Volume
3 CAFCA
Software voor bouw-, afbouw- en techniekbedrijven
CAFCA handleiding 0
CAFCA SOFTWARE VOOR BOUW -, AFBOUW - EN TECHNIEKBEDRIJVEN
Handboek Cafca
Cafca nv Rembert Dodoensstraat 45-47 3920 Lommel, België Phone + 32 11 55 40 10 • Fax + 32 11 55 24 05
[email protected] www.cafca.be
i
Inhoudstafel Stappenplan voor implementatie ..................................................................... 1 Materiaal, arbeid, materieel, onderaanneming en elementen .......................... 4 Manueel een catalogus maken ....................................................... 7 Materiaalartikelen ............................................................................ 8 Catalogus importeren .................................................................... 15 Groepsgewijs wijzigen van artikelen ............................................. 21 Arbeidsartikelen ............................................................................ 22 Onderaanneming .......................................................................... 25 Catalogi ......................................................................................... 27 Groepen ........................................................................................ 28 Elementen ..................................................................................... 31 Samenstellen catalogus ................................................................ 37 Fabrikanten ................................................................................... 37
RELATIES ..................................................................................................... 38 Contactenbeheer van uw bedrijf. .................................................. 38 Toevoegen, wijzigen, kopiëren en verwijderen van een relatie ..... 39 Relatiegroepen.............................................................................. 53 Mailing: ......................................................................................... 53
Facturen ........................................................................................................ 54 Facturentabel ................................................................................ 54 Filter .............................................................................................. 55 Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een factuur .... 56 Opvolging Betaling ........................................................................ 60 Aanmaningen ................................................................................ 61
Leveringsbonnen ........................................................................................... 62 Leveringsbonnentabel ................................................................... 62 Filter .............................................................................................. 63 Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een leveringsbon
64
Bestelbonnen leveranciers ............................................................................ 69 Bestelbonnentabel ........................................................................ 69 Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een bestelbon 72
Order/werkvoorbereiding ............................................................................... 78 Order/werkvoorbereidingtabel ....................................................... 78 Filter .............................................................................................. 79 Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een order/werkvoorbereiding 79
Werkbonnen .................................................................................................. 86 Dossiers ........................................................................................................ 87 Eenmalige voorafgaande instellingen, .......................................... 88 Toevoegen van dossiers ............................................................... 89
Office addin ................................................................................................... 96 Add-In voor Microsoft Outlook....................................................... 96 Add-In voor Microsoft Word ........................................................ 102
Offerte / calculatie ....................................................................................... 103 Openen van de offertemodule..................................................... 103
PROJECTEN ............................................................................................... 122 Opstarten van de PROJECTOPVOLGING ................................. 122 Verzamelfacturatie ...................................................................... 129 Lijsten: afdrukken regiebon ........................................................ 130
MAGAZIJN (VOORRAAD) .......................................................................... 132 Locaties ...................................................................................... 132 Voorraadoverzicht: invoeren van de voorraad. ................................. 133 Wijzigen voorraad via
(zie bovenaan scherm). ........................... 133
Boeken op een project
..................................................................................................... 134
Wijzigen naar een andere locatie Reserveren van artikelen
................................................................................... 135
................................................................................................ 135
Bestellen van artikelen onder minimumvoorraad Overzicht mutaties (bewegingshistoriek)
............................................................. 136
......................................................................... 136
Lijsten ......................................................................................... 136 Verwerking .................................................................................. 137
VORDERINGEN.......................................................................................... 146 SERVICE & ONDERHOUD ......................................................................... 150 Overzichtslijst .............................................................................. 150 Onderhoudscontracten. .............................................................. 153 Werkbonnen................................................................................ 156
INSTELLINGEN .......................................................................................... 159 Gebruikers .................................................................................. 159
C A F C A
H A N D B O E K
Hoofdstuk
1 Stappenplan voor implementatie 1.
Artikelen en elementenbibliotheek
Neem uw tijd en bouw een gestructureerde bibliotheek op. Zie de nota ‘opstellen van een cafca bibliotheek’ verder in dit handboek. 2.
Relaties
<Maak uw adressenboek in orde> Vul uw adressenboek in de cafca module ‘relaties’. De outlook contacten kunnen geïmporteerd worden. Hiervoor is een tool beschikbaar op onze website in de rubriek ‘hulpprogramma’s’. Contacten in Excel kunnen eveneens geïmporteerd worden als de kolommen de juiste naam en eigenschappen bevatten. Documentatie hierover bevindt zich eveneens op de webstek. Alle gegevens zullen niet meteen aanwezig zijn. Overloop elke adres en controleer de aanwezigheid van de gemeente, BTW type en BTW percentage, betalingstermijn en de relevante contactpersonen met hun eigen gegevens. U kunt zoeken op naam door in de namenlijst een aantal karakters in te tikken. Belangrijk: U kan een relatie ook handmatig ingeven op een bon bij ‘klantgegevens’. Dit is zeer gevaarlijk indien u lijsten wil trekken omdat een ‘Cafca’ relatie niet dezelfde is als een handmatig ingegeven. Wat betekent dit concreet; als u een filtering doet op bvb een klant al zijn facturen zullen deze met ‘handmatig ingegeven klantgegevens’ niet in de lijst voorkomen ook al is er voor u geen zichtbaar verschil. <Maak onderscheid tussen klanten en leveranciers> Zorg dat het juiste vinkje aanstaat indien de relatie een klant, leverancier of beide is. Dit is belangrijk voor het raadplegen van leverancierslijsten. <Maak documentsjablonen in MS Word> Na selectie van een contactpersoon in relaties en de knop ‘maak brief’ kan u een Word document openen. Indien u in Word met eigen gemaakte sjablonen (dot bestanden) werkt, kan u steeds kiezen in welk sjabloon de contactgegevens moeten. Zoek in het Help bestand naar het woord ‘Sjablonen’ en u leest stap voor stap hoe u sjablonen maakt. Indien uw bedrijf een pc netwerk heeft, bewaar de sjablonen op een gezamenlijk pad van de server. Op elk werkstation moet in Word de bestandslocatie van de gebruikerssjablonen worden aangepast. Zie Word, Extra, Opties, bestandlocaties. Let wel: koppeling cafca – Office enkel mogelijk in versie 2000, XP of hoger (Office 2007 momenteel niet). 3.
Lay-out van documenten
Communiceer met onze service medewerkers over de lay-out van uw commerciële documenten zoals facturen, offertes, bestelbonnen, e.d. Voor een automatische hoofding, kunnen de bedrijfsgegevens ook in de module ‘Instellingen, bedrijfsgegevens’ ingevuld worden. 4.
Oefenen en beginnen tegelijkertijd
Leer intussen met Cafca werken en maak een eenvoudig document zoals een factuur. De laatste factuur kan steeds verwijderd worden. Voor instellen van het beginnummer, maak een nieuwe factuur en klik op ‘acties’, ‘nummering’. Meer uitleg zie de handleiding. 1
C A F C A
H A N D B O E K
Zo snel als mogelijk zult u deze module officieel in gebruik hebben. De opvolging van betalingen kan ook gedaan worden evenals het versturen van aanmaningen. Er bevinden zich 5 types van aanmaningen in Word formaat op uw harde schijf in de map c:\program files\cafca. De hoofding moet u en de inhoud kan u in Word wijzigen. Bestelbonnen leverancier, leveringsbonnen en verkoopoffertes zijn ook perfecte instapmodules om met Cafca te leren werken. 5.
Dossiers
Een dossier wordt in de module Dossiers (zie in de cafca blok ‘offertes’) gemaakt. In een dossier worden alle projectgegevens en documenten vanaf de prijsvraag tot en met de laatste factuur verwerkt. De koppeling gebeurt aan de hand van het veld ‘dossiernummer’ dat in het tabblad ‘algemeen’ van elke document te vinden is. Via de knop ‘browse’ in de module dossiers krijgt u een visualisatie van de archivering in een windows verkenner structuur. Nota: 1. Via de module ‘instellingen, instellingen, bedrijfsgegevens’ uw bedrijfsactiviteiten koppelen aan de cafca gebruikers. In ‘instellingen, gebruikers’ kan u de login-namen beheren. 2. In ‘instellingen, algemeen’ de locatie invullen waarin de submappen van de dossiers worden gecreëerd. In deze mappen worden alle Office, pdf en grafische bestanden bewaard. 6.
Office link (niet te vinden in het Cafca menu!).
Cafca voorziet een samenwerking met Word, Excel en Outlook (niet Outlook express!). Hiervoor moet de office addin geïnstalleerd worden. Dit programma vindt u op onze website in de rubriek ‘hulpprogramma’s downloaden’. Let wel dat de versie van Office ‘2000’ of ‘XP’ is. Maak voor alle veiligheid een back-up van outlook door een .pst bestand te maken (Zie outlook, bestand, import/export, export naar een bestand, pst bestand). Let wel dat de installatie van de office addin zeer delicaat is. De grillen van windows en office in ’t bijzonder doen de installatie soms mislukken waarna het mogelijk is dat wij de installatie handmatig moeten doen. Indien de installatie succesvol is, zal u in uw Outlook, Word en Excel een knop ‘Cafca’ terugvinden. Deze knop geeft een tabel van de dossiers die er in cafca bestaan. Elk office document kan u linken aan een dossier, waarin ook de andere cafca documenten zoals bestellingen, facturen, offertes, projecten en vorderingsstaten zich bevinden (zie punt 5). 7.
Offertes
Maak uw eerste kleine calculaties/offertes. De bibliotheek hoeft hiervoor nog niet 100 % in orde te zijn. Posten kunnen immers handmatig ingetikt worden. Beschouw een offerte als goedgekeurd en doe via ‘doorboeken’ de volgende oefeningen. √ Doorboeken naar een project. Begeef u naar de module projecten en zie welke informatie er aan het projectnummer werd toegekend (projectnummer = werfnummer). √ Doorboeken naar Bestelbon leverancier: heeft u materialen uit de bibliotheek in uw offerte gebruikt, krijgt u hiervan een samenvatting in een bestelbon die in de module ‘Commercieel’, item ‘Bestelbonnen leverancier’ kan geraadpleegd worden. Vervang ‘Kies leverancier’ door een leverancier uit de relatielijst. Beschouw de bestelling als ‘geleverd’ en boek de artikelen naar het project door. Meer details: zie verder. √ Doorboeken naar order. Indien u kiest voor ‘enkel materiaallijst’ dan wordt de materiaallijst naar een orderdocument in de module ‘Commercieel, item ‘Orders’ geboekt. Men kan dit order nu gebruiken als een werkvoorbereiding waarbij u per artikel beslist bij wie u aankoopt of reserveert in de voorraad. Deze toegevoegde informatie kan nu met doorboeken de diverse bestelbonnen automatisch maken en reservaties in de voorraad doen. 8.
Projecten
<Eerste 2 testprojecten> Indien u de stappen van punt 8 gevolgd heeft, is er reeds één project aanwezig. Elke project heet zijn unieke ‘werfnummer’ en wordt meestal gelinkt aan offerte(s). Overloop alle velden en bekijk welke betekenis ze hebben. Zij hebben groot belang voor vlot invoeren van gegevens en voor de creatie van vorderingsstaten. Maak bij wijze van oefening een nieuw projectnummer. U hebt nu bovendien de kans om een eigen beginnummer in te stellen (zie ‘acties’, ‘nummering’).
2
C A F C A
H A N D B O E K
Er zijn een 7 tal instellingen te volgen om projectbeheer te doen, deze zijn haarfijn in de handleiding beschreven. Volg deze en u kan de werfadministratie op een correcte manier beginnen.
Verwerk een aantal uren en materiaalgegevens via de ‘verkorte ingave’. Verwerk een aantal uren over een langere periode via ‘beheer prestaties’. <Werkbonnen als invulscherm> Verwerk een aantal uren en materialen via ‘werkbonnen’ en boek ze naar een project. Bekijk per project alle uitgevoerde boekingen van materialen in detail. Voeg meteen handmatig een paar materieel-, diverse- en onderaanneming boekingen toe. Idem voor alle boekingen van werkuren. Wijzig meteen een boeking bij wijze van oefening. Nota: Het veld ‘validatie’ in elke invulscherm is meestal ‘volgens offerte’ of ‘regie te factureren’ en bepaalt of de boeking respectievelijk als ‘kost voorzien in de offerte’ of ‘bijkomend te factureren’ moet beschouwd worden. In de lijst van projecten kan u op de knop ‘inlichtingen’ drukken en ziet u in één scherm het volledige resultaat van het project. Met ‘lijsten’ kan u na keuze van het project o.a. een regiebon afdrukken, dit is een opsomming van alle materialen, uren en verplaatsingen van alle boekingen die de validatie ‘regie’ en/of ‘te factureren’ gekregen hebben. Met ‘verkorte urenlijst’ krijgt u per gekozen periode een detail van alle prestaties per personeelslid en per looncode. Met ‘resultaat projecten’ krijgt u een lijst van kosten en uren van alle projecten waarvan het vinkje ‘statistiek’ aanstaat.
3
C A F C A
H A N D B O E K
Hoofdstuk
2 Materiaal, arbeid, materieel, onderaanneming en elementen
Artikelen kunnen over de volledige CAFCA gebruikt worden. Ze kunnen via een uitgebreid zoekscherm geselecteerd worden. CAFCA houdt het niet alleen bij enkelvoudige materiaalartikelen zoals vele softwarepakketten die horizontaal gericht zijn, maar heeft een doordachte structuur. Terminologisch spreekt men over middelen en elementen.
Middelen Middelen zijn enkelvoudige artikelen van het volgende type: A. Materialen (verbruiksartikelen: om te plaatsen of te monteren) B. Arbeid (prestatieartikelen: werksoorten) C. Materieel (gebruiksartikelen: machines) D. Onderaanneming (posten van onderaannemers) Voor de gemakkelijkheid: MAMO artikelen.
Elementen 4
C A F C A
H A N D B O E K
Elementen zijn samengestelde artikelen bestaande uit bovenvermelde middelen. Elementen zijn typeposten die gebruikt worden in calculaties/offertes en hebben per eenheid (stuk, lm, m² of m³) een kostprijs aan materiaal, arbeid, materieel en/of onderaanneming en een geschatte werkduur (uitvoeringstermijn). Eenmaal een element uit de bibliotheek gehaald en in de calculatie/offerte gestoken, kan ze in functie van het te berekenen project aangepast worden.
5
C A F C A
H A N D B O E K
Materiaalartikelen We gebruiken nu zoveel mogelijk voorbeelden om ons te verduidelijken. We kiezen voor voorbeelden uit de elektra. Dit is een niche in de bouwwereld die behoefte heeft aan een veelvuldigheid van duizenden materiaalartikelen. Gebruikers uit andere niches kunnen zeker hun lessen hieruit trekken en het nuttige hieruit distilleren. Probleemstelling: Een installateur heeft tal van katalogi. Er zijn fabrikanten en groothandels die hun artikelenlijst met brutoprijzen graag aan hun potentiële klanten bezorgen. Vlug zit men aan een aanbod van meer dan 100.000 artikelen en wat als dit alles samen in één systeem wordt gebracht? Een enorme database met een aantal dubbele nummers komt tot stand, log en moeilijk te onderhouden en waarmee niet te werken valt. Hoe heeft CAFCA Windows de materiaalartikelen kunnen structureren? Katalogi (bvb : Niko, Legrand, Vynckier, Hager, Cebeo, Technische Unie, We vertrekken van : Rittal, Siemens, Schneider, …). Elke katalogus heeft haar eigen :
Groepen (bvb : inbouw, opbouw, domotica, … zijn 6 groepen waaruit de NIKO katalogus bestaat).
