Vaste activa RIZA versie 2

Vaste activa RIZA versie 2

Rijksinstituut voor Integraal Zoetwaterbeheer en Afvalwaterbehandeling (RIZA) Werkdocument 91.170X Lelystad, 1 oktober 1991

PROCEDURE "VASTE ACTIVA RIZA". versie 2

INHOUDSOPGAVE

pagina ONDERDEEL1

1.

INLEIDING

1

2. 3.

TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN STATUS, TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE COORDINATIEGROEP VASTE ACTIVA (COVA)

3 4

BESTELLING EN ONTVANGST VAN VASTE ACTIVA

5

4.

4.1 Bcstellen van vastc activa 4.2 Ontvangst van door dcrden gclcvcrde goedcrcn

5.

ADMINISTRATE EN BEWAKING 5.1 5.2 5.3 5.4

9

Aministratic van vaste activa Verantwoordelijken en contacten in de organisatie Het coderen van vaste activa De aanwezigheidscontrole

5.5 Richtlijnen registratie vaste activa automatisering (VAA) 6.

PROCEDURE BUITEN GEBRUIK STELLEN VAN VASTE ACTIVA

12

6.1 Inleiding 6.2 Inruil 6.3 Overdracht aan de Dicnst der Domeinen 6.4 Overdracht aan een andere dienst 6.5 Diefstal

7.

PROCEDURE VOOR HET VERPLAATSEN OF BUITENGEBRUIKSTELLEN VAN VASTE ACTIVA BINNEN HET RIZA

15

7.1 Inleiding 7.2 Het verplaatsen van vastc activa binncn het RIZA 7.3 Builen gebruik stellen binnen het RIZA

8.

PROCEDURE VOOR HET TOEVOEGEN/AFVOEREN VAN SAMENGESTELDE ONDERDELEN VAN VASTE ACTIVA

ONDERDEEL 2 De procedure "Vaste activa RIZA" in schemavorm en een toelichting per onderdeel ONDERDEEL 3 In de procedure voorgeschreven formulieren. Vane activa RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

17

ONDERDEEL 1 DE HANDLEIDING PROCEDURE "VASTE ACTIVA RIZA" versie 2

papna 1

Hoofdstuk 1 Inleiding

Het RIZA investeert jaarlijks in apparatuur (ook wel duurzame hulpmiddelen en vaste activa genoemd) voor een bedrag in de grootte van fl 5.000.000,-. De totale vervangingswaarde van de activa die aanwezig is bij de dienst is geTnventariseerd op circa 30 miljoen gulden. Een goed beheer van vaste activa heeft een belangrijke meerwaarde voor de dienst. Daarbij valt te denken aan een betere dienstverlening, een vastlegging van de verantwoordelijkheden voor het beheer van vaste activa, inzicht in (rest-)waarden en tijdstippen van vervanging. Tevens bestaat de mogelijkheid tot het maken van een investeringsplan (en te voorziene investeringen); inzicht wordt gegeven omtrent eventuele in het geding zijnde vaste activa bij afstoting van taken. Tevens geeft een goede registratie gegevens voor het opmaken van meerjarenramingen (functieplannen). Er kan concreet worden gehandeld bij vervangingskwesties t.a.v. modernisering (de registratie geeft de economische waarde weer). Een werkelijke kostprijs kan worden bepaald bij de doorberekening van kosten aan derden. En het belangrijkste aspect voor het RIZA is dat de registratie de basis vormt voor het management-contract (tenminste bij de aanschaf van vaste activa). De accountantsdienst stelt een goede registratie van activa als voorwaarde voor het afgeven van een 'goedkeurende verklaring'. Deze 'goedkeurende verklaring' is voor het RIZA van groot belang omdat daarmee wordt aangegeven dat het RIZA op een juiste en inzichtelijke wijze omgaat met gemeenschapsgelden. Een vaste activa administrate dient op een dusdanige wijze te worden gevoerd, dat er sprake is van een voldoende betrouwbaar, effectief en efficient systeem. De aanschrijving FBV 44473, d.d. 14 november 1989 geeft hiervoor een aantal handvatten. Het beheer van de administrate moet worden geregeld, de bevoegdheden moeten worden vastgelegd, duidelijkheid omtrent het begrip "vaste activa" moet worden gegeven en de administratieve organisatie rondom de vaste activa administratie dient zodanig te zijn dat alle mutaties in het activabestand (o.a. aanschaf, vervanging, afstoting) juist en volledig verwerkt worden in de activa-administratie. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de vaste activa op zijn/haar afdeling, hij/zij kan natuurlijk d.m.v. delegatie deze taak bij iemand anders neerleggen. Een vereiste is om per afdeling een eigen dossier/administratie te voeren van de vaste activa op de afdeling (bijv. een ordner met kopieen van de aan de centrale administratie verstrekte formulieren). De vaste activa binnen RIZA bestaat voornamelijk uit laboratoriumapparatuur. meetinstrumenten en automatiseringsapparatuur en -software fvoor automatiserinp: zie 5.5 Richtlijnen registratie vaste activa automatiseringV Vasu activa RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

pagina 2

By het RIZA wordt onder het begrip "vaste activa" verstaan: - apparatuur, inventaris en gebouwen met een levensduur van meer dan een jaar, een aanschafwaarde, incl. BTW, van ten minste fl 5.000,-; - apparatuur die aangemerkt wordt als *begerenswaardig' met een aanschafwaarde, incl. BTW, van minder dan fl. 5.000,= met als ondergrens fl. 250,= (bijvoorbeeld computers, printers, software, kleurenschermen e.d.). We spreken van begerenswaardig wanneer er een aanzienlijke kans aanwezig is op ontvreemding; - Tot vaste activa worden ook apparaten gerekend die definitief deel uitmaken van een functioned samenstelling die aan bovengenoemde criteria voldoen (samengestelde apparaten). Twee onderdelen binnen het RIZA houden zich bezig met de ontvangst en de distribute van de vaste activa: het magazijn (vaste activa, zijnde niet automatisering) en IOI (vaste activa automatisering). Aangezien het beheer van vaste activa feitelijk ligt bij een groot aantal afdelingen/medewerkers van de dienst, wordt het noodzakelijk geacht brede bekendheid te geven aan de wijze waarop activa-beheer gevoerd moet worden, en welke procedures daarbij dienen te worden nageleefd. Omdat de vaste activa in principe dienstbreed (voor de diverse projecten) inzetbaar zijn moet de lijnorganisatie het beheer hiervan op zich nemen. Het afdelingshoofd fungeert hierbij als verantwoordelijke voor een betrouwbare administratie van de vaste activa. Hij/zij is in staat d.m.v. het stavenoverleg de daaruit voortvloeiende knelpunten in te brengen in het DT-overleg en bepaalde zaken dienstbreed aan te kaarten. Door het grote aantal gebruikers en beheerders van de vaste activa is het noodzakelijk een centrale administratie te voeren en de vastgestelde procedures op te volgen. De centrale administratie bevindt zich bij de financiele administratie (BXFA). Deze verstrekt twee maal per jaar inventarisoverzichten en indien van toepassing de mutatieverslagen per afdeling aan de afdelingshoofden. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor terugkoppeling van de gegevens betrefTende de vaste activa (retour van aangepaste overzichten, mutatieverslagen en verstrekking van de noodzakelijke formulieren bij inruil, diefstal, e.d.) aan BXFA.

Deze tweede versie van de Vaste Activa procedure heeft als doel het opnieuw onder de aandacht brengen van de procedure (mede door de invoering van FAIS en de controller-organisatie). Enkele aanpassingen zijn aangebracht in de procedure. Deze aanpassingen zijn het gevolg van wensen van de beheerders en de gebruikers van de administratie van vaste activa. Versie 1 van deze procedure is 26 maart 1990 verstrekt aan alle belanghebbenden en is door middel van deze notitie buiten werking gesteld.

Vaste activa RIZA, versie 2, 1 olaober 1991

pagina 3

Hoofdstuk 2 Toekomstige ontwikkelingen

De vaste activa administratie via het "Piramide"-programma blijkt met voor alle gebruikers van deze administratie voldoende mogelijkheden te bieden. Op een aantal plaatsen in de organisatie heeft dit geleid tot sub-administraties. Wei is altijd de centrale administratie het uitgangspunt (d.m.v. overzichten uit Piramide). Doordat het FAIS een goede mogelijkheid heeft een vaste activa administratie te voeren is binnen het RIZA de beslissing genomen op korte termijn (begin 1992) de administratie in Piramide over te brengen op het FAIS. Het FAIS heeft een aantal mogelijkheden welke de sub-administraties overbodig zullen maken. Om straks in het FAIS eveneens een betrouwbare registratie te bewerkstelligen is het noodzakelijk de registratie in Piramide bij te houden en te optimaliseren. Voordelen van de FAIS-module zijn: -aansluiting op het FAIS betekent een koppeling met de andere modules in het FAIS; -via het sternet (decentrale FAIS-terminals) kan de registratie op meerdere plaatsen worden ingezien; -uitlijstingen kunnen decentraal worden opgeroepen; -helpdesk aanwezig; -voldoende computercapaciteit aanwezig, dus snel handelen is mogelijk; -opleidingen FAIS zorgen voor kennis van het systeem bij meerdere personen; -het systeem is multi-user, zodat registratie en calculatie-activiteiten (bijv. bij afschrijvingsvraagstukken) gescheiden kunnen worden uitgevoerd; -uitgebreide sorteermogelijkheden; -overzetten van bestanden vanuit het FAIS naar andere systemen (bijv. dBase). Zaken welke naast de centrale administratie van de vaste activa zijn gewenst: -een directe koppeling met een administratie voor onderhoudscontracten; -het verrichten van bedrijfseconomische calculaties, zoals investeringsvraagstukken, •afschrijvingstechnieken, vervangingscalculaties, herwaarderingen en aanpassingen levensduur; -onderscheid economische staat (efficiency), technische staat van het vaste activum en de wetenschappelijke functie van het vaste actrvum; -beheersing van kosten bij renovaties en onderhoud;

Momenteel zijn acties gaande om alle aanwezige software te inventariseren en alle onderhoudscontracten in kaart te brengen. Vooral het in kaart brengen van de onderhoudscontracten is erg belangrijk voor de volledigheid van de verplichtingen, aangegaan door het RIZA (deze volledigheid is vereist voordat met het FAIS kan worden gestart).

