Avaya Aura Messaging gebruiken

Avaya Aura® Messaging gebruiken

Versie 6.3.3 Editie 1 Juni 2015

© 2015 Avaya Inc.

Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit document ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. Avaya behoudt zich het recht voor om wijzigingen en correcties in de informatie in dit document te maken zonder verplichting iemand of een organisatie van dergelijke wijzigingen op de hoogte te brengen. Afwijzing van aansprakelijkheid voor documentatie „Documentatie” houdt in de informatie door Avaya gepubliceerd in verschillende media, waarin kan zijn opgenomen productinformatie, bedieningsinstructies en specificaties van de prestaties die Avaya mogelijk algemeen beschikbaar stelt aan gebruikers van haar producten en Hosted services. Met documentatie wordt geen reclamemateriaal bedoeld. Avaya is niet verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen in de oorspronkelijk gepubliceerde documentatie, tenzij deze wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen zijn uitgevoerd door Avaya. De Eindgebruiker verbindt zich ertoe Avaya, diens agenten, ondergeschikten en werknemers schadeloos te stellen voor en te vrijwaren tegen alle vorderingen, rechtszaken, eisen en vonnissen welke hun oorsprong vinden in of verband houden met gegevens die naderhand werden gewijzigd in, toegevoegd aan of verwijderd uit deze documentatie voor zover deze bewerkingen door de Eindgebruiker werden uitgevoerd. Afwijzing van verantwoordelijkheid voor koppelingen Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of de betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op deze site of in door Avaya verstrekte documentatie wordt verwezen. Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op andere plaatsen in deze documentatie wordt verwezen en Avaya ondersteunt niet noodzakelijkerwijs de producten, services of informatie die op deze websites worden beschreven of aangeboden. Avaya kan niet garanderen dat deze koppelingen altijd zullen werken en heeft geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde pagina's. Garantie Avaya verstrekt een beperkte garantie op hardware en software van Avaya. Raadpleeg de verkoopovereenkomst voor de voorwaarden van deze beperkte garantie. Bovendien is de standaardgarantietaal van Avaya, evenals informatie met betrekking tot ondersteuning voor dit product gedurende de garantieperiode, beschikbaar voor Avaya-klanten en andere partijen via de ondersteuningswebsite van Avaya: http://support.avaya.com of via een door Avaya aangewezen alternatieve site. Let op: als U het product of de producten hebt aangeschaft bij een goedgekeurde Avaya-partner buiten de Verenigde Staten en Canada, wordt de garantie aan U verstrekt door die Avaya-partner en niet door Avaya. „Hosted service” is een Hosted service-abonnement dat U aanschaft bij Avaya of een goedgekeurde Avaya-partner (indien van toepassing) en dat nader is omschreven in de Hosted SAS-documentatie of andere servicebeschrijving van de betreffende Hosted service. Als U een Hosted service-abonnement aanschaft, is de bovengenoemde beperkte garantie mogelijk niet van toepassing, maar heeft U mogelijk recht op ondersteuning voor de Hosted service zoals nader omschreven in uw servicebeschrijving van de betreffende Hosted service. Neem contact op met Avaya of uw Avaya partner (indien van toepassing) voor meer informatie. Hosted service HET VOLGENDE IS VAN TOEPASSING BIJ DE AANKOOP VAN EEN HOSTED SERVICE-ABONNEMENT VAN AVAYA OF EEN AVAYA-KANAALPARTNER (INDIEN VAN TOEPASSING), DE VOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN HOSTED SERVICES ZIJN BESCHIKBAAR OP DE AVAYA-WEBSITE, HTTP:// SUPPORT.AVAYA.COM/LICENSEINFO ONDER DE KOPPELING „Avaya Terms of Use for Hosted Services” OF OP EEN DOOR AVAYA AANGEWEZEN ALTERNATIEVE SITE, EN ZIJN VAN TOEPASSING OP IEDEREEN DIE TOEGANG HEEFT TOT OF GEBRUIKMAAKT VAN DE HOSTED SERVICE. DOOR DE TOEGANG TOT OF HET GEBRUIK VAN DE HOSTED SERVICE, OF DOOR ANDEREN HIERVOOR TOESTEMMING TE GEVEN, GAAT U NAMENS UZELF EN DE RECHTSPERSOON WAARVOOR U DIT DOET (HIERNA „U” EN „EINDGEBRUIKER” GENOEMD) AKKOORD MET DE GEBRUIKSVOORWAARDEN. ALS U AKKOORD GAAT MET DEZE GEBRUIKSVOORWAARDEN NAMENS EEN BEDRIJF OF ANDERE RECHTSPERSOON, VER-

KLAART U DAT U BENT GEMACHTIGD DEZE RECHTSPERSOON AAN DEZE GEBRUIKSVOORWAARDEN TE BINDEN. ALS U HIERTOE NIET BENT GEMACHTIGD OF ALS U NIET AKKOORD GAAT MET DEZE GEBRUIKSVOORWAARDEN, MAG U GEEN TOEGANG HEBBEN TOT OF GEBRUIKMAKEN VAN DE HOSTED SERVICE OF IEMAND TOESTEMMING GEVEN VOOR TOEGANG TOT OF GEBRUIK VAN DE HOSTED SERVICE. UW GEBRUIK VAN DE HOSTED SERVICE WORDT BEPERKT DOOR HET AANTAL EN HET SOORT LICENTIES VOOR DE HOSTED SERVICE DAT ONDER UW CONTRACT IS AANGESCHAFT, OP VOORWAARDE EVENWEL DAT U VOOR BEPAALDE HOSTED SERVICES, INDIEN VAN TOEPASSING, DE MOGELIJKHEID HEBT GEBRUIK TE MAKEN VAN FLEX-LICENTIES, DIE WORDEN GEFACTUREERD VOLGENS HET WERKELIJKE GEBRUIK BOVEN HET LICENTIENIVEAU VAN HET CONTRACT. NEEM CONTACT OP MET AVAYA OF UW AVAYA PARTNER VOOR MEER INFORMATIE OVER DE LICENTIES VOOR DE BETREFFENDE HOSTED SERVICE, DE BESCHIKBAARHEID VAN FLEX-LICENTIES (INDIEN VAN TOEPASSING), PRIJS- EN FACTURERINGSINFORMATIE, EN ANDERE BELANGRIJKE INFORMATIE OVER DE HOSTED SERVICE. Licenties DE SOFTWARELICENTIEVOORWAARDEN DIE BESCHIKBAAR ZIJN OP DE AVAYA-WEBSITE, HTTP://SUPPORT.AVAYA.COM/ LICENSEINFO/ OF EEN DOOR AVAYA AANGEWEZEN ALTERNATIEVE SITE, ZIJN VAN TOEPASSING OP IEDEREEN DIE AVAYA-SOFTWARE DOWNLOADT, GEBRUIKT, EN/OF INSTALLEERT, WELKE IS AANGESCHAFT BIJ AVAYA INC., EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN AVAYA PARTNER (NAAR GELANG WAT VAN TOEPASSING IS) ONDER EEN COMMERCIËLE OVEREENKOMST MET AVAYA OF EEN AVAYA PARTNER. TENZIJ ANDERS SCHRIFTELIJK IS OVEREENGEKOMEN MET AVAYA, VERLEENT AVAYA DEZE LICENTIE NIET ALS DE SOFTWARE IS VERKREGEN VIA ANDEREN DAN AVAYA, EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN AVAYA-KANAALPARTNER; AVAYA BEHOUDT ZICH HET RECHT VOOR JURIDISCHE STAPPEN TE ONDERNEMEN TEGEN U OF EEN ANDERE PARTIJ DIE DE SOFTWARE ZONDER LICENTIE GEBRUIKT OF VERKOOPT. DOOR DE SOFTWARE TE INSTALLEREN, DOWNLOADEN OF GEBRUIKEN OF ANDEREN TOESTEMMING TE VERLENEN DIT TE DOEN, GAAT U, NAMENS UZELF EN DE ENTITEIT VOOR WIE U DE SOFTWARE INSTALLEERT, DOWNLOADT OF GEBRUIKT (HIERNA „U” EN „EINDGEBRUIKER” GENOEMD), AKKOORD MET DEZE VOORWAARDEN EN VORMT U EEN BINDEND CONTRACT TUSSEN U EN AVAYA INC. OF HET TOEPASSELIJKE MET AVAYA GELIEERDE BEDRIJF („AVAYA”). Avaya verleent U een licentie binnen de draagwijdte van de hieronder beschreven licentietypen, met uitzondering van Heritage Nortel Software, waarvoor de draagwijdte van de licentie verderop gedetailleerd wordt beschreven. Als er in de orderdocumentatie geen expliciet licentietype is aangegeven, is er een Licentie voor aangewezen systemen (Designated System License) van toepassing. Het toepasselijke aantal licenties en capaciteitseenheden waarvoor de licentie wordt verleend, is gelijk aan één (1), tenzij een ander aantal licenties of capaciteitseenheden is vermeld in de documentatie of in andere materialen die U ter beschikking staan. „Software” betekent computerprogramma's in objectcode, geleverd door Avaya of een Avaya-kanaalpartner. Hierbij maakt het niet uit of het gaat om standalone producten of vooraf geïnstalleerde software op hardwareproducten. Ook alle upgrades, updates, patches, bugfixes of aangepaste versies vallen hieronder. „Aangewezen processor” is te verstaan als één enkel onafhankelijk functionerend (standalone) computersysteem. „Server” betekent de Aangewezen processor die als host fungeert voor een softwaretoepassing waartoe meerdere gebruikers toegang kunnen krijgen. „Exemplaar” verwijst naar één enkele kopie van de Software die op een bepaald tijdstip wordt uitgevoerd: (i) op één fysieke machine; of (ii) op één geïmplementeerde software virtual machine („VM”) of soortgelijke implementatie. Licentietypen Licentie voor aangewezen systemen (DS – Designated System(s)) Eindgebruiker mag elk exemplaar van de Software installeren en gebruiken op slechts een aantal Aangewezen processors. Het maximumaantal staat vermeld in de order. Avaya kan eisen dat de Aangewezen processor(s) in de order worden vermeld met type, serienummer, functiecode, locatie of andere specifieke gegevens, of dat deze door de Eindgebruiker worden doorgegeven op een elektronische wijze die door Avaya voor dit specifieke doel beschikbaar wordt gesteld.

Gelijktijdige gebruikerslicentie (CU – Concurrent User). Het is de Eindgebruiker toegestaan de Software te gebruiken op meerdere Aangewezen processors of een of meer servers, zo lang uitsluitend het gelicentieerde aantal Eenheden op enig specifiek moment toegang heeft tot en gebruikmaakt van de Software. Een „Eenheid” is de eenheid waarop Avaya, geheel naar eigen goeddunken, de prijzen van haar licenties baseert. Hierbij kan het, zonder enige beperking, gaan om een agent, poort of gebruiker, een e-mail- of voicemailaccount op naam van een persoon of bedrijfsfunctie (zoals webmaster of helpdesk), of een adreslijstvermelding in de administratieve database die wordt gebruikt door het product dat één gebruiker toestemming geeft om de Software te gebruiken. Eenheden kunnen worden gekoppeld aan een specifieke, geïdentificeerde Server of een exemplaar van de Software. Gebruikerslicentie op naam (NU – Named User License). U mag: (i) de Software installeren en gebruiken op één Aangewezen processor of Server per bevoegde Genoemde gebruiker (hieronder gedefinieerd); of (ii) de Software installeren en gebruiken op een Server mits de Software uitsluitend wordt geopend en gebruikt door bevoegde Genoemde gebruikers. „Genoemde gebruiker” betekent een gebruiker of apparaat die/dat uitdrukkelijk door Avaya is geautoriseerd om toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van de software. Avaya kan naar eigen inzicht een „Genoemde gebruiker” aanwijzen. Dit kan bijvoorbeeld een persoon op naam zijn, een bedrijfsfunctie (zoals een webmaster of helpdesk), een e-mailaccount of voicemailaccount op naam van een persoon of bedrijfsfunctie, of een vermelding in een directory van de administratieve database die door de software wordt gebruikt en die toestaat dat één gebruiker de interface van de Software gebruikt. SR-licentie (Shrinkwrap License). U kunt de Software installeren en gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden van de toepasselijke licentieovereenkomsten, zoals een „shrinkwrap”- of „clickthrough”-licentie die is toegevoegd aan de Software of hierop van toepassing is („Shrinkwrap-licentie”). Copyright Met uitzondering van waar dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld, mag geen gebruik worden gemaakt van het materiaal op deze site, de Documentatie, Software, Hosted service of hardware geleverd door Avaya. De volledige inhoud van deze site, de documentatie, de Hosted service en het product geleverd door Avaya, inclusief de selectie, de opstelling en het ontwerp van de inhoud, zijn het eigendom van Avaya of haar licentieverleners en worden beschermd onder het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, inclusief de rechten sui generis met betrekking tot de bescherming van databases. U mag op geen enkele wijze inhoud, geheel of gedeeltelijk en met inbegrip van code en software, wijzigen, kopiëren, reproduceren, herpubliceren, uploaden, op internet publiceren, overdragen of distribueren zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van Avaya. Niet-geautoriseerde reproductie, overdracht, verspreiding, opslag en of gebruik zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Avaya kan strafrechtelijk en ook civielrechtelijk een overtreding betekenen onder de toepasselijke wetgeving. Virtualisatie Elk product heeft eigen ordercode en eigen licentietypen. Houd er rekening mee dat elk Exemplaar van een product afzonderlijk moet worden gelicentieerd en besteld. Als de eindgebruiker of Avaya partner bijvoorbeeld twee exemplaren van hetzelfde type product wil installeren, dienen er twee producten van dat type te worden besteld. Componenten van derden „Componenten van derden” zijn bepaalde softwareprogramma's of delen daarvan die zijn opgenomen in de Software of Hosted service, die mogelijk bepaalde software bevat (waaronder open-sourcesoftware) die is gedistribueerd volgens overeenkomsten van derden („Componenten van derden”). Deze bevatten voorwaarden met betrekking tot de rechten voor het gebruik van bepaalde delen van de Software („Voorwaarden van derden”). Informatie aangaande gedistribueerde Linux OS-broncode (voor die producten die gedistribueerde Linux OS-broncode bevatten) en informatie over de copyrighthouders van de Componenten van derden en de Voorwaarden van derden die daarop van toepassing zijn, is te vinden in de producten, Documentatie of op de website van Avaya op: http:// support.avaya.com/Copyright of een door Avaya aangewezen alternatieve website. U gaat akkoord met de Voorwaarden van derden voor alle Componenten van derden. Opmerking voor de Serviceprovider Het product of de Hosted service maakt mogelijk gebruik van Componenten van derden waarvoor Voorwaarden van derden gelden die geen hosting toestaan, en die mogelijk onafhankelijk moeten

worden gelicentieerd voor een dergelijk doel. U bent verantwoordelijk voor het verkrijgen van dergelijke licenties. Telefoonfraude voorkomen Telefoonfraude betekent onbevoegd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door een onbevoegde partij, dat wil zeggen: door anderen dan werknemers van uw bedrijf, agenten, onderaannemers of personen die namens uw bedrijf optreden. Houd rekening met het risico van telefoonfraude binnen uw systeem. Mocht een dergelijke fraude plaatsvinden, dan kan dit leiden tot aanzienlijke extra kosten voor telecommunicatiediensten. Avaya - Voorkoming van telefoonfraude Als U vermoedt dat U het slachtoffer bent van telefoonfraude en u technische assistentie of ondersteuning wenst, kunt U telefonisch contact opnemen via de hotline van Technical Service Center Toll Fraud Intervention op +1-800-643-2353 (voor de Verenigde Staten en Canada). Zie voor meer ondersteuningstelefoonnummers de ondersteuningswebsite van Avaya: http://support.avaya.com of een door Avaya aangewezen alternatieve site. Vermoedelijke beveiligingsproblemen van Avaya-producten dienen per e-mail aan Avaya te worden gemeld op: [email protected]. Downloaddocumentatie Ga voor de meest actuele versies van de documentatie naar de ondersteuningswebsite van Avaya: http://support.avaya.com, of naar een door Avaya aangeduide alternatieve site. Contact opnemen met de ondersteuning van Avaya Raadpleeg de ondersteuningswebsite van Avaya: http:// support.avaya.com voor kennisgevingen en artikelen over producten of Hosted services als u een probleem met uw product of Hosted service van Avaya wilt rapporteren. Ga naar de ondersteuningswebsite van Avaya: http://support.avaya.com (of een door Avaya aangewezen alternatieve site) voor een lijst van telefoonnummers en contactadressen, blader tot onder aan de pagina en selecteer Contact opnemen met Avaya-ondersteuning. Handelsmerken De handelsmerken, logo's en dienstmerken („Merken”) die op deze site worden gebruikt en de Documentatie, Hosted service(s) en product(en) die Avaya levert, zijn gedeponeerde of niet-gedeponeerde Merken van Avaya, haar gelieerde bedrijven of derde partijen. Gebruikers hebben geen toestemming dergelijke Merken te gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Avaya of een dergelijke derde die de eigenaar is van het Merk. Niets op deze site, of in de Documentatie, Hosted service(s) en product(en) mag worden uitgelegd, noch bij implicatie, noch bij uitsluiting of anderszins, als het verlenen van een licentie of recht op de Merken, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door Avaya of de toepasselijke derde partij. Avaya is een gedeponeerd handelsmerk van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken die niet bij Avaya berusten, behoren toe aan de desbetreffende houders. Linux® is het geregistreerde handelsmerk van Linus Torvalds in de VS en andere landen.

