Uživatelská příručka aplikace Avaya CallPilot Multimedia Messaging

Uživatelská příručka aplikace Avaya CallPilot® Multimedia Messaging

5.0 NN44200-106, 01.06 Listopad 2010

© 2010 Avaya Inc.

Autorská práva

Všechna práva vyhrazena.

Pokud není výslovně uvedeno jinak, nesmí být žádným způsobem použity materiály na tomto webu, dokumentace ani produkty poskytované společností Avaya. Veškerý obsah na tomto webu, dokumentace a produkty poskytované společností Avaya, včetně výběru, uspořádání a designu obsahu, vlastní společnost Avaya nebo vlastníci jejích licencí a tento obsah je chráněn zákony na ochranu autorských práv a dalšího duševního vlastnictví, včetně práv sui generis vztahujících se na ochranu databází. Žádný obsah (celek ani jeho části), včetně jakéhokoli kódu a softwaru, nelze upravovat, kopírovat, reprodukovat, opakovaně publikovat, načítat, odesílat, přenášet ani distribuovat. Neoprávněné reprodukování, přenosy, distribuce, ukládání nebo použití bez výslovného písemného souhlasu společnosti Avaya může být trestným činem nebo činem postižitelným v rámci občanského práva v souladu s příslušnými zákony.

Upozornění I když bylo vyvinuto maximální úsilí k zajištění kompletnosti a přesnosti informací obsažených v tomto dokumentu v době jeho tisku, nepřebírá společnost Avaya žádnou zodpovědnost za případné chyby. Společnost Avaya si vyhrazuje právo provádět změny a opravy informací v tomto dokumentu bez upozornění jakékoli osoby nebo organizace na takové změny. Záruka na dokumentaci Společnost Avaya nenese odpovědnost za změny, dodatky ani zrušení provedené v původně vydané verzi této dokumentace, pokud tyto změny, dodatky nebo zrušení neprovedla sama společnost Avaya. Koncový uživatel souhlasí s tím, že společnost Avaya bude sebe a své zástupce, pracovníky a zaměstnance chránit před případnými nároky, žalobami, požadavky a rozhodnutími soudu vzniklými v souvislosti s následnými změnami, doplněními či zrušeními provedenými v této dokumentaci koncovým uživatelem. Záruky na odkazy Společnost Avaya nenese žádnou zodpovědnost za obsah nebo spolehlivost jakýchkoli propojených webů, jejichž odkazy jsou uvedeny na tomto webu nebo v dokumentaci poskytované společností Avaya. Společnost Avaya není zodpovědná za přesnost informací, výroků nebo obsahu na těchto webech a nemusí nutně schvalovat produkty, služby nebo informace popisované nebo nabízené na těchto webech. Společnost Avaya nezaručuje, že tyto odkazy budou neustále funkční a nemá žádnou kontrolu nad dostupností odkazovaných stránek. Záruka Společnost Avaya poskytuje na tento produkt omezenou záruku. Podmínky této omezené záruky naleznete v prodejní smlouvě. Standardní záruční podmínky společnosti Avaya, včetně informací týkajících se podpory tohoto produktu, dokud se na něho vztahuje záruka, jsou k dispozici zákazníkům společnosti Avaya a dalším stranám na webu podpory společnosti Avaya: http://www.avaya.com/ support. Vezměte prosím na vědomí, že pokud jste tento produkt získali od autorizovaného prodejce společnosti Avaya mimo USA a Kanadu, poskytne vám záruční plnění tento prodejce společnosti Avaya a nikoli společnost Avaya.

Komponenty třetích stran Některé softwarové aplikace nebo části, které jsou součástí produktu, mohou obsahovat software distribuovaný na základě smluv s třetími stranami (“komponenty třetích stran”), které mohou obsahovat podmínky, které rozšiřují nebo omezují práva používat určité části produktu (“podmínky třetích stran”). Informace týkající se distribuovaného zdrojového kódu operačního systému Linux (pro ty produkty, které distribuují zdrojový kód operačního systému Linux) a uvádějící vlastníky autorských práv ke komponentám třetích stran a podmínky třetích stran, které se na ně vztahují, jsou k dispozici na webu podpory společnosti Avaya: http://www.avaya.com/support/Copyright/. Ochranné známky Ochranné známky, loga a servisní známky (známky) uvedené na tomto webu, dokumentace a produkty poskytované společností Avaya jsou registrované nebo neregistrované známky společnosti Avaya, jejích poboček nebo dalších třetích stran. Uživatelé nejsou oprávněni používat takové známky bez předchozího písemného souhlasu společnosti Avaya nebo takové třetí strany, která může příslušnou známku vlastnit. Nic, co je uvedeno na tomto webu, v dokumentaci a produktech nelze považovat za udělení, na základě předpokladu, v rámci zákonných překážek nebo jinak, za licenci nebo jiné oprávnění k těmto známkám bez výslovného písemného oprávnění společnosti Avaya nebo příslušné třetí strany. Avaya je registrovaná ochranná známka společnosti Avaya Inc. Ostatní ochranné známky jsou vlastnictvím jejich příslušných majitelů.

Licence

Stahování dokumentů

LICENČNÍ PODMÍNKY NA SOFTWARE, KTERÉ JSOU K DISPOZICI NA WEBU AVAYA, HTTP://SUPPORT.AVAYA.COM/LICENSEINFO/ PLATÍ PRO KAŽDÉHO UŽIVATELE, KTERÝ SI STÁHNE, POUŽÍVÁ NEBO NAINSTALUJE SOFTWARE AVAYA ZAKOUPENÝ OD SPOLEČNOSTI AVAYA INC., JAKÉKOLI POBOČKY SPOLEČNOSTI AVAYA NEBO AUTORIZOVANÉHO PRODEJCE PRODUKTŮ SPOLEČNOSTI AVAYA (CO SE HODÍ) NA ZÁKLADĚ OBCHODNÍ SMLOUVY SE SPOLEČNOSTÍ AVAYA NEBO AUTORIZOVANÝM PRODEJCEM PRODUKTŮ AVAYA. POKUD NENÍ PÍSEMNĚ POTVRZENO SPOLEČNOSTÍ AVAYA JINAK, NEPOSKYTUJE SPOLEČNOST AVAYA TUTO LICENCI, POKUD BYL SOFTWARE ZÍSKÁN OD KOHOKOLI JINÉHO NEŽ OD SPOLEČNOSTI AVAYA, POBOČKY SPOLEČNOSTI AVAYA NEBO AUTORIZOVANÉHO PRODEJCE PRODUKTŮ AVAYA, A SPOLEČNOST AVAYA SI VYHRAZUJE PRÁVO PODNIKNOUT PRÁVNÍ ÚKONY VŮČI VÁM A KOMUKOLI JINÉMU, KDO POUŽÍVÁ NEBO PRODÁVÁ TENTO SOFTWARE BEZ LICENCE. POKUD NAINSTALUJETE, STÁHNETE NEBO POUŽÍVÁTE TENTO SOFTWARE, NEBO OPRÁVNÍTE JINOU OSOBU, ABY TAK UČINILA ZA VÁS A ENTITU, PRO KTEROU SOFTWARE INSTALUJETE, STAHUJETE NEBO POUŽÍVÁTE (DÁLE V DOKUMENTU OZNAČOVÁNO JAKO “VY” NEBO “KONCOVÝ UŽIVATEL”), VYJADŘUJETE TAKTO SOUHLAS S TĚMITO PODMÍNKAMI A VZNIKEM SMLOUVY MEZI VÁMI A SPOLEČNOSTÍ AVAYA INC. NEBO PŘÍSLUŠNOU POBOČKOU SPOLEČNOSTI AVAYA (“AVAYA”).

Nejnovější verze dokumentů naleznete na webu podpory společnosti Avaya: http://www.avaya.com/support

2

Kontaktování podpory společnosti Avaya Společnost Avaya vám nabízí telefonní číslo, které můžete použít k nahlášení problémů nebo k položení dotazů týkajících se vašeho produktu. Telefonní číslo podpory v USA: 1-800-242-2121. Další telefonní čísla podpory naleznete na webu společnosti Avaya: http:// www.avaya.com/support


Listopad 2010

Obsah Kapitola 1: Zákaznické služby..................................................................................................7 Získání technické dokumentace........................................................................................................................7 Získání školení v obsluze produktu...................................................................................................................7 Získání pomoci od distributora nebo prodejce..................................................................................................7 Získání technické podpory z webu společnosti Avaya......................................................................................8

Kapitola 2: Používání multimediálních zpráv aplikace Avaya CallPilot®.............................9 Práce s aplikací CallPilot...................................................................................................................................9 Jak používat tuto příručku.................................................................................................................................9 Pojmy používané v aplikaci CallPilot...............................................................................................................10 Přístupová čísla...............................................................................................................................................10 Schránka.........................................................................................................................................................10 Heslo...............................................................................................................................................................10 Zdroje nápovědy.............................................................................................................................................10 Hlasové výzvy.................................................................................................................................................10 Kontextová nápověda......................................................................................................................................11 Webová aplikace My CallPilot (Můj CallPilot)..................................................................................................11 Tištěná nápověda............................................................................................................................................11 Příkazy zadávané pomocí klávesnice aplikace CallPilot.................................................................................12 Použití standardních příkazů...........................................................................................................................12 Přehrávání a nahrávání...................................................................................................................................13 Příkazy zprávy a příkazy schránky..................................................................................................................13 Vždy k dispozici...............................................................................................................................................13 Přihlášení do schránky....................................................................................................................................13 První přihlášení...............................................................................................................................................14 Přihlášení........................................................................................................................................................14 Přihlášení z telefonu s faxem..........................................................................................................................14 Přihlášení pomocí funkce Automatické přihlášení..........................................................................................14 Odpojení..........................................................................................................................................................15 Změna hesla...................................................................................................................................................15 Změna hesla...................................................................................................................................................15 Výběr zabezpečeného hesla...........................................................................................................................16 Nahrávání jména.............................................................................................................................................16 Nahrání osobního ověření...............................................................................................................................16 Přehrání, vymazání nebo opětovné nahrání osobního ověření......................................................................16 Návrat ke zprávám..........................................................................................................................................17 Nahrávání pozdravu........................................................................................................................................17 Postup pro nahrání pozdravu..........................................................................................................................17 Přehrání, vymazání nebo opětovné nahrání pozdravu...................................................................................18 Nastavení data ukončení platnosti dočasného pozdravu................................................................................18 Návrat ke zprávám..........................................................................................................................................18 Přiřazení vlastního operátora..........................................................................................................................19 Kontrola a přiřazení čísla vlastního operátora.................................................................................................19 Blokování zpráv...............................................................................................................................................19 Blokování zpráv a nastavení voleb.................................................................................................................19 Zapnutí nebo vypnutí automatického přihlášení.............................................................................................20 Návrat k hlasovým příkazům...........................................................................................................................20 Přehrávání zpráv.............................................................................................................................................20


