NuPoint Unified Messaging

MITEL

NuPoint Unified Messaging

Gebruikershandleiding Versie 5.0

KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks™ Corporation (MITEL®) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation.

Handelsmerken Mitel en NuPoint Unified Messaging zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation.

Andere productnamen die in dit document worden genoemd, kunnen handelsmerken van hun respectieve houders zijn en worden hierbij erkend.

Mitel NuPoint Unified Messaging™ (UM) Messaging Gebruikershandleiding Versie 5.0 Januari 2012 ®, ™ Handelsmerk van Mitel Networks Corporation © Copyright 2012, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden

ii

Inhoudsopgave

Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Informatie over uw voicemailsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Over dit document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 De telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Voordat u uw mailbox opent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Toegang tot uw mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Van binnen uw organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Vanaf uw eigen toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Vanaf een ander toestel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Van buiten uw organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Vanaf een buitenlijn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 De mailbox instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Menuoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Begroetingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Naam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Toegangscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Berichten afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Toegang tot het voicemailmenu en het e-mailmenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Berichten afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Terwijl u een bericht beluistert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Nadat u een bericht hebt beluisterd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Berichten opstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Een spraakbericht maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Een spraakbericht opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Opgenomen bericht versturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Gebruikersopties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Begroetingstekst, naam en toegangscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Distributielijsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Een distributielijst maken of wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Een distributielijst gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Belschemaopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

iii

Messaging Gebruikershandleiding

MOptionele functie Gesprek opnemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Opnemen met behulp van softkeys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Opnemen met behulp van vaste toetsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Een opname beluisteren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Optionele functie Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Afleveringsopties voor faxberichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 Faxberichten afspelen en afdrukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Vanaf een telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Vanaf een faxtelefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Nadat u een faxbericht hebt beluisterd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Een faxbericht maken (zonder spraak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Via het faxsysteem van uw bedrijf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Vanaf uw eigen mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Een faxbericht maken (met spraak) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Via het faxsysteem van uw bedrijf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Vanaf uw eigen mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Uw pc gebruiken voor faxberichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Fax Printer downloaden en installeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Een fax verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Faxberichten bekijken en doorsturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Uw pc gebruiken voor spraakberichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en 2007 . . . . . . . . . 24 Installerenvan de Outlook Client Plug-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Bericht afspelen instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 NuPoint Unified Messaging Werkbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 QuickPlay-werkbalk: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Een spraakbericht in Outlook afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Een spraakbericht in Outlook beantwoorden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Een spraakbericht in Outlook doorsturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Een nieuw spraakbericht in Outlook verzenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Door spraakberichten in Outlook bladeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Webweergave vanaf Outlook starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

iv

Inhoudsopgave

Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 De invoegtoepassing voor de Outlook Client installerenl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 NuPoint Unified Messaging Tabblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Multimediabediening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Door spraakberichten in Outlook bladeren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Spraakberichten in Outlook afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Faxberichten in Outlook bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Text-to-Speech (TTS)-optie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Een Text-to-Speech-bericht afspelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Speech Auto-Attendant-optie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Spreektips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Universele spraakopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Oproepen plaatsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Een oproep plaatsen met spraakopdrachten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Een gesprek annuleren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 De operator bellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

v


vi

Inleiding

Inleiding Informatie over uw voicemailsysteem Met de Mitel® NuPoint Unified Messaging™ (UM) kunt u uw voicemail, Record-A-Call (RAC), fax en Microsoft® Outlook® e-mailberichten beheren vanaf een toetstelefoon of een pc. Voicemail, Record-A-Call, fax en e-mail zijn "berichten" die u kunt beluisteren via uw voicemailbox. U roept ze op via een menusysteem. Via het Voice Mail-menu hebt u toegang tot de meeste voicemailboxfuncties en -opties, ook tot faxberichten. Alle voicemailgebruikers kunnen dit menu oproepen. Het e-mailmenu geeft alleen toegang tot e-mailberichten en is uitsluitend bestemd voor gebruikers van de Advanced Unified Messaging-functie met de Text-to-Speech-optie beschikken. U hebt niet alleen via uw telefoon toegang tot uw berichten. U kunt ze nu ook afspelen en beheren via uw Microsoft Outlook-postbus. Hiertoe installeert u een plug-inspeler waarmee u spraakberichten vanaf uw e-mailpostbus kunt afspelen via de luidsprekers van uw pc of via de telefoon. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u de Advanced Unified Messaging-functie beschikken. Zie "Uw pc gebruiken voor faxberichten" op pagina 20 voor meer informatie. U kunt ook gebruikmaken van een Speech Auto Attendant (SAA) om gesprekken met personen te voeren via spraakopdrachten. De SAA van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. Zie "Speech Auto-Attendant-optie" op pagina 39 voor meer informatie. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

Over dit document In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de voorzieningen van de Mitel®-telefoongebruikersinterface (TUI), de Mitel Outlook Client Plug-in en de Speech Auto Attendant. Als u een andere ondersteunde e-mailclient gebruikt, kunt u in de Webweergave Help terecht voor meer informatie. U kunt ook de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.

1


De telefoon Voordat u met de voicemailfuncties van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. •

Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint UM Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen.

•

Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voicemailsysteem.

•

Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox nieuwe spraakberichten bevat.

•

Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voicemail. Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: De namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen.

Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: •

het nummer van de NuPoint UM-receptionist (optioneel)

•

het toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem

•

uw mailboxnummer

•

het standaardwachtwoord

Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder.

2

Toegang tot uw mailbox

Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke "mailbox", die beveiligd is met een wachtwoord. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijk wachtwoord toe, dat u gebruikt wanneer u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt.

Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.

Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Druk op

wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd.

3. Voer het mailboxnummer in en druk op

.

4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd.

Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint UM Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op

.


Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NuPoint UM-receptionist. 2. Druk op

om toegang tot het NuPoint UM Voice-systeem te krijgen.

3. Voer het mailboxnummer in en druk op

.


3


De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt.

Menuoverzicht Als u een voorbeeld van het menuoverzicht wilt zien, kunt u de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI van de NuPoint Unified Messaging raadplegen op http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.

Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"). Als uw systeembeheerder de functie Verlengde afwezigheidsbegroeting voor uw mailbox heeft ingeschakeld, kunt u ook een Verlengde afwezigheidsbegroeting opnemen. Met deze begroeting kunt u bellers laten weten dat u voor langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Na afloop van de begroeting kunnen bellers doorgeschakeld worden naar de centralist of een bericht achterlaten. Opmerking: Zodra de Verlengde afwezigheidsbegroeting is opgenomen, wordt deze geactiveerd. Alle bellers die naar uw mailbox worden doorgeschakeld, krijgen deze begroeting dus te horen. Wanneer u zich bij uw voicemail aanmeldt, wordt u gevraagd om op 1 te drukken om de Verlengde afwezigheidsbegroeting geactiveerd te laten, of op 2 om deze uit te schakelen. Als uw systeembeheerder de berichtaflevering voor de Verlengde afwezigheidsbegroeting heeft uitgeschakeld, kunnen bellers na afloop van de begroeting alleen worden doorgeschakeld naar de centralist. Zie "Begroetingstekst, naam en toegangscode" op pagina 11.

4

De mailbox instellen

Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: •

u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit");

•

andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16:45 uur, van Janet Smit");

•

uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld "Janet Smit").

Toegangscode U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is toegekend. Tijdens het programma van de handleiding wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als "1234" te kiezen. Opmerking: Wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u "0000" in wanneer u tijdens het programma van de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de NuPoint UM Voice-functies. Opmerking: Opmerking: voor extra beveiliging heeft de beheerder mogelijk ingesteld dat u uw toegangscode regelmatig moet vernieuwen.

5


Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 niet-afgespeelde berichten"). Gebruikers van Advanced Unified Messaging (UM) met de Text-to-Speech (TTS)-optie vernemen via het systeem hoeveel voicemails en e-mails zij hebben ontvangen (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 niet-afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3 niet-afgespeelde e-mails en 1 opgeslagen e-mail). Via afzonderlijke menu’s krijgt u toegang tot uw voicemails en e-mails. Gebruikers van Advanced UM met TTS hebben na afloop van het berichtoverzicht toegang tot het voicemailmenu of het e-mailmenu. U kunt steeds van het ene menu naar het andere gaan. Opmerking: Gebruikers van Advanced UM zonder de TTS-optie hebben geen toegang tot het e-mailmenu.

