Uitgever: Cafca nv. Rembert Dodoensstraat 45. BE 3920 Lommel. helpdesk:

Uitgever: Cafca nv Rembert Dodoensstraat 45 BE 3920 Lommel 011 55 40 10 [email protected] helpdesk: 011 54 70 16

Handleiding Cafca digitale werkbonnen en service planning

Contents Cafca Digabon .......................................................................................................................................... 3 Doel ..................................................................................................................................................... 3 Techniek .............................................................................................................................................. 4 Wie doet wat? ..................................................................................................................................... 5 Vereisten ............................................................................................................................................. 5 Voorbereidingen in Cafca backoffice .................................................................................................. 6 Voorbereidingen specifiek voor de CV en Koeling installateur ........................................................... 9 Aan de slag met de Backoffice Werkbonnen .................................................................................... 16 Aan de slag met de Digabon .............................................................................................................. 22 Inloggen... ...................................................................................................................................... 22 De Digabon voor de technieker ..................................................................................................... 24

Informatie-pagina ............................................................................................................... 27

Transport............................................................................................................................. 33 Online Serviceplanning .......................................................................................................................... 45 Doel ................................................................................................................................................... 45 Techniek ............................................................................................................................................ 46 Wie doet wat? ................................................................................................................................... 47 Vereisten ....................................................................................................................................... 47 Voorbereidingen in Cafca backoffice ................................................................................................ 48 Gebruikers instellen .......................................................................................................................... 48 Techniekers instellen ......................................................................................................................... 49 Aan de slag met Online Serviceplanning ............................................................................................... 50 Stappenplan om te starten................................................................................................................ 51 Plannen .................................................................................................................................................. 56 De verschillende methodes om een job of ‘verlet’ te plannen: ........................................................ 56 Planning functies ............................................................................................................................... 58 Messages ............................................................................................................................................... 61 Statistics ................................................................................................................................................ 61

Page 2 of 61


Cafca Digabon Doel Een online of digitale werkbon is altijd en overal beschikbaar: op de werkplek maar ook in Cafca backoffice (=Cafca op ’t kantoor). Er is geen ‘vacuum’ meer tussen de versie van de werkbon op de werkplek en die op ’t kantoor. Informatie is nu beschikbaar. De digitale versie van de werkbon kan u in uw bedrijf overwegen omwille van de nadelen van een klassieke geschreven werkbon, want... a. b. c. d. e. f. g.

Zijn ze tijdig ingevuld en niet op ’t einde van de dag / week? Zijn de bonnen leesbaar ingevuld? Zijn ze ingeleverd? Oei, wat bedoelt de technieker hier precies? Effen bellen. Alle verplaatsingen, werkuren en materialen opzoeken en invullen Prijzen opzoeken Controle- en meetwaardes overtikken in de componenten van het onderhoudscontract (ingeval van CV ketel onderhoud) h. Werkbon en attest afdrukken en opsturen De Digitale werkbon biedt deze voordelen: a. Professioneel ten opzichte van uw klant. b. Alle gegevens zijn online beschikbaar: klantgegevens, werkadres, artikelen, componenten uit de module Cafca onderhoudscontract. c. Zeer gebruiksvriendelijk: met een ‘start’ en ‘stop’ registreer je de verplaatsing en werkuren. d. Een bliotheek met verkoopprijzen is online. e. De klant kan digitaal ondertekenen. f. De werkbon kan ter plaatse geprint en gemaild. g. Een attest (bv reiniging- en verbrandingsattest) kan geprint of gemaild. h. De technieker klikt ‘Afgewerkt’ en de digitale werkbon verdwijnt uit zijn lijst en wordt ‘gedropt’ in Cafca backoffice. i. Cafca backoffice noteert de afgewerkte werkbon in de module ‘Werkbonnen’ en verwerkt deze in een minimum van tijd naar de projectnacalculatie of facturatie. Nota: De digitale werkbonnen worden per technieker gevisualiseerd in Cafca serviceplanning. Een onmisbare tool voor de backoffice voor het plannen van opdrachten en voor de technieker die zie enkel zijn persoonlijke planning consulteert. Zie verder in deze handleiding de beschrijving van de Cafca serviceplanning.

Page 3 of 61


Techniek Er zijn 2 systemen die met elkaar ‘spreken’ Enerzijds... Cafca Backoffice is de kantoorsoftware zoals uw administratieve taken in te vullen.

bedrijf misschien al jaren gebruikt om

Anderzijds... Cafca Cloud is een toepassing draaiende op een webserver (net zoals bankprogramma’s, facebook, enz...). De servers staan in kwalitatieve datacenters en hebben een gegarandeerde uptime van 99,5 % en worden volgens strenge SLA normen gehost. Cafca Cloud vereist geen installatie van software op het toestel zelf, maar heeft enkel een internetbrowser nodig. Spreken... De database van de Cafca backoffice synchroniseert met de Cafca cloud database op de webserver. Dwz de noodzakelijke gegevens voor Cafca cloud programma’s (werkbonnen, serviceplanning, relatiebeheer, ...) worden naar de webservers gestuurd. Zo beschikt de technieker over de correcte gegevens om zijn werkbon in te vullen. Toegevoegde en gewijzigde gegevens worden terug naar de backoffice database gestuurd. Dit is een continu proces. Voorbeeld... Een werkvoorbereider op ’t kantoor stelt een werkbon op voor een technieker in Cafca backoffice. Enkele seconden nadien ziet de technieker op zijn tablet de werkbon verschijnen. Hij kan deze aanvullen met vervoer, werk en materiaalgegevens. Eén klik op “Finish” en de ingevulde gegevens staan in de werkbon van de werkvoorbereider.

Werkbon in Cafca backoffice

Werkbon in Cafca Cloud

Page 4 of 61


Wie doet wat? De medewerkers van Cafca maken het Cloud gedeelte volledig bedrijfsklaar. De voorbereidingen (zie verder) in Cafca Backoffice is uit te voeren door uw administratie.

Vereisten Op ’t kantoor: -

Cafca backoffice versie 11 of hoger, minimaal de commerciële module (COM – blokje linkerkant)

-

Een server waarop de Cafca backoffice database is geïnstalleerd (MS SQL 2005 of hoger) Een internetverbinding met een goede bandbreedte (VDSL, Telenet Fibernet, ...). De uploadsnelheid moet minimaal 1 Mbit zijn. Voor de techniekers:

-

Een toestel met een mobiele internetverbinding. Bij voorkeur met een aanraakscherm (Tablet pc of Ipad). Het toestel moet een internetbrowser hebben, het besturingssysteem is niet belangrijk (windows, linux, apple, android,

Page 5 of 61


Voorbereidingen in Cafca backoffice Gebruikers instellen De gebruikers zijn de bedienden die Cafca op ’t kantoor gebruiken. Elke Cafca gebruiker is geregistreerd in de module OND, Gebruikers.

Afbeelding: Gebruikersbeheer in Cafca Backoffice. Als gebruiker krijgt u in Cafca Cloud andere bevoegdheden, schermen en mogelijkheden dan een technieker.

Techniekers instellen

Page 6 of 61


De techniekers zijn ingevuld in Cafca Backoffice, onder ‘Administratie’, ‘Personeelsfiches’. Vul zeker in: login-naam, paswoord, Verkoopprijs per uur (zie tabblad ‘prijzen’), verkoopprijs per km als chauffeur. Dit zijn noodzakelijke gegevens voor de werkbon.

