Vergadering gemeenteraad 2006 Pre-adviesnr: 5 Agendapunt: Onderwerp: Verwerken van vaste activa. Middenbeemster, 9 januari 2007.
Aan de raad
> voorstel Wij stellen u voor: 1. een aantal dekkingsreserves vaste activa in 2006 in mindering te brengen op de boekwaarde van de betreffende vaste activa. 2. een aantal vaste activa in 2006 geheel af te schrijven.
> toelichting In dit verhaal komen 2 onderwerpen aan de orde: 1. Het hanteren van de bruto-methode bij vaste activa. 2. Het activeren van ‘onderhoudsuitgaven’. 1. Het hanteren van de bruto-methode bij vaste activa. Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) worden vaste activa onderscheiden in immateriële, materiële en financiële vaste activa. De immateriële en financiële vaste activa zijn voor het vervolg niet van belang. De materiële vaste activa worden weer onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (hierna respectievelijk economische activa en maatschappelijke activa). Investeringen hebben een economisch nut wanneer zij verhandelbaar zijn en/of wanneer ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Dus gebouwen, terreinen, vervoermiddelen zijn investeringen met een economisch nut. Dat geldt ook voor investeringen voor de reinigingsdienst en de riolering, want tegenover de lasten staan belastingontvangsten (afvalstoffenheffing en rioolrecht). Bij maatschappelijke activa moeten we denken aan investeringen voor wegen en straten, waterwegen, civiele kunstwerken (bruggen, tunnels, viaducten), groenvoorziening. Hieronder vallen ook investeringen voor straatnaamborden, openbare verlichting, verkeerslichten en maatregelen die verkeersveiligheid bevorderen. Het BBV bepaalt verder dat alle economische activa worden geactiveerd. Maatschappelijke activa kunnen worden geactiveerd. Uit de toelichting bij het BBV blijkt dat men er de voorkeur aan geeft, dat maatschappelijke activa niet worden geactiveerd. Dergelijke investeringen in de openbare ruimte mogen echter wel worden geactiveerd. De reden hiervoor is, dat het anders niet mogelijk zou zijn om bepaalde investeringen te doen (denk maar aan de aanleg van de randweg voor € 1.318.500). Verder is bepaald dat alle vaste activa voor het bedrag van de investering worden geactiveerd, maar … • Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen op de waardering in mindering worden gebracht. • Reserves mogen in mindering worden gebracht op maatschappelijke activa. • Alleen op maatschappelijke activa mag extra worden afgeschreven. De handelwijze met vaste activa c.q. investeringen is verder uitgewerkt in de Financiële verordening gemeente Beemster van 30 oktober 2003, en met name in artikel 10. Hierin staat in de eerste plaats: Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd (dus niet in een x-aantal jaren afgeschreven). Dit geldt voor economische activa én voor maatschappelijke activa. Verwerken van vaste activa
blz.1 van 6
NB. Deze uitgaven worden wel jaarlijks in de begroting verwerkt. Het gaat om jaarlijks gelijke bedragen en om incidentele uitgaven. De laatstgenoemde categorie vermelden wij afzonderlijk in de begroting, aan het einde van het overzicht van baten en lasten. Verder bepaalt de verordening dat aankoop en vervanging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie worden gebracht. Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden alleen in uitzonderingsgevallen geactiveerd. De uitzonderingen betreffen: • Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van wegen en straten met de hierbij behorende civiele kunstwerken, niet opgenomen in grondexploitaties. • Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van waterbouwkundige werken, verkeerslichtinstallaties en openbare verlichting. • Omvangrijke wegreconstructies in het kader van wijkverbetering of verkeersdoorstroming. Op basis van de voorganger van het BBV, de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 hanteren we in Beemster de bruto-methode bij de vaste activa. Dat wil zeggen dat bijdragen van derden of bestemmingsreserves niet in mindering worden gebracht op de verkrijgingsprijs. De investering staat in dit geval voor het volledige bedrag in de staat van vaste activa. In de staat van reserves is hiertegenover een ‘dekkingsreserve’ opgenomen. In de staat van vaste activa staat aangegeven welke kapitaallasten (rente en afschrijving) over de investering ten laste van de exploitatie komt. In de staat van reserves staat aangegeven welk bedrag aan de dekkingsreserve wordt onttrokken en wat de rente is over het saldo van de reserve. Deze bedragen komen als tegenhanger van de kapitaallasten ten gunste van de exploitatie. Uiteraard hanteren we hetzelfde rentepercentage en is de afschrijvingstermijn gelijk aan de onttrekkingstermijn. Een voorbeeld uit de begroting 2007: Boekwaarde Rente Afschrijving/ Boekwaarde 1-1 onttrekking 31-12 Staat van activa: Bouw de Blauwe Morgenster 904.500 66.029 33.500 871.000 Staat van reserves: Obs de Blauwe Morgenster - 475.200 - 34.690 - 17.600 - 457.600 Netto ten laste van exploitatie 429.300 31.339 15.900 413.400 Deze methode gebruiken we zowel bij de economische als bij de maatschappelijke activa. Voor wat de 2e categorie betreft stemt dit niet overeen met de verordening (zie hiervoor, de zin: Verder bepaalt de verordening ……). Wij stellen voor om de handelwijze met maatschappelijke activa in overeenstemming te brengen met de verordening met ingang van 2006. Dit gebeurt door het in mindering brengen van het saldo van de reserve op het saldo van de vaste activa. De verwerking hiervan nemen we op in de jaarrekening 2006. Concreet gaat het om de investeringen / dekkingsreserves die zijn opgenomen in de lijst Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, en de hiertegenover staande dekkingsreserves; Overzicht boekwaarde begin 2006. De lijst ligt voor u in de portefeuille ter inzage (Bijlage 1). Het gaat om investeringen voor herinrichting van wegen, restauratie van een brug, maatregelen ter bevordering van verkeersveiligheid en voor speelterreinen. De dekkingsreserves zijn veelal gevormd uit bijdragen van derden (het ROA en de Provincie) en verder uit bedragen die zijn onttrokken aan andere reserves. In het algemeen blijft er na het in mindering brengen van het saldo van de dekkingsreserve op de boekwaarde van de investering nog een restantboekwaarde staan. Dit restant wordt afgeschreven in de resterende looptijd. In een aantal gevallen zijn de boekwaarde van de investering en het saldo van de dekkingsreserve gelijk. Dan blijft er uiteraard geen restantboekwaarde over. Bij één onderwerp resteert nog een betrekkelijk geringe restantboekwaarde (< € 5.000). Dit betreft Aanleg speeltuintje Sonnevanck, restant € 400. Dit bedrag wordt in 2006 meteen geheel afgeschreven. Bij een ander onderwerp is het saldo van de reserve hoger dan de daar tegenover staande vaste activa, nl. Duurzaam veilig, deel B. Het gaat om een bedrag van € 9.600. Een aantal facturen voor het aanpassen van de 30km zone Purmerenderweg is ten laste van het krediet Herstraten /-asfalteren diverse wegen 2003 verantwoord. Het is dus logisch om het resterende bedrag van de boekwaarde van dit actief af te boeken. Verwerken van vaste activa
blz.2 van 6
