragen is het aantal verlopen aanvragen. Dit zijn de aanvragen waar gedurende drie dagen niets mee
is gedaan en welke vervolgens zijn overgeheveld naar een andere bibliotheek. Dit aantal was in september voor Brabant 6% wat eigenlijk veel te hoog is. Een mogelijke oorzaak hiervan kunnen kleine vestigingen zijn die slechts beperkte bezetting en openingstijden hebben, maar wel als leverende bibliotheek op Zoek&Boek zijn aangesloten. Toon Mulders (bibliotheek het Markiezaat) vraagt of vanuit het provinciaal servicemanagement een advies uitgebracht kan worden over welke vestigingen wel en niet als leverende vestiging op Zoek&Boek aangesloten kan worden. Hilbrand geeft aan dat dit niet praktisch is aangezien hiervoor een overzicht gemaakt moet worden van vestigingen, bezetting en openingstijden. Dit is voor het provinciaal servicemanagement niet te doen. Daarnaast zijn er soms organisatorische redenen waarom een bibliotheek ervoor kiest om bepaalde vestigingen wel of niet als leverende bibliotheek aan te melden. Hilbrand verzoekt de bibliotheken waar maandelijks aanvragen verlopen de satistieken per vestiging te bekijken en dan actie te ondernemen naar deze specifieke vestigingen. Provinciaal servicemanagement kan wel adviseren over vervolgacties. Willie Karel (bibliotheek Eindhoven) merkt op dat er bij Eindhoven regelmatig aanvragen voor nieuwe boeken binnen komen welke soms nog niet eens in de bibliotheek zelf geleverd zijn. Ze vraagt zich af of meerdere bibliotheken dit probleem hebben. Hilbrand geeft aan dat dit per bibliotheeksysteem verschillend is. Verschillende systemen hebben een zogenaamd windowtime waarin aangegeven kan worden dat een nieuw boek de eerste 90 dagen niet aangevraagd mag worden. Bij Bicat is dit al een standaard functionaliteit en ook de nieuwe versie van Vubis heeft deze mogelijkheid. Het is niet duidelijk of deze ook binnen het Clientrix systeem mogelijk is. Als een bibliotheek deze functionaliteit wil toepassen is het wel belangrijk dat aangegeven wordt dat deze windowtime alleen voor Zoek&Boek aanvragen ingesteld wordt. Anders mogen ook de eigen leners van de bibliotheek geen online aanvragen indienen voor nieuwe materialen. 5. Nieuwe versie VDX (versie 5)
Op dit moment werken wij voor Zoek&Boek met VDX versie 4.0. In de week van 6 december zullen wij over gaan op de nieuwe versie VDX 5.0. In deze nieuwe versie komen nieuwe functionaliteiten beschikbaar. De grootste verandering is dat het in de nieuwe versie mogelijk is om naast de al beschikbare materialen ook film Dvd’s, Bluray 's, luisterboeken, DaisyRoms, CD-Roms en games aan te vragen. Hilbrand, Jeroen en de OBD zijn op dit moment bezig met het testen van deze nieuwe versie. Jeroen geeft aan de hand van een presentatie die ook tijden het landelijk servicemanagementoverleg gebruikt is een korte toelichting. De presentatie zal met deze notulen mee gestuurd worden. Bibliotheeksystemen Dit heeft wel een aantal gevolgen waar wij rekening mee moeten houden. Zo zullen alle bibliotheeksystemen hiervoor moeten worden aangepast worden zodat de nieuwe materiaalsoorten ook terug te vinden zijn. De leveranciers van Bicat, Clientrix, en Vubis hebben al aangegeven hun systemen hierop aan te passen Nieuwe workflow bladmuziek Bij het aanvragen van bladmuziek loopt men in de oude versie tegen verschillende problemen aan. Mensen vragen vaak per ongeluk het verkeerde materiaal aan of krijgen niet het gewenste materiaal dat ze willen hebben. De muziekbibliothecarissen uit het voormalige domein muziek hebben gevraagd of hier niet een andere oplossing voor bedacht kan worden.
