Welkom bij de Algemene Ledenvergadering 2014

Welkom bij de Algemene Ledenvergadering 2014

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Opening Mededelingen Notulen ALV van 14 maart 2013 Terugblik op het verenigingsjaar 2013 Behandeling algemeen jaarverslag en commissieverslagen Financieel jaarverslag 2013 Vooruitblik 2014 en begroting verenigingsjaar 2014 Voorstel contributie 2015 Bestuursverkiezingen* Rondvraag Sluiting

MEDEDELINGEN • Ingekomen stukken

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


NOTULEN ALV van 14 maart 2013 Acties uit de vorige ALV: -

Enkele acties voor de TC zijn direct na de vergadering uitgevoerd en teruggekoppeld naar de aandragers (n.a.v. vragen over inhalen van uitgevallen wintertrainingen)

-

Verder zijn er geen concrete acties uit de vorige ALV gekomen.

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


Terugblik op het verenigingsjaar 2013 • De winter van 2012/2013 was een strenge, waardoor er veel lessen uitvielen. Daardoor startten de zomertrainingen enkele weken later. Fijn dat onze trainers de flexibiliteit hebben om zich aan te passen • De vrijwilligers zijn begin (en eind) 2013 getrakteerd op een feestavond die ons werd aangeboden door Health&Zo. • In 2013 volgden enkele bestuursleden de KNLTB-cursus ‘Besturen met een visie’ • We hebben op maandag 25-2 een informatieavond georganiseerd voor alle commissie vertegenwoordigers met als doel om bij aanvang van het nieuwe seizoen iedereen aan te sluiten op het laatste nieuws binnen de club • Onze nieuwe website zag het daglicht, en de reclamezuil werd geplaatst • Het eerste jaar van de nieuwe voorzitter.

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


Behandeling algemeen jaarverslag en commissieverslagen 2013 • Algemeen • Commisies coördinator • Recreatie commissie • Herfstcompetitie commissie • Ouderen commissie • Vrijwilligers • Technische commissie • Health&Zo, parkzaken en ICT • PR & Sponsoring

LEDENBESTAND 2013 (2012 / 2011) (15-02-2014) • AANTAL LEDEN

:1054

(1107 / 1170)

: 930 : 124

(958 / 994) (149 / 176)

:

( 27 /

» vrouwen 500 » mannen 554

• SENIOREN JEUGD » jongens 56 » meisjes 68

• SLAPENDE LEDEN

20

25)

RECREATIE COMMISSIE

• • • • •

(Pink) Ladiesnight > 100 dames Bokkenavond > 60 heren Familie toernooi > afgelast door geringe belangstelling (V)echtparentoernooi > 32 deelnemers, 16 koppels * Vacature*

HERFSTCOMPETITIE

• 2013 voor de 26e keer georganiseerd door: – Grace en Douwe Jaarsma – Dre en Grada versterken de commissie in 2013

• • • •

44 teams deelgenomen 18 september kick off met captainsavond Poule wedstrijden ‘droog’ verlopen Finaledag op zondag (3-11-2013) – 12 teams (4 poules van 3) – Alle partijen konden volledig gespeeld worden – 4 winnaars die een mooie prijs van Chinees Restaurant Lotus ontvingen.

OUDERENCOMMISSIE • Ouderencommissie – Maandag- en woensdagochtenden Recreatief, wederom een groot succes, geen terugloop maar lichte toename » Zomer 10 tot 12 banen » Winter 8 tot 10 banen – Twee 80 jarige gehuldigd (oorkonde gekregen) » Betty Verhage » Laurens Caris – Piet Rabou toernooi met prima weersomstandigheden

VRIJWILLIGERS HELAAS VERTROKKEN: Eugene Timmermans Stefan van Delft Didi Cools Matthea van Overdijk Frank Heddema Miriam Hommes Helga Princen Marieke Wijkmans

Bestuur Bestuur Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Lotus open Recreatie commisie