Vaste activa RIZA, versu 2, 1 obober 1991

pagina 4

noofdstuk 3 Status, taken, verantwoordelykheden en bevoegdheden van de coordinaticgroep vaste activa (COVA)

Om de vele ontwikkelingen die zich afspelen rondom vaste activa is de COVA ingesteld. Voorbeelden van deze ontwikkelingen zijn het opstellen van investeringsplannen voor vaste activa (labaratoriumapparatuur, hard- en software, apparatuur op de meetstations), de invoering van FAIS en de daarmee gepaard gaande conversie van Piramide Activa naar de FAIS-module activa, een verdere verfijning van de administratieve organisatie rondom vaste activa, de invoering van de UCA-procedure en de inventarisatie en op handen zijnde dienstbrede registratie van onderhoudscontracten. Mede gezien het tijdelijk karakter van genoemde ontwikkelingen zal de groep fungeren als een coordinatiegroep welke de ontwikkelingen onderling op elkaar afstemt en zorgdraagt voor een inbedding van deze ontwikkelingen in de bestaande organisatie. Daarnaast adviseert de COVA over de wijze waarop nieuwe elementen in de organisatie kunnen worden gei'mplementeerd. Naast de hierboven aangegeven ontwikkelingen komen aspecten als herwaardering, doorberekening van kosten aan derden, optimalisatie van de vaste activa administratie, het opnemen van vaste activa in het management contract, etc. in de COVA aan de orde komen. De feitelijke uitvoering van deze aspecten vindt plaats in de daarvoor bestemde organisatie-onderdelen, maar de afstemming van deze zaken vindt plaats in de COVA Bij elk aspect wordt bekeken in hoeverre hiervoor reeds bestaande instrumentaria aanwezig zijn (hoofdprojectplannen van LAB* en AUT*, de onderafdelingen contractzaken en kostprijszaken, etc.) alvorens nieuwe instrumentaria hiertoe zullen worden opgezet. De COVA is samengesteld uit de verschillende belangen- en gebruikersgroepen binnen de dienst. De samenstelling is: -de afdeling economie en bedrijfskunde -hoofd BXE, Haakmeester (voorzdtter) -kostprijszaken, Heijnemans -administratieve organisatie, Stijf; -de afdeling financien en overeenkomsten, Hoogendoorn; -decentraal bedrijfskundig medewerker, Andringa; -laboratoria, Barreveld; -automatisering IOI, Dijkgraaf; -overige hoofdafdelingen, 1 lid hoofdafdeling AO, Doef; -inkoop en centrale goederenontvangst, van der .Schoor. Als informatiebron voor de COVA fungeren de vaste activa administratie en het dossier "Vaste activa RIZA". Op termijn (na de implementatie van de procedure vaste activa RIZA en de afstemming van de diverse zaken) zal de COVA worden opgeheven en een aan te stellen coordinator vaste activa wordt dan verantwoordelijk voor het hierboven geschetste omtrent vaste activa. Dit coordinatorschap kan ook als (deel)taak aan een (onder)afdeling worden toebedeeld. Vaste activa RIZA, versie 2, 1 ohober 1991

pagina 5

Hoofdstuk 4 Bestelling en ontvangst van vaste activa

4.1 Bestellen van vaste activa De aanschaf van vaste activa (trouwens ook de inruil, vervanging, renovatie, groot onderhoud en buitengebruikstelling) is vaak een zaak welke de gehele (onder)afdeling en/of de gehele hoofdafdeling aangaat. De diverse beslissingen moeten dan ook op een betrekkelijk hoog niveau binnen de organisatie (bijv. de stafvergaderingen) kritisch worden gevolgd en eventueel met de budgethouder worden doorgesproken. De bestelling van vaste activa is op twee manieren mogelijk: 1) Bij een aanschaf beneden fl. 50.000,= (incl. btw) moet de procedure opdrachtbonnen worden gevolgd; 2) Indien het een aanschaf boven de fl. 50.000,= betreft is de UCA-procedure van toepassing (bestelling d.m.v. een contract).

Bestelling van vaste activa via de procedure opdrachtbonnen De aanvrager vult het interne bestelformulier in en de directe chef (voor accoord) en de aanvrager paraferen het formulier. De budgethouder ondertekent na controle op juiste en volledige invulling het interne bestelformulier. Vaste activa mag nooit tezamen met andere activa op 66n formulier worden besteld. De budgethouder geeft op het formulier duidelijk aan: -de term "vaste activa" of "vaste activa automatisering" in rood; -de werkplanpost; -het grootboekrekeningnummer (05...); -het registratienummer van het moederapparaat als het een definitieve toevoeging betreft (bij deelbestellingen, zie hoofdstuk 8); -het registratienummer van het oude vaste activum indien de aanschaf het gevolg is van een vervanging. Het interne bestelformulier wordt door de aanvrager naar Inkoop (BXIII) gezonden. Inkoop beoordeelt de aanvraag en schakelt financieel beheer (BXFB) in wanneer er niet sprake is van een jaarkrediet. Tevens net Inkoop en BXFB (bij niet-jaarkredieten) toe dat IOI wordt ingeschakeld als de aanschaf automatiseringsapparatuur en software betreft. Inkoop vervaardigt, nadat aan alle voorwaarden is voldaan, d.m.v. een dBasetoepassing een extern bestelformulier (in viervoud) met als basis het interne bestelformulier. De verdere gang van zaken is: -Inkoop verstuurt aan de leverancier het externe bestelformulier in tweevoud. -De centrale goederenontvangst (BXIH/magazijn) wordt door Inkoop in kennis gesteld van de te ontvangen activa d.m.v. de verstrekking van een kopie van het externe bestelformulier. -Het laatste exemplaar wordt door Inkoop op de eigen afdeling gearchiveerd in het dossier bestellingen. -Periodiek verstrekt Inkoop vanuit de dBase-toepassing een uitvoerverslag aan BXFB voor het vastleggen van de aangegane verplichtingen. Vaste activa RIZA, versie 2, I oktober 1991

pagina 6

Bestelling van vaste activa via de UCA-procedure RIZA Indien het vaste activum via een contract wordt besteld is het noodzakelijk de UCAprocedure RIZA te volgen. Op de aantekeningenlijst, het geleidebiljet en de contractinformatie moet duidelijk worden aangegeven door de projectbegeleider dat er sprake is van vaste activa. Op de aantekeningenlijst moeten in rood door de projectbegeleider worden vermeld: -de term "vaste activa" of "vaste activa automatisering" in rood; -de werkplanpost; -het grootboekrekeningnummer (05...); -het registratienummer van het moederapparaat als het een definitieve toevoeging betreft (bij deelbestellingen, zie hoofdstuk 8); -het registratienummer van het oude vaste activum indien de aanschaf het gevolg is van een vervanging. De projectbegeleider verstuurt alle informatie naar de onderafdeling Contractzaken en Contractzaken schakelt IOI in als de aanschaf vaste activa automatisering betreft. Wanneer het definitieve contract door alle partijen is ondertekend maakt Contractzaken een ontvangstformulier UCA (Vaste activa 05) op in tweevoud. Dit formulier wordt hierna verstrekt aan de centrale goederenontvangst/ decentraal vestigingscoordinator en aan de vaste activa administratie.

De rol van IOI Indien de bestelling automatiseringsapparatuur en/of software (automatiseringsactiva) betreft is het vereist dat IOI zijn goedkeuring geeft over de aanschaf van de apparatuur. Daarbij dient de interne bestelbon/contractinformatie eerst ter goedkeuring naar IOI gestuurd te worden. Deze afdeling voegt gegevens omtrent prijs, leverancier, etc toe en ziet toe op naleving van standaarden m.b.t. automatisering. IOI geeft eventueel advies (t.a.v. offerte-aanvraag, bedrijven- en apparatuurkennis) en verstrekt het volledige pakket aan Inkoop of aan Contractzaken.

Vaste acth-a RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

pagina 7

4.2 Ontvangst van door derden geleverde vaste activa

De centrale goederenontvangst is het onderdeel van de organisatie dat verantwoordelijk is voor het in ontvangst nemen van vaste activa. De magazijnbeheerder tekent namens de centrale goederenontvangst de vrachtbrief en beoordeelt aan de hand van de pakbon de levering (i.o.m. de aanvrager). Hij/zij archiveert een afschrift van de brief in de ordner in het magazijn. De centrale goederenontvangst neemt altijd de goederen in ontvangst en hanteert ter verificatie de vrachtbrief, de pakbon, de externe bestelformulieren en de ontvangstformulieren U C A Het vervolgtraject hangt af van de soort van vaste activa: vaste activa of vaste activa automatisering. Vaste activa, behalve vaste activa automatisering In het geval het vaste activum wordt afgeleverd stelt de magazijnbeheerder de aanvrager in kennis van de ontvangst van het activum en beoordeelt tezamen met de aanvrager of het apparaat datgene is wat bedoeld is (levering accoord). In overleg met de aanvrager plaatst de magazijnbeheerder de oranje sticker (deze sticker heeft een uniek registratienummer). De magazijnbeheerder is bevoegd deze sticker (door de vaste activa administratie beschikbaar gesteld) te plaatsen op alle vaste activa, behalve vaste activa automatisering. In het geval van "definitieve samenstellingen" wordt alleen het als zodanig aangemerkte "moederapparaat" voorzien van de oranje sticker. De bijbehorende delen van de samenstelling worden voorzien van een bianco sticker waarop het registratienummer van het moederapparaat gevolgd door een volgnummer per deel van de samenstelling wordt vermeld. Als niet mag worden aangenomen dat er sprake is van een definitieve samenstelling dan is het vereist de afzonderlijke componenten apart te benoemen en te administreren als vaste activa (oranje sticker op alle apparaten). De aanvrager parafeert, bij accoord levering, de pakbon en verstrekt de bon aan de centrale goederenontvangst. De magazijnbeheerder venneldt het registratienummer en parafeert, bij accoord bestelling, het externe bestelformulier/ontvangstformulier U C A De magazijnbeheerder draagt het vaste activum, tezamen met het registratieformulier vaste activa RIZA (Vaste activa 01), over aan de aanvrager. Hij verzendt de formulieren naar Inkoop (extern bestelformulier + pakbon) of naar Contractzaken (ontvangstformulier UCA + pakbon).

Vaste activa automatisering Bij in ontvangstname van automatiseringsapparatuur en software wordt dezelfde procedure gevolgd, waarbij echter IOI wordt verzocht de levering direct over te nemen zodat er geen tussenopslag op de centrale goederenontvangst hoeft plaats te vinden. Tevens verstrekt de magazijnbeheerder de terzake doende formulieren (pakbon en extern bestelformulier) aan de medewerker van IOI. Vaae activa RIZA, vera* 2, 1 okxober 1991

pagina 8

IOI stelt hierna de aanvrager in kennis van de ontvangst en samen met de aanvrager wordt beoordeeld of de bestelling datgene is wat de bedoeling is (levering accoord). (IOI plakt de oranje sticker en verzorgt de gravering van de apparatuur). Omdat de gravering van de automatiseringsapparatuur periodiek, door externen, plaatsvindt, worden apparaten door IOI aan de aanvrager verstrekt welke niet zijn gegraveerd. In een later stadium vindt dan de gravering plaats. IOI houdt een administratie bij van de nog te graveren activa. IOI is bevoegd de oranje sticker te plaatsen op automatiseringsapparatuur en software. De medewerker van IOI vermeldt het registratienummer en parafeert hierna de pakbon en het externe bestelformulier/ ontvangstformulier U C A IOI draagt hierna de apparatuur, tezamen met het registratieformulier vaste activa RIZA, over aan de aanvrager. IOI verstuurt hierna het geparafeerde formulier naar Inkoop (extern bestelformulier + pakbon) of naar Contractzaken (ontvangstformulier UCA + pakbon). Door middel van het invullen en het versturen aan de vaste activa administratie (BXFA) van het registratieformulier (vaste activa 01), verkrijgbaar in het magazijn/IOI, verstrekt de gebruiker (via het afdelingshoofd) van het nieuwe vaste activum de benodigde gegevens voor de centrale administratie.

