Status: Goedgekeurd

2005-2006

Status: Goedgekeurd Dit kwalificatiedossier is opgesteld op basis van de formats en handleidingen, zoals deze bekend waren op 1 juni 2004. Dit kwalificatiedossier is ontwikkeld onder de verantwoordelijkheid van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven van het kenniscentrum ECABO. Het bestuur van het kenniscentrum ECABO heeft op 1 juli 2005 de goedkeuring van het ministerie van OCW ontvangen. De delen 1 en 2 (blz. 1 t/m 74) geven de kern en de nadere uitwerking van het kwalificatieprofiel weer evenals het bijbehorende verantwoordingsdocument, waarin de keuzes van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven zijn toegelicht en verantwoord. In deel 3 (vanaf blz. 75) zijn de onderliggende brondocumenten opgenomen.

Kwalificatiedossier Secretaresse

Inhoudsopgave DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL ............................................................................................... 1 1

ALGEMENE INFORMATIE ....................................................................................................... 1

2

SPECIFIEKE INFORMATIE ...................................................................................................... 2

3

KERNTAKEN .................................................................................................................................. 4

4

KERNOPGAVEN ............................................................................................................................ 5

5

COMPETENTIEMATRIX............................................................................................................ 6

DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING ........................................................................................ 7 6

VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL.......... 7

7

EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE ............................................................................................ 13

8

BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA .................................... 14

9

OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL .................................................................................. 38 9.1 9.2

Kern...................................................................................................................................... 38 Uitstroomdifferentiaties .................................................................................................... 38

10

CERTIFICEERBARE EENHEDEN ........................................................................................ 40

11

COMPETENTIEMATRIX.......................................................................................................... 41

12

VERANTWOORDINGSDOCUMENT .................................................................................... 43 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7

De onderliggende beroepscompetentieprofielen ........................................................... 44 Structuur van het kwalificatieprofiel ............................................................................... 47 Van beroepscompetentieprofiel naar kwalificatieprofiel ............................................. 49 Leer- en burgerschapscompetenties ................................................................................ 50 Borging van de kwaliteit van examinering..................................................................... 52 Doorstroomrechten ............................................................................................................ 53 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier ........................................ 54

BIJLAGEN ........................................................................................................................................................ 56 DEEL 3 BRONDOCUMENTEN ................................................................................................................ 75

Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen. Kwalificatiedossier Secretaresse

DEEL 1 DE DOOR HET MINISTERIE VAN OCW/LNV VAST TE STELLEN KERN VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL

Kwalificatieprofiel Secretaresse (crebo-code: 90590) 1

ALGEMENE INFORMATIE

datum: 1 juli 2005

versie: 2

Onder regie van

Het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO

Ontwikkeld door

ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers van de branche en het middelbaar beroepsonderwijs.

Bron- en referentiedocumenten Beroepscompetentieprofielen: - Secretaresse (15 december 2003) - Juridisch secretaresse (15 december 2003) - Medisch secretaresse (15 december 2003) Het door de Stuurgroep kwalificatiestructuur vastgestelde brondocument Leren en burgerschap (juni 2004) Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs, gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001) Verantwoording door/op


Bestuur ECABO d.d. 15 december 2004

1

2

SPECIFIEKE INFORMATIE

Korte typering van het kwalificatieprofiel

De secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een afdeling en een leidinggevende. De essentie van het secretaresseberoep is organiseren, coördineren en communiceren. De werkzaamheden hebben voornamelijk te maken met informatiebeheer: het opstellen, uitwerken, bewerken en afhandelen van allerlei vormen van schriftelijke communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal. Bij het beroep horen allerlei vormen van mondelinge communicatie, zoals het verzorgen en afhandelen van het telefoonverkeer en het verstrekken van al dan niet vertrouwelijke informatie in het Nederlands en in een moderne vreemde taal. Daarnaast is de ondersteuning bij de planning en organisatie van de activiteiten van de leidinggevende een belangrijke taak. Het gaat daarbij om het bewaken van deadlines en de voortgang van voorgenomen besluiten, het plannen en organiseren van kleine bijeenkomsten (vergaderingen, open dagen, jubilea) en het voorbereiden van presentaties. De secretaresse zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. De loopbaanmogelijkheden voor de diverse uitstroomdifferentiaties van de secretaresse. Algemeen secretaresse: De secretaresse kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De secretaresse kan uitgroeien tot managementassistent. Juridisch secretaresse: De juridisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaalcommunicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De juridisch secretaresse kan uitgroeien tot managementassistent van een advocaat of notaris, notarieel juridisch medewerker (klerk) of chef de bureau (officemanager). Medisch secretaresse: De medisch secretaresse kan op basis van ervaring, sociaalcommunicatieve kwaliteiten en organisatievermogen, managementopleidingen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De medisch secretaresse kan uitgroeien tot senior medisch secretaresse of managementassistent.

Kwalificatiestructuur


ECABO, zie bijlage 1

2

Typering en niveau van de kwalificatie

0 assistent ● vakman/vakvrouw

0 0

0 middenkaderfunctionaris

0 0

●

niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 niveau 4

Uitstroomdifferentiaties

De uitstroomdifferentiaties en bijbehorende competentiematrix zijn vastgesteld door het bestuur van kenniscentrum ECABO op advies van de paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven behorend bij kenniscentrum ECABO op basis van het mandaat van het ministerie van OCW/LNV. De uitstroomdifferentiaties zijn daarmee integraal onderdeel van het door het ministerie van OCW/LNV vastgestelde kwalificatieprofiel.

Vrije ruimte

De inhoud van de vrije ruimte wordt vastgesteld en onderhouden door het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling.

Examinering

De onderwijsinstellingen bieden via de bedrijfstakgroepen (BTG’s) van de Bve Raad de paritaire commissie inzicht in de wijze waarop de examinering van dit kwalificatieprofiel wordt vormgegeven. De paritaire commissie kan hierover haar mening geven, maar heeft geen bevoegdheden inzake examinering.

Diploma

Ten bewijze dat is voldaan aan de eisen uit dit kwalificatieprofiel wordt het diploma Secretaresse toegekend, indien de examinering van de kern met tenminste één van de onderstaande uitstroomdifferentiaties met een voldoende resultaat is afgerond: - Algemeen secretaresse (crebo-code: 90591) - Juridisch secretaresse (crebo-code: 90592) - Medisch secretaresse (crebo-code: 90593).

Certificeerbare eenheden

Niet van toepassing

Wettelijke beroepsvereisten

Niet van toepassing


3

3

KERNTAKEN

De volgende kerntaken maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief


4

4

KERNOPGAVEN

De volgende kernopgaven maken deel uit van de kern van het kwalificatieprofiel: Kernopgave 1: Simultaan werken De secretaresse staat voor de opgave om tijdens de uitvoering van een taak te beslissen of zij door moet gaan met deze taak, of dat zij aan een andere taak, die zich aandient, prioriteit moet geven. Zij moet dus een goed overzicht hebben van haar taken, de prioriteit van de taken kunnen bepalen en hier een beslissing in durven nemen. Het risico van het niet simultaan kunnen werken is dat een taak die voorrang heeft blijft liggen en dat betrokkenen ontevreden zijn over haar functioneren. Kernopgave 2: Informatie doorspelen De secretaresse is een aanspreekpunt en vraagbaak voor de medewerkers en voor de leidinggevende. Zij staat voor de opgave om enerzijds op de hoogte te zijn van zaken die betrekking hebben op het werk van de leidinggevende en de medewerkers en anderzijds voortdurend te bepalen welke informatie, zo nodig op eigen initiatief, doorgespeeld moet worden. Zij moet daartoe informatie verzamelen, genereren en ‘wegen’. Ook moet zij inzicht hebben in de werkzaamheden van de betrokkenen en op de hoogte zijn van zaken die spelen. Indien zij niet op de hoogte is van zaken of niet kan bepalen welke informatie doorgespeeld moet worden, benadeelt zij medewerkers en leidinggevende in het beschikken over informatie en kunnen deze mogelijk hun werkzaamheden niet goed uitvoeren. Kernopgave 3: Anticiperen op acties en verplichtingen De secretaresse moet de medewerkers van de afdeling of de leidinggevende op adequate wijze ondersteunen en aan hen gegevens en informatie beschikbaar stellen. Zij staat voor de opgave om, zo nodig op eigen initiatief, te anticiperen op acties en verplichtingen van de medewerkers of de leidinggevende en op de behoefte aan tijdige en volledige levering van informatie en gegevens. Indien zij niet anticipeert of informatie en gegevens niet tijdig en volledig levert, benadeelt zij de medewerkers en de leidinggevende in een juiste en tijdige informatievoorziening.


5

5

COMPETENTIEMATRIX

In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3: Verzorgt bijeenkomsten 4: Verzorgt de post en het archief

Kernopgave 1: Simultaan werken 2: Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen

Competenties De secretaresse is in staat om op adequate wijze 1. teksten te redigeren en vorm te geven 2. telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken 3. in- en externe bezoekers te ontvangen 4. leidinggevenden te ondersteunen bij vergaderingen 5. draaiboeken en checklisten op te stellen 6. inkomende en uitgaande post af te handelen 7. een archief te beheren en te optimaliseren 8. de eigen werkzaamheden voor te bereiden 9. zorg te dragen voor kwaliteit 10. te handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden 11. om te gaan met problemen 12. te communiceren tijdens werkzaamheden 13. te rapporteren over de werkzaamheden 14. samen te werken 15. beroepscompetenties te ontwikkelen 16. veilig en milieubewust te werken 17. klantgericht te handelen


Kerntaak 1 X

2

3

Kernopgave 4

X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X

1 X X

2 X X

3 X X

X X X X X X X X X X X X X X X



6

DEEL 2 DE DOOR HET BESTUUR VAN HET KENNISCENTRUM OP ADVIES VAN DE PARITAIRE COMMISSIE BEROEPSONDERWIJS BEDRIJFSLEVEN VAST TE STELLEN NADERE UITWERKING 6

VERRIJKTE KERNTAKEN VAN HET TOTALE KWALIFICATIEPROFIEL

Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie Proces De secretaresse verzamelt op basis van een instructie, een concept of op eigen initiatief gegevens, waarna door haar een schriftelijk bericht (in concept) wordt uitgewerkt en bewerkt in het Nederlands of een moderne vreemde taal. Zij controleert het document inhoudelijk en taalkundig, vergelijkt het met de oorspronkelijke tekst op volledigheid en controleert het document op ontbrekende pagina’s, waarna de definitieve tekst wordt uitgewerkt en ingedeeld. Bij het opstellen en redigeren houdt zij zich aan de bedrijfsregels voor taalgebruik en layout. Ze draagt zorg voor afstemming met de leidinggevende over aard, karakter en toonzetting en het (laten) ondertekenen van het document. Zij registreert de documenten en slaat de brief, het memo, het verslag, de fax, de e-mail, etc. op en distribueert het product. Tot slot voegt de secretaresse het document toe aan het juiste dossier. Rol/verantwoordelijkheden Het plannen en organiseren van de werkzaamheden op het gebied van correspondentie gebeurt in overleg met de leidinggevende. De secretaresse verzorgt de correspondentie op basis van aanwijzingen, instructies of een concept van de leidinggevende of zelfstandig op eigen initiatief. Ze zorgt voor een efficiënte verwerking van alle documenten. Ze stelt prioriteiten, bewaakt de voortgang tijdens de verwerking en gebruikt de juiste materialen en middelen. Complexiteit Het combineren van diverse activiteiten, zoals het verwerken en redigeren van teksten en het tijdig verzenden en opbergen van de documenten vergt een goede planning en organisatie van de afzonderlijke activiteiten. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie en met externe relaties. Hulpmiddelen De secretaresse werkt ten behoeve van de correspondentie met een pc met relevante softwarepakketten, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden. Kwaliteit van proces en In eerste instantie is een, eventueel op afstand, toeziend oog nodig bij resultaat het verloop van het proces en de controle van het resultaat. De secretaresse levert binnen de gestelde tijd foutloze producten af die taalkundig en inhoudelijk correct en doelgericht zijn. De documenten zijn conform de huisstijl of bedrijfsregels opgesteld en voorzien van bijlagen. De secretaresse draagt zorg voor een actueel en volledig relatiebestand en voor de toegankelijkheid van informatie voor de leidinggevende.


7

Keuzes en dilemma’s

Tijd versus kwaliteit De secretaresse moet gezien de beperkte tijd die beschikbaar is, regelmatig een evenwicht vinden tussen snelheid en zorgvuldigheid bij de afhandeling van de opdrachten. Prioritering De secretaresse moet bij gelijktijdige opdrachten van verschillende opdrachtgevers regelmatig afwegen welke opdrachten voorrang hebben ten opzichte van andere. Speciale dienstverlening versus organisatievoorschriften De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij tegemoet komt aan de wensen van de klant of dat zij de voorschriften van de organisatie volgt. Effectiviteit versus kosten De secretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/ -middel in een bepaalde situatie het meest geschikt is, gezien de verwachte effectiviteit en kosten.


