Status: Goedgekeurd

2005-2006

Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni 2004. Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 71) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 72) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen.

Kwalificatiedossier Managementassistent

Inhoudsopgave DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL .............................................................................................................. 1 1

ALGEMENE INFORMATIE ............................................................................................................ 1

2

SPECIFIEKE INFORMATIE............................................................................................................ 2

3

KERNTAKEN ..................................................................................................................................... 4

4

KERNOPGAVEN................................................................................................................................ 5

5

COMPETENTIEMATRIX................................................................................................................. 6

DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING .............................................................................................. 7 6

VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL ....................... 7

7

EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE 15

8

BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA ............................................... 16

9

OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL ......................................................................................... 39

9.1 9.2

Kern............................................................................................................................. 39 uitstroomdifferentiaties ............................................................................................... 39

10

CERTIFICEERBARE EENHEDEN ............................................................................................... 40

11

COMPETENTIEMATRIX............................................................................................................... 41

12

VERANTWOORDINGSDOCUMENT ........................................................................................... 43

12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7

De onderliggende beroepscompetentieprofielen ......................................................... 44 Naam en structuur van het kwalificatieprofiel ............................................................ 46 Van beroepscompetentieprofiel(en) naar kwalificatieprofiel...................................... 48 Leer- en burgerschapscompetenties ............................................................................ 49 Borging van de kwaliteit van examinering.................................................................. 51 Doorstroomrechten...................................................................................................... 52 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier ....................................... 53

BIJLAGEN .......................................................................................................................................................... 55 DEEL 3 BRONDOCUMENTEN .................................................................................................................... 72

Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Managementassistent

DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL

Kwalificatieprofiel Managementassistent (crebo-code: 90510) 1

ALGEMENE INFORMATIE

datum: 1 juli 2005

versie: 2

Onder regie van

Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO

Ontwikkeld door

ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs

Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Directiesecretaresse/Managementassistent (15 december 2003) - Projectsecretaresse (16 december 2003) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en Burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, council of Europe, 2001) Verantwoording door/op

Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004


1

2

SPECIFIEKE INFORMATIE

Korte typering van het kwalificatieprofiel

De managementassistent is werkzaam in een arbeidsorganisatie (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een directie, manager of managementteam. De managementassistent ondersteunt het management gedurende het hele proces van planning, organisatie en opdrachtuitvoering tot afronding van de werkzaamheden. Ze vertaalt de werkzaamheden naar door haar te ondernemen acties. Het gaat daarbij om het organiseren en coördineren van besprekingen, vergaderingen, conferenties en andere zakelijke bijeenkomsten en het bewaken van de deadlines. De managementassistent functioneert als achtervang en intermediair in contacten met andere afdelingen en externe partijen. Zij heeft een vertrouwensfunctie en ze moet met discretie en tact handelen. De managementassistent handelt tijdens afwezigheid van directie en/of management in zijn of haar plaats, binnen de aan haar gedelegeerde verantwoordelijkheid. Zij neemt initiatieven door zelf te handelen of door zaken die geen uitstel dulden door te sluizen naar een direct-verantwoordelijke van de directie of management. Zij zorgt ervoor dat ondanks afwezigheid van directie en management zaken niet stagneren. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit het verzorgen en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands en in een à twee moderne vreemde talen, inclusief faxen en e-mailen. De managementassistent verzamelt feiten en gegevens die nodig zijn voor besprekingen en vergaderingen en verslagen. Zij redigeert en voegt gegevens toe die zijn ingebracht door derden. Tijdens besprekingen, vergaderingen en bijeenkomsten treedt zij op als coördinatrice en gastvrouw. De managementassistent zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. Samen met directie en management zorgt ze in overleg met betrokkenen binnen en buiten de organisatie voor het plannen van afspraken voor zowel interne als externe besprekingen, inclusief het opstellen van vergaderschema’s. Daarnaast stuurt ze in veel gevallen de secretariaatsmedewerkers aan en heeft een stem bij de werving en selectie van die medewerkers. De managementassistent werkt zelfstandig en is voor directie en management en de organisatie een spin in ’t web. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de managementassistent: De managementassistent kan op basis van ervaring, commerciële, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De managementassistent kan uitgroeien tot officemanager van directieleden/managers van grote organisaties, maar ook functies verwerven op het terrein van pr, marketing, personeel en organisatie, facilitaire dienstverlening, communicatie of uitgroeien tot zelfstandig ondernemer.

Kwalificatiestructuur

ECABO, zie bijlage 1


2

Typering en niveau van de kwalificatie

0 assistent 0 vakman/vakvrouw

0 0 0 0 ● middenkaderfunctionaris ●

Uitstroomdifferentiaties

De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel.

Vrije ruimte

De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling.

Examinering

De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG’s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering.

Diploma

Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Managementassistent toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Directiesecretaresse (crebo-code: 90511) - Projectsecretaresse (crebo-code: 90512).

Certificeerbare eenheden

Niet van toepassing

Wettelijke beroepsvereisten

Niet van toepassing


niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 niveau 4

3

3

KERNTAKEN

De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief


4

4

KERNOPGAVEN

De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Simultaan werken De managementassistent staat voor de opgave om tijdens de uitvoering van een taak te beslissen of zij door moet gaan met deze taak, of dat zij aan een andere taak, die zich aandient, prioriteit moet geven. Zij moet dus een goed overzicht hebben van haar taken, de prioriteit van de taken kunnen bepalen en hier een beslissing in durven nemen. Het risico van het niet simultaan kunnen werken is dat een taak die voorrang heeft blijft liggen en dat betrokkenen ontevreden zijn over haar functioneren. Kernopgave 2: Informatie doorspelen De managementassistent is een aanspreekpunt en vraagbaak voor directie en management. Zij staat voor de opgave om enerzijds op de hoogte te zijn van zaken die betrekking hebben op het werk van de leidinggevende en de medewerkers en anderzijds voortdurend te bepalen welke informatie, zo nodig op eigen initiatief, doorgespeeld moet worden. Zij moet daartoe informatie verzamelen, genereren en ‘wegen’. Ook moet zij inzicht hebben in de werkzaamheden van de betrokkenen en op de hoogte zijn van zaken die spelen. Indien zij niet op de hoogte is van zaken of niet kan bepalen welke informatie doorgespeeld moet worden, benadeelt zij directie en management in het beschikken over informatie en kunnen deze mogelijk hun werkzaamheden niet goed uitvoeren. Kernopgave 3: Anticiperen op acties en verplichtingen De managementassistent moet de directie en het management op adequate wijze ondersteunen en aan hen gegevens en informatie beschikbaar stellen. Zij staat voor de opgave om, zo nodig op eigen initiatief, te anticiperen op acties en verplichtingen van de directie en het management en op de behoefte aan de tijdige en volledige levering van informatie en gegevens. Indien zij niet anticipeert of informatie en gegevens niet tijdig en volledig levert, benadeelt zij de directie en het management in een juiste en tijdige informatievoorziening.


5

5

COMPETENTIEMATRIX

In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3: Verzorgt bijeenkomsten 4: Verzorgt de post en het archief

Kernopgave 1: Simultaan werken 2:. Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen

Competenties De managementassistent is in staat om op adequate wijze 1. teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven 2. de telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken 3. inen externe bezoekers te ontvangen 4. het management te ondersteunen bij vergaderingen 5. draaiboeken/checklisten op te stellen 6. een voor-/nacalculatie van kosten te maken 7. inkomende/uitgaande post af te handelen 8. een archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren 9. werkzaamheden voor te bereiden 10. zorg te dragen voor de kwaliteit 11. het werkproces aan te sturen 12. verantwoordelijkheden te dragen en naar bevoegdheden te handelen 13. om te gaan met problemen 14. te communiceren tijdens de werkzaamheden 15. te rapporteren over de werkzaamheden 16. samen te werken 17. beroepscompetenties te ontwikkelen 18. relaties te beheren 19. veilig en milieubewust te werken 20. klantgericht te handelen 21. informatie te presenteren


Kernopgave

Kerntaak 1

2

3

4

X

1

2

3

X X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

6

DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING 6

VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL

Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie Proces De managementassistent verzamelt op basis van een instructie, een concept, op trefwoorden of op eigen initiatief gegevens waarna zij een schriftelijk bericht uitwerkt en bewerkt in het Nederlands of een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert op ontbrekende pagina’s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. In voorkomende gevallen werkt ze ingesproken tekst uit en stelt een analytisch verslag op door de tekst te comprimeren en te scheiden in hoofd- en bijzaken. Daarnaast verwerkt en redigeert zij aangeleverde bestanden naar inhoud en vorm. Bij het opstellen en redigeren houdt zij zich aan de bedrijfsregels voor taalgebruik en lay-out. Ze zorgt voor afstemming met het management over de aard en toonzetting van het document en het (laten) ondertekenen ervan. Zij registreert de documenten en slaat de brief, de overeenkomst, de aanvraag, de begroting, de offerte, het verslag, de fax, de e-mail, etc. op en distribueert het product. Tot slot voegt de managementassistent een kopie van het document toe aan het juiste dossier. Rol/verantwoordelijkheden Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op het gebied van correspondentie gebeurt in overleg met de leidinggevende. De managementassistent verzorgt de correspondentie zelfstandig aan de hand van aanwijzingen, trefwoorden of instructies van het management of op eigen initiatief. Ze zorgt voor een efficiënte verwerking van alle documenten. Ze stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang tijdens de verwerking van de documenten en gebruikt de juiste materialen en middelen. Complexiteit Het combineren van diverse activiteiten, zoals het opstellen en redigeren van teksten en het tijdig verzenden en opbergen van documenten vergt een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. Betrokkenen De managementassistent werkt nauw samen met het management. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie, met externe relaties, de secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst. Hulpmiddelen De managementassistent werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc met relevante softwarepakketten, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden.


7

Kwaliteit van proces en resultaat

Keuzes en dilemma’s

In eerste instantie is een, eventueel op afstand, toeziend oog nodig bij het verloop van het proces en de controle van het resultaat. De managementassistent levert binnen de gestelde tijd producten af die taalkundig en inhoudelijk correct en doelgericht zijn. De documenten zijn conform de huisstijl of bedrijfsregels opgesteld en voorzien van de juiste bijlagen. De managementassistent zorgt voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de opdrachtgever(s). Effectiviteit versus kosten De managementassistent moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie gezien de verwachte effectiviteit en kosten het meest geschikt is. Tijd versus kwaliteit De managementassistent moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is, regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de afhandeling van de opdrachten. Prioritering De managementassistent moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig een afweging maken welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij strikt de voorschriften van de organisatie volgt.