Bibliotheek instellen Indien de technieker mag gebruik maken van een bibliotheek van artikelen, begeeft u zich hiervoor naar Cafca Backoffice naar ‘Administratie’, ‘Materiaal’. Er bestaan 2 mogelijkheden om artikelen beschikbaar te stellen voor de technieker: 1. Artikelfiches aanvinken als ‘courant’.

U kan dit groepsgewijs met behulp van ‘Actie’, ‘Selectie aanpassen’.

Page 7 of 61


2. Artikelfiches aanvinken als ‘Voorraad’ Indien u de Cafca Voorraadmodule gebruikt, worden alle artikelen die in voorraadoverzicht staan, automatisch aangevinkt als ‘voorraad’. Deze artikelen komen automatisch ter beschikking van de technieker.

Page 8 of 61


Voorbereidingen specifiek voor de CV en Koeling installateur Dit hoofdstuk i s bestemd voor alle gebruikers die een periodiek (meestal jaarlijks) onderhoud willen doen op CV- en HVAC installaties waarbij ze ook attesten willen afleveren. In de CV branche spreken we over het reinigings- en verbandingsattest. In de Koelingsbranche spreken we over lektest-, druktest en vacuumtest-attesten. Het is noodzakelijk dat de belangrijkste componenten van de technische installatie opgenomen zijn in Caca Backoffice. Hiervoor moet u in Cafca backoffice over de module “SERV” beschikken (Service & Onderhoud), waar we het item ONDERHOUDSCONTRACTEN gebruiken.

Elke installatie komt overeen met één onderhoudscontract We concentreren ons op de noodzakelijke punten in het onderhoudscontract die de Digabon ondersteunen . Het doel is dat we een werkbon koppelen aan het onderhoudscontract van de klant, waardoor de technieker in staat is zijn controle- en meetresultaten op component-niveau in te vullen en een attest kan gegenereerd worden. Meer uitgebreide uitleg en toepassingen over deze module vindt u op onze website www.cafca.be onder rubriek ‘documentatie’ We focussen ons in deze handleiding enkel op de samenwerking tussen de Digabonnen en het onderhoudscontract Een voorbeeld op de volgende pagina...

Page 9 of 61


We bekijken de klant “Cuypers-Nelissen” (dubbelklik) Zie een voorbeeld van het tabblad ‘Algemeen’:

Page 10 of 61


Zie een voorbeeld van het tabblad ‘Meer info’

Page 11 of 61


Gegevens Datum=contractdatum (mag aanmaakdatum zijn ingeval van geen contract) Opstellingsdatum van het contract Begin uitvoeringsdatum=datum van eerste onderhoud (ongeveer) Duurtijd=duurtijd van het contract of het aantal jaren vooraf inplannen van de onderhoudsbeurten. OH beurten per jaar=aantal keer per jaar dat de installatie moet onderhouden worden. Route=regio van onderhoud om te groeperen (2): volgorde van bezoek in die regio. TOEPASSEN: aan de hand van deze gegevens worden de onderhoudsbeurten van deze klant in een globale tabel ‘onderhoudsbeurten’ geplaatst (zie hiervoor de voorziene knop ‘OH beurten’ op het algemeen overzicht van onderhoudscontracten) Facturen Zelfde opzet dan onderhoudsbeurten. Aan de hand van deze gegevens worden de op te stellen facturen van deze klant vooraf in een globale tabel ‘facturen’ geplaatst

Page 12 of 61


BELANGRIJK TABBLAD: Componenten. Voor de CV installateur: Vul hier de componenten in die een nazicht, onderhoud of metingen nodig hebben en/of op een attest moeten verschijnen . Zie voorbeeld in deze afbeelding.

Via “Nieuw Middel” (rechts), druk je op de ‘bibliotheek’ knop Zie voorbeelden van schermen:

Page 13 of 61


Punten van aandacht: Selecteer eerst de ketel en daarna de brander (ingeval van mazout). In ‘Extra Info’ moet je éénmalig de veldnamen wijzigen (voor CV in ‘Vermogen’, ‘Vloeibaar/Gas’ en ‘Debiet’). In ‘Extra Info’ duid je specifiek aan of het een ketel of brander is. Indien je elementen hebt waarin een ketel én brander is opgenomen, mag deze geselecteerd worden via ‘Nieuw’. We hebben ook een sproeier toegevoegd en in tabblad ‘algemeen’ aangevinkt als ‘opnemen in werkbon’. Zo zal de sproeier automatisch in de werkbon opgenomen worden als we de werkbon creëren vanuit het onderhoudscontract. P deze manier worden noodzakelijke materialen niet vergeten. Indien het onderhoudscontract meerdere ketels en/of branders inhoudt, maak je hiervoor steeds een nieuw component. Denk steeds aan de volgorde ketel en dan brander en het vinkje ‘Ketel’ of ‘Brander’ te gebruiken.

Page 14 of 61


Voor de Koelingsinstallateur Het is volgens ons niet nodig elke binnen- of buitengroep te definiëren, maar een fictief artikel te selecteren van een type-installatie in ’t algemeen. Hiervoor kan je best enkele materiaalartikelen per type installaties aanmaken (zie hoofdmenu bovenaan, Administratie, Materiaal) Het koelmiddel kan ook ingevuld worden en aangevinkt als ‘opnemen in werkbon’

Page 15 of 61


Aan de slag met de Backoffice Werkbonnen Je kan als bediende/werkvoorbereider de werkbonnen in Cafca backoffice opstellen. Ze worden immers gesynchroniseerd met de cloud versie (zie enkele hoofdstukken hiervoor) en hierdoor beschikbaar voor de technieker.


Werkbon in Cafca Cloud

We overlopen in ’t kort de werking van een backoffice werkbon.

Page 16 of 61


Druk op ‘Nieuwe Werkbon’

en we komen in het tabblad ‘Algemeen’.

Page 17 of 61


Projectnummer: Indien het om een projectbon gaat, selecteer het project. Hierdoor worden alle relevante gegevens uit de projectfiche gekopieerd zoals dossier, klant, projectadres, BTW, Referenties, ... Dossiernummer: Indien geen project, kan een dossier geselecteerd worden. Onderhoudscontract: Indien de klant/installatie beschreven staat in een onderhoudscontract voor het uitvoeren van een onderhoudsopdracht. Hierdoor worden automatisch alle te voorziene materialen ingevuld, alsmede de werkomschrijving. !! Bovendien worden de componenten van het onderhoudscontract online getoond, zodat de technieker zijn controle- en meetwaarden kan invullen. Hierdoor kan een attest op het werkadres gegenereerd worden. Klant: als alle velden hierboven worden overgeslagen, bvb ingeval van een depannage, kan de klant geselecteerd worden. Dit wordt beschouwd als het facturatie-adres. Projectadres: kan opnieuw geselecteerd worden wat gelijk is aan het facturatieadres, of kan uit het tabblad ‘Leveringen’ van de relatie gekozen worden. Er is een 2de selectieknop voorzien om een contactpersoon aan het leveringsadres toe te voegen.

