2005-2006
Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni 2004. Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 80) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 81) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen.
Kwalificatiedossier Administrateur
Inhoudsopgave DEEL 1
DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL .............................................................................................................. 1
1
ALGEMENE INFORMATIE ............................................................................................................ 1
2
SPECIFIEKE INFORMATIE ........................................................................................................... 2
3
KERNTAKEN ..................................................................................................................................... 5
4
KERNOPGAVEN ............................................................................................................................... 6
5
COMPETENTIEMATRIX ................................................................................................................ 7
DEEL 2
DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING .............................................................................................. 8
6
VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL ....................... 8
7
EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE26
8
BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA............................................... 27
9
OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL ......................................................................................... 46
9.1 9.2
Kern............................................................................................................................. 46 Uitstroomdifferentiaties .............................................................................................. 46
10
CERTIFICEERBARE EENHEDEN............................................................................................... 48
11
COMPETENTIEMATRIX .............................................................................................................. 50
12
VERANTWOORDINGSDOCUMENT........................................................................................... 53
12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7
De onderliggende beroepscompetentieprofielen ......................................................... 54 Naam en structuur van het kwalificatieprofiel ............................................................ 56 Van beroepscompetentieprofiel(en) naar kwalificatieprofiel...................................... 59 Leer- en burgerschapscompetenties ............................................................................ 61 Borging van de kwaliteit van examinering.................................................................. 63 Doorstroomrechten...................................................................................................... 64 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier ....................................... 65
BIJLAGEN .......................................................................................................................................................... 67 DEEL 3
BRONDOCUMENTEN .................................................................................................................... 81
Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Administrateur
DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL
Kwalificatieprofiel Administrateur (crebo-code: 90460) 1
ALGEMENE INFORMATIE
datum: 1 juli 2005
versie: 2
Onder regie van
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO
Ontwikkeld door
ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs
Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Administrateur (13 januari 2004) - Assistent accountant (15 februari 2004) - Salarisadministrateur (5 juli 2004) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en Burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001) Verantwoording door/op
Kwalificatiedossier Administrateur
Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004
1
2
SPECIFIEKE INFORMATIE
Korte typering van het kwalificatieprofiel
Zij die de opleiding Administrateur hebben gevolgd zijn gekwalificeerd om, afhankelijk van hun uitstroomdifferentiatie, te werken als bedrijfsadministrateur, als assistent accountant, of als salarisadministrateur. De administrateur werkt zelfstandig, al dan niet in opdracht, aan taken met enige complexiteit. De werkzaamheden zijn afwisselend en worden meestal verricht vanuit een back office, maar er zijn ook externe contacten. De administrateur kan werkzaam zijn op de administratie van een bedrijf, een instelling of bij een administratiekantoor. Zijn doel is om inzicht te creëren in de financiële positie van het bedrijf, ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de administrateur steeds meer externe contacten onderhoudt, is er doorgaans sprake van een back office functie. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht in het boekhouden te hebben, en overzicht over de gehele administratie met haar subadministraties. De werkzaamheden zijn enerzijds gericht op het bijwerken van de dagboeken, anderzijds assisteert de administrateur bij de periodeafsluitingen. Hij kan relatief snel als vervanger optreden voor lager gekwalificeerde medewerkers op de subadministraties. De administrateur kan werkzaam zijn op een accountantskantoor en administratieve handelingen verrichten ten behoeve van de klanten. Zijn doel is om financiële informatie van de klant te controleren en om, indien gewenst, financieel-administratieve ondersteuning te bieden. De werkzaamheden worden meestal op het accountantskantoor uitgevoerd en sporadisch bij de klant. De administrateur onderhoudt steeds meer contacten met externe klanten, toch is er nog steeds sprake van een back office functie. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht te hebben in het boekhouden en overzicht over de gehele administratie met haar subadministraties. De administrateur moet zich tevens een beeld kunnen vormen van de bedrijven waarvoor hij zijn werkzaamheden verricht. Zijn werkzaamheden hebben een sterk controlerend karakter en zijn gericht op het voorbereiden van de periodeafsluitingen en het jaarverslag en het opstellen van belastingaangiften. De administrateur kan werkzaam zijn bij een salarisadministratie. Zijn doel is om de salarissen en de daaraan gerelateerde belastingen en afdrachten correct en tijdig uit te laten betalen. Zijn taken hebben de nodige complexiteit. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht te hebben in de salarisverwerking in al haar facetten en de gevolgen die fouten of vertragingen kunnen hebben voor het bedrijf en zijn medewerkers. De administrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, moet zich tevens een beeld kunnen vormen van de bedrijven waarvoor hij zijn werkzaamheden verricht. De administrateur verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve
Kwalificatiedossier Administrateur
2
handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de administrateur. Bedrijfsadministrateur: De bedrijfsadministrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies binnen en buiten de eigen organisatie. Voortgezette studie is hiervoor zeer wenselijk en gebruikelijk. Assistent accountant: De assistent accountant kan doorgroeien naar hogere administratieve functies binnen en buiten de eigen organisatie. Doorleren en doorgroeien wordt sterk gestimuleerd door de werkgevers. Met het nodige doorzettingsvermogen is het mogelijk om AA-accountant te worden. Salarisadministrateur: De salarisadministrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies met meer verantwoordelijkheden, binnen de specialisatie en binnen en buiten de eigen organisatie. Doorleren en doorgroeien wordt sterk gestimuleerd door de werkgevers. N.B.: Diverse handelingen in een administratie mogen in de praktijk niet door dezelfde medewerker worden verricht vanwege de vereiste functiescheiding. De handelingen waar dit voor geldt, verschillen sterk per bedrijf of instelling en zijn ook afhankelijk van de branche en organisatiegrootte. Kwalificatiestructuur
ECABO, zie bijlage 1
Typering en niveau van de kwalificatie
0 assistent z vakman/vakvrouw
Uitstroomdifferentiaties
De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij het kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel.
Vrije ruimte
De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling.
Kwalificatiedossier Administrateur
0 0 0 z 0 middenkaderfunctionaris 0
niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 niveau 4
3
Examinering
De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG’s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering.
Diploma
Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Administrateur toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Bedrijfsadministrateur (crebo-code: 90462) - Assistent accountant (crebo-code: 90461) - Salarisadministrateur (crebo-code: 90463).
Certificeerbare eenheden
Indien er certificeerbare eenheden zijn, zijn zij vastgesteld door het bestuur van het kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij het kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De certificeerbare eenheden zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel.
Wettelijke beroepsvereisten
Niet van toepassing
Kwalificatiedossier Administrateur
4
3
KERNTAKEN
De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie 2. Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 3. Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer 4. Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal 5. Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties
Kwalificatiedossier Administrateur
5
4
KERNOPGAVEN
De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Controle versus fouten De administrateur staat voor de opgave om alle informatie die hij krijgt, en alle werkzaamheden die hij verricht, te controleren op juistheid en plausibiliteit. Indien hij informatie die hij krijgt, en zijn eigen werk, niet controleert, kunnen diverse fouten ontstaan of niet worden ontdekt. Dit kan ernstige consequenties hebben voor de eigen organisatie en/of voor de klanten. Kernopgave 2: Werkdruk en kwaliteit De administrateur staat voor de opgave om aan de kwaliteitseisen te voldoen ondanks eventuele tijdsdruk en minder goede werkomstandigheden. Hij moet foutloos werken en zijn deadlines halen, anders komt de kwaliteit van het werk in het gedrang. Fouten in het werk van de medewerker kunnen ernstige gevolgen hebben. De medewerker moet daarom een goede inschatting kunnen maken van de voor het werk benodigde tijd en zo nodig maatregelen treffen. Kernopgave 3: Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid De administrateur staat voor de opgave om de gevolgen van niet toepaste regelgeving af te wegen tegen voordelen op korte termijn en klanttevredenheid. Van hem wordt verwacht dat hij altijd integer is en situaties goed beoordeelt. Hij moet in geval van geconstateerde misstappen altijd een aantekening maken en zijn leidinggevende inlichten. Indien hij niet integer is kan dit ernstige consequenties hebben voor de eigen organisatie en/of voor de klanten. Het gevolg van het integer zijn is dat op korte termijn de klanttevredenheid en de werkomvang negatief beïnvloed kunnen worden. Kernopgave 4: Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfinformatie bewaken versus schaden De administrateur staat voor de opgave altijd zorgvuldig om te gaan met gegevens. Hij werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen.Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Het niet in acht nemen van de vertrouwelijkheid kan personen en bedrijfsbelang schaden.
Kwalificatiedossier Administrateur
6
5
COMPETENTIEMATRIX
In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak Verricht activiteiten voor de 1: debiteurenadministratie Verricht activiteiten voor de 2: crediteurenadministratie Verricht activiteiten voor de 3: boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige 4: mutaties in het memoriaal Voert kwantiteitenregistraties en 5: projectadministraties
Kernopgave 1: Controle versus fouten 2: Werkdruk en kwaliteit 3: Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4: Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfsinformatie bewaken versus schaden
Competenties De administrateur is in staat om op adequate wijze 1. de boekhoudkundige verwerking van de debiteurenmutaties uit te voeren 2. het debiteurenbeheer uit te voeren 3. de boekhoudkundige verwerking van de crediteurenmutaties uit te voeren 4. het crediteurenbeheer uit te voeren 5. de bankmutaties te boeken en te controleren 6. de boekhoudkundige verwerking van de kasmutaties uit te voeren 7. een kas te beheren 8. boekingen in het memoriaal te verrichten 9. voorraadmutaties administratief te verwerken 10. een urenregistratie te voeren 11. een projectadministratie te voeren 12. te handelen in overeenstemming met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden 13. eigen werkzaamheden voor te bereiden 14. zorg te dragen voor kwaliteit 15. over werkzaamheden te rapporteren en communiceren 16. samen te werken 17. beroepscompetenties te ontwikkelen 18. om te gaan met problemen 19. veilig en milieubewust te werken 20. klantgericht te handelen 21. informatie op te vragen
Kwalificatiedossier Administrateur
Kerntaak 1 2 X
3
4
Kernopgave 5
X
1 2 3 4 X X X X X X X X X X X X
X X
X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
X X X X X X
X X X
X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X
7
DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING 6
VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL
Kerntaak 1: Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie Proces De administrateur voert gegevens in in de debiteurenadministratie. In voorkomende gevallen stelt hij ook een standaard verkoopfactuur op. Hij maakt nieuwe debiteuren aan, en checkt zo nodig de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en de kredietruimte. Hij bewerkt de stamgegevens van bestaande debiteuren. Hij registreert de betalingen van de debiteuren in de boekhouding. De administrateur bewaakt de betalingstermijnen en verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen en houdt de verdere stappen van het invorderingstraject (door incassobureau) in de gaten. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met debiteuren is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling verkoop, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met debiteuren, de bank en in voorkomende gevallen met een factoringbedrijf. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, actuele overzichten met openstaande posten, boekingen van betalingen, (standaard) betalingsherinneringen en aanmaningen. Keuzes en dilemma’s Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet.
Kwalificatiedossier Administrateur
8
Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
9
Kerntaak 2: Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie Proces De administrateur ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. De administrateur controleert de inkoopfacturen en biedt ze ook ter controle aan bij de budgethouders. Vervolgens voert hij de inkoopfacturen in, in de boekhouding. Tenslotte stelt hij een betaaladvieslijst op en legt deze ter goedkeuring voor aan zijn leidinggevende. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met crediteuren is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling inkoop, budgethouders, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met crediteuren en de bank. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, geordende facturen (te controleren, te betalen of te retourneren), boekingen, interne rappellijsten en een betaaladvieslijst (rekening houdend met betaaltermijnen, boeterente en vermogensbeslag). Keuzes en dilemma’s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
10
Kerntaak 3: Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer Proces Voor het girale betalingsverkeer ordent de administrateur bankafschriften en vergelijkt de bedragen op de afschriften met de onderliggende boekingsstukken. Hij voert de bij- en afschrijvingen in, in het dagboek. Hij verricht standaardboekingen in de subadministraties debiteuren en crediteuren. Voor het chartale betalingsverkeer codeert hij de kasstukken en verzorgt de invoer van de boekingsstukken in een dagboek. In het geval van kasbeheer betaalt en ontvangt de administrateur geld en geldswaardige artikelen, volgens instructies en op basis van de stukken die hem worden aangeboden. Hij controleert parafen, maakt kwitanties, gebruikt een kasregister, tekent voor betaling en controleert periodiek de hoeveelheid geld en geldswaardige artikelen. Hij nummert de kasstukken en archiveert documenten, of draagt deze over. Hij legt verantwoording af over de inhoud van de kas en meldt kasverschillen. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. Betrokkenen De administrateur heeft, indien hij de kas beheert, contact met vrijwel alle collega's in de organisatie, maar ook met klanten en leveranciers, afhankelijk van de soort organisatie. Hij heeft ook af en toe contact met banken, Interpay en creditcardmaatschappijen. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties. Voor het bijhouden van het kasboek wordt vaak nog pen en papier gebruikt. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Van de administrateur wordt verwacht dat hij tijdig producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als de gecontroleerde kas, de bijgewerkte kasstaat en het bijgewerkte kasboek. Keuzes en dilemma’s Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet.
Kwalificatiedossier Administrateur
11
Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
12
Kerntaak 4: Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal Proces De administrateur controleert de gegevens die hem worden aangeboden op juistheid en plausibiliteit. Hij vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op en bewerkt deze indien nodig. Hij voert de journaalposten in in het memoriaal en maakt tevens correctieboekingen, of doet een voorstel hiertoe. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Gezien de complexiteit van de memoriaalboekingen werkt hij hier onder begeleiding en binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De werkzaamheden voor het memoriaal moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd vanwege de daaropvolgende periodeafsluiting. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, controller(s) en de salarisadministratie. Hij heeft incidenteel externe contacten met de accountant, de belastingdienst en het pensioenfonds. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerking) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als het bijgewerkte memoriaal. Keuzes en dilemma’s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
13
Kerntaak 5: Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties Proces De administrateur voert één of meer kwantiteitenregistraties (bijvoorbeeld een voorraadadministratie, urenregistratie) en/of projectadministraties. De administrateur boekt artikelen bij en af op de voorraadlijsten. Hij controleert de juistheid van magazijnbonnen aan de hand van facturen, bestelbonnen, orderbevestigingen en dergelijke. Hij controleert ter voorkoming van fraude of alle magazijnbonnen aanwezig zijn. Hij vergelijkt de boekhoudkundige voorraad met de inventarislijst. De administrateur verzamelt en controleert urenoverzichten en voert uren in, in een geautomatiseerd systeem. Hij rappelleert collega’s die hun tijdregistratieformulieren nog niet hebben ingeleverd. Hij legt het urenregistratiesysteem uit aan nieuwe medewerkers. Hij archiveert de relevante gegevens. De administrateur voert één of meer projectadministraties (inclusief budget). Hij controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Hij rappelleert budgethouders/projectleiders die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd of ingevoerd. Hij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget en noteert de bevindingen. Tenslotte stelt hij periodiek rapportages op en distribueert deze naar de verantwoordelijke(n). Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De administrateur geeft instructie over het urenregistratiesysteem aan nieuwe medewerkers, hij moet hiervoor beschikken over explicatieve vaardigheden. Bij zowel de urenregistratie als bij de projectadministratie is het noodzakelijk om collega’s en/of budgethouders te rappelleren. Dit vraagt geduld en tact van de administrateur. Betrokkenen De administrateur heeft hoofdzakelijk interne contacten. Voor de voorraadadministratie is hierbij te denken aan het afstemmen van zaken met de magazijnmeester, de inkoopafdeling en de verkoopafdeling. Voor de urenadministratie heeft de administrateur behalve met de collega's van zijn eigen afdeling contact met alle medewerkers waarvoor hij de urenadministratie verricht. Hij heeft ook contacten met de deelnemers van projecten, waarvoor hij de budgetten voert. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste.
