Verslag Algemene Ledenvergadering t.v. Ter Weijde 2014 d.d. 10 maart 2014 Aanwezig: 40 leden, inclusief het bestuur: Afwezig: 2 leden hebben zich afgemeld voor de ledenvergadering. Notulist: Nico ten Wolde en Hans Fleer (secretariaatsfunctie vacant)
Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.
Mededelingen en binnengekomen post Er is geen binnengekomen post voor deze vergadering. Wel zijn er twee afmelding van leden. Daarnaast meldt de voorzitter dat de secretaris, Bep Otterloo, vanwege andere verplichtingen niet aanwezig kan zijn.
Notulen 2013 De notulen van de ALV 2013 worden zonder op- en aanmerkingen goedgekeurd.
Verslag van de voorzitter Het bestuur is in 20123 8 keer bij elkaar geweest. Helaas heeft Bep Otterloo te kennen gegeven het bestuur te willen verlaten. Het bestuur is op zoek naar een nieuwe secretaris. Het ledenaantal is in 2013 gedaald van 451 naar 405 per 1 januari 2014. De daling van het aantal leden baart zorg, de economische crisis is hier zeker mede schuldig aan. Gelukkig is de jeugdcommissie volop aan de gang en beginnen de eerste resultaten daar zichtbaar te worden. Er is echter meer nodig. Het bestuur roept alle leden op zich actief in te zetten bij het werven van nieuwe leden. Op 23 maart a.s. wordt er een Open dag georganiseerd, voor jong en oud. Het is in ons aller belang dat we samen zorgen dat de dag en de hopelijk daarop volgende aanmeldingen een succes wordt! De dag wordt enthousiast opgezet door Marcel van Doorn en Geert Leenders, i.s.m. de jeugdcommissie. APPLAUS! Door het vertrek van Richard de Graaf als trainer is de wintertraining door twee andere trainers van BTA verzorgd. In 2014 hebben we weer een nieuwe hoofdtrainer, nl. Paul Tichelaar. Hij heeft zich op de website al voorgesteld. Sandra van Dam en Voorzitter hebben kennis met hem gemaakt. Hij is een zeer ervaren trainer en we verwachten veel van hem. Gelukkig hebben we nog steeds heel goed lopende activiteiten. De toernooien, maar ook de competitie blijven een vast succes. Naast gezelligheid, sportiviteit en ontspanning is het voor de club ook fijn dat de baromzet op een goed peil blijft. Opnieuw is in 2013 gesproken met de gemeente over zelfstandigheid. Inmiddels ligt er een voorstel, dat het bestuur aan de leden wil voorleggen. We bespreken dat later in de vergadering. Al met al was 2013 een jaar, waarin zorg en optimisme wedijveren. Maar een club die bijna 40 jaar is, volgend jaar is het lustrum, heeft al meer orkanen doorstaan. Ook nu is het bestuur optimistisch voor de toekomst! Vragen/opmerkingen Er zijn geen op- en aanmerkingen.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 1 van 7
Verslag van de vicevoorzitter Naast de normale activiteiten als vervanger van de voorzitter is de vicevoorzitter verantwoordelijk voor sponsoring, communicatie en het beheer van de website, het afhangbordsysteem en het kassasysteem. Afgelopen jaar is de router in het clubhuis vernieuwd waardoor er een stabielere Wi-Fi verbinding is gerealiseerd. De leden worden geïnformeerd door middel van de elektronische nieuwsbrief, de website en het gele boekje. Periodiek leveren de voorzitter en de commissies artikelen voor de nieuwsbrief, daarnaast is ieder lid van de vereniging vrij om artikelen aan te leveren. Om directer op het nieuws te zitten wordt de nieuwsbrief nu meer dan eens per maand verstuurd. De nieuwsbrief is in totaal 23x uitgebracht. Hij wordt naar ca. 500 emailadressen verstuurd, waardoor een groot deel van onze leden wordt bereikt. De nieuwsbrief kan ook via de website worden gedownload. Het blijkt dat gemiddeld 160 geadresseerden de toegestuurde nieuwsbrieven via de mail lezen. De website van de vereniging wordt maandelijks door ca. 650 unieke bezoekers bezocht. Een unieke bezoeker raadpleegt 2x per maand de site. Afgelopen jaar is gestart met een Facebook-pagina, maar