Page 18 of 61


Via Google Maps kan een routebeschrijving afgedrukt worden en het aantal km heen wordt getoond. Deze kan ingevuld worden in het voorziene veld in tabblad ‘meer info’. Begin- en einddatum: Datum van uitvoering. Is belangrijk dat dit correct wordt ingevuld, ingeval de werkbon in de planning moet gevisualiseerd worden. Opmerking: een werkbon mag over verschillende dagen gaan. Begin- en einduur: verwachte begin en einduur. Is ook belangrijk, ingeval de werkbon in de planning wordt gevisualiseerd. BTW type en tarief: komt uit de relatiefiche. Ingeval van selectie van een project, onderhoudscontract of leverinsgadres, overheerst deze op de relatiefiche.

In aavraag: de bon kan/hoeft nog niet gepland worden. In dit geval wordt deze bon gevisualiseerd in de wachtkamer van de planning en kan snel gepland worden indien nodig. De werkbon is niet online beschikbaar voor de technieker. Gepland: de bon wordt direct in de planning gezet volgens de ingevulde begin- en einddatum plus begin- en einduur. Indien een bon via de planningsmodule in de planning wordt geplaatst, zal dit vinkje automatisch aangezet (on) worden en ‘in aanvraag’ uitgezet (off). De werkbon is online beschikbaar voor de technieker. Geannuleerd: de job is geannuleerd. De werkbon is niet online beschikbaar voor de technieker. Verstuurd: de werkbon is beschikbaar voor de technieker. BON binnen: de werkbon is ingeleverd of na het online invullen gesynchroniseerd. Afgewerkt: De job is afgerond. De werkbon is niet online beschikbaar voor de technieker. Gefactureerd: de bon is doorgeboekt naar de facturatie. Kan daarna niet meer gewijzigd worden. Betaald: de bon is ter plaatse afgerekend.

Status: zelf in te stellen keuzelijst in de module OND, Codes, Status Werkbonnen.

Page 19 of 61


Statistiek: bon mag meedoen in de rapporteringen (op maat) Actief: de werkbon wordt in het overzichtstabel getoond. Niet actief = verborgen. Via Filter en ‘niet actieve werkbonnen’ kan deze opnieuw geraadpleegd worden. Opmerking: Het is goed dat werkbonnen, die niet meer echt nodig zijn, op ‘niet actief’ worden gezet. Hierdoor onderhoudt u de database en blijven de werkbonnen snelheid behouden. ’Niet actieve’ werkbonnen blijven sowieso zichtbaar in de relatiefiche van de klant, achter de knop ‘documentenoverzicht’

We slaan de tabbladen ‘Materiaal’ en ‘Werkuren’ over en begeven ons naar het tabblad ‘Meer info’

Planning: selecteer hier de technieker(s). Aan de hand hiervan wordt de werkbon in het planningsvak van de technieker geplaatst. Validatie: Wordt automatisch ingevuld aan de hand van selectie Projectnummer. Ingeval van selectie Onderhoudscontract of Relatie wordt automatisch ‘Regie’ als validatie genomen. Regie betekent dat de werkuren, verplaatsing en materiaallijnen validatie ‘regie’ en te factureren zijn. ‘Vlg offerte’ of ‘Offerte meerwerk’ betekent dat de werkuren, verplaatsing en materiaallijnen niet te factureren zijn, want zijn voorzien in de aangenomen prijs.

Page 20 of 61


Onderhoud: de lijnen zijn te factureren Garantie en Niet productief: de lijnen zijn niet te factureren. Locatie fiche: hier kan je een document selecteren, dat betrekking heeft op deze werkbon (bvb de gescande ingevulde en ondertekende werkbon). Ingeval u over het document management van Cafca beschikt, wordt dit automatisch gekoppeld. Document management is een scanner die, aan de hand van barcodeherkenning, het document (kunnen meerdere pagina’s zijn) in de juiste dossiermap bewaart (als pdf). Afstand: afstand van de heenweg in km. Wordt automatisch ingevuld indien het reeds vermeld is in de projectfiche (module PROJECTEN) , dossier (module DOSSIERS) of leveringsadres (module RELATIES). In tabblad ‘algemeen’ kan je dit meteen door Google maps laten berekeken. Vast tarief: vast verplaatsingstarief in plaats van km tarief. Kan eveneens op voorhand zijn ingevuld volgens projectfiche, dossier of leveringsadres in relaties. Ingeval één deze waardes ingevuld, wordt dit automatisch overgenomen tijdens het invullen van de ‘verplaatsing’ in de backoffice werkbon of de DigaBon. Prijsbepaling: prijszetting van de materialen. Ingeval dit ingevuld, wordt dit automatisch overgenomen tijdens de registratie van de ‘materialen’ in de backoffice werkbon of de DigaBon. Ingeval niet ingevuld, wordt de adviesprijs van het materiaalartikel genomen of de verkoopprijs 1 van het arbeids, materieel of element artikel. Het tabblad ‘Memo’ 2 velden: omschrijving der werken en Opmerking Deze teksten komen samen met de teksten van de andere werkbonnen van deze klant, onderhoudscontract of project in de ‘bijlage’ van de werkbon. Deze bijlage kan steeds samen met de werkbon afgedrukt worden. Ingeval een onderhoudscontract geselecteerd waarin ook omschrijving der werken ingevuld werden, dan wordt de omschrijving hieruit gekopiëerd. Ingeval een opmerking is ingevuld, zal die opnieuw worden gekopieerd naar de eerstvolgende werkbon van die klant, onderhoudscontract of project.

Als de setup van de Digabonnen door onze diensten is uitgevoerd, zal er een synchronisatieproces starten waardoor om de x minuten de werkbon-informatie tussen backoffice en cloud worden uitgewisseld.

Page 21 of 61


Aan de slag met de Digabon Inloggen... Als u via uw internet browser naar http://www.cafca-mobile.be navigeert, zult u volgend inlogscherm zien:

Figuur 1: Inlogscherm

Vul de door CAFCA geleverde Company en Company Key in. Vervolgens gebruikt u uw gebruikersnaam en paswoord zoals die zijn ingevuld in CAFCA backoffice (zie enkele alinea’s terug: bedienden hebben dezelfde login als Cafca gebruiker, technici hebben dezelfde login als die zijn vastgelegd in de personeelsfiche ). Druk vervolgens op de knop Logon. Het volgende scherm opent zich:

Figuur 2: Home

Nota: Eénmaal ingelogd, zal dat niet meer nodig zijn voor de volgende dagen, tenzij u cookies heeft verwijderd of andere internet-instellingen hebt gewijzigd. Let op: als u als gebruiker wil inloggen en u heeft dezelfde login naam zowel in de ‘Gebruikers’ als ‘Personeelsfiches’ staan, zet u een ‘U’ voor uw inlognaam als u als gebruiker wil inloggen en niet als technieker. Bijvoorbeeld: uw loginnaam in Cafca backoffice is JPC (zowel in de module Gebruikers als Personeelsfiches), dan logt u in met UJPC. Zo herkent Cafca of u een gebruiker of technieker bent. Page 22 of 61


Bovenaan het scherm ziet u de navigatiebalk die uit vier items bestaat: Home Inloggen

Work Documents Planning Relations

Drukt u op deze knop dan komt u op de pagina, zoals weergegeven in Figuur 2. Deze pagina zal algemene informatie bevatten over onze activiteiten. Indien u onder een andere gebruiker of technieker wilt inloggen, drukt u op de knop waarop uw naam wordt weergegeven. Dit brengt u terug naar de pagina zoals weergegeven in Figuur 1 inlogscherm. De module Work Documents zijn de digitale werkbonnen. De module Planning is de serviceplanning. De module Relations zijn alle relaties (klanten, leveranciers, andere) met alle documenten die ooit zijn opgesteld per relatie.