VRIJWILLIGERS GELUKKIG NIEUW: Marly Verhagen Lion van Gerven Yvette Joosten Marion Rombouts Chris Joosten Mindy Caddee Annemarie Timmermans Emile Euverman Patricia Lardinois Laura Smits Dre van Kuijk Grada van Kuijk Herman van Beurden Hans Post Eugene Timmermans Micky van den Heuvel Rob van Veldhoven

Bestuur Bestuur Technische commissie Technische commissie Technische commissie Jeugd commissie Jeugd commissie Jeugd commissie Open Hoge Heide Open Hoge Heide Herfstcompetitie Herfstcompetitie Parkzaken Parkzaken Pr & sponsorcommissie Pr & Sponsorcommissie Pr & Sponsorcommissie

Ben van Ravenstein

Husselavond

VRIJWILLIGER van het jaar 2013

Nicole van Veldhoven

TECHNISCHE COMMISSIE Bezetting: • Peter van Veldhoven, Voorzitter • Nicole van Veldhoven, Competitie zaken • Jacques Hintzen, Adviseur • Daniëlle Brouwers, Algemene zaken • Yvette Joosten, Jeugdzaken • Rik Thijssen, Trainingszaken (afgetreden) • Chris Joosten, Trainingszaken • Marion Rombouts, Toernooizaken

TECHNISCHE COMMISSIE Inspanningsgebieden:

• Training & Selecties - Zomertraining - Wintertraining - Maak kennis met tennis • Competities - Voorjaars competitie - Najaar competitie - Winter outdoor competitie

TECHNISCHE COMMISSIE Inspanningsgebieden:

• Open toernooien - Hercuton Open - Kresco Open Jeugd toernooi - Open Vermeulen & den Otter 55+ toernooi - Lotus Open 35+/50+ Tennistoernooi • Interne toernooien - Rabobank Clubkampioenschappen Senioren - Rabobank Clubkampioenschappen Junioren

TECHNISCHE COMMISSIE Training en selecties: • Trainers: - Via Sport Events (Hans Buddingh) - Dick Wittkampf, Bob van Rijen, Jaap Smits, Marcel Lubeck

• Grote inspanning trainers afronden wintertraining • Subsidiebeleid (trainingen) Selectie aangepast - Senioren minder subsidie - Jeugd meer subsidie - Doel: trainingen voor actieve jeugd financieel laagdrempelig houden

• MKMT zowel bij Senioren als Jeugd succesvol met gevolg weer nieuwe leden erbij • Nieuwe Trainingcoordinator: Chris Joosten • Applicatie tennistraining.nl/hoge heide verder geoptimaliseerd

TECHNISCHE COMMISSIE Competities: • Voorjaarscompetitie: 55 teams - Senioren (42): (Landelijk 6, district 36) - Jeugd (13): (Jeugd 8, 3/4-veld 2, miniveld 3) •

Najaarscompetitie: 10 teams - Senioren (2): - Jeugd (8):

•

Wintercompetitie (2012/2013): 19 teams - Senioren (17) - Jeugd (2)

De wintercompetitie is goed verlopen, maar heeft wel erg lang geduurd ivm een erg strenge winter.

Het wordt steeds moeilijker om VCL’ers te vinden voor het toezicht houden tijdens de competitie dagen

TECHNISCHE COMMISSIE Open toernooien: • Hercuton Open 2013 (42e editie) 409 (326) deelnemers, 302 (252) wedstrijden • Kresco Open Jeugdtoernooi 2013 (28e editie) 181 (170) deelnemers, 350 (335) wedstrijden • Open Vermeulen & den Otter 55+ Toernooi 2013 (16e editie) 106 (102) deelnemers, 75 (67) wedstrijden • Lotus Open 35+/50+ Tennistoernooi 2013 (22e editie) 361 (318) deelnemers, 287 (251) wedstrijden

TECHNISCHE COMMISSIE Interne toernooien: • Rabobank Clubkampioenschappen Senioren – Enkelspel – Dubbelspel • Rabobank Clubkampioenschappen Junioren