8

Kerntaak 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten Proces De managementassistent is bij het leggen en onderhouden van inen externe (telefonische) contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor het management. Zij verschaft tijdig juiste en volledige mondelinge of schriftelijke informatie, stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar gedrag zorgvuldig en correct af te stemmen op de ander. Zo geeft zij de ander de ruimte om zaken aan de orde te stellen en kan zij controleren of de boodschap goed is begrepen. Ze maakt notities van mondelinge contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze vat gesprekken goed samen en trekt er de juiste conclusies uit. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het Nederlands of een moderne vreemde taal. Rol/verantwoordelijkheden De managementassistent functioneert als aanspreekpunt en vraagbaak voor alle betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Ze zorgt ervoor dat taken adequaat en juist worden afgehandeld en toont betrokkenheid. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Ze weet dat haar rol als ’bewaker van de voortgang’ accuraat handelen vereist. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken, maar geeft ook sturing aan directe collega’s en andere medewerkers. Complexiteit De managementassistent heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Haar coördinerende rol maakt dat zij flexibel en snel moet kunnen reageren. Zij is het aanspreekpunt voor anderen in de organisatie, die veelal met problemen en knelpunten bij haar te rade gaan. Voor de managementassistent is met name van belang dat zij goed overzicht houdt over alle werkzaamheden en daarbij tactisch en strategisch te werk gaat binnen de organisatie. Daarnaast stuurt zij medewerkers effectief en efficiënt aan, bewaakt de voortgang en deadlines, en signaleert wanneer de werkzaamheden achterblijven bij de planning Betrokkenen De managementassistent werkt nauw samen met haar manager en directe collega’s en met externe betrokkenen. Daarnaast legt en onderhoudt zij contacten met verschillende klanten en (buitenlandse) relaties. Hulpmiddelen De managementassistent maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van telefoonbeantwoording aan een callcenter.


9



De managementassistent kan zelfstandig interne en externe contacten onderhouden. Van haar wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt en vragen adequaat beantwoordt. Ze betracht de vereiste zorgvuldigheid bij het werken met vertrouwelijke informatie. Zij komt snel en effectief in actie, wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen in houding en lichaamstaal van anderen interpreteren en kent de bedrijfscultuur van de organisatie. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid. Informatie achterhouden versus openheid De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. In contact brengen versus dit niet doen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met directie en/of management of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor directie en management van belang zijn of niet.


10

Kerntaak 3: Verzorgt bijeenkomsten Proces De managementassistent ondersteunt het management bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van besprekingen, vergaderingen, congressen, seminars, cursussen, trainingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Zij inventariseert in overleg met het management het doel, de aard en de voorwaarden van de te organiseren bijeenkomst en stelt een overzichtelijk draaiboek of een overzichtelijke checklist op. Ze maakt werkplanningen, legt afspraken vast, vraagt offertes aan en stelt agenda’s op in het Nederlands of een van de moderne vreemde talen. De managementassistent stelt deelnemerslijsten op, verstuurt uitnodigingen, reserveert ruimten, regelt faciliteiten voor reizen en reserveert hotels voor betrokkenen. Ze geeft eenvoudige presentaties en werkt presentaties uit, notuleert, werkt verslagen uit in het Nederlands of een van de moderne vreemde talen en draagt zorg voor de verzending ervan. Tijdens het proces verzamelt ze gegevens voor het maken van een voor- en nacalculatie m.b.t. de totale kosten. Ze zorgt voor verwerking van de facturen en declaraties en handelt deze af. Ze controleert de voortgang van werkzaamheden aan de hand van het draaiboek of de checklist, en let er met name op of een deelactiviteit tijdig en volledig kan worden afgerond. Waar nodig, stelt ze de plannen tussentijds bij. Ze beheert en bewaakt de (elektronische) agenda en de logistieke planning. Wanneer de bijeenkomst georganiseerd wordt in opdracht van derden, zorgt de managementassistent voor de budgettering van de totale kosten voor administratieve ondersteuning. Ze maakt in voorkomende gevallen in overleg met management een offertevoorstel conform de huisregels en controleert de gegevens op rekenkundige juistheid. De managementassistent maakt in overleg planningen voor de uitvoering van de administratieve taken die uit de offerte voortvloeien. Rol/verantwoordelijkheden Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. De managementassistent ondersteunt een ervaren collega bij de werkzaamheden of voert deze zelfstandig uit. Het zelfstandig voorbereiden en organiseren betreft kleine en grote bijeenkomsten. Wat betreft het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten worden aan de managementassistent eisen gesteld op het gebied van geduld en doorzettingsvermogen. De managementassistent legt in overleg met directie en management procedures en werkafspraken vast. Ze houdt goed zicht op de werklast van directie of management en geeft ongevraagd hulp of ondersteuning rekeninghoudend met haar positie. Ze zorgt voor een efficiënt agendabeheer en een goede prioriteitsstelling bij het maken en afhandelen van afspraken. Ze moet informatie verzamelen en op orde houden en assisteren bij de uitvoering en afwerking van de taken. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande afspraken, offertes en facturatie. Ze draagt praktische en adequate oplossingen aan bij klachten, toont analytisch vermogen en cijfermatig inzicht. In voorkomende gevallen besteedt zij een deel van de werkzaamheden uit aan het secretariaat waaraan ze sturing geeft.


11

Complexiteit

Betrokkenen

Hulpmiddelen



De aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De uiteenlopende taken vergen van haar een heldere en effectieve communicatie. Opgedragen taken moeten efficiënt georganiseerd en gecoördineerd worden en tot in detail uitgewerkt worden. Ze stelt de eigen planning snel bij wanneer zich onverwacht werk of storingen voordoen. Het verzorgen van bijeenkomsten betekent plannen, voorbereiden, organiseren, overzicht houden, inspelen op gebeurtenissen, problemen oplossen, het management ondersteunen en taken adequaat afwikkelen. De managementassistent werkt nauw samen met het management. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie, met externe relaties, de secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst. De managementassistent maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc met relevante softwarepakketten en geautomatiseerde communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden. De managementassistent organiseert zelfstandig (internationale) bijeenkomsten. Ze zorgt voor een heldere en effectieve communicatie naar medewerkers en (internationale) opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten naar behoren gepland en georganiseerd m.b.v. een elektronisch management-planningssysteem. Afspraken over catering, verblijfsaccommodaties en zaalreserveringen zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda’s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Een draaiboek inclusief een checklist wordt gehanteerd voor een goede voortgang van de (internationale) bijeenkomst. Daarnaast bewaakt zij het budget, de onkostenvergoedingen en de stukken en verstuurt ze declaraties en rekeningen. Ze geeft hulp en ondersteuning waar dat nodig is en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met het management. Regels/interne procedures versus eigen keuzes De managementassistent moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid. Zelf initiatief nemen of uitsluitsel vragen De managementassistent moet regelmatig overleggen of zij een bijeenkomst op een bepaald tijdstip door laat gaan of dat zij haar leidinggevende om een alternatief tijdstip vraagt gezien de beschikbaarheid van de locatie en/of de gewenste deelnemers. Relaties doorgeleiden of niet De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar opdrachtgever(s) of juist niet. Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt.


12

Kerntaak 4: Verzorgt de post en het archief De managementassistent ontvangt, dateert, sorteert en registreert de Proces post. Ze leest de in het Nederlands of een moderne vreemde taal gestelde ingekomen stukken, maakt, indien nodig, aantekeningen en stelt dossiers samen om de verwerking en het beheer van informatie te optimaliseren. Zij bepaalt naar wie of waarheen de ingekomen stukken moeten worden doorgestuurd en welke handtekeningen nodig zijn. Ze voegt, indien nodig, dossiers toe om de verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Ze bewaakt de afhandeling. De managementassistent beheert en onderhoudt het archief conform de geldende richtlijnen. Ze zorgt voor de volledigheid van dossiers. Ze beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces controleert ze het archief en de dossiers regelmatig op actualiteit en schoont deze zo nodig op. Bij post en archivering betreft het fysieke en digitale documenten. Rol/verantwoordelijkheden De managementassistent verwerkt de post zelfstandig en selecteert de door haar of door anderen te beantwoorden post. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van documenten. Daarnaast maakt zij collega’s attent op informatie uit relevante vakliteratuur. Ze is verantwoordelijk voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor directie en/of management en maakt afspraken met betrokkenen over de toegang tot het archief. Complexiteit Voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten dient de managementassistent goed inzicht te hebben in aard, doel en structuur van de organisatie. Betrokkenen De managementassistent onderhoudt t.b.v. deze kerntaak contact met medewerkers en specialisten in de organisatie bijvoorbeeld met de archivaris en medewerkers van de postkamer en systeembeheer. Hulpmiddelen Bij het verzorgen van post en archief maakt de managementassistent gebruik van relevante communicatiemiddelen, een pc, een (elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax, de e-mail. Kwaliteit van proces en De managementassistent werkt accuraat en is vaardig in het resultaat ontvangen, dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden van allerlei soorten (elektronische) post in de organisatie. De post is door haar gelezen en van aantekeningen voorzien. Ze heeft er zorg voor gedragen dat de post beantwoord is waarbij zij zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Ze kiest een passende verzendwijze en houdt rekening met de kosten. De relevante stukken zijn opgeslagen en het archief is actueel. De managementassistent zorgt voor een systematische, accurate en tijdige aanpak en is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van het archief, de beschikbaarheid van dossiers en de naspeurbaarheid van documenten.


13


Informatie wel of niet doorspelen De managementassistent moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit afdelingsbelang achterhoudt. Effectiviteit versus kosten De managementassistent moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/-middel in een bepaalde situatie, gezien de snelheid, tijd en verwachte kosten het meest geschikt is.


14

7

EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE

Niet van toepassing


15

8

BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA

Verklaring van de gebruikte coderingen: L E N S C O P

leercompetentie economische burgerschapscompetentie normatieve burgerschapscompetentie sociale burgerschapscompetentie culturele burgerschapscompetentie organisatorische burgerschapscompetentie politieke burgerschapscompetentie

Beroepscompetentie 1 (VM)

Teksten formuleren, redigeren en vormgeven De managementassistent is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.

Beheersingscriteria gericht op het proces

Resultaat

Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Formuleert voorstellen en ontwerpt standaardbrieven en formulieren Stelt teksten, nota’s, brieven etc. zelfstandig op Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt (digitaal) aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor directie en/of management Handelt in overleg met de directie en/of het management de correspondentie correct af in het Nederlands/een moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo’s, faxen etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvanger(s) De producten zijn conform huisstijl


16


Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken De managementassistent is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Verzamelt en registreert telefonische vragen Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotitie of email Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen, zoals telefoonnotities, agenda, e-mail Spreekt correct Nederlands/een moderne vreemde taal Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig In- en externe bezoekers ontvangen De managementassistent is in staat om op adequate wijze inen externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie.


Resultaat

Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord in het Nederlands/een moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en directie en/of management tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, e-mail, intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers


17


Management ondersteunen bij vergaderingen De managementassistent is in staat om op adequate wijze het management te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen.


Resultaat

Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het Nederlands/ een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van de benodigde stukken Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt zelfstandig op als coördinatrice en gastvrouw bij kleine en grote vergaderingen met inen externe (buitenlandse) relaties. Notuleert in het Nederlands of maakt tijdens een vergadering aantekeningen in een moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in het Nederlands/een moderne vreemde taal en stemt deze af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met directie en/of management zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Taalkundig correct(e) verslag en/of besluitenlijst Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn gedistribueerd naar betrokkenen


18


Draaiboeken en checklisten opstellen De managementassistent is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten.


Resultaat

Voert tijdig overleg over verschillende (internationale) bijeenkomsten met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt in overleg een lijst op met uit te voeren voorbereidingsactiviteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Stelt draaiboeken en checklisten op volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten. Past de draaiboeken en checklisten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten Het draaiboek en de checklist zijn opgesteld volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek


19


Voor- en nacalculatie De managementassistent is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een bijeenkomst te maken.


