Verslag algemene ledenvergadering 27 oktober 2014, seizoen 2013-2014 Aanvang: 20.30 uur Aanwezig: 61 personen inclusief bestuursleden Afwezig: Erwin Kupper, Frank Brummel, Jeanet Rouwenhorst, Piet Kortsmit, dhr. Beltman Agendapunt 1: opening van de vergadering door de voorzitter. Jan Brunshorst opent de vergadering en heet iedereen welkom. Voordat hij verder gaat met de vergadering wordt een minuut stilte gehouden ter nagedachtenis van alle overleden leden en vrijwilligers. Agendapunt 2: ingekomen stukken. De voorzitter geeft berichten van verhindering door. Agendapunt 3: vaststelling notulen algemene ledenvergadering van 28 oktober 2013 De notulen zijn via onze website gepubliceerd en zijn tevens voor de vergadering ter inzage gelegd. De notulen van de algemene ledenvergadering worden ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 4: jaarverslag secretaris. Het jaarverslag is via onze website gepubliceerd en is tevens voor de vergadering ter inzage gelegen. Het verslag van de secretaris is voor de vergadering aan de aanwezigen beschikbaar gesteld. Het jaarverslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 5: verslag kascommissie. De kascommissie zich kan verenigen met de jaarstukken van de penningmeester. Aan de penningmeester wordt decharge verleend. Gert Jan Kuiper complimenteert namens de kascommissie de penningmeester met de verrichte werkzaamheden en de rapportage. Agendapunt 6: jaarverslag 2013/2014 en begroting 2014/2015. Tijdens de vergadering heeft de penningmeester het jaarverslag en de begroting aan de aanwezigen beschikbaar gesteld. De exploitatierekening 2013/2014 sluit met een negatief saldo van € 945 (in het seizoen 2012/2013 een positief saldo van € 1.128). Tevens hebben we nog een bedrag van € 4.000 kunnen reserveren voor het 100-jarige jubileum. Gerrit Aanstoot geeft een toelichting op de exploitatierekening 2013/2014, de balans en de begroting 2014/2015. Waarbij enkele posten nader worden toegelicht. Door het stijgende ledenaantal heeft dit een positieve invloed op de exploitatie. Ook het nieuw afgesloten contract met Grolsch zal een positieve invloed hebben op de exploitatie. De kantine inkomsten zijn ten opzichte van het vorige boekjaar en de begroting iets minder. Dit is ook een landelijke trend die zeker ook te maken heeft met de economische crisis. We zien ook daadwerkelijk minder mensen in de kantine en merken ook, dat de gemiddelde besteding minder is. Dit kan enerzijds door meer inkomsten (lees: activiteiten) of een hogere marge. Door een goede exploitatie van de kantine kunnen we in staat blijven om laagdrempelig te zijn voor nieuwe en het behouden van leden.
Dit is uitdagende opdracht voor ons allen zowel bestuur, kantinevrijwilligers, leiders/trainers etc. waarbij we ook consequent om moeten gaan met de regels zoals deze gelden binnen de kantine. Een post die dit jaar fors hoger is uitgevallen in tegenstelling tot vorig jaar en begroot betreffen de huisvestingskosten. Deze kosten zijn niet altijd te plannen en zijn soms ook incidenteel. We hebben hiervoor geen gebruik gemaakt van de reserve voor groot onderhoud. Dit zal in de toekomst zeker niet te voorkomen zijn. Over en weer zijn er wat mee- en tegenvallers te noteren ten opzichte van de begrote kosten. De conclusie is dus, dat het jaar financieel redelijk volgens begroting is verlopen. Het is wel zaak om de vinger op alle fronten aan de pols te houden. Ook de nieuwe situatie van het kunstgras zal zijn invloed hebben op de exploitatie van de vereniging. We zijn een zeer gezonde vereniging maar willen ook in de toekomst graag gezond blijven. De begroting voor het jaar 2014/2015 verschilt nogal van eerdere jaren. Dit is het gevolg van de overheveling van de velden naar de stichting die ons complex met uitzondering van het clubhuis zal beheren. We zullen bijv. huur gaan betalen, maar daar tegenover staan weer minder kosten voor het onderhoud van de velden en de aanschaf van materiaal. De voorzitter geeft evenals vorig jaar ook nog een korte toelichting op de visie van het bestuur bij samenstellen van de begroting. Op dit moment zijn er nog steeds onzekerheden aan de inkomstenkant: hoe lang blijven we groeien als vereniging, kunnen we onze sponsorinkomsten vasthouden, blijven onze kantine-inkomsten op peil. Hiervoor vindt het bestuur het noodzakelijk om een sobere begroting op te blijven stellen, waarbij wij erg terughoudend moeten zijn met uitgaven. Alex Damacheck attendeert de penningmeester nog op de Stichting Leergeld als er (jeugd)leden zijn die moeite hebben om hun contributie te voldoen. Na de toelichtingen wordt de jaarrekening 2013/2014 en de begroting 2014/2015 (positief saldo € 800) definitief vastgesteld. Agendapunt 7: Vaststellen Contributie De voorzitter geeft aan, dat we al vanaf 2010 geen enkele contributieverhoging hebben doorgevoerd. In het kader van de aanleg van het kunstgrasveld is het bestuur in haar informatievoorziening al realistisch geweest, dat door deze extra voorziening en investering er extra lasten voor de vereniging zijn. Deze extra lasten zullen dan ook dienen te worden opgevangen door een contributieverhoging. Deze voorgestelde verhoging zal, afhankelijk van de afdeling, op jaarbasis een extra contributie betekenen tussen € 2 (rustende leden) en € 17 (senioren) op jaarbasis. Een benchmark met andere verenigingen in dezelfde situatie leert ons, dat dit een zeer lage verhoging is. De vergadering gaat unaniem akkoord met dit voorstel.