Er zijn nog meer dekkingsreserves in de staat van reserves opgenomen. Dit zijn echter dekkingsreserves die staan tegenover economische activa. Overeenkomstig het BBV mogen alleen bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering in mindering worden gebracht. De dekkingsreserves zijn in sommige gevallen wel gevormd uit bijdragen van derden, maar deze staan niet in directe relatie met het actief. In andere gevallen zijn de reserves gevormd door onttrekking aan andere reserves. Verder is in de Financiële verordening alleen voor maatschappelijk activa de mogelijkheid geregeld om bedragen in mindering te brengen. Deze dekkingsreserves worden dus gehandhaafd. 2. Het activeren van ‘onderhoudsuitgaven’. In de “Analyse financieel toezicht” van de Provincie over de begroting 2006 is o.a. het volgende vermeld: De Commissie BBV 1 heeft een advies uitgebracht over het activeren van de kosten van (groot) onderhoud. Volgens de commissie kennen de voorschriften alleen investeringen met een economisch en een maatschappelijk nut. Onderhoud van gemeentelijke kapitaalgoederen valt in principe in geen van beide categorieën. Slechts in het geval waarin het bestaande actief een andere functionaliteit krijgt, kan de betreffende uitgaaf geactiveerd worden. De ‘oude’ boekwaarde, zo die er nog is, moet in dat geval wel in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht. Volgens de Provincie heeft Beemster onderhoudsuitgaven geactiveerd en gaat het om bedragen in de staat van activa tot totaal € 420.700 en in de staat van voorgenomen investeringen 2006 van € 706.000. De lijst met posten die de Provincie heeft gesignaleerd (Geactiveerde ‘onderhoudsuitgaven’) ligt in de portefeuille ter inzage (Bijlage 2). Hierbij zit een uittreksel uit de vragen en antwoorden van de commissie BBV die specifiek over deze onderwerpen gaan. Tot zover de mening van de Provincie. In het antwoord aan de Provincie is aangegeven dat we ons gaan beraden op de handelwijze met onderhoudsuitgaven. Overigens heeft de accountant bij de controle van de jaarrekeningen geen opmerkingen gewijd aan het eventueel onterecht activeren van onderhoudskosten. Aan de hand van preadviesnummer 110 van 17 november 1998, de ‘Notitie voorzieningen’, heeft de gemeenteraad een aantal besluiten genomen aangaande voorzieningen. Hierin is o.a. de instelling van onderhoudsvoorzieningen voor het cyclisch onderhoud aan openbare gebouwen opgenomen. In de notitie is over onderhoudsvoorzieningen o.a. het volgende geschreven: “Het onderhoud van een actief (bv. een gebouw) is veelal te scheiden in groot incidenteel onderhoud, periodiek ‘normaal’ meerjarig onderhoud en het jaarlijks terugkerend onderhoud. • Het groot incidenteel onderhoud heeft veelal het karakter van een renovatie en is dan duidelijk levensduur verlengend. Wanneer hier dus sprake van is, zal er activering plaatsvinden. Om inzicht te krijgen in de jaarlijkse kapitaallastenontwikkeling, verdient het aanbeveling bij de meerjarenraming een overzicht te maken dat o.a. inzicht verschaft in groot incidenteel onderhoud voor de komende jaren met de daarbij behorende kapitaallasten voor deze jaren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het herstraten/-asfalteren van wegen, vernieuwing /vervanging van de bestaande riolering of de renovatie van een gebouw. • Het periodieke ‘normale’ meerjarig onderhoud (cyclisch onderhoud) heeft meer een conserverend karakter en dient ter instandhouding van het actief gedurende de geplande gebruiksduur. Hierbij moet men denken aan het schilderen van een gebouw of het aanbrengen van een slijtlaag op het asfalt. Voor deze uitgaven kan een voorziening worden gevormd die strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren. • Met het jaarlijks terugkerend onderhoud (de zg. kortcyclische onderhoudskosten) wordt bedoeld de jaarlijkse preventieve onderhoudsactiviteiten voor de instandhouding van een gebouw. De raming van deze jaarlijkse onderhoudsuitgaven wordt in de exploitatiebegroting opgenomen. Hierbij moet men denken aan kleine reparaties en bijvoorbeeld de jaarlijkse onderhoudsbeurt van de cv- installatie.” Hoewel de Notitie voorzieningen in 1998 is verschenen en we inmiddels te maken hebben met het BBV uit 2003, is er geen reden om van de notitie af te wijken.
