Evaluatie 2012 en Meerjarenperspectief / Businessplan 2013 - 2017 Stichting Kerststad Valkenburg aan de Geul
Kosten 1 Marketing 2 Kerstparade 3 Verlichting 4 Culturele activiteiten 5 Bestuurskosten 6 Administratiekosten 7 Opening en relatie avond 8 Diverse kosten TOTALE KOSTEN
2012 73.500 29.562 75.000 18.348 3.999 2.764 3.616
2013 79.000 50.000 75.000 10.000 3.500 3.000 5.000
6.789 10.000 213.110 235.500
Opbrengsten 2012 2013 9 Marketing bijdragen 44.473 51.000 10 Bijdrage ondernemers 33.500 17.500 11 Gemeentelijk 92.000 110.000 subsidie 12 Rout e d Amuse 30.001 27.500 13 Overige bijdragen 1.900 1.250 14 SSEV Subsidie 15.000 12.500 TOTALE OPBRENGSTEN 216.874 219.750 SALDO
+3.764
-15.750
2014 80.000 48.000 75.000 10.000 3.000 3.000 5.000
2015 80.000 48.000 65.000 10.000 3.000 3.000 5.000
2016 80.000 48.000 65.000 10.000 3.000 3.000 5.000
2017 80.000 50.000 65.000 10.000 3.000 3.000 5.000
4.000 9.000 10.000 10.000 224.000 223.000 224.000 226.000 2014 52.000 17.500 110.000
2015 52.000 18.000 110.000
2016 52.000 19.000 110.000
2017 54.000 19.000 110.000
27.500 27.500 27.500 27.500 3.500 3.500 3.500 3.500 12.500 12.500 12.500 12.500 223.000 223.500 224.500 226.500 -1.000
+500
+500
+500
Omschrijving van de kosten 1 Marketing De stichting Kerststad verzorgt de marketing en communicatie voor de activiteiten tijdens de kerstperiode. Partners die attracties aanbieden c.q. evenementen organiseren of de (ondergrondse) kerstmarkten participeren financieel in de kosten. Een werkgroep bestaande uit de partners, de stichting zelf en de VVV Zuid Limburg bereiden jaarlijks het totale marketing concept voor en voeren dat ook uit. De marketing richt zich niet alleen op een brede doelgroep maar ook worden internationale media geïnformeerd en gebruikt. Door de investeringen die de stichting doet zijn er elk jaar minimaal 1 tot 2 TV stations die uitzendingen maken over de kerstactiviteiten in onze gemeente. Deze publiciteit is gratis en vertegenwoordigt jaarlijks enkele tienduizenden euro s aan markt waarde. In het verleden werd prioriteit gegeven aan buitenreclame door heel Nederland (via o.a. ABRI s) en via advert ent ies in landelij ke magazines als Senioren Magazine en het PLUS Magazine en enkele magazines speciaal voor vrouwen. Verder is de stichting vertegenwoordigd op een van de belangrijkste en drukst bezochte seniorenevenementen van het jaar, de 50 Plus Beurs in Utrecht. Online marketing vormt sinds een tweetal jaren eveneens een voornaam communicatiemiddel. Te noemen zijn google, christmarkets.com, charlzz en nieuwe internet kanalen.
