Verslag Gebruikersoverleg GIR Inspecteren

Verslag Gebruikersoverleg GIR Inspecteren Datum: Locatie: Aanwezig:

Namens DUO: Namens ICTU: Afwezig gemeld:

10 februari 2015 DUO Servicekantoor te Utrecht Vertegenwoordigers van de volgende GGD-en: GGD NOG, GGD regio Utrecht, VGGM, GGD GHOR NL,GGD Zeeland, GGD BZO, GGD Flevoland, GGD Twente, Dienst Gezondheid Jeugd, GGD West Brabant, GGD Drenthe, GGD Gelderland-Zuid, GGD Hart v Brabant, GGD Gooi, GGD IJsselland, GGD Groningen Kim Abee (voorzitter), Jan Hein Wierda en Elbert van Remmerden (Functioneel beheer), Sunita Yildirmaz (helpdesk) Frans Verhoef n.v.t.

_________________________________________________________________________ 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Vanwege een aantal nieuwe gezichten volgt een kort voorstelrondje. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd akkoord bevonden. 3. Mededelingen De voorzitter kondigt aan dat er op donderdag 12 februari een aantal aanpassingen in de systemen voor Kinderopvang zullen worden uitgevoerd. Ze benoemt de punten die daarmee worden opgelost: • •

• • •

In GIR Inspecteren kreeg u bij het openen van sommige inspectieonderzoeken met de status ‘gepland’ een 9999 foutmelding. In de planningsmodule werden wijzigingen van de geplande uren, vanuit het tabblad ‘Inspectieonderzoeken’, niet zichtbaar na opslaan terwijl wel de melding “de wijzigingen zijn opgeslagen” zichtbaar was. Bij het afsluiten van enkele inspectie onderzoeken werd een 9999 foutmelding getoond. Wanneer u in GIR Inspecteren vanuit de ‘Extra gegevens’ een nieuw inspectie onderzoek ging plannen, kreeg u soms een foutmelding. In het CSV bestand Export Gemeenten per GGD werd het correspondentieadres niet altijd getoond.

Joanne Korfage van GGD GHOR geeft aan dat een aantal vragen van diverse GGD’en met betrekking tot het risicoprofiel door hun zijn uitgezet bij DUO/ICTU. Zodra hier een reactie op wordt gegeven zal dit gecommuniceerd worden. 4.a Verslag 9 september 2014 De voorzitter heeft een aantal opmerkingen: Pagina 1, punt 3: Het betreft het opschonen van accountgegevens. Pagina 1, punt 6: 1e opmerking: DUO wordt genoemd in de notulen maar is niet direct betrokken bij het opstellen van de handreiking bedrijfsvoering. 2e opmerking: Betreft type voorziening toevoegen: Een type voorziening kan niet zomaar worden toegevoegd. Hier wordt een aanpassing in het filter in de planningsmodule bedoeld. Pagina 3, punt 8: Er werd gesproken over een aanpassing van de contactpersonen bij Extra gegevens in de GIR. Dit staat los van de registratie in het LRKP van GO/GOB contactgegevens. Onderzoek is gedaan; Gemeenten en GGD’en kunnen niet elkaars contactgegevens in GIR aanpassen. De wijzigingen zullen worden verwerkt en daarmee wordt het verslag vastgesteld. 4.b Verslag 20 november 2014 Remke Roes heeft een vraag over het eerste punt van de tabel op pagina 1 van het verslag (LR8470). Zij vraagt zich af waar dit punt precies betrekking op heeft. Er wordt aangegeven dat dit voor alle lopende onderzoeken geldt en niet voor de reeds afgesloten rapporten. Over pagina 2 zijn geen opmerkingen. 5.

Lijst acties en verbeterpunten

De verschillende acties die op de actielijst staan worden besproken. 130604.04

Blijft actueel.

Verslag gebruikersoverleg GIR Inspecteren 10 februari 2015

1

140520.00 140909.01 140909.02 140909.03 140909.04

140909.05

Kan van de lijst af Dit is inmiddels aangepast middels een filter. Kan van de lijst af. Dit punt is besproken tijdens het gezamenlijke gebruiksoverleg op 20-11-2014 en is inmiddels geprioriteerd. Kan van de lijst af. Er bestaat al een lijst met grote blokken. Kan van de lijst af. Dit punt is uitgezocht door FB. Het blijkt wel te kloppen. Heeft te maken met oude gegevens die in het verleden door DUO zijn opgevoerd. Deze kunnen nu niet meer aangepast worden door de GGD. Kan van de lijst af. Dit komt incidenteel voor. Wel graag blijven melden aan de helpdesk en/of relatiebeheerder. Kan van de lijst af.