Listopad 2010

3

Přehrávání zpráv.............................................................................................................................................21 Kontrola zpráv a odpovídání na zprávy...........................................................................................................21 Změna rychlosti zprávy...................................................................................................................................22 Přehrání zprávy pomaleji nebo rychleji...........................................................................................................22 Změna hlasitosti zprávy..................................................................................................................................22 Zvýšení nebo snížení hlasitosti.......................................................................................................................23 Mazání a obnovení zpráv................................................................................................................................23 Vymazání zprávy.............................................................................................................................................23 Obnovení zprávy.............................................................................................................................................23 Ukládání zpráv................................................................................................................................................23 Tisk faxových zpráv.........................................................................................................................................24 Tisk faxových zpráv.........................................................................................................................................24 Tisk na telefonu s faxem, z něhož voláte........................................................................................................24 Poslech zpráv elektronické pošty....................................................................................................................25 Kontrola zpráv elektronické pošty...................................................................................................................25 Změna nastavení účtu elektronické pošty pro aplikaci CallPilot.....................................................................26 Volání odesílateli zprávy.................................................................................................................................26 Volání odesílateli.............................................................................................................................................27 Odpovídání odesílateli....................................................................................................................................27 Nahrání odpovědi pro odesílatele...................................................................................................................27 Odpovídání odesílateli a všem příjemcům......................................................................................................28 Nahrání odpovědi pro odesílatele a všechny příjemce zprávy........................................................................28 Předání zprávy dál..........................................................................................................................................28 Předání zprávy dál..........................................................................................................................................29 Předání faxu dál..............................................................................................................................................29 Sestavení zprávy.............................................................................................................................................29 Zadání adresy, nahrání a odeslání zprávy......................................................................................................30 Zrušení zadání adresy....................................................................................................................................30 Adresování zprávy..........................................................................................................................................31 Adresování zprávy do místní schránky...........................................................................................................31 Adresování zprávy do distribučního seznamu................................................................................................31 Adresování zprávy do schránky v jiné síti.......................................................................................................31 Adresování zprávy do schránky v otevřené síti...............................................................................................31 Adresování zprávy uživateli Internetu.............................................................................................................32 Adresování zprávy na telefon nebo telefon s faxem.......................................................................................32 Adresování podle jména.................................................................................................................................32 Adresování podle jména.................................................................................................................................33 Kontrola a úprava zprávy................................................................................................................................33 Přidání voleb zprávy........................................................................................................................................34 Přidání volby Urgentní.....................................................................................................................................34 Přidání volby Hospodárné...............................................................................................................................34 Přidání volby Soukromá..................................................................................................................................34 Vyžádání potvrzení příjmu zprávy...................................................................................................................35 Nastavení konkrétního času doručení zprávy.................................................................................................35 Přidání příloh zprávy.......................................................................................................................................35 Přidání přílohy ke zprávě................................................................................................................................36 Přidání přílohy faxové zprávy na telefonu s faxem.........................................................................................36 Expresní zprávy..............................................................................................................................................37 Odeslání hlasové zprávy bez přihlášení.........................................................................................................37 Odeslání faxové zprávy bez přihlášení...........................................................................................................39 Hovor s provolbou...........................................................................................................................................39

4


Listopad 2010

Uskutečnění hovoru v době, kdy jste přihlášeni..............................................................................................40 Uskutečnění hovoru během přihlášení pomocí vytáčení podle jména............................................................40 Spojení s číslem vlastního operátora během přihlášení.................................................................................40 Osobní distribuční seznamy............................................................................................................................40 Vytvoření osobního distribučního seznamu....................................................................................................41 Přehrání, úprava nebo vymazání osobního distribučního seznamu...............................................................41 Vzdálené oznámení........................................................................................................................................42 První nastavení vzdáleného oznámení...........................................................................................................42 Zapnutí a vypnutí vzdáleného oznámení........................................................................................................43 Návrat ke zprávám..........................................................................................................................................43 Nastavení práce se vzdáleným oznámením...................................................................................................43 Plánovač vzdáleného oznámení.....................................................................................................................44 Změna typu zprávy s oznámením...................................................................................................................45 Změna dnů oznámení.....................................................................................................................................45 Změna časů oznámení....................................................................................................................................46 Zapnutí nebo vypnutí přesměrování zpráv......................................................................................................47 Povolení a zakázání přesměrování zpráv.......................................................................................................47 Změna voleb faxu............................................................................................................................................48 Změna voleb faxu............................................................................................................................................48 Zapnutí nebo vypnutí automatického tisku......................................................................................................48 Změna výchozí tiskárny..................................................................................................................................49 Zapnutí nebo vypnutí tisku oddělovací stránky faxů.......................................................................................49 Pokud jste volajícím........................................................................................................................................50 Přerušení pozdravů.........................................................................................................................................50 Připojení k vlastnímu operátorovi....................................................................................................................50 Hovor s provolbou na jiné číslo.......................................................................................................................50 Úprava nahraných zpráv.................................................................................................................................50 Přidání voleb do nahraných zpráv...................................................................................................................51 Přidání faxové přílohy do nahrané zprávy.......................................................................................................51 Přihlášení po zanechání zprávy......................................................................................................................51 Čísla aplikace CallPilot....................................................................................................................................51 Přihlašovací čísla............................................................................................................................................51 Čísla služeb.....................................................................................................................................................52 Předčíslí adresování.......................................................................................................................................52 Služba změny hesla........................................................................................................................................52

Rejstřík.....................................................................................................................................55


Listopad 2010

5

6


Listopad 2010

Kapitola 1: Zákaznické služby Kompletní rozsah služeb a podpory poskytovaných společností Avaya naleznete na webu společnosti Avaya. Přejděte na adresu www.avaya.com nebo na jednu ze stránek uvedených v následujících kapitolách.

Navigace • Získání technické dokumentace na straně 7 • Získání školení v obsluze produktu na straně 7 • Získání pomoci od distributora nebo prodejce na straně 7 • Získání technické podpory z webu společnosti Avaya na straně 8

Získání technické dokumentace Chcete-li si stáhnout a vytisknout vybrané technické publikace a poznámky k verzím přímo z Internetu, přejděte na stránku www.avaya.com/support.

Získání školení v obsluze produktu Nabízíme průběžné školení v obsluze produktu. Další informace a možnosti registrace naleznete na našem webu www.avaya.com/support. Na této adrese vidíte v levém navigačním podokně odkaz Kontakty na školení.

Získání pomoci od distributora nebo prodejce Pokud jste u distributora nebo autorizovaného prodejce zakoupili smlouvu na podporu vašeho produktu společnosti Avaya, kontaktujte pracovníky technické podpory svého distributora nebo prodejce, kteří vám pomohou.


Listopad 2010

7

Zákaznické služby

Získání technické podpory z webu společnosti Avaya Nejjednodušší a nejúčinnější způsob získání technické podpory produktů Avaya naleznete na webu technické podpory společnosti Avaya www.avaya.com/support.

8


Listopad 2010

Kapitola 2: Používání multimediálních zpráv aplikace Avaya CallPilot® Aplikace Avaya CallPilot společnosti Avaya je moderní pracovní komunikační systém, který nabízí výjimečnou flexibilitu při správě zpráv. Aplikaci CallPilot můžete používat v telefonu nebo v počítači. Zde jsou uvedeny některé z mnoha funkcí aplikace CallPilot, které můžete využít zadáním příkazů na klávesnici tlačítkového telefonu: • přehrávání zpráv, • předávání zpráv dál a odpovídání na zprávy, • sestavení, úprava a odesílání zpráv, • vytočení čísla nebo zadání adresy podle jména nebo čísla, • přidání voleb zprávy, jako je urgentní, soukromá a časované doručení, • vytváření osobních distribučních seznamů pro odesílání zpráv, • příjem vzdáleného oznámení příchozích zpráv, • příjem, tisk a odeslání faxových zpráv, • poslech zpráv elektronické pošty, • zapnutí nebo vypnutí přesměrování zpráv dle potřeby. Některé funkce, například faxové zprávy a poslech zpráv elektronické pošty, jsou volitelné. Chcete-li zjistit, zda jsou pro vás tyto funkce dostupné, obraťte se na administrátora.

Práce s aplikací CallPilot

Jak používat tuto příručku Tato příručka podrobně popisuje způsoby práce s aplikací CallPilot pomocí klávesnice tlačítkového telefonu. Chcete-li používat některou funkci nebo službu popsanou v této příručce, ale nemáte k ní přístup, obraťte se na administrátora.


Listopad 2010

9

Používání multimediálních zpráv aplikace Avaya CallPilot®

Pojmy používané v aplikaci CallPilot

Přístupová čísla Čísla, která potřebujete pro přístup do aplikace CallPilot, vám poskytne administrátor. Tato čísla si poznamenejte do seznamu Čísla aplikace CallPilot na straně 51, abyste je měli neustále po ruce.

Schránka Ve schránce aplikace CallPilot jsou uloženy zprávy, nahrané pozdravy, distribuční seznamy a další osobní nastavení. Do schránky se můžete přihlásit pokaždé, když chcete přehrát zprávy a využít veškeré dostupné funkce a služby aplikace CallPilot. Administrátor vám přiřadí číslo schránky, které je zpravila také číslem vaší linky.

Heslo Vaše osobní heslo zajišťuje zabezpečení schránky a jejího obsahu. Veškerá práce s aplikací CallPilot je důvěrná. Do schránky nemá přístup nikdo jiný.

Zdroje nápovědy

Hlasové výzvy V telefonu vás aplikace CallPilot provede jednotlivými kroky pomocí hlasových výzev. Výzvy vás informují, jakou akci je třeba provést jako další, nebo jaké volby jsou k dispozici, takže si nemusíte pamatovat každý krok. Výzvu můžete přerušit stisknutím klávesy před dalším krokem.

10


Listopad 2010

Kontextová nápověda

Kontextová nápověda Pokud jste přihlášení do schránky, můžete kdykoli spustit nápovědu stisknutím klávesy s hvězdičkou na telefonu. Přehrají se volby, které jsou k dispozici pro další krok.

Webová aplikace My CallPilot (Můj CallPilot) V počítači zobrazuje webová aplikace My CallPilot (Můj CallPilot) stránku Užitečné informace, která se vztahuje ke konkrétním volbám, funkcím a službám schránky, které máte k dispozici.

Tištěná nápověda Kromě této uživatelské příručky máte k dispozici tištěnou informativní kartu a tištěnou kartu do peněženky. Ponechejte je v blízkosti telefonu nebo si je vezměte s sebou, pokud cestujete.


Listopad 2010

11


Příkazy zadávané pomocí klávesnice aplikace CallPilot

Použití standardních příkazů Aplikace CallPilot obsahuje řadu standardních příkazů, které jsou společné pro všechny funkce, takže nepotřebujete hlavní nabídku. Například přehrávání je vždy pod 2, nahrávání

12


Listopad 2010

Přehrávání a nahrávání

pod 5 a nápověda pod hvězdičkou. Pokud si tyto standardní příkazy osvojíte, můžete používat všechny funkce aplikace CallPilot, aniž byste si museli pamatovat jednotlivé kroky.

Přehrávání a nahrávání Pro přehrávání zpráv, nahrávání zpráv a nahrávání pozdravů můžete podle potřeby používat následující standardní příkazy:

Příkazy zprávy a příkazy schránky Chcete-li ze seznamu zpráv mít přístup k více funkcím, použijte následující dvě sady příkazů. Příkazy používané ke správě aktuální zprávy začínají číslicí 7. Příkazy používané ke správě schránky začínají číslicí 8.

Vždy k dispozici Stisknutím hvězdičky můžete kdykoli spustit kontextovou nápovědu. Stisknutím (#) ukončíte přehrávání nebo nahrávání, zrušíte výběr nabídky, ukončíte zadávání dat nebo zadávání adres.

Přihlášení do schránky K přihlášení do schránky aplikace CallPilot potřebujete přístupové číslo pro CallPilot Multimedia Messaging (Multimediální zprávy aplikace CallPilot) spolu s vlastním číslem schránky a heslem.


Listopad 2010

13


Tato čísla spolu s jakýmikoli dalšími čísly, která potřebujete pro funkce a služby aplikace CallPilot, vám poskytne administrátor. Tato čísla si poznamenejte do seznamu Čísla aplikace CallPilot na straně 51, abyste je měli neustále po ruce.

První přihlášení Administrátor vám poskytne dočasné heslo, které změníte při prvním přihlášení. 1. Vyberte si nové heslo. Informace získáte v části Změna hesla na straně 15. 2. Postupujte podle níže uvedených kroků pro přihlášení. Použije dočasné heslo. 3. Jakmile budete vyzváni k zadání nového hesla, postupujte podle výzev. Informace získáte v části Změna hesla na straně 15.

Přihlášení Do schránky se můžete přihlásit z libovolného tlačítkového telefonu. Pokud se přihlašujete z vlastního telefonu, máte možnost místo vytáčení přístupového čísla stisknout tlačítko zprávy. 1. Vytočte přístupové číslo pro CallPilot Multimedia Messaging (Multimediální zprávy aplikace CallPilot) nebo stiskněte tlačítko zprávy na telefonu. 2. Zadejte číslo schránky a stiskněte #. Případně na vlastním telefonu stačí stisknout #. 3. Zadejte heslo a stiskněte #. Tímto jste vstoupili do schránky a můžete používat všechny příkazy ze seznamu zpráv.