Toegang tot het voicemailmenu en het e-mailmenu Nadat u uw mailbox hebt geopend • •

Als u regelmatig voicemail gebruikt, komt u automatisch in het Voicemailmenu. Als u gebruiker bent van Advanced UM met de TTS-optie, drukt u op om naar het E-mailmenu te gaan.

om naar het

Voicemailmenu te gaan of

Berichten afspelen Als u eenmaal in het Voicemailmenu of het E-mailmenu bent, drukt u op •

of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Daarna kunt u, al naargelang uw mailboxinstellingen, kiezen om eerst uw niet-afgespeelde berichten of uw opgeslagen berichten af te spelen; in het andere geval worden uw niet-afgespeelde berichten eerst afgespeeld. Opmerking: Als op het voicemailsysteem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

6

Berichten afspelen

Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF

Druk op deze softkey

Om deze actie uit te voeren

Meer gevolgd door Pauze

Het bericht 30 seconden onderbreken.

←

Het bericht vijf seconden terugspoelen.

→

Het bericht vijf seconden vooruitspoelen.

Vlgd

Naar het volgende bericht gaan.

Meer gevolgd door Afspelen

Teruggaan naar het begin van het vorige bericht.

Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze toets OF



Afspelen (of Herhalen)

Het bericht nogmaals afspelen.

Beantwoorden

Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te sturen.

7


Druk op deze toets OF



Beantwoorden (waarbij de optie Terugbellen is ingeschakeld)

om via voicemail te antwoorden (zoals hierboven)

om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht te verwijderen. om de beller terug te bellen en vervolgens het bericht op te slaan. Doorst.

Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer sturen. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verstuurt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te sturen.

Houd

Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen.

Verwijderen

Het bericht verwijderen.

Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door onmiddellijk op

of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het

bericht hebt verwijderd op een andere toets dan

drukt, kunt u het bericht niet meer

terughalen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

8

Berichten opstellen

Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers.

Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op

of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen.

2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voicemailsysteem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: Het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets waarop u moet drukken per voicemailsysteem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op

of op de softkey Opnemen. drukken om de

opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten, of u kunt de softkeys Pauze/Doorgaangebruiken.)

9


Opgenomen bericht versturen Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties:

Druk op deze toets OF



Verzenden

Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu.

Aanhangen

De opname aanvullen.

Verwijderen

De opname wissen en opnieuw beginnen.

Inzien

Het bericht opnieuw afspelen.

Einde opname

Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of op de softkey Zenden (of Sluiten) om het bericht te versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu.

Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg "Distributielijsten" op pagina 12).

10

Gebruikersopties

Gebruikersopties In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voicemail maken en opties voor geplande oproepen selecteren.

Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Druk op

of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen.

U kunt op elk gewenst moment op

drukken om nogmaals de korte handleiding door te nemen.

Begroetingstekst, naam en toegangscode Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg "De mailbox instellen" op pagina 4), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Druk op deze Softkey toets OF Begroetingen


Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een eerste begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem verschillende voorwaardelijke begroetingen op die uw bellers moeten horen wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") of wanneer u er niet bent (bijvoorbeeld: "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"), of wanneer u langere tijd afwezig blijft (bijvoorbeeld: "Ik kom pas terug op 15 oktober…"). Nu kunt u op

drukken om uw voorwaardelijke begroeting

op te nemen of te wijzigen, op

om uw primaire persoonlijke

begroeting op te nemen of te wijzigen, of op

om uw Verlengde

afwezigheidsbegroeting te activeren. Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die uw bellers moeten horen: primaire of voorwaardelijke. Naam wijzigen Uw naam opnieuw opnemen.

Toegangscode Uw wachtwoord wijzigen.

11


Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders.

Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op

of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties.

2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op

om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie

productplanning"). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam. 4. Druk op

om leden toe te voegen aan de lijst; druk op

om leden te verwijderen.

5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op

als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen.

7. Druk op

om terug te gaan naar het hoofdmenu.

Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0.

Een distributielijst gebruiken •

Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven.

Belschemaopties

12

•

Met NuPoint UM WakeUp kunt u NuPoint UM Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip.

•

Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee u op een specifiek tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen.

•

Met de optie Intercom kunt u een schema definiëren waarmee u een bericht op uw pager ontvangt zodra er een bericht in uw mailbox binnenkomt.

•

Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering (raadpleeg "Opgenomen bericht versturen" op pagina 10).

Optionele functie Gesprek opnemen

Optionele functie Gesprek opnemen Met de functie Gesprek opnemen kunt u bij het NuPoint UM Voice-systeem telefoongesprekken opnemen. Opmerking: In sommige rechtsgebieden bent u wettelijk verplicht om de andere partij op de hoogte te brengen van het feit dat u het gesprek opneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor specifieke instructies.

Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Het systeem kan zodanig worden geprogrammeerd dat externe gesprekken automatisch worden opgenomen wanneer u of de andere partij een gesprek aanneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Als gesprekken niet automatisch worden opgenomen, moet u op een toets Opnemen drukken om de opname tijdens een gesprek met twee partijen te starten. Welke toets u moet indrukken, hangt af van de softkeyvoorziening op het toestel. De volgende telefoons bieden ondersteuning voor softkeys: •

Superset 4150

•

5140 IP

•

5240 IP

Opnemen met behulp van softkeys •

Als u de opname tijdens een gesprek met twee partijen wilt starten, drukt u op de softkey Opnemen die op het digitale telefoonscherm wordt aangegeven.

Opname onderbreken of hervatten tijdens een gesprek •

Als u de opname wilt onderbreken, drukt u op de softkey Pauze.

•

Als u de opname na de onderbreking wilt hervatten, drukt u op de softwaretoets Doorgaan.

De opname stoppen •

Als u de opname wilt stoppen zonder het opgenomen gesprek op te slaan, drukt u op de softkey Stopp&wissen.

•

Als u de opname wilt stoppen en opslaan, drukt u op de softkey Stop&opslaan. Opmerking: De beheerder kan de instellingen voor Gesprek opnemen zodanig hebben geconfigureerd dat een opgenomen gesprek automatisch wordt opgeslagen zodra u ophangt. Als automatisch opslaan is ingeschakeld, hoeft u dus alleen maar aan het eind van het gesprek op te hangen om het opgenomen gesprek op te slaan.

13


Opnemen met behulp van vaste toetsen •

Als u een gesprek wilt opnemen met behulp van de vaste toetsen, drukt u op de toets Opnemen die de systeembeheerder op het toestel heeft geprogrammeerd. Opmerking: Wanneer u vaste toetsen gebruikt bij de functie Gesprek opnemen, kunt u een opnamesessie alleen starten. De systeembeheerder moet de optie voor automatisch opslaan inschakelen om ervoor te zorgen dat uw gesprekken automatisch worden opgeslagen zodra u ophangt. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie.

Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname •

Wanneer u een gesprek in de wacht zet terwijl het gesprek wordt opgenomen, wordt de opname opgeslagen en naar uw mailbox verzonden.

•

Wanneer u het gesprek uit de wacht haalt, wordt een nieuwe opnamesessie gestart. Opmerking: Afhankelijk van de programmering van het systeem is het ook mogelijk dat u de opname kunt opslaan door op DS./CONF. of een lijnweergavetoets te drukken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

Een opname beluisteren U beluistert als volgt een opgenomen gesprek nadat het gesprek is beëindigd: 1. Neem de hoorn op. 2. Open de voicemailbox. 3. Volg de aanwijzingen om de opname op te halen. De procedure hiervoor is hetzelfde als voor het ophalen van een normaal spraakbericht.

14

Optionele functie Fax

Optionele functie Fax Met de functie Fax kunt u door middel van de telefoongebruikersinterface faxberichten beheren die naar uw mailbox zijn gestuurd. U kunt ongelezen faxberichten ophalen, een spraakbericht afspelen dat met een fax is meegestuurd, een fax naar een faxapparaat sturen en een fax (met of zonder spraakbericht) naar een andere gebruiker sturen.