In het geval van deelleveringen wordt dezelfde procedure gevolgd, met dien verstande dat de magazijnbeheerder/IOI de het externe bestelformulier c/q het ontvangstformulier UCA vasthoudt tot alle deelleveringen hebben plaatsgevonden. Deze akties vinden plaats in samenspraak met de aanvrager van het vaste activum.

In het geval van een levering aan een decentrale vestiging wordt dezelfde procedure gevolgd met dien verstande dat de goederenontvangst hier wordt uitgevoerd door een contactpersoon per vestiging. Inkoop en Contractzaken verstrekken de noodzakelijke gegevens aan de contactpersoon en de contactpersoon voert de diverse handelingen uit en verzendt de diverse formulieren, voorzien van paraaf en datum retour aan centrale vestiging in Lelystad (Inkoop of Contractzaken). Indien de magazijnbeheerder bij ontvangst niet kan constateren of de levering accoord is (er kan niet worden uitgepakt, want het activum moet nog worden geinstalleerd) dan moet de gebruiker na installatie de magazijnbeheerder hiervan inlichten. De magazijnbeheerder plaatst de oranje sticker en verzorgt de verdere registratie. Als de levering niet accoord is (constatering magazijnbeheerder, IOI en/of aanvrager), dan moet door de aanvrager in overleg met de magazijnbeheerder en/of IOI kontakt worden opgenomen met de leverancier. Het terugsturen van het vaste activum, een herziene bestelling of een tijdelijke opslag kan het gevolg zijn van het overleg met de leverancier. In de schema's, onderdeel 2 van deze procedure, is deze materie nader uitgewerkt.

Vaste activa RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

pagina 9

Hoofdstuk 5 Administratie en bewaking 5.1 Administratie van vaste activa.

De onderafdeling financiele administratie (BXFA) voert een afzonderlijke administratie voor registratie van vaste activa, d.m.v. het softwareprogramma piramide. Nieuwe vaste activa worden verwerkt in het systeem vanaf de faktuur met de daaraan gekoppelde prestatieverklaring. Andere mutaties vinden plaats m.b.v. de hieronder vermelde verplichte formulieren. Deze administratie wordt gevoerd aan de hand van de volgende formulieren: -facturen en de daaraan gekoppelde externe bestelformulieren en pakbonnen; -registratieformulier vaste activa RIZA (Vaste activa 01); -afvoeren vaste activa RIZA (Vaste activa 02); -proces-verbaal van overdracht vaste activa RIZA (Vaste activa 03); -verplaatsen of buitengebruikstellen vaste activa RIZA (Vaste activa 04); -ontvangstformulieren UCA (Vaste activa 05); -ontvangstbevestiging hardware afdeling IOI (Vaste activa 06); -evaluatieformulier procedure vaste activa RIZA (Vaste activa 07). Bij de centrale goederenontvangst is een activa-registratienummer aan het activum toegekend (oranje sticker en eventuele bianco stickers). Omdat dit nummer op het externe bestelformulier en het registratieformulier vaste activa is vermeld kan de financiele administratie het activum onder dit nummer registreren in de activa-administratie. Naast het aanschaffen van vaste activa dienen ook alle wijzigingen ten aanzien van de activa in het systeem verwerkt te worden. Wijzigingen betreffen: - verplaatsing van vaste activa naar een andere locatie, in- of exclusief overdracht aan een nieuwe beheerder; - afstoten van een vast activum of onderdelen van samenstellingen; - toevoegen van onderdelen in de categorie 'zelfbouw', indien deze de waarde verhogen; - inruilen van bestaande vaste activa. - buiten gebruik stellen, waarbij het apparaat niet wordt afgevoerd. Het apparaat wordt alleen ingezet als reserve of bij "piek"-werkzaamheden. De hiervoor geldende procedures zijn beschreven in de hoofdstukken 6 t/m 8.

BXFA archiveert alle formulieren in het dossier "Vaste activa RIZA". Hierdoor ontstaat naast de feitelijke administratie een archief met ontstaansdocumenten (dit gegeven is erg belangrijk voor AccountantsDienst-controles, de COVA en Interne Controle-activiteiten). Op basis van de gevoerde administratie wordt periodiek (tweemaal per jaar) informatie verstrekt naar de beheerders van vaste activa. E^nmaal ter informatie en 66nmaal ter verificatie. Tevens verstrekt BXFA mutatieverslagen ter controle. Daarnaast wordt informatie op verzoek verstrekt. Vaste activa RIZA, versie 2,1 ohober 1991

pagina 10

5.2 Contacten in de organisatie

BXFA BXIH BXIH (magazijn) IOI IOLX IOIX Afdelingshoofden Dec. Bedr. Medewerker Decentrale vestigingscoordinatoren

Centrale vaste Activa administratie (Piramide en later FAIS) Inkoop (bestelprocedure) Centrale goederenontvangst en -afgifte Gravering en afgifte vaste activa automatisering, onderhoudscontracten automatisering Beheerder laboratoria Beheerder hard- en software (automatisering) Beheerder vaste activa van de eigen afdeling Contactpersonen per hoofdafdeling Contactpersonen op de decentrale vestigingen

Bij automatiserings vaste activa is er een constante wisselwerking tussen BXFA en IOI. IOI kan beschikken over alle mutatieformulieren. De verplichte formulieren zijn verkrijgbaar bij de hoofdafdelingssecretariaten en de decentraal bedrijfskundig medewerkers.

5 3 Het coderen van vaste activa Op het interne bestelformulier of, bij het van toepassing zijn van de UCA-procedure, op het geleidebiljet/aantekeningenlijst wordt dan een van de volgende grootboekrekeningnummers ingevuld in de kolom "Kostensoort". Gebouwen 013.000.460: Bedrijfsgebouwen, containers, meetpontons e.d. Inventaris 021.000.910: Inventaris kantoorgebouwen 022.000.910: Inventaris bedrijfsgebouwen Machines 052.000.820: Machines-werkplaats Apparatuur 054.000.830: Laboratorium-apparatuur 055.000.830: Computers e.d. 059.000.830: Diverse apparaten, geen lab.-apparatuur (dia-projectors, video, audio, camera's e.d.

5.4 De aanwezigheidscontrole De aanwezigheidscontrole van de vaste activa (controle op de aanwezigheid van de in de administratie vermelde vaste activa of het ontbreken daarvan) wordt jaarlijks door BX uitgevoerd. Vaste activa RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

pagina 11

5.5 Richtlijnen registratie vaste activa automatisering (VAA) Definities: VAA:

.

Aanschaf:

automatiserings-apparatuur/-software > fl 5.000,automatiserings-apparatuur/-software > fl 250,--, indien deze als Tjegerenswaardig' wordt aangemerkt. de initiele aanschaf van een VAA

Toevoegen: indien de meerwaarde van de initiele aanschaf de fl 500,-- te boven gaat (bijv. een ethernetkaart); het gevolg is directe herwaardering van het moederapparaat Onderhoud: indien bij uitbreiding de waarde van de initiele aanschaf de fl 500,-- niet te boven gaat (bijv. uitbreiding met een RS232C kaart, een MS Mouse of een uitbreiding van het interne geheugen); het gevolg is een aantekening in de administratie Vervangen:

indien een onderdeel van de initiele aanschaf wordt vervangen, waarbij de meerwaarde de fl 500,-- niet te boven gaat (bijv. een Hercules kaart vervangen door een VGA kaart)

Registratie VAA: Een VAA wordt voorzien van een eigen activanummer bij: . de initiele aanschaf van een PC bestaande uit CPU, monitor en toetsenbord, incl. de bij de initiele aanschaf bestelde 'extra's' (geheugenuitbreidingen, coprocessoren, inbouwkaarten en softwarepakketten) N.B. Indien de initiele aanschaf van een softwarepakket de fl 5.000,-- te boven gaat wordt deze apart voorzien van een eigen activanummer . de initiele aanschaf van een printer, plotter, bernouille box, optische scanner, CDROM, tapestreamer, etc. . bij een vervanging van een monochroom door een kleurenmonitor wordt de kleurenmonitor voorzien van een eigen activanummer N.B. Bij invoering van FAIS dient dit nader bekeken te worden . de initiele aanschaf van een softwarepakket met een aanschafwaarde > fl 5.000,-. . een systeemkast bij een minicomputer. Elke systeemkast (bijv. CPU, diskbehuizing, tapedrive, etc.) krijgt een eigen activanummer. Indien het onderhoud of vervanging betreft, volgens bovenstaande definitie, wordt dit niet als vaste activa geregistreerd. Vaste activa RIZA, versie 2, 1 ohober 1991

pagina 12

Hoofdstuk 6 Procedure afvoeren vaste activa RIZA

6.1 Inleiding Wanneer de gebruiker van een geregistreerd vast activum over wil gaan tot het afvoeren hiervan dan dient hij het formulier "afvoeren vaste activa RIZA" (formulier vaste activa 02) in te vullen. Dit formulier moet bij inruil, overdracht en diefstal van vaste activa worden gehanteerd. Op het formulier moet d.m.v. een paraaf van het afdelingshoofd van de gebruiker blijken dat de afvoer een doordachte zaak is. Als de afvoer het gevolg is van een aanschaf van een nieuw vast activum dan is overleg met de budgethouder vereist. De budgethouder vermeldt op het interne bestelformulier of op het geleidebiljet/aantekeningenlijst UCA i.v.m. de aanschaf van het nieuwe apparaat het registratienummer van het af te voeren vaste activum. Op deze manier ontstaat een dubbele constatering van activiteiten en is de volledigheid en betrouwbaarheid van de vaste activa administratie gewaarborgd. Beide formulieren worden door het afdelingshoofd beoordeeld en geparafeerd. Het interne bestelformulier/geleidebiljet UCA wordt hierna door de budgethouder behandeld en geparafeerd en na deze aktie verstrekt aan BXIH (Inkoop) of Contractzaken (UCA) voor de uitvoering van de opdracht volgens de bestelprocedure. De gebruiker kan op het formulier vier verschillende mogelijkheden aangeven: A) inruil; B) overdracht aan de Dienst der Domeinen; C) overdracht aan een andere dienst; D) diefstal. Het afdelingshoofd controleert de gegevens die door de gebruiker zijn ingevuld omtrent de wijze van afvoer van de vaste activa en de gemaakte afspraken en parafeert na instemming het formulier. Omdat de in te vullen gegevens en de procedure per optie verschillen worden de vier mogelijkheden van afvoer apart behandeld in deze procedure.