8

Kerntaak 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten Proces De secretaresse is bij het leggen en onderhouden van in- en externe (telefonische) contacten het aanspreekpunt en de vraagbaak voor de leidinggevende en de afdeling. Zij verschaft tijdig juiste en volledige mondelinge of schriftelijke informatie, stelt zich hierbij representatief en klantvriendelijk op en weet haar gedrag zorgvuldig en correct af te stemmen op de ander. Zo geeft zij de ander de ruimte om zaken aan de orde te stellen en kan zij controleren of de boodschap goed begrepen is. Ze maakt notities van mondelinge contacten en zorgt ervoor dat op ieder binnenkomend signaal zo spoedig mogelijk wordt gereageerd. Ze vat gesprekken goed samen en trekt er de juiste conclusies uit. Ze ontvangt (buitenlandse) relaties of medewerkers en staat ze te woord in het Nederlands of een moderne vreemde taal. Rol/verantwoordelijkheden De secretaresse functioneert als aanspreekpunt en vraagbaak voor alle betrokkenen zowel binnen als buiten de organisatie. Ze zorgt ervoor dat vragen en mededelingen die voortkomen uit in- en externe contacten door de juiste persoon worden afgehandeld. Ze is zich bij de veelheid aan contacten goed bewust van de belangen van de organisatie en haar positie daarin. Ze weet dat haar rol als ‘bewaker van de voortgang’ accuraat handelen vereist. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen taken. Complexiteit De secretaresse heeft te maken met een veelheid aan activiteiten en verantwoordelijkheden. Tijdens haar werkzaamheden moet zij flexibel en snel kunnen reageren. Voor de secretaresse is met name van belang dat zij goed overzicht houdt over alle werkzaamheden binnen de afdeling en van de leidinggevende. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende(n) en/of directe collega’s. Daarnaast onderhoudt zij contacten met verschillende klanten en relaties. Hulpmiddelen De secretaresse maakt gebruik van relevante communicatiemiddelen en traditionele kantoorbenodigdheden en heeft te maken met nieuwe ontwikkelingen en verandering in communicatieprocessen, zoals netwerken, telewerken, E-groups, en eventuele uitbesteding van de telefoonbeantwoording aan een callcenter. Kwaliteit van proces en De secretaresse onderhoudt zelfstandig interne en externe contacten. resultaat Van haar wordt verwacht dat zij informatie juist, volledig en tijdig verschaft en dat zij zich in contacten met externe relaties representatief, zelfbewust, besluitvaardig, overtuigend en klantvriendelijk opstelt. Ze betracht de vereiste zorgvuldigheid bij het werken met vertrouwelijke informatie. Ze komt snel en effectief in actie, wanneer hulp of dienstverlening nodig is. Zij heeft gevoel voor verhoudingen, kan signalen, houding en lichaamstaal van anderen interpreteren en kent de bedrijfscultuur van de organisatie. Ze draagt zorg voor een goede bereikbaarheid.


9

Keuzes en dilemma’s

Informatie achterhouden versus openheid De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit het organisatiebelang achterhoudt. In contact brengen dit versus niet doen De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij (externe) relaties in direct contact brengt met haar leidinggevende of juist niet. Informatie verstrekken versus dit niet doen De secretaresse moet regelmatig bepalen of bepaalde gegevens/informatie voor haar leidinggevende van belang zijn of niet.


10

Kerntaak 3: Verzorgt bijeenkomsten Proces De secretaresse geeft ondersteuning aan de afdeling of leidinggevende bij het plannen, voorbereiden, organiseren en afwikkelen van kleinschalige bijeenkomsten (vergaderingen, besprekingen, jubilea). Ze inventariseert in overleg met de leidinggevende het doel, de aard en de voorwaarden voor de te organiseren bijeenkomst. Ze stelt agenda’s op in het Nederlands of een moderne vreemde taal, stelt deelnemerslijsten samen, verstuurt uitnodigingen en reserveert vergaderruimten en bijbehorende faciliteiten. Ze werkt presentaties en verslagen uit in het Nederlands of een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de verzending ervan. Rol/verantwoordelijkheden Het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten geschiedt in opdracht. De secretaresse ondersteunt een ervaren collega bij deze werkzaamheden, voordat zij deze zelfstandig uitvoert. De werkzaamheden betreffen vooral kleine bijeenkomsten, waarbij de secretaresse verantwoordelijk is voor de planning. Ze verzamelt informatie en houdt deze actueel. Ze bewaakt het organisatieproces en verzorgt faciliteiten en documenten. Ze onderhoudt contact met de relaties aangaande afspraken. Complexiteit De aard en omvang van bijeenkomsten zijn bepalend voor de complexiteit van het werkproces. De secretaresse moet op een heldere en effectieve manier communiceren en haar taken efficiënt organiseren en perfect uitwerken. Het verzorgen van bijeenkomsten betekent plannen, voorbereiden, organiseren, overzicht houden, problemen oplossen, de leidinggevende ondersteunen en taken adequaat afwikkelen. Betrokkenen De secretaresse werkt nauw samen met haar leidinggevende. Zij onderhoudt rechtstreekse contacten met medewerkers in de organisatie en met externe relaties. Hulpmiddelen De secretaresse maakt bij het voorbereiden, organiseren en verzorgen van bijeenkomsten gebruik van een pc en geautomatiseerde communicatiemiddelen, zoals e-mail en internet. Zij gebruikt relevante softwarepakketten, waaronder presentatiepakketten, een elektronische agenda, beamer, relatiebestanden, een fax, printer, scanner, kopieerapparaat, dictafoon, E-groups, intranet, telefoon (SMS) en traditionele kantoorbenodigdheden. Kwaliteit van proces en De secretaresse verzorgt zelfstandig kleinschalige bijeenkomsten. Ze resultaat zorgt voor een heldere en effectieve communicatie met medewerkers en opdrachtgevers. Taalgebruik en gehanteerde terminologie zijn in overeenstemming met de doelgroep waarop de communicatie is gericht. Ze heeft alle relevante activiteiten naar behoren gepland en georganiseerd. Afspraken over faciliteiten zijn verzorgd, eventueel via de facilitaire dienst. Invitaties, agenda’s en stukken zijn tijdig bij ieder aanwezig. Ze geeft hulp en ondersteuning waar dat nodig is en vangt lacunes bij anderen op. Uitgevoerde werkzaamheden evalueert ze met haar leidinggevende. Keuzes en dilemma’s Regels/interne procedures versus eigen keuzes De secretaresse moet afwegen of zij strikt alle regels handhaaft of dat zij een zekere tolerantie toont ten aanzien van bepaalde regels ten gunste van de leefbaarheid/werkbaarheid.


11

Kerntaak 4: Verzorgt de post en het archief Proces De secretaresse ontvangt, dateert, sorteert en registreert de post. Ze leest de in het Nederlands of een moderne vreemde taal gestelde ingekomen stukken en stelt dossiers samen om de verwerking en het beheer van informatie te verzorgen. Ze voegt, indien nodig, het dossier toe om de verwerking van de stukken te vergemakkelijken. Zij bepaalt naar wie of waarheen de ingekomen stukken moeten, welke handtekeningen nodig zijn en bewaakt de afhandeling. Zij bewaakt de volledigheid van dossiers conform de geldende richtlijnen. Zij beheert de informatiestromen v.w.b. de opslag van ingekomen en uitgaande documenten. Tijdens het werkproces moet ze het archief regelmatig actualiseren en onderhouden. Bij post en archief gaat het zowel om fysieke als digitale documenten. Rol/verantwoordelijkheden De secretaresse verwerkt de post zelfstandig en selecteert de door haar of door anderen te beantwoorden post. Ze is verantwoordelijk voor de dagelijkse informatiestroom van documenten, voor de juistheid, volledigheid, beschikbaarheid en toegankelijkheid van dossiers. Zij gaat correct om met vertrouwelijke stukken en bewaakt de afhandeling van documenten. Daarnaast maakt zij collega’s attent op informatie uit relevante vakliteratuur. Ze is verantwoordelijk voor een ordelijk, systematisch onderhouden archief voor de leidinggevende en maakt afspraken met betrokkenen over de toegang tot het archief. Complexiteit Voor het ontsluiten, beschikbaar stellen en naspeurbaar maken van documenten dient de secretaresse goed zicht te hebben op aard, doel en structuur van de organisatie. Betrokkenen De secretaresse onderhoudt t.b.v. deze kerntaak contact met medewerkers en specialisten in de organisatie bijvoorbeeld met de archivaris en medewerkers van de postkamer en systeembeheer. Hulpmiddelen Bij het verzorgen van de post en het archief maakt de secretaresse gebruik van relevante communicatiemiddelen, zoals een pc, (een elektronisch) postregistratiesysteem, een voortgangsregistratiesysteem en een archiveringssysteem. Verder maakt zij gebruik van postdiensten, de koeriersdienst, de frankeermachine, de printer, de fax en de e-mail. Kwaliteit van proces en De secretaresse werkt accuraat en is vaardig in het ontvangen, resultaat dateren, sorteren, registreren, verspreiden en verzenden van alle soorten (elektronische) post in de organisatie. Ze leest de post, maakt aantekeningen en zorgt voor beantwoording, waarbij ze zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Ze kiest een passende verzendwijze en houdt rekening met de kosten. De secretaresse slaat relevante stukken op en houdt het archief actueel. Keuzes en dilemma’s Informatie wel of niet doorspelen De secretaresse moet regelmatig bepalen of zij bepaalde gegevens/informatie verstrekt of dat zij deze vanuit afdelingsbelang achterhoudt. Effectiviteit versus kosten De secretaresse moet regelmatig bepalen welk distributiekanaal/ -middel in een bepaalde situatie het meest geschikt is, gezien de snelheid en de verwachte kosten.


12

7

EVENTUELE KERNOPGAVEN BEHOREND BIJ EEN UITSTROOMDIFFERENTIATIE

Niet van toepassing


13

8

BEROEPSCOMPETENTIES MET BEHEERSINGSCRITERIA

Verklaring van de gebruikte coderingen: L E N S C O P

leercompetentie economische burgerschapscompetentie normatieve burgerschapscompetentie sociale burgerschapscompetentie culturele burgerschapscompetentie organisatorische burgerschapscompetentie politieke burgerschapscompetentie

Beroepscompetentie 1 (VM)

Teksten redigeren en vormgeven De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.

Beheersingscriteria gericht op het proces

Resultaat


Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Handelt in overleg met de leidinggevende de correspondentie af in het Nederlands/een moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo’s, faxen, e-mail etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl

14


Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken De secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotities of e-mail Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda en e-mail Spreekt correct Nederlands/een moderne vreemde taal Inkomende telefoongesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig In- en externe bezoekers ontvangen De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie.


Resultaat


Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord in het Nederlands/een moderne vreemde taal Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de leidinggevende of andere medewerkers tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, e-mail, intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers

15


Leidinggevende ondersteunen bij vergaderingen De secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen.


Resultaat


Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in het Nederlands/een moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van benodigde stukken Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt als coördinatrice en gastvrouw op Maakt tijdens de vergadering aantekeningen in het Nederlands/een moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in het Nederlands/een moderne vreemde taal en stemt het verslag of de besluitenlijst af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met de leidinggevende zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn verspreid onder de betrokkenen

16


Draaiboeken en checklisten opstellen De secretaresse is in staat om op adequate wijze draaiboeken en checklisten op te stellen en te gebruiken voor het organiseren van kleinschalige bijeenkomsten.


Resultaat


Voert tijdig overleg over verschillende bijeenkomsten met de opdrachtgever en betrokkenen Stelt in overleg met de leidinggevende een lijst op met uit te voeren voorbereidende activiteiten, de personen die belast kunnen worden met de uitvoering van een activiteit en het tijdstip waarop een activiteit gerealiseerd moet zijn Stelt de draaiboeken en checklisten op volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek Overlegt met alle betrokkenen over de volledigheid en haalbaarheid van de uit te voeren activiteiten Past de draaiboeken en checklisten aan en stelt deze aan alle betrokkenen ter beschikking Het draaiboek is door alle betrokkenen geaccordeerd en met hen gecommuniceerd Alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht Uitvoering van het draaiboek waarborgt een goed technisch verloop van de bijeenkomst De checklist waarborgt een tijdige en adequate aanpassing/bijsturing van de voorbereidingsactiviteiten Het draaiboek en de checklist zijn opgesteld volgens de geldende procedures en het kwaliteitshandboek Inkomende/uitgaande post afhandelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze alle soorten inkomende en uitgaande post af te handelen ter ondersteuning van efficiënte informatiestromen.


Resultaat


Selecteert zorgvuldig de te openen ingekomen poststukken Bepaalt aan de hand van de adressering en/of de inhoud de juiste ontvanger(s) van de in het Nederlands/een moderne vreemde taal gestelde ingekomen poststukken Vermenigvuldigt zo nodig ingekomen poststukken Digitaliseert zo nodig ingekomen poststukken Ordent ingekomen poststukken per ontvanger Registreert inkomende en uitgaande poststukken zorgvuldig Distribueert ingekomen poststukken Stelt prioriteiten in relatie tot het belang van poststukken Zorgt voor een tijdige en adequate verzending van uitgaande poststukken en weegt het kostenaspect mee bij het bepalen van de wijze van verzending Ingekomen en verzonden poststukken zijn naspeurbaar Poststukken zijn tijdig gedistribueerd of verzonden

17


Archief beheren, optimaliseren De secretaresse is in staat om op adequate wijze een archief te beheren en te optimaliseren, ten behoeve van de beschikbaarheid van gegevens en informatie.


Resultaat

Beroepscompetentie 8 (BOS)

Selecteert en codeert in overleg met de leidinggevende archiefstukken op categorie en rubriek Bergt (slaat digitale) stukken tijdig op in het (elektronische) archiefsysteem Registreert uitgeleende dossiers/stukken Ondersteunt de belanghebbenden bij het opzoeken van stukken Inventariseert periodiek de behoeften van archiefgebruikers, past in overleg met de leidinggevende het archiefsysteem aan de gewijzigde behoeften aan en zet eventueel een nieuw (onderdeel van het) archief op Schoont in overleg met de leidinggevende dossiers met in achtneming van bewaartermijnen De rubrieken en categorieën waarop het archiefsysteem is gebaseerd, voldoen aan de behoeften van de gebruikers Het archiefsysteem is toegankelijk voor gebruikers Dossiers/stukken zijn naspeurbaar en compleet Het archief bevat geen dossiers/stukken die geen informatiewaarde hebben voor de afdeling Voorbereiden eigen werkzaamheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze haar werkopdracht voor te bereiden, zodat deze efficiënt kan worden uitgevoerd.