Verder wordt ook intensief geïnvesteerd in de communicatie met touroperators uit Nederland en de landen om ons heen. Per slot van rekening komt ongeveer 40 % van de bezoekers via touringcar of via een andere groepsreis. De komende jaren wordt meer ingezet op sociale media zoals Facebook en Twitter en wordt ook de website verder ontwikkeld. De inzet van buitenreclame wordt heroverwogen. De partners (ondergrondse markten, magisch zand, Sant a s Vilage en andere voorzieningen) betalen elk een evenredig deel aan de marketing activiteiten. In 2014 wordt een representatief onderzoek gedaan onder de bezoekers van Kerststad. Daarbij wordt onderzoek gedaan naar de beleving van de bezoekers, hun uitgavenpatroon, hun herkomst en hun wensen voor de toekomst. Ook wordt gevraagd naar hun oordeel over onze communicatie activiteiten. Het onderzoek wordt gebruikt om vanaf 2014 nieuw beleid op dit gebied te kunnen formuleren en uitvoeren. Hoewel de kosten de komende jaren iets anders zullen worden ingezet (verschuiving van deel buitenreclame naar sociale en internet media) zullen deze naar verwachting licht stijgen. Met de gemeente Maastricht (VVV en Citymanagement) wordt momenteel overleg gevoerd over een verdere vorm van samenwerking tussen Magisch Maastricht en Kerststad Valkenburg. Mogelijk dat deze samenwerking in de toekomst leidt tot meer gezamenlijke promotie en communicatie en tot het uitwisselen van attracties en andere vormen van entertainment. 2 Kerstparade
In 2012 zijn de paradewagens door brand verwoest. Omdat ze niet verzekerd waren moest met geheel eigen middelen een zestal nieuwe paradewagens worden gebouwd. Ook moesten de kostuums voor de groepen vernieuwd worden. De kosten
daarvan bedroegen in totaal ruim 80.000,-- en zijn volledig opgebracht door plaatselijke en regionale ondernemers en de gemeente. De parade trekt rond de 7.000 bezoekers gemiddeld per jaar. Gecumuleerd over 12 parades per jaar levert dat rond de 80.000 bezoekers op. Ongeveer 1/3 deel daarvan komt speciaal voor de Parade naar onze gemeente en pakt daarnaast nog een andere attractie of kerstmarkt mee. Sinds 2012 is voldaan aan de wens van de gemeenteraad om als sluitstuk de Parade elk jaar in een andere Dorpskern te tonen. In 2012 is gestart met een succesvolle parade in Schin op Geul, in 2013 wordt Houthem bezocht. De kosten van de Kerstparade zijn fors hoger geworden omdat er twee nieuwe posten aan de begroting moesten worden toegevoegd. Enerzijds is de gratis opslag op het De Leeuw Terrein niet meer beschikbaar en anderzijds waren wagens en kostuums niet verzekerd. In t ot aal zij n er per parade zo n 100 kinderen en andere vrij willigers bezig met de parade. In weer en wind zorgen ze voor een goed verloop van de Parade. Om zoveel mogelijk ondernemers te laten mee profiteren van de drukte rond de Parade is er voor gekozen om ook het Walramplein in de route op te nemen. De ondernemers spelen hier actief op in. De komende jaren wordt de parade verder aangevuld met kleinere dingen (zoals sfeerverlichting en geluid) om de wagens elk jaar weer opnieuw nog wat aantrekkelijker te maken. In de kosten voor dit onderdeel zijn opgenomen: - Opslag en beheer - Onkosten van de vrijwilligers - Brandstof voor de trekkers van de wagens - Jaarlijks onderhoud - Begeleiding van de paradewagens (verkeersregelaars en volgers van de wagens) - Kostuums, reparatie, onderhoud, vernieuwing - Jaarlijkse ontmoetingsavond voor vrijwilligers - Reservering voor nieuwe parade wagens - Aggregaten t.b.v. (geluid en verlichting op) de wagens
3 Verlichting In 2011 is met het bedrijf Avontuur Vormgeving een vijf jaren contract afgesloten voor het leasen, beheren, onderhouden, ophangen en afpakken van professionele sfeerverlichting in een groot aantal straten in en rond het centrum. De kosten van totaal 375.000 worden over een periode van vijf jaar gedragen. Het contract loopt eind 2015 af. In 2014 zullen we onderzoek doen naar mogelijk andere vormen van verlichting. Hoewel we de kwaliteit van onze huidige verlichting hoog vinden, denken we dat de techniek en de steeds snellere ontwikkelingen op het gebied van sfeerverlichting ons meer mogelijkheden bieden dan in 2011 het geval was. We gaan ervan uit dat het budget bij het aangaan van een nieuw contract omlaag kan.
In de prijs van de verlichting zijn opgenomen de sfeerverlichting in de straten van het centrum en de wegen die leiden naar de ondergrondse markten en magisch zand alsmede de verlichte welkom borden aan de ingangen van de gemeente. 4 Culturele activiteiten In samenwerking met de directeur van het Openluchttheater is gekozen voor rand activiteiten. Het betreft culturele activiteiten met een kerst inslag. In 2012 vonden er een achttal kerstconcerten in buitenlucht en in een tweetal kerken plaats. Ook speelden muzikale groepen in de straten van het centrum. Voor 2013 is gekozen voor een samenwerking met Domaine de Cauberg voor wat betreft enkele kleinere muziekvoorstellingen in de grot aan de voet van de Cauberg en voor unieke voorstellingen in het Openluchttheater, in samenwerking met o.a. Opera Zuid. In deze laatste productie levert ook de provincie een bijdrage.