Page 23 of 61


De Digabon voor de technieker Naargelang u als gebruiker of technieker bent ingelogd, zult u deze pagina in een andere layout te zien krijgen. U bent ingelogd als technieker, dan krijgt u elke werkbon in dit formaat te zien:

Figuur 3: Een Werkbon voor een technieker

De werkbon is zodanig ontworpen dat hij volledig met een pen of de vingers kan bediend worden.

Page 24 of 61


Als (kantoor)gebruiker ziet u de werkbonnen in ‘tabel’ vorm:

Figuur 4: De Werbonnen voor een Gebruiker

U kan de kolommen in de breedte aanpassen of naar een andere plaats verslepen. Om deze kolominstellingen te onthouden, klikt u op “Customize Grid”. Onder elke kolom kan u ingave doen, waarop de tabel gefilterd wordt. U kan op het kolomhoofd klikken om te filteren van A->Z of Z->A De pijl naast het kolomhoofd bepaalt de zoekmethode (start met het woord, bevat het woord, ...). Onderaan ziet u een beschrijving van de filter die u diepgaander kan ‘programmeren’ In de linkercel bovenaan, kan u de filter ‘resetten’ Elke lijn is een werkbon en links daarvan heeft u een knoppenrij. Elke knop vertegenwoordigt een onderdeel van de werkbon: Deze knop brengt u naar een pagina waar u alle informatie van de werkbon zal zien zoals hij in de CAFCA backoffice werd opgesteld.

Deze knop brengt u naar de Transport pagina. Hier kunt u uw rit registreren van en naar de klant. Tijden en kilometers worden geregistreerd. Aan de hand van de validatie (regie of project), ingevuld in

, wordt het transport aangerekend.

Page 25 of 61


Deze knop brengt u naar de Werkuren pagina. Het registreren van de werkuren gebeurt met een Start en Stop knop. De werkuren, werkomschrijving en tarieven worden genoteerd.

Deze knop brengt u naar de Producten pagina. Producten kunnen vooraf door de opsteller van de werkbon ingevuld zijn, maar de technieker beschikt ook over dezelfde bibliotheek (voorraad- of courante artikelen) om artikelen te selecteren. Deze knop brengt u naar de Werkomschrijving pagina. Hier leest de technieker de werkomschrijving, die hij verder kan invullen. Opmerkingen worden in een apart gedeelte genoteerd. Deze knop brengt u naar de Componenten pagina. Hier kan de technieker een check- en meetresultatenijst invullen voor de te controleren ketel en/of brander. Componenten kunnen worden ingevuld als de werkbon gekoppeld is aan het onderhoudcontract in waarin de Componenten zijn ingevuld. Deze resultaten worden ook naar de backoffice gestuurd.

Deze knop brengt u naar de Afdruk pagina. De werkbon kan op een mobiele printer worden afgedrukt of in PDF-formaat naar de mailbox van de klant verzonden worden. Hier kan de klant ook digitaal ondertekenen.

Leuk om te weten: Indien de auto of ‘mannetje’ groen kleurt, is de transport of ’t werk nog bezig. Indien de auto rood kleurt, is de verplaatsing ingevuld, indien een kruisje staat bij het ‘mannetje’, dan zijn er werkuren ingevuld. Indien de baksteen groen kleurt, is er ingave van materialen gedaan.

Page 26 of 61


Informatie-pagina Technicians De werknemers die de job moeten uitvoeren.

Toevoegen: met het plus-teken dan zal u een lijst krijgen van alle werknemers. Selecteer door één klik en druk op OK. U kan meerdere werknemers toevoegen. De werknemers zijn ingevuld in de module ‘personeelsfiches’ (zie Administratie) backoffice, waaruit u een werknemer kan selecteren en toevoegen op de werkbon.

Page 27 of 61

in CAFCA


General

Date Start en Stop: begin- en einddatum van de job Time from – until: indicatieve starten einduur van de job. Hiermee wordt het tijdsvak in de serviceplanning bepaald. Heeft geen verband met de werkurenregistratie. Dossier: hier kan je een dossier, zoals opgesteld in de backoffice, selecteren. Project: hier kan je een dossier, zoals opgesteld in de backoffice, selecteren. Maintenance: hier kan je een onderhoudscontract, zoals opgesteld in de backoffice, selecteren. User1: opsteller van de werkbon User2: 2de opsteller van de werkbon (manueel te selecteren).

Page 28 of 61


Invoice address Om het facturatie-adres te selecteren, kunt u op de

drukken om de relatielijst te raadplegen.

Met de “search” knop kan u zoekwoorden ingeven waardoor een zoekactie op naam, straat en gemeente gedaan wordt. U kan ook via de kolomhoofden filteren. Zie de kolommen ‘naam, e-mail, street, zip, city, ...’. Door een letter of cijfer in te vullen, kan u sneller scrollen.

Drukt u op de wereldbol, dan opent zich er een venster die u naar google maps brengt. De reisweg van uw bedrijf naar dat van de klant wordt automatisch ingevuld.

Page 29 of 61


Project address Hier kan je een projectadres selecteren, zoals deze werden ingevuld in Cafca Backoffice, Relatie, tabblad ‘leveringen’. Maar indien het projectadres gelijk is aan het factuuradres, dan vinkt u de optie “Is Same as Invoice Address” Onderaan heeft u ook een regel om manueel een projectadres in te vullen.

Validation Validatie van de werkbon. Hoe moet de werkbon (niet) behandeld worden: factureren of niet? Hier kunt u, al of niet, de afrekening-aspecten van de werkbon bepalen.

Indien u kiest voor ‘regie’ of onderhoud, dan worden de vinkjes achter invoice products, work time en KM automatisch ingevuld. Indien u kiest voor offerte, offerte meerwerk of garantie, worden geen vinkjes gezet. Total KM: aantal km heen. Als de technieker zijn verplaatsing registreert, zal automatisch dit veld ingevuld worden. Fix Price: vaste verplaatsingsprijs.

Page 30 of 61


State De status van de werkbon. Deze keuzelijst wordt eveneens in Cafca backoffice door de gebruiker beheerd (Zie OND, Codewaarden, Status werkbonnen). Hiermee kan u zelf bepalen wat de status of huidige situatie is van de werkbon.

Dan heeft u nog een checklist met ‘vinkjes’ Dit onderdeel is belangrijk! On demand: de werkbon komt in aanvraag en zal in de ‘wachtkamer’ van de serviceplanning getoond worden. Planned: de werkbon is van de wachtkamer verhuisd naar de planning (dit vinkje wordt automatisch geplaatst). Cancelled: de werkbon wordt geannuleerd. Sent: de werkbon is meegegeven met de technieker. Doc In: de werkbon is terug afgeleverd. Finished: het werk werd beëindigd. Invoiced: de bon werd gefactureerd. Active: de bon blijft zichtbaar in de tabel van werkbonnen. Aan de hand van de laatst gezette vink, zal het tijdsvak in de serviceplanning een andere kleur krijgen. Voorbeeld: indien het laatste vinkje ‘finished’ is, zal het geplande vak de kleur krijgen die hiervoor ingesteld is.