O N N N Resultaat


Ontvangt de werkopdracht Verzamelt alle relevante informatie Interpreteert relevante informatie Stelt vast welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd Schat in hoelang de werkzaamheden gaan duren Bepaalt de werkvolgorde en stelt hierbij prioriteiten Houdt rekening met mogelijke knelpunten Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Stemt de manier van werken zo nodig af met de leidinggevende en/of andere betrokkenen Verzamelt de juiste materialen Gaat efficiënt en zorgzaam om met de juiste hulpmiddelen en ICTtoepassingen Handelt binnen het raamwerk van de weten regelgeving rondom veiligheid, arbeidsomstandigheden, duurzaamheid en milieu Een goed voorbereide werkopdracht

18


Zorgdragen voor kwaliteit De secretaresse is in staat om op adequate wijze zorg te dragen voor een goede werkuitvoering en een goede kwaliteit van het af te leveren werk, zodat zowel aan de belangen van de klant als aan die van het eigen bedrijf tegemoet gekomen wordt.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Werkt volgens het kwaliteitssysteem van de werkgever Komt gemaakte afspraken na N Gaat efficiënt en kostenbewust om met materialen, materieel, tijd en energie Doet voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk N Werkt (gedurende een lange periode) nauwkeurig, geconcentreerd en met oog voor detail Werkt volgens bedrijfsvoorschriften Past (wettelijke) regels, afspraken en procedures correct toe Bewaart in overleg met de leidinggevende vertrouwelijke documenten op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Signaleert fouten, verstoringen en afwijkingen in het eigen werk en dat van anderen en onderneemt actie binnen het eigen werk en dat van anderen N Reageert assertief en discreet op vragen en verzoeken die de belangen van de afdeling, het bedrijf en/of de privacy van personen kunnen bedreigen Rapporteert fouten, verstoringen en afwijkingen aan betreffende functionaris N Spreekt anderen aan op fouten, verstoringen en afwijkingen N Plant en regelt de eigen activiteiten O Situeert het eigen handelen in het grotere geheel O Evalueert het eigen werk-/productieproces en dat van anderen. Een goede kwaliteit van het afgeleverde werk Resultaat Heeft een positieve bijdrage geleverd aan het goed verlopen van werken productieprocessen en projecten Relevante voorstellen voor verbetering van de kwaliteit van het werk


19


Handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze te handelen in overeenstemming met de aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ten behoeve van een efficiënte en betrouwbare bedrijfsvoering.


Resultaat


Stemt voorgenomen activiteiten af met de opdrachtgever Handelt zorgvuldig volgens opdracht en koppelt de werkzaamheden terug Zorgt voor een goede voorbereiding en afwikkeling van taken Neemt de verantwoordelijkheid voor de haar opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Neemt het initiatief bij het oplossen van problemen, schakelt waar nodig anderen in en draagt taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is over aan anderen Taken, beloftes en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor zij niet verantwoordelijk en bevoegd is heeft zij tijdig overgedragen Omgaan met problemen De secretaresse is in staat om op adequate wijze met problemen om te gaan, zodat deze verholpen en indien mogelijk in de toekomst voorkomen worden.

Beheersingscriteria gericht op het proces N

N O O

N


Signaleert het probleem Analyseert het probleem (of brengt het probleem in kaart) Onderzoekt mogelijke oorzaken Stelt de aard van het probleem vast Raadpleegt zo nodig collega’s, leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Verwijst zo nodig door naar collega(’s), leidinggevende(n) en/of deskundige(n) Gebruikt protocollen en/of handboek kwaliteitszorg Plant en regelt eigen activiteiten Situeert het eigen handelen in het grotere geheel Maakt de juiste overweging om het probleem zelf te verhelpen of het te melden bij leidinggevende en/of andere belanghebbenden Blijft kalm in moeilijke situaties Weegt mogelijke oplossingen af rekening houdend met belangen en normen van anderen en kiest de meest geschikte oplossing Verhelpt indien mogelijk het probleem, met behulp van de gekozen oplossing Biedt hulp bij het verhelpen van het probleem Registreert gegevens over het probleem Maakt op verzoek een rapportage van het probleem Evalueert resultaat van werkzaamheden Neemt maatregelen ter voorkoming van het probleem

20

Resultaat

Het probleem is verminderd, beheersbaar gemaakt of verholpen Indien mogelijk zijn maatregelen ter preventie van verdere problemen opgenomen

Beroepscompetentie 12 (BOS/SC/ON)

Communiceren tijdens werkzaamheden De secretaresse is in staat op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren, opdat de werkzaamheden vlot verlopen.

Beheersingscriteria gericht op het proces N/C Hanteert correcte omgangsvormen N Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld C Spreekt helder en duidelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over N Let op non-verbale communicatie (intercultureel) C Toont respect voor andere gewoonten Schrijft begrijpelijke teksten/instructies Vat samen wat anderen zeggen en wat zij zelf heeft willen overbrengen en vraagt naar overeenstemming Geeft na een ontvangen opdracht aan wat zij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Deelt relevante informatie tijdig mee Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk N Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende N Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het secretaresse werk O Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Een goede bijdrage aan het verloop van het werkproces Resultaat Tijdig en volledig geïnformeerde betrokkenen Een goede bijdrage aan de onderlinge werkverhoudingen


21

Beroepscompetentie 13 (SC)

Rapporteren over de werkzaamheden De secretaresse is in staat om op adequate wijze schriftelijk en mondeling rapporteren, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie zij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af Controleert gegevens op juistheid Signaleert wanneer materialen bijbesteld moeten worden en geeft dit tijdig door Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt relevante gegevens vast Schrijft begrijpelijke teksten Houdt de registratie van gegevens bij Rapporteert mondeling en schriftelijk in het Nederlands/een moderne vreemde taal Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd Resultaat


22


Samenwerken De secretaresse is in staat om op adequate wijze samen te werken zodat het werk zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Past zich aan de bedrijfscultuur aan Maakt werkafspraken met collega’s S Komt gemaakte werkafspraken na Stelt gerichte vragen aan collega’s om alle relevante informatie te verkrijgen Luistert naar collega’s en houdt rekening met wat door hen gezegd wordt S/O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen S/O Houdt rekening met verschillen tussen mensen en hun manier van werken O/N Geeft feedback aan collega’s O/N Vraagt feedback van collega’s Wijzigt werkwijze indien nodig naar aanleiding van gekregen feedback Verstrekt relevante informatie aan alle belanghebbenden Vraagt collega’s om hulp als zij er zelf niet uitkomt Helpt collega’s als de situatie daarom vraagt en het werk het toelaat O Geeft aan wanneer de werkdruk te hoog is O Organiseert de werkzaamheden Zoekt, als eigen taken afgerond zijn, naar andere klus/ander project of vraagt hiernaar bij collega’s of leidinggevende Neemt actief deel aan werkbesprekingen N Werkt teamgericht Communiceert in begrijpelijke taal met anderen Toont inzicht in de werkzaamheden van collega’s Gaat flexibel om met wisselende taken Gaat in goede harmonie om met collega’s en leidinggevende N Spreekt anderen aan op hun handelen Draagt bij aan een positieve werksfeer en toont interesse in het werk van anderen Levert op positieve wijze kritiek en staat zelf open voor kritiek C/N Gaat respectvol om met mensen van andere disciplines, houdt rekening met de werkzaamheden van derden en overlegt bij eventuele problemen Zorgt voor een duidelijke werkoverdracht naar collega’s De secretaresse functioneert effectief en efficiënt binnen een team Resultaat De secretaresse levert met anderen een gezamenlijke prestatie om de gestelde doelen te realiseren


23

Beroepscompetentie 15 (ON)

Beroepscompetenties ontwikkelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze haar beroepscompetenties gedurende de loopbaan te ontwikkelen om goed te blijven functioneren in haar beroep.


L N/E E E/L L O Resultaat

Beroepscompetentie 16 (BOS/SC)

Reflecteert op het beroepsmatig handelen Evalueert de eigen werkzaamheden Reflecteert met de leidinggevende op het beroepsmatig handelen Brengt met de leidinggevende in kaart wat goed en nog niet goed gaat Bepaalt welke beroepscompetenties zij verder moet ontwikkelen Bepaalt welke activiteiten zij daartoe moet ondernemen Past in overleg nieuwe werkwijzen toe Informeert regelmatig in- en extern naar nieuwe ontwikkelingen Leest regelmatig vakliteratuur Bezoekt vakbeurzen, trainingen, cursussen en seminars Toont initiatieven om zich te ontwikkelen Verwoordt de eigen situatie en mening Behartigt eigen belangen Zoekt ondersteuning indien nodig Stuurt eigen leerproces Deelt kennis en ervaring met anderen Constante ontwikkeling en toepassing van de eigen beroepscompetenties Heldere verbeterpunten voor het eigen functioneren Veilig en milieubewust werken De secretaresse is in staat om op adequate wijze volgens voorschriften voor veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden te werken zodat het werk verantwoord wordt uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Handelt conform de richtlijnen/relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Reageert alert en actief op (het ontstaan van) onveilige situaties Neemt in overleg preventieve maatregelen om problemen te voorkomen N Spreekt anderen aan op racistisch, seksistisch of tendentieus taalgebruik Gaat efficiënt om met het materiaal Blijft rustig in moeilijke situaties Meldt/doet suggesties bij niet milieubewust handelen Meldt onveilige situaties aan bij de verantwoordelijke persoon Houdt de eigen werkplek overzichtelijk Gebruikt materialen op de juiste wijze Ziet er op toe dat afval en restmateriaal worden verzameld, gesorteerd en afgevoerd volgens de voorschriften Het werk is conform de richtlijnen/voorschriften voor veiligheid, Resultaat milieu en arbeidsomstandigheden uitgevoerd


24


Klantgericht handelen De secretaresse is in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N N

N

N N N N N O N Resultaat


Treedt representatief op en stemt haar handelen af op de klant Communiceert in het Nederlands/een moderne vreemde taal Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent (on)uitgesproken wensen en behoeften van de klant Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden Speelt in op de veranderde situatie en past werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega’s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk Wijst klant op rechten/regelgeving Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld Respecteert eigen grenzen en die van anderen Stemt haar manier van communiceren af op de klant Past verschillende gesprekstechnieken en gedragsstijlen toe, afgestemd op de situatie van de klant Komt afspraken na De klant is tevreden over - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Correcte registratie van klachten

25


Voor- en nacalculaties maken (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse en Medisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een kleinschalige bijeenkomst te maken.


Resultaat


Verzamelt gegevens voor bepaling van de kosten van een zakenreis en/of zakelijke bijeenkomst Berekent in overleg nauwkeurig de kosten voor de inzet van personeel, materiaal, huur etc. Vraagt in overleg met de leidinggevende offertes aan voor out of pocket kosten en stelt op basis daarvan een voorstel op voor de leidinggevende Stelt in overleg met de leidinggevende een sluitende conceptbegroting op Laat de begroting vaststellen door de opdrachtgever Registreert in overleg met de leidinggevende de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en laat de facturen accorderen Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten en legt de vergelijking ter controle voor aan de leidinggevende Vergelijkt budget met werkelijk gemaakte kosten Zorgt voor een correcte verwerking van de gegevens, rekeningen, declaraties, bonnen, facturen etc. Laat de facturen accorderen Alle voorziene kosten zijn begroot, gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd Er kan een vergelijking worden gemaakt tussen de begroting en de werkelijke uitgaven

26


Teksten redigeren en vormgeven in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal, ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Werkt teksten uit, zo nodig m.b.v. een dictafoon Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt ervoor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Handelt in overleg met de leidinggevende de correspondentie af in een tweede moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, memo’s, faxen, e-mails etc.) Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl

27


Telefoon beantwoorden, doorverbinden en telefoonnotities maken in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities in een tweede moderne vreemde taal, t.b.v. een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Zorgt voor een optimale telefonische bereikbaarheid bij afwezigheid Verbindt gesprekken snel en correct door met de juiste personen Maakt afspraken en noteert deze zo nodig in de (elektronische) agenda Legt informatie vast en geeft deze door m.b.v. telefoonnotities of email Draagt de informatie inhoudelijk correct en tijdig over Bevestigt afspraken mondeling of schriftelijk in een tweede moderne vreemde taal Maakt efficiënt gebruik van hulpmiddelen zoals telefoonnotities, agenda en e-mail Gebruikt een tweede moderne vreemde taal Inkomende telefoongesprekken zijn met de juiste personen doorverbonden De telefonische informatieoverdracht is inhoudelijk correct en efficiënt De telefoonnotities zijn duidelijk en volledig omschreven In- en externe bezoekers ontvangen met behulp van een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie met behulp van een tweede moderne vreemde taal.


Resultaat


Staat de interne en externe bezoekers correct/representatief te woord Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze. Stelt gerichte vragen om de aard van de vraag te achterhalen Handelt eenvoudige vragen van bezoekers zelf af en verwijst bij complexe vragen naar derden Verstrekt de bezoekers de gevraagde informatie Brengt op correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de leidinggevende of andere medewerkers tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, e-mail, intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers

28


Leidinggevende ondersteunen bij vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal.