Vaste activa RIZA, versie 2, 1 ohober 1991

pagina 13

6.2 Inruil

De gebruiker vult op het formulier vaste activa 02 de volgende gegevens in: 1. het registratienummer van het apparaat; 2. datum van inruil; 3. gegevens omtrent de (rest)waarde van het apparaat en eventuele opmerkingen. Het volledig ingevulde formulier vaste activa 02 wordt rechtstreeks door het afdelingshoofd verstrekt aan de vaste activa administratie (BXFA). Indien wordt overgegaan tot inruil is het raadzaam de afdeling Financie'n te raadplegen i.v.m. de spelregels welke gelden t.a.v. inruil.

6.3 Overdracht aan de Dienst der Domeinen Op het formulier vaste activa 02 worden de volgende gegevens ingevuld: 1. het registratienummer van het af te voeren activum (eventueel welke onderdelen van het vaste activum het betreft); 2. datum van overdracht; 3. gegevens betreffende de waarde en eventuele opmerkingen.

Het afdelingshoofd parafeert formulier vaste activa 02 en stuurt het formulier aan BXFA ter verwerking in de vaste activa administratie. De afvoer van de vaste activa moet gepaard gaan met een proces-verbaal van overdracht (zie formulier vaste activa 03). Dit proces-verbaal, ondertekend door het afdelingshoofd van het RIZA en door de ontvanger, wordt door de eerstgenoemde gestuurd aan BXFA ter archivering. Bij de overdracht naar de Dienst der Domeinen wordt door deze Dienst altijd een ontvangstbrief gestuurd aan de verzender. Deze brief moet door de ontvanger binnen RIZA worden gestuurd aan BXFA ter archivering (deze brief zal worden gestuurd aan het afdelingshoofd, als ondertekenaar van het proces-verbaal, Contractzaken of aan Inkoop (BXIH). De verwerking in de centrale registratie vindt plaats als alle gegevens bij BXFA zijn ontvangen.

Vaste activa RIZA, versie 2, 1 oktober 1991

pagina 14

6.4 Overdracht aan een andere dienst

Op het formulier vaste activa 02, worden de volgende gegevens ingevuld: 1. het registratienummer van het over te dragen vaste activum; 2. datum van overdracht; 3. gegevens betreffende (rest)waarde en andere opmerkingen; 4. aangeven hoe het beheer, het onderhoud en eventuele verrekeningen plaatsvinden. Het afdelingshoofd parafeert het formulier voor accoord.

Het afdelingshoofd maakt een proces verbaal van overdracht op (formulier vaste activa 02) en regelt de ondertekening door de ontvanger van het vaste activum. Beide formulieren worden hierna verstrekt aan BXFA ter verwerking en archivering.

6.5 Diefstal

Wanneer een vast activum wordt afgevoerd in verband met diefstal dient het afdelingshoofd de volgende stappen te ondernemen: a) invullen van het formulier vaste activa 01: 1. het registratienummer van het gestolen object, of de eventuele onderdelen; 2. datum van constatering van de diefstal; 3. gegevens omtrent de te ondernemen handelingen (vervanging e.d.). b) BXI inlichten over de diefstal en het formulier verstrekken aan BXI; c) het formulier tezamen met een copie van de aangifte bij de politie (BXI doet aangifte) verstrekken aan BXFA ter verwerking en archivering. BXI licht na de melding van de diefstal meteen de centrale vaste activa administratie in i.v.m. de diefstal.


pagina 15

Hoofdstuk 7 Procedure voor het verplaatsen of buitengebruikstellen van vaste activa binnen het RIZA

7.1 Inleiding

Deze procedure moet worden gevolgd, inclusief het formulier verplaatsen of buitengebruikstellen vaste activa binnen het RIZA (vaste activa 04), wanneer: -een vast activum wordt verplaatst en/of ter beschikking wordt gesteld aan een andere gebruiker (het betreft een ander vertrek, dus ook verplaatsing binnen de eigen afdeling) voor een periode langer dan drie maanden, dan dient dit in de vaste activa administratie te worden verwerkt; -een vast activum (tijdelijk) buiten gebruik wordt gesteld op de eigen afdeling of ergens anders binnen de dienst (een vast activum wordt alleen ingezet als reserve of bij "piek"-werkzaamheden). Indien het verplaatsen of het buitengebruikstellen van een vast activum gepaard gaat met de aanschaf van een nieuw vast activum dient overleg plaats te vinden met de budgethouder, als financier van het nieuwe activum. De budgethouder vermeldt dan het registratienummer van het verplaatste/ buitengebruikgestelde vaste activum op het interne bestelformulier of op het geleidebiljet/aantekeningenlijst UCA waarop de aanschaf van het nieuwe vaste activum is aangegeven.

7.2 Het verplaatsen van vaste activa binnen het RIZA

De huidige gebruiker vult het formulier vaste activa 04 in, vermeldt daarbij het registratienummer, de datum van overdracht, de nieuwe werkplek en gegevens omtrent het beheer. Hij laat de ontvanger paraferen en plaats zelf ook een paraaf. Het formulier wordt verstrekt aan het afdelingshoofd, welke parafeert voor accoord en het afdelingshoofd verstrekt dit formulier aan BXFA ter verwerking en archivering.


pagina 16

7 3 Buiten gebruik stellen binnen het RIZA

Als wordt besloten tot het (tijdelijk) buiten gebruik stellen van een vast activum op de eigen afdeling of ergens anders binnen de dienst moeten de volgende zaken worden aangegeven op het formulier vaste activa 04: 1. het registratienummer van het vaste activum, of welk onderdeel van het vaste activum het betreft; 2. datum van buiten gebruikstelling; 3. (rest)waarde; 4. gegevens omtrent de functie van het apparaat na de buitengebruikstelling.

Het afdelingshoofd parafeert het formulier en verstrekt dit formulier aan BXFA ter verwerking en archivering

Verwerking door BXFA BXFA verwerkt de veranderingen in de lokatie van de vaste activa periodiek, aansluitend op de ontvangst van de gegevens en verstrekt na de verwerking de mutatieverslagen aan de afdelingshoofden ter verificatie.


pagina 17

Hoofdstuk 8 Procedure voor het toevoegcn/afvoeren van samengestelde onderdelen van vaste activa

Wanneer een vast activum is opgebouwd uit een moederapparaat met samengestelde delen kan het voorkomen dat e6n of meerdere onderdelen worden vervangen, toegevoegd, verplaatst, afgevoerd of gestolen. Vervangingsonderdelen moeten voor de betaling worden opgevoerd als onderhoud en niet als onderdeel van een vast activum. De bedoeling hiervan is dat geen misverstanden ontstaan omtrent waardeveranderingen van het vaste activum en de kosten op de juiste kostenrekeningen worden geplaatst. Ook is het mogelijk dat door zelfbouw nieuwe vaste activa ontstaat. Als dit gebeurt door middel van aanschaf dient men de procedure opdrachtbonnen of de UCA-procedure te volgen. Bij de aanschaf van eventuele deelapparatuur (bij definitieve samenstellingen) moet op het interne bestelformulier of op de aantekeningenlijst UCA de gegevens van het moederapparaat worden aangegeven. Indien er wordt overgegaan tot bijbestellingen van onderdelen van het vaste activum (bijv. kaarten in computers of geheugenuitbreidingen, meetapparatuur op bestaande apparaten, onderhoud, renovatie e.d.) is het noodzakelijk de gegevens van het bestaande vaste activum (registratienummer en omschrijving van het apparaat) te vermelden op het interne bestelformulier of op het geleidebiljet/aantekeningenlijst (UCA-procedure). Op deze wijze worden Inkoop (BXIH) of Contractzaken en hierna de administratie van de vaste activa ingelicht over de op handen zijnde aanpassing van het vaste activum. Door middel van overleg tussen de betrokkenen kan dan eventueel worden overgegaan tot aanpassing van de waarde en/of de levensduur (hier ligt een belangrijke rol voor de COVA). Bij de hierboven weergegeven situaties moet gebruik worden gemaakt van het registratie-formulier vaste activa 01. Het afdelingshoofd verstrekt de gegevens aan BXFA en de magazijnbeheerder of IOI zorgt voor de merking van het deelapparaat d.m.v. het plaatsen van een sticker met volgnummer. Er is een constante wisselwerking tussen de centrale administratie en het magazijn/IOI.

Door toevoeging of afvoer van onderdelen zal de waarde van het apparaat moeten worden aangepast. De nieuwe waarde van de vaste activa wordt door het afdelingshoofd (eventueel na overleg met de COVA) vermeld op het formulier vaste activa 01.


ONDERDEEL2 SCHEMA'S en TOELICHTING PROCEDURE "VASTE ACTIVA RIZA" versie 2

Handboek

:

Administratieve Organisatie Rijkswaterstaat

Pagina

:

1.0.

Deel

:

U/B Bcschrijving organisatie

Ingang

:

9-11-1990

1.Organisatie Struktuur Schema

Auteur

:

Gert S t i j f

Geivyzigd:

02-09-1991

Hoofdstuk : Paragraaf : Reikuijdte:

1.0.HID

Systeem : VASTACT

1.

4.

3. BX

Afdeling IOI

BuSgethoNijfer

Hoofd-/Stafbfdeliingstioofd

A.2. Decent real ^DeoVi jfskLrdig) red.

1.1.

1.2.

Interne zaken («I)

F i n a x i e n en ONj^reenkcTBterl 1.2.1. Financiele echrinistretie (BXFA)

1.1.1.

1.2.2.

Inkoop (BXIH)

Finarcieel beheer (BXFB)

1.1.2.

1.2.3.

Hagazijn (BXIH) 1.1J. Centrale goederenentvangst

Vaste e c t i w adn. (BXFA)

1.2.4. Contractzaken (BXF)

4.1.1. Aarvrager

4.1.2. Gebruiker

rt.1.3. Dec. vestigingscocrdi rotor

Handboek

:

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e RIZA

Pagina

:

Deel

:

F. F i n a n c i e l e AO

Ingang

:

9-11-1990

I I . H i e r a r c h i s c h Proces Schema's

Auteur

:

Gert

Hoofdstuk : Paragraaf

:

Reikwljdte:

1 1 . 0 . F i n a n c i e l e p r o c e s s e n RIZA

0. Firarriele jrocesspsn RIZA

1. Vaste activa RIZA 1.1. Bestelling vaste activa 1.2. Ontvangst vaste active 1.3. Afvoeren vaste active RIZA 1.-4. Verplaatsen/ buiten •jebruik 1.5. Admnistratie vaste activa

II.0.

Stijf

Gewyzigd:

02-09-1991

Systeem :

VASTACT

Handboek

: Administratieve Organisatie RIZA

Pagina

: IV.1.1./1

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

:

Auteur

: Gert StIJf

Hoofdstuk :

IV.Detail Proces Schema

Gewyzigd:

Paragraaf : Reikuijdte:

9-11-1990

28-08-1991

Systeem : VASTACT

IV.1.1.Bestelling vaste activa

1. Aanvrager

Behoefte aan een vast activua

2. 3.

na en beoorcte teling

Afcfelingshccfd

Toetsing en beoordeling

pm

Buj^tjScufer

UW-FTOHMv£ Rl

1

ff£ OTWiTKMgH

intractinfoniBtii raitekeningenlijsl Intern bestelfonojlier

Geleidabiljet

i

4. Tcetsing en prceesbewaking

5.