Culturele rand activiteiten zijn als sfeerbepalende elementen niet meer weg te denken uit het aanbod van Kerststad Valkenburg. Jaarlijks worden nieuwe activiteiten ontwikkeld om het aanbod vernieuwend, verrassend en prikkelend te houden. 5 Bestuurskosten Het bestuur is als volgt samengesteld: -
Joan Pröpper: voorzitter, op persoonlijke titel, gevraagd door het bestuur Gert Veenhuizen: penningmeester, op persoonlijke titel Breur Jacobs, als vertegenwoordiger van de Kerstmarkt Gemeentegrot Karin America, als vertegenwoordiger van de Kerstmarkt Fluweelengrot
Als adviseurs elke bijeenkomst aanwezig: - Nicole Schurgers, VVV Zuid Limburg - Leon Rijnders, VOC - Harry Trimbos, Koninklijke Horeca Nederland afd. Valkenburg - Jurgen Colaris, aanspreekpunt Parade - John Wauben, namens de gemeente Betreft de normale kosten van het bestuur zoals vergaderkosten, een jaarlijks etentje en de aansprakelijkhedenverzekering. Reis- en andere onkosten worden niet vergoed.
6 Administratiekosten Vanuit het administratiekantoor SEBUMA is Marjo Thijssen als notulist aan het bestuur toegevoegd. Zij verzorgt ook de financiële en andere administratie. Haar kosten en die voor de jaarlijkse accountantscontrole zijn hier opgenomen.
7 Opening en relatie avonden Jaarlijks wordt Kerststad Valkenburg officieel geopend met de eerste Kerstparade van dat jaar en een ontvangst van gasten en sponsoren. Telkens weer medio november. Ondanks de vroege tijd in de kerstperiode vinden enkele duizenden mensen weer de weg naar Valkenburg om deze eerste parade te zien. Naast de openingsavond organiseert de stichting jaarlijks een relatie avond (tijdens de Kerstperiode) en evaluatie avond (na afloop) voor relaties en sponsoren. De stichting wil deze opzet (regelmatig met elkaar in overleg) behouden voor de toekomst. Daardoor kan heel snel op wensen en behoeften van (potentiële) sponsoren worden ingesprongen. 8 Diverse kosten Onder diverse kosten zijn de vrij hoge verzekeringskosten voor de (opslag van de) paradewagens en kostuums mee genomen. Omschrijving van de opbrengsten Een fors deel van de opbrengst en kunnen in de cat egorie risicovol onderverdeeld worden. Het zijn de vrijwillige opbrengsten van ondernemers, de collectes tijdens de Kerstparade en de inkomsten door verkoop van amusetochten. 9 Marketing bijdragen De partners die financieel bijdragen aan de marketing activiteiten zijn: - Kerstmarkt Gemeentegrot - Kerstmarkt Fluweelengrot - Magisch Zand - Sant a s Village - Overige (kleinere) attracties die een rol spelen bij Kerststad Ook hier geldt dat niet meer geld van de partners gevraagd kan worden. Het beschikbare budget zal dan ook anders worden ingezet.
Voor de partners gelden bedragen die aan het begin van elk jaar met elkaar worden afgesproken. Voor nieuwe partners gelden in principe dezelfde regels zij het dat met hen gefaseerde afspraken gemaakt kunnen worden. De bijdragen vormen geen risico aan de opbrengstenkant.