Resultaat


Verzamelt gegevens voor bepaling van de kosten van een binnen- of buitenlandse zakenreis en/of een zakelijke bijeenkomst Berekent in overleg nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel, materiaal, huur etc. Vraagt in overleg offertes aan voor out of pocket kosten en stelt op basis daarvan een voorstel op voor het management Stelt in overleg een sluitende conceptbegroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Registreert in overleg de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en middelen en laat facturen accorderen Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten en legt de vergelijking ter controle voor aan directie en/of management Vergelijkt budget met werkelijk gemaakte kosten Zorgt voor een correcte verwerking van de gegevens, uren, rekeningen, declaraties, bonnen, facturen etc. Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Eventuele verschillen tussen budget en werkelijk gemaakte kosten zijn inzichtelijk gemaakt en verantwoord Inkomende en uitgaande post afhandelen De managementassistent is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen.


Resultaat

Selecteert zorgvuldig de te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of de inhoud de juiste ontvanger(s) van de in het Nederlands/een moderne vreemde taal gestelde ingekomen poststukken Vermenigvuldigt zo nodig ingekomen poststukken Digitaliseert zo nodig ingekomen poststukken Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken Stelt prioriteiten in relatie tot het belang van poststukken Draagt zorg voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt het kostenaspect mee bij het bepalen van de wijze van verzending Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden


20


Archief opzetten, beheren en optimaliseren De managementassistent is in staat om op adequate wijze een archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie.


Resultaat

Beroepscompetentie 9 (BOS)

Selecteert en codeert in overleg met de leidinggevende archiefstukken op categorie en rubriek Bergt stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers, past het archiefsysteem aan de gewijzigde behoeften aan en zet eventueel een nieuw onderdeel van het archief op Schoont in overleg met de leidinggevende dossiers met in achtneming van bewaartermijnen Houdt het archief compleet en overzichtelijk De rubrieken en categorieën waarop het archiefsysteem is gebaseerd, voldoen aan de behoeften van de gebruikers Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor directie en/of management Voorbereiden eigen werkzaamheden De managementassistent is in staat om op adequate wijze haar werkzaamheden voor te bereiden, zodat deze efficiënt kunnen worden uitgevoerd.


N O N N N Resultaat

Ontvangt de werkopdracht Verzamelt alle relevante informatie Interpreteert relevante informatie Stelt vast welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd Schat in hoelang de werkzaamheden gaan duren Bepaalt de werkvolgorde en stelt hierbij prioriteiten Houdt rekening met mogelijke knelpunten Verdeelt zo nodig de werkzaamheden en let daarbij op de kwaliteiten van medewerkers Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Stemt de manier van werken zo nodig af met de leidinggevende en/of andere betrokkenen Verzamelt de juiste materialen Gaat efficiënt en zorgzaam om met de juiste materialen, hulpmiddelen en ICT-toepassingen Handelt binnen het raamwerk van de weten regelgeving rondom veiligheid, arbeidsomstandigheden, duurzaamheid en milieu Een goed voorbereide werkopdracht


21


Zorgdragen voor kwaliteit De managementassistent is in staat om op adequate wijze zorg te dragen voor een goede werkuitvoering en een goede kwaliteit van het af te leveren werk, zodat zowel aan de belangen van de klant als aan die van het eigen bedrijf tegemoet gekomen wordt.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Werkt volgens het kwaliteitssysteem van de werkgever Komt gemaakte afspraken na N Gaat efficiënt en kostenbewust om met materialen, tijd en energie N Doet voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk N Stelt in overleg richtlijnen op voor verbetering van de kwaliteit van het werk Werkt nauwkeurig, geconcentreerd en met oog voor detail Werkt volgens bedrijfsvoorschriften Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures toe Bewaart in overleg met de leidinggevende vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden N Signaleert fouten, verstoringen en afwijkingen in het eigen werkproces en dat van anderen en onderneemt actie binnen het eigen werkproces en dat van anderen Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de organisatie en de privacy van personen kunnen bedreigen N Rapporteert fouten, verstoringen en afwijkingen aan betreffende functionaris N Spreekt anderen aan op fouten, verstoringen en afwijkingen O Plant en regelt de eigen activiteiten O Plaatst het eigen handelen in het grotere geheel Evalueert het eigen werkproces en dat van anderen Een goede kwaliteit van het afgeleverde werk Resultaat Heeft een positieve bijdrage geleverd aan het goed verlopen van werken productieprocessen en projecten Relevante voorstellen voor de verbetering van de kwaliteit van het werk


22


Aansturen van het werkproces De managementassistent is in staat om op adequate wijze het werkproces aan te sturen, zodat dit optimaal verloopt.


Resultaat


Bepaalt, zo nodig in overleg, welke werkzaamheden gedelegeerd kunnen worden Definieert opdrachten Draagt werkzaamheden over Houdt bij de verdeling van het werk rekening met de kwaliteiten van de medewerkers en eventueel met de voorkeur voor bepaald werk Instrueert collega’s Ziet toe op correcte uitvoering van de werkzaamheden Maakt een planning Bewaakt de voortgang van de werkzaamheden Voorziet medewerkers van de noodzakelijke informatie Geeft duidelijk aan wat er van mensen verwacht wordt Spreekt medewerkers aan op hun verantwoordelijkheid Betrekt de medewerkers bij de organisatie van het werkproces Geeft feedback aan medewerkers m.b.t. hun werk en hun handelen Stuurt medewerkers indien nodig bij Onderneemt actie als de situatie daarom vraagt Houdt bij de omgang rekening met verschillen tussen mensen Gaat correct om met vertrouwelijke informatie Optimaal verlopend werkproces Tevreden en goed geïnformeerde medewerkers Evenwichtige werkverdeling Handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden De managementassistent is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering.


Resultaat

Stemt voorgenomen activiteiten af met directie en/of management Handelt zorgvuldig volgens opdracht en koppelt de werkzaamheden terug Zorgt voor een goede voorbereiding en afwikkeling van taken Neemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt het initiatief bij het oplossen van problemen en schakelt waar nodig anderen in Taken, beloftes en toezeggingen zijn correct nagekomen Taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft zij tijdig overgedragen


23


Omgaan met problemen De managementassistent is in staat om op adequate wijze met problemen om te gaan, zodat deze verholpen en indien mogelijk in de toekomst voorkomen worden.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Signaleert het probleem Analyseert het probleem (of brengt het probleem in kaart) Onderzoekt mogelijke oorzaken Stelt de aard van het probleem vast Raadpleegt zo nodig collega’s, leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Verwijst zo nodig door naar collega(’s), leidinggevende(n) en/of deskundige(n) N Gebruikt protocollen en/of handboek kwaliteitszorg O Plant en regelt eigen activiteiten O Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Maakt de juiste overweging om het probleem zelf te verhelpen of het te melden bij leidinggevende en/of andere belanghebbenden Blijft kalm in moeilijke situaties N Weegt mogelijke oplossingen af rekening houdend met belangen en normen van anderen en kiest de meest geschikte oplossing Verhelpt indien mogelijk het probleem met behulp van de gekozen oplossing Biedt hulp bij het verhelpen van het probleem Registreert gegevens over het probleem Maakt op verzoek een rapportage van het probleem Evalueert resultaat van werkzaamheden Neemt maatregelen ter voorkoming van het probleem Het probleem is verminderd, beheersbaar gemaakt of verholpen Resultaat Indien mogelijk zijn maatregelen ter preventie van verdere problemen opgenomen


24

Beroepscompetentie 14 (BOS/SC/ON)

Communiceren tijdens de werkzaamheden De managementassistent is in staat om op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren, opdat de werkzaamheden vlot verlopen.

Beheersingscriteria gericht op het proces N/C Hanteert correcte omgangsvormen N Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld C Spreekt helder en duidelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stimuleert collega’s om vragen te stellen Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over N Let op non-verbale communicatie (intercultureel) C Toont respect voor andere gewoonten Geeft duidelijke opdrachten Schrijft begrijpelijke teksten/instructies Legt op een duidelijke en begrijpelijke manier een onderwerp uit Combineert informatie uit verschillende bronnen en brengt deze informatie kernachtig over Vat samen wat anderen zeggen en wat zij zelf heeft willen overbrengen en vraagt naar overeenstemming Geeft na een ontvangen opdracht aan wat zij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Deelt relevante informatie tijdig mee Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk N Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende N Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het beroep O Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Een goede bijdrage aan het verloop van het werkproces Resultaat Tijdig en volledig geïnformeerde betrokkenen


25

Beroepscompetentie 15 (SC)

Rapporteren over de werkzaamheden De managementassistent is in staat om op adequate wijze mondeling en schriftelijk te rapporteren, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie zij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af Geeft duidelijke en volledige informatie Controleert gegevens op juistheid Signaleert wanneer materialen of apparatuur bijbesteld moet worden en geeft dit tijdig door Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt relevante gegevens vast Schrijft begrijpelijke teksten Ziet toe op de registratie van gegevens Rapporteer mondeling en schriftelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd Resultaat


26


Samenwerken De managementassistent is in staat om op adequate wijze samen te werken, zodat het werk zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Past zich aan bedrijfscultuur aan Maakt werkafspraken met collega’s S Komt gemaakte werkafspraken na Stelt gerichte vragen aan collega’s om alle relevante informatie boven water te krijgen Luistert naar collega’s en houdt rekening met wat door hen gezegd wordt S/O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen S/O Houdt rekening met verschillen tussen mensen en hun manier van werken O/N Geeft feedback aan collega’s O/N Vraagt om feedback van collega’s Wijzigt werkwijze indien nodig naar aanleiding van gekregen feedback Verstrekt relevante informatie aan alle belanghebbenden Vraagt collega’s om hulp als zij er zelf niet uitkomt Stimuleert en helpt collega’s als de situatie daarom vraagt en het werk het toelaat O Geeft aan wanneer de werkdruk te hoog is O Organiseert en coördineert werkzaamheden Zoekt, als eigen taken afgerond zijn, naar een andere klus/ander project of vraagt hiernaar bij collega’s of directie en/of management Neemt actief deel aan werkbesprekingen N Stelt het gemeenschappelijke resultaat van het team centraal Communiceert in begrijpelijke taal met anderen Toont inzicht in de werkzaamheden van collega’s Gaat flexibel om met wisselende taken Gaat in goede harmonie om met collega’s en directie en/of management N Spreekt anderen aan op hun handelen Draagt bij aan een positieve werksfeer en toont interesse in het werk van anderen Levert op positieve wijze kritiek en staat zelf open voor kritiek C/N Gaat respectvol om met mensen van andere disciplines, houdt rekening met de werkzaamheden van derden en overlegt bij eventuele problemen Zorgt voor een duidelijke werkoverdracht naar collega’s De managementassistent functioneert effectief en efficiënt binnen een Resultaat team De managementassistent levert met anderen een gezamenlijke prestatie om de gestelde doelen te realiseren


27

Beroepscompetentie 17 (ON)

Beroepscompetenties ontwikkelen De managementassistent is in staat om op adequate wijze haar beroepscompetenties gedurende de loopbaan te ontwikkelen om goed te blijven functioneren in haar beroep.