Health&Zo, Parkzaken en ICT •

Evenementen in samenwerking met Health&Zo georganiseerd •

•

Afspraken met Health & Zo. • • • • •

•

Verdeeld succes; wel altijd tot een oplossing kunnen komen. Kortingen voor commissies zijn vervallen. Bonnensysteem vervalt; gebruik van button door commissieleden tijdens toernooiweken Werken met toernooibudgetten Geen gebruik van keuken en bar Na 1 jaar evaluatie

Health & Zo biedt in ruil voor commissiekortingen een feestavond aan voor alle vrijwilligers met partners. •

Deze heeft in januari 2013 (vrijwilligers 2012) en december 2013 (vrijwilligers 2013) plaatsgevonden

Health&Zo, Parkzaken en ICT • • • •

Jaar 2013 veel sneeuwval Baanverlichting (wees zuinig met energie) Piet is half jaar uit de running geweest; Herman van Beurden en Hans Post hebben Piet vervangen. Nieuwe reclameuitingen sponsoren aangebracht •

•

Regulier onderhoud • •

•

Winddoeken en borden Netten vervangen; Baanonderhoud Kleine reparaties uitgevoerd Extra onderhoud tijdens toernooidagen

Kwaliteitsinspectie in opdracht van gemeente • • •

Banen: Baan 1 tm 6: Goed; Baan 7 tm 9: Matig ; Baan 10 tm 12: Renovatie 2015 ; Baan 13 t/m 16: Sterk vervuild en versleten. Renovatie in 2014. Sportveldinrichting: baaninrichting goed van kwaliteit. Complexinrichting: Bestratingen en hekwerken zijn voor het overgrote deel van goede kwaliteit.

Health&Zo, Parkzaken en ICT • Nieuwe website is gelanceerd (maart) • Pilot gestart met Clouddata (november)

PR & SPONSORCOMMISSIE Samenstelling commissie 2013: • • • • • • •

Rob van Veldhoven (PR) Emile Euverman (PR) Micki van den Heuvel (PR en Sponsoring) Alma van Esch (Nieuwsbrief) Marly Verhagen (PR & Sponsoring, voorzitter) Willem Bömer (Sponsoring) Eugene Timmermans (Sponsering)

Doel: Verder professionaliseren van onze vereniging door de inkomstenstroom (Sponsoring) en de communicatiestroom naar derden (PR) te centraliseren waarbij er een duidelijk herkenbaar beleid wordt gevoerd.

PR & SPONSORCOMMISSIE Uitgangspunten PR-commissie: • •

• • • •

Tijdig en eenduidig communiceren naar alle doelgroepen: (potentiele) leden, sponsoren, (lokale media) en overige derden. Alle externe berichtgeving wordt getoetst door de PR-commissie op uniforme, professionele uitstraling. Logo club en Logo sponsoren komen op elke externe berichtgeving voor. In de maak: eigen huisstijl LTC de Hoge Heide De nieuwsbriefredactie valt onder de PR-commissie PR-plan is leidraad in de te volgen werkwijze betreffende communicatie naar derden.

PR & SPONSORCOMMISSIE Uitgangspunten sponsorcommissie: • • • • • •

Sponsoren zijn clubsponsor dus geen activiteit sponsor Wederkerigheid vanuit de club richting sponsoren ondersteunt een verdere professionalisering Sponsoren (+potentiële) hebben een vaste accountbeheerder Deze is het aanspreekpunt naar de sponsoren toe. 1 aanspreekpunt geeft meer duidelijkheid en/of herkenbaarheid naar de sponsoren toe. Sponsorplan leidraad om bedrijven tal van mogelijkheden te bieden om onze club te sponsoren. Maatwerk is mogelijk.