Elke groep bevat een aantal :
Artikelen (bvb : 12-666 is een Niko stopcontact, 12-667 een Niko afdekplaat, en nog 600 andere artikelen behorende tot de Groep 400 inbouw/opbouw uit de Niko katalogus)
Schematisch :
KATALOGUS
GROEPEN
Leverancier A MATERIAALARTIKEL
Leverancier B LLLeeevvveeerrraaannnccciieieerrrC C C
Wat zijn de voordelen van zulk een bibliotheek opbouw? - Ordening in het enorme aanbod van artikelen (middelen) in één systeem. - Behoud van de originele materiaalgroepen opgesteld door de katalogus/prijslijst van de opsteller van de katalogus zelf. - Onmiddellijk herkenbaar door de gebruiker van CAFCA. - Gemakkelijker in onderhoud. Wat zou voor u, als Cafca gebruiker het ultieme zijn? U stelt een eigen katalogus samen bestaande uit courante artikelen van andere catalogi. Deze catalogus die uw naam draagt is uw werkcatalogus met uw favoriete artikelen en wordt voor 90% van de tijd gebruikt voor het opstellen van elementen, offertes, bonnen, projecten, enzovoort. Is ook het artikel waarvan u de voorraad opvolgt. De artikelen kunnen worden gekoppeld aan een aantal leveranciers. De gewenste prijs kan worden bekomen van de voorkeurleverancier. Hoe dit bewerkstelligen komt later aan bod.
6
C A F C A
H A N D B O E K
Manueel een catalogus maken
Alles bevindt zich in de module ‘Commercieel’. We begeven ons eerst naar ‘Catalogi’.
In dit invulscherm geven we onze eerste catalogus in. We klikken op ‘nieuw’ ( ) en vullen een nummer en catalogusnaam in. Bijvoorbeeld: 000 Buderus. Zie voorbeelden in de illustratie. Een andere catalogus kan zijn: 110 Bevestigingen. Het gaat hier enkel over materialen. We zijn nog niet aan arbeid, materieel, onderaanneming of elementen toe. Wanneer enkele catalogi zijn ingevuld verlaten we dit scherm. De volgende stap is dat we aan elke catalogus een aantal groepen (rubrieken) toekennen. We begeven ons nu naar ‘Groepen’.
In dit scherm worden alle groepen beheerd. Dus niet enkel de groepen van catalogi, maar ook van arbeid-, materieel en onderaannemingsartikelen, alsmede de elementen. We kiezen één van de eerder ingevulde catalogi (bijvoorbeeld Buderus). Het type artikel is ‘materiaal’ en in de keuzebox ernaast zien we de catalogi staan. In het tabelletje hieronder moeten de diverse groepen van Buderus komen. Met het icoontje ( ) voegen we een aantal groepen toe.
7
C A F C A
H A N D B O E K
In dit geval zijn het: 01002 Transportkosten 01008 Materiaal in m² 01003 Materiaal in lm 01004 Materiaal in forfait
Tevens kunnen per groep de toeslagen op aankoopprijzen ingevuld worden. Deze marges worden gebruikt bij de calculaties of in de commerciële documenten (Facturen, leveringsbonnen, bestelbonnen, orders en verkoopofferte). Concreet: Indien u in een calculatie/offerte een artikel selecteert, behorende bij de groep 01008 van de catalogus Buderus, dan zal een marge van 21% op de aankoopprijs berekend worden. Indien aan hetzelfde artikel ook een norm (montagetijd) gekoppeld wordt, zal deze norm vermenigvuldigd worden met een ‘kostprijs loon’ en een ‘marge van 16%’ hierop. Via het icoon kan men een lijst van de groepen in Excel formaat verkrijgen.
Materiaalartikelen
Waar staan we nu? We hebben catalogi en materiaalgroepen gecreëerd. Nu komen de artikelen die we hierin gaan stoppen! We begeven ons naar ‘Materiaal’.
We kiezen in welke catalogus we wensen te werken. Dan komen de respectieve groepen tevoorschijn. We dubbelklikken op de gewenste groep. Reeds ingevulde artikelen komen in de rechtse tabel, of is in het andere geval leeg. En nu nieuwe artikelen! We klikken op ‘nieuw’ ( ) en krijgen de mogelijkheid om een artikelfiche in te vullen. Een verklaring van de volgende velden: 8
C A F C A
H A N D B O E K
FLAP ‘Algemeen’
Artikelnummer: Een originele code van de fabrikant of leverancier is hier aangewezen. Er kan namelijk op nummer artikelen gezocht en geselecteerd worden. Stel je consulteert de catalogus of de prijslijst in boekvorm, dan staan daar ook de originele nummers in. Het is ook mogelijk automatische updates te doen van catalogi. Deze updates worden aan de hand van de artikelnummer uitgevoerd. - EAN code: De nummer die overeenstemt met de barcode op de verpakking. - Alternatief nummer: Wordt gebruikt door groothandels om eventueel het fabrikanten artikelnummer te vermelden. Dit veld kan ook benut worden om een trefwoord omtrent het artikel in te vullen. - Omschrijving: Geef de omschrijving van het artikel in maximum 50 karakters. FRANSTALIG - Wilt u een Franstalige omschrijving geven, druk dan in de koppenbalk bovenaan op de wereldbol en selecteer “Franstalig”. Dubbelklik opnieuw op de groepsnaam om de tabel met artikelen te hernieuwen. Oorsprong - Fabrikant: Merk of maker van het artikel. Deze moet uit een combobox geselecteerd worden. U kan dus niet rechtstreeks een naam invullen, maar eerst de respectieve tabel openen. Dit doet u aan de hand van ‘Schermrelaties’ (zie bovenaan het scherm). - Leverancier: De voorkeurleverancier, komt uit tabblad ‘Leveranciers’. - Courant: Indien aangevinkt kan men filteren in de bibliotheek op courante, veelgebruikte artikelen. -
We kiezen via ‘schermrelaties’ de optie ‘fabrikant’. Een uniforme fabrikantnaam kan toegevoegd worden. Let op: een fabrikant niet verwarren met een catalogus. Vaak heeft de catalogus de naam van de fabrikant.
Indien ‘Guillaume’ werd toegevoegd, sluiten we dit scherm af en keren terug naar het materiaalartikel. -
Eenheid: Uit een combobox kiezen we de juiste eenheid. Bestelhoeveelheid: Hoeveelheid te bestellen, komt terug in de ‘Magazijn’ module. Datum: Datum van prijswijziging.
9
C A F C A
H A N D B O E K
FLAP ‘Prijzen’
-
-
Adviesprijs: De brutoprijs of de adviesverkoopprijs. Korting: De aankoopkorting bij uw leverancier. Aankoopprijs: Adviesprijs minus korting. Norm(u): De montagetijd in uren. Klik op het icoontje ernaast en vul het aantal minuten in of het aantal mogelijk te plaatsen eenheden per dag van 8 uren. Cafca zal een omrekening maken in een ‘norm per uur’. Loonkost/u: De gemiddelde loonkost per uur. Uurcode: Een combobox met alle uurcodes of soorten prestaties. Dit is een tabel met arbeidsartikelen opgesteld in het item ‘Arbeid’ in de module ‘Commercieel’.
Het resultaat is een totaalkostprijs per eenheid van het artikel bestaande uit een materiaalkost en een loonkost.
De combinatie kostprijs materiaal + norm en loonkost komen terug in de calculatie/offerte module. Daar wordt volgens materiaalgroep of volgens offerte een marge erbij gerekend om tot een verkoopprijs per eenheid te komen. Vaste verkoopprijzen voor het verwerken in regie, voor onderhoud en kleine klussen, evenzo toonbankverkoop kunnen worden vastgelegd in:
10
C A F C A
H A N D B O E K
FLAP ‘Verkoop’
Hier worden de 3 verkoopprijzen per eenheid gedefinieerd aan de hand van aankoopprijs + winst%. Er wordt geen rekening gehouden met normen en loonkost. Dit geldt enkel voor de verkoopprijzen van het materiaal. Globale winstfactoren kunnen permanent ingevuld worden in menu: ‘acties’ ‘Factoren verkoopprijzen instellen’. Op groep niveau kunnen in flap 3: ‘Groepsfactoren’ de verkoopsmarges specifiek voor de groep worden ingestel. De gewenste marges kunnen met de repectievelijke knoppen ‘Met vaste factoren’ of ‘Met groepsfactoren’ worden ingesteld. Bij wijziging van de aankoopprijs door middel van de import module kunnen de verkoopprijzen automatisch worden herberekend. Bij handmatige aankoopprijswijziging dienen de verkoopprijzen ook te worden herberekend. Alle volgende toegevoegde artikelen binnen deze catalogus zullen aan deze marges onderdanig zijn. Indien er niet voor permanente winstmarges wordt gekozen, kunnen we manueel een verkoopprijs invullen. Eventuele taksen zoals recupel, auvibel en bebat kan u per artikel invullen. In menu ‘Acties’ kan de Recupel tabel worden samengesteld. Sommige groothandels leveren deze waardes mee in hun artikelbestand. De 3 verkoopprijzen komen terug in de commerciële documenten, calculatie/offerte en projecten.
FLAP ‘Leveranciers’ Het is mogelijk om meerdere leveranciers aan een materiaalartikel te koppelen met hun specifieke aankoopprijs. We kiezen uit de combobox de leverancier naar keuze. Deze komen uit ‘Relaties’.
In dit scherm worden alle relaties ingevoerd, die zowel klant, leverancier of iets anders kunnen vertegenwoordigen. Een relatie die een leverancier is, werd als dusdanig aangevinkt. Zie verder in ‘Relaties’. Alle als ‘leverancier’ aangevinkte relaties komen in deze combobox terecht.
11
C A F C A
H A N D B O E K
Belangrijk! Zorg ervoor dat alle courante leveranciers eerst in uw relatiebestand ingevuld worden. Eenmaal een leverancier gekozen, kunnen we de gegevens handmatig invullen; daarvoor nemen we de adviesprijs over, vullen de korting in en de aankoopprijs wordt berekend. We kunnen ook de eigen ‘leveranciersreferentie’, ‘omschrijving’ en ‘hoeveelheid per verpakking’ van het respectieve artikel invullen. We drukken in dit scherm op ‘bewaren’ en het ingevulde item komt terecht in het tabelletje. We kunnen de gegevens ook gaan opzoeken via de biblotheek. We zoeken het overeenstemmend artikel op in de cataloog van de gekozen leverancier en bewaren deze gegevens in het tabelletje. Tijdens de import van de desbetreffende leverancierscatalogi kan men kiezen om ook de prijzen van het tabelletje aan te passen. Op deze manier kan u zoveel leveranciers als u wenst invullen en een prijsvergelijking komt tot stand! Dit vraagt natuurlijk een grote inspanning van ingeven maar ook van onderhoud nadien (dit wordt opgevangen met mogelijkheden in ‘selectie aanpassen’ en tijdens importeren van prijslijsten, zie ‘Import’).
FLAP ‘Afbeelding’ Een afbeelding in BMP formaat kan aan het artikel gekoppeld worden.
We klikken op het icoontje en zoeken de afbeelding op één van de drives via ‘Nieuwe illustratie’ (netwerkdrive of harde schijf). Cafca zoekt enkel naar *.bmp bestanden. Wat u hier ziet is een tekening van een kind gemaakt in MSPaint en bewaard als ‘naamloos.bmp’ in de map ‘C:\Mijn documenten’. In het echte geval gaat het natuurlijk om tekeningen of afbeeldingen geleverd door de fabrikant. Hier is het ook mogelijk om zelf 3 velden te definiëren in ‘Wijzig label’. Klik hierop en u kan zelf een naam geven aan de velden.
12
C A F C A
H A N D B O E K
FLAP ‘Voorraad’ Voorraadinformatie van het respectieve artikel kan opgevraagd worden. Deze informatie komt uit de module ‘Voorraad’. Hier zelf invullen is niet de bedoeling.
FLAP ‘Specs’ 1) Metalen: VB Draad en kabel artikelen voorzien van gegevens om prijsherberekening te doen ahv het kopergewicht. 2) INCERT: Artikelgebonden gegevens voor Service&Onderhoud. 3) Maten: Informatieve technische artikel gegevens.
1
3
2
Metalen Basisprijs en gewicht wordt per 1000 eenheden ingegeven. Coëficiënten worden door de leverancier bepaald. Prijsherziening dient te zijn aangevinkt idien men een prijs herziening wenst toe te passen op dit artikel. Voor het berekenen aan de nieuwe prijs aan de huidige tarief kan men in menu ‘acties’ kiezen voor: ‘Prijzen herberekenen met nieuwe koperkoers’
INCERT Nummer: Certificaat door INCERT afgeleverd voor dit spcifiek artikel. Verbruik: in mA van het detectie toestel. Deze gegevens worden enkel benut in de module ‘Servive & Onderhoud’ Maten Enkel informatief.
13
C A F C A
H A N D B O E K
Iconen op de werkbalk :
Belangrijke opmerking tijdens het invoeren van artikelen: Eenmaal een artikel ingevoerd kan u deze kopiëren met de ‘kopiefunctie’ op de inconenbalk bovenaan. Het gekopieerde artikel moeten we meestal enkel nog wijzigen van nummer, omschrijving en prijs. Op deze manier zal de opbouw van een catalogus zeer vlot verlopen. Andere iconen op deze werkbalk: Printen van artikel en prijslijsten: Kolommen kunnen aangepast worden, maar te melden aan onze helpdesk. Taal: De artikelomschrijvingen kunnen in 4 talen ingevoerd worden. Kies een andere taal en dubbelklik opnieuw op de artikelgroep om een vernieuwing te doen. Nu kunnen de artikelen met hun Franstalige omschrijving ingevuld worden. Bibliotheekzoekscherm. Er kan op alle criteria gezocht worden. Zie verder in dit handboek (hoofdstuk offerte/calcualtie).