Afleveringsopties voor faxberichten Vanuit het menu Gebruikersopties hebt u toegang tot de afleveringsopties voor faxberichten. Druk in het hoofdmenu op

en vervolgens op

om naar de volgende afleveringsopties

voor faxberichten te gaan:

Drukt u op deze toets

Om deze actie uit te voeren Hiermee stuurt u alle ongelezen faxberichten in uw mailbox naar uw standaardfaxnummer.

Hiermee definieert u een standaardfaxnummer. Als u in menu met faxopties op

drukt worden al uw faxberichten automatisch naar dit nummer gestuurd. Hiermee faxt u een voorblad naar uw mailbox. Dit wordt uw Persoonlijk voorblad. Dit voorblad wordt automatisch gebruikt bij alle faxen die u vanuit uw mailbox verstuurt. Vanaf een faxtelefoon Hiermee kunt u de automatische aflevering van faxberichten naar uw standaardnummer in- en uitschakelen. Automatisch aflevering van faxberichten houdt in dat alle faxberichten die u in uw mailbox ontvangt direct naar uw standaardfaxnummer worden doorgestuurd.

Faxberichten afspelen en afdrukken Faxberichten worden in uw mailbox net zo behandeld als spraakberichten. Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 4 niet-afgespeelde berichten met fax").

15


Vanaf een telefoon U speelt als volgt een faxbericht af: of op de softkey Afspelen (of Bericht

1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op

afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. 2. Bij alle faxberichten vraagt het systeem u op faxberichten. Vanuit dit menu kunt u: •

Op

te drukken voor afleveringsopties voor

drukken om het nummer te kiezen van een faxapparaat waarop u de fax wilt afdrukken.

Kies het nummer wanneer daarom wordt gevraagd.

•

Het systeem bevestigt vervolgens het nummer. Op accepteren of op

•

Nadat u op

drukken om het nummer te

drukken om een nieuw nummer te kiezen.

hebt gedrukt om het nummer te accepteren, drukt u op

fax direct naar dat nummer te sturen of op

om de

om een tijd voor de aflevering in te

stellen. 3. Als u nog meer faxberichten hebt, kunt u deze naar hetzelfde faxnummer sturen dat u de eerste keer hebt gekozen door op

en vervolgens op

te drukken.

Opmerking: U kunt ook de afleveringsopties voor faxberichten gebruiken in het menu Gebruikersopties (voor meer informatie raadpleegt u de Introductiehandleiding bij de Mitel TUI). Als u dit menu gebruikt, kunt u een standaardfaxnummer instellen. Nadat u dit nummer hebt ingesteld, drukt u op

voor de afleveringsopties voor faxberichten

(nadat u het bericht met fax hebt afgespeeld) en vervolgens op

om het faxbericht

af te drukken.

Vanaf een faxtelefoon Een faxbericht ophalen en afdrukken vanaf een faxtelefoon: 1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op de softkey afspelen) en vervolgens op

of op Afspelen (of Bericht

om naar het menu Afleveringsopties voor faxberichten

te gaan. 2. Druk op

om een faxbericht af te drukken op dat faxapparaat.

3. Druk op de knop Start op het faxapparaat wanneer daarom wordt gevraagd. 4. Als u de afgedrukte fax hebt ontvangen, kunt u de verbinding behouden om verder te gaan met uw mailbox-sessie.

16


Nadat u een faxbericht hebt beluisterd Zie "Nadat u een bericht hebt beluisterd" op pagina 7.

Een faxbericht maken (zonder spraak) Met een faxtelefoon kunt u een faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven.

Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Druk na de pieptoon op de knop Start op het faxapparaat om uw fax te versturen. 4. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op of op

drukken om het bericht als urgent te markeren

om een bericht achter te laten voor een andere mailbox.

Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Open uw mailbox en druk op

zodra u uw eigen begroeting hoort.

2. Geef uw wachtwoord op. 3. Druk op

om een bericht te maken.

4. Voer het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 5. Nadat het systeem de naam van de ontvanger heeft bevestigd, voert u de namen of nummers in van eventuele andere ontvangers. 6. Als de adressering van het faxbericht klaar is, drukt u op

om een fax achter te laten

en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor meer opties. 17


7. Nadat de fax is verstuurd, kunt u op

drukken om het bericht te versturen of op

drukken om opties voor berichtadressering (zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging) weer te geven. Selecteer een van deze opties en druk op

om uw bericht te versturen en het hoofdmenu te verlaten.

Een faxbericht maken (met spraak) Met een faxtelefoon kunt u een combinatie van een spraak- en faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven.

Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Neem na de pieptoon een spraakbericht op. 4. Als u het bericht hebt ingesproken, drukt u op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. 5. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op of op

18

drukken om het bericht als urgent te markeren

om een bericht achter te laten voor een andere mailbox.


Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: Uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u uw eigen mailboxnummer in. 3. Als u uw eigen begroeting hoort, drukt u op

.

4. Geef uw wachtwoord op. 5. Druk op

om een bericht te maken. Volg daarna de instructies voor het versturen van

een bericht met alleen spraak vanuit uw mailbox (inclusief adressering). 6.

Neem na de pieptoon een spraakbericht op.

7. Nadat u het bericht hebt ingesproken, drukt u op

om een fax achter te laten en

vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op

voor

meer opties.

19


Uw pc gebruiken voor faxberichten U kunt ook uw pc gebruiken om faxen te beheren. Met de functie Fax kunt u de Fax Printer-driver aan uw printermap toevoegen. Met Fax Printer kunt u vanaf elke toepassing met een printfunctie faxen verzenden. U kunt ook vanaf de Webweergave-interface faxberichten verzenden. Voor informatie over het verzenden van faxen via de Webweergave-interface raadpleegt u de Webweergave Help. Opmerking: Voorbladen moeten de TIFF-indeling hebben.

Fax Printer downloaden en installeren Als u Fax Printer wilt gebruiken voor faxberichten, moet u deze toepassing eerst via de Webweergave-interface downloaden en op uw pc installeren. U downloadt en installeert de Fax Printer-driver als volgt: Opmerking: Om de Fax Printer-driver te installeren, moet u over de lokale beheerdersrechten voor de betreffende pc beschikken. 1. Meld u aan bij de Webweergave-interface en open het tabblad Downloads. 2. Klik op Fax Printer downloaden. 3. Klik in het venster Beveiligingswaarschuwing op Uitvoeren om FaxPrinter.exe te starten. De installatie wordt automatische gestart. 4. Klik steeds op Volgende in elk dialoogvenster. Accepteer de Gebruiksovereenkomst als u hierom wordt gevraagd. De Fax Printer-driver is geïnstalleerd.

Een fax verzenden Met de NuPoint Fax Printer kunt u vanaf elke softwaretoepassing met een printfunctie faxen verzenden. U kunt desgewenst een Persoonlijk voorblad (zei Afleveringsopties voor faxberichten) instellen of Aangepaste voorbladen maken. Als u een Persoonlijk voorblad gebruikt, wordt dit standaard meegezonden bij elke fax die u verzendt. Voor Aangepaste voorbladen kunt u alle bestanden met de TIFF-indeling gebruiken. U kunt verschillende Aangepaste voorbladen gebruiken voor verschillende ontvangers.

20

Uw pc gebruiken voor faxberichten

U verzendt een fax via de NuPoint Fax Printer als volgt:

Opmerking: Vraag voor de allereerste fax die u wilt verzenden, eerst de volledige domeinnaam of het IP-adres van de NuPoint UM-server aan uw systeembeheerder. Open het document en selecteer Afdrukken. Selecteer in het menu Afdrukken NuPoint Fax Printer uit de lijst met beschikbare printers. OF Indien de NuPoint Fax Printer ingesteld is als standaardprinter, klikt u met de rechtermuisknop op het betreffende document in Windows Explorer en selecteert u Afdrukken. Als het document klaar is om naar de server te sturen, wordt venster NuPoint Fax Client weergegeven. Als u nooit eerder een fax hebt verzonden of indien de client geen verbinding met de server kan maken, wordt het tabblad Serverinstellingen geopend:

Afbeelding 1: Tabblad Serverinstellingen Opmerking: Als u mailboxwachtwoord wordt gewijzigd, moet voor het verzenden van de eerstvolgende fax het nieuwe wachtwoord opgeven in het tabblad Serverinstellingen. 5. Voer uw aanmeldingsgegevens op om met de server verbinding te maken. a.