PR & SPONSORCOMMISSIE 2013: • • • • • • •

Nieuwe sponsoren oa: Total Fit en Tennis Today Potentiële sponsoren in de pijplijn. Bestaande sponsoren koesteren. Veel activiteiten financieel ondersteund vanuit sponsorinkomsten. Duidelijke voelbare aanwezigheid financiële crisis. Sponsoravond georganiseerd waarbij het ontmoeten van elkaar centraal stond. Communicatie binnen de vereniging is verbeterd

PR & SPONSORCOMMISSIE Doelstelling 2014: • Introductie en implementatie van een eigen LTC huisstijl • Vaste afspraken met sponsoren over mogelijkheden bij toernooien • Nieuwe toernooisponsor voor de herfstcompetitie • Club van 100: streven is 100 donateurs • Proberen alle winddoeken te voorzien van een sponsor • Onderhouden en uitbouwen van de huidige sponsorrelaties • Verder uitbouwen van de professionalisering van het PR & Sponsorbeleid van de vereniging

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


FINANCIEEL JAARVERSLAG 2013 LTC de Hoge Heide Jan van Muijen Kas commissie: René Mulders en Hans Post

Balans per 31-12-13 AKTIVA Vaste aktiva Inventaris Tennisbanen Totaal vaste aktiva

€ €

Vorderingen Nog te ontvangen posten Vooruitbetaalde posten Voorraad ballen Totaal vorderingen

€ € €

Liquide middelen Banken Kruisposten Kas Totaal Liquide middelen Totaal Aktiva

31-12-2013 12.550 52.972

31-12-2012 € €

€

65.522

14.438 2.089 1.825

€ € € €

9.623 63.208

€ € €

72.831

€

10.417

€ €

229.549 312.797

7.930 1.487 1.000

18.352

€ 197.615 € 5.800 € 981

€

225.491 3.596 462

€ 204.396 € 288.270

PASSIVA Eigen vermogen Eigen vermogen resultaat boekjaar Totaal eigen vermogen

31-12-2013 € 114.534 € 701

Schulden lange termijn Lening Rabobank Schulden korte termijn Bijzondere voorziening Res. sponsorgelden Nog te betalen posten Vooruitontvangen posten Totaal schulden krt.termyn Totaal Passiva

31-12-2012 € €

117.103 -2.569

€ 115.235

€

114.534

€

€

7.500

€ €

190.763 312.797

-

€ 9.279 € 17.783 € 9.447 € 136.526

€ € € € € 173.035 € 288.270

13.114 21.078 7.491 149.080

Balansvergelijk laatste 5 jaar 250000 200000 150000 100000 50000 0 2009 Vaste activa

2010

2011

Liquide middelen

2012

2013

Eigen vermogen

Toelichting balans 31-12-2013  Activa:  Nog te ontvangen: bestaat uit: •

Nog te ontvangen sponsorgelden en rente spaarrekening

 Liquide middelen: •

Hoog banksaldo wordt veroorzaakt door de contributie 2014 die in december 2013 is ontvangen, en de trainingsgelden voor de wintertraining 1e kwartaal 2014.

 Passiva:  Reservering sponsorgelden: bestaat uit: •

Inkomsten uit sponsoring, minus hetgeen van hieruit is toegerekend aan o.a. de kosten van de toernooien.

 Nog te betalen: bestaat o.a. uit: •

Kosten over 2013, die in 2014 zijn betaald, of waarvan nog geen factuur is ontvangen, o.a. ballen, elektra nov en dec, lampreparatie, etc.

Winst en verlies 2013 Inkomsten Contributies Inschrijfgeld Introducties Sponsoring Jeugdsubsidie Rente Uitgaven Huur complex Kosten Park Afschrijvingen Energie Telefoon Administratie Automatisering Verzekeringen Bank / rente lening Afdracht KNLTB Training Competities Toernooien Stennis/nieuwsbrief Bestuur/Vergaderkosten Alg. /Representatiekn. Cursussen Sponsorcommissie TC JC EC OC kleding selectieteams ballenetuis vrywilligers/sponsoravond promotie open tennisdagen Resultaat

W&V 2013 € 121.646 € 155 € 280 PM € 2.789 € 1.290

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

29.093 14.185 17.033 19.489 683 1.100 272 2.269 172 17.950 1.285 2.750 3.854 2.013 3.742 537 1.427 3.297 1.725 280 618

