Verslag Provinciaal gebruikersoverleg zoek&boek, Noord-Brabant Datum: Tijd: Locatie:
22 september 2009 9.30 – 12.00 Cubiss, vergaderzaal 2
1. Welkom 2. Vaststellen definitieve agenda Agenda is akkoord. 3. Verslag van 3 maart 2009 Pagina 1: Het jaartal 2008 moet 2009 zijn. Pagina 3: Naar aanleiding van een opmerking over de Brabantwijzer wordt er gevraagd of het mogelijk is om in de Brabantwijzer te zien in welke bibliotheek een specifiek exemplaar aanwezig is. Hilbrand geeft aan dat dit inderdaad mogelijk is en zal hier later op terug komen. Pagina 4: Met betrekking tot het ontdubbelen wordt een vraag gesteld of hier al meer over bekend is. Hilbrand geeft aan dat we hier nog op zullen terug komen. Dit wordt namelijk landelijk opgepakt zodat voorkomen kan worden dat een exemplaar dat 15 keer in de collectie staat ook 15 keer in de zoekresultaten staat. Pagina 5: Er wordt gemeld dat de problemen bij Theek5 opgelost zijn en zij weer kunnen leveren. Met betrekking tot het mail verkeer wordt gevraagd waarom klanten geen mail vanuit VDX krijgen. Hilbrand meld dat vanuit VDX geen mail verstuurd wordt, dit gebeurd vanuit het lokale systeem. Als deze mailfunctionaliteit niet werkt, dan moet dit in Bicat of Vubis aangepast worden. Pagina 7: Hilbrand geeft aan dat er steeds meer servicepunten geopend worden en wil iedereen verzoeken om deze ook in VDX op te laten nemen. Als dit niet gebeurd, dan kunnen de klanten van servicepunten namelijk geen gebruik maken van Zoek&boek. Voor servicepunten is het mogelijk om deze wel in VDX op te nemen, maar alle aanvragen die via de servicepunten worden gedaan door een andere locatie af te laten handelen. Hierdoor hoeven de medewerkers op servicepunten zelf geen gebruik te maken van het VDX systeem. Omdat de verzending van de aanvragen hierdoor via een centrale vestiging moeten gaan kan het iets langer duren voordat deze aanvragen voor de klant beschikbaar zijn. Pagina 7: Willy Karel heeft in het WSF overleg het probleem aangekaart dat verschillende bibliotheken de RFID tags van aangevraagde boeken leeg maken zodat deze via de zelfservice automaten uitgeleend kunnen worden. Een van de bibliotheken die dit regelmatig deed is hier op aangesproken en heeft hier een oplossing voor bedacht. Deze oplossing is vrij technisch en heeft te maken met het aanpassen van de Isil code. Een beschrijving van deze oplossing is aan Hilbrand mee gegeven. Hier volgt nog informatie over. 4. Statistieken A. Hilbrand heeft de statistieken van de eerste helft van 2008 vergeleken met de statistieken van de eerste helft van 2009. Hierin is een stijgende lijn te zien in het aantal aanvragen. Deze ontwikkeling heeft er waarschijnlijk mee te maken dat sinds Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
1
dit jaar heel Noord-Brabant is aangesloten op zoek&boek en dat de bekendheid van de dienst steeds groter wordt. B. Het aantal verlopen aanvragen binnen Noord-Brabant blijft wel een punt van zorg. Het is voor klanten namelijk erg vervelend als bibliotheken aanvragen laten verlopen. Zij moeten hierdoor langer op de door hen aangevraagde materialen wachten terwijl dit niet nodig is. Hilbrand heeft een lijst gemaakt waarin de verlopen aanvragen per basisbibliotheek en vestiging zijn uitgesplitst. De cijfers worden procentueel gerekend, dit is soms lastig omdat locaties die weinig aanvragen krijgen zo een hoog percentage verlopen aanvragen hebben als zij incidenteel een aanvraag laten verlopen. Tijdens het overleg wordt de lijst doorgelopen en wordt afgesproken om hem door te sturen naar de bibliotheken zodat zij dit intern kunnen bespreken.