Deze oplossing die hiervoor in de nieuwe versie bedacht is houdt in dat aanvragen van bladmuziek niet automatisch door VDX zullen worden afgehandeld, maar eerst te beoordeling worden doorgestuurd naar de muziekbibliotheken. Deze kunnen dan aan de hand van informatie welke de klant heeft ingevoerd bepalen welke bibliotheek het meest geschikt is om deze te kunnen leveren. De muziekbibliothecarissen fungeren dan als tussenpersoon (deze oplossing wordt ook wel een broker oplossing genoemd). Deze nieuwe functie maakt dus veel meer gebruik van de kennis en expertise van de muziekbibliothecarissen. Opdat de muziekbibliothecarissen de ruimte krijgen om naar een Plus bibliotheek door te zetten, is het gewenst dat aanvraagkosten bladmuziek in provincie/Plus gelijk zijn. Vanuit Zoek&Boek wordt als dringend advies meegegeven om de aanvraagkosten gelijk te trekken. Spreadsheets Om het aanvragen van nieuwe materiaalsoorten mogelijk te maken zal er een nieuwe kolom aan de spreadsheet toegevoegd worden. Dit zal een kolom zijn om de kosten voor het materiaalsoort AVM in te kunnen voegen. Voor alle nieuwe materiaaltypen zal één tarief gehanteerd worden. Aanpassingen Aquabrowser Serial solutions heeft de opdracht gekregen om alle ABL's klaar te maken voor de nieuwe versie. Bibliotheken hoeven hier zelf geen actie voor te ondernemen. Advies uitleentermijn AV-Media Het advies is aan alle bibliotheken om voor de nieuwe materiaalsoorten dvd en games een leentermijn van 1 week te hanteren. Dit om de doorloopsnelheid te vergroten en te voorkomen dat bibliotheken materialen niet gaan leveren omdat men bang is deze voor een langere periode kwijt te zijn. Nieuw huisstijl De nieuwe versie van VDX is helemaal aangepast aan de nieuwe huisstijl van de bibliotheken. Aanvraagkosten Als er door een bibliotheek verschillende kosten gehanteerd worden voor aanvragen binnen en buiten de provincie krijgt de klant een keuzescherm te zien. Van dit scherm worden de teksten aangepast en zul ingesteld worden dat bij de keuze om binnen of buiten de provincie te zoeken geen keuze voorgeselecteerd is zodat de klant gedwongen wordt een keuze te maken. Inlogcode servicemanagers Voor de provinciale servicemanagers is een aparte inlogcode beschikbaar waarmee zij alle aangesloten vestigingen kunnen bekijken. Een zelfde inlogfunctie is mogelijk voor (grotere)basisbibliotheken die het beheer van verschillende vestigingen uitvoeren. Genereren nieuwe bon Bij het bekijken van individuele aanvragen wordt nu standaard de knop "genereer nieuwe bon" getoond. Dit maakt het snel uitprinten van een nieuwe bon bij b.v. printerstoringen een stuk makkelijker. ROTA WSF bibliotheken In de oude versie werd de rota voor de WSF bibliotheken willekeurig opgebouwd en werd er niet gekeken of een WSF bibliotheek het boek dat aangevraagd werd wel in de collectie heeft. In de
nieuwe versie wordt dit wel gedaan en komen er alleen WSF bibliotheken in de ROTA te staan die een boek ook daadwerkelijk in bezit en beschikbaar hebben. Aantal items Als er een aanvraag wordt gedaan die uit meerdere materialen bestaat (b.v. een boek dat uit 2 banden bestaat) kan men in de nieuwe versie aangeven hoeveel materialen verstuurd worden. Z39.50 tester Voor de SIP server is een speciale tester die de systeembeheerder een mailtje stuurt als er geen verbinding gemaakt kan worden met de SIP server. In de nieuwe versie komt dezelfde functie ook beschikbaar voor de Z39.50 server. Dit zal eraan bijdragen dat bibliotheken er eerder achter komen als de verbindingen niet werken. Spreadsheets In de periode van 16 oktober tot 6 december is het niet mogelijk om wijzigingen door te geven op de locatiespreadsheets. Deze worden dan door OCLC aangepast voor de nieuwe versie. Als de spreadsheets aangepast zijn zullen deze door het landelijk servicemanagement via de provinciale servicemanagers doorgestuurd worden naar de bibliotheken. Vanaf 6 december kunnen dan weer nieuwe wijzigingen doorgegeven worden. Op 20 december worden de laatste spreadsheets van 2010 ingelezen. Aanpassingen die per 1 januari 2011 ingaan moeten dus voor die tijd worden ingestuurd.