€ € € €

1.685 701 126.160

€

126.160

Begroting 2013 € 123.000 € 250 € 300 PM € 2.789 € 1.800

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

29.500 12.500 15.500 22.500 700 400 1.000 2.200 300 18.300 1.000 2.800 600 4.000 1.200 3.800 300 800 3.000 2.200 3.000 300 2.500 500 700 1.461128.139 €

128.139

W&V 2012 € 122.216 € 355 € 301 € 813 € 2.777 € 1.976

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

29.093 9.976 18.003 22.149 745 700 1.845 2.193 496 18.751 2.847 562 4.152 1.300 3.742 300 1.062 2.249 1.920 3.006 156 2.500 700 2.560 -2.569 128.438

€

128.438

Toelichting W & V rekening • • • • •

• •

•

Contributies) minder toename nieuwe leden dan normaal. Sponsoring) P.M.-post opgenomen. Vanuit de sponsorinkomsten worden o.a. Alle toernooien betaald. Wat er overblijft, wordt overgeboekt naar reserverekening op de balans. Zie verder slide 36 voor overzicht van deze kosten. Kosten Park) hoger dan verwacht o.a. vanwege veel lampstoringen in de 2e helft van het seizoen. Is toeval; was vorig jaar juist lager dan verwacht... Administratie) door invoering IBAN moesten er nieuwe acceptgiro’s en briefpapier gedrukt worden. Tevens extra kosten ledenadministratieprogramma om dezelfde reden. Bestuur/vergaderkosten) in 2013 voor het eerst infoavond voor vrijwilligers georganiseerd. Heeft kosten consumpties e.d. met zich meegebracht. Voorts kosten vanwege afscheid van 2 bestuursleden. Door omstandigheden meer vergaderingen en workshops geweest dan normaal. Sponsorcommissie) hoger dan begroot, o.a. Door bijkomende kosten plaatsing reclamezuil. Sponsit-computerprogramma aangeschaft. De zoektocht naar nieuwe sponsoren brengt meer kosten met zich mee. Meer vergaderd. Vrijwilligersavond) Hoger dan begroot, omdat er in 2013 2 keer een vrijwilligersavond is georganiseerd, in januari en in december. Betreft overigens uitsluitend de kosten van uitnodigingen en muziek. De rest aan eten en drinken wordt betaald door Health en Zo. In totaal zijn de uitgaven ongeveer € 5.600 lager dan in 2012 en € 4.000 lager dan begroot.

Overzicht sponsorinkomsten en toerekening •

Inkomsten aan sponsoring: – sponsorgelden jaar 2013 in 2013 gefactureerd en ontvangen: – sponsorgelden 2013 nog te ontvangen (gefactureerd in 2014) – Totaal sponsorgelden jaar 2013: Toerekeningen: kosten herfstcompetitie € 1.101,10 kosten Hercuton open toernooi € 4.468,21 kosten Vermeulen/Den Otter veteranentoernooi € 1.501,94 kosten Kresco open jeugdtoernooi € 1.830,28 kosten Lotus veteranentoernooi € 1.352,03 kosten Rabo clubkampioenschappen Senioren € 2.070,31 kosten Rabo clubkampioenschappen Junioren € 1.391,46 kosten diverse gezelligheidstoernooien € 1.571,21 --------------Totaal toerekening aan kosten toernooien: € 15.286,54 Overschot overgeboekt naar reserverekening sponsoring op de balans

€ 11.035,00 € 13.040,00 € 24.075,00

-€ 15.286,54 € 8.788,46

Vanaf deze reserverekening de volgende overboekingen gedaan: subsidie selectietraining zomer en winter 2 x € 1.500 € 3.000,00; deel kleding selectieteams en jeugd € 1.527,94;. helft kosten reclamezuil (andere helft op de balans) € 4.961,00. Totaal toerekening overige kosten € 9.488,94