5. Nieuwe versie VDX Hilbrand vraagt wat de ervaringen zijn van de nieuwe versie van VDX. Iedereen geeft aan dat VDX duidelijker en overzichtelijker is geworden. i. Bibliotheek Dommeldal geeft aan regelmatig dubbele exemplaren van aangevraagde boeken binnen te krijgen en vraagt zich af of dit misschien aan de nieuwe versie kan liggen. Hilbrand geeft aan dat het waarschijnlijker is dat een klant per ongeluk hetzelfde boek twee keer heeft aangevraagd. Of dat dit komt door bibliotheken die het boek wel uit de kast pakken en opsturen, maar vergeten dit binnen VDX te registreren. Mocht het probleem zich vaker voor doen, dan moet men even een mailtje sturen naar met hierin de IBL nummers, zodat dit gecontroleerd kan worden. ii. Bibliotheek Veghel geeft aan dat zij sinds de invoering van de nieuwe versie problemen hebben met het uitprinten van meerdere bonnen. Hilbrand geeft aan dat men dan waarschijnlijk op de verkeerde plaats op het werkblad kijkt om de bonnen uit te printen. Ook zou dit aan de lokale printerinstellingen kunnen liggen iii. Bibliotheek Dommeldal geeft aan dat haar toptitels ook via zoek&boek aangevraagd worden terwijl dit in het eigen systeem niet kan. Slimme klanten kunnen hierdoor via Zoek&boek dus ook materialen reserveren die in het locale systeem niet te reserveren zijn. VDX houdt hier inderdaad geen rekening mee. Maar als bibliotheek kun je als je deze situatie tegenkomt de reservering natuurlijk wel annuleren. iv. Bibliotheek Veghel geeft aan dat het nog steeds Zoek&Boek aanvragen van bibliotheek de Meierij krijgt. Omdat de beide bibliotheken veel samenwerken en het systeem als een lokaal systeem beschouwen zou dit niet mogelijk moeten zijn. Hilbrand geeft aan dat de systemen van Veghel en de Meierij inderdaad zo aan elkaar gekoppeld zijn dat het als één systeem beschouwd wordt. Maar door de constructie die hiervoor gebruikt is kan het inderdaad wel voorkomen dat er incidenteel een aanvraag bij elkaar doorkomt. De afgelopen weken is er onderhoud gepleegd aan de servers van Zoek&Boek. Het onderhoud is goed gelopen en was zelfs eerder afgerond dan gepland. Dit onderhoud was noodzakelijk om een nieuwe versie van VDX mogelijk te maken. Deze nieuwe versie zal waarschijnlijk volgend jaar worden geïnstalleerd.
Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
2
6. Thuisgebruik Bijna alle bibliotheken in Brabant zijn inmiddels aangemeld voor thuisgebruik. Alleen de bibliotheek de Kempen, Eindhoven en Veldhoven nog niet. Tot nu toe was het alleen mogelijk om via thuisgebruik de databases van het Keesings Histories archief en Picarta te raadplegen. Vanaf 1 november start een pilot van een half jaar met de Volkskrant en Lexis Nexus. Hierdoor wordt het mogelijk om via Zoek&Boek toegang te krijgen tot de database van de Volkskrant. Deze functionaliteit wordt eerst aan de landelijke Aquabrowser en Brabantwijzer toegevoegd en zal daarna ook in de lokale Aquabrowsers beschikbaar komen. Deze functionaliteit werkt alleen als het thuisgebruik in de lokale Aquabrowser is geïnstalleerd. Mocht dit nog niet gebeurd zijn, dan moeten bibliotheken hiervoor contact opnemen met Medialab. De statistieken van het thuisgebruik worden meegestuurd met het verslag van deze bijeenkomst. 7. (Landelijke) ontwikkelingen Het DOBB en Cubiss zijn een nieuwe samenwerking aangegaan. Op dit moment hebben het DOBB en Cubiss vijf programmalijnen uitgezet: 1. 2. 3. 4. 5.
Verbreding Bibliotheek Marketing Collectie, lezen, educatie HRM en bedrijfsvoering De digitale bibliotheek
Iedere programmalijn heeft een voorzitter, vice voorzitter en vijf leden. De voorzitter, vicevoorzitter en leden komen allemaal uit het DOBB. Vanuit Cubiss zit in iedere commissie een programmaleider. Het doel van de commissies is om een meerjarenbeleidsplan te maken voor het beleid tot 2012. Daarnaast zullen de commissies quick wins gaan opleveren. Dit zijn kleine adviezen die snel door bibliotheken geïmplementeerd kunnen worden. De commissie digitale bibliotheek heeft zo bijvoorbeeld al een advies over draadloos internet in de bibliotheek geschreven. Meerjarenbeleidsplannen Op dit moment zijn er vijf meerjarenbeleidsplannen geschreven. Deze worden de komende weken door het DOBB en Cubiss bekeken en besproken. Omdat er in de beleidsplannen meer projecten zijn begroot dan waar geld voor beschikbaar is, zullen een aantal projecten niet uitgevoerd worden. De keuze welke projecten dit zijn zal genomen worden door het DOBB, dus de bibliotheken. In de meerjarenbeleidsplannen richten de commissie digitale bibliotheek zich op twee onderwerpen. De eerste is de infrastructuur en de tweede is de evaluatie van bestaande dienstverlening en het ontwikkelen van nieuwe diensten. Hierbij is het voorstel om zoveel mogelijk aan te sluiten bij landelijke projecten ipv om zelf projecten op te starten. Natuurlijk wil het Brabantse netwerk wel graag een actieve rol gaan spelen binnen deze landelijke projecten.
Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
3
Om deze actieve rol vorm te geven heeft het Brabantse Netwerk ook een aantal verschillende projectvoorstellen ingediend voor de innovatiegelden die door OCW voor bibliotheekinnovatie beschikbaar gesteld zijn. Een belangrijk gevolg van deze ontwikkeling is dat er heel duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. En dat bibliotheken op sommige punten wat van hun lokale autonomie zullen moeten opgeven. Relatie Cubiss en DOBB Binnen Brabant zijn er plannen om de relatie tussen Cubiss en de bibliotheken aan te passen. Hierbij zal Cubiss een onderdeel van het netwerk worden. Men zou Cubiss dan kunnen zien als de 24ste partner binnen het netwerk. Een gevolg van deze ontwikkeling is dat de samenstelling van de raad van toezicht van Cubiss zal veranderen. Zo zullen er dan twee leden van de provincie vervangen worden door twee bibliotheek directeuren. Een ander gevolg is dat voor private opdrachten (opdrachten die niet uit de netwerkmiddelen betaald worden) een aparte vennootschap opgericht zal worden. Samenwerking of fusie Cubiss en Bibliotheekhuis Limburg Er zijn plannen om vanuit Cubiss meer samen te gaan werken met het bibliotheekhuis Limburg (PSO Limburg). Een mogelijk gevolg hiervan is een fusie tussen Cubiss en het bibliotheekhuis Limburg. 8. Ontwikkelingen Brabantwijzer Hilbrand geeft een korte presentatie over de mogelijkheid om per basisbibliotheek te laten zien op welke vestigingen een bepaald boek aanwezig is. Na deze korte demonstratie worden de ontwikkelingen kort besproken. De komende jaren zal er kritisch naar de Brabantwijzer en de AquaBrowser en de ontwikkelingen hiervan gekeken worden. Op korte termijn zal er een nieuwe server voor de Brabantwijzer worden geïnstalleerd. Als deze server beschikbaar is zal ook de databank “Thuis in Brabant” van de website www.thuisinbrabant.nl toegevoegd worden. Nieuw is de mogelijkheid om vanuit het VDX systeem bij het aanvragen van boeken een keuze te maken tussen verschillende uitgaven. Dit kan bijvoorbeeld makkelijk zijn voor klanten die een speciale druk willen aanvragen. 9. Weblog provinciaal servicemanagement Jeroen heeft op http://zoekenboekbrabant.blogspot.com een weblog aangemaakt voor het provinciaal servicemanagement van Zoek&Boek. Op dit weblog staan belangrijke mededelingen, de landelijke statistieken en de landelijke Zoek&Boek berichten. Vanuit het provinciaal servicemanagement willen wij dit weblog graag gaan gebruiken om een archief van documenten op te stellen. En om de laatste ontwikkelingen rondom Zoek&Boek mede te delen. Het weblog wordt goed ontvangen. Er wordt gevraagd of ook de provinciale statistieken, verslagen van het provinciaal overleg en de handboeken VDX aan toegevoegd kunnen worden. De provinciale statistieken en verslagen van het Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
4
provinciaal overleg zullen hieraan toegevoegd worden. Het handboek VDX kan ivm auteursrechten niet online gezet worden. 10. Rondvraag Mari: Bibliotheek Midden Brabant: Per 1 januari zullen bibliotheek Midden Brabant en Bibliotheek Waalwijk gaan fuseren. Dit heeft gevolgen voor Zoek&Boek en de Aquabrowser en hier wordt op dit moment hard aan gewerkt. Annette: Het aanvragen van bladmuziek moet via de alles onder een knop catalogus. Maar hier komt bibliotheek Eindhoven niet in voor, Annette vraagt zich af hoe dit mogelijk is. Dit komt waarschijnlijk omdat de bladmuziek in Eindhoven zo ingewerkt is dat het systeem deze nog niet kan vinden. Ook komt het