Kwalificatiedossier Administrateur
14
Kwaliteit van proces en resultaat
Keuzes en dilemma’s
De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als boekingen van voorraadmutaties, lijsten met voorraadverschillen, urenlijsten, factureringsvoorstellen (in uren), voortgangsbewakingsrapportages en budgetrapportages. Bij het rappeleren van gegevens voor de urenregistratie of voor budgetten bereikt hij zijn doel met de nodige tact. Bij zijn instructie aan nieuwe medewerkers brengt hij duidelijk over wat van de medewerkers wordt verwacht en wat het belang van de urenregistratie is. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Organisatiebelang versus klanttevredenheid De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften.
Kwalificatiedossier Administrateur
15
Kerntaak 6: Assisteert bij periodieke verslaglegging (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur) Proces De administrateur ondersteunt zijn leidinggevende bij de periodieke verslaglegging van de onderneming. Hij verzamelt eerst de benodigde informatie en vraagt ontbrekende informatie op. Hij stelt de proef- en saldibalans op en voert voorafgaande journaalposten in t.b.v. de balans en resultatenrekening. Vervolgens stelt hij de conceptbalans en resultatenrekening op. Hij vult tenslotte de aangifte omzetbelasting in. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De ondersteunende werkzaamheden voor de periodeafsluitingen moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De ondersteunende werkzaamheden voor de periodeafsluiting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van zijn opdrachten komt hij regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega’s van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, projectleiders, controller(s) en de salarisadministratie. Hij heeft incidenteel externe contacten, zoals met de accountant. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd systeem (boekhoudkundige software, tekstverwerker en spreadsheet), e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerkingswijze) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als de aangifte omzetbelasting en de conceptkolommenbalans (beide eenvoudig en voor MKB). Keuzes en dilemma’s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
16
Kerntaak 7: Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur) Proces De administrateur ordent de benodigde gegevens voor de aangifte van de loonheffingsafdracht van het bedrijf. Hij stelt de aangifte voor de loonheffingsafdracht op. Tenslotte controleert hij de (voorlopige) aanslagen van de loonbelasting, o.a. door een vergelijking met de aangiften te maken. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Hij legt de (tussen)resultaten van zijn werkzaamheden met regelmaat voor aan zijn leidinggevende voor overleg, ter controle en ter fiattering. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Piekbelasting komt regelmatig voor bij periodieke afsluitingen en maandelijkse aangiften. Afhankelijk van het soort bedrijf waar de administrateur werkzaam is, komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega’s van zijn eigen afdeling, met name met de leidinggevende, maar heeft daarnaast incidenteel ook te maken met de afdeling P&O. De administrateur heeft externe contacten met de accountant en de belastingdienst. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig en resultaat inhoudelijk correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat hier om de aangifte voor de loonheffingsafdracht. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen en fouten) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Keuzes en dilemma’s Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klantentevredenheid De administrateur moet dikwijls beoordelen of een bepaalde werkwijze of registratie geoorloofd is. Hierbij moet hij het belang van de klantentevredenheid afwegen tegen de integriteit. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
17
Kerntaak 8: Verzorgt werkzaamheden voor de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting van administraties, de jaarrekening en management accounting (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) Proces De administrateur zoekt het dossier op, of krijgt dit aangeboden. Daarna start hij met de werkzaamheden volgens de stappen uit het werkplan. Indien de klant erom vraagt ordent en controleert hij de aangeleverde boekingsstukken en voert hij boekingen in in de subgrootboeken en het memoriaal en stelt hij de aangifte omzetbelasting op. Hij stelt de proef- en saldibalans op en voert voorafgaande journaalposten in t.b.v. de balans en resultatenrekening. Vervolgens stelt hij de conceptbalans en resultatenrekening op. Tenslotte controleert hij diverse posten, dit doet hij o.a. door berekeningen en vergelijkingen t.a.v. voorgaande periodes te maken. Hij legt de bijzonderheden die hij tegenkomt in de boekingsgang en bij de controle van de posten vast middels aantekeningen in het klantendossier. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Hij legt de (tussen)resultaten van zijn werkzaamheden met regelmaat voor aan zijn leidinggevende voor overleg, ter controle en ter fiattering. De administrateur werkt altijd onder de verantwoording van de accountant; de accountant is formeel eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Van de administrateur wordt verwacht dat hij goed kan omschakelen van opdrachten voor de ene klant naar opdrachten voor de andere klant. Piekbelasting komt regelmatig voor bij periodieke afsluitingen en maandelijkse aangiften. Ondanks de tijdsdruk moeten de opdrachten zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De werkzaamheden voor de periodeafsluiting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van de opdrachten komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, met name met de leidinggevende, maar heeft daarnaast incidenteel ook te maken met de salarisverwerkingsunit van het eigen accountantskantoor. De administrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen van ontbrekende of aanvullende gegevens. De mogelijkheid bestaat, dat een deel van de werkzaamheden wordt uitgevoerd bij de klant. Hulpmiddelen De administrateur werkt volgens het werkplan en maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, resultaat inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn en opgesteld conform de wet, het werkplan en de overige voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om de volgende producten: conceptjaarrekeningen,
Kwalificatiedossier Administrateur
18
Keuzes en dilemma’s
conceptjaarverslagen en bijgewerkte klantendossiers (alle alleen van bestaande klanten). Verder dient hij bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerkingswijzen) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klantentevredenheid De administrateur moet dikwijls beoordelen of een bepaalde werkwijze of registratie geoorloofd is. Hierbij moet hij het belang van de klantentevredenheid afwegen tegen de integriteit. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
19
Kerntaak 9: Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten en de inkomstenbelasting (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) Proces De administrateur ordent de benodigde gegevens voor de aangiften van de loonheffingsafdrachten en de inkomstenbelasting voor particulieren en ondernemers. Hij treft voorbereidingen voor de aangifte inkomstenbelasting en vult zo mogelijk onderdelen van de aangifte in. Hij stelt de aangifte voor de loonheffingsafdrachten op. Tenslotte controleert hij de (voorlopige) aanslagen van de loon- en inkomstenbelasting, o.a. door een vergelijking met de aangiften te maken. Rol/verantwoordelijkheden Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Hij legt de (tussen)resultaten van zijn werkzaamheden met regelmaat voor aan zijn leidinggevende voor overleg, ter controle en ter fiattering. De administrateur werkt altijd onder de verantwoording van de accountant, de accountant is formeel eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Complexiteit Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Van de administrateur wordt verwacht dat hij goed kan omschakelen van opdrachten voor de ene klant naar opdrachten voor de andere klant. Piekbelasting komt regelmatig voor bij periodieke afsluitingen en maandelijkse aangiften. Ondanks de tijdsdruk moeten de opdrachten toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De werkzaamheden voor m.n. de inkomstenbelasting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van de opdrachten komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Betrokkenen De administrateur werkt samen met collega’s van zijn eigen afdeling, met name met de leidinggevende, maar heeft daarnaast incidenteel ook te maken met de salarisverwerkingsunit en fiscalisten van het eigen accountantskantoor. De administrateur heeft externe contacten met klanten en de belastingdienst. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is een vereiste. Kwaliteit van proces en De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig en resultaat inhoudelijk correct zijn en opgesteld conform de wet en de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat hier om aangiften voor de loonheffingsafdrachten en geordende gegevens en gedeeltelijk ingevulde aangiften voor de inkomstenbelasting. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerkingswijzen) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren.
Kwalificatiedossier Administrateur
20
Keuzes en dilemma’s
Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het strikt hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid De administrateur moet dikwijls beoordelen of een bepaalde werkwijze of registratie geoorloofd is. Hierbij moet hij het belang van de klanttevredenheid afwegen tegen de integriteit. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen.
Kwalificatiedossier Administrateur
21
Kerntaak 10: Muteert individuele en collectieve gegevens in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem (Uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur) Proces De administrateur controleert of alle benodigde informatie aanwezig en geautoriseerd is, voor de verloning. Hij voert de stamgegevens in, of werkt deze bij en voert de periodieke mutaties in. Hij start de (proef)run(s) en genereert de loonstroken. Tussentijds controleert hij steekproefsgewijs enkele loonstroken en vergelijkt hij de cumulatieve stand van de salarissen van de actuele periode met die van de voorgaande periode(n). Tenslotte stelt de administrateur het betalingsvoorstel op en verspreidt hij de diverse overzichten en rapportages aan belanghebbenden. Hij meldt medewerkers aan en af bij diverse externe instanties en hij corrigeert zo nodig verwerkingsfouten. Rol/verantwoordelijkheden De administrateur verricht zijn werkzaamheden onder begeleiding en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De administrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende; de leidinggevende en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Complexiteit De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend. Onverwachte situaties komen frequent voor. Piekbelasting komt periodiek voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Laat ingeleverde mutaties of wetswijzigingen kunnen de nodige problemen veroorzaken voor de verwerking. Afhankelijk van de positie van de administrateur moet hijzelf of zijn leidinggevende dan bepalen wat er wel mee wordt genomen in de eerstvolgende verwerking en wat niet. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de verwerking van de salarissen zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdrachten komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de administrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in een zelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en makkelijk kan omschakelen. Betrokkenen De administrateur in bedrijven met een eigen salarisadministratie werkt alleen, of samen met slechts enkele collega’s. Hij heeft contacten met de afdelingen Administratie en P&O, of heeft daar zelfs zijn werkplek. Hij kan in principe door alle medewerkers van een bedrijf benaderd worden voor vragen en/of klachten inzake salaris. Bij kleinere en middelgrote organisaties is het gebruikelijk dat de administrateur direct wordt aangestuurd door de directeur. De administrateur bij dienstverleners kan werkzaam zijn op een grotere afdeling. De administrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen of verstrekken van ontbrekende of aanvullende gegevens.
Kwalificatiedossier Administrateur
22
Hulpmiddelen
Kwaliteit van proces en resultaat
Keuzes en dilemma’s
De administrateur maakt gebruik van diverse softwarepakketten; een HRM-pakket, al dan niet als onderdeel van een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket, spreadsheets, de tekstverwerker, e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is ook een vereiste. De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig en inhoudelijk en feitelijk correct zijn en opgesteld conform de wet, de diverse regelingen en de voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om het mutatieverslag van de salarisverwerking, de loonstroken, de jaaropgaaf, het betalingsvoorstel en om diverse overzichten en rapportages. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid De administrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). Hij maakt in geval van geconstateerde misstappen een aantekening en licht zijn leidinggevende in. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De administrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij staat voor de opgave om ten aanzien van deze informatie de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Kwalificatiedossier Administrateur
23
Kerntaak 11: Draagt zorg voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten (Uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur) Proces De administrateur stelt het voorstel op voor de te betalen lonen, belastingen en afdrachten en biedt dit ter fiattering aan bij zijn leidinggevende. Vervolgens wordt het voorstel doorgestuurd naar de directeur of de klant ter accordering en ten slotte betaalt de administratie (van het eigen bedrijf of van de klant) de salarissen uit. De administrateur voert de aangifte voor de loonheffingsafdracht in. Vervolgens verricht hij diverse controles inzake de totale loonsom, inhoudingen en afdrachten en stelt hierover rapportages op voor het management. Rol/verantwoordelijkheden De administrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, toch komen onverwachte situaties frequent voor. De administrateur werkt altijd onder de verantwoording van zijn leidinggevende; de leidinggevende en/of de directie is formeel (eind)verantwoordelijk voor alle werkzaamheden. Complexiteit De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend. Onverwachte situaties komen regelmatig voor. Piekbelasting komt periodiek voor in de cyclus van de salarisverwerking en rondom de jaarwisseling. Afhankelijk van de positie van de administrateur moet hijzelf of zijn leidinggevende dan bepalen wat er wel mee wordt genomen in de eerstvolgende verwerking en wat niet. Ondanks de vaak grote tijdsdruk moet de verwerking van de salarissen zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. Afhankelijk van de opdrachten komt hij soms de grenzen van zijn kunnen tegen. Van de administrateur die werkzaam is bij dienstverleners zoals salarisadministratie- en accountantskantoren, wordt bovendien verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in een zelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende klanten en makkelijk kan omschakelen. Betrokkenen De administrateur in bedrijven met een eigen salarisadministratie werkt alleen, of samen met slechts enkele collega’s. Hij heeft contacten met de afdelingen Administratie en P&O (hoofd) en het management en heeft zijn werkplek bij de afdelingen Administratie of P&O. Bij kleinere en middelgrote organisaties is het gebruikelijk dat de administrateur direct wordt aangestuurd door de directeur. De administrateur bij dienstverleners kan werkzaam zijn op een grotere afdeling. De administrateur heeft externe contacten met klanten, de belastingdienst, het Uitvoeringsorgaan Werknemersverzekeringen (UWV), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), banken, verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen. Het gaat bij de externe contacten vooral om het opvragen of verstrekken van ontbrekende of aanvullende gegevens. Hulpmiddelen De administrateur maakt gebruik van diverse softwarepaketten; een HRM-pakket, al dan niet als onderdeel van een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket, spreadsheets en de tekstverwerker. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e-mail en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is ook een vereiste.