Naar aanleiding van het eerste actiepunt (130604.04) met betrekking tot het blijven melden van problemen, geeft Isabella Bolt van GGD regio Utrecht aan dat het prettig zou zijn wanneer DUO ook actiever zou communiceren. Bijvoorbeeld over gemelde bugs na een release. Gebruikers willen graag sneller geïnformeerd worden over reeds bekende problemen, zodat ze weten dat zij dit niet meer hoeven door te geven en dat er aan wordt gewerkt. Voorgesteld wordt om dergelijke informatie door te geven via een mail naar de contactpersonen. Nieuw actiepunt DUO 6.

Wijzigingsverzoeken bespreken en prioriteren

Er wordt geprioriteerd voor R16.1 (januari 2016). Als eerste worden de nieuwe wijzigingsverzoeken besproken die nog niet in de meegestuurde lijst waren opgenomen. Marja van Maurik heeft onderstaande twee wijzigingsverzoeken ingediend en toegelicht: 1. De mogelijkheid om te kunnen plannen op houder. Dit wijzigingsverzoek krijgt na overleg prio 2. 2. De mogelijkheid om meerdere locaties te kunnen plannen. Dit wijzigingsverzoek krijgt na overleg prio 1. Isabella Bolt van GGD regio Utrecht heeft ook 2 wijzigingsverzoeken ingediend: 1. Wens om het kleurverloop van de risicoprofielen van de afgelopen jaren zichtbaar te maken in de planningsmodule. Zowel de GGD’en als de gemeenten hebben hier behoefte aan. Dit wijzigingsverzoek krijgt prioriteit 1 en wordt toegevoegd aan een bestaand wijzigingsverzoek met betrekking tot het ook opnemen van voorzieningen in het CSV-bestand in plaats van alleen onderzoeken. Dit punt wordt ook meegenomen in het GO voor gemeenten. 2. De wens om een optelling van het aantal geplande inspecties per inspecteur mogelijk te maken. Er wordt aangegeven dat hiervoor al een wijzigingsverzoek bestaat. Dit wordt verder uitgezocht door DUO. Mirjam Hutz van GGD Limburg Noord geeft aan beschouwing toezichthouder graag standaard op “ja” te willen. Deze heeft prio 5 gekregen (geregistreerd onder LR-9488). Wijzigingsverzoek LR-9361 is als prio 1 aangemerkt. Deze staat nu als bug geregistreerd. Wijzigingsverzoek 9241 betreft een wens van gemeenten. Zij zouden graag een signaleringsfunctie willen in GIR Inspecteren. De signaleringsfunctie heeft betrekking op de volgende situatie; op het moment dat er geen bevindingen zijn geconstateerd door de inspecteur, maar het onderzoek vanwege een verkeerd gegeven advies toch in GIR Handhaven terecht komt. Voor de gemeente zorgt dit namelijk voor een afwijking in de jaarverantwoording welke door middel van een toelichting zal moeten worden verantwoord. Door een melding wil men voorkomen dat dergelijke fouten worden gemaakt. Deze wens wordt niet door de GGD’en gedeeld. Zij hebben geen behoefte aan een melding. Dit punt wordt meegenomen naar het gebruikersoverleg gemeenten. Functioneel beheer DUO vraagt in verband met wijzigingsverzoek 9465 (focusgebied beleid) of de GGD’en het eens zijn om in de NHR viewer het RSIN te vervangen door het KVK-nummer. De GGD’en geven aan niet te weten wat het RSIN inhoudt en vinden het geen enkel probleem als dit wordt aangepast. Daarnaast vraagt Functioneel beheer DUO zich naar aanleiding van wijzigingsverzoek 5803 af waar GGD’en in de planningsmodule op moeten kunnen zoeken voor wat betreft de postcode. Hier ontstaat een discussie over omdat de werkwijze per GGD verschilt en de behoefte niet overal gelijk is. Uiteindelijk wordt besloten dat de 4 cijfers van een postcode, de 4 cijfers in combinatie met de letters en een range voldoende is. Het wijzigingsverzoek krijgt een prio 2. Verslag gebruikersoverleg GIR Inspecteren 10 februari 2015

