Versie 1.1
Plan van aanpak Cultuurbedrijf
1
Versie 1.1
Inhoudsopgave 1 Projectbeschrijving........................................................................................................... 3 1.1 Aanleiding..................................................................................................................3 1.2 Doelstelling................................................................................................................3 1.3 Resultaat.....................................................................................................................3 1.4 Afbakening (scope)....................................................................................................3 1.5 Deelnemers................................................................................................................ 4 1.6 Mission statement anno 2012 culturele instellingen..................................................4 1.7 Mission statement ontrafeld.......................................................................................4 1.8 SWOT........................................................................................................................ 6 2 Projectplanning en capaciteit............................................................................................7 2.1 Fasering......................................................................................................................7 2.2 Planning activiteiten tbv Bestuursplan.......................................................................8 2.3 Projectorganisatie.......................................................................................................9 2.4 Randvoorwaarden voor uitvoering project................................................................ 9
2
Versie 1.1 1
Projectbeschrijving
1.1 Aanleiding In de kadernota cultuur “De kunst van het verleiden” die in 2009 door de gemeenteraad van Sittard-Geleen is vastgesteld, heeft de gemeente de ambitie uitgesproken om meer synergie in de culturele functies en meer samenhang in de stedelijke programmering aan te brengen, zodat Sittard-Geleen een sterker cultureel profiel zal krijgen. Eén van de onderdelen die genoemd werd voor het behalen van meer synergie in de culturele functies was het realiseren van een gezamenlijke back-office en het ontwikkelen van stedelijke programmering. De ambities uit de kadernota cultuur zijn leidraad geweest in de discussies over ombuigingen. De culturele instellingen waren al in gesprek over meer samenwerking, de discussies over de ombuigingen hebben dit toekomstperspectief versneld en verdiept. Ook in “Ombuigen met Visie” dat de gemeenteraad in maart 2012 heeft vastgesteld, is gekozen voor cultuurvernieuwing in plaats van voor de kaasschaafmethode. Gebleken is dat bij ingrijpende bezuinigingen, het voor de relatief kleine organisaties niet mogelijk zal zijn om deze krimp eigenstandig op te vangen zonder substantiële verliezen in het aanbod. Samenwerken in een Cultuurbedrijf kan dan perspectief bieden. 1.2 Doelstelling Met dit project wordt een creatieve infrastructuur beoogd, die een substantiële bijdrage levert aan de culturele vitaliteit van de stad en de omgeving. Daarbij wordt een efficiënte inzet van middelen nagestreefd, met een taakstellend nettoresultaat van € 745.000 per jaar per 2015 en daarop vooruitlopend € 50.000 in 2013 en € 400.000 in 2014. 1.3 Resultaat Er is in 2015 een cultuurbedrijf. 1.4 Afbakening (scope) Het Cultuurbedrijf • exploiteert een professioneel podium met productiefunctie, tentoonstellingsruimten (o.a. museum), een brede erfgoedfunctie en (wijk)cultuurcentra met onder meer boekuitleenvoorzieningen, broedplaatsen en lesruimten; op termijn een poppodium en wellicht een filmhuis; • faciliteert creatieve ondernemers en kunstenaars bij het vermarkten van hun producties (organiseren tentoonstellingen, sponsoring, pr en verkoop) en bij het geven van onderwijs / cultuureducatie aan amateurs; • faciliteert verenigingen in de vorm van materialen en ondersteunende dienstverlening, maar ook bij sponsoring, pr en marketing.