Prtxectre opdrach t i x m e n

Ir*ocp(BXIH)

6.

Finarcieel bEheer(EKFB)

Contractzaken (BXF)

UCA- procedre felZA

7. Toetsing en procesbaeking

Afdeling IOI

8. Accoord bestelling

[jjitractinfcfTTBtiNi rantcJNeningenlijs Intern bestelfonnjlier

Ja

Geleidabiljet

.Vcocrd ?

9. Bestelling vaste activa Irktxp

(

(1) 1.1./2

j

Heroverweging

ft-ijjetjSn rlrr

Bestellire _jrssie active (2) 1.1./3

j

Ccrrtrectzaken

Finencieel beheer(BXFB)

Handboek


Pagina

: IV. 1.1./I

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990

Hoofdstuk : IV.Detail Proces Schema

Auteur

: Gert Stijf


Gewyzigd:

MetAfdeling


/

Aktiviteit

28-08-1991

Systeem : VASTACT

Omschrijving

nr. Funktionaris

1

Aanvrager

Behoefte aan De afdelingschef is verantwoordelijk voor het beheer van de vaste activa op zijn/haar afdeling. een vast De budgethouder is verantwoordelijk voor de financiering. act! vuia Vaste activa (voor een verdere detaitiering zie de handleiding) wordt aangeschaft d.m.v. de procedure opdrachtbonnen of door middel van de UCA-procedure RIZA: -bij -een aanschaf < fl. 50.000,• (incl. BTW) via de procedure opdrachtbonnen (intern bestelformulier); -bij een aanschaf > fl. 50.000,« (incl. BTW) via de UCA-procedure (geleidebiIjet/aantekeningenlijst) leidend tot een contract.

2

Afdelingshoofd

toetsing en beoordeling

3

Budgethouder Toetsing en beoordel ing

4

Financien en Toetsing en Uitvoerfng van krediettoets en toetsing op de rechtmatigheid procesbewaki "begrotingsbelasting" (betreffende posten welke niet coder een overeenkomst ng jaarkrediet vallen). en Indien uit dit traject onvolkomenheden of onrechtmatigheden (autorisaties) blijken, dan kontakt opnemen met aanvrager en budgethouder.

5

De te bestellen vaste activa toetsen op noodzaak en inzetbaarheid. Uitgangspunt is het vervangingsplan van het RIZA.

De budgethouder beoordeelt de aanvraag en geeft de volgende zaken aan op het interne bestelformulier of de aantekeningenlijst (UCA):"vaste activa" of "vaste activa automatisering" in rood, de werkplanpost, het grootboekrekeningnummer. Eventueel het vaste activanunmer van het moederapparaat bij inruil, buitengebruikstellen of toevoegingen.

Interne zake Procedure Zie procedure opdrachtbonnen. De aanvrager en de budgethouder houden een opdrechtborm afschrift van het formulier achter. (BXI) en Indien sprake van automatisering IOI inlichten.

n

6

Contractzaken (BXF)

7

Financien en Toetsing en procesbewaki overeenkomst nfl

JCAprocedure RIZA

en

Zie UCA-procedure RIZA. Indien sprake van .automatiserins IOI inschakelen.

Jitvoering van krediettoets en toetsing op de rechtmatigheid "begrotingsbelasting" (betreffende posten welke niet onder een jaarkrediet vallen). Indien uit dit traject onvolkomenheden of onrechtmatigheden (autorisaties) blijken, dan kontakt opneaan met aanvrager en budgethouder.

8

Afdeling IOI Accoord best el ling

9

Budgethouder He rove rw eg in Bij een negatief edvies terugkoppeling naar aanvrager en budgethouder. S

Toetsing op bestaande afspraken betreffende de infrastructuur (automatisering) en het autoantiseringsbeleid van RIZA.

Handboek


Pagina

: IV.1.1./2

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Paragraaf :

Gewyzigd:

Reikwijdte:

IV.1.1.Bestelling vaste activa •Sestellfng vaste active

(3) 1.1./1

Intern bestelformjlier

\rU—

Intern bcstelftxnulier

£

10.

Irkocp(BXIH) Data-base lnkccp

Opraak extern bestelfornuli« Intern (12) AcTM-ager | < - | b e s t e l f o m u l i e r

Extern bestelfomulier

11. Verzerdire/ erdiivering

IrfctxxXBXIH)

^S)^>

28-08-1991

Systeem : VASTACT

f

(5) Dec.

\

vast i g i ngscoord i nBtbr

Handboek


Pagina

s IV. 1.1./]

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Paragraaf :

Gewyzigd: 28-08-1991

Reikwijdte:


Akt Afdeling / nr. Funktionaris

Aktiviteit

Systeem : VASTACT

Omschrijving

10

Inkoop(BXIH) Opmaak exter n bestelformul ier

Zie procedure opdrachtbonnen. Controleren van alle gegevens op het interne bestelformulier (bij afwijkin gen kontakt opnemen met voorgaande trajecten in de procedure). Het interne bestelformulier wordt in de data-base verwerkt (alle gegevens betreffende het vaste activum overnemen op het externe bestelformulier), waarna een extern bestelformulier (in viervoud) wordt uitgedraaid. Het nummer van het externe bestelformulier vermelden op het interne bestelformulier. Het interne bestelformulier (in tweevoud) archiveren op de afdeling. Het derde exemplaar verstrekken aan de aanvrager van het vaste activum.

11

Inkoop(BXIH) Verzending/ arch iver ing

Het externe bestelformulier in tweevoud verzenden naar de leverancier. Tevens een extern bestelformulier verstrekken aan de centrale goederenontvangst (het magazijn). Als de bestelde vaste activa rechtstreeks bij een decentrale vestiging zullen worden afgeleverd dan het externe bestelformulier versturen aan de decentrale vestigingscoordinator van die vestiging. Het resterende formulier archiveren op de eigen afdeling. Periodiek een uitvoerverslag vervaardigen (m.b.v. de data-base) en dit uitvoerversleg verstrekken aan financieel beheer (BXFB) i.v.m. de verplichtingenadninistratie.

Handboek


Pagina

: IV.1.1./3

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Paragraaf :

Gewyzigd:

Reikwijdte:


u

Bestelling vaste a c t '

(8) 1.1./1

pent ractirrfcriTBti j^nteikenirgenlijs'

(jeleicfcbiljet

UCA

12. |contractf.ase UCA- Ccntractprocedjre RIZA zaken (BXF)

l-itvargstformjl iei UCA

Ccntractzaken (BXF)

(9) C e n t r a l e ) gNjaterquitvargsv'

4

12-07-1991

Systeem : VASTACT

13. Verwerking gegevens vaste active

(10) Dec.. tigingscoordinatr

Handboek


Deel

: F. Financiele AO

Pagina

: IV.1.1./3

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Paragraaf :

Gewyzigd:

Reikwijdte:


12-07-1991

Systeem : VASTACT


Aktiviteit

12 Contract-

Contract fase Uarmeer het contract, ondertekend door de opdrachtnemer, terugkomt wordt het ontvangstformulier UCA (vaste activa 05) door Contractzaken ingevuld. UCAprocedure RIZA

zaken (BXF)

13 Contractzaken (BXF)

Omschrijving

Verwerking BIJ terugontvangst van het getekende contract worden de gegevens gegevens betreffende de vaste activa (o.a. type, leverancier e.d.)duidelijk vaste activa vermeld op het ontvangstformulier UCA (vaste activa 05). Het ingevulde formulier verstrekken aan de vaste activa-administratie en de centrale goederenontvangst (bij decentrale bestellingen aan de decentrale vestigingscoordinator).

Handboek


Pagina

:

Deel

:

F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk :

IV.1.2./I

Paragraaf :

Gewyzigd:

10-10-1991

Reikwijdte:

Systeem :

VASTACT

IV.1.2.Ontvangst vaste activa

1. Afleveren vast activua

istratieiec_ uitvargsi.tfonuU -UCA

Extern bestelfonrulier

2. Centrale goederenontvargst

O-itvariQst en t i j d e l i j k e opslac

Vrachtbrief

3. Centrale •goederencntvangst

Vaststelling activasoort

pfjtJpjjun

b i t v a r g s t f ormjl ief

Extern bestelfonrulier

Centrale pjjiderenontvErgst

4. Inlichten an overoVagen aan IOI

Registretie—fnrmil i i r

rjgttcn Chtvangstfornuliet -UCA— Extern bestelfomulier

r

a^ \ 3 /

Handboek


Pagina

: IV.1.2./1

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990

Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk :



Gewyzigd: IV.1.2.Ontvangst vaste activa


Aktiviteit

10-10-1991

Systeem : VASTACT

Omschrijving

De leverancier I evert de bestelde goederen af bij de centrale goederenAfleveren vast activum ontvangst. De magazijnbeheerder(s) zijn als enigen binnen RIZA bevoegd goederen in ontvangst te nemen.

Centrale goederenontvangst

Ontvangst en Aan de hand van de eigen administratie constateren of de levering accoord is. Bij accoord de vrachtbrief paraferen en een afschrift van de vrachtbrief aotainistreren. In deze fase wordt de aanvrager ingelicht tijdelijke i.v.m. het afgeven van de verklaring "levering accoord" d.m.v. parafering opslag van de pakbon en het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA. In geval van een deellevering c.q. installatie op de werkplek beoordeelt de magazijnbeheerder in samenspraak met de aanvrager hoe en wanneer de verklaring "levering accoord" wordt afgegeven.


Vaststelling De magazijnbeheerder stelt de activasoort vast van het vaste activum. Binnen het RIZA onderscheidt men twee soorten vaste activa nl.: -vaste active; acti vasoort -vaste activa automatisering (VAA). Indien het een vast activum betreft wordt rechtstreeks kontakt opgenomen met de aanvrager. Bij vaste activa automatiserings moet IOI worden ingelicht. IOI neemt bij automatiseringsaangeIegenheden de vervolgwerkzaamheden over van de centrale goederenontvangst. Voor een nadere uitwerking van het begrip vaste activa automatisering zie de handleiding, onderdeel 1 van deze procedure.


Inlichten en Bij automatiseringsactiva IOI inlichten en rechtstreeks het vaste activum met het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA tn de pakbon verstrekken aan IOI. overdragen aan IOI

Handboek Deel


Pagina

:

:

F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk :

Gewyzigd:

Paragraaf : Reikwijdte:

IV.1.2./2

Afdeling IOI

10-10-1991

Systeem : VASTACT


Aanvrager

Aa-M-p-ager 6.

pjklxri jitvangst f ornul i e« UO*—

Kcntekt opnamen Afdeling IOI met leverancier


Centrale •goederariontvangst

Accoord?

7. Terugstiren of t i j d e l i j k e opsla

8. Afoteling IOI

Kermerfcen • graveren

Afdeling IOI

Oveniragen vast activun

9.