Inhoud Hoofdstuk 1: Aan de slag................................................................................................... 7 Overzicht van Messaging.................................................................................................... 7 Vereisten........................................................................................................................... 7 Overzicht telefonische gebruikersinterface........................................................................... 7 Toegang tot Messaging-postbus.......................................................................................... 8 Uw postbus openen vanaf een willekeurige telefoon........................................................ 8 Uw postbus openen vanaf uw bureautelefoon of softphone.............................................. 8 Uw postbus initialiseren...................................................................................................... 9 Aanmelden bij Gebruikersvoorkeuren................................................................................ 10 Hoofdstuk 2: Messaging vanuit uw e-mailclient............................................................ 11 De Messaging-werkbalk.................................................................................................... 11 De eerste vereiste voor het afspelen van een spraakbericht........................................... 11 Afspelen op pc........................................................................................................... 12 Afspelen op telefoon................................................................................................... 12 Antwoord via spraak................................................................................................... 13 Doorsturen via spraak................................................................................................. 14 Afzender bellen.......................................................................................................... 15 Voortgang van gesprekken......................................................................................... 16 Configuratie van e-mailclient (Outlook)............................................................................... 16 Outlook 2003 configureren voor Avaya-berichtenarchief................................................ 17 Outlook 2007 configureren voor Avaya-berichtenarchief................................................ 18 Outlook 2010 configureren voor Avaya-berichtenarchief................................................ 20 Outlook 2013 configureren voor Avaya-berichtenarchief................................................ 21 Verwijderde berichten permanent verwijderen............................................................... 23 Spraakberichten............................................................................................................... 24 MWI en berichtstatus.................................................................................................. 24 Verplaatste berichten.................................................................................................. 25 Berichtherstel............................................................................................................. 25 Bezorging van berichten............................................................................................. 26 Verwijderen van berichten voorkomen.......................................................................... 26 Melding van automatische verwijdering en Berichten bewaren............................................. 26 Melding van rapport van niet-aflevering.............................................................................. 27 Hoofdstuk 3: Fax............................................................................................................... 28 Inkomend faxbericht......................................................................................................... 28 Uitgaand faxbericht........................................................................................................... 29 Controlelijst vóór de installatie voor Messaging-faxclient................................................ 29 Messaging-faxclient installeren.................................................................................... 32 Faxprinterservice configureren.................................................................................... 33 Een faxbericht verzenden............................................................................................ 35 Uitgaande faxtaken beheren....................................................................................... 36 Uw wachtwoord in de netwerkfaxprinterservice wijzigen................................................ 36 Problemen met de fax opsporen........................................................................................ 37 Kan geen installatieprogramma voor de faxclient downloaden ....................................... 37

4

Avaya Aura® Messaging gebruiken Commentaren voor dit document? [email protected]

Juni 2015

Inhoud

Kan geen faxprinterservice toevoegen......................................................................... 37 Windows kan geen verbinding maken met een faxprinterservice.................................... 38 Kan geen faxbericht verzenden................................................................................... 38 Een Messaging-faxontvanger kan geen faxberichten ontvangen.................................... 38

Hoofdstuk 4: Messaging aanpassen............................................................................... 39 Gebruikersvoorkeuren...................................................................................................... 39 Algemene voorkeuren....................................................................................................... 39 Messaging-toegangsnummer...................................................................................... 39 Accountinformatie....................................................................................................... 40 Locatie en taal........................................................................................................... 40 Mobiele telefoon of pager............................................................................................ 41 Opties voor het blokkeren van berichten ...................................................................... 41 Fax........................................................................................................................... 42 Afspelen op telefoon................................................................................................... 42 Telefonist................................................................................................................... 43 Bereikbaarheidsvoorkeuren............................................................................................... 43 Bellercategorieën....................................................................................................... 44 Gespreksafhandeling.................................................................................................. 44 Uw bereikbaarheidsnummers definiëren....................................................................... 45 Een bereikbaarheidsschema definiëren........................................................................ 46 De standaardinstellingen voor bereikbaarheid wanneer deze met de TUI opnieuw wordt ingeschakeld.............................................................................................................. 46 Uw bereikbaarheidsconfiguratie testen......................................................................... 46 Voorkeuren voor Waarschuw mij....................................................................................... 47 Telefoonmeldingen configureren.................................................................................. 47 E-mailmelding configureren......................................................................................... 48 E-mailmeldingen voor fax configureren........................................................................ 48 Voorkeuren voor Mijn telefoon........................................................................................... 49 Automatisch afspelen................................................................................................. 49 Opties voor afspeelvolgorde van berichten................................................................... 49 De afspeelsnelheid van berichten wijzigen................................................................... 50 Snelle aanwijzingen inschakelen................................................................................. 51 Vermelding van datum en tijd instellen......................................................................... 51 De adresseringsvoorkeuren instellen........................................................................... 51 Persoonlijke lijsten............................................................................................................ 52 Een persoonlijke lijst maken........................................................................................ 52 Een persoonlijke lijst bewerken.................................................................................... 53 Een persoonlijke lijst verwijderen................................................................................. 54 Uitgebreide lijsten............................................................................................................. 54 Een uitgebreide lijst bewerken..................................................................................... 54 Begroetingen................................................................................................................... 55 Uw naam opnemen.................................................................................................... 56 Standaardbegroetingen configureren........................................................................... 56 Optionele begroetingen configureren........................................................................... 57 Werktijden definiëren.................................................................................................. 58 Uw wachtwoord wijzigen................................................................................................... 59 Vanaf een telefoon..................................................................................................... 59

Juni 2015


5

Inhoud

Vanuit Gebruikersvoorkeuren...................................................................................... 59 Geavanceerde taken........................................................................................................ 59 De koppeling met het postbusnummer verwijderen....................................................... 59

Hoofdstuk 5: Messaging met een telexapparaat............................................................ 61 Overzicht telexapparaat.................................................................................................... 61 Gebruikersinterface Messaging-telexapparaat ................................................................... 61 Belangrijke informatie voor TTY-gebruikers........................................................................ 62 Messaging en signalering via telexapparaat....................................................................... 62 Toegang tot Messaging-postbus via een TTY-apparaat....................................................... 63 Aanmelden via een TTY-apparaat............................................................................... 63 Aanmelden door het Messaging-toegangsnummer te kiezen......................................... 63 De gebruikersinterface van het Messaging telexapparaat gebruiken..................................... 64 Uw naam opnemen.................................................................................................... 64 Berichten opnemen en verzenden............................................................................... 65 Berichten ontvangen en beantwoorden........................................................................ 65 Begroetingen beheren................................................................................................ 66 Een gecombineerde gesproken en TTY-begroeting opnemen ....................................... 66 Een gesprek voeren met een andere TTY-gebruiker..................................................... 67 Problemen met de gebruikersinterface van het telexapparaat oplossen................................ 67 Typografische fouten en ontbrekende tekens in Messaging-berichten............................. 68 Messaging reageert niet op uw opdrachten of menuselecties......................................... 68 Het systeem reageert niet op de telefoontoetsen die u indrukt........................................ 68 De TTY geeft willekeurige tekens, cijfers en leestekens weer in plaats van begrijpelijke tekst.......................................................................................................................... 69 Gebruikers krijgen willekeurige tekens, cijfers en leestekens in opgenomen berichten te zien........................................................................................................................... 69

6


Juni 2015

Hoofdstuk 1: Aan de slag

Overzicht van Messaging Met Avaya Aura® Messaging kunt u uw gesprekken, spraakberichten en faxberichten beheren op elk apparaat met inbegrip van tablets, smartphones, deskphones en computers. Messaging biedt een intuïtieve interface en een uitgebreide reeks van functies voor gebruikers om de productiviteit te verbeteren. Messaging biedt de vereiste flexibiliteit, veerkracht en schaal om bruikbaar te zijn in veeleisende omgevingen.

Vereisten Vraag de volgende Messaging-informatie aan bij de beheerder: • Het Messaging-toegangsnummer. • Het postbusnummer en een tijdelijk wachtwoord. • De URL om toegang te krijgen tot de webpagina Avaya Aura® Messaging Gebruikersvoorkeuren. • De URL om toegang te krijgen tot Messaging-webtoegang.

Overzicht telefonische gebruikersinterface Een telefonische gebruikersinterface (TUI) maakt menselijke interactie met computer mogelijk via een spraakplatform waarmee een geautomatiseerde service of een geautomatiseerd proces wordt gestart. Messaging biedt de volgende TUI's die veel functies en menu's van de oorspronkelijke TUI's ondersteunen. : • Aria TUI voor Messaging: de Aria TUI ondersteunt veel functies en menu's van traditionele Octel Aria-systemen. • Audix TUI voor Messaging: de Audix TUI ondersteunt veel functies en menu's van traditionele Audix- en Intuity Audix-systemen. • CallPilot TUI voor Messaging: de CallPilot TUI ondersteunt veel functies en menu's van traditionele CallPilot- en Meridian Mail-systemen. Opmerking: Uw TUI-voorkeuren worden pas van kracht nadat u zich hebt aangemeld bij Messaging.

Juni 2015


7

Aan de slag

Toegang tot Messaging-postbus U kunt toegang krijgen tot uw Messaging-postbus vanaf elke telefoon, met inbegrip van uw bureautelefoon en softphone. U kunt ook toegang tot uw Messaging-postbus krijgen vanuit Messaging-webtoegang. Zie Avaya Aura® Messaging-webtoegang gebruiken op de website van Avaya Support: http:// support.avaya.com/ voor meer informatie.

Uw postbus openen vanaf een willekeurige telefoon Over deze taak U kunt altijd en overal uw postbus openen door een van de toegangsnummers voor Messaging te kiezen. U kunt ook de Automatische telefonist kiezen als uw organisatie Automatische telefonist toestaat om toegang te verkrijgen tot het Messaging-systeem.

Procedure 1. Voer één van de volgende acties uit: • Kies vanaf een externe telefoon het Messaging-toegangsnummer (extern) en druk op hekje (#). • Als u een telefoon van een andere gebruiker van Messaging binnen uw organisatie gebruikt, kiest u het Messaging-toegangsnummer. Druk vervolgens, als u een Aria-gebruiker bent, op ster (*). Druk anders op hekje (#). • Kies het nummer van de automatische telefonist voor uw organisatie en druk op hekje (#). 2. Voer uw postbusnummer in en druk vervolgens op hekje (#). Het systeem geeft uw naam weer en vraagt u om uw wachtwoord in te voeren. 3. Voer uw wachtwoord in en druk op hekje (#).

Uw postbus openen vanaf uw bureautelefoon of softphone Vereisten Zorg ervoor dat u over uw Messaging-toegangsnummer beschikt. Als dat niet zo is, neemt u contact op met de beheerder.

Procedure 1. Voer vanaf uw deskphone of softphone een van de volgende acties uit: • Druk op de knop Voicemail of Bericht. • Kies het toegangsnummer voor Messaging (intern). Het systeem geeft uw naam weer en vraagt u om uw wachtwoord. 2. Voer uw Messaging-wachtwoord in en druk vervolgens op hekje (#).

8


Juni 2015

Uw postbus initialiseren

Uw postbus initialiseren Vereisten Controleer of de beheerder de instellingen voor uw postbus heeft geconfigureerd.

Over deze taak Uw postbus initialiseren via de TUI om voicemail te kunnen ontvangen. U kunt als volgt uw postbus initialiseren: • Wijzig uw tijdelijke wachtwoord. • Neem uw naam op: Messaging gebruikt uw opgenomen naam om u bij andere Messaginggebruikers te identificeren. Het systeem maakt tevens gebruik van uw opgenomen naam in de door het systeem gegenereerde begroeting die wordt afgespeeld door de TUI wanneer bellers uw postbus bereiken. Als uw organisatie de automatische telefonist van Messaging gebruikt, wordt uw opgenomen naam afgespeeld voordat de telefonist bellers doorschakelt naar uw toestel. Als u uw naam niet opneemt, speelt de TUI de TTS-versie (Text-toSpeech) van uw naam af. • Neem uw persoonlijke begroeting op: deze begroeting wordt door Messaging afgespeeld wanneer uw telefoon bezet is of u een oproep niet beantwoordt. Als u geen begroeting opneemt, maakt Messaging gebruik van uw opgenomen naam. Als u geen begroeting opneemt, speelt de TUI de TTS-versie van de door het systeem gegenereerde begroeting af. Belangrijk: Het initialisatieproces voor de postbus is afhankelijk van de TUI die uw beheerder heeft geconfigureerd voor uw postbus en van uw gebruikersaccount. Het initialisatieproces voor de postbus is tevens afhankelijk van de systeeminstellingen die de beheerder heeft ingesteld voor uw postbus en uw gebruikersaccount. Als u uw postbus al eerder hebt geïnitialiseerd maar zich niet kunt aanmelden, vraagt u de beheerder om een tijdelijk wachtwoord.

Procedure 1. Bel Messaging via de TUI. 2. Voer het tijdelijke wachtwoord in dat de beheerder aan u heeft verstrekt bij het maken van uw postbus en druk op hekje (#). Als u uw tijdelijke wachtwoord hebt gewijzigd op de pagina Wachtwoord in Gebruikersvoorkeuren, gebruikt u uw nieuwe wachtwoord of volgt u de aanwijzingen. 3. Volg de aanwijzingen om uw wachtwoord te wijzigen. 4. (Optioneel) Volg de aanwijzingen om uw naam op te nemen. Als de beheerder Messaging zodanig heeft geconfigureerd dat er geen berichten naar niet-geïnitialiseerde postbussen kunnen worden verzonden, kunt u deze stap later uitvoeren. 5. (Optioneel) Volg de aanwijzingen om uw persoonlijke begroeting om te nemen. Als de beheerder Messaging zodanig heeft geconfigureerd dat er geen berichten naar niet-geïnitialiseerde postbussen kunnen worden verzonden, kunt u deze stap later uitvoeren.

Juni 2015


9

Aan de slag

Volgende stappen Als u uw naam of een persoonlijke begroeting of beide wilt opnemen en de TUI-aanwijzingen ontbreken, raadpleegt u de beknopte handleiding bij de TUI voor de betreffende opdrachten.

Aanmelden bij Gebruikersvoorkeuren Over deze taak U kunt opties configureren voor diverse Messaging-functies op de webpagina Gebruikersvoorkeuren.

Procedure 1. U kunt de webpagina Gebruikersvoorkeuren openen door een van de volgende bewerkingen uit te voeren: • Klik op Gebruikersvoorkeuren op de Messaging-werkbalk in Outlook. • Open een webbrowser, typ in de adresbalk de URL voor Gebruikersvoorkeuren die uw systeembeheerder heeft verstrekt en druk op Enter. De aanmeldpagina voor Messaging gebruikersvoorkeuren wordt weergegeven. 2. Voer in het veld Postbusnummer uw postbusnummer in. 3. Voer in het veld Messaging-wachtwoord uw wachtwoord in. 4. Klik op Aanmelden. De webpagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren wordt weergegeven.

Volgende stappen Pas uw algemene voorkeuren aan. Zie voor meer informatie Algemene voorkeuren op pagina 39.

10


Juni 2015

Hoofdstuk 2: Messaging vanuit uw emailclient

De Messaging-werkbalk De Messaging-werkbalk bestaat uit een serie functieknoppen waarmee u spraakberichten van uw Outlook-e-mailclient kunt openen. De Messaging-werkbalk is uitsluitend beschikbaar voor spraakberichten die zijn gemaakt door Avaya Aura® Messaging. Als u uw gebruikersvoorkeuren zo instelt, dat u een Melding geven-emailkopie van elk spraakbericht ontvangt, worden de kopieën in uw desbetreffende e-mailpostvak weergegeven, maar voor deze e-mails hebt u niet de beschikking over de Messaging-werkbalk. De Messaging-werkbalk bevat de volgende functies: • Afspelen op pc • Afspelen op telefoon • Antwoord via spraak • Doorsturen via spraak • Afzender bellen • Gebruikersvoorkeuren • Help Verwante Links De eerste vereiste voor het afspelen van een spraakbericht op pagina 11 Afspelen op pc op pagina 12 Afspelen op telefoon op pagina 12 Antwoord via spraak op pagina 13 Doorsturen via spraak op pagina 14 Afzender bellen op pagina 15 Voortgang van gesprekken op pagina 16

De eerste vereiste voor het afspelen van een spraakbericht Zorg ervoor dat in uw webbrowser pop-ups zijn ingeschakeld voor interne webservers, aangezien enkele functies (Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak en Afzender bellen) pop-ups vereisen. Verwante Links

Juni 2015


11

Messaging vanuit uw e-mailclient

De Messaging-werkbalk op pagina 11

Afspelen op pc Afspelen op pc biedt u de mogelijkheid om een spraakbericht op uw computer af te spelen.

Afspelen op pc gebruiken Vereisten Uw systeem moet over Windows Media Player 9 of later beschikken. Zie http://www.microsoft.com/windows/windowsmedia/ om Windows Media Player te upgraden naar de nieuwste versie of te installeren.

Procedure 1. Klik op de Messaging-werkbalk op Afspelen op pc bij een open spraakbericht. 2. Voer een of meer van de volgende acties uit: • Gebruik de knoppen Onderbreken, Hervatten, Stoppen, Terugspoelen en Vooruitspoelen om het afspelen te regelen. De knoppen voor Terugspoelen en Vooruitspoelen spoelen het bericht 10 seconden terug of vooruit. • Pas zo nodig het volume aan van uw computerluidsprekers of hoofdtelefoon.

Afspelen op telefoon Gebruik Afspelen op telefoon voor het beluisteren van uw spraakbericht op een telefoon.

Afspelen op telefoon voor de eerste keer gebruiken Over deze taak Wanneer u Afspelen op telefoon voor de eerste keer gebruikt, moet u uw Messaging-postbusnummer opgeven om dit aan uw e-mail identiteit te koppelen. U hoeft deze taak slechts eenmaal uit te voeren.

Procedure 1. Typ uw postbusnummer in het veld Postbusnummer van het venster Avaya-spraakbericht—Afspelen op telefoon. 2. Klik op Opslaan.

Afspelen op telefoon gebruiken Vereisten Zorg ervoor dat u de taak Afspelen op telefoon voor de eerste keer gebruiken op pagina 12 uitvoert om het Messaging-postbusnummer aan uw e-mail identiteit te koppelen.

Over deze taak Gebruik deze procedure om verschillende taken uit te voeren met de functie Afspelen op telefoon in de Messaging-postbus van uw e-mailclient.

12


Juni 2015

De Messaging-werkbalk

Procedure 1. Open uw spraakbericht met uw e-mailclient en navigeer vervolgens naar de Avaya-werkbalk voor spraakberichten. 2. U kunt een spraakbericht beluisteren vanuit uw postbus of vanuit de e-mailmap van Outlook door met de rechtermuisknop op het spraakbericht te klikken. • Voor Outlook 2003, 2007: klik op Afspelen op telefoon. • Voor Outlook 2010, 2013: klik op Aangepaste acties > Afspelen op telefoon. Het venster Selectie telefoonnummers wordt weergegeven tenzij u eerder Altijd dit telefoonnummer gebruiken hebt geselecteerd. Zie stap 3. 3. Selecteer de telefoon die u wilt gebruiken om het bericht af te spelen. • Klik op Toestel als u uw toestel wilt gebruiken. • Klik op Mobiel als u uw mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie kiezen als u een mobiel nummer in het veld Mobiele telefoon of pager op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen hebt ingevoerd. • Klik op Ander om een ander nummer in te voeren. Opmerking: Selecteer Altijd dit telefoonnummer gebruiken om altijd het geselecteerde telefoonnummer te gebruiken voor functiebewerkingen van de Messaging-werkbalk. U kunt deze optie resetten in het gedeelte Afspelen op telefoon van de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen. 4. Klik op Bellen. Het geselecteerde nummer wordt gebeld en het venster Voortgang van gesprekken wordt weergegeven. 5. Beantwoord de telefoon en voer uw wachtwoord in als hierom wordt gevraagd. Het spraakbericht wordt afgespeeld.

Antwoord via spraak U kunt met de functie Antwoord via spraak spraakberichten beantwoorden die u hebt ontvangen van gebruikers in het voicemailsysteem van uw organisatie.

Antwoord via spraak gebruiken Procedure 1. U kunt met uw e-mailclient uw spraakbericht openen en vervolgens naar de Messagingwerkbalk navigeren. 2. Klik op Antwoord via spraak. Het venster Selectie telefoonnummers wordt weergegeven (tenzij u eerder Altijd dit telefoonnummer gebruiken hebt geselecteerd. Zie stap 3). 3. Selecteer de telefoon waarmee u een antwoord via spraak wilt verzenden. • Selecteer Toestel als u uw toestel wilt gebruiken.

Juni 2015


13


• Selecteer Mobiel als u uw mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie uitsluitend kiezen als uw beheerder het veld Mobiele telefoon heeft ingevuld. • Selecteer Andere mobiel als u een andere mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie kiezen als u een mobiel nummer in het veld Andere mobiele telefoon of pager op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen hebt ingevoerd. Opmerking: Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen. • Selecteer Ander om handmatig een nummer in te voeren. Selecteer Altijd dit telefoonnummer gebruiken om altijd het door u geselecteerde telefoonnummer te gebruiken voor functiebewerkingen van de Messaging-werkbalk. U kunt deze optie opnieuw instellen op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen, in de sectie Afspelen op telefoon. 4. Klik op Bellen. Het geselecteerde nummer wordt gebeld en het venster Voortgang van gesprekken wordt weergegeven. 5. Beantwoord de telefoon en voer uw wachtwoord in, wanneer u daarom wordt gevraagd. 6. Spreek uw antwoord via spraak in.

Doorsturen via spraak U kunt met de functie Doorsturen via spraak spraakberichten doorsturen naar bellers in het voicemailsysteem van uw organisatie. U kunt een spraakintroductie aan het door te sturen bericht toevoegen.

Doorsturen via spraak gebruiken Procedure 1. U kunt met uw e-mailclient uw spraakbericht openen en vervolgens naar de Messagingwerkbalk navigeren. 2. Klik op Doorsturen via spraak. Het venster Selectie telefoonnummers wordt weergegeven (tenzij u eerder Altijd dit telefoonnummer gebruiken hebt geselecteerd. Zie stap 3). 3. Selecteer de telefoon waarmee u een spraakbericht wilt doorsturen. • Selecteer Toestel als u uw toestel wilt gebruiken. • Selecteer Mobiel als u uw mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie uitsluitend kiezen als uw beheerder het veld Mobiele telefoon heeft ingevuld. • Selecteer Andere mobiel als u een andere mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie kiezen als u een mobiel nummer in het veld Andere mobiele telefoon of pager op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen hebt ingevoerd.

14


Juni 2015

De Messaging-werkbalk

Opmerking: Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen. • Selecteer Ander om handmatig een nummer in te voeren. Selecteer Altijd dit telefoonnummer gebruiken om altijd het door u geselecteerde telefoonnummer te gebruiken voor functiebewerkingen van de Messaging-werkbalk. U kunt deze optie opnieuw instellen op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeen, in de sectie Afspelen op telefoon. 4. Klik op Bellen. Het geselecteerde nummer wordt gebeld en het venster Voortgang van gesprekken wordt weergegeven. 5. Beantwoord de telefoon en voer uw wachtwoord in, wanneer u daarom wordt gevraagd. 6. Selecteer uw ontvanger(s) en volg de aanwijzingen op voor het doorsturen van uw bericht.

