Raadsnota Raadsvergadering d.d.: 11 mei 2009 Agenda nr: Onderwerp: Coördinatie evenementen in Valkenburg aan de Geul
Aan de gemeenteraad, 1. Doel, Samenvatting en Advies van het raadsvoorstel Op 9 mei 2005 heeft de raad besloten de organisatie van evenementen in handen te leggen van een stichting. Het stichtingsbestuur wordt gevormd door personen uit het bedrijfsleven en door vertegenwoordigers van branche-organisaties. De gemeente kreeg géén bestuurszetel, want de raad wilde de organisatie van evenementen op afstand zetten. Voor fondsvorming t.b.v. de organisatie van evenementen is de precarioheffing voor terrassen verhoogd. Deze precarioverhoging levert momenteel 56.000 euro per jaar op. Daarnaast levert Holland Casino Valkenburg in de jaren 2008, 2009 en 2010 jaarlijks een bijdrage van 45.000 euro voor de organisatie van evenementen. De stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul is in 2005 opgericht conform de uitgangspunten van de raad. Deze stichting heeft de afgelopen jaren een aantal goede evenementen georganiseerd, die een terugkerend karakter hebben en die verder kunnen uitgroeien. In vele steden in Nederland is het organiseren van evenementen een belangrijke manier om het imago en de identiteit van de stad te versterken. Door de juiste evenementen in het juiste seizoen en op een goede locatie te organiseren, kun je de stad regionaal, nationaal of zelfs internationaal in de schijnwerpers zetten. Omdat het imago en de identiteit van een stad tot de competenties van een gemeente behoren, stellen wij uw raad voor de coördinatie van evenementen binnen de gemeente te organiseren en vanuit die rol de samenwerking met bestaande stichtingen en organisaties op te zoeken, zodat wij Valkenburg aan de Geul verder opstuwen met hoogwaardige, kwalitatieve evenementen die aansluiten bij het imago en de identiteit van de stad. 2. Situatie / Aanleiding / Probleem In 2006 heeft de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul de eerste evenementen georganiseerd. In dit jaar werden organisaties die een evenement wilden organiseren en daarvoor subsidie vroegen, doorgestuurd naar de Stichting. Na het eerste jaar is met de Stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul geëvalueerd. Twee belangrijke conclusies werden getrokken: Het programma dat in 2006 georganiseerd werd, was onvoldoende. Het doorverwijzen van andere organisaties die evenementen organiseren werkt verwarrend. Op basis van de evaluatie is afgesproken dat de Stichting inzet op een paar grotere evenementen die jaarlijks terugkeren. Het budget wordt aan deze evenementen besteed. Andere organisaties die evenementen organiseren stemmen dit af met de gemeente. Binnen de gemeente is een evenemententeam opgezet. Dit team bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen die met de evenementen van doen hebben. De afstemming en planning vindt via dit team plaats.