voor dat de WSF catalogus achterloopt. Hierdoor wil het nog wel eens voorkomen dat een exemplaar wel in de catalogus staat, maar niet meer in de bibliotheek beschikbaar is. John: Zoek&Boek aanvragen worden op basis van het ISBN nummer overgeheveld naar het lokale systeem. Is het mogelijk om door middel van het ISBN nummer te veranderen ervoor te zorgen dat aanvragen niet worden overgeheveld, maar wel bij andere bibliotheken aan te vragen. Dit oom het mogelijk te maken voor leesclubs om meerdere exemplaren van een boek aan te vragen? Hilbrand geeft aan dat dit uitgeprobeerd moet worden. Dit is een vraag die wel vaker komt en waarvoor in de nieuwe versie van VDX een oplossing gevonden moet worden. Jeroen: Er is een vraag binnen gekomen of er voor Zoek&Boek vanuit de VOB nog promotiemateriaal beschikbaar was. Helaas is de voorraad promotiemateriaal bij de VOB op en zal er geen nieuwe materialen gemaakt worden. Jeroen: Er is een verzoek gekomen om de Excelsheet van de provinciale statistieken zo aan te passen dat deze makkelijker uit te printen zijn. Dit is gebeurd en nu zouden bij het uitprinten van de statistieken alle vestigingen van een basisbibliotheek op één blad bij elkaar staan en zullen de koppen boven iedere uitgeprinte pagina staan. Jeroen: Op vrijdag 30 oktober wordt door Bibliotheek Dommeldal een congres georganiseerd over de digitale bibliotheek. Hier zullen naast de landelijke projectgroep bibliotheekinnovatie ook presentaties zijn over gaming in de bibliotheek, datawarehousing, e-books en digitale etalages. Het congres zal € 25,- pp kosten. 11.Bepalen datum volgend overleg Het volgende overleg zal in maart 2010 gehouden worden. De precieze tijd en datum zullen via de mail doorgegeven worden. 12.Afsluiting
Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
5
13.Actiepunten Actiepunten n.a.v. zoek&boek overleg Nr Actie
Wie
Status
20 Maandelijkse statistiekoverzichten Paula Braun sturen.
Hilbrand/ Jeroen
Loopt
Oude, afgeronde items 11 Contact met Medialab: kwaliteit van catalogi in Brabant? OPM: Project provincie / DOBB / Cubiss: “standaardisatie Brabantse bibliotheekdatabases”. Netwerkprogramma 2009. 14 Behoefte “Landelijke helpdesksite”. Wordt landelijk aangekaart. 18 Zundert Rucphen: steunpunten toevoegen in locatie spreadsheet. 19 Ook VANnU wellicht meerdere vestigingen toevoegen.
Neeltje
Afgerond
Hilbrand
Afgerond
Hilbrand/ Jeroen Hilbrand/ Jeroen Hilbrand/ Jeroen Jeroen
Afgerond
Jeroen
Afgerond
Hilbrand
Afgerond
Willy Karel
Afgerond
Hilbrand/ Jeroen
Afgerond
Hilbrand/ Jeroen Hilbrand
Afgerond
21 Eindhoven nakijken: scholen geen Vubis, leerlingen staan wel ingescheven. 22 Handleiding voor frontoffice medewerkers, wordt meegestuurd met dit verslag. 23 Eindrapportage (luisterboeken via zoek&boek) wordt meegestuurd. 24 Opmerking uit het overleg: Op zaterdag is er géén zoek&boekknop beschikbaar. Hilbrand test dit vrijwel elke zaterdag, maar heeft het zelf nog nooit kunnen vinden. Hoe kan dit? Wordt in de gaten gehouden. 25 RFID, Zelfbediening en aanvragen uit andere bibliotheken, besproken op WSF-overleg: De uitkomst hiervan wordt teruggekoppeld in dit overleg. 26 Wanneer wordt iets aangevraagd? Wie vraagt het aan? Via welke bronnen wordt iets aangevraagd? Verzoek wordt meegenomen naar het landelijk overleg. 27 Berichtenverkeer en verlengen in VDX? Heldere omschrijving hiervan maken. 28 Status volgen (klant) is niet meer mogelijk? Hilbrand controleert dit.
Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 22-09-2009
Afgerond Afgerond Afgerond
Afgerond
6