Hoofdmenu
Komt voor in element: Hier ziet u in welk(e) element(en) het geselecteerde artikel voorkomt en kan u via ‘wijzig artikel’ een ander te gebruiken artikel opgeven. Automatisch artikelnummer aanvullen: Indien aangevinkt krijgt u, indien Cafca een artikelnummer terugvindt wat met dezelfde karakters begint, een ‘voorstel’ van een mogelijk artikelnummer om sneller te kunnen werken doordat men niet het gehele nummer moet ingeven, klik op ‘tab’ waarna het voorgestelde nummer automatisch wordt opgehaald. Recupel bijdragen instellen: Geef hier uw vaste bedragen recupel op per ‘groep’ (code) van toestellen. Prijzen herberekenen met nieuwe koperkoers: Dagprijzen gebruiken dmv een ‘tarief van de dag’, te verkrijgen bij uw leverancier indien ondersteund. Prijzen herberekenenmet nieuwe arbeidscodes: Na het wijzigen van de prijs van de arbeidsartikelen, kunnen artikeelen voorzien van een werktijd aangepast worden aan de nieuwe prijzen. Prijzen herberekenen ahv leverancierskeuze:
14
C A F C A
H A N D B O E K
Indien in de flap ‘Prijzen’ het vinkje ‘Adviesprijsberekening’ aan staat en de optie Voorkeurleverancier of Gemiddelde leveranciers is ingesteld, dan wordt een herberekening van de adviesprijs geactiveerd. Catalogus importeren
A. Artikelbestanden van www.cafca.be. Deze catalogi zijn meestal fabricant prijslijsten en bevatten daarom enkel een adviesprijs. Om historische reden bevatten deze catalogi een advies- EN een netto prijs. Deze prijzen zijn gelijk aangezien Cafca geen uitstaans heft met prijsafspraken. Let op de rubriek ‘Prijsbepaling’ om te weten hoe u deze prijzen moet behandelen bij het importeren. Groothandels wiens prijslijst via onze site te verkrijgen zijn, worden op dezelfde manier behandeld. Via de module ‘importeren materiaal’ in menu ‘Administratie’ kan u onmiddellijk naar de website surfen waarop onze artikellijsten zich bevinden. Op deze site staan vooral lijsten voor de elektro-, dak- en cv sector, info zoals aantal artikelen, groepen en dergelijke is aanwezig. B. Artikelbestanden geleverd door uw groothandel(s). Deze prijslijsten zijn enkel rechtstreeks van uw groothandel te bekomen. Zij kunnen WEL een netto en een bruto prijs bevatten waardoor uw korting is aangegeven. De aangeleverde bestanden dienen geschikt te zijn voor het verwerken met de Cafca import module. De manier waarop u deze bestanden kunt bekomen dient rechtstreeks met uw leverancieer te worden besproken. Er zijn groothandels die hun lijsten volgens categorie verdelen over verschillende catalogi. Sommige groothandels leveren éénmalig hun ganse bestand(en) aan om daarna over te schakelen op het aanleveren van de veranderingen tov hun oorspronkelijk aangeboden lijsten. Dit werkt tijdbesparend. Het is dan wel aangeraden om af en toe opnieuw een volledige lijst te vragen om eventueel verouderde artikelen op te sporen. C. Zelf verkregen artikelbestanden. Zelf opgestelde prijslijsten in Excel of Dbase (eventueel in die vorm aangeleverde lijsten van uw leverancier) kunnen door uzelf worden omgevormd tot in Cafca importeerbare bestanden.
15
C A F C A
H A N D B O E K
Bestand :
Download het gewenste bestand (eventueel un-zippen) en voeg deze als nieuwe catalogusnaam in de bibliotheek toe.
a) Cataloog ‘zonder’ groepen
b) Cataloog ‘met’ groepen
Catalogus mét groepen Sommige catalogi zijn onderverdeeld in groepen, dan dient u enkel nog de kortingen in te voeren. Dit kan gebeuren met ‘selectie aanpassen’ (zie verder). Catalogus zonder groepen Catalogi die geen groepen hebben, worden geïmporteerd met één algemene groep (‘IMPORT’ met vermelding van datum inlezing) en kunnen door uzelf ingedeeld worden in groepen. Hoe gaat u tewerk? 2 mogelijkheden: 1) U selecteert in Cafca Commercieel, module ‘groepen’, de te-groeperen catalogus en voegt nu de groepen toe. Daarna verplaatst u in Cafca Commercieel via ‘samenstellen catalogus’ de artikelen naar de juiste groep. 2) U opent in Excel de gedownloade en ge-unzipte catalogus (dbf formaat) en geeft aan elk artikel de juiste groep. U heeft op deze manier een volledige lijst van alle artikelen en kunt alle technieken van Excel gebruiken om het proces te versnellen. Meer details hierover bij : Zelf verkregen artikellijsten in Excel omzetten naar een .DBF import bestand
16
C A F C A
H A N D B O E K
Gegevens overnemen :
- De eerste 6 velden (Fabrikant,…) en de omschrijvingen worden standaard aangevinkt indien aanwezig. Een ‘grijs’ veld geeft aan dat Cafca deze kolom niet terugvindt en is dus niet aan te vinken, alle ‘witte’ velden wel. - Indien geen enkel vakje aangevinkt is betekent dit dat Cafca het dbf bestand niet kan lezen. Mogelijke redenen; - Het bestand is geopend met een ander programma. - Spaties aanwezig in de bestandsnaam (zie pag. 14). - Windows XP toestel zonder Foxpro driver installed (zie pag. 14).
Opties: Omschrijving: Indien men dit uitvinkt worden de bestaande omschrijvingen niet overgenomen behalve van de nieuwe artikelen. Recupel: Recupel bedrag incl. BTW, berekening van het bedrag excl. BTW gebeurt door Cafca zelf (altijd 21%). Sturing: Groep aanpassen: Standaard vinkje uit. Indien het om een nieuwe catalogus gaat worden de groepen (indien aanwezig) altijd overgenomen. Bij het aanpassen van een bestaande catalogus gelden volgende regels: - Zijn er geen groepen aanwezig in het .DBF bestand: Het veld is grijs en alle artikelen zullen in de bestaande groepen blijven. - Zijn er wel groepen aanwezig maar wijken deze af van de reeds bestaande groepen in de catalogus: Artikelen die reeds voorkomen in de catalogus worden gewoon aangepast. De niet overeenstemmende groepen worden leeg aan de groepen toegevoegd en alleen de nieuwe artikelen worden in deze groepen toegevoegd. Indien de indentificatie van een groep meerdere omschrijvingen bevat dan wordt slechts één omschrijving in nieuw aangemaakte groep bewaard. Indien de omschrijving van een bestaande indentificatie wijzigt, blijft de oorspronkelijke omschrijving behouden in de catalogus. Vinkje aan: - Als er geen afwijkingen zijn in de groepen van het .DBF bestand tov de catalogus worden de artikelen gewoon aangepast in de bestaande groepen. - Afwijkende groepen (nieuw of met andere indentificatie) worden toegevoegd en alle bijhorende artikelen worden nieuw in deze groepen geplaatst (ook indien reeds aanwezig). Toon lijst ongewijzigde artikelen: Vinkje standaard aan Na import krijgt u een overzicht van alle ‘niet aangepaste’ artikelen. Deze lijst geeft aan welke artikelen bij de leverancier niet meer worden gevolgd. Men heeft de mogelijkheid om deze artikelen vanuit deze lijst te verwijderen. LET OP!!! Voorraad artikelen voorlopig niet verwijderen. Vinkje uit Indien de aangeboden lijst niet de volledige catalogus bevat. (Groothandels die enkel de wijzigingen doorsturen) Nieuwe artikelen niet toevoegen: Om uw eigen samengestelde catalogus te beschermen tegen aanvulling met ongewenste artikelen. Verkoopprijzen herbereken: Doet dit aan de hand van de vaste marges op aankoopprijs, ingesteld in materiaalbeheer: menu ‘acties’: ‘Factoren verkoopprijzen instellen’
17
C A F C A
H A N D B O E K
Leveranciers :
Als je dit vinkje aanzet dan worden alle artikelnummers van de ingestelde leverancier (over alle catalogi!) die overeenkomen met de artikelnummers in het .dbf bestand aangepast. Zowel bruto- als nettoprijs worden aangepast, nieuwe artikels worden nergens toegevoegd.
Start invoer :
Voordat de import start wordt u nog verwittigd als het vinkje bij ‘omschrijving’ aan staat. Hiermee kan worden voorkomen dat door u in de catalogus aangepaste omschrijvingen worden overschreven door de originele. De omschrijving van nieuwe artikels wordt dan wel nog overgenomen. Importeren van grote bestanden kan afhankelijk van de snelheid van uw PC wel enige tijd in beslag nemen. Na het importeren kan men de prijzen van de elementen laten herbereken. Af en toe verschijnt er een foutmelding. Deze kan te maken hebben met onjuiste gegevens in het te importeren bestand. Soms worden deze veroorzaakt door toevallige omstandigheden. Men kan het importeren enkele malen opnieuw opstarten. Blijft het probleem zich toch herhalen dient men contact op te nemen met Cafca-support.
18
C A F C A
H A N D B O E K
Zelf verkregen artikellijsten in Excel omzetten naar een .DBF import bestand. Zonder behulp van de ‘Import’ Macro in het door Cafca in Excel ingevoerd menubalkje. Indien u het bestand in Excel kan openen en bewerken kan u een dbf maken om in cafca ‘importeren materiaal’ te gebruiken. Hoe is de structuur van een ‘cafca’ dbf? U opent met Excel het bestand dat u van uw leverancier gekregen heeft. De kolomnamen verandert u in deze van Cafca. De kolombreedte in Excel moet gelijk zijn aan de ‘lengte’ van het te importeren veld. Indien u bepaalde kolommen niet in het aangeleverde Excel bestand terugvindt kan u altijd nieuwe aanmaken, wees er zeker van dat deze niet leeg zijn, zelfs 1 leeg veld in een cataloog kan er al voor zorgen dat de import niet goed verloopt, vervang eventueel door standaard tekens zoals ‘?’ of ‘0’ waardes. Indien de cataloog reeds in Cafca bestaat en het gaat enkel over een update van prijzen, dan moet u helemaal geen groepen meer aanmaken. Cafca behoudt dan de huidige groepen. In het andere geval wisselt hij automatisch artikelen van de ene groep naar de andere waar nodig; (‘Groep aanpassen’ aanvinken tijdens import zorgt ervoor dat de oude groepen aangepast worden naar de nieuwe).
Met behulp van de ‘Import’ Macro. Indien u de Office-Addin geïnstalleerd heeft is er een knop ‘import’ in de Excel knoppenbalk toegevoegd die alle kolommen met de juiste eigenschappen met de corresponderende kolom verbindt. Zorg ervoor dat de eerste rij van de lijst niet is ingevuld of reeds kolomtitels bevat. Zie hiervoor de rubriek ‘Hulpprogramma’s downloaden’ op onze webstek. De Office-addin bevat ook interessante functies voor Word en Outlook. Zie hiernaast een overzicht van de belangrijke kolommen. Verwerking
Selecteer een volledige kolom. Kies met de overeenstemmende kolomnaam. Druk op toevoegen De kolombreedte past zich automatisch aan de lengte van het veld aan.
19
C A F C A
H A N D B O E K
Bewaar het bewerkte Excel blad als ‘DBF IV’ formaat en het bestand is klaar om te importeren. Bestand > Opslaan als… En u verandert ‘Opslaan als: ‘ naar DBF 4' (dBASE IV) (*.dbf)’
Opslaan. Hierna kan u de cataloog importeren met Cafca ‘Importeren materiaal’.
In acht te nemen spelregels bij het importeren. Indien uw besturingssysteem Windows XP is (alleen XP!) en u heeft geen vinkjes in ‘gegevens overnemen’, ga dan naar C:\Program Files\Cafca\WinXPImport, installeer het bestand ‘VFPODBC.msi’ en probeer opnieuw (wees er zeker van dat Cafca gesloten is). Na een herinstallatie van Windows zal men dit bestand altijd moeten installeren. LET OP!: Er mogen geen spaties voorkomen in het ‘pad’ waar de dbf staat; bvb ‘C:\Documents_and_Settings\Usernaam\Mijn_documenten\voorbeeld.dbf’ zal niet werken. Excel is niet gemaakt om met dbf-bestanden te werken, om gegevensverlies tegen te gaan, doe het volgende: Begin altijd vanuit een EXCEL-bestand. Indien dit niet kan, doet u het volgende als het bestand klaar is: U maakt een selectie van het hele werkblad en dit kopieert u naar een nieuw. Daarna past u de breedte (= aantal ‘LENGTE’) van de kolommen aan. Dan gaat u het pas bewaren als .dbf-bestand. Excel is beperkt tot 65536 lijnen (artikelen), zeer belangrijk! Verplichte velden: Er zijn 2 regels in acht te houden : - ‘Artno_or’ moet aanwezig zijn, indien u nog met Cafca DOS werkt wordt dit veld ‘Artnr’ en vinkt u in het tabblad ‘gegevens overnemen’ – ‘Verkort DOS artikelnummer’ aan. - Heeft de prijslijst groepen? Ja? -> WMG, MG_OMNL en MG_OMFR kolommen zijn verplicht! Prijsbepaling Om een nieuwe catalogus toe te voegen spreekt dit voor zich. Duidt je enkel adviesprijs aan, dan wordt zowel in de adviesprijs als in de kostprijs dit bedrag overgenomen en wordt de korting automatisch op 0 (nul) gezet. Ook omgekeerd als je enkel kostprijs aanduidt. Indien de prijzen in de kolom adviesprijs (bruto_p) en kostprijs (net_p1) hetzelfde zijn, dan kan u een van beiden of allebei de kolommen aanduiden, het resultaat is gelijk. Bij een update zijn er echter heel wat meer mogelijkheden om te bespreken: 1
in de dbf bevindt zich enkel de adviesprijs (bruto_p) o in CAFCA heeft u kortingen ingesteld u duidt enkel adviesprijs aan, de korting in CAFCA blijft behouden en de kostprijs wordt berekend ahv de nieuwe adviesprijs en bestaande korting o in CAFCA heeft u geen kortingen ingesteld, in de groepen wel u duidt enkel adviesprijs aan, de korting in CAFCA wordt ingevuld ahv de aankoopkorting in groepen. De kostprijs wordt berekend ahv de nieuwe adviesprijs en de groepskorting o in CAFCA heeft u geen kortingen ingesteld, ook niet in de groepen u duidt enkel adviesprijs aan: de korting blijft 0 (nul) en de kostprijs is dus gelijk aan de nieuwe adviesprijs. u duidt zowel adviesprijs als kostprijs aan: de korting blijft 0 (nul) en de kostprijs is dus gelijk aan de nieuwe adviesprijs.
2
In de dbf bevindt zich enkel de kostprijs (net_p1) o In CAFCA heeft u kortingen ingesteld u duidt enkel de kostprijs aan, de korting in CAFCA wordt gebruikt om de adviesprijs te berekenen o In CAFCA heeft u geen kortingen ingesteld, in groepen wel: hiermee wordt geen rekening gehouden: de korting blijft 0 (nul), de adviesprijs wordt gelijk gezet aan de kostprijs
20
C A F C A
H A N D B O E K
3
In de dbf bevindt zich de adviesprijs (bruto_p) en de kostprijs (net_p1) en deze zijn gelijk zie 1
4
In de dbf bevinden zich zowel adviesprijs (bruto_p) als kostprijs (net_p1) en deze zijn verschillend o De prijzen worden aangepast en de korting wordt herberekend ahv de nieuwe adviesprijs en de nieuwe kostprijs
Groepsgewijs wijzigen van artikelen
Eenmaal een catalogus wordt geïmporteerd, moeten bijvoorbeeld de kortingen toegekend worden of de verkoopprijzen berekend. Het is niet nodig dit stuksgewijs te doen, zie ‘selectie aanpassen’. We gaan hiervoor naar ‘Materiaal’. We dubbelklikken op de materiaalgroep. Indien we alle artikelen uit deze groep wensen te wijzigen, maken we eerst alle artikelen blauw (we klikken op het eerste artikel, houden ‘Shift’ ingeduwd en klikken op het laatste aan te passen artikel), in het Windows jargon is dit een ‘multiselect’. Alle artikelen zijn nu blauw. Vervolgens gaan we naar ‘Acties’ boven aan het scherm en kiezen ‘Selectie aanpassen’.