Kwalificatiedossier Administrateur
24
Kwaliteit van proces en resultaat
Keuzes en dilemma’s
De administrateur levert tijdig producten af, die rekenkundig, inhoudelijk en feitelijk correct zijn en opgesteld conform de wet, de diverse regelingen en de voorschriften die het kantoor hanteert. Het gaat om de loonjournaalpost, correcte en tijdige betalingen van lonen en afdrachten, diverse rapportages en controles. Integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid De administrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed in te schatten wat de gevolgen zijn van het overtreden van de regelgeving voor de eigen organisatie en voor de medewerker(s) of klant(en). In geval van geconstateerde misstappen dient hij een aantekening te maken en zijn leidinggevende in te lichten. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Vertrouwelijkheid De administrateur werkt met zeer vertrouwelijke privé-gegevens en bedrijfsinformatie en kan tevens vroegtijdig op de hoogte zijn van maatregelen die genomen gaan worden in een bedrijf en de effecten daarvan op personen. Hij moet ten aanzien van deze informatie altijd de vertrouwelijkheid in acht nemen.
Kwalificatiedossier Administrateur
25
7
EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE
Niet van toepassing
Kwalificatiedossier Administrateur
26
8
BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA
Verklaring van de gebruikte coderingen: L E N S C O P
leercompetentie economische burgerschapscompetentie normatieve burgerschapscompetentie sociale burgerschapscompetentie culturele burgerschapscompetentie organisatorische burgerschapscompetentie politieke burgerschapscompetentie
Beroepscompetentie 1 (VM)
Boekhoudkundige verwerking van de debiteurenmutaties De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van de debiteurenmutaties uit te voeren ten behoeve van een juiste weergave van de rechten van de onderneming.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de debiteurenadministratie Voert gegevens in in een boekhoudkundig pakket Controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag
27
Beroepscompetentie 2 (VM)
Uitvoeren van het debiteurenbeheer De administrateur is in staat om op adequate wijze het debiteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van de inning van vorderingen ter minimalisering van het debiteurenrisico en de vermogenskosten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 3 (VM)
Maakt nieuwe debiteuren aan in het systeem en controleert de kredietwaardigheid Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in Vergelijkt ter controle verschillende documenten met elkaar Maakt rapportages van de positie en de uitstaande posten van de debiteuren en voorziet de rapportages van adviezen Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Benadert debiteuren met betalingsachterstanden telefonisch en/of schriftelijk op een correcte wijze Controleert periodiek de kredietwaardigheid voor alle debiteuren Registreert, distribueert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Facturen en creditfacturen zijn correct en conform wettelijke vereisten Correcte rentenota’s Correct overzicht uitstaande posten Zorgvuldig opgestelde herinneringen en aanmaningen, conform de huisstijl en wettelijke vereisten Correct overzicht openstaande posten voor de klant en/of incasso De contacten met de debiteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands verlopen Correct vastgelegde afspraken met debiteuren Boekhoudkundige verwerking van de crediteurenmutaties De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van de crediteurenmutaties uit te voeren ten behoeve van een juiste weergave van de verplichtingen van de onderneming.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de crediteurenadministratie Voert gegevens in in een boekhoudkundig pakket Controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag
28
Beroepscompetentie 4 (VM)
Uitvoeren van het crediteurenbeheer De administrateur is in staat om op adequate wijze het crediteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van de optimale afwikkeling van de betalingsverplichtingen.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 5 (VM)
Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in Vergelijkt ter controle de factuur met andere documenten Rappelleert budgethouders over nog bij hen liggende facturen, die ter controle aan hen zijn gezonden Neemt bij niet-correcte facturen telefonisch of schriftelijk contact op met crediteuren Stelt betalingsvoorstel op Staat crediteuren schriftelijk en telefonisch correct te woord Registreert, distribueert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correct en overzichtelijk geregistreerde binnengekomen facturen Geordende goed te keuren facturen Geordende te verwerken facturen Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen Betrouwbare rappellijst intern uitstaande facturen De contacten met de crediteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands verlopen Correct vastgelegde afspraken met crediteuren Boeken en controleren van bankmutaties De administrateur is in staat om op adequate wijze de bankmutaties te controleren op juistheid en de daaruit voortvloeiende boekingen te doen ten behoeve van een juiste weergave van de rechten en verplichtingen van de onderneming.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Ordent bankafschriften en vergelijkt de bedragen op de afschriften met de onderliggende boekingsstukken (bij handmatige verwerking) Codeert bankstukken Voert bij- en afschrijvingen in het bankboek in Controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag Signaleert ongebruikelijke saldistanden en meldt deze aan de leidinggevende Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Correct invoerverslag en verwerkingsverslag Correct bijgewerkt bankboek Correct bijgewerkte debiteuren- en crediteurenadministratie (na mutaties vanuit het bankboek) Betrouwbaar overzicht van opgemerkte verschillen
29
Beroepscompetentie 6 (VM)
Boekhoudkundige verwerking van de kasmutaties De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van de kasmutaties uit te voeren ten behoeve van de controle van de kas en de verwerking van contante transacties in de boekhouding.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 7 (VM)
Werkt het (klad)kasboek handmatig bij of voert boekingsstukken in in het geautomatiseerde kasboek Codeert boekingsstukken voor de kas Voert boekingsstukken in een dagboek in Controleert de boekingen aan de hand van het invoerverslag Betrouwbaar bijgewerkt geautomatiseerd kasboek of bijgewerkte kasstaat en/of kasboek Beheren van een kas De administrateur is in staat om op adequate wijze een kas te beheren, ten behoeve van contante betalingen en ontvangsten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Betaalt en ontvangt contant geld Vult (standaard) stortingsbewijzen, kwitanties, voorschotformulieren en facturen in en tekent deze, of laat deze tekenen Past de procedures correct toe, ook als dit leidt tot het niet voldoen aan de wens van de klant Stort overtollig kasgeld af, of haalt geld op om de kas aan te vullen Sluit periodiek de kas af Meldt kasverschillen aan de leidinggevende Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Gecontroleerde kas Een verantwoorde hoeveelheid geld in de kas Geordende kasdocumenten
30
Beroepscompetentie 8 (VM)
Verrichten van boekingen in het memoriaal De administrateur is in staat om op adequate wijze boekingen te verrichten in het memoriaal als voorbereiding voor de periodieke afsluitingen van de administratie van de onderneming.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 9 (VM)
Controleert aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit (bij ingewikkelde boekingen zijn bedragen en coderingen al gegeven) Vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op Voert journaalposten in (inzake periodieke kosten, afschrijvingen, privé gebruik bedrijfsmiddelen, kapitaalmutaties etc.) in het memoriaal Signaleert en noteert fouten en bijzonderheden en bespreekt deze met de leidinggevende Maakt een voorstel voor correctieboekingen Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag Notities met fouten en bijzonderheden (in dossier) Administratief verwerken van voorraadmutaties De administrateur is in staat om op adequate wijze de voorraadmutaties administratief te verwerken zodat de voorraad steeds voldoende en het vermogensbeslag zo beperkt mogelijk is.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Vergelijkt ter controle verschillende documenten van ontvangst en uitgifte van magazijnartikelen (bij handmatige verwerking) met elkaar Voert bij- en afboekingen in in het voorraadboek Meldt voorraadverschillen aan de leidinggevende Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Voert zo nodig periodiek inventarisaties uit Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag met bijbehorende magazijnbonnen Betrouwbare lijst met voorraadverschillen, inclusief een toelichting met de mogelijke oorzaken van de verschillen
31
Beroepscompetentie 10 (VM)
Voeren van een urenregistratie De administrateur is in staat om op adequate wijze een urenregistratie te voeren ter ondersteuning van de facturering en ten behoeve van managementinformatie.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 11 (VM)
Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit (of controleert de invoer van de collega’s) Rappelleert collega’s die hun urenregistratie niet hebben ingeleverd of ingevoerd Instrueert collega’s over het gebruik van het urenregistratiesysteem Maakt standaard-urenoverzichten en distribueert deze naar de belanghebbenden Registreert de gegevens en slaat deze op, zodat ze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Volledige en betrouwbare urenlijsten per klant, medewerker, afdeling of project Tijdige rappellen naar collega’s Heldere instructies aan collega’s Correct factureringsvoorstel in uren Overzichtelijke voortgangsbewaking van projecten in uren Voeren van een projectadministratie De administrateur is in staat om op adequate wijze een projectadministratie te voeren ten behoeve van de kostenbewaking en de correcte facturering van projecten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Verzamelt de benodigde gegevens Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit (of controleert de invoer van de budgethouder/projectleider) Rappelleert budgethouders/projectleiders die hun gegevens niet hebben ingeleverd of ingevoerd Vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget en noteert de bevindingen Stelt periodiek rapportages op en distribueert deze naar de verantwoordelijke(n) Registreert de gegevens en slaat deze op, zodat ze toegankelijk blijven Tijdig opgeleverde, correcte en betrouwbare projectrapportages (incl. budgetoverzichten)
32
Beroepscompetentie 12 (BOS)
Handelen in overeenstemming met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden De administrateur is in staat om op adequate wijze in overeenstemming met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden, te handelen, rekening houdend met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van collega’s binnen de organisatie.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 13 (BOS)
Werkt zelfstandig Draagt verantwoordelijkheid voor de hem opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Maakt zelfstandig de afweging of hij een zaak overdraagt of zelf afhandelt Verricht zijn werkzaamheden binnen de kaders die door zijn bedrijf aangegeven worden Taken zijn uitgevoerd en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor hij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft hij tijdig overgedragen Voorbereiden eigen werkzaamheden De administrateur is in staat om op adequate wijze zijn werkopdracht voor te bereiden, zodat deze efficiënt kan worden uitgevoerd.
Beheersingscriteria gericht op het proces
N N Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Ontvangt de werkopdracht Verzamelt alle relevante informatie Interpreteert relevante informatie Bepaalt de optimale volgorde voor de uitvoering van de werkzaamheden Bepaalt de prioriteiten en stemt deze af met de leidinggevende Schat in hoelang de werkzaamheden gaan duren Houdt rekening met mogelijke knelpunten Gaat efficiënt en zorgvuldig om met hulpmiddelen Handelt binnen het raamwerk van de wet- en regelgeving rondom veiligheid, arbeidsomstandigheden, duurzaamheid en milieu Een goed voorbereide werkopdracht
33
Beroepscompetentie 14 (BOS)
Zorgdragen voor kwaliteit De administrateur is in staat om op adequate wijze zorg te dragen voor een goede werkuitvoering en een goede kwaliteit van het af te leveren werk, zodat zowel aan de belangen van de klant als die van het eigen bedrijf tegemoet gekomen wordt.
Beheersingscriteria gericht op het proces N Werkt volgens het kwaliteitssysteem en de bedrijfsvoorschriften van de werkgever Komt gemaakte afspraken na N Gaat efficiënt en kostenbewust om met hulpmiddelen, tijd en energie Presenteert zichzelf en het bedrijf aan de klant als bewust optredend beroepsbeoefenaar N Doet voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk Werkt (gedurende een lange periode) nauwkeurig, geconcentreerd en met oog voor detail Registreert werkzaamheden N Signaleert fouten, verstoringen en afwijkingen in het eigen werk en dat van anderen en onderneemt actie binnen het eigen werkproces en dat van anderen N Rapporteert fouten, verstoringen en afwijkingen aan de leidinggevende N Spreekt anderen aan op fouten, verstoringen en afwijkingen O Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Controleert tijdens de uitvoering van het werk de juistheid van de door hem en anderen gehanteerde werkwijze Controleert na afloop het resultaat van het eigen werk en dat van anderen Evalueert het eigen werkproces Werkt volgens in checklists, het werkplan en bedrijfsregels vastgestelde procedures Werkzaamheden zijn tijdig, nauwgezet, in de juiste volgorde en op Resultaat tijd uitgevoerd Heeft een positieve bijdrage geleverd aan het goed verlopen van werkprocessen en projecten Relevante voorstellen voor de verbetering van de kwaliteit van het werk
Kwalificatiedossier Administrateur
34
Beroepscompetentie 15 (BOS/SC/ON)
Rapporteren over de werkzaamheden en communiceren tijdens de werkzaamheden De administrateur is in staat om op adequate wijze mondeling en schriftelijk te rapporteren, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd. Tevens is hij in staat op op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren, zodat de werkzaamheden vlot verlopen.
Beheersingscriteria gericht op het proces N N
N/C N C
N N O O Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Bepaalt welke informatie wel en niet van belang is om vast te leggen Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie hij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af Geeft duidelijke en complete informatie, die ook fraude voorkomt Controleert gegevens op juistheid Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt verbetervoorstellen vast Legt relevante gegevens vast Houdt het archief compleet en overzichtelijk Rapporteert over de voortgang van het project Ziet toe op de registratie van gegevens Schrijft duidelijk en foutloos Nederlands Registreert de tijd die hij heeft gewerkt voor het desbetreffende project of voor de klant Hanteert correcte omgangsvormen Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld Spreekt helder en duidelijk (Nederlands en één moderne vreemde taal) Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over Combineert informatie uit verschillende bronnen en brengt deze informatie kernachtig over Geeft na een ontvangen opdracht aan wat hij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het beroep Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd over het werk, de werkopdracht of het project Een positieve bijdrage aan het verloop van het werkproces Een positieve bijdrage aan de onderlinge werkverhoudingen
35
Beroepscompetentie 16 (BOS/SC)
Samenwerken De administrateur is in staat om op adequate wijze samen te werken, zodat het werk zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd.
Beheersingscriteria gericht op het proces N Past zich aan de bedrijfscultuur aan Maakt werkafspraken met collega’s S Komt gemaakte werkafspraken na Stelt gerichte vragen aan collega’s om alle relevante informatie boven water te krijgen Luistert naar collega’s en houdt rekening met wat door hen gezegd wordt S/O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen S/O Houdt rekening met verschillen tussen mensen en hun manier van werken O/N Geeft feedback aan collega’s O/N Vraagt om feedback van collega’s Wijzigt werkwijze indien nodig naar aanleiding van gekregen feedback Vraagt collega’s om hulp als hij er zelf niet uitkomt Stimuleert en helpt collega’s als de situatie daarom vraagt en het werk het toelaat O Geeft aan wanneer de werkdruk te hoog is Zoekt, als eigen taken afgerond zijn, naar een andere klus/ander project of vraagt hiernaar bij zijn collega’s of leidinggevende Neemt actief deel aan werkbesprekingen N Stelt het gemeenschappelijke resultaat van het team centraal Toont inzicht in de werkzaamheden van collega’s Gaat flexibel om met wisselende taken Gaat in goede harmonie om met collega’s en leidinggevende N Spreekt anderen aan op hun handelen (gedrag) Draagt bij aan een positieve werksfeer en toont interesse in het werk van anderen Levert op positieve wijze kritiek en staat zelf open voor kritiek C/N Gaat respectvol om met mensen van andere disciplines, houdt rekening met de werkzaamheden van derden en overlegt bij eventuele problemen Zorgt voor een duidelijke werkoverdracht naar collega’s De administrateur functioneert effectief en efficiënt binnen een team Resultaat De administrateur levert in een prettige werksfeer met anderen een gezamenlijke prestatie om doelen te realiseren
Kwalificatiedossier Administrateur
36
Beroepscompetentie 17 (ON)
Beroepscompetenties ontwikkelen De administrateur is in staat om op adequate wijze zijn beroepscompetenties gedurende de loopbaan te ontwikkelen om goed te blijven functioneren in zijn beroep.
