INTERN MEMO
Van Aan Datum Onderwerp c.c.
: : : : :
L. de Ridder Gemeenteraad 19 mei 2011 Start duurzaamheidsbeleid
DMS nr: 11.04347
Aanleiding Duurzaamheid is een speerpunt in het coalitieakkoord en het collegeprogramma. Bovendien is Oegstgeest Millenniumgemeente. Duurzaamheid is steeds vaker geïntegreerd in gemeentelijke taken. Door het ontwikkelen en vaststellen van duurzaamheidsbeleid brengen we in kaart waar de gemeente staat, waar kansen zijn voor verdere verduurzaming en hoe deze kansen benut kunnen worden. In september start onze duurzaamheidscoördinator met de voorbereiding op deze nota Duurzaamheidsbeleid. In deze memo is aangegeven waar het duurzaamheidsbeleid zich in hoofdlijnen op zal richten. Ook is beschreven welk proces wordt doorlopen om te komen tot breed gedragen beleidsuitgangspunten. Doelstelling en resultaat Het duurzaamheidsbeleid leidt ertoe dat duurzaamheid een vanzelfsprekend onderdeel wordt van de gemeentelijke bedrijfsvoering en van gemeentelijke taken en projecten. Ook biedt het beleid uitgangspunten voor het faciliteren en stimuleren van initiatieven van inwoners, instellingen en ondernemers op het gebied van duurzaamheid. Beperking Duurzaamheid is een begrip dat breed geïnterpreteerd kan worden. Het begrip wordt bij het opstellen van beleid afgebakend en geoperationaliseerd, zodat consensus ontstaat over de onderwerpen en taakvelden waar het beleid zich op richt. Een globale afbakening is hieronder geschetst (“Inhoud”) en zal dienen als basis voor de interactieve afbakening van het begrip. Risico’s Binnen de ambtelijke organisatie leven diverse beelden over het begrip duurzaamheid. Terwijl de één zich er nauwelijks een voorstelling van kan maken, heeft de ander er een duidelijk oordeel over, zowel positief als negatief. Het is nodig om eerst een kennisniveau te bereiken dat het mogelijk maakt om een goed onderbouwd beeld te krijgen van duurzaamheid. Dit vergt tijd in de beleidsvoorbereiding. Wanneer deze stap wordt overgeslagen kan het zijn dat er ergens weerstand blijft bestaan. Financiën Er is vooralsnog geen budget gereserveerd voor het opstellen en uitvoeren van duurzaamheidsbeleid. Het opstellen gebeurt door de duurzaamheidscoördinator als onderdeel van haar reguliere uren. De uitvoering is een taak voor (bijna) alle onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Ook dit gebeurt in principe in reguliere uren; een duurzame
INTERN MEMO
2/5
manier van werken is geen extra taak maar een andere manier van hetzelde werk doen. Van een aantal afdelingen zal een extra inspanning nodig zijn voor deelname aan de interactieve beleidsvorming. Daarnaast kan een extra inspanning nodig zijn omdat een duurzame manier van werken in sommige gevallen iets af kan wijken van ‘hoe het tot nu toe altijd gedaan werd’, er is dan tijd nodig om te kunnen omschakelen. Communicatie Voor uitvoering van beleid is communicatie een belangrijk instrument. In het duurzaamheidsbeleid wordt daar aandacht aan besteed.
