NIEUWIGHEDEN BEHEER VASTE ACTIVA 3.1
Versie 3.1 December 2004
DE WIZARD VOOR HET BEHEER VAN DE VASTE ACTIVA INLEIDING De grootte en het type onderneming bepalen grotendeels het type beheer dat toegepast wordt op de verrichtingen met vaste activa. Zo zal de boekhouder van een immobiliënkantoor zeer vaak boekingen moeten doen die betrekking hebben op vaste activa, terwijl de boekhouder van een kleine onderneming mogelijk maar één keer per jaar afschrijvingsboekingen moet doen. Daarom kan de tijd die er ligt tussen het boeken van afschrijvingen langer of minder lang zijn (maand of trimester, zelfs semester of jaar). De tegenboekingen (verkoop van activa), wijzigingen van rubrieken of afschrijvingsmethode zijn daarentegen stipt en veel zeldzamer dan de boekingen van afschrijvingen. De tijd en energie die nodig is om een software voor het beheren van vaste activa correct te leren gebruiken staat voor bepaalde personen niet in verhouding tot het gebruik dat ervan gemaakt wordt. Dit is nog meer waar wanneer de lange tussenperiode tussen ieder gebruik vereist dat de boekhouder de technieken opnieuw aanleert (wanneer de boekhouder deze niet vaak gebruikt vergeet hij soms hoe de software gebruikt dient te worden). De wizard van de vaste activa werd dus aangemaakt om het gebruik van de overeenkomstige module te vereenvoudigen. Via deze wizard kan iedere boeking van vaste activa eenvoudig en gemakkelijk gegenereerd worden (diverse verrichting van vaste activa, wijziging van rubriek, wijziging van methode, tegenboekingen, uitzonderlijke afschrijvingen) : de software neemt het ganse proces voor het aanmaken van boekingen voor zijn rekening, vertrekkend vanuit gegevens die vooraf ingegeven of bepaald werden door de gebruiker.
GEBRUIK ♦ Vereisten voor een optimaal gebruik 1. Aanwezigheid van een dagboek Diverse verrichting Aangezien het doel van de wizard is om automatisch boekingen van diverse verrichtingen te genereren, moet de gebruiker zich er dus van vergewissen dat er een dagboek bestaat waarin deze diverse verrichtingen ingegeven kunnen worden. Zo een dagboek kan ook bepaald worden op niveau van het menu Instellingen | Configuratie | Lijst van dagboeken.
2
2. Bepalen van dagboeken per default De rekeningen die betrokken worden bij de verkopen van vaste activa en uitzonderlijke toevoegingen kunnen vooraf bepaald worden in het tabblad Vaste activa van het menu Instellingen | Configuratie | Automatische rekeningen.
Op deze manier kan de software snel de diverse verrichtingen genereren die op deze bewerkingen betrekking hebben, zonder dat de gebruiker het nummer van de rekeningen moet bepalen in de wizard (het blijft echter mogelijk om de rekening(en) die vermeld werd(en) te wijzigen voor het genereren van de boekingen in het dagboek gestart wordt). 3. Instellen van parameters voor de opties Een reeks variabelen die betrekking hebben op het genereren van een diverse verrichting en de wizard kunnen ook bepaald worden via de configuratieopties.