Beheersingscriteria gericht op het proces
L O L S S O Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Reflecteert op het beroepsmatig handelen Evalueert de eigen werkzaamheden Reflecteert met de leidinggevende op het beroepsmatig handelen Brengt met de leidinggevende in kaart wat goed en nog niet goed gaat Bepaalt met de leidinggevende welke beroepscompetenties hij verder moet ontwikkelen Bepaalt met de leidinggevende welke activiteiten hij daartoe moet ondernemen Onderneemt de met de leidinggevende afgesproken activiteiten Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen in de branche Past in overleg nieuwe werkwijzen toe Informeert regelmatig in- en extern naar nieuwe ontwikkelingen Leest regelmatig vakliteratuur (met speciale aandacht voor relevante wet- en regelgeving) Bezoekt vakbeurzen, trainingen, cursussen of seminars Toont motivatie om te leren Toont besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid binnen zijn eigen verantwoordingsgebied Stuurt eigen leerproces Maakt gebruik van personeelsvoorzieningen Onderzoekt alternatieven in de balans tussen werk en privé Deelt kennis en ervaring met anderen Heldere verbeterpunten voor het eigen functioneren Constante ontwikkeling en toepassing van de eigen beroepscompetenties
37
Beroepscompetentie 18 (BOS)
Omgaan met problemen De administrateur is in staat om op adequate wijze met problemen om te gaan, zodat deze verholpen en indien mogelijk in de toekomst voorkomen worden.
Beheersingscriteria gericht op het proces
N O N
Resultaat
Beroepscompetentie 19 (BOS/SC)
Signaleert het probleem Reageert alert bij problemen met het nakomen van de planning Onderzoekt mogelijke oorzaken Stelt de diagnose Raadpleegt zo nodig collega’s, leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Verwijst zo nodig door naar collega(‘s), leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Gebruikt protocollen en/of handboek kwaliteitszorg Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Maakt de juiste overweging om het probleem zelf te verhelpen of het te melden bij leidinggevende en/of andere belanghebbenden Weegt mogelijke oplossingen af rekening houdend met belangen en normen van anderen en kiest de meest geschikte oplossing Legt de gekozen oplossing voor aan de leidinggevende Verhelpt indien mogelijk het probleem Registreert gegevens over het probleem Stelt maatregelen voor ter voorkoming van het probleem Het probleem is gesignaleerd, verminderd, beheersbaar gemaakt of opgelost Indien mogelijk zijn maatregelen ter preventie van verdere problemen opgenomen Veilig en milieubewust werken De administrateur is in staat om op adequate wijze volgens voorschriften voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden te werken zodat het werk verantwoord wordt uitgevoerd.
Beheersingscriteria gericht op het proces N Handelt conform de richtlijnen/relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Reageert alert en actief op (het ontstaan van) onveilige situaties Stelt preventieve maatregelen voor om problemen te voorkomen Wijst collega’s op risico’s van onveilige situaties Meldt/doet suggesties bij niet-milieubewust handelen Meldt onveilige situaties aan de verantwoordelijke persoon Richt zijn werkplek zo ergonomisch mogelijk in en laat zich hierbij zo mogelijk adviseren Het werk is conform de richtlijnen/voorschriften voor veiligheid, Resultaat milieu en arbeidsomstandigheden uitgevoerd
Kwalificatiedossier Administrateur
38
Beroepscompetentie 20 (SC)
Klantgericht handelen De administrateur is in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd.
Beheersingscriteria gericht op het proces N Treedt representatief op en stemt zijn handelen af op de klant N Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent uitgesproken wensen en behoeften van de klant en vraagt hier zo nodig op door Maakt de afweging of hij in staat is en bevoegd is, om zelf te antwoorden en of gevraagde informatie wel verstrekt mag worden aan de vragensteller Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden N Speelt in op de veranderde situatie en past werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega’s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies O Toont besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied Registreert het contact met de klant en legt de gemaakte afspraken vast N Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum N Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk N Wijst klant op rechten/regelgeving N Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld N Past verschillende gesprekstechnieken en gedragsstijlen toe, afgestemd op de situatie en de klant Komt gemaakte afspraken na De klant is tevreden over Resultaat - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Het klantcontact is op de gewenste wijze geregistreerd
Kwalificatiedossier Administrateur
39
Beroepscompetentie 21 (SC)
Informatie opvragen De administrateur is in staat om op adequate wijze informatie op te vragen bij in- en externe klanten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 22 (VM)
Stelt gerichte vragen om de juiste informatie te ontvangen, mondeling of schriftelijk Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van zijn vraag bij de klant Onderscheidt hoofd- en bijzaken van de informatie Maakt optimaal gebruik van de beschikbare hulpmiddelen Blijft vriendelijk, rustig en servicegericht, ook wanneer de klant niet tevreden is Verwerft de beoogde informatie De mondeling contacten met de klant verlopen efficiënt, prettig en in correct Nederlands De schriftelijke verzoeken zijn kort, bondig, in correct Nederlands en conform de huisstijl opgesteld Ondersteunen bij periodieke verslaglegging (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur) De administrateur is in staat om op adequate wijze ondersteunende werkzaamheden te verrichten ten behoeve van de periodieke verslaglegging van de onderneming.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Controleert of alle benodigde gegevens voorhanden zijn en beoordeelt deze op juistheid en plausibiliteit Stelt de proef- en saldibalans op (t.b.v. klein MKB) Voert voorafgaande journaalposten t.b.v. balans en resultatenrekening in (t.b.v. klein MKB) Stelt de balans en resultatenrekening op (t.b.v. klein MKB) Signaleert en noteert fouten en bijzonderheden en bespreekt deze met de leidinggevende Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Concept kolommenbalans, conform de wet en de bedrijfsrichtlijnen Notities met fouten en bijzonderheden (in dossier)
40
Beroepscompetentie 23 (VM)
Opstellen van de aangifte omzetbelasting (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur en Assistent accountant) De administrateur is in staat om op adequate wijze de aangifte omzetbelasting op te stellen ten behoeve van een correcte afwikkeling van omzetbelastingverplichtingen van het bedrijf en/of diverse klanten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 24 (VM)
Vult de aangifte omzetbelasting in op basis van de uitkomsten van het bijgewerkte grootboek Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Signaleert en noteert fouten en bijzonderheden en bespreekt deze met de leidinggevende Legt indien nodig een fiscaal klantendossier aan en legt hierin alle bijzonderheden en correspondentie vast Correcte aangifte omzetbelasting Bijgewerkt bedrijfsdossier en/of fiscaal dossier van de klant met aantekeningen en gevoerde correspondentie Voorbereiden van de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting van administraties (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) De administrateur is in staat om op adequate wijze de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting voor te bereiden van administraties, ten behoeve van een juiste weergave van de financiële situatie van de klant.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Controleert aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit Werkt conform werkplan en bedrijfsrichtlijnen Voert boekingen in in de subgrootboeken en het memoriaal Boekt gegevens door in het boekhoudkundig pakket Stelt de proef- en saldibalans op (t.b.v. kleine bedrijven) Voert voorafgaande journaalposten t.b.v. balans en resultatenrekening in (t.b.v. kleine bedrijven) Legt indien nodig een klantendossier aan en legt hierin afwijkende boekingen en uitzonderingen vast Stelt de balans en resultatenrekening op (t.b.v. kleine bedrijven) Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag Kolommenbalans, conform werkplan en bedrijfsrichtlijnen Conceptjaarverslag, conform werkplan en bedrijfsrichtlijnen Bijgewerkt klantendossier met helder geformuleerde aantekeningen
41
Beroepscompetentie 25 (VM)
Controleren van de activa, passiva en kosten en baten (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) De administrateur is in staat om op adequate wijze de activa en passiva en kosten en baten te controleren ten behoeve van een juiste weergave van de financiële situatie van de klant.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Beroepscompetentie 26 (VM)
Beoordeelt posten op juistheid en plausibiliteit (controleert de grootboekrekeningen) Voert conform het werkplan controleberekeningen uit, doet cijferbeoordelingen en verricht eenvoudige verbandscontroles Vergelijkt de posten met voorgaande perioden Voert voorafgaande journaalposten t.b.v. balans en resultatenrekening in (bij kleine bedrijven) Berekent indien nodig kengetallen Maakt aantekeningen met bevindingen en adviezen in klantendossiers Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Juiste activa-, passiva-, kosten- en batenposten Heldere analyses en controleberekeningen Bijgewerkt klantendossier met helder geformuleerde bevindingen en adviezen Relevante opmerkingen en adviezen voor de klant in conceptjaarverslag Opstellen van de aangifte voor de loonheffingsafdracht (Uitstroomdifferentiatie Bedrijfsadministrateur en Assistent accountant) De administrateur is in staat om op adequate wijze de aangifte loonheffingsafdracht op te stellen ten behoeve van de correcte afdracht van de loonheffingsverplichtingen van het bedrijf of van klanten.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Verzamelt en ordent de benodigde gegevens en controleert ze op volledigheid en correctheid (meestal via de standaard loonjournaalpost, gegenereerd door het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket) Vult de aangifte loonheffingsafdracht in (in geval er niet teveel uitzonderingen zijn) Vergelijkt de aangifte met voorgaande aangiften (alleen zinvol bij kleine bedrijven) Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Legt indien nodig een fiscaal (klanten)dossier aan en legt hierin alle bijzonderheden en correspondentie vast Correcte aangifte loonheffingsafdracht Bijgewerkt fiscaal (klanten)dossier met aantekeningen en gevoerde correspondentie
42
Beroepscompetentie 27 (VM)
Voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting (Uitstroomdifferentiatie Assistent accountant) De administrateur is in staat om op adequate wijze de aangifte inkomstenbelasting ten behoeve van een correcte afwikkeling van de inkomstenbelastingverplichtingen van diverse klanten voor te bereiden.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Verzamelt en ordent de benodigde gegevens Controleert de (voorlopige) aanslagen inkomstenbelasting, en maakt een vergelijking met de aangiften van vorige perioden (voor ondernemers van kleine bedrijven en particulieren) Vult onderdelen van de aangifte in (in geval er niet teveel uitzonderingen zijn) Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Legt indien nodig een fiscaal klantendossier aan en legt hierin alle bijzonderheden en correspondentie vast Correcte en complete gegevens t.b.v. de aangifte inkomstenbelasting (evt. gedeeltelijk ingevulde aangifte) Bijgewerkt fiscaal dossier van de klant met aantekeningen en correspondentie
43
Beroepscompetentie 28 (VM)
Verwerken van salarissen in een salarisverwerkingspakket (Uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur) De administrateur is in staat om op adequate wijze de salarissen te verwerken in een geautomatiseerd salarisverwerkingspakket ten behoeve van een correcte verloning.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Controleert of alle benodigde gegevens voor de salarisverwerking aanwezig en geautoriseerd zijn en rangschikt de te verwerken gegevens op prioriteit Voert met grote nauwkeurigheid stamgegevens en periodieke mutaties in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit Start de (proef)run van het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket en genereert het verwerkingsverslag en de loonstroken Controleert middels steekproeven of de salarissen juist zijn berekend Herstelt verwerkingsfouten of doet een voorstel hoe de fout gecorrigeerd kan worden Beantwoordt in voorkomende gevallen vragen van collega’s en/of klanten over salaris Stelt een betalingsvoorstel op Genereert, archiveert en verspreidt diverse overzichten en rapportages naar de belanghebbenden Geeft mutaties in gegevens van medewerkers door aan diverse externe instanties Overlegt in twijfelgevallen met de leidinggevende Correct mutatie- en verwerkingsverslag Correcte berekening van te betalen salarissen Correcte loonstroken en jaaropgaaf voor medewerkers Correct betalingsvoorstel lonen, belastingen en afdrachten Rapportage cumulatieve totalen van salarissen en loonkosten (loonstaat) Mondelinge en/of schriftelijke antwoorden op vragen van medewerkers Mondelinge en/of schriftelijke toelichtingen op correcties Diverse overzichten en rapportages, op verzoek van het management
44
Beroepscompetentie 29 (VM)
Afhandelen van de te betalen lonen, belastingen en afdrachten (Uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur) De administrateur is in staat om op adequate wijze de afhandeling van de te betalen lonen, belastingen en afdrachten te ondersteunen, zodat het bedrijf voldoet aan alle loongerelateerde verplichtingen richting personeel en derden.