Afzender bellen Gebruik de functie Afzender bellen om de persoon te bellen die het spraakbericht heeft achtergelaten in uw postbus.

Afzender bellen gebruiken Procedure 1. Gebruik uw e-mailclient om uw spraakbericht te openen en navigeer vervolgens naar de Messaging-werkbalk. 2. Klik op Afzender bellen. Het venster Selectie telefoonnummers wordt weergegeven, tenzij u eerder Altijd dit telefoonnummer gebruiken hebt geselecteerd. Zie stap 3. 3. Selecteer de telefoon waarmee u de afzender wilt bellen. • Klik op Toestel als u uw toestel wilt gebruiken. • Klik op Mobiel als u uw mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie uitsluitend kiezen als uw beheerder het veld Mobiele telefoon heeft ingevuld. • Klik op Andere mobiel als u een andere mobiele telefoon wilt gebruiken. U kunt deze optie kiezen als u een mobiel nummer in het veld Andere mobiele telefoon of pager op de pagina Gebruikersvoorkeuren > Algemeenhebt ingevoerd. Opmerking: Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen. • Klik op Ander om handmatig een nummer in te voeren. Klik op Altijd dit telefoonnummer gebruiken om altijd het door u geselecteerde telefoonnummer te gebruiken voor functiebewerkingen van de Messaging-werkbalk. U kunt

Juni 2015


15


deze optie resetten door naar de sectie Afspelen op telefoon op de pagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren te gaan. 4. Klik op Bellen. Het geselecteerde nummer wordt gebeld, geeft het venster Voortgang van gesprekken weer en speelt tegelijkertijd de audio voor gespreksvoortgang (terugbellen) af. Opmerking: U kunt niet teruggaan naar de oorspronkelijke gesprekssessie of Messaging als het verzendproces voor het gesprek is voltooid, ongeacht of het verzendproces voor het gesprek is geslaagd of mislukt. 5. Beantwoord de telefoon en voer uw wachtwoord in, wanneer u daarom wordt gevraagd. Het systeem belt de afzender.

Voortgang van gesprekken Messaging rapporteert automatisch de voortgang van gesprekken wanneer u Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak of Afzender bellen gebruikt. Het venster Voortgang van gesprekken wordt automatisch na 10 seconden gesloten. Als het gesprek mislukt, wordt de reden voor het mislukken weergegeven in het systeem. De mogelijke redenen voor een mislukt gesprek zijn: • De uitgaande lijn is niet beschikbaar. • Het gebelde nummer is bezet of antwoordt niet. • De belbevoegdheden zijn niet toereikend. • Het opgegeven nummer is geen geldig nummer. Verwante Links De Messaging-werkbalk op pagina 11

Configuratie van e-mailclient (Outlook) Messaging ondersteunt de volgende berichtenarchieven: • Avaya-berichtenarchief • Exchange-server Als u toegang wilt krijgen tot de spraakberichten, moet u Microsoft Outlook configureren op basis van het berichtenarchief dat u gebruikt. • Als u Microsoft Outlook voor Avaya-berichtenarchief wilt configureren, stelt u een IMAP-emailaccount in Outlook in voor het gebruik van spraakberichten. De procedures voor het configureren van Microsoft Outlook voor Avaya-berichtenarchief zijn afhankelijk van de versie van Outlook. - Outlook 2013 configureren voor Avaya-berichtenarchief op pagina 21.

16


Juni 2015

Configuratie van e-mailclient (Outlook)

- Outlook 2010 configureren voor Avaya-berichtenarchief op pagina 20. - Outlook 2007 configureren voor Avaya-berichtenarchief op pagina 18. - Outlook 2003 configureren voor Avaya-berichtenarchief op pagina 17. • Als u het berichtenarchief Microsoft Outlook voor Exchange-server wilt configureren, kunt u rechtstreeks gebruikmaken van uw aangewezen e-mailaccount in Microsoft Outlook zonder verdere configuratie, om toegang te krijgen tot de spraakberichten. Opmerking: Op de werkbalk van Microsoft Outlook worden niet de berichten weergegeven die zijn afgeleverd vóór de postbusconfiguratie in Outlook.

Outlook 2003 configureren voor Avaya-berichtenarchief Vereisten Volg deze procedure alleen als het Messaging-archieftype (verstrekt door uw beheerder) Avayaberichtenarchief is. Deze procedure is niet van toepassing als het Messaging-archieftype Exchange-server is.

Over deze taak Voer de volgende stappen uit om Microsoft Office Outlook 2003 en eerdere versies van Outlook te configureren:

Procedure 1. Open Outlook. 2. Klik in het menu Extra op E-mailaccounts.... Het dialoogvenster E-mailaccounts wordt weergegeven. 3. Vink het selectievakje Een nieuwe e-mailaccount toevoegen aan onder E-mail en klik vervolgens op Volgende. Het dialoogvenster Servertype wordt weergegeven. 4. Selecteer IMAP als accounttype dat u wilt aanmaken en klik vervolgens op Volgende. Het dialoogvenster E-mailinstellingen voor internet (IMAP) wordt weergegeven. 5. Typ in het vak Uw naam uw naam in, bijvoorbeeld Michael J. Smit. 6. Typ in het vak E-mailadres het e-mailadres dat u voor uw Avaya-berichtenarchief gebruikt. 7. Typ in het vak Gebruikernaam uw toegewezen interne identificatie. Bijvoorbeeld, fName.lName.112233 @FQDNOF AAMStorageServer. U moet het volledige lokale gedeelte fName.lName.11223 tot aan het teken @ gebruiken als gebruikersnaam voor IMAP. 8. Voer in het vak Wachtwoord het wachtwoord voor uw Messaging-postbus in. 9. Voer in het vak Binnenkomende mailserver het Messaging-serveradres in dat is verstrekt door uw beheerder.

Juni 2015


17


10. Voer in het vak Uitgaande mailserver (SMTP) de naam in van uw Messaging-serveradres dat is verstrekt door uw beheerder. Dit is dezelfde server als degene die is genoemd in de vorige stap. Opmerking: De uitgaande mailserver (SMTP) mag uitsluitend worden gebruikt door Messaging. Verzend geen e-mails via dit account. Gebruik voor het verzenden van e-mails uw eigen e-mailaccount. U kunt met de Messaging-werkbalk spraakberichten beantwoorden en doorsturen. 11. Klik op Meer instellingen…. 12. Vervang op het tabblad Algemeen de standaardnaam voor het e-mailaccount door Avaya Aura Messaging of een gelijksoortige bestemming, waarmee u aangeeft dat dit de postbus voor uw spraakberichten is en klik op OK. 13. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het invoeren van deze configuratiegegevens en klik vervolgend op Voltooien. 14. (Optioneel) U kunt tevens uw postbus voor spraakberichten als favoriete map toevoegen door de volgende stappen uit te voeren: a. Klik in Outlook op de e-mailmap. b. Klik op het plus-teken (+) om de map uit te breiden. c. Klik met de rechtermuisknop op Postvak IN en selecteer vervolgens Aan uw favoriete mappen toevoegen.


Procedure 1. Open Outlook. 2. Klik in het menu Extra op Accountinstellingen.... U moet een standaard Outlook-profiel maken en het standaardprofiel in Microsoft Office Outlook 2007 laden, anders wordt het Outlook-venster automatisch gesloten. 3. Klik in het tabblad E-mail op Nieuw. Het dialoogvenster E-mailservice kiezen wordt weergegeven. 4. Selecteer de optie Microsoft Exchange, POP3, IMAP of HTTP en klik daarna op Volgende. Het dialoogvenster Account automatisch instellen wordt weergegeven. 5. Vink het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren aan en klik vervolgens op Volgende. Het dialoogvenster E-mailservice kiezen wordt weergegeven.

18


Juni 2015


6. Selecteer de optie Internet-e-mail en klik daarma op Volgende. Het dialoogvenster Instellingen voor internet-e-mail wordt weergegeven. 7. Typ in het vak Uw naam uw naam in, bijvoorbeeld Michael J. Smit. 8. Typ in het vak E-mailadres het e-mailadres dat u voor uw Avaya-berichtenarchief gebruikt. 9. Selecteer in de sectie Serverinformatie IMAP als accounttype. 10. Voer in het vak Binnenkomende mailserver het Messaging-serveradres in dat is verstrekt door uw beheerder. 11. Voer in het vak Uitgaande mailserver (SMTP) de naam in van uw Messaging-serveradres dat is verstrekt door uw beheerder. Dit is dezelfde server als in de vorige stap werd genoemd. Opmerking: • De uitgaande mailserver (SMTP) mag uitsluitend worden gebruikt door Messaging. Verzend geen e-mails via dit account. Gebruik voor het verzenden van e-mails uw eigen e-mailaccount. • U kunt spraakberichten beantwoorden of deze doorsturen door de Messagingwerkbalk te gebruiken of met de rechtermuisknop op het spraakbericht te klikken en vervolgens op de betreffende functies onder Aangepaste acties in het contextmenu te klikken. 12. Typ in het vak Gebruikernaam uw toegewezen interne identificatie. Bijvoorbeeld, fName.lName.112233 @FQDNOFAAMStorageServer. U moet het volledige lokale gedeelte fName.lName.11223 tot aan het teken @ gebruiken als gebruikersnaam voor IMAP. 13. Voer in het vak Wachtwoord uw Messaging-wachtwoord in. 14. Klik op Meer instellingen…. 15. Vervang op het tabblad Algemeen de standaardnaam voor het e-mailaccount door Avaya Aura Messaging of een gelijksoortige bestemming, waarmee u aangeeft dat dit de postbus voor uw spraakberichten is. 16. Selecteer Automatisch bij Het volgende type gecodeerde verbinding gebruiken voor binnenkomende en uitgaande servers in de sectie Poortnummers van server. 17. Klik op het tabblad Uitgaande server. 18. Vink het selectievakje Mijn uitgaande server (SMTP) vereist verificatie aan. 19. Selecteer de optie Dezelfde instellingen gebruiken als voor mijn binnenkomende server. 20. Klik op OK. 21. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het invoeren van deze configuratiegegevens en klik vervolgend op Voltooien. 22. (Optioneel) U kunt tevens uw postbus voor spraakberichten als favoriete map toevoegen door de volgende stappen uit te voeren: a. Klik in Outlook op de e-mailmap.

Juni 2015


19


b. Klik op het plus-teken (+) om de map uit te breiden. c. Klik met de rechtermuisknop op Postvak IN en selecteer vervolgens Aan uw favoriete mappen toevoegen.


Over deze taak Als u Microsoft Office Outlook 2010 wilt configureren, voert u de volgende stappen uit:

Procedure 1. Open Outlook. 2. Klik in het menu Bestand op Info en klik vervolgens op Account toevoegen. U moet een standaard Outlook-profiel maken en het standaardprofiel in Microsoft Office Outlook 2010 laden, anders wordt het Outlook-venster automatisch gesloten. Het dialoogvenster Account automatisch instellen wordt weergegeven. 3. Vink het selectievakje Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren aan en klik daarna op Volgende. Het dialoogvenster Service kiezen wordt weergegeven. 4. Vink het selectievakje Internet-e-mail aan en klik vervolgens op Volgende. Het dialoogvenster Instellingen voor internet-e-mail wordt weergegeven. 5. Typ in het vak Uw naam uw naam in, bijvoorbeeld Michael J. Smit. 6. Typ in het vak E-mailadres het e-mailadres dat u voor uw Avaya-berichtenarchief gebruikt. 7. Selecteer in de sectie Serverinformatie IMAP als accounttype. 8. Voer in het vak Binnenkomende mailserver het Messaging-serveradres in dat is verstrekt door uw beheerder. 9. Voer in het vak Uitgaande mailserver (SMTP) de naam in van uw Messaging-serveradres dat is verstrekt door uw beheerder. Dit is dezelfde server als in de vorige stap werd genoemd. Opmerking: • De uitgaande mailserver (SMTP) mag uitsluitend worden gebruikt door Messaging. Verzend geen e-mails via dit account. Gebruik voor het verzenden van e-mails uw eigen e-mailaccount. • U kunt spraakberichten beantwoorden of deze doorsturen door de Messagingwerkbalk te gebruiken of met de rechtermuisknop op het spraakbericht te klikken

20


Juni 2015


en vervolgens op de betreffende functies onder Aangepaste acties in het contextmenu te klikken. Tip: U moet de versie van Outlook 2010 gebruiken die is bijgewerkt met de meest recente SP2 voor Office 2010 (32-bits) om de functies onder Aangepaste acties te kunnen bekijken in het contextmenu. 10. Typ in het vak Gebruikernaam uw toegewezen interne identificatie. Bijvoorbeeld, fName.lName.112233 @FQDNOFAAMStorageServer. U moet het volledige lokale gedeelte fName.lName.11223 tot aan het teken @ gebruiken als gebruikersnaam voor IMAP. 11. Voer in het vak Wachtwoord uw Messaging-wachtwoord in. 12. Klik op Meer instellingen…. 13. Vervang op het tabblad Algemeen de standaardnaam voor het e-mailaccount door Avaya Aura Messaging of een gelijksoortige bestemming, waarmee u aangeeft dat dit de postbus voor uw spraakberichten is. 14. Klik op het tabblad Geavanceerd. 15. Selecteer Automatisch bij Het volgende type gecodeerde verbinding gebruiken voor binnenkomende en uitgaande servers in de sectie Poortnummers van server. 16. Klik op het tabblad Uitgaande server. 17. Vink het selectievakje Mijn uitgaande server (SMTP) vereist verificatie aan. 18. Selecteer de optie Dezelfde instellingen gebruiken als voor mijn binnenkomende server. 19. Klik op OK. 20. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het invoeren van deze configuratiegegevens en klik vervolgend op Voltooien. 21. (Optioneel) U kunt tevens uw postbus voor spraakberichten als favoriete map toevoegen door de volgende stappen uit te voeren: a. Klik in Outlook op de e-mailmap. b. Klik op het plus-teken (+) om de map uit te breiden. c. Klik met de rechtermuisknop op Postvak IN en selecteer vervolgens Aan uw favoriete mappen toevoegen.


Over deze taak Als u Microsoft Office Outlook 2013 wilt configureren, voert u de volgende stappen uit:

Juni 2015


21


Procedure 1. Open Outlook. 2. Klik in het menu Bestand op Info en klik vervolgens op Account toevoegen. U moet een standaard Outlook-profiel maken en het standaardprofiel in Microsoft Office Outlook 2013 laden, anders wordt het Outlook-venster automatisch gesloten. Het dialoogvenster Account automatisch instellen wordt weergegeven. 3. Vink het selectievakje Extra servertypen handmatig configureren aan en klik daarna op Volgende. Het dialoogvenster Service kiezen wordt weergegeven. 4. Selecteer de optie POP of IMAP en klik daarna op Volgende. Het dialoogvenster Accountinstellingen voor POP en IMAP wordt weergegeven. 5. Typ in het vak Uw naam uw naam, bijvoorbeeld Michael J. Smit. 6. Typ in het vak E-mailadres het e-mailadres dat u voor uw Avaya-berichtenarchief gebruikt. 7. Selecteer in de sectie Serverinformatie IMAP als accounttype. 8. Voer in het vak Binnenkomende mailserver het Messaging-serveradres in dat is verstrekt door uw beheerder. 9. Voer in het vak Uitgaande mailserver (SMTP) de naam in van uw Messaging-serveradres dat is verstrekt door uw beheerder. Dit is dezelfde server als in de vorige stap werd genoemd. Opmerking: De uitgaande mailserver (SMTP) mag uitsluitend worden gebruikt door Messaging. Verzend geen e-mails via dit account. Gebruik voor het verzenden van e-mails uw eigen e-mailaccount. U kunt met de Messaging-werkbalk spraakberichten beantwoorden en doorsturen. 10. Typ in het vak Gebruikernaam uw toegewezen interne identificatie. Bijvoorbeeld, fName.lName.112233 @FQDNOFAAMStorageServer. U moet het volledige lokale gedeelte fName.lName.11223 tot aan het teken @ gebruiken als gebruikersnaam voor IMAP. 11. Voer in het vak Wachtwoord uw Messaging-wachtwoord in. 12. Klik op Meer instellingen…. 13. Vervang op het tabblad Algemeen de standaardnaam voor het e-mailaccount door Avaya Aura Messaging of een gelijksoortige bestemming, waarmee u aangeeft dat dit de postbus voor uw spraakberichten is. 14. Klik op het tabblad Geavanceerd. 15. Selecteer Automatisch bij Het volgende type gecodeerde verbinding gebruiken voor binnenkomende en uitgaande servers in de sectie Poortnummers van server. 16. Klik op het tabblad Uitgaande server. 17. Vink het selectievakje Mijn uitgaande server (SMTP) vereist verificatie aan.

22


Juni 2015


18. Selecteer de optie Dezelfde instellingen gebruiken als voor mijn binnenkomende server. 19. Klik op OK. 20. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het invoeren van deze configuratiegegevens en klik vervolgens op Voltooien. 21. (Optioneel) U kunt tevens uw postbus voor spraakberichten als favoriete map toevoegen door de volgende stappen uit te voeren: a. Klik in Outlook op de e-mailmap. b. Klik op het plus-teken (+) om de map uit te breiden. c. Klik met de rechtermuisknop op Postvak IN en selecteer vervolgens Aan uw favoriete mappen toevoegen.

Verwijderde berichten permanent verwijderen Standaard zorgt Outlook niet ervoor dat berichten automatisch permanent worden verwijderd. Misschien valt u op dat als u een item markeert voor verwijdering op een IMAP-server, dit item doorgestreept wordt weergegeven. Dit kan ertoe leiden dat gebruikers onverwacht ruimte tekort komen in hun postbus. De handmatige stappen voor opschonen verschillen enigszins per Outlook-versie.

Vereisten Zorg ervoor dat u online werkt en bent verbonden met de IMAP-server.

Over deze taak U kunt berichten die zijn gemarkeerd voor verwijdering handmatig opschonen of Outlook zodanig configureren dat eventuele gemarkeerde items worden verwijderd als u overschakelt tussen mappen.

Procedure 1. Bij Outlook 2010 en 2013 voert u de volgende stappen uit om verwijderde items permanent te verwijderen: a. Open de map waaruit u verwijderde items permanent wilt verwijderen. b. Klik in het hoofdmenu op Map. c. Klik op Leegmaken en selecteer Gemarkeerde items in mapnaam verwijderen. 2. Als u Outlook 2010 of 2013 zodanig wilt configureren dat eventuele gemarkeerde items worden verwijderd als u overschakelt tussen mappen, voert u de volgende stappen uit: a. Ga naar het hoofdmenu en selecteer Map > Leegmaken > Verwijderopties. b. Klik in Outlook 2010 op het tabblad Verwijderde items en selecteer Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt. c. Klik in Outlook 2013 op het tabblad Geavanceerd en selecteer Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt. d. Klik op OK.

Juni 2015


23


3. Bij Outlook 2007 voert u de volgende stappen uit om verwijderde items permanent te verwijderen: a. Open de map waaruit u verwijderde items permanent wilt verwijderen. b. Klik in het hoofdmenu op Bewerken. c. Klik op Leegmaken en selecteer Gemarkeerde items in mapnaam verwijderen. 4. Als u Outlook 2007 zodanig wilt configureren dat eventuele gemarkeerde items worden verwijderd als u overschakelt tussen mappen, voert u de volgende stappen uit: a. Ga naar het hoofdmenu en selecteer Bewerken > Leegmaken > Verwijderopties. b. Klik op het tabblad Algemeen en selecteer Items verwijderen wanneer u online tussen mappen schakelt. c. Klik op OK. 5. Bij Outlook 2003 voert u de volgende stappen uit om verwijderde items permanent te verwijderen: a. Klik in het hoofdmenu op Bewerken. b. Klik op Berichten permanent verwijderen.

Spraakberichten MWI en berichtstatus Spraakberichten worden weergegeven als Ongelezen totdat u de berichten opent via TUI's of de berichten markeert als Gelezen in uw e-mailclient. De indicator voor wachtende berichten (MWI) van uw bureautelefoon blijft aan totdat Messaging alle spraakberichten in uw Postvak IN van Messaging als Gelezen heeft gemarkeerd.