1
De Commissie BBV moet zorg dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Een onderdeel hiervan is het beantwoorden van vragen van provincies en gemeenten. Het advies waar de Provincie over spreekt is in de beantwoording van vragen opgenomen. Verwerken van vaste activa blz.3 van 6
In punt 1 is de Financiële verordening gemeente Beemster al genoemd. Wij citeren nogmaals een deel van artikel 10, 6e lid van de verordening: “Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte worden alleen in uitzonderingsgevallen geactiveerd. De uitzonderingen betreffen: • Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van wegen en straten met de hierbij behorende civiele kunstwerken, niet opgenomen in grondexploitaties. • Eerste aanleg, vervanging of groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend) van waterbouwkundige werken, verkeerslichtinstallaties en openbare verlichting. • Omvangrijke wegreconstructies in het kader van wijkverbetering of verkeersdoorstroming.” Uiteraard zijn wij verplicht om het BBV te volgen. Toch moeten we daarbij ook de bepalingen van de eigen financiële verordening in het oog houden. En op basis van de financiële verordening is het wel mogelijk om bepaalde onderhoudsuitgaven te activeren. Het moet dan echter wel gaan om groot incidenteel onderhoud (levensduur verlengend). Verder zal uit de omschrijving van de investering wel eens kunnen worden afgeleid dat het om onderhoud gaat, terwijl eigenlijk sprake is van vervanging. In het onderstaande overzicht geven wij aan of de investeringen die de Provincie vermeldt gezien moeten worden als echte onderhoudsuitgaven, of dat deze onder artikel 10, 6e lid van de verordening vallen. Nog een noot hierbij: het is natuurlijk verleidelijk om een investering met een restantboekwaarde van minder dan € 20.000 maar af te schrijven en een investering met een boekwaarde van meer dan € 50.000 te handhaven. Dat mag echter niet het uitgangspunt zijn. Het gaat om de aard van de investering. Dat neemt niet weg, dat in sommige gevallen voor een praktische oplossing is gekozen. Investering Staat van activa. Groot onderhoud brug Purmerenderweg/Zuidersloot Baggerwerk ZOB fase I Baggerwerk klasse III ZOB en WB Baggerwerk Middenbeemster NO Beschoeiing Middenweg 126 – 140 Beschoeiing Middenbeemster Zuidwest Renovatie ijsclubkantine
Kappen en herplanten bomen Rijperweg Planmatig beheer openbaar groen 2001 Planmatig beheer openbaar groen 2002 Groot onderhoud Prins Mauritsstraat 4/6 Idem Middenweg 141/143 Idem Rijperweg 81 Idem Rijperweg 108/110/111 Aanpassen 30-km zone Oostdijk
Verwerken van vaste activa
Wat te doen Gezien de aard van de werkzaamheden (het slaan van nieuwe heipalen, een nieuwe keerwand van beton storten en het aanbrengen van nieuwe fundatiejukken) gaat het om levensduur verlengend onderhoud. Dus: activering handhaven. Volgens de Commissie BBV valt baggerwerk te vergelijken met straatvegen, ook periodiek baggeren. In dat geval is activeren niet mogelijk. Deze activiteiten kunnen ook moeilijk worden gezien als levensduur verlengend onderhoud. Dus: de restantboekwaarde moet geheel worden afgeschreven. Ervan uitgaande, dat de aanwezige beschoeiing is vervangen, valt dit onder artikel 10, 6e lid. Dus: activering handhaven. Het gaat in dit geval om een economisch actief. Dit project bestond uit een aantal onderdelen. O.a. is renovatie van het gebouw, aansluiting op de riolering en vervanging van de verlichting hierin opgenomen. Wat kleinere onderdelen zoals het aanbrengen van een vlotterconstructie op de pomp en het verwijderen van bomen om de ijsbaan kunnen wel als onderhoud worden beschouwd. Het voert echter wel heel ver om deze investering nu nog te gaan uitsplitsen; in 2009 vervalt de laatste afschrijving. Dus: activering handhaven. Vanaf 