1
Versienr.
Datum
Status
Door (naam)
0.1
23/8/2015
Draft
Matthijs Tiemens
0.2
28/8/2015
Revision Draft
Matthijs Tiemens
1.0
25/10/2015 Final (goedgekeurd RvA)
Matthijs Tiemens
2
Inhoudsopgave A. Jaarplan Enactus UvA 2015-2016
3
1. Doel
3
2. Scope
3
3. Jaardoel
3
4. Impact
3
5. Basis- en randvoorwaarden
4
6. Probleemstellingen
4
7. Drie pijlers
5
7.1. Hoe verhouden deze pijlers zicht tot het jaardoel?
5
7.2. Hoe verhouden de drie pijlers zich tot elkaar?
5
B. Meerjarenplan
13
C. Voorlopig jaarplanning 2015-2016
16
3
A. Jaarplan Enactus UvA 2015-2016 1. Doel Het aanbrengen van structuur voor het bestuur van de Stichting Enactus, door het formuleren van een jaardoel, en het opzetten van een uit het doel voortvloeiend jaarplan, dat is onderverdeeld in meetbare actiepunten per functiegebied. Daarnaast zijn de doelen uit het meerjarenplan en de jaarplanning bijgesloten.
2. Scope Actieplan aansluitend op ons jaardoel, opgedeeld in drie subdoelen/pijlers: 1. verbeteren van de ledenbinding; 2. professionaliseren van de ondernemingen; 3. vergroten van de naamsbekendheid.
3. Jaardoel Het jaardoel komt voort uit het Enactus criterium: “Which Enactus team most effectively used entrepreneurial action to empower people to improve their livelihoods in an economically, socially and environmentally sustainable way?”
Hoewel ‘planet’ en ‘profit’ altijd onderdeel zijn van onze ondernemingsplannen heeft Enactus UvA heeft zich in de afgelopen jaren onderscheidden in de empowerment van ‘people’. Voorbeelden hiervan zijn: - Coffee Career begeleidde Wajongeren succesvol naar de arbeidsmarkt; - en Onder de Pannen speelde in op het gebrek aan kennis over gezonde eetgewoontes.
Het bestuur wil zich blijven concentreren op deze sociale ondernemingen die beneficiënten de middelen geven - empowerment - om zich verder te ontwikkelen. Ons jaardoel is om de sociale impact van onze ondernemingen te vergroten. Daarnaast wil het bestuur nadruk leggen op ‘entrepreneurial action’. Het aankomende jaar zal het bestuur alles doen om de ondernemende mindset onder de studenten te vergroten.
4. Impact Het doel van Enactus UvA is de sociale impact van haar ondernemingen te vergroten. Wat bedoelen wij hiermee? Het doel is om de beneficiënten te ‘empoweren’. Het Enactus Handboek verstaat hieronder het volgende: Teams directly empower individuals when the project beneficiaries take the skills and/or knowledge they learn during the initial stages of the project and implement the skills and/or knowledge in their lives.
4 Voor het meten van het aantal beneficiënten die zijn empowered is Enactus UvA zelf verantwoordelijk. De impactmetingen worden uitgevoerd aan de hand van pretest, posttests en interviews. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte impact, waarbij de nadruk ligt op de directe impact. Het afgelopen jaar heeft Enactus UvA de volgende directe impact gemaakt: IMPACT 14/15 Coffee Career Onder de Pannen Mevrouw Cous
Wajong
6
Kinderen
40
Integrerende vrouwen
7
Totale directe impact
53
> Het doel van Enactus UvA voor het aankomende jaar is om de directe impact te verhogen naar 75. Dit is een groei van 42 procent.
5. Basis- en randvoorwaarden Het bestuur voert zelf geen ondernemingen en kan de impact zelf niet realiseren. Het zijn de studentondernemers die het verschil maken. Hieruit vloeit de vraag voort hoe het bestuur invloed kan uitoefenen op de impact die de ondernemingen maken. Het bestuur levert haar bijdrage door het voorzien in en te optimaliseren van de basis- en randvoorwaarden voor de ondernemingen en ondernemers van Enactus UvA. Voorbeelden van basisvoorwaarden zijn het selecteren en plaatsen van studenten bij de ondernemingen door de HR-manager. Of het monitoren van de ondernemingen met behulp van het Projectmanagement Model door de projectmanagers. Tot slot voorziet Enactus UvA in allerlei randvoorwaarden, variërend van het aanbieden van interessante workshops voor haar leden tot de marketing van Enactus UvA.
