Page |1
CAFCA AGENDA Opzet en doel: -
Cafca Agenda is webbased waardoor je via de Internet Explorer en internet de Agenda kan bedienen. Cafca Agenda moet hoofdzakelijk gevoed worden door de Cafca werkbonnen. Er is een interactie in de 2 richtingen tussen Cafca Agenda en Cafca werkbonnen. Cafca Agenda is gebaseerd op de ‘look and feel’ van Outlook, maar de verschillen zijn er in overzichtelijkheid en interactie met de werkbonnen. Cafca Agenda geeft geeft tijdslijnen en is niet gemaakt voor bouwplanningen op (middel)lange termijn, maar wel geschikt als agenda voor techniekmedewerkers.
Installatiespecificaties en setup: -
Een server met Windows 2003/SBS2003 SP2 met IIS 6.0 of Windows 2008/SBS2008 met IIS
-
Indien de Agenda moet bediend worden buiten het lokale netwerk (dwz met eender welke pc met internet buiten het kantoor): een vast IP WAN adres of een systeem wat een vast IP adres garandeert (bijvoorbeeld een stabiele routering met constante controle op wijzigingen
6.0. waarop Cafca is geïnstalleerd met SQL database.
van het ip-adres).
Nota: -
Indien u niet over een eigen server en Cafca server-versie beschikt: de Cafca Agenda kan ook gebruikt worden via onze Cafca hosted server. Het enige nadeel is dat er geen onmiddellijke interactie is tussen de Cafca werkbonnen en de Agenda, maar wel na upload en download..
Gebruiksaanwijzing:
-
A. Instellingen in uw internet explorer Begeef je via Internet Explorer via de adresbalk naar het juist adres. Ziehier een voorbeeld: http://server/planning/pages/PlanningPage.aspx server=de naam van uw servr Planning=de map van de planningssoftware Pages=map van de webpagina’s. Dit is een typisch adres om de Agenda via een pc in het lokale netwerk op te starten. Dit is een voorbeeld van een adres om de Agenda van buitenaf op te starten. http://81.242.4.198/server/planning/pages/login.aspx waarbij het IP adres het IP WAN adres is.
-
Je kan best dit adres toevoegen aan uw favorieten.
Page |2
CAFCA AGENDA B. Inlogscherm
User Name = naam die in module ‘Cafca gebruikers’ bekend is. Password = paswoord gekoppeld aan de user name. De gebruiker moet voorlopig in module ‘Cafca gebruikers’ administrator zijn, om hiervan een instelbaar ‘planningsbord’ op te stellen. Zie verder.
Page |3
CAFCA AGENDA C. Agendascherm
C.1.
Kalender -
C.2.
Zoekfilters
-
-
-
Een kalender met in y-as vermelding van de weeknummers en xas de maand en de dagen. Bovenaan L en R kan u van maand verwisselen Klik op een dag en de agenda wordt vanaf die dag getoond. Het lichtblauwe vakje is de dag van vandaag. Laatste week van vorige maand en eerste week van volgende maand worden evenzeer getoond.
Planningsbord: men kan verschillende borden instellen: per planner, per activiteit, per ploeg, … Dit om te vermijden dat onbevoegden in uw Agenda werken, teveel medewerkers op één bord, enz… Wie: kies één medewerker van wie u de Agenda wil zien. Waar: vul een gemeente in en de Agenda filtert enkel de geplande jobs in die gemeente. Zoek: op één welk woord. Afpunting: filter op ‘in aanvraag’, ‘gepland’, ‘verstuurd’, ‘geannuleerd’, ‘bon binnen’ , ‘afgewerkt’ en ‘gefactureerd’. Deze cinkjes vindt men terug in de cafca werkbon. Validatie: filter op validaties zoals terug te vinden in cafca werkbon (tabblad ‘meer info’). Druk steeds op TONEN om de filter uit te voeren. Aantal dagen = te tonen agenda-dagen na elkaar.
Page |4
CAFCA AGENDA C.3.
Te plannen werkbonnen
In dit overzicht staan alle cafca werkbonnen waarvan het vinkje ‘In aanvraag’ is aangevinkt. Het is belangrijk dat de werkbon goed werd ingevuld en vooral de tabbladen ‘algemeen’ en ‘meer info’. -
Plan: (click) de werkbon wordt gepland en verdwijnt uit deze lijst.
-
Nummer: de werkbon wordt geopend en is nog te wijzigen. Let wel, deze werkbon is in ‘webformaat’. Alle wijzigingen worden ook in de cafca werkbon doorgevoerd. Belangrijk is dat hier het begin- en einduur kan gewijzigd worden wat belangrijk is voor de Agenda.
-
Naam: naam van de klant
-
Datum/Eindatum: gesorteerd van hoog naar laag. Een klik roept de kalender opnieuw op en data kunnen alvorens te planen, worden gewijzigd. Gemeente: werkgemeente Straat: werkstraat + nr Medwerker1: opsteller van de werkbon Medewerker2: wordt enkel ingevuld als de bon als pda versie wordt verstuurd (zie Cafca mobiele werkbonnen). Personeel: te plannen personen, ingevuld in cafca werkbon, ‘meer info’ Validatie: soort werk, ingevuld in cafca werkbon, ‘meer info’ Afpunting: levensfase van de werkbon, ingevuld in cafca werkbon, ‘algemeen’
-
Het is belangrijk dat de werkbon goed werd ingevuld en vooral de tabbladen ‘algemeen’ en ‘meer info’.
Page |5
CAFCA AGENDA
Page |6
CAFCA AGENDA C.4.
Planningsbord
In de y-as staan de uren, in de x-as de medewerkers en de dagen (+weeknummers) De geplande vakken worden met een kleur afgeboord (zie onderaan de legende van de kleuren): Postcode, gemeente Straat+nr Klantnaam Werkbonnummer en status volgens de vinkjes (verstuurd, genannuleerd, bon binnen, afgewerkt, gefactureerd) Soort werk (regie, offerte, onderhoud, garantie, niet productief, ...) X = verwijderen Men kan slepen waardoor de datum, begin- en einduur en de werknemer ook in de werkbon verandert. Men an de werkbon openen, wijzigen en verwijderen. R-mouse-click levert de standaardfuncties
Page |7
CAFCA AGENDA C.5.
Verdere functies
-
De legende van de kleuren
-
Nieuwe werkbon : opstellen van een webbased werkbon, maar rekening houdend met de nummering en onmiddellijk gekoppeld met de cafca werkbon.
-
Nieuwe afspraak: agenda invullen zonder werkbon
-
Instellingen: configureren van planningsborden, toegansgrechten per planningsbord, werkweek-volledige week en aantal dagen te tonen. Deze instellingen zijn enkel toegankelijk voor een gebruiker met administratierechten (Cafca gebruikers). Indien een planningsbord wordt opgesteld, wordt in Cafca, module Personeelsfiche, een ploeg toegevoegd. De naam van de ploeg = naam van planningsbord en personeelsleden van die ploeg zijn de personeelsleden behorende tot het planningsbord.
-
‘Passend op scherm’: de planning wordt gecompacteerd zo er meer dagen op uw scherm zichtbaar zijn.
-
Maandoverzicht
In de y-as de werknemers en in de x-as de dagen van de maand. Aan de hand van de kleurcode ziet men de bezettingsgraad van elke werknemer. De kleurcode staat rechts beneden in de hoek uitgelegd.