L O N/E E E/L L E O Resultaat

Reflecteert op het beroepsmatig handelen Evalueert de eigen werkzaamheden Reflecteert met directie en/of management op het beroepsmatig handelen Brengt met de leidinggevende in kaart wat goed en nog niet goed gaat Bepaalt welke beroepscompetenties zij verder moet ontwikkelen Bepaalt welke activiteiten zij daartoe moet ondernemen Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen in de branche Past in overleg nieuwe werkwijzen toe Informeert regelmatig inen extern naar nieuwe ontwikkelingen Leest regelmatig vakliteratuur Bezoekt vakbeurzen, trainingen, cursussen en seminars Toont initiatieven om zich te ontwikkelen Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Verwoordt de eigen situatie en mening Behartigt eigen belangen Zoekt ondersteuning indien nodig Stuurt eigen leerproces Sluit en beëindigt (desgewenst) arbeidscontract Deelt kennis en ervaring met anderen Heldere verbeterpunten voor het eigen functioneren Constante ontwikkeling en toepassing van de eigen beroepscompetenties


28


Relaties beheren De managementassistent is in staat om op adequate wijze netwerken te beheren en de relaties optimaal te benutten.


Resultaat Beroepscompetentie 19 (BOS/SC)

Legt op het juiste moment contact met externe relaties t.b.v. vragen/wensen/behoeftes van interne relaties Luistert actief naar de wensen/behoeftes van interne/externe relaties Stelt gerichte vragen over hun wensen/behoeftes Onderneemt de juiste acties op basis van de contacten met haar relaties Opereert op eigen initiatief en gebruikt daarbij diverse hulpmiddelen Gaat pro-actief te werk bij het uitbreiden en onderhouden van haar netwerk Legt tijdens bijeenkomsten contacten met bestaande en nieuwe relaties met behulp van het Nederlands/een moderne vreemde taal Volgt de ontwikkelingen in de branche/het vakgebied Past haar kennis van de markt toe Onderhoudt de contacten met haar netwerk De relaties zijn optimaal benut Veilig en milieubewust werken De managementassistent is in staat om op adequate wijze volgens voorschriften voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden te werken zodat het werk verantwoord wordt uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Handelt conform de richtlijnen/relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden N Zorgt dat de voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden bekend zijn bij de medewerkers N Doet voorstellen voor het open bijstellen van richtlijnen/voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Reageert alert en actief op (het ontstaan van) onveilige situaties Neemt preventieve maatregelen om problemen te voorkomen Wijst collega’s op risico’s van onveilige situaties N Spreekt anderen aan op racistisch, seksistisch of tendentieus taalgebruik Gaat efficiënt om met het materiaal Blijft rustig in moeilijke situaties Meldt/doet suggesties bij niet-milieubewust handelen Meldt onveilige situaties aan bij de verantwoordelijke persoon Houdt de eigen werkplek overzichtelijk Gebruikt materialen en persoonlijke beschermingsmiddelen op de juiste wijze Ziet erop toe dat afval en restmateriaal worden verzameld, gesorteerd en afgevoerd volgens de voorschriften Het werk is conform de richtlijnen/voorschriften voor veiligheid, Resultaat milieu en arbeidsomstandigheden uitgevoerd


29


Klantgericht handelen De managementassistent in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Treedt representatief op en stemt haar handelen af op de klant Communiceert in het Nederlands/een moderne vreemde taal N Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent (on)uitgesproken wensen en behoeften van de klant Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden N Speelt in op de veranderde situatie en past haar werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega’s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies N Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum N Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek N Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk N Wijst klant op rechten/regelgeving N Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld O Respecteert eigen grenzen en die van anderen Stemt haar manier van communiceren af op de klant Komt afspraken na De klant is tevreden over Resultaat - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Correcte registratie van klachten


30

Beroepscompetentie 21 (BOS/SC)

Presenteren van informatie De managementassistent is in staat om op adequate wijze informatie mondeling en schriftelijk te presenteren.


C

Resultaat

Selecteert de te verstrekken informatie Hanteert informatie uit diverse bronnen Bepaalt aan wie gepresenteerd wordt Bepaalt het doel van de presentatie Bepaalt in overleg welke informatie voor dat doel belangrijk is Formuleert kort en bondig Spreekt en schrijft goed Nederlands/een moderne vreemde taal Geeft een heldere uitleg of demonstratie Verwoordt en beargumenteert gemaakte keuzes Kiest het meest geschikte presentatiehulpmiddel Past de presentatie qua vorm en inhoud in overleg aan aan de toehoorder Presenteert op enthousiaste en gestructureerde wijze Communiceert in duidelijke en adequate bewoordingen Betrekt de aanwezigen bij de inhoud van de presentatie Geeft op juiste wijze antwoord op vragen Gaat constructief om met feedback Een gestructureerde, enthousiaste presentatie, zowel inhoudelijk als qua vorm aangepast aan de toehoorder(s)


31


Teksten formuleren, redigeren en vormgeven in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat

Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Formuleert voorstellen en ontwerpt standaardbrieven en formulieren Stelt teksten, nota’s, brieven etc. zelfstandig op Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt (digitaal) aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor directie en/of management Handelt de correspondentie in overleg met directie en/of management correct af in een tweede moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo’s, faxen etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvanger(s) De producten zijn conform huisstijl


32


Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in een tweede moderne vreemde taal t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Verzamelt en registreert telefonische vragen Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotitie of email Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in een tweede moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van de hulpmiddelen, zoals telefoonnotities, agenda, e-mail Gebruikt correct een tweede moderne vreemde taal Gesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig omschreven In- en externe bezoekers ontvangen met behulp van een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze met behulp van een tweede moderne taal inen externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie.


Resultaat

Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord in een tweede moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en directie en/of management tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, e-mail, intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers


33


Management ondersteunen bij vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze het management te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal.


Resultaat

Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in een tweede moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van de benodigde stukken in een tweede moderne vreemde taal Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt zelfstandig op als coördinatrice en gastvrouw bij kleine en grote vergaderingen met inen externe (buitenlandse) relaties Maakt aantekeningen tijdens de vergadering in een tweede moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in een tweede moderne vreemde taal en stemt deze af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met directie en/of management zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn gedistribueerd naar betrokkenen


34


Communiceren tijdens de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces in een tweede moderne vreemde taal te communiceren, opdat de werkzaamheden vlot verlopen.

Beheersingscriteria gericht op het proces N/C Hanteert correcte omgangsvormen N Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld C Spreekt helder en duidelijk een tweede moderne vreemde taal Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stimuleert collega’s om vragen te stellen Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over N Let op non-verbale communicatie (intercultureel) C Toont respect voor andere gewoonten Geeft duidelijke opdrachten Schrijft begrijpelijke teksten/instructies Legt op een duidelijke en begrijpelijke manier een onderwerp uit Combineert informatie uit verschillende bronnen en brengt deze informatie kernachtig over Vat samen wat anderen zeggen en wat zij zelf heeft willen overbrengen en vraagt naar overeenstemming Geeft na een ontvangen opdracht aan wat zij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Deelt relevante informatie tijdig mee Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk N Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende N Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het beroep O Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Een goede bijdrage aan het verloop van het werkproces Resultaat Tijdig en volledig geïnformeerde betrokkenen


35


Rapporteren over de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op wijze mondeling en schriftelijk te rapporteren in een tweede moderne vreemde taal, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie zij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af Geeft duidelijke en volledige informatie Controleert gegevens op juistheid Signaleert wanneer materialen of apparatuur bijbesteld moet worden en geeft dit tijdig door Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt relevante gegevens vast Schrijft begrijpelijke teksten Ziet toe op de registratie van gegevens Rapporteert mondeling en schriftelijk in een tweede moderne vreemde taal Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd Resultaat Beroepscompetentie 28 (BOS/SC/ON)

Relaties beheren in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze in een tweede moderne vreemde taal netwerken te beheren en de relaties optimaal te benutten.


Resultaat

Legt op het juiste moment contact met externe relaties t.b.v. vragen/wensen/behoeftes van interne relaties Luistert actief naar de wensen/behoeftes van haar relaties Stelt gerichte vragen over hun wensen/behoeftes Onderneemt de juiste acties op basis van de contacten met haar relaties Opereert op eigen initiatief en gebruikt daarbij diverse hulpmiddelen Gaat pro-actief te werk bij het uitbreiden en onderhouden van haar netwerk Legt tijdens bijeenkomsten contacten met bestaande en nieuwe relaties in een tweede moderne vreemde taal Volgt de ontwikkelingen in de branche/ het vakgebied Past haar kennis van de markt toe Onderhoudt de contacten met haar netwerk De relaties zijn optimaal benut


36


Klantgericht handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse) De managementassistent in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen, met behulp van een tweede moderne vreemde taal, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Treedt representatief op en stemt haar handelen af op de klant Communiceert in een tweede moderne vreemde taal N Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent (on)uitgesproken wensen en behoeften van de klant Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden N Speelt in op de veranderde situatie en past haar werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega’s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies N Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum N Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek N Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk N Wijst klant op rechten/regelgeving N Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld O Respecteert eigen grenzen en die van anderen Stemt haar manier van communiceren af op de klant Komt afspraken na De klant is tevreden over Resultaat - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Correcte registratie van klachten


37


Offertes aanvragen voor projecten (Uitstroomdifferentiatie Projectsecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze offertes aan te vragen voor de uitvoering van diverse projecten.


Resultaat


Vraagt offertes aan Vergelijkt, analyseert en selecteert offertes volgens opgestelde specificaties en criteria Bepaalt in overleg met de leidinggevende de optimale prijs/kwaliteit verhouding t.b.v. de leverancierskeuze Adviseert de projectleider(s) over de keuze van de leverancier, kwaliteit, het product, etc. Laat de offerte vaststellen en accorderen door de opdrachtgever Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Er kan een vergelijking worden gemaakt tussen een offerte en de werkelijke uitgaven Concept offertes opstellen voor projecten (Uitstroomdifferentiatie Projectsecretaresse) De managementassistent is in staat om op adequate wijze een concept offerte op te stellen.