Toelichting Inkomstenontwikkeling • Contributies worden in principe jaarlijks aangepast aan prijsindexcijfer en verhoogd met de stijging van de afdracht aan de KNLTB. De contributie voor het jaar 2014 is in het geheel niet verhoogd. Mede gelet op het afnemend ledenaantal zal verderop in deze ALV een voorstel tot verhoging contributie voor 2015 worden gedaan. • Verwachting is dat ledental verder zal afnemen. Er worden diverse activiteiten ontwikkeld om dit tegen te gaan. Het bestuur heeft hier een workshop van de KNLTB voor gevolgd. Wij hebben echter evenals andere verenigingen nu ook te maken met de gevolgen van de recessie.

Aandeel kosten 2013

Ledenaantallen 2006-2013

Financieel jaarverslag 2013

vragen ?

Verklaring kascommissie. Verkiezing 1 nieuw lid kascommissie

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


Vooruitblik en Begroting 2014 • Besturen met Visie – Speerpunt: ledenwerving en ledenbehoud – Leden tevredenheidsonderzoek

• Renovatie banen • Privatisering

Begroting 2014

.

Begroting 2014 Inkomsten Contributies Inschrijfgeld Introducties Sponsoring Jeugdsubsidie Gemeente Rente Uitgaven Huur complex Kosten Park Afschrijvingen Energie Telefoon Administratie Automatisering Verzekeringen Bank / rente lening Afdracht KNLTB Training kerngroep Competities Toernooien Stennis / nieuwsbrief Bestuur/Vergaderkosten Alg. /Representatiekn. Cursussen Sponsorcommissie TC JC EC OC kleding selectieteams ballenetuis vrijwilligers/ sponsoravond promotie o.a. Open Tennisdagen Resultaat

Werkelijk 2013

€ 116.633 € 150 € 300 PM € 2.128 € 1.150

€ 29.000 € 14.000 € 16.000 € 20.000 € 700 € 1.000 € 500 € 2.300 € € 17.500 € 1.300 € 2.800 € € 4.000 € 1.500 € 3.800 € 500 € 1.400 € 3.000 € 2.200 € € 300 € 700 € 500 € 800 € 1.000 € 4.439€ 120.361 € 120.361

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

€ 121.646 € 155 € 280 PM € 2.789 € 1.290

€ 123.000 € 250 € 300 PM € 2.789 € 1.800

€ 126.160

€ 29.500 € 12.500 € 15.500 € 22.500 € 700 € 400 € 1.000 € 2.200 € 300 € 18.300 € 1.000 € 2.800 € 600 € 4.000 € 1.200 € 3.800 € 300 € 800 € 3.000 € 2.200 € 3.000 € 300 € 2.500 € 500 € 700 € € 1.461€ 128.139 € 128.139

29.093 14.185 17.033 19.489 683 1.100 272 2.269 172 17.950 1.285 2.750 3.854 2.013 3.742 537 1.427 3.297 1.725 280 618

€ 1.685 € € 701 € 126.160

Begroting 2013

Begroting 2014

vragen ?

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


Voorstel contributie 2015

LTC de Hoge Heide heeft te maken met een afnemend ledenaantal. Of dit structureel is, valt nog niet te bezien. Helaas betekent minder leden niet automatisch ook (veel) minder kosten. De contributie over het jaar 2014 is niet verhoogd. Voorgesteld wordt om de contributie voor het jaar 2015 te verhogen met 6% voor alle leeftijdscategorieën . Dit is inclusief de aanpassing vanwege het prijsindexcijfer.

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


BESTUURSVERKIEZINGEN Aftredend en herkiesbaar is: • Marc van der Loo - Voorzitter • Mark Thijssen - Parkzaken en ICT

Aftredend en niet herkiesbaar is: • Peter van Veldhoven – Technische zaken TC Kandidaat voor de vacature: • Chris Joosten – Technische zaken TC

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


RONDVRAAG

AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.


Sluiting

Welkom bij de Algemene Ledenvergadering 2014

Recommend Documents