MWI-functies in de Aria TUI • De Aria TUI markeert een bericht alleen als Gelezen als u het volledige bericht hebt afgespeeld. • Als u een bericht overslaat door binnen 10 seconden na het begin van het afspelen van het bericht op hekje (#) te drukken, bewaart Messaging het bericht als Ongelezen en blijft het MWI-lampje branden. • Als u een bericht overslaat door op hekje (#) te drukken nadat tien seconden afspeeltijd zijn verstreken, wordt het bericht door Messaging gemarkeerd als Gelezen. • Vanaf Messaging versie 6.1 Service Pack 1 wordt een bericht door Messaging gemarkeerd als Gelezen als dit wordt opgeslagen, zelfs als het bericht minder dan tien seconden is afgespeeld. Beheerders kunnen de Messaging-drempel instellen, zodat Messaging een bericht ook als Gelezen markeert als u niet het volledige bericht hebt afgespeeld. Uw Messaging-beheerder moet de functie Berichten markeren als Gelezen voor uw postbus inschakelen zodat u deze functie kunt gebruiken.

24


Juni 2015

Spraakberichten

MWI-functies in de Audix en CallPilot TUI's • Zodra u een bericht begint af te luisteren, wordt dit door Messaging gemarkeerd als Gelezen.

MWI-functies in Outlook Als Outlook zich in de cachemodus bevindt als u een bericht verwijdert, gaat het MWI-lampje pas uit na de volgende synchronisatie tussen Outlook en Exchange. Het MWI-lampje gaat uit als er een verandering optreedt in Outlook die van invloed is op de MWI: • Wijziging van status gelezen of ongelezen • Verwijdering van een bericht • Verplaatsing van een bericht naar een andere map

Verplaatste berichten U kunt spraakberichten van uw Postvak In naar andere mappen verplaatsen, zoals elk ander email. Wanneer een bericht is verplaatst, is het niet meer beschikbaar via de telefoon.

Berichtherstel Messaging slaat automatisch uw bericht op als uw telefoonverbinding verbroken wordt terwijl u een spraakbericht aan het opnemen bent. U kunt het onvoltooide bericht herstellen en uw opnamesessie hervatten wanneer u zich de volgende keer aanmeldt bij uw postbus. Deze functie is alleen beschikbaar voor Aria TUI-gebruikers. U kunt alle normale Aria TUI-functies toepassen op het herstelde bericht, met inbegrip van: • Bewerken: u kun het bericht terugspoelen, snel vooruitspoelen, pauzeren, afspelen, opnemen, adresseren en verzenden. • Verwijderen • Overslaan: als u een hersteld bericht overslaat, herinnert de Aria TUI u aan het bericht wanneer u zich de volgende keer aanmeldt bij uw postbus. • Afsluiten: hiermee worden eventuele resterende herstelde berichten overgeslagen en gaat u terug naar het hoofdmenu.

Voorbehouden en beperkingen • U kunt geen gedeeltelijk opgenomen begroetingen, aankondigingen van Caller Application, uitgesproken namen of andere opnamen herstellen. • Messaging slaat een onvoltooid bericht alleen op als de verbinding met de telefonieserver wordt verbroken. Messaging slaat het bericht niet op als de opslagserver offline gaat of als u de opslagruimte in uw postbus overschrijdt tijdens een opnamesessie. Als u de verbinding verbreekt, slaat het systeem het bericht op. • U kunt een onvoltooid bericht niet herstellen als de opslagserver offline is. • U kunt uw bericht niet herstellen als u een IMAP4-e-mailclient zoals Outlook gebruikt om het onvoltooide bericht uit de map Concepten te verplaatsen. • U kunt geen onvoltooide berichten herstellen met Messaging-webtoegang. • Messaging slaat geen onvoltooide berichten op als u opneemt met behulp van een personal computer in Messaging-webtoegang.

Juni 2015


25


• Berichten in de map Concepten resulteren niet in een melding en zorgen er niet voor dat de indicator voor nieuwe berichten oplicht. Messaging waarschuwt u niet als u een onvoltooid bericht verwijdert. • De functie voor berichtherstel is alleen beschikbaar voor en-US en en-UK.

Bezorging van berichten De Messaging TUI's bieden de volgende opties voor bezorging van berichten: • Urgent: U kunt uw spraakberichten markeren als urgent. • Privé: Als het nodig is om te voorkomen dat uw uitgaande bericht door de ontvanger wordt doorgestuurd, markeert u dit als privé. Als de Messaging-opslagbestemming Avaya Message Store is: - Ontvangers van een privé spraakbericht kunnen dit alleen openen vanaf een telefoon. - Ontvangers kunnen privé spraakberichten niet doorsturen. Als de Messaging-opslagbestemming Exchange is, markeert Messaging alleen spraakberichten als privé maar biedt geen andere vorm van bescherming. • Toekomstige bezorging: u kunt een toekomstige datum instellen waarop het systeem uw spraakbericht moet bezorgen. Als u een bezorgingsdatum opgeeft zonder jaar en de opgegeven datum is eerder dan de huidige datum, geeft het systeem geen foutbericht maar wordt het spraakbericht bezorgd op de opgegeven datum het volgende jaar.

Verwijderen van berichten voorkomen De Aria TUI zorgt dat u spraakberichten niet kunt verwijderen tijdens het afspelen. De functie voor het verwijderen van berichten is alleen beschikbaar voor Aria TUI-gebruikers. Beheerders kunnen de Messaging-drempel configureren om te bepalen wanneer spraakberichten kunnen worden verwijderd tijdens het afspelen. De Messaging-beheerder moet de functie voor het verwijderen van berichten inschakelen voor uw postbus als u deze funtie wilt gebruiken.

Melding van automatische verwijdering en Berichten bewaren Met de functie Melding van automatische verwijdering kunt u de TUI zodanig instellen dat een waarschuwing wordt afgepeeld als berichten de datum voor automatische verwijdering naderen. U kunt uw TUI gebruiken om de spoedig te verwijderen berichten te bekijken en de berichten te herstellen die u wilt behouden. De beheerder configureert de drempelwaarde van Messaging voor de capaciteit van de functie voor het bewaren van berichten. De beheerder moet passende machtigingen instellen zodat u de functie Berichten bewaren kunt gebruiken.

26


Juni 2015

Melding van rapport van niet-aflevering

Opmerking: De TUI speelt de melding voor automatische verwijdering alleen af als een of meer berichten wachten op verwijdering.

Melding van rapport van niet-aflevering U ontvangt een NDR (Non Delivery Report, een rapport van niet-aflevering) of een DSN (Delivery Status Notification, statusmelding van aflevering) wanneer het systeem alle pogingen in het werk heeft gesteld om een voicemail af te leveren bij de vermelde ontvangers. NDR's zijn niet beschikbaar voor Exchange-gebruikers. NDR's omvatten misschien niet de oorspronkelijke berichtinformatie en een opname van het oorspronkelijk verzonden bericht.

Juni 2015


27

Hoofdstuk 3: Fax

Met de faxfunctie van Messaging kunt u het volgende doen: • Faxberichten ontvangen op een opgegeven e-mailadres. • Faxberichten verzenden vanuit elke correct geconfigureerde en ondersteunde versie van Windows-bureaublad. Messaging-beheerders bepalen welke groepen gebruikers faxberichten kunnen verzenden en ontvangen.

Computervereisten De Messaging-faxclient wordt uitgevoerd op elk van de voglende besturingssystemen en typen Windows-systemen: • Besturingssysteem: - Windows XP - Windows 7 - Windows 8 - Windows 8.1 • Type Windows-systeem: - 32-bits - 64-bits Verwante Links Inkomend faxbericht op pagina 28 Uitgaand faxbericht op pagina 29 Problemen met de fax opsporen op pagina 37

Inkomend faxbericht Het Messaging-systeem ontvangt inkomende faxberichten en stuurt deze door naar een opgegeven e-mailadres. U kunt faxberichten ontvangen op elk van de volgende e-mailadressen, afhankelijk van uw Messaging-postbusconfiguratie: • Het e-mailadres dat is opgegeven in de interne adressenlijst van het bedrijf. • Het e-mailadres dat is opgegeven op de webpagina Gebruikersvoorkeuren. De maximale verzendtijd van een inkomend faxbericht bedraagt 90 minuten. Na 90 minuten stopt Messaging met de verzending en stuurt een rapport naar de verzendende faxserver. Het rapport bevat het aantal met succes verzonden pagina's.

28


Juni 2015

Uitgaand faxbericht

U kunt geen toegang krijgen tot inkomende faxberichten vanuit de TUI's omdat Messaging geen faxberichten in het berichtenarchief opslaat. De Indicator voor nieuwe berichten van de TUI's licht niet op bij ontvangst van een nieuw faxbericht.

Cache voor fax Het Messaging-systeem slaat alleen inkomende faxberichten in cache op als u een opgegeven e-mailadres hebt in Gebruikersvoorkeuren. Het systeem slaat geen uitgaande faxberichten of inkomende faxberichten die naar een faxserver zijn verzonden op in cache. De standaard bewaarperiode voor een faxbericht in de cache bedraagt 72 uur. Messaging-beheerders kunnen de bewaarperiode wijzigen.

Uitgaand faxbericht Met Messaging kunt u een document opstellen in een Windows-programma en dit faxen naar elk gewenst bestemmingsfaxnummer. De Messaging-faxclient op uw bureaublad verzendt uw document naar de faxprinterservice op de Avaya-opslagserver. De faxprinterservice verzendt het document naar de toepassingsrol, die dit naar het bestemmingsfaxnummer verzendt. U kunt aan faxen gerelateerde standaardinstellingen wijzigen in Gebruikersvoorkeuren. Uitgaand faxbericht bevat de volgende functies: • U kunt de identificatie van het verzende station (TSID) aanpassen voor uitgaande faxtaken. De TSID is een tekenreeks die een specifiek faxapparaat identificeert als afzender van een faxbericht. Standaard wijst het Messaging-systeem aan elke gebruiker een TSID toe in de notatie [email protected] toegangsnummer. U kunt de standaardwaarde van de TSID wijzigen in de sectie Algemeen van de webpagina Gebruikersvoorkeuren. • U kunt e-mailmeldingen voor uitgaande faxberichten configureren. U kunt Messaging zodanig configureren dat een statusmelding per e-mail wordt verzonden voor elk faxbericht dat u verzendt. U kunt de melding inschakelen via de sectie Waarschuw mij van de webpagina Gebruikersvoorkeuren. • U kunt de status van uw uitgaande faxtaken in de gaten houden. Een uitgaande faxtaak is vergelijkbaar met een afdruktaak. U kunt uw uitgaande faxtaken bekijken en annuleren via de externe faxprinter die is geconfigureerd op uw Windows-bureaublad. U kunt ook mislukte faxtaken verwijderen en deze uit de wachtrij verwijderen. De volgende vereisten gelden voor Uitgaand faxbericht: • Messaging-vereisten. Uw Messaging-beheerder moet de faxondersteuning en belprivileges voor uw postbus inschakelen zodat u de faxfuncties kunt gebruiken. • Computervereisten Uw computer moet de IPP-functie (Internet Printing Protocol) en HTTPafdrukken ondersteunen.

Controlelijst vóór de installatie voor Messaging-faxclient Vraag de beheerder machtiging voor de volgende taken voorafgaand aan de installatie van Messaging-faxclient:

Juni 2015


29

Fax

Nr.

Taak

Beschrijving

Opmerkingen

1

De IPP-functie (Internet Printing Protocol) configureren

• Zie De IPP-functie inschakelen in Windows 7 op pagina 30

Standaard beschikt uw printer over deze afdrukcapaciteit. Sommige bedrijven schakelen deze capaciteit echter uit om veiligheidsredenen.

2

HTTP-afdrukken (HyperText Transfer Protocol) configureren

• Zie HTTP-afdrukken inschakelen op Windows XP en Windows 7 op pagina 31

Standaard beschikt uw printer over deze afdrukcapaciteit. Sommige bedrijven schakelen deze capaciteit echter uit om veiligheidsredenen.

3

Een installatieprogramma voor de faxclient downloaden

• Zie Een installatieprogramma voor de faxclient downloaden op pagina 31 • Zie Ondersteunde talen voor het installatieprogramma voor de faxclient op pagina 32

Configuratie van IPP-functie Schakel de IPP-functie van uw computer in om beveiligd afdrukken op afstand in te schakelen. Na het inschakelen van de IPP-functie kunt u berichten verzenden naar de Messaging-faxclient om faxberichten af te drukken en te genereren. Standaard is de IPP-functie ingeschakeld voor de computers waarop Windows XP wordt uitgevoerd. Als dat niet het geval is, neemt u contact op met uw systeembeheerder.

De IPP-functie inschakelen in Windows 7 Vereisten Vraag de beheerder toestemming om de IPP-functie in te schakelen op computers waarop Windows 7 wordt uitgevoerd.

Procedure 1. Klik op Start > Configuratiescherm > Programma's ophalen > Windows-functies inof uitschakelen. In Windows wordt het venster Windows-functies weergegeven. 2. Vouw Afdruk- en documentservices uit. 3. Selecteer Client voor afdrukken via internet. 4. Klik op OK.

HTTP-afdrukken configureren Schakel HTTP-afdrukken op uw computer in om faxberichten te kunnen verzenden vanaf uw computer naar de networkfaxprinterservice op de Messaging-opslagserver.

30


Juni 2015

Uitgaand faxbericht

HTTP-afdrukken inschakelen op Windows XP en Windows 7 Vereisten Vraag de beheerder om toestemming om HTTP-afdrukken in te schakelen op uw computer.

Procedure 1. Klik op Start > Uitvoeren. 2. Typ in het veld Openen de opdracht regedit en klik op OK. 3. Klik op HKEY_LOCAL_MACHINE > SOFTWARE > Policies > Microsoft. 4. Klik op Windows NT > Printers. 5. Dubbelklik op DisableHTTPPrinting en stel de waarde in op 0. 6. Klik op OK.

Een installatieprogramma voor faxclient downloaden Over deze taak Download het installatieprogramma voor de faxclient van de Messaging-opslagserver op uw computer voor een specifieke taal die u hebt ingesteld op de webpagina Gebruikersvoorkeuren. Belangrijk: U moet het installatieprogramma voor de faxclient opslaan op een lokaal station van uw computer. U kunt een faxclient niet installeren vanaf een gedeelde locatie of een netwerkstation.

Vereisten Vraag de beheerder toestemming om het installatieprogramma voor de faxclient te downloaden.

Procedure 1. Typ in Internet Explorer http://<Messaging storage server IP or AAM FQDN>/download/ waarbij • de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. • het MSI-bestand is voor een specifieke taal dat is vereist voor de installatie van de faxclient voor die taal. 2. Druk op Enter. 3. (Optioneel) Klik op Doorgaan naar deze website (niet aanbevolen). In het systeem wordt een dialoogvenster weergegeven met het bericht: Wilt u uitvoeren of opslaan vanaf ? 4. Klik op Opslaan. Het systeem slaat het installatieprogramma voor de faxclient op uw computer op.

Juni 2015


31

Fax

Ondersteunde talen voor het installatieprogramma voor de faxclient Taal

Bestandsnaam installatieprogramma voor faxclient

Arabisch

FaxClient-ar-SA.msi

Chinees-Volksrepubliek China

FaxClient-zh-CN.msi

Chinees-Hngkong

FaxClient-zh-HK.msi

Nederlands

FaxClient-nl-NL.msi

Engels-VS

FaxClient-en-US.msi

Engels-GB

FaxClient-en-UK.msi

Frans

FaxClient-fr-FR.msi

Duits

FaxClient-de-DE.msi

Hebreeuws

FaxClient-he-IL.msi

Italiaans

FaxClient-it-IT.msi

Japans

FaxClient-ja-JP.msi

Koreaans

FaxClient-ko-KR.msi

Pools

FaxClient-pl-PL.msi

Portugees-Braziliaans

FaxClient-pt-BR.msi

Russisch

FaxClient-ru-RU.msi

Spaans-Latijns-Amerikaans

FaxClient-es-XL.msi

Zweeds

FaxClient-sv-SE.msi

Turks

FaxClient-tr-TR.msi

Messaging-faxclient installeren Over deze taak De Messaging-faxclient is een printerstuurprogramma dat uw berichten afdrukt en faxberichten genereert.

Vereisten Voltooi de procedures voorafgaand aan de installatie van de faxclient.

Procedure 1. Voer het installatieprogramma voor de faxclient uit voor uw taal. 2. Selecteer Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst. 3. Klik op Installeren en volg de instructies in de installatiewizard. 4. Klik op Voltooien. Messaging installeert de faxclient en voegt het Faxprinterstuurprogramma van Avaya Aura® Messaging toe aan de lijst met printers en faxapparaten. 5. Start de computer opnieuw op.

Volgende stappen Configureer de faxprinterservice voor Windows.

32


Juni 2015

Uitgaand faxbericht

Faxprinterservice configureren De faxprinterservice is de externe faxprinter op de Messaging-opslagserver waar u faxberichten naartoe stuurt. Voeg de faxprinterservice toe als netwerkprinter op het bureaublad van Windows om faxberichten te kunnen verzenden naar een bestemmingsnummer op basis van uw belprivilege.

De faxprinterservice toevoegen als een netwerkprinter in Windows XP Vereisten Installeer de Messaging-faxclient op uw computer.

Procedure 1. Klik op Start > Instellingen > Printers en faxapparaten > Bestand > Printer toevoegen. In Windows wordt het venster van de wizard Printer toevoegen weergegeven. 2. Klik op Volgende. 3. Selecteer Netwerkprinter of een printer die met een andere computer is verbonden en klik op Volgende. 4. Selecteer Verbinding maken met een printer op het Internet of in uw thuis- of bedrijfsnetwerk. 5. Typ in het veld URL http://<Messaging storage server IP or AAM FQDN>: 8631/printers/fax. waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 6. Klik op Volgende. In Windows wordt het venster Internet-poort configureren weergegeven. 7. Voer in het veld Gebruikersnaam uw postbusnummer in. 8. Voer in het veld Wachtwoord het wachtwoord voor uw postbus in. 9. Klik op OK en volg de instructies van de wizard Printer toevoegen. 10. Klik op Voltooien. Het systeem voegt de volgende externe netwerkprinter toe aan de Windows-omgeving: • fax op http://:8631 waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver.

De faxprinterservice toevoegen als een netwerkprinter in Windows 7 Vereisten Installeer de Messaging-faxclient op uw computer.

Juni 2015


33

Fax

Procedure 1. Klik op Start > Apparaten en printers > Printer toevoegen. In Windows wordt het venster Printer toevoegen weergegeven. 2. Klik op Netwerkprinter, draadloze printer of Bluetooth-printer toevoegen > De printer die ik wil gebruiken, staat niet in de lijst. 3. Selecteer Een gedeelde printer op naam selecteren. 4. Typ het volgende in het tekstvak: http://<Messaging storage server IP or AAM FQDN>:8631/printers/fax. waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 5. Klik op Volgende. In Windows wordt het venster Internet-poort configureren weergegeven. 6. Voer in het veld Gebruikersnaam uw postbusnummer in. 7. Voer in het veld Wachtwoord het wachtwoord voor uw postbus in. 8. Klik op OK en volg de instructies van de wizard Printer toevoegen. 9. Klik op Voltooien. Het systeem voegt de volgende externe netwerkprinter toe aan de Windows-omgeving: • fax op http://:8631 waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver.

De faxprinterservice toevoegen als een netwerkprinter in Windows 8 of later Over deze taak Als u een computer met aanraakscherm gebruikt, tikt u om de stappen uit te voeren.

Vereisten Installeer de Messaging-faxclient op uw computer.

Procedure 1. Navigeer naar Configuratiescherm. 2. Klik op Apparaten en printers > Printer toevoegen. In Windows wordt het venster Printer toevoegen weergegeven. 3. Klik op Netwerkprinter, draadloze printer of Bluetooth-printer toevoegen > De printer die ik wil gebruiken, staat niet in de lijst. 4. Selecteer Een gedeelde printer op naam selecteren. 5. Typ het volgende in het tekstvak: http://<Messaging storage server IP or AAM FQDN>:8631/printers/fax.