Agendapunt 8: verantwoording verenigingsbeleid. De voorzitter licht het verenigingsbeleid samen met het overige bestuur toe aan de hand van een PowerPoint presentatie waarin de diverse zaken van het afgelopen seizoen worden doorgelopen. In de eerste plaats spreekt de voorzitter zijn trots uit over de vereniging, de leden, vrijwilligers en ons complex met het nieuwe kunstgrasveld.
De positieve sfeer die momenteel heerst bij onze vereniging zullen we op alle vlakken moeten gebruiken ten behoeve van onze vereniging. We kunnen hierbij denken aan het werven van nieuwe leden, vrijwilligers, commissies en sponsoren. We hebben binnen een grote vereniging als Sportclub Lochem te maken met veel mensen en even zoveel karakters en persoonlijkheden. Hier moeten we allemaal mee omgaan; als bestuur proberen we dit ook te doen door zoveel mogelijk rekening te houden met alle wensen die leven binnen de vereniging. Aan het bestuur is het wel een taak om hierin een lijn aan te houden die voor de gehele vereniging naar de mening van het bestuur uiteindelijk de beste is. Het bestuur wil graag ook laagdrempelig zijn voor iedereen zijn. Het dagelijks bestuur vergadert maandelijks op donderdagavond en hier kan iedereen die dat wil gewoon binnenlopen om een kwestie voor te leggen. Ook het aanschuiven voor een kwestie bij een bestuursvergadering is absoluut geen probleem. Wij verzoeken wel om in de communicatie op een fatsoenlijke manier met elkaar om te gaan , zowel in woord als geschrift. Verder is van ieder bestuurslid bekend wat zijn of haar taken zijn. Benader de bestuursleden in 1e instantie rechtstreeks met betrekking tot hun eigen beleidsterrein. Indien nodig zal een kwestie daarna door het gehele bestuur worden besproken en een beslissing op worden genomen. Nu wordt er nog te vaak de voorzitter alleen en rechtstreeks benaderd onafhankelijk van welke kwestie het betreft. Het grote issue van onze vereniging was de afgelopen jaren was de kwaliteit van onze trainingsvelden. Door de groei van onze vereniging worden de trainingsvelden zo intensief gebruikt, dat er ieder jaar een enorme slijtage was, hoeveel tijd onze vrijwilligers op de velden er ook insteken. We kunnen dit niet voorkomen. Zoals iedereen weet is het bestuur ook al geruime tijd bezig geweest om hiervoor een structurele oplossing te in de vorm van een kunstgrasveld. Dit zou dan in het kader van het Vitaliteitspark De Elze moeten plaatst vinden. Het bestuur heeft hiervoor dan ook maximale druk uitgeoefend op de gemeente om hiervoor een subsidie toe te kennen van € 125.000. Dit bedrag is ultimo 2013 door de gemeente in haar begroting voor het jaar 2014 opgenomen. De gemeenteraad heeft uiteindelijk de eindbeslissing voor de toekenning. Inmiddels was al wel bekend, dat in 2014 als laatste jaar een beroep op deze subsidie kon worden gedaan. Ook werd hierbij in ieder geval gesteld, dat de realisatie nog in 2014 plaats diende te hebben. In de praktijk betekende dit, dat we eind september (ivm het kunstlicht) klaar dienden te zijn. Het bestuur is hiervoor hard aan het werk gegaan om alles uit te werken in de veronderstelling, dat de subsidie zou worden toegekend. In vogelvlucht hebben we toen de volgende stappen doorlopen: ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Reservering van het subsidiebedrag van € 125.000 door het College van B&W; Kuntgras commissie bezoekt diverse velden en rapporteert hierover; 4 voorkeursleveranciers worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen; Presentatie van de offertes door de potentiele leveranciers; Presentatie voor de leden op 19 juni 2014 voor de informatievoorziening en de (on)mogelijkheden van de financiering van het project; Shortlist van 2 leveranciers tot de uiteindelijk keuze voor de Antea Group onder voorbehoud van financiering; 7 Juli extra gemeenteraadsvergadering waarin de subsidie door de gemeente Lochem wordt toegekend; 17 Juli 2014 met geïnteresseerde groep mensen over de restfinanciering van het project gesproken. Hartverwarmende reacties van leden, stichtingen, buitenstaanders zodat we op deze avond de financiële dekking volledig binnen hadden; 29 Juli 2014 extra ledenvergadering waarin het besluit (unaniem) werd geaccordeerd om een lening te verstrekken aan de stichting ten behoeve de aanleg van het kunstgrasveld; 8 Augustus 2014 oprichting Stichting Beheer en Exploitatie Sportpark De Elze, tevens is heeft de stichting de opdracht verstrekt voor de aanleg van het kunstgrasveld;