Page 31 of 61


More info Het laatste gedeelte bevat vooral de prijsbepaling van de werkbon.

Global discount: algemene korting op het nettotoaal van de werkbon. Payment discount: Betalingskorting; een vermelding van de korting + kortingsbedrag dat van het algemeen totaal mag verminderd worden, indien de voorwaarde van betalingstermijn wordt gerespecteerd. Betalingstermijn: de termijn die moet gerespecteerd worden om te kunnen ‘genieten’ van de betalingskorting. Pricing: Standard: voor het materiaal wordt de adviesprijs genomen zoals die in de artikelfiche (backoffice) is vermeld. Voor elementen wordt verkoopprijs 1 genomen (hier bestaat geen adviesprijs). Addition on Purchase Price: toeslagpercentage op de aankoopprijs zoals die vermeld staan in de artikelfiches (backoffice). Addition per group: toeslagpercentage die is ingevuld in de groepen van de artikelen (backoffice) Sell price and discount: type verkoopprijs en kortingsgroep zoals die vastgelegd is in de relatie (Backoffice) of het project. De prijzen van de artikelen worden vastgelegd in de Cafca backoffice. De bruto- (of advies) prijs, verkoopprijzen 1, 2 en 3, kortingsgroepen, toeslag per groep worden geregeld in de Administratie, Materiaal, Elementen en Groepen. Het prijstype of pricing wordt vastgelegd in de projectfiche of de relatie. Het prijstype van het project overheerst die van de relatie. Als er geen prijstype bestaat, dan wordt steeds de adviesprijs van het materiaalartikel genomen en de verkoopprijs 1 van het element.

Page 32 of 61


Transport

Verplaatsingen kunnen ingegeven worden enkel door de START en STOP knop te gebruiken.

De starttijd kan gecorrigeerd worden met de pijl toetsen aan de rechterkant. De linkerpijlen zijn voor de uren en de rechterpijlen voor de minuten. Indien in de werkbon Informatie geen km aantal is ingevuld, vul de km-stand in

Page 33 of 61


Bij een stop opnieuw het einduur bevestigen of corrigeren en de km eindstand invullen.

Naargelang in de Werkbon Informatie, in rubriek ‘Validatie’ velden zijn aangevinkt of ingevuld, wordt automatisch elke regel voorzien van deze informatie.

Zo wordt hier bepaald wat er wel of niet moet gefactureerd worden: # uren verplaatsing x uurprijs # km x km-prijs Vast verplaatsingsbedrag.

Nuttige info: De km-prijs en de uurprijs wordt uit het personeelsfiche (Backoffice) gehaald. Het # km of vast bedrag wordt uit de projectfiche, relatiefiche of de werkbon backoffice gehaald. De regels kunnen nog gewijzigd worden door een eenvoudige klik in de in een kolom. Bijvoorbeeld: klik op de kolom ‘KM Price’ en u kan de km-prijs wijzigen. Zolang de verplaatsing niet gestopt is, kunnen er geen werkuren ingevuld worden.

Indien de rood kleurt, dan zijn er verplaatsingen ingevuld. Indien hij groen kleurt, dan is de verplaatsing nog bezig. Bij een gbrijze kleur is er niets ingevuld of is de transport niet aan het ‘lopen’.

Page 34 of 61


Work

Indien de job start, druk op de START knop rechts Bevestig of wijzig de begintijd en druk op OK. De starttijd kan gecorrigeerd worden met de pijl toetsen aan de rechterkant. De linkerpijlen zijn voor de uren en de rechterpijlen voor de minuten.

Intussen kan u al de materiaalartikelen invullen met behulp van de knop

Indien de job of een bepaalde activiteit van de job ten einde is , druk op STOP De werktijd wordt in een regel toegevoegd. Het uurtarief, validatie (te factureren) en dergelijke wordt automatisch toegekend (aan de hand van de werkboninformatie). Indien u een jobomschrijving wil geven, klik op de kolom ‘Job description’. Deze omschrijving wordt later in de backoffice gebruikt om door te boeken naar de factuur.

Page 35 of 61


Indien u een arbeidscode wil toekennen, klik op de kolom ‘labor’. Hierdoor zal het tarief van de gekozen arbeidscode genomen worden ipv het tarief uit de personeelsfiche. Dit kan ongedaan gemaakt worden dooe de vink ‘use labor’ uit te zetten. Indien u een looncode (normale uren, overuren, ...) wil toekennen, klik op de kolom ‘hour’. Dan wordt het uurtarief uit de personeelsfiche vermenigvuldigd met de looncodefactor. Indien onder contractvoorwaarden wordt gewerkt, dan worden deze tarieven genomen. De instellingen van ‘labor’ gebeurt in de Cafca backoffice onder Administratie, Arbeid De instellingen van ‘Jobdescription’ gebeurt in Cafca Backoffice onder OND, Codewaardes, arbeidsomschrijvingen De instellingen in ‘Hour’ gebeurt in Cafca backoffice onder Administrarie, Looncodes. De instellingen in ‘Contract’ gebeurt in Cafca backoffice onder Administratie, Contracten.

Deze vinken bepalen of er een afwijkend tarief tov het normaal uurtarief (zoals bepaald in zijn personeelsfiche) moet gehanteerd worden.

De totalen aan werktijd en tarief worden op deze manier getoond en kan alsnog afgevinkt ingeval er geen aanrekening van werkuren is.

Page 36 of 61


Products In dit gedeelte worden de materialen toegevoegd. Indien deze knop groen kleurt, zijn er producten reeds toegevoegd. Ingeval van grijze kleur, werd er nog niets toegevoegd.

klik hier om artikelen toe te voegen.

Hier bepaalt u het artikeltype. MATERIAL en ELEMENTS zijn artikelen die uit Cafca backoffice komen. MANUAL zijn ‘manuele’ artikelen oftewel een omschrijving en een aantal. Material: dit zijn alle materiaalartikelen uit Cafca backoffice (zie ADMINISTRATIE, Materiaal) waarvan het vinkje ‘courant’ of ‘voorraad’ is gezet. Na klik op deze knop worden eerst de materiaalgroepen getoond. Elements: dit zijn alle elementen uit Cafca backoffice waarvan het vinkje ‘courant’ is gezet.

Nota:

De prijs van het materiaal of element is afhankelijk van hetgeen in de informatie meer bepaald de ‘pricing’, van de werkbon is ingevuld. Zie nogmaals de uitleg hierover:

Page 37 of 61

gedeelte,


Pricing: Standard: voor het materiaal wordt de adviesprijs genomen zoals die in de artikelfiche (backoffice) is vermeld. Voor elementen wordt verkoopprijs 1 genomen (hier bestaat geen adviesprijs). Addition on Purchase Price: toeslagpercentage op de aankoopprijs zoals die vermeld staan in de artikelfiches (backoffice). Addition per group: toelsagpercentage die in ingevuld in de groepen van de artikelen (backoffice) Sell price and discount: type verkoopprijs en kortingsgroep zoals die vastgelegd is in de relatie (Backoffice) of het project. De prijzen van de artikelen worden vastgelegd in de Cafca backoffice. De bruto- (of advies) prijs, verkoopprijzen 1, 2 en 3, kortingsgroepen, toeslag per groep worden geregeld in de Administratie, Materiaal, Elementen en Groepen. Het prijstype of pricing wordt vastgelegd in de projectfiche of de relatie. Het prijstype van het project overheerst die van de relatie. Als er geen prijstype bestaat, dan wordt steeds de adviesprijs van het materiaalartikel genomen en de verkoopprijs 1 van het element. (Einde nota)

Elk toegevoegd arikel krijgt een aparte regel. De regel is nog te wijzigen door in de gewenste kolom te klikken. Ook hier kan de validatie ‘to invoice’ aan- of uitgevinkt worden, zowel op regelniveau als op ’t totaal..