34


Juni 2015

Uitgaand faxbericht

waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 6. Klik op Volgende. In Windows wordt het venster Internet-poort configureren weergegeven. 7. Voer in het veld Gebruikersnaam uw postbusnummer in. 8. Voer in het veld Wachtwoord het wachtwoord voor uw postbus in. 9. Klik op OK en volg de instructies van de wizard Printer toevoegen. 10. Klik op Voltooien. Het systeem voegt de volgende externe netwerkprinter toe aan de Windows-omgeving: • fax op http://:8631 waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver.

Een faxbericht verzenden Over deze taak Via Messaging kunt u faxberichten verzenden naar lokale, nationale of internationale nummers, afhankelijk van uw belprivileges. U kunt elk Windows-programma, zoals Microsoft Word, gebruiken om een conceptversie van uw faxbericht op te stellen. De faxclient verzendt het concept zonder voorblad.

Vereisten • De client voor uitgaande faxberichteren installeert op uw computer. • De externe netwerkprinter toevoegt aan uw omgeving. • Vraag uw beheerder om de belprivileges voor u te configureren zodat u een faxbericht naar een bestemmingsnummer kunt verzenden. • Als u een faxbericht verzendt naar een Messaging-postbus, moet u ervoor zorgen dat de Messaging-postbus van de faxontvanger over faxprivileges beschikt.

Procedure 1. Maak een document in Windows met de inhoud die u als faxbericht wilt verzenden. 2. Klik op Bestand > Afdrukken. 3. Selecteer Avaya Aura® Messaging Fax in de lijst met printers. 4. Bevestig als volgt: • In Windows XP klikt u op OK. • In Windows 7, Windows 8 en Windows 8.1 klikt u op Afdrukken. Het systeem geeft Avaya Aura® Messaging- faxclient weer. 5. Selecteer http://<server name or IP>:8631/printers/fax in het veld PrinterURL.

Juni 2015


35

Fax

waarbij • http://<server name or IP>:8631/printers/fax de externe faxprinter is die u eerder hebt ingesteld. Het systeem gebruikt deze printer voor het verzenden van het faxbericht. • is de volledige domeinnaam of het IP-adres van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 6. Typ in het veld Bestemmingsfax het faxnummer van de geadresseerde. Als u niet zeker weet welke notatie u moet gebruiken voor een extern faxnummer, neemt u contact op met de beheerder. 7. U kunt een voorbeeld van uw faxbericht bekijken door Faxinhoud weergeven te selecteren. 8. Klik op OK. Als u meldingen voor uitgaande faxberichten hebt ingeschakeld, stuurt het systeem u een e-mailmelding met de status van elke uitgaande faxtaak.

Uitgaande faxtaken beheren Over deze taak U kunt een uitgaande faxtaak op dezelfde manier beheren als waarop u normale afdruktaken beheert. U kunt een faxtaak die wordt uitgevoerd annuleren of een mislukte faxtaak verwijderen.

Procedure 1. Klik op Start. 2. Om door te gaan: • In Windows XP klikt u op Instellingen > Printers en faxapparaten. • In Windows 7, Windows 8 en Windows 8,1 klikt u op Apparaten en printers. 3. Dubbelklik op fax op http://: 8631 waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 4. Voer een van de volgende acties uit: • U kunt een faxtaak die wordt uitgevoerd annuleren door met de rechtermuisknop op de faxtaak te klikken en vervolgens op Annuleren te klikken. • U kunt een mislukte faxtaak verwijderen door met de rechtermuisknop op de faxtaak te klikken en vervolgens op Verwijderen te klikken.

Uw wachtwoord in de netwerkfaxprinterservice wijzigen Over deze taak Als u uw Messaging-wachtwoord wijzigt, moet u het wachtwoord bijwerken in de netwerkfaxprinterservice op de Messaging-server. Anders kunt u geen faxberichten verzenden.

36


Juni 2015

Problemen met de fax opsporen

Procedure 1. Klik op Start. 2. Om door te gaan: • In Windows XP klikt u op Instellingen > Printers en faxapparaten. • In Windows 7, Windows 8 en Windows 8,1 klikt u op Apparaten en printers. 3. Klik op fax op http://:8631 waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 4. Stel de servereigenschappen van de printer in: • In Windows XP klikt u op Bestand > Servereigenschappen > Poorten . • In Windows 7, Windows 8 en Windows 8.1 klikt u op Eigenschappen van afdrukserver > Poorten. 5. Selecteer de poort http://<Messaging storage server IP or AAM FQDN>: 8631/printers/fax waarbij de volledige domeinnaam of het IP-adres is van de Messaging-server die fungeert als opslagserver. 6. Klik op Poort configureren. In Windows wordt het venster Internet-poort configureren weergegeven. 7. Typ in het veld Wachtwoord het nieuwe wachtwoord voor uw postbus. 8. Klik tweemaal op OK.

Problemen met de fax opsporen Kan geen installatieprogramma voor de faxclient downloaden Voorwaarde Kan geen installatieprogramma voor de faxclient downloaden.

Oplossing Controleer opnieuw of u de juiste URL gebruikt voor het downloaden van het installatieprogramma voor de faxclient.

Kan geen faxprinterservice toevoegen Voorwaarde Bij het toevoegen van een faxprinterservice als een netwerkprinter op een Windows-bureaublad, nadat u de gebruikersnaam en het wachtwoord hebt ingevoerd, wordt het volgende foutbericht weergegeven in Messaging:

Juni 2015


37

Fax

U hebt geen toegang tot de printer. Probeer een andere gebruikersnaam of wachtwoord.

Oplossing Neem contact op met de systeembeheerder.

Windows kan geen verbinding maken met een faxprinterservice Voorwaarde Het lukt Windows niet om verbinding te maken met de toegevoegde faxprinterservice

Oplossing Controleer nogmaals of u de IPP-functie hebt ingeschakeld op uw computer.

Kan geen faxbericht verzenden Voorwaarde Messaginggeeft het volgende foutbericht weer: Afdrukbestand mislukt. rc = 1260.

Oplossing Controleer nogmaals of u de functie voor HTTP-afdrukken hebt ingeschakeld op uw computer.

Een Messaging-faxontvanger kan geen faxberichten ontvangen Voorwaarde Een Messaging-faxontvanger kan geen faxberichten ontvangen die u verzendt.

Oorzaak De Messaging-postbus van de faxontvanger heeft geen faxprivilege.

Oplossing Vraag de Messaging-faxontvanger om contact op te nemen met de beheerder.

38


Juni 2015

Hoofdstuk 4: Messaging aanpassen

Gebruikersvoorkeuren Op de webpagina's Gebruikersvoorkeuren kunt u de Messaging-instellingen voor uw postbus aanpassen. Sommige gebruikersvoorkeuren zijn optioneel. Voor meer informatie neemt u contact op met de beheerder.

Algemene voorkeuren De volgende algemene voorkeuren zijn beschikbaar op de webpagina Algemeen in Gebruikersvoorkeuren: • Messaging-toegangsnummer • Accountinformatie • Locatie en taal • Mobiele telefoon of pager • Opties voor het blokkeren van berichten • Fax • Afspelen op telefoon • Telefonist Sommige algemene voorkeuren zijn optioneel. Voor meer informatie neemt u contact op met de beheerder.

Messaging-toegangsnummer De volgende Messaging-toegangsnummers zijn beschikbaar in het gedeelte voor Messagingtoegangsnummers op de webpagina Algemeen in Gebruikersvoorkeuren: • Intern: bel het interne nummer vanaf kantoor. • Extern: bel het externe nummer van buiten kantoor. U kunt het externe Messaging-toegangsnummer bellen vanaf uw mobiele telefoon. Als Messaging het mobiele telefoonnummer herkent, vraagt Messaging u het wachtwoord voor uw postbus in te voeren. Het invoeren van uw postbusnummer is dan niet nodig.

Juni 2015


39

Messaging aanpassen

Als u Messaging uw mobiele telefoonnummer wilt laten herkennen, voert u uw mobiele telefoonnummer in de juiste notatie in het gedeelte Mobiele telefoon of pager op de webpagina Algemeen in Gebruikersvoorkeuren in. Ontdek welke notatie voor mobiele telefoonnummers Messaging accepteert door uw bureautelefoon te bellen vanaf uw mobiel. De nummerweergave van de bureautelefoon geeft dan de correcte notatie voor mobiele telefoonnummers weer die Messaging accepteert. Als er meerdere interne of externe Messaging-toegangsnummers zijn, gebruikt u het nummer dat is toegewezen aan een taal die u kent.

Accountinformatie De volgende accountinformatie is beschikbaar in het gedeelte Accountinformatie op de webpagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren: • Postbus: Geeft het aan u toegewezen postbusnummer voor spraakberichten weer. • Toestel: Geeft het aan u toegewezen telefoontoestel weer. • Automatische aanmelding: Geeft de optie voor automatische aanmelding voor elk toestel weer. Met de optie voor automatische aanmelding kunt u zich aanmelden bij uw postbus met het toestel waarop u de optie voor automatische aanmelding hebt ingeschakeld zonder uw postbusnummer en -wachtwoord te hoeven invoeren. Uw beheerder moet passende machtigingen voor u instellen zodat u de functie voor automatische aanmelding kunt gebruiken. • Extra toestellen: Geeft eventuele extra telefoontoestellen weer die aan uw postbus zijn gekoppeld. Als het veld Extra toestellen niet wordt weergegeven, zijn er geen extra toestellen geconfigureerd voor uw postbus.

Locatie en taal Selecteer de tijdzone en taal van uw voorkeur in de sectie Locatie en taal.

Tijdzone Wanneer u een tijdzone selecteert, heeft dit gevolgen voor de datum- en tijdvermelding die wordt afgespeeld door de telefoon wanneer u met de telefonische gebruikersinterface een spraakbericht afluistert. Wijzigingen in de tijdzone heeft tevens gevolgen voor het Bereikbaarheidsschema in het scherm Bereikbaarheid.

Taal U kunt de voorkeurtaal selecteren die u wilt gebruiken in het spraakberichtsysteem. Als dit veld niet beschikbaar is, kunt u uitsluitend de standaardtaal selecteren. Deze instelling heeft gevolgen voor het volgende: • De taal van de gesproken aanwijzigingen die u hoort wanneer u uw Messaging-postbus opent via de telefonische gebruikersinterface. • De taal die wordt gebruikt voor uw webpagina's Gebruikersvoorkeuren. U kunt een specifieke optie taal voor beantwoording van gesprekken configureren als standaardtaal voor beantwoording van gesprekken alsmede twee andere talen voor beantwoording van gesprekken. U moet over passende machtigingen beschikken om meerdere talen voor beantwoording van gesprekken te kunnen definiëren.

40


Juni 2015

Algemene voorkeuren

Belangrijk: U mag niet meerdere talen configureren bij gebruik van de functie One-Step Audix Recording, maar een enkele standaardtaal voor beantwoording van gesprekken configureren.

Mobiele telefoon of pager U kunt uw mobiele telefoon of pager gebruiken voor functies zoals: • Waarschuw mij (indien ingeschakeld); • doorschakelnummer voor bereikbaarheid; • een andere mobiele telefoon wanneer u Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak en Afzender bellen in uw e-mailclient gebruikt. Voor Mobiele telefoon of pager: schakel het selectievakje Deze mobiele telefoon of pager voor "Waarschuw mij" en andere functies gebruiken in en geef een alternatief mobiele telefoon- of pagernummer op om de geïntegreerde aanmelding in te schakelen. Opmerking: Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen.

Opties voor het blokkeren van berichten Gebruik de volgende opties voor het blokkeren van berichten om toe te staan of te verhinderen dat bellers spraakberichten achterlaten in uw postbus: • Nooit: bellers kunnen spraakberichten opnemen. Deze optie is de standaardinstelling. • Altijd: bellers kunnen geen spraakberichten opnemen. • Alleen als begroeting bij langdurige afwezigheid actief is: bellers kunnen geen spraakberichten opnemen als u een begroeting bij langdurige afwezigheid hebt opgenomen en ingeschakeld. Selecteer een optie voor de verwerking van inkomende gesprekken om te beslissen hoe Messaging een inkomend gesprek moet verwerken: door de verbinding te verbreken of door het gesprek door te schakelen naar een aangepaste telefonist. Opties

Nooit

Altijd

Alleen als begroeting bij langdurige afwezigheid is ingeschakeld

Niet verbonden

N.v.t.

Messaging verbreekt de verbinding nadat het bericht is afgespeeld dat de eigenaar van de postbus geen spraakberichten accepteert.

Messaging verbreekt de verbinding na de begroeting bij langdurige afwezigheid.

Doorverbonden met aangepaste telefonist (operator)

N.v.t.

Messaging schakelt het gesprek door naar een aangepaste telefonist.

Messaging schakelt het gesprek door naar een aangepaste telefonist na de begroeting bij langdurige afwezigheid te hebben afgespeeld.

Juni 2015


41

Messaging aanpassen

Als u de opties voor het blokkeren van inkomende gesprekken wilt gebruiken, moet de beheerder u hiervoor machtigen.

Fax Een e-mailadres definiëren voor inkomende faxberichten Over deze taak Messaging stuurt uw inkomende faxberichten door naar het e-mailadres dat is opgegeven in de interne telefoonlijst van uw organisatie. U kunt echter inkomende faxberichten doorsturen naar een ander e-mailadres door het nieuwe adres op te geven op de webpagina Algemeen in Gebruikersvoorkeuren.

Procedure 1. Navigeer op de webpagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren naar het gedeelte Fax. 2. Selecteer Inkomende faxberichten doorsturen naar: en typ het e-mailadres. 3. Klik op Opslaan.

TSID configureren voor uitgaande faxberichten Vereisten Raadpleeg uw beheerder voordat u de TSID (Transmitting Subscriber Identification, id van verzendend station) die is toegewezen aan uitgaande faxberichten wijzigt. Via deze TSID kunnen ontvangers van faxberichten de herkomst van een inkomende fax identificeren.

Procedure 1. Navigeer op de webpagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren naar het gedeelte Fax. 2. Typ in Id van verzendend station voor uitgaande faxberichten: een TSID van maximaal 128 tekens. De standaardwaarde van de TSID voor uitgaande faxberichten is <Extension>@<External Messaging Access Number>. 3. Klik op Opslaan.

Afspelen op telefoon Wanneer u op Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak of Afzender bellen klikt op de Messaging-werkbalk, wordt een pop-upvenster weergegeven waar u dient op te geven welke telefoon voor de aangevraagde actie moet worden gebruikt. De instellingen voor Afspelen op telefoon op de pagina Algemeen van Gebruikersvoorkeuren biedt de volgende opties om deze pop-up te beheren: • Altijd deze telefoon gebruiken: Met deze optie kunt u een telefoonnummer opgeven dat u voor Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak of Afzender bellen wilt gebruiken. Dit telefoonnummer wordt automatisch gebruikt telkens wanneer dit nodig is, zodat u niet via een pop-up hierom wordt gevraagd.

42


Juni 2015

Bereikbaarheidsvoorkeuren

• Mij telkens vragen welke telefoon ik wil gebruiken: Met deze optie kunt u de standaardinstelling herstellen, waarbij een pop-up wordt weergegeven met de vraag om telkens wanneer u Afspelen op telefoon, Antwoorden via spraak, Doorsturen via spraak of Afzender bellen gebruikt een telefoon te selecteren.

Telefonist Telefonistinstellingen bepalen waarheen oproepen worden doorgestuurd wanneer een beller op 0 drukt terwijl deze naar uw spraakberichtbegroeting luistert. De opties die beschikbaar zijn voor Telefonist zijn de volgende: • Standaardtelefonist (operator): gesprekken worden naar de systeemtelefonist (operator) geleid. • Persoonlijke telefonist/assistent: Oproepen worden naar een ander telefoonnummer geleid. U moet een telefoonnummer invoeren, dat intern (gewoonlijk een telefoontoestel) of extern (elke telefoonnummerindeling is acceptabel) kan zijn. Als u dit veld niet ziet, heeft de systeembeheerder deze functie uitgeschakeld.

Bereikbaarheidsvoorkeuren Bereikbaarheid is een optionele functie waarbij Messaging een vooraf opgenomen bericht afspeelt voor bellers bij het doorschakelen van gesprekken naar alternatieve telefoonnummers. Via de gebruikersvoorkeuren op de webpagina Bereikbaarheid kunt u de manier aanpassen waarop bellers verbinding met u maken in elk van de volgende situaties: • U beantwoordt een gesprek niet. • Uw primaire toestel is bezet. Als Messaging de optie Bereikbaarheid niet weergeeft op de webpagina Gebruikersvoorkeuren, neemt u contact op met uw systeembeheerder. Met behulp van de volgende bereikbaarheidscriteria kunt u Messaging aanpassen bij het doorschakelen van inkomende gesprekken: • Bellerprioriteit: schakel inkomende gesprekken door op basis van bellercategorieën, zoals interne bellers en andere bellers. • Oproepen screenen: schakel inkomende oproepen door na de oproepen te hebben gescreend op bellernaam. • Doorschakelnummers: schakel inkomende gesprekken door naar maximaal drie nummers. • Schema: schakel inkomende gesprekken door op specifieke dagen en tijden. De functie AUDIX One-Step Recording van Avaya Aura® Communication Manager biedt geen ondersteuning voor de bereikbaarheidsfunctie.

Juni 2015


43

Messaging aanpassen

Bellercategorieën U kunt met de bereikbaarheidsfunctie alle oproepen op een gelijke wijze afhandelen of u kunt verschillende acties voor gespreksafhandeling definiëren voor interne bellers en externe bellers. Handel als volgt om bellercategorieën te definiëren: 1. Navigeer naar de pagina Gebruikersvoorkeuren > Bereikbaarheid. 2. Selecteer onder de sectie Bellercategorieën • Alle bellers gelijk behandelen als u dezelfde actie voor gespreksafhandeling wilt instellen voor alle bellers. • Selecteer Onderscheid maken tussen interne bellers en andere bellers als u verschillende acties voor gespreksafhandeling wilt instellen voor interne bellers en andere bellers. 3. Klik op Opslaan.

Gespreksafhandeling De instellingen voor gespreksafhandeling zijn beschikbaar, wanneer: • bereikbaarheid is ingeschakeld, zodat u uw binnenkomende oproepen kunt doorsturen.

Gespreksafhandeling voor inkomende gesprekken configureren wanneer alle bellers gelijk worden behandeld Over deze taak Opties voor gespreksafhandeling zijn afhankelijk van hoe u uw bellers indeelt. U kunt er als volgt voor kiezen om alle bellers hetzelfde te behandelen:

Procedure 1. Als u Bereikbaarheid wilt configureren, maakt u een keuze uit de volgende opties: • Als u Bereikbaarheid wilt inschakelen, selecteert u Oproepen doorschakelen naar onderstaande bereikbaarheidsnummers. • Als u Bereikbaarheid wilt uitschakelen, selecteert u Naar spraakberichten gaan. 2. Wanneer Bereikbaarheid is ingeschakeld, kunt u gebruikmaken van gespreksfiltering. Als u gespreksfiltering wilt inschakelen, schakelt u het selectievakje Bellers vóór doorschakeling vragen om hun naam in te spreken, zodat ik de oproep kan filteren in. 3. Klik op Opslaan.

Gespreksafhandeling configureren voor binnenkomende gesprekken met andere bellers Over deze taak De opties voor gespreksafhandeling verschillen op basis van de door u gekozen wijze waarop u uw gebruikers hebt gecategoriseerd. Als u ervoor hebt gekozen om onderscheid te maken tussen interne bellers en andere bellers, biedt het systeem u opties om gespreksafhandeling voor interne bellers en andere bellers afzonderlijk te definiëren.

44


Juni 2015

Bereikbaarheidsvoorkeuren

Procedure 1. Als u Bereikbaarheid wilt configureren voor interne bellers, maakt u een keuze uit de volgende opties: • Als u Bereikbaarheid wilt inschakelen, selecteert u Oproepen doorschakelen naar onderstaande bereikbaarheidsnummers . • Als u Bereikbaarheid wilt uitschakelen, selecteert u Naar spraakberichten gaan. 2. Als u Bereikbaarheid wilt configureren voor andere bellers, maakt u een keuze uit de volgende opties: • Als u Bereikbaarheid wilt inschakelen, selecteert u Oproepen doorschakelen naar onderstaande bereikbaarheidsnummers . • Als u Bereikbaarheid wilt uitschakelen, selecteert u Naar spraakberichten gaan. 3. Als u gespreksfiltering wilt inschakelen, schakelt u het selectievakje Bellers vóór doorschakeling vragen om hun naam in te spreken, zodat ik de oproep kan filteren in. 4. Klik op Opslaan.

Gespreksfiltering Gespreksfiltering is een optionele functie van Bereikbaarheid die u kunt inschakelen vanuit de sectie Gespreksafhandeling op de webpagina Bereikbaarheid in uw Gebruikersvoorkeuren. Als u gespreksfiltering inschakelt: • vraagt Messaging bellers om hun naam op te nemen alvorens het gesprek naar u door te schakelen. • speelt Messaging de ingesproken naam af wanneer u het doorgeschakelde gesprek ontvangt, waarna u het gesprek kunt accepteren of weigeren. Als u het gesprek weigert, informeert Messaging de beller dat u niet beschikbaar bent en leidt het gesprek om naar uw Messaging-postbus.

Uw bereikbaarheidsnummers definiëren Vereisten Deze instellingen zijn alleen van toepassing wanneer Bereikbaarheid is ingeschakeld.

Over deze taak Wanneer Bereikbaarheid is ingeschakeld, kunnen binnenkomende gesprekken naar maximaal drie nummers worden doorgestuurd. Het Messaging-systeem probeert u op al uw bereikbaarheidsnummers te bereiken door deze één voor één te kiezen, voordat een gesprek worden doorgestuurd naar uw Messaging-postbus. Handel als volgt, als u bereikbaarheidsnummers wilt definiëren:

Procedure 1. Selecteer in de vervolgkeuzevakken de doorschakelnummers. 2. Geef voor elk bereikbaarheidsnummer een beldrempel op. Voor de meeste telefoons is 3 keer overgaan de beste keuze.

Juni 2015


45

Messaging aanpassen

Een bereikbaarheidsschema definiëren Vereisten Deze instellingen zijn alleen van toepassing wanneer Bereikbaarheid is ingeschakeld.

Over deze taak Wanneer u Bereikbaarheid inschakelt, kunt u een bereikbaarheidsschema instellen om gedurende een bepaalde periode en op bepaalde dagen van de week gesprekken door te sturen. Standaard worden gesprekken doorgestuurd tussen 09:00 en 17:00 uur, van maandag tot en met vrijdag. Handel als volgt, als u een bereikbaarheidsschema wilt instellen:

Procedure 1. Selecteer Oproepen uitsluitend doorsturen tussen. 2. Selecteer een start- en stoptijd. 3. Selecteer de dagen waarop u het schema in gebruik zou willen hebben. Buiten dit schema worden geen gesprekken doorgestuurd. Als uw toestel overgaat en u niet opneemt, wordt het gesprek naar uw postbus geleid.

De standaardinstellingen voor bereikbaarheid wanneer deze met de TUI opnieuw wordt ingeschakeld U kunt de bereikbaarheid inof uitschakelen vanuit de Aria of Audix TUI of via de webpagina's gebruikersvoorkeuren. Als u met de TUI de bereikbaarheid opnieuw inschakelt, gebeurt het volgende: • Het doorsturen van gesprekken naar eerder opgegeven bereikbaarheidsnummers wordt ingeschakeld. • De optie 'Alle bellers gelijk behandelen' wordt ingeschakeld. • Gespreksfiltering wordt uitgeschakeld. • Het bereikbaarheidsschema wordt ingeschakeld.

Uw bereikbaarheidsconfiguratie testen Na de configuratie van uw bereikbaarheidsinstellingen belt u uw toestel vanuit een afzonderlijke telefoon om precies te ondervinden wat uw bellers ervaren. Dit is belangrijk voor het testen van bepaalde beldrempels en doorschakelinstellingen. U hebt uw bereikbaarheidsinstellingen met succes geconfigureerd als uw testgesprek één voor één naar alle opgegeven telefoonnummers en tot slot naar uw Messaging-postbus wordt doorgestuurd.

46


Juni 2015

Voorkeuren voor Waarschuw mij

Voorkeuren voor Waarschuw mij De instellingen voor Waarschuw mij bevinden zich op de webpagina Waarschuw mij in uw gebruikersvoorkeuren. De functie Waarschuw mij geeft u een melding wanneer u een nieuw spraakbericht ontvangt. U ontvangt de melding via: • een tekstbericht naar uw mobiele telefoon; • een telefonische oproep naar uw mobiele telefoon; • een pagemelding naar uw pager; • een e-mailmelding naar uw e-mailadres. U kunt tevens de instellingen voor Waarschuw mij configureren om een e-mailmelding te verzenden naar uw e-mailadres na elk succesvol verzonden uitgaand faxbericht. Instellingen voor Waarschuw mij bieden de volgende op regels gebaseerde configuratieopties, die zijn ontworpen met het oog op uw beschikbaarheid: • Uitschakelen als begroeting bij langdurige afwezigheid actief is. Opmerking: • Als u geen webpagina Waarschuw mij hebt, zijn de meldingsfuncties op het systeembeheerderniveau uitgeschakeld. Evenzo, als een van de beschreven meldingsopties niet beschikbaar is, is deze uitgeschakeld door de beheerder. • Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen.

Telefoonmeldingen configureren Vereisten Als u een tekstbericht of pagemeldingen wilt inschakelen, moet u een mobiele telefoon- of een pagernummer definiëren. Als u uw mobiele telefoon- of pagernummer wilt instellen, geeft u het telefoonnummer op in de sectie Mobiele telefoon of Pager in Algemene voorkeuren. Avaya Aura® Messaging ondersteunt alleen op e-mail gebaseerde (SMTP) pagermeldingen.

Over deze taak Als u telefoonmeldingen wilt configureren, voert u de volgende stappen uit op de webpagina Waarschuw mij van uw gebruikersvoorkeuren.

Procedure 1. Selecteer op de webpagina Waarschuw mij van Gebruikersvoorkeuren, onder Telefoonmeldingen Waarschuw mij wanneer een nieuw spraakbericht binnenkomt. 2. Selecteer een van de volgende meldingsopties: a. Als u meldingen wilt ontvangen via een telefoongesprek, selecteert u Met een telefoonoproep aan: Het telefoonnummer dat u hebt opgegeven in het veld Andere mobiele telefoon of pager wordt op de webpagina Algemeen weergegeven.

Juni 2015


47

Messaging aanpassen

b. Als u meldingen wilt ontvangen als tekstbericht of pagermeldingen, selecteert u Met een tekstbericht of page aan: Het telefoonnummer dat u hebt opgegeven in het veld Andere mobiele telefoon of pager wordt op de webpagina Algemeen weergegeven. Als u deze optie kiest, moet u uw serviceprovider selecteren in de vervolgkeuzelijst Mobiele provider. Neem contact op met uw systeembeheerder als uw mobiele provider niet in de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven. c. Selecteer Alleen voor urgente berichten als u meldingen wilt ontvangen voor spraakberichten die de beller als urgent specificeert in de respectievelijke TUI. 3. Klik op Opslaan.

E-mailmelding configureren U kunt een e-mailmelding van een nieuw spraakbericht aan een specifieke e-mailaccount ontvangen. Voor e-mailmeldingen hebt u niet de beschikking over de Messaging-werkbalk. Mogelijk moet u ongeveer 10 minuten wachten voordat uw wijzigingen van kracht worden.

Procedure 1. Schakel op de webpagina Waarschuw mij van Gebruikersvoorkeuren, onder E-mailmeldingen bij spraakberichten, het selectievakje Mij per e-mail een melding verzenden van elk spraakbericht in. 2. Selecteer Aangepast onderwerp om de onderwerpregel van uw e-mailmeldingen aan te passen. U kunt maximaal 80 alfanumerieke tekens invoeren. U kunt aangepaste onderwerpregels uitschakelen door Standaardonderwerp te selecteren. De standaardindeling voor de onderwerpregel is: spraakbericht van . 3. Voer in het tekstvak Naar e-mailadres het e-mailadres in waarnaar e-mailmeldingen moeten worden verzonden. U kunt maximaal vijf e-mailadressen invoeren. Gebruik een puntkomma om adressen van elkaar te scheiden. 4. Schakel het selectievakje De opname bijvoegen in als u de opname van het spraakbericht wilt bijvoegen. In het geval van privé berichten worden mogelijk geen opnames van spraakberichten toegevoegd, zelfs als dit selectievakje is ingeschakeld; dit hangt af van de systeemconfiguratie. 5. Selecteer Alleen voor belangrijke berichten als u meldingen wilt ontvangen voor spraakberichten die de beller als belangrijk specificeert in de TUI.

E-mailmeldingen voor fax configureren Vereisten De beheerder moet de passende machtigingen voor u instellen zodat u faxgerelateerde functies kunt gebruiken.

48


Juni 2015

Voorkeuren voor Mijn telefoon

Over deze taak U kunt het systeem zodanig configureren dat een statusmelding per e-mail wordt verzonden voor elk uitgaand faxbericht via de sectie Waarschuw mij van de webpagina's Gebruikersvoorkeuren.

Procedure 1. Schakel in de sectie E-mailmeldingen voor faxselect het selectievakje Stuur mij een melding voor elk verzonden faxbericht in. 2. Voer in het veld Naar e-mailadres het e-mailadres in waarnaar de e-mailmeldingen moeten worden verzonden. 3. Klik op Opslaan.

Voorkeuren voor Mijn telefoon Met de gebruikersvoorkeuren op de webpagina Mijn telefoon kunt u uw voorkeuren aanpassen wanneer u de telefonische gebruikersinterface gebruikt. De volgende functies voor gebruikersvoorkeuren zijn op de webpagina Mijn telefoon te vinden: • Automatisch afspelen • Afspeelvolgorde van berichten • Afspeelsnelheid van berichten • Aanwijzingenniveau • Vermelding van datum en tijd • Spraakherkenning voor adresseringsvoorkeuren Opmerking: Als een van de beschreven functies voor telefoonvoorkeuren niet beschikbaar is op de webpagina Mijn telefoon, is deze uitgeschakeld door de beheerder.

Automatisch afspelen Op de webpagina Mijn telefoon wordt alleen de optie voor automatisch afspelen weergegeven als u de TUI CallPilot gebruikt. Als u deze optie selecteert: • De TUI begint automatisch met het afspelen van berichten na aanmelding. U hoeft niet op toetsen te drukken om te beginnen met het beluisteren van berichten. • U definieert de afspeelvolgorde van berichten op de webpagina Mijn telefoon.

Opties voor afspeelvolgorde van berichten U kunt de volgorde instellen waarin de TUI de berichten voor u afspeelt. Standaard wordt eerst begonnen met het nieuwste bericht bij het afspelen van de berichten door de TUI. U kunt de vol-

Juni 2015


49

Messaging aanpassen

gende opties voor de afspeelvolgorde van berichten onafhankelijk van elkaar instellen voor ongelezen, gelezen en opgeslagen berichten: • Nieuwste eerst afspelen om berichten te horen waarbij eerst wordt begonnen met het nieuwste bericht. • Oudste eerst afspelen om berichten te horen waarbij eerst wordt begonnen met het oudste bericht. • Eerst urgente berichten afspelen om eerst urgente berichten te horen. • Ordenen op afzender om berichten te horen die door Messaging zijn gesorteerd op afzendernaam. Opmerking: - Op de pagina Mijn telefoon wordt de optie Ordenen op afzender alleen weergegeven als uw beheerder deze optie voor u heeft geactiveerd. - Als u de optie Ordenen op afzender selecteert, sorteert Messaging in de normale volgorde tenzij uw postbus meerdere berichten van dezelfde afzender bevat. - Als de envelopinformatie voor het bericht niet de naam van de afzender bevat, gebruikt Messaging het telefoonnummer van de afzender. Sommige van de opties voor het afspelen van berichten zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw TUI.

De afspeelsnelheid van berichten wijzigen Over deze taak Wanneer u met de telefoon uw berichten afluistert, worden deze in beginsel standaard op normale snelheid of 100% afgespeeld. U kunt met de beschikbare telefoontoetsopties het bericht tijdens het afluisteren sneller of langzamer laten afspelen. Door de afspeelsnelheid voor berichten in te stellen, kunt u een lagere of hogere standaardsnelheid kiezen waarop alle berichten in beginsel worden afgespeeld. Nadat u een lagere of hogere standaardafspeelsnelheid hebt ingesteld, kunt u een afzonderlijk bericht met de beschikbare toetsenblokopties tijdens het afluisteren alsnog sneller of langzamer laten afspelen.

Procedure 1. Kies een van de volgende opties (van laagst naar hoogst) om berichten op een lagere dan normale snelheid af te luisteren: • 70% • 85% • 90% 2. Kies een van de volgende opties (van laagst naar hoogst) om berichten op een hogere dan normale snelheid af te luisteren: • 125% • 170% 3. Selecteer 100% om terug te keren naar de normale snelheid.

50


Juni 2015

Voorkeuren voor Mijn telefoon

Snelle aanwijzingen inschakelen Over deze taak Snelle aanwijzingen zijn een reeks (ver)korte telefoonaanwijzingen die een vervanging zijn van de standaardtelefoonaanwijzingen. Omdat snelle aanwijzingen veel korter zijn, besparen ze u tijd. Een voorbeeld is de standaardaanwijzing 'Bericht verzonden. Alleen uw introductie is vóór het oorspronkelijke bericht te horen'; de overeenkomstige snelle aanwijzing is 'Verzonden'. Gebruik alleen snelle aanwijzingen als u bekend bent met de standaardaanwijzingen en u geen uitgebreide instructies hoeft te horen telkens wanneer u Messaging gebruikt. Als u het selectievakje Snelle aanwijzingen gebruiken op de pagina Mijn telefoon in Gebruikersvoorkeuren niet kunt zien, heeft uw beheerder geen snelle aanwijzingen ingesteld op het Messaging-systeem of hebt u een taal geselecteerd die geen ondersteuning biedt voor snelle aanwijzingen op de pagina Algemeen in Gebruikersvoorkeuren. Snelle aanwijzingen zijn alleen in Amerikaans Engels beschikbaar voor de TUI's. Handel als volgt, als u snelle aanwijzingen op uw telefoon wilt inschakelen:

Procedure 1. Vink het selectievakje Snelle aanwijzingen gebruiken aan op de pagina Mijn telefoon in Gebruikersvoorkeuren.

Vermelding van datum en tijd instellen Over deze taak De functie voor vermelding van datum en tijd is beschikbaar voor de Aria TUI. Als u spraakberichten beluistert via de TUI, maakt de TUI melding van de datum en tijd waarop het bericht is ontvangen en speelt vervolgens het bericht af.

Procedure Als u de datum en tijd wilt horen waarop uw spraakbericht is ontvangen, selecteert u Datum en tijd vermelden voor elk bericht.

De adresseringsvoorkeuren instellen Over deze taak Messaging biedt de volgende opties voor het selecteren van ontvangers voor een bericht: 1. Spraakherkenning: U kunt met spraakherkenning ontvangers of distributielijsten selecteren door hun volledige naam in te spreken (zoals in de interne directory is vermeld of zoals door u is bepaald voor uw persoonlijke lijsten). 2. Telefoontoetsen: U kunt via de telefoontoetsen ontvangers of een distributielijst selecteren door met het toetsenblok hun naam in te toetsen of het postbusnummer in te voeren.

Juni 2015


51

Messaging aanpassen

Procedure 1. Als u uw adresseringsvoorkeuren wilt instellen, selecteert u een van de volgende opties: • Door Spraak of toetsenblok gebruiken te selecteren, kunt u met zowel spraakherkenning als de telefoontoetsen ontvangers voor spraakberichten selecteren. • Door Alleen toetsenblok gebruiken te selecteren kunt u alleen met uw telefoontoetsen ontvangers voor spraakberichten selecteren. Opmerking: Enkele van deze functies zijn in uw organisatie mogelijk niet beschikbaar. Neem contact op met uw beheerder voor uitgebreide informatie.

Persoonlijke lijsten Persoonlijke lijsten zijn distributielijsten voor spraakberichten. U kunt een persoonlijke lijst gebruiken om een spraakbericht te verzenden naar meerdere geadresseerden tegelijk. U kunt meerdere persoonlijke lijsten maken en gebruikers als leden toevoegen aan de lijsten. U kunt ook leden van uw persoonlijke lijsten verwijderen. De naam en het postbusnummer van sommige leden worden in rood weergegeven in de persoonlijke lijsten. Deze namen zijn van gebruikers die niet langer voorkomen in het systeem.

Een persoonlijke lijst maken Procedure 1. Klik op de webpagina Gebruikersvoorkeuren op Persoonlijke lijsten. 2. Klik op de webpagina Persoonlijke lijsten op Nieuwe lijst toevoegen. 3. Geef in het tekstvak Lijstnaam een naam op voor uw persoonlijke lijst. U kunt deze naam gebruiken wanneer u een uitgaand bericht adresseert. 4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Lijstnummer een lijstnummer. Het lijstnummer ligt tussen 11 en 99. 5. Voer in het tekstvak Nieuw lid (postbus) het postbusnummer van het lid in dat u aan uw persoonlijke lijst wilt toevoegen; klik vervolgens op Toevoegen. De lidnaam en postbus van het zojuist toegevoegde lid worden weergegeven. 6. Ga door met het toevoegen van leden tot u alle namen hebt van de leden die u wilt opnemen in uw persoonlijke lijst. U kunt maximaal 100 leden toevoegen aan een persoonlijke lijst. 7. Klik op Opslaan. U kunt maximaal 89 persoonlijke lijsten aanmaken.

52


Juni 2015

Persoonlijke lijsten

Een persoonlijke lijst bewerken Procedure 1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Persoonlijke lijst de persoonlijke lijst die u wilt bewerken. 2. Klik op Bewerken. 3. U kunt de volgende acties uitvoeren: • De lijstnaam bewerken • Het lijstnummer wijzigen • Bestaande leden verwijderen • Nieuwe leden toevoegen

De lijstnaam bewerken Procedure 1. Typ in het tekstvak Lijstnaam: de nieuwe naam van de lijst. 2. Klik op Opslaan.

Het lijstnummer wijzigen Procedure 1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Lijstnummer: een beschikbaar, nieuw lijstnummer voor uw persoonlijke lijst. 2. Klik op Opslaan.

Bestaande leden verwijderen Procedure 1. Geef in de lijst Leden: het lid op dat u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen. 2. Ga door met het verwijderen van leden tot u alle leden hebt verwijderd die u uit uw persoonlijke lijst wilt verwijderen. 3. Klik op Opslaan.

Nieuwe leden toevoegen Procedure 1. Voer in het tekstvak Nieuw lid (postbus): het postbusnummer in van het lid dat u aan uw bestaande persoonlijke lijst wilt toevoegen. 2. Ga door met het toevoegen van leden tot u alle leden hebt toegevoegd die u in uw persoonlijke lijst wilt opnemen. 3. Klik op Opslaan.

Juni 2015


53

Messaging aanpassen

Een persoonlijke lijst verwijderen Procedure 1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Persoonlijke lijst de persoonlijke lijst die u wilt verwijderen. 2. Klik op Verwijderen. 3. Klik op OK om te bevestigen.

Uitgebreide lijsten Via uitgebreide lijsten kunt u leden van uitgebreide lijsten toevoegen of verwijderen die door de systeembeheerder zijn gedefinieerd. In de uitgebreide lijst worden de vermeldingen van sommige leden in rood weergegeven. Deze vermeldingen zijn van gebruikers die niet langer voorkomen in het systeem. In Messaging wordt de optie Uitgebreide lijsten op de webpagina Gebruikersvoorkeuren alleen weergegeven als de systeembeheerder u aan de beheerderslijst heeft toegevoegd voor ten minste één uitgebreide lijst.

Een uitgebreide lijst bewerken Procedure 1. Klik op de webpagina Gebruikersvoorkeuren op Uitgebreide lijsten. 2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Uitgebreide lijst de uitgebreide lijst die u wilt bewerken. 3. Klik op Bewerken. 4. U kunt de volgende acties uitvoeren: • Bestaande leden verwijderen • Nieuwe leden toevoegen

Bestaande leden verwijderen Procedure 1. Geef in de lijst Leden: het lid op dat u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen. 2. Ga door met het verwijderen van leden tot u alle leden hebt verwijderd die u uit uw uitgebreide lijst wilt verwijderen. 3. Klik op Opslaan.

54


Juni 2015

Begroetingen

Nieuwe leden toevoegen Procedure 1. Voer in het tekstvak Nieuw lid het postbusnummer of e-mailadres in van het lid dat u aan uw bestaande uitgebreide lijst wilt toevoegen. 2. Ga door met het toevoegen van leden tot u alle leden hebt toegevoegd die u in uw uitgebreide lijst wilt opnemen. 3. Klik op Opslaan.