Přihlášení z telefonu s faxem Do schránky se můžete přihlásit z telefonu s faxem pomocí přístupového čísla tohoto telefonu. Postupujte podle výše popsaných kroků pro přihlášení. Podrobné informace o tisku z faxového telefonu získáte v části Tisk faxových zpráv na straně 24.

Přihlášení pomocí funkce Automatické přihlášení Automatické přihlášení je volba, která usnadňuje přihlašování, protože nemusíte zadávat číslo schránky a heslo. Administrátor může pro funkci Automatické přihlášení povolit bezpečná

14


Listopad 2010

Odpojení

čísla, jako je vaše telefonní číslo do zaměstnání nebo domů. Informace získáte v části Zapnutí nebo vypnutí automatického přihlášení na straně 20. Chcete-li do schránky získat přístup v době, kdy je funkce Automatické přihlášení zapnutá, vytočte přístupové číslo aplikace CallPilot nebo stiskněte tlačítko zprávy u některého ze zadaných čísel automatického přihlášení.

Odpojení Po dokončení relace aplikace CallPilot se odpojte stisknutím 8 3 nebo zavěste.

Změna hesla Při prvním přihlášení musíte změnit heslo, které vám bylo původně přiděleno. Poté můžete heslo měnit tak často, jak budete chtít. Minimální délku hesla stanoví administrátor.

Změna hesla 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 4. 2. Zadejte aktuální heslo a stiskněte #. Poznámka: Pokud máte telefon s displejem, mohou se místo čísel zobrazovat pomlčky. 3. Zadejte nové heslo a stiskněte #. 4. Znovu zadejte nové heslo a stiskněte #. Pokud vyprší platnost hesla, změňte heslo podle uvedených kroků. Pokud heslo zapomenete, administrátor vám může přidělit dočasné heslo. Přihlaste se pomocí dočasného hesla a poté je ihned změňte.


Listopad 2010

15


Výběr zabezpečeného hesla Aplikace CallPilot vám zabrání používat některá hesla, pokud jsou příliš krátká nebo příliš jednoduchá, nebo pokud jste stejné heslo v poslední době již používali. Aplikace CallPilot rovněž vyžaduje, abyste heslo měnili v pravidelných intervalech stanovených administrátorem. Zabezpečte svoji schránku výběrem hesel, která nelze snadno zjistit. Vytvořte si systém výběru hesel, která si snadno zapamatujete, ale která jiní nesnadno odhadnou. Můžete například vytvořit jedinečné a snadno zapamatovatelné heslo zkombinováním písmen a číslic na klávesnici telefonu.

Nahrávání jména Osobní ověření se používá v pozdravech a adresovaných zprávách a také v expresních zprávách, vytáčení podle jména a vzdáleném oznámení.

Nahrání osobního ověření 1. V době přihlášení do schránky stiskem 8 2 přejdete na pozdrav a potom po stisku 9 nahrajte jméno. 2. Po výzvě zadejte číslo schránky a stiskněte #. Pokud aktuálně nahrané jméno existuje, bude přehráno. 3. Chcete-li nahrávat, stiskněte 5. Počkejte na zaznění tónu a nahrajte své jméno. 4. Stisknutím # nahrávání ukončíte.

Přehrání, vymazání nebo opětovné nahrání osobního ověření Osobní ověření můžete přehrát, vymazat nebo nahrát znovu stejným způsobem jako pozdrav. Informace získáte v části Nahrávání pozdravu na straně 17. Pokud své osobní ověření

16


Listopad 2010

Návrat ke zprávám

vymažete, volající uslyší pouze číslo vaší schránky nebo jméno hláskované po jednotlivých písmenech.

Návrat ke zprávám Po nahrání osobního ověření stiskněte 4.

Nahrávání pozdravu Můžete nahrát externí, interní a dočasný pozdrav. Volajícím mimo vaši organizaci se přehraje externí pozdrav, volajícím v rámci organizace pak interní pozdrav. Pokud interní pozdrav nenahrajete, všem volajícím se přehraje externí pozdrav. Můžete také nahrát dočasný pozdrav, který volajícím sdělí, že momentálně nejste v práci. Pokud dočasný pozdrav nahrajete, bude přehrán všem volajícím. Sdělte volajícím čas nebo data své nepřítomnosti a uveďte, kdy si zprávy vyzvednete. Schránku můžete také nastavit tak, aby v době vaší nepřítomnosti odmítala zprávy. Informace získáte v části Blokování zpráv na straně 19. Pozdravy nahrávejte stručné a informativní a mluvte zřetelně. Pozdravy zkontrolujte tak, že vytočíte svoje číslo z externího i interního telefonu.

Postup pro nahrání pozdravu 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 2. 2. Chcete-li externí pozdrav, stiskněte 1, pro interní pozdrav stiskněte 2, pro dočasný pozdrav 3. 3. Chcete-li nahrávat, stiskněte 5. Počkejte na zaznění tónu a nahrajte pozdrav. 4. Stisknutím # nahrávání ukončíte.


Listopad 2010

17


Přehrání, vymazání nebo opětovné nahrání pozdravu Při práci s pozdravem jej můžete přehrát, vymazat nebo nahrát znovu. • Chcete-li pozdrav přehrát, stiskněte 2. • Chcete-li pozdrav vymazat, stiskněte 7 6. • Chcete-li pozdrav nahrát znovu nebo jej doplnit, stiskněte 5 v místě, kde chcete začít. Nahrajte nový pozdrav a stiskněte #.

Nastavení data ukončení platnosti dočasného pozdravu U dočasného pozdravu je možné nastavit měsíc, den a čas ukončení platnosti. Jakmile vyprší platnost dočasného pozdravu, bude volajícím přehrán externí nebo interní pozdrav. 1. Při práci s dočasným pozdravem nastavte datum ukončení platnosti stisknutím 9. 2. Při zadávání měsíce, dne a času stiskněte za každou zadanou položkou #. • Chcete-li aktuální měsíc nebo den, stiskněte pouze #. • Chcete-li například nastavit čas 9:00, stiskněte 9 0 0 #. Chcete-li dopolední hodiny, stiskněte 1, chcete-li odpolední hodiny, stiskněte 2. Čas ukončení bude 9:00 v časové zóně, ve které se nachází vaše schránka. • Chcete-li vybrat standardní čas ukončení platnosti jednu minutu po půlnoci k zadanému datu, stiskněte u času #. • Pokud čas ukončení platnosti zadat nechcete, stiskněte ###. Pokud datum ukončení platnosti nezadáte, nebo pokud pro měsíc, den a čas stisknete křížek, bude dočasný pozdrav platný, dokud jej nevymažete.

Návrat ke zprávám Po nahrání pozdravů stiskněte 4.

18


Listopad 2010

Přiřazení vlastního operátora

Přiřazení vlastního operátora Volajícím můžete nabídnout volbu zanechání zprávy nebo hovoru se sekretářkou či některým z vašich kolegů. Do pozdravu nahrajte sdělení, aby volající stiskl 0, pokud v době vaší nepřítomnosti chce mluvit s některou z uvedených osob. Číslo vlastního operátora je číslo, na které se volající dovolá po stisknutí 0. Chcete-li zjistit, zda je pro vás tato funkce dostupná, obraťte se na administrátora.

Kontrola a přiřazení čísla vlastního operátora 1. V době přihlášení do schránky stiskem 8 0 přejdete na volby schránky a potom po stisku 1 zkontrolujete číslo vlastního operátora. Uslyšíte aktuální číslo vlastního operátora. 2. Zadejte nové číslo vlastního operátora a potom stiskněte #.

Blokování zpráv Volajícím můžete dočasně zabránit zanechávat zprávy ve schránce. Volající můžete přesměrovat na operátora nebo je můžete odpojit. Při zapnutém blokování zpráv je zdvořilé nahrát dočasný pozdrav, který obsahuje informace o vaší nepřítomnosti a sdělí volajícím, kdy vás zastihnou, nebo na koho se mohou obrátit. Chcete-li zjistit, zda je pro vás blokování zpráv dostupné, obraťte se na administrátora.

Blokování zpráv a nastavení voleb 1. Stisknutím 8 0 přejděte na volby schránky a poté stiskem 7 přejděte na blokování zpráv. 2. Podle potřeby zapněte nebo vypněte blokování zpráv: • Chcete-li mít blokování zpráv stále zapnuté, stiskněte 1.


Listopad 2010

19


• Chcete-li blokování zpráv vypnout, stiskněte 2. • Chcete-li nastavit blokování zpráv pouze při zapnutém dočasném pozdravu, stiskněte 3. 3. Chcete-li volající přesměrovat na přiděleného vlastního operátora, stiskněte 1. Pokud si přejete volající po přehrání pozdravu odpojit, stiskněte 2.

Zapnutí nebo vypnutí automatického přihlášení Chcete-li zjistit, zda je pro vás automatické přihlášení dostupné, obraťte se na administrátora. Informace získáte v části Přihlášení pomocí funkce Automatické přihlášení na straně 14. 1. V době přihlášení do schránky stiskem 8 0 přejdete na volby schránky a potom stiskem 4 na automatické přihlášení. 2. Stisknutím 1 automatické přihlášení zapnete, stisknutím 2 jej vypnete.

Návrat k hlasovým příkazům Pokud jste přihlášení do schránky pomocí funkce Speech Activated Messaging (Zprávy s hlasovou aktivací) a dočasně přepnete na příkazy zadávané pomocí klávesnice, můžete se k hlasovým příkazům snadno vrátit. Stisknutím 8 5 přejděte k Nástrojům CallPilot a stisknutím 4 se vraťte k funkci zprávy s hlasovou aktivací.

Přehrávání zpráv Aplikace CallPilot vám oznámí, že máte nové zprávy. Na telefonu se může rozsvítit kontrolka čekající zprávy nebo může při zvednutí sluchátka zaznít zvláštní oznamovací kód. Zprávy mohou být hlasové, faxové, hlasové a faxové nebo zprávy elektronické pošty. Zprávy elektronické pošty uvádí samostatný seznam, viz Poslech zpráv elektronické pošty na straně 25. Chcete-li zjistit, zda jsou pro vás faxové zprávy a zprávy elektronické pošty dostupné, obraťte se na administrátora.

20


Listopad 2010

Přehrávání zpráv

Souhrn schránky uvádí počet nových hlasových a faxových zpráv na seznamu zpráv a označuje, zda jsou některé ze zpráv urgentní. Z tohoto souhrnu také zjistíte, zda některé z nahraných zpráv nebyly odeslány a zda byly vytištěny faxové zprávy. Záhlaví každé zprávy uvádí jméno odesílatele a datum a čas přijetí zprávy do schránky. Faxy obsahují identifikační číslo a stav tisku.

Přehrávání zpráv Po přihlášení do aplikace CallPilot se přehraje souhrn schránky a záhlaví první nové zprávy. Pořadí zpráv určuje váš správce nebo jej můžete určit sami v aplikaci CallPilot. (Pokud je aktivováno automatické přehrávání, zprávy se přehrají automaticky.) 1. Pokud pracujete se seznamem zpráv, můžete přejít k libovolné zprávě a přehrát ji. • Chcete-li přehrát aktuální zprávu, stiskněte 2. • Chcete-li přejít na další zprávu, stiskněte 6, chcete-li přejít na předchozí zprávu, stiskněte 4. • Chcete-li přejít na konkrétní zprávu, stiskněte 8 6, zadejte číslo zprávy a stiskněte #. • Chcete-li začít první zprávou z konce seznamu zpráv, stiskněte 6. 2. Po přehrání zpráv stisknutím 8 3 ukončete práci v aplikaci CallPilot nebo zavěste. Případně můžete zůstat přihlášení a používat jiné funkce zpráv.