Beheersingscriteria gericht op het proces
Resultaat
Kwalificatiedossier Administrateur
Stuurt betalingsvoorstel naar de leidinggevende Verricht diverse vierkants- of verbandscontroles Controleert de loonsom t.o.v. voorgaande perioden Vult de aangifte loonheffingsafdracht in (in geval er niet teveel uitzonderingen zijn) Vergelijkt de aangifte met voorgaande aangiften (alleen zinvol bij kleine bedrijven) Controleert de afwikkeling van de jaaropgaaf voor fiscus en UWV Maakt budgetprognoses van de totale loonsom Rapporteert de diverse controles aan de belanghebbenden Correcte loonjournaalpost Correcte aangifte loonheffingsafdracht Correcte en tijdige betalingen van lonen en afdrachten Uitslagen van de controles, zijn verwerkt in diverse rapportages en eventueel nader gespecificeerd in notities
45
9
OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL
9.1 KERN Voor het kwalificatieprofiel Administrateur is de volgende inhoud van de kern vastgesteld. Kern De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van de kern: 1, 2, 3, 4, 5 Kerntaken Kernopgaven
1, 2, 3, 4
Competenties
1 t/m 21
9.2 UITSTROOMDIFFERENTIATIES Voor het kwalificatieprofiel Administrateur zijn de volgende uitstroomdifferentiaties vastgesteld. Uitstroomdifferentiatie 1
Bedrijfsadministrateur (crebo-code: 90462)
Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: Deze administrateur werkt de diverse dagboeken in de administratie bij en voert ondersteunende werkzaamheden uit t.b.v. één of meerdere projecten. Hij kan relatief snel als vervanger optreden voor lager gekwalificeerde medewerkers op de subadministraties en assisteert het hoofd bij de periodeafsluitingen. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Kernopgaven
1, 2, 3, 4
Competenties
1 t/m 23 en 26
Uitstroomdifferentiatie 2
Assistent accountant (crebo-code: 90461)
Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: Deze administrateur controleert financiële informatie van de klant en biedt indien gewenst financieeladministratieve ondersteuning. Zijn werkzaamheden hebben een sterk controlerend karakter en zijn gericht op het voorbereiden van de periodeafsluitingen en het jaarverslag en het opstellen van belastingaangiften. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9 Kernopgaven
1, 2, 3, 4
Competenties
1 t/m 21 en 23 t/m 27
Kwalificatiedossier Administrateur
46
Uitstroomdifferentiatie 3
Salarisadministrateur (crebo-code: 90463)
Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: Deze administrateur heeft als doel om de salarissen en de daaraan gerelateerde belastingen en afdrachten correct en tijdig uit te laten betalen. Hij verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4, 5, 10, 11 Kernopgaven
1, 2, 3, 4
Competenties
1 t/m 21 en 28 en 29
Kwalificatiedossier Administrateur
47
10 CERTIFICEERBARE EENHEDEN In het kwalificatieprofiel Administrateur zijn de volgende certificeerbare eenheden aangewezen. Certificeerbare eenheid 1
Crediteurenadministratie
De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze certificeerbare eenheid: 2. Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie Kerntaken Kernopgaven
1. Controle versus fouten 2. Werkdruk en kwaliteit 3. Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4. Vertrouwelijkheid van personen en/of bedrijfsbelang bewaken versus schaden
Competenties
3, 4 en 12 t/m 21
Certificeerbare eenheid 2
Debiteurenadministratie
De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze certificeerbare eenheid: 1. Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie Kerntaken Kernopgaven
1. Controle versus fouten 2. Werkdruk en kwaliteit 3. Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4. Vertrouwelijkheid van personen en/of bedrijfsbelang bewaken versus schaden
Competenties
1, 2 en 12 t/m 21
Certificeerbare eenheid 3
Financiële administratie
De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze certificeerbare eenheid: 1. Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie Kerntaken 2. Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 3. Verricht activiteiten voor de boekhoudkundig verwerking van het betalingsverkeer 4. Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal 5. Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties 6. Assisteert bij periodieke verslaglegging Kernopgaven
1. Controle versus fouten 2. Werkdruk en kwaliteit 3. Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4. Vertrouwelijkheid van personen en/of bedrijfsbelang bewaken versus schaden
Competenties
1 t/m 23
Kwalificatiedossier Administrateur
48
Certificeerbare eenheid 4
Salarisadministratie
De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze certificeerbare eenheid: 10. Muteert individuele en collectieve gegevens in een Kerntaken geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem 11. Draagt zorg voor de correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten Kernopgaven
1. Controle versus fouten 2. Werkdruk en kwaliteit 3. Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4. Vertrouwelijkheid van personen en/of bedrijfsbelang bewaken versus schaden
Competenties
12 t/m 21, 28 en 29
Kwalificatiedossier Administrateur
49
11 COMPETENTIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern en de uitstroomdifferentiaties van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven en in welke uitstroomdifferentiaties. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie 1: Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 2: Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het 3: betalingsverkeer Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het 4: memoriaal Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties 5: Assisteert bij periodieke verslaglegging 6: Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten 7: Verzorgt werkzaamheden voor de maand-, kwartaal- en 8: jaarafsluiting van administraties, de jaarrekening en management accounting Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten en de 9: inkomstenbelasting 10: Muteert individuele en collectieve gegevens in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem 11: Draagt zorg voor een correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten
Competenties De administrateur is in staat om op adequate wijze 1. de boekhoudkundige verwerking van de debiteurenmutaties uit te voeren 2. het debiteurenbeheer uit te voeren 3. de boekhoudkundige verwerking van de crediteurenmutaties uit te voeren 4. het crediteurenbeheer uit te voeren
Kwalificatiedossier Administrateur
Kernopgave 1: Controle versus fouten 2: Werkdruk en kwaliteit 3: Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4: Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfsinformatie bewaken versus schaden
Kern KT 1 X
KT 2
X
KT 3
KT 4
Uitstroomdifferentiatie 1: Bedrijfsadministrateur 2: Assistent accountant 3: Salarisadministrateur
Uitstroom- Uitstroom- UitstroomKernopgave diff. 1 diff. 2 diff. 3 KT KT KT KT KT KT KT KO KO KO KO 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3 4 X X X X
X
X X
X X
X X
X X
X
X
X
X
X
50
Competenties De administrateur is in staat om op adequate wijze 5. de bankmutaties te boeken en te controleren 6. de boekhoudkundige verwerking van de kasmutaties uit te voeren 7. een kas te beheren 8. boekingen in het memoriaal te verrichten 9. voorraadmutaties administratief te verwerken 10. een urenregistratie te voeren 11. een projectadministratie te voeren 12. te handelen in overeenstemming met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden 13. eigen werkzaamheden voor te bereiden 14. zorg te dragen voor kwaliteit 15. over werkzaamheden te rapporteren en communiceren 16. samen te werken 17. beroepscompetenties te ontwikkelen 18. om te gaan met problemen 19. veilig en milieubewust te werken 20. klantgericht te handelen 21. informatie op te vragen 22. te ondersteunen bij periodieke verslaglegging 23. de aangifte omzetbelasting op te stellen 24. de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting voor te bereiden 25. de activa, passiva en kosten en baten te controleren
Kwalificatiedossier Administrateur
Kern KT 1
KT 2
KT 3 X X
KT 4
Uitstroom- Uitstroom- UitstroomKernopgave diff. 1 diff. 2 diff. 3 KT KT KT KT KT KT KT KO KO KO KO 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3 4 X X X X X X X X
X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X
X
X
X
X
X
X X X
X X X
X X X
X X X
X
X
X
X
X
X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X
X
X
X X
X X X X X
X
X X
X X X X X
X X
X X
X X
X X
X X
X
X
X
X
X
X
X X
51
Competenties De administrateur is in staat om op adequate wijze 26. de aangifte op te stellen voor de loonheffingsafdracht 27. de aangifte inkomstenbelasting voor te bereiden 28. salarissen te verwerken in een salarisverwerkingspakket 29. de te betalen lonen, belastingen en afdrachten af te handelen
Kwalificatiedossier Administrateur
Kern KT 1
KT 2
KT 3
KT 4
Uitstroom- Uitstroom- UitstroomKernopgave diff. 1 diff. 2 diff. 3 KT KT KT KT KT KT KT KO KO KO KO 5 6 7 8 9 10 11 1 2 3 4 X X X X X X X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
52
12 VERANTWOORDINGSDOCUMENT De verantwoording bij het kwalificatieprofiel heeft tot doel de opbouw van het kwalificatieprofiel en de wijze van totstandkoming toe te lichten en te verantwoorden. Het Verantwoordingsdocument heeft twee functies: - het is een verantwoording van de stappen die zijn gezet bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat een toetsing door derden mogelijk is; - het is een toelichting op de keuzes die zijn gemaakt bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat voor gebruikers inzichtelijk wordt wat er wel en niet in het kwalificatieprofiel is opgenomen en waarom die keuzes zijn gemaakt. In de verantwoording worden zeven onderdelen behandeld: 12.1 De onderliggende beroepscompetentieprofielen 12.2 Naam en structuur van het kwalificatieprofiel 12.3 Van beroepscompetentieprofielen naar kwalificatieprofiel 12.4 Leer- en burgerschapscompetenties 12.5 Borging van de kwaliteit van examinering 12.6 Doorstroomrechten 12.7 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier. De zeven onderdelen worden in de navolgende paragrafen verder uitgewerkt.
Kwalificatiedossier Administrateur
53
12.1 DE ONDERLIGGENDE BEROEPSCOMPETENTIEPROFIELEN Namen van de gebruikte beroepscompetentieprofielen De verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen Consequenties verwantverklaring voor de beroepspraktijkvorming Beschikbaarheid BPV-plaatsen
Beroepscompetentieprofielen Het kwalificatieprofiel Administrateur is gebaseerd op de beroepscompetentieprofielen Administrateur, Assistent accountant en Salarisadministrateur. Verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen Er bestaat in grote mate verwantschap tussen de beroepscompetentieprofielen Administrateur en Assistent accountant. Beide beroepen zijn gericht op de financiële administratie van bedrijven en instellingen. De administrateur registreert en controleert (financieel) administratieve informatie, maakt boekingen in de financiële administratie, assisteert bij de periodieke afsluitingen en doet de aangiften voor de omzetbelasting en de loonheffingsafdracht. Hij beperkt zijn werkzaamheden tot het bedrijf waar hij in dienst is (m.u.v. administratiekantoren). De assistent accountant doet op verzoek van de klant boekingen in de financiële administratie, verricht periodieke afsluitingen, voert controles uit ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening en verzorgt aangiften voor de omzetbelasting, de loonheffingsafdracht en de inkomstenbelasting. Hij verricht deze werkzaamheden voor diverse klanten, op het accountantskantoor of bij de klant. Met betrekking tot de aard van de werkzaamheden kan ruwweg worden gesteld dat de administrateur vooral administreert en de assistent accountant samenstelt en controleert. Dit neemt niet weg dat de administrateur ook voortdurend allerhande gegevens en mutaties controleert en dat de assistent accountant ook de nodige (correctie)boekingen verricht in de financiële administraties van klanten. De administrateur (en/of zijn leidinggevende) en de (assistent)accountant hebben regelmatig contact. De (assistent)accountant ondersteunt en controleert de financiële administratie van een bedrijf na afloop van de boekingsperiode. De accountant geeft achteraf weer adviezen voor volgende boekingsperioden en is zodoende betrokken bij de gehele boekhoudcyclus. De conclusie uit het bovenstaande luidt, dat de benodigde achtergrond en de vaardigheden voor beide beroepen een grote overlap vertonen. De rol van de beroepsbeoefenaar en de setting waarin de werkzaamheden worden verricht, zijn echter duidelijk verschillend. De verwantschap tussen de administrateur en de assistent accountant enerzijds en de salarisadministrateur anderzijds is aanwezig, maar de overlap is minder sterk dan tussen de administrateur en de assistent accountant. De verwantschap is gebaseerd op de volgende factoren: - Het verwerken van salarissen is in bedrijven vaker gesitueerd bij financiële afdelingen, dan bij P&O-afdelingen; - Het karakter van het beroep salarisadministrateur en de daarvoor gevraagde vaardigheden (veel controleren, berekenen, administreren en toetsen aan regelgeving) vertoont grote overeenkomsten met die voor de beroepen administrateur en assistent accountant; - Een deel van de benodigde kennis is gelijk; dit geldt met name voor de fiscale kennis (i.v.m. aangiften en afdrachten); - Een relatief groot deel van werkzame salarisadministrateurs heeft oorspronkelijk een bedrijfsadministratieve achtergrond.
Kwalificatiedossier Administrateur
54
Het beroep van salarisadministrateur is relatief smal en de werkgelegenheid is niet van die omvang, dat een apart kwalificatieprofiel Salarisadministrateur gerechtvaardigd is. Voor een beginnende beroepsbeoefenaar is bovendien een wat bredere kwalificering gewenst. Daarom is ervoor gekozen om de salarisadministrateur op te nemen als uitstroomdifferentiatie in het kwalificatieprofiel administrateur. Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen Het beroepscompetentieprofiel ligt op niveau 4. Het onderscheidt zich van de beroepscompetentieprofielen Boekhoudkundig medewerker op niveau 3 en Bedrijfsadministratief medewerker op niveau 2, doordat op niveau 4 de werkzaamheden met meer zelfstandigheid worden uitgevoerd en door de beduidend grotere variëteit aan werkzaamheden. De verantwoordelijkheden zijn groter en er is ook meer inzicht vereist op niveau 4. Er zijn geen beroepscompetentieprofielen of kwalificatieprofielen bij andere kenniscentra aangetroffen die relevante verwantschap hebben met de genoemde profielen. Consequenties voor de beroepspraktijkvorming Het kwalificatieprofiel Administrateur zal leiden tot opleidingsprogramma’s die de huidige opleiding tot administrateur zullen vervangen. Vooralsnog mag er van worden uitgegaan dat het aantal deelnemers ten opzichte van de bestaande opleiding niet sterk zal veranderen. Aangezien er nu voldoende BPV-plaatsen zijn, is er geen reden om aan te nemen dat het kwalificatieprofiel Administrateur zal leiden tot grote problemen voor de beroepspraktijkvorming. In de huidige situatie worden de deelnemers al geplaatst bij geschikte bedrijven, instellingen en accountantskantoren. De perspectieven voor een BPV-plaats voor deelnemers die de uitstroomdifferentiaties Bedrijfsadministrateur en Assistent accountant gaan volgen zijn dus ongewijzigd (behoudens regionale verschillen en economische conjunctuur). De uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur is nieuw en er zijn nog geen bedrijven geaccrediteerd voor een BPV-plaats. De accreditatie van bedrijven voor deze uitstroomdifferentiatie kan worden bemoeilijkt door het vertrouwelijke karakter van de salarisadministratie en de grote belangen die zijn gemoeid met salarisverwerking. Het is voor de jonge deelnemer wenselijk dat hij zich in de beroepspraktijkvorming oriënteert op de diverse uitstromen binnen het KP Administrateur, om zijn loopbaanmogelijkheden te vergroten. Beschikbaarheid BPV-plaatsen De beschikbaarheid van BPV-plaatsen heeft betrekking op zowel de kwantiteit als de kwaliteit. Sinds de invoering van de WEB zijn de activiteiten vooral erop gericht te zorgen voor voldoende BPV-plaatsen. Deze zijn opgenomen in het bedrijvenregister. Het bedrijvenregister is te raadplegen via www.ecabo.nl. Volgens het laatste arbeidsmarktonderzoek, Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs 2004 - 2005 van 1 oktober 2004 zijn er in kwantitatieve zin voldoende bedrijven beschikbaar voor de uitstroomdifferentiaties Bedrijfsadministrateur en Assistent accountant. Voor de uitstroomdifferentiatie Salarisadministrateur dienen nieuwe bedrijven te worden geworven, geaccrediteerd en vervolgens toegevoegd aan het ECABO-bedrijvenregister. Door de invoering van competentiegericht onderwijs zal in kwalitatieve zin meer van het bedrijfsleven verwacht worden. In de examenpraktijk zal de betrokkenheid van het bedrijfsleven toenemen bij de beoordeling van de deelnemer. Voor ECABO zal dan ook de komende jaren de kwaliteit centraal staan in de accreditatie en beoordeling van leerbedrijven.