deze is niet echt van de grond gekomen. Mocht er iemand zijn die dat nieuw leven in wil blazen dan kan diegene zich melden. Een aandachtspunt blijft het actueel houden van de emailadressen van de leden. Voor een goede communicatie is dit een must. Inmiddels is er een automatische koppeling tussen de ledenadministratie bij de KNLTB en ons afhangbordsysteem, waarbij de ledenadministratie leidend is. Een aanpassing in het KNLTB bestand resulteert nu automatisch in een bijwerking in het afhangbordsysteem. Een automatische koppeling naar het kassasysteem en de nieuwsbrief is nog niet voorhanden. Dit blijft een aandachtspunt. De sponsorinkomsten zijn in 2013 met 45% gedaald ten opzichte van 2012. Dit is met name door het afhaken van de RABO bank (sponsor van het open toernooi) en Intersport. Onze sponsors Premio Banden en Autoservice Jägers en Sporthuis Brouwer hebben dit deels opgevangen. In 2013 hebben wij voor het eerst meegedaan met de Grote Clubactie. Deze actie had een teleurstellend resultaat van 100 euro. Dit jaar zullen wij hier weer aan meedoen en hopen op een grotere opbrengst. Het bestuur wil hierbij iedereen oproepen na te denken hoe wij onze sponsorinkomsten kunnen verhogen. Alle suggesties en ideeën hieromtrent zijn van harte welkom. Nu de economie weer wat gaat aantrekken zou dit toch mogelijk moeten zijn.
Vragen/opmerkingen Er zijn geen op- en aanmerkingen.
Verslag van de jeugdcommissie Door de activiteiten in 2013 zijn er 15 nieuwe jeugdleden bijgekomen. Er is vooral veel werving gedaan via scholen. Het totaal aantal blijft echter nog relatief beperkt, maar is gelukkig wel groeiende. Verdere activiteiten zijn het tossen voor de jeugd, het ouder/kind-toernooi. Ook is in samenwerking met de trainer het tenniskids-principe ingevoerd, dat erg leuk is voor de jeugd. De
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 2 van 7
jeugdclubkampioenschappen zijn tegelijk gehouden met de seniorenkampioenschappen, waarbij de jeugd de weekenden heeft gespeeld. Dit was een succes en wordt zeker ook in 2014 herhaald.
Verslag van de beheercommissie Na een aantal jaren van renovatie en nieuwe inrichting van ons clubgebouw was 2013 relatief rustig voor de beheercommissie. D.w.z. we hebben nog wel een nieuw kassasysteem geïntroduceerd en niet zonder succes. Natuurlijk in het begin voor een ieder even wennen, maar intussen is iedereen gewend. Ondanks een teruglopend ledenaantal kunnen we terug kijken op een stijging van de omzet (10%), maar ook het winstmarge was hoger.(7%) Dit laatste is enerzijds door verhoging prijzen van consumpties, maar ook door een betere beheersing als gevolg van ingebruikname nieuwe kassasysteem. Het is verder de bedoeling om medio 2014 (na Open Toernooi) contante betalingen geheel af te schaffen en alleen pinbetaling en gebruik KNLTB pas te hanteren. Commissielid Eric Frowijn heeft in 2013 te kennen gegeven te stoppen met zijn activiteiten. Voor zijn bijdrage, met name bardienstplanning zijn wij veel dank verschuldigd. Gelukkig is Pierre van Wieren bereid gevonden zijn taak over te nemen. Pierre is inmiddels ingewerkt. Verder geen mutaties in de bezetting. Vragen/opmerkingen: geen
Verslag van de seniorensectie 2013 was het jaar van de seniorensectie waarbij we over het algemeen te kampen hadden met verminderde deelname aan de diverse activiteiten die we organiseerden. Dit heeft gedeeltelijk te maken met een licht terugvallend ledenaantal en veel leden die zich bijvoorbeeld voor de zaterdag-of zondag competities hebben ingeschreven. We hebben in 2013 voor de eerste keer het Mega Mix toernooi gehouden wat gezien het weerbeeld een redelijk succes te noemen was. Volgend jaar zullen wij een nieuwe editie van het Mega Mix toernooi organiseren en is onze doelstelling een verdubbeling van het aantal deelnemers. Een daverend succes was