Kontrola zpráv a odpovídání na zprávy Při přehrávání zprávy můžete používat následující příkazy zprávy: • Chcete-li se ve zprávě vrátit o pět sekund zpátky, stiskněte 1, chcete-li přeskočit pět sekund zprávy, stiskněte 3. • Chcete-li zprávu pozastavit, stiskněte #, chcete-li pokračovat, stiskněte 2. • Chcete-li zprávu zpomalit, stiskněte 2 1, chcete-li ji zrychlit, stiskněte 2 3. Rychlost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu. • Chcete-li snížit hlasitost zprávy, stiskněte 2 4, chcete-li hlasitost zvýšit, stiskněte 2 6. Hlasitost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu. Při dalším přihlášení bude hlasitost zprávy normální.


Listopad 2010

21


Před, během nebo po přehrání zprávy můžete používat následující příkazy zprávy: • Chcete-li přehrát obálku zprávy, stiskněte 7 2. • Chcete-li zprávu označit pro vymazání po odhlášení a přejít na další zprávu, stiskněte 7 6. Chcete-li obnovit vymazanou zprávu (před odpojením), vraťte se k této zprávě a stiskněte 7 6. • Chcete-li vytisknout faxovou zprávu, stiskněte 7 7. Informace získáte v části Tisk faxových zpráv na straně 24. • Informace o odpovídání na zprávu uvádí témata Volání odesílateli zprávy na straně 26, Odpovídání odesílateli na straně 27, Odpovídání odesílateli a všem příjemcům na straně 28, a Předání zprávy dál na straně 28. • Nápovědu k příkazům zprávy získáte stisknutím 7 *.

Změna rychlosti zprávy Při přehrávání zprávy můžete změnit její rychlost. Pokud například volající mluví příliš rychle, můžete zprávu zpomalit.

Přehrání zprávy pomaleji nebo rychleji Při přehrávání lze zprávu zpomalit stisknutím 2 1 nebo zrychlit stisknutím 2 3. Rychlost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu.

Změna hlasitosti zprávy Při přehrávání zprávy můžete změnit její hlasitost. Pokud například zprávy přehráváte v hlučném prostředí, můžete zvýšit jejich hlasitost, abyste je lépe slyšeli. Při práci v aplikaci CallPilot se všechny zprávy přehrávají s nastavenou hlasitostí, pokud nastavení nezměníte. Při dalším přihlášení bude hlasitost zprávy normální.

22


Listopad 2010

Zvýšení nebo snížení hlasitosti

Zvýšení nebo snížení hlasitosti Při přehrávání lze ztlumit hlasitost zprávy stisknutím 2 4 nebo zesílit hlasitost stisknutím 2 6. Hlasitost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu.

Mazání a obnovení zpráv Před, při nebo po přehrání zprávy lze zprávy mazat a obnovovat (obnovovat vymazané). Vymazané zprávy jsou odstraněny ze schránky na konci relace aplikace CallPilot. Po odpojení nelze zprávu obnovit. Poznámka: Váš správce může nakonfigurovat aplikaci CallPilot tak, aby po určité době automaticky vymazávala nepřečtené zprávy. Další informace vám poskytne váš správce.

Vymazání zprávy Při práci ve zprávě lze stisknutím 7 6 označit zprávu pro vymazání po odhlášení a přejít na další zprávu.

Obnovení zprávy Před odpojením se vraťte k vymazané zprávě a stisknutím 7 6 ji obnovte.

Ukládání zpráv Zprávy, které jste přehráli, se automaticky mažou v intervalu, který nastaví administrátor. Automaticky vymazané zprávy můžete zkontrolovat a obnovit. Chcete-li obnovit automaticky vymazanou zprávu, stiskněte po výzvě 7 6. Chcete-li zjistit, zda je pro vás tato funkce dostupná, obraťte se na administrátora.


Listopad 2010

23


Tisk faxových zpráv V aplikaci CallPilot můžete přijímat faxové zprávy do schránky a tisknout faxy na vybraném faxovém čísle. Faxovou zprávu může představovat pouze fax nebo fax připojený k hlasové zprávě. Hlasová zpráva může obsahovat více faxových příloh. Chcete-li zjistit, zda je pro vás volba faxu dostupná, obraťte se na administrátora. Informace o nastavení výchozího faxového čísla nebo o možnosti výběru automatického tisku najdete v části Změna voleb faxu na straně 48.

Tisk faxových zpráv Můžete vytisknout konkrétní faxovou zprávu nebo všechny faxy. 1. Při práci ve zprávě, která je faxová nebo obsahuje faxovou přílohu, stiskněte 7 7 pro volbu Tisk. • Chcete-li vytisknout pouze tento fax, stiskněte 1. • Chcete-li po přehrání zpráv vytisknout všechny nevytištěné faxy, stiskněte 2. • Chcete-li vytisknout všechny faxy ve schránce, stiskněte 3. 2. Nastavte v aplikaci CallPilot, kde se má fax vytisknout. • Zadejte číslo faxu, na kterém má dojít k tisku, a stiskněte #. • Případně stisknutím # vytiskněte fax na výchozím faxovém čísle. Informace získáte v části Změna voleb faxu na straně 48. 3. Poté, co aplikace CallPilot potvrdí výběr, stiskněte #.

Tisk na telefonu s faxem, z něhož voláte Na telefonu s faxem, z něhož voláte, můžete tisknout, pokud se z něj přihlásíte do schránky pomocí přístupového čísla pro telefon s faxem. Faxy tiskněte na konci relace schránky. Aplikace CallPilot se při zahájení tisku faxů odpojí.

24


Listopad 2010

Poslech zpráv elektronické pošty

1. Přihlaste se z telefonu s faxem pomocí přístupového čísla telefonu s faxem. 2. Při práci ve zprávě, která je faxová nebo obsahuje faxovou přílohu, stiskněte 7 7 pro volbu Tisk. • Chcete-li vytisknout pouze tento fax, stiskněte 1. • Chcete-li po přehrání zpráv vytisknout všechny nevytištěné faxy, stiskněte 2. • Chcete-li vytisknout všechny faxy ve schránce, stiskněte 3. 3. Po výzvě k zadání faxového čísla stiskněte 0 #. 4. Na telefonu s faxem stiskněte tlačítko Odeslat nebo Start.

Poslech zpráv elektronické pošty V době přihlášení do aplikace CallPilot můžete zjistit, zda máte nějaké nové zprávy elektronické pošty. Můžete rychle projít seznam zpráv elektronické pošty a nechat přehrát odesílatele a předmět každé zprávy elektronické pošty. Můžete si poslechnout obsah zprávy elektronické pošty a vytisknout zprávu na faxovém přístroji. Chcete-li zjistit, zda je pro vás tato funkce dostupná, obraťte se na administrátora.

Kontrola zpráv elektronické pošty 1. V době přihlášení do aplikace CallPilot můžete stisknutím 8 9 přepínat mezi seznamem hlasových zpráv a seznamem zpráv elektronické pošty. Aplikace CallPilot začne načítat všechny nové zprávy elektronické pošty ve složce Doručená pošta. 2. Během čekání se můžete stisknutím 8 9 vrátit k hlasovým zprávám. Dalším stisknutím 8 9 přepněte na zprávy elektronické pošty. Jakmile jsou zprávy elektronické pošty staženy, aplikace CallPilot oznámí, kolik nových zpráv máte. 3. Poslechněte si informace v záhlaví první nové zprávy elektronické pošty. Uslyšíte jméno odesílatele, předmět, datum a čas, kdy byla zpráva přijata. Zprávu si můžete poslechnout nebo stisknutím 6 přejít k další zprávě elektronické pošty. 4. Stisknutím 2 můžete přehrát textový obsah zprávy. • Pomocí standardních příkazů přehrávání můžete zprávu pozastavit, vrátit nebo přeskočit a změnit její rychlost či hlasitost. Informace získáte v části Přehrávání zpráv na straně 20. • Chcete-li zprávu označit pro vymazání po odhlášení, stiskněte 7 6.


Listopad 2010

25


• Chcete-li vytisknout e-mailovou zprávu na faxu, stiskněte 7 7. Zadejte číslo faxu a stiskněte # nebo stisknutím # zahajte tisk na výchozím faxovém čísle. Pokud voláte z telefonu s faxem, stiskněte po výzvě k zadání faxového čísla 0 # a potom stiskněte na telefonu s faxem tlačítko Odeslat nebo Start. 5. Po zkontrolování zprávy elektronické pošty se můžete stisknutím 8 9 vrátit k hlasovým zprávám. Poznámka: Informace v záhlaví se nemusí přehrát, pokud byla zpráva elektronické pošty odeslána v jazyce, který není nastavený pro překlad na zadanou jazykovou předvolbu. Poznámka: Chcete-li zprávy elektronické pošty předat dál nebo na ně odpovědět a sestavit nové zprávy, musíte k elektronické poště přejít z počítače, a to buď přihlášením do aplikace pro zprávy elektronické pošty nebo klepnutím na kartu e-mail webové aplikace My CallPilot (Můj CallPilot).

Změna nastavení účtu elektronické pošty pro aplikaci CallPilot Změnou nastavení ve webové aplikaci My CallPilot (Můj CallPilot) nastavíte v aplikaci CallPilot způsob zpracování zpráv elektronické pošty. Při každé změně hesla elektronické pošty je třeba heslo aktualizovat ve webové aplikaci My CallPilot (Můj CallPilot). K přehrávání zpráv si můžete vybrat mužský nebo ženský hlas.

Volání odesílateli zprávy Pokud aplikace CallPilot uvede adresu odesílatele, můžete mu zavolat.

26


Listopad 2010

Volání odesílateli

Volání odesílateli 1. Po poslechu zprávy nebo při jejím přehrávání můžete stisknutím 9 zavolat odesílateli. 2. Můžete s ním mluvit nebo mu nechat zprávu. 3. Po dokončení hovoru zavěste. Ke zprávám se můžete vrátit, aniž byste museli zavěsit a znovu se přihlásit. Poznámka: Relaci můžete ukončit návratem ke zprávě a následným zavěšením. Pokud se před zavěšením nevrátíte ke zprávě, relace skončí za 2 minuty a 30 sekund.

Odpovídání odesílateli Pokud aplikace CallPilot uvede adresu odesílatele, můžete nahrát odpověď pro odesílatele zprávy.

Nahrání odpovědi pro odesílatele 1. Po poslechu zprávy nebo při jejím přehrávání můžete stisknutím 7 1 odesílateli odpovědět. Adresa vaší odpovědi se vyplní automaticky. Nemusíte zadávat jméno ani číslo. 2. Stisknutím 5 nahrajte odpověď. Počkejte na zaznění tónu, pak začněte nahrávat. 3. Stisknutím # nahrávání odpovědi ukončíte. • Informace o kontrole zpráv uvádí téma Kontrola a úprava zprávy na straně 33. • Informace o přidávání voleb uvádí téma Přidání voleb zprávy na straně 34. • Informace o přidávání příloh uvádí téma Přidání příloh zprávy na straně 35. 4. Stisknutím 7 9 zprávu odešlete.


Listopad 2010

27


Odpovídání odesílateli a všem příjemcům Pokud aplikace CallPilot zjistí potřebná čísla, můžete nahrát odpověď pro odesílatele a všechny příjemce zprávy.

Nahrání odpovědi pro odesílatele a všechny příjemce zprávy 1. Po poslechu zprávy nebo při jejím přehrávání můžete stisknutím 7 4 odpovědět odesílateli a všem příjemcům zprávy. Adresa vaší odpovědi se vyplní automaticky. Nemusíte zadávat jména ani čísla. Chcete-li přehrát seznam příjemců, kterým bude odpověď odeslána, stiskněte 7 2. 2. Stisknutím 5 nahrajte odpověď. Počkejte na zaznění tónu, pak začněte nahrávat. 3. Stisknutím # nahrávání odpovědi ukončíte. • Informace o kontrole zpráv uvádí téma Kontrola a úprava zprávy na straně 33. • Informace o přidávání voleb uvádí téma Přidání voleb zprávy na straně 34. • Informace o přidávání příloh uvádí téma Přidání příloh zprávy na straně 35. 4. Stisknutím 7 9 zprávu odešlete.

