Algemene ledenvergadering seizoen 2014 Aanwezig: John Benink Joyce Benink Sjaak Kikken Marjolein Dremmen Juna van der Poort Lucienne Smeets Caroline Meulemans José Swelsen Jack Heuts Eric Smeets Peter Bouvrie Peter Schillings Laura Schillings Mandy Schillings Peter Brink Franza Brink Bellice Brink Petra Stevens-Voncken Barbara Beckman-van der Bom Patricia Slenter Corrie Ariaans Elyanne Aarts Afwezig: Arjan Blokland Peter Gelissen
Vergadering wordt geopend door tijdelijk voorzitter Sjaak Kikken, die Arjan Blokland vervangt die afwezig is. Notulen 2013 zijn door iedereen goedgekeurd. Juna van der Poort wordt benoemd als nieuwe secretaris van het bestuur, er wordt afscheid genomen met bloemen en wijn van oud-secretaris Barbara Beckman. Sjaak Kikken wordt herbenoemd. Marjolein Dremmen is nog afwezig, onderweg uit Rotterdam. Jaarverslag: o TC: draait goed, regelmatig 10-12 man aan tafel. 6-7 keer per jaar. Zaaltraining, veldtrainingen (wanneer wie waar). Raptors en combiteam Condors. Welk niveau Junioren en Aspiranten? Niveau terug moeten zetten (aspiranten eigenlijk 2e klasse), niet meer haalbaar door vertrek van aantal spelers. Junioren beginnen in 3e klasse. Status nieuwe veld, organisatie jeugdkamp. Consequenties promotie softbal 1 (trainingskosten). Coaches en assistenten bedankt voor 2014, goed jaar met 3 kampioenen. o Kascontrole: goedgekeurd (door Lucienne Smeets en Peter Brink doorgevoerd). Allebei nieuw. Voor volgend jaar: Petra Stevens-Voncken en Lucienne Smeets. o Besturen met een visie (cursus door honkbalbond) met verschillende clubs uit de regio. Hierbij werd belangrijk verschil gezien tussen Cheetahs en andere verenigingen, waarbij Cheetahs veel meer commissies en vrijwilligers heeft. o Wedstrijdsecretariaat: wijzigingen van de bond nog niet doorgezet.
o o
o o o o o o o
o o
o
o o
Materiaal: prima. EC: kunnen nog wat zaken verbeterd worden, meer rendement uit moeite halen en minder langs elkaar heen werken. Jaar was door het gedoe rondom het veld rustig voor de evenementen commissie (geen weekend- of mixtoernooi). Evenementen leveren alleen geld op, wanneer er zelf wordt getapt en zelfs dan is de netto-winst nog erg klein. Communicatie vanuit bestuur naar EC (en alle commissies) moet beter de komende jaren! Bellice Brink meldt zich aan als vrijwilliger voor de EC tijdens de rondvraag. EC is een beetje uit elkaar gevallen, dus meer structuur is nodig. OMNI-vereniging: beëindigd. Penningmeester: Ledenadministratie: Pupillen: formeel ook voor de eerste keer beeball (om de 2 weken competitie) onder leiding van Caroline Meulemans. Aspiranten. Senioren: kampioen geworden. Raptors: bestaan niet meer. Langzaam doodgebloed, minder mensen, minder tijd door verschillende spelers. Wat wrevel onderling en werkte op een gegeven moment niet meer. Cheetahs als vereniging weinig bijgedragen aan de opbouw van het team. Verkeerd ingeschat door bestuur en moet dan onderkend worden. Vrijwillig teruggekeerd naar 3e klasse als Parkstad 1 (ook al waren ze niet gedegradeerd). Softbal. Recreanten: opkomst viel tegen. Ouders met kinderen kwamen buiten en zo kon er toch elke keer een wedstrijdje gespeeld werden. Ook overige leden uit andere teams kunnen meetrainen (training op maandagavond). Bijzondere bezigheden: aantal jaar geleden gestart met trainingen geven voor mensen met beperking en kinderen met leerproblemen (speciaal onderwijs). Voor basisscholen en voortgezet onderwijs in samenwerking met special heroes gasttrainingen geven. Leuk om te doen, levert alleen nog wat weinig rendement op. Nog wat problemen met begeleiding vanuit het thuisfront. Naast de jeugd ook trainingen voor oudere mensen met beperking (soort dagopvang), hebben op donderdag programma in De Haamen. Met een selectie van deze mensen zijn Jack en Roos naar een toernooi in Neerpelt geweest. Doel is team op de been te brengen voor mensen met een beperking (bijv. 1x in de 3 weken een training en dan langzaam uitbreiden naar een soort G-team). Vertrouwenspersoon: niemand die er gebruik van heeft gemaakt (staat dit op de site?) Beleidsplan: doelstellingen van de teams voor 2015 worden besproken (zie jaarverslag). Wijziging: Angelo Ricardo is nu assistent trainer van softbal 1 in plaats van softbal 2. Softbal 2 moet meer in de middenmoot te gaan spelen, zodat de kloof tussen softbal 1 en 2 kleiner wordt. Junioren die willen kunnen al meespelen bij Senioren, seizoen erna wordt dat proces van doorstroming steeds meer doorgezet. Eventueel oprichting van Honkbal 2, als er teveel junioren niet meer op zaterdag kunnen. Voorkeur ligt bij junioren op zaterdag op een hoger niveau laten spelen. Als de situatie verandert en het team kan het aan, dan kunnen er natuurlijk altijd wijzigingen ontstaan in de