de uitwisseling met de andere vereniging uit Culemborg. Het was buitengewoon gezellig en goed voor de omzet van de club. Ook in 2014 worden er weer uitwisselingen gehouden de eerste uitwisseling is zaterdag 5 juli bij De Doelen. In het najaar zal er ook weer een uitwisseling plaatsvinden bij ons op de vereniging. Dit jaar zullen we de editie van het Megamannen toernooi uit 2012 nog eens dunnetjes overdoen. Bij het Megamannen toernooi heb je dit keer de mogelijkheid om een introducee mee te nemen. Entertainment: We zullen ook in 2014 verder gaan met het regelmatig inhuren van muziek. Het regelen van bijvoorbeeld Dartborden, Sinterklaas enz. enz. Tijdens de laatste clubkampioenschappen hadden we een gelijk aantal deelnemers als 2012 Dit jaar zullen we een paar kleine wijzigingen gaan doorvoeren. Zo zullen we o.a. niet meer ons clubkampioenschappen houden via de KNLTB. We houden deze gewoon zelf. Voordeel is dat er geen wijzigingen meer komen qua ranking, dit zullen we net als de vorig jaar volhouden. Ook zullen we geen single partijen meer doen tijdens de komende clubkampioenschappen. We willen in het voorseizoen een apart single toernooi gaan houden. Aan het einde van het seizoen hebben de volgende sectieleden aangegeven hun werkzaamheden om diverse en vooral privé redenen te stoppen. Jaap Koopman Jaco de Jong Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 3 van 7
Irma Volmuller Rachel Blits We zijn druk doende om voor de sectie versterkingen te vinden. Gelukkig hebben we een aantal leden bereid gevonden om ons te helpen. Zo wil Marcel van Doorn ons helpen met de Catering. Heeft Resy Verhijen aangegeven ons te willen helpen. Hopen we An Copper binnen te kunnen halen als versterking. Vragen/opmerkingen Er zijn geen op- en aanmerkingen vanuit de vergadering.
Financieel verslag 2013 Exploitatierekening 2013 en begroting 2014-2015
Uitkomst De exploitatie-afrekening van 2013 sluit met een voordelig resultaat. In een beknopte analyse valt te constateren dat dit voordeel voornamelijk is ontstaan aan de inkomstenkant. Met name de hogere omzet van de kantine en de ontvangsten uit sponsoring hebben een belangrijk aandeel in dit resultaat. Dit in tegenstelling tot de inkomsten aan contributies die achterblijven als gevolg van het dalend ledental. Voorgesteld wordt om het voordelig saldo toe te voegen aan de voorziening grootonderhoud clubhuis/tennisbanen. Uitgaven Volgens de planning van het grootonderhoud van het clubhuis is in 2013 de vervanging van het meubilair gerealiseerd. De kosten van de aanschaf van het nieuwe meubilair zijn bekostigd door een bijdrage uit de voorziening. De afschrijvingslasten hebben betrekking op het in 2013 aangeschafte kassasysteem met pinautomaat en de vervanging van de koffiemachine. Voorts is op te merken dat alle uitgavenposten binnen de geraamde budgetten van 2013 zijn gebleven. Inkomsten De inkomsten zijn de contributies. Dit bedrag is gebaseerd op een ledental van 475, uitgesplitst in 427 senior- en 48 jeugdleden. De omzet van de kantine heeft een mooi resultaat opgeleverd. De post overige inkomsten van betreffen de ontvangsten uit sponsoring en reclameborden en doeken. In deze inkomstenpost is tevens verantwoord de bijdrage van de AVRI, ontvangen voor het verzorgen van het inzamelen van oud papier. Toelichting De verantwoorde cijfers betreffen de balanswaarden aan het einde van het jaar. Aangetekend wordt dat het clubhuis is verzekerd tegen de risico’s van brand en storm voor een waarde van € 300.000,--. De inventaris/goederen zijn verzekerd voor € 41.000,--. Voor financiële risico’s, die kunnen voortvloeien uit aansprakelijkheidsstelling, is de vereniging verzekerd voor maximaal € 2,5 miljoen per zaak/geval met een maximum van € 5 miljoen per jaar. Verder zijn alle leden verzekerd voor schade als gevolg van sportongevallen. Deze verzekering is ondergebracht in een collectieve sportongevallenverzekering bij de KNLTB. Voor het (groot)onderhoud van het clubhuis is een voorziening getroffen. De voorziening wordt vanuit de exploitatie jaarlijks gevoed met een bijdrage.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 4 van 7
