AV VERSLAG Vergadering van Vrijdag 3 juli 2009 (Presidiumweek) Aanwezig:
Jennifer, Jeroen, Pieter V., Natascha, Hanne, Bart, Micha¨el M., Toon, Joris B., Vincent, Yana, Sofie, Micha¨el D., Pieter V.H., Karel, Stijn, Sander, Vinnie, Christophe B., Dani¨el, Christophe D., Peter, Glen, Jorien, Mattia, Thomas, Sanne Verontschuldigd: Gert, Maarten, Nils, Simon, Lore, Joris T., Tim, Lynn Afwezig:
Wim, Koen
De vergadering wordt geopend om 10.43u.
Goedkeuring agenda De agenda wordt goedgekeurd na het toevoegen het punt ontbinden van Raad Van Bestuur. Bij de begroting zullen we ook het lidgeld bespreken.
Ontbinden Raad Van Bestuur We ontbinden de oude Raad Van Bestuur. Op de volgende AV stellen we de nieuwe Raad Van Bestuur aan. Als we dit nu al doen, moeten we dit binnen de maand bij de griffie binnen brengen.
Statuten We bespreken de Statuten, maar de aanpassingen zijn nog niet goedgekeurd. De Statuten met commentaar en mogelijke aanpassingen is te vinden in de bijlage bij dit verslag. De verslagen moeten ook online kunnen komen, hiervoor maakt Peter de mogelijkheid.
1
Begroting
Begroting Flux In Totalen Activiteiten Bedrijvenrelaties CuDi Fotoboek Inschrijvingen Investeringen Marketing Onvoorziene Kosten Redactie Secretariaat Vaste Kosten Werkgroepen
2009-2010 Uit
€0,00 €5.700,00 €2.000,00 €0,00 €3.510,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00
€5.950,00 €0,00 €0,00 €380,00 €260,00 €500,00 €480,00 €1.240,00 €900,00 €300,00 €1.200,00
Balans (€5.950,00) €5.700,00 €2.000,00 (€380,00) €3.250,00 (€500,00) (€480,00) (€1.240,00) (€900,00) (€300,00) (€1.200,00) €0,00
Activiteiten Bar Cantus Cultuur EJW Ereleden Festival GAK Jaaractiviteiten Kiescomité OWG Preses Schachtenmeester Sneeuwreis KAK Sport
€500,00 €400,00 €850,00 €400,00 €100,00 €600,00 €1.100,00 €300,00 €300,00 €150,00 €200,00 €100,00 €150,00 €800,00 €5.950,00
€0,00 Bedrijvenrelaties Bedrijvendag Sponsoring
Inschrijvingen Ereleden/Steunende leden Leden Toffe Proffen
€3.200,00 €2.500,00 €5.700,00
€0,00
€400,00 €2.660,00 €450,00 €3.510,00
€90,00 €170,00 €260,00
Vaste Kosten Afschrijvingen Brandverzekering Kelders Verzekering Verenigingsleven
€1.200,00 €1.200,00
€0,00
2
(€500,00) (€400,00) (€850,00) (€400,00) (€100,00) (€600,00) (€1.100,00) (€300,00) (€300,00) (€150,00) (€200,00) (€100,00) (€150,00)
2008-2009 Begroting (€5.100,00) €6.000,00 €2.000,00 €3.125,00 (€1.305,00) (€1.370,00) (€125,00) (€800,00) (€125,00) (€1.900,00) (€400,00) €0,00
(€400,00) (€400,00) (€800,00) (€400,00) €0,00 (€600,00) (€900,00) (€300,00) (€300,00) (€150,00) €0,00 (€100,00) (€150,00)
(€800,00) (€600,00) (€5.950,00) (€5.100,00)
€3.200,00 €2.500,00 €5.700,00
€4.000,00 €2.000,00 €6.000,00
€310,00 €2.660,00 €280,00 €3.250,00
€240,00 €2.660,00 €225,00 €3.125,00
(€700,00) (€600,00) (€1.200,00) (€600,00) (€1.200,00) (€1.900,00)
Enkele opmerkingen zijn:
Activiteiten Bar Bar geeft 2 gratis vaten en doet extra acties. Een gewone bar draait op nul. De EJW-bar is begroot bij bar. De extra acties die op de EJWbar door EJW worden gedaan zijn wel begroot bij EJW. Cantus Dit blijft hetzelfde begroot, met de hoop op Ons Huis. Als we niet in Ons Huis kunnen, kunnen we bijvoorbeeld de prijzen van de cantus omhoog doen en met bakken werken in de Pavo Cultuur Cultuur vraagt iets minder geld dan vorig jaar, want ze zijn van plan minder vaak gratis dingen weg te geven. EJW EJW krijgt nog subsidies voor het eerstejaarsweekend. Daarmee rekeninghoudend is hun begroting hetzelfde als vorig jaar. Ereleden Dit zijn de kosten die we hebben aan de ereleden voor het galabal. Festival Het festival wil wel groter worden, maar ze gaan sponsors en subsidies zoeken, vandaar dat de begroting hetzelfde blijft. GAK Het kerstfeestje heeft meer uitgaven, Alma is vorig jaar opgeslagen. De TD met NFK is positief begroot, want deze TD heeft de voorbije jaren wel winst gemaakt. Jaaractiviteiten De begroting voor de jaaractiviteiten blijft hetzelfde. Een campagnepuntje is wel de JV’s beter ondersteunen, en we verhogen dan ook het budget per persoon. Omdat het budget de vorige jaren nooit helemaal werd besteed, kunnen we dezelfde begroting houden. Kiescomit´ e Dat blijft hetzelfde. Dit geld is vooral subsdidies voor de ploegen. OWG Dit is het budget voor de gouden krijtjes, plan achterban en alle werkingskosten en is hetzelfde als vorig jaar. Preses De Preses zelf heeft geen uitgaven of inkomsten, onder preses begroten we echter de ouwzakkenreceptie waaraan we e100 uitgeven. De teambuilding komt ook bij preses. Dit zal op e100 neerkomen en is dus ongeveer twee euro per persoon. Schachtenmeester We begroten hetzelfde als vorig jaar. Sneeuwreis Hier wordt budget voorzien voor de GSM kosten, eventuele onvoorziene kosten en extra acties. We moeten zeker tegen Wally zeggen dat hij dit budget heeft. KAK KAK staat voor Kleine Activitieten. Dit valt meestal onder cultuur of GAK dus begroten we niet meer. Sport Sport heeft meer geld nodig, want het doet dit jaar extra activiteiten en daarbovenop komt ook nog de inkleding van het 24u loop standje. Het vat van de meirondjes zit er ook in, dat kan dan wel best gegeven worden. Op de 24u loop is het eten altijd heel goedkoop, we willen dat iets duurder maken en lopers meer belonen.
Bedrijvenrelaties PR gaat zorgen voor een hoger budget ondanks het feit dat het crisis is. PR is immers groter en gaat actief op zoek naar nieuwe bedrijven. De bedrijvendag leverde vorig jaar minder geld op, maar er zijn hier ook enkele dingen misgelopen en het was crisis.
CuDi We rekenen op dezelfde inkomsten als vorig jaar. 3
Fotoboek We begroten iets meer want er komen nu speciale acties.
Inschrijvingen De ledenprijs blijft e7. De uitgaven bij ereleden zijn voor het ereliddiner. De inkomsten bij de ereleden zijn hoger dan die van vorig jaar, want we hopen op meer ereleden. Bovendien is het bedrag voor een erelidkaart omhooggegaan.
Investeringen Dit is het bedrag dat we denken uit te zullen geven aan de investeringen besproken op de PV van donderdag 2 juli.
Marketing We houden hetzelfde bedrag als vorig jaar.
Redactie Redactie vraagt meer geld, want er zullen dikkere Winagenda’s zijn.
Secretariaat Hier komt de belkaart van PR bij, dit zal op een e150 uitkomen.
Vaste kosten Hier vallen de verzekeringen onder en de huur van de kelders. De afschrijvingen zijn allemaal gedaan.
Werkgroepen De werkgroepen draaien gewoon op nul. Vorig jaar was er budget voor de werkgroep rond het 24u loop standje.
Living De living draait op nul en wordt niet opgenomen in de begroting. pauze We hebben nog wat geld over met de huidige begroting. We doen daarom nog de volgende aanpassingen: • We nemen de investeringen wat ruimer. • Cultuur krijgt wat meer ademruimte met 50 euro extra. • Met het oog op de verdwijnende master Informatica, willen we wat geld sparen. Langs de ander kant zijn cantus en festival nog moeilijk in te schatten begrotingen en we willen beheerraad geen geld beloven dat we misschien niet kunnen geven. We bouwen daarom een buffer in voor cantus en festival door e1400 onvoorziene kosten te begroten. We zetten dat geld bewust bij onvoorziene kosten en niet bij festival en cantus zelf, zodat deze posten nog steeds naar hun begroting zullen streven.
4
Dan hebben we nog zeker e140 over.
Huishoudelijke Reglement We bespreken het Huishoudelijk Reglement, maar de wijzingen zijn nog niet goedgekeurd. Het Huishoudelijk Reglement met commentaar en mogelijke aanpassingen is te vinden in de bijlage bij dit verslag. Enkele opmerkingen zijn nog: • De JV’s weten over het algemeen niets van de jaarkassen. Het is de taak van de JV-mama dit goed door te communiceren, in bijvoorbeeld de JV-brief of in een winagenda. • Volgende jaar zijn er geen jaren meer, maar fasen. Dit kan problemen leveren met de jaarkas en de jaarverantwoordelijken. Dit moeten we zeker nog eens goed bekijken. • Bij de mailinglijst
[email protected] moet OWG bijstaan. Zij moeten ook het verslag krijgen. De vergadering wordt gesloten om 18.00u. Sanne Leenders (secretaris) De volgende vergadering gaat door op EJWeekend.
5