Aanvrager 10. I n s t a l l a t i e on adninistratie

paktxn

paktxn

htvangst f omul i ei UCA

(ntvangstbe.-estiging


Registrat istratieforauli

(10) \ Ccntractzaken j (BXt) 1 IXA-FWIHXJS RIZA

| \

(11) Irkoop W1H)

i I

PRCXHUJI CTORACHTBjWOi

(8) Centrale \ -^•joedtêrcritvangsty'

(12) Vaste activa 1 artninistrnrif I l

(13) Vaste activa

\ I

• J t r h - i n i c f i - n r i c •'

3

-j (9) Lewerancier

Handboek


Pagina

: IV.1.2./2

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990

Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk :



Gewyzigd: IV.1.2.Ontvangst vaste activa


Aktiviteit

10-10-1991

Systeen : VASTACT

Omschrijving

5

Afdeling IOI levering accoord

IOI beoordeelt samen met de aanvrager van het vaste activum de levering en de medewerker van IOI parafeert het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA. Tevens parafeert de aanvrager de pakbon.

6

Afdeling IOI Kontakt opnemen met leverancier

Wanneer het geleverde activum niet overeenkomt met het bestelde (beoordeling door de aanvrager) wordt in overleg met de aanvrager kontakt opgenomen met de leverancier. De partijen bepalen het te volgen traject: bestelling aanpassen, zending retour, ruiling e.d.

7


Bij een definitief niet-accoord van de levering moet Inkoop (opdrachtbonnen) of Contractzaken (UCA) hiervan worden ingelicht. Tevens moet worden aangegeven hoe het te volgen traject eruit zal zien. De bestemming van het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA wordt door Inkoop/Contractzaken aangegeven.

8

Afdeling IOI Kenmerken • graveren

9

Afdeling IOI Overdragen Het gekenmerkte vaste activum overdragen aan de aanvrager. vast activum De aanvrager vult het formulier vaste activa 01 in en verstrekt dit aan de Vaste activa administratie. De andere formulieren verzenden aan Inkoop of Contractzaken.

10 Aanvrager

Terugsturen of tijdelijk e ops lag

Installatie en administrati e

IOI is verantwoordelijk voor het graveren van het vaste activum automatisering (zie tekst procedure). Tevens plaatst IOI de oranje sticker. IOI vult de ontvangstbevestiging hardware en software in en verstrekt dit formulier periodiek aan de Vaste activa administratie.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de installatie van het vaste activum. De daadwerkelijke installatie kan door diverse personen (bijv. door de leverancier) worden uitgevoerd. De aanvrager legt alle gegevens vast in de afdelingsaotninistratie (t.a.v. vaste activa). )e aanvrager verstrekt het ingevulde registratiefonnulier vaste activa RIZA aan de vaste activa administratie.

Handboek

:

Administratieve Organisatie RIZA

Pagina

:

IV.1.2./3

Deel

:

F. Financiele AO

Ingang

:

9-11-1990

I V . D e t a i l Proces Scheme

Auteur

:

Gert

Hoofdstuk : Paragraaf

:

Reikwijdte:

IV.1.2.Ontvangst vaste a c t i v a

Stijf

Gewyzigd:

10-10-1991

Systeem :

VASTACT

11. Centrale gcederenontvangst

Verklaring "leverirg accoorxj*'

Aanvrager

ArvTager

12. Kontakt cpnemen met leverancier


pakbon ntvargstfcxTtulie* UCA—

ja


ja_

1*0X1X07

13.

14. Centrale goaderenontvangst

Terugsturen of t i j d e l i j k e opslag

Kenrnerkian vast activun

15. Centrale goederencntvangst

Oveiii aaan vast activun

(Xarvrager

16. I n s t a l l a t i e en adninistratie

pakixj'i titvangstfomulief UCA

pakbon Extern bestelfomulier Reaistratteforaulier

Centrale goederenontvangst (14). Leverarcier

Handboek


Pagina

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990

Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk

:


: IV.1.2./3

Paragraaf :

Gewyzigd:

Reikwijdte:

Systeem : VASTACT


10-10-1991


Aktiviteit

Omschrijving

11 C e n t r a l e

Verklaring

De magazijnbeheerder beoordeelt tezamen met de aanvrager de door de leverancier geleverde levering. De aanvrager parafeert de pakbon en de magazijnbeheerder parafeert hierna het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA voor accoord levering.

goederenontvangst

accoord"

Kontakt opnemen met leverancier

Wanneer het geleverde activum niet overeenkomt met het bestelde (beoordeling door de aanvrager) wordt in overleg met de aanvrager kontakt opgenomen met de leverancier. De partijen bepalen het te volgen traject: bestelling aanpassen, zending retour, ruiling e.d.

goederenontvangst

Terugsturen of t f j d e l i j k e opslag

Bij een definitief niet-accoord van de levering moet Inkoop (opdrachtbonnen) of Contractzaken (UCA) hiervan worden ingelicht. Tevens moet worden aangegeven hoe het te volgen traject eruit zal zien. De bestemming van het externe bestelformulier of het ontvangstformulier UCA wordt door Inkoop/Contractzaken aangegeven.


Kenmerken De magazijnbeheerder plaatst de oranje sticker op het vaste activun en vast activum noteert het registratienunmer op het registratieformulier vaste activa RIZA (formulier vaste activa 01) en verstrekt dit aan de aanvrager.

12 C e n t r a l e

goederenontvangst

13 Centrale

14

"levering

15 C e n t r a l e

goederenontvangst

16 Aanvrager

Overdragen Het gekenmerkte vaste activun overdragen aan de aanvrager. vast activum De aanvrager vult het formulier vaste activa 01 in en verstrekt dit aan de Vaste activa aoministratie. De andere formulieren verzenden aan Inkoop of Contractzaken.

I n s t a l l a t i e De aanvrager is verantwoordelijk voor de installatie van het vaste en activum. De daadwerkelijke installatie kan door diverse person-en (bijv. administrati door de leverancier) worden uitgevoerd. De aanvrager legt alle gegevens vast in de afdelingsaoministratie (t.a.v.

vaste activa). De aanvrager verstrekt het ingevulde registratieformulier vaste activa RIZA aan de vaste activa administratie.

Handboek


Pagina

: IV.1.3./1

Deel

:

F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk : Paragraaf : Reikwijdte:

Gewyzigd: 02-09-1991 Systeem : VASTACT

IV.1.3.Afvoeren vaste activa RIZA

1. Gebruiker

Fomulier

Verwerken gegevens afveer

AfdeliiyrJpjjfJ

afvoeren vaste activa

2. Afdelingshoofd/

Interne

zaken (BXI)

Aangifte b i j de

Ja

politic

Afdeli fclingshcofd Aarigifte d i e f s t a l

Ojerdradit?

Diefstal?

3. Invullen fomulier v.w.b. inrvil

Afdeli Jelingshoofd

Proces verbaal van overdradit

4. Vervaardi prccesOntvanger vaste activun

5. Afdeli nooTO

Versturen formjlieren

Aangifte d i e f s t a l

JAargi f t e d i e f s t a l I Pro Proces verbaal

• I van onarcaratjit,

Fomulier afvoeren vaste activa (1) P o l i t i e

MJtatieverslag Ajvglfte diefstal — 7 Vaste activa / adn. (BXfA)

5

A d n i n i s t r aatie; ti vaste act

Ververkiryg gegevens

Fomulier afvoeren vaste activa

•Utatie^rslag

(2) U)^ I tj Afdeli ngshoofd j Cent rol Mrkzaaitieden

Handboek


Pagina

Deel

: F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990

Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk :


Paragraaf : Reikwljdte:

: IV.1.3./I

Gewyzigd: IV.1.3.Afvoeren vaste activa RIZA

02-09-1991

Systeem : VASTACT

Akt Afdeling / nr. Funktionaria

Aktiviteit

Omschrijving

1

Gebruiker

Verwerken gegevens afvoer

Het afvoeren van vaste activa bij het RIZA kan zich voordoen In vier situatiea: -Inruil; -overdracht aan de Dienst de Domeinen; -overdracht aan een andere dienst; -diefstal. Oe initiatiefnemer van de afvoer, de gebruiker van het vaste activum, moet In overleg met het afdelingshoofd het formulier vaste activa 02 invullen. Gegevens omtrent de waarde aangeven bij opmerkingen. Als de afvoer een gevolg is van de aanschaf van een nieuw vast activum is het vereist de budgethouder (financier van het nieuwe activum) ta betrekken in de besluitvorming en de gegevens van het af te voeren activun te vermelden op het interne bestelformulier/aantekeningenlijst UCA.

2

Interne zake Aangifte bij Het afdelingshoofd, op wiens afdeling de diefstal heeft plaatsgevonden, n doet in samenspraak met BXI (stefbureau interne zaken) aangifte bij de (BXI) de polit ie politie. Het kopie van het aangiftefonoulier wordt tezamen net het ingevulde formulier vaste activa 02 (afvoeren vaste activa RIZA) verstrekt aan de vaste activa administratie.

3

Afdelingshoofd

Invullen Invullen formulier vaste activa 02. formul ier v.w.b. inrui I

4

Afdelingshoofd

Vervaardigen Het proces-verbaal van overdracht vaste activa RIZA (formulier vaste activa 03) moet worden ingevuld door het afdelingshoofd en de ontvanger van het vaste activun. procesverbaal 3it formulier, tezamen met het ingevulde afvoerformulier, verstrekken aan de vaste activa administratie.

5

Afdelingshoofd

Versturen formul ieren

6

Vaste activa Verwerking gegevens edm. (BXFA)

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de verstrekking van de informatie aan de vaste activa administratie. Hij/zij B>oet een eigen dossier/administratie voeren m.b.t. de vaste activa op zijn afdeling.

De vaste activa administratie verwerkt de aangeleverde informatie in de adninistratie. )e terugkoppeling richting afdelingen vindt plaats d.m.v. het mutatieverslag. De afdelingschef controleert het autatieverslag en past het eventueel aan (paraaf • datum), hierna verstrekt hij het gecontroleerde exemplsar met de eventuele opnerkingen aan de vaste activa administratie.

Handboek

:

Administratieve Organisatie RIZA

Pagina

:

Deel

:

F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf

Hoofdstuk : Paragraaf : Reikwljdte:

IV.1.4.Verplaatsen/ buiten gebruik

IV.1.4./1

Gewyzigd:

02-09-1991

Systeem :

VASTACT

1. Gebruiker

AfdelingshooW Gebruiker

AfcfelirtpShooftV Gebruiker

IrMillen f o m u l i e r 04

<-

Verplaatsing/ buiten gebruik

Afdel irgshoofd

-<êrplaatsing^>

3.

4.

Overleg met bujigethoLrier

Afdeli .lei wasnooTd

Invullen f o m u l i e r 04 gebruiker

Afdeli. hoota

IrMillen f o r m j l i e r 04 ortvaTjst

Gdjruiker

5. Oitvangff"

6. Afdeli nooTo

Versturen f o m u l ieren

Form, verplaatsen/ buiten gebr.