Page 38 of 61


Werkomschrijving en Opmerkingen

Omschrijving van de job en een eventuele opmerking. Na ingave op de SAFE (zie rechts) knop drukken.

Nota De jobomschrijving wordt ook in de werkbonnen overzicht getoond, zodat de technieker onmiddellijk zijn job kan lezen in plaats van de werkbon te openen.

Page 39 of 61


Components Hiermee wordt bedoeld:

Indien in het Informatie gedeelte van de werkbon een onderhoudscontract werd geselecteerd, dan worden alle componenten uit het onderhoudscontract getoond.

Per component kunnen controle- en meetwaardes ingevuld worden in layout van een attest. Volgende attesten zijn beschikbaar: -

Reiniging en verbranding (CV) Druktest (Koeling) Vacuümtest (Koeling) Lektest (Koeling)

Om een correct onderhoudscontract op te stellen, zie voorgaande hoofdstuk ‘Voorbereidende werken voor de CV en Koelinginstallateur’

Samenvattende herhaling voor het gebruik van de componenten In Cafca Backoffice: -

Stel Onderhoudscontracten op. Vul in het gedeelte ‘componenten’ de ketel en eventueel de brander. Benoem zelf de veldnamen zoals Vermogen, Vloeibaar en Gas en vul deze waardes in, alsmdede de serienummer en fabirkant van de ketel.

In Cafca Digabonnen: -

Koppel de werkbon aan het onderhoudscontract

-

Vul de controles en metingen in het gedeelte

Page 40 of 61


Een overzicht van de componenten van het onderhoudscontract, worden hier getoond. Let wel dat het onderhoudscontract in het gedeelte ‘Information’ van de werkbon geselecteerd is.

Deze 2 knoppen zijn voorbehouden voor een eigen in te stellen opzet en gelinkt met de knoppen ‘metingen’ en ‘controles’ van de componenten in onderhoudscontracten. Hier kunnen nog geen attesten of sfdrukken op gegeneerd worden.

Achter deze knop schuilen de waardes om het reinigings- en verbrandingsattest in te vullen.

Achter deze knop schuilen de waardes om lektest-, vacuümtest- en druktestattest in te vullen.

-

Samen met de werkbon in afgedrukt of gemaild.

, kan het attest ondertekend worden en ter plaatse

Page 41 of 61


Printen en handtekenen Preview en printen van de werkbon

Indien u deze bon digitaal wil ondertekenen, druk op

Met de e-mailknop kan u deze bon per mail versturen naar het e-mailadres zoals bepaald in de Informatiegedeelte

van de werkbon.

Page 42 of 61


Terug naar algemeen werkbonnen-overzicht Hier keer je terug naar het algemeen overzicht van de werkbonnen.

Page 43 of 61


Enkele handige hulpmiddelen:

Routebeschrijving via Google Maps Hier wordt via Google een rouetbeschrijving getoond, vanaf het bedrijfsadres tot het projectadres. Ook handig om de km aantal te raadplegen.

Page 44 of 61


Online Serviceplanning Doel Een online of digitale planning is altijd en overal beschikbaar: voor de technieker op de werkplek maar ook in Cafca backoffice (=Cafca op ’t kantoor). Er is geen ‘vacuum’ meer tussen de versie van de werkbon op de werkplek en die op ’t kantoor. Informatie is altijd en overal beschikbaar. De Online Planning biedt deze voordelen: j. Professioneel ten opzichte van uw medewerkers en techniekers. k. De werkbonnen worden in de planning grafisch gevisualiseerd in plaats van een (saaie) lijst. l. De validatie (regie, onderhoud, offertewerk, garantie, ...), status (zelf op te stellen keuzelijst)en ‘levensloop’ (in aanvraag tot gefactureerd) van de werkbonnen bepalen de kleur van het planvak en de omrandingen. Zo zijn bijvoorbeeld de blauwe geplande werkbonnen gelijk aan gefactureerde werkbonnen. m. Zeer gebruiksvriendelijk: dezelfde look-and-feel dan Outlook Agenda. n. Elke technieker heeft zijn planvakken (dus er moeten geen planvakken gedeeld worden met meerdere techniekers waardoor het overzicht verdwijnt). o. De werkbon kan in de planning geopend en aangepast worden. p. In de planning kan onmiddellijk een nieuwe werkbon opgesteld worden. q. Ook andere afspraken dan werkbonnen kunnen gepland worden. r. Werkbonnen die niet onmiddellijk moeten gepland worden, komen in de ‘wachtkamer’ terecht. Zo worden ‘te plannen’ opdrachten gevisualiseerd door de projectleider aan de planner of een ander voordeel is dat er geen (onmiddellijke) opdrachten worden vergeten. s. Naast de dagplanning, is er ook een weekplanning, een maandplanning en een ‘tijdslijn’-planning waardoor snel kan gezien worden welke techniekers wanneer nog vrij zijn gedurende een bepaalde tijdspanne. t. Van dag tot tijdslijn is het planningsbord volledig configureerbaar. u. Er zijn meerdere planningsborden mogelijk. Zo kan per planner, per groep, afdeling, materieel een planningsbord opgesteld worden.

Page 45 of 61


Techniek Er zijn 2 systemen die met elkaar ‘spreken’ Enerzijds... Cafca Backoffice is de kantoorsoftware zoals uw administratieve taken in te vullen.

bedrijf misschien al jaren gebruikt om

Anderzijds... Cafca Cloud is een toepassing draaiende op een webserver (net zoals bankprogramma’s, facebook, enz...). De servers staan in kwalitatieve datacenters en hebben een gegarandeerde uptime van 99,5 % en worden volgens strenge SLA normen gehost. Cafca Serviceplanning vereist geen installatie van software op het toestel zelf, maar heeft enkel een internetbrowser nodig. Spreken... De database van de Cafca backoffice synchroniseert met de Cafca cloud database op de webserver. Dwz de noodzakelijke gegevens voor Cafca cloud programma’s (werkbonnen, serviceplanning, relatiebeheer, ...) worden naar de webservers gestuurd. Zo beschikt de technieker over de correcte gegevens wat betreft werkbon en planning. Toegevoegde en gewijzigde gegevens worden terug naar de backoffice database gestuurd. Dit is een continu proces. Voorbeeld... Een werkvoorbereider op ’t kantoor stelt een werkbon op voor een technieker in Cafca backoffice. Deze werkbon wordt ingepland in de serviceplanning. Enkele seconden nadien ziet de technieker op zijn tablet de werkbon en in zijn planning verschijnen. Hij kan deze aanvullen met vervoer, werk en materiaalgegevens. Eén klik op “Finish” en de ingevulde gegevens staan in de werkbon van de werkvoorbereider.