Inhoud Betekenis duurzaamheid In de basis is een beslissing of ontwerp duurzaam wanneer de beslissing niet ten koste gaat van latere generaties of van mensen elders in de wereld. Een duurzame beslissing voorkomt dat natuurlijke bronnen uitgeput raken of onherstelbaar beschadigen. De pijlers people, planet en profit spelen een belangrijke rol in de afweging om tot een beslissing te komen. Wanneer deze pijlers met elkaar in balans zijn, ontstaat een stabiele, duurzame, situatie. De conrete, operationele invulling van deze pijlers en de balans ertussen is voor meerdere interpretaties vatbaar. Via interactieve beleidsvorming wordt consensus gezocht over de betekenis en toepassing van het begrip ‘duurzaamheid’ binnen de gemeente Oegstgeest. Deze betekenis wordt in het duurzaamheidsbeleid toegelicht en gedefinieerd. Zo ontstaat een gezamenlijk uitgangspunt voor het beleid. Hoofdlijnen beleid Het duurzaamheidsbeleid richt zich op verschillende niveau’s: 1. Een duurzame organisatie (bedrijfsvoering); 2. Een duurzame uitvoering van gemeentelijke taken; 3. Initiatieven van en met externe partners ter bevordering van duurzaamheid. Deze niveaus volgen het principe ‘verbeter de wereld, begin bij jezelf’. Per niveau worden thema’s geïdentificeerd die zich lenen voor ‘verduurzaming’. Hieronder zijn ter illustatie enkele thema’s genoemd. Een duurzame organisatie (bedrijfsvoering) duurzaam inkopen; gebouwbeheer; CO2-footprint; energieverbruik (m.n. gebouwen en openbare verlichting); personeelsbeleid; mobiliteitsbeleid personeel; wagenpark gemeente. Een duurzame uitvoering van gemeentelijke taken
INTERN MEMO
3/5
interne bewustwording en training toepassen duurzaamheid in eigen werkveld van elke ambtenaar; duurzaamheid standaard meewegen in beleid en besluiten; duurzame werkwijze verankeren in diverse beleidsterreinen (bv. RO, beleid openbare ruimte, afval incl. kringloop, groen, zorg, onderwijs) en hier standaarden voor ontwikkelen idem voor uitvoerende taken (beheer openbare ruimte); duurzaamheid in plannen en projecten (bv. duurzaam bedrijventerrein).
Initiatieven van en met externe partners (inwoners, instellingen en ondernemers) ter bevordering van duurzaamheid Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) stimuleren bij ondernemers; Convenant Duurzaam Bouwen; Meerjarenafspraken Energie-efficiency bij bedrijven; Bijeenkomsten voor inwoners over Millenniumdoelen, ontwikkelingssamenwerking, sociale en groene initiatieven; Woningcorporaties in de gemeente stimuleren ‘Klimaatcorporatie’ te worden; Millenniumgemeentedoelen onder de aandacht brengen; Organisatie beursvloer en/of andere markt; Ondersteunen Civil Society Club; Overwegen Fair Trade-gemeente te worden; Ondersteunen van initiatieven van organisaties als Simavi, OxfamNovib etc.; Ondersteunen van initiatieven van milieu- en natuurorganisaties. Voor elk niveau worden doelen geformuleerd die binnen een nader te definiëren termijn bereikt worden. Naast het uitwerken van thema’s zoals hierboven genoemd, biedt het beleid een ‘universele basisfilosofie’ over het structureel toepassen van duurzaamheid in alle besluiten. Daarmee wordt geborgd dat duurzaamheid een standaard onderdeel wordt van besluiten en initiatieven op alle niveaus, ook voor niet apart geïdentificeerde thema’s.
Relatie met overig gemeentelijk beleid Duurzaamheidsbeleid is alleen succesvol als het goed aansluit op dat wat er al speelt en is vastgesteld binnen de gemeente. Het duurzaamheidsbeleid sluit daarom aan op bestaand beleid en beleid in ontwikkeling zoals de Toekomstvisie, het (in september vast te stellen) Milieubeleidsplan, het regionaal klimaatbeleid, sociaal beleid etc.. Millenniumgemeentedoelen worden opgenomen als onderdeel van het duurzaamheidsbeleid.
Proces en planning Duurzaamheid in adviesnota’s Het document “Duurzaamheid in adviesnota’s” is in mei verspreid. Ambtenaren worden via dit document gestimuleerd om duurzaamheid mee te laten wegen in de onderbouwing (argumenten, kanttekeningen, alternatieven) van adviesnota’s voor college van B&W en gemeenteraad. Dit document zal via het DMT worden verspreid over de betreffende afdelingen. In september licht de duurzaamheidscoördinator het document toe in de
INTERN MEMO
4/5
betreffende afdelingsoverleggen. Deze toelichting zal interactief en educatief van karakter zijn.