Resultaat


Voert tijdig overleg met de opdrachtgever en betrokkenen, stelt in overleg met de opdrachtgever tijdig de agenda op in een tweede moderne vreemde taal en draagt zorg voor de beschikbaarheid van benodigde stukken in een tweede moderne vreemde taal Houdt de (elektronische) agenda nauwkeurig bij Nodigt deelnemers tijdig uit door toezending van agenda en stukken en registreert meldingen van verhindering Reserveert tijdig ruimte en faciliteiten Treedt als coördinatrice en gastvrouw op Maakt tijdens de vergadering aantekeningen in een tweede moderne vreemde taal Stelt in overleg met de leidinggevende op basis van de notulen een verslag en/of besluitenlijst op in een tweede moderne vreemde taal en stemt het verslag en/of de besluitenlijst af met de voorzitter (opdrachtgever) Draagt in overleg met de leidinggevende zorg voor tijdige verzending van verslag of besluitenlijst aan alle deelnemers Deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd Agenda en stukken zijn tijdig verzonden Vergaderingen verlopen technisch volgens plan Verslag en/of besluitenlijst vormen een inhoudelijk correcte weergave van de bespreking en zijn verspreid onder de betrokkenen

29

Beroepscompetentie 23 (BOS/SC/ON)

Communiceren tijdens werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren in een tweede moderne vreemde taal, opdat de werkzaamheden vlot verlopen.

Beheersingscriteria gericht op het proces N/C Hanteert correcte omgangsvormen N Stemt de communicatiestijl af op de ander en op de situatie Luistert aandachtig en toont geduld C Spreekt helder en duidelijk een tweede moderne vreemde taal Houdt rekening met wat door de ander gezegd wordt Stelt gerichte vragen om relevante informatie te achterhalen Brengt een boodschap kort en duidelijk over N Let op non-verbale communicatie (intercultureel) C Toont respect voor andere gewoonten Schrijft begrijpelijke teksten/instructies Vat samen wat anderen zeggen en wat zij zelf heeft willen overbrengen en vraagt naar overeenstemming Geeft na een ontvangen opdracht aan wat zij gaat doen Toont aan de boodschap van de ander begrepen te hebben Deelt relevante informatie tijdig mee Stemt relevante informatie waar nodig af met anderen Zorgt voor een goede overdracht van het werk N Legt een probleem op duidelijke wijze voor aan de leidinggevende N Formuleert eigen mening/standpunt m.b.t. normatieve aspecten van het secretaresse werk O Probeert beheerst om te gaan met eigen gevoelens O Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Een goede bijdrage aan het verloop van het werkproces Resultaat Tijdig en volledig geïnformeerde betrokkenen Een goede bijdrage aan de onderlinge werkverhoudingen


30


Rapporteren over de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze mondeling en schriftelijk te rapporteren in een tweede moderne vreemde taal, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Bepaalt welke informatie relevant is voor degene aan wie zij rapporteert en stemt taalgebruik daarop af N Controleert gegevens op juistheid Signaleert wanneer materialen bijbesteld moeten worden en geeft dit tijdig door Gebruikt de gebruikelijke (éénduidige) vaktermen Vult alle vereiste formulieren en checklists volledig en duidelijk in Legt relevante gegevens vast Schrijft begrijpelijke teksten Houdt de registratie van gegevens bij Rapporteert mondeling en schriftelijk in een tweede moderne vreemde taal Alle belanghebbenden zijn tijdig en volledig geïnformeerd Resultaat


31


Klantgericht handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal (Uitstroomdifferentiatie Algemeen secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd.

Beheersingscriteria gericht op het proces N Treedt representatief op en stemt haar handelen af op de klant Communiceert in een tweede moderne vreemde taal N Vraagt naar wensen en behoeften van de klant Toont een geïnteresseerde houding en luistert actief Herkent (on)uitgesproken wensen en behoeften van de klant Vertaalt de wens(en) van de klant naar het uit te voeren werk Informeert de klant over de werkzaamheden N Speelt in op de veranderde situatie en past werkwijze hierop aan Is de klant van dienst, ook bij ongeplande werkzaamheden, maar houdt het bedrijfsbelang in de gaten Verwijst zo nodig door naar (gespecialiseerde) collega’s Geeft advies als daarom gevraagd wordt Denkt mee, geeft ook ongevraagd advies N Beperkt hinder tengevolge van de werkzaamheden tot een minimum N Zorgt na afloop van de werkzaamheden voor een opgeruimde werkplek N Vraagt aan de klant of alles naar wens (verlopen) is Voorkomt aanleidingen voor klachten zoveel mogelijk N Wijst klant op rechten/regelgeving N Respecteert de mening van de klant, neemt elke klacht serieus en zorgt dat de klacht wordt geregistreerd en afgehandeld O Respecteert eigen grenzen en die van anderen Stemt haar manier van communiceren af op de klant N Past verschillende gesprekstechnieken en gedragsstijlen toe, afgestemd op de situatie van de klant Komt afspraken na De klant is tevreden over Resultaat - de gegeven adviezen - de wijze waarop hij behandeld is - de manier waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd - het eindresultaat Correcte registratie van klachten


32


Dossiervorming en dossierbeheer (Uitstroomdifferentiatie Juridisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze dossiers te vormen, te beheren en te archiveren volgens voorschriften van de eigen organisatie en conform weten regelgeving, zodat documenten bijeengebracht zijn en de tijdige beschikbaarheid van dossiers gewaarborgd is.


Resultaat


Bepaalt welke digitale en fysieke documenten met betrekking tot juridische procedures, (notariële) akten, overeenkomsten en/of advisering van cliënten in welke dossiers moeten worden opgenomen Legt, indien nodig, een nieuw dossier aan en deelt dit in volgens voorschrift Vraagt een dossiernummer aan voor een nieuw dossier of kent zelf een dossiernummer toe Registreert documenten en neemt deze op in de dossiers Zoekt indien nodig, in de roladministratie van de eigen organisatie of de rechtbank de zaken op voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data) Vraagt, indien nodig, aanvullende informatie op bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze toe aan het dossier Actualiseert de dossiers met inachtneming van de bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Zorgt voor de toegankelijkheid, juistheid en volledigheid en waarborgt zo nodig geheimhouding van de dossiers Bergt het dossier, afhankelijk van de status, op in het actuele (elektronische) archief(systeem) De dossiers zijn toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar De geheimhouding is waar nodig gewaarborgd De dossiers voldoen aan alle voorwaarden die er in het kader van bewaar- en bewijslast aan gesteld worden De dossiers voldoen aan de voorschriften van de eigen organisatie en/of de branche en zijn conform weten regelgeving

33


Dictaten uitwerken, teksten redigeren en vormgeven, gebruikmakend van het juridisch vakjargon (Uitstroomdifferentiatie Juridisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze dictaten uit te werken, teksten te redigeren en eenvoudige correspondentie te voeren op basis van concepten en/of trefwoorden, gebruik makend van het juridisch vakjargon, ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Gebruikt de juiste formulieren en formats Werkt teksten uit aan de hand van een (op dictafoon ingesproken) concept en/of trefwoorden, gebruik makend van de juiste juridische terminologie Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op, zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Brengt zo nodig wijzigingen aan in opdracht van de opdrachtgever Handelt in overleg met de leidinggevende de teksten af in het Nederlands/een moderne vreemde taal Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De juiste juridische terminologie is gehanteerd Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, juridische stukken, memo’s, faxen etc.) De producten zijn conform huisstijl

34


In- en externe bezoekers ontvangen en voorzien van (juridische) informatie (Uitstroomdifferentiatie Juridisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van juridische informatie.


Resultaat


Staat de interne/externe (buitenlandse) bezoekers correct/representatief te woord in het Nederlands/een moderne vreemde taal Inventariseert de behoefte aan rechtshulp en/of juridische informatie op een efficiënte en effectieve wijze Stelt gerichte vragen met als doel de vraag van de cliënt helder te krijgen. Stelt controlevragen om de behoefte aan rechtshulp en/of juridische informatie te kunnen vertalen Brengt contact tussen de cliënten en de juristen op correcte wijze tot stand Maakt doeltreffend gebruik van de beschikbare hulpmiddelen zoals agenda, fax, e-mail, intranet etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers Afhandelen eenvoudige financiële zaken (Uitstroomdifferentiatie Juridisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze eenvoudige financiële zaken af te handelen.


Resultaat


Controleert declaraties, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor rechtsbijstand, nota’s en aanvragen voor gefinancierde rechtsbijstand Verwerkt de financiële gegevens ter voorbereiding van de boekhoudkundige verwerking Registreert de daadwerkelijke inzet van het personeel (urenregistratie) en laat de facturen accorderen Vraagt offertes aan Vergelijkt facturen met offertes en geleverde diensten/producten De te verwerken uitgaven zijn gedocumenteerd en geaccordeerd Alle werkelijke kosten en uitgaven zijn nauwkeurig beoordeeld, geaccordeerd, geregistreerd en gedocumenteerd De financiële gegevens zijn juist verwerkt

35


Teksten redigeren en vormgeven gebruikmakend van de medische terminologie (Uitstroomdifferentiatie Medisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden, gebruik makend van het medisch vakjargon, verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht.


Resultaat


Verzamelt informatie bij de opdrachtgever Gebruikt de juiste formulieren en formats Werkt teksten, uit aan de hand van een ingesproken of schriftelijk concept en/of aan de hand van trefwoorden, gebruik makend van de juiste medische terminologie Werkt digitaal aangeleverde berichten uit en zorgt voor een correcte opmaak Zorgt er voor dat aard, karakter en toonzetting van de tekst overeenkomen met de opdracht en de gehanteerde aanspreekvorm in de organisatie Controleert de documenten inhoudelijk en taalkundig, stelt de definitieve teksten op en laat de documenten zo nodig controleren door de opdrachtgever Registreert, distribueert en slaat de producten op, zodat deze toegankelijk zijn voor de leidinggevende Handelt in overleg met de leidinggevende de teksten af in het Nederlands/een moderne vreemde taal Taalkundig en inhoudelijk correcte producten (brieven, rapporten memo’s, faxen etc.) De juiste medische terminologie is gehanteerd Berichten zijn duidelijk afgestemd op het doel ervan en op de ontvangers De producten zijn conform huisstijl

36


In- en externe bezoekers ontvangen ten behoeve van het spreekuur (Uitstroomdifferentiatie Medisch secretaresse) De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers op het spreekuur te ontvangen en te voorzien van informatie.


Resultaat


Staat de interne/externe bezoekers correct/representatief te woord in het Nederlands en een moderne vreemde taal Ontvangt en begeleidt bezoekers voor, tijdens en na het spreekuur Inventariseert de informatiebehoefte op een efficiënte wijze Stelt gerichte vragen met als doel de vraag helder te krijgen Zorgt zelfstandig voor het administratief voorbereiden, afhandelen en verwerken van het spreekuur en brengt op een correcte wijze het contact tussen de bezoekers en de specialist tot stand Verstrekt de bezoeker de gevraagde informatie, dan wel verwijst de bezoeker naar derden Verzorgt dagelijks de behandel-/onderzoekskamer en wachtkamer voor wat betreft servies, tijdschriften, voorraad etc. Efficiënte en correcte ontvangst van en informatievoorziening aan interne en externe bezoekers

37

9

OPBOUW KWALIFICATIEPROFIEL

9.1 KERN Voor het kwalificatieprofiel Secretaresse is de volgende inhoud van de kern vastgesteld. Kern De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van de kern: 1, 2, 3, 4 Kerntaken Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 17

9.2 UITSTROOMDIFFERENTIATIES Voor het kwalificatieprofiel Secretaresse zijn de volgende uitstroomdifferentiaties vastgesteld. Uitstroomdifferentiatie 1

Algemeen secretaresse (crebo-code: 90591)

Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: De algemeen secretaresse beheert de informatie en verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en twee moderne vreemde talen. Ze ondersteunt de leidinggevende(n) bij de planning en organisatie van bijeenkomsten en voert de daaruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden uit. Ze werkt binnen een algemene context. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4 Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 25

Uitstroomdifferentiatie 2

Juridisch secretaresse (crebo-code: 90592)

Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: De juridisch secretaresse werkt binnen een juridische context en hanteert het daar gebruikelijke jargon. Ze verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal. Ze vormt dossiers en beheert de daarin opgenomen documenten. Ze ondersteunt de leidinggevende(n) bij de planning en organisatie van bijeenkomsten en voert de daaruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden uit. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4 Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 17 en 26 t/m 29


38

Uitstroomdifferentiatie 3

Medisch secretaresse (crebo-code: 90593)

Korte typering van de uitstroomdifferentiatie: De medisch secretaresse werkt binnen een medische context en hanteert het daar gebruikelijke jargon. Ze verzorgt de mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands en een moderne vreemde taal. Ze beheert de dossiers met patiëntgegevens. Ze ondersteunt de leidinggevende(n) bij de planning en organisatie van bijeenkomsten en voert de daaruit voortvloeiende secretariële werkzaamheden uit. De volgende kerntaken, kernopgaven en competenties maken deel uit van deze uitstroomdifferentiatie: Kerntaken 1, 2, 3, 4 Kernopgaven

1, 2, 3

Competenties

1 t/m 18, 30 en 31


39

10 CERTIFICEERBARE EENHEDEN Niet van toepassing


40

11 COMPETENTIEMATRIX In de competentiematrix zijn ten behoeve van de overzichtelijkheid de competenties opgenomen die bij de kern en de uitstroomdifferentiaties van dit kwalificatieprofiel een rol spelen. De matrix is een hulpmiddel en brengt in beeld welke competenties nodig zijn bij welke kerntaken en kernopgaven en in welke uitstroomdifferentiaties. Voor de nadere detaillering wordt geadviseerd het betreffende onderdeel in deel 2 van het kwalificatieprofiel te bekijken. Kerntaak 1: Verzorgt de correspondentie 2: Legt en onderhoudt interne en externe contacten Verzorgt bijeenkomsten 3: 4: Verzorgt de post en het archief