2003 wordt het planmatig beheer van het openbaar groen direct op de exploitatie geraamd en verantwoord. Deze activiteit valt ook niet onder artikel 10, 6e lid van de verordening te plaatsen. Dus: de restantboekwaarde moet geheel worden afgeschreven. In de eerste plaats gaat het hier om economisch activa. Hoewel artikel 10, 6e lid niet gaat over economische activa, kan in het verlengde hiervan ook bij dergelijke activa worden gesproken over levensduur verlengend onderhoud. Daarvan is volgens ons hierbij sprake. Dus: activering handhaven. De Provincie geeft hierbij aan dat deze investering ten onrechte is geactiveerd, omdat het bedrag beneden de € 10.000 blijft. Deze opmerking is terecht. blz.4 van 6
Investering
Wat te doen Overigens is deze investering al behandeld bij punt 1. De investering wordt weggestreept tegenover een dekkingsreserve. Staat van voorgenomen investeringen: Planmatig beheer wegen In de staat van activa zijn dergelijke investeringen aangeduid als herstraten/ herasfalteren van wegen. Hierover maakt de Provincie geen opmerking. Wij gaan ervan uit, dat de opmerking is gemaakt omdat beheer als een synoniem van onderhoud wordt gezien. In feite gaat het hier om herstraten en herasfalteren en dat zien wij als levensduur verlengend onderhoud. Dat mag op basis van de verordening worden geactiveerd. Dus: activering handhaven. Planmatig beheer kunstwerken Deze post is vanaf 2006 opgenomen. Uit de aangeleverde stukken valt (bruggen) niet af te leiden of het inderdaad om levensduur verlengend onderhoud gaat. Volgens tussentijdse berichten van de TDBZ komt dit werk pas in 2007 aan de orde. Op dat tijdstip nog eens beoordelen. Planmatig onderhoud Als bij de onderdelen beschoeiingen onder de staat van activa gaan wij beschoeiingen ervan uit, dat het gaat om vervanging. In dat geval is activering toegestaan. Dus: activering handhaven. Planmatig onderhoud Zoals bij dit onderdeel in de staat van activa zal sprake zijn van waterlopen baggerwerk. Dit mag dus niet geactiveerd worden. Dus: niet activeren Vervangen kozijnen de Blauwe Het gaat hier om een economisch actief. Het vervangen van de kozijnen is Morgenster te zien als renovatie (bij de bouw van de school is gekozen voor een verkeerde [slechte] houtsoort). Volgens artikel 10, 4e lid van de verordening geldt voor renovatie /restauratie /aankoop een afschrijvingstermijn van 25 jaar. De afschrijvingstermijn moet dan ook teruggebracht worden tot 25 jaar. Dus: activering handhaven, maar in 25 jaar afschrijven. Overigens: de uitvoering komt pas in 2007. Planmatig onderhoud riolering In de staat van activa zijn dergelijke investeringen aangeduid als vervanging/ renovatie riolering. Hierover maakt de Provincie geen opmerking. Hier wordt echter specifiek over onderhoud gesproken. In feite gaat het hier om vervangen en renovatie van riolering. Ook hier geldt het vierde lid van artikel 10 van de verordening (want investeringen voor de riolering zijn economische activa). De afschrijvingstermijn is aangegeven in het GRP (20 jaar). Dus: activering handhaven. Buiten de onderwerpen die de Provincie heeft aangegeven, hebben we de staat van activa bij de begroting 2006 nog eens met een kritische blik doorgelopen om te zien of er investeringen in staan, die eigenlijk als ‘normaal’ onderhoud moeten worden beschouwd. Inderdaad zijn we wat investeringen tegengekomen die als onderhoud moeten worden gezien en wel de volgende: Investering Wat te doen Deze projecten zijn uitgevoerd in 2000 t.m. 2003. Na 2003 zijn dergelijke Veiligheid speeltoestellen 2000 Boekwaarde 1-1-2006: 5.500 projecten niet meer geactiveerd, maar direct ten laste van de exploitatie verantwoord, en eventueel ten laste van reserves gebracht. Veelal zal bij dergelijke projecten sprake zijn van onderhoudswerk. Er zal zo nu en dan Veiligheid speeltoestellen 2001 ook wel speeltuig zijn vervangen, maar splitsing van de investering gaat Boekwaarde 1-1-2006: 7.700 wel heel ver (en je krijgt dan al snel te maken met activa van minder dan € 10.000). Voorstel is om deze investeringen geheel af te schrijven. Omdat het om maatschappelijke activa gaat, is dit toegestaan. Bij het doornemen van de (14 delen) vragen en antwoorden van de Commissie BBV kwamen we ook een vraag tegen die gaat over bodemsaneringskosten. Vraag was of deze kosten mogen worden geactiveerd en zo ja, welke afschrijvingstermijn hier geldt. Antwoord in het kort: Volgens de Commissie gaat het hier niet om economische of maatschappelijke activa. Kosten van bodemsanering moeten behandeld worden als een verlies in het jaar van uitvoering. Verwerken van vaste activa
blz.5 van 6
In de staat van activa 2006 is opgenomen Sanering verontreiniging Rijperweg, boekwaarde 1-1-2006 € 12.000. Het gaat concreet om de sanering van grond, waar ooit een benzinestation was gevestigd. Gezien het antwoord van de Commissie BBV op de betreffende vraag moeten we deze boekwaarde geheel afschrijven. Wij stellen u voor de volledige afschrijving van de genoemde onderhoudsinvesteringen te verwerken in de jaarrekening 2006. Op de financiële consequenties daarvan komen we terug onder de kop Financiële consequenties.
> juridische consequenties Enerzijds gaan we er niet van uit dat de besluiten juridische consequenties hebben. Anderzijds zijn wij wel van oordeel, dat deze besluiten de rechtmatigheid bevorderen. Immers, we houden ons beter aan de regels.
> financiële consequenties Wij stellen u voor de genoemde handelingen te verwerken in de jaarrekening 2006. Er zijn in 2006 dus zeker nadelige financiële consequenties, en wel de volgende: • Punt 1 heeft tot gevolg dat dekkingsreserves worden weggestreept tegen vaste activa. Dat heeft geen consequenties. Alleen het afschrijven van de restantboekwaarde van € 400 van Aanleg speeltuintje Sonnevanck is niet voorzien. • Punt 2 heeft tot gevolg dat de kapitaallasten € 88.781 hoger zijn dan geraamd. Het één en ander is af te lezen in de lijst Investeringen in de staat van activa, die als onderhoudsinvesteringen worden beschouwd. Deze lijst ligt eveneens voor u in de portefeuille ter inzage (Bijlage 3). • Bovendien moeten de uitgaven die in 2006 worden gedaan voor Baggerwerk Middenbeemster NO en Planmatig onderhoud waterlopen in één keer ten laste van de exploitatie komen. Naar de stand van eind december 2006 gaat het om ongeveer € 68.000. • Het totaal is ongeveer € 157.000. Het feit, dat dit bedrag praktisch overeenkomt met het geprognosticeerde overschot van 2006 volgens de Turap (€ 161.000) berust op toeval. In ieder geval zijn er gezien de huidige stand van zaken voldoende dekkingsmiddelen aanwezig. De genoemde handelingen hebben ook financiële consequenties voor 2007. Enerzijds is er een voordeel omdat een aantal vaste activa niet meer voorkomt in 2007. We hoeven dus geen rekening te houden met kapitaallasten. Dit voordeel is berekend op € 51.968. Anderzijds ontstaat er ook een nadeel. In de staat van voorgenomen investeringen 2007 staat o.a. Planmatig onderhoud waterlopen € 58.800. Gezien de uitgangspunten in het voorgaande moet dit bedrag echter niet worden geactiveerd, maar in 2007 ten laste van de exploitatie komen. Per saldo ontstaat er dus een nadeel van € 6.832 in 2007. Hiervoor zijn nog geen dekkingsmiddelen aanwezig. We kunnen ernaar streven de uitgaven voor baggerwerk (planmatig onderhoud waterlopen) te beperken tot ongeveer € 52.000. In dat geval is de zaak weer in evenwicht.
Burgemeester en wethouders van Beemster, de burgemeester, de secretaris,
H.N.G. Brinkman.
Verwerken van vaste activa
E. Kroese-Vrolijks.
blz.6 van 6