2

Nadat voorgaande wijzigingsverzoeken zijn besproken wordt over gegaan tot het (her)prioriteren van de wijzigingsverzoeken uit de meegestuurde lijst. Key LR-9366 LR-9365

Nieuwe prio 1 sluiten

LR-9249

sluiten

LR-9742

On hold

LR-9240 LR-9239

1 sluiten

LR-9184

4

LR-8693 LR-8542 LR-8420

sluiten 4 4

LR-8319 LR-8313 LR-3159

sluiten sluiten 2

LR-7898 LR-6526 LR-6184 LR-457 LR-7542 LR-7303

sluiten sluiten sluiten sluiten 4 sluiten

LR-6153 LR-7504 LR-7465 LR-3986 LR-3558

sluiten 5 5 sluiten 5

LR-890

sluiten

LR-590 LR-488

sluiten On hold

Commentaar GGD GHOR en de VNG hebben dit punt overlegd. Het is niet wenselijk om de wijziging door te voeren omdat het formeel geen apart soort onderzoek is. Dit wv wordt daarom gesloten. Dit wv is uitgezet bij de beleidsmedewerker van DUO. Deze geeft aan dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen deze gastouders. GGD GHOR deelt deze mening. Het is niet verstandig om dit nu op te pakken omdat hier mogelijk op termijn iets in gaat veranderen. Het wv wordt daarom gesloten. Over dit wv ontstaat enige discussie. Er wordt door VGGM aangegeven dat het ontbreekt aan inzicht in de werkvoorraad. Zij missen de status “nog in te plannen”. De meeste andere GGD’en herkennen dit niet. Het blijkt erg af te hangen of een GGD met of zonder planner werkt. De ICTU geeft aan dat de oplossing mogelijk gezocht kan worden in het aanbrengen van nieuwe filters. Aan de hand van dit voorstel zal een nieuw wv worden ingediend (Remke Roes). Hiervoor bestaat een workaround. Het tarief op nul zetten zodat de gemeenten geen kosten maakt, maar het wel zichtbaar is in het CSV-bestand Wordt nader bekeken door Functioneel beheer, mogelijk kleine aanpassing

De ICTU geeft aan dat een mogelijke oplossing kan zijn om uren te veranderen in minuten. Als (tijdelijk) hulpmiddel zal VGGM een macro naar de voorzitter sturen. Deze zorgt vervolgens voor verspreiding onder de leden van het gebruikersoverleg.

Functioneel beheer geeft aan dat aan de leverancier is gevraagd welke mogelijkheden er zijn. Petra Streppel van GGD Hart voor Brabant stelt de volgende workaround voor: De volledige tekst van een inspectierapport selecteren door middel van “alles selecteren” en de taalinstelling vervolgens op Nederlands zetten. Deze tip wordt meegenomen in de E-zine.

ongewijzigd Dit specifieke wv wordt gesloten. Er komt een nieuw wv m.b.t. tekstopmaak en de teksteditor. Petra Streppel van Hart van Brabant geeft aan dat bepaalde woorden die al opgenomen waren in de woordenlijst ten behoeve van de spellingscontrole daar nu niet mee in staan. Functioneel beheer zoekt dit uit. Woorden die ontbreken graag blijven doorgeven aan de helpdesk. ongewijzigd Koppelen aan het andere wv m.b.t. browsers Er zijn geen nieuwe ontwikkelingen te melden vanuit GGD GHOR over dit onderwerp. Blijft voorlopig on hold staan. Doorgeven aan het GO gemeenten en verwijderen van deze lijst. Er zijn meerdere GGD’en die op termijn met een tablet gaan


3

werken. De ervaringen hiermee wachten we even af. Er zou eigenlijk ook beheer en onderhoud op moeten worden gepleegd. LR-470 LR-459

sluiten 5

LR-449 LR-444 LR-431

sluiten 5 1

LR-7009 LR-7008 LR-7007 LR-6480 LR-441 LR-2095

5 5 5 1 3 3

Dit wordt getest door Anita Nijhof van GGD West-Brabant. Zij laat vervolgens aan de voorzitter weten of dit wv gesloten kan worden of niet. Ongewijzigd Het huidige wv aanpassen n.a.v. het voorstel van de ICTU; de knop opslaan moet altijd zichtbaar zijn. Daarnaast een nieuw wv opvoeren voor een iets ander probleem dat hieraan gerelateerd is. Bundelen met onderstaande 2 wv’s (7008 en 7007). Zie LR-7009 Zie LR-7009 Staat op aparte lijst grote blokken Staat op aparte lijst grote blokken Staat op aparte lijst grote blokken, gekoppeld aan LR-441