3
Versie 1.1
1.5 Deelnemers De participanten in het proces tot de vorming van het Cultuurbedrijf zijn onder te verdelen in drie cirkels van betrokkenheid. 1. De organisaties die straks onderdeel uitmaken van het Cultuurbedrijf: museum Het Domein, de Stadsschouwburg, EHC, Artamuse en BiblioNova. 2. De organisaties die straks nauw verbonden zijn aan het Cultuurbedrijf zoals Jeugdtheater Het Laagland, het Stadslab, Collegium Ad Mosam, Art Delicious, Fenix en Filmhuis. 3. Organisaties, verenigingen en kunstenaars die ‘klant’ worden van het Cultuurbedrijf. 1.6 Mission statement anno 2012 culturele instellingen Op dit moment hebben de betrokken instellingen al een gezamenlijke mission statement. Dit mission statement zal uitgangspunt zijn voor een nog gezamenlijk te ontwikkelen missie en visie voor het Cultuurbedrijf (onderdeel van het Bestuursplan). Het huidige gezamenlijke mission statement van Artamuse, BiblioNova, Museum Het Domein, EHC, Het Laagland en Stadsschouwburg Sittard-Geleen is: “De culturele instellingen van Sittard-Geleen bieden een compleet pakket culturele diensten aan de bevolking in de Westelijke Mijnstreek. In een inspirerende fysieke en digitale omgeving ontwikkelen wij activiteiten die aanzetten tot (zelf)reflectie, samen beleven en creëren, (leren) communiceren en historisch besef. Zo bevorderen we de sociale cohesie en versterken we de zelfredzaamheid en het zelfbewustzijn van de inwoners. Daarmee dragen wij bij aan de kwaliteit van leven in de regio en een aangenaam vestigingsklimaat voor mens en bedrijf. Vanuit ons motto ‘een leven lang lerend’ stimuleren wij middels kunsteducatie de persoonlijke (talent)ontwikkeling van (jonge) mensen, met speciale aandacht voor jeugd van 0-18 jaar. Gezamenlijk vormen wij een ondernemende sector met een bovenregionale en waar mogelijk (inter)nationale werking die sterk is door samenwerking en innovatie. Kwaliteit is daarbij een basisvoorwaarde. Wij oefenen ons vak uit met passie en met oog voor duurzaamheid, zowel op materieel als op menselijk vlak.” 1.7 Mission statement ontrafeld Werkgebied: Kunst, cultuur & maatschappij Bestaansrecht: • Voorwaarde voor kwaliteit van leven (positief klimaat in de stad)
4
Versie 1.1 • • • •
Bevorderen sociale cohesie (samen beleven) Positieve invloed op het vestigingsklimaat particulieren en bedrijven (divers aantrekkelijk aanbod voor werknemers/inwoners/gezinnen) Versterking van het zelfbewustzijn (zelfreflectie, verbeeldingskracht stimuleren, historisch en maatschappelijk besef) Zelfredzaamheid bevorderen (leren leren, leren communiceren, leren reflecteren op de omgeving)
Stakeholders: • Bezoekers/gebruikers • Onderwijs • Overheid/politiek • Medewerkers • Financiers • Bedrijfsleven • Regiogemeenten (tenminste Beek, Stein, Schinnen en Echt-Susteren) Normen, waarden en overtuigingen: • Kwaliteit als bestaansvoorwaarde • Passie voor cultuur • Transparantie van organisatie • Complementaire samenwerking • Ontplooiing van zowel publiek als medewerkers • Duurzaamheid voor mens en milieu • Cultural governance Intentie en ambities • Focus op jeugd 0-18 jaar (via onderwijs/gezinnen/grootouders) • Educatie o ‘education permanente’ o onderwijs o Talentontwikkeling • Inspirerende omgeving (digitaal en fysiek) • Cultureel ondernemen • Regiofunctie met (inter)nationale werking
5
Versie 1.1
1.8
SWOT
Intern
Positief Sterkte
Negatief Zwakte
1. Er is veel samenwerking zowel op 1. Huidige personele samenstelling projectbasis als structureel van de instellingen (o.a. rechtsposities, leeftijd) 2. Educatie/Talentontwikkeling tot 18 jaar 2. Communicatie / zichtbaarheid
Extern
3. Hoog kwalitatief niveau, professioneel met gedreven medewerkers
3. Vastgoed / hoge huren
Kansen
Bedreigingen
4. Beperkte middelen en reserves
1. Bevolkingssamenstelling S-G 1. Hele Euregio investeert sterk in leent zich uitstekend voor sterke ontwikkeling van cultuur, S-G focus op doelgroep jeugd&familie. blijft achter Wordt versterkt door Brainport. 2. Koopkrachtdaling doelgroepen / 2. (Eu)regionale samenwerking economische recessie culturele instellingen / Via 2018 3. Verplichting om cultuur (steeds) 3. Regionale samenwerking tussen te verdelen over de stadsdelen. overheden
Uit bovenstaande SWOT zijn een aantal conclusies te trekken, waaronder: • • • • • • •