Kwalificatiedossier Administrateur
55
12.2 NAAM EN STRUCTUUR VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL Korte omschrijving van het kwalificatieprofiel, naam van het diploma, typering en niveau van de kwalificatie Relatie tussen de competenties, de kerntaken, kernopgaven en beroepscontext Eventuele uitstroomdifferentiaties Eventuele certificeerbare eenheden
Korte omschrijving van het kwalificatieprofiel, naam van het diploma, typering en niveau van de kwalificatie De administrateur werkt zelfstandig, al dan niet in opdracht, aan taken met enige complexiteit. De werkzaamheden zijn afwisselend en worden meestal verricht vanuit een back office, maar er zijn ook externe contacten. De bedrijfsadministrateur kan werkzaam zijn op de administratie van een bedrijf, een instelling of bij een administratiekantoor. Zijn doel is om inzicht te creëren in de financiële positie van het bedrijf, ten behoeve van het management en externe belanghebbenden. De werkzaamheden zijn enerzijds gericht op het bijwerken van de dagboeken, anderzijds assisteert de bedrijfsadministrateur bij de periodeafsluitingen. De assistent accountant is werkzaam op een accountantskantoor en verricht administratieve handelingen ten behoeve van de klanten. Zijn doel is om financiële informatie van de klant te controleren en om indien gewenst financieel-administratieve ondersteuning te bieden. Zijn werkzaamheden hebben een sterk controlerend karakter en zijn gericht op het voorbereiden van de periodeafsluitingen en het jaarverslag en het opstellen van belastingaangiften. De salarisadministrateur kan werkzaam zijn bij een salarisadministratie in een bedrijf of bij een dienstverlener die salarisadministraties voert voor klanten. De salarisadministrateur verwerkt salarissen en/of verricht voorbereidingen en administratieve handelingen ten behoeve van de salarisverwerking. Zijn doel is om de salarissen en de daaraan gerelateerde belastingen en afdrachten correct en tijdig uit te laten betalen. Het niveau van het kwalificatieprofiel Administrateur is niveau 4. Het is een opleiding tot vakman met een grote verantwoordelijkheid en een scala aan taken met wisselende complexiteit. Uit de beroepscompetentieprofielen die aan dit kwalificatieprofiel ten grondslag liggen, blijkt ook dat dit beroepen zijn die te vergelijken zijn met het niveau 4 binnen het mbo. Dit wordt bepaald door de vakspecialistische kennis en vaardigheden die worden gevraagd, met name ten aanzien van het toepassen van methodieken, regels, procedures, richtlijnen etc. Bovendien wordt van de administrateur gevraagd dat hij binnen een zekere routinematigheid kan werken, daarnaast is communicatief vaardig zijn een vereiste. De administrateur moet zowel zelfstandig als samen met collega’s kunnen werken en is verantwoordelijk voor zijn eigen werk. Als beginnend beroepsbeoefenaar heeft hij een inwerkperiode nodig en legt hij veelvuldig verantwoording af aan zijn leidinggevende, opdrachtgever c.q. collega-professional. Wat betreft het vereiste instroomniveau en de duur van de opleiding verwijzen wij naar dat wat hierover is vastgelegd in de WEB en in de wettelijke doorstroomregeling vmbo-beroepsonderwijs. Indien een deelnemer over relevante werkervaring beschikt of een hogere vooropleiding heeft, zal hij de opleiding versneld kunnen doorlopen. Op basis van de inhoudelijke bespreking (en conclusies daarover) van de verschillende onderdelen van het kwalificatieprofiel in de expertmeetings en de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie, is de Paritaire commissie van mening dat het kwalificatieprofiel binnen de voor het betreffende diplomaniveau nominale studieduur van 4 leerjaren in een onderwijsprogramma kan worden uitgevoerd.
Kwalificatiedossier Administrateur
56
De naam van het diploma, Administrateur, wordt steeds meer in de markt (h)erkend. Het is daarom wenselijk deze naam te handhaven. Beschrijving van de relatie tussen kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Het kwalificatieprofiel Administrateur bestaat uit een kerndeel met vijf kerntaken en vier kernopgaven. Kerntaken: 1. Verricht activiteiten voor de debiteurenadministratie 2. Verricht activiteiten voor de crediteurenadministratie 3. Verricht activiteiten voor de boekhoudkundige verwerking van het betalingsverkeer 4. Verwerkt onder begeleiding boekhoudkundige mutaties in het memoriaal 5. Voert kwantiteitenregistraties en projectadministraties Kernopgaven: 1. Controle versus fouten 2. Werkdruk en kwaliteit 3. Bewaken integriteit versus voordelen op korte termijn en klanttevredenheid 4. Vertrouwelijkheid van privé-gegevens en bedrijfsinformatie bewaken versus schaden Uitstroomdifferentiaties De uitstroomdifferentiaties zijn direct gekoppeld aan de onderliggende beroepscompetentieprofielen Administrateur, Assistent accountant en Salarisadministrateur. De volgende drie uitstroomdifferentiaties maken deel uit van het KP Administrateur: - Bedrijfsadministrateur - Assistent accountant - Salarisadministrateur De Bedrijfsadministrateur Extra kerntaken: 6. Assisteert bij periodieke verslaglegging 7. Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten Extra competenties: 22. Ondersteunen bij periodieke verslaglegging 23. Opstellen van de aangifte omzetbelasting 26. Opstellen van de aangifte voor de loonheffingsafdracht De Assistent accountant Extra kerntaken: 8. Verzorgt werkzaamheden voor de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting van administraties, de jaarrekening en management accounting 9. Verricht werkzaamheden voor de loonheffingsafdrachten en de inkomstenbelasting Extra competenties: 23. Opstellen van de aangifte omzetbelasting 24. Voorbereiden van de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting 25. Controleren van de activa, passiva en kosten en baten 26. Opstellen van de aangifte voor de loonheffingsafdracht 27. Voorbereiden van de aangifte inkomstenbelasting De Salarisadministrateur Extra kerntaken:
Kwalificatiedossier Administrateur
57
10. Muteert individuele en collectieve gegevens in een geautomatiseerd salarisverwerkingssysteem 11. Draagt zorg voor de correcte afwikkeling van te betalen lonen, belastingen en afdrachten Extra competenties: 28. Verwerken van salarissen in een salarisverwerkingspakket 29. Afhandelen van de te betalen lonen, belastingen en afdrachten Eventuele certificeerbare eenheden Drie aspecten spelen een rol rondom certificeerbare eenheden: 1. herkenbaarheid in de branche en op de arbeidsmarkt 2. onderwijsorganisatorische en/ of bedrijfseconomische implicaties 3. het individuele loopbaanperspectief voor de student. Deze drie aspecten worden ook benoemd in de definitie op grond waarvan certificeerbare eenheden kunnen worden opgenomen. Certificeerbare eenheden zijn van belang om snel te kunnen inspelen op vragen van de arbeidsmarkt, ongekwalificeerde uitstroom te beperken door deelprestaties te belonen en verkorte vervolgstudies mogelijk te maken. Een certificaat is een bewijsstuk met (economische en) civiele waarde. Het aantal certificeerbare eenheden wordt gelimiteerd door de eis van arbeidsmarktrelevantie en de samenhang tussen (beroeps-)competenties en kerntaken/kernopgaven. Certificeerbare eenheden bieden de mogelijkheid om snel in te spelen op de marktvraag, daar toevoeging en wijziging van certificeerbare eenheden niet door de minister hoeven te worden goedgekeurd. Een certificeerbare eenheid kan betekenen dat een deelnemer bij vroegtijdige uitval een bewijs in handen krijgt van behaalde competenties voor het uitvoeren van een of meer kerntaken. De grondslag voor het aanwijzen van certificeerbare eenheden is echter niet de deelnemer die niet in staat is om het volledige diploma te behalen, maar de civiele waarde van delen van het diploma. De discussie over het wel of niet aanwijzen van certificeerbare eenheden is gevoerd in ACB’s en Sectiebesturen op basis van genoemde criteria. In een kwalificatieprofiel zijn certificeerbare eenheden opgenomen wanneer de branchevertegenwoordigers van mening zijn dat delen van de kwalificatie (minimaal ter grootte van één kerntaak) een aantoonbare marktwaarde hebben. Aan vertegenwoordigers van het scholenveld is gevraagd of de genoemde certificeerbare eenheden uitgevoerd kunnen worden. Wanneer de vertegenwoordigers binnen ACB’s en Sectiebesturen van mening zijn dat alleen het volledige diploma een plaats op de arbeidsmarkt mogelijk maakt, zijn uiteraard geen certificeerbare eenheden opgenomen. De volgende certificeerbare eenheden kunnen worden onderscheiden: - Crediteurenadministratie - Debiteurenadministratie - Financiële administratie - Salarisadministratie. Deze certificeerbare eenheden hebben arbeidsmarktrelevantie, zoals blijkt uit advertenties waarin medewerkers voor deze taken en op dit niveau worden gevraagd. De certificeerbare eenheden zijn in de expertmeetings (zowel t.b.v. de totstandkoming van het beroepscompetentieprofiel als het kwalificatieprofiel) aan de orde geweest en door de aanwezigen herkend. De Adviescommissie van Bestuur heeft zich hierachter geschaard.
Kwalificatiedossier Administrateur
58
12.3 VAN BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL(EN) NAAR KWALIFICATIEPROFIEL Toelichting op de vertaling van de beroepsbeschrijving, (verrijkte) kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Toelichting op de vertaling van de succescriteria
Toelichting op de vertaling van de beroepsbeschrijving, (verrijkte) kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Voor de formulering van de kerntaken en competenties is gebruikt gemaakt van de onderliggende BCP’s Administrateur, Assistent accountant en Salarisadministrateur. Alle kerntaken, kernopgaven en competenties uit de BCP’s zijn onderling vergeleken. Uit deze vergelijking kwam al snel naar voren dat de verwantschap erg groot is, met name voor de Administrateur en de Assistent accountant en in iets mindere mate met de Salarisadministrateur. De competenties, kerntaken en kernopgaven uit de BCP’s zijn grotendeels overgenomen in het KP. Dezelfde of nagenoeg dezelfde competenties en kernopgaven zijn samengevoegd in het KP. Bij kleine verschillen is gekozen voor de beste en rijkste beschrijving. De kerntaakindeling in het KP is licht gewijzigd t.o.v. die in de BCP’s. De zo ontstane indeling van het kerndeel en de uitstroomdifferentiaties is door de deskundigen in o.a. de expertmeetings en de leden van de Adviescommissie Bestuur herkend als relevant en toepasbaar voor de arbeidsmarkt. Toelichting op de vertaling van de succescriteria Er heeft een vertaalslag plaatsgevonden van succescriteria naar beheersingscriteria (van vakvolwassen naar beginnend beroepsbeoefenaar). Het verschil tussen de vakvolwassen en de beginnende beroepsbeoefenaar komt vooral tot uiting in de rol en verantwoordelijkheden van de medewerker. Zo heeft de beginnend beroepsbeoefenaar een sterke assisterende en ondersteunende rol en voert hij de werkzaamheden alleen in opdracht en onder begeleiding uit. Tijdens het ontwikkelen van het KP bleek dat deze vertaalslag echter minimaal behoefde te zijn. Bij enkele competenties bleek het noodzakelijk om context toe te voegen. Dit om helder te krijgen binnen welke kaders de competentie gezien moet worden om daarmee te voorkomen dat er te veel van de beginnende beroepsbeoefenaar verwacht wordt. In slechts een enkel geval zijn een competentie en enkele succescriteria uit het beroepscompetentieprofiel niet overgenomen in het kwalificatieprofiel, omdat het niveau duidelijk te hoog is voor een beginnend beroepsbeoefenaar. In het kwalificatieprofiel is helder en expliciet aangegeven aan wie een beginnend beroepsbeoefenaar verantwoording aflegt over zijn werkzaamheden. In de meeste gevallen betreft dit de leidinggevende, de interne opdrachtgever en/of de collega-professional. Het is daarbij belangrijk dat de beginnend beroepsbeoefenaar zich een juiste houding weet te geven ten opzichte van zijn meerdere c.q. een deskundiger collega. De vertaalslag van de beroepscompetentieprofielen naar het kwalificatieprofiel en de vertaalslag van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar een beginnend beroepsbeoefenaar is in expertmeetings gevalideerd door deskundigen uit het bedrijfsleven en het scholingsveld. In de bijeenkomsten zijn keuzes voorgelegd, o.a. ten aanzien van de volgende onderwerpen: - clustering van BCP’s tot een KP - relevante competenties - niveau en inhoud per competentie - herkenbaarheid van het KP voor de arbeidsmarkt - de kerntaken van het KP - de uitstroomdifferentiaties - de verdeling kerntaken over een kern- en uitstroomdeel - de mogelijkheid om met behulp van het kwalificatieprofiel onderwijs te ontwikkelen en competenties te toetsen - certificeerbare eenheden. Kwalificatiedossier Administrateur
59
Op- en aanmerkingen, gemaakt door de deskundigen, zijn meegenomen bij de verdere ontwikkeling van het kwalificatieprofiel alvorens het ter validering aan de Adviescommissie Bestuur is voorgelegd.
