Bedrijfsplan en Plan van aanpak Versie 1.0

WWW.OBA.NL Bedrijfsplan en Plan van aanpak 2005 - 2006

Versie 1.0 Werkgroep Digitale Bibliotheek 20 januari 2005

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................1 Inleiding.............................................................................................................3 1. Relevante ontwikkelingen ............................................................................5 1.1 Digitalisering ...........................................................................................5 De markt: ......................................................................................................5 Digitale trends...............................................................................................5 Amsterdam en internet.................................................................................6 1.2 Gebruik fysieke bibliotheek....................................................................7 1.3 Branche-ontwikkelingen ........................................................................7 Bibliotheek.nl ................................................................................................7 LeenDirect - Muziekweb ............................................................................10 WSF-13-onder-één-knop...........................................................................10 Diversificatie systeemleveranciers ............................................................10 Regionale ontwikkelingen – o.a.................................................................11 2. Huidige situatie ..........................................................................................12 2.1 Kerngegevens ......................................................................................12 2.2 Procesbeschrijving...............................................................................12 2.3 Conclusies............................................................................................13 3. Marketinganalyse .......................................................................................15 Inleiding PMC model..................................................................................15 Twee hoofdstromen: definitie van de digitale bibliotheek ........................15 Benoemde PMC’s ......................................................................................16 PMC 1: Digitale ondersteuning fysieke bibliotheek ..................................17 PMC 2: Digitale Collectie en catalogus.....................................................17 PMC 3: Digitale Info-hulp en Info-diensten ...............................................17 PMC 4: Digitale Educatieve diensten........................................................17 PMC 5: Digitale Culturele activiteiten........................................................18

3.4 Boston-matrix .......................................................................................18 3.5 Strategische keuze per PMC: analyse................................................19 3.6 PMC 1: Ondersteuning fysieke bibliotheek.........................................19 3.7 PMC 2: Digitale Collectie .....................................................................20 3.8 PMC 3: Digitale info-hulp & Info-diensten...........................................20 3.9 PMC 4: Digitale educatieve diensten.................................................21 3.10 PMC 5: Digitale culturele diensten....................................................22 4. Strategische keuzes en doelstellingen: www.oba.nl .................................23 4.1 Inleiding.................................................................................................23 4.2 Missie....................................................................................................23 4.3 Strategische doelen .............................................................................24 Intermezzo ......................................................................................................26 5. Plan van aanpak.........................................................................................27 5.1 Van strategische doelstellingen naar actie .........................................27 5.2 Projectenprogramma ...........................................................................27 5.3 Bestaande taken in een nieuwe jas ....................................................31 5.4 Taken en projecten versus strategische doelstellingen .....................31 5.5 Organisatie ...........................................................................................32 5.6 ICT ........................................................................................................35 5.7 Financiën ..............................................................................................35 5.9 Vervolgstappen: implementatie...........................................................38

2

Inleiding

Onze samenleving is meer en meer een kennismaatschappij. Alles draait om informatie. Wie met de trein wil moet op internet kijken hoe laat ze gaan. Wie naar de film wil, raadpleegt internet om te kijken wanneer er wat draait. Wie een werkstuk moet maken zoekt op internet naar informatie. Naast het zoeken van informatie is internet meer en meer een volwaardig communicatiemiddel. Meer dan 90% van de jongeren communiceert via Instant Messagging zoals MSN. Alle bedrijven maar ook bijvoorbeeld veel verenigingen communiceren (bijna) geheel via e-mail. En in bibliotheken zien we dat terug. Waar tien jaar geleden nog rijen stonden voor de uittrekselkasten of de eerste Literom-pc’s, is het daar nu een stuk rustiger. Scholieren fietsen niet meer naar de bibliotheek, ze surfen. Internet biedt grote kansen, maar er zijn evenveel bedreigingen. Hoe moeten bibliotheken daar mee omgaan. Bibliotheken lijken wat op de kolenboeren. Zij handelden in kolen maar de kolenkachels gaan zo langzamerhand de deur uit. Er komen gas en cv-ketels. Er wordt meer informatie dan ooit gebruikt door burgers alleen in andere vormen. Bibliotheken moeten voor een deel overstappen op die nieuwe vormen. Internet is het gas en de computer is de cv-ketel. Sommige mensen vragen zich in zo’n omgeving af of er in de bibliotheek nog wel Internetplekken moeten zijn. “Want iedereen heeft het thuis toch?” In de opmerking schuilt een kern van waarheid. Maar dan wordt er wel aan voorbij gegaan dat deze pc’s met internet wel het gebruiksvoorwerp zijn geworden waarmee men zoekt naar informatie. Kortom, Internet- en raadpleeg-pc’s zijn meer dan ooit nodig in bibliotheken. Samen met geschoold personeel uiteraard dat kan coachen bij de informatiespeurtocht. Het is in ieder geval duidelijk dat het tijd is voor volwaardige digitale bibliotheken. De openbare bibliotheek Amsterdam (OBA) heeft een website en is deze geleidelijk aan het uitbouwen. Tegelijkertijd is de OBA is bezig met het bouwen van een prachtige nieuwe bibliotheek op het Oosterdokseiland. De bibliotheek wordt daar de culturele hotspot met 30.000 m2 media. De verwachting is dat jaarlijks 2 miljoen bezoekers over de vloer zullen komen. En dat zullen niet alleen klanten zijn, maar ook bedevaartgangers uit het bibliotheekwerk. Uit Nederland, Duitsland, Europa en de rest van de wereld. In Amsterdam gebeurt het! In Amsterdam staat straks de mooiste bibliotheek van WestEuropa. Parallel aan die ontwikkeling wil de OBA inspelen op de digitale uitdagingen en met evenveel ambitie een digitale bibliotheek realiseren. Om dat goed vorm te geven en voor te bereiden heeft de directie van de OBA opdracht gegeven om een Plan van aanpak en Bedrijfsplan www.oba,nl op te stellen. Een plan van aanpak met een duidelijke marsroute voor een hoogwaardige en succesvolle digitale bibliotheek die meerwaarde biedt aan burgers in Amsterdam. Een digitale bibliotheek met tal van diensten voor thuisgebruik. Een digitale bibliotheek die tegelijk verleidt om gebruik te maken van al die mooie - fysieke - bibliotheken in Amsterdam.

3

In de afgelopen maanden heeft een werkgroep van de OBA bijgaand plan opgesteld. Deze werkgroep was breed samengesteld en bestond uit: Jaap van der Stoel, Björn Stenvers, Annie Kloosterboer, Irene de Vries, Yvonne van Beest, Annemiek van Zaal, Tineke Algera, Frans de Beer, Gerard van der Bijl, Candy Duinker en Sue Sentveld. De werkgroep is ondersteund door Jos Debeij, Jan-David Hanrath en Mark Deckers van Laurens - ICT-expertisecentrum Openbare Bibliotheken. Deze rapportage bevat het hoofdgedeelte van het plan van aanpak. Afzonderlijk van deze notitie verschijnen de bijlagen. Daarnaast is van het rapport een digitale versie beschikbaar die beknopt de inhoud weergeeft en de plannen visualiseert.

4

1. Relevante ontwikkelingen 1.1 Digitalisering Belangrijkste trend in het kader van de digitale bibliotheek is de opkomst van internet en digitale informatie. Het is een forse groeimarkt met een aantal specifieke kenmerken. De markt: Deventer is één van de ‘gemiddelde’ steden die door marketeers gebruikt wordt om een goed lokaal beeld te schetsen. In mei 2004 zijn van deze stad zeer recente cijfers beschikbaar gekomen die in algemene zin overeenkomen met de landelijke cijfers. Ze geven op hoofdlijnen al een zeer goed beeld van de ontwikkelingen. •

“Het computerbezit naar huishoudens is tussen 1999 en 2003 gestegen van 57% naar 72%. Inmiddels is het aandeel huishoudens dat thuis over een internetaansluiting beschikt gestegen van 29% naar 62%. Van de volwassenen heeft 78% een PC en 69% een internetaansluiting.

•

Sinds de opkomst en de penetratie van internet op allerlei fronten in de samenleving is ook de term ‘digitale kloof’ ontstaan. Deze digitale kloof bestaat dan uit aan de ene kant de gedigitaliseerde samenleving die zich steeds verder ontwikkelt en aan de andere kant groepen mensen die niet of in mindere mate meegaan in deze digitale ontwikkeling. Dat zijn de 65-plussers, burgers met een inkomen lager dan modaal, de niet werkzame bevolking, allochtonen en in mindere mate de laagopgeleiden.

•

Bijna tweederde van de bevolking internet (65%). Men internet vooral thuis en op het werk. Meer dan de helft van de internetters is elke dag op het “world wide web” te vinden (57%). Wekelijks on-line is 38% van de internetters.

•

Meer dan 90% van de internetters gebruikt internet om informatie op te zoeken en te e-mailen. Het aandeel e-commerce activiteiten was in 1999 nog 24%; nu koopt al 65% wel eens iets via het internet.

•

Meer dan de helft beschikt al drie jaar over een internetaansluiting.

•

E-mailen gebeurt voornamelijk met mensen elders in Nederland (57%), in eigen buurt heeft slechts 8% via e-mail contact met buurtgenoten.

•

Eenvijfde deel van de mensen die geen gebruik maken van internet zegt dat de reden daarvoor hun leeftijd is; het betreft allemaal 65-plussers die dit zeggen. 1

Digitale trends •

De cijfers in Deventer sluiten aan op het rapport dat het SCP in 2003 publiceerde en waaruit bleek dat 80% van de internetters op zoek is naar specifieke informatie, 78% E-mailt en 40% surft.

•

Als meest gebruiksvriendelijke site in 2004 is www.funda.nl gekozen: de site van de gezamenlijke NVM-makelaars. De gebruikersjury noemde het snel

1

internet in Deventer. Gemeente Deventer, mei 2004.

5

gestructureerd kunnen vinden van de informatie die je zoekt en het niet lastig gevallen worden met overbodige bewegende beelden en geluid als belangrijke criteria. •

In Nederland heeft MSN Messenger 4,5 miljoen gebruikers. Een Europese gebruiker van MSN Messenger blijft gemiddeld ruim 3 uur online chatten, net als die van concurrent Yahoo! Messenger. De populairste dienst, MSN Messenger, trekt maandelijks bijna 27 miljoen bezoekers in zes Europese landen. De redenen voor de opmars zijn divers. "Allereerst werkt het snel. Bij e-mail weet je nooit of en wanneer iemand het leest én wanneer je antwoord krijgt. Bij instant messaging zie je wie er online zijn en krijg je meestal meteen antwoord." Het is ook goedkoop: veel van de diensten zijn gratis.