Competenties De secretaresse is in staat om op adequate wijze 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

teksten te redigeren en vorm te geven de telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken in- en externe bezoekers te ontvangen de leidinggevende te ondersteunen bij vergaderingen draaiboeken en checklisten op te stellen inkomende en uitgaande post af te handelen een archief te beheren en te optimaliseren de eigen werkzaamheden voor te bereiden zorg te dragen voor kwaliteit te handelen naar verantwoordelijkheden en bevoegdheden om te gaan met problemen te communiceren tijdens werkzaamheden te rapporteren over de werkzaamheden samen te werken


Kernopgave 1: Simultaan werken 2: Informatie doorspelen 3: Anticiperen op acties en verplichtingen

Kern KT KT 1 2 X X

KT 3

KT 4

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

U.diff. 1 KT KT 1 2

KT 3

U.diff. 2 KT KT 1 2

KT 3

Uitstroomdifferentiatie 1: Algemeen secretaresse 2: Juridisch secretaresse 3: Medisch secretaresse

KT 4

U.diff. 3 KT KT 1 2

KT 3

Kernopgave KO KO KO 1 2 3 X X X X X X X X

X X

X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

41

Competenties De secretaresse is in staat om op adequate wijze 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

beroepscompetenties te ontwikkelen veilig en milieubewust te werken klantgericht te handelen voor- en nacalculaties te maken teksten te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal de telefoon te beantwoorden, door te verbinden en telefoonnotities te maken in een tweede moderne vreemde taal in- en externe bezoekers te ontvangen in een tweede moderne vreemde taal de leidinggevende te ondersteunen bij vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal te communiceren in een tweede moderne vreemde taal tijdens werkzaamheden te rapporteren over de werkzaamheden in een tweede moderne vreemde taal klantgericht te handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal dossiers te vormen en te beheren dictaten uit te werken, teksten te redigeren en vorm te geven in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van juridische informatie eenvoudige financiële zaken af te handelen teksten te redigeren en vorm te geven gebruikmakend van de medische terminologie in- en externe bezoekers te ontvangen ten behoeve van het spreekuur


Kern KT KT 1 2 X X X X X X

KT 3 X X X

KT 4 X X X

U.diff. 1 KT KT 1 2

KT 3

U.diff. 2 KT KT 1 2

KT 3

KT 4

U.diff. 3 KT KT 1 2

X

KT 3

Kernopgave KO KO KO 1 2 3 X X X X X X X X X

X

X X X X X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X X X X

42

12 VERANTWOORDINGSDOCUMENT De verantwoording bij het kwalificatieprofiel heeft tot doel de opbouw van het kwalificatieprofiel en de wijze van totstandkoming toe te lichten en te verantwoorden. Het verantwoordingsdocument heeft twee functies: - het is een verantwoording van de stappen die zijn gezet bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat een toetsing door derden mogelijk is - het is een toelichting op de keuzes die zijn gemaakt bij het opstellen van het kwalificatieprofiel zodanig dat voor gebruikers inzichtelijk wordt wat er wel en niet in het kwalificatieprofiel is opgenomen en waarom die keuzes zijn gemaakt. In de verantwoording worden zeven onderdelen behandeld: 12.1 De onderliggende beroepscompetentieprofielen 12.2 De structuur van het kwalificatieprofiel 12.3 Van beroepscompetentieprofiel(en) naar kwalificatieprofiel 12.4 Leer- en burgerschapscompetenties 12.5 Borging van de kwaliteit van examinering 12.6 Doorstroomrechten 12.7 Het proces van totstandkoming van het kwalificatiedossier.


43

12.1

DE ONDERLIGGENDE BEROEPSCOMPETENTIEPROFIELEN

Namen van de gebruikte beroepscompetentieprofielen De verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen Consequenties verwantverklaring voor de beroepspraktijkvorming Beschikbaarheid BPV-plaatsen

Beroepscompetentieprofielen Bij het opstellen van het kwalificatieprofiel Secretaresse is uitgegaan van de beroepscompetentieprofielen Secretaresse, Medische secretaresse en Juridisch secretaresse. Verwantschap tussen de gebruikte beroepscompetentieprofielen De kerntaken van deze beroepscompetentieprofielen zijn: 1. 2. 3. 4.

Verzorgt de correspondentie Legt en onderhoudt interne en externe contacten Verzorgt bijeenkomsten Verzorgt de post en het archief

Uit een vergelijking tussen deze drie beroepscompetentieprofielen bleek dat deze onderlinge verwantschap vertonen op het niveau van kerntaken, kernopgaven en competenties. Zie voor een toelichting bijlage 2. Afbakening ten opzichte van andere beroepscompetentieprofielen De beroepscompetentieprofielen zijn uniek ten opzichte van beroepscompetentieprofielen uit de overige sectoren van het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. De kerntaken van het BCP Secretaresse zijn vergeleken met de kerntaken van de relevante BCP’s op niveau 3 en 4. 1. Sector Orde en Veiligheid, BCP Coördinator beveiliging Er is enige overlap te vinden op het gebied van het verzorgen van de correspondentie en het verzorgen van bijeenkomsten. Het betreft een aantal competenties van de kerntaken 2, 4 en 5. Kerntaak 2: Voert beveiligingstaken uit, competenties 4 en 18 Kerntaak 4: Draagt zorgt voor rapportages, competentie 4 Kerntaak 5: Draagt bij een beveiligingsplannen en draaiboeken, competentie 5 2. Sector Commercieel, BCP Contactcenter medewerker Er is overlap op het gebied van het verzorgen van de correspondentie en het onderhouden van interne en externe contacten. Het betreft de vakmatige competenties van de kerntaken 1, 2 en 3. De taken van deze medewerker worden in een andere dan een secretariële context uitgevoerd. Kerntaak 1: Onderhoudt contacten en relaties, competenties 1 t/m 9 Kerntaak 2: Telefoneert klantgericht, competenties 1 t/m 9 Kerntaak 3: Verzorgt schriftelijke en elektronische communicatie, competenties 1 t/m 9 3. Sector Commercieel, BCP Commercieel medewerker binnendienst Er is enige overeenkomst op het gebied van het onderhouden van interne en externe contacten. Het betreft een aantal competenties. Kerntaak 1: Onderhoudt contacten en relaties, competenties 1 en 2 Kerntaak 4: Beheert informatie en data, competentie 8


44

4. Sector Bedrijfsadministratie, BCP Boekhoudkundig medewerker Er is enige overeenkomst op het gebied van het verzorgen van bijeenkomsten. Het betreft een aantal competenties. Kerntaak 2: Verricht activiteiten ten behoeve van de crediteurenadministratie, competentie 3 en 5 5. Sector Juridisch Het BCP Administratief juridische medewerker zakelijke dienstverlening uit de sector Juridisch is vergeleken met het BCP Juridische secretaresse. Er is overlap in administratieve taken en gebruik van het vakjargon. Het BCP van de Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening bevindt zich echter op niveau 4. Bovendien worden de werkzaamheden van de juridisch secretaresse in een andere context uitgevoerd. Conclusie: In geen van de gevallen is de verwantschap zo groot dat er reden is tot een andere clustering van BCP’s tot KP’s. Een landelijke projectgroep kwalificatiestructuur vanuit het Colo heeft in september 2003 een vergelijking gemaakt tussen de geplande kwalificatieprofielen van de landelijke kenniscentra. Uit deze vergelijking kwam naar voren dat het kwalificatieprofiel Secretaresse als breed administratief beroep herkenbaar en uniek is. Het BCP Secretaresse is ook vergeleken met de BCP’s van het kenniscentrum Horeca Toerisme en Voeding en met die van KC Handel. Beroepscompetentieprofielen van kenniscentrum Horeca Toerisme en Voeding: - Verkoper zakenreizen - Verkoper vakantiereizen In beide beroepscompetentieprofielen is sprake van het regelen van reizen, de bijbehorende administratieve afhandeling en klantencontacten. Er zijn raakvlakken met het BCP Secretaresse met betrekking tot het regelen van zakenreizen in verband met de organisatie van grote bijeenkomsten, de bijbehorende administratieve (financiële) afhandeling van zaken en de bijkomende (mondelinge en schriftelijke) contacten met relaties. De context waarin in het BCP Secretaresse wordt gewerkt is anders van aard (administratief en organisatorisch maar niet per se commercieel). Beroepscompetentieprofielen van KC Handel: - Medewerker export binnendienst - Medewerker export buitendienst - Allround exportmedewerker De verwantschap van deze beroepscompetentieprofielen met het BCP Secretaresse ligt in het gebruik van de moderne vreemde talen. In de BCP’s van KC Handel is sprake van taken met een commercieel karakter en ligt de nadruk op acquisitie, verkoop, relatiebeheer en advies aan klanten. De moderne vreemde talen in het BCP Secretaresse staan ten dienste van het informatiebeheer en zijn hulpmiddel bij de uitvoering van de taken correspondentie, in- en externe contacten, organiseren van bijeenkomsten en post en archief en worden niet per se gebruikt in een commerciële context. Conclusie: In geen van de gevallen is de verwantschap zo groot dat er reden is tot samenvoeging van kerntaken en competenties, uit de verschillende BCP’s in een KP. Consequenties voor de beroepspraktijkvorming Afhankelijk van de keuze voor een (of meerdere) uitstroomdifferentiatie(s) kan men kiezen voor beroepspraktijkvorming in een juridisch of medisch secretariële omgeving of op een secretariaat (algemeen secretaresse).


45

Beschikbaarheid BPV-plaatsen De beschikbaarheid van BPV-plaatsen heeft betrekking op zowel de kwantiteit als de kwaliteit. Sinds de invoering van de WEB zijn de activiteiten er vooral op gericht te zorgen voor voldoende BPV-plaatsen. Deze zijn opgenomen in het bedrijvenregister. Het bedrijvenregister is te raadplegen via www.ecabo.nl. Volgens het laatste arbeidsmarktonderzoek, Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs 2004 - 2005 van 1 oktober 2004 zijn er in kwantitatieve zin voldoende bedrijven beschikbaar. Door de invoering van competentiegericht onderwijs zal in kwalitatieve zin meer van het bedrijfsleven verwacht worden. In de examenpraktijk zal de betrokkenheid van het bedrijfsleven toenemen bij de beoordeling van de deelnemer. Voor ECABO zal dan ook de komende jaren de kwaliteit centraal staan in de accreditatie en beoordeling van leerbedrijven.


46

12.2

STRUCTUUR VAN HET KWALIFICATIEPROFIEL

Korte omschrijving van het kwalificatieprofiel, naam van het diploma, typering en niveau van de kwalificatie Relatie tussen de competenties, de kerntaken, kernopgaven en beroepscontext Eventuele uitstroomdifferentiaties Eventuele certificeerbare eenheden

Kern van het kwalificatieprofiel De kern van het secretaresseberoep is organiseren, coördineren en communiceren in het Nederlands of een moderne vreemde taal. Niveau van de kwalificatie Het niveau van het kwalificatieprofiel Secretaresse is niveau 3. Het is een vakvrouw die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het eigen takenpakket en die zich daarover tegenover haar leidinggevende moet kunnen verantwoorden. Zij is bovendien in staat om anderen te controleren en te begeleiden. Daarmee neemt de verantwoordelijkheid bij haar werkzaamheden toe ten opzichte van de vakvrouw/vakman op niveau 2. De secretaresse heeft inzicht in complexe werkprocessen. Naast het toepassen van standaardprocedures in het kader van werkvoorbereidings- en beheersactiviteiten, combineert of bedenkt zij zelf procedures. Zij beschikt voornamelijk over beroepsgebonden competenties. Wat betreft het vereiste instroomniveau en de duur van de opleiding verwijzen wij naar dat wat hierover is vastgelegd in de WEB en in de wettelijke doorstroomregeling vmbo-beroepsonderwijs. Indien een deelnemer over relevante werkervaring beschikt of een hogere vooropleiding heeft zal hij de opleiding versneld kunnen doorlopen. Op basis van de inhoudelijke bespreking (en conclusies daarover) van de verschillende onderdelen van het kwalificatieprofiel in de expertmeetings en de Adviescommissie Bestuur Secretarieel, is de Paritaire commissie van mening dat het kwalificatieprofiel binnen de voor het betreffende diplomaniveau nominale studieduur van 4 leerjaren in een onderwijsprogramma kan worden uitgevoerd. Beschrijving van de relatie tussen kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Het kwalificatieprofiel Secretaresse bestaat uit een kerndeel met vier kerntaken, drie kernopgaven en drie uitstroomdifferentiaties. Kerntaken Secretaresse: 1. Verzorgt de correspondentie 2. Legt en onderhoudt interne en externe contacten 3. Verzorgt bijeenkomsten 4. Verzorgt de post en het archief Kernopgaven Secretaresse: 1. Simultaan werken 2. Informatie doorspelen 3. Anticiperen op acties en verplichtingen Uitstroomdifferentiaties: 1. Algemeen secretaresse 2. Juridisch secretaresse 3. Medisch secretaresse