! 20 Augustus aanvang van de werkzaamheden; ! 20 Oktober is het veld in gebruik genomen. ! Op 15 november zullen we de officiële opening hebben van het kunstgrasveld. Een heftige en unieke periode waarin we met allen die hierbij betrokken zijn geweest een kunststukje hebben gerealiseerd. De voorzitter bedankt allen (leden, vrijwilligers, Club van 100, gulle gevers, financiers, meedenkers) hiervoor. Dit wordt ondersteund door een applaus van de vergadering. Zonder iemand te willen vergeten heeft de voorzitter nog een apart woord voor Hans Hoetink. Hans heeft zich tijdens de realisatie van het project ontpopt tot bouwpastoor, coördinator voor diverse organisaties, fotograaf, kwaliteitscontroleur, toezichthouder veiligheid etc. etc. Hans krijgt hiervoor een luid applaus van de vergadering. Van de gelegenheid wordt verder gebruik gemaakt om alle leden met klem te vragen om zuinig om te gaan met ons complex, met het kunstgrasveld in het bijzonder. Dit geldt tevens voor de materialen die ter beschikking worden gesteld. Realiseer je dat deze spullen geen eigendom zijn van de vereniging maar door ons van de stichting worden gehuurd. Schade zullen wij als vereniging moeten vergoeden. Dit betekent ook, dat het NIET is toegestaan om materialen die wij als vereniging ter beschikking hebben gekregen, niet mee naar huis mogen worden genomen of in de auto worden gelegd. Verder wordt de hoopt uitgesproken, dat de Gemeente ook verder zal gaan de verdere ontwikkeling van het vitaliteitspark en dan met name met het parkeerterrein. De overheid zal zich steeds meer terugtrekken op het gebied van de ondersteuning van verenigingen met bijvoorbeeld subsidies. Er zal steeds meer sprake zijn van een terugtredende overheid en het is onontkoombaar, dat er meer druk zal komen te liggen op de vrijwilligers die we hebben en moeten werven. Daarentegen worden door de overheid steeds meer regels gesteld aan een organisatie als een voetbalvereniging. Zoals ook al gememoreerd door de penningmeester is de kantine de belangrijkste inkomstenbron van onze vereniging. Per 1 januari 2014 mag er aan leden onder de 18 jaar geen alcohol worden geschonken. Voor de vereniging is nog onduidelijk wat hier de financiële gevolgen van zullen zijn. Vervolgens laat de voorzitter de successen van onze elftallen kort de revue passeren. Alle kampioenen en overige winnaars van groot tot klein van harte gefeliciteerd met het behaalde succes. Verder wenst hij iedereen succes voor het lopende seizoen en spreekt de hoop uit, dat we de huidige positieve flow binnen de vereniging ook op het veld om kunnen zetten in kampioenschappen of promoties. De jeugdafdeling is een grote afdeling binnen onze vereniging. We willen graag, dat we deze afdeling structureel op een hoger niveau kunnen laten voetballen ten behoeve van de doorstroming naar onze seniorenafdeling. Hierover is in mei een vergadering geweest waarin alle belangstellenden haar zegje konden doen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een werkgroep, die alle ideeën is gaan uitwerken. De vervolgstap was uiteindelijk het voornemen tot de oprichting van een technische commissie voor de jeugd om zo gestructureerd naar de jeugdafdeling te gaan kijken. E.e.a. wordt uitgewerkt en wordt voorgelegd aan het bestuur. Verder wordt nog even gememoreerd: de opleiding van de jeugdscheidsrechters en het verplichte spelregelexamen voor B junioren. Met betrekking tot de sponsoring horen we de signalen, dat het moeilijk blijft om sponsoren te werven en te behouden. Naar aanleiding van de financiering van het kunstgrasveld is er een groep mensen opgestaan, die zich ten doel stellen om de sponsorinkomsten structureel omhoog te krijgen. Dit heeft gerealiseerd in een fors uitgebreide sponsorcommissie. Zij hebben momenteel al veel succes met hun activiteiten.