Begroetingen Begroetingen omvatten vooraf opgenomen namen en berichten die door de TUI's afgespeelt voor bellers als een oproep overgaat op uw voicemail. Als u niet wilt dat de TUI's de standaard Messaging-systeembegroetingen afspelen, kunt u het volgende aanpassen: • Namen: u kunt uw naam opnemen ter vervanging van de door het systeem gegenereerde versie van uw naam. • Standaardbegroetingen: u kunt de volgende standaardbegroetingen opnemen om door te telefoon te laten afspelen voor bellers: - Persoonlijke begroeting: ter beantwoording van bellers als u een gesprek niet kunt beantwoorden. Bijvoorbeeld als u afwezig bent of als uw lijn bezet is. - Begroeting bij langdurige afwezigheid: om bellers te informeren over de reden van het niet onmiddellijk beantwoorden van de oproepen. Bijvoorbeeld als u niet op kantoor bent. U kunt de verloopdatum en -tijd van begroetingen bij langdurige afwezigheid configureren op de webpagina Begroetingen van Gebruiksvoorkeuren en via de TUI's. Opmerking: De functie AUDIX One-Step Recording van Avaya Aura® Communication Manager biedt geen ondersteuning voor begroetingen bij langdurige afwezigheid. • Optionele begroetingen: u kunt optionele begroetingen opnemen die de telefoon afspeelt op basis van een reeks van optionele regels. Zo kunt u bijvoorbeeld optionele begroetingen zo instellen dat deze tijdens kantooruren worden afgespeeld voor interne bellers als u uw telefoon niet beantwoordt. Belangrijk: U kunt instellen of de TUI de standaardbegroetingen of de optionele begroetingen afspeelt. U kunt alleen spraakberichten opnemen. Messaging biedt geen ondersteuning voor het opnemen van muziek als begroetingen. Als u uw begroetingen vanaf een TUI wilt configureren, raadpleegt u een van de volgende documenten in de sectie Messaging-gebruikshandleidingen op de website van Avaya Support: • Avaya Aura® Messaging Aria beknopte handleiding • Avaya Aura® Messaging Audix beknopte handleiding • Avaya Aura® Messaging CallPilot beknopte handleiding Neem contact op met uw beheerder, als u niet weet welke TUI u gebruikt.

Juni 2015


55

Messaging aanpassen

Uw naam opnemen Procedure 1. Meld u aan bij Gebruikersvoorkeuren en navigeer naar de pagina Begroetingen. 2. Klik op het pictogram Opnemen in de rij Opgenomen naam. 3. Gebruik de bedieningselementen in de sectie Opnemen: Opgenomen naam om uw naam op te nemen, af te spelen en op te slaan.

Standaardbegroetingen configureren U kunt de instelling voor uw standaardbegroetingen configureren op het tabblad Begroetingen van de webpagina's Gebruikersvoorkeuren. Uw beheerder moet passende machtigingen voor u inschakelen zodat u aan standaardbegroetingen gerelateerde functies kunt gebruiken.

Procedure 1. Als u uw persoonlijke begroeting wilt opnemen, klikt u op het bijbehorende pictogram Opnemen in de rij met persoonlijke begroetingen. • Rood pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen vanaf uw computer. Een aparte sectie Opname: Persoonlijk wordt geopend op de webpagina Gebruikersvoorkeuren - Begroetingen om de begroeting op te nemen en de opgenomen begroeting af te spelen, opnieuw op te nemen, te onderbreken, te stoppen of op te slaan. • Groen pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen via de telefoon. Er wordt een apart venster geopend waarin u naar het telefoonnummer wordt geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging. Nadat u een opgenomen begroeting hebt opgeslagen, kunt u op het pictogram Afspelen klikken om de begroeting af te spelen. • Pijlpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw computer af te spelen. • Telefoonpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw telefoon af te spelen. Hiermee wordt u naar het telefoonnummer geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging. De Aria TUI biedt geen ondersteuning voor het afspelen van persoonlijke begroetingen door een telefoon. 2. Als u uw persoonlijke begroetingen wilt activeren, schakelt u het selectievakje Actief in de rij van persoonlijke begroetingen in. 3. Als u uw begroeting bij langdurige afwezigheid wilt activeren, schakelt u het selectievakje Actief in de rij van begroetingen bij langdurige afwezigheid in. • Rood pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen vanaf uw computer. Een aparte sectie Opname: Langdurige afwezigheid wordt weergegeven op de webpagina Gebruikersvoorkeuren - Begroetingen om de begroeting op te nemen en de opgenomen begroeting af te spelen, opnieuw op te nemen, te onderbreken, te stoppen of op te slaan.

56


Juni 2015

Begroetingen

• Groen pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen via de telefoon. Er wordt een apart venster geopend waarin u naar het telefoonnummer wordt geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging. Nadat u een opgenomen begroeting hebt opgeslagen, kunt u op het pictogram Afspelen klikken om de begroeting af te spelen. • Pijlpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw computer af te spelen. • Telefoonpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw telefoon af te spelen. Hiermee wordt u naar het telefoonnummer geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging. 4. Als u een begroeting binnen een bepaalde tijdslimiet wilt laten verlopen, schakelt u het selectievakje Verlopen inschakelen en stelt u voor die begroeting de Vervaldatum/-tijd in. 5. Als u wilt dat Messaging uw huidige status afspeelt voordat de standaardbegroeting wordt afgespeeld, schakelt u het selectievakje Statusprompt afspelen vóór begroeting in. 6. Klik op Opslaan.

Optionele begroetingen configureren U kunt uw optionele begroetingen configureren op het tabblad Begroetingen van de webpagina's Gebruikersvoorkeuren. U kunt ook begroetingsregels configureren op basis van welke Messaging optionele begroetingen afspeelt voor uw bellers. De regels zijn ontworpen op basis van uw beschikbaarheid. Uw beheerder moet passende machtigingen voor u inschakelen zodat u functies met betrekking tot optionele begroetingen kunt gebruiken.

Procedure 1. Als u optionele begroetingen wilt opnemen, klikt u op het bijbehorende pictogram Opnemen op elke rij met een optionele begroeting. • Rood pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen vanaf uw computer. Een aparte sectie Opname: Optionele begroeting wordt geopend op de webpagina Gebruikersvoorkeuren - Begroetingen om de begroeting op te nemen en de opgenomen begroeting af te spelen, opnieuw op te nemen, te onderbreken, te stoppen of op te slaan. • Groen pictogram Opnemen: klik hierop om een begroeting op te nemen via de telefoon. Er wordt een apart venster geopend waarin u naar het telefoonnummer wordt geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging. Nadat u een opgenomen begroeting hebt opgeslagen, kunt u op het pictogram Afspelen klikken om de begroeting af te spelen. • Pijlpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw computer af te spelen. • Telefoonpictogram Afspelen: klik hierop om een opgenomen begroeting op uw telefoon af te spelen. Hiermee wordt u naar het telefoonnummer geleid dat is gekoppeld aan de toepassing Messaging.

Juni 2015


57

Messaging aanpassen

2. Activeer de optionele begroeting van uw keuze door het selectievakje Actief voor die begroeting in te schakelen. 3. Voer een beschrijving in voor de geselecteerde begroeting in het veld Beschrijving. 4. Selecteer een oproeptype in de vervolgkeuzelijst Alle / Intern / Extern. • Selecteer Alle om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze voor alle oproepen wordt afgespeeld. • Selecteer Intern om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze alleen voor interne oproepen wordt afgespeeld. Messaging classificeert alleen de systeembrede set van gebruikers en postbussen op het systeem als interne bellers. In dat geval speelt de TUI de opgenomen interne begroeting af voor de interne bellers. • Selecteer Extern om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze alleen voor externe oproepen wordt afgespeeld. Messaging classificeert een beller als een externe beller als deze geen postbus op het systeem heeft. In dat geval speelt de TUI de opgenomen externe begroeting af voor de externe bellers. 5. Selecteer een telefoonstatus in de vervolgkeuzelijst Alle / Bezet / Geen antwoord. • Selecteer Alle om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze voor alle oproepen wordt afgespeeld. • Selecteer Bezet als u de optionele begroeting zo wilt instellen dat deze alleen wordt afgespeeld wanneer uw telefoon bezet is. • Selecteer Geen antwoord als u de optionele begroeting zo wilt instellen dat deze alleen wordt afgespeeld wanneer uw telefoon niet wordt beantwoord. 6. Selecteer een tijdzone in de vervolgkeuzelijst Alle / Kantooruren / Buiten kantooruren. De kantooruren worden opgegeven in de sectie Werktijden. • Selecteer Alle om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze altijd wordt afgespeeld. • Selecteer Kantooruren om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze alleen tijdens kantooruren wordt afgespeeld. • Selecteer Buiten kantooruren om de optionele begroeting zo in te stellen dat deze alleen buiten kantooruren wordt afgespeeld. 7. Klik op Opslaan.

Werktijden definiëren Vereisten Deze instellingen zijn alleen van toepassing wanneer begroetingen zijn ingeschakeld.

Over deze taak U kunt uw werktijden aanpassen en de tijden voor elke dag instellen en tevens voor bepaalde dagen van de week. Standaard bevinden de werktijden zich tussen 08:00 uur en 18:00 uur van maandag tot vrijdag.

Procedure 1. Stel op het tabblad Begroetingen de begin- en eindtijden in voor de velden Werktijden tussen.

58


Juni 2015

Uw wachtwoord wijzigen

2. Definieer de dagen van uw werkweek door het selectievakje naast elke dag van de week afzonderlijk in te schakelen.

Uw wachtwoord wijzigen Vanaf een telefoon Over deze taak Raadpleeg de volgende documenten, als u vanaf een telefoon uw wachtwoord wilt wijzigen: • De snelle referentiegids voor Avaya Aura® Messaging (Aria) • De snelle referentiegids voor Avaya Aura® Messaging (AUDIX) • De snelle referentiegids voor Avaya Aura® Messaging (CallPilot) Deze handleidingen zijn beschikbaar in de sectie Messaging-gebruikershandleidingen op de ondersteuningswebsite van Avaya. Neem contact op met uw beheerder, als u niet weet welke TUI u gebruikt.

Vanuit Gebruikersvoorkeuren Over deze taak Voer de volgende stappen uit om via Gebruikersvoorkeuren het wachtwoord te wijzigen:

Procedure 1. Klik op de webpagina Gebruikersvoorkeuren op Wachtwoord. 2. Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig dit. 3. Klik op Wijzigen.

Geavanceerde taken De koppeling met het postbusnummer verwijderen Over deze taak Op het scherm Geavanceerd van Gebruikersvoorkeuren kunt u de koppeling tussen uw Messaging-postbus en uw e-mail identiteit resetten. Opmerking: Voer deze taak alleen uit als u hiertoe opdracht hebt gekregen van uw beheerder of een servicetechnicus van Avaya.

Juni 2015


59

Messaging aanpassen

Procedure 1. Meld u aan bij de webpagina Gebruikersvoorkeuren. 2. Klik in het menu aan de linkerkant op Geavanceerd. 3. Klik in het scherm Geavanceerde taken op Wissen.

60


Juni 2015

Hoofdstuk 5: Messaging met een telexapparaat

Overzicht telexapparaat Een telexapparaat (TTY) is een gegevensterminal die mensen met gehoor- of spraakproblemen kunnen gebruiken voor het verzenden en ontvangen van tekst via een telefoonsysteem. Een TTY wordt ook we een telecommunicatieapparaat voor doven genoemd. Een typische TTY lijkt op het toetsenbord van een laptopcomputer met een alfanumeriek display van één of twee regels. De TTY is stil als deze niet wordt gebruikt voor het verzenden van tekst. Terwijl de gebruiker typt op het apparaat, geeft de TTY geluidssignalen af die door het telefoonnetwerk worden verzonden. Niet alle TTY-gebruikers verzenden en ontvangen bericht met TTY-apparaten. Ongeveer de helft van de mensen die gebruikmaken van TTY-apparaten heeft gehoorproblemen maar kan duidelijk praten. Zij geven er vaak de voorkeur aan berichten te ontvangen op hun TTY-apparaat en vervolgens terug te praten. Dit proces wordt Voice Carry Over (spraakoverdracht), oftewel VCO, genoemd. Messaging ondersteunt alleen de Audix TUI met de TTY-apparaten. Ook biedt Messaging geen automatische TTY-ondersteuning in Messaging-postbussen. Beheerders moeten TTY-ondersteuning inschakelen. In Messaging kunnen beheerders postbussen configureren zodat bellers de TTY-indeling kunnen kiezen of spraakprompts kunnen gebruiken vanuit dezelfde postbus.

Gebruikersinterface Messaging-telexapparaat In Messaging installeert de beheerder het TTY-taalpakket voor VS Engels om de TTY-ondersteuning te bieden. De TTY-prompts stellen de meeste Messaging-functies beschikbaar aan gebruikers van TTY-apparaten. Messaging-gebruikers kunnen TTY-berichten verzenden, ontvangen en beantwoorden met een TTY-apparaat. Gebruikers drukken op dezelfde telefoontoetsen om TTY-berichten en spraakberichten te verzenden, ontvangen en beantwoorden. Gebruikers die een postbus hebben die is geconfigureerd voor TTY kunnen: • De TTY-taal gebruiken voor de meeste menu's, prompts en berichten van Messaging. • Messaging gebruiken om inkomende telefoongesprekken te beantwoorden met een TTYbegroeting. Bellers kunnen de Messaging-TTY of spraakprompts gebruiken bij het opnemen van berichten. Messaging ondersteunt tevens het gebruik van TTY en spraak tijdens hetzelfde gesprek. Tijdens een VCO-sessie kan een gebruiker bijvoorbeeld een prompt in TTY-indeling ontvangen en ver-

Juni 2015


61

Messaging met een telexapparaat

volgens een spraakbericht opnemen. Mensen met gehoorproblemen die duidelijk praten kunnen berichten ontvangen met een TTY-apparaat en een spraakbericht verzenden gedurende hetzelfde gesprek.

Belangrijke informatie voor TTY-gebruikers Aanbevolen hardware Zorg ervoor dat u kiezen via druktoetsen of toonkiezen gebruikt tijdens uw gesprek om menuselecties te kunnen uitvoeren of gegevens te kunnen invoeren. Veel TTY-apparaten, waaronder de Avaya Model 8840 TTY, kunnen tonen voor toonkiezen genereren voor het kiezen van een nummer. Nadat de verbinding tot stand is gebracht, schakelen deze apparaten echter automatisch over van toonkiezen naar TTY. Om die reden moet u een apart telefoontoestel met druktoetsen gebruiken met het TTY-apparaat. Eén manier om dit te doen is via aansluiting van een akoestische koppelaar om het TTY-apparaat en de telefoon met elkaar te verbinden. Een alternatieve aanpak is het gebruik van de the TTY met een Avaya IP Softphone. Configureer de IP Softphone zodanig dat deze in de modus Telecommuter staat en wijs het TTY-apparaat aan als het bijbehorende analoge telefoontoestel. De gebruikersinterface van de IP Softphone maakt het mogelijk om tonen voor toonkiezen te verzenden naar Messaging. Voor meer informatie over het zodanig configureren van de IP Softphone dat deze in de modus Telecommuter staat, raadpleegt u de handleiding Avaya one-X® Communicator gebruiken, onderwerpnaam: Instellingen voor uitgaande gesprekken configureren.

Messaging-prompts Als u Messaging gebruikt met een TTY-apparaat, geeft het systeem menus's en prompts op het TTY-apparaat weer. De menu's en prompts bevatten opties voor Messaging-functies. U krijgt vaak Messaging-prompts om op cijfers te drukken of letters te typen op het toetsenblok van de telefoon. Als u op de toetsen op het toetsenblok van de telefoon drukt, om de prompts te beantwoorden, verzendt u opdrachten in de vorm van toonkiessignalen naar Messaging. U kunt alleen op het TTY-apparaat typen wanneer de GA-prompt (Go Ahead) wordt weergegeven.

Conversie van tonen naar tekst bij telexapparaat Als u een spraakbericht ontvangt, geeft het TTY-apparaat geen tekst of incidentele willekeurige tekens weer. Als een bericht spraak bevat, knippert het signaallampje op het TTY-apparaat willekeurig. Het TTY-apparaat converteert de TTY-tonen naar tekst op het display van het TTY-apparaat, maar kan niet tegelijkertijd spraakberichten naar tekst converteren. Vraag zo nodig assistentie van iemand anders, zoals een zendoperator.

Messaging en signalering via telexapparaat Twee Messaging TUI-opties verstoren de signalering tussen Messaging en TTY-apparaten. Gebruikers van TTY-apparaten kunnen geen TUI-functies gebruiken die: • De afspeelsnelheid van een spraakbericht aanpassen. • Vooruit- of terugspringen binnen een bericht terwijl het bericht wordt afgespeeld.

62


Juni 2015

Toegang tot Messaging-postbus via een TTY-apparaat

Als u bijvoorbeeld de afspeelsnelheid van een Messaging TTY-bericht wijzigt, kunt u tevens de baudsnelheid van de verzending wijzigen. Messaging en het ontvangende TTY-apparaaat zijn niet langer gesynchroniseerd. Opmerking: Deze TUI-functies zijn mogelijk niet beschikbaar voor uw TUI. Raadpleeg voor meer informatie over probleemoplossing met betrekking tot TTY de sectie Typografische fouten en ontbrekende tekens in berichten op pagina 68.

Toegang tot Messaging-postbus via een TTY-apparaat Wanneer u uw Messaging-postbus opent via een TTY-apparaat, verzendt Messaging instructies in TTY-taalindeling. U kunt zich aanmelden bij Messaging met de volgende apparaten: • Een TTY-apparaat. • Een telefoon die is verbonden met een TTY-apparaat.

Aanmelden via een TTY-apparaat Over deze taak U kunt deze taak alleen uitvoeren als uw organisatie gebruikmaakt van TTY als standaardtaal.

Procedure 1. Kies het telefoonnummer van uw kantoor vanaf uw werktoestel. 2. Voer als hierom wordt gevraagd uw wachtwoord in TTY in en druk op hekje (#).

Resultaat Op het TTY-apparaat wordt uw naam weergegeven en of u nieuwe berichten hebt. Op het TTYapparaat wordt tevens een lijst met menuopties weergegeven.

Aanmelden door het Messaging-toegangsnummer te kiezen Over deze taak U kunt stap 3 en stap 4 alleen uitvoeren als uw organisatie TTY gebruikt als standaardtaal. Als uw organisatie over een apart nummer beschikt dat alleen aanwijzingen in TTY verzendt, gebruikt u dat nummer om toegang te krijgen tot Messaging.

Vereisten • U heeft een Messaging-toegangsnummer nodig. Als bij uw organisatie de Automatische telefonist toegang heeft tot het Messaging-systeem, kunt u ook het nummer van de Automatische telefonist gebruiken om toegang tot Messaging te krijgen. In dat geval moet u, nadat u zich hebt aangemeld bij Messaging, TTY selecteren als uw standaardtaal. • Stel TTY in als de gebruikerstaal op de webpagina Algemeen in Gebruikersinstellingen.

Juni 2015


63


Procedure 1. Kies uw Messaging-toegangsnummer vanaf uw eigen toestel. 2. Voer uw wachtwoord in als hierom wordt gevraagd en druk op hekje (#). 3. (Optioneel) Als u kiest vanaf een ander toestelnummer of van buiten uw organisatie zonder een bijbehorende Messaging-postbus: a. Druk op hekje (#). b. Voer het Messaging-postbusnummer van uw toestel in en druk vervolgens op hekje (#). c. Voer uw wachtwoord in als hierom wordt gevraagd en druk op hekje (#). 4. (Optioneel) Als het andere toestelnummer wel een bijbehorende Messaging-postbus heeft: a. Druk op sterretje (*) om terug te gaan naar het hoofdmenu. b. Herhaal stappen 3a t/m 3c.

Resultaat Op het TTY-apparaat wordt uw naam weergegeven en of u nieuwe berichten hebt. Op het TTYapparaat wordt tevens een lijst met menuopties weergegeven.