Kwalificatiedossier Administrateur
60
12.4 LEER- EN BURGERSCHAPSCOMPETENTIES De leer- en burgerschapscompetenties uit het brondocument Leren en Burgerschap zijn geïntegreerd in de beroepscompetenties van dit kwalificatieprofiel. Bij het integreren van leer- en burgerschapscompetenties in beroepscompetenties zijn de volgende stappen genomen: - Voor zover mogelijk is gebruik gemaakt van de landelijke set van niet vakmatige beroepscompetenties (Sets van beroepscompetenties, 2 juni 2004) waarin middels de methodiek van “Schering en inslag” de leer- en burgerschapscompetenties zijn opgenomen. De leer- en burgerschapscompetenties zijn hierbij reeds vertaald naar beroepssituaties. In een schema wordt duidelijk gemaakt hoe deze vertaalde criteria gerelateerd zijn aan de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap. Zo wordt optimaal voldaan aan het integreren van het brondocument in de kwalificatieprofielen. Een bijkomend voordeel is dat op deze wijze de transparantie van de ECABO-kwalificatieprofielen wordt vergroot aangezien de niet vakmatige competenties; daar waar ze dezelfde strekking hebben, overeenkomstig geformuleerd zijn. Wel kunnen beroepsspecifieke verschillen bestaan die zich uiten in de beheersingscriteria. - De succescriteria die ten behoeve van de leer- en burgerschapscompetenties zijn ontwikkeld, zijn vergeleken met de beheersingscriteria van de beroepscompetenties. - Het beroepshandelen vormt het uitgangspunt om te bepalen of de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap de beroepscompetenties kunnen verrijken. Proces en resultaat van een beroepscompetentie vormen een samenhangend geheel. Integratie van succescriteria uit het brondocument in de beroepscompetentie is gewenst wanneer het past in de samenhang van proces en resultaat en daar waar mogelijk een versterking van is. Elk kwalificatieprofiel is hierop gescreend. - Vervolgens is vastgesteld welke succescriteria uit het brondocument niet geïntegreerd kunnen worden in de beroepscompetenties. - De succescriteria uit het brondocument die niet volgens de methodiek van schering en inslag kunnen worden geïntegreerd in de beroepscompetenties zijn apart benoemd en in categorieën ondergebracht. Een overzicht hiervan is als bijlage in dit kwalificatiedossier opgenomen. De beheersingscriteria van de burgerschapscompetenties zijn niet altijd inpasbaar in de beroepscompetenties. De waarde van de niet inpasbare leer- en burgerschapscompetenties is echter evident en deze competenties zullen derhalve op een andere wijze vorm moeten krijgen in het onderwijs. Het brondocument Leren en Burgerschap is onderdeel van dit kwalificatiedossier. In juni 2005 heeft het Colo coördinatiepunt te kennen gegeven eraan te hechten dat alle succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap in de kwalificatiedossiers worden opgenomen. ECABO zal deze wens van het coördinatiepunt voor 15 december 2005 uitvoeren en daarbij inzichtelijk maken hoe de competenties uit Leren en Burgerschap verweven zijn met de competenties in de kwalificatiedossiers en tevens voor het coördinatiepunt controleerbaar en transparant maken dat alle succescriteria zijn verwerkt. Taalcompetenties Voor wat betreft het benoemen van de taalcompetenties is ook gekozen voor een beroepsmatige invalshoek. Beoordeeld is hoe taalvaardigheden, zoals beschreven in de beroepscompetenties, zich verhouden tot de niveaubeschrijvingen in het ‘Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs’ gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (‘Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001’)
Kwalificatiedossier Administrateur
61
De vereiste taalcompetenties voor de administrateur zijn weergegeven in onderstaand schema. Nr.
Competentie
Taaltaak
Taalvaardigheid
15
Rapporteren over de werkzaamheden en communiceren tijdens de werkzaamheden
Mondeling rapporteren Schriftelijk rapporteren Mondelinge werkcontacten
Gesprekken voeren Schrijven Gesprekken voeren
Europees taalniveau B1 A2 B1
Door het bedrijfsleven is tijdens de panels voor de BCP-ontwikkeling aangegeven, dat de beheersing van één moderne vreemde taal gewenst is voor de Administrateur. Er werd een lichte voorkeur uitgesproken voor Engels, met de optie om bijvoorbeeld in grensregio’s Duits aan te bieden. De vertegenwoordigers van onderwijs en beroepenveld hebben tijdens de expertmeetings en de vergaderingen van de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie aangegeven dat voor dit kwalificatieprofiel één moderne vreemde taal volstaat.
Kwalificatiedossier Administrateur
62
12.5
BORGING VAN DE KWALITEIT VAN EXAMINERING
Wanneer de samenhang tussen kerntaak (beschrijving van werkprocessen), kernopgave (kritische beroepssituatie) en competentie (in het werkproces doelbewust en resultaatgericht handelen) in het kwalificatieprofiel juist is weergegeven, kan op basis daarvan competentiegericht getoetst worden. Competentiegericht opleiden vraagt een wijze van toetsen waarbij de deelnemer de benodigde vaardigheden, attitudes, kennis en inzicht combineert. Om van competenties en beheersingscriteria te komen tot praktijkgerichte contextrijke toetsen zullen nieuwe instrumenten voor toetsing en examinering ontwikkeld moeten worden. Essentieel is de integrale beoordeling van competenties waarbij de deelnemer kan aantonen dat hij in staat is beroepscompetenties geïntegreerd in te zetten bij het adequaat uitvoeren van de (deel)taak. Tijdens de expertmeetings hebben de vertegenwoordigers van het onderwijsveld en toetsontwikkelaars op die wijze de concept kwalificatieprofielen beoordeeld en toetsbaar bevonden.
Kwalificatiedossier Administrateur
63
12.6
DOORSTROOMRECHTEN
Doorstroming binnen het KP Doorstroming binnen het mbo Doorstroming naar het hbo Doorstroming op basis van een niet volledig verworven kwalificatieprofiel
Doorstroming binnen het kwalificatieprofiel Binnen een kwalificatieprofiel van de ene uitstroomdifferentiatie overstappen naar de andere uitstroomdifferentiatie is mogelijk. Aspecten als vrijstellingen zijn alleen dan relevant indien er sprake is van nadrukkelijke overlap in kerntaken c.q. competenties. Doorstroming binnen het mbo In principe is doorstroming mogelijk naar alle andere kwalificaties op niveau 4 met name binnen het economisch administratieve domein. Per individu zal de onderwijsinstelling bepalen of en op welke manier vrijstellingen verleend kunnen worden. Doorstroming naar het hbo Voor de toelating naar het hbo wordt in de eerste plaats verwezen naar de wettelijke doorstroomrechten. Landelijke sectorale overlegorganen binnen het hbo treden op dit moment in beperkte mate op als gesprekspartner bij het vaststellen van doorstroomprofielen. Er zijn voor het hbo namelijk geen, met de kenniscentra (mbo-)beroepsonderwijs bedrijfsleven vergelijkbare instellingen, waarmee centraal afspraken kunnen worden gemaakt over doorstroomrechten. Hbo-instellingen opereren vaak autonoom op het gebied van inhoudelijk aanbod, toelating en vrijstelling en in de praktijk maken ROC’s vaak individuele afspraken met hbo’s in de regio. Met het diploma Administrateur is het o.a. mogelijk door te stromen naar de aanverwante hboopleidingen: - hbo Bedrijfseconomie - hbo Accountancy - hbo Fiscale economie - hbo Management Payroll Professional en Vakopleiding Payroll Services (twee erkende particuliere opleidingen van de Academy for Payrollprofessionals). Doorstroming op basis van een niet volledig verworven kwalificatieprofiel In principe zijn er geen doorstroommogelijkheden zonder een afgerond kwalificatieprofiel Administrateur. Dit gezien het feit dat het KP inclusief de drie uitstroomdifferentiaties het startniveau is binnen deze drie beroepskolommen. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar paragraaf 12.2 subparagraaf Eventuele certificeerbare eenheden.
Kwalificatiedossier Administrateur
64
12.7
HET PROCES VAN TOTSTANDKOMING VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER
Wie het kwalificatieprofiel hebben ontwikkeld Met wie overleg is gepleegd De wijze van besluitvorming Het beheer van het kwalificatiedossier
Wie het kwalificatieprofiel hebben ontwikkeld Het kwalificatieprofiel Administrateur is ontwikkeld door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. Bij het ontwikkelen van het kwalificatieprofiel zijn deskundigen uit het beroepen- en onderwijsveld betrokken. Bij de samenstelling van de expertmeeting is nauwkeurig gelet op een representatieve vertegenwoordiging vanuit verschillende organisaties. Alle aanvullingen, opmerkingen en kritiekpunten vanuit de expertmeeting en andere kanalen zijn zorgvuldig verwerkt. Gehanteerde overlegstructuur Dit kwalificatieprofiel is achtereenvolgens besproken in: - expertmeetings met werkvelddeskundigen (zowel uit het bedrijfsleven als het scholenveld) - de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie (een permanent adviesorgaan van ECABO) - de Paritaire commissie ECABO (een permanent adviesorgaan van ECABO). Besproken onderwerpen Zowel met de werkvelddeskundigen als met de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie zijn naast de sector- en kwalificatieprofielspecifieke onderwerpen, de duurzaamheid en betekenisvolheid van het kwalificatieprofiel en de ruimte voor innovatieve ontwikkelingen en daarmee flexibiliteit besproken. Laatstgenoemde aspecten hebben ook de volle aandacht van de Paritaire commissie gehad. Proces Het proces van de totstandkoming verliep als volgt: - ontwikkeling conceptversie kwalificatieprofiel volgens conceptformat van Colo - voorlegging van de conceptversie kwalificatieprofiel aan Colo - voorlegging conceptversie aan expertmeeting van praktijkdeskundigen uit het beroepenveld en vertegenwoordigers van het onderwijs en de exameninstelling EbA, bij ECABO op 17 juni 2004. De belangrijkste aanbeveling was het meer benadrukken van ‘controle’ in het gehele kwalificatieprofiel. Verder zijn de nodige begrippen geëxpliciteerd en zijn enkele onderdelen om redenen van logica verplaatst naar andere kerntaken. - aanpassing conceptversie naar aanleiding van de reacties van de deelnemers aan de voornoemde bijeenkomst - voorlegging van de aangepaste conceptversie aan de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie op 6 juli 2004. De commissie was van mening dat het kerndeel van de kwalificatie verbreed moest worden. De commissie heeft het voorstel daarom aangehouden; - aan de Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie is vervolgens een aangepast kwalificatieprofiel aangeboden met daarin twee opties. De eerste optie betrof een kwalificatieprofiel met een kerndeel bedrijfsadministratie en twee uitstromen: assistent-accountant en salarisadministrateur. De tweede optie betrof een kwalificatie met een bedrijfsadministratief kerndeel en drie uitstromen: bedrijfsadministrateur, assistent-accountant en salarisadministrateur. De tweede optie bood meer voordelen dan de eerste; de commissie heeft vervolgens overtuigend gekozen voor de tweede optie, dit gold voor zowel de vertegenwoordigers van het bedrijfsleven als van het onderwijs. De commissie heeft op 7 september 2004 haar instemming betuigd middels een positief advies - in oktober 2004 is het kwalificatiedossier voorgelegd aan de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. Kwalificatiedossier Administrateur
65
De Paritaire commissie heeft het kwalificatiedossier en het daarin gehanteerde detailleringsniveau van de verrijkte kerntaken, kernopgaven en competenties met beheersingscriteria op 13 december 2004 van een positief advies voorzien. De Paritaire commissie van ECABO verwacht dat onderwijsinstellingen op basis van dit kwalificatieprofiel een competentiegericht leertraject met bijbehorend examen kunnen organiseren en het diplomaniveau in het onderwijsprogramma kunnen realiseren. Op basis van ervaringen met dit kwalificatieprofiel zullen deze verwachtingen worden geverifieerd. De Paritaire commissie van ECABO is van mening dat het kerndeel zodanig is geformuleerd dat nieuwe, relatief beperkte ontwikkelingen verwerkt kunnen worden in verrijkte kerntaken en omschrijvingen van competenties zonder dat de essentie van de kerntaken en competenties opnieuw vastgesteld moet worden door OCW/LNV. De kerntaken, kernopgaven en competenties zijn op een juist aggregatieniveau beschreven waardoor het kwalificatieprofiel duurzaam is en flexibiliteit en herkenbaarheid in evenwicht zijn. Nieuwe ontwikkelingen in het beroepenveld kunnen vorm krijgen in het onderwijs zonder dat de teksten van het kwalificatieprofiel gewijzigd hoeven te worden. Om de snelle veroudering van de kwalificatieprofielen verder tegen te gaan is vermeden om aan demodage onderhevige termen te gebruiken zoals specifieke hulpmiddelen, methoden, etc. Softwarespecifieke termen bijvoorbeeld zijn veralgemeniseerd zodat bij innovaties in de informatietechnologie de gehanteerde termen bruikbaar blijven. Het algemeen bestuur ECABO heeft op 15 december 2004 het positieve advies van de Paritaire commissie overgenomen en het kwalificatiedossier ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Naar aanleiding van de toetsing door het Colo Coördinatiepunt is het kwalificatiedossier in het voorjaar van 2005 op diverse punten aangepast. Daar de wijzigingen met name betrekking hebben op tekst, redactie en aanscherping van de verantwoording en niet op de inhoud van het kwalificatieprofiel, heeft de Paritaire commissie in haar bijeenkomst van 3 maart 2005 besloten het kwalificatiedossier niet opnieuw te beoordelen. Het kwalificatiedossier is 13 mei 2005 ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Overzicht documenten In de onderstaande stukken is gedetailleerde informatie te vinden over o.a. de totstandkoming van het kwalificatieprofiel. Deze stukken zijn op te vragen bij het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO: - Verslag expertmeeting Administrateur d.d. 17 juni 2004 - Notulen ACB Bedrijfsadministratie d.d. 6 juli en 7 september 2004. Verslagen, correspondentie e.d. zijn bewaard volgens het archiefplan kwalificatieontwikkeling. De notulen van de vergaderingen van de Paritaire commissie en het algemeen bestuur ECABO zijn opvraagbaar bij het directiesecretariaat van ECABO. Het beheer van het kwalificatiedossier Het beheer van het kwalificatiedossier valt onder de verantwoordelijkheid van het Kenniscentrum ECABO en vindt plaats conform het archiefplan kwalificatieontwikkeling.
Kwalificatiedossier Administrateur
66
BIJLAGEN Bijlage 1 Overzicht kwalificatieprofielen ECABO Niv.
