Pagina 1 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
Notulen Algemene Ledenvergadering seizoen 2013 – 2014 v.v. Esto d.d. 13 oktober 2014, gehouden in het Estorant. Aanwezig: Ralph Righton (interim voorzitter en voorzitter jeugdcommissie), Bart Walraven (interim voorzitter en seniorenzaken), Arno Zijm (penningmeester), Marien van Doorn (accommodatie), Martijn Verlaan (bar), John Haenen (sponsoring) en Frank Neef (rESpecTO). Leden: 25 leden Afwezig met kennisgeving: Pieter van Zoest, René Sinke, Denise Hermenet (secretaris) en Jan Willem Bakker. De vergadering wordt genotuleerd door Esther van Zoest i.v.m. afwezigheid secretaris. 1.Opening algemene ledenvergadering 2013-2014 Ralph Righton opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen welkom. 2. Memoriam Ralph verzoekt om 1 minuut stilte om de leden, donateurs en begunstigers die ons het afgelopen seizoen zijn ontvallen te gedenken. 3. Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 2012-2013 Deze stonden gepubliceerd op de website en zijn verstrekt met de bijbehorende stukken. De notulen worden doorgenomen, vastgesteld en goedgekeurd onder dankzegging. De jaarverslagen van de jeugdcommissie, het secretariaat en seniorenzaken zijn beschikbaar gesteld op de tafels in het Estorant tijdens de ALV. Onderstaand een samenvatting en eventuele toelichting van de bestuursleden. 4. Jaarverslag bestuurslid jeugdzaken Esto is met 26 teams gestart waaronder het Stadionvoetbal en de Giganten. In februari is er een nieuw F-team gestart vanuit het Stadionvoetbal. Afgelopen seizoen was er relatief weinig verloop in de jeugdcommissie. John Haenen is uit de jeugdcommissie gegaan daar hij zitting heeft genomen in de sponsorcommissie. Tot de jeugdcommissie zijn toegetreden: José Nicolaas (coördinator Giganten), Marc Prins (toernooien), Jeroen Raaphorst en Patrick Groeneveld (Stadionvoetbal) en Trieneke van den Berg (secretariaat). Esto heeft meegedaan aan het BRAVO scholenproject. Op 4 vrijdagmiddagen hebben meer dan 100 basisschoolleerlingen (t/m groep 4) meegedaan aan trainingen (opgezet door vrijwilligers van Esto). Dit heeft ca. 15 nieuwe leden opgeleverd. Verdere activiteiten vanuit de jeugdcommissie: voetbaldag voor alle kinderen uit de gemeente Bodegraven-Reeuwijk i.s.m. Jeugdvoetbalopleiding, thema-avonden
Pagina 2 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
Positief Coachten verzorgd door Jeugdvoetbalopleiding voor alle leiders en trainers van Esto, jeugdolympiade, sinterklaasfeest, kampioensoptocht. Er zijn geen teams teruggetrokken uit de competitie. Een aantal jeugdleden heeft opgezegd aan het einde van het seizoen, echter voor 2014-2015 zijn er weer veel nieuwe aanmeldingen, waaronder twee meisjesteams. Door nieuwe sponsors als ING, DPS en Lekker Makkelijk (Van Tol) krijgt de jeugdafdeling meer financiële mogelijkheden. 5. Jaarverslag secretariaat Het afgelopen seizoen zijn er vele, geslaagde activiteiten georganiseerd binnen de vereniging. Een opsomming: het Oktoberfest, BRAVO, koppelklaverjassen, Spel- en Boutmiddag, Nieuwjaarsreceptie, Jeugdolympiade, Sinterklaasfeest, Kantinequiz. Waardering voor alle vrijwilligers die de activiteiten organiseren wordt uitgesproken. Met name het Joc en de Reco worden bedankt door de secretaris. De scheidsrechters mochten een wedstrijd van Sparta bijwonen als dank voor hun inzet. De Giganten hebben in mei hun eerste toernooi gespeeld. Mede door de jeugdcommissie en José Nicolaas biedt Esto kinderen met een lichamelijke of verstandelijke beperking de mogelijkheid om lekker te voetballen bij een vereniging. Aan het einde van het seizoen is de keuken verbouwd onder leiding van Marien van Doorn en Martijn Verlaan. De secretaris noemt ook de seniorenteams, sponsorzaken en rESpecTO in haar verslag. Hierover meer in deze