Willen we bijvoorbeeld de korting invullen, dan gaan we naar de Flap ‘Prijzen’, vullen de juist korting in en drukken op ‘Toepassen’. Alle geselecteerde artikelen zullen de korting krijgen en de aankoopprijs wordt tevens berekend; Op deze manier kunnen alle relevante velden in een artikelfiche groepsgewijs gewijzigd worden. De meeste van bovenstaande velden zijn zelfverklarend … In ‘no time’ staat de catalogus met duizenden artikelen op punt en klaar voor gebruik. Om een feiloze aanpassing te bekomen is het aangeraden de flappen afzonderlijk in te vullen en telkens de knop ‘Toepassen’ te drukken alvorens aanpassingen te doen in een volgende flap. Deze ‘selectie aanpassen’ is eveneens ter beschikking in ‘Groepen’, ‘Catalogi’ en de Bibliotheek met de knop ‘aanpassen’.
21
C A F C A
H A N D B O E K
Arbeidsartikelen
Arbeidsartikelen worden gebruikt in materiaalartikelen, elementen, offertes/calculaties, projecten, bonnen en facturen. In materiaalartikelen, elementen, offertes/calculaties en projecten wordt enkel de kostprijs gebruikt. Bij bonnen en facturen ook de verkoopprijs. Een arbeidsartikel vertegenwoordigt een soort prestatie, ziehier enkele voorbeelden: -Werkuren metsen. -Werkuren bekisting. -Werkuren fundering. -Werkuren beveiliging. -Werkuren programmatie. -Werkuren elektriciteit. -Werkuren pannen. -Werkuren roofing. -Werkuren tekenen. …. Een voorbeeld van een ingevuld arbeidsartikel:
Arbeidsartikelen worden op dezelfde manier toegevoegd als een materiaalartikel (zie hierboven). Speciale punten: Norm: De tijdsnorm per eenheid moet hier altijd 1 zijn. Andere getallen worden niet toegepast. Loonkost/u: Gemiddeld bruto-uurloon voor deze prestatie, vermeerderd met lasten en een eventuele bedrijfskost. Volgens de vakpers is een factor van 1,9 tot 2,17 te hanteren. Eenheid: In uitzonderlijke gevallen wordt er gewerkt met andere eenheden, een voorbeeld: Chapewerken Eenheid: m² Norm: 1 Loonkost per uur: 40 Verkoopsprijzen: Worden gehanteerd in bonnen waar een arbeidsartikel als een aparte lijn wordt ingegeven. Bijvoorbeeld: Een leveringsbon, toevoegen arbeidsartikel, aankoop- en verkoopprijs wordt getoond. De verkoopprijs is afhankelijk van de prijsbepaling in het project of relatie (in deze volgorde), anders verkoopprijs 1.
22
C A F C A
H A N D B O E K
Arbeidsartikelen in - Elementen: Zie volgend ‘elementen’. - Materiaal: Zie voorgaand ‘materiaalartikelen’. - Offerte/calculatie: Zie volgend ‘offerte/calculatie’. - Projecten: Verkorte ingave en werkbonnen. Tijdens de ingave van de uren van de werknemers kunnen deze een arbeidscode krijgen. In het project wordt dan zichtbaar hoeveel uren per arbeidscode gepresteerd werden. Dit cijfer is noodzakelijk voor de rendementen en vergelijkingen met de gecalculeerde hoeveelheid per arbeidscode. Enkele toepassingen…
Gekoppeld aan een materiaalartikel.
Als middel in een element.(zelfs 2 verschillende arbeidsartikelen).
Als factuurlijn.
23
C A F C A
H A N D B O E K
Tijdens de uuringave (zie uurcode).
Materieel Materieelartikelen zijn gebruiksartikelen zoals gereedschap en machines. Deze artikelen kunnen in facturen, bonnen, elementen, offerte/calculatie, projectopvolging en voorraad gebruikt worden. Deze module is een hulpmiddel voor toepassing van uw VCA certificaat. Een voorbeeld van een ingevuld materieelartikel:
Via ‘schermrelaties’ minimaal één materieelgroep toevoegen. Speciale punten: Tabblad ‘Algemeen’: Eigenaar en vorige eigenaar: Gekoppeld aan het personeelsbestand. Eigenaar = verantwoordelijke. Datum: Datum creatie artikel. Datum ontvangst: In ontvangstname door de eigenaar. Aantal maanden tot volgende keuring: Vul hier een cijfer in en de datum ‘geldig tot’ wordt aangepast. 24
C A F C A
H A N D B O E K
Keuringsorgaan: Is gekoppeld aan de leveranciers uit het relatiebestand. Kostprijs per eenheid: Prijs die overgenomen wordt in de elementen en de offerte/calculatie. Tabblad ‘Verkoopprijzen’: Verkoopprijs 1, 2 en 3: Prijs die in de facturen en bonnen wordt ingevuld. Tabblad ‘Kostprijscalculatie’:
Beheer afschrijving
Druk een lijst ‘met criteria’ af. Vul in de geldigheidsdatum de datum van nu t/m een maand verder. Dan komen alle materieelartikelen op de lijst waarvan de geldigheidsdatum van keuring tussen nu en 30 dagen afloopt.
Deze lijst biedt tal van andere mogelijkheden, bijvoorbeeld alle materieelartikelen van een bepaalde medewerker. Onderaanneming
Onderaannemings artikelen zijn vaste posten die voor u in onderaanneming worden uitgevoerd. 25
C A F C A
H A N D B O E K
Deze artikelen kunnen in facturen, bonnen, elementen, offerte/calculatie, projectopvolging en voorraad gebruikt worden. Een voorbeeld van een ingevuld scherm:
Kostprijs: Aan de onderaannemer te betalen. Norm en loonkost/u: Indien samen met de onderaannemer eigen prestaties moeten geleverd worden. Uurcode: Arbeidsartikel. De verkoopprijzen in het volgende tabblad kunnen gebruikt worden in facturen en bonnen. De toepassing van een onderaannemings artikel in een calculatie/offerte:
26
C A F C A
H A N D B O E K
Catalogi
Beheer catalogi: -
Toevoegen en wijzigen van namen van materiaalcatalogi (een gevulde catalogus mag van identificatie en omschrijving veranderen). Leegmaken (verwijderen van artikelen behorende tot de catalogus) en verwijderen van de identificatie en omschrijving. Groepsgewijs wijzigen van artikelen behorende tot een catalogus (via ‘acties’, ‘selectie aanpassen’).
Opmerking: In één catalogus kunnen geen artikelen met hetzelfde nummer voorkomen, wel verspreid over 2 of meerdere catalogi. Een catalogus met artikelen, behorende tot een ‘element’ of aanwezig in ‘voorraad’ kan niet volledig leeggemaakt en verwijderd worden. Vervang of verwijder hiervoor alle gebruikte artikelen van deze catalogus in de elementen zelf en indien nodig, artikelen uit voorraad, hierna kan men de volledige catalogus wel verwijderen.
27
C A F C A
H A N D B O E K
Groepen
Beheer van groepen van materiaal-, onderaanneming-, materieelartikelen en elementen.
Type artikel: Groepen kunnen voorkomen in materiaal-, materieel-, onderaannemingartikelen en elementen. Catalogus materiaal: Indien Type artikel = Materiaal, dan kunnen de groepen van een catalogus gekozen worden.
Het tabblad “Toeslagen” :
Toeslag op aankoopprijzen: Indien een artikel uit deze groep in een offerte wordt gebruikt, zal de eenheidsverkoopprijs = aankoop + marge materiaal. Dit wordt eventueel verhoogd met de gekoppelde arbeidskost + marge arbeid.
28
C A F C A
H A N D B O E K
Voorbeeld van een calculatiefiche in een offerte
: Zie Groep, KP materiaal, KP arbeid + Marges die automatisch werden ingevuld.
Het tabblad “Kortingsgroepen” :
5 kortingpercentages per artikelgroep op de verkoopprijs (advies-, verkoop- 1, verkoop- 2 of verkoopprijs 3) van een artikel) biedt de mogelijkheid om 4 x 5 = 20 verkoopprijzen te hanteren. Dit is enkel toepasbaar in toonbankverkoop (boxmoving), dus in factuur, leveringsbon, order, werkbon en verkoopofferte van de commerciële module. Ziehier een concreet voorbeeld: Op de artikelgroep '901 Schakelaars inbouw E' zijn de 5 verkoopskortingen ingevuld. 10, 8, 6, 5, 3 % die kunnen toegepast worden op de bruto-, verkoop 1, verkoop 2 en verkoop 3 prijzen voor alle artikelen in deze groep. In de relatiefiche van een klant, zie tabblad ‘Extra’ maar ook tijdens het opstellen van een bon, zie tabblad ‘meer info’, kunnen we een prijsbepaling doen (dit is de prijs die de klant voor een artikel moet betalen). Bijvoorbeeld Adviesprijs én Kortinggroep 2. Dit betekent dat de klant de adviesprijs minus 8 % korting betaalt voor elk artikel uit groep 901. De prijsvorming mbv kortinggroepen wordt gebruikt bij het opstellen van een werkbon, leveringsbon, verkoopofferte, order en factuur en (nog) niet op projectniveau via ‘verkorte ingave’. 29
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad “Winstpercentages” :
Deze tool wordt gebruikt om winstmarges van verkoopprijzen, verschillend per groep, in te vullen en te berekenen. Factoren: Vul 3 procentuele getallen in, druk op ‘Herberekenen’ en elk artikel van de groep krijgt automatisch 3 verkoopprijzen. Met adviesprijzen rekenen: De marges worden toegepast op de adviesprijs in plaats van de aankoopprijs. Opmerkingen: -
-
Indien een catalogus via ‘importeren materiaal’ wordt geüpdate, zullen indien gewenst de verkoopprijzen herberekend worden. Dit scherm verklaart ook de knop ‘Met groepsfactoren’ in een artikelfiche: indien u een artikelfiche invult of wijzigt en in het tabblad ‘Verkoopprijzen’ op deze knop klikt, dan worden deze berekend aan de hand van de hier ingevulde marges.
De knop ‘Met vaste factoren’ komt uit ‘Acties’, ‘Verkoopprijzen instellen’. Deze factoren zijn niet aan een groep verbonden, maar over alle artikelen.
Het tabblad “Aankoopkorting” :
De aankoopkorting op de adviesprijs voor elk artikel van de geselecteerde groep. Indien een nieuw artikel aan een groep via ‘Importeren materiaal’ wordt toegevoegd, dan zal deze korting worden gebruikt om de aankoopprijs te berekenen.
30
C A F C A
H A N D B O E K
Elementen Elementen zijn samengestelde artikelen bestaande uit middelen (zie handleiding bibliotheek) met als doel: een typepost te creëren voor gebruik in calculatie/offerte. Verdere extensies t.o.v. een enkelvoudig MAMO (Materiaal, Arbeid, Materieel, Onderaanneming) artikel; - Ze heeft een langere omschrijving. - De totaalkostprijs bestaat uit een totaal ‘Materiaal, Arbeid, Materieel, en Onderaanneming’ bedrag. - Ze geeft een totale werkduur per eenheid (norm) voor uitvoering. - Ze vormt een referentiemodel wat bijgestuurd kan worden na de uitvoering van het project. - Ze zijn een aanzet voor nauwkeurige calculaties omdat ze u verplichten analytisch te denken over datgene waar u dagelijks mee bezig bent. - Ze biedt een materiaalstuklijst achteraf om het project uit te voeren.
Flap Algemeen en prijzen :
Een uitgewerkt voorbeeld. Indien we in het hoofdmenu, module ‘commercieel’, het onderdeel ‘elementen’ dubbelklikken komen we in dit (waarschijnlijk nog niet ingevuld) scherm terecht.
1.
Elementen worden in groepen onderverdeeld zoals ook bij materialen. De groep die nu actief is: 'Huisinstallaties'.
2.
Elke groep heeft zijn elementen. Hier bevinden zich alle elementen van de groep ‘huisinstallaties’. Het element wat nu actief is: 'Lichtpunt met enkelpolige schakelaar'.
3.
Hier wordt de inhoud van het actief element getoond. Zo bestaat het element ‘Lichtpunt met enkelpolige schakelaar’ uit de volgende middelen:
31
C A F C A
H A N D B O E K
a.
Het arbeidsartikel
Artikelcode: 4.04.03 (gemaakt in het onderdeel ‘Arbeid’) Omschrijving: Sleuven frezen (voor de pvc buis) en openingen kappen (voor de inbouwdoos) Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 0,45 uur De norm van een arbeidsartikel per uur = 1 Er is geen materiaalprijs De arbeidsprijs per eenheid (uur) = 720.-BEF Er is geen materieelprijs Er is geen onderaannemingprijs Lijntotaal: 0.45 x 1 x 720 = 324,00.-BEF b. Een materiaalartikel inclusief een norm voor montage Artikelcode: 4.33.01 (gemaakt in het onderdeel ‘Materiaal’) Omschrijving: Schakelaar 10A enkelpolig (op één afstand te bedienen) Eenheid: stuk Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 1 stuk De norm voor montage van de schakelaar per stuk: 0,18 uur De materiaalprijs per stuk van de schakelaar: 93,- BEF De arbeidsprijs voor de montage: 142,20 BEF (0,18 uur x 790 BEF/uur) Er is geen materieel noch onderaanneming voorzien Lijntotaal: (1 x 93) + (1 x 0.18 x 790) = 235,20.- BEF
32
C A F C A
H A N D B O E K
c. Een materiaalartikel inclusief een norm voor montage Artikelcode: 4.44.01 (gemaakt in het onderdeel ‘Materiaal’) Omschrijving: Inbouwdoos Eenheid: Stuk Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 1 stuk De norm voor montage van de inbouwdoos per stuk: 0,0 uur De materiaalprijs per stuk van de schakelaar: 6,- BEF De arbeidsprijs voor de montage: 0 BEF Er is geen materieel noch onderaanneming voorzien Lijntotaal: (1 x 6) = 6,00.- BEF d. Een materiaalartikel inclusief een norm voor montage Artikelcode: 4.04.18 (gemaakt in het onderdeel ‘Materiaal’) Omschrijving: PVC buis 5/8” Eenheid: m of lm Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 10,5 m inclusief verlies en bochten De norm voor montage van de buis per lm: 0,009 uur De materiaalprijs per lm buis: 5,00 BEF De arbeidsprijs voor de montage: 7,11 BEF (0,009 uur x 790 BEF/uur) Er is geen materieel noch onderaanneming voorzien Lijntotaal: (10.5 x 5) + (10,5 x 0.009 x 790) = 127,14.-BEF e. Een materiaalartikel ZONDER een norm voor montage Artikelcode: 4.21.41 (gemaakt in het onderdeel ‘Materiaal’) Omschrijving: kabel VOB 3x1.5mm² Eenheid: m of lm Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 10 lm inclusief verlies De materiaalprijs per lm kabel: 3,00 BEF Er is geen arbeid, materieel noch onderaanneming voorzien Lijntotaal: (10 x 3) = 30,00.-BEF f.