Kwalificatieprofielen
Intersectoraal Arbeidsmarktgekwalificeerd assistent 1 (Alle sectoren) 2 Administratief medewerker (Sector Secretarieel en Bedrijfsadministratie) Secretarieel 3 Secretaresse 4
Managementassistent
Bedrijfsadministratie 3 Boekhoudkundig medewerker 4 Administrateur Commercieel 3 Commercieel medewerker 4
Medewerker marketing en communicatie
Uitstroomdifferentiaties
Beroepscompetentieprofielen
Economie en handel
Administratief assistent
Telefonist/receptionist Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker
Telefoniste/receptioniste Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker
Algemeen secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse Projectsecretaresse
Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/managementassistent Projectsecretaresse
Bedrijfsadministrateur Assistent accountant Salarisadministrateur
Boekhoudkundig medewerker Administrateur Assistent accountant Salarisadministrateur
Commercieel medewerker binnendienst Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media
Bank- en verzekeringswezen 4 Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen ICT 2 Medewerker ICT 3 Medewerker beheer ICT 4
ICT-beheerder
4
Applicatieontwikkelaar
4
Netwerkbeheerder
4 Digitaal rechercheur (In ontwikkeling) Juridisch 4 Juridisch medewerker
Orde en veiligheid 1 Assistent toezicht en veiligheid 1 en 2 Vrede en veiligheid 2 en 3
Beveiliger
2
Medewerker toezicht en veiligheid
Kwalificatiedossier Administrateur
Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen
Real-time systemen Servicedesk
Arbeidsvoorziening en personeelswerk Openbaar bestuur Sociale zekerheid Zakelijke dienstverlening
Informatiedienstverlening 4 Medewerker informatiedienstverlening
Commercieel medewerker binnendienst
Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger
Assistent vrede en veiligheid (=kern) Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger (=kern) Evenementenbeveiliger Mobiel surveillant Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging
ICT-medewerker ICT-medewerker Medewerker telecom ICT-beheerder Applicatiebeheerder Telecom/ICT engineer Embedded systems engineer Applicatieontwikkelaar Media-IT’er Netwerkbeheerder Telecom/ICT engineer Digitaal rechercheur Intercedent Sociaal juridisch medewerker personeelswerk Administratief juridisch medewerker openbaar bestuur Juridisch medewerker sociale zekerheid Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger Assistent toezichthouder Assistent vrede en veiligheid Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger Evenementenbeveiliger Mobiel beveiliger Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging Medewerker stadstoezicht Doorstroom politie
67
Kunst 4
Artiest
Kwalificatiedossier Administrateur
Drama Musical Muziek Sounddesign Dans
Acteur Musicalartiest Muzikant/Sounddesigner Danser
68
Bijlage 2
Leer- en burgerschapscriteria
Van brondocument L&B naar kwalificatieprofiel Administrateur Geïntegreerd in competentie
Leren Competentie Succescriteria Proces
Resultaat
Niet inpasbaar
De leerling is in staat om op adequate wijze leeractiviteiten uit te voeren. -
is gemotiveerd heeft vertrouwen in eigen kunnen creëert mogelijkheden tot leren kiest leeractiviteiten weet wanneer externe sturing/zelfsturing noodzakelijk/mogelijk is hanteert cognitieve leeractiviteiten hanteert affectieve leeractiviteiten hanteert regulatieve leeractiviteiten combineert cognitieve leeractiviteiten met affectieve en regulatieve leeractiviteiten doorloopt de volledige leercyclus stuurt in toenemende mate het leerproces zelf beschikt over een repertoire aan leeractiviteiten zet leeractiviteiten in passend bij de situatie in de leeromgeving en bij zichzelf
Kwalificatiedossier Administrateur
17 x x x 17 x x x x x 17
69
Economische burgerschapscompetentie Competentie
Succescriteria Proces
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze: - zijn/haar employability te ontwikkelen, - als burger te participeren in beroeps- en bedrijfscontexten, - te handelen als kritisch consument. Employability: - zelfreflectie (beschouwing van capaciteiten en motivaties die van belang zijn voor de loopbaan) - werkexploratie (onderzoek van werk en mobiliteit in de loopbaan; inschatting eigen mogelijkheden in relatie tot eisen en mogelijkheden van bepaald werk); raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om zelfinzicht te vergroten - loopbaansturing: loopbaangerichte planning en beïnvloeding van leer- en werkproces. Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden. Zoekt ondersteuning indien nodig - zelfprofilering (presentatie op de interne en externe arbeidsmarkt gericht op loopbaanontwikkeling) - solliciteren - netwerken en mobiliseren hulp Werknemersrechten: - arbeidscontract afsluiten en beëindigen - verwoordt de eigen situatie; kent rechten en plichten - respecteert regels en uitvoerders - behartigt eigen belangen - zoekt ondersteuning indien nodig Participatie: - respecteert meningen van anderen - handelt integer Beroepsethische keuzen: - reflecteert op ethische aspecten van eigen (beroeps)handelen - respecteert meningen van anderen Kritisch consument: - formuleert en beargumenteert overwegingen en criteria
Kwalificatiedossier Administrateur
x x x x x x x x x x x x x x x x
70
Resultaat
- raadpleegt bronnen - zoekt ondersteuning indien nodig Employability: - heeft duidelijk zicht op eigen capaciteiten en mogelijkheden; kan loopbaankoers voor zichzelf uitzetten - heeft inzicht in de mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt - bepaalt welke witte vlekken er zijn/welke competenties verder moeten worden ontwikkeld met het oog op de eigen loopbaan - onderneemt passende activiteiten om werk te vinden - hanteert wet- en regelgeving Werknemersrechten: - maakt gebruik van rechten - hanteert wet- en regelgeving Participatie: - onderbouwt keuzen - brengt eigen mening naar voren - hanteert wet- en regelgeving Beroepsethische keuzen: - onderbouwt keuzen - houdt zich aan bestaande regels - hanteert wet- en regelgeving Kritisch consument: - onderbouwt keuzen - onderneemt actie bij klachten
Kwalificatiedossier Administrateur
x x
71
Sociale burgerschapscompetentie Competentie
Succescriteria Proces
Resultaat
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze te functioneren op het publiek/private raakvlak: - in de eigen woon- en leefomgeving om te gaan (samen te leven) met anderen (in buurt, verkeer, uitgaansleven, op school, werk) - bij de organisatie van zorg (publiek-private arrangementen, instellingen) Centraal staat het vermogen bij te dragen aan een gewenste ontwikkeling vanuit het perspectief van kwaliteit, persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden, en maatschappelijke waarden, normen en verantwoordelijkheden. Samenleven/omgaan: - neemt eigen verantwoordelijkheid - respecteert anderen - houdt zich aan regels Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - houdt zich aan regels van voorzieningen en activiteiten - plant en regelt zelf activiteiten m.b.t. gebruik van de zorginstelling of schakelt hulp in om deze activiteiten te regelen (informatie inwinnen, afspraken maken, deskundige raadplegen e.d.) - neemt initiatieven om vereiste procedures te doorlopen; houdt eventuele termijnen in acht - coördineren, organiseren, overtuigen, besluiten, belangen afwegen, respectvol kritiek geven en ontvangen, plannen Levensterreinen afstemmen: - onderzoekt alternatieven - is in staat ethische vragen en dilemma’s te herkennen die zich kunnen voordoen bij de afstemming Samenleven/omgaan: - levert een positieve bijdrage aan sociale klimaat in diverse levenssituaties - hanteert wet- en regelgeving Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - maakt gebruik van voor eigen situatie passende voorzieningen en activiteiten - stelt de juiste vragen, vraagt door, luistert goed, vat gesprek samen en koppelt terug; evalueert achteraf hoe het ging en wat er van te leren valt
Kwalificatiedossier Administrateur
16 16 x x x x 17 x
72
- hanteert wet- en regelgeving Levensterreinen afstemmen: - geeft overwegingen voor keuzen - hanteert wet- en regelgeving
Kwalificatiedossier Administrateur
73
Culturele burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces
Resultaat
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze te participeren in de pluriforme en multiculturele samenleving op nationaal en Europees niveau. - reflecteert op eigen maatschappelijk-culturele identiteit (belangrijke kenmerken; overwegingen, normen, waarden) - toont respect voor andere gewoonten - reflecteert op interactieprocessen - acceptatie van verschillen - respect voor eigenheid van culturele verbanden - normen en waarden delen of beheerst van mening verschillen over de normen en waarden, dan wel de juiste uitleg ervan dan wel de adequate toepassing in het werkelijke leven. - receptief (lezen en luisteren) en productief (spreken en schrijven) gebruik van Nederlands op adequaat niveau voor de eigen situatie - gebruikt twee vreemde talen in voorkomende situaties op adequate wijze - kennis van belangrijke aspecten van de eigen en andere culturen - kennis en inzicht in ontwikkelingen in de multiculturele samenleving (‘Nederland immigratieland’); mening geven over multiculturele vraagstukken - succesvolle interactie tussen burgers met andere culturele achtergrond - succesvolle interactie met burgers van andere landen - houdt zich aan algemeen aanvaarde normen en waarden m.b.t. vrijheid, gelijkwaardigheid en verantwoordelijkheid in de omgang met anderen - hanteert wet- en regelgeving
Kwalificatiedossier Administrateur
15 16 16
74
Politieke burgerschapscompetentie Competentie
Succescriteria Proces
Resultaat
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze effectief om te gaan met de opgaven van het politieke domein: - zich een mening vormen over politiek relevante issues en daarmee actief of passief deel te nemen aan verkiezingen - te participeren op formele en informele wijze in politieke besluitvorming en beleidsbeïnvloeding om te gaan met instanties en regelingen en deze te benutten. Deelnemen aan verkiezingen: - raadpleegt uiteenlopende bronnen - verwoordt eigen standpunt Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - inventariseert en respecteert meningen - verwoordt eigen standpunt Omgaan met instanties en regelingen: - verwoordt de eigen situatie/vraag/behoefte - respecteert anderen - schakelt indien nodig derden in Deelnemen aan verkiezingen: - onderbouwt keuze - hanteert wet- en regelgeving Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - onderbouwt keuze tot participatie - brengt eigen mening in - hanteert wet- en regelgeving Omgaan met instanties en regelingen: - benut regels en instanties - verkrijgt gevraagde ondersteuning - hanteert wet- en regelgeving
Kwalificatiedossier Administrateur
x x x x x x x
75
Normatieve burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces
Resultaat
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze zelfstandig, sociaal betrokken en verantwoordelijk te handelen op basis van maatschappelijk geaccepteerde basiswaarden. -
stemt eigen handelen af op handelen van anderen respecteert andere meningen (binnen basisnormen en -waarden) accepteert ander gedrag (binnen basisnormen en -waarden) hanteert breed geaccepteerde sociale omgangsvormen hanteert milieunormen gaat kritisch om met eigen normen (cultuur, subgroep) oriënteert zich op verschillende opvattingen en vormt zich daarover een mening wordt gerespecteerd voor zijn/haar mening en handelen in de samenleving handelt sociaal betrokken spreekt anderen aan op handelen ontwikkelt eigen normen met betrekking tot duurzaamheid, gelijkwaardigheid, rechtvaardigheid, geweld, solidariteit, tolerantie, veiligheid, verantwoordelijkheid, zorg. - handelt van uit overwegingen rond normatieve aspecten van het beroep (ethiek, fraude, milieu) - hanteert wet- en regelgeving
Kwalificatiedossier Administrateur
15, 16, 18, 20 15, 16, 18, 20 15, 18, 20 15, , 20 13, 14, 18, 19 16 15, 18, 20
76
Organisatorische burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces
Resultaat
Geïntegreerd in competentie
Niet inpasbaar
De burger is in staat om op adequate wijze om te gaan met publieke organisatorische context(en) en daarbij behorende problemen binnen de relevante maatschappelijke domeinen en situaties. - plant en regelt de eigen activiteiten in de context van een maatschappelijk verband. Kan het eigen handelen situeren in het grotere geheel - kan samenwerken, coördineren en organiseren - toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, leidinggevend vermogen - hanteert eigen gevoelens - respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen - doorloopt keuzeprocessen - brengt eigen inzichten overtuigend in - komt afspraken na - deelt kennis en ervaring - levert een bijdrage aan relevante maatschappelijke verbanden - lost problemen op - plant en organiseert activiteiten - past zich op een zakelijke manier aan veranderingen aan - maakt keuzen - hanteert wet- en regelgeving
Kwalificatiedossier Administrateur
14, 18 x 17, 20 15 15, 16 x x x 16, 17
77
De volgende criteria zijn uit het kwalificatiedossier verwijderd of herschreven om de volgende reden: Nr. 13.
14.
15.
16. 17.
Competentie Voorbereiden eigen werkzaamheden
Zorgdragen voor kwaliteit Rapporteren over de werkzaamheden en communiceren tijdens de werkzaamheden Samenwerken Beroepscompetenties ontwikkelen
Kwalificatiedossier Administrateur
Criteria Verdeelt zo nodig de werkzaamheden Stemt de aanpak van werken zo nodig af met de leidinggevende en/of andere betrokkenen Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Stelt richtlijnen op voor verbetering van de kwaliteit van het werk Plant en regelt de eigen activiteiten
Verwijderd/herschreven Verwijderd Verwijderd
Reden Te hoog niveau Dubbel met andere criteria
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd
Let op non-verbale communicatie (intercultureel) Toont respect voor andere gewoonten
Verwijderd Verwijderd
Zit bij voorbereiden eigen werkzaamheden Onvoldoende toepasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties
Organiseert en coördineert activiteiten Spreekt anderen aan op hun handelen Toont inzicht op eigen capaciteiten en mogelijkheden Verwoordt de eigen situatie en mening Behartigt eigen belangen Raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om zelfinzicht te vergroten Respecteert de mening van anderen Zoekt ondersteuning indien nodig Creëert mogelijkheden tot het uitvoeren van leeractiviteiten Sluit en beëindigt (desgewenst) arbeidscontract Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden en zoekt ondersteuning Onderneemt passende activiteiten om
Verwijderd Herschreven Verwijderd
Te hoog niveau In de zin van gedrag Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd Verwijderd Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd Verwijderd Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties Reeds aanwezig in deze competentie
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
78
Nr.
Competentie
18.
Omgaan met problemen
19.
Veilig en milieubewust werken
Kwalificatiedossier Administrateur
Criteria werk te vinden Toont inzicht in de ontwikkelingen in en mogelijkheden op de arbeidsmarkt Is in staat om te solliciteren Maakt gebruik van rechten en plichten Neemt initiatieven m.b.t. personeelsvoorzieningen Geeft overwegingen voor keuzen m.b.t. de balans werk en privé Respecteert eigen grenzen en die van anderen Handelt uit normatieve aspecten van het beroep Houdt ontwikkelingen bij m.b.t. weten regelgeving en handelt binnen dit raamwerk Participeert in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding Onderbouwt keuze tot participatie Neemt deel aan verkiezingen van de Ondernemingsraad Analyseert het probleem (of brengt het probleem in kaart) Plant en regelt eigen activiteiten Zorgt dat de voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden bekend zijn bij de medewerkers Ziet erop toe, dat gewerkt wordt volgens de relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Doet voorstellen voor het op- en bijstellen van richtlijnen/voorschriften
Verwijderd/herschreven
Reden
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd Verwijderd Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties Te hoog niveau
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Reeds verwoord in vm competenties
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd Verwijderd
Reeds in plannen eigen werkzaamheden Te hoog niveau
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd
Te hoog niveau
79
Nr.
20.
Competentie
Klantgericht handelen
Kwalificatiedossier Administrateur
Criteria op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Spreekt anderen aan op racistisch, seksistisch of tendentieus taalgebruik Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Respecteert eigen grenzen en die van anderen
Verwijderd/herschreven
Reden
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
Verwijderd
Te hoog niveau
Verwijderd
Niet inpasbaar in de competenties
80
DEEL 3 BRONDOCUMENTEN De op pagina 1 genoemde bron- en referentiedocumenten zijn te downloaden van de website www.ecabo.nl.
Kwalificatiedossier Administrateur
81