6. Probleemstellingen Ons beleid is een antwoord op de volgende problemen:
- een gebrek aan sociale cohesie en een hoog verloop van leden; - studentondernemingen weten niet te ontgroeien aan de projectfase; - onvoldoende ondersteuning vanuit het bedrijfsleven en de universiteit.
5
7. Drie pijlers Om de sociale impact van de ondernemingen te vergroten naar 75 moet het bestuur een antwoord bieden op deze problemen. Hiervoor zijn drie pijlers - subdoelen - opgesteld: 1. verbeteren van de ledenbinding; 2. professionaliseren van de ondernemingen; 3. vergroten van de naamsbekendheid. 7.1. Hoe verhouden deze pijlers zicht tot het jaardoel? 1. Om de impact te kunnen verhogen is Enactus UvA afhankelijk van de inzet van haar leden. Het is dientengevolge van groot belang dat de leden zich verbonden voelen met de organisatie. Het bestuur zich zich dientengevolge in voor het verbeteren van de ledenbinding, door het vergroten van de sociale cohesie, het aantrekkelijker maken van het programma, doorgroeimogelijkheden te bieden en financiële prikkel toe te voegen. 2. Om de impact te kunnen verhogen is Enactus UvA afhankelijk van de inzet van haar leden binnen de ondernemingen. Des te beter de organisatie, des te beter de resultaten. Het bestuur zet zich dientengevolge in voor het professionaliseren van haar ondernemingen, door op allerlei manieren structuur aan te brengen voor de ondernemingen, nadruk te leggen op de lange termijn doelstellingen en de communicatie te verbeteren. 3. Om de impact te kunnen verhogen is Enactus UvA wil Enactus UvA haar naamsbekendheid vergroten. Enactus wil hét studentenplatform voor sociaal ondernemerschap zijn. Echter, weten veel studenten, bedrijven en universitairmedewerkers niet wat Enactus inhoudt. Daarin wil Enactus UvA wil dit jaar inzetten op on- en offline marketing en de relaties met partners en de universiteit aanhalen. 7.2. Hoe verhouden de drie pijlers zich tot elkaar? Het verbeteren van de ledenbinding, het professionaliseren van de ondernemingen en het vergroten van de naamsbekendheid zijn de drie pijlers voor het verhogen van de impact. Dit neemt niet weg dat er sterke onderlinge verbondenheid bestaat tussen de pijlers. Ze versterken elkaar: des te beter de leden, des te professioneler de organisatie en andersom, des te professioneler de aanpak des te meer uitdagingen voor student om zich te kunnen ontwikkelen. Het is daarom des te belangrijker om onze doelen SMART te maken. De opzet is als volgt: 1. de drie pijlers zijn per portefeuille uitgewerkt; 2. de betreffende pijlers zijn specifiek gemaakt; [kolom 1]
6 3. omgezet in actiepunten; [kolom 2] 4. de actiepunten zijn uitgewerkt; [kolom 3] 5. de actiepunten zijn omgezet in meetbare doelen; [kolom 4] 6. de actiepunten zijn tijdsgebonden gemaakt. [kolom 5]
Projectmanagement Professionaliseren van de ondernemingen Door middel van
Actiepunt
Verbeteren structuur en nadruk leggen op de lange termijn
1. Koppelen van een vaste coach aan elke onderneming
Verbeteren structuur en nadruk leggen op de lange termijn
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
0/5 coaches gekoppeld
1/10/15
-
2. Uitvoeren be- a. Vormen leid Projectma- stuurgroepen nagement Model
0/5 stuurgroepen gevormd
1/10/15
-
b. Inzetten stuurgroepen
0/5 stuurgroepen actief
1/11/15
-
a. Zoeken van een match tussen ondernemingen en potentiële coaches
Verbeteren structuur en nadruk leggen op de lange termijn
3. Deelnemen aan ondernemerschapsprogramma’s
a. Ten minste twee van de vijf teams doen mee aan een ondernemerschapsprogramma van ACE of EnactusNL
0/2 teams nemen delen
1/7/16
-
Verbeteren structuur
4. Verbeteren teamleidersmeetings
a. Organiseren maandelijks teamleidersmeeting
1/10 teamleidersmeetings georganiseerd
1/7/16
-
b. Feedback en input vragen d.m.v. twee jaarlijkse evaluaties
0/2 evaluaties afgenomen
(1) 1/1/16 (2) 1/7/16
-
7 Projectmanagement Professionaliseren van de ondernemingen Door middel van Verbeteren communicatie
Actiepunt
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
5. Neerleggen van meer verantwoordelijkheden bij teamleiders
a. Verantwoordelijk stellen van teamleiders voor de deelname van team aan Enactus activiteiten.