Předání zprávy dál Zprávu můžete předat do jiné schránky, distribučního seznamu nebo přeposlat na jiné telefonní číslo. Můžete také nahrát úvod k původní zprávě. Nelze předat zprávu označenou jako Soukromá.

28


Listopad 2010

Předání zprávy dál

Předání zprávy dál 1. Po poslechu zprávy nebo při jejím přehrávání můžete stisknutím 7 3 zprávu předat dál. 2. Zadejte číslo, na které chcete zprávu předat, a stiskněte #. Opakujte tento krok pro každé další číslo, na které chcete zprávu předat. • Podrobné informace o adresování zprávy uvádí témata Adresování zprávy na straně 31 a Adresování podle jména na straně 32. • Pokud chcete zrušit některou adresu, získáte potřebné informace v tématu Zrušení zadání adresy na straně 30. 3. Po zadání všech adres ukončete práci v seznamu stisknutím #. 4. Chcete-li nahrát úvod, stiskněte 5. Počkejte na zaznění tónu, pak začněte nahrávat. 5. Pro ukončení nahrávání úvodu stiskněte #. • Informace o kontrole zpráv uvádí téma Kontrola a úprava zprávy na straně 33. • Informace o přidávání voleb uvádí téma Přidání voleb zprávy na straně 34. • Informace o přidávání příloh uvádí téma Přidání příloh zprávy na straně 35. 6. Stisknutím 7 9 zprávu odešlete.

Předání faxu dál Fax lze předávat stejným způsobem jako hlasovou zprávu, včetně nahrání úvodu. Faxové zprávy mohou přijímat pouze ti příjemci, jejichž schránka to umožňuje. Pokud faxová zpráva nebyla doručena, aplikace CallPilot vás informuje. Postupujte podle výše popsaných kroků. Po odeslání faxu odešle aplikace CallPilot stránku záhlaví předání faxu, která uvádí nového příjemce a vaše jméno nebo číslo jako odesílatele.

Sestavení zprávy Při sestavování zprávy nejprve zadejte adresu, poté zprávu nahrajte a odešlete. Zprávu je možné poslat na adresu jednoho či více příjemců, příjemcům uvedeným v distribučním seznamu nebo na telefonní či faxové číslo. Před odesláním můžete zprávu upravit a přidat


Listopad 2010

29


různé volby zprávy. K nové zprávě můžete také připojit další zprávy, včetně faxových, a odeslat je společně.

Zadání adresy, nahrání a odeslání zprávy Než začnete zprávu nahrávat, zadejte adresu jednoho nebo více příjemců. Adresa je zpravidla číslo schránky nebo číslo distribučního seznamu. Zprávy je rovněž možné adresovat na jiná čísla nebo hláskováním jména osoby. 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 7 5. 2. Zadejte první adresu a stiskněte #. 3. Pokračujte v zadávání adres následovaných #. • Viz Adresování zprávy na straně 31 a Adresování podle jména na straně 32. • Pokud potřebujete adresu zrušit, získáte informace v části Zrušení zadání adresy. 4. Po zadání všech adres ukončete práci v seznamu stisknutím #. 5. Stisknutím 5 nahrajte zprávu. Počkejte na zaznění tónu, pak začněte nahrávat. 6. Stisknutím # nahrávání ukončíte. • Informace o kontrole zpráv uvádí téma Kontrola a úprava zprávy na straně 33. • Informace o přidávání voleb uvádí téma Přidání voleb zprávy na straně 34. • Informace o přidávání příloh uvádí téma Přidání příloh zprávy na straně 35. 7. Stisknutím 7 9 zprávu odešlete.

Zrušení zadání adresy Zadanou adresu můžete zrušit v kroku 2 výše uvedeného postupu. Po stisknutí posledního křížku na konci seznamu nelze zrušit žádné položky. Pokud zrušíte číslo distribučního seznamu, celý distribuční seznam se vymaže ze seznamu adres. 1. Stisknutím 0 # zrušte poslední adresu zadanou v seznamu. 2. Opakujte tento krok pro každou adresu, kterou chcete zrušit, a postupně mažte položky z konce seznamu. 3. Vraťte se ke kroku 3 uvedenému výše.

30


Listopad 2010

Adresování zprávy

Adresování zprávy Zprávy můžete adresovat do lokálních schránek a distribučních seznamů. Můžete také adresovat zprávy do schránek v jiných sítích (umístěních), do jiných systémů hlasové pošty (otevřených sítí), uživatelům Internetu a příjemcům na telefonech nebo telefonech s faxy bez hlasové pošty. U požadovaných předčíslí můžete při zadávání adresy zobrazit nápovědu stisknutím * nebo se můžete obrátit na administrátora. Tato předčíslí si poznamenejte do seznamu Čísla aplikace CallPilot na straně 51. Jakmile vás aplikace CallPilot vyzve k zadání čísla schránky, zadejte požadované předčíslí (pokud je to nutné) a potom číslo. Po zadání všech požadovaných adres se vraťte ke kroku 3 v části Zadání adresy, nahrání a odeslání zprávy na straně 30.

Adresování zprávy do místní schránky Zadejte číslo schránky a stiskněte #.

Adresování zprávy do distribučního seznamu Zadejte číslo distribučního seznamu a stiskněte #.

Adresování zprávy do schránky v jiné síti Zadejte předčíslí sítě následované číslem schránky a stiskněte #.

Adresování zprávy do schránky v otevřené síti Zadejte předčíslí otevřené sítě následované telefonním číslem pro přístup k systému (pomocí stejných předčíslí jako při volání na místní nebo vzdálený telefon) a stiskněte #. Zadejte číslo schránky a stiskněte #.


Listopad 2010

31


Adresování zprávy uživateli Internetu Zadejte předčíslí SMTP a číslo příjemce ve formě jednoho souvislého řetězce číslic a stiskněte #.

Adresování zprávy na telefon nebo telefon s faxem Nahranou zprávu můžete adresovat a odeslat do telefonu a faxovou zprávu můžete odeslat do telefonu s faxem. Zadejte předčíslí (pokud je to nutné) následované telefonním nebo faxovým číslem příjemce a stiskněte #. Pokud odešlete zprávu osobě na telefonním čísle, aplikace CallPilot vytočí telefonní číslo této osoby a sdělí jí, že má od vás zprávu. Systém sdělí příjemci, kterým tlačítkem si může zprávu přehrát, nebo se zpráva přehraje automaticky. Příjemce může zareagovat nahráním odpovědi. Pokud odešlete kombinovanou hlasovou a faxovou zprávu, aplikace CallPilot doručí hlasovou nebo faxovou zprávu, případně obojí, v závislosti na typu zpráv, které mohou příjemci přijímat. Pokud nebude doručena hlasová nebo faxová část zprávy, aplikace CallPilot vás informuje.

Adresování podle jména Adresu můžete místo vypisování čísla zadat hláskováním jména osoby pomocí klávesnice. Adresování podle jména můžete používat pro zadání adresy zprávy, vytvoření distribučního seznamu, expresní zprávy nebo hovor s provolbou. Po zadání všech požadovaných adres se vraťte ke kroku 3 v části Zadání adresy, nahrání a odeslání zprávy na straně 30.

32


Listopad 2010

Adresování podle jména

Adresování podle jména 1. Jakmile vás aplikace CallPilot vyzve k zadání čísla schránky, zadejte požadované předčíslí adresování podle jména. Pokud předčíslí neznáte, stiskněte *. 2. Hláskujte příjmení a potom jméno. • Chcete-li zobrazit písmeno Q, stiskněte 7; chcete-li Z, stiskněte 9. Chcete-li například zadat jméno Quinn, Bob, vytočte 78466262. • Jestliže neznáte celé jméno, zadejte několik prvních písmen a potom stiskněte #. Můžete vybírat ze seznamu možných shod jména. 3. Hláskování jména můžete ukončit, jakmile systém zjistí shodu. Není nutné stisknout křížek. Ve zprávě se automaticky vyplní adresa s číslem schránky pro toto jméno. 4. Pokud je jméno součástí seznamu adres, pokračujte v zadávání adres. Po zadání všech adres ukončete práci v seznamu stisknutím #.

Kontrola a úprava zprávy Nahranou zprávu můžete před odesláním zkontrolovat. Chcete-li zprávu přehrát nebo změnit, použijte některý z uvedených standardních příkazů: • Chcete-li zprávu přehrát, stiskněte 2. • Chcete-li se ve zprávě vrátit o pět sekund zpátky, stiskněte 1, chcete-li přeskočit pět sekund zprávy, stiskněte 3. • Chcete-li zprávu pozastavit, stiskněte #, chcete-li pokračovat, stiskněte 2. • Chcete-li přehrát obálku zprávy, včetně seznamu příjemců, stiskněte 7 2. • Chcete-li zprávu zpomalit, stiskněte 2 1, chcete-li ji zrychlit, stiskněte 2 3. Rychlost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu. • Chcete-li snížit hlasitost zprávy, stiskněte 2 4, chcete-li hlasitost zvýšit, stiskněte 2 6. Hlasitost lze zvýšit trojnásobně oproti normálu a snížit dvojnásobně oproti normálu. Při dalším přihlášení bude hlasitost zprávy normální. • Chcete-li zprávu označit pro vymazání po odhlášení a přejít na další zprávu, stiskněte 7 6. Chcete-li obnovit vymazanou zprávu (před odpojením), vraťte se k této zprávě a stiskněte 7 6.


Listopad 2010

33


• Chcete-li zprávu nahrát znovu nebo ji doplnit, stiskněte 5 v místě zprávy, kde chcete začít. Nahrajte novou zprávu a ukončete ji stisknutím #. • Nová nahrávka smaže původní nahrávku od místa, kde začnete s opakovaným nahráváním.

Přidání voleb zprávy Při vytváření zprávy můžete určit, že ji chcete zpracovat zvláštním způsobem. Volby doručení zprávy jsou: Urgentní, Hospodárné, Soukromé, S potvrzením a Časované doručení. Zprávu nelze současně označit možnostmi Urgentní a Hospodárné. Před odesláním zprávy můžete zkontrolovat její volby stisknutím 7 2 pro přehrání obálky zprávy.

Přidání volby Urgentní Pokud odesíláte zprávu označenou jako Urgentní, příjemci je v souhrnu schránky a záhlaví zprávy oznámeno, že zpráva je urgentní. Před nebo po nahrání zprávy stiskněte 7 0 a potom pomocí 1 přidejte volbu Urgentní. Chcete-li volbu Urgentní u zprávy zrušit, stiskněte 7 0 a potom znovu 1.

Přidání volby Hospodárné Volbu Hospodárné lze používat u zpráv odesílaných do jiných sítí. Vaše organizace odesílá takto označené zprávy za nižší noční sazby. Před nebo po nahrání zprávy stiskněte 7 0 a potom pomocí 3 přidejte volbu Hospodárné. Chcete-li volbu Hospodárné u zprávy zrušit, stiskněte 7 0 a potom znovu 3.

Přidání volby Soukromá Pokud odešlete zprávu označenou jako Soukromá, příjemci ve vaší organizaci ji nemohou předávat dál nebo připojit k jiné zprávě. Mějte na vědomí, že příjemcům v jiných organizacích nemusí být tato zpráva ohlášena jako Soukromá, a mohou ji tedy předávat dál.

34


Listopad 2010

Vyžádání potvrzení příjmu zprávy

Před nebo po nahrání zprávy stiskněte 7 0 a potom pomocí 4 přidejte volbu Soukromé. Chcete-li volbu Soukromá u zprávy zrušit, stiskněte 7 0 a potom znovu 4.

Vyžádání potvrzení příjmu zprávy Pokud odešlete zprávu označenou příznakem S potvrzením, aplikace CallPilot automaticky vloží do vaší schránky samostatnou zprávu s potvrzením, jakmile si jednotliví příjemci zprávu přečtou. Některé jiné sítě mohou potvrdit pouze, že zpráva byla přijata systémem, nikoli přečtena příjemcem. Před nebo po nahrání zprávy stiskněte 7 0 a potom pomocí 5 přidejte volbu S potvrzením. Chcete-li volbu S potvrzením u zprávy zrušit, stiskněte 7 0 a potom znovu 5.