47

Algemeen Secretaresse Extra competenties: 1. De secretaresse is in staat om op adequate wijze een voor- en nacalculatie van de kosten van een bijeenkomst te maken (18) 2. De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven in een tweede moderne vreemde taal ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht (19) 3. De secretaresse is in staat om op adequate wijze de telefoon te beantwoorden, gesprekken door te verbinden en informatie door te geven in telefoonnotities in een tweede moderne vreemde taal, ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht (20) 4. De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van informatie met behulp van een tweede moderne vreemde taal (21) 5. De secretaresse is in staat om de leidinggevende op adequate wijze te ondersteunen bij het plannen en organiseren van vergaderingen in een tweede moderne vreemde taal (22) 6. De secretaresse is in staat om op adequate wijze met alle betrokkenen in het werkproces te communiceren in een tweede moderne vreemde taal, opdat de werkzaamheden vlot verlopen (23) 7. De secretaresse is in staat om op adequate wijze mondeling en schriftelijk te rapporteren in een tweede moderne vreemde taal, zodat alle belanghebbenden doelmatig worden geïnformeerd (24) 8. De secretaresse is in staat om op adequate wijze klantgericht te handelen met behulp van een tweede moderne vreemde taal, zodat de werkzaamheden naar tevredenheid van de klant worden uitgevoerd (25) Juridisch secretaresse Extra competenties: 1. De secretaresse is in staat om op adequate wijze dossiers te vormen, te beheren en te archiveren volgens voorschriften van de eigen organisatie en conform weten regelgeving, zodat documenten bijeengebracht zijn en de tijdige beschikbaarheid van dossiers gewaarborgd is (26) 2. De secretaresse is in staat om op adequate wijze dictaten uit te werken, teksten te redigeren en eenvoudige correspondentie te voeren op basis van concepten en/of trefwoorden, gebruikmakend van het juridisch vakjargon, ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht (27) 3. De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers te ontvangen en te voorzien van juridische informatie (28) 4. De secretaresse is in staat om op adequate wijze eenvoudige financiële zaken af te handelen (29) Medisch secretaresse Extra competenties: 1. De secretaresse is in staat om op adequate wijze eenvoudige financiële zaken af te handelen (29) 2. De secretaresse is in staat om op adequate wijze aan de hand van concepten en/of trefwoorden verschillende soorten teksten te redigeren en vorm te geven gebruikmakend van het medisch vakjargon ten behoeve van een efficiënte informatieoverdracht (30) 3. De secretaresse is in staat om op adequate wijze in- en externe bezoekers op het spreekuur te ontvangen en te voorzien van informatie (31) De aanwijzing van eventuele certificeerbare eenheden Niet van toepassing


48

12.3

VAN BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL NAAR KWALIFICATIEPROFIEL

Toelichting op de vertaling van de beroepsbeschrijving, (verrijkte) kerntaken, kernopgaven en beroepscompetenties Toelichting op de vertaling van de succescriteria

Vertaling van beroepscompetentieprofiel naar kwalificatieprofiel De formulering van de kerntaken en competenties is gebaseerd op de onderliggende beroepscompetentieprofielen Secretaresse, Juridisch secretaresse en Medisch secretaresse. Alle kerntaken, kernopgaven, competenties en succescriteria uit de beroepscompetentieprofielen zijn vergeleken (zie de tabellen in de bijlagen). In bijlage 2 staan de overeenkomsten en verschillen met betrekking tot de verrijkte kerntaken van het totale kwalificatieprofiel. De kerntaken en de differentiaties werden in de expertmeeting van 14 april 2004 herkend als relevant voor de arbeidsmarkt. Tenslotte zijn de resultaten van de expertmeeting in de maanden juni en juli 2004 nog aan gericht gekozen specialisten voorgelegd. Ook deze gaven aan de kerntaken en de uitstroomdifferentiaties te herkennen als relevant voor de arbeidsmarkt. Vertaling van ervaren naar beginnend beroepsbeoefenaar De vertaalslag van een vakvolwassen beroepsbeoefenaar naar een beginnende beroepsbeoefenaar ofwel de vertaalslag van de beroepscompetentieprofielen naar het kwalificatieprofiel is gemaakt op de expertmeeting op 14 april 2004 met vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven, secretaressen, medisch secretaressen en juridisch secretaressen en docenten van onderwijsinstellingen. Alle kerntaken, kernopgaven, competenties en succescriteria uit de beroepscompetentieprofielen zijn vergeleken. Voor de vertaling van beroepscompetentieprofiel naar het kwalificatieprofiel is gekeken naar: 1. de kerntaken en beroepscompetenties van de ervaren beroepsbeoefenaar in de BCP’s. 2. de kerntaken en de formuleringen bij proces, rol/verantwoordelijkheid, complexiteit enzovoort van de beginnende beroepsbeoefenaar in het KP. De ervaren secretaresse werkt geheel zelfstandig maar de beginnende secretaresse werkt onder begeleiding. 3. de beheersingscriteria van de beroepscompetenties in het KP. De ervaren secretaresse voert zelf de eindcontrole uit bij haar werkzaamheden maar de beginnende secretaresse moet haar werk laten controleren. Het resultaat van de vertaalslag is in de periode juni-juli 2004 voorgelegd aan gericht gekozen specialisten die het concept kwalificatieprofiel hebben herkend als relevant voor de arbeidsmarkt.


49

12.4

LEER- EN BURGERSCHAPSCOMPETENTIES

De leer- en burgerschapscompetenties uit het brondocument Leren en Burgerschap zijn geïntegreerd in de beroepscompetenties van dit kwalificatieprofiel. Bij het integreren van leer- en burgerschapscompetenties in beroepscompetenties zijn de volgende stappen genomen: - Voor zover mogelijk is gebruik gemaakt van de landelijke set van niet vakmatige beroepscompetenties (Sets van beroepscompetenties, 2 juni 2004) waarin middels de methodiek van schering en inslag de leer- en burgerschapscompetenties zijn opgenomen. De leer- en burgerschapscompetenties zijn hierbij reeds vertaald naar beroepssituaties. In een schema wordt duidelijk gemaakt hoe deze vertaalde criteria gerelateerd zijn aan de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap. Zo wordt optimaal voldaan aan het integreren van het brondocument in de kwalificatieprofielen. Een bijkomend voordeel is dat op deze wijze de transparantie van de ECABO-kwalificatieprofielen wordt vergroot aangezien de niet vakmatige competenties; daar waar ze dezelfde strekking hebben, zijn ze overeenkomstig geformuleerd. Wel kunnen beroepsspecifieke verschillen bestaan die zich uiten in de beheersingscriteria. - De succescriteria die ten behoeve van de leer- en burgerschapscompetenties zijn ontwikkeld, zijn vergeleken met de beheersingscriteria van de beroepscompetenties. - Het beroepshandelen vormt het uitgangspunt om te bepalen of de succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap de beroepscompetenties kunnen verrijken. Proces en resultaat van een beroepscompetentie vormen een samenhangend geheel. Integratie van succescriteria uit het brondocument in de beroepscompetentie is gewenst wanneer het past in de samenhang van proces en resultaat en daar waar mogelijk een versterking van is. Elk kwalificatieprofiel is hierop gescreend. - Vervolgens is vastgesteld welke succescriteria uit het brondocument niet geïntegreerd kunnen worden in de beroepscompetenties. - De succescriteria uit het brondocument die niet volgens de methodiek van schering en inslag kunnen worden geïntegreerd in de beroepscompetenties zijn apart benoemd en in categorieën ondergebracht. Een overzicht hiervan is als bijlage in dit kwalificatiedossier opgenomen. De beheersingscriteria van de burgerschapscompetenties zijn niet altijd inpasbaar in de beroepscompetenties. De waarde van de niet inpasbare leer- en burgerschapscompetenties is echter evident en deze competenties zullen derhalve op een andere wijze vorm moeten krijgen in het onderwijs. Het brondocument Leren en Burgerschap is onderdeel van dit kwalificatiedossier. In juni 2005 heeft het Colo coördinatiepunt te kennen gegeven eraan te hechten dat alle succescriteria uit het brondocument Leren en Burgerschap in de kwalificatiedossiers worden opgenomen. ECABO zal deze wens van het coördinatiepunt voor 15 december 2005 uitvoeren en daarbij inzichtelijk maken hoe de competenties uit Leren en Burgerschap verweven zijn met de competenties in de kwalificatiedossiers en tevens voor het coördinatiepunt controleerbaar en transparant maken dat alle succescriteria zijn verwerkt. Taalcompetenties Voor wat betreft het benoemen van de taalcompetenties is ook gekozen voor een beroepsmatige invalshoek. Beoordeeld is hoe taalvaardigheden, zoals beschreven in de beroepscompetenties, zich verhouden tot de niveaubeschrijvingen in het ‘Raamwerk moderne vreemde talen in het secundair beroepsonderwijs’ gebaseerd op de standaard voor Europese taalniveaus (‘Common European Framework of Reference of Languages; Learning, teaching, assessment, Council of Europe, 2001’). De secretaresse zal zich voor het voeren van correspondentie, het ontvangen van in- en externe bezoekers, het verzorgen van de post en het archief en het verzorgen van bijeenkomsten in voldoende mate moeten kunnen uitdrukken in de Nederlandse en in een moderne vreemde taal. Kwalificatiedossier Secretaresse

50

De algemeen secretaresse moet met betrekking tot de eerste moderne vreemde taal in staat zijn te schrijven, te lezen en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B1.2. Met betrekking tot een tweede moderne vreemde taal moet de algemeen secretaresse in staat zijn te schrijven, te lezen en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B1.1 (Advies Europese taalniveaus voor directiesecretaresse/managementassistent en secretaresse, 2004). De juridisch secretaresse moet met betrekking tot de moderne vreemde taal in staat zijn te schrijven, te lezen en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B1.2 (Advies Europese taalniveau voor directiesecretaresse/managementassistent en secretaresse, 2004). De medisch secretaresse moet met betrekking tot de moderne vreemde taal in staat zijn te schrijven, te lezen en gesprekken te voeren op Europees taalniveau B1.2 (Advies Europese taalniveau voor directiesecretaresse/managementassistent en secretaresse, 2004). De vertegenwoordigers van onderwijs en beroepenveld hebben tijdens de expertmeetings en de vergaderingen van de Adviescommissie Bestuur Secretarieel aangegeven dat voor juridisch secretaresse en medisch secretaresse één moderne vreemde taal volstaat.


51

12.5

BORGING VAN DE KWALITEIT VAN EXAMINERING

Wanneer de samenhang tussen kerntaak (beschrijving van werkprocessen), kernopgave (kritische beroepssituatie) en competentie (in het werkproces doelbewust en resultaatgericht handelen) in het kwalificatieprofiel juist is weergegeven, kan op basis daarvan competentiegericht getoetst worden. Competentiegericht opleiden vraagt een wijze van toetsen waarbij de deelnemer de benodigde vaardigheden, attitudes, kennis en inzicht combineert. Om van competenties en beheersingscriteria te komen tot praktijkgerichte contextrijke toetsen zullen nieuwe instrumenten voor toetsing en examinering ontwikkeld moeten worden. Essentieel is de integrale beoordeling van competenties waarbij de deelnemer kan aantonen dat hij in staat is beroepscompetenties geïntegreerd in te zetten bij het adequaat uitvoeren van de (deel)taak. Tijdens de expertmeetings hebben de vertegenwoordigers van het onderwijsveld en toetsontwikkelaars op die wijze de concept kwalificatieprofielen beoordeeld en toetsbaar bevonden.


52

12.6

DOORSTROOMRECHTEN

Doorstroming binnen het KP Doorstroming binnen het mbo Doorstroming naar het hbo Doorstroming op basis van een niet volledig verworven kwalificatieprofiel

Een gediplomeerde op een bepaald niveau heeft toegang tot een opleiding op het naast hoger gelegen niveau. De opleiding tot secretaresse geeft toegang tot de overige opleidingen op niveau 4 waarbij de opleiding tot Managementassistent het meest voor de hand ligt. De secretaresse met de uitstroomdifferentiaties Juridisch secretaresse en Medisch secretaresse wordt geadviseerd in de vrije ruimte van haar opleidingsprogramma het niveau B1.1 voor de tweede moderne vreemde taal te realiseren indien zij wil doorstromen naar Managementassistent, uitstroomdifferentiatie Directiesecretaresse.


53

12.7

HET PROCES VAN TOTSTANDKOMING VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER

Wie het kwalificatieprofiel hebben ontwikkeld Met wie overleg is gepleegd De wijze van besluitvorming Het beheer van het kwalificatiedossier

Inleiding Het kwalificatieprofiel Secretaresse is ontwikkeld door en onder verantwoordelijkheid van het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO. Bij het ontwikkelen van het kwalificatieprofiel zijn deskundigen uit het beroepenveld en het onderwijsveld betrokken. Gehanteerde overlegstructuur Dit kwalificatieprofiel is achtereenvolgens besproken in: - expertmeetings met werkvelddeskundigen (zowel uit het bedrijfsleven als het scholenveld) - de Adviescommissie Bestuur Secretarieel (een permanent adviesorgaan van ECABO) - de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO (een permanent adviesorgaan van ECABO). Besproken onderwerpen Zowel met de werkvelddeskundigen als met de Adviescommissie Bestuur Secretarieel zijn naast de sectoren kwalificatieprofielspecifieke onderwerpen, de duurzaamheid en betekenisvolheid van het kwalificatieprofiel en de ruimte voor innovatieve ontwikkelingen en daarmee flexibiliteit besproken. Laatstgenoemde aspecten hebben ook de volle aandacht van de Paritaire commissie gehad. Proces Het proces van de totstandkoming verliep als volgt: - vergelijking verwantschap beroepscompetentieprofielen en consultatie van de Adviescommissie Bestuur Secretarieel 16 september 2003; inhoudelijke validering - interviews met vier praktijkdeskundigen uit het juridisch secretariaat n.a.v. de vragen die rezen over het toegekende niveau voor de juridisch secretaresse (februari - maart 2004). Onderwerpen: inhoud van en ontwikkelingen in het juridisch secretariaat (secretaresses, werkzaam in het notariaat, grote en kleine advocatenkantoren, bureaus voor rechtshulp/rechtswinkels) en niveau van de kwalificatie - voorlegging van conceptversie kwalificatieprofiel aan expertmeeting van achttien personen (praktijkdeskundigen uit het beroepenveld en docenten van onderwijsveld) bij ECABO op 14 april 2004. Onderwerp: van BCP naar KP, overeenkomsten en verschillen in de uitstroomdifferentiaties van het KP, relatie kerntaken - kernopgaven - beroepscompetenties - beheersingscriteria, herkenbaarheid en niveau van het KP, in het bijzonder het niveau van de uitstroomdifferentiaties juridisch en medisch secretaresse, de moderne vreemde talen en examinering. De voornaamste conclusie: de deelnemers herkennen zich in het kwalificatieprofiel, hoewel een aantal van de deelnemers zich niet kan vinden in de toekenning van niveau 3 in plaats van niveau 4 aan de uitstroomdifferentiaties juridisch en medisch secretaresse. Voorgestelde wijzigingen zijn verwerkt in de kwalificatiedossiers - aanpassing conceptversie en schriftelijke voorlegging aan expertmeeting in augustus 2004. Deze schriftelijke raadpleging leverde geen aanvullend commentaar op - spiegeling conceptversie aan algemene set van beroepscompetenties, begin juli 2004; aanpassing conceptversie - voorlegging ter validering van de voorlopige kwalificatieprofielen aan de Adviescommissie Bestuur Secretarieel op 1 september 2004; verslaglegging - positief advies door de Adviescommissie Bestuur Secretarieel op 20 september 2004 Kwalificatiedossier Secretaresse