De vergadering wordt gevraagd de financiële afrekening van 2013 vast te stellen en akkoord te gaan met de bestemming van het jaarresultaat.
Vragen/opmerkingen Moon Velthuizen vraagt naar de bijdrage van de AVRI: is deze nu structureel? Voorzitter geeft aan dat er een grote kans bestaat dat de bijdrage na 2014 vervalt. We hopen wel op compenserende activiteiten en dus inkomsten, maar de AVRI doet daarvoor nog proeven. In 2014 zal daar een besluit over vallen. Het is echter een te groot risico om met de inkomsten ook in de komende jaren rekening te houden. Eigenlijk is 2014 al een “bonusjaar”, omdat de pilot van de AVRI langer duurt dan gepland.
Verslag van de Kascommissie De kascommissie bij monde van Rini Pin, Henk Bouwmeester en Marcel van Doorn doet verslag van haar bevindingen. De commissie heeft de financiële stukken akkoord bevonden en stelt voor de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het in het afgelopen jaar gevoerde financieel beleid
Decharge bestuur 2013 De vergadering geeft met een applaus decharge aan het gevoerde algemene en financiële beleid over 2013 en gaat akkoord met de bestemming van het resultaat.
Benoeming nieuwe Kascommissie Rini Pin is aftredend lid. Peter Otten wordt uit de vergadering benoemd als nieuw lid. Daarmee bestaat de kascommissie weer uit 3 leden.
Begroting 2014/2015 De begroting 2014 is in de jaarvergadering van 11 maart 2013 besproken. Met de voorlopige opstelling van inkomsten en uitgaven is ingestemd. Gelet op de ontwikkelingen dienen enkele ramingcijfers te worden aangepast. Door deze aanpassingen wijzigt het oorspronkelijke begrotingstekort. De inkomsten aan contributies zijn in de oorspronkelijke begroting 2014 geraamd op een te hoog aantal leden. Reden om de verwachtingen naar beneden bij te stellen. De exploitatie-inkomsten en -uitgaven van de kantine zijn aan de hand van de werkelijke cijfers van 2013 bijgesteld. Al eerder hebben we aangegeven dat we het afrekenen van consumpties in ons clubhuis met contant geld willen terugdringen. We hebben ervaren dat nog niet veel gebruik wordt gemaakt van het betalen met de pinbank- en tennispas. Daarom stellen we voor dat vanaf 1 juli 2014 niet meer contant kan worden afgerekend. Er kan alleen betaald worden met pinpas en/of tennispas. Het nieuwe kassasysteem, gekoppeld aan de pinautomaat, is goed ingericht om de betalingen eenvoudig te verwerken en verantwoord vast te leggen. Voor de tennistraining zijn we in 2013 overgestapt naar de tennisschool Balance Tennis Academy (BTA) uit Vleuten-De Meern. Gelet op de positieve ervaringen, wederzijds, hebben we besloten om de samenwerking met BTA te continueren. In 2014 kunnen we nog rekenen op een extra bijdrage van de AVRI voor het ophalen van oud papier. Naar verwachting komt deze regeling met ingang van 2015 te vervallen. De Rabobank heeft als verenigingsponsor voor met name het Opentoernooi de financiële ondersteuning beëindigd. Wij zijn verheugd dat de financiële steun is overgenomen door onze sponsors Sporthuis Brouwer en Premio Banden Jägers.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 5 van 7
Voor het tennisseizoen 2014 hebben we voorlopig nog de tennisbanen van de gemeente gehuurd. We huren de tennisbanen volgens het systeem, zoals dat ook voor andere buitensportverenigingen gebeurt. Voor het overnemen van het beheer en onderhoud van het tennispark zijn we nog steeds in overleg met de gemeente. Alhoewel het overleg langzaam en langdurig verloopt rekenen we toch op een, voor beide partijen, goede deal.