Overige zaken die nog aan de orde worden gesteld zijn: ! Succes 35+/45+ competitie ! Het blijvend grote succes van de Voetbalschool en Sport Inn; ! Activiteiten die verder naast het voetbal werden georganiseerd: Sinterklaas, kerstactiviteiten, paasactiviteiten, schoolvoetbal, pupil van de week, bezoek wedstrijd FC Twente, boerenkoolavond, snertloop nieuwjaarsreceptie, vrijwilligersactiviteiten en overige sociale activiteiten (Hart onder de Riem voor Tonnie Dissel). ! Nieuwe website, Jurri van Loenen en Sitework, bedankt! ! Voornemen oprichting jubileumcommissie in oktober 2016 Na beantwoording van enkele korte vragen, vraagt Jan Brunshorst namens het gehele bestuur de vergadering om haar goedkeuring voor het gevoerde beleid. De vergadering gaat unaniem akkoord. De voorzitter dankt de vergadering voor het gestelde vertrouwen. Agendapunt 9: bestuursverkiezing. De periodiek aftredende bestuursleden zijn: Gerrit Aanstoot en Peter Wesseldijk. Zij worden herkozen voor de standaardperiode van drie jaar. Er bestaat nog steeds een mandaat voor de invulling van 1 bestuurslid. Onder applaus worden de voordrachten bevestigd. Na deze benoeming neemt de voorzitter het woord en verrast de hele vergadering, door aan te geven, dat hij het voornemen heeft om terug te treden als voorzitter hij geeft aan, dat hij het nog steeds een fantastische job vindt maar, dat hij eens de keuze moet maken om terug te treden; in overleg met het thuisfront is deze keuze nu gemaakt. Hij zal dit dan doen als langstzittende voorzitter. Binnen het bestuur zullen we deze situatie op korte termijn bespreken en een plan de campagne maken. Iedereen kan zich voorstellen, dat hier op korte termijn geen pasklare oplossing voor is, bovendien wil hij ruimschoots de tijd nemen om iemand in te werken en zaken over te dragen. Tenslotte benadrukt hij, dat hij absoluut niet verloren zal gaan voor onze vereniging in welke vorm/functie dan ook. Agendapunt 10: verkiezing kascommissie. Gert Jan Kuiper treedt uit de commissie en wordt bedankt door de voorzitter. De kascommissie bestaat na de verkiezing uit de volgende leden: Harry Sluetter, Alex Evenhuis en Ruben Boonk. Nan Smeets wordt 1e reserve als 2e reserve wordt Gerald Kuiters gekozen. Agendapunt 11: huldiging jubilarissen. Dit jaar zijn er een aantal jubilarissen: Cisca Beltman, Michiel Brunshorst, Marco Nijman, Stefan Tijdink, Harold Beltman en Johan Dollekamp. De desbetreffende en aanwezige leden worden door de voorzitter gehuldigd en de versierselen worden aan hen overhandigd. Agendapunt 12: rondvraag Eddo Siebelink vraag of het kunstgrasveld ook buiten de verenigingsuren gebruikt mag worden. In principe niet. Gerard Schippers vraagt of er al een winterschema is voor het kunstgrasveld in het geval er niet op de normale velden mag worden getraind. Dit schema volgt zsm.
Agendapunt 13: sluiting Na deze uiteenzettingen benadrukt Jan Brunshorst nog maar eens, dat het organiseren van alle activiteiten niet zonder de inzet van onze vrijwilligers kan, misschien wel ons waardevolste bezit van onze vereniging. Hij vraagt dan ook een groot applaus voor ALLE vrijwilligers binnen onze vereniging. Een groot applaus volgt. Verder niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter deze snelle vergadering om 21.35 uur en nodigt iedereen uit om nog enkele consumpties met elkaar te nuttigen. Peter Wesseldijk Secretaris