54

-

voorlegging van het kwalificatiedossier aan de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO in oktober 2004 de Paritaire commissie heeft het kwalificatiedossier en het daarin gehanteerde detailleringsniveau van de verrijkte kerntaken, kernopgaven en competenties met beheersingscriteria op 13 december 2004 van een positief advies voorzien. De Paritaire commissie van ECABO verwacht dat onderwijsinstellingen op basis van dit kwalificatieprofiel een competentiegericht leertraject met bijbehorend examen kunnen organiseren en het diplomaniveau in het onderwijsprogramma kunnen realiseren. Op basis van ervaringen met dit kwalificatieprofiel zullen deze verwachtingen worden geverifieerd. De Paritaire commissie van ECABO is van mening dat het kerndeel zodanig is geformuleerd dat nieuwe, relatief beperkte ontwikkelingen verwerkt kunnen worden in verrijkte kerntaken en omschrijvingen van competenties zonder dat de essentie van de kerntaken en competenties opnieuw vastgesteld moet worden door OCW/LNV. De kerntaken, kernopgaven en competenties zijn op een juist aggregatieniveau beschreven waardoor het kwalificatieprofiel duurzaam is en flexibiliteit en herkenbaarheid in evenwicht zijn. Nieuwe ontwikkelingen in het beroepenveld kunnen vorm krijgen in het onderwijs zonder dat de teksten van het kwalificatieprofiel gewijzigd hoeven te worden. Om de snelle veroudering van de kwalificatieprofielen verder tegen te gaan is vermeden om aan demodage onderhevige termen te gebruiken zoals specifieke hulpmiddelen, methoden, etc. Softwarespecifieke termen bijvoorbeeld zijn veralgemeniseerd zodat bij innovaties in de informatietechnologie de gehanteerde termen bruikbaar blijven.

Het algemeen bestuur ECABO heeft op 15 december 2004 het positieve advies van de Paritaire commissie overgenomen en het kwalificatiedossier ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Naar aanleiding van de toetsing door het Colo Coördinatiepunt is het kwalificatiedossier in het voorjaar van 2005 op diverse punten aangepast. Daar de wijzigingen met name betrekking hebben op tekst, redactie en aanscherping van de verantwoording en niet op de inhoud van het kwalificatieprofiel, heeft de Paritaire commissie in haar bijeenkomst van 3 maart 2005 besloten het kwalificatiedossier niet opnieuw te beoordelen. Het kwalificatiedossier is 13 mei 2005 ter beoordeling voorgelegd aan het Colo Coördinatiepunt en ACOA. Na goedkeuring is het kwalificatiedossier aan het ministerie van OCW aangeboden. Overzicht documenten In de onderstaande stukken is gedetailleerde informatie te vinden over o.a. de totstandkoming van het kwalificatieprofiel. Deze stukken zijn op te vragen bij ECABO: - Notulen ACB Secretarieel d.d. 16-09-03, 01-09-04 - Verslag expertmeeting d.d. 14-04-04. Verslagen, correspondentie e.d. zijn bewaard volgens het archiefplan kwalificatieontwikkeling. De notulen van de vergaderingen van de Paritaire commissie en het algemeen bestuur ECABO zijn opvraagbaar bij het directiesecretariaat van ECABO. Beheer van het kwalificatiedossier Het kwalificatiedossier wordt beheerd door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO conform het archiefplan kwalificatieontwikkeling.


55

BIJLAGEN Bijlage 1 Overzicht kwalificatieprofielen ECABO Niv.

Kwalificatieprofielen

Intersectoraal Arbeidsmarktgekwalificeerd assistent 1 (Alle sectoren) 2 Administratief medewerker (Sector Secretarieel en Bedrijfsadministratie) Secretarieel 3 Secretaresse 4

Managementassistent

Bedrijfsadministratie 3 Boekhoudkundig medewerker 4 Administrateur Commercieel 3 Commercieel medewerker 4

Medewerker marketing en communicatie

Uitstroomdifferentiaties

Beroepscompetentieprofielen

Economie en handel

Administratief assistent

Telefonist/receptionist Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker

Telefoniste/receptioniste Secretarieel medewerker Bedrijfsadministratief medewerker

Algemeen secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse Projectsecretaresse

Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Directiesecretaresse/managementassistent Projectsecretaresse

Bedrijfsadministrateur Assistent accountant Salarisadministrateur

Boekhoudkundig medewerker Administrateur Assistent accountant Salarisadministrateur

Commercieel medewerker binnendienst Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media

Bank- en verzekeringswezen 4 Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen ICT 2 Medewerker ICT 3 Medewerker beheer ICT 4

ICT-beheerder

4

Applicatieontwikkelaar

4

Netwerkbeheerder

4 Digitaal rechercheur (In ontwikkeling) Juridisch 4 Juridisch medewerker

Orde en veiligheid 1 Assistent toezicht en veiligheid 1 en 2 Vrede en veiligheid 2 en 3

Beveiliger

2

Medewerker toezicht en veiligheid


Contactcenter medewerker Marketing medewerker Assistent communicatiemedewerker Organisatorisch publicitair medewerker kunst, cultuur en media Commercieel medewerker bank- en verzekeringswezen

Real-time systemen Servicedesk

Arbeidsvoorziening en personeelswerk Openbaar bestuur Sociale zekerheid Zakelijke dienstverlening

Informatiedienstverlening 4 Medewerker informatiedienstverlening

Commercieel medewerker binnendienst

Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger

Assistent vrede en veiligheid (=kern) Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger (=kern) Evenementenbeveiliger Mobiel surveillant Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging

ICT-medewerker ICT-medewerker Medewerker telecom ICT-beheerder Applicatiebeheerder Telecom/ICT engineer Embedded systems engineer Applicatieontwikkelaar Media-IT’er Netwerkbeheerder Telecom/ICT engineer Digitaal rechercheur Intercedent Sociaal juridisch medewerker personeelswerk Administratief juridisch medewerker openbaar bestuur Juridisch medewerker sociale zekerheid Administratief juridisch medewerker zakelijke dienstverlening Archiefmedewerker historisch documentatiecentrum Bibliotheekmedewerker Informatieverzorger Assistent toezichthouder Assistent vrede en veiligheid Medewerker vrede en veiligheid Beveiliger Evenementenbeveiliger Mobiel beveiliger Persoonsbeveiliger Winkelsurveillant Coördinator beveiliging Medewerker stadstoezicht Doorstroom politie

56

Kunst 4

Artiest


Drama Musical Muziek Sounddesign Dans

Acteur Musicalartiest Muzikant/Sounddesigner Danser

57

Bijlage 2

Overeenkomsten en verschillen van de verrijkte kerntaken binnen de beroepscompetentieprofielen

Kerntaak 1: Verzorgt correspondentie Kernprocessen Op basis een instructie, Proces een concept, een reeks trefwoorden of op eigen initiatief gegevens verzamelen en uitwerken in berichten in het Nederlands en een moderne vreemde taal Rol Complexiteit Betrokkenen

Secretaresse Eventueel verzorgen van de correspondentie in een tweede moderne vreemde taal

(afdelings)Manager en medewerkers; relaties

Medisch secretaresse Uitwerken van op band ingesproken concepten

Juridisch secretaresse Uitwerken van op band ingesproken concepten

Beheersing van het medisch vakjargon

Beheersing van het juridisch vakjargon

Medisch specialisten en cliënten/patiënten

Vakgroep van advocaten; (kandidaat)notarissen; juristen en juridisch medewerkers; cliënten

Hulpmidd. Kwaliteit v.h. proces en resultaat


58

Kerntaak 2: Onderhoudt in- en externe contacten Kernprocessen Secretaresse Legt en onderhoudt Eventueel leggen en onderhouden Proces contacten met interne en van interne en externe contacten externe relaties in het in een tweede moderne vreemde Nederlands en een taal moderne vreemde taal Werkzaamheden worden uitgevoerd in de context van een algemene secretariaat Rol Complexiteit (afdelings)Manager en Betrokkenen medewerkers Hulpmidd. Kwaliteit v.h. proces en resultaat


Medisch secretaresse Beheersing van het medisch vakjargon Werkzaamheden worden uitgevoerd in de context van een medisch secretariaat

Juridisch secretaresse Beheersing van het juridisch vakjargon Werkzaamheden worden uitgevoerd in de context van een juridisch secretariaat


Juristen, juridisch medewerkers en cliënten

59

Kerntaak 3: Verzorgt bijeenkomsten Kernprocessen Geeft ondersteuning Proces aan de opdrachtgever bij het plannen, voorbereiden, organiseren, ondersteunen en afhandelen van kleinschalige bijeenkomsten Maakt gebruik van het Nederlands en een moderne vreemde taal Rol Complexiteit


Secretaresse Organiseert en coördineert de werkzaamheden Maakt bij het verzorgen van bijeenkomsten eventueel gebruik van een tweede moderne vreemde taal Maakt aantekeningen tijdens vergaderingen en werkt verslagen uit in het Nederlands en een moderne vreemde taal Maakt voor- en nacalculaties Ontwikkelt maand-/jaarcyclus zodat stukken voor vergaderingen/bijeenkomsten tijdig gerappelleerd kunnen worden

Medisch secretaresse Maakt voor- en nacalculaties Verzorgt voorbereiding en afhandeling van dossiers bij patiëntenbesprekingen Maakt afspraken en stelt schema’s op t.b.v. poliklinisch spreekuur

Juridisch secretaresse Geeft ondersteuning aan de opdrachtgever bij het plannen, voorbereiden, en afhandelen van kleine bijeenkomsten Vormt en beheert dossiers Handelt eenvoudige financiële zaken af (boekhoudkundig verwerken van griffierechten en deurwaarderskosten) Raadpleegt de roladministratie en bewaakt kritische termijnen Verricht werkzaamheden ivm procedures m.b.t. weten regelgeving Bewaakt termijnen van procedures Voert evt. de roladministratie uit Plaats evt. zelf stukken voor bepaalde zaken op de rol Zoekt de zaken van het eigen kantoor op in de roladministratie Controleert de voortgang van de zaken van het eigen kantoor die lopen bij de rechtbank ahv de roladministratie Stelt dossiers samen van bij de zaak/zitting behorende stukken Laat correspondentie met de rechtbank verloopt volgens protocol (roladministratie) verlopen

60

Betrokkenen Hulpmidd. Kwaliteit v.h. proces en resultaat


(afdelings)Manager en medewerkers


Juristen, juridisch medewerkers en cliënten

Bewaakt het budget en de onkostenvergoedingen, de kleine kas en de vertrouwelijk stukken

Bewaakt het budget, de onkostenvergoedingen en de vertrouwelijke stukken Verstuurt rekeningen

Bewaakt kritische termijnen en fatale data

61

Kerntaak 4: Verzorgt post en archief Kernprocessen Ontvangen, dateren, Proces sorteren, registreren en verzenden van post Het archief beheren en actualiseren

Secretaresse Verwerkt post en archiefstukken, gesteld in het Nederlands en een moderne vreemde taal gestelde Gebruikt evt. een tweede moderne vreemde taal

Draagt verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid van het archief, de beschikbaarheid van dossiers en de naspeurbaarheid van documenten. Zorgt voor een ordelijk, systematisch, actueel en correct onderhouden archief van patiëntengegevens Gaat correct om met vertrouwelijke documenten

Rol

Complexiteit Betrokkenen

Medisch secretaresse Beheert en actualiseert dossiers met patiëntengegevens Stelt dossiers met patiëntengegevens samen Verwerkt na ontslag de poliklinische status t.b.v. van een correcte patiëntenregistratie

(afdelings)Manager en medewerkers


Juridisch secretaresse Beheert en actualiseert dossiers Stelt dossiers samen na raadpleging van de roladministratie Vraagt aanvullende informatie op bij cliënten of instanties Zorgt voor tijdige en volledige beschikbaarheid van dossiers Zorgt voor dossiervorming, dossierbeheer en archivering in het kader van bewaar- en bewijslast Zorgt voor bewaring en archivering volgens brancheafspraken en (overheids)regels Draagt verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid van het archief, de beschikbaarheid van dossiers en de naspeurbaarheid van documenten. Zorgt voor een ordelijk, systematisch, actueel en correct onderhouden archief Gaat correct om met vertrouwelijke documenten Juristen, juridisch medewerkers en cliënten

Hulpmidd. Kwaliteit v.h. proces en resultaat


62

Bijlage 3

Leer- en burgerschapscriteria

Van brondocument L&B naar kwalificatieprofiel Secretaresse Geïntegreerd in competentie