notulen. Daarnaast schrijft de secretaris dat Esto een vereniging met veel vrijwilligers. Zonder die vrijwilligers is het niet mogelijk deze mooie club voort te laten bestaan. Helaas leven we momenteel in een maatschappij waarin iedereen erg druk is. De secretaris verzoekt iedereen die een paar uurtjes per maand over heeft, zich aan zou willen melden als vrijwilliger bij Esto. Vele handen maken licht werk, zonder vrijwilligers, geen Esto. De secretaris attendeert met name op de vacatures van voorzitter en secretaris. Mocht u interesse hebben of meer informatie willen hebben betreffende deze functies, neem dan contact op met een van de bestuursleden. Zij informeren u graag. Namens het bestuur bedankt de secretaris alle sponsoren en vrijwilligers voor hun bijdrage. 6. Jaarverslag bestuurslid seniorenzaken Seniorenzaken bestond uit twee personen. Zij waren belast met zaken als wedstrijdsecretariaat, scheidsrechters, coördinatie bestuursdiensten, enz. Acht seniorenteams waren ingeschreven bij de KNVB voor de competitie en het bekertoernooi. Esto 1 werd ingedeeld in de 3 e klasse. Na een goede start eindigde het team in de middenmoot. Esto 2 werd ingedeeld in de reserve 2 e klasse. Het team eindigde eveneens in de middenmoot. Esto 2 behaalde een periodetitel. Helaas werd het team uitgeschakeld in de nacompetitie.
Pagina 3 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
Het 8e elftal is teruggetrokken in de winterstop i.v.m. te weinig spelers. De spelers die overbleven zijn verdeeld onder de overige teams. De contracten met de technische en medische staf zijn met een jaar verlengd. Jerry van Elsen (trainer 2e) heeft de club verlaten en voor het tweede is een nieuwe trainer aangetrokken, Chris Snaterse. Chris heeft het diploma Oefenmeester 3 en loopt stage bij Esto voor Oefenmeester 2. Nog altijd wordt er een leider voor het 1 e elftal gezocht. De Hennie Zinko bokaal wordt op een later tijdstip uitgereikt. 7. Financieel jaarverslag penningmeester Terugkijkend op het seizoen 2013-2014 kan gesteld worden dat de weg naar boven is ingezet op financieel gebied. De rode cijfers zijn omgezet naar zwarte. Het behaalde resultaat is uitgekomen op een positief resultaat. Er zijn diverse investeringen gedaan: kledingfonds en kassasysteem. De uitgaven van het kledingfonds zijn onder het begrootte bedrag gebleven. De barmedewerkers werken inmiddels met het nieuwe kassasysteem en dit zorgt voor een beter inzicht in de geld- en goederenstroom. Er is het afgelopen jaar getracht meer grip te krijgen op de kosten. Bekeken is op welke zaken bespaard kon worden. De lichtinstallatie bleek nog eigendom te zijn van de BSV. Hiervoor betaalde Esto een jaarlijkse aflossing + rente. Deze rente is inmiddels afgelost. Dit bespaart een fors bedrag aan rente. De € 2,-- contributieverhoging die de KNVB heeft opgelegd wordt niet doorbelast aan de leden van Esto, daar het niet noodzakelijk is. De penningmeester streeft ernaar een transparanter beeld te geven aan de leden. Er is daarom gekozen om de financiële feiten anders te presenteren dan afgelopen jaren. In het overzicht zijn de cijfers dusdanig gepresenteerd zodat ze te vergelijken zijn met het voorgaande seizoen. De kascontrole is verricht door Wim Bruijnen, Peter Verdoold en Martijn van Oort. Zij hebben hun goedkeuring verleend aan de jaarrekening, de administratie over het boekjaar en hebben de penningmeester decharge verleend voor zijn werkzaamheden in 2013-2014. Naast het kledingfonds, het kassasysteem en de lichtinstallatie zijn de trainerskosten gedaald door het opheffen van het damesteam. Echter, de huisvestingskosten zijn toegenomen door verhoogde energiekosten en er is geïnvesteerd in een nieuw alarmsysteem. Ook de onderhoudskosten aan de velden zijn toegenomen. De marge inkoop/verkoop van de kantine is net aan behaald. Dit moet meer dan 100% zijn vanwege fiscale redenen. De begroting van seizoen 2014-2015 is gebaseerd op het afgelopen seizoen. Om de financiële groei vast te houden moet de aandacht gevestigd worden op het genereren van meer inkomsten. De sponsorcommissie heeft belangrijke stappen