Resultaat

Verzamelt informatie voor de specificatie van de offerte, b.v. over de verdeling van de verschillende activiteiten, de prijsstelling etc. Maakt volgens opdracht een offertevoorstel, stelt dit op volgens procedure en legt het ter controle voor aan de leidinggevende Houdt rekening met budget, personeel, uren Laat offerte vaststellen en accorderen door de opdrachtgever Offerte heeft de juiste specificaties en is opgesteld volgens bedrijfsrichtlijnen


38

9

OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL

9.1 KERN Voor het kwalificatieprofiel Managementassistent is de volgende inhoud van de kern vastgesteld. Kern De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van de kern: 1, 2, 3, 4 Kerntaken Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 21

9.2 UITSTROOMDIFFERENTIATIES Voor het kwalificatieprofiel Managementassistent zijn de volgende uitstroomdifferentiaties vastgesteld. Uitstroomdifferentiatie 1

Directiesecretaresse (crebo-code: 90511)

Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: De directiesecretaresse beheert informatie en verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en twee moderne vreemde talen. Ze ondersteunt de leidinggevende(n) bij de planning en organisatie van kleine en grote bijeenkomsten en voert de daaruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden uit. Ze werkt binnen een algemene context. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4 Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 29

Uitstroomdifferentiatie 2

Projectsecretaresse (crebo-code: 90512)

Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: De projectsecretaresse beheert informatie m.b.t. de projecten en verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal. Ze ondersteunt het projectmanagement bij de planning en organisatie van kleine en grote bijeenkomsten en voert de daaruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden voor de projecten uit. Ze werkt binnen een context, waarin projectmatig gewerkt wordt. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4 Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 21 en 30, 31


39

10 CERTIFICEERBARE EENHEDEN Niet van toepassing


40

11 COMPETENTIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern en de uitstroomdifferentiaties van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven en in welke uitstroomdifferentiaties. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3: Verzorgt bijeenkomsten 4: Verzorgt de post en het archief

Competenties De managementassistent is in staat om op adequate wijze 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Kernopgave 1: Simultaan werken 2:. Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen

Kern KT KT 1 2 X teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven X de telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken X inen externe bezoekers te ontvangen het management te ondersteunen bij vergaderingen draaiboeken/checklisten op te stellen een voor-/nacalculatie van kosten te maken inkomende/uitgaande post af te handelen het archief op te zetten, te beheren en te optimaliseren X X werkzaamheden voor te bereiden zorg te dragen voor de kwaliteit X X X X het werkproces aan te sturen X verantwoordelijkheden te dragen en naar bevoegdheden te handelen X om te gaan met problemen X X X X te communiceren tijdens de werkzaamheden X X te rapporteren over de werkzaamheden X X samen te werken


KT 3

KT 4

X X X

X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

U.diff. 1 KT KT 1 2

Uitstroomdifferentiatie 1: Directiesecretaresse 2: Projectsecretaressse

U.diff. 2 KT KT 3 3

Kernopgave KO KO KO 1 2 3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X

41

Competenties De managementassistent is in staat om op adequate wijze 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

beroepscompetenties te ontwikkelen relaties te beheren veilig en milieubewust te werken klantgericht te handelen informatie te presenteren teksten te formuleren, te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken in een tweede moderne vreemde taal inen externe bezoekers te ontvangen met behulp van een tweede moderne vreemde taal management te ondersteunen bij vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal te communiceren tijdens de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal te rapporteren over de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal relaties te beheren in een tweede moderne vreemde taal klantgericht te handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal offertes aan te vragen voor projecten concept offertes op te stellen voor projecten


Kern KT 1 X X X X X

KT 2 X X X X X

KT 3 X X X X X

KT 4 X X X X X

U.diff. 1 KT KT 1 2

KT 3

U.diff. 2 KT 3

X

Kernopgave KO KO KO 1 2 3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

42

12 VERANTWOORDINGSDOCUMENT De verantwoording bij het kwalificatieprofiel heeft tot doel de opbouw van het kwalificatieprofiel en de wijze van totstandkoming toe te lichten en te verantwoorden. Het Verantwoordingsdocument heeft twee functies: - het is een verantwoording van de stappen die zijn gezet bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat een toetsing door derden mogelijk is; - het is een toelichting op de keuzes die zijn gemaakt bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat voor gebruikers inzichtelijk wordt wat er wel en niet in het kwalificatieprofiel is opgenomen en waarom die keuzes zijn gemaakt. In de verantwoording worden zeven onderdelen behandeld: 12.1 De onderliggende beroepscompetentieprofielen 12.2 Naam en structuur van het kwalificatieprofiel 12.3 Van beroepscompetentieprofielen naar kwalificatieprofiel 12.4 Leer- en burgerschapscompetenties 12.5 Borging van de kwaliteit van examinering 12.6 Doorstroomrechten 12.7 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier. De zeven onderdelen worden in de navolgende paragrafen verder uitgewerkt.


43

12.1

DE ONDERLIGGENDE BEROEPSCOMPETENTIEPROFIELEN

Namen van de gebruikte beroepscompetentieprofielen De verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen Consequenties verwantverklaring voor de beroepspraktijkvorming Beschikbaarheid BPV-plaatsen

Beroepscompetentieprofielen Bij het opstellen van het kwalificatieprofiel Managementassistent is uitgegaan van de beroepscompetentieprofielen Directiesecretaresse/managementassistent en Projectsecretaresse. Verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen De kerntaken van deze beroepscompetentieprofielen zijn: Kerntaken Directiesecretaresse/managementassistent: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Kerntaken Projectsecretaresse: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen Uit een vergelijking tussen deze twee beroepscompetentieprofielen bleek dat deze onderlinge verwantschap vertonen op het niveau van kerntaken, kernopgaven en competenties. De beroepscompetentieprofielen zijn uniek ten opzichte van beroepscompetentieprofielen uit de overige sectoren van het kenniscentrum ECABO. Zie voor details bijlage 2. Een landelijke projectgroep kwalificatiestructuur vanuit het Colo heeft in september 2003 een vergelijking gemaakt tussen de geplande kwalificatieprofielen van de landelijke kenniscentra. Uit deze vergelijking kwam naar voren dat het kwalificatieprofiel Managementassistent als breed administratief beroep herkenbaar en uniek is. Het BCP Directiesecretaresse/managementassistent is ook vergeleken met de BCP’s van het kenniscentrum Horeca Toerisme en Voeding en met die van KC Handel. Beroepscompetentieprofielen van kenniscentrum Horeca Toerisme en Voeding: - Verkoper zakenreizen - Verkoper vakantiereizen In beide beroepscompetentieprofielen is sprake van het regelen van reizen, de bijbehorende administratieve afhandeling en klantencontacten. Er zijn raakvlakken met het BCP Directiesecretaresse/managementassistent met betrekking tot het regelen van zakenreizen in verband met de organisatie van grote bijeenkomsten, de bijbehorende administratieve (financiële) afhandeling van zaken en de bijkomende (mondelinge en schriftelijke) contacten met relaties. De context waarin in de BCP’s Directiesecretaresse/managementassistent en Projectsecretaresse worden gewerkt is anders van aard (administratief en organisatorisch maar niet per se commercieel).


44

Beroepscompetentieprofielen van KC Handel: - Medewerker export binnendienst - Medewerker export buitendienst - Allround exportmedewerker De verwantschap van deze beroepscompetentieprofielen met de BCP’s Directiesecretaresse/managementassistent en Projectsecretaresse ligt in het gebruik van de moderne vreemde talen. In de BCP’s van KC Handel is sprake van taken met een commercieel karakter en ligt de nadruk op acquisitie, verkoop, relatiebeheer en advies aan klanten. De moderne vreemde talen in de BCP’s Directiesecretaresse/managementassistent en Projectsecretaresse staan ten dienste van het informatiebeheer en zijn hulpmiddel bij de uitvoering van de taken correspondentie, inen externe contacten, organiseren van bijeenkomsten en post en archief en worden niet per se gebruikt in een commerciële context. Consequenties voor de beroepspraktijkvorming Afhankelijk van de keuze voor een (of meerdere) uitstroomdifferentiatie(s) kan men kiezen voor beroepspraktijkvorming op een directiesecretariaat (directiesecretaresse) of bij een projectdirecteur, een projectteam of een projectsecretariaat (projectsecretaresse). Beschikbaarheid BPV-plaatsen De beschikbaarheid van BPV-plaatsen heeft betrekking op zowel de kwantiteit als de kwaliteit. Sinds de invoering van de WEB zijn de activiteiten er vooral op gericht te zorgen voor voldoende BPV-plaatsen. Deze zijn opgenomen in het bedrijvenregister. Het bedrijvenregister is te raadplegen via www.ecabo.nl. Volgens het laatste arbeidsmarktonderzoek, Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs 2004 - 2005 van 1 oktober 2004 zijn er in kwantitatieve zin voldoende bedrijven beschikbaar. Door de invoering van competentiegericht onderwijs zal in kwalitatieve zin meer van het bedrijfsleven verwacht worden. In de examenpraktijk zal de betrokkenheid van het bedrijfsleven toenemen bij de beoordeling van de deelnemer. Voor ECABO zal dan ook de komende jaren de kwaliteit centraal staan in de accreditatie en beoordeling van leerbedrijven.


45

12.2

NAAM EN STRUCTUUR VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL

Korte omschrijving van het kwalificatieprofiel, naam van het diploma, typering en niveau van de kwalificatie Relatie tussen de competenties, de kerntaken, kernopgaven en beroepscontext Eventuele uitstroomdifferentiaties Eventuele certificeerbare eenheden

De kern van het kwalificatieprofiel De managementassistent ondersteunt het management gedurende het hele proces van planning, organisatie en opdrachtuitvoering tot afronding van de werkzaamheden. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is beheersing van het Nederlands en een van de moderne vreemde talen noodzakelijk. De beroepen directiesecretaresse en projectsecretaresse vragen specifieke competenties. Zie volgende paragraaf. Het niveau van het kwalificatieprofiel managementassistent is niveau 4. De managementassistent is, net als de secretaresse, verantwoordelijk voor de uitvoering van het eigen takenpakket en moet zich daarvoor ook tegenover collega’s kunnen verantwoorden. De verantwoordelijkheid neemt daarmee toe ten opzichte van de vakvrouw/vakman niveau 3. De complexiteit van de taken is relatief groot omdat zij ook in staat moet zijn om nieuwe procedures te bedenken, bestaande te combineren en een secretariaat aan te sturen. Vandaar dat voor deze kwalificatie een middenkaderopleiding noodzakelijk is. De managementassist beschikt voornamelijk over beroepsafhankelijke competenties. Wat betreft het vereiste instroomniveau en de duur van de opleiding verwijzen wij naar dat wat hierover is vastgelegd in de WEB en in de wettelijke doorstroomregeling vmbo-beroepsonderwijs. Indien een deelnemer over relevante werkervaring beschikt of een hogere vooropleiding heeft zal hij de opleiding versneld kunnen doorlopen. Op basis van de inhoudelijke bespreking (en conclusies daarover) van de verschillende onderdelen van het kwalificatieprofiel in de expertmeetings en de Adviescommissie Bestuur Secretarieel, is de Paritaire commissie van mening dat het kwalificatieprofiel binnen de voor het betreffende diplomaniveau nominale studieduur van 4 leerjaren in een onderwijsprogramma kan worden uitgevoerd. De beschrijving van de relatie tussen (beroeps-)competenties, kerntaken, kernopgaven en beroepscontext: Het kwalificatieprofiel Managementassistent bestaat uit een kerndeel met vier kerntaken, drie kernopgaven en twee uitstroomdifferentiaties. Kerntaken Managementassistent: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Kernopgaven Managementassistent: 1. Simultaan werken 2. Informatie doorspelen 3. Anticiperen op acties en verplichtingen Uitstroomdifferentiaties: 1. Directiesecretaresse 2. Projectsecretaresse Kwalificatiedossier Managementassistent

46

Directiesecretaresse Extra competenties: 22. Teksten formuleren, redigeren en vormgeven in een tweede moderne vreemde taal 23. Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken in een tweede moderne vreemde taal 24. In- en externe bezoekers ontvangen met behulp van een tweede moderne vreemde taal 25. Management ondersteunen bij vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal 26. Communiceren tijdens de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal 27. Rapporteren over de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal 28. Relaties beheren in een tweede moderne vreemde taal 29. Klantgericht handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal Projectsecretaresse Extra competenties: 30. Offertes aanvragen voor projecten 31. Concept offertes opstellen voor projecten De aanwijzing van eventuele certificeerbare eenheden Niet van toepassing


47

12.3

VAN BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL(EN) NAAR KWALIFICATIEPROFIEL