S2+K1 = sterke focus op doelgroep jeugd en familie Z3+Z4+B2 = culturele instellingen kunnen financieel en daarmee kwalitatief verzwakken Z2+K2 = door middel van Via2018 is de zichtbaarheid en communicatie te versterken Z4+K3 = efficiënte co-financiering is mogelijk door samenwerking met regiogemeenten S1+Z2+K1 = de kwaliteit van het aanbod voor de doelgroep te verhogen en verder te ontwikkelen B1+K2+S1+S3 = cultuur zal sterk bijdragen aan de profilering van de stad wat het de moeite waard maakt om in te investeren S2+B2 = focus van mensen verleggen naar cultuur
6
Versie 1.1
2
Projectplanning en capaciteit
2.1 Fasering Fase Initiatieffase Definitiefase
Voorbereidingsfase
Uitwerkingsfase
Realisatiefase Nazorgfase Project afgesloten
Document Opdracht • Plan van Aanpak • Convenant op projectdeelname • Beeldende startnotitie tbv gemeenteraad
GO / NO GO Maart 2012 Juli 2012
Bestuursplan • Welke producten en diensten worden opgenomen in CB (wat?) • Welke instellingen zijn betrokken en op welke manier (wie?) • Missie en visie CB (hoe?) • Formatie (waarmee?) Ondernemingsplan • Organisatieplan / Organigram • Huisvesting / Vastgoed • ICT • Programmering • Dienstverleningsplan • Plaatsingsplan / Sociaal plan • Rechtspositionele inrichting en overstap medewerkers • Communicatie Fusie / reorganisatie Evaluatie en bijstelling Resultaat in werking
December 2012 (raad februari 2013)
November 2013 (raad januari 2014)
Medio 2014 Eind 2014 1 januari 2015
7
Versie 1.1
2.2
Planning activiteiten tbv Bestuursplan
Activiteit
Start- en eindmaand 07/10 2012
Wie
Besluitvorming
Projectteam
Ontwikkeling inhoudelijk programma van eisen
07/10 2012
Projectteam
Voorstel voor realisatie stedelijke programmering door cultuurbedrijf (ofwel hoe programmeert het cultuurbedrijf de verschillende functies?) Multi-disciplinair voorstel voor cultuureducatie in het onderwijs Vastgoedanalyse
07/10 2012
Werkgroep Stedelijke programmering
Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep
07/10 2012
Werkgroep Cultuureducatie
Stuurgroep
07/10 2012
Expert
Financiële analyse
07/10 2012
Expert
Voorstel voor inhoudelijke realisatie wijkcultuurcentra Voorstel voor exploitatie wijkcultuurcentra en overige functies Plan van aanpak PR, marketing en communicatie
07/10 2012
Werkgroep (wijk)cultuurcentra Projectteam
Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep
Voorstel opzet inhoudelijke structuur
09/11 2012
Werkgroep PR, marketing en communicatie olv expert marketinginnovatie Projectteam
Voorstel opzet organisatiestructuur
09/11 2012
Projectteam
Def. voorstel t.a.v. aansturing en rechtspersoon Bestuursplan (omvat alle bovenstaande resultaten)
11 2012
Projectteam
11/12 2012
Projectteam
Voorstel t.a.v. rechtsvorm nieuwe organisatie
07/10 2012 07/10 2012
Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep
Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep B&W Bestuursgremia Stuurgroep B&W Bestuursgremia Raad
8
Versie 1.1
Uitwerkingsfase - Ondernemingsplan Ontwikkelen formatieplaatje cultuurbedrijf Ontwikkelen sociale plannen voor de verschillende betrokken organisatie(onderdelen) Raming structurele begroting en frictiekosten
Eerste kwartaal 2013 Tweede kwartaal 2013
Ondernemingsplan Cultuurbedrijf
Eind 2013
Derde kwartaal 2013
Stuurgroep Stuurgroep B&W OR’s Raad Stuurgroep B&W Raad Stuurgroep B&W Raad
2.3 Projectorganisatie De projectorganisatie laat zien hoe de inbreng van de primair betrokken culturele instellingen verankerd is: Stuurgroep: wethouder Cultuur, wethouder Middelen, voorzitter RvT Artamuse, voorzitter RvT Biblionova. Opdrachtgever: directeur Dienstverlening en Maatschappij Projectteam: directeur Schouwburg, directeur het Domein, directeur Biblionova, directeur Artamuse, directeur EHC en strategisch beleidsmedewerker cultuur (gemeente) projectteam wordt aangestuurd door een onafhankelijk projectleider met ruime ervaring in organisatieopbouw en bedrijfsvoering Werkgroepen: in de diverse werkgroepen worden deskundige medewerkers vanuit de culturele instellingen samen gebracht om aan de hand van inhoudelijke opdrachten te werken aan het inhoudelijke programma van eisen voor het Cultuurbedrijf. Ook deelnemers uit de tweede cirkel van betrokkenheid kunnen hieraan deelnemen. Consultatietafels: deze zijn bedoeld om direct betrokkenen en toekomstige ‘klanten’ van het Cultuurbedrijf regelmatig om input te vragen. 2.4 Randvoorwaarden voor uitvoering project • Beschikbaarheid onafhankelijk en ervaren projectleider • Benodigde tijdsinzet van directeuren instellingen en diverse medewerkers • Beschikbaarheid van relevante gegevens mbt vastgoed en middelen • Betrokkenheid van de verschillende ondernemingsraden • Goede communicatie met medewerkers diverse instellingen • Beschikbaarheid van frictiebudgetten tbv fricties personeel en vastgoed 9