Nadat alle wijzigingsverzoeken zijn geprioriteerd wordt er vervolgens door de aanwezigen een volgorde van belangrijkheid in de prio’s 1 aangegeven. 7. Ingebrachte bespreekpunten Joanne Korfage van GGD GHOR geeft een terugkoppeling van wat er op de specialisten dag is besproken over de risicoprofielen. De volgende bronnen zouden moeten worden toegevoegd: • Inspectie • Ouders • jaarverslag • Klachten • Personeelsroosters Daarnaast zou de term “niet ingevuld” gewijzigd moeten worden naar “nog niet van toepassing”. Als laatste wordt aangegeven dat het mogelijk zou moeten zijn om een opmerking toe te kunnen voegen aan de uitkomst van de kleur van het risicoprofiel. Dit zou beter zijn dan het naderhand aanpassen van de kleur omdat men het niet eens is met het resultaat. Hierover ontstaat enige discussie. Niet alle GGD’en zijn het hier mee eens. Diverse GGD’en geven aan dat in plaats van het toevoegen van een opmerking, het juist beter is om toch de uren vast te leggen behorende bij de kleur van het risicoprofiel die volgens de inspecteur bij de voorziening hoort. Joanne neemt de opmerkingen van de GGD’en mee en bespreekt dit binnen GGD GHOR. Terugkoppeling volgt. Frans van de ICTU geeft aan dat hij zich afvraagt of de GIR wel de juiste plek is om feedback te geven. Het toevoegen van de bronnen en bovengenoemde tekstuele aanpassing moeten volgens de ICTU meegenomen moeten worden in de volgende release (15.2). Het derde punt betreft nieuwe functionaliteit. De voorzitter vraagt na wat de mogelijkheden en welke afspraken zijn gemaakt m.b.t. ruimte om het punt mee te nemen in de volgende release. 8. W.v.t.t.k. Geen bijzonderheden 9. Rondvraag/Sluiting Tijdens de rondvraag komen de volgende punten aan de orde: In de GIR is er sprake van een verkeerde woordkeuze. In relatie tot VVE moet “afgenomen” veranderd worden in “aangeboden”. De mail met betreffende informatie over dit onderwerp wordt door de GGD doorgestuurd naar de voorzitter. Petra Streppel van GGD Hart voor Brabant vraagt zich af hoe de inspectie van een voorziening met gemengde kinderopvang aangepakt dient te worden in verband met de jaarverantwoording van de gemeente. Aangegeven wordt dat hier inmiddels al een wijzigingsverzoek voor is ingediend. Het is de bedoeling dat de inspectie van het KDV (zwaarste onderdeel) wordt verwezen naar bijvoorbeeld de


4

BSO. Op deze manier hoeft er maar 1 inspectie te worden uitgevoerd, maar zal deze twee keer meetellen voor de jaarverantwoording van de gemeenten. GGD Gooi en Vechtstreek geeft aan dat sommige medewerkers binnen deze GGD geen tekst in de menubalk van de tekstverwerker zien, maar anderen wel. De eigen ICT afdeling heeft hier al naar gekeken. Zij hebben niets kunnen vinden. Het probleem is ook al doorgegeven aan de helpdesk van DUO. DUO heeft ook contact gehad met de ICT-beheerder van de GGD. Hieruit is naar voren gekomen dat eerst moet worden uitgesloten dat het een intern probleem is. Aangezien er verschillen bestaan binnen de GGD lijkt het hier erg op. Pas wanneer dat definitief uitgesloten is, kan DUO meer voor de GGD betekenen. De rest van de GGD’en herkent dit probleem niet. Afgesproken wordt dat deze melding opnieuw aan de voorzitter wordt doorgegeven zodat er nogmaals naar gekeken kan worden. Na afloop van het gebruikersoverleg geven Mark Timmer (beleidsmedewerker SZW) en Bé Entjes (bedrijfsanalist DUO) een presentatie over het PRKP.


5

Verslag Gebruikersoverleg GIR Inspecteren

Recommend Documents