Het arbeidsartikel
Artikelcode: MONTAGE (gemaakt in het onderdeel ‘Arbeid’) Omschrijving: montage uren gepresteerd op de werf Hoeveelheid per eenheid Lichtpunt (stuk): 0,35 uur De norm van een arbeidsartikel per uur = 1 Er is geen materiaalprijs De arbeidsprijs per eenheid (uur) = 900.-BEF Er is geen materieelprijs Er is geen onderaannemingprijs Lijntotaal: 0.35 x 1 x 900 = 315,00.-BEF TOTALEN: KP materiaal: 1x93 + 1x6 + 10,5x5 + 10x3 = 181,49 KP arbeid: (0.45 x 1 x 720) + (1 x 0.18 x 790) + (10,5 x 0.009 x 790) + 0.35 x 1 x 900 = 817,35 KP materieel: 0 KP onderaanneming: 0 KP Totaal element= 181,49 + 817,35 + 0 + 0 = 998,85 Totaal werkduur: 0.45x1 + 1x0,18 + 10,5 x 0,009 + 0.35 x 1 = 1,0745 Gemiddelde Loonkost/uur: 760,68 -
Idem aan arbeid- of materiaalartikelen kan u ook materieel of onderaannemingartikelen als middelen in een element voorzien. De totalen per MAMO vind u terug in de map ‘kostprijzen’ van het element. Middelen die u nog niet direct een hoeveelheid (per eenheid element) kan toekennen, maar wel op calculatieniveau, kan u nu al toevoegen. Het element kan steeds in de calculatie opgeroepen worden om het te vervolledigen of te wijzigen in functie van de calculatie.
33
C A F C A
H A N D B O E K
Ziehier een voorbeeld van het element: ‘Oversteek eenvoudige bakgoot 20cm’ waar men nu nog niet kan weten hoeveel ‘RND 4/4x20 geschaafd’ men nodig heeft. Dit wordt pas beslist als men de calculatie maakt. De hoeveelheid wordt dan in functie hiervan ingevuld, dwz ‘1’ wordt gewijzigd in een andere hoeveelheid. Het drenken van de RND 4/4x20 wordt in functie hiervan gewijzigd.
-
Indien het middel een materieelartikel is, kan u dit moeilijk ‘per eenheid’ element uitdrukken. Zo is het huren van een hoogtewerker een forfaitaire prijs van bijvoorbeeld 250€, ongeacht u 100 m² of 10 m² moet uitvoeren. Wat hiermee? Welnu, u voorziet het materieelartikel reeds in de middelenlijst en geeft het nog geen hoeveelheid. In de calculatie kan u opnieuw de middelenlijst oproepen waarin u een extra kolom vindt om aan te geven of deze 250€ moet verdeeld worden over de hoeveelheid van het element. Deze kolom heet ‘TP’ (totale post). Op deze manier wordt over 100 m² van het element 250€ verdeeld, dwz 100,- per m² als materieelkost ingeschreven. Zonder te theoretisch te worden, probeer dit even uit in de calculatie zelf en alles wordt duidelijk. Zo wordt ook vaak een totaal aantal arbeidsuren verdeeld over de volledige post in plaats van een arbeidstijd per eenheid element op te geven. Indien een element samengesteld of gewijzigd wordt, drukt u op de ‘Bereken Prijs’ knop om de nieuwe prijs te kennen. Altijd uitvoeren tijdens aanmaak of wijziging van een element Om een element toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, klikt u op de icoontjes bovenaan links. Om middelen in een element toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, klikt u op de icoontjes bovenaan rechts. Toevoegen of wijzigen van een middel in een element:
1. 2. 3. 4.
Klik op het bib icoontje om een artikel te selecteren. Wijzig de norm (arbeidstijd voor montage) of negeer ze. Geef een hoeveelheid te gebruiken per eenheid van het element. Druk op ‘OK’ om terug te gaan naar het element of ‘volgende’ om een nieuw middel te selecteren.
-
-
34
C A F C A
H A N D B O E K
Flap “Verkoopprijzen” : -
U kan de verkoopprijs van het element door Cafca laten berekenen door een toeslagpercentage toe te passen op het totaalbedrag materiaal, arbeid, materieel en onderaanneming. Deze factor kan éénmalig uitgevoerd worden of standaard ingesteld voor alle nieuwe elementen.
Deze verkoopprijzen worden in afdruklijsten en bonnen gebruikt.
Flap “Afbeelding” : De afbeelding kan net zoals bij materialen geselecteerd worden met een ‘.bmp’ bestand en gezocht via de browser. Deze afbeelding wordt afgedrukt na selectie van het element in een calculatie.
Aanpassen van elementen aan de nieuwe MAMO prijzen : Via ‘Acties’ kan u met behulp van eerder toegepaste prijswijzigingen in de materiaal, arbeid, materieel of onderaannemingartikelen de elementen automatisch laten aanpassen. In het daaropvolgend scherm moet u ook kiezen uit welke catalogus de artikelen komen of de normen aangepast moeten worden. Aan de gebruiker dus de keuze om de normen die gekoppeld zijn aan het materiaalartikel ook in de elementen al of niet aan te passen.
35
C A F C A
H A N D B O E K
Printen van elementen :
Printen van alle elementen, één groep van elementen of van het actieve element zelf. Onderaan de keuze van afdruk, alsook een lijst van elementen zonder de onderliggende middelen (zoals een materiaallijst).
Iconenbalk van elementenscherm :
Nieuw element of nieuw middel in een element. Wijzig het element (andere code of omschrijving, …). Bewaren van het element (doe dit regelmatig als u een element creëert). Verwijderen van een element. Kopiëren van een element naar een nieuw element. Printen van element(en). Taal van omschrijving van het element. Indien u het element eveneens een franse omschrijving wil geven drukt u op dit icoon. Bibliotheek: Selecteren van artikelen.
36
C A F C A
H A N D B O E K
Samenstellen catalogus
Kopiëren of verplaatsen van mamo - artikelen en elementen naar andere catalogi en groepen. Heeft u een catalogus ingevoerd, maar constateert dat ze toch beter in een andere groep thuishoren? Dan biedt deze module de juiste werking.
Type artikel: Mamo of element. Catalogus: Indien type artikel = materiaal, kies een catalogus. Groepen: Deze wordt aan de hand van vorige ingevulde velden getoond. Identificatie + omschrijving van de artikelen: Selecteer hier de te verplaatsen of kopiëren artikelen (klik, ctrl-klik of Shift-klik). Kopieer volledige groepen: Indien een volledige groep moet geselecteerd worden in plaats van alle artikelen. Verplaats of kopiëer naar een andere catalogus én groep: Ingeval van arbeids, materieel en onderaanneming en elementen, enkel naar een groep. Knop ‘Kopieer’: Artikelen blijven ook in de vorige groep staan. Knop ‘Verplaats’: Artikelen worden uit de vorige groep verwijderd. Fabrikanten
Een tabel met de merken, c.q. fabrikanten die in de artikelfiche van materiaal kan ingevuld worden. Fabrikant is een selectiecriterium in het zoekscherm. In de materiaalijst van een offerte wordt de fabrikant per artikel vermeld. Acties: ‘selectie aanpassen’: Wijzigen van artikelen per fabrikant. Identificatie: Fabrikantnummer. Omschrijving: Fabrikantnaam. Deze tabel wordt automatisch aangevuld indien een catalogus wordt geïmporteerd en de fabrikant ontbreekt.
37
C A F C A
H A N D B O E K
RELATIES Contactenbeheer van uw bedrijf.
Deze gegevens kunnen gebruikt worden bij het aanmaken van diverse documenten (vb. Facturen, Offertes,...), alsmede in Word documenten en getransfereerd naar MS Outlook.
Lijst van de reeds bestaande relaties. Deze relaties kunnen geopend worden met een simpele dubbelklik. Het zoeken op naam door middel van intikken beginletters.
Hier staan alle algemene gegevens van de betreffende relatie zoals adresgegevens, BTW nummer, email adres, betalingstermijn, enz... .
Naam, aanspreking, klantnummer. Rechts ziet u ook tot welke groepen de klant behoort. Dit gedeelte blijft ook zichtbaar wanneer in de verschillende tabbladen word gebladerd.
Eventuele opmerkingen kunnen hier opgegeven worden.
Hiermee kan men chronologisch alle documenten opvragen van de desbetreffende relatie zoals openstaande facturen, werkbonnen etc.
38
C A F C A
H A N D B O E K
Toevoegen, wijzigen, kopiëren en verwijderen van een relatie
Tabblad “Algemeen”
Een nieuwe relatie kan aangemaakt worden door op de knop alle gegevens van de nieuwe relatie kunt ingeven.
‘nieuw’ te drukken. U krijgt dan volgend scherm waarin u
Naam: Bedrijfsnaam of Familienaam. Begin nooit met een voornaam, aanspreking of dergelijke. Het zoeken achteraf op naam wordt dan moeilijker, omdat in eerste instantie op de beginletters gezocht wordt. Aanspreking: Een keuzelijst met de meestvoorkomende aansprekingen. Kan verder aangevuld worden via ‘Instellingen, Codes’. Klantnummer (+) : Is niet noodzakelijk in te vullen indien er geen koppeling is met een boekhoudprogramma. Kan zowel gebruikt worden voor uw klanten alsook uw klantnummer bij een leverancier. Het + teken roept het laatst gebruikte klantnummer op. Voeg één eenheid toe en er is een nieuw nummer. Taal: In welke taal dient het contact aangesproken te worden? Indien de taal Frans is zullen franstalige offertes en andere commerciële documenten afgedrukt worden. Land: Deze keuze bepaalt de landcode die voor de postcode en BTW nummer komt. De BTW tarieven (zie verder) worden per land in een keuzelijst getoond. Munt: Euro. Sinds de invoering van de € in Europa, wordt er geen rekening meer gehouden tussen de verschillende munten en hun wisselkoersen. De 3 bovenvermelde velden worden standaard bij een nieuwe relatie ingevuld. Deze standaardwaarden worden vastgelegd in ‘Instellingen, instellingen’. Postcode: De corresponderende gemeente wordt automatisch ingevuld. Gemeente: Druk op de kleine vierkanten knop en een gemeente kan met haar beginletters gezocht worden. De corresponderende postcode wordt automatisch ingevuld.
39
C A F C A
H A N D B O E K
BTW-type:
Er zijn 7 verschillende types: Niet gekend Normaal Medecontractant Geen (particulier, vrij beroep, …) Intracommunautair (EC land) Extracommunautair (niet EC land In aanvraag Het BTW type wordt op de factuur vermeld. De boekhouder zal het appreciëren dat hij tijdens het inboeken weet dat de klant niet BTW plichtig is of het BTW nummer nog niet gekend is.
BTW nummer: Bij het ingeven van een Belgisch BTW nummer wordt er automatisch een berekening gedaan om te zien of het een geldig nummer is of niet. Wanneer er een buitenlands BTW nummer wordt ingegeven moet u ervoor zorgen dat eerst het juiste land opgegeven wordt. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de berekening niet langer uitgevoerd wordt. BTW tarief: Het BTW tarief waaraan de klant het meest onderworpen zal zijn. Kan in elk document in functie van de situatie gewijzigd worden. Betalingstermijn: Keuzelijst van alle soorten termijnen. Aan de hand hiervan wordt in de documenten automatisch de vervaldatum berekend. De betalingstermijn wordt in facturen ook afzonderlijk afgedrukt. E-mail: Algemeen e-mailadres met een doorverwijzing (Hyperlink) naar uw e-mailprogramma, nieuw bericht. Internet: URL
met een doorverwijzing naar de webpagina op uw internet explorer.
Categorie: Klant, leverancier of andere. Kan gecombineerd worden. Deze checkboxen geven een primair onderscheid in uw relatiebestand. De categorieën kunnen via ‘Groepen’ uitgebreid worden (zie verder). Bovendien is het belangrijk dat ingeval van een leverancier de checkbox aanstaat, anders komt deze niet in de keuzelijst van leveranciers in een artikelfiche, prijsvraag, werkvoorbereding, voorraad, …voor. Leveranciers die geen materiaal of onderaanneming leveren, hoeven de checkbox niet te krijgen, want ze maken de keuzelijst nodeloos lang. Dit soort van leveranciers kunnen via ‘groepen’ gerubrikeerd worden. Datum: Datum creatie.
40
C A F C A
H A N D B O E K
Tabblad “Contactpersonen”
Een nieuwe tabel met de contactpersonen.
Nieuw contactpersoon toevoegen. Nieuw contactpersoon of wijziging aan contactpersoon opslaan. Contactpersoon verwijderen. Coördinaten: De coördinaten van de contactpersoon hebben voorrang op die in het tabblad ‘algemeen’. Voorbeeld: indien u een bestelbon opstelt, zal naargelang de keuze van contactpersoon, het telefoonnummer en fax van de persoon afgedrukt worden ipv het bedrijf. Zo zal ook het e-mailadres genomen worden van de contactpersoon bij mailen van een bestelbon. Correspondentie via MS Word (versie 2000 en hoger): Cafca zal eerst de map van wordsjablonen onderzoeken en alle ‘.dot’ bestanden tonen. Kies een sjabloon, Word wordt gestart en de NAW gegevens worden met het document samengevoegd.
41
C A F C A
H A N D B O E K
Hoe weet Cafca in welke map de sjablonen staan?
In Word, Tools, Options, File Locations. Het item ‘User Templates (Gebruikerssjablonen)’ geeft de map van de sjablonen aan. Een andere map kan steeds geselecteerd worden (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke map). Hoe sjablonen maken? Open een nieuw document, zet uw bedrijfsgegevens inclusief grafische bestanden en eventuele standaardtekst erin en bewaar als documentsjabloon. Word stelt automatisch voor om te bewaren in de sjablonenmap (zie hierboven).
Er kan voor elk type brief, fax op e-mail een sjabloon gemaakt worden, compleet met inhoudelijke tekst. In de toekomst is een document opstellen vanuit Cafca, Maak Brief een efficiënte en onmisbare tool. Merk ook de ‘Cafca’ knop bovenaan op op de afbeelding. Hiermee kan u het ingevulde document onmiddellijk linken aan een dossier (zie verder).
42
C A F C A
H A N D B O E K
Tabblad “Levering”
Het uitvoerings- of projectadres: Indien dit wordt ingevuld, zal tijdens de opmaak van een document één van deze als projectadres kunnen geselecteerd worden. Leveringsadres kan ingebracht worden op elke bon (factuur, werkbon, …) onder ‘project adres’ indien verschillend van relatie ‘adres’.
43
C A F C A
H A N D B O E K
Tabblad “Groepen”
In het linkervak staan de beschikbare groepen, via de pijlen in het midden kan een relatie gelinkt worden aan één of meerdere groepen. De beschikbare groepen kunnen via ‘schermrelaties’ beheerd worden. Wat is hiervan het nut? -
Gestructureerd relatiebestand (Voorbeeld: welke onderaannemers heb ik?) Zoeken op groep. Afdrukken van adreslijst per groep. Samenvoegen van adressen met Word brieven en etiketten per groep. Automatisch creëren van Outlook distributielijsten (gemakkelijk voor groeps-mailing).
Archiveer: Aanvinken en bewaren. Na de volgende opstart van Cafca is de relatie niet meer in de namenlijst zichtbaar. Archiveer relatiegroepen: Kies een groep waarvan alle relaties ge(de)archiveerd moeten worden.
44
C A F C A
H A N D B O E K
Tabblad “Extra”
Extra velden: Deze labels (zoals deze hier geselecteerd) kunnen gewijzigd worden voor extra informatie over de relatie. LET OP! De labels zijn voor alle klanten hetzelfde, dus als een label bij één relatie gewijzigd wordt, gebeurt dit automatisch bij alle andere relaties. De informatie die in het invoervak achter het label ingegeven wordt daarentegen kan wel voor elke relatie afzonderlijk aangepast. Internet: Uw loginnaam en paswoord die door de website van de relatie gewenst zijn. Prijsbepaling relatie: Welke verkoopprijs (advies- en 3 andere verkoopprijzen) moet de klant voor een artikel betalen? Het zoekscherm in de bibliotheek kan dan afhankelijk hiervan de prijzen per klant tonen. Een bon of factuur voor deze klant neemt deze prijsbepaling over. De kortinggroep is de categorie van korting die van de standaardverkoopprijzen wordt afgetrokken (meer uitleg zie hoofdstuk Error! Reference source not found. vanaf pagina Error! Bookmark not defined.). Bank: Gegevens nodig voor de koppeling met “Isabel” bankbeheer programma.