Nastavení konkrétního času doručení zprávy Zprávu můžete sestavit tak, aby byla příjemcům doručena k datu a času v budoucnosti. 1. Před nebo po nahrání zprávy stiskněte 7 0 a potom pomocí 6 přidejte volbu Časované doručení. 2. Při zadávání měsíce, dne a času stiskněte za každou zadanou položkou #. • Chcete-li například nastavit čas 9:00, stiskněte 9 0 0 #. Chcete-li dopolední hodiny, stiskněte 1, chcete-li odpolední hodiny, stiskněte 2. Doručení proběhne v 9:00 místního času jednotlivých příjemců. • Chcete-li aktuální měsíc nebo den, stiskněte pouze #. • Chcete-li, aby zpráva byla doručena minutu po půlnoci k zadanému datu, stiskněte u času #. • Chcete-li Časované doručení u zprávy zrušit, stiskněte u měsíce, dne a času #.

Přidání příloh zprávy


Listopad 2010

35


Přidání přílohy ke zprávě Ke zprávě můžete před odesláním přidat jednu nebo více hlasových, faxových nebo kombinovaných zpráv, které máte aktuálně ve schránce. Nelze připojit zprávu označenou jako Soukromé. 1. Před nebo po nahrání zprávy aktivujte Volby zprávy stisknutím 7 0 a potom pomocí 7 přidejte volbu Přidání přílohy. 2. Zadejte číslo zprávy nebo identifikační číslo faxu zprávy, kterou chcete připojit k neodeslané zprávě, a stiskněte #. • Pokud zadáte číslo hlasové a faxové zprávy, bude připojena hlasová i faxová zpráva. • Pokud zadáte identifikační číslo faxu, bude připojen pouze fax.

Přidání přílohy faxové zprávy na telefonu s faxem Fax můžete odeslat po přihlášení do schránky z telefonu s faxem pomocí přístupového čísla tohoto telefonu. Tato metoda umožňuje odeslání faxu, který aktuálně nemáte ve schránce, do jiných schránek nebo na jiné adresy. Nejprve vložte dokument do podavače faxů. Pokud jste přihlášeni pomocí telefonu s faxem, vytiskněte faxy na konci relace poštovní schránky. Aplikace CallPilot se při zahájení tisku faxů odpojí. 1. Přihlaste se do schránky z telefonu s faxem pomocí přístupového čísla telefonu s faxem. 2. Stiskněte 7 5, zadejte adresu zprávy a potom: • v případě potřeby nahrajte zprávu, • nebo vyberte neodeslanou zprávu ze schránky. 3. Aktivujte Volby zprávy stisknutím 7 0 a potom stisknutím sedmičky přidejte volbu Přidání přílohy. 4. Po výzvě k zadání faxového čísla stiskněte 0 #. 5. Nastavte, kdy má aplikace CallPilot zprávu odeslat: • Stiskněte 1, pokud chcete zprávu odeslat ihned při přijetí faxu. • Případně stisknutím 2 zprávu uložte do schránky, odkud ji můžete později odeslat ručně. 6. Na telefonu s faxem stiskněte tlačítko Odeslat nebo Start.

36


Listopad 2010

Expresní zprávy

Expresní zprávy Expresní zprávy představují rychlý způsob odeslání zprávy do jiné schránky, aniž byste se museli přihlásit do vlastní schránky a sestavit a odeslat zprávu. Můžete také odeslat fax prostřednictvím expresních zpráv. Zjistěte si u administrátora číslo expresních zpráv a ověřte, zda jsou k dispozici expresní faxové zprávy.

Odeslání hlasové zprávy bez přihlášení 1. Vytočte číslo expresních zpráv aplikace CallPilot. 2. Zadejte číslo schránky osoby, které chcete nechat zprávu, a stiskněte #. Chcete-li zprávu adresovat podle jména, získáte informace v části Adresování podle jména na straně 32. 3. Počkejte na zaznění tónu, pak nahrajte zprávu. Poznámka: Vysvětlení výzev, které se přehrají před zazněním tónu, naleznete v tabulkách následujících tento postup. • Informace o kontrole zpráv uvádí téma Kontrola a úprava zprávy na straně 33. • Informace o přidávání voleb uvádí téma Přidání voleb zprávy na straně 34. • Informace o přidávání příloh uvádí téma Přidání příloh zprávy na straně 35. 4. Zavěste. Službu expresních hlasových zpráv můžete nastavit dvěma způsoby. Službu můžete nastavit tak, aby vytáčela expresní hlasové zprávy přímo nebo nepřímo přes aplikaci Application Builder. V závislosti na nastavení schránky příjemce se přehrají různé výzvy, jak je vidět v následujících dvou tabulkách: Tabulka 1: Výzvy pro expresní hlasové zprávy vytáčené přímo Osobní ověření nahráno

Uživatelský pozdrav nahrán

Výzva

No (Ne)

No (Ne)

<číslo schránky uživatele> Po zaznění tónu zanechte prosím vzkaz


Listopad 2010

37


Yes (Ano)

No (Ne)

Po zaznění tónu zanechte prosím vzkaz

Yes (Ano)

Yes (Ano)


No (Ne)

Yes (Ano)

<číslo schránky uživatele> <pozdrav uživatele>

Tabulka 2: Výzvy pro expresní hlasové zprávy vytáčené nepřímo (přes aplikaci Application Builder) Osobní ověření nahráno


Výzva

No (Ne)

No (Ne)

<číslo schránky uživatele> Po zaznění tónu zanechte prosím vzkaz

Yes (Ano)

No (Ne)


Yes (Ano)

Yes (Ano)

<pozdrav uživatele>

No (Ne)

Yes (Ano)

<číslo schránky uživatele> <pozdrav uživatele>

Poznámka: Pokud nahrajete dočasný pozdrav, systém přehraje namísto pozdravu dočasný pozdrav. Poznámka: Pokud přistupujete ke službě expresních zpráv přes aplikaci Application Builder a nahráli jste osobní ověření a dočasný pozdrav, systém přehraje jak osobní ověření, tak dočasný pozdrav. Poznámka: Po odeslání zprávy se můžete přihlásit do schránky pomocí expresních hlasových nebo faxových zpráv.

38


Listopad 2010

Odeslání faxové zprávy bez přihlášení

Odeslání faxové zprávy bez přihlášení 1. Vytočte číslo expresních zpráv aplikace CallPilot. 2. Zadejte číslo schránky a stiskněte #. Chcete-li zprávu adresovat podle jména, získáte informace v části Adresování podle jména na straně 32. 3. Po zaznění tónu začněte faxový přenos pomocí odpovídajícího tlačítka na faxovém přístroji. Poznámka: Vysvětlení výzev, které se přehrají před zazněním tónu, naleznete v tabulce následující tento postup V závislosti na nastavení schránky příjemce se přehraje jedna z následujících výzev: Tabulka 3: Výzvy pro expresní faxové zprávy Osobní ověření nahráno


Výzva

No (Ne)

No (Ne)

<číslo schránky uživatele> Začněte prosím s přenosem faxu

Yes (Ano)

No (Ne)

Začněte prosím s přenosem faxu

Yes (Ano)

Yes (Ano)

<pozdrav uživatele> Začněte prosím s přenosem faxu

No (Ne)

Yes (Ano)

<číslo schránky uživatele> <pozdrav uživatele> Začněte prosím s přenosem faxu

Hovor s provolbou Během práce v aplikaci CallPilot můžete uskutečnit hovor, aniž byste museli zavěsit. Chceteli zjistit, zda jsou pro vás hovory s provolbou dostupné, obraťte se na administrátora.


Listopad 2010

39


Poznámka: Tuto funkci mohou ovlivňovat seznamy omezení a povolení (RPL). Další informace o seznamech RPL najdete v příručce Příručka správceNN44200-601.

Uskutečnění hovoru v době, kdy jste přihlášeni V době přihlášení do schránky stiskněte 0 bezprostředně následovanou telefonním číslem, které chcete vytočit, a potom stiskněte #. Při zadávání čísla nedělejte delší přestávku než dvě sekundy.

Uskutečnění hovoru během přihlášení pomocí vytáčení podle jména Pokud zadáte při hovoru s provolbou místo čísla jméno, aplikace CallPilot uskuteční hovor ihned po nalezení odpovídajícího jména. 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 0 a zadejte předčíslí vytáčení podle jména. Pokud číslo neznáte, stiskněte *. 2. Zadávejte příjmení a potom jméno, dokud se hovor neuskuteční. Pokyny k zadávání jména získáte v části Adresování podle jména na straně 32.

Spojení s číslem vlastního operátora během přihlášení Číslo vlastního operátora je číslo, na které se volající dovolá po stisknutí 0. V době přihlášení do schránky stiskněte 0 a počkejte, až někdo zvedne telefon.

Osobní distribuční seznamy Distribuční seznamy vám ušetří čas, pokud posíláte zprávy na stejnou skupinu adres. Můžete vytvořit až 99 osobních distribučních seznamů a nahrát názvy označující jednotlivé seznamy.

40


Listopad 2010

Vytvoření osobního distribučního seznamu

Každý osobní distribuční seznam může obsahovat až 200 položek. Můžete také používat sdílené distribuční seznamy, které vám poskytne administrátor.

Vytvoření osobního distribučního seznamu Osobní distribuční seznam může obsahovat všechny typy adres, na které můžete posílat sestavenou zprávu, s výjimkou jiných osobních distribučních seznamů. Položku může představovat číslo schránky, číslo sdíleného distribučního seznamu, síťová schránka, schránka v otevřené síti, uživatel Internetu nebo telefonní číslo. Informace získáte v části Adresování zprávy na straně 31. Položku můžete přidat také hláskováním jména osoby. Informace získáte v části Adresování podle jména na straně 32. 1. V době přihlášení do schránky stiskem 8 5 aktivujte Nástroje CallPilot a potom pětkou vytvořte distribuční seznam. Chcete-li přehrát souhrn všech seznamů, stiskněte *. 2. Zadejte číslo od 1 do 99 a stiskněte #. 3. Stiskněte 9, pokud chcete nahrát název, který vám pomůže tento seznam v budoucnu určit. Po výzvě stiskněte 5, nahrajte název seznamu a stisknutím # ukončete nahrávání. 4. Stiskněte znovu # pro návrat do hlavní nabídky. 5. Stisknutím 5 začněte zadávat adresy do seznamu. 6. Zadejte první adresu a stiskněte # stejně jako při adresování zprávy. 7. Pokračujte v zadávání adres a po každé adrese stiskněte #. Stisknutím 0 # zrušíte poslední číslo zadané v seznamu. 8. Jakmile bude seznam úplný, stiskněte #. 9. Po dokončení se stisknutím 4 vraťte ke zprávám.

Přehrání, úprava nebo vymazání osobního distribučního seznamu Po vytvoření můžete osobní distribuční seznam přehrát a poslechnout si všechny zadané adresy, přidat nové adresy, vymazat adresy a vyhledávat adresy.


Listopad 2010

41


1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 5 a poté 5. 2. Zadejte číslo distribučního seznamu a stiskněte #. Pokud si číslo nepamatujete, přehrajte stisknutím * souhrn osobních distribučních seznamů. • Chcete-li přehrát obsah seznamu, stiskněte 2. • Pro přidání adres do seznamu stiskněte 5. Po zadání každé adresy stiskněte #. Jakmile bude seznam úplný, stiskněte #. • Chcete-li vymazat celý seznam, stiskněte 7 6. Ihned po vymazání můžete seznam obnovit stisknutím 7 6. • Chcete-li v seznamu vyhledat adresu pro přidání nebo vymazání, stiskněte 6. Zadejte adresu a stiskněte #. Aplikace CallPilot uvede, zda je adresa v seznamu. Pokud se adresa v seznamu nenachází, můžete ji přidat stisknutím 5. Pokud se adresa v seznamu nachází, můžete ji vymazat stisknutím 7 6. 3. Po dokončení se stisknutím 4 vraťte ke zprávám.