Duurzaamheidsbeleid deel I (duurzame organisatie & gemeentelijke taken) In september start het opstellen van het duurzaamheidsbeleid; in overleg met de communicatieadviseur worden een planning en plan van aanpak gemaakt voor interactieve beleidsvorming binnen de eigen organisatie. In deze fase wordt het beleid opgesteld voor de eerste twee niveaus: 1. Een duurzame organisatie (bedrijfsvoering); 2. Een duurzame uitvoering van gemeentelijke taken; Op deze wijze kan de gemeente eerst zelf het goede voorbeeld geven alvorens met andere partijen haar ideeën over duurzaamheid te delen. Ter voorbereiding op interactieve beleidsvorming worden de hoofdkaders bepaald. Interactieve beleidsvorming is een methode om invulling te geven aan deze kaders. Gezamenlijk wordt bepaald waar accenten liggen, wat typerend is voor de identiteit en het karakter van de gemeente Oegstgeest, welke doelstellingen er zijn vanuit de diverse beleidsvelden en deze te combineren zijn. Ook wordt een gezamenlijke definitie van het begrip duurzaamheid bepaald. Eind 2011 is het (concept)beleid klaar voor de eerste twee niveaus. Gelijktijdig worden de voorbereidingen voor interactieve beleidsvorming ten behoeve van deel II getroffen.
Duurzaamheidsbeleid deel II (initiatieven inwoners, instellingen en ondernemers) Aansluitend vindt interactieve beleidsvorming plaats met externe partijen. Dat levert de input voor beleid op het derde niveau: 3. Initiatieven van en met externe partners (inwoners, instellingen en ondernemers) ter bevordering van duurzaamheid. Hiervoor worden partijen betrokken waarvan bekend is dat zij actief zijn binnen de gemeente. Het gaat om partijen die zich inzetten op het gebied van people, planet en profit, zoals bijvoorbeeld partijen die betrokken zijn bij de Milleniumdoelen, vrijwilligersorganisaties, Fair Trade, natuurorganisaties, ontwikkelingssamenwerking, investeerders in duurzame ontwikkelingen, ondernemers en inwoners, etc.. De lijst met partners wordt de komende tijd compleet gemaakt. Partijen worden rechtstreeks uitgenodigd en partijen die nog niet bij de gemeente bekend zijn, maar die wel graag mee willen denken, worden uitgenodigd via de gebruikelijke gemeentelijke mediakanalen. Mogelijk worden ook sociale media ingezet. In het tweede kwartaal van 2012 wordt deel II van het duurzaamheidsbeleid aangeboden aan de gemeenteraad ter vaststelling. Samen met deel I vormt het dan één pakket dat gezamenlijk de titel “Duurzaamheidsbeleid van de gemeente Oegstgeest” draagt.
INTERN MEMO
5/5
In de praktijk Vaststelling van het beleid duurt dus nog een aantal maanden. In de tussentijd hoeft de gemeente niet stil te staan. Zodra deel I van het beleid klaar is, wordt gestart met de uitvoering van het beleid. Er komen initiatieven van buitenaf op ons af waar we op kunnen (moeten) reageren. Per geval wordt bekeken hoe hier in de tussentijd mee om wordt gegaan. Ook wordt alvast gestart met de voorbereidingen voor uitvoering van het beleid: communicatietraject voor “Duurzaamheid in adviesnota’s” vindt plaats; uitvoeringsactiviteiten zonder politieke of financiële consequenties worden alvast in gang gezet.
Rolverdeling Duurzaamheidscoördinator: schrijven beleid, organisatie proces, interactieve sessies Communicatie: advisering proces en interactieve beleidsvorming, advisering communicatie bij uitvoering Diverse afdelingen: input tijdens interactieve beleidsvorming DMT stimuleren medewerkers toepassen beleid