Vaste activa adn. (BXFA) Adninistratie/ vaste activa f

Verwerking gegevens

fern. verpleetsery buiten gebr.

Hutatie^rslag

(1) Afdelingshoofd

a n t rol aerbasiriedEn

Ogssier vast* Xactiva/

"V

Handboek


Deel

: F. Financiele AO

Hoofdstuk :


Paragraaf : Reikwljdte:

Pagina

: IV.1.4./I

Ingang

: 9-11-1990

Auteur

: Gert Stijf

Gewyzigd: 02-09-1991 IV.1.4.Verplaatsen/ buiten gebruik

Systeem : VASTACT

Akt Afdeling / nr. Funktionarls

Aktiviteit

1

Gebruiker

Verplaatsing Het verplaatsen van een vast activum voor een periode lenger dan drle maanden naar een ander vertrek binnen het RIZA (ook binnen de afdeling) / buiten moet aan de administratie worden gemeld d.m.v. het formulier vaste gebruik activa 04 (verplaatsen of buitengebruikstellen vaste activa binnen het RIZA). Tevens moet d.m.v. dit formulier de buitengebruikstetling van een vast activun worden aangegeven. Dit doet zich voor als een activun de functle van reserve krijgt of als er sprake is van overcapaciteit. Zaken betreffende de waarde en de toekomstige rol van het activun kunnen in de kolom opmerkingen worden aangegeven.

2

Gebruiker

Invullen Het formulier wordt door zowel de gebruiker als ook zijn afdelingshoofd formul ier 04 peparafeerd. De reden van buitengebruikstetIing wordt duidelijk aangegeven, dit voornamelijk i.v.m. het vervangingsplan RIZA en andere bedrljfseconomische aspecten.

3

Gebruiker

Overleg net Indien de buitengebruikstelling gepaard gaat met de aanschaf van een budgethouder nieuw vast activun is het vereist te overleggen met de budgethouder, als financier van het nieuwe activum. Op het Interne bestelformulier of de aantekeningenlijst UCA voor het nieuw aan te schaffen vaste activun moeten de gegevens van het buitengebruikgestelde vaste activun als aanvullende informatie worden aangegeven.

4

Afdelingshoofd

Invullen Het formulier fungeert tevens als een proces-verbaal verplaatsingen. formul ier 04 De gebruiker van het activun parafeert, tezamen met zijn afdelingshoofd, het fomulier. gebruiker

5

Afdel ingshoofd

Invullen Het formulier fungeert tevens als proces-verbaal van verplaatsing. formul Ier 04 De ontvanger van het activun parafeert, tezamen met zijn afdelingshoofd, het fomulier. ontvangst

6

Afdelingshoofd

Versturen formul ieren

7

Vaste activa Verwerking gegevens adm. (BXFA)

Omschrijving

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de verstrekking van de infonaatie aan de vaste activa administratie. Hij/zij moet een eigen dossier/aoninistratie voeren m.b.t. de vaste activa op zijn afdeling.

3e vaste activa administratie verwerkt de aangeleverde informatie in de acini nistratie. De terugkoppeling richting afdelingen vindt plaats d.m.v. het autatieverslag. De afdelingschef controleert het autatieverslag en past het eventueel aan (paraaf • datum), hierna veratrekt hi j het gecontroleerde exemplaar net de eventuele opmerkingen aan de vaste activa administratie.

Handboek


Deel

:

Hoofdstuk :

Pagina

:

F. Financiele AO

Ingang

: 9-11-1990


Auteur

: Gert Stijf


Gewyzigd: IV.1.5.Administratie vaste activa

IV.1.5./1

12-09-1991

Systeem : VASTACT

FTOCBXRE CRWOfTBuWEN

UCA-PSOEUC RIZA

patto. 1. Prestatieverklaring

Irkcep (BXIH)

pBtean

Extern bestel fomul i<

ntvangstfomuliei UCA

thtvengst f omul i •

2. Projectb3pgeleicfcr

Afgeven prestatieverklarir^

pakbcn Fiaktujr .Extern bestelfomulier

fcitvargstfomuliei «Apakfacn Faktux Crediteuen- ¥*• i nrtninistrntip I

Extem bestelfomulier

7

.*

Vaste activa adn. (BXFA)

Adm'nistratie/ vaste activa i

(2)

Crediteurerr nrtninisrry.tig—

Afdeli

EST

Uitvoeren centrole

nocnu

5. Vaste active adn. (BXFA)

Veruerken \ * cxntrol*5mmi

MJtatieverslag

i 1

1 Adirinistratfe. AArinistratlef vaste activa activa Il vaste

Contractzaken (BXF)

Handboek : Deel : Hoofdstuk : Paragraaf : Reikwljdte:

Admini strati eve Organisatie RIZA F. Financiele AO IV.Detail Proces Schema IV.1.5.Administratie vaste activa


Aktiviteit

Pagina : Ingang : Auteur : Gewyzigd: Systeem :

IV.1.5./I 9-11-1990 Gert Stijf 12-09-1991 VASTACT

Omschrijving

Inkoop (BXIH P r e s t a t i e verklaring

Zie procedure opdrachtbonnen. Inkoop (BXIH) coordineert de verstrekking van de prestatieverklarlng. Inkoop (BXIH) voegt het externe bestelformulier en de pakbon aan de faktuur.

Contractzaken (BXF)

_ie de UCA-procedure RIZA. Contractzaken coordineert de verstrekking van de prestatieverklarlng. Contractzaken hanteert hierbij de pakbon en het ontvangstformulier UCA.

)

Afgeven prestatieverk t a r i n g

Vaste a c t i v a Invoeren gegevens adm. (BXFA)

Het behulp van de fakturen en het door Inkoop (BXIH) aangehechte externe bestelformulier/pakbon en de oSoor Contractzaken afgegeven prestatieverklaring/pakbon vindt de registratie plaats in de vaste activa administratie. De medewerker die de mutaties uitvoert maakt bij de invoer van de gegevens gebruik van de fornulieren in het dossier vaste activa. De controle van de ingevoerde gegevens vindt plaats door middel van het autatieverslag. Dit mutatlevers lag wordt periodiek verstrekt aan de afdelingshoofden ter verificstle.

Afdelingshoofd

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de controle van de gemuteerde gegevens van vaste activa op zijn afdeling. Het afdelingshoofd verwerkt, na de uitgevoerde controle, de eventuele aanmerkingen op het mutatieverslag. Na deze handeling vermeld hij zijn paraaf en de datun op het mutatieverslag en verstuurt het verslag near de vaste activa administratie.

Ui t v o e r e n controle

Vaste a c t i v a Verwerken De gegevens van het gecontroleerde mutatieverslag verwerken in de c o n t r o l e g e g e administratie en het mutatieverslag opnemen in het dossier vaste activa. adm. (BXFA) vens

ONDERDEEL3 FORMULIEREN en TOELICHTING PROCEDURE "VASTE ACTIVA RIZA" versie 2

Toelichting op de vaste activa formulieren (Voor de betekenis van gcbruikte woorden en begrippen zij verwezen naar de verklarende woordenlijst in deze handleiding) Toelichting REGISTRATTEFORMULIER VASTE ACTTVA RIZA vaste activa 01 activumcode activumcode moederapparaat omschrijving type/serienummer merk activa groep onderafdeling/sectie werkplek/kamernummer

datum aanschaf aanschaf bedrag

economische levensduur resrwaarde leverancier opmerkingen boekstuknummcr grootboekrekening vaste activa

registratienummer aaiva; moederapparaten eindigen op CXXX), dochters (onderdelen van het gcheel) krijgen een volgnummer 0001, 0002, etc dit veld allcen invullen indien het betreffende activum een onlosmakclijk onderdeel vormt van een ander activum, waarvan het registratienummer alhier dient le worden ingevuld voorbeeld: massaspectrometer voorbeeld: HP80.13.16.08 voorbeeld: Hewlett Packard hoofd- en subgroepcodcring volgens de tabel 'rubricering vaste activagroepen' (bijlage 1 van dit formulier); voorbeeld: S0500 (gaschromatografen) de afdeling waaronder de verantwoordelijkheid voor het beheer en onderhoud ressorteert; voorbeeld: IOL de fysieke locatie van het betreffende activum; codering hiervan volgens de ,coderingstabel locaties' (bijlage 2 van dit formulier) (voorbeeld C101 gebouw C vertrek nummer 101, MKE01 meetstation Keizersveer ruimte 01) maand en jaar van aanschaf dit bedrag vormt de basis voor de toe te passen afschrijving; indien de factuurwaarde niet (mmer) bekend is, dan dient de waarde van het activum bij de leverancier te worden opgevraagd; indien dit ook niet mogelijk is, dan dient de waarde van het activum op basis van schatting te worden ingevuld in te vullen in aantallen jaren volgens de tabel 'economische levensduur en geschatte restwaardes vaste aaiva' (bijlage 3 van dit formulier) indien relevant, kan hier een resrwaarde worden ingevuld volgens de tabel 'economische levensduur en geschatte restwaardes vaste activa* (bijlage 3 van dit formulier) naam van de leverancier ruimte voor aanvullende opmerkingen in te vullen door BXFA in te vullen door BXFA

Bij dil formulier zijn 3 bijlagen van toepassing: bijlage 1 rubricering vaste activagroepen, te gebruiken bij het invullen van de rubriek 'activagroep' bijlage 2 coderingstabel locaties, te gebruiken bij het invullen van de rubriek "werkplek/kamernummer' bijlage 3 economische levensduur en geschatte restwaardes vaste activa, te gebruiken bij het invullen van de rubriek 'economische levensduur"

Toelichting AVOEREN VASTE ACTIVA RIZA vaste activa 02 activumcode

datum van afvoer wijze van afvoer opbrengst/restwaarde opmerkingen

registratienummer van het activum; dit nummer staat vermeld op de op het activum aangebrachte oranje sticker, bij diefstal dient dit nummer uiteraard anderszins te worden achterhaald de datum waarop de afvoer geacht wordt in te gaan (bij diefstal de datum van ontvreemding) 6£n van de hokjes dient hier te worden aangekruisd (eventuele) opbrcngst/restwaardc/bockwaarde van het activum op de datum van afvoer ruimte voor aanvullende opmerkingen, zoals overige gemaakte afspraken ten aanzien van de afvoer

Toelichting PROCES-VERBAAL VAN OVERDRACITT VASTE AdTVA RIZA vaste activa 03 Het kan voorkomen, dat het activum gedurende de levensduur wordt overgedragen aan een andere organisatie (bijvoorbeeld aan een andere Dienst); hiertoe dient het onderhavige formulier te worden gebruikt. Hiermee worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het beheer en onderhoud van het activum op een juiste wijze overgedragen van de oude op de nieuwe beheerder. Op het formulier zelf is een toelichting opgenomen t.a.v. de in te vullen zaken.