Vzdálené oznámení Aplikace CallPilot vás může upozornit na nové zprávy na vzdáleném telefonu nebo pageru. Namísto volání do vaší schránky pro načtení zpráv můžete zadat číslo, den a čas vzdáleného oznámení. Tato nastavení lze snadno změnit a podle potřeby zapínat a vypínat vzdálené oznámení. Zprávy mohou být hlasové, faxové nebo kombinované hlasové a faxové. Chceteli zjistit, zda je pro vás tato volba dostupná, obraťte se na administrátora. Aplikace CallPilot vás může také upozornit na nové zprávy na bezdrátovém zařízení pro zasílání zpráv elektronické pošty pomocí vzdáleného textového oznámení. Tuto funkci lze nastavit pouze z webové aplikace My CallPilot (Můj CallPilot), nikoli z telefonu. Informace naleznete v příručce Uživatelská příručka aplikace Desktop Messaging (Zprávy na počítači) pro aplikaci My CallPilot (Můj CallPilot) (NN44200-109). Současně je možné mít zapnuté dva typy oznamování. U každého typu můžete nastavit dvě časová rozmezí oznamování a nastavit v aplikaci CallPilot, zda má oznamovat všechny nebo pouze urgentní zprávy.

První nastavení vzdáleného oznámení Při prvním nastavení vzdáleného oznámení stačí pouze zadat vzdálené číslo a vybrat telefon nebo pager. Nyní můžete také změnit typy zpráv, dny oznámení a čas oznámení nebo můžete použít standardní nastavení.

42


Listopad 2010

Zapnutí a vypnutí vzdáleného oznámení

1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 5 pro aktivaci Nástrojů CallPilot a potom 2 pro vytvoření vzdáleného oznámení. 2. Stisknutím 5 nastavte vzdálené oznámení. 3. Po výzvě zadejte číslo telefonu nebo pageru, v němž chcete oznámení přijímat, a stiskněte #. Zadáte-li chybné číslo, stiskněte # a potom 5 a znovu zadejte číslo. 4. Stiskněte 1, pokud se jedná o vzdálené číslo pro telefon, a 2, pokud se jedná o číslo na pager. Informace o změně nastavení vzdáleného oznámení získáte na následujících stránkách.

Zapnutí a vypnutí vzdáleného oznámení Po prvním nastavení můžete vzdálené oznámení podle potřeby zapínat a vypínat a také je můžete kdykoli změnit. 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 5 pro aktivaci Nástrojů CallPilot a potom 2 pro vytvoření vzdáleného oznámení. 2. Pokud je vzdálené oznámení vypnuté, zapněte jej stisknutím 1. nebo Pokud je vzdálené oznámení zapnuté, vypněte jej stisknutím 2.

Návrat ke zprávám Po dokončení práce se vzdáleným oznámením stiskněte 4.

Nastavení práce se vzdáleným oznámením Část Vzdálená oznámení obsahuje čtyři hlavní nastavení: číslo telefonu nebo pageru, typy zpráv s oznámením, dny oznámení a časy oznámení. U každého nastavení vám aplikace CallPilot oznámí aktuální nastavení a nabídne možnost zachovat stávající nastavení nebo nastavení změnit. Podrobné vysvětlení jednotlivých nastavení najdete na následujících stránkách. Tento postup uvádí přechod z jednoho nastavení na další:


Listopad 2010

43


1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 5 pro aktivaci Nástrojů CallPilot a potom 2 pro vytvoření vzdáleného oznámení. 2. Stisknutím 5 zkontrolujte aktuální nastavení. 3. Opětovným stisknutím 5 změňte první nastavení. 4. Každé nastavení můžete v případě potřeby změnit nebo stisknutím # ukončete práci v tomto nastavení, aniž by se změnilo. Stisknutím 3 trojky přejděte na další nastavení nebo stisknutím 1 přejděte na předchozí nastavení. 5. Stisknutím 6 ukončete změny nastavení vzdáleného oznámení. Pomocí níže popsaného plánovače vzdáleného oznámení se rozhodněte, jakým způsobem chcete nastavit den a časové rozmezí oznámení.

Plánovač vzdáleného oznámení Vzdálené číslo telefonu/faxu _____________ Typ oznámení: Jakékoli ___ Urgentní ___ Pondělí

Úterý

Středa

Čtvrtek

Pátek

Sobota

Neděle

Poznámka: Nemůžete použít jeden cíl dvakrát ve stejném plánovacím intervalu. Nemůžete například zvolit dva telefony v časovém plánovacím intervalu. Můžete nastavit jedno číslo, na které vám bude zasíláno oznámení o nových zprávách pro každý zadaný den a čas. Zadané vzdálené číslo musí být číslo povolené aplikací CallPilot. Zeptejte se administrátora, zda můžete toto číslo používat pro vzdálené oznámení. Administrátor bude pravděpodobně muset nakonfigurovat schránku pro pager nebo služby pageru, které používáte. 1. Při změně nastavení vzdáleného oznámení stiskněte 5, až budete vyzváni k zadání změny telefonního čísla nebo čísla pageru. Stisknutím # můžete toto nastavení ukončit beze změny nebo můžete pokračovat. 2. Po výzvě zadejte číslo telefonu nebo pageru, v němž chcete oznámení přijímat, a stiskněte #. Zadáte-li chybné číslo, stiskněte # a potom 5 a znovu zadejte číslo. 3. Stiskněte 1, pokud se jedná o vzdálené číslo pro telefon, nebo 2, pokud se jedná o číslo na pager.

44


Listopad 2010

Změna typu zprávy s oznámením

4. Pokud jste vybrali pager, zadejte typ pageru: • Chcete-li vybrat pouze tónový pager, stiskněte 1. • Chcete-li vybrat tónový a hlasový pager, stiskněte 2. • Chcete-li vybrat digitální nebo číselný pager, stiskněte 3. Poté můžete zadat zpětné číslo následované # nebo prostým stisknutím # použít standardní zpětné číslo vaší organizace. • Chcete-li vybrat svolávací službu, stiskněte 4. Po výzvě zadejte své identifikační číslo pageru (PIN) a stiskněte #. • Chcete-li vybrat alfanumerický pager, stiskněte 5. Po výzvě zadejte své identifikační číslo pageru (PIN) a stiskněte #. 5. Stisknutím 3 přejděte k dalšímu nastavení.

Změna typu zprávy s oznámením Můžete vybírat mezi dvěma typy zpráv s oznámením. Tento typ zprávy se vztahuje ke všem zadaným dnům a časům. Pokud vyberete možnost Jakékoli, což je standardní nastavení, bude oznámení zasláno u všech nových zpráv. Pokud vyberete možnost Urgentní, budou vám zasílána oznámení pouze u těch zpráv, které byly odesílatelem označeny jako urgentní. Oznámení se týká hlasových a faxových zpráv. 1. Ve změně nastavení vzdáleného oznámení stiskněte 5, pokud budete vyzváni k zadání typu zprávy. Stisknutím # můžete toto nastavení ukončit beze změny nebo můžete pokračovat. 2. Po výzvě stiskněte 1 pro označení možnosti Jakékoli nebo 2 pro možnost Urgentní. 3. Stisknutím 3 trojky přejděte na další nastavení nebo stisknutím 1 přejděte na předchozí nastavení.

Změna dnů oznámení Můžete nastavit dny v týdnu, u kterých chcete přijímat vzdálené oznámení zpráv. Standardní nastavení je pondělí až pátek. Můžete vybrat všech sedm dní samostatně a můžete také vynechat některé dny. Vzdálené oznámení můžete například přijímat každé pondělí, středu a pátek. Souhrn aktuálního výběru si můžete poslechnout stisknutím * pro nápovědu. 1. Ve změně nastavení vzdáleného oznámení stiskněte 5, až budete vyzváni k zadání dnů oznámení. Stisknutím # můžete toto nastavení ukončit beze změny nebo můžete pokračovat. 2. Stisknutím čísla odpovídajícího danému dnu v týdnu vyberte jednotlivé dny oznámení. Například pondělí vyberete stisknutím 1, neděli vyberete stisknutím 7.


Listopad 2010

45


Až do svého vybrání budou všechny dny vypnuty bez ohledu na jakákoli dříve provedená nastavení. Chcete-li zrušit výběr dne, znovu stiskněte jeho číslo. 3. Po dokončení výběru dnů stiskněte #. Chcete-li změnit výběr, stiskněte 5. 4. Stisknutím 3 trojky přejděte na další nastavení nebo stisknutím 1 přejděte na předchozí nastavení.

Změna časů oznámení Můžete nastavit časy dne, ke kterým chcete přijímat vzdálené oznámení zpráv. Standardní čas je celý den. V rámci 24 hodin lze nastavit dvě časová rozmezí, která se nepřekrývají. Obě rozmezí se vztahují k jedné sekvenci dnů oznámení, které jste vybrali výše. Nabízíme několik tipů pro nastavení času: • Nastavení času zahrnuje minuty a každé nastavení musí končit křížkem. Chcete-li například nastavit čas 9:00, stiskněte 9 0 0 #. Chcete-li dopolední hodiny, stiskněte 1, chcete-li odpolední hodiny, stiskněte 2. Nastavení času se vztahuje k časové zóně, ve které se nachází vaše schránka. • Zeptejte se administrátora, zda lze schránku nastavit tak, abyste přijímali oznámení, pokud existují nové čekající zprávy, na začátku časového rozmezí oznámení. • Můžete zadat časy, které zahrnují půlnoc, zadáním konečného času, který předchází počátečnímu času. Bude se tak předpokládat, že konečný čas spadá pod následující den. Jako den oznámení vyberte pouze první den. Pokud například vyberete jako jediný den oznámení pondělí a nastavíte časové rozmezí od 23.00 do 7.00, budete dostávat oznámení od 23.00 v pondělí do 7.00 v úterý. 1. Ve změně nastavení vzdáleného oznámení stiskněte 5, až budete vyzváni k zadání časů oznámení. 2. Po výzvě k zadání počátečního času zadejte nový čas nebo stisknutím # ponechejte aktuální čas. 3. Po výzvě k zadání počátečního času zadejte nový čas nebo stisknutím # ponechejte aktuální čas. • Pokud již existuje druhé časové rozmezí, uslyšíte aktuálně nastavené časy. Chcete-li vymazat druhé časové rozmezí, stiskněte 7 6. Chcete-li změnit časy, stiskněte 5. • Pokud druhé časové rozmezí neexistuje a chcete je přidat, stiskněte 5. 4. Po výzvě k zadání počátečního času zadejte nový čas nebo stisknutím # ponechejte aktuální čas.

46


Listopad 2010

Zapnutí nebo vypnutí přesměrování zpráv

5. Po výzvě k zadání počátečního času zadejte nový čas nebo stisknutím # ponechejte aktuální čas. 6. Stisknutím 6 ukončete změny nastavení vzdáleného oznámení.

Zapnutí nebo vypnutí přesměrování zpráv Pomocí telefonu můžete pro zprávy aplikace CallPilot povolit nebo zakázat přesměrování zpráv. Před povolením nebo zakázáním přesměrování zpráv musíte vy nebo správce aplikace CallPilot nastavit pravidlo přesměrování zpráv pro schránku, která bude předávat vaše zprávy aplikace CallPilot do jiné schránky aplikace CallPilot nebo na externí emailovou adresu. Z bezpečnostních důvodů musíte funkci povolit nebo zakázat vy sami. Za jistých podmínek může systém zakázat pravidlo přesměrování zpráv automaticky, například pokud správce pravidlo změní nebo pokud nastane problém s doručováním zpráv. Funkci můžete pomocí telefonu opět povolit. Následující procedury popisují příkazy telefonu, kterými povolujete nebo zakazujete přesměrování zpráv, jakmile je přesměrování nastaveno. Další informace o nastavení pravidla přesměrování zpráv najdete v příručce Uživatelská příručka aplikace Desktop Messaging (Zprávy na počítači) pro aplikaci My CallPilot (Můj CallPilot) (NN44200-109). Poznámka: Přesměrování zpráv můžete povolit nebo zakázat pomocí aplikace My CallPilot (Můj CallPilot) nebo aplikace Desktop Messaging (Zprávy na počítači), pokud k nim máte přístup.