Pagina 4 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
gemaakt door het binnenhalen van diverse nieuwe sponsoren. Daarnaast is het aantal leden toegenomen. De penningmeester bedankt Rick Duits voor het ondersteunen van de penningmeester. Leo Wolswijk merkt op dat er wel veel binnenkomt maar dat er ook weer extra uitgaat. Arno Zijm legt uit dat de lichtinstallatie en keuken volgend jaar worden afgeschreven. Wim Bruijnen merkt op dat de bestuur- en commissiekosten hoog zijn. Arno legt uit dat het organiseren van een sponsoravond kosten met zich meebrengt en dat de selectiekosten ruim genomen zijn. John Haenen merkt op dat het toenemen van sponsoropbrengsten meer perspectief biedt. Ralph Righton verwacht dat hierdoor het resultaat positiever uitkomt. Corné de Heij merkt op dat er op dit moment geen schulden zijn. Het geld hoeft niet opgespaard te worden. Voorbeeld: ING sponsort 3 jaar een aanzienlijk bedrag. Op voorwaarde dat de hele jeugd van Esto in shirts voetbalt met ING opdruk. Hiervoor moeten nieuwe shirts aangeschaft worden (nieuwe aanschaffen inclusief opdruk is goedkoper dan de oude shirts te laten bedrukken). Door het aanschaffen van de shirts wordt pas na een paar jaar resultaat gebracht. Rico van de Poll vraagt uitleg om het verschil in contributie-opbrengsten tussen seizoenen. Arno legt uit dat dit komt door het opheffen van het damesteam en het afnemen van jeugdteams het voorgaande seizoen. Han Koevoets vraagt of je niet beter iets kunt reserveren voor volgende jaren wanneer sponsorcontracten aflopen? Ralph Righton antwoordt dat je ook moet laten zien aan je sponsor waar je het sponsorgeld aan uitgeeft en niet op de bank zet. Arno geeft aan dat Esto het geld nu uitgeeft aan zaken waar we op de langere termijn iets aan hebben. Bijvoorbeeld de keuken. De intentie is om de kantine op te knappen. Dit is allemaal meegenomen in begroting. Keuken staat in het nieuwe boekjaar. Deze is nl. in de vakantie pas opgeleverd. 8. Verslag en verkiezing kascommissie Zoals eerder gemeld in deze notulen is de kas gecontroleerd en goedgekeurd. Volgens Wim Bruijnen zag het er goed en verzorgd uit. De kascommissie wordt bedankt door de penningmeester. Nieuwe kascommissie = Wim Bruijnen en Martijn van Oort (Peter Verdoold wordt gevraagd). 9. Vaststelling begroting 2014-2015 Zie agendapunt 7. En Exploitatierekening. 10. Verslag bestuurslid barzaken Martijn Verlaan vertelt dat alles wat we inkopen ook daadwerkelijk verkopen. Er is geen verschil en alles is geregistreerd (mede door het nieuwe kassasysteem). Er is geïnvesteerd in nieuwe barkrukken. Esto heeft inmiddels een nieuwe vergunning
Pagina 5 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
drank en horeca gekregen. Dit vergunningstelsel is aangepast i.v.m. de grotere gemeente. De vergunning staat op naam van Martijn Verlaan en Roland Ranselaar. Het assortiment is vernieuwd. Doel is het verhogen van de omzet maar ook het aanbieden van gezondere snacks na het sporten. Dit laatste is mede bepaald door de KNVB. Ook de activiteiten van de Reco, de toernooicommissie en het Joc zorgen voor een hogere omzet. 11. Verslag bestuurslid accommodatie Marien van Doorn vermeld dat de standaard werkzaamheden zijn uitgevoerd. De extra dingen worden meegenomen. Er staan geen grote verbouwingen gepland. Marien merkt op dat de velden van Esto in eigen beheer worden onderhouden. De mensen die dit doen zijn al op leeftijd. We moeten er rekening mee houden dat we voor het onderhoud meer hulp nodig hebben in de toekomst. 