6. Landelijke ontwikkelingen (Bibliotheek.nl) Paula Braun was landelijk servicemanager Zoek&Boek en heeft nu van Bibliotheek.nl de opdracht gekregen om de ontwikkelingen van de nieuwe aanvraagfunctionaliteit te gaan begeleiden. Deze nieuwe fnctie zal ontwikkeld worden in relatie tot de nieuwe Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC) die op dit moment in ontwikkeling is. Tijdens de bibliotheek tweedaagse in Maastricht zal een eerste demonstratie van de nieuwe NBC gegeven worden. Dit zal één catalogus worden waarin zowel de collecties van de Openbare bibliotheken als de Universiteitsbibliotheken als de KB in zijn opgenomen. Door de komst van de NBC is het mogelijk dat men op langere termijn geen lokale catalogus of website nodig hebt. Als een gevolg van de komst van de NBC is het in de toekomst niet noodzakelijk om de Aquabrowser te blijven gebruiken. De NBC zal namelijk geen gebruik maken van de functionaliteiten van de Aquabrowser. Bibliotheken die op korte termijn hun contract voor het gebruik van de Aquabrowser moeten verlengen wordt aangeraden om dit niet voor een langere periode te doen. Het idee achter de ontwikkeling van de nieuwe bibliotheeksystemen zoals de NBC is om de afhankelijkheid van leveranciers (zoals nu het geval is bij de Aquabrowser) zoveel mogelijk te minimaliseren. Dit moet in de toekomst ook leiden tot besparing van kosten. Naast de eerste demo van de NBC zal tijdens de bibliotheektweedaagse ook het datawarehouse en de verschillende materialen rondom de generieke websites worden opgeleverd. De generieke websites zijn bibliotheeksites die allemaal gebruik maken van de zelfde layout en de zelfde widgets (blokken met content). Deze worden speciaal ontwikkeld voor een drietal systemen: Joomla, Drupal en Bart. De afgelopen week zijn er twee bibliotheeksites opgeleverd die gebruik maken van deze nieuwe structuur en mogelijkheden. Namelijk Bibliotheek Deventer waarvoor de website op Joomla is ontwikkeld en bibliotheek Helmond Peel waarvoor de website op Drupal is ontwikkeld.
7. Thuisgebruik digitale content Een aantal maanden geleden is de pilot met de e-content van de volkskrant die via de Zoek&Boek infrastructuur werd aangeboden abrupt stilgelegd. De reden hiervoor is dat de Volkskrant hier de stekker uit heeft getrokken. In de toekomst zullen dit soort toepassingen ook mogelijk worden binnen de NBC. In de NBC komt namelijk niet alleen beschrijvingen van boeken te staan, maar zal ook econtent beschikbaar komen. 8. Ontwikkelingen Brabantwijzer De ontwikkelingen voor de Brabantwijzer staan op dit moment stil omdat dit nauw samenhangt met de ontwikkeling van de NBC. Het afgelopen jaar hebben wij nog een nieuwe server geïnstalleerd waardoor de betrouwbaarheid en stabiliteit zijn toegenomen, maar in de toekomst zullen hier geen investeringen in gedaan worden. In statistieken is wel duidelijk te zien dat gebruik van de Brabantwijzer nog steeds groeit. Wordt dus wel gebruikt. 25% van de bezoeken aan de Brabantwijzer vinden ook buiten de openingstijden van de bibliotheken plaats. Dit heeft op zijn beurt ook weer een positieve invloed op de Zoek&Boek aanvragen. 9. Zoek&Boek servicemanagement op kennisplatform Het afgelopen jaar hebben wij de landelijke statistieken en de Zoek&Boek berichten bijgehouden op een speciaal weblog. Vanaf nu zullen wij dit gaan doen op het kennisplatform van de Brabantse Bibliotheken. De speciale pagina voor Zoek&Boek is te vinden via de volgende link: http://www.bnbibliotheek.nl/themas/ict/landelijk-lenen Omdat er op het weblog alleen de landelijke statistieken staan en er ook behoefte is aan de provinciale statistieken is er besloten om deze ook online te gaan plaatsen. Er wordt opgemerkt dat als de statistieken toch online staan deze eigenlijk niet eens meer hoeven te worden gemaild. Jeroen kijkt naar de mogelijkheden hiervan. 10. Inbreng gebruikers en coördinatoren en rondvraag Toon Mulders (bibliotheek het Markiezaat) vraagt of er een relatie te leggen is tussen gastlenen en Zoek&Boek. Is het mogelijk voor een gastlener om de bibliotheek waar deze als gastlener geregistreerd is ook als afhaallocatie te gebruiken. Hilbrand geeft aan dat dit helaas niet mogelijk is in de huidige versie van VDX. Het is niet duidelijk of dit makkelijk te ontwikkelen is. Op korte termijn zal dit niet mogelijk zijn, maar misschien dat het wel meegenomen kan worden bij de ontwikkelingen rondom de NBC Bibliotheek VANnU vraagt waarom het niet mogelijk is om gebruik te maken van RFID chips bij Zoek&Boek. Hilbrand geeft aan dat dit komt doordat veel bibliotheek de RFID chips tegen de landelijke afspraken in niet goed instellen. De meeste bibliotheken slaan in de RFID chips alleen de ISIL-code en een objectnummer uit het eigen bibliotheeksysteem op in plaats van de gegevens waarop Zoek&Boek wel kan koppelen. Op dit moment zijn RFID chips dus nog niet te gebruiken voor Zoek&Boek.