Werkbon in Cafca Serviceplanning

Page 46 of 61


Wie doet wat? De medewerkers van Cafca maken het Cloud gedeelte volledig bedrijfsklaar. De voorbereidingen (zie verder) in Cafca Backoffice is uit te voeren door uw administratie. Vereisten

Op ’t kantoor: -

Cafca backoffice versie 11 of hoger, minimaal de commerciële module (COM – blokje linkerkant)

-

Een server waarop de Cafca backoffice database is geïnstalleerd (MS SQL 2005 of hoger) Een internetverbinding met een goede bandbreedte (VDSL, Telenet Fibernet, ...). De uploadsnelheid moet minimaal 1 Mbit zijn. Voor de techniekers:

-

Een toestel met een mobiele internetverbinding. Bij voorkeur met een aanraakscherm (Tablet pc of Ipad). Het toestel moet eeninternetbrowser hebben, het besturingsysteem is niet belangrijk (windows, linux, apple, android, ...).

Page 47 of 61


Voorbereidingen in Cafca backoffice Gebruikers instellen De gebruikers zijn de bedienden die Cafca op ’t kantoor gebruiken. Elke Cafca gebruiker is geregistreerd in de module OND, Gebruikers.

Afbeelding: Gebruikersbeheer in Cafca Backoffice. Als gebruiker krijgt u in Cafca Cloud andere bevoegdheden, schermen en mogelijkheden dan een technieker.

Page 48 of 61


Techniekers instellen De techniekers zijn ingevuld Cafca Backoffice, onder ‘Administratie’, ‘Personeelsfiches’. Vul zeker in: login-naam, paswoord, Verkoopprijs per uur (zie tabblad ‘prijzen’), verkoopprijs per km al chauffeur. Dit zijn noodzakelijke gegevens voor de werkbon.

Page 49 of 61


Aan de slag met Online Serviceplanning Indien u reeds inlogde voor de Digabonnen, hoeft u niet meer in te loggen voor de serviceplanning. Indien u nog niet bent ingelogd... Als u via uw internetbrowser naar http://www.cafca-mobile.be navigeert, zult u volgend inlogscherm zien:

Figuur 5: Inlogscherm

Vul de door CAFCA geleverde Company en Company Key (éénmalig) in. Vervolgens gebruikt u uw gebruikersnaam en paswoord zoals die zijn ingevuld in CAFCA backoffice (zie enkele alinea’s terug). Druk vervolgens op de knop Logon. Het volgende scherm opent zich:

Bovenaan de werkbalk klikt u op ‘Planning’.

Page 50 of 61


Ziehier een voorbeeld van een planning in volle ‘productie’

Stappenplan om te starten.... a. Maak minimaal één planningsbord: o ga naar CONFIGURATION rechts boven. o Selecteer BORDS o o o

Voeg met een planningsbord toe. Vul een Code en Description in om een nummer en naam aan het planningsbord te geven. CONTROLLABLE EMPLOYEES: Vink de techniekers aan die in het planningsbord moeten verschijnen. De techniekers die hier getoond worden, komen uit de Cafca backoffice, Administratie, Personeelsfiches.  Has Bord: de technieker heeft een eigen planningsbord.  Only Own: de technieker kan enkel zijn eigen afspraken wijzigen.  Create: de technieker kan afspraken zelf inplannen  Delete: de technieker kan geplande afspraken verwijderen  Edit: de technieker kan geplande afspraken wijzigen  Copy: de technieker kan afspraken copiëren  Resize: de technieker kan het planvak vergroten of verkleinen.  Drag: de technieker kan afspraken in dezelfde dag verschuiven  Confict: de technieker kan conflicterende afspraken zetten  Multi-select: de technieker kan meerdere afspraken selecteren  Drag over: de technieker kan afspraken verschuiven van de ene dag naar een andere dag. Page 51 of 61


  

o

In place edit: de technieker kan enkel het onderwerp van de afspraak wijzigen. currency: de technieker kan een afspraak meerdere keren laten terugkomen, op andere tijdstippen. Reminder: de technieker kan in de afspraak een herinnering plaatsen.

USER SECURITY: Vink de GEBRUIKERS aan die het planningsbord mogen gebruiken. De gebruikers die hier getoond worden, komen uit de Cafca backoffice, OND, gebruikers.  Create: de gebruiker kan afspraken in dit planningsbord inplannen  Delete: de gebruiker kan geplande afspraken verwijderen  Edit: de gebruiker kan geplande afspraken wijzigen  Copy: de gebruiker kan afspraken copiëren  Resize: de gebruiker kan het planvak vergroten of verkleinen.  Drag: de gebruiker kan afspraken in dezelfde dag verschuiven  Confict: de gebruiker kan conflicterende afspraken zetten  Multi-select: de gebruiker kan meerdere afspraken selecteren om te verplaatsen.

Page 52 of 61


   

Drag over: de gebruiker kan afspraken verschuiven van de ene dag naar een andere dag. In place edit: De gebruiker kan het onderxerp van de afspraak wijzigen currency: de gebruiker kan een afspraak meerdere keren laten terugkomen, op andere tijdstippen. Reminder: de gebruiker kan in de afspraak een herinnering plaatsen.

b. Maak een 2de, 3de, ... planningsbord volgens de behoeften van het bedrijf. Een planningsbord voor planner X, een ander planningsbord voor planner Y, een planningsbord voor materieel en machines, ... c. Configureer de instellingen van een planningsbord: ga naar CONFIGURATION, OPTIONS.

Dimensions Width&Height: breedte en hoogte kunnen manueel ingesteld worden. Hiervoor dient “use width en hieght” aangevinkt. Indien niet aangevinkt, zal de breedte en hoogte zich aanpassen volgens de scherminstellingen van Windows; Edit form: Date navigator De kalender-instellingen linksboven. Show bold appointments: elke dag waar er afspraken zijn gepland, staan in het vet Show week number: weeknummer tonen

Page 53 of 61


Show today button: de dag van vandaag omkaderen.

View Options: opties om de geplande afspraken te tonen. Day: Dagzicht. Enkel één dag tonen. Work week: werkdagen tonen Week: volledige week tonen Month: volledige maand tonen Timeline: tijdslijn tonen.

Day/Work week/Week/Month Options (instellingen van de planning) Enabled: gebruiken Ja of Neen Auto Height: aanpassen van de hoogte ifv schermeigenschappen Height: manuele instelling van de hoogte. Snaps to cells mode: met tijdsvakken werken (automatisch, altijd, nooit, uitschakelen). Day count: aantal dagen tonen (standaard op 1) Resources per page: ? Show day header: naam van de dag tonen Show more buttons:? Show all appointments at time cells: afspraken in tijdsvakken tonen Show alle day area:? Show more button on each column: ?? Show Work time only: enkel de werkdag laten zien. Time scale: indeling van de tijdsvakken (per kwartier, halfuur, uur, ...) Visible Time start/end: begin- en einduur van de tijdsvakken Work time start/end: begin- en einduur van de werkdag Visible en Work: Deze 2 settings verschillen door een andere kleurschakering. Behavior Group by: wijze van groeperen. Dag na dag de techniekers tonen (group by date) of per technieker de dagen (group by resource). Tool tips = de ‘tekstballon’ als u in een afspraak klikt. De informatie die hierin moet verschijnen. Show selection: tonen van hetgeen in ‘Fields’ aangevinkt staat (onder tooltip) Show appointment: afspraakgegevens tonen Show dragging: ? Fields (te tonen velden van een werkbon of afspraak) Page 54 of 61