doelstellingen voor de jeugdteams. Betrokkenheid van de ouders is een actiepunt (komt terug in de cursus besturen met een visie). Opleidingen worden ook gedaan (scheidsrechterscursussen, slagtraining, p/c training, scorecursussen). Beleid wordt elk jaar opnieuw aangepast naar aanleiding van input. Oproep Jack Heuts: via Njoy Beeball lessen op de basisscholen. Jack Heuts trekt die kar al een aantal jaren en doet dat met plezier (veelal doordeweeks op maandag en dinsdag dat de scholen die lessen willen volgen), maar is op zoek naar meer mensen om te helpen en hem daarin te ondersteunen. Het levert geld en leden op voor de vereniging, dus het is belangrijk dat er wat voor wordt gedaan. 2-3 vrijwilligers per dag is genoeg, er zijn meestal ook 2 stagiaires van de gemeente beschikbaar. Scheidsrechters: Sjaak, Arjan, John, Jack, Bas, Mitchell, Sam. Clinic dag voor scheidsrechters is gewenst (man of 6/7), of op 2-3 woensdagen in de zomer. Opfrisavond kan nooit kwaad, eventueel met filmmateriaal. Begroting en balans: 2014 negatief afgesloten, ook wel verwacht door het gebrek aan sponsorinkomsten bij het oude veld (ook gebrek aan nettowinst van de evenementen, omdat toernooien niet doorgingen). Bij nieuwe veld vertraging met beginnen nieuwe sponsoractiviteiten. Huur van de zalen is dit jaar nog verder teruggebracht, zodat het nu een realistisch bedrag wordt t.o.v. inkomsten. Materiaal is steeds meer dan begroot, dus wordt nu voor de volgende jaren significant meer voor begroot. Bijdrage aan KBSB stijgt elke keer, terwijl de contributie voor de Cheetahs hetzelfde bleef. Om dit verschil kleiner en realistischer te maken, is het voorstel om de contributie te verhogen vanaf 01-07-2015. Voorstel: op jaarbasis juniorleden (<18): 7,50 verhoging en seniorleden (>18): 15 verhoging. Hoe hoger je speelt, hoe meer bondscontributie dus kampioenschap heren en softbal kost geld. Leden worden gevraagd te stemmen over dit voorstel: Peter Brink vraagt of er niet meegegaan kan worden met de indexering, in de statuten staat dat indexeren mag zonder stemmen van de leden. Omdat er niet genoeg leden aanwezig zijn om een 2/3e meerderheid te krijgen, moet er een nieuwe vergadering gepland worden om over dit punt gestemd te worden zodat de regels van besluitvorming gevolgd worden. Nieuwe vergadering moet binnen 2 weken-1 maand gepland worden, zodat iedereen kans heeft om aanwezig te zijn en te stemmen. Vrijdagavond 10 april 8uur in het kot bij het softbalveld. Verlies 2734 euro uit spaargeld gekomen. 2015: sponsorinkomsten (goede locatie veld), maar ook meer uitgaven dit jaar doordat er moet geïnvesteerd worden in doeken etc. Voor dit jaar is begroting ongeveer gelijk, voor 2016 +2500 euro. Voorwaarde: 4500 euro sponsorgeld moet netto binnengehaald worden per jaar. Nieuwe veld: eigenlijk zou het veld 25 augustus 2014 klaar zijn, maar is nog steeds niet helemaal klaar. Dug-outs zijn nog steeds te laag (en afwatering functioneert niet) en moeten nog aangepast worden. Aannemer heeft nu deadline gesteld aan leverancier, maar zitten nog in een conflict. Hoop is dat dit snel opgelost wordt. Voor de rest is alles aangepast. Toekomst: wifi-spotje, buizen liggen al overal voor elektriciteitsaansluitingen. Oplossing wordt gezocht voor 'container' om de slagmachines tussen de slagkooien. Er komen materiaalhokken met cijfercodes, 10 kasten (één voor elk team). 1 mei 2015 gaat het gebouwtje opgeleverd worden dus vanaf dan kan de inrichting gedaan worden en kan er gebruik gemaakt worden van toiletvoorzieningen. In het kot zal nog