Leren Competentie Succescriteria Proces

Resultaat

Niet inpasbaar

De leerling is in staat om op adequate wijze leeractiviteiten uit te voeren. -

is gemotiveerd heeft vertrouwen in eigen kunnen creëert mogelijkheden tot leren kiest leeractiviteiten weet wanneer externe sturing/zelfsturing noodzakelijk/mogelijk is hanteert cognitieve leeractiviteiten hanteert affectieve leeractiviteiten hanteert regulatieve leeractiviteiten combineert cognitieve leeractiviteiten met affectieve en regulatieve leeractiviteiten doorloopt de volledige leercyclus stuurt in toenemende mate het leerproces zelf beschikt over een repertoire aan leeractiviteiten zet leeractiviteiten in passend bij de situatie in de leeromgeving en bij zichzelf


15 x x 15 15 x x x x x 15

63

Economische burgerschapscompetentie Competentie

Succescriteria Proces

Geïntegreerd in competentie

Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze: - zijn/haar employability te ontwikkelen, - als burger te participeren in beroeps- en bedrijfscontexten, - te handelen als kritisch consument. Employability: - zelfreflectie (beschouwing van capaciteiten en motivaties die van belang zijn voor de loopbaan) - werkexploratie (onderzoek van werk en mobiliteit in de loopbaan; inschatting eigen mogelijkheden in relatie tot eisen en mogelijkheden van bepaald werk); raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om zelfinzicht te vergroten - loopbaansturing: loopbaangerichte planning en beïnvloeding van leer- en werkproces. Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden. Zoekt ondersteuning indien nodig - zelfprofilering (presentatie op de interne en externe arbeidsmarkt gericht op loopbaanontwikkeling) - solliciteren - netwerken en mobiliseren hulp Werknemersrechten: - arbeidscontract afsluiten en beëindigen - verwoordt de eigen situatie; kent rechten en plichten - respecteert regels en uitvoerders - behartigt eigen belangen - zoekt ondersteuning indien nodig Participatie: - respecteert meningen van anderen - handelt integer Beroepsethische keuzen: - reflecteert op ethische aspecten van eigen (beroeps)handelen - respecteert meningen van anderen


15 x 15 x x x x 15 x 15 15 x x x x

64

Resultaat

Kritisch consument: - formuleert en beargumenteert overwegingen en criteria - raadpleegt bronnen - zoekt ondersteuning indien nodig Employability: - heeft duidelijk zicht op eigen capaciteiten en mogelijkheden; kan loopbaankoers voor zichzelf uitzetten - heeft inzicht in de mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt - bepaalt welke witte vlekken er zijn/welke competenties verder moeten worden ontwikkeld met het oog op de eigen loopbaan - onderneemt passende activiteiten om werk te vinden - hanteert weten regelgeving Werknemersrechten: - maakt gebruik van rechten - hanteert weten regelgeving Participatie: - onderbouwt keuzen - brengt eigen mening naar voren - hanteert weten regelgeving Beroepsethische keuzen: - onderbouwt keuzen - houdt zich aan bestaande regels - hanteert weten regelgeving Kritisch consument: - onderbouwt keuzen - onderneemt actie bij klachten


x x 15

65

Sociale burgerschapscompetentie Competentie



Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze te functioneren op het publiek/private raakvlak: - in de eigen woon- en leefomgeving om te gaan (samen te leven) met anderen (in buurt, verkeer, uitgaansleven, op school, werk) - bij de organisatie van zorg (publiek-private arrangementen, instellingen) Centraal staat het vermogen bij te dragen aan een gewenste ontwikkeling vanuit het perspectief van kwaliteit, persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden, en maatschappelijke waarden, normen en verantwoordelijkheden. Samenleven/omgaan: - neemt eigen verantwoordelijkheid - respecteert anderen - houdt zich aan regels Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - houdt zich aan regels van voorzieningen en activiteiten - plant en regelt zelf activiteiten m.b.t. gebruik van de zorginstelling of schakelt hulp in om deze activiteiten te regelen (informatie inwinnen, afspraken maken, deskundige raadplegen e.d.) - neemt initiatieven om vereiste procedures te doorlopen; houdt eventuele termijnen in acht - coördineren, organiseren, overtuigen, besluiten, belangen afwegen, respectvol kritiek geven en ontvangen, plannen Levensterreinen afstemmen: - onderzoekt alternatieven - is in staat ethische vragen en dilemma’s te herkennen die zich kunnen voordoen bij de afstemming


x 14 14 x x x x x x

66

Resultaat

Samenleven/omgaan: - levert een positieve bijdrage aan sociale klimaat in diverse levenssituaties - hanteert weten regelgeving Gebruik maken van voorzieningen en activiteiten: - maakt gebruik van voor eigen situatie passende voorzieningen en activiteiten - stelt de juiste vragen, vraagt door, luistert goed, vat gesprek samen en koppelt terug; evalueert achteraf hoe het ging en wat er van te leren valt - hanteert weten regelgeving Levensterreinen afstemmen: - geeft overwegingen voor keuzen - hanteert weten regelgeving


67

Culturele burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze te participeren in de pluriforme en multiculturele samenleving op nationaal en Europees niveau. -

reflecteert op eigen maatschappelijk-culturele identiteit (belangrijke kenmerken; overwegingen, normen, waarden) toont respect voor andere gewoonten reflecteert op interactieprocessen acceptatie van verschillen respect voor eigenheid van culturele verbanden normen en waarden delen of beheerst van mening verschillen over de normen en waarden, dan wel de juiste uitleg ervan dan wel de adequate toepassing in het werkelijke leven. receptief (lezen en luisteren) en productief (spreken en schrijven) gebruik van Nederlands op adequaat niveau voor de eigen situatie gebruikt twee vreemde talen in voorkomende situaties op adequate wijze kennis van belangrijke aspecten van de eigen en andere culturen kennis en inzicht in ontwikkelingen in de multiculturele samenleving (‘Nederland immigratieland’); mening geven over multiculturele vraagstukken succesvolle interactie tussen burgers met andere culturele achtergrond succesvolle interactie met burgers van andere landen houdt zich aan algemeen aanvaarde normen en waarden m.b.t. vrijheid, gelijkwaardigheid en verantwoordelijkheid in de omgang met anderen hanteert weten regelgeving


12, 14, 23 12, 14, 23 x

68

Politieke burgerschapscompetentie Competentie


Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze effectief om te gaan met de opgaven van het politieke domein: - zich een mening vormen over politiek relevante issues en daarmee actief of passief deel te nemen aan verkiezingen - te participeren op formele en informele wijze in politieke besluitvorming en beleidsbeïnvloeding om te gaan met instanties en regelingen en deze te benutten. Deelnemen aan verkiezingen: - raadpleegt uiteenlopende bronnen - verwoordt eigen standpunt Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - inventariseert en respecteert meningen - verwoordt eigen standpunt Omgaan met instanties en regelingen: - verwoordt de eigen situatie/vraag/behoefte - respecteert anderen - schakelt indien nodig derden in Deelnemen aan verkiezingen: - onderbouwt keuze - hanteert weten regelgeving Participeren in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding: - onderbouwt keuze tot participatie - brengt eigen mening in - hanteert weten regelgeving Omgaan met instanties en regelingen: - benut regels en instanties - verkrijgt gevraagde ondersteuning - hanteert weten regelgeving


x x x x x x x

69

Normatieve burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Resultaat


Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze zelfstandig, sociaal betrokken en verantwoordelijk te handelen op basis van maatschappelijk geaccepteerde basiswaarden. -

stemt eigen handelen af op handelen van anderen

-

respecteert andere meningen (binnen basisnormen en -waarden) accepteert ander gedrag (binnen basisnormen en -waarden) hanteert breed geaccepteerde sociale omgangsvormen

-

hanteert milieunormen gaat kritisch om met eigen normen (cultuur, subgroep) oriënteert zich op verschillende opvattingen en vormt zich daarover een mening

-

wordt gerespecteerd voor zijn/haar mening en handelen in de samenleving handelt sociaal betrokken spreekt anderen aan op handelen ontwikkelt eigen normen met betrekking tot duurzaamheid, gelijkwaardigheid, rechtvaardigheid, geweld, solidariteit, tolerantie, veiligheid, verantwoordelijkheid, zorg. handelt van uit overwegingen rond normatieve aspecten van het beroep (ethiek, fraude, milieu) hanteert weten regelgeving

-


8, 12, 13, 17, 23, 24, 25 11, 14, 17, 25 11, 17, 25 12, 14, 17, 23, 25 8, 9, 11 14 12, 14, 16, 17, 23, 27

70

Organisatorische burgerschapscompetentie Competentie Succescriteria Proces

Niet inpasbaar

De burger is in staat om op adequate wijze om te gaan met publieke organisatorische context(en) en daarbij behorende problemen binnen de relevante maatschappelijke domeinen en situaties. -

-

plant en regelt de eigen activiteiten in de context van een maatschappelijk verband. Kan het eigen handelen situeren in het grotere geheel kan samenwerken, coördineren en organiseren toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, leidinggevend vermogen hanteert eigen gevoelens respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen

-

doorloopt keuzeprocessen brengt eigen inzichten overtuigend in komt afspraken na deelt kennis en ervaring levert een bijdrage aan relevante maatschappelijke verbanden lost problemen op plant en organiseert activiteiten past zich op een zakelijke manier aan veranderingen aan maakt keuzen hanteert weten regelgeving

-

Resultaat



9, 11 14 8 12, 23 12, 14, 17, 23, 25 x x x 14, 15

71

De volgende criteria zijn uit het kwalificatiedossier verwijderd of herschreven om de volgende reden: Nr. 8

9 12

Competentie Voorbereiden eigen werkzaamheden

Zorgdragen voor kwaliteit Communiceren tijdens werkzaamheden

13

Rapporteren

15

Beroepscompetenties ontwikkelen


Criteria Verdeelt zo nodig de werkzaamheden en let daarbij op de kwaliteiten van de medewerker

Verwijderd/herschreven Verwijderd

Reden Komt alleen voor op niveau 4

Gaat efficiënt en zorgzaam om met materialen, gereedschap/instrumenten

Gaat efficiënt en zorgzaam om met de juiste materialen, hulpmiddelen en ICT-toepassingen Verwijderd

Gereedschap/instrumenten zijn niet van toepassing

Verwijderd

Komt alleen voor op niveau 4

Verwijderd

Te hoog gegrepen voor dit niveau

Verwijderd

Komt alleen voor op niveau 4

Verwijderd

Er bestaat overlap met competentie 8

Herschreven Verwijderd

Criterium is nu beter toetsbaar Niet inpasbaar in de competenties

Verwijderd Verwijderd

Overlap met competenties 2, 3, 4 Niet inpasbaar in de competenties

Verwijderd

Niet inpasbaar in de competenties

Stelt richtlijnen op voor verbetering van de kwaliteit van het werk Stimuleert collega’s om vragen te stellen Geeft duidelijke opdrachten Legt op een duidelijke manier een onderwerp uit Combineert informatie uit verschillende bronnen en brengt deze informatie kernachtig over Geeft duidelijke en complete infotamie, die ook fraude voorkomt Houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen in de branche Toont overtuigingskracht, besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid Toont motivatie om te leren Raadpleegt bronnen en gebruikt hulpmiddelen om haar zelfinzicht te vergroten Respecteert de mening van anderen Creëert mogelijkheden tot het uitvoeren van leeractiviteiten Sluit en beëindigt desgewenst

Komt niet voor op dit niveau

72

Nr.

Competentie


Criteria arbeidscontract Gebruikt zoekstrategieën om werk te vinden en zoekt ondersteuning Onderneemt passende activiteiten om werk te vinden Toont inzicht in de ontwikkelingen in en mogelijkheden op de arbeidsmarkt Is in staat om te solliciteren Maakt gebruik van rechten en plichten Maakt gebruik van personeelsvoorzieningen Onderzoekt alternatieven in de balans werk en privé Geeft overwegingen voor keuzen m.b.t. balans werk en privé Respecteert eigen grenzen en grenzen van anderen Handelt uit normatieve aspecten van het beroep Houdt ontwikkelingen bij m.b.t. weten regelgeving en handelt binnen dit raamwerk Participeert in besluitvorming en beleidsbeïnvloeding Onderbouwt keuze tot participatie Neemt deel aan verkiezingen van de ondernemingsraad Zet een loopbaankoers uit

Verwijderd/herschreven

Reden

Verwijderd


Verwijderd


Verwijderd


Verwijderd Verwijderd Verwijderd

Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties Niet inpasbaar in de competenties

Verwijderd


Verwijderd


Verwijderd

Overlap met competentie 2, 3, 4

Verwijderd

Overlap met competentie 3

Verwijderd

Overlap met competentie 3

Verwijderd


Verwijderd Verwijderd

Zet leeractiviteiten in passend bij situatie en leeromgeving

Verwijderd

Niet inpasbaar in de competenties Criterium wordt als te politiek beladen opgevat Verwijdering overige criteria maakt dit criterium bij het resultaat irrelevant Verwijdering overige criteria maakt dit criterium bij het resultaat irrelevant

Verwijderd

73

Nr. 16

17

Competentie Veilig en milieubewust werken

Klantgericht handelen


Criteria Zorgt dat de voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden bekend zijn bij de medewerkers Ziet erop toe, dat gewerkt wordt volgens de relevante voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden Doet voorstellen voor open bijstellen van richtlijnen/voorschriften op het gebied van veiligheid, milieu

Verwijderd/herschreven Verwijderd

Reden Er bestaat overlap met competentie 8

Verwijderd


Verwijderd

Te hoog gegrepen voor dit niveau

Toont overtuigingskracht besluitvaardigheid en verantwoordelijkheid

Verwijderd


74

DEEL 3 BRONDOCUMENTEN De op pagina 1 genoemde bron- en referentiedocumenten zijn te downloaden van de website www.ecabo.nl.


75

Status: Goedgekeurd

Recommend Documents