Toelichting op de vertaling van de beroepsbeschrijving, (verrijkte) kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Toelichting op de vertaling van de succescriteria

Vertaling van beroepscompetentieprofiel naar kwalificatieprofiel De formulering van de kerntaken en competenties is gebaseerd op de onderliggende beroepscompetentieprofielen Directiesecretaresse/managementassistent en Projectsecretaresse. Alle kerntaken, kernopgaven, competenties en succescriteria uit de beroepscompetentieprofielen zijn vergeleken. De conclusie van de vergelijking is dat er een kerndeel met competenties kan worden geformuleerd waarin het algemeen handelen is weergegeven. In de uitstroomdifferentiaties kunnen de vakspecifieke verschillen tot uitdrukking komen, zie bijlage 2. Ten behoeve van de uitstroomdifferentiaties zijn extra competenties opgenomen, zie het KP competenties 22 t/m 31. De kerntaken en de uitstroomdifferentiaties werden in de expertmeeting van 13 mei 2004 herkend als relevant voor de arbeidsmarkt. De resultaten van de expertmeeting zijn daarna ook nog aan gericht gekozen specialisten voorgelegd. Ook deze gaven aan de kerntaken en de differentiaties te herkennen als relevant voor de arbeidsmarkt. Voor de vertaling van beroepscompetentieprofiel naar het kwalificatieprofiel is gekeken naar: 1. de kerntaken en beroepscompetenties van de ervaren beroepsbeoefenaar in de BCP’s. 2. de kerntaken en de formuleringen bij proces, rol/verantwoordelijkheid, complexiteit enzovoort van de beginnende beroepsbeoefenaar in het KP. De ervaren managementassistent faciliteert en initieert werk, maar de beginnende managementassistent werkt onder begeleiding. 3. de beheersingscriteria van de beroepscompetenties in het KP. De ervaren managementassistent voert zelf de eindcontrole uit bij haar werkzaamheden maar de beginnende managementassistent moet haar werk laten controleren.


48

12.4

LEER- EN BURGERSCHAPSCOMPETENTIES

De leer- en burgerschapscompetenties uit het brondocument Leren en Burgerschap zijn geïntegreerd in de beroepscompetenties van dit kwalificatieprofiel. Bij het integreren van leer- en burgerschapscompetenties in beroepscompetenties zijn de volgende stappen genomen: - Voor zover mogelijk is gebruik gemaakt van de landelijke set van niet vakmatige beroepscompetenties (Sets van beroepscompetenties, 2 juni 2004) waarin middels de methodiek van schering en inslag de leer- en burgerschapscompetenties zijn opgenomen. De leer- en burgerschapscompetenties zijn hierbij reeds vertaald naar beroepssituaties. In een schema wordt duidelijk gemaakt hoe deze vertaalde criteria gerelateerd zijn aan de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap. Zo wordt optimaal voldaan aan het integreren van het brondocument in de kwalificatieprofielen. Een bijkomend voordeel is dat op deze wijze de transparantie van de ECABO-kwalificatieprofielen wordt vergroot aangezien de niet vakmatige competenties; daar waar ze dezelfde strekking hebben, overeenkomstig geformuleerd zijn. Wel kunnen beroepsspecifieke verschillen bestaan die zich uiten in de beheersingscriteria. - De succescriteria die ten behoeve van de leer- en burgerschapscompetenties zijn ontwikkeld, zijn vergeleken met de beheersingscriteria van de beroepscompetenties. - Het beroepshandelen vormt het uitgangspunt om te bepalen of de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap de beroepscompetenties kunnen verrijken. Proces en resultaat van een beroepscompetentie vormen een samenhangend geheel. Integratie van succescriteria uit het brondocument in de beroepscompetentie is gewenst wanneer het past in de samenhang van proces en resultaat en daar waar mogelijk een versterking van is. Elk kwalificatieprofiel is hierop gescreend. - Vervolgens is vastgesteld welke succescriteria uit het brondocument niet geïntegreerd kunnen worden in de beroepscompetenties. - De succescriteria uit het brondocument die niet volgens de methodiek van schering en inslag kunnen worden geïntegreerd in de beroepscompetenties zijn apart benoemd en in categorieën ondergebracht. Een overzicht hiervan is als bijlage in dit kwalificatiedossier opgenomen. De beheersingscriteria van de burgerschapscompetenties zijn niet altijd inpasbaar in de beroepscompetenties. De waarde van de niet inpasbare leer- en burgerschapscompetenties is echter evident en deze competenties zullen derhalve op een andere wijze vorm moeten krijgen in het onderwijs. Het brondocument Leren en Burgerschap is onderdeel van dit dossier. In juni 2005 heeft het Colo coördinatiepunt te kennen gegeven eraan te hechten dat alle succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap in de kwalificatiedossiers worden opgenomen. ECABO zal deze wens van het coördinatiepunt voor 15 december 2005 uitvoeren en daarbij inzichtelijk maken hoe de competenties uit Leren en Burgerschap verweven zijn met de competenties in de kwalificatiedossiers en tevens voor het coördinatiepunt controleerbaar en transparant maken dat alle succescriteria zijn verwerkt. Taalcompetenties Voor wat betreft het benoemen van de taalcompetenties is ook gekozen voor een beroepsmatige invalshoek. Beoordeeld is hoe taalvaardigheden, zoals beschreven in de beroepscompetenties, zich verhouden tot de niveaubeschrijvingen in het ‘Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs’ gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (‘Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001’).


49

De Managementassistent zal zich voor het voeren van correspondentie, het ontvangen van inen externe bezoekers en het verzorgen van bijeenkomsten in voldoende mate moeten kunnen uitdrukken in de Nederlandse en in een moderne vreemde taal. De arbeidsmarkt heeft voor de uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse twee moderne vreemde talen geadviseerd. Voor de uitstroomdifferentiatie Projectsecretaresse is één moderne vreemde taal geadviseerd. De vertegenwoordigers van onderwijs en beroepenveld hebben tijdens de expertmeetings en de vergaderingen van de Adviescommissie Bestuur Secretarieel aangegeven dat voor de Projectsecretaresse één moderne vreemde taal volstaat. Voor de uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse moet de beginnende beroepsbeoefenaar met betrekking tot de eerste moderne vreemde taal in staat zijn te schrijven, lezen, luisteren en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B2.1. Voor de tweede moderne vreemde taal moet de Directiesecretaresse in staat zijn te schrijven, te lezen, en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B1 (zie Advies Europese Taalniveaus voor Directiesecretaresse/Managementassistent en Secretaresse). Voor de uitstroomdifferentiatie Projectsecretaresse moet de beginnende beroepsbeoefenaar met betrekking tot de moderne vreemde taal in staat zijn te schrijven, lezen, luisteren en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B2.1 (zie Advies Europese Taalniveaus voor Directiesecretaresse/ Managementassistent en Secretaresse).


50

12.5

BORGING VAN DE KWALITEIT VAN EXAMINERING

Wanneer de samenhang tussen kerntaak (beschrijving van werkprocessen), kernopgave (kritische beroepssituatie) en competentie (in het werkproces doelbewust en resultaatgericht handelen) in het kwalificatieprofiel juist is weergegeven, kan op basis daarvan competentiegericht getoetst worden. Competentiegericht opleiden vraagt een wijze van toetsen waarbij de deelnemer de benodigde vaardigheden, attitudes, kennis en inzicht combineert. Om van competenties en beheersingscriteria te komen tot praktijkgerichte contextrijke toetsen zullen nieuwe instrumenten voor toetsing en examinering ontwikkeld moeten worden. Essentieel is de integrale beoordeling van competenties waarbij de deelnemer kan aantonen dat hij in staat is beroepscompetenties geïntegreerd in te zetten bij het adequaat uitvoeren van de (deel)taak. Tijdens de expertmeetings hebben de vertegenwoordigers van het onderwijsveld en toetsontwikkelaars op die wijze de concept kwalificatieprofielen beoordeeld en toetsbaar bevonden.


51

12.6

DOORSTROOMRECHTEN

Doorstroming binnen het KP Doorstroming binnen het mbo Doorstroming naar het hbo Doorstroming op basis van een niet volledig verworven kwalificatieprofiel

Doorstroomrechten van niveau 4 naar het hbo Voor de toelating naar het hbo wordt in de eerste plaats verwezen naar de wettelijke doorstroomrechten. Landelijke sectorale overlegorganen binnen het hbo treden op dit moment in beperkte mate op als gesprekspartner bij het vaststellen van doorstroomprofielen. Er zijn voor het hbo namelijk geen, met de kenniscentra (mbo-)beroepsonderwijs bedrijfsleven vergelijkbare instellingen, waarmee centraal afspraken kunnen worden gemaakt over doorstroomrechten. Hbo-instellingen opereren vaak autonoom op het gebied van inhoudelijk aanbod, toelating en vrijstelling en in de praktijk maken ROC’s vaak individuele afspraken met hbo’s in de regio. De opleiding Managementassistent geeft toegang tot een verwante hbo-opleiding International Office Management (IOM).


52

12.7

HET PROCES VAN TOTSTANDKOMING VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER

Wie het kwalificatieprofiel hebben ontwikkeld Met wie overleg is gepleegd De wijze van besluitvorming Het beheer van het kwalificatiedossier

Inleiding Het kwalificatieprofiel Managementassistent is ontwikkeld door en onder verantwoordelijkheid van het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. Bij het ontwikkelen van het kwalificatieprofiel zijn deskundigen uit het beroepenveld en het onderwijsveld betrokken. Gehanteerde overlegstructuur Dit kwalificatieprofiel is achtereenvolgens besproken in: - de expertmeeting met werkvelddeskundigen (zowel uit het bedrijfsleven als het scholenveld) - de Adviescommissie Bestuur Secretarieel (een permanent adviesorgaan van ECABO) - de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO (een permanent adviesorgaan van ECABO). Besproken onderwerpen Zowel met de werkvelddeskundigen als met de Adviescommissie Bestuur Secretarieel zijn naast de sectoren kwalificatieprofielspecifieke onderwerpen, de duurzaamheid en betekenisvolheid van het kwalificatieprofiel en de ruimte voor innovatieve ontwikkelingen en daarmee flexibiliteit besproken. Laatst genoemde aspecten hebben ook de volle aandacht van de Paritaire commissie gehad. Proces Het proces van de totstandkoming verliep als volgt: ַ vergelijking verwantschap beroepscompetentieprofielen en consultatie van de Adviescommissie Bestuur Secretarieel op 16 september 2003; inhoudelijke validering - ontwikkeling conceptversie kwalificatieprofiel volgens conceptformat van Colo - voorlegging van conceptversie kwalificatieprofiel aan expertmeeting van zestien personen (praktijkdeskundigen uit het beroepenveld en docenten van onderwijsveld) bij ECABO op 13 mei 2004. Onderwerpen: van beroepscompetentieprofiel naar kwalificatieprofiel, overeenkomsten en verschillen in de uitstroomdifferentiaties van het kwalificatieprofiel, relatie kerntaken kernopgaven - beroepscompetenties - beheersingscriteria, herkenbaarheid en niveau van de uitstroomdifferentiaties van het kwalificatieprofiel, in het bijzonder het niveau van projectsecretaresse, de moderne vreemde talen en examinering. De voornaamste conclusie: de aanwezigen herkennen zich in het kwalificatieprofiel, hoewel een aantal aanwezigen zich afvroeg of de uitstroomdifferentiatie projectsecretaresse wel op niveau 4 thuishoort. Alle voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt in het kwalificatieprofiel - de schriftelijke raadpleging van de experts naar aanleiding van het bijgestelde kwallificatieprofiel in augustus 2004 leverde geen aanvullend commentaar op - spiegeling conceptversie KP aan algemene set van beroepscompetenties, begin juli 2004; aanpassing conceptversie - voorlegging van het voorlopige kwalificatieprofiel ter validering aan de Adviescommissie Bestuur Secretarieel op 1 september 2004; verslaglegging - positief advies van de Adviescommissie Bestuur Secretarieel op 20 september 2004 - voorlegging van het kwalificatiedossier aan de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO in oktober 2004 - de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO heeft het kwalificatiedossier en het daarin gehanteerde detailleringsniveau van de verrijkte kerntaken, kernopgaven en Kwalificatiedossier Managementassistent