3
Instellingen | Configuratie | Opties
U kan ook het dagboek per default bepalen waarin de boeking van toewijzingen en tegenboekingen zal gebeuren en via het aankruisvakje ervoor kiezen om het detail van toewijzingen te tonen die gegenereerd werden door de vaste activa. Het scherm maakt het ook mogelijk om aan iedere boekingscategorie (afschrijving, uitzonderlijke afschrijving en tegenboeking) een algemeen commentaar toe te kennen. Alle deze informatie zijn gegevens die automatisch in rekening genomen zullen worden en hernomen zullen worden door de software bij het genereren van boekingen. Het doel is om de taak van de gebruiker te vergemakkelijken door te voorkomen dat hij deze informatie moet ingeven bij iedere ingave van een boeking. Via de twee aankruisvakjes die betrekking hebben op de wizard kan u de bewerkingen bepalen die de wizard zal kunnen uitvoeren. De berekening van de afschrijvingen en de verkoopsverrichtingen van activa (tegenboekingen) worden standaard aangeboden in de wizard. Dit geldt niet voor de wijzigingen van rubriek en wijzigingen van afschrijvingsmethode. Deze verrichtingen kunnen enkel via de wizard uitgevoerd worden indien de gebruiker vooraf zijn akkoord hiervoor gegeven heeft. Dit akkoord wordt op dit niveau gegeven. Door het vakje ‘Ingeven van wijzigingen van rubriek’ aan te vinken, zal de wizard de toelating krijgen om over te gaan tot een wijziging van rekeningcategorie, indien zo een verrichting plaats dient te vinden. Hetzelfde geldt voor het wijzigen van afschrijvingsmethode. 4. Instellen van de parameters voor het boekhoudplan In het menu Vaste Activa | Instellingen |Instellen van parameters voor het boekhoudplan, wijzigt u de naam van alle rekeningen van klasse 2 in Actief Vaste Activa en koppel aan al deze rekeningen de overeenkomstige rekeningen ‘Uitgevoerde Vaste activa’ en ‘Toewijzing’. Dit heeft als doel dat bij het ingeven van een aankoop van een vaste activa, dadelijk een signalementsfiche kan gegenereerd worden op naam van het vaste activa.
4
Opmerking : opdat de wizard zelf de lijst van vaste activa zou kunnen voorstellen tijdens de gewenste periode, is het nodig dat voor deze nieuwe activa een signalementsfiche aangemaakt op hun naam (zonder dat ze geactiveerd werden), indien dit niet gebeurt moet de gebruiker zelf in de wizard opnieuw de lijst van de nieuwe vaste activa van de periode ingeven. ♦
5
De wizard van vaste activa stap voor stap In het eerste scherm kiest u de periode waarin de verrichtingen die moeten gebeuren ingegeven moeten worden. ¨Per default, stelt de software, per schijf van een volledig jaar, de periode voor die volgt op de periode die als laatste behandeld werd. Het is echter mogelijk om een maandelijkse, enkelvoudige of meervoudige tussenperiode te kiezen.
Klik op ‘Volgende’.
Door op volgende te klikken, start u het proces dat de software toelaat om alle gegevens te analyseren die hij nodig heeft om de afschrijvingen van ieder vast activa te berekenen. Klik op ‘Volgende’.
6
Indien de vaste activa aangeschaft werden tijdens de desbetreffende periode, gaat u als volgt verder, indien dit niet het geval is gaat u naar de volgende stap door op ‘Volgende’ te klikken. Vaste activa werden aangeschaft tijdens de desbetreffende periode Namelijk : •
De aanschaf werd opgenomen in de boekhouding en een fiche ‘Vaste activa’ werd aangemaakt op naam van dit vaste activa (de aankoop werd echter niet geactiveerd). In dat geval verschijnt het aangeschafte vaste activa automatisch in de lijst. De karakteristieken van het ‘vaste activa’ kunnen gewijzigd worden via de knop ‘Wijzigen’. Het vaste activa kan ook verwijderd worden via de knop ‘Wissen’.
•
De gebruiker geeft manueel de nieuwe vaste activa van de periode in door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken.
Met de knoppen ‘Toevoegen’ en ‘Wijzigen’ wordt het volgende scherm geopend :
Dit scherm is niet anders dan het scherm waarmee u basisfiches kan aanmaken voor vaste activa. Voor informatie hierover verwijzen we naar de Handleiding van de Vaste Activa. De knop ‘Wissen’ doet een waarschuwingsbericht verschijnen dat u waarschuwt en u vraagt om te bevestigen dat u het geselecteerde activa in het raster wenst te wissen.
7
Eens de nieuwe aanschaffingen ingegeven zijn in het raster, klikt u op ‘Volgende’.