Begroting 2015 Voor 2015 hebben we een voorlopige opstelling gemaakt, door de beleidslijn van uitgaven en inkomsten van 2014, te extrapoleren naar 2015. Twee belangrijke aandachtspunten in het ontwerp van de begroting zijn de ontwikkeling van het ledental en de huur c.q. overdracht van de tennisbanen. De hoogte van de contributies in relatie tot het ledental is moeilijk in te schatten. De ontwikkeling van het ledental is op dit moment zorgelijk. Vraag is wordt de neerwaarts lijn van het ledental voortgezet of kunnen we toch weer rekenen op een groei de komende tijd. Als de vooruitzichten niet verbeteren ontkomen we niet aan een verhoging van de contributietarieven. Over de overdracht van de tennisbanen zijn we nog steeds in gesprek met de gemeente. Wij zijn in ieder geval verheugd dat de gemeente positief mee wil werken om te komen tot een constructie waarbij wij als vereniging de tennisbanen in beheer en onderhoud kunnen overnemen. Weliswaar blijft voor ons een zeer belangrijk uitgangspunt dat de overdracht pas kan worden gerealiseerd als er sprake is van een verantwoorde financiële constructie, die onze vereniging aan kan en waarbij een solide financiële begrotingspositie in lengte van jaren kan worden gecontinueerd. In de jaarvergadering zullen wij u informeren over de laatste stand van zaken. Samenvatting Tot slot wordt voorgesteld om de begroting 2014 goed te keuren en in te stemmen met de voorlopige opstelling van de begroting 2015.
Vragen/opmerkingen 2015 is een lustrumjaar. De club bestaat dan 40 jaar Er wordt gevraagd of het niet zinvol is daar een bedrag voor op te nemen. Het bestuur stelt, na enige discussie met de ledenvergadering, een budget van € 2000 voor de viering van het lustrum voor. De vergadering stemt hiermee in. Naar aanleiding van het dalend aantal leden wordt gevraagd of het niet goed zou zijn zomerlidmaatschappen in te voeren voor leden die maar beperkt tennissen. Het bestuur antwoord dat we graag een vereniging blijven waar iedereen vol lid is en ook gezamenlijk de vereniging drijven. Een zomerlidmaatschap zou ook voor de inkomsten wel eens averechts kunnen werken. Dit punt wordt derhalve niet overgenomen door de vergadering. Aanvullend geeft de penningmeester aan dat indien het ledenaantal zich niet goed ontwikkelt, er een bijstelling nodig zal zijn voor de begroting 2015. Het bestuur wil proberen de kosten voor het lidmaatschap vast te houden op het huidige niveau. Hierna wordt de begroting voor 2014 en 2015, met de wijziging voor het lustrum 2015 vastgesteld.