Welke velden van een werkbon of afspraak moeten in het tijdsvak getoond worden en op welke positie? Dit zowel voor het tijdsvak als de tooltip. Start/end time: begin- en einduur van de werkbon Subject: onderwerp (enkel in te vullen bij een afspraak, nvt bij een werkbon) Description: omschrijving van een afspraak. Validation: validatie van de werkbon Status: staus van de werkbon On demand: werkbon in aanvraag Planned: werkbon gepland Cancelled: werkbon geannulleerd Sent: werkbon verzonden of meegegeven Doc in: werkbon terug binnen Finished: Job beëindigd Remark: Opmerkingsveld van de werkbon Job description: omschrijving der werken van een werkbon. Position positie van de informatie (lijn 1 t.e.m. xx)

Timeline Enabled: gebruiken Ja of Neen Auto Height: hoogte van de tijdslijn per technieker, door het systeem te bepalen. Height: zelf in te stellen hoogte. Bijvoorbeeld: 100 Snap to cells mode: Interval count: hoeveel tijdsblokjes van één uur moeten er op één tijdslijn komen? Er wordt rekening gehouden met de work time start/end. Bvb van 8 tot 18 uur geeft 10 tijdsblokjes. Indien de interval count = 120, worden er 12 dagen getoond. Resources per page: Show more buttons: Show weekend en Show work time only: al of niet de weekends tonen en de werkdaguren volgens de instellingen in Work time start/end Work time start/end: opgave van de werkdaguren. Behavior, tooltips en fields: zie boven

Page 55 of 61


Plannen De verschillende methodes om een job of ‘verlet’ te plannen: Via Werkbonnen: -

Maak een werkbon in Cafca backoffice. Zet het vinkje ‘in aanvaag’ aan. Hierdoor komt de werkbon in wachtkamer van de planning en kan deze naar de planning gestuurd worden (volgens werknemer, datum, begin- en einduur).

Een meer uitgebreide beschrijving van deze werkbon vind je in één van voorgaande hoofdstukken “Aan de slag met backoffice werkbonnen” -

Maak een werkbon in Cafca Cloud, met dezelfde voorwaarden dan in cafca backoffice. Zie de werkbalk hieronder, en klik op “Work Documents”

Page 56 of 61


-

Maak een werkbon , onmiddellijk in de planning zelf (R-muisklik, Plan New Workdoc).

Het maken van een werkbon zorgt ervoor dat deze door de technieker online kan ingevuld worden. Zie hiervoor vorige pagina’s.

Via afspraken: -

Dit gebeurt onmiddellijk in de planning zelf (R-muisklik, New appointment). Hiermee plan je allerlei ‘verletten’ zoals ziekte, feestdag, onderzoek, opleidingen, enz...

Page 57 of 61


Planning functies a. Wachtkamer (waiting room)

Alle werkbonnen waarvan het vinkje ‘in aanvraag’ aangevinkt is, komen in de wachtkamer van de planning terecht.

-

-

Voordelen: Hierdoor kunnen werkbonnen reeds door de projectleider, telefoniste, ... opgesteld worden en door een planner gepland. Niet dringende jobs kunnen tot een geschikt moment wachten. Enkele handigheden: De kolommen kunnen naar een andere plaats gesleept worden (klik op de hoofding en sleep met de muis naar de gewenste positie). Als men op het kolomhoofd klikt, worden de werkbonnen gesorteerd. Via de i – knop kan de werkbon geopend worden en aangepast. Belangrijk:

-

-

-

Om een werkbon van de wachtkamer naar de planning te brengen, klik op Let op dat er een werknemer is ingevuld, de datum correct is en het begin- en einduur relevant b. Planning Klik met de rechtermuisklik in het gewenste tijdsvak en selecteer “Plan New Workdoc” Er wordt eerst een werkbonnummer gecreëerd. Dubbelklik op de werkbonnummer en vul alle gewenste gegevens in. De datum, begin- en eindtijd en werknemer zijn al automatisch ingevuld. Klik onderaan op “send to backoffice” om de werkbon naar Cafca backoffice te verzenden. Werkbonnen en afspraken kunnen versleept worden naar een andere technieker, datum, tijdsvak en groter of kleiner gemaakt. Deze handelingen worden ook doorgevoerd naar de werkbon. Dwz: indien een bon naar een andere technieker wordt gesleept, zal de naam van de technieker in de werkbon zelf gewijzigd worden.

Page 58 of 61


Voorts kan met de R-muisklik volgende gedaan worden: “New appointment”: nieuwe afspraak fo plannen van een verlet dat niet werkbon gerelateerd is (feestdag, verlof, ziekte, ...) “New All Day event”: indien de gehele dag bezet is. “New recuuring Appointment”: een wederkerende afspraak of verlet. “New recurring Event”: wederkerende verletten die een gehele dag duren. “Go to Today”: beegf u naar de dag van vandaag in de planning. “Go to day”: ga naar een bepaalde datum in de planning. “Update wether forecast”: vermelden van de weersvoorspelling van die dag in de planning. “Change view to”: wijzig de planning naar werkweek, week, maand of tijdslijn zicht. 60, 30, 15, 10,6 en 5 minuten tijdsindeling.

Page 59 of 61


-

R-muisklik in een gepland vak:

“Open”: de werkbon of afspraak openen. “Show Time As”: hier krijg je een keuzelijst van werkbonstatussen zoals die zijn opgesteld in Cafca backoffice (OND, Codes, status werkbonnen). Je kan een kleur per status toekennen via CONFIGURATION, Status Colors. “Label As”: Een 2de manier om een afspraak te categoriseren. U kan Labels maken en een kleur geven via CONFIGURATIONS, Labels “Move to waiting room”: een werkbon verplaatsen naar de wachtkamer. Bijvoorbeeld: een afspraak wordt geannuleerd, dan breng je deze na de wachtkamer. Je kijkt op de planning naar een andere geschikte datum. Je vernadert de werkbon naar die datum en brengt ‘m nar de juiste ‘plek’. “Modify following worked time”: Het tijdsvak van de werkbon wordt aangepast aan de verplaatsingen werkuren zoals die zijn ingevuld (door de techniker of backoffice). Zo wordt de planning aangepast aan de realiteit.

Page 60 of 61


Messages

De module “Messages” dient om berichten te sturen en te ontvangen. Indien u aan een technieker wil mededelen dat hij ’s avonds moet binnenkomen om een wisselstuk te halen, kan je zo’n bericht maken. De technieker ziet het bericht verschijnen in zijn toepassing en kan antwoorden. Ingelogde gebruikers zien de berichten van en naar iedereen staan. Nuttig om te weten. De technieker ziet enkel zijn berichten staan.

Statistics Gebruikers kunnen hier zien hoeveel werkbonner er gemaakt zijn, verwijderd werden en ‘beëindigd” werden. Onderaan heb je wat statistische cijfers die later worden uitgebreid naar diagrammen. Hier heb je een ‘laatste’ overzicht dat elke werkbon goed werd behandeld.

Page 61 of 61

Uitgever: Cafca nv. Rembert Dodoensstraat 45. BE 3920 Lommel. helpdesk:

Recommend Documents