Pagina 1 van 5
Met de Stichting is afgesproken dat de volgende evenementen georganiseerd worden: Week van de smaak: eerste editie in september 2007, wordt nu jaarlijks georganiseerd; Internationaal Straattekenfestival: eerste editie in augustus 2008, wordt nu jaarlijks georganiseerd; Wekelijks entertainment in het centrum: vanaf 2008 is in de weekenden waarin geen andere evenementen in het centrum gepland staan, gestart met het organiseren van wekelijks entertainment in het centrum. Mosaiculture (start in 2010). Napoleontisch festival: dit evenement is vervallen omdat de organisatoren niet konden voldoen aan de uitgangspunten van de gemeente. Het vrijgevallen geld wordt ingezet om in het jubileumjaar van de VVV (2010) extra publiciteit (bij voorkeur door een bijzonder evenement) voor Valkenburg te genereren. Bloemrijke gevels: dit project is door nieuwe inzichten omgezet in de aanpak van de gevels in het centrum;
3. Relatie met bestaand beleid Momenteel heeft onze gemeente de coördinatie van de onder punt 2 genoemde evenementen in handen gelegd van de stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul. Alle andere partijen die evenementen organiseren wenden zich tot onze gemeente. Voor deze constructie is gekozen omdat de stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul al haar financiële middelen moet inzetten voor de afgesproken evenementen en de stichting slechts een beperkte rol in overige aspecten kan hebben, omdat de gemeente uiteindelijk de evenementenvergunning moet verstrekken. 4. Gewenst beleid en mogelijke opties In vele steden in Nederland is het organiseren van evenementen een belangrijke manier om het imago en de identiteit van de stad te versterken. Door de juiste evenementen in het juiste seizoen en op een goede locatie te organiseren, kun je de stad regionaal, nationaal of zelfs internationaal in de schijnwerpers zetten. Omdat het imago en de identiteit van een stad tot de competenties van een gemeente behoren, stellen wij uw raad voor de coördinatie van evenementen binnen de gemeente te organiseren en vanuit die rol de samenwerking met bestaande stichtingen en organisaties op te zoeken, zodat wij Valkenburg aan de Geul verder opstuwen met hoogwaardige, kwalitatieve evenementen die aansluiten bij het imago en de identiteit van de stad. Door de coördinatie vanuit de gemeente te organiseren, krijgen alle organisaties één duidelijk aanspreekpunt. De evenementencoördinator vult zijn coördinerende rol vanuit een helicopterview in. De evenementencoördinator krijgt de volgende taken: Planvorming, zowel strategisch (wat gaan we doen?) als operationeel (hoe gaan we dat doen, wanneer, met wie en welke middelen?); Synergie effecten behalen met andere evenementen die al georganiseerd worden; Aanspreekpunt zijn voor bestaande organisaties die al evenementen organiseren. Hij/zij kan deze organisaties inhoudelijk adviseren/stimuleren om verdere kwaliteitsslagen te maken of om evenementen verder succesvol uit te bouwen. Een goede spreiding in tijd proberen te bereiken voor de evenementen in Valkenburg (en de regio) door een goede onderlinge communicatie op te zetten en onderlinge afspraken te maken; Kwalitatief goede en 'duurzame' evenementen(-organisatoren) naar Valkenburg 'halen' of in Valkenburg zelf laten 'opbloeien' die een sterke economische spin off hebben, imagoversterkend voor Valkenburg kunnen werken, positieve publiciteit genereren, een brede groep gasten aanspreken, seizoensverlengend werken, et cetera; Financiering zoeken voor (nieuwe) evenementen; Zorgen dat de Valkenburgse evenementen overal op de 'agenda' staan Het daadwerkelijk organiseren van evenementen (ook samen met andere partijen);
Pagina 2 van 5