geschilderd moeten worden en keukenmeubeltje gezet moeten worden door Cheetahs zelf. Camerabewaking wordt geïnstalleerd. Veld vegen na wedstrijden: sleepmat wordt besteld en spijkermat is gemaakt door Jack Heuts. Wekelijks wordt er met het stalen net met de trekker gesleept, 1x per 2-3 weken ook met de spijkermat (groot onderhoud). Doel om dit op vrijdag te doen, zodat het veld er het hele weekend goed bijligt. Na de trainingen moet het team de gaten bij het slagperk egaliseren en de plekken waar het meest gelopen is bijwerken. Visiedocument: wordt uitgelegd door John Benink. Zie document voor genoemde punten. Peter Brink vult aan dat communicatie ook als zwakte/bedreiging gezien kan worden, er wordt steeds minder gelezen via internet dus er moeten meer mogelijkheden gezocht worden om berichten (zoals bij ALV) door te communiceren naar de leden. Van beide kanten (leden en bestuur) moeten er beter gecommuniceerd worden. Er wordt te veel van aannames uitgegaan, maar dat is niet steek houdend. Voor werving vrijwilligers wordt er enquête rondgestuurd om erachter te komen welke leden binnen de club iets kunnen betekenen als vrijwilliger. Ook is het idee om als bestuursleden bij een wedstrijd van de aspiranten of pupillen op de tribune te gaan zitten en om contact te maken, om een zicht te krijgen op wie er allemaal aan je leden 'vast hangt'. Zo kunnen steeds meer taken worden gedelegeerd vanuit het bestuur. Als die gegevens bij elkaar worden gezet en er plannen gemaakt moeten worden voor 2016, moet er een coördinator voor de vrijwilligers worden aangesteld. Deze gaat niet het werk zelf doen, maar moet de teams aansturen die de acties uit gaan voeren. Oproep! Duidelijke omschrijving moet er gemaakt worden voor de coördinator vrijwilligers, en gesprek met bestuur hebben wat betreft de verwachtingen rondom de functie. Peter Brink geeft aan dat hij deze functie wel op zich zou willen nemen. Dit kan in de volgende vergadering op 10 april goedgekeurd worden. Activiteiten: mixtoernooi, weekendtoernooi en jeugdkamp. Staan al in de jaarplanning. Bij het nieuwe veld helaas geen grote wei meer tot beschikking. Er moet dus nog gedacht worden over invulling (bijv. mixtoernooi, misschien bee ball invulling). Ook zijn er activiteiten om geld binnen te brengen voor de club (Solar, fietsenstalling tijdens historisch belevend Beek, flesseninzamelactie), geïnitieerd vanuit softbal 1. Opgeven bij Claire via e-mail. Moet nog op de website gezet worden. Fietsenstalling actie: 2 mogelijkheden eerst geen vergoeding voor de vrijwilligers en als er iets overblijft dan wordt dat aan de vrijwilligers gegeven, inmiddels is vastgesteld dat vrijwilligers 4,50 per uur mogen krijgen als er genoeg verdiend wordt. Er mogen maar 2 dames per uur werken (dus 9 euro per uur). Als de fietsenstalling zelf beheerd zou mogen worden (0,50 per fiets), zijn de inkomsten waarschijnlijk hoger en kan er ook met meer man de stalling bemand worden. Wel afhankelijk van het weer. Vrijdag: 13.00-23.00, zaterdag: 13.00-20.00. Op uurloon zou je rond de 150 euro uitkomen. Rondvraag: Bellice Brink meldt zich aan als vrijwilliger voor de EC. Peter Bouvrie: 2x clinics geweest van Gianison Boekhoudt, heeft hem gevraagd om nog eens te komen op het veld (samen met een pitcher en eventueel nog iemand anders). Ook omliggende verenigingen kunnen zich dan tegen een bepaald bedrag inschrijven. Datum kan gezocht worden zodra de competitie bekend is. Jack Heuts geeft aan dat Sander Janssen zijn enkelband heeft gescheurd, en Juna van der Poort neemt het
van haar over. Ook Carmen Woortman kan niet komen, maar Bellice Brink biedt aan het over te nemen. Jack Heuts geeft aan dat sponsoren binnen gehaald zijn en dat er afgesproken is om hun uitingen via Facebook te delen. Hij vraagt aan de achterban om ook af en toe een bericht te delen (bijv. van Castelijn en Beurskens). Alle bedrijven moeten dus ook via social media gelinkt worden aan Cheetahs. Ook bij binnenlopen in de winkels is het goed om aan te geven dat je via de Cheetahs daar gekomen bent. Dan weten ze ook dat hun sponsorinkomsten rendement geven. Sluiting.