53

competenties met beheersingscriteria op 13 december 2004 van een positief advies voorzien. De Paritaire commissie van ECABO verwacht dat onderwijsinstellingen op basis van dit kwalificatieprofiel een competentiegericht leertraject met bijbehorend examen kunnen organiseren en het diplomaniveau in het onderwijsprogramma kunnen realiseren. Op basis van ervaringen met dit kwalificatieprofiel zullen deze verwachtingen worden geverifieerd. De Paritaire commissie van ECABO is van mening dat het kerndeel zodanig is geformuleerd dat nieuwe, relatief beperkte ontwikkelingen verwerkt kunnen worden in verrijkte kerntaken en omschrijvingen van competenties zonder dat de essentie van de kerntaken en competenties opnieuw vastgesteld moet worden door OCW/LNV. De kerntaken, kernopgaven en competenties zijn op een juist aggregatieniveau beschreven waardoor het kwalificatieprofiel duurzaam is en flexibiliteit en herkenbaarheid in evenwicht zijn. Nieuwe ontwikkelingen in het beroepenveld kunnen vorm krijgen in het onderwijs zonder dat de teksten van het kwalificatieprofiel gewijzigd hoeven te worden. Om de snelle veroudering van de kwalificatieprofielen verder tegen te gaan is vermeden om aan demodage onderhevige termen te gebruiken zoals specifieke hulpmiddelen, methoden, etc. Softwarespecifieke termen bijvoorbeeld zijn veralgemeniseerd zodat bij innovaties in de informatietechnologie de gehanteerde termen bruikbaar blijven. Het algemeen bestuur ECABO heeft op 15 december 2004 het positieve advies van de Paritaire commissie overgenomen en het kwalificatiedossier ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Naar aanleiding van de toetsing door het Colo Coördinatiepunt is het kwalificatiedossier in het voorjaar van 2005 op diverse punten aangepast. Daar de wijzigingen met name betrekking hebben op tekst, redactie en aanscherping van de verantwoording en niet op de inhoud van het kwalificatieprofiel, heeft de Paritaire commissie in haar bijeenkomst van 3 maart 2005 besloten het kwalificatiedossier niet opnieuw te beoordelen. Het kwalificatiedossier is 13 mei 2005 ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Overzicht documenten In onderstaand stuk is gedetailleerde informatie te vinden over o.a. de totstandkoming van het kwalificatieprofiel. Deze stukken zijn op te vragen bij het Kenniscentrum ECABO: - Notulen ACB Secretarieel ECABO d.d. 16-09-03 en 01-09-04. Verslagen, correspondentie e.d. zijn bewaard volgens het archiefplan kwalificatieontwikkeling. De notulen van de vergaderingen van de Paritaire commissie en het algemeen bestuur ECABO zijn opvraagbaar bij het directiesecretariaat van ECABO. Beheer van het kwalificatiedossier Het kwalificatiedossier wordt beheerd door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO conform het archiefplan kwalificatieontwikkeling.


54

BIJLAGEN Bijlage 1 Overzicht kwalificatieprofielen ECABO Niv.

Kwalificatieprofielen

Intersectoraal Arbeidsmarktgekwalificeerd assistent 1 (Alle sectoren) 2 Administratief medewerker (Sector Secretarieel en Bedrijfsadministratie) Secretarieel 3 Secretaresse 4

Managementassistent

Bedrijfsadministratie 3 Boekhoudkundig medewerker 4 Administrateur Commercieel 3 Commercieel medewerker 4

Medewerker marketing en communicatie

Uitstroomdifferentiaties

Beroepscompetentieprofielen

Economie en handel

Administratief assistent

Telefonist/receptionist Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker

Telefoniste/receptioniste Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker

Algemeen secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse Projectsecretaresse

Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/managementassistent Projectsecretaresse

Bedrijfsadministrateur Assistent accountant Salarisadministrateur

Boekhoudkundig medewerker Administrateur Assistent accountant Salarisadministrateur

Commercieel medewerker binnendienst Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media

Bank- en verzekeringswezen 4 Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen ICT 2 Medewerker ICT 3 Medewerker beheer ICT 4

ICT-beheerder

4

Applicatieontwikkelaar

4

Netwerkbeheerder

4 Digitaal rechercheur (In ontwikkeling) Juridisch 4 Juridisch medewerker

Orde en veiligheid 1 Assistent toezicht en veiligheid 1 en 2 Vrede en veiligheid 2 en 3

Beveiliger

2

Medewerker toezicht en veiligheid


Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen

Real-time systemen Servicedesk

Arbeidsvoorziening en personeelswerk Openbaar bestuur Sociale zekerheid Zakelijke dienstverlening

Informatiedienstverlening 4 Medewerker informatiedienstverlening

Commercieel medewerker binnendienst

Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger

Assistent vrede en veiligheid (=kern) Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger (=kern) Evenementenbeveiliger Mobiel surveillant Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging

ICT-medewerker ICT-medewerker Medewerker telecom ICT-beheerder Applicatiebeheerder Telecom/ICT engineer Embedded systems engineer Applicatieontwikkelaar Media-IT’er Netwerkbeheerder Telecom/ICT engineer Digitaal rechercheur Intercedent Sociaal juridisch medewerker personeelswerk Administratief juridisch medewerker openbaar bestuur Juridisch medewerker sociale zekerheid Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger Assistent toezichthouder Assistent vrede en veiligheid Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger Evenementenbeveiliger Mobiel beveiliger Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging Medewerker stadstoezicht Doorstroom politie

55

Kunst 4

Artiest


Drama Musical Muziek Sounddesign Dans

Acteur Musicalartiest Muzikant/Sounddesigner Danser

56

Bijlage 2

Overeenkomsten en verschillen tussen de verrijkte kerntaken binnen de beroepscompetentieprofielen

Kerntaak 1 Kernprocessen Correspondentie Op basis van Proces eigen initiatief, een instructie, concept of trefwoorden gegevens verzamelen en schriftelijk berichten uitwerken en bewerken in het Nederlands Rol Complexiteit Betrokkenen

Hulpmiddelen Kwaliteit v.h. proces en resultaat

Directiesecretaresse/managementassistent Projectsecretaresse In twee moderne vreemde talen

In één moderne vreemde taal

Samen werken met directie en management Contacten met secretariaatsmedewerkers en medewerkers facilitaire dienst

Samen werken met projectleider, projectmanager, projectdirecteur of projectteam

Opstellen en verwerken van documenten gaat foutloos en brengt geen problemen met zich mee

Voegt bijlagen, tekeningen, briefpapier, enveloppen etc. zelfstandig aan de te verzenden documenten toe


57

Kerntaak 2 Kernprocessen

Directiesecretaresse/ managementassistent

Projectsecretaresse

Legt en onderhoudt inen externe contacten en is het aanspreekpunt en de vraagbaak voor opdrachtgevers

In twee moderne vreemde talen

In een moderne vreemde taal

Rol

Geeft ondersteuning aan directie, collega’s en sturing aan andere medewerkers

Complexiteit

Maakt de juiste inschatting Houdt overzicht over alle werkzaamheden in de organisatie

Betrokkenen

Werkt nauw samen met manager/directeur en directe collega’s en externe betrokkenen

Geeft sturing aan collega’s en medewerkers die aan het project gebonden zijn Houdt overzicht over alle activiteiten binnen het project Werkt nauw samen met projectleider, projectmanager, projectdirecteur of projectteam

Leggen en onderhouden van inen externe contacten Proces

Hulpmiddelen Kwaliteit v.h. proces en resultaat


Zorgt ervoor dat wordt gecommuniceerd en overzicht wordt gehouden over de duur van het project, de fase waarin het project zicht bevindt en de verantwoordelijkhe den binnen het project

58

Kerntaak 3 Verzorgt bijeenkomsten Proces

Kernprocessen

Directiesecretaresse/managementassistent Projectsecretaresse

Geeft ondersteuning bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van zakelijke bijeenkomsten

In het Nederlands en een van de moderne vreemde talen

In het Nederlands en een moderne vreemde taal

Draagt praktische en adequate oplossingen aan Maakt een maand-/jaarcyclus zodat stukken voor een bijeenkomst tijdig gerappelleerd kunnen worden

Toont analytisch vermogen, cijfermatig inzicht, commerciële gerichtheid

Directiesecretaresse/managementassistent Kerntaak is exact gelijk aan die van de projectsecretaresse

Projectsecretaresse Kerntaak is exact gelijk aan die van de directiesecretaresse

Rol Complexiteit

Betrokkenen Hulpmiddelen Kwaliteit v.h. proces en resultaat Kerntaak 4 Kernprocessen Verzorgt post en archief Proces Rol Complexiteit Betrokkenen Hulpmiddelen Kwaliteit v.h. proces en resultaat


59

Bijlage 3

Leer- en burgerschapscompetenties

Van brondocument L&B naar kwalificatieprofiel Managementassistent Geïntegreerd in competentie

Leren Competentie Succescriteria Proces

Resultaat

Niet inpasbaar

De leerling is in staat om op adequate wijze leeractiviteiten uit te voeren. -

is gemotiveerd heeft vertrouwen in eigen kunnen creëert mogelijkheden tot leren kiest leeractiviteiten weet wanneer externe sturing/zelfsturing noodzakelijk/mogelijk is hanteert cognitieve leeractiviteiten hanteert affectieve leeractiviteiten hanteert regulatieve leeractiviteiten combineert cognitieve leeractiviteiten met affectieve en regulatieve leeractiviteiten doorloopt de volledige leercyclus stuurt in toenemende mate het leerproces zelf beschikt over een repertoire aan leeractiviteiten zet leeractiviteiten in passend bij de situatie in de leeromgeving en bij zichzelf