Voer in het veld NuPoint Server de volledige domeinnaam van de server in.

b.

Voer uw NuPoint UM-mailboxnummer in het veld Mailbox in.

c.

Voer uw NuPoint UM-toegangscode in het veld Toegangscode in.

d.

Klik op Verbinden. De Status wordt nu weergeven als Verbonden.

21


6. Klik op het tabblad Afleveringsopties.

Afbeelding 2: Tabblad Afleveringsopties a.

Voer in het veld Ontvangers de lijst van ontvangers in (NuPoint UM-mailboxnummers of faxnummers), gescheiden door komma’s. Opmerking: Zorg er bij externe faxnummers voor dat u alle relevante cijfers opneemt die nodig zijn om de externe lijn vanaf uw systeem te kunnen bereiken.

b.

Als u een Aangepast voorblad wenst te gebruiken, vinkt u het selectievakje Aangepast voorblad gebruiken aan.

c.

Voer de volledige naam van het voorblad in OF klik op de knop Bladeren... om het voorblad te selecteren. Opmerking: Wenst u geen Aangepast voorblad te gebruiken, dan gebruikt de server uw Persoonlijk voorblad of, indien u dit niet hebt, het standaardvoorblad van het systeem.

d.

Klik op de knop Fax verzenden.

Zodra de fax door de server is ontvangen, wordt een pop-upvenster weergegeven met de melding De fax staat in de wachtrij voor aflevering. Als de fax niet kan worden verzonden, ontvangt u hierover een melding in uw voicemail. Bij het verzenden van de volgende fax wordt het tabblad Serverinstellingen niet meer geopend tenzij de Fax Printer geen verbinding met de server kon maken, bijvoorbeeld omdat uw wachtwoord is gewijzigd.

22

Uw pc gebruiken voor faxberichten

Faxberichten bekijken en doorsturen U bekijkt een faxbericht als volgt: •

Open het bericht vanaf uw e-mailpostbus en bekijk de bijlage.

•

Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Afspelen. De fax wordt in een TIFF-viewer geopend.

•

Verstuur de fax vanaf uw telefoontoestel naar een faxapparaat.

U stuurt een faxbericht als volgt door: •

Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Fax doorsturen om het als fax door te sturen.

OF •

Klik in het tabblad Berichten in de Webweergave-interface op de knop Doorsturen om het als bijlage bij een e-mail door te sturen.

23


Uw pc gebruiken voor spraakberichten U kunt uw pc gebruiken voor het beheer van uw spraakberichten met de volgende toepassingen: •

Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft® Outlook 2000, XP, 2003, en 2007 Deze invoegtoepassing installeert de Mitel Networks QuickPlay-speler en de Unified Messaging-werkbalk in uw Microsoft Outlook e-mailprogramma. Met de QuickPlay-speler kunt u spraakberichten via de telefoon of de pc-luidsprekers beluisteren. Via de werkbalk kunt u spraakberichten beantwoorden, doorsturen en beheren, of nieuwe spraakberichten maken en verzenden via voicemail of e-mail. Nog via de werkbalk kunt u de Web View vanaf Outlook openen. De invoegtoepassing is beschikbaar voor de 32-bits variant van Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en 2007.

•

Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft® Outlook 2010 De invoegtoepassing installeert het Mitel NuPoint UM tabblad in het e-mailprogramma van uw Microsoft Outlook. U kunt de knoppen in het tabblad gebruiken om voorwaarts of achterwaarts door uw berichten te bladeren en om op te geven of uw berichten automatisch moeten worden afgespeeld. Daarnaast voorziet de invoegtoepassing over bedieningsmechanismen voor multimedia voor het afspelen van berichten. Voor Microsoft Outlook 2010 zijn er twee versie van de invoegtoepassing beschikbaar: 32-bits en 64-bits.

•

Tekst-naar-spraak Gebruik deze functie om e-mailberichten van Microsoft Outlook te beluisteren die afkomstig zijn van de NuPoint UM voicemailbox. De tekst van het e-mailbericht wordt omgezet in spraak en afgespeeld via de telefoon.

Outlook Client-invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, en 2007 Gebruik, als u een gebruiker van NuPoint Unified Messaging Advanced bent met Outlook 2000, XP, 2003, of 2007, de volgende procedures voor het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client en het beheer van uw berichten.

24

Uw pc gebruiken voor spraakberichten

De invoegtoepassing van Mitel Outlook Client ondersteunt vier type berichten van NuPoint UM: spraakberichten, vertrouwelijke spraakberichten, Record-A-Call-berichten en faxberichten. Bij elk bericht wordt met een specifiek pictogram het berichttype aangeduid. Opmerkingen: 1. E-mails kunt u enkel met e-mailberichten beantwoorden. 2. Microsoft Outlook bevat een Explorer- en een Inspector-venster. Het Explorer-venster is het hoofdvenster waarin een lijst van berichten voor de gebruiker wordt weergegeven. Het Inspector-venster geeft een bericht weer wanneer dit wordt geopend. 3. De invoegtoepassing werkt met de besturingssystemen Microsoft® Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise of Ultimate), of Windows 7 (Enterprise of Ultimate). 4. Pc-geluidskaarten en -luidsprekers zijn optioneel voor het beluisteren van berichten met de optie Call Me/Meet Me. 5. Wanneer een voicemailbericht van de inbox naar een persoonlijke map wordt verplaatst, wordt het bericht uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Als dat bericht terug naar de inbox wordt verplaatst, dan wordt het verwijderd, omdat het overeenkomende TUI-bericht ook verwijderd is. Het bericht is dan terug te vinden in de map Verwijderd – indien de optie voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie.

Installerenvan de Outlook Client Plug-in Opmerking: Als de plug-in geïnstalleerd is, duurt het wat langer voor Outlook start en afsluit. Tracht Outlook niet te snel na het afsluiten opnieuw te starten. Voordat u begint Vraag de volgende gegevens op bij de systeembeheerder voordat u met deze procedure van start gaat: •

De locatie van het bestand OutlookClientPlugin.exe;

•

De volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform (FQDN). Opmerking: Om de Outlook Client Plug-in te installeren, moet u over de lokale beheerderrechten voor de betreffende pc beschikken.

Doe het volgende om de invoegtoepassing op Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007 te installeren: 1. Sluit Microsoft Outlook als deze toepassing geopend is. 2. Als er al een versie van Outlook Client Plug-in op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen via Software in het Configuratiescherm: - Klik op Start > Configuratiescherm en dubbelklik op Software. - Selecteer Outlook Client Plug-in en klik op Wijzigen/Verwijderen. Opmerking: Voor release 12.0 was de naam van de Outlook Client Plug-in "Multimedia Outlook Plug-in". Als een oudere versie van de plug-in op uw pc geïnstalleerd is, wordt misschien deze naam weergegeven in de Software-lijst.

25


-

Ga naar het bestand OutlookClientPlugin.exe (32-bits versie) voor de invoegtoepassing van de Outlook Client, dubbelklik erop en klik daarna op Uitvoeren. Mogelijk moet u een tweede maal op Uitvoeren klikken als u een beveiligingswaarschuwing hebt gekregen. Het installatievenster voor de invoegtoepassing van Outlook Client wordt geopend. Opmerkingen: 1. U kunt het bestand OutlookClientPlugin.exe installeren vanaf Mitel OnLine of via het tabblad Downloads in de interface van Web View. Dit tabblad is niet toegankelijk, omdat hiervoor het downloaden van de invoegtoepassing van Outlook Client geactiveerd moet zijn in uw mailbox. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 2. Zorg dat u de beschikking krijgt over de 32-bits versie van het bestand OutlookClientPlugin.exe . Als u de 64-bits versie van de invoegtoepassing in Outlook 2000, XP, 2003, of 2007 probeert te installeren, krijgt u een foutmelding.