Amsterdam en internet Ook de Gemeente Amsterdam monitort het gebruik van internet. Hoewel deze cijfers niet zo uitgebreid zijn als de cijfers uit Deventer onderschrijven deze statistieken de hierboven genoemde trends. De getoonde tabellen laten zie hoe de toegang tot internet is gestegen, hoe internet gebruikt wordt en welke leeftijdsgroepen gebruik maken van internet.

beschikking over internet

2000 46

2001 56

2002 59

2003 57

2004 66

bron: omnibusenquête o+s/cbs

hoe vaak wordt er ge-internet? dagelijks meerdere malen per week eens per week minder frequent zelden of nooit hoe lang wordt er ge-internet? meer dan 10 uur per week 2-10 uur per week minder dan 2 uur per week met welk doel wordt er ge-internet? studie/werk ontspanning beide

2000

2001

2002

2003

2004

44 29 13 6 8

55 27 10 7 2

59 23 7 10 1

64 22 5 9 0

67 25 5 3 0

12 30 54

14 36 48

17 36 43

22 33 42

24 39 34

29 33 34

35 36 28

38 29 31

36 29 34

29 26 45

bron: omnibusenquête o+s

6

1.2 Gebruik fysieke bibliotheek Een belangrijke ontwikkeling is een geleidelijk afnemend gebruik van de fysieke bibliotheek met teruglopende uitleencijfers, afnemende aantallen ingeschreven gebruikers, scholieren die eerder afhaken dan voorheen. Daar staat tegenover dat er een groei is bij deelname aan ontmoetings- / culturele activiteiten en specifieke diensten die bibliotheken ontwikkelen en aanbieden zoals studiefaciliteiten en specifieke informatiepunten.

1.3 Branche-ontwikkelingen Bibliotheek.nl Belangrijk voor de ontwikkeling van een verbeterde digitale bibliotheek is het beleid rond en de ontwikkeling van bibliotheek.nl. Bibliotheek.nl vormt de gezamenlijke backoffice voor de lokale digitale bibliotheken. Op brancheniveau hebben bibliotheken een gezamenlijk programma ontwikkeld en vastgesteld om de digitale ontwikkeling op te pakken, te ontwikkelen, te implementeren op brancheniveau en in de gezamenlijke markt te zetten. In het door de ledenvergadering van de vereniging december 2004 vastgestelde ‘Bedrijfsplan bibliotheek.nl 2005 – 2007’ zijn de plannen uitgewerkt. Jaarlijks wordt het bedrijfsplan geupdate. De hoofdlijnen zijn: De missie van bibliotheek.nl is om startpunt en vindpunt te zijn in het publieke domein: •

voor velen hét vertrekpunt te worden bij hun zoektocht naar informatie, kennis en cultuur via internet

•

voor velen hét vindpunt te worden van (onafhankelijke) betrouwbare informatie, kennis / antwoorden op vragen

Hierbij staat de relatie van de bibliotheekgebruiker met de lokale (digitale) bibliotheek centraal. De digitale bibliotheek is een spil in de publieke kennissamenleving. De digitale bibliotheek garandeert als onafhankelijke en waardevrije toegangspoort 7

beschikbaarheid en spreiding van kennis en cultuur in het digitale publieke domein; stelt de burger in staat zelfstandig zijn zoektocht tot een goed einde te brengen en voorziet in een adequaat en juist antwoord: concreet en feitelijk of in de vorm van een relevante selectie. Er is aandacht voor de digitale kloof: de digitale bibliotheek biedt de burger ondersteuning indien deze onvoldoende in staat is zijn zoektocht zelfstandig te volbrengen. Niet gericht op het creëren van afhankelijkheid, maar gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid. De gezamenlijke virtuele openbare bibliotheek van Nederland is een gewone bibliotheek met: •

Collectie (“content”) Basispakket content dat per 2003 in alle vestigingen van de openbare bibliotheek te raadplegen is en met de virtuele bibliotheekpas straks ook thuis te raadplegen moet zijn. Het in de markt zetten van deze nieuwe gezamenlijke dienst wordt ondersteund met landelijke marketingcommunicatie. Aanvullend pakket: extra collectie waar elke bibliotheek het basispakket mee kan uitbreiden. In eerste instantie in de fysieke vestigingen maar straks ook voor gebruik via internet op basis van de virtuele bibliotheekpas. Anderstaligen informatiepunt: biedt informatie in meer talen voor anderstaligen in Nederland.

•

Landelijk lenen Landelijk lenen is in ontwikkeling en gaat na de pilots najaar 2004 per 2005 de mogelijkheid bieden om media te bestellen via de eigen lokale bibliotheek uit het totale bibliothekennetwerk van Nederland. De bestelknop landelijk lenen zorgt dat bij een gevonden titel – op welke plek op internet dan ook – de gebruiker een bestelling kan plaatsen en dat op basis van afspraken tussen bibliotheken de levering plaatsvindt via de lokale bibliotheek. Bij het lokaliseren van de leverende bibliotheek wordt allereerst de eigen bibliotheken benaderd, daarna het regionale en provinciale netwerk en daarna eventueel het landelijke netwerk.

•

Virtuele bibliotheekpas De virtuele bibliotheekpas is de digitale gebruikerspas op basis van het lokale lidmaatschap die bij de internetdienstverlening gebruikt kan worden om toegang te krijgen tot collectie en diensten. Uitgangspunt vormt de lokale gebruikersadministratie. De techniek van de virtuele bibliotheekpas is ontwikkeld en wordt uitgerold in combinatie met de uitrol van Landelijk lenen. De verwachting is dat als spin-off van de invoering van RFID in bibliotheken er nieuwe RFID-bibliotheekpassen worden afgegeven. Dit zal voor veel bibliotheken een moment zijn waarbij men ook op de voordelen van de virtuele bibliotheekpas zal wijzen.

•

Catalogus (“zoekmachine”) De aquabrowser maakt - sinds de start van bibliotheek.nl - landelijk gelijktijdig geïntegreerd meerdere databestanden toegankelijk . Met de aquabrowser library (ABL), die men naar eigen keuze kan inzetten op lokaal/regionaal niveau en het mogelijk maakt de landelijke bestanden op lokaal/regionaal niveau te combineren met specifieke lokale/regionale bronnen en bestanden. Met aanvullend de aquabrowser educatief die een selectie naar 8

onderwijsniveau mogelijk maakt. Landelijk zorgt doorkijken voor gecombineerde resultaten met de Cultuurwijzer van musea en archieven. Romanadvies biedt de mogelijkheid om geautomatiseerd advies te krijgen op basis van voorkeuren voor titels en auteurs. De leenhistorie van een groot aantal bibliotheken vormt de basis van het geautomatiseerde advies dat via internet beschikbaar is. •

Inlichtingenbureau (“al@din”) Dit digitale inlichtingenbureau opereert per 2003 in het netwerk van openbare bibliotheken en alle bibliotheken in de vorm van een netwerkorganisatie aan deelnemen. Met frontoffice vraagafhandeling vanuit lokaal perspectief en domeinspecifieke back-office vraagafhandeling vanuit landelijk perspectief. Het in de markt zetten van deze gezamenlijke dienst wordt ondersteund met landelijke marketingcommunicatie zoals tv-reclame.

•

Educatie (“virtuele mediatheek”) De virtuele mediatheek biedt informatieselecties (dossiers) op maat van het curriculum met specifiek verworven bronnen, collecties voor deze doelgroep die men via internet kan raadplegen op basis van de virtuele bibliotheekpas van de lokale bibliotheek. Daarnaast een doorlopende leerlijn media-educatie en een expertise centrum mediatheek gericht op mediathecarissen en docenten. De vulling is in eerste instantie gericht op de doelgroep vmbo. Vanaf 2005 zal uitbouw naar alle onderwijsniveau’s gaan plaatsvinden. De organisatie en exploitatie zullen in netwerkverband plaatsvinden. Per 2005 vindt uitrol plaats.

•

Cultuur en Lezen (“literatuurplein, leesplein, Boekenpret, Fantasia” ) Literatuur, lezen en leesbevordering vormt naast de ondersteuning van het leren het belangrijkste digitale speerpunt van de gezamenlijke bibliotheken. Literatuurplein wil de beste informatieve en actuele digitale informatiebron zijn in het Nederlandse taalgebied. Leesplein is al een zeer goed bezochte site rond lezen voor kinderen, ouders en opvoeders voor wat betreft jeugdboeken en jeugdliteratuur. Vanuit leesplein zijn vele uitstapjes mogelijk naar gekoppelde sites rond het thema leesbevordering. De gezamenlijke bibliotheken bieden in alliantie met andere partners een hoogwaardig digitaal aanbod in combinatie met uitgebreide fysieke programma’s: boekenpret.nl, fantasia.nl. mijnstempel.nl etc.

•

Huisvesting en Faciliteiten Sitegenerator is een applicatie die als faciliteit op landelijk niveau beschikbaar is voor bibliotheken om hun bibliotheeksite mee te maken. Via de landelijke servemanager en regionale webdesken is de sitegenerator beschikbaar. Deze verleent support bij het maken en onderhouden van de lokale digitale bibliotheek. DE G!DS is een internetapplicatie die openbare bibliotheken en hun partners in staat stelt adressen en internetlinks op sociaal cultureel gebied op te slaan. Specifieke doelgroepen binnen de G!DS zijn jeugd, jongeren en anderstaligen. Met De G!DS kunnen bibliotheken hun klanten zowel op internet als in de bibliotheek wegwijs maken in alles wat er zich op cultureel en sociaal gebied afspeelt, niet alleen in hun directe omgeving, maar ook landelijk, provinciaal en regionaal. Vanaf 1 januari 2005 is het mogelijk om gegevens en informatie in De G!DS in te voeren. In De G!DS zullen ook de 9

bruikbare URL’s uit NL-menu, Gezondheidsloket.nl en Wetwegwijzer.nl worden opgenomen. Dit gedeelte van De GIDS, in het kort NL-menu genoemd, zal worden uitgebreid met vele links geleverd door lokale bibliotheken. Zo ontstaat een gezamenlijke database van geselecteerde links, waaruit lokale bibliotheken kunnen putten ten behoeve van hun eigen website, hun thema-pc’s of anderszins. De gegevens zullen ook gebruikt worden voor het vernieuwen van de inhoud van een aantal nationale sites, waaronder het genoemde Gezondheidsloket.nl en Wetwegwijzer.nl. Het onderhoud van de URL’s zal per domein geregeld worden binnen het netwerkverband van bibliotheken (whitelist-filtering). Hiermee kan een lokale organisatie in een handomdraai een eigen website bouwen. De gegevens van en over deze organisatie kunnen eenvoudig uit De G!DS worden gegenereerd en in de eigen site gepresenteerd worden. Vervolgens kan nog andersoortige informatie (bijv. nieuws) aan de website worden toegevoegd. Voor organisaties die al over een eigen website beschikken, worden sjablonen ontwikkeld voor de import van G!DS-gegevens in HTML. Hierdoor kunnen ook deze organisaties met minimale inspanning de gewenste informatie op hun eigen website en in hun eigen huisstijl tonen •

Gezamenlijke aanpak alle openbare bibliotheken: van iedereen voor iedereen. De ontwikkeling en uitbouw van bibliotheek.nl en de afhandeling van de dienstverlening vindt plaats in het netwerk van bibliotheken. De financiering vindt plaats op basis van rijksmiddelen in combinatie met het omslagstelsel: alle bibliotheken betalen per 2005 € 0,21 voor bibliotheek.nl waarvan € 0,16 - € 0,17 is geoormerkt voor de lokale digitale collectie. Deze wordt in de landelijke catalogus geïndexeerd maar is lokaal beschikbaar.

LeenDirect - Muziekweb Geen officieel onderdeel van bibliotheek.nl, maar wel per 2005 opgenomen in de aquabrowser is de collectie van de Centrale Discotheek Rotterdam. De landelijke besteldienst van cd’s van muziekweb van de CDR die op korte termijn een groot bereik heeft gekregen. Op basis van het lokale lidmaatschap kan men gebruik maken van de leen- en (digitale) servicefaciliteiten van muziekweb. In een combinatie met ‘Landelijk lenen’ is voorzien. WSF-13-onder-één-knop De gezamenlijke WSF-collecties zijn beschikbaar op internet en kunnen door gebruikers van lokale bibliotheken via de eindgebruikersdiensten van Pica worden opgevraagd. In een combinatie met ‘Landelijk lenen’ is voorzien. Diversificatie systeemleveranciers De technische wereld van bibliotheeksystemen is tegelijkertijd transparanter en complexer geworden. Verschillende informatiesystemen zijn tegenwoordig door middel van een soort technisch Esperanto aan elkaar gekoppeld. Dit technische Esperanto gaat schuil achter technische protocollen als TCP/IP, NCIP, SIP-2, Z39.50 en Z39.70. Door gebruik van deze protocollen is onderlinge communicatie tussen systemen veel eenvoudiger geworden. Tegelijkertijd zijn functies als betalen en gebruik van zelfbedieningsbalies en biblitoheekwebsites gestart. Dit betekent dat er veel meer en veel diverser wordt gecommuniceerd met het bibliotheeksysteem. En dat ook nog eens met veel meer leveranciers. Onderstaand plaatje geeft een schets van allerlei koppelingen van en naar een bibliotheeksysteem.

10

Regionale ontwikkelingen – o.a. •

Overijsselse bibliotheken De Overijsselse bibliotheken hebben gezamenlijk een aantal digitale producten en diensten ontwikkeld die ook door andere bibliotheken in hun digitale dienstverlening ingepast kunnen worden. Genoemd worden fictiedossier.nl (leesdossier VO), familyweb (doorlopende leerlijn mediaeducatie), Storyweb (digitale leesbevordering) en VragenderWijs (digitaal inlichtingenbureau in onderwijscontext).

•

www.beleefbibliotheek.nl Concept van de bibliotheek Smallingerland waarbij fysieke en digitale diensten worden gecombineerd en waarin andere bibliotheken kunnen participeren. Door te participeren kunnen bibliotheken hun gebruikers toegang geven tot de digitale infoarrangementen.

•

www.loket33.nl Digitaal loket van de bibliotheek Assen, op basis van DE G!DS: sociaal maatschappelijke kaart en activiteitenagenda.

•

cultuurpuntbrabant.nl Combinatie van fysieke en digitale cultuurpunten in de hele provincie NoordBrabant. Ook in andere provincie is men bezig deze punten te ontwikkelen en uit te bouwen.

11

2. Huidige situatie 2.1 Kerngegevens

Prestatie

Meeteenheid

Resultaat

Bezoekers website

Teller website, aantal per jaar

720.000

Huidig gebruik digitale Teller informatie-pc; aantal bezoekers ; cijfers 201.028 bestanden IN de over 2004 bibliotheek Al@din

Aantal vragen uit Amsterdam aan Al@din,

4.302 totaal

Cijfers over 2004

waarvan: 4.258 IS-nviveau 533 IB-niveau

Nieuwsbrief

Aantal mailadressen dat periodiek nieuwsbrief ontvangt

10.000

Frequentie 70 per jaar Shop

Aantal verkopen via internet, nov. 2004.

100 per maand

2.2 Procesbeschrijving De Openbare Bibliotheek Amsterdam heeft een website sinds 1993. De roots van de website liggen in de ontwikkeling van het project de Digitale Stad. In 1993 werd dit project van De Balie in Amsterdam gestart. Naast heel veel andere instellingen was de bibliotheek één van de prominente leveranciers. Digitale Stad geeft Amsterdam nieuwe dimensie Door onze redacteur Dirk Limburg Een digitale stad is meer dan politiek. Naast het Gebouw voor Kunst en Cultuur staat de Openbare Bibliotheek, waar de catalogus elektronisch kan worden geraadpleegd. In de bibliotheek liggen krantenknipsels (onder meer uit NRC Handelsblad en het Parool) en exemplaren van elektronische tijdschriften. De tekst van vele tientallen boeken (waaronder Bijbel, Shakespeare en Dante) is al volledig beschikbaar. Die boeken en tijdschriften zijn eigenlijk niet in Amsterdam, maar zonder dat de digitale burger er iets van merkt wordt hij automatisch doorgeschakeld en leest hij Macbeth op een computer ergens in Amerika. Wie er genoeg van heeft, kan seconden later in een café ergens in een donker digitaalAmsterdams steegje met andere bezoekers kletsen. NRC-Handelsblad 23 december 1993

12

Sinds de start van de digitale stad in 1993 zijn inmiddels elf jaren voorbij gegaan. Het internet heeft zich ontwikkeld tot een voor iedereen beschikbare informatiebron. De bibliotheek Amsterdam heeft een eigen website gemaakt en verder doorontwikkeld. In 2003 is de website van het eerste uur vervangen door een content management systeem (CMS), vormgegeven door het bedrijf TDCLighthouse.nl. Door dit CMS is het mogelijk om op een eenvoudige manier informatie in te voeren op de website. Dit kan gelijktijdig op verschillende plekken gebeuren. Te denken valt aan vestigingsinformatie, actueel nieuws, exposities en dergelijke. Dit CMS zorgt ook voor het Intranet en het versturen van de digitale nieuwsbrief. De belangrijkste laatste wapenfeiten zijn de toevoeging van Al@din aan de dienstverlening en de opening van een OBA-shop. De projectgroep heeft de verschillende processen beschreven die uitgevoerd worden rondom de website. Daarbij is telkens gekeken naar Klantproces, Dienst/service, Werkproces, ICT, Organisatie, Knelpunten en Resultaten. Met deze beschrijvingen wordt een inkijk gegeven in de sterkten en zwakten van de huidige organisatie. Dit zegt nog niks over mogelijke markten. Een complete beschrijving hiervan is opgenomen in de bijlagen. Hieronder worden de hoofdlijnen van de uitkomsten weergeven.

2.3 Conclusies De website dient momenteel vooral als ondersteuning van de activiteiten van de fysieke bibliotheek. De belangrijkste reden voor bezoekers om van de website gebruik te maken is het verlengen en reserveren van media. De resultaten hiervan zijn aardig maar niet spectaculair. Het gebruik van deze diensten kan nog veel verder worden aangejaagd. Sinds 1993 zijn er nog maar twee echte thuisgebruikopties ontwikkeld. Dit is Al@din en de OBA-shop. Wel zijn populaire items toegevoegd als reserveren en verlengen via internet maar ook dit zijn diensten in het verlengde van de fysieke bibliotheek. De website www.oba.nl laat zien dat de OBA in de afgelopen jaren heeft meegedaan aan alle extern gedreven ontwikkelingen. Telkens zijn nieuwe onderdelen “ingeplugd”. Hiermee wordt bedoeld dat ontwikkelingen buiten de bibliotheek (bijv. in de branche of binnen de Amsterdamse cultuursector) de agenda van de OBA-site bepaald hebben. Er is goed geanticipeerd zonder een expliciet beleidskader. Hierdoor krijgt de website de status van een verzameling van ontwikkelingen. Wie vervolgens kijkt naar de processen achter de diensten van de website wordt geconfronteerd met het gevolg van deze ontwikkelingsgang. De processen zijn verstopt bij diegenen die destijds de ontwikkeling getrokken hebben. De projectgroep heeft grote moeite moeten doen om aan te wijzen wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor de processen en wat er eigenlijk gebeurt binnen deze processen. Er is geen eenduidige aansturing richting beheer en ontwikkeling. Het is dan ook niet verwonderlijk dat als gevolg hiervan het weer heel moeilijk is om resultaten aan te wijzen. Globale cijfers over bezoek en verlengingen zijn te geven maar verder dan deze voor de hand liggende meetgegevens komt het niet. Er is wel interesse in deze cijfers maar er wordt niet op gestuurd. Samengevat: • De OBA heeft goed geanticipeerd op ontwikkelingen en loopt in de pas bij de bibliotheekbranche. Dit is te danken aan het feit dat de bibliotheek beschikt over capabel personeel op het gebied van ICT, bibliothecaire functies en marketing. De OBA-shop is hier een goed voorbeeld van. 13

• •

•

•

www.oba.nl is de website van de fysieke bibliotheek, die uitgebouwd kan worden met digitale producten diensten die aansluiten bij de verwachtingen van Internetgebruikers: thuisgebruik. Door het ontbreken van specifiek beleid is deze kracht versnipperd en niet resultaatgericht ingezet. Er is geen probleemeigenaar, geen strategie en er wordt niet afgerekend op resultaten. ‘Het geheel ziet er een beetje uit als een wild paard.’ Het ligt voor de hand www.oba.nl centraal aan te sturen en onder te brengen in één afdeling met verbindingen naar de andere onderdelen van de organisatie. De aanwezige krachten en potenties worden gebundeld en gericht ingezet op duidelijke doelen en omschreven resultaten. ‘Als de juiste kaders geschapen worden kan dit wilde paard een prima race lopen.’ Binnen een centrale aansturing en afdeling moet zorg worden gedragen voor een projectmatige aanpak (projectenprogramma) waardoor snel, wendbaar en marktgericht geopereerd kan worden.

14

3. Marketinganalyse Na een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen en een eerste interne analyse is het nodig te kijken naar de markten en producten waarmee gewerkt kan worden.

Inleiding PMC model Het PMC-model staat voor product-marktcombinaties. Dit model koppelt behoeften van burgers aan diensten of producten die een bibliotheek kan aanbieden. In dit bedrijsplan wordt gewerkt met het beperkte model. Dit is hieronder weergegeven.

Twee hoofdstromen: definitie van de digitale bibliotheek Wie kijkt naar de digitale bibliotheek kan hierin twee hoofdstromen ontdekken. Deze wordt hieronder schematisch weergegeven.

Op de eerste plaats wordt de website van bibliotheken veel gebruikt om Informatie over de bibliotheek te verstrekken. Het gaat hier om informatie over onder andere vestigingen, openingstijden, collecties, tarieven en activiteiten. In de tweede plaats heeft de website een functie die vooral gericht is op bestaande gebruikers voor het op 15

afstand afhandelen van traditionele bibliotheektaken. Te denken valt aan het verlengen, het raadplegen van de catalogus, het bestellen of het reserveren van uitgeleende media. Meer en meer komen daar allerlei andere ontwikkelingen bij. Denk daarbij aan het kunnen raadplegen of per e-mail ontvangen van aanwinstenlijsten, het raadplegen van de eigen leenhistorie, LeenDirect of het opvragen van een romanadvies. Elk van de bovengenoemde voorbeelden heeft als basis dat het gaat om het aantrekkelijk en gemakkelijk maken van traditionele bibliotheektaken. De verwachting is dat door voortschrijding van techniek hier steeds meer mogelijkheden komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het via de website betalen van bibliotheekdiensten en het bestellen van kaartjes voor activiteiten. Meer en meer websites van bibliotheken bieden ook allerlei andere diensten aan. Denk bijvoorbeeld aan landelijke Virtuele mediatheek, de nationale vraagbaak Al@din of het thuisgebruik van databanken. Deze diensten vormen een tweede hoofdstroom van de Digitale Bibliotheek. Deze tweede hoofdstroom speelt in op de behoefte van bibliotheekgebruikers om voor het raadplegen van informatie en het stellen van vragen niet meer naar de fysieke bibliotheek te hoeven gaan. Het gaat hier dus om diensten op afstand. Diensten die 24 uur per dag, 7 dagen per week door burgers gebruikt kunnen worden. Daarbij wordt wel meer en meer aangedrongen op authorisatie met de virtuele bibliotheekpas op basis van de A-selectserver. Op basis hiervan kunnen landelijk (en lokale) diensten worden aangeboden waarbij lokaal gecontroleerd wordt of de desbetreffende bibliotheek en de desbetreffende gebruiker geauthoriseerd zijn.

Benoemde PMC’s Op basis van bovenstaande analyse ontstaan een vijftal PMC’s. De ondersteuning van de fysieke bibliotheek wordt benoemd als één PMC en daarnaast staan een viertal andere PMC’s die specifieke digitale diensten aanduiden.

De vijf benoemde PMC’s. zijn: PMC 1: Digitale ondersteuning fysieke bibliotheek PMC 2: Collectie

16

PMC 3: Hulp/info-diensten PMC 4: Educatieve diensten PMC 5: Culturele activiteiten Hieronder zal een korte toelichting worden gegeven op elk van de vijf PMC’s. PMC 1: Digitale ondersteuning fysieke bibliotheek De fysieke bibliotheek is één van de PMC’s van de digitale bibliotheek. Het is over het algemeen de dienstverlening waar bibliotheken op hun website mee gestart zijn. In de algemene behoefte van bibliotheekgebruikers aan gemak bij het huidige gebruik van de fysieke bibliotheek, speelt de digitale bibliotheek een belangrijke rol. In de eerste plaats gaat het om een complete set actuele informatie over de bibliotheek. In de tweede plaats gaat het hierbij om het op afstand regelen van fysieke bibliotheekdiensten. Denk bijvoorbeeld aan mogelijkheid tot het van huis uit raadplegen van de catalogus met bestel- en reserveringsmogelijkheden, verlengen, allerlei attenderingsvormen voor nieuwe boeken en cd’s of de mogelijkheid om gebruik te maken van de leenvormen van de Centrale Discotheek Rotterdam via de eigen bibliotheek (Leendirect). PMC 2: Digitale Collectie en catalogus Vanuit de behoefte aan informatie, ontstaat de behoefte aan toegang tot een digitale collectie. Bibliotheken geven gebruikers vanuit huis toegang tot extra databanken. De proef met Biblionbestanden loopt op dit moment en de verwachting is dat bibliotheken ook bijvoorbeeld de krantenbank of andere bestanden exclusief zal gaan aanbieden aan bibliotheekleden. Het betreft hier ook andere Econtent: Ebooks, E-tracks, streaming video etc. De catalogus ontsluit de digitale bestanden. Met de aquabrowser als voorbeeld van een geïntegreerde ontsluiting van fysieke en digitale media en bestanden. PMC 3: Digitale Info-hulp en Info-diensten Vanuit de behoefte aan informatie en inlichtingen zijn binnen bibliotheken diverse producten gestart die hieraan tegemoet komen. Veruit de bekendste is Al@din, de digitale vraagbaak van bibliotheken. Ook producten als Vragenderwijs of Postbus 51 kunnen hieronder gerekend worden. PMC 3, 4 en 5 zijn sterk gepositioneerd in het informatie-domein. In de praktijk zal er ook sprake moeten zijn van Info-tainment of Edu-tainment. Informatiebehoefte kan ook op een speelse manier ingevuld worden waardoor het aansluit op Ontspanning of Ontmoeting. PMC 4: Digitale Educatieve diensten Onder deze PMC vallen producten die inspelen aan de behoefte voor met name informatie-educatie en producten die het onderwijs op een digitale wijze ondersteunen. De Virtuele Mediatheek kan onder deze PMC worden geschaard alsmede CKV-programma’s. Daarnaast kunnen vanuit deze PMC goede koppelingen worden gemaakt naar bestaande dienstverleningen voor het onderwijs. Te denken valt aan leesprogramma’s en wisselcollecites.

17

PMC 5: Digitale Culturele activiteiten De laatste PMC speelt in op behoeften op het gebied van ontmoeting, ontspanning en informatie middels aanraking met cultuur. Te denken van aan chatsessies met schrijvers of online tentoonstellingen.

3.4 Boston-matrix Medio 2004 heeft een landelijke werkgroep Digitale Bibliotheek de verschillende PMC’s al eens geanalyseerd. Op basis van hun nog vrij recente analyse ontstond de volgende Boston-matrix..

We onderscheiden vier cellen inde Boston-matrix, op basis van de hoeveelheid Cash /resultaten die de producten opleveren of van het bedrijf nodig hebben. We noemen ze stars, cash-cows, questionmarks en dogs. Stars Een star (ster) is een product met een groot marktaandeel in een markt of branche die snel groeit. Zo'n markaandeel levert veel contanten/resultaten op, maar vereist ook grote investeringen om mee te kunnen blijven groeien. Zodra de marktgroei ten einde is, wordt de ster een melkkoe; er is dan nl. geen geld meer nodig om de investeringen die de omzetgroei mogelijk hebben gemaakt te financieren. Cash cows Producten die een relatief hoog marktaandeel hebben verworven in een nauwelijks nog in omvang toenemende markt, vergen maar weinig nieuwe investeringen. Omdat het bedrijf bovendien al de nodige ervaring heeft opgedaan, zijn de producten en marketingkosten in vergelijking met de concurrentie laag. In verband met de hoge kasontvangsten/resultaten worden deze producten dan ook als cash cows, melkkoeien betiteld. Vaak zijn het marktleiders. Questionmarks Een questionmark is een product met een laag marktaandeel in een markt met een stevige groei. Questionmarks leveren niet alleen weinig op, maar vereisen ook de nodige investeringen om ze met de expanderende markt mee te laten groeien en om marktaandeel te verwerven.

18

Dogs Een product met een relatief laag marktaandeel in een stagnerende markt is niet interessant in de portfolio van een bedrijf. Het is in veel gevallen rijp voor eliminatie. Overwogen moet worden om te beëindigen, kosten te reduceren of om dit product om politieke of strategische overwegingen aan te houden (bijv. wettelijke plicht).

Zoals dev matrix laat zien, bevinden een flink aantal diensten zich in het segment van de question marks. Alleen PMC 1: Ondersteuning van de fysieke bibliotheek is op dit moment een cash cow. Met name de mogelijkheden tot op afstand verlengen van media en het reserveren van media zorgen voor deze positie.

3.5 Strategische keuze per PMC: analyse In de volgende paragrafen wordt aangegeven wat de verwachtingen zijn per PMC en welk beleid de OBA hierin kan voeren.

3.6 PMC 1: Ondersteuning fysieke bibliotheek Deze PMC is de cash-cow van de bibliotheekwebsites. Er zijn bibliotheken in Nederland die bijvoorbeeld 20% van hun uitleningen te danken hebben aan verlengingen via internet. Dit onderstreept de behoefte van klanten aan deze gemaksdiensten. De indruk bestaat dat nog maar een beperkt deel van de klanten gebruik maakt van deze diensten. Goede promotie voor deze diensten is zeer noodzakelijk. De basis van deze dienst wordt gevormd door het verstrekken van complete en actuele informatie over de bibliotheek. www.oba.nl bevat veel informatie over de bibliotheek. Deze is niet altijd logisch geordend en zeker niet compleet. Met een eenvoudig verbeterplan kan winst geboekt worden voor mensen die informatie over de bibliotheek zoeken. Eenvoudige diensten als reserveren en verlengen zijn echte ‘traffic-boosters’ van de website. Het plaatsen van nieuwe diensten in de buurt van goed gebruikte diensten zorgt ervoor dat klanten die al graag gebruik maken van de website geattendeerd worden op nieuwe diensten. Daarnaast gebruiken bibliotheken vaak nog maar een deel van alle mogelijkheden die een bibliotheeksysteem biedt als het gaat om attenderingsfunctie voor het publiek. Veel bibliotheeksystemen bieden de mogelijkheid tot passieve of actieve attendering. Passieve attendering kan plaats vinden door automatisch gegenereerde aanwinstenlijsten. Eventueel kunnen deze onderverdeeld worden naar categorieën. Actieve attendering geschiedt via het opgeven van een e-mailadres en het instellen van een gebruikersprofiel. Het huidige Geac+-systeem van de OBA biedt geen standaardmogelijkheden op dit gebied. Er komt daardoor veel handwerk aan te pas om aanwinsten aan te maken en te verzenden. Dit is opgepakt maar wordt op dit moment maar zeer beperkt uitgevoerd. Daarnaast zijn via bibliotheek.nl een aantal diensten in ontwikkeling zoals Landelijk Lenen en de koppeling aan de A-selectserver voor authorisatie (virtuele bibliotheekpas). In 2005 worden profieldiensten voorbereid. Bibliotheken moeten middelen alloceren om deel te nemen aan dergelijke vernieuwingen en om koppelingen of toepassingen in te kunnen kopen bij hun leverancier en (op termijn) beschikbaar te krijgen voor hun klanten. Voor Amsterdam is de ontwikkeling van 19

Landelijk lenen en de virtuele bibliotheekpas reeds getest. Na de technische implementatie moet een functionele implementatie plaats gaan vinden waardoor de dienst in Amsterdams en Noord Hollands verband kan worden ingevoerd. Bouwstenen: -

Verbeteren informatie over de OBA en de diensten van de OBA op www.oba.nl. Verder promoten en aanjagen van eenvoudige diensten als verlengen en reserveren.

-

Aandacht besteden bij vernieuwing van het huidige bibliotheeksysteem aan uitbreiding van de mogelijkheden voor attendering.

-

Volgen van landelijke ontwikkelingen rondom Bibliotheek.nl voor het beschikbaar komen van nieuwe diensten op dit vlak.

3.7 PMC 2: Digitale Collectie Deze PMC is een questionmark. Dit betekent dat op dit vlak de marktpositie verbeterd moet worden en dat hiervoor selectief geïnvesteerd dient te worden. De technische pilot voor thuisgebruik van databanken in de Bibliotheek Almere is uitgevoerd. Er bestaat grote belangstelling voor het grootschalig uitrollen van deze nieuwe diensten gekoppeld aan de (virtuele) bibliotheekpas. Bibliotheek.nl bereidt dit in 2005 voor en zal het grootschalig uitrollen in 2006. De collectie wordt op landelijk niveau ook gevoed met sites als Literatuurplein, Leesplein, het AINP, die op verschillende manieren ingepast kunnen worden in de site van de bibliotheek. Bibliotheken dienen er rekening mee te houden dat de uitrol van het thuisgebruik van databanken nauw gekoppeld is aan het traject van het project Landelijk Lenen. In dat kader zullen bibliotheken namelijk ook A-select-servers installeren die nodig zijn voor de autorisatie van bibliotheekgebruikers. Daarnaast dient de inkoopcommissie nadere afspraken te maken met databankleveranciers. Dit kan gekoppeld worden aan de vernieuwing van de overeenkomsten per 2006. De verwachting is dat dergelijke afspraken financiële consequenties zullen hebben voor bibliotheken die dergelijke databanken willen inkopen. Tot slot zijn in verschillende provincies en gemeenten eigen initiatieven ontwikkeld voor het zelf maken van content. Deze moeten bij een op te stellen beleid uiteraard een plek krijgen. Bouwstenen: -

Mogelijkheid onderzoeken van thuisgebruik van databanken, Ebooks voor thuisgebruik, het opbouwen van een collectie en op basis hiervan middelen reserveren voor gebruik en promotie van deze diensten

-

Aanzetten geven voor aanvullende content op basis van provinciale, regionale of lokale initiatieven.

3.8 PMC 3: Digitale info-hulp & Info-diensten Bijna alle bibliotheken van Nederland nemen deel aan de vraagbaak Al@din. Een unieke netwerkdienst met front- en backoffice georganiseerd in netwerkverband van openbare bibliotheken. De dienst is ontwikkeld en in de markt gezet. Uitbouw vindt plaats op het 20

niveau van externe instellingen die deel gaan nemen aan de vraagafhandeling. Met nationale campagnes wordt het gebruik van deze diensten flink gestimuleerd. Zodanig zelfs dat deze PMC duidelijk aan het manoeuvreren is van question mark naar star. Zeker als het gaat om de doelgroep middelbare scholieren. Aandachtspunt voor een aantal bibliotheken is de organisatie van de vraagafhandeling. Niet elke bibliotheek slaagt erin om zodanige capaciteit beschikbaar te stellen zodat vragen ook binnen de gestelde tijd beantwoord kunnen worden. Wat betreft de marktpositie kan gesteld worden dat het noodzakelijk is om de publiciteitscampagnes te blijven herhalen en wellicht uit te breiden naar andere doelgroepen. Bibliotheken kunnen zich sterk profileren met deze dienst. Middels overleg met onderwijsinstellingen en andere grotere gebruikersgroepen kan de lokale marketing fors ter hand worden genomen. Veel bibliotheken zijn afwachtend in het oppakken van marketingactiviteiten in het eigen werkgebeid in aanvulling op de landelijke campagnes. Ook de wijze waarop Al@din wordt gepresenteerd op de verschillende websites is uitermate mager. Veelal komt men niet verder dan het plaatsen van de in 2003 aangeleverde banner. Op de meeste websites heeft Al@din nog steeds niet een vaste plek tussen de catalogus en de openingstijden. Bibliotheken moeten Al@din voelen en presenteren als een eigen dienst. De dienst Al@din mag zich de komende jaren met extra functionaliteiten uitbreiden. Vragen stellen per SMS via MSN of via chatkanalen zal tot de mogelijkheden gaan behoren. Ook videoconferentiemogelijkheden kunnen gericht ingezet gaan worden. Deze ontwikkelingen worden landelijk aangestuurd. Bouwstenen: -

Zorg dragen voor een adequate organisatie van de vraagafhandeling.

-

Aan blijven dringen op landelijke promotie voor deze dienst zodat deze zich verder blijft ontwikkelen richting ‘star’

-

Zorg dragen voor lokale marketing richting scholieren en andere mogelijke gebruikersgroepen

-

Deze dienst duidelijk presenten als een eigen dienst op de website.

3.9 PMC 4: Digitale educatieve diensten Binnen deze PMC is landelijk de Virtuele Mediatheek zeer actief. Dit product is bij zowel bibliotheken als het onderwijs goed ontvangen. Op landelijk niveau wordt op dit moment gekeken naar twee ontwikkelrichtingen. Op de eerste plaats is een verdere invulling van de mediatheek belangrijk. Het deel voor het VMBO is uitgewerkt. De andere schooltypen volgen per 2005. De organisatie en exploitatie gaat in netwerkverband plaatsvinden. In de loop van 2005 / 2006 kan grootschalige promotie plaatsvinden. Met deze promotie dient het product zich te gaan bewegen richting ‘star’. Hoewel deze PMC duidelijk nog aan productontwikkeling moet doen, is het helder dat lokale bibliotheken ook dit product als ‘eigen product’ op hun website moeten gaan presenteren. Ook hier geldt dat de lokale marketing naar scholen een belangrijke rol zal spelen. Door het goed ontwikkelde landelijke aanbod, is een belangrijke rol weggelegd bij het accountmanagement dat bibliotheken naar het onderwijs uitzetten. Dit kan zeer goed 21

aansluiten bij de rijke traditie van bibliotheken op dit gebied. Er liggen goede mogelijkheden om de producten en diensten van schoolbibliotheken in een digitale workflow aan te bieden. Het totale aanbod wordt via de website gepresenteerd. Instellingen kunnen via de website informatie vinden, bestellingen doen en specifieke diensten gebruiken. Bouwstenen: -

De ontwikkelingen volgen rondom het in te vullen exploitatiemodel voor de virtuele mediatheek en hiervoor middelen of personele inzet reserveren.

-

Zorg dragen voor voorbereiding voor accountmanagement richting onderwijs.

-

Ook de diensten van de Virtuele Mediatheek dienen gepresenteerd te worden als ‘eigen diensten’. Hierover moet nagedacht worden bij de inpassing in de website.

-

Inzetten op de digitale schoolbibliotheekdienst.

3.10 PMC 5: Digitale culturele diensten De PMC van de culturele diensten is het minst ver ontwikkeld. Van deze PMC zijn landelijk weinig producten die direct geïmplementeerd kunnen worden. Voorbeelden liggen vooral op het terrein van de leesbevordering, zoals Mijn Stempel, of quizen van de bibliotheek Den Haag. Ook zijn nauwelijks regionale producten aan te wijzen. Het cultuurpunt van Breda is wellicht het verst ontwikkeld maar is toch geënt op ondersteuning van fysieke culturele uitingen. Productontwikkeling is dus het belangrijkste strategische advies. Hier zou ruimte kunnen ontstaan voor het landelijk brengen van eventueel lokaal begonnen initiatieven. Bouwstenen: -

Gedacht kan worden aan chatsessies met schrijvers of online kunst- en cultuur(entertainment voor jongeren) producties. Vooral het betrekken van jeugd en jongeren in deze PMC lijkt goede kansen te maken.

22

4. Strategische keuzes en doelstellingen: www.oba.nl

4.1 Inleiding In de afgelopen hoofdstukken is stilgestaan bij de belangrijkste externe ontwikkelingen. Ook is de interne organisatie van de huidige processen geanalyseerd. Tot slot zijn PMC’s benoemd en zijn per PMC mogelijke bouwstenen voor beleid en strategie benoemd. Hiermee zijn de verschillende onderdelen bij elkaar gebracht die het mogelijk maken om de blik op de toekomst te richten. In dit hoofdstuk komt de missie voor de digitale bibliotheek www.oba.nl aan bod en de strategische keuzes en doelstellingen. Na dit hoofdstuk volgt een Intermezzo vanuit gebruikersperspectief. Hierin worden de strategische keuzes en doelstellingen vertaald naar een sfeerbeschrijving van de waarde van deze ontwikkelingen voor de maatschappij. Na dit Intermezzo wordt een concreet actieplan gepresenteerd voor projecten. Dit gaat gepaard van een eerste organisatorische en financiële uitwerking.

4.2 Missie De algemene missie van de openbare bibliotheek is ook die voor de digitale bibliotheek. Deze laat zich samenvatten in drie woorden (mission statement openbare bibliotheken Singapore) :

kennis, verbeelding en ontwikkeling voor individu en samenleving Ook de digitale bibliotheek moet voor alle burgers kunnen bijdragen in kennis, verbeelding en ontwikkeling. Kennis omvat een laagdrempelige toegang tot informatie en de mogelijkheden om zich te bekwamen in het omzetten van informatie naar kennis. Verbeelding omvat de toegang tot een rijk scala aan cultuur en entertainment. Verbeelding omvat ook inspiratie en het scheppen van nieuw cultuur. ‘De bibliotheek is de stationshal van de verbeelding’ zei Aad Nuis ooit treffend. Ontwikkeling stimuleert tot beweging. Kennis en verbeelding zijn telkens in beweging. Voor een goede participatie in onze huidige kennismaatschappij is het nodig dat burgers continue doorleren en zichzelf en hun eigen omgeving proberen te verbeteren. De OBA heeft onlangs haar missie uitgewerkt. Deze sluit nauw aan bij bovengenoemde missie en luidt als volgt. 23

“De Openbare Bibliotheek Amsterdam biedt in de dynamische Amsterdamse multiculturele samenleving vrije toegang tot informatie, kennis en cultuur voor iedereen door het leveren van hoogwaardige bibliotheekdiensten voor educatie, participatie, ontmoeting en cultuurbeleving”.

4.3 Strategische doelen Vanuit deze algemene missie kunnen de volgende strategische doelen per PMC worden genoemd: PMC 1: Ondersteuning fysieke bibliotheek

De OBA stelt zich ten doel om het gebruik van service- en gemaksdiensten als verlengen en reserveren via internet sterk uit te bouwen en eind 2006 even gewoon te laten zijn als het lenen van een boek. 80% van de gebruikers moet de mogelijkheden kennen en 50% van de gebruikers maakt minstens 1x per jaar gebruik van de mogelijkheden. De OBA stelt zich ten doel om dienstverlening te ontwikkelen waardoor klanten gestimuleerd worden meer gebruik te maken van de fysieke bibliotheek. Bibliotheekmedewerkers moeten ervaren dat deze service en gemaksdiensten via internet van wezenlijk belang zijn voor de uitvoering van de dienstverlening van de fysieke bibliotheek.

PMC 2: Collectie en catalogus

De OBA stelt zich ten doel een substantiële collectie voor thuisgebruik beschikbaar te krijgen en eind 2006 evenveel gebruikers / raadplegingen van digitale content via internet te hebben als uitleningen in de fysieke bibliotheek. Dit betekent dat de OBA eind 2006 4,8 miljoen digitale raadplegingen zal registreren. Van de gebruikers dient 50% jongeren t/m 18 jaar te zijn, 50% is 19 of ouder. De OBA stelt zich ten doel een geïntegreerde catalogus te realiseren met zowel de Landelijke catalogi en bestanden, inclusief WSF13 als de lokale catalogi en bestanden (incl. Adamnet)

24

PMC 3: Info-hulp/Info-diensten

De OBA stelt zich ten doel dat eind 2006 het aantal vragen via Al@din verviervoudigd is ten opzichte van 2004. Dit betekent dat er in 2006 15.000 vragen via Al@din per jaar worden gesteld. Doorlopend zal de klanttevredenheid worden gemeten en de afhandelsnelheid en de kwaliteit van de vraagafhandeling zal binnen de landelijk gestelde normen zijn. Tot slot zal Al@din zijn ingevoerd als back-office voor de fysieke front-office.

PMC 4: Educatieve diensten

De OBA stelt zich ten doel dat eind 2006 de Virtuele Mediatheek door 50% van de scholieren in Amsterdam gebruikt wordt. Daarnaast stelt de OBA zich ten doel de bestaande processen rondom de schoolbibliotheekdienst verregaand te automatiseren.

PMC 5: Culturele diensten

De OBA stelt zicht ten doel dat er eind 2006 een digitaal en interactief evenementenprogramma voor kinderen en jongeren beschikbaar is, waarbij er 100 keer per jaar een evenement op de website plaatsvindt.

25

Intermezzo Hans is 17 jaar en moet voor CKV2 een werkstuk maken over het Nederlands amateurtoneel in de 18e eeuw. Hans heeft de opdracht niet zelf mogen kiezen en weet zich geen raad. Hij moet immers morgen een eerste onderzoeksopzet inleveren. Doet hij er nu goed aan om lid te worden van de bibliotheek? Waarschijnlijk een enorm gedoe, terwijl hij nu, zondagavond 23.00 uur, informatie nodig heeft en de bibliotheek gesloten is. Eerst maar eens met Google aan de gang. Te gek, de tweede treffer van Google is een treffer uit de Aquabrowser van bibliotheek.nl. Toch maar even kijken. Het betreft een krantenartikel, waarvan de volledige inhoud niet op internet getoond mag worden, maar waar je als bibliotheeklid wel vanuit huis bij mag. Dan moest Hans toch maar lid worden. Via de knop ‘Vind uw bibliotheek’ op bibliotheek.nl komt Hans uit op de website van de bibliotheek Amsterdam. Toevallig ziet hij in de culturele agenda dat het amateursgezelschap het Ei een voorstelling opvoert genaamd Yvonne numero uno, een doldwaas stuk ten paleize van een koninklijke familie. Hij kan kaartjes reserveren, maar heeft nu geen tijd. Hij schrijft zich wel in op een attenderingsservice om dit soort voorstellingen in de toekomst niet te hoeven missen. Hij klikt op de knop ‘Lid worden’ en krijgt de keuze uit een traditioneel lidmaatschap en een pluslidmaatschap. Het traditionele lidmaatschap is gratis tot 19 jaar en biedt de mogelijkheid tot lenen van materialen. Met het plus-lidmaatschap kan Hans bovendien allerlei diensten en digitale bestanden, inclusief het bewuste krantenartikel, 24 uur per dag en 7 dagen in de week raadplegen vanuit huis. Het kost € 7,- per jaar extra. Vooruit dan maar. Hans kijkt zijn moeder lief aan en mag bij uitzondering haar creditcardnummer gebruiken om de betaling te regelen. Hans krijgt in zijn e-mailbox een lenersnummer opgestuurd. Zijn pincode is opgebouwd uit zijn geboortedatum, die hij heeft opgegeven bij het aanmelden. Als vers bibliotheeklid logt Hans in en start de Aquabrowser – door de tv reclame van de laatste tijd weet hij dat de catalogus van de bibliotheek tegenwoordig aquabrowser heet - om te kijken wat er nog meer te halen is in de bibliotheek Amsterdam. Hij geeft Madonna op als zoekterm en ziet naast de beschikbare dvd’s dat hij zelfs individuele songs digitaal kan lenen. Hij download de klassieker Vogue, zet het nummer op repeat en zoekt het bewuste krantenartikel op. Daarvoor was hij immers lid geworden. Zie daar: de volledige tekst is beschikbaar en nog legaal ook. Hij kopieert de tekst in een tekstverwerker en gaat verder op zoek. De catalogus van de bibliotheek Amsterdam biedt ook een goed aanknopingspunt. Hij vindt vier boeken over amateurtoneel die mogelijk van waarde kunnen zijn. Door te klikken op de knop ‘meer informatie’ concludeert hij uit de samenvattingen en recensies dat twee van de vier boeken bruikbaar en reserveerbaar zijn. Hij klikt op ‘Reserveer dit boek’ en is verbaasd dat al zijn gegevens al zijn ingevuld. Blijkbaar heeft het systeem zijn inlog onthouden. Een van de boeken kan hij de volgende dag ophalen. Het andere boek is nog uitgeleend en Hans krijgt de keuze om per e-mail of SMS te horen wanneer het boek beschikbaar is. Ook kan het boek tegen betaling worden thuisbezorgd. Het vierde boek - over de geschiedenis van het amateurtheater – kan via de bibliotheek Amsterdam bij de bibliotheek van de Universiteit besteld kan worden met een verwachte levertijd van twee dagen en op te halen in een vestiging naar keuze. Landelijk lenen staat erbij. Ook hier willen ze een lidmaatschapskaart zien, maar ook hier zijn alle gegevens al ingevuld op het bestelformulier. Via bevestigen bestelt Hans dit boek. Hans wil toch zeker weten dat hij goed beslagen ten ijs komt en gaat opnieuw naar Google. Op een aantal nieuwe zoektermen, ziet hij resultaten uit de kennisbank van al@din, het digitale inlichtingenbureau van de bibliotheek. De resultaten komen in de buurt van zijn onderwerp, maar hij besluit toch om zelf een aantal vragen te stellen. Hij krijgt binnen 24 uur antwoord. Dan valt zijn oog op een chat-knop. Het is toch niet waar dat er nu een bibliothecaris klaar zit om hem in het holst van de nacht te helpen? Toch maar proberen en warempel hij krijgt antwoord. Na een aantal wedervragen van de bibliothecaris heeft én Hans een beter beeld bij de opdrachtformulering én gaat de bibliothecaris voor hem aan de slag. Snoei gaaf zeg, die bibliotheek... Tevreden gaat Hans slapen. Morgen verder aan de slag.

26

5. Plan van aanpak Het is gemakkelijker om tien delen met filosofische geschriften te vullen dan om één principe in de praktijk te brengen. Leo Tolstoj

5.1 Van strategische doelstellingen naar actie De Openbare Bibliotheek Amsterdam heeft grote ambities. Om deze ambities waar te maken moet veel werk verzet worden. De bestaande site moet verbeterd worden. Er zal een flink aantal nieuwe projecten moeten worden gestart. En daarnaast moet een aantal bestaande taken opnieuw vorm worden gegeven. In de volgende paragraaf wordt een projectportefeuille geschetst die een groot deel van de marsroute voor vernieuwing bevat. In de daarop volgende paragraaf wordt ingegaan op bestaande taken in een nieuwe jas. Tot slot worden aanwijzingen gegeven voor de organisatie en een eerste indicatie van de benodigde financiën.

5.2 Projectenprogramma De werkgroep heeft een uitwerking gemaakt van een flink aantal projecten. Hieronder worden deze projecten kort toegelicht. In de bijlagen bevindt zich van elk project een projectbeschrijving. Deze gebundelde projectbeschrijvingen kan men beschouwen als een gedetailleerd plan van aanpak. Deze projecten zijn geformuleerd mede op basis van een long list aan mogelijke projecten. De medewerkers van de OBA hebben zelf kunnen aangeven welke projecten zij het meest waardevol achten. 1

Informatie.oba.nl Het betreft een verbeterproject dat gericht is op realiseren van een goede op de bestaande en potentiële gebruiker gerichte beschrijving van de producten en diensten van de OBA. Informatie.oba.nl is tegelijk de informatiebron die alle medewerkers kunnen gebruiken. Het betreft gegevens over vestigingen, tarieven, openingstijden, collecties (waaronder actuele tijdschriftlijsten van de vestigingen), maar ook van activiteitenprogramma’s. Deels meer statische informatie door een centrale redacteur; deels dynamische informatie door decentrale redacteuren gecoördineerd door de centrale redacteur. Het project wordt in de eerste helft van 2005 opgepakt en uitgevoerd. 1.1 Engelse versie Doelstelling is dat per 2006 de hele website tot een nader te bepalen niveau wordt vertaald in het Engels. Er wordt voor gezorgd dat er dan een structurele oplossing is voor het blijven doorvertalen in het Engels. Vooruitlopend op deze uitkomst worden bepaalde delen eerder opgepakt. Daarnaast zal op de website een woordenboek Nederlands/Engels en Engels/Nederlands worden opgenomen. Dit kan door gebruikmaking van de mogelijkheden van de Virtuele Mediatheek.

27

2. [email protected] Na informatie is het gebruik maken van de OBA aan de orde: lenen en raadplegen van bestanden via internet. In dat geval heeft men een bibliotheekpas nodig en wordt men gebruiker van de OBA. Men gaat transacties aan. Vervolgens wil men betalen, gegevens raadplegen, een adreswijziging doorgeven etc. Betreffende transacties kunnen ook via internet afgehandeld worden. Het project [email protected] zet alle mogelijke transacties op een rij en regelt de mogelijke afhandeling via internet. Een aantal transacties wordt als deelproject benoemd. 2.1 lid worden Regelt dat men via www.oba.nl lid kan worden op hoog-transactioneel niveau. De internet-aanmelding wordt rechtstreeks in het systeem geplaatst. Toegangscodes worden via internet verstrekt. Het project wordt voorbereid in 2005 – mede in samenwerking met landelijk niveau – en gerealiseerd na invoering van het nieuwe bibliotheekautomatiseringssysteem. 2.2 betalen via internet Regelt dat gebruikers van de OBA via internet betalingen kunnen verrichten en dat de transacties op een juiste manier in de deelsystemen worden verwerkt. Het project wordt voorbereid in 2005– mede in samenwerking met landelijk niveau – en gerealiseerd na invoering van het nieuwe bibliotheekautomatiseringssysteem in 2006. 2.3 vraagbaak klantenservice Regelt dat vragen over de bibliotheek en zaken betreffende lidmaatschap, lenen en raadplegen via internet op een juiste en snelle manier worden afgehandeld. Het deelproject werkt uit hoe de al@dinfunctionaliteit (workflow) of een soortgelijke applicatie kan worden ingezet voor deze specifieke toepassing. Het project wordt voorbereid en uitgevoerd in het tweede en derde kwartaal 2005. 3

Aquabrowser.oba.nl Het Aquabrowserproject is gericht op het realiseren van een geïntegreerde catalogus van de beschikbare catalogi van de OBA. Het betreft in ieder geval de OBA, de landelijke bestanden en catalogi, WSF13 en Adamnet. Bezien wordt welke Amsterdamse instellingen via Cultuurwijzer geïntegreerd worden. Daarvoor wordt in het vooronderzoek bezien in hoeverre deze rechtstreeks koppelbaar zijn (voorbeeld Goudanet). Het project wordt in de eerste helft 2005 voorbereid en in najaar 2005 – voorjaar 2006 uitgevoerd.

4

Digicollectie: raadplegen en –lenen Dit project betreft de digitale collectie. Het hart van de digitale bibliotheek. Digitale content kan ook via internet geraadpleegd en geleend worden. Daarvoor gaat de OBA een collectie opbouwen, dat wil zeggen licenties regelen. De collecties worden ontsloten via de aquabrowser. Het gebruiken van de collecties kan in de bibliotheekvestigingen of via internet. Naast het opbouwen van de collectie geldt het gebruiken ervan via internet als apart deelproject. Speciale aandacht wordt gevraagd voor het bijeen brengen van een goede digitale jeugdcollectie. Doelstelling is dat 50% van het gebruik door jongeren

28

wordt gedaan. Om dit te bereiken is goede content voor deze doelgroep van wezenlijk belang. Het project en de deelprojecten worden in het eerste halfjaar van 2005 voorbereid en in het tweede halfjaar van 2005 uitgevoerd. 4.1 Thuisgebruik databanken Project dat in het voorjaar van 2005 wordt voorbereid en uitgevoerd wordt in de tweede helft van 2005 als voorbeeldproject voor bibliotheek.nl. Er wordt gestreefd naar een grootschalig voorbeeld op landelijk niveau voor alle OBA-leden, zoals de krantenbank, de tijdschriftenbank en de Biblionbestanden. 4.2 DIGILEEN: Ebooks en Etracks Hierbij worden een drie deelprojecten gecombineerd en aangeboden aan de OBA-gebruikers. Het gaat om het tijdelijk gebruik mogen maken van digitale muziektracks (Project CDR), digitale content / digitale boeken (OCLC|Pica/Ebooks)). Het gaat om een landelijk voorbeeldproject op het gebied van Ebooks en Etracks van bibliotheek.nl Dit project zal al op korte termijn starten en Amsterdam zal als ‘launching library’ optreden. 5

Virtuele Mediatheek.oba.nl Het project regelt de deelname van de OBA op Noord-hollands niveau aan de netwerkorganisatie en –exploitatie van de Virtuele mediatheek, regelt de plaatsing van de Virtuele mediatheek in de eigen look-and-feel op www.oba.nl als een onderdeel van de eigen site en regelt de voorlichting naar alle OBAmedewerkers en de marketingcommunicatie naar de diverse doelgroepen. Voorbereiding vindt plaats in het eerste kwartaal. Uitrol vanaf het tweede kwartaal 2005.

6

[email protected] [email protected] zorgt voor het digitaal aanbieden en digitaal afhandelbaar maken van alle producten en diensten van de educatieve dienst van de OBA. Het project wordt voorbereid in de eerste helft van 2005 zo mogelijk in samenwerking met andere educatieve diensten o.a. van ProBiblio en Overijssel en anderen. Die uitvoering komt in de tweede helft van 2005. Het project is voor het schooljaar 2006-2007 afgerond.

7

BDO/[email protected] Project om de dienstverlening voor ouderen, waaronder de dienst boek-aan-huis en het Documentatiecentrum voor ouderen, verregaand te automatiseren en het afhandelen van deze diensten via internet mogelijk te maken. In het eerste halfjaar van 2005 vindt een vooronderzoek plaats. Realisatie vanaf tweede helft 2005. Zo mogelijk wordt samengewerkt met andere bibliotheken op provinciaal of landelijk niveau. 7.1 Drempels vrij Als deelproject wordt de gehele website onderworpen aan de checklist van Drempels vrij (voorheen Drempels weg) om de toegankelijkheid voor mensen met een handicap te beoordelen. Op basis van het vooronderzoek – eerste helft 2005 – wordt een plan van aanpak opgesteld dat in de 2e helft van 2005 wordt gerealiseerd. 29

8

Muziekweb.oba.nl Muziekweb wordt volledig geïntegreerd op www.oba.nl aangeboden in een gemixte look-and-feel en met alle mogelijkheden voor de OBA-leden. In muziekweb worden de OBA-collecties bladmuziek en over muziek geïntegreerd. Daarmee ontstaat een hoogwaardige unieke muziekinterface met specifieke informatie-, profilerings- en attenderingsmogelijkheden. Bestellen van titels die de OBA bezit loopt via de eigen bestelmodule. Bestellen van andere titels via Landelijk Lenen (apart project). Al@din wordt geplaatst als Informatiedienst, met het domeinteam muziek als afhandelteam. Het project wordt voorbereid in de eerste helft van 2005 en uitgevoerd in de tweede helft van 2005.

9

Jeugdbibliotheek.oba.nl Het realiseren van een digitale jeugdbibliotheek vindt plaats door deelname aan het landelijk project op dit gebied. Dit levert voorjaar 2005 een concept en een planning op. Realisatie vanaf zomer 2005. Dit project zal onderdelen opleveren die van cruciaal belang zijn voor het realiseren van doelstellingen voor deze doelgroep. Dit project zal tevens gekoppeld worden aan de doelstelling voor het realiseren van een digitaal evenementenprogramma. Ook hiervoor zal de OBA als ‘launching library’ optreden.

10 Lokaal Lenen.oba.nl Lokaal lenen is een verbeterproject, dat gekoppeld wordt aan de vervanging van het bibliotheeksysteem per 2006. Nu komt het voor dat gebruikers titels buiten de eigen vestiging reserveren en er nooit meer iets van horen. Lokaal lenen werkt de gemakservice opnieuw uit inclusief de mogelijkheid titels uit andere vestigingen te lenen en in de eigen vestiging op te halen. Via Email en SMS kan men geattendeerd worden op het gereed staan van de media. Het project wordt in 2005 voorbereid en per 2006 gerealiseerd. 11 Landelijk Lenen.oba.nl Landelijk lenen wordt per provincie voorbereid en uitgevoerd. De OBA neemt deel aan de Noord Hollandse uitrol. Voorbereiding 1e helft 2005 en uitrol in de tweede helft 2005. De OBA koppelt het deelnemen aan LeenDirect aan de uitrol van Landelijk Lenen en de realisatie van muziekweb.oba.nl. 12 Marketing.oba.nl De grootschalige uitbouw en uitrol van www.oba.nl wordt begeleid door een grootschalig marketingtraject. Via vele communicatie-uitingen worden de diensten bekend gemaakt en worden bestaande en nieuwe gebruikers uitgenodigd gebruikt te maken van de diensten met als motto ‘De Snelste bibliotheek ter wereld’. Uitleg geven bij diensten en nieuwe diensten die eraan komen is onderdeel van het project. De marketingafdeling participeert vanuit deze optiek in alle deelprojecten. 13 Organisatieontwikkeling oba.nl Deelproject dat de benodigde organisatieontwikkeling regelt en door p&o wordt uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2005.

30

5.3 Bestaande taken in een nieuwe jas Bij de beschrijving van bestaande processen werd geconstateerd:

De processen zijn verstopt bij diegenen die destijds de ontwikkeling getrokken hebben. De projectgroep heeft grote moeite moeten doen om aan te wijzen wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor de processen en wat er eigenlijk gebeurt binnen deze processen.

Hierdoor worden veel nieuwe taken niet resultaatgericht aangestuurd en opgepakt. Vaak worden deze taken als werkzaamheden gezien “die men er ook nog bij moet doen”. De volgende bestaande activiteiten moeten voor het realiseren van de strategische doelstellingen onder centrale leiding en aansturing komen van diegene(n) die verantwoordelijk wordt(en) voor deze doelstelling. Redactiewerkzaamheden Redactie is de spil van het informatieve gedeelte en alle actualiteit rondom de website. Het gaat hier om het plaatsen van berichten, het verwijderen van berichten, eindcontrole op algehele functionaliteit en uitstraling. Afstemming www.oba.nl kent raakvlakken met veel processen. De belangrijkste zijn ICT (bijv. bibliotheeksysteem, deelsystemen rond betalen, landelijk lenen en virtuele bibliotheekpas en werking van e-maildiensten) en marketing (bijv. nieuwsbrief en shop en marketingcommunicatie van de digitale diensten). Daarnaast is afstemming nodig met de verschillende vestigingen betreffende de fysieke diensten en activiteiten. Zijn de gegevens nog actueel, hebben zij nieuwe activiteiten of diensten en dergelijke. Al@din De beantwoording van vragen van Al@din gebeurt nu op verschillende plekken in de organisatie. Dit staat niet onder centrale aansturing. Momenteel is dit de belangrijkste echte virtuele dienst. Daarnaast kan Al@din een belangrijke rol vervullen als digitale back-office en past daarmee goed in de ingezette organisatie-ontwikkeling.

5.4 Taken en projecten versus strategische doelstellingen Bovengenoemde projecten en taken kunnen niet 1 op 1 vertaald worden naar bijdragen aan de strategische doelstellingen. Het geheel van activiteiten draagt zorg hiervoor. In onderstaand schema wordt aangegeven in welke mate projecten en activiteiten een bijdrage leveren aan het realiseren van de doelen.

31

diensten

PMC 5 Culturele

diensten

PMC 4 Educatieve

PMC 3 Info-diensten

catalogus

PMC 2 Collectie en

fysieke bibliotheek

Ondersteuning

PMC 1 Projecten Informatie.oba.nl

+

+

+

+

+

Klantenservice.oba.nl Aquabrowser.oba.nl

++

+

+

+

+

++

++ ++

++

Digicollectie.oba.nl

++

Virtuele mediatheek.oba.nl

+

[email protected]

++

DBO/[email protected]

++

Muziekweb.oba.nl

++

++

Jeugdbibliotheek.oba.nl

++

++

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

Redactie

+

+

+

+

+

Afstemming

+

+

+

+

+

Al@din

+

++

+

Lokaallenen.oba.nl

++

Landelijklenen.oba.nl

++

Marketing.oba.nl Organisatie.oba.nl

++

Bestaande taken

+ = (beperkte) bijdrage, ++ = sterke bijdrage

5.5 Organisatie De organisatie van de digitale bibliotheek vereist een sterke en centrale aansturing. Sterk, omdat de ambities hoog zijn en er veel op het spel staat voor de toekomstige positie van de bibliotheek. Centraal, omdat er in deze notitie verantwoordelijkheden worden gesteld die zonder voldoende zeggenschap niet gerealiseerd kunnen worden. Aansturing, omdat het gaat om veel meer dan alleen het coördineren van taken. Het gaat om de bouw van een nieuwe vestiging die op de langere termijn even goede gebruiksresultaten moet kennen als alle fysieke vestigingen tezamen. Dit betekent dat geadviseerd wordt om een lijnafdeling in te richten die onder de directie opereert. In onderstaand organisatieschema wordt deze nieuwe afdeling “Virtuele Bibliotheek” aangegeven.

32

Opbouw van de afdeling Bij het vormgeven van de nieuwe afdeling is gebruik gemaakt van de organisatiemodellen van Rotterdam en Den Haag. Deze bibliotheken kennen verschillende aansturingsprincipes. Op basis van de Amsterdamse situatie zijn beide modellen gecombineerd. De afdeling is eindverantwoordelijk voor de vernieuwingsprojecten en draagt zorg voor de uitvoering van de genoemde bestaande taken. In onderstaand schema wordt aangegeven hoe deze afdeling kan worden opgebouwd.

33

Laboratorium Afdelingshoofd

Sectorhoofden

Beheerstaken

ICT

Redacteur OBA.NL

Marketing

Al@dinmedewerkers

Kleine projecten met een experimenteel en verkennend karakter en een publicitaire uitstraling.

Vernieuwingsprojecten 1. Project Laurens 2. Project 3. Project CDR 4. Project 5. Project

Bibliothecarissen OBA

VOB

Inzet OBApersoneel

De hoeveelheid vernieuwingsprojecten vraagt een sterke leidinggevende , die tevens als hoofd van de afdeling kan fungeren. Deze afdeling draagt resultaatverantwoordelijkheid voor deze vernieuwingstrajecten. Het afdelingshoofd is de spil tussen directie en projectteams. Aanjaagfunctie Deze projectteams moeten voor een belangrijk deel worden ingevuld door personeel uit de OBA. Voor een ander deel zal inhuur van derden nodig zijn. Het afdelingshoofd en algemeen directeur treden gezamenlijk op als opdrachtgever bij inhuur van externe partijen. De afdeling heeft een sterke aanjaagfunctie voor innovatief, projectmatig en flexibel werken. Daarbij zal een gezonde mix van intern en extern personeel worden gezocht. Hierdoor ontstaat het effect van de ‘boiler room’. Een plek waar verschillende bedrijfsculturen elkaar ontmoeten en gezamenlijk zoeken naar het meest maximale resultaat. Hier kan een sterk lerend effect vanuit gaan voor de gehele OBAorganisatie. Aan Laurens is gevraagd om bij de uitvoering van het projectenprogramma te ondersteunen en te adviseren. Laboratoriumfunctie De aanjaagfunctie gaat over functies waarvan bekend is dat de bibliotheek deze op korte termijn wil realiseren. Deze afdeling plaatst zich hiermee in de spits van innovatieve ontwikkelingen. Aan innovatie gaat uitvinden vooraf. Zonder uitvinders geen innovatie. Binnen deze nieuwe afdeling moet dus ook ruimte zijn voor een laboratoriumfunctie. Enerzijds dient deze laboratoriumfunctie de nieuwe ontwikkelingen, anderzijds gaat het ook nadrukkelijk om het profileren en etaleren van vernieuwing. Te denken valt aan projecten samen met basisscholen of met studenten van hogescholen en universiteiten.

34

Beheersfunctie Naast de aanjaagfunctie kent deze afdeling ook resultaatverantwoordelijkheid als het gaat om Al@din en de algehele redactie van de website. Al@din valt onder eindverantwoordelijkheid van deze afdeling, maar zal worden ingevuld met bibliothecarissen uit de bestaande organisatie. Dit zal geen virtueel team zijn. Het is belangrijk dat deze mensen elkaar ontmoeten en direct met elkaar communiceren. Met andere woorden: voor de tijd dat ze deze taken uitvoeren, komen ze bij elkaar op een afdeling te zitten. De bestaande formatie voor Al@din zal worden ondergebracht bij deze afdeling. Daarnaast dient de organisatie rekening te houden met het groeiscenario van 100% per jaar. Dit betekent dat de bestaande formatie naar verwachting in 2005 moet verdubbelen. In 2006 moet de formatie verdubbelen ten opzichte van 2005. Wat betreft de redactietaken rondom digitale diensten, ligt de hoofdverantwoordelijkheid bij de redacteur. Wel kennen de verschillende afdelingen uitvoeringsverantwoordelijkheden. Daarbij valt te denken aan uitvoeringsroutines rondom reserveringen en verlengingen, het aanleveren van informatie over openingstijden en activiteiten. De verwachting is dat de redactiewerkzaamheden zullen toenemen onder druk van de vernieuwingsprojecten. Ook hier dient in 2005 en 2006 in totaal rekening te worden gehouden met een verdubbeling van de formatie. Aansturing en afstemming Aansturing van het afdelingshoofd geschiedt door de algemeen directeur. De afdeling stelt jaarlijks een jaarwerkplan op dat wordt afgestemd in het MT. Naast lokale afstemming dient ook provinciale en landelijke afstemming gezocht te worden. Aanbevolen wordt om het hoofd van de afdeling te benoemen als servicemanager voor de diverse landelijke projecten. Daarmee ontstaat ook automatisch een koppeling met de relevante trajecten op provinciaal niveau. De ontwikkeling van de organisatie dient in het eerste kwartaal van 2005 ingevuld te worden. Eind van het eerste kwartaal is de afdeling ingericht en is het eerste jaarwerkplan gereed ter vaststelling door de directeur.

5.6 ICT Veel van de in te zetten ontwikkelingen hangen af van ontwikkelingen rondom automatisering. Eén van de meest prangende is wel de keuze van het nieuwe bibliotheekautomatiseringssysteem. Deze keuze bepaalt namelijk de eenvoud of de moeite waarmee gekoppeld kan worden met landelijke vernieuwingen als Landelijk lenen. Daarnaast bepaalt deze keuze de mogelijkheden die de bibliotheek krijgt rondom attendering, personalisering, betalingsmogelijkheden etc. In een afzonderlijke bijlage zijn aandachtspunten opgenomen die voortkomen uit de vernieuwingsprojecten.

5.7 Financiën Met de bestaande gegevens is het mogelijk om een eerste indicatief overzicht te maken van benodigde financiële middelen of te verwachten kostenposten naar onderdelen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen kosten voor de afdeling en projectinvesteringen. De kosten voor de afdeling zijn jaarlijks, de projectkosten zijn afhankelijk van de looptijd van projecten en de exploitatiekosten na oplevering. 35

Exploitatiekosten Kostenpost

2005

Afdelingshoofd, 36 uur per week, incl. Werkgeverslasten

2006

€ 88.000

€ 88.000

€ 201.032

€ 402.064

Redacteur, , 2005: 24 uur per week, 2006, 36 uur per week, incl. werkgeverslasten

€ 41.800

€ 62.600

Hosting

€ 25.000

€ 30.000

Overige kosten

€ 20.000

€ 20.000

€ 375.832

€ 602.664

Bibliothecarissen A@din, x uur per week, 2005 is 2 x formatie 2004, 2006 is 2 x formatie 2005, incl. werkgeverslasten. 2004: 4.258 vragen op IS niveau x 25 minuten per vraag = 1774 uur vraagafhandeling + 533 vragen IB-niveau x 1 uur per vraag = 533 uur. Netto totaal: 2.307 uur Incl. overhead 10%: 2.537 uur in 2004, 1 fte = 1.580 effectieve uren, 1 fte = 62.600 Kosten 2004 = 2537/1.580 x 62.600 = 100.516,-

Totaal

De exploitatie bestaat voor een deel uit bestaande middelen die opnieuw moeten worden toegewezen en voor een ander deel uit nieuwe middelen. In overleg moet bekeken worden hoe deze exploitatie nader ingevuld kan worden. Een deel van de genoemde activiteiten worden ondergebracht in nieuwe functies. Voor deze functies dienen nog functieprofielen te worden opgesteld. Hieruit vloeit onder andere de inschaling voort en deze bepaalt daarmee de werkelijke salarislasten. Voor de Al@dinwerkzaamheden geldt dat deze formatie door efficiencymaatregelen beschikbaar moet komen. Het gaat hier om herschikking van reeds aanwezige uren voor beantwoording van vragen. Naast de vragen in de fysieke vestigingen zijn er ook vragen in de digitale vestiging. Dit past binnen de bestaande organisatieontwikkelplannen. In bovenstaande indicatie is geen rekening gehouden met: kosten voor werving en selectie, kosten voor inrichting van werkplekken en indexering van kosten. Projectkosten Project 1. informatie.oba.nl cms is aanwezig redactionele capaciteit is opgenomen in de structurele kosten. Externe begeleiding/training

€ 10.000 €0 €0 € 10.000

Project 2. [email protected]

€ 35.000 36

- lid worden (meenemen in specs nieuw systeem) - betalen via internet - banken (systeemintegratie met derden) - micropayments via a-select - vraagbaak klantenservice externe projectleiding

€ 10.000 € 5.000 €0 € 10.000

Project 3. aquabrowser.oba.nl licentie ABL (30.000+ implementatie) - koppelvlak WSF13 (actie en kosten WSF) - koppelvlak Adamnet - koppelvlakken andere amsterdamse erfgoedinstellingen support en onderhoud (jaarlijks)

€ 73.000 € 35.000 €0 € 30.000 PM € 8.000

Project 4. digicollectie (pilot) licenties verwerven lokale implementatiekosten e-books

€ 15.000 € 5.000 € 10.000

Project 5. virtuele mediatheek deelname landelijk project implementatiekosten

€ 10.000

€0 bestaande formatie PM

Project 6. OME ontwikkeling eenvoudige transactiefunctionaliteiten voor website

€ 8.000 € 8.000

Project 7. BDO/[email protected] vooronderzoek realisatie drempelsvrij scan websiteaanpassingen als gevolg van scan

€ 12.000 € 8.000 PM € 4.000 PM

Project 8. muziekweb.oba.nl skinning muziekweb door CDR periodieke export holdings bibliotheeksysteem

€ 16.000 € 10.000 € 6.000

Project 9. jeugdbibliotheek.oba.nl deelname landelijk project implementatiekosten

€0 bestaande formatie PM

Project 10. lokaal lenen.oba.nl e-mail / sms functionaliteit in bibliotheeksysteem externe begeleiding optimaliseren interne processen Project 11. landelijk lenen.oba.nl deelname landelijk project implementatiekosten

€ 15.000 meenemen in vervanging € 15.000 €0 bestaande formatie PM

Project 12. marketing.oba.nl strategie materialen media

€ 35.000 € 5.000 € 15.000 € 15.000

Totaal

€ 219.000

37

Bovenstaande projectkosten zijn een globale raming op basis van de beschreven functionaliteit. Projectmanagement is meegenomen waar externe specifieke expertise gewenst is en om de staande organisatie, die ook volop in beweging is, niet te veel te belasten. Niet alle projecten hoeven gelijktijdig van start te gaan. De projectkosten kunnen dan ook verspreid worden over meerdere jaren. In nader overleg kan een passende volgorde van projecten worden samengesteld.

5.9 Vervolgstappen: implementatie De OBA heeft grote ambities. Terwijl de nieuwe centrale bibliotheek uit de grond verrijst, verrijst tegelijkertijd de nieuwe digitale vestiging. Bijgaand schema biedt een overzicht van de implementatieplanning. Nadat het Bedrijfsplan door de directie is vastgesteld wordt als eerste de nieuwe afdeling ingericht. Intussen worden projecten voorbereid en wordt de projectorganisatie op onderdelen ingericht. De huidige werkgroep kan als klankbordgroep voor het projectenprogramma fungeren. De klankbordgroep vergadert eens per zes weken met het afdelingshoofd digitale bibliotheek en de directeur over de voortgang van de projecten. Afwegingsvragen worden gezamenlijk besproken. Het afdelingshoofd hakt binnen het vastgestelde jaarplan en projectenprogramma de knopen door. Niet vooraf vastgelegde keuzes en invullingen worden door de directeur besloten. Per kwartaal wordt een beknopte schriftelijke voortgangsrapportage gemaakt over het gehele programma. Op deelprojectniveau vindt conform planning voorlichting en informatie plaats binnen de OBA. Projecten / deelprojecten 1. 1.1 2. 2.1 2.2 2.3 3. 4. 4.1 4.2 5. 6. 7. 7.1 8. 9. 10. 11. 12. 13.

2005 1e kw

2e kw

3e kw

4e kw

2006 1e kw

2e kw

3e kw

4e kw

Informatie.oba.nl Engels versie [email protected] lid worden betalen via Internet vraagbaak klantenservice aquabrowser.oba.nl digicollectie thuisgebruik databanken DIGILEEN: Ebooks en Etracks Virtuele mediatheek.oba.nl [email protected] BDO/[email protected] drempels vrij muziekweb.oba.nl jeugdbibliotheek.oba.nl Lokaallenen.oba.nl Landelijklenen.oba.nl marketing.oba.nl organisatie.oba.nl

De zwarte gestippelde pijlen geven de voorbereidingsfase aan. De groene pijlen geven de realisatiefase aan. De mijlpalen zijn geel-lachend aangegeven. Hier kan iets gestart of geopend worden.

38