45
C A F C A
H A N D B O E K
Tabblad “Extra info”
Opslaan van extra informatie omtrent relaties. Benaming van de informatie. De omschrijving van de informatie wordt aangemaakt in twee code tabellen. Deze zijn invulbaar in ‘OND’ ‘codes’ Een tabel voor de datum gegevens terug te vinden onder de naam: ‘Extra datum velden relaties’
Een tabel voor alle andere gegevens terug te vinden onder de naam: ‘Extra velden relaties’
46
C A F C A
H A N D B O E K
Verzamelen van informatie. In de flap ‘Extra info’ van de relaties zijn vernoemde code tabellen opgenomen. Kies een informatie benaming uit de tabel met ‘Extra velden relaties’. In de naastliggende tabel kan een bijhorende informatie worden ingevuld en bewaard met de knop ‘bewaren’.
De ingevoegde waarde wordt toegevoegd aan de verzameling informatie van de geselecteerde relatie en tevens blijft in de ingevulde tabel bewaard.
Indien een vroeger ingevulde waarde ook passend is voor een andere relatie dan dient men enkel deze waarde te kiezen voor de betreffende relatie en met de ‘bewaar’ knop toevoegen aan de lijst met informatie.
Kies informatie uit de code tabel ‘Extra datum velden relaties’ In het bijhorend veld kan een datum worden geselecteerd. De knop bewaren voegt deze toe aan de verzameling informatie voor de gekozen relatie.
47
C A F C A
H A N D B O E K
Het filteren van de informatie De filter laat toe om aan de hand van meerdere informatie velden en hun bijpassende waarden de relaties te bekomen die aan de instellingen voldoen.
Indien een datum gewenst is dient men ‘Datum’ op de betreffende lijn aan te vinken. Kies de gewenste informatie. Kies in één of beide gegevensvelden een waarde. Selecteert men enkel het eerste veld dan worden de relaties getoond waarvan de informatie overeenkomt met dit veld. Indien in de twee velden waarden worden geselecteerd dan worden alle relaties weergegeven waarvan de overeenstemmende informatie tussen de geselecteerde waarden liggen.
48
C A F C A
H A N D B O E K
Knoppenbalk bovenaan Bestand: Acties:
Bewaar in outlook: Indien een relatie aan MS Outlook moet toegevoegd worden. Selecteer in Cafca eerst een
contactpersoon en de bedrijfs- en contactgegevens worden in Outlook Contacten aan de gewenste groep toegevoegd. Wordt Outlook gesynchroniseerd met uw PDA, dan is alles compleet. Toevoegen aan distributielijsten: Indien de contactpersoon met e-mailadres aan een distributielijst moet toegevoegd
worden. Zoek:
Geef een tekenreeks in (letters en/of cijfers), bepaal de zoekmethode en het zoekveld, en alle relaties die aan die voorwaarden voldoen zullen verschijnen. Dubbelklik op een relatie uit de tabel en de relatiefiche wordt getoond. Voorbeeld: U kent enkel de straat nog, vul deze in ‘zoeken op’ , zoekmethode = ‘Partieel’ en zoekveld = ‘straat’. Alle relaties die de straat bevatten worden nu getoond. Print:
49
C A F C A
H A N D B O E K
Relatielijst:
Selecteer een groep of een categorie eventueel verder gefilterd van bvb postcode tot postcode.
Fiche: Alle gegevens van één relatie op één A4.
Mailing via Word: Maak uw selektie en druk op ‘Toon mailing…’
1)
Vervolgens verschijnt de melding ‘Pas het Word-document aan dat nu verschijnt’. Druk op de knop ‘Samenvoegen in Word’. Kies ok.
2) Voor de mailing: Het sjabloon mailnl.dot (zie de map c:\program files cafca\ ) wordt geopend.
NIETS AAN VERANDEREN
50
C A F C A
H A N D B O E K
a) b) c)
Verander de tekst ‘Uw Bedrijf’ in de naam van uw bedrijf en ‘uw bedrijfsgegevens’ in het adres en eventuele bijkomende firmagegevens, die u er graag bij had afgedrukt. De tekst vanaf ‘Antwerpen, 11/12/2001’ kan u zelf naar eigen wens aanpassen. Druk daarna op ‘Samenvoegen’ om de brief en de relatiegegevens samen te voegen.
-
Vervolgens zal er een nieuw scherm verschijnen, klik op ‘OK’.
-
In het nieuwe word-document vindt u uw persoonlijke brief voor al uw geselecteerde relaties.
-
Om de brieven af te drukken, drukt u op het printertje.
Wenst u echter slechts een gedeelte van de brieven af te drukken, ga dan via de menubalk en kies ‘Bestand / Afdrukken’. Vervolgens verschijnt het afdrukscherm waar u uw selektie kunt ingeven. Als u dan op OK drukt, zullen enkel de door u gekozen brieven afgedrukt worden. Opmerking: Elke versie van Word kan verschillen geven qua schermen.
51
C A F C A
H A N D B O E K
Etiketten: -
Maak uw selectie en het sjabloon ‘labelnl.dot’ in c:\program files\cafca wordt geopend.
-
Druk vervolgens op ‘samenvoegen’ om de etiketten lay-out en de relatiegegevens samen te voegen, klik op ‘OK’ in het volgende scherm.
-
In het nieuwe word-document vindt u de etiketten voor de door u geselekteerde relaties. Druk op het printertje om ze allemaal af te drukken.
Maak brief: Zie de pagina het hoofdstuk Error! Reference source not found. vanaf pagina Error! Bookmark not defined.
52
C A F C A
H A N D B O E K
Iconen bovenaan
Deze iconen hebben dezelfde functies als in ‘Acties’. Het icoontje helemaal rechts is een handige functie: Hiermee kan u alle documenten van de betreffende relatie chronologisch opvragen. Een mooi overzicht en elk document is met een dubbelklik te openen. Documenten kunnen per type gesorteerd worden (op kolomnaam ‘type’ klikken). Voorbeeld: Indien een klant belt, kan u meteen al zijn werkbonnen en onbetaalde facturen opvragen of zijn onderhoudscontract openen om de inventaris van de installatie (componenten) te bekijken.
Relatiegroepen
Beheer van relatiegroepen met toepassing in het tabblad ‘Groepen’ van een relatiefiche. Te noteren functie: Acties: Bewaar in outlook. De geselecteerde groep met alle relaties met e-mailadressen uit het tabblad ‘algemeen’ worden als nieuwe distributielijst in Outlook Contacten toegevoegd. Vermits een distributiegroep maximaal 50 leden kan bevatten, wordt telkens na 45 relaties een nieuwe distributiegroep met cijfer 2,3,4 enz… aangemaakt. Mailing: Dit is dezelfde functie als uitgelegd vanaf pagina 43, mailing via Word.
53
C A F C A
H A N D B O E K
Facturen Facturentabel
Een korte uitleg van de knoppen aan de rechterkant van bovenstaand scherm.
Met deze knop kan een zoekfunctie uitgevoerd worden op alle bestaande facturen. (Zie verder voor meer uitleg) Met deze knop wordt de huidige filter weggenomen en worden alle facturen terug zichtbaar. Met deze knop maakt u een nieuwe factuur. (Zie verder voor meer uitleg) Met deze knop maakt u een nieuwe creditnota. (Zie uitleg facturen, werkwijze is dezelfde) Met deze knop kunnen wijzigingen aangebracht worden in de reeds bestaande facturen. Met deze knop worden alle geselecteerde facturen verwijderd. Met deze knop worden alle geselecteerde facturen afgedrukt. Met deze knop kan u de betaling opvolgen van de geselecteerde factuur. Met deze knop kunnen aanmaningen aangemaakt worden.
54
C A F C A
H A N D B O E K
Filter
Wanneer er op de knop ‘filter’ geklikt wordt, verschijnt volgend scherm. Vul hier (een gedeelte van) de naam van de klant in waarop u wilt filteren, of klik op de knop ‘zoeken’ relaties.
om de klant op te zoeken in
U hebt hier de mogelijkheid om op te geven in welke periode u wil gaan filteren.
Vul hier projectnummer in, of klik op de knop ‘zoeken’ een project op te zoeken.
om
Leveringsadres: Filter op facturen met hetzelfde projectadres.
55
Vink hier aan welke documenten u op de afdruk (of in de lijst) wilt zien, meerdere tegelijkertijd mogelijk. Toon lijst van ‘aangevinkte’ facturen via ‘OK’ of een ‘detail afdruk’ van geselecteerde facturen via het printer logo.
C A F C A
H A N D B O E K
Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een factuur
Tabblad ‘Algemeen’
Factuurnummer: Geef een beginnummer in via ‘Acties, Nummering’. Vanaf dan zullen de volgende facturen het laatste nummer ‘plus één’ krijgen. Begin bij voorkeur met de 2 laatste cijfers van het jaartal. Zo kan u naadloos een nieuwe nummer beginnen in een nieuw boekjaar. Projectnummer: Vul hier projectnummer in, of klik op de knop ‘zoeken’ corresponderende gegevens worden automatisch ingevuld.
om een project op te zoeken. Alle
Dossiernummer: Wordt automatisch ingevuld indien het projectnummer aan een dossiernummer gekoppeld is. Kan handmatig geselecteerd worden. Datum: Factuurdatum Vervaldatum: Wordt aan de hand van de info in de relatiefiche automatisch ingevuld. Aantal dagen: Hoeveel dagen zijn er tussen de factuur- en de vervaldatum? Naam: Vul hier de naam van de klant in, of klik op de knop ‘zoeken’
om de klant op te zoeken in ‘relaties’.
Status: ‘Factuur verzonden’ aangevinkt, dan wordt de factuur afgedrukt met de vermelding ‘Copy’ als watermerk. Factuur verzonden: Wordt automatisch aangevinkt bij de eerste afdruk van de factuur. Alle volgende afdrukken van deze factuur worden dan afgedrukt met ‘Copy’ achter het nummer. Om terug een origineel te drukken dient men het vinkje uit te zetten.
56
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad ‘Detaillijnen’
In bovenstaand scherm worden alle artikelen ingegeven per detaillijn, deze kunnen ingevoerd worden via de knop . Daarna verschijnt volgend scherm.
Vul hier het artikelnummer in of klik op de gele dossierkast om het artikel op te zoeken in de bibliotheek. Een gedeelte van het beginnummer en ‘PgDn’ geeft een selectie van alle materiaalartikelen, startend met dit nummer. ‘PgUp’ geeft een selectie van alle elementen die starten met dit nummer. Artikeltype: Zie keuzelijst. Bruto prijs - Korting
Bruto verkoopprijs
Prijzen (vul zeker de verkoopprijs in!). Consulteren of invullen van een bruto-adviesprijs en korting om de verkoopprijs te berekenen. Aankoopprijs en verkoopprijs: Per eenheid en totaal. Grootboek: Indien er een koppeling met een boekhoudpakket bestaat is dit een verplicht veld. Het verkooprekeningstelsel (7 – rekening) moet gelijkgesteld worden met deze van uw boekhoudpakket in ‘Instellingen , Codes’.
57
C A F C A
H A N D B O E K
Validatie Projectfase: In welke fase van het project kadert deze lijn? (niet belangrijk voor facturen). Validatie: Keuze uit regie, offerte, enz…(niet belangrijk voor facturen). Prijsbepaling: Wordt automatisch ingevuld adhv de prijsbepaling van de relatie of het project. Kan hier gewijzigd worden, zodat de verkoopprijs automatisch gewijzigd kan worden. Kortinggroepen: Kortingen kunnen automatisch worden toegewezen door invulling van de kortingspercentages in de artikelgroepen en tevens op relatieniveau rekening te houden met de ingestelde kortingsgroep in flap ‘extra’. Korting %: Hier kan handmatig een korting op de detaillijn worden toegekend. (overschrijft instelling uit kortinggroepen)
Taksen Taksen worden uit de artikelgegevens overgenomen en/of kunnen handmatig worden aangepast. Op aanvraag bij Cafca helpdesk kunnen de taksen op detaillijn niveau worden afgedrukt. (geeft extra lijn).
58
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad ‘Meer info’
Globale korting: Kortingspercentage op het totaalfactuurbedrag exclusief BTW. Betalingskorting + termijn (dagen)+ mededeling betalingskorting: U kan hiermee onderaan de factuur de melding geven: ‘Betalingskorting x % (=z bedrag) na betaling binnen binnen y dagen’. De klant is vrij te betalen binnen de voorgestelde termijn en z bedrag minder te betalen dan het factuurbedrag. Het betalingsverschil moet als dusdanig geboekt worden. Het z bedrag is exclusief BTW, want deze dient u aan de administratie volledig af te dragen.
(zie staart van afdruk van een factuur) Opmerking 1 en 2: Vrije tekst onderaan de factuur af te drukken. Zie keuzelijst te onderhouden in ‘Instellingen, codes, factuurmededelingen’. Omschrijving boekhouding: Algemene mededeling van de factuur voor de boekhoudregel (enkel te gebruiken voor koppeling met een boekhoudpakket). Extra velden: Memovelden die ook kunnen afgedrukt worden. Dit dient wel door onze diensten in het factuurrapport ingeladen te worden. De labels zelf kunnen overschreven worden. Statistiek: Hoort deze factuur thuis in statistiekrapporten (niet standaard aanwezig). Afgewerkt: Is de factuur klaar? Doorgeboekt: Is de factuur doorgeboekt naar een leveringsbon? Prijsbepaling: Elke factuurlijn heeft een verkoopprijs die handmatig of volgens een prijsbepaling in het detailscherm ‘validatie’ werd ingevuld. Indien de volledige factuur per lijn toch een andere prijs moet krijgen, maak hier uw keuze en druk op ‘toepassen’. Nu is de volledige factuur van verkoopprijzen gewijzigd. Indien hier een prijsbepaling werd ingevuld, zullen alle nieuwe factuurlijnen de corresponderende verkoopprijs krijgen.
59
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad ‘Memo’ Hier kan u per factuur een aantal opmerkingen bijhouden. Deze informatie is puur informatief en wordt dus niet afgedrukt op de factuur. Opvolging Betaling
In bovenstaand scherm kan u de betaling van de geselecteerde factuur opvolgen. Klik op ‘nieuw’ om een nieuwe lijn in te geven. Vul de datum van betaling, de betalingswijze en het bedrag in. Indien het saldo 0 wordt, zal de factuur automatisch als ‘betaald’ afgekruist worden (zie tabel facturen, eerste kolom).
Bij ‘Opvolging’ is er de mogelijkheid om het aantal aanmaningen of contacten ivm de factuur bij te houden. Ook als er bv. contact is geweest via e-mail of telefoon kan hiervoor een lijn toegevoegd worden.
60
C A F C A
H A N D B O E K
Aanmaningen
Bij het aanklikken van aanmaningen krijgt u een scherm te zien met alle vervallen facturen. Voor alle aangekruiste lijnen wordt er een aanmaning aangemaakt.