3. Als u gevraagd wordt om de huidige toepassing te verwijderen, klikt u op OK. 4. Klik op Volgende. Het venster Gebruikersinstellingen wordt geopend. 5. Voer de volledige domeinnaam van het NuPoint Unified Messaging-platform in en klik op Volgende. Het dialoogvenster Doellocatie kiezen wordt weergegeven. 6. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de locatie te kiezen of klik op Bladeren om de bestanden op een andere locatie op te slaan. 7. Klik op Ja wanneer u gevraagd wordt of het systeem een map moet aanmaken. Het venster Kopiëren van bestanden starten wordt geopend. 8. Klik op Volgende De software wordt geïnstalleerd en het venster Gegevens gebruikersprofielen wordt geopend. 9. Selecteer de the Gebruikersnamen voor aanmelding voor de pc-gebruikers die de aangepaste beveiligingsinstellingen voor de Outlook Client Plug-in vereisen. Door een gebruikersnaam te activeren worden geen beveiligingswaarschuwingen weergegeven voor de betreffende gebruiker wanneer de Outlook Plug-in geopend wordt. 10. Klik op Activeren en vervolgens op Sluiten. Het venster Installatiewizard voltooid wordt geopend. 11. Klik op Voltooien. 12. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 13. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor spraakberichten. Deze instellingen zijn optioneel. Zie "Bericht afspelen instellen" op pagina 27 voor details. 14. Voer in het gedeelte Telefoon het telefoonnummer of de extensie in het veld Telefoonnummer of extensie in. Zie "Bericht afspelen instellen" op pagina 27 voor details. 15. Klik in het gedeelte Unified Messaging-profiel op Messaging-profiel en voer uw Mailbox en Toegangscode in. Met deze nummers kunt u naar uw Persoonlijke webpagina gaan via de knop Profiel op de Outlook plug-in-werkbalk. Ze dienen ook als identificatie van de gebruiker voor het afspelen van spraakberichten. 16. Klik op OK. 17. Klik nogmaals op OK. 26


Extra Outlook Plug-in-gebruikers activeren op een pc Als u een account met beheerderrechten op een pc hebt, kunt u extra Outlook Client Plug-in-gebruikers activeren op deze pc. Doe het volgende om extra gebruikers toe te staan op een PC voor Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Meld u aan bij uw client-pc met uw beheerderrechten. 2. Ga naar het volgende bestand: C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. Opmerking: U kunt ook via het Start-menu naar dit bestand gaan. Het pad naar dit bestand is als volgt: Start>Alle programma’s>Mitel>Outlook Client Plug-in>Outlook-beveiliging>EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Open het bestand EnableMOPonOutlookXP.exe, selecteer de nieuwe gebruiker(s) in de lijst met Gebruikersprofielgegevens en klik op Ingeschakeld.

Bericht afspelen instellen U kunt het afspelen van uw berichten zo instellen dat een bericht wordt afgespeeld wanneer u het opent (dubbelklikken) of selecteert in uw postbus. Aan de hand van de volgende procedure kunt u beide afspeelmogelijkheden configureren en bovendien het afspelen van berichten via de telefoon of de pc-luidsprekers instellen. Doe het volgende om berichten af te spelen op Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 2. Selecteer in het deel Automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor spraakberichten. -

Als uw spraakberichten via de pc-luidsprekers of via de telefoon wilt afspelen bij het openen (dus, door erop te dubbelklikken in de postbus), klikt u op Automatisch afspelen bij openen.

-

Als u uw spraakberichten automatisch via de pc-luidsprekers wilt afspelen bij het selecteren (dus, door er eenmaal op te klikken in de postbus), klikt u op Automatisch afspelen bij weergeven.

3. Ga in het gedeelte Telefoon na of het telefoonnummer of de extensie is ingevoerd. Als dit niet het geval is kunt u uw spraakberichten enkel via de functie Meet Me beluisteren wanneer u inbelt op uw voicemail. Opmerking: Het in dit veld ingevoerde telefoonnummer zal worden gebruikt door de functie Call Me voor het beluisteren van voicemailberichten en het opnemen van begroetingen en distributielijsten. 4. Klik op OK.

27


Opmerkingen: 1. U kunt gebruikmaken van de Mitel QuickPlay-werkbalk voor het stoppen, afspelen, pauzeren, vooruitspoelen of controleren van uw spraakberichten. U kunt de knop Afspeelapparaat in- en uitschakelen en uw opties voor automatisch afspelen wijzigen met behulp van het selectievakje "Automatisch afspelen bij weergeven". Als u de Mitel QuickPlay-werkbalk wilt activeren, klikt u op de QuickPlay-knop in de Microsoft Outlook-werkbalk. De QuickPlay-knop wordt ingedrukt weergegeven als de Mitel QuickPlay-werkbalk al geopend is. 2. Als Microsoft Outlook geopend is op een pc en u Microsoft Outlook opnieuw opent met dezelfde account maar op een andere pc, zult u Microsoft Outlook op de eerste pc opnieuw moeten openen om alle functies van de Outlook Client Plug-in te kunnen gebruiken. 3. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een selectievakje "Automatisch afspelen bij weergeven" zodat u uw voorkeuren ook in de werkbalk kunt aanpassen. Hiermee past u ook uw instellingen voor automatisch afspelen in Extra/Opties aan. 4. De Mitel QuickPlay-werkbalk bevat een knop Afspeelapparaat waarmee u het afspelen via de telefoon in- of uitschakelt.

Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren Om u aan te melden en extra mailboxinstellingen te kunnen configureren, moet u de toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren. Doe het volgende om het UM-profiel te openen onder Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Open Microsoft Outlook en klik op Extra, Opties en tenslotte op het tabblad Unified Messaging. 2. Klik op de knop Messaging-profiel. Het venster Unified Messaging-profiel wordt weergegeven. 3. Voer in het veld NuPoint Server FQDN de volledige domeinnaam van de NuPoint Unified Messaging-server in. Opmerking: Als u de naam of het IP-adres van de NuPoint Unified Messaging-server al bij de installatie van de Mitel Outlook Client Plug-in hebt opgegeven, zal het FQDN-veld al gevuld zijn met deze waarde. Neem contact op met de systeembeheerder als u deze gegevens nog moet invoeren. 4. Typ uw mailboxnummer in het veld Mailbox. 5. Voer in het veld Toegangscode uw wachtwoord voor Unified Messaging in. 6. Klik op OK om de instellingen op te slaan.

28


NuPoint Unified Messaging Werkbalk Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de Unified Messaging-werkbalk weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster. De menuopties voor sommige taken worden ook toegevoegd aan de menu’s Bestand, Beeld, Extra en acties van Microsoft Outlook.

Afbeelding 3: Unified Messaging-werkbalk (in Outlook) Opmerking: Deze werkbalk is ook beschikbaar in het Microsoft Outlook Inspector-venster. De knoppen QuickPlay en Profiel zijn in dit venster echter niet beschikbaar. De volgende knoppen zijn beschikbaar in de werkbalk voor Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: •

Nieuw: Hiermee maakt u een nieuwe spraakbericht Deze optie is ook beschikbaar in de menu’s Bestand en Acties van Microsoft Outlook en in de standaardwerkbalk.

•

Beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender van een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook.

•

Alle beantwoorden (met spraak): Stuurt een antwoordspraakbericht naar de verzender en alle ontvangers van een NuPoint UM-bericht. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook.

•

Doorsturen (met spraak): Stuurt een NuPoint UM-bericht als spraakbericht door naar een andere gebruiker. Deze werkbalk is ook beschikbaar in het menu Acties van Microsoft Outlook.

•

Vorige (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat het geselecteerde NuPoint UM-bericht voorafgaat.

•

Volgende (NuPoint UM-bericht): Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt.

•

QuickPlay: Hiermee kan een gebruiker de QuickPlay-werkbalk in het Microsoft Outlook Explorer-venster openen.

•

Profiel: Hiermee kan een gebruiker zich aanmelden bij het Unified Messaging-profiel en extra mailboxinstellingen configureren. Deze optie is ook beschikbaar in het menu Extra van Microsoft Outlook. Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar wanneer het Unified Messaging-profiel in de Microsoft Outlook-opties geconfigureerd is. Zie "Toegang tot het Unified Messaging-profiel configureren" op pagina 28 voor instructies.

29


QuickPlay-werkbalk: Zodra de Mitel Outlook Client Plug-in geïnstalleerd is, wordt de QuickPlay-werkbalk weergegeven in het Microsoft Outlook Explorer-venster. Gebruikers kunnen via deze werkbalk berichten afspelen via multimediaknoppen, een statusbalk en een Call Me/Meet Me-knop waarmee zij verbinding kunnen maken met de NuPoint UM-mailbox om berichten via de telefoon af te spelen.