Indien vaste activa verkocht werden tijdens de desbetreffende periode, gaat u als volgt te werk, indien dit niet het geval is, gaat u naar de volgende stap door op ‘Volgende’ te klikken. Vaste activa werden verkocht tijdens de desbetreffende periode Om aan deze toestand te voldoen, moet de gebruiker de vaste activa bepalen die verkocht werden evenals de karakteristieken van de verkoop (bedrag, dagboek, documentnummer enz.). Dit gebeurt door te klikken op de knop ‘Toevoegen’, er wordt dan het volgende scherm geopend dat de gebruiker dient te vervolledigen :
Alle informatie over dit scherm is beschikbaar in de handleiding voor de Vaste Activa. Net zoals in de vorige stap kan u met de knoppen ‘Wijzigen’ en ‘Wissen’ respectievelijk de gegevens van de verkoop wijzigen en een verkoop wissen.
8
Eens de vaste activa ingegeven zijn in het raster, klikt u op ‘Volgende’.
Indien het rekeningnummer van de vaste activa gewijzigd werd tijdens de desbetreffende periode, gaat u als volgt te werk, indien dit niet het geval is, gaat u naar de volgende stap door op ‘Volgende ‘ te klikken. De boekhoudkundige rubriek van vaste activa werd gewijzigd tijdens de desbetreffende periode Namelijk : •
De wijziging van rubriek werd tijdens het jaar uitgevoerd in de module vaste activa. In dat geval verschijnt het vaste activa, waarvan de rekening gewijzigd is automatisch in de lijst. Iedere ingave (lijn van het raster) toont de oude rekeningnummers van het vaste activa (rekening vaste activa, uitgevoerde afschrijvingen en toewijzing) en de nieuwe rekeningen die hieraan gekoppeld zijn. Deze gegevens kunnen echter steeds gewijzigd worden via de knop ‘Wijzigen’. Deze wijziging van rekening kan ook ongedaan gemaakt worden via de knop ‘Wissen’.
•
De gebruiker voert voor de eerste keer de wijziging van rubriek van het vaste activa uit door te klikken op de knop ‘Toevoegen’.
Met de knoppen ‘Toevoegen’ en ‘Wijzigen’ opent u het volgende scherm, dat de gebruiker dient te vervolledigen :
9
Dit scherm is het standaardscherm voor het wijzigen van rubriek (bv. ten gevolge van het opheffen van een optie van een vaste activa in leasing). Alle informatie hierover is beschikbaar in de Handleiding voor de Vaste Activa. Eens de vaste activa waarvan de rekeningnummers gewijzigd zijn bepaald werden in het raster, klikt u op ‘Volgende’.
Indien de afschrijvingsmethode van de vaste activa gewijzigd werd tijdens de desbetreffende periode, gaat u als volgt te werk, indien dit niet het geval is gaat u naar de volgende stap door op ‘Volgende’ te klikken. De afschrijvingsmethode van de vaste activa werd gewijzigd tijdens de desbetreffende periode. Namelijk : •
De wijziging van de afschrijvingsmethode is reeds gebeurd in de module Vaste activa. In dat geval verschijnt het vaste activa waarvan de rekening gewijzigd is automatisch in de lijst. Ieder ingave (lijn van het raster) toont de oude (oude methode en frequentie, oud percentage) en nieuwe afschrijvingskarakteristieken. Deze gegevens kunnen echter steeds gewijzigd worden via de knop ‘Wijzigen’. Deze wijziging van rekening kan ongedaan gemaakt worden via de knop ‘Wissen’.
•
De gebruiker voert voor de eerste keer de wijziging van afschrijvingsmethode uit door te klikken op de knop ‘Toevoegen’.
Via de knoppen ‘Toevoegen’ en ‘Wijzigen’ opent u het volgende scherm dat de gebruiker dient te vervolledigen :
10
Dit scherm is een standaardscherm voor het wijzigen van methode. hierover vindt u in de Handleiding voor de Vaste Activa’.
Verdere informatie
Eens de vaste activa waarvan de afschrijvingsmethode gewijzigd is, bepaald werden in het raster, klikt u op ‘Volgende’.
Het volgende scherm geeft een overzicht van de verrichtingen die zullen gebeuren, het berekenen van de periode in functie van bepaalde criteria, rekening houdend met eventuele aanschaffingen, verkopen van vaste activa, wijziging van rubriek en/of afschrijvingsmethode. Klik op de knop ‘Volgende’ om de herberekening van de afschrijvingen van iedere vaste activa te starten.