0/1 alle teamleiders geïnformeerd
1/11/15
-
Marketing Vergroten van de naamsbekendheid van Enactus UvA Door middel van
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
Vergroten 1. Communicenaamsbekend- ren via lokale heid in het alge- media meen
a. Publiceren van twee artikelen in lokale kranten of tijdschriften
0/2 artikelen gepubliceerd
(1) 1/1/16 (2) 1/7/16
-
Vergroten naamsbekendheid binnen de universiteit
a. Uitvoeren Dopperactie, zowel offline als online via Facebook
0/1 Dopperacties uitgevoerd
1/10/15
-
b. Opzetten en uitvoeren nieuwe marketingactie
0/1 Nieuwe marketingacties uitgevoerd
1/2/16
-
a. Gebruikmaken van sociale media van derden (2 personen)
0/2 personen gevonden
(1) 1/9/15 (2) 1/12/15
-
b. Informeren of Enactus UvA een pagina of een banner kan plaatsen op de universiteitswebsite
0/1
1/12/15
-
Vergroten naamsbekendheid binnen de universiteit
Actiepunt
2. Uitvoeren succesvolle marketingacties
3. Vinden van communicatie kanalen binnen de UvA
8 Marketing Vergroten van de naamsbekendheid van Enactus UvA Door middel van
Actiepunt
Vergroten van de naamsbekendheid
4. Opstellen beleid voor nieuw bestuur
Vergroten naamsbekendheid in het algemeen
5. Communiceren met alumni, partners en vrienden van Enactus via de nieuwsbrief
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
0/1 beleidstukken
1/7/16
-
0/4
1/7/16
-
a. Samenstellen van een lezenswaardige nieuwsbrief eens per kwartaal
Events Het verbeteren van de ledenbinding en het betrekken van partners bij Enactus UvA Door middel van
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
1. Organiseren van een partnerevent
a. Koppelen aan de organisatie van de UvA stimulansprijs in februari
0/1 events georganiseerd
1/3/16
-
Verbeteren van 2. Organiseren de ledenbinding van een prijs voor onze ondernemingen
a. Organiseren van de UvA stimulansprijs in februari
0/1 events georganiseerd
1/3/16
-
Verbeteren van 3. Organiseren de ledenbinding van een succesvol ledenweekend eind oktober
a. Plannen en organiseren van ledenweekend
0/1 ledenweekenden georganiseerd
1/11/15
-
b. Verhogen deelname ledenweekend
Min. opkomst 60% = 2 dagen 20% = 1 dag
1/12/15
-
Min cijfer 7.0
1/11/15
-
Betrekken van partners bij Enactus UvA
Actiepunt
c. Evalueren via survey
9 Events Het verbeteren van de ledenbinding en het betrekken van partners bij Enactus UvA Door middel van
Actiepunt
Verbeteren van 4. Organiseren de ledenbinding van interessante teammeetings
Verbeteren bin- 5. Organiseren ding met alumni oudbesturen diner
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
a. Organiseren van teammeeting
2/10
1/7/16
-
b. Evalueren na elke teammeeting via survey (3 pers.)