Afbeelding 4: Mitel Networks QuickPlay-speler (in Outlook)

Een spraakbericht in Outlook afspelen Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij weergeven", kunt u het bericht in de postbus eenvoudig aanklikken om het af te spelen via de pc-luidsprekers. Opmerking: Faxberichten en vertrouwelijke spraakberichten kunnen niet via de pc-luidsprekers worden afgespeeld. Als het afspelen van berichten ingesteld is op "Automatisch afspelen bij openen": 1. Klikt u een bericht in de postbus aan. 2. Als de Mitel Networks QuickPlay-speler niet is weergegeven, klikt u op QuickPlay in de Unified Messaging-werkbalk. 3. Klik op de afspeelknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de pc-luidsprekers af te spelen. 4. Klik op de telefoonknop in de QuickPlay-speler om het bericht via de telefoon af te spelen met een Call Me/Meet Me-sessie.

30

-

Als uw telefoonnummer of extensie in uw Outlook-opties voor Unified Messaging geconfigureerd is, zal het systeem dit nummer bellen (Call Me-sessie). Als u de telefoon opneemt, wordt het bericht afgespeeld.

-

Als uw telefoonnummer of extensie niet in uw Outlook-opties voor Unified Messaging geconfigureerd is, moet u in deze fase zelf inbellen op uw mailbox en zich aanmelden (Meet Me-sessie). Zodra u aangemeld bent, wordt het bericht afgespeeld.


Voor meer informatie over de Call Me/Meet Me-optie, raadpleegt u de Webweergave Help. Opmerkingen: 1. Tijdens het afspelen van een bericht kunt u de knoppen Stop, Pauze en de volumeknoppen van de QuickPlay-speler gebruiken. Als een bericht met Call Me of Meet Me wordt afgespeeld, kunt u de volumeknoppen en de pauzeknop echter niet gebruiken. 2. Tijdens het afspelen van een Call Me /Meet Me-bericht met de QuickPlay-speler, mag u niet op "Profiel" in de UM-werkbalk klikken om de Webweergave te openen NOCH de knoppen in de Webweergave gebruiken. Dit zou de Call Me/Meet Me-sessie afsluiten.

Een spraakbericht in Outlook beantwoorden U kunt een spraakbericht in Outlook met een ander spraakbericht beantwoorden dat u als e-mailbijlage verzendt. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie. Doe het volgende om een spraakbericht te beantwoorden in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie. 2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Beantwoorden of Alle beantwoorden in de Unified Messaging-werkbalk. Het RE: -venster wordt geopend. 3. Controleer de namen van de ontvangers en voeg eventueel namen toe. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken. 5. Klik op Verzenden.

Een spraakbericht in Outlook doorsturen U kunt een spraakbericht doorsturen dat u in Outlook als e-mailbijlage hebt ontvangen. U kunt een nieuw spraakbericht opnemen en als e-mailbijlage verzenden. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie. Doe het volgende om een spraakbericht door te sturen in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie. 2. Klik een bericht aan in de postbus en klik op Doorsturen in de Unified Messaging-werkbalk. Het FW: -venster wordt geopend. 3. Voer hier de ontvangers van het bericht in. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken. 5. Klik op Verzenden. 31


Een nieuw spraakbericht in Outlook verzenden U kunt een nieuw spraakbericht opnemen en als e-mailbijlage verzenden. Hiertoe moet u een Call Me of Meet Me-verbinding tot stand brengen. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructie over het instellen van een Call Me/Meet Me-sessie. Opmerking: U kunt maar één formulier voor spraakopname tegelijk openen in Outlook. Als u meer dan één formulier tegelijk probeert te openen, wordt een foutmelding weergegeven. Doe het volgende om een nieuw spraakbericht te versturen in Microsoft Outlet 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Aanmelden voor een Call Me/Meet Me-sessie. 2. Klik in de Unified Messaging-werkbalk op Nieuw. 3. Voer hier de ontvangers en het onderwerp van het bericht in. 4. Klik op de opnameknop en spreek uw bericht via de telefoon in tijdens een Call Me/Meet Me-sessie. U slaat uw opnames op door op Stop te klikken. 5. Klik op Verzenden.

Door spraakberichten in Outlook bladeren Met de knoppen Vorige en Volgende in de Unified Messaging-werkbalk kunt u in Outlook door de verschillende spraakberichten bladeren.

Webweergave vanaf Outlook starten Doe het volgende om de interface van Web View te starten vanaf Outlook 2000, XP, 2003, of 2007: 1. Klik in de Unified Messaging-werkbalk op Profiel. 2. Als u een beveiligingswaarschuwing krijgt, klikt u op Ja om verder te gaan. De aanmeldingspagina voor de Webweergave wordt weergegeven. U kunt zich nu bij de Webweergave aanmelden. Voor meer informatie over de Webweergave, raadpleegt u de Webweergave Help van de NuPoint Unified Messaging op http://edocs.mitel.com/UG/Index.html

32


Outlook Client Invoegtoepassing voor Microsoft Outlook 2010 Gebruik, als u een gebruiker van NuPoint Unified Messaging Advanced bent met Outlook 2010, de volgende procedures voor het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client en het beheer van uw berichten. De invoegtoepassing van Mitel Outlook Client ondersteunt vier type berichten van NuPoint UM: spraakberichten, vertrouwelijke spraakberichten, Record-A-Call-berichten en faxberichten. Bij elk bericht wordt met een specifiek pictogram het berichttype aangeduid. Opmerkingen: 1. De invoegtoepassing werkt met de besturingssystemen Microsoft® Windows 2000, XP, 2003, Vista (Business, Enterprise of Ultimate), of Windows 7 (Enterprise of Ultimate). 2. 32- en 64-bits versie van de invoegtoepassing zijn beschikbaar. Kies de juiste versie voor uw installatie van Outlook 2010. 3. Wanneer een voicemailbericht van de inbox naar een persoonlijke map wordt verplaatst, wordt het bericht uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Als dat bericht terug naar de inbox wordt verplaatst, dan wordt het verwijderd, omdat het overeenkomende TUI-bericht ook verwijderd is. Het bericht is dan terug te vinden in de map Verwijderd – indien de optie voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie.

De invoegtoepassing voor de Outlook Client installerenl Opmerking: Als de invoegtoepassing geïnstalleerd is, duurt het wat langer voor Outlook start en afsluit. Tracht Outlook niet te snel na het afsluiten opnieuw te starten. Voordat u begint Vraag de volgende gegevens op bij de systeembeheerder voordat u met deze procedure van start gaat: •

De locatie van het bestand OutlookClientPlugin.exe (32- of 64-bits versie) Opmerking: Om de invoegtoepassing van Outlook Client te installeren, moet u over de lokale beheerderrechten voor de betreffende pc beschikken.

Doe het volgende om de invoegtoepassing te installeren op Microsoft Outlet 2010: 1. Sluit Microsoft Outlook als deze toepassing geopend is. 2. Als er al een versie van de invoegtoepassing van Outlook Client op uw pc geïnstalleerd is, moet u deze eerst verwijderen via Software in het Configuratiescherm: -

Klik op Start > Configuratiescherm en open daarna Programma's toevoegen of verwijderen.

-

Selecteer Outlook Client Invoegtoepassing en klik daarna op Wijzigen/Verwijderen.

33


-

Ga naar het bestand OutlookClientPlugin.exe voor de Outlook Client invoegtoepassing, dubbelklik erop en klik daarna op Uitvoeren. Mogelijk moet u een tweede maal op Uitvoeren klikken als u een beveiligingswaarschuwing hebt gekregen. Het installatievenster voor de invoegtoepassing van Outlook Client wordt geopend. Opmerkingen: 1. U kunt het bestand OutlookClientPlugin.exe installeren vanaf Mitel OnLine of via het tabblad Downloads in de interface van Web View. Dit tabblad is niet toegankelijk, omdat hiervoor het downloaden van de invoegtoepassing van Outlook Client geactiveerd moet zijn in uw mailbox. Raadpleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 2. Haal de juiste versie van het bestand OutlookClientPlugin.exe voor uw implementatie van Outlook 2010, 32- of 64-bits. U krijgt een foutmelding als u probeert de verkeerde versie van uw Outlook Client te installeren.