Aantal maningen: In deze kolom staat het aantal aanmaningen. Dit kan u handmatig verhogen of verlagen met de knoppen ‘+’ of ‘–‘ Termijn: Aantal dagen die de klant nog tegoed of overschreden heeft tot, of vanaf de datum van het aanmaningsdocument. Zorg er dus voor dat na afdruk de documenten onmiddellijk verstuurd worden. Voorbeelden: 8 betekent nog 8 dagen tegoed volgens de aanmaning om te betalen. – 11 betekent dat er al 11 dagen overschreden worden van het aantal dagen die volgens het aanmaningsdocument werden gegeven. De termijn wordt vastgelegd in ‘Selecteer aanmaningsdocumenten’. Alles selecteren, Alles Afkruisen: alle lijnen aan of afkruisen. Selecteer aanmaningsdocumenten:
In uw map c:\program files\cafca staan een 6 tal voorbeelden van aanmaningsdocumenten, met Word te openen en te wijzigen met uw eigen bedrijfshoofd en inhoud. Een volledig nieuw document kan gemaakt en bewaard worden in een andere map. Selecteer de map waarin de 5 verschillende documenten staan. Vul de termijn in die gelijk is aan de betalingstermijn die er in het document gesteld wordt.
geeft een lijst van alle mogelijk te gebruiken velden, zie onder.
61
C A F C A
H A N D B O E K
‘Start’ zal Word opstarten (enkel vanaf versie 2000 en hoger) in de achtergrond en alle aanmaningen worden automatisch op de standaard printer afgedrukt. Indien een contactpersoon aanwezig is wordt zijn telefoon- en fax nummer gebruikt.
Leveringsbonnen Een leveringsbon heeft bijna dezelfde functies als een factuur. Een leveringsbon is een nota voor aflevering van artikelen aan de klant. Tijdens de opmaak ervan kan de voorraad verminderd worden. Leveringsbonnentabel
Doorgeboekt: De vinkjes geven aan dat de leverbon volledig is doorgeboekt naar een factuur, project of werkbon. Nr.: Leverbonnummer. (In het rood duit op gedeeltelijke doorboeking) Naam: Naam van de klant. Projectnummer/projectnaam: Levering voor een project. Bedrag: Totaal levering inclusief BTW. Leveringsdatum: Datum van levering. Status: Wat is de huidige toestand van de levering? Een korte uitleg van de knoppen aan de rechterkant van bovenstaand scherm.
Met deze knop kan een zoekfunctie uitgevoerd worden op alle bestaande leveringen. (Zie verder voor meer uitleg) Met deze knop wordt de huidige filter weggenomen en worden alle leveringen terug zichtbaar. Met deze knop maakt u een nieuwe leveringsbon (zie verder voor meer uitleg). 62
C A F C A
H A N D B O E K
Met deze knop kunnen wijzigingen aangebracht worden in de reeds bestaande leveringen. Met deze knop worden alle geselecteerde bonnen verwijderd. Met deze knop worden alle geselecteerde bonnen afgedrukt.
Filter
Wanneer er op de knop filter geklikt wordt, verschijnt volgend scherm. Klant: Vul een gedeelte van de klantnaam in of selecteer er eentje via de verrekijker. Projectnummer: Selecteer een project via de verrekijker. Leveringsadres: Filter op een projectadres. (niet) Afgewerkt: Met een checkbox in ‘meer info’ kan een bon als afgewerkt aangevinkt worden. (niet) Doorgeboekt: Wordt automatisch aangevinkt als een leveringsbon volledig is doorgeboekt. Backorders: Filter op bonnen waar minimum één lijn nog in backorder (nalevering) staat. Behandeld door: Keuze uit gebruikerslijst Periode: Alle bonnen met datum tussen 2 gekozen data. Indien niet aangevinkt, worden alle bonnen geselecteerd.
63
C A F C A
H A N D B O E K
Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een leveringsbon
Tabblad ‘Algemeen’
Leveringsnummer: Geef een beginnummer in via ‘Acties, Nummering’. Vanaf dan zullen de volgende leveringen de laatste nummer plus één krijgen. Begin bij voorkeur met de 2 laatste cijfers van het jaartal. Zo kan u naadloos een nieuwe nummer beginen in een nieuw boekjaar. Projectnummer: Vul hier projectnummer in, of klik op de knop ‘zoeken’ Corresponderende gegevens worden automatisch ingevuld.
om een project te selecteren.
Dossiernummer: Wordt automatisch ingevuld indien de projectnummer aan een dossiernummer gekoppeld is. Kan handmatig geselecteerd worden. Datum: Leveringsdatum. Vervaldatum: Wordt aan de hand van de info in de relatiefiche automatisch ingevuld. Betalingstermijn: Hoeveel dagen zijn er tussen de factuur- en de vervaldatum? Naam: Vul hier de naam van de klant in, of klik op de knop “zoeken”
om de klant op te zoeken in relaties.
Contact: Keuze uit lijst of manueel in te vullen. Referenties: Van de klant en de uwe. BTW: Nummer, Type en tarief. Wordt uit de relatiefiche gehaald, kan wel gewijzigd worden. Behandeld door: Keuzelijst van gebruikers.
64
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad ‘Detaillijnen’
In bovenstaand scherm worden alle artikelen ingegeven per detaillijn. Detaillijnen kunnen ingevoerd worden als u op de knop ‘Toevoegen’
te klikken. Daarna verschijnt volgend scherm. Vul hier het artikelnummer in of klik op de gele dossierkast om het artikel op te zoeken in de bibliotheek. Een gedeelte van de beginnummer en PgDn geeft een selectie van alle materiaalartikelen startend met deze nummer. PgUp geeft een selectie van alle elementen die starten met dit nummer. Artikeltype: Zie keuzelijst. Backorder: Nog na te leveren aantal, indien een hoeveelheid in BO staat zal de bon in het overzicht leveringsbonnen ‘rood’ zijn. Leveringsdatum: Datum van levering.
Prijzen (vul zeker de verkoopprijs in!).
Consulteren of invullen van een bruto-adviesprijs en korting om de verkoopprijs te berekenen. Aankoopprijs en verkoopprijs per eenheid en totaal. Grootboek: indien er een koppeling met een boekhoudpakket bestaat, dan is dit een verplicht veld. Het verkooprekeningstelsel (7 – rekening) moet gelijkgesteld worden met deze van uw boekhoudpakket in Instellingen , Codes.
65
C A F C A
H A N D B O E K
Validatie Projectfase: In welke fase van het project kadert deze lijn? (niet belangrijk voor facturen) Validatie: Keuze uit regie, offerte, enz…(niet belangrijk voor facturen) Prijsbepaling: Wordt automatisch ingevuld aan de hand van de prijsbepaling van de relatie of het project. Kan hier gewijzigd worden, zodat de verkoopprijs automatisch overgenomen wordt. Kortinggroepen: Kortingen kunnen automatisch worden toegewezen door invulling van de kortingspercentages in de artikelgroepen en tevens op relatieniveau rekening te houden met de ingestelde kortingsgroep in flap ‘extra’. Korting %: Hier kan handmatig een korting op de detaillijn worden toegekend. (overschrijft instelling uit kortinggroepen)
Taksen Taksen worden uit de artikelgegevens overgenomen en/of kunnen handmatig worden aangepast. Op aanvraag bij Cafca helpdesk kunnen de taksen op detaillijn niveau worden afgedrukt. (geeft extra lijn). Uw referentie: Referentie van de leverancier voor dit artikel. Commentaar: Omschrijving van de leverancier voor dit artikel. Afboeken: Verminderen in de voorraad? Het artikel dient wel in de voorraad opgenomen te zijn.
Vrije voorraad: Verminderen van de vrije voorraad. Gereserveerde voorraad: Verminderen van de gereserveerde voorraad van het project gespecifieerd in het tabblad ‘algemeen’. Locatie en plaats: Werd reeds gedefineerd in de voorraadlijst, automatisch standaardlocatie indien opgegeven. Informatie: Volgens de voorraadlijst van vrije en gereserveerde voorraad, minimum en maximum, in bestelling (volgens niet geleverde voorraadbestelbonnen), te bestellen (handmatig invullen) en de minimale bestelhoeveelheid. ‘Te bestellen’ wordt informatief in de voorraadlijst bewaard zo de aankoper weet hoeveel extra aanvragen er zijn.
66
C A F C A
H A N D B O E K
Een nieuw scherm met volledige artikelinfo. Enkel voor artikelen uit bibliotheek
Het tabblad ‘Meer info’
Globale korting: Kortingspercentage op het totaalleveringsbedrag exclusief BTW. Betalingskorting + termijn (dagen)+ mededeling betalingskorting: U kan hiermee onderaan de levering de melding geven: ‘Betalingskorting x % (=z bedrag) na betaling binnen binnen y dagen’. De klant is vrij te betalen binnen de voorgestelde termijn en z bedrag minder te betalen dan het factuurbedrag. Het betalingsverschil moet als dusdanig geboekt worden. Het z bedrag is exclusief BTW, want deze dient u aan de administratie volledig af te dragen.
67
C A F C A
H A N D B O E K
(zie staart van afdruk van een leveringsbon) Terugnamebon: Indien aangevinkt wordt de bon als ‘Terugnamebon’ afgedrukt. Terugname kosten: Kosten in %, opgelopen door de terugname, te verhalen op de klant, komt terug op afdruk. Voorschot: Voorschot. Opmerking 1 en 2: Vrije tekst onderaan de factuur af te drukken. Zie keuzelijst te onderhouden in ‘Instellingen, codes, factuurmededelingen’. Statistiek: Hoort deze leveringsbon thuis in statistiekrapporten (niet standaard aanwezig). Afgewerkt: Is de levering OK? Doorgeboekt: Is de leveringsbon doorgeboekt naar een factuur of naar beheer MMOD van project x in het tabblad ‘algemeen’? Prijsbepaling: Elke leverlijn heeft een verkoopprijs die handmatig of volgens een prijsbepaling in het detailscherm ‘validatie’ werd ingevuld. De prijsbepaling wordt gekozen uit het tabblad ‘diverse waardes’ van een project, bij gebrek uit de relatiefiche en bij gebrek de adviesprijs. Uit de ‘diverse waardes’ wordt tevens de validatie genomen. Indien de volledige leveringsbon per lijn toch een andere verkoopprijs moet krijgen, maak hier uw keuze en druk op ‘toepassen’. Nu zijn de volledige leveringsbon verkoopprijzen gewijzigd. Indien een prijsbepaling wordt ingevuld, zullen alle nieuwe leverlijnen de corresponderende verkoopprijs krijgen.
Het tabblad ‘Memo’ Hier kan u per leveringsbon een aantal opmerkingen bijhouden. Deze informatie is puur informatief en wordt dus niet afgedrukt.
Inhoud van een leverbon (= artikelen) kopiëren en plakken in een excel werkblad. Kopiëren naar een nieuwe leverbon die onmiddellijk geopend wordt. Navigeren tussen de leverbons. Acties:
Backorder = hoeveelheid zetten: Indien een levering op een regie werf nog niet geplaatst is en u wil daardoor alle BO gelijk zetten aan de te plaatsen hoeveelheid. Vervolgens er geplaatst wordt kan men de geplaatste hoeveelheid aftrekken van de BO. Het verschil wordt dan telkens afgeboekt op het project of factuur. 68
C A F C A
H A N D B O E K
Restant naar voorraad: Bij het einde van de werkzaamheden kunnen de restanten worden afgeboekt op de voorraad. Nummering: Nieuwe bestelbon, nummering wijzigen, grijs indien reeds opgeslagen. Opties:
Prijzen verbergen op de afdruk: Eenheid en totaalprijzen komen niet op de afgedrukte bestelbon. Afboeken voorraad: Met deze optie aan wordt iedere lijn automatisch afgeboekt van de voorraad. Doorboeking verwijderen: Om opnieuw door te boeken (eerst selectie maken).
Bestelbonnen leveranciers Bestellen van goederen en diensten aan een leverancier of onderaannemer. Een bestelbon wordt handmatig of automatisch via offerte, verkoopofferte, order, werkvoorbereiding of voorraad opgesteld. Een bestelbon kan doorgeboekt worden naar leveringsbon, project, werkbon of voorraad. Met de inhoud van een bestelbon kan eerst een prijsvraag bij diverse leveranciers afgedrukt of gemaild worden. Een bestelbon kan met een zendnota (of meerdere) van de leverancier afgepunt worden. Een bestelbon kan met de aankoopfactuur (of meerdere) van de leverancier afgepunt worden. Bestelbonnen bieden historieken van backorders of leveringen per project of leveranciers. Bestelbonnentabel
Doorgeboekt: De vinkjes geven aan dat de bestelbon volledig is doorgeboekt naar een leveringsbon,werkbon, project of voorraad. Nr.: Bestelbonnumer. (In het rood duit op gedeeltelijke doorboeking) Naam: Naam van de leverancier. Projectnummer/projectnaam: Bestelling voor een project. Niet ingevuld betekent bestelling voor de voorraad. Bedrag: Totaal bestelling inclusief BTW. Datum: Besteldatum. Leveringsdatum: Datum van levering. Status: Wat is de huidige toestand van de bestelling?
69
C A F C A
H A N D B O E K
Een korte uitleg van de knoppen aan de rechterkant van bovenstaand scherm.
Zoek- en filterfunctie op alle bestaande bestellingen (Zie verder voor meer uitleg). De huidige filter wordt gereset,alle bestellingen zijn terug zichtbaar. Nieuwe bestelbon (zie verder voor meer uitleg). Wijzigen van een bestelbon. Verwijderen van een bestelbon. Afdrukken van (geselecteerde) bestelbonnen. Filter Wanneer er op de knop filter geklikt wordt, verschijnt volgend scherm. Klant: Vul een gedeelte van de klantnaam in of selecteer er eentje via de verrekijker. Projectnummer: Selecteer een project via de verrekijker. Bestelbonstatus: Wordt ingevuld in het tabblad ‘algemeen’. Keuze uit lijst. Status prijsaanvraag: Wordt ingevuld in tabblad ‘meer info 2’. Leveringsadres: Filter op een projectadres. (niet) afgewerkt: Met een checkbox in ‘meer info’ kan een bon als afgewerkt aangevinkt worden. (niet) doorgeboekt: Wordt automatisch aangevinkt als een bestelbon volledig is doorgeboekt naar een leveringsbon, project of voorraad. Backorders: Filter op bonnen waar minimum één lijn nog in backorder (nalevering) staat. Behandeld door: Keuze uit gebruikerslijst. Periode: Alle bonnen met besteldatum tussen 2 gekozen data. Indien niet aangevinkt, dan wordt er op alle bonnen geselecteerd.
Tonen in een tabel van alle bestelbonnen die aan Deze voorwaarden voldoen. Printen van een lijst van alle bestelbonnen die aan deze voorwaarden voldoen, met detail van artikelen.
Leveringsdatum: Selectie op alle bonnen waarvan de leveringsdatum, ingevuld in ‘meer info’, voldoet. Niet aanvinken, wordt hiermee geen rekening gehouden.
Mailen van een lijst van alle bestelbonnen die aan deze voorwaarden voldoen, met detail van artikelen.
70
C A F C A
H A N D B O E K
In het tabblad ‘meer info 2’ kunnen aankoopfacturen –gegevens verwerkt worden. Via dit scherm kunnen hiervan filters en historieken opgevraagd worden.
l
71
C A F C A
H A N D B O E K
Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een bestelbon
Tabblad ‘Algemeen’
Nummer: Geef een beginnummer in via ‘Acties, Nummering’. Vanaf dan zullen de volgende bestellingen de laatste nummer plus één krijgen. Begin bij voorkeur met de 2 laatste cijfers van het jaartal. Zo kan u naadloos een nieuwe nummer beginen in een nieuw boekjaar. Projectnummer: Vul hier projectnummer in, of klik op de knop ‘zoeken’ om een project op te zoeken. Alle corresponderende gegevens worden automatisch ingevuld: Projectadres, Projectleider, werfleider, Onze Referentie. Dossiernummer: Wordt automatisch ingevuld indien de projectnummer aan een dossiernummer gekoppeld is. Kan zonder projectnummer ook handmatig geselecteerd worden. Datum: Bestellingsdatum. Vervaldatum: Wordt aan de hand van info in de relatiefiche automatisch ingevuld. Betalingstermijn: Hoeveel dagen zijn er tussen de factuur- en de vervaldatum? Naam: Vul hier (een gedeelte van) de naam van de klant in, of klik op de knop ‘zoeken’ relaties.
om de klant op te zoeken in
Contact: Keuze uit lijst of manueel in te vullen. Referenties: UW = van de leverancier en Onze = de besteller. BTW: Nummer, Type en tarief. Wordt uit de relatiefiche gehaald, kan wel gewijzigd worden. Behandeld door: Keuzelijst van gebruikers. Verantwoordelijken: Keuzelijst uit personeelsbestand voor de projectleider en werfleider. De GSM nummer van ieder wordt ook toegevoegd en afgedrukt (aan te vragen). 72
C A F C A
H A N D B O E K
Status: Bestelstatus. Bijvoorbeeld: Niet volledig, prijsvraag, besteld, backorder, volledig geleverd, ...(Filterveld).
Het tabblad ‘Detaillijnen’ Tabel
In bovenstaande tabel worden alle artikelen van de bestelbon getoond. Lijnnummer: Detaillijn nummer. Artikelnummer: Artikelnumer zoals in bibliotheek aanwezig. Artikelomschrijving: Omschrijving artikel. Hoeveelheid besteld: Bestelde hoeveelheid. Backorder: Hoeveelheid nog te leveren, indien een hoeveelheid in BO staat zal deze in ‘overzicht bestelbonnen’ rood gemarkeerd zijn. Eenheidsprijs: Prijs per unit. Lijntotaal: Totaalprijs per lijn. Doorgeboekt naar: Artikel doorgeboekt naar leveringsbon, beheer mmod project of voorraad. Leveringsdatum: Datum van levering.
Toevoegen en wijzigen van artikkellijn. klikken, daarna verschijnt volgend scherm. Vul hier het artikelnummer in of klik op de gele dossierkast om het artikel op te zoeken in de bibliotheek. Een gedeelte van de beginnummer en PgDn geeft een selectie van alle materiaalartikelen startend met deze nummer. PgUp geeft een selectie van alle elementen starten met deze nummer. Artikeltype: Zie keuzelijst.
Een nieuw scherm met volledige artikelinfo. Enkel voor artikelen uit bibliotheek. Backorder: Nog na te leveren aantal. Leveringsdatum: Datum van levering.
Prijzen (vul zeker de aankoopprijs in!). Consulteren of invullen van een bruto-adviesprijs en korting om de aankoopprijs te berekenen. Aankoopprijs en verkoopprijs per eenheid en totaal. 73
C A F C A
H A N D B O E K
Validatie Projectfase: In welke fase van het project kadert deze lijn? Projectfase? - Een post in een offerte kan tot een projectfase behoren. Zie module calculatie/offerte. - Een artikel in beheer MMOD kan tot een projectfase behoren. Zie beheer MMOD in module projecten. Hierdoor kunnen resultaten (Inlichtingen project) en artikellijsten per projectfase (Beheer MMOD) opgevraagd worden. Validatie, te factureren: Keuze uit regie, offerte, enz…Hoe moet het artikel gevalideerd worden na doorboeking naar het projectbeheer MMOD. Hierdoor kunnen resultaten (Inlichtingen project) en artikellijsten per validatie (Beheer MMOD) opgevraagd worden Bovendien kan in “projecten, lijsten” een regiebon afgedrukt. Dit zijn alle artikelen uit ‘beheer MMOD’ van een project waarvan validatie ‘te factureren’ aangevinkt staan. Prijsbepaling: Wordt automatisch ingevuld aan de hand van de prijsbepaling van de relatie of het project. Kan hier gewijzigd worden, zodat de verkoopprijs automatisch gewijzigd kan worden. Uw referentie: Referentie van de leverancier voor dit artikel. Commentaar: Omschrijving van de leverancier voor dit artikel
Het tabblad ‘Meer info’
Globale korting: Kortingspercentage op het totaalleveringsbedrag exclusief BTW. Betalingskorting + termijn (dagen)+ mededeling betalingskorting: U kan hiermee onderaan de levering de melding geven: ‘Betalingskorting x % (=z bedrag) na betaling binnen binnen y dagen’. De klant is vrij te betalen binnen de voorgestelde termijn en z bedrag minder te betalen dan het factuurbedrag. Het betalingsverschil moet als dusdanig geboekt worden. Het z bedrag is exclusief BTW, want deze dient u aan de administratie volledig af te dragen..
(zie staart van afdruk van een bestelbon) Opmerking 1 en 2: Vrije tekst onderaan de factuur.af te drukken. Zie keuzelijst te onderhouden in Instellingen, codes, factuurmededelingen. Statistiek: Hoort deze bestelbon thuis in statistiekrapporten (niet standaard aanwezig). Afgewerkt: Is de levering OK? Doorgeboekt: Is de bestelbon doorgeboekt naar een leveringsbon, voorraad of naar beheer MMOD project?
74
C A F C A
H A N D B O E K
Het tabblad ‘Memo’ Vrij opmerkingsveld, op aanvraag af te drukken samen met de bestelbon.
Het tabblad ‘Meer info 2’ Lanceren van prijsvragen Wil u de inhoud van de bestelbon gebruiken om ‘prijsvragen’ te doen?
Kies een leverancier om toe te voegen: Een lijst van alle leveranciers (vinkje ‘leverancier’ in relaties staat aan). Kies een contactpersoon van de respectieve leverancier. Vervolgens ‘Toevoegen’ Kies op deze manier een 2de, 3de enzovoort. Vervolgens ‘Afdrukken’ of ‘E-mail’. Prijsvraagstatus: Kan per leverancier bewaard worden. Filteren mogelijk op dit veld, indien ‘goedgekeurd’ worden de leverancier gegevens automatisch overgenomen in de ‘algemeen’ tab. Controle en beheer van de aankoopfacturen
75
C A F C A
H A N D B O E K
Indien de bestelling geplaatst en de levering uitgevoerd, krijgt u waarschijnlijk een aankoopfactuur. Vul de belangrijkste gegevens ervan in. Factuurnummer: Aankoopfactuurnummer. Datum: factuurdatum Vervaldatum: Datum van betaling. Goedgekeurd: OK vor betaling? Bedrag excl.: Totaalfactuurbedrag zonder BTW. Bedrag incl.: Totaalfactuurbedrag te betalen. Bedrag betaald: Totaalbedrag reeds betaald. Opmerking: Nuttige info ivm de factuur. Aan de hand van deze gegevens wordt verkregen: -
Verschil tussen besteld bedrag en totaal gefactureerd bedrag. Indien verschil in uw nadeel, extra controle op prijzen, hoeveelheden, transportkosten, e.d. Vooral bij meerdere facturen voor één bestelling is dit nuttig.
-
Historiek van aankoopfacturen: Totaal aankoop, totaal openstaand, totaal vervallen, enz… plus handig document om betalingen te doen (dit document is te printen via ‘Filter’).
Takenbalk bovenaan
Inhoud van een bestelbon (= artikelen) kopiëren en plakken in een excel werkblad. Kopiëren naar een nieuwe bestelbon die onmiddellijk geopend wordt. 76
C A F C A
H A N D B O E K
Navigeren tussen de bestelbons. Acties:
E-mail: e-mailen van de bestelbon. Uw outlook wordt voorzien van een nieuw bericht met het e-mailadres van de contactpersoon of het bedrijf algemeen, inclusief de inhoud van de bestelling. Exporteren leverancier XML: Export naar een bestand, conform aan de structuur van een electronische bestelling bvb aan Cebeo. Dit bestand kan u e-mailen of posten in e-shop. Exporten-gegevens invullen: Export naar een eigen bestandsstructuur om te verwerken in andere programma’s, te verkrijgen bij uw leverancier indien er een samenwerking is tussen Cafca – leverancier (bvb Cheyns). Backorder op 0 zetten: Alle BO opnieuw ‘0’ invullen. Backorder = hoeveelheid zetten: Indien een bestelling geplaatst en nog niet geleverd is en u wil daardoor alle BO gelijk zetten aan de bestelde hoeveelheid. Biedt voordelen bij opvragen van lijsten van backorders. Hoeveelheid aanpassen aan minimale bestelhoeveelheid: Opgegeven door de leverancier als minimum te bestellen. Nummering: Nieuwe bestelbon, nummering wijzigen, grijs indien reeds opgeslagen. Doorboeken:
Eerst selectie maken! Leveringsbon: Inhoud van een bestelbon één op één doorboeken naar een nieuwe leveringsbon. Indien er een projectnummer aan de bestelling gekoppeld werd, wordt de klantnaam (met BTW code, type en nummer) meteen ingevuld. Project: Inhoud van een bestelbon één op één doorboeken naar beheer MMOD van het project. Er moet wel een projectnummer aan de bestelling gekoppeld zijn. Voorraad: Elk artikel in de bestelbon wordt bijgeboekt (hoeveelheid – backorder) in de voorraadlijst op de standaard locatie en plaats. Indien de doorboeking is gebeurd, wordt dit per lijn geregistreerd. Dubbele boekingen zijn niet mogelijk, tenzij men de backorder vermindert. Schermrelaties:
Relatiebestand voor opzoeken van een leverancier. Materiaal, arbeid, materieel, onderaanneming of element: Naargelang het type artikel kan de fiche van de bibliotheek opgevraagd worden. 77
C A F C A
H A N D B O E K
Opties:
Prijzen verbergen op de afdruk: Eenheid en totaalprijzen komen niet op de afgedrukte bestelbon. Doorboeking verwijderen: Om opnieuw door te boeken (eerst selectie maken).
Order/werkvoorbereiding Deze module heeft 2 functies tegelijkertijd: Enerzijds om orders van klanten te verwerken, anderzijds om werkvoorbereiding te doen. Dit zijn 2 verschillende toepassingen, maar het komt weinig voor dat cafca gebruikers de 2 tegelijkertijd intensief gebruiken. De keuzetabel ‘orderstatus’ kan wél een onderscheid maken tussen de 2.
Order/werkvoorbereidingtabel
Een korte uitleg van de knoppen aan de rechterkant van bovenstaand scherm. Zoekfunctie op alle bestaande orders. (Zie verder voor meer uitleg) Met deze knop wordt de huidige filter weggenomen en worden alle orders terug zichtbaar. Nieuw order. Wijzigen van een order. Verwijderen van een order. Afdrukken van een order. Kopiëren naar klembord: Druk op deze knop en open bijvoorbeeld een excel document, voer ‘plakken’ uit. De ordertabel wordt in het document geplakt voor verdere bewerkingen.
78
C A F C A
H A N D B O E K
Filter
Klant: Vul een gedeelte van de klantnaam in of selecteer er eentje via de verrekijker.
De knop ‘filter’ geeft volgend scherm.
Projectnummer: Selecteer een project via de verrekijker. Leveringsadres: Filter op een projectadres. (Niet) afgewerkt: met een checkbox in ‘meer info’ kan een bon als afgewerkt aangevinkt worden. (Niet) doorgeboekt: Wordt automatisch aangevinkt als een leveringsbon volledig is doorgeboekt. Backorders: Filter op bonnen waar minimum één lijn nog in backorder (nalevering) staat. Behandeld door: Keuze uit gebruikerslijst. Periode: Alle bonnen met datum tussen 2 gekozen data. Indien niet aangevinkt wordt er op alle bonnen geselecteerd.
Toevoegen, wijzigen, verwijderen en kopiëren van een order/werkvoorbereiding
Tabblad ‘Algemeen’
Nummer: Geef een beginnummer in via ‘Acties, Nummering’. Vanaf dan zullen de volgende leveringen het laatste nummer plus één krijgen. Begin bij voorkeur met de 2 laatste cijfers van het jaartal. Zo kan u naadloos een nieuwe nummer beginen in een nieuw boekjaar. Projectnummer: Vul hier projectnummer in, of klik op de knop ‘zoeken’ corresponderende gegevens worden automatisch ingevuld.
om een project op te zoeken. Alle
Dossiernummer: Wordt automatisch ingevuld indien het projectnummer aan een dossiernummer gekoppeld is. Kan handmatig geselecteerd worden. Datum: Creatiedatum. Vervaldatum: Wordt adhv info in de relatiefiche automatisch ingevuld. Betalingstermijn: Hoeveel dagen zijn er tussen de factuur- en de vervaldatum? 79
C A F C A
H A N D B O E K
Naam: Vul hier de naam van de klant in, of klik op de knop ‘zoeken’
om de klant op te zoeken in relaties.
Contact: Keuze uit lijst, of manueel in te vullen. Referenties: Van de klant en de uwe. BTW: Nummer, Type en tarief. Wordt uit de relatiefiche gehaald, kan wel gewijzigd worden. Behandeld door: Keuzelijst van gebruikers. Status: Keuzetabel (te wijzigen in ‘Instellingen, Codes, orderstatus’) om type bon aan te geven (order, werkvoorbereiding materiaal, werkvoorbereiding onderaannemers, …)
Het tabblad ‘Detaillijnen’
In bovenstaand scherm worden alle artikelen per detaillijn ingegeven. Ingeven dmv ‘Toevoegen’ Dan verschijnt volgend scherm.
80
.
C A F C A
H A N D B O E K
1 ste stap: Algemene artikelinfo Artikelnummer: Vul hier het artikelnummer in of klik op de gele dossierkast om het artikel op te zoeken in de bibliotheek. Een gedeelte van het beginnummer en ‘PgDn’ geeft een selectie van alle materiaalartikelen startend met dit nummer. ‘PgUp’ geeft een selectie van alle elementen startende met dit nummer. Artikeltype: Zie keuzelijst. Leveringsdatum: Datum van gewenste levering.
Prijzen Consulteren of invullen van een bruto-adviesprijs en korting om de aankoopprijs te berekenen. Aankoopprijs en verkoopprijs per eenheid en totaal. Welke? - Uit de artikelfiche in de bibliotheek. - Uit de prijsbepaling in Project of Relatie (zie hieronder). - Uit de offerte indien het artikel vandaar doorgeboekt werd. 2de stap: Artikel reserveren in voorraad
Indien het artikel in ‘overzicht voorraad’ is opgenomen wordt de voorraadinformatie getoond. Reserveren: Aanvinken indien JA. Kan bewaard worden zonder projectnummer om later de artikelen te reserveren. Reservaties enkel voor projecten dus zonder projectnummer niet mogelijk. Niet voor personen. Indien aangevinkt wordt ‘te reserveren’ automatisch ingevuld met de hoeveelheid van het artikel in het tabblad ‘besteldