DB-vergadering 26-03-2013
Agendapunt 5
Onderwerp Evaluatie digitaal vergaderen DB Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Stafunit Algemene Dienst Bestuursprogramma Niet van toepassing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Algemeen bestuur
26 maart 2013 9 april 2013 -
Voorstel 1. in principe besluiten om over te gaan op digitale in plaats van papieren vergaderstukken voor het AB en hiervoor de benodigde tablets en software ten behoeve van de verspreiding van de vergaderstukken aan te kopen; 2. ter zake het advies inwinnen van de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden.
Toelichting Sinds begin 2012 vergadert het Managementoverleg digitaal. Aanvankelijk bij wijze van proef en vooruitlopend op invoering van digitaal vergaderen voor het DB. Sinds september 2012 vergadert ook het DB digitaal. Aangezien ook vanuit de commissies en het AB al meerdere malen is gevraagd om over te stappen op digitale vergaderstukken, wordt in deze notitie nader ingegaan op de ervaringen met digitaal vergaderen. Dit enerzijds vanuit het perspectief van de organisatie en anderzijds het perspectief van de gebruiker.
130437/WIJ
1/3
Hierdoor wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden om, voor eigen rekening, applicaties (apps) te installeren of een 3G-abonnement af te sluiten ten behoeve van overig (privé) gebruik. Bij beëindiging van het AB-lidmaatschap kan de tablet naar keuze van de gebruiker hétzij worden overgenomen voor de boekwaarde (afschrijvingstermijn is 5 jaar), hetzij worden ingeleverd. Beoogd effect Door over te stappen op digitale vergaderstukken is het mogelijk vergaderstukken eenvoudiger en sneller en dus efficiënter te distribueren. Het papierverbruik zal aanzienlijk verminderen en print- en bezorgkosten worden aanzienlijk gereduceerd. Duurzaamheid Digitaal werken draagt bij aan duurzaamheid. Risico's Indien de wil om digitaal te vergaderen niet aanwezig is, zal de investering uiteindelijk weinig zinvol zijn. De gebruikers moeten openstaan voor een andere manier van werken. Financiële consequenties Voor het realiseren van digitaal vergaderen voor de commissies en het AB, zullen 23 tablets moeten worden aangeschaft. Hiervoor is een eenmalige investering noodzakelijk van € 22.000,-. De jaarlijkse exploitatiekosten bedragen € 3.500,- (onderhoud software). Deze kosten kunnen op basis van de huidige inzichten worden gedekt uit de exploitatie (onderhoud aankoop hardware/software). De secretaris/directeur,
ing. J.M.G. In den Kleef
130437/WIJ
3/3
DB-vergadering 26-03-2013 Agendapunt: CABA
#
Sittard, AAN DE COMMISSIE ALGEMEEN BESTUURLIJKE AANGELEGENHEDEN Onderwerp: Evaluatie digitaal vergaderen DB
Toelichting Sinds begin 2012 vergadert het Managementoverleg digitaal. Aanvankelijk bij wijze van proef en vooruitlopend op invoering van digitaal vergaderen voor het DB. Sinds september 2012 vergadert ook het DB digitaal. Aangezien ook vanuit de commissies en het AB al meerdere malen is gevraagd om over te stappen op digitale vergaderstukken, wordt in deze notitie nader ingegaan op de ervaringen met digitaal vergaderen. Dit enerzijds vanuit het perspectief van de organisatie en anderzijds het perspectief van de gebruiker. De organisatie Vanuit het perspectief van de organisatie biedt digitaal vergaderen vele voordelen: De vergadertool van NotuBiz is gebruiksvriendelijk. Agenda’s zijn vrij eenvoudig aan te maken en stukken zijn eenvoudig aan de agenda te linken; na een druk op de knop zijn de stukken veelal binnen een uur bij de gebruikers. Ook na ‘verzending’ van de stukken kunnen agendapunten en bijbehorende documenten aan de vergadering worden toegevoegd. Ook kunnen documenten worden vervangen door bijvoorbeeld een nieuwere versie. Een mailtje aan de gebruikers dat er een nieuw agendapunt is toegevoegd of dat er een document is vervangen, volstaat. Reproductie van stukken is niet langer nodig. Postbezorging is niet meer nodig. Reeds gedownloade stukken kunnen overal en op elk gewenst moment worden geraadpleegd zonder internetverbinding. Vanuit het perspectief van de organisatie zijn er nauwelijks nadelen. Met name in de beginfase wordt er door de gebruikers veelvuldig een beroep gedaan op de organisatie omdat men bijvoorbeeld stukken niet krijgt gedownload. De indruk bestaat echter, dat dit minder wordt naarmate men langer van de vergadertool gebruik maakt. Verder moet onder ogen worden gezien dat we te maken hebben met een stuk techniek/ elektronica. Onvoorziene storingen/haperingen kunnen altijd optreden, doch zijn veelal van korte duur.
130438/WIJ
1/3
Graag vernemen wij uw advies ter zake. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur,
de voorzitter,
ing. J.M.G. In den Kleef
dr. J.J. Schrijen
130438/WIJ
3/3