10 Bijdrage ondernemers De ondernemers bet aalden t ot 2012 een bij drage als vriend van valkenburg . De structurele injectie van de gemeente ( 45.000 meer) wordt bet aald door een verhoging van de reclamebelasting voor de ondernemers in het historische cent rum. Veel ondernemers hebben daardoor de opvat t ing dat zij geen vrienden van bij drage meer zouden hoeven t e doen. Ze bet alen immers al mee (zowel voor de oorspronkelijke bijdrage van 65.000 als de ext ra bij drage van 45.000) voor Kerststad. Dat leidt ertoe dat het steeds moeilijker wordt om het begrootte bedrag van 12.500 ook daadwerkelij k t e innen. Jaarlijks ontving de stichting ruim 30.000,-- aan sponsorgelden en de vrienden van bij drage. Het ging dan om bij dragen van 250,-- per ondernemer. In 2012 waren er dat in totaal 107. Daarnaast leverden Casino en Thermae 2000 bijdragen van 2.500,-- per bedrijf.
Gelet op de economische crisis die ook in onze gemeente bij alle ondernemers voelbaar is en de mening van een groot aant al ondernemers dat zij al genoeg aan Kerst st ad bet alen, heeft de st icht ing het oorspronkelij ke bedrag dat voorheen jaarlijks binnen kwam gehalveerd. Ook met dat bedrag draagt de stichting een financieel risico, zeker omdat de groter bedrijven als Casino en Thermae ook economische problemen kennen en fors zullen moeten bezuinigen. Het bestuur heeft een nimmer aflatende energie om ondernemers haast wekelijks met nieuwsbrieven en persoonlijk / individueel in gesprekken te benaderen om t óch nog mee t e doen met de vrienden van Kerst st ad Valkenburg . Een moeilij k proces dat tot op heden voor 2013 nog niet het gewenste resultaat heeft opgeleverd. De gebudgetteerde opbrengst vormt dan ook een wezenlijk risico.
11 Bijdrage gemeente In 2012 verleende de gemeente de stichting naast de structurele subsidie van 65.000,-- een eenmalige extra bijdrage van 27.000,--. Daarvan moest 17.000 aan culturele activiteiten besteed worden en 10.000 voor het creëren van ext ra verlichting. De structurele bijdrage van de gemeente bedraagt
110.000,-- per jaar.
12 Route D Amuse Joop Rooding verzorgt al vele jaren lang de kerst wandeltocht met passende hapjes (amuses) in enkele restaurants in en rond het centrum. Deze tocht wordt jaarlijks meer dan 8.000 mensen individueel, met z n t weeën of in groepsverband gemaakt . Een deel van de opbrengst gaat naar de stichting Kerststad. De tocht zorgt niet alleen voor extra opbrengsten voor Kerststad maar levert ook extra publiek in onze gemeente. Naast de amuses verteren gasten in elk café of restaurant dat ze aan doen. Ook vinden gasten na afloop van de tocht vaak hun weg naar andere kerst attracties of een restaurant of café voor een gezellige afsluiting. Economisch gezien is deze tocht voor de gemeente dan ook erg interessant. Gelet op de ervaring van de afgelopen jaren is deze begrootte opbrengst als minder risicovol aan te merken.
13 Overige bijdragen Het betreft de collecte die tijdens elke Parade onder de bezoekers gehouden wordt. Gelet op de ervaringen in het afgelopen jaar is de begrootte opbrengst als minder risicovol te beschouwen.
14 SSEV Bijdrage Vanuit het speerpunt kerst st ad subsidieert de st icht ing St imulering Evenement en Fonds Valkenburg de organisatie van Kerststad Valkenburg. In de subsidievoorwaarden is rekening gehouden met een afbouwtermijn van subsidie over de periode van maximaal drie jaar. Zonder evenementensubsidie is de begroting van Kerststad Valkenburg nauwelijks haalbaar. De stichting is in overleg met SSEV over de voortgang en hoogte van hun bijdrage. Gelet op deze discussie is de begrootte opbrengst als redelijk risicovol aan te merken.
Tot slot De kostenkant kan redelijkerwijze door de stichting beheerst worden. Het probleem ligt voornamelijk aan de opbrengstenkant waar enkele risicovolle bedragen zijn opgenomen. Het bestuur van Stichting Kerststad blijft zich echter ten volle inspannen om de gebudgetteerde opbrengsten ook daadwerkelijk te verkrijgen. De meerjarenbegroting blijft dan ook een actief document. Minder opbrengsten moet leiden tot minder uitgaven, want de stichting wil aan het einde van elk jaar minimaal budgettair neutraal eindigen. Valkenburg aan de Geul, september 2013 Bestuur Stichting Kerststad Valkenburg aan de Geul