11
De knop maakt het mogelijk om de afschrijvingen die door de software berekend werden op te roepen en zelfs indien nodig te wijzigen en dit voor iedere vaste activa en voor de desbetreffende periode. Het volgende scherm wordt geopend :
In dit scherm kunnen de afschrijvingen (en dus de toevoegingen) gewijzigd worden door de cursor te plaatsen op de lijn die gewijzigd moet worden en door op het icoontje te klikken (de gegevens kunnen niet rechtstreeks in het raster gewijzigd worden). Via dit icoontje opent u een bijkomend scherm waarin u het bedrag van de toevoeging kan wijzigen :
12
De uiteindelijke bestemming van al deze bedragen is vanzelfsprekend het dagboek diverse verrichting, waarin ze verschijnen in de vorm van een boeking, in de rekeningen die vooraf bepaald werden. Opmerking : Het doel van de wizard is het proces van het genereren van de boekingen te vereenvoudigen, en wij raden u ten zeerste af om de berekende bedragen te wijzigen. Indien de variabelen van de berekening nauwgezet ingegeven werden, worden de afgeschreven bedragen correct berekend. maakt het mogelijk een volledige tabel met de De knop afschrijvingen van de periode vooraf in de vorm van een tabel te bekijken en/of af te drukken:
Klik op de knop ‘Volgende’.
13
Het doel van de wizard van de vaste activa is automatisch boekingen te genereren die betrekking hebben op vaste activa. Via het volgende scherm kan u dan ook de gegevens die op dit niveau gegenereerd zijn omzetten in boekingen van diverse verrichtingen en ze overbrengen naar de tijdelijke boekhouding van de diverse verrichtingen, die toegankelijk is via het menu Ingaven | Diverse verrichtingen. Indien u om de één of andere reden, het proces van aanmaken van diverse verrichtingen wenst te onderbreken, moet u het knopje ‘Geen boeking’ activeren, en daarna klikken op de knop ‘Verlaten’ om de wizard te verlaten. Om de berekende afschrijvingsboekingen te boeken, activeert u de knop ‘Boeken van verrichtingen van de periode’ en daarna klikt u op ‘Volgende’.
14
In dit scherm bepaalt u het dagboek waarin de diverse verrichtingen van afschrijvingen bewaard zullen worden en de datum die deze boekingen zullen hebben. De velden ‘Afschr.’, ‘Uitz. Afschr.’ en ‘Tegenboeking’ maken het mogelijk om een commentaar in te geven voor de boekingen die ermee overeenkomen. Ter herinnering, deze commentaren kunnen ook per default bepaald worden in het scherm van de configuratieopties. Klik op ‘Volgende’.
Dit scherm toont alle boekingen (diverse verrichtingen) die overgedragen zullen worden naar het gekozen dagboek in de algemene boekhouding. Vanuit dit scherm kan u niet meer terugkeren naar voorgaande stappen (Enkel de icoontjes ‘Volgende’ of ‘Verlaten’ kunnen nog geactiveerd worden). Het blijft echter mogelijk om op dit niveau de diverse verrichtingen te wijzigen die gegenereerd werden door te klikken op het (de gegevens kunnen niet rechtstreeks in het raster gewijzigd worden). icoontje
15
Eens de diverse verrichtingen eventueel gewijzigd zijn, klikt u op ‘Volgende’.
Deze stap is de laatste stap voor het overdragen van gegenereerde diverse verrichtingen naar het dagboek diverse verrichtingen in de algemene boekhouding. Om de diverse verrichtingen over de dragen, activeert u de knop ‘JA, bewaar’ en klikt u op ‘Volgende’. Indien u de procedure wenst te onderbreken, klikt u op ‘NEEN’ en daarna op de knop ‘Verlaten’. Opmerking : U kan vaststellen dat de procedure op ieder ogenblik in de wizard stopgezet kan worden.
16
Klik op de knop ‘Beëindigen’ of de knop ‘Verlaten’. In het menu Ingaven | Diverse verrichtingen, vindt u alle boekingen terug die gegenereerd werden via de wizard :
U dient enkel nog definitief te centraliseren opdat deze zouden verschijnen in de verschillende historieken.
17