3. Als u gevraagd wordt om de huidige toepassing te verwijderen, klikt u op OK. 4. Als u gevraagd wordt om toestemming voor het continueren van de installatie, klikt u op Doorgaan. 5. Klik op Volgende. Het venster Licentieovereenkomst wordt geopend. 6. Selecteer de knop om met de voorwaarden van de licentieovereenkomst akkoord te gaan. 7. Klik op Volgende Het venster Gebruikersinstellingen wordt geopend. 8. Vul het adres van het NuPoint Unified Messaging platform in en klik Volgende. Het dialoogvenster Doellocatie kiezen wordt weergegeven. 9. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de installatielocatie te kiezen of klik op Wijzigen om de bestanden op een andere locatie op te slaan. Het venster "Starten met het kopiëren van bestanden" wordt geopend nadat u de locatie heeft ingevuld. 10. Klik op Volgende De software wordt geïnstalleerd en het venster "InstallShield Wizard uitgevoerd" wordt geopend. 11. Klik op Voltooien. 12. Open Microsoft Outlook en bevestig dat het tabblad Mitel NuPoint UM in de rand verschijnt.

NuPoint Unified Messaging Tabblad Na het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client verschijnt het tabblad Unified Messaging in de rand aan de onderkant van Microsoft Outlook 2010.

Afbeelding 5: Mitel NuPoint UM tabblad (in Outlook 2010 rand)

34


De volgende knoppen zijn op het tabblad Mitel NuPoint UM beschikbaar: •

Volgend spraakbericht: Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt.

•

Vorig spraakbericht: Zoekt het NuPoint UM-bericht dat op het geselecteerde NuPoint UM-bericht volgt.

•

Automatisch afspelen: Wanneer deze knop geselecteerd wordt, wordt het bericht via de luidsprekers van de pc afgespeeld zodra het bericht geselecteerd wordt (gemarkeerd of geopend).

•

Info: Dit toont het versienummer van de invoegtoepassing van Outlook Client voor Outlook 2010.

Multimediabediening Spraakberichten Na het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client, verschijnt de multimediabediening op NuPoint UM spraakberichten die in Outlook 2010 ontvangen zijn.

Afbeelding 6: Spraakbericht Multimediabediening (in Outlook 2010) Met de multimediabediening kunt u het volgende doen: •

Afspelen: Klik op de knop Afspelen om het bericht af te spelen.

•

Stoppen: Klik op de knop Stoppen om het afspelen van het bericht te stoppen.

•

Volumeregelaar: Gebruik de volumeregelaar om de geluidssterkte van het afspelen aan te passen of uit te zetten.

•

Afspeelregelaar: Gebruik de afspeelregelaar om een specifiek punt in het geluidsbestand te selecteren.

•

Opslaan: Gebruik de knop Opslaan om het geluidsbestand op een opslagmedium op te slaan. Opmerking: Vertrouwelijke berichten bevatten een notitie met de instructie om in te loggen en het bericht via uw telefoon te beluisteren. Vertrouwelijke berichten kunnen niet via de luidsprekers van uw pc worden beluisterd.

Faxberichten Na het installeren van de invoegtoepassing van Mitel Outlook Client, verschijnt de multimediabediening op NuPoint UM faxberichten die in Outlook 2010 ontvangen zijn.

Afbeelding 7: Faxbericht Multimediabediening (in Outlook 2010) 35


Met de multimediabediening kunt u het volgende doen: •

Fax weergeven: Druk op de knop Afspelen om het faxbericht te openen in een TIFF-viewer zoals Windows Photo Viewer of Windows Picture en Fax Viewer.

•

Opslaan: Gebruik de knop Opslaan om het faxbestand op een opslagmedium op te slaan.

Door spraakberichten in Outlook bladeren Doe het volgende om het volgende NuPoint UM-bericht te bekijken in Outlook 2010: •

Klik in het tabblad NuPoint UM op de knop Volgende spraakbericht.

Doe het volgende om het vorige NuPoint UM-bericht te bekijken in Outlook 2010: •

Klik in het tabblad NuPoint UM op de knop Vorige spraakbericht.

Spraakberichten in Outlook afspelen Programmeer de knop Automatisch afspelen in het tabblad NuPoint UM voordat u spraakberichten in Outlook 2012 afspeelt. Als Automatisch afspelen is ingeschakeld, wordt het spraakbericht afgespeeld zodra u het selecteert. Als Automatisch afspelen is uitgeschakeld, wordt het spraakbericht afgespeeld wanneer u op de knop Afspelen klikt. Het afspelen geschiedt via de luidsprekers van uw pc of de hoofdtelefoon. Opmerking: Vertrouwelijke berichten bevatten een notitie met de instructie om in te loggen en het bericht via uw telefoon te beluisteren. Vertrouwelijke berichten kunnen niet via de luidsprekers van uw pc worden beluisterd. Opmerking: Om ruimte op de harde schijf te besparen, kan de netwerkbeheerder gebruikersaccounts voor e-mail zo configureren dat alleen spraakberichten in tekstformaat kunnen worden ontvangen. Doe het volgende om een spraakbericht af te spelen in Outlook 2010: 1. Selecteer het bericht in inbox. •

Als het automatisch afspelen is ingeschakeld, wordt het bericht meteen afgespeeld.

•

Als automatisch afspelen is uitgeschakeld, klik dan op Afspelen om het bericht af te spelen.

2. Gebruik de multimedia om het volgende te doen: •

Als u het afspelen wilt stoppen, klikt u op stop.

•

Gebruik de volumeregelaar om de geluidssterkte van het afspelen aan te passen of uit te zetten.

•

Pas de afspeelregelaar aan om een specifiek punt in de geluidsopname te selecteren.

•

Kik op Opslaan en volg de aanwijzingen op het geluidsbestand op een opslagmedium op te slaan.

3. Selecteer het bericht van NuPoint UM om het verwijderen en klik op Verwijderen op de rand van de startpagina.

36


Faxberichten in Outlook bekijken Doe het volgende om een faxbericht te bekijken in Outlook 2010: 1. Selecteer het bericht in inbox. 2. Klik op Fax bekijken. De fax wordt in de toepassing voor het bekijken van grafische TIFF-bestanden weergegeven (Windows Photo Viewer of Windows Picture en Fax Viewer).

Text-to-Speech (TTS)-optie Met de text-to-speech (TTS)-optie kunt u in Microsoft Outlook e-mailberichten uit de NuPoint UM Voice-mailbox beluisteren. De tekst van het e-mailbericht wordt omgezet in spraak en afgespeeld via de telefoon. Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar met de Advanced Unified Messaging-optie. U heeft toegang tot de text-to-speech-opties via het Message System Choice-menu. Opmerking: U moet TTS inschakelen om toegang tot dit menu te krijgen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Druk in het hoofdmenu op

om naar de volgende text-to-speech-opties te gaan:

Drukt u op deze toets

Om deze actie uit te voeren Text-to-Speech-bericht opnieuw afspelen

Text-to-Speech-bericht bewaren.

Text-to-Speech-bericht verwijderen.

Menu afsluiten.

Een Text-to-Speech-bericht afspelen U speelt een Text-to-Speech-bericht als volgt af: 1. Als u het Message System Choice-menu opent, wordt u gevraagd of u de ongelezen of de gelezen e-mailberichten wilt afspelen. 2. Selecteer

om ongelezen e-mailberichten af te spelen of

om ongelezen e-mail-

berichten af te spelen. Het bericht wordt vervolgens afgespeeld in de volgende volgorde: onderwerp, naam van de afzender, datum, tijd en berichttekst. Als de e-mail een bijlage heeft, wordt dit door het systeem gemeld. Ook op het belang van de e-mail wordt gewezen.

37


Als u het gewenste e-mailbericht heeft beluisterd, kunt u: •

Op

drukken om het bericht te bewaren;

•

Op

drukken om het bericht te verwijderen;

•

Op

drukken om het opnieuw af te spelen;

•

Op

om het Message System Choice-menu te verlaten.

Opmerking: Voordat u het menu verlaat, word teen overzicht afgespeeld van het totale aantal spraak- en e-mailberichten die nog in de mailbox zitten.