De evenementencoördinator zal 3 dagen per week beschikbaar moeten zijn. Hij/zij moet verantwoording afleggen aan een stuurgroep waarin bestuurders van de gemeente en enkele ondernemers zitting hebben. Momenteel wordt gewerkt aan een beleidsnotitie over Evenementenbeleid in Valkenburg aan de Geul. Deze begint met wie willen we zijn, wat willen wij uitstralen (identiteit!), welke evenementen passen daarbij en op welke plaatsen passen deze evenementen. Vervolgens worden alle organisatorische en praktische aspecten behandeld. Deze beleidsnota wordt na de zomer aan uw raad ter besluitvorming aangeboden. Vooruitlopend op deze nota leggen wij de besluitvorming over de centrale coördinatie nu aan uw raad voor. De organisatorische invulling De Provincie Limburg heeft onze gemeente gevraagd of wij expertise kunnen leveren ten behoeve van het wielerplan van de Provincie. De Provincie wil een projectstructuur opzetten met experts op wielergebied. Deze experts worden ingezet om belangrijke internationale wielerevenementen naar Limburg te halen. De Provincie vraagt onze gemeente om 2 dagen per week deze specifieke expertise te leveren. De Provincie vindt dat wij als belangrijkste partner van de Wieleragenda ook mee moeten investeren in het binnenhalen van wielerevenementen (Valkenburg plukt daar immers ook de vruchten van). Wij zijn op een constructie uitgekomen waarbij de Provincie één dag inzet per week gaat financieren en onze gemeente de tweede dag financiert. De salariskosten van de evenementencoördinator kunnen in deze opzet samen met de Provincie als volgt gedekt worden: - 3 dagen evenementenbeleid/organisatie Valkenburg aan de Geul (af te dekken uit evenementenbudget) - 1 dag ondersteuning wieleragenda Provincie (af te dekken door Provincie) - 1 dag investering gemeente Valkenburg t.b.v. ondersteuning wieleragenda (via prioriteitstelling binnen de voorjaarsnota)
49.200,-
TOTAAL
82.000,
16.400,16.400,-
Wij missen op dit moment de dekking voor de laatste post ( 16.400,=). Wij kunnen dit niet afboeken van het evenementenbudget want dan blijft er te weinig over voor de daadwerkelijke uitvoeringskosten. Wij stellen uw raad voor een bedrag van 16.400,= op te nemen in de voorjaarsnota. De Provincie zal aan alle gemeenten die betrokken zijn bij de Wieleragenda de vraag voorleggen of deze gemeenten zich bestuurlijk, organisatorisch en financieel akkoord verklaren met actieve participatie in de organisatie van de wieleragenda. Hierover komen wij bij uw raad terug. Het beschikbare evenementenbudget is momenteel 101.000,= per jaar. De huidige stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul huurde organisaties en personen in om de evenementen daadwerkelijk van de grond te krijgen. Deze kosten liggen ongeveer gelijk met de kosten van onze gemeente voor de evenementencoördinator (3 dagen per week: 49.200,=). Daardoor resteert iets meer dan de helft voor de daadwerkelijke uitvoeringskosten van de evenementen. Het is natuurlijk ook van groot belang dat de evenementencoördinator sponsoren weet aan te trekken. 5. Aanbestedingen n.v.t.
Pagina 3 van 5
6. Financiën Op dit moment wordt het evenementenfonds jaarlijks gevoed met: 56.000 uit de precario-inkomsten 45.000,= uit het Casinofonds Totaal 101.000,= Over de afgelopen jaren is een reserve opgebouwd van 95.000,=.
7. Communicatie Met de stichting Evenementenbureau Valkenburg aan de Geul en met de betrokken sponsoren ondernemers (via Koninklijke Horeca nederland) en Holland Casino heeft afstemming plaatsgevonden.
8. Afwegingen en Advies Samenvattend stellen wij uw raad voor: - de coördinatie van evenementen binnen de gemeente te organiseren - voor drie dagen in de week een evenementencoördinator te benoemen en de salariskosten ( 49.200,=) af t e dekken uit de j aarlij ks beschikbare middelen voor evenementen; - in de voorjaarsnota een structurele verplichting op te nemen van maximaal 16.400,= ter afdekking van de salariskosten van de evenementencoördinator.
9. Bijlagen
Het college van burgemeester en wethouders van Valkenburg aan de Geul,
L.T.J.M. Bongarts algemeen directeur/gemeentesecretaris
Drs. M.J.A. Eurlings burgemeester
Pagina 4 van 5
De raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders de dato 7 april 2009; Gehoord de raadsadviescommissie Economie, Financiën en Toerisme de dat0 22 april 2009,
Besluit: -
de coördinatie van evenementen binnen de gemeente te organiseren voor drie dagen in de week een evenementencoördinator te benoemen en de salariskosten ( 49.200,=) af t e dekken uit de j aarlij ks beschikbare middelen voor evenement en; in de voorjaarsnota een structurele verplichting op te nemen van maximaal 16.400,= t er afdekking van de salariskosten van de evenementencoördinator.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 11 mei 2009.
De raad voornoemd,
A.M. Hoeberigs griffier
Drs. M.J.A. Eurlings voorzitter
Pagina 5 van 5