12. Af- en aantreden bestuursleden Aftredend en niet herkiesbaar: Jan Willem Bakker (sponsoring), Denise Hermenet (secretaris) en Hans Peter van den Bosch (voorzitter). Ralph licht toe te betreuren dat na een periode van ca. 6 maanden de samenwerking met Hans Peter als voorzitter is beëindigd . In deze periode heeft Hans Peter Esto op diverse fronten voorzien van veel nieuwe impulsen en energie. Veranderingen gaan helaas niet altijd zonder slag of stoot en daarom is er in gezamenlijkheid besloten de samenwerking te beëindigen.. Aftredend en wel herkiesbaar: Arno Zijm (penningmeester), Bart Walraven (seniorenzaken) en Ralph Righton (jeugdzaken). Er zijn geen tegenkandidaten voor Arno, Ralph en Bart. Zij worden dan ook herkozen en ontvangen een applaus van de aanwezigen. Nieuwe bestuursleden: Frank Neef (rESpecTO), John Haenen (sponsorzaken). Frank Neef legt uit dat er eerst bekeken wordt of rESpecTO onder het bestuur moet vallen of dat het binnen een commissie gehouden wordt. Han Koevoets stelt voor dat Frank twee jaar bestuurslid wordt. John Haenen nam eerder zitting in de jeugdcommissie maar vertegenwoordigt nu de sponsorcommissie. Ook hij maakt nu deel uit van het hoofdbestuur van Esto. Beide heren krijgen een applaus. 13. Verslag bestuurslid rESpecTO Frank geeft een presentatie m.b.t. rESpecTO en legt e.e.a. uit. Er ontstaat wat discussie over het toepassen van de regels. Staan we als vereniging niet alleen hierin, hoe lang kunnen we dit volhouden? Worden er ook sancties getroffen? Han Koevoets haakt hier op in: de afspraken die rESpecTO hanteert gelden al jaren bij Esto. Ze worden nu alleen uitgeschreven. Mark Rijnbeek merkt op om ook melding te maken van de rESpecTO regels naar de KNVB. Scheidsrechters moeten ook meer optreden tegen spelers en coaches. De aanwezigen gaan akkoord met het doorvoeren van de rESpecTO-regels.
Pagina 6 Notulen ALV v.v. Esto 2013-2014
14. Verslag bestuurslid sponsorzaken John Haenen houdt een presentatie m.b.t. sponsorzaken. Noemt hoofdsponsor ING, en platinum sponsors DPS, Quick en Lekker makkelijk. Gouden sponsor zijn = Solar Construct en Primera. Er zijn nieuwe bordsponsors maar ook oude bordsponsors zijn weer terug van weggeweest. John geeft aan hoeveel er binnenkomt aan sponsorinkomsten. Doet ook een oproep voor helpende handen in de sponsorcommissie. De grootste taak is op zoek te gaan naar een nieuwe hoofdsponsor. Esto ambieert ook een businessclub en de sponsorcommissie gaat zich in de toekomst daar ook mee bezighouden. Theo Melchers merkt op dat de sponsoravond met Ronald de Boer geweldig was. Hij heeft daarna echter niets meer van vernomen. Geen terugkoppeling, niets op de site. Betreurt dit. John geeft aan dat hierin verbetering moet komen want dit is niet de bedoeling. 15. Aankondiging verandering vrijwilligersbeleid Het gaat goed met Esto als vereniging. Er moeten alleen meer vrijwilligers komen. Bijvoorbeeld jeugdscheidsrechters. Ook nieuwe mensen moeten meer doen, niet alleen de oude garde. Lid zijn van een vereniging moet niet vrijblijvend blijven. Ralph Righton stelt voor om in februari 2015 een ingelaste ledenvergadering te houden speciaal om het vrijwilligersbeleid te bespreken. Fred Rietveld stelt voor om eenzelfde avond als voor rESpecTO te organiseren voordat de ingelaste vergadering plaatsvindt. 16. Vaststelling algemene ledenvergadering februari-2015 17. Rondvraag Han Koevoets geeft aan de lat als bestuur hoger te leggen. Organiseer een goede nieuwjaarsreceptie, een medewerkersavond. Zorg voor goede communicatie. Van al die nieuwe kinderen is zeker 10 % van de ouders best bereid iets te doen. Om 23.00 uur wordt de vergadering afgesloten en de aanwezigen worden uitgenodigd voor een drankje.
Bodegraven, 9 november 2014 Esther van Zoest, notulist