Povolení a zakázání přesměrování zpráv 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 5 pro aktivaci Nástrojů CallPilot a potom 1 pro službu Pravidlo přesměrování zpráv. Poznámka: Pokud nemáte nastaveno pravidlo přesměrování zpráv, volba nebude k dispozici. 2. Pro povolení nebo zákaz předání zprávy dál odpovězte na výzvy.


Listopad 2010

47


Změna voleb faxu Pokud schránka aplikace CallPilot nabízí možnost faxových zpráv, můžete přijímat faxové zprávy do schránky a tisknout faxy na vybraných faxových čísel. Můžete nastavit volby automatického tisku, výchozí faxové číslo a tisk titulní stránky.

Změna voleb faxu 1. V době přihlášení do schránky stiskněte 8 0 pro přechod na volby schránky a potom 3 pro aktivaci voleb faxu. 2. Podle níže uvedeného popisu změňte volby faxu. 3. Po dokončení ukončete práci s volbami faxu stisknutím #.

Zapnutí nebo vypnutí automatického tisku Pokud je funkce automatického tisku zapnutá, všechny faxy, které jsou doručeny do vaší schránky, se automaticky vytisknou na zadaném výchozím faxovém čísle. Zpráva, která se automaticky vytiskla, zůstává ve schránce, odkud ji můžete znovu vytisknout nebo předat dál. Vytištěné faxy mohou být ze schránky automaticky mazány v intervalu, který nastaví administrátor. Automatický tisk je nejpohodlnějším způsobem zpracování faxových zpráv, pokud se zdržujete na jednom místě. Pokud jste mimo kancelář, můžete automatický tisk vypnout a vytisknout faxy na jiném faxovém čísle. 1. Během práce s volbami faxu stiskněte 1 pro výběr automatického tisku. Aplikace CallPilot sdělí, zda je automatický tisk zapnutý nebo vypnutý. 2. Pokud je automatický tisk vypnutý, zapněte jej stisknutím 1. Jestliže automatický tisk zapnete, musíte nastavit výchozí faxové číslo. 3. Nebo, pokud je automatický tisk zapnutý, vypněte jej stisknutím 2. Uslyšíte potvrzení změn a vrátíte se k volbám faxu.

48


Listopad 2010

Změna výchozí tiskárny

Změna výchozí tiskárny Jestliže automatický tisk zapnete, musíte nastavit výchozí faxové číslo. I když nepoužíváte automatický tisk, je nejjednodušším způsobem tisku výchozí faxové číslo. Výchozí číslo může být libovolné faxové číslo, které aplikace CallPilot může vytočit, včetně jakýchkoli normálně požadovaných předčíslí. 1. Během práce s volbami faxu nastavte stisknutím 2 výchozí faxové číslo. Uslyšíte aktuální výchozí faxové číslo. 2. Zadejte nové výchozí faxové číslo a stiskněte #. Uslyšíte potvrzené číslo nebo jeho namluvený název. 3. Chcete-li skončit beze změny nastavení, stačí stisknout #. Vrátíte se k volbám faxu.

Zapnutí nebo vypnutí tisku oddělovací stránky faxů Při tisku faxové zprávy si můžete vybrat, zda chcete vytisknout oddělovací stránku faxů. Oddělovací stránka vytiskne vaši identifikaci a uvede podrobnosti tiskové úlohy, jako je například počet stran. Oddělovací stránka je užitečná, pokud přijímáte faxy bez titulních stránek. Pokud odesílatel zahrne do faxu stránku záhlaví, vytiskne se také tato stránka. 1. Během práce s volbami faxu nastavte stisknutím 7 zapnutí nebo vypnutí tisku oddělovací stránky. Uslyšíte aktuální stav tisku oddělovací stránky. 2. Změňte stav tisku oddělovací stránky nebo práci ukončete beze změn. • Chcete-li tisknout s oddělovací stránkou, stiskněte 1. • Chcete-li tisknout bez oddělovací stránky, stiskněte 2. Uslyšíte potvrzení změny. • Chcete-li skončit beze změny nastavení, stačí stisknout #. Vrátíte se k volbám faxu.


Listopad 2010

49


Pokud jste volajícím Pokud voláte do schránky jiného uživatele aplikace CallPilot, můžete používat řadu příkazů zpráv popsaných v této příručce. Můžete také sdělit volajícím mimo vaši organizaci, jak tyto příkazy používat. Nabízíme několik tipů, které vám ušetří práci i čas:

Přerušení pozdravů Během poslechu můžete kdykoli ukončit pozdrav jiné osoby stisknutím # a nahrát svoji zprávu. Tím si ušetříte čas, pokud často voláte stejné osobě a nechcete poslouchat pozdrav. Pokud voláte osobě, která nahrála dočasný pozdrav v nepřítomnosti, při pokusu o zastavení pozdravu zazní varování. Díky tomu můžete pokračovat v poslechu pozdravu nebo začít nahrávat.

Připojení k vlastnímu operátorovi Během poslechu pozdravu jiné osoby se můžete stisknutím 0 přesměrovat na číslo vlastního operátora přiřazené dané schránce.

Hovor s provolbou na jiné číslo Hovor můžete přesměrovat na jinou osobu ve stejné organizaci stisknutím 0 bezprostředně následované číslem linky této osoby. Informace získáte v části Hovor s provolbou na straně 39. Pokud číslo linky neznáte, můžete použít vytáčení podle jména. Chcete-li zjistit, zda jsou pro vás tyto volby dostupné, obraťte se na administrátora.

Úprava nahraných zpráv Pokud nahrajete zprávu, kterou chcete nechat ve schránce jiné osoby, můžete si ji přehrát, vymazat nebo nahrát znovu stejně jako zprávu sestavenou v aplikaci CallPilot. Použijte příkazy popsané v části Kontrola a úprava zprávy na straně 33.

50


Listopad 2010

Přidání voleb do nahraných zpráv

Přidání voleb do nahraných zpráv Pokud nahrajete zprávu, kterou chcete nechat ve schránce jiné osoby, můžete k ní přidávat volby, například Urgentní nebo Soukromá, stejně jako ke zprávě sestavené v aplikaci CallPilot. Použijte příkazy popsané v části Přidání voleb zprávy na straně 34.

Přidání faxové přílohy do nahrané zprávy Pokud telefonujete z telefonu s faxem a schránka příjemce nabízí možnosti faxování, můžete k hlasové zprávě přidat faxovou přílohu. Po dokončení nahrávání hlasové zprávy stiskněte 7 0 7 a potom stisknutím 0# připojte fax. Na telefonu s faxem stiskněte tlačítko Odeslat nebo Start. Podrobné informace o používání této volby vám poskytne administrátor.

Přihlášení po zanechání zprávy Po zanechání zprávy ve schránce jiné osoby se můžete znovu přihlásit do schránky aplikace CallPilot, aniž byste museli zavěsit. To je užitečné, pokud používáte placený telefon nebo kreditní kartu. Chcete-li zjistit, zda je pro vás tato volba dostupná, obraťte se na administrátora. Chcete-li se po zanechání zprávy ve schránce jiné osoby přihlásit, stiskněte #, potom 8 1 a proveďte obvyklé kroky pro přihlášení.

Čísla aplikace CallPilot Zde si zapisujte uživatelská čísla aplikace CallPilot. Své heslo nikomu nesdělujte. Číslo schránky _____________________________________________

Přihlašovací čísla Přístupové číslo do aplikace Multimedia Messaging (Multimediální zprávy) ___________________________


Listopad 2010

51


Přístupové číslo z telefonu s faxem do aplikace Multimedia Messaging (Multimediální zprávy) __________________ Přístupové číslo do aplikace Speech Activated Messaging (Zprávy s hlasovou aktivací) _____________________ ___________________________________________________________

Čísla služeb Číslo expresních zpráv ___________________________________ Číslo expresních faxových zpráv ________________________________ Číslo vlastních příkazů ____________________________________

Předčíslí adresování Předčíslí pro vytáčení / adresování podle jména ___________________________ Předčíslí otevřené sítě __________________________________________ Předčíslí pro adresování telefonu ___________________________________ Předčíslí pro stanice jiných sítí ________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________

Služba změny hesla Služba změny hesla slouží ke změnění hesla nebo ke změnění zapomenutého hesla.

Připojení ke stránce služby změny hesla 1. Na stránku služby změny hesla přejdete pomocí odkazu poskytnutého vašim správcem. 2. Z přednastaveného seznamu vyberte název serveru CallPilot a zadejte své číslo schránky. 3. Klepněte na tlačítko Next (Další). Zobrazí se domovská stránka služby změny hesla.

52


Listopad 2010

Služba změny hesla

Úprava nastavení služby změny hesla 1. Na domovské stránce služby změny hesla zvolte možnost Modify Password Settings (Úpravy nastavení hesla). Zobrazí se přihlašovací stránka služby změny hesla. 2. Zadejte své heslo do schránky a klepněte na tlačítko Login (Přihlásit). Zobrazí se stránka služby změny hesla. Na stránce služby změny hesla můžete provádět následující operace: Pole

Popis

Změna hesla

V této části můžete okamžitě změnit svoje heslo. Informace získáte v části Postup změny hesla na straně 53.

E-mail

Zadejte e-mailovou adresu, na kterou chcete, aby vám služba změny hesla posílala zprávy elektronické pošty týkající se změny hesla. Klepnutím na tlačítko Uložit e-mail uložte svoji e-mailovou adresu.

Questions and Answers (Otázky a odpovědi) Zadejte své tajné otázky a příslušné odpovědi. Na tyto otázky budete muset odpovědět při změně hesla pomocí funkce Secret Question (Tajná otázka). Klepnutím na tlačítko Save Q & A Settings (Uložit nastavení otázek a odpovědí) uložte své otázky a odpovědi.

Postup změny hesla 1. Na stránce služby změny hesla vyplňte pole New Password (Nové heslo) a Confirm New Password (Potvrdit nové heslo). 2. Klepněte na tlačítko Change Password (Změnit heslo).

Postup změny hesla e-mailem Tento postup je možný pouze v případě, že váš správce povolil funkci Změnit heslo emailem. Tuto funkci použijte v případě, že jste zapomněli své heslo. 1. Přejděte na domovskou stránku služby změny hesla. 2. Klepněte na možnost Change Password Via Email (Změnit heslo e-mailem). Zobrazí se zpráva sdělující, že na vámi určenou e-mailovou adresu byl odeslán email. Odkaz v tomto e-mailu bude platný po dobu jedné hodiny. 3. Klepněte na tlačítko Close (Zavřít). 4. Jakmile obdržíte e-mail, klepněte na odkaz v těle tohoto e-mailu. Otevře se stránka Změna hesla poštovní schránky.


Listopad 2010

53


5. Vyplňte pole New Password (Nové heslo) a Confirm New Password (Potvrdit nové heslo). 6. Klepněte na tlačítko Save (Uložit). Vaše heslo bylo změněno.

Změna hesla pomocí tajné otázky Tento postup je možný pouze v případě, že váš správce povolil funkci Změnit heslo pomocí tajných otázek. Tuto funkci použijte v případě, že jste zapomněli své heslo. 1. Přejděte na domovskou stránku služby změny hesla. 2. Klepněte na možnost Change Password Via Secret Questions (Změnit heslo pomocí tajných otázek). Otevře se stránka zobrazující vámi dříve zadané otázky. 3. Odpovězte na obě otázky a vyplňte pole New Password (Nové heslo) a Confirm New Password (Potvrdit nové heslo). 4. Klepněte na tlačítko Save (Uložit). Pokud jsou obě odpovědi správné, zobrazí se okno se zprávou, že vaše heslo bylo úspěšně změněno.

54


Listopad 2010

Rejstřík D

Š

distributor .....................................................................7 dokumentace ................................................................7

školení ..........................................................................7

P

Z

prodejce .......................................................................7

zákaznické služby ........................................................7


Listopad 2010

55

56


Listopad 2010

Uživatelská příručka aplikace Avaya CallPilot Multimedia Messaging

Recommend Documents