Bibliotheek VANnU merkt dat veel klanten hun Zoek&Boek online wel kunnen verlengen terwijl tussen bibliotheken de afspraak is om dit niet zonder toestemming te vragen gedaan mag worden. Dit probleem is op te lossen door in het eigen bibliotheeksysteem aan te geven dat Zoek&Boek aanvragen niet online verlengd mogen worden. Dit is een standaard instelling in de Bicat systemen, maar kan ook voor Vubis worden
ingesteld. Voor de Vubis bibliotheken zullen wij een handleiding mee sturen met de notulen. Tamar Lanser (Breda) Vraagt hoe zij het beste een bibliotheek kan informeren dat een boek dat zij willen verlengen niet verlengd kan worden (omdat dit b.v. in het eigen systeem al gereserveerd is). Dit kan via de berichten in het VDX systeem, maar het is mogelijk om naast een bericht ook even een mailtje te sturen of een telefoontje te plegen. Ook wil Tamar graag weten wat het betekend als er in het werkblad aanvragen staan bij de tekst ”Orgineel verstuurd > 2 weken”. Dit betekend dat een aanvraag wel verstuurd is , maar na 2 weken nog steeds niet in VDX verwerkt is. Dit kan gebeuren als een boek in het verkeerde bak terecht is gekomen of in de post is zoekgeraakt. Soms duurt het wel meer dan 15 minuten voordat er een uitleenbon geprint wordt. Is dit een bekend probleem en kan hier iets aan gedaan worden. Helaas is dit een bekend probleem waarvoor nog geen oplossing bekend is. In Breda loopt men bij het verwerken van aanvragen tegen het probleem aan dat er regelmatig boeken zonder retourbon worden teruggestuurd. Dit maakt het verwerken van boeken heel lastig omdat het niet altijd direct duidelijk is dat het om een Zoek&Boek aanvraag gaat. Het verzoek is om in het vervolg als de retourbon zoek is een nieuwe bon uit te printen of het boek terug te sturen met iets meer informatie op het papiertje dan allen de bibliotheek waar het naar toe moet. 11. Mededelingen Mobiele App Vanuit de Commissie Digitale Bibliotheek wordt er op dit moment een mobiele applicatie ontwikkeld voor de iPhone en de Android. Met deze app moeten bibliotheekleden eenmalig inloggen om hun geleende boeken te beheren, online te verlengen en de catalogus van de bibliotheek te raadplegen. Rond 9 december zal de app gratis te downloaden zijn vanuit de App store en de Android market. Deze week zullen de eerste testen van de applicatie uitgevoerd worden. In de eerste versie van de App is nog geen verbinding gelegd met het Clientrix systeem. Dit zal in de eerste update in 2011 wel worden meegenomen. Begin 2011 zal ook samen met een focusgroep bestaande uit klanten de functionaliteiten getest worden en gekeken worden hoe de applicatie verbeterd en doorontwikkeld kan worden. iPad project Afgelopen maand hebben de bibliotheken allemaal een of meerdere iPads in hun beheer gekregen. Op het kennisplatform word een speciale pagina bijgehouden waarop de vorderingen van het project te volgen zijn. Deze pagina is via de volgende link te bereiken: http://www.bnbibliotheek.nl/themas/ict/ipads-de-bibliotheek
12. Afsluiting Het volgende overleg zal gepland worden na het WSF overleg en het Landelijke servicemangers overleg. Dit zal eind april of begin mei worden.