17 x x 17 x x x x x x 17

60

Economische burgerschapscompetentie Competentie

Succescriteria Proces

Geïntegreerd in competentie

Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze: - zijn/haar employability te ontwikkelen, - als burger te participeren in beroeps- en bedrijfscontexten, - te handelen als kritisch consument. Employability: - zelfreflectie (beschouwing van capaciteiten en motivaties die van belang zijn voor de loopbaan) - werkexploratie (onderzoek van werk en mobiliteit in de loopbaan; inschatting eigen mogelijkheden in relatie tot eisen en mogelijkheden van bepaald werk); raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om zelfinzicht te vergroten - loopbaansturing: loopbaangerichte planning en beïnvloeding van leer- en werkproces. Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden. Zoekt ondersteuning indien nodig - zelfprofilering (presentatie op de interne en externe arbeidsmarkt gericht op loopbaanontwikkeling) - solliciteren - netwerken en mobiliseren hulp Werknemersrechten: - arbeidscontract afsluiten en beëindigen - verwoordt de eigen situatie; kent rechten en plichten - respecteert regels en uitvoerders - behartigt eigen belangen - zoekt ondersteuning indien nodig Participatie: - respecteert meningen van anderen - handelt integer Beroepsethische keuzen: - reflecteert op ethische aspecten van eigen (beroeps)handelen - respecteert meningen van anderen Kritisch consument: - formuleert en beargumenteert overwegingen en criteria


x x x x x x 17 17 x 17 17 x x x x x

61

Resultaat

- raadpleegt bronnen - zoekt ondersteuning indien nodig Employability: - heeft duidelijk zicht op eigen capaciteiten en mogelijkheden; kan loopbaankoers voor zichzelf uitzetten - heeft inzicht in de mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt - bepaalt welke witte vlekken er zijn/welke competenties verder moeten worden ontwikkeld met het oog op de eigen loopbaan - onderneemt passende activiteiten om werk te vinden - hanteert weten regelgeving Werknemersrechten: - maakt gebruik van rechten - hanteert weten regelgeving Participatie: - onderbouwt keuzen - brengt eigen mening naar voren - hanteert weten regelgeving Beroepsethische keuzen: - onderbouwt keuzen - houdt zich aan bestaande regels - hanteert weten regelgeving Kritisch consument: - onderbouwt keuzen - onderneemt actie bij klachten


x x

62

Sociale burgerschapscompetentie Competentie


Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze te functioneren op het publiek/private raakvlak: - in de eigen woon- en leefomgeving om te gaan (samen te leven) met anderen (in buurt, verkeer, uitgaansleven, op school, werk) - bij de organisatie van zorg (publiek-private arrangementen, instellingen) Centraal staat het vermogen bij te dragen aan een gewenste ontwikkeling vanuit het perspectief van kwaliteit, persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden, en maatschappelijke waarden, normen en verantwoordelijkheden. Samenleven/omgaan: - neemt eigen verantwoordelijkheid - respecteert anderen - houdt zich aan regels Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - houdt zich aan regels van voorzieningen en activiteiten - plant en regelt zelf activiteiten m.b.t. gebruik van de zorginstelling of schakelt hulp in om deze activiteiten te regelen (informatie inwinnen, afspraken maken, deskundige raadplegen e.d.) - neemt initiatieven om vereiste procedures te doorlopen; houdt eventuele termijnen in acht - coördineren, organiseren, overtuigen, besluiten, belangen afwegen, respectvol kritiek geven en ontvangen, plannen Levensterreinen afstemmen: - onderzoekt alternatieven - is in staat ethische vragen en dilemma’s te herkennen die zich kunnen voordoen bij de afstemming Samenleven/omgaan: - levert een positieve bijdrage aan sociale klimaat in diverse levenssituaties - hanteert weten regelgeving Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - maakt gebruik van voor eigen situatie passende voorzieningen en activiteiten - stelt de juiste vragen, vraagt door, luistert goed, vat gesprek samen en koppelt terug;


x 16 16 x x x x x x

63

evalueert achteraf hoe het ging en wat er van te leren valt - hanteert weten regelgeving Levensterreinen afstemmen: - geeft overwegingen voor keuzen - hanteert weten regelgeving


64

Culturele burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze te participeren in de pluriforme en multiculturele samenleving op nationaal en Europees niveau. -

reflecteert op eigen maatschappelijk-culturele identiteit (belangrijke kenmerken; overwegingen, normen, waarden) toont respect voor andere gewoonten reflecteert op interactieprocessen acceptatie van verschillen respect voor eigenheid van culturele verbanden normen en waarden delen of beheerst van mening verschillen over de normen en waarden, dan wel de juiste uitleg ervan dan wel de adequate toepassing in het werkelijke leven. receptief (lezen en luisteren) en productief (spreken en schrijven) gebruik van Nederlands op adequaat niveau voor de eigen situatie gebruikt twee vreemde talen in voorkomende situaties op adequate wijze kennis van belangrijke aspecten van de eigen en andere culturen kennis en inzicht in ontwikkelingen in de multiculturele samenleving (‘Nederland immigratieland’); mening geven over multiculturele vraagstukken succesvolle interactie tussen burgers met andere culturele achtergrond succesvolle interactie met burgers van andere landen houdt zich aan algemeen aanvaarde normen en waarden m.b.t. vrijheid, gelijkwaardigheid en verantwoordelijkheid in de omgang met anderen hanteert weten regelgeving


14, 16, 26 14, 16, 26 x

65

Politieke burgerschapscompetentie Competentie


Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze effectief om te gaan met de opgaven van het politieke domein: - zich een mening vormen over politiek relevante issues en daarmee actief of passief deel te nemen aan verkiezingen - te participeren op formele en informele wijze in politieke besluitvorming en beleidsbeïnvloeding om te gaan met instanties en regelingen en deze te benutten. Deelnemen aan verkiezingen: - raadpleegt uiteenlopende bronnen - verwoordt eigen standpunt Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - inventariseert en respecteert meningen - verwoordt eigen standpunt Omgaan met instanties en regelingen: - verwoordt de eigen situatie/vraag/behoefte - respecteert anderen - schakelt indien nodig derden in Deelnemen aan verkiezingen: - onderbouwt keuze - hanteert weten regelgeving Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - onderbouwt keuze tot participatie - brengt eigen mening in - hanteert weten regelgeving Omgaan met instanties en regelingen: - benut regels en instanties - verkrijgt gevraagde ondersteuning - hanteert weten regelgeving


x x x x x x x

66

Normatieve burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze zelfstandig, sociaal betrokken en verantwoordelijk te handelen op basis van maatschappelijk geaccepteerde basiswaarden. -

stemt eigen handelen af op handelen van anderen

-

respecteert andere meningen (binnen basisnormen en -waarden) accepteert ander gedrag (binnen basisnormen en -waarden) hanteert breed geaccepteerde sociale omgangsvormen

-

hanteert milieunormen gaat kritisch om met eigen normen (cultuur, subgroep) oriënteert zich op verschillende opvattingen en vormt zich daarover een mening

-

wordt gerespecteerd voor zijn/haar mening en handelen in de samenleving handelt sociaal betrokken spreekt anderen aan op handelen ontwikkelt eigen normen met betrekking tot duurzaamheid, gelijkwaardigheid, rechtvaardigheid, geweld, solidariteit, tolerantie, veiligheid, verantwoordelijkheid, zorg. handelt van uit overwegingen rond normatieve aspecten van het beroep (ethiek, fraude, milieu) hanteert weten regelgeving

-


9, 13, 14, 15, 20, 26, 27, 29 13, 16, 20, 29 13, 20, 29 14, 16, 20, 26, 29 9, 10, 13, 19 16 14, 16, 20, 26, 29

67

Organisatorische burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze om te gaan met publieke organisatorische context(en) en daarbij behorende problemen binnen de relevante maatschappelijke domeinen en situaties. -

-

plant en regelt de eigen activiteiten in de context van een maatschappelijk verband. Kan het eigen handelen situeren in het grotere geheel kan samenwerken, coördineren en organiseren toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, leidinggevend vermogen hanteert eigen gevoelens respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen

-

doorloopt keuzeprocessen brengt eigen inzichten overtuigend in komt afspraken na deelt kennis en ervaring levert een bijdrage aan relevante maatschappelijke verbanden lost problemen op plant en organiseert activiteiten past zich op een zakelijke manier aan veranderingen aan maakt keuzen hanteert weten regelgeving

-

Resultaat



10, 13 16 9, 17 14, 26 14, 16, 20, 26, 29 x x x 16, 17

68

De volgende criteria voorzien van coderingen zijn uit het kwalificatiedossier verwijderd of herschreven om de volgende reden: Nr. 9.

Competentie Voorbereiden eigen werkzaamheden

15.

Rapporteren over de werkzaamheden Samenwerken

16. 17.

Beroepscompetenties ontwikkelen

Criteria Gaat efficiënt en zorgzaam om met materialen, gereedschap/instrumenten Controleert gegevens op juistheid en controleert indien nodig Organiseert en coördineert activiteiten Toont motivatie om te leren

Verwijderd/herschreven Gaat efficiënt en zorgzaam om met de juiste materialen, hulpmiddelen en ICT-toepassingen Controleert gegevens op juistheid

Reden Gereedschap/ instrumenten is minder van toepassing voor een managementassistent Past beter in context

Organiseert en coördineert werkzaamheden

Past beter in context

Herschreven

Criterium is nu beter toetsbaar

Toont inzicht in eigen capaciteiten en mogelijkheden

Verwijderd

Overlap met competentie 12

Raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om haar zelfinzicht te vergroten

Verwijderd

Overlap met competenties 2, 3, 4

Respecteert de mening van anderen

Verwijderd


Creëert mogelijkheden tot het uitvoeren van leeractiviteiten

Verwijderd

Niet inpasbaar in de competenties

Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden en zoekt ondersteuning

Verwijderd


Onderneemt de passende activiteiten om werk te vinden

Verwijderd


Toont inzicht in de ontwikkelingen in en mogelijkheden op de arbeidsmarkt

Verwijderd


Is in staat om te solliciteren

Verwijderd



69

Verwijderd


Verwijderd Maakt gebruik van personeelsvoorziening en


Neemt initiatieven m.b.t. personeelsvoorzieningen

Verwijderd

Niet van toepassing op dit niveau

Onderzoekt alternatieven in de balans werk en privé

Verwijderd


Geeft overwegingen voor keuzes m.b.t. balans werk en privé

Verwijderd


Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen

Verwijderd


Handelt uit normatieve aspecten van het beroep

Verwijderd


Houdt ontwikkelingen bij m.b.t. weten regelgeving en handelt binnen dit raamwerk

Verwijderd


Neemt initiatieven m.b.t. personeelsvoorzieningen

Verwijderd

Niet van toepassing op dit niveau

Participeert in besluitvorming en beleidsbeinvloeding

Verwijderd


Onderbouwt keuze tot participatie

Verwijderd

Criterium wordt als te politiek beladen opgevat

Neemt deel aan verkiezingen van de ondernemingsraad

Verwijderd

Verwijdering overige criteria maakt dit criterium bij het resultaat irrelevant

Zet een loopbaankoers uit

Verwijderd

Verwijdering overige criteria maakt dit criterium bij het resultaat irrelevant

Maakt gebruik van rechten en plichten


70

19.

Veilig en milieubewust werken

20.

Klantgericht werken

Zet leeractiviteiten in passend bij situatie en leeromgeving

Verwijderd

Ziet er op toe, dat gewerkt wordt volgens de relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid

Verwijderd

Verwijderd


Past verschillende gesprekstechnieken en gedragsstijlen toe, afgestemd op de situatie en de klant

Verwijderd

Overlap met competentie 2, 3 en 4


Verwijdering overige criteria maakt dit criterium bij het resultaat irrelevant Overlap met competentie 9

71

DEEL 3 BRONDOCUMENTEN De op pagina 1 genoemde bron- en referentiedocumenten zijn te downloaden van de website www.ecabo.nl.


72

Status: Goedgekeurd

Recommend Documents