Min cijfer 7.0
1/7/16
-
a. Organiseren oudbesturen diner in maart
Georganiseerd 0/1
1/4/16
-
HR Aantrekken leden en verbeteren van de ledenbinding Door middel van
Actiepunt
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
1. Uitvoeren succesvolle recruitment in september
a. Geven van minimaal 20 collegepraatjes
0/35 collegepraatjes gegeven
1/10/15
-
b. Inzetten betaalde onlinemarketing via Facebook
0/50 euro uitgegeven aan boosts
1/10/15
-
c. Meten effectiviteit van onlinemarketing t.o.v. andere instrumenten
1/1 evaluaties uitgevoerd
1/10/15
-
Kansen bieden binnen de organisatie
2. Uitvoeren a. Afnemen Persoonlijk Ont- POP nieuwe lewikkelingsplan den
0/nieuwe leden
1/7/16
-
Vergroten sociale cohesie
3. UvA Trophies a. Schrijven plan UvA Trophies
0/1 plannen geschreven
7/9/15
-
Nauwkeurige selectie
10 HR Aantrekken leden en verbeteren van de ledenbinding Door middel van
Actiepunt
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
0/1
1/7/16
-
0/1 evaluaties uitgevoerd
1/7/16
-
4. Transitie a. Schrijven naar nieuw replan recruitment cruitment in mei in mei
0/1 plannen geschreven
1/7/16
-
b. Uitvoeren recruitment in mei
0/1 recruitments uitgevoerd
1/7/16
-
c. Evaluatie formulier maken voor nieuwe bestuur, dat na de zomer kan worden afgenomen
0/1 evaluaties gemaakt
1/7/16
-
Meten
Deadline
Behaald
a. Aanpassen SEPA machtiging van 7,5 naar 10 euro per maand
Aanpassing doorgevoerd 0/1
1/9/15
-
a. Aanpassen SEPA machtiging voor de duur van 1 jaar
Aanpassing doorgevoerd 0/1
1/9/15
-
b. Uitvoeren plan UvA Trophies c. Feedback en input vragen d.m.v. twee jaarlijkse evaluaties Verbeteren structuur
Financiën Verbeteren van de ledenbinding Door middel van
Actiepunt
Vergroten sociale cohesie
1. Verhogen maandelijkse contributie voor borrels e.d.
Verbeteren van 2. Vastleggen de ledenbinding contributie voor de duur van 1 jaar
Hoe
11 Financiën Verbeteren van de ledenbinding Door middel van
Actiepunt
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
Lange termijn inkomsten Enactus UvA veiligstellen
3. Vinden van nieuwe sponsoren en nadenken over een verdienmodel voor de stichting
a. Vinden sponsoren
Sponsoren gevonden 0/2
1/7/16
-
Blijven betrekken alumni
4. Vrienden van Enactus werkzaam maken
a. Binden van 20 Vrienden van Enactus door een maandelijke bijdrage van 2,50
Vrienden gebonden 0/20
1/9/16
-
Meten
Deadline
Behaald
Documentatie Professionaliseren van de ondernemingen Door middel van
Actiepunt
Hoe
Meten impact
1. Uitvoeren en verbeteren van impactmetingen Coffee Career, OdP en MevrouwCous
a. Verbeteren pre-test, posttests en interviews
Voltooide metingen 0/3
1/7/16
-
Meten impact
2. Invoeren impactmetingen bij Homies en CGC
a. Ontwikkelingen pre-tests, post-tests en interviews
Voltooide metingen 0/2
1/7/16
-
Verbeteren communicatie met RvA
3. Werken met statusrapportage
a. Updaten en invoeren statusrapportage
Rapportage actief 0/1
1/11/15
-
12 Externe betrekkingen Professionaliseren van de ondernemingen en vergroten naamsbekendheid van Enactus Door middel van Verbeteren structuur
Actiepunt
Hoe
Meten
Deadline
Behaald
0/1 werkruimtes gevonden
1/7/16
-
a. Evaluatie alle partners
0/6 evaluatie uitgevoerd
1/9/15
-
b. Zoeken naar nieuwe mogelijkheden met huidige partners
x
x
-
1. Vinden van a. Lobbyen bij een geschikte de UvA werkruimte voor de ondernemingen
Externe moge- 2. Intensiever lijkheden benut- contract onderten houden met partners
13
B. Meerjarenplan 2013-2017
Meerjarenplan Categorie
Indicator
Definitie
Resultaat 1415
Doel 15-16
Feedback
Behaald
impact
# mensen impacted
het verbeteren van de kwaliteit van leven en de levensstandaard van hulpbehoevenden.
x
70
-
impact
# mensen bereikt
het bereiken van mensen met de boodschap van Enactus (recruitment uitingen, bijeenkomsten, reclame, artikelen in kranten/tijdschriften)
x
800
-
leden
# aanmeldingen het aantal perper wervingspe- sonen dat zich riode aanmeldt voor lidmaatschap na een wervingsperiode
x
25
-
leden
# leden
aantal leden Enactus UvA
x
50
-
leden
% man / vrouw
Het procentueel aantal mannen dat onderdeel uit maakt van het totale actieve ledenbestand
x
30
-
14 Meerjarenplan Categorie
Indicator
Definitie
Resultaat 1415
Doel 15-16
Feedback
Behaald
leden
% sollicitanten geaccepteerd
het aantal sollicitanten dat geaccepteerd wordt als percentage van de totale hoeveelheid aanmeldingen
x
70
-
leden
% ledenomloop per jaar
aantal leden dat de organisatie verlaat als percentage van het totale aantal leden van het jaar
x
45
-
leden
% opkomst evenementen
percentage evenementen dat wordt bijgewoond per individueel lid
x
70
-
leden
Gemiddelde duur lidmaatschap
Ledenlidmaatschap uitgedrukt in maanden
x
12
-
leden
% faculteiten vertegenwoordigd > 5 leden
percentage faculteiten ten opzichte van totale hoeveelheid faculteiten van de UvA
x
3
-
projecten
# uren geïnvesteerd
Aantal uren dat leden en bestuur gezamenlijk besteden aan Enactus UvA
x
20000
-
projecten
# projecten
Aantal lopende projecten
x
5
-
projecten
# inkomsten
Inkomsten van de projecten in €
x
700
-
projecten
% projecten met BM en exitstrategie
x
60
-
15 Meerjarenplan Categorie
Indicator
Definitie
Resultaat 1415
Doel 15-16
Feedback
Behaald
organisatie
# inkomsten
Inkomsten voor Enactus UvA als organisatie in € (zonder ledencontributie)
x
5000
-
organisatie
# betrokken alumni
aantal alumni dat actief betrokken is bij Enactus UvA
x
20
-
netwerk
# likes op Facebook
x
700
Geüpdatet door Matthijs
-
netwerk
# twitter volgers
500
Geüpdatet door Matthijs
-
netwerk
# leden linkedin
200
Geüpdatet door Matthijs
-
16
C. Voorlopig jaarplanning 2015-2016 Augustus 31 augustus 16:00-18:00
Scriptie-event Social Enterprise NL [extra]
31 augustus
Start recruitment
1-15 september
Collegepraatjes
3 september 19:30
Teammeeting 1 – Aftrap
September
15 september 19:00-23:30
Infoborrel #Dopper - Posthoornkerk, Branding a Better World
20 september
Deadline recruitment
1 oktober 18:30
Nieuwe leden introductie
1 oktober 19:30
Teammeeting 2 – Kapitein Zeppos
2 oktober
Enactus Heinekenevent
8 oktober
Afrika Forum [TMF]
Ledenweekend – locatie nader te bepalen
Jaarbeurs Challenge
1 november 12:00
Ledenweekend – locatie nader te bepalen
5 november 19:30
Teammeeting 3 – BAB
20 november
Bestuursintervisie
Teammeeting 4 – Tony Chocolony [Bring a Friend Event]
7 januari 19:30
Teammeeting 5 - Workshop Pitchen
30 januari
Enactus Academie [introductie nieuwe leden Enactus NL]
Oktober
30 oktober 18:00 x oktober
November
December 3 december 19:30 Januari
17 Februari 5 februari 16:00
Teammeeting 6: Stimulansprijs Enactus UvA
3 maart 19:30
Teammeeting 7: Excursie / Bedrijfsbezoek
18 maart
Bestuursintervisie
x Maart
Unilever Challenge
7 april -19:30
Teammeeting 8 – BAB
14 of 15 april
Prepresentatie
Maart
April
Mei 1 mei
Start recruitment 2
5 mei 19:30
Teammeeting 9: nader te bepalen
2 juni 19:30
Teammeeting 10: nader te bepalen
3 juni
National Competition
24 juni
Intervisie mentoren en bestuursleden
Teammeeting 11 – jaarafsluiting
19-20 augustus
Bestuursacademie [waarschijnlijk alleen nieuwe besturen]
Juni
Juli 7 juli 19:30 Augustus