38

Speech Auto-Attendant-optie

Speech Auto-Attendant-optie De Speech Auto Attendant (SAA) van NuPoint Unified Messaging is een toepassing met spraakondersteuning die u toelaat mensen snel en efficiënt op te bellen door hun naam uit te spreken. Naast de naam kunt u voor het oproepen de naam van een afdeling of een telefoonnummer gebruiken. Een online handleiding maakt u vertrouwd met de functies van het systeem en er is spraakhulp voorzien om vragen te beantwoorden. De Speech Auto-Attendant schakelt gesprekken door op basis van gesproken opdrachten. Wanneer een gebruiker de naam van de persoon noemt die deze wilt spreken, wordt het gesprek automatisch doorgeschakeld. De Speech Auto-Attendant ondersteunt tot 15 afdelingen, waarbij de gebruiker alle nummers of namen binnen die afdelingen kan oproepen. Zie "Oproepen plaatsen" op pagina 41 voor gedetailleerde gespreksinstructies. Met de SAA kan de gebruiker tot vier nummers per persoon opslaan een standaardtelefoonnummer kiezen voor de Speech Auto-Attendant. Raadpleeg de Webweergave View Help voor instructies over het instellen van een standaardtelefoonnummer. De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende functies: •

Bellen op naam: Hiermee kan de gebruiker elke persoon in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door de naam van de persoon te dicteren.

•

Bellen op nummer: Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door het telefoonnummer (de extensie) te dicteren.

•

Bellen op afdeling: Hiermee kan de gebruiker elke afdeling in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door de naam van de afdeling te dicteren.

•

Kiestoetsen (DTMF): Hiermee kan de gebruiker elk nummer in de bedrijfstelefoonlijst oproepen door het telefoonnummer in te toetsen.

•

Universele opdrachten: De gebruiker kan verschillende generieke spraakopdrachten (bijv. "help" of "operator") om door het systeem te navigeren. Zie "Universele spraakopdrachten" op pagina 41 voor meer informatie.

•

Onderbreken: De gebruiker kan een systeembericht onderbreken met een gesproken of een ingetoetste opdracht. De Speech Auto-Attendant stopt dan met het afspelen van het systeembericht en voert de spraakopdracht uit. Opmerking: Onderbreken is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

•

Korte handleiding: De Speech Auto-Attendant bevat een korte handleiding voor het opnemen van gebruikersnamen (voor nieuwe gebruikers) of voor het gebruiken van de opgenomen naam die het voicemailsysteem is opgeslagen. De handleiding legt ook de systeemfuncties uit.

39


•

Aanwezigheid: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker de huidige aanwezigheidsstatus van de betreffende persoon bepalen en afspelen voordat het gesprek wordt doorgeschakeld. Aanwezigheid heeft te maken met de beschikbaarheid van de persoon aan het telefoontoestel (d.w.z. bezet, afwezig, niet storen, etc.). De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Oproepen worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus van de gespreksontvanger. Opmerking: Aanwezigheid is een optie van de Speech Auto-Attendant en moet geactiveerd worden in de mailbox. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie.

•

Ondubbelzinnig maken: Met de Speech Auto-Attendant kan de gebruiker gesprekken voor verschillende bedrijfslijstcorrespondenten doorschakelen naar de operator, bijvoorbeeld voor twee personen met dezelfde naam). De gebruiker krijgt een melding van de dubbele naam en wordt onmiddellijk doorgeschakeld naar de operator. Deze vraagt wie de gebruiker precies wilt bellen en schakelt het gesprek naar de juiste persoon door.

•

Foutafhandeling: De Speech Auto-Attendant reageert op een fout door de gebruiker te verzoeken de opdracht opnieuw in te voeren. Na twee herkenningsfouten wordt de gebruiker doorgeschakeld naar de operator.

•

Time-out: De Speech Auto-Attendant wordt onderbroken wanneer er geen gesproken of ingetoetste opdrachten volgen. De gebruiker wordt begeleid om een actie te kiezen.

Spreektips De Speech Auto-Attendant reageert op natuurlijke spraakopdrachten. Als u meer vertrouwd raakt met de berichten, kunt u Onderbreken gebruiken om sneller door de systeemberichten te navigeren. Volg de onderstaande instructies wanneer u tegen de Speech Auto-Attendant spreekt:

40

•

Spreek duidelijk en zonder roepen.

•

Spreek op een normaal tempo, niet te traag, niet te snel.

•

Gebruik geen hoofdset in lawaaierige omgevingen; achtergrondgeluiden kunnen de spraakherkenning verstoren.

•

Als u wordt gevraagd een naam te bevestigen, antwoordt u gewoon "Ja" of "Nee". Antwoordt u "Nee", dan wacht u best op het systeembericht voordat u opnieuw een naam dicteert.

•

Als het systeeem een naam niet herkent, is deze naam of uw uitspraak van de naam mogelijk niet in het systeem geprogrammeerd. Raadpleeg de systeembeheerder om de naam toe te voegen of de uitspraak aan te passen.

Speech Auto-Attendant-optie

Universele spraakopdrachten De Speech Auto-Attendant-toepassing biedt de volgende spraakopdrachten: •

Annuleren of Stoppen: Beëindigt de huidige bewerking.

•

Operator: Hiermee wordt uw gesprek naar de operator doorgeschakeld.

•

Herhalen: Speelt het laatste bericht opnieuw af.

•

Help: Speelt een lijst met mogelijke helpopdrachten af.

•

Korte handleiding: Start de korte systeemhandleiding.

•

Auto Attendant: Schakelt het gesprek door naar de Speech Auto-Attendant.

Oproepen plaatsen U kunt de Speech Auto-Attendant gebruiken om oproepen te plaatsen via gesproken of ingetoetste opdrachten.

Een oproep plaatsen met spraakopdrachten De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn geprogrammeerd, oproepen via spraakopdrachten. Een oproep plaatsen met een spraakopdracht: 1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant. 2. Zodra de Auto-Attendant antwoordt, dicteert u: •

de voornaam en familienaam van de persoon die u wilt bellen;

•

de naam van een afdeling; of Opmerking: U kunt met de spraakopdracht "afdeling" een lijst beluisteren met de namen van de afdelingen die in het systeem zijn geprogrammeerd.

•

Een telefoonnummer (dicteer de cijfers).

3. Het systeem bevestigt de gevraagde naam en kiest het nummer dat overeenkomt met uw spraakopdracht. Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant de naam van de persoon of afdeling die u wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator. 4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Oproepen worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus.

41


Een gesprek plaatsen door het nummer in te toetsten De Speech Auto-Attendant kan contactnamen of afdelingen die in de bedrijfstelefoonlijst zijn geprogrammeerd, oproepen via de nummers die u intoets. Ga als volgt tewerk om een nummer in te toetsen: 1. Kies het toegangsnummer van de Speech Auto-Attendant. 2. Als de Auto-Attendant antwoordt, toetst u het nummer in. 3. Het systeem bevestigt het gevraagde nummer en kiest het nummer dat u hebt ingetoetst. Opmerking: Als de Speech Auto-Attendant het nummer van de persoon of afdeling die u wilt bereiken, niet na 2 pogingen herkent, wordt u doorgeschakeld naar de operator. 4. Als de Aanwezigheidsfunctie is ingeschakeld, geeft het systeem ook de overeenkomstige status voor de correspondent aan. De aanwezigheidsstatus dient enkel ter informatie. Gesprekken worden doorgeschakeld ongeacht de aanwezigheidsstatus.

Een gesprek annuleren U kunt een lopend gesprek op twee manieren annuleren. Ga als volgt tewerk om een gesprek te annuleren: •

Dicteer "Annuleren" of "Nee" voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort; of

•

Druk op 0 (zero) voordat u "Het nummer wordt gekozen" hoort. Deze opdracht annuleert het gesprek en het systeem schakelt uw gesprek automatisch door naar de operator.

De operator bellen U kunt de operator vanaSf overal in het systeem bellen. De operator bellen:

42

•

Dicteer "Operator" of "Nul" op elk moment van uw sessie; of

•

Druk op elk moment van uw sessie op 0.

NuPoint Unified Messaging

Recommend Documents