De gebruikersinterface van het Messaging telexapparaat gebruiken Uw naam opnemen Over deze taak Het Messaging-systeem slaat uw naam op in uw postbus. Als u uw naam wilt wijzigen, volgt u de TTY-prompts voor uw TUI. Als Messaging u vraagt om uw naam op te nemen, gebruikt u uw TTY-apparaat om uw naam in te voeren. Zorg ervoor dat u wacht op de GA-prompt voordat u begint met typen. Opmerking: U kunt waarborgen dat de tekst die u type correct wordt weergegeven bij het afspelen door het volgende te doen op uw TTY-apparaat voordat u uw naam typt:

Procedure 1. Meld u aan bij Messaging met behulp van uw TTY-apparaat. 2. Druk tweemaal op 5 om naar het menu Naam opnemen te navigeren. 3. Typ een enkel cijfer of een voorwaartse slash (/). 4. Druk enkele malen op de spatiebalk op uw TTY-apparaat.

64


Juni 2015

De gebruikersinterface van het Messaging telexapparaat gebruiken

Berichten opnemen en verzenden Over deze taak De TUI die u gebruikt bepaalt hoe berichten worden opgenomen en verzonden.

Procedure 1. Meld u aan bij Messaging met uw TTY-apparaat. 2. Druk op de passende telefoontoets om een bericht op te nemen. 3. Als op het TTY-apparaat de GA-prompt wordt weergegeven, typt u uw bericht en drukt u vervolgens op hekje (#). 4. Kies het postbusnummer van de persoon aan wie u het bericht wilt verzenden. 5. Druk op hekje (#). Op het TTY-apparaat wordt de naam van de persoon weergegeven. • Als het display van het TTY-apparaat leeg is, is de naam niet vastgelegd voor Messaging met behulp van een TTY-apparaat. Als het postbusnummer correct is, gaat u verder met stap 6. • Als op het TTY-apparaat een onjuiste naam wordt weergegeven, hebt u mogelijk het verkeerde postbusnummer gekozen. Druk op de passende telefoontoets om het adres te verwijderen en herhaal stap 4. 6. Druk op hekje (#) om het adresseren te beëindigen. 7. Druk op de passende combinatie van telefoontoetsen voor uw TUI om het bericht te verzenden. Afhankelijk van uw TUI, kunt u op de volgende manieren een bericht uitzenden: • Onmiddellijk of later. • Als privébericht of als normaal bericht. • Als bericht met hoge prioriteit of bericht met standaardprioriteit. 8. Uw bericht wordt verzonden en u gaat terug naar het hoofdmenu.

Berichten ontvangen en beantwoorden Over deze taak De TUI die u gebruikt bepaalt hoe u berichten ontvangt.

Procedure 1. Meld u aan bij Messaging. 2. Druk op de betreffende telefoontoets om de berichten te ontvangen en beantwoorden die mensen u hebben gestuurd. 3. Messaging gaat naar het eerste nieuwe bericht en biedt prompts voor acties die u kunt uitvoeren. Afhankelijk van uw TUI kunt u berichten verzenden of doorsturen door gebruik te maken van de volgende methoden: • De afzender bellen.

Juni 2015


65


• Het bericht beantwoorden. • Het bericht doorsturen met een opmerking. • Een antwoord naar alle ontvangers verzenden. • Een bericht nu of later verzenden. • Het bericht verzenden als privébericht. • Het bericht verzenden als prioriteitsbericht. • Het bericht verwijderen • Het bericht opslaan. • Doorgaan met het volgende bericht. Het TTY-apparaat geeft het volgende bericht weer in uw postbus. 4. Herhaal stap 3 voor elk nieuw bericht in uw postbus. Als uw postbus geen nieuwe of opgeslagen berichten bevat, leidt Messaging u terug naar het hoofdmenu.

Begroetingen beheren Als u een gesprek niet beantwoordt, wordt deze doorverbonden met de voicemail en speelt Messaging de begroeting af die u hebt opgenomen. Zorg ervoor dat uw persoonlijke begroeting zowel een gedeelte voor spraak als een gedeelte voor TTY bevat. • Gedeelte voor spraak: u kunt een kort spraakbericht opnemen om aan bellers te melden dat zij een TTY-postbus hebben bereikt. Vertel bellers dat zij op 1 kunnen drukken om een spraakbericht achter te laten. • Gedeelte voor TTY: voeg tijdens het opnemen van het spraakgedeelte een TTY-opname aan de begroeting toe. Vertel TTY-bellers in de begroeting dat zij een TTY-bericht kunnen achterlaten wanneer de GA-prompt wordt weergegeven. U hoeft geen persoonlijke begroeting op te nemen. Als u ervoor kiest geen persoonlijke begroeting op te nemen, wordt een vooraf gedefinieerde begroeting afgespeeld op het systeem. Als uw actieve taal voor gespreksbeantwoording TTY is, geeft Messaging de TTY-prompt „Laat een bericht achter voor ” weer. Als de beller een gesproken taal selecteert, speelt Messaging de gesproken prompt „Laat een spraakbericht achter voor ”af. De TUI die u gebruikt bepaalt hoe begroetingen worden beheerd.

Een gecombineerde gesproken en TTY-begroeting opnemen Over deze taak U kunt als volgt een gecombineerde gesproken en TTY-begroeting opnemen als primaire begroeting:

66


Juni 2015

Problemen met de gebruikersinterface van het telexapparaat oplossen

Procedure 1. Meld u aan bij Messaging. 2. Druk op de passende telefoontoets om de persoonlijke configuratie of het begroetingsmenu te selecteren. 3. Druk op de passende telefoontoets om de persoonlijke begroeting op te nemen. 4. Als Messaging de GA-prompt weergeeft op het TTY-apparaat, gebruikt u de handset van de telefoon om het korte gesproken gedeelte van uw begroeting op te nemen. Belangrijk: Houd het gesproken gedeelte van uw begroeting kort, zodat TTY-bellers niet denken dat zij het verkeerde nummer hebben gekozen. Het volgende bericht is een voorbeeld van wat u kunt opnemen: „Dit is de TTY-postbus voor Jan Smits. Als u een bericht wilt inspreken, drukt u nu op 1” 5. Druk op de passende telefoontoets om te stoppen met het spraakgedeelte van de begroeting. 6. Leg de hoorn op de haak. Als u een TTY-apparaat met een akoestische koppelaar gebruikt, plaatst u de handset in de koppelaar 7. Druk op de passende telefoontoets om het opnemen te hervatten 8. Als u de GA-prompt ziet, typt u uw TTY-begroeting. Het volgende bericht is een voorbeeld van wat u kunt typen: „Jan Smits is niet beschikbaar.. Laat een bericht achter nadat de GA-prompt is weergegeven. Hang op zodra u klaar bent of druk op 1 voor meer opties.” 9. Druk onmiddellijk op de passende telefoontoets om het opnemen te stoppen. 10. Druk op de passende telefoontoets om de begroeting te accepteren, verwijderen of opnieuw op te nemen.

Een gesprek voeren met een andere TTY-gebruiker Een beller kan een telefoon of een TTY-apparaat gebruiken om een telefoongesprek te voeren met een gebruiker die een TTY-apparaat gebruikt.

Problemen met de gebruikersinterface van het telexapparaat oplossen In dit onderwerp wordt beschreven hoe u algemene problemen kunt corrigeren die zich kunnen voordoen op Messaging-systemen waarop TTY is ingeschakeld. Als deze suggesties het probleem niet oplossen, neemt u contact op met uw beheerder.

Juni 2015


67


Opmerking: De TUI die u gebruikt bepaalt op welke telefoontoets u drukt.

Typografische fouten en ontbrekende tekens in Messaging-berichten Messaging-verzendingen zijn mogelijk niet luid genoeg voor uw TTY-apparaat.

Mogelijke oplossing Procedure 1. Op sommige TTY-apparaten kunt u de gevoeligheid van het apparaat aanpassen om zwakke signalen te detecteren. Raadpleeg voor meer informatie over het instellen van de gevoeligheid van het apparaat op hoog, de gebruikershandleiding voor uw TTY-apparaat. 2. U kunt ook het volume van de verzending verhogen terwijl Messaging een bericht afspeelt. Kies de passende telefoontoets voor uw TUI. Opmerking: Probeer niet het volume te verhogen terwijl Messaging prompts afspeelt of een menu presenteert.

Messaging reageert niet op uw opdrachten of menuselecties Mogelijk verzendt u “Baudot” TTY-tonen in plaats van de “touchtones” die Messaging vereist voor de invoer van opdrachten en voor menuselecties. De Baudot-tonen die door TTY-apparaten worden geproduceerd en de touchtones die door een telefoon worden geproduceerd bij het kiezen van een telefoonnummer zijn verschillend. Veel TTY-apparaten die touchtone-signalen kunnen genereren voor het kiezen van telefoonnummers schakelen automatisch over op de TTY-modus na het kiezen van het nummer.

Mogelijke oplossing Procedure Gebruik het TTY-apparaat met een standaardtelefoon met toetsenblok of gebruik het TTY-apparaat met de Avaya IP Softphone.

Het systeem reageert niet op de telefoontoetsen die u indrukt Terwijl Messaging tekst naar uw TTY verzendt, reageert het systeem niet op de telefoontoetsen die u indrukt. Met andere woorden, u moet wachten totdat Messaging stopt met verzenden voordat het kan reageren op uw toonkiesopdrachten. Messaging-verzendingen kunnen zo luid zijn dat Messaging uw toonkiessignalen niet kan detecteren.

68


Juni 2015

Problemen met de gebruikersinterface van het telexapparaat oplossen

Mogelijke oplossing Procedure 1. Nadat Messaging een bericht heeft verzonden, verlaagt u het volume van de transmissies. 2. Druk op de passende telefoontoets voor uw TUI. Opmerking: Probeer niet het volume te verlagen terwijl Messaging prompts afspeelt of een menu presenteert.

De TTY geeft willekeurige tekens, cijfers en leestekens weer in plaats van begrijpelijke tekst Mogelijke oorzaak: uw TTY-apparaat is niet gesynchroniseerd met het Messaging-systeem. Messaging kan zich bijvoorbeeld in de lettermodus bevinden terwijl uw apparaat in de cijfermodus staat.

Mogelijke oplossing Over deze taak Afhankelijk van het type TTY-apparaat dat u gebruikt, kunt u uw TTY-apparaat op de volgende manieren opnieuw synchroniseren met Messaging:

Procedure 1. Druk op de spatiebalk. 2. Druk op de toets LETTERS. 3. Typ een willekeurige letter. Opmerking: Als u letters ziet terwijl u cijfers verwacht, drukt u op de toets CIJFERS op uw TTYapparaat of typt u een willekeurig cijfer.

Gebruikers krijgen willekeurige tekens, cijfers en leestekens in opgenomen berichten te zien Als TTY-gebruikers een bericht of gesprek lezen dat u opneemt met Messaging, krijgen zij willekeurige tekens, cijfers en leestekens te zien. Mogelijke oorzaak: uw TTY-apparaat is niet gesynchroniseerd met het Messaging-systeem.

Mogelijke oplossing Over deze taak Als u uw TTY-apparaat wilt synchroniseren met Messaging, gebruikt u een van de volgende methoden voordat u inhoud gaat invoeren:

Juni 2015


69


Procedure 1. Als uw opname begint met een letter, drukt u op de toets LETTERS voordat u inhoud typt. 2. Als uw TTY-apparaat geen toets LETTERS heeft, typt u een slash (/), drukt u enkele malen op de spatiebalk en typt u de inhoud. 3. Als uw opname begint met een getal, drukt u op de toets CIJFERS en typt u uw inhoud. 4. Als uw TTY-apparaat geen toets CIJFERS heeft, typt u de letter x, drukt u enkele malen op de spatiebalk en typt u vervolgens uw inhoud. Opmerking: Wacht in alle gevallen op de GA-prompt voordat u begint met typen.

70


Juni 2015

Index A

D

Aanbevolen hardware .......................................................62 aanmelden Gebruikersvoorkeuren ...............................................10 abonnee telexapparaat .....................................................67 accountinformatie ............................................................. 40 Afdrukbestand mislukt. rc = 1260 ..................................... 38 afhandeling van inkomende gesprekken configureren .............................................................. 44 afspeelsnelheid van berichten instellen, afspeelsnelheid van berichten .................................................................... 50 Afspeelvolgorde van berichten ......................................... 49 Afspelen op pc ..................................................................12 Afspelen op telefoon ...................................................12, 42 afzender bellen ................................................................. 15 algemene voorkeuren .......................................................39 andere mobiele telefoon of pager .....................................41 Aria ..................................................................................... 7 Aria TUI ............................................................................ 25 Audix ...................................................................................7 Automatisch afspelen ....................................................... 49

definiëren e-mailadres voor inkomende faxberichten ................ 42

E Een bereikbaarheidsschema definiëren ........................... 46 eerste vereiste .................................................................. 11 e-mailaccounts instellen ................................................... 16 e-mailclient configureren .............................................................. 16 e-mailmelding ................................................................... 48 e-mailmeldingen voor faxberichten configureren .............................................................. 48 externe faxprinter wachtwoord wijzigen ................................................. 36 extern nummer ................................................................. 39 extra toestellen ................................................................. 40

F fax

B

inkomend ...................................................................28 uitgaand .....................................................................29

beantwoorden berichten ....................................................................65 begroetingen info .............................................................................55 bellercategorieën .............................................................. 44 Bereikbaarheid ................................................................. 40 Bereikbaarheidnummers .................................................. 45 Bereikbaarheidsschema ................................................... 46 Bereikbaarheidsvoorkeuren ..............................................43 Bereikbaarheidsvoorkeuren testen ...................................46 berichten bewaren ............................................................ 26 berichten blokkeren .......................................................... 41 Berichtherstel ....................................................................25 bericht verzenden ............................................................. 65 bestaande leden ............................................................... 53 bewerken uitgebreide lijst .......................................................... 54 Bezorging van berichten, toekomstige bezorging .............26

Fax

C

G

CallPilot .............................................................................. 7 configureren afhandeling van inkomende gesprekken ...................44 e-mailclient ................................................................ 16 e-mailmeldingen voor faxberichten ........................... 48 Microsoft Office Outlook 2010 ................................... 20 Microsoft Office Outlook 2013 ................................... 20 optionele begroetingen ..............................................57 standaardbegroetingen ............................................. 56 TSID .......................................................................... 42 Conversie van tonen naar tekst bij telexapparaat ............ 62

gebruiken gebruikersinterface van telexapparaat voor Messaging ................................................................................... 64 gebruikersvoorkeuren .......................................................39 Gebruikersvoorkeuren aanmelden .................................................................10 gesprekken met andere bellers afhandelen ..................... 44 gespreksafhandeling ........................................................ 44 gespreksfiltering ............................................................... 45

Juni 2015

afdrukken fax ...................................................................... 28 belregels ....................................................................28 HTTP-afdrukken ........................................................ 28 Internet Printing Protocol ...........................................28 faxclient installeren .................................................................. 32 Faxclient downloaden .......................................................31 faxprinter netwerkprinter ............................................................34 toevoegen ............................................................33, 34 Windows 8 .................................................................34 Faxprinterservice .............................................................. 33 Foutbericht Kan de faxprinterservice niet toevoegen ....... 37 functie ............................................................................... 15 antwoord via spraak .................................................. 13 doorsturen via spraak ................................................14


71

Index

H

Niet-verzonden bericht ..................................................... 25 nieuwe leden .................................................................... 53

Het bericht opnemen ........................................................ 65 HTTP-afdrukken ............................................................... 30 HTTP-afdrukken inschakelen op Windows 7 ....................31 HTTP-afdrukken inschakelen op Windows XP .................31

O

I IMAP ...........................................................................16, 17 indicator voor wachtende berichten ..................................24 info begroetingen ............................................................. 55 inkomende berichten blokkeren ........................................41 inkomende faxberichten e-mailadres definiëren ...................................................................42 inkomend faxbericht ......................................................... 28 installatieprogramma voor faxclient ondersteunde talen ....................................................32 installeren faxclient ..................................................................... 32 intern nummer .................................................................. 39 IPP inschakelen ................................................................30

K Kan installatieprogramma voor faxclient niet downloaden ...........................................................................................37 koppeling met postbusnummer ........................................ 59

L lijstnaam ........................................................................... 53 lijstnummer ....................................................................... 53

M meldingen configureren .................................................... 47 melding van automatische verwijdering ............................26 Messaging aanmeldingsopties .................................................... 63 kiezen ........................................................................ 63 Messaging-faxontvanger ontvangt geen faxberichten ......38 Messaging reageert niet ................................................... 68 Messaging-telexapparaat gebruikersinterface ....................................................61 messaging-toegangsnummer ........................................... 39 Microsoft Office Outlook 2003 .......................................... 17 Microsoft Office Outlook 2007 configureren ..................... 18 Microsoft Office Outlook 2010 configureren .............................................................. 20 Microsoft Office Outlook 2013 configureren .............................................................. 20 Microsoft Office Outlook 2013 configureren ..................... 21 mobiele telefoon in interne directory .................................41 mobiele telefoon of pager ................................................. 41

N Naam opnemen .......................................................... 56, 64

72

ongelezen spraakberichten .............................................. 24 Ontbrekende tekens ......................................................... 68 ontvangen berichten ....................................................................65 oplossing typografische fouten en ontbrekende tekens ............ 68 opschonen ........................................................................ 23 opschonen op IMAP-server .............................................. 23 optionele begroetingen configureren .............................................................. 57 Outlook ............................................................................. 16 afzender bellen ..........................................................15 antwoord via spraak .................................................. 13 doorsturen via spraak ................................................14 overzicht ............................................................................. 7 Overzicht van telexapparaat .............................................61

P persoonlijke lijsten ...................................................... 52–54 postbus ......................................................................... 8, 40 postbus initialiseren ............................................................ 9 postbus openen .................................................................. 8 postbus openen vanaf een willekeurige telefoon ............... 8 problemen oplossen gebruikersinterface ....................................................67

R Rapport van niet-aflevering .............................................. 27 Reageert niet op opdrachten Reageert niet op menuselecties ................................68 Reageert niet op telefoontoetsen TUI-toetsen ................................................................68

S signalering tussen Messaging en het telexapparaat ........ 62 SMTP ..........................................................................16, 17 Snelle aanwijzingen ..........................................................51 Spraakherkenning instellen voor adresseringsvoorkeuren ...........................................................................................51 standaardbegroetingen configureren .............................................................. 56

T taal ....................................................................................40 talen voor beantwoording van gesprekken .......................40 telefonist ........................................................................... 43 telefoonnummers ..............................................................14 telefoonvoorkeuren ...........................................................14 tijdelijk Messaging-wachtwoord .......................................... 9 tijdzone ............................................................................. 40 Toegang tot Messaging-postbus ........................................ 8


Juni 2015

Index

toestel ............................................................................... 40 toestelnummer kiezen ...................................................... 63 toevoegen faxprinter ............................................................. 33, 34 nieuwe leden ............................................................. 55 TSID configureren .............................................................. 42 TTY-apparaat opnieuw synchroniseren ............................69 TTY-apparaat synchroniseren .......................................... 69 TTY-begroeting opnemen .................................................66 TUI ......................................................................................7 TUI CallPilot ......................................................................49 TUI reageert niet ...............................................................69

U uitgaande faxtaak wijzigen ......................................................................36 uitgaand faxbericht ........................................................... 29 verzenden ..................................................................35 uitgebreide lijsten ..............................................................54 Uw bereikbaarheidsnummers definiëren .......................... 45

V vermelding van datum en tijd instellen ............................. 51 Verplaatste berichten in Outlook ...................................... 25 verwijderen ................................................................. 53, 54 bestaande leden ........................................................54 Verwijderen van berichten voorkomen ............................. 26 verzenden uitgaand faxbericht .................................................... 35 Voorinstallatie voor faxclient .............................................29 Voorkeuren voor Mijn telefoon ..........................................49 voorkeuren voor Waarschuw mij configureren ................. 47 voortgang van gesprekken ............................................... 16

W Waarschuw mij ................................................................. 40 wachtwoorden wijzigen via gebruikersvoorkeuren ........... 59 wachtwoord wijzigen .........................................................59 Werkbalk ...........................................................................11 werktijden ......................................................................... 58 Werktijden definiëren ........................................................58 wijzigen uitgaande faxtaken .................................................... 36 willekeurig .........................................................................69 willekeurige tekens ........................................................... 69 Windows kan geen verbinding maken met printer ............38

Juni 2015


73

Avaya Aura Messaging gebruiken

Recommend Documents