Toelichting

VERPLAATSEN EN BUITEN GEBRUIK STELLEN VASTE ACTIVA BINNEN HET RIZA

vaste activa 04 Dit formulier dient te worden gebruikt indien een activum wordt "verplaatsf, i.e. een verandering van werkplek/kamernummer voor een periode langer dan 3 maanden, waarbij het beheer over het activum eveneens wordt overgedragen dan wel indien het activum buiten gebruik wordt gesteld binnen het RIZA voor reservedoeleinden of voor tijden van piekbelasting. activumcode datum van overdracht/ buitengebruikstelling nieuwe werkplek/kamernummer nieuwe afdeling opmerkingen gebruiker ontvanger afdelingshoofd 1

afdelingshoofd 2

registratienummer van het apparaat datum waarop de verplaatsmgûitengebraikstelling geacht wordt in te gaan (indien van toepassing) nieuwe fysieke locatie waar het activum zich zal bevinden (indien van toepassing) nieuwe afdeling die het activum gaat beheren ruimte voor aanvullende opmerkingen de 'oude' gebruiker van het activum de 'nieuwe' gebruiker van het activum het afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van h e t a c t i v u m tot de datum van overdracht/builcngebruilLsielling het afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van het vaste activum vanaf de datum van overdracht/buitengebruikstelling

Bij verplaatsen of buitengebruikstellen van het activum binnen de eigen afdeling is er dus slechts sprake van 'afdelingshoofd 1" en behoeft tevens de velden 'nieuwe afdeling" niet te worden ingevuld; bij het buitengebruikstellen binnen de eigen afdeling op dezelfde fysiekc locatie is het daarnaast niet noodzakelijk om het veld "nieuwe werkplek/kamernummer" in te vullen: alleen de status van het activum verandert.

Toelichting ONTVANGSTFORMULIER UCA vaste activa 05 Dil formulier wordt gebruikt indien de ontvangen activa belrekking hebben op een aankoop waarbij de UCA-procedure is gevolgd. De centrale goederenontvangst ontvangt dit formulier van Contractzaken. Dit formulier fungeert als teken voor het "levering accoord". Contractzaken en de centrale goederenontvangst paraferen dit formulier in het parafcnblok.

Toelichting ONTVANGSTBEVESTIGING HARDWARE AFDELING IOI vaste activa 06 Dit formulier wordt gebruikt bij de ontvangst van automatiseringsgoederen en wordt ingevuld door de afdeling IOL Orderbevestigingsnummer Referentienummer bestelling Naam ontvanger Werkplek/kamernummer Handtekening voor ontvangst Datum Activumcode Onischrijving Aantal Serienummer

naam van de toekomstige gebruiker van het activum fysieke locatie waar het activum zich zal gaan bevinden handtekening van de ontvanger datum van ontvangst registratienummer van het activum omschrijving van het activum aantal activa serienummer van het activum

Toelichting EVALUATTEFORMULIER VASTE ACTIVA RIZA vaste activa 07 Dit formulier is bedoeld voor klachten, aanbevelingen, problemen, etc in het leader van de procedure vaste activa RIZA. De invulling van dit formulier behoeft geen nadere toelichting.

REGISTRATIEFORMULIER VASTE ACTIVA RIZA

Activumcode Activumcode moederapparaat Omschrijving Type/serienummer Merk Activa groep Onderafdeling/sectie Werkplek/kamernummer Datum aanschaf Aanschaf bedrag In. rurwurde / opgave Icvrrancier / geschatte w o r d e

Economische levensduur Leverancier Opmerkingen

Datum Naam afdelingshoofd Paraaf afdelingshoofd • doortulei wit net vai iMfmttf

•

In te vullen door de onderafdeling BXFA:

Boekstuknummer Grootboekrekening vaste activa

Vaste activa 01/versie 1.0/19 juni 1991

RUBRICERING VASTE ACTIVAGROEPEN Code S0100 S0200 S0300

Omschrijving (Auto)analysers Autosamplers/monsterwisselaars Bemonsteringsapparatuur

S0400

Centrifuges

S0500 S0510 S0600

Gaschromatografen Vloeisiofchromatografen Minicomputersystemen

50610

Microcomputersystemen

50611

Data station

S0700

Dcstillatie/demincralisatie apparatuur

S0800 S0900 S1000 SHOO SI200 SI 300 S1400 SI 500

Destructieapparatuur Filtreerapparatuur Fotoapparatuur Generatoren Maal- en zeefapparatuur MicToscopen Monitoren Pompen

S1600 S1700

Recorders/printers Schud- en mengapparatuur

SI800

Spectro (foto) meters

S1900 S2000

Spoelautomaten Tellers/meters

S2100 S2200 S2300

Titreerapparatuur Verdun- en doseerapparatuur Verwarming en koeling

S2400 S2500 S2600 S2700 S2800 S2900 S3000 S9900 S9901 G1000 G1001

Weegapparatuur Integratoren Afzuigkasten UV-sterilisatie apparatuur Flow kasten Visweeksystemen Biologische testsystemen Diversen lab-apparatuur Diversen geen lab-apparatuur Meetcontainers/pontons Gebouwen

Vaste activa 01 bijlage 1/versie 1.0/19 juni 1991

Apparatuur analysers, auto-analysers fractieverzamelaar mudsampler, kernboorapparatuur, rubberboot, buitenboordmotor, watermonsiernemer rotoren, doorstroomcentrifuges (tafelgekoeld/ niet gekoeld) gaschromatografen vloeistofchromatografen, HPLC VAX-en, HP's, bijbehorende geheugcndragers, terminals, printers, software, etc PC's, bijbehorende terminals, printers, software vcrwerkingsstations naast analyse-apparatuur in laboratoria stikstofdestillatie, demi-water apparaten, demineralisatoren camera's, lenzen, etc stereo-, stereozoom-, lichtmicroscopcn fluor-, besmcttings-, stralings-, chloride-, zware metalcn, nitraat- en ammoniakmonitoren vloeistofdoseer-, infuus-, 4-kanaals-, vacuumen perspompen; slangen en compressoren schudbladen, (cel)homogenisatoren, ultrasoonbaden UV/VIS-, fluorescentie-, vlam-, gamma-, infra rood-, spectrofoto- en massaspectrometers; ICP afwas- en droogmachines ampoule measuring, chemstation, Ph-, zuurstof-, contaminatie-, geleidendheiddoorstromings-, universeel-, coulomb-, rate- en temperatuurmeters titrators, motorburetten, multidosimat verdunner, injectiesysteem ovens, stoven, thermostaatbaden, waterbaden, vriesdrogers, koel- en vrieskast balansen, analytische-, bovenwegers, etc

CODERINGSTABEL LOKATIES

Onder werkplek/kamernummer wordt verstaan de fysieke lokatie, waar het activum zich bevindt; dat is het gebouw, gevolgd door een eventueel kamernummer. De volgende codering is hier van toepassing:

A B C D

Lefystad Gebouw Gebouw Gebouw Gebouw

ME MH MKA MKE ML MS MV

Meetstations Meetstation Meetstation Meetstation Meetstation Meetstation Meetstation Meetstation

D A

Decentrale vestigingen Dordrecht Arnhem

A: zwarte toren B: gele toren C: voorm. belastingkantoor D: laagbouw

Eijsden Hagestein Kampen Keizersveer Lobith Stevensweert Vuren


A325 B457 C101 D175

ME MH MKA MKE03 ML01 MS MV

D068 A124

ECONOMISCHE LEVENSDUUR EN GESCHATTE RESTWAARDES VASTE ACTIVA

Groep vaste activa

Levensduur

Laboratorium-apparatuur

Restwaarde

Opmerkingen

10%

exclusief computers

-

in lab-ruimtes elders

Computers - micro (Tulip) - micro - mini (VAX) - printer/plotter

3 4 5 4

Gebouwen - gebouwen - meetpontons - meetcontainers

40 15 15

Installaties - telefooncentrale - CV-ketels - loopbruggen - pompen (meetstations)

15 15 15 10

-

Behuizing - audio-visuele apparatuur - zuurkasten - brandkasten

5 5 20

10%

Transportmiddelen - polyester boot - auto's

10 3

10%


5% -

-

voor zover in eigendom

10% 10%

5% -

-

5%

-

voor zover in eigendom voor zover in eigendom

AFVOEREN VASTE ACTIVA RIZA Activumcode Datum van afvoer

Wijze van afvoer

• D

inruil vaste activa opbrengst/restwaarde

overdracht aan de Dienst der Domeinen opbrengst/restwaarde

overdracht aan een andere dienst opbrengst/restwaarde

diefstal te ondernemen handelingen (vervanging e.d.)

Opmerkingen:

1

datum

| gebruiker afdelingshoofd


paraaf

naam

PROCES-VERBAAL VAN OVERDRACHT VASTE ACTIVA RIZA (•Hi; ,:.:,„„:

, ! van de

De eerste ondergetekende, 2

afdeling

van het RIZA te Lelystad, draagt in beheer en

onderhoud over aan de tweede ondergetekende, funktie

s

van

die het beheer en

onderhoud overneemt van het volgende activum dan wel de volgende activa: activumcode

:

omschrijving

:

.

De overdracht wordt geacht in te gaan op

De e e r s t e

ondergetekende

De tweede ondergetekende

Naam

Naam

Plaats

Plaats

Datum

Datum

Handtekening :

Handtekening :

odicblinj*: u i m ei voorletten vai degeoe die bet beheer e l oaderboud v u het actrvaaVde artrva overdraap afdelinpcode vaa de cerate oadergetekeade • i n e i voorienen vaa degeae die het beheer ea oaderboud vai bel acrjviiM/de acliva ovmeemt funktie vai de tweede oadergelehcade orgaaiaatieydieaat ivaar de tweede oadeTgelckeade werbaaa ia daniDi vaa overdracht


VERPLAATSEN OF BUITENGEBRUIKSTELLEN VASTE ACTIVA BINNEN HET RIZA

Activumcode Datum van overdracht/ buitengebruikstelling Nieuwe werkplek/kamernummer Nieuwe afdeling Opmerkingen:

datum J gebruiker j ontvanger afdelingshoofd 1 afdelingshoofd 2


paraaf

naam

ONTVANGSTFO,RMULIER UCA

Formuliernummer Contractnummer

RI-

Naam projectbegeleider Datum Omschrijving te leveren vaste activa

Opmerkingen en bijzonderheden

datum contractzaken inkoop (goederenontvangst)

Vaste activa 05/versie 1.0/23 juli 1991

paraaf

naam

ONTVANGSTBEVESTIGING HARDWARE AFDELING IOI MMMMNI

Orderbevestigingsnummer Referentienummer bestelling Naam ontvanger Werkplek/kamernummer Handtekening voor ontvangst Datum

activumcode

omschrijving

Vaste acliva 06/versie 1.0/19 juni 1991

aantal

serienummer

EVALUATIEFORMULIER PROCEDURE VASTE ACTIVA RIZA Dit formulier is bestemd voor klachten, opmerkingen, aanbevelingen, problemen, etc. in het kader van de procedure vaste activa RIZA. Datum

Naam Afdelingscode

Omschrijving

->

U dient dit formulier in te leveren bij de decentraal bedrijfskundig medewerker van uw hoofdafdeling


Vaste activa RIZA versie 2

Recommend Documents