Verkiezing van bestuursleden Rooster van aftreden is Bep Otterloo en Hans Fleer. Bep heeft te kennen gegeven vanwege drukke andere bezigheden te stoppen met het secretariaat. Hans is bereid door te gaan als voorzitter. De
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 6 van 7
ledenvergadering stemt hiermee in. Hans doet een oproep aan leden zich bij het bestuur aan te sluiten als secretaris en ook andere commissies te helpen met de activiteiten.
Ontwikkelingen privatisering Voorzitter geeft aan dat er inmiddels een voorstel ligt dat voor beide partijen acceptabel lijkt te worden. Hij ligt het voorstel verder toe, waarin er een twee-fase-afspraak wordt gemaakt. In de jaren vanaf nu tot en met 2020 gaat de vereniging het dagelijks onderhoud voor haar rekening nemen en de gemeente blijft het groot onderhoud doen. Na 2020 nemen we het totale beheer over. TV ter Weijde krijgt per direct weer het alleenrecht op de banen. Hans licht tevens de financiële gevolgen toe. De inzet is geweest om een zodanige afspraak te hebben dat de jaarlasten ongeveer gelijk blijven. Hij is blij met de opstelling van de gemeente nu. De vergadering heeft een aantal opmerkingen voor verdere gesprekken, zoals het ter discussie stellen van het bedrag dat gerekend wordt voor het zelf uitvoeren van dagelijks onderhoud en de onzekerheid van het indexeringspercentage. De vergadering staat achter het principe van het voorstel. De voorzitter neemt opmerkingen mee in het vervolgoverleg. Als er een definitief voorstel ligt, zal het opnieuw aan de vergadering worden voorgelegd, zoals ook de gemeente het door B&W en de Raad moet laten goedkeuren.
Wervingsactie nieuwe leden Hans verteld dat er op 23 maart een Open Dag wordt gehouden. Dit is geïnitieerd door Geert Leenders en Marcel van Doorn. Marcel licht de opzet toe, waarbij jeugdcommissie en trainer ook wordt ingeschakeld. Er worden flyers gemaakt die in de stad verspreid worden, maar ook door leden die als “buddy” gaan fungeren. Marcel en Geert en bestuur roepen de leden op zoveel mogelijk in hun omgeving mensen enthousiast te maken om naar deze dag te komen en kennis te maken met onze mooie sport.
W.v.t.t.k. •
•
•
Hans van Kampen vraagt of er niet iets gedaan kan worden aan het hek naast de fietsenstalling. Voorzitter antwoord dat daar al menige discussie met de gemeente over is geweest. De gemeente heeft het hek geplaatst om te voorkomen dat honden uitgelaten kunnen worden tot op de hockeyvelden. Afgesproken is echter dat het hek wel open blijft (op uitzonderingsdagen na), terwijl dat in de praktijk niet zo is. Inmiddels beschikken we wel over een sleutel. Het bestuur zegt toe aandacht te blijven vragen bij de gemeente, bijvoorbeeld om het hek te verplaatsen. Geert Leenders vraagt of er verder overleg is met andere verenigingen in de directe omgeving om op een aantal zaken samen te werken. Voorzitter geeft aan dat dat wel is opgestart een paar jaar geleden, maar dat dat min of meer is doodgebloed. Hij kan zich voorstellen dat er samenwerking op het gebied van (groen-)onderhoud of inkoop energie o.d. kan ontstaan. Hij verwacht dat dat door de bezuinigingen van de gemeente, waarbij verenigingen meer zelf moeten doen wellicht wel weer nieuw bloed wordt ingegeven. Na vaststelling dat er geen vragen meer zijn, doet de voorzitter nog een oproep aan vrijwilligers voor de Lustrumcommissie om zich bij hem te melden.
Sluiting De voorzitter sluit onder applaus van de ledenvergadering de vergadering om 22.35 uur.
Verslag ALV t.v. Ter Weijde, 10 maart 2014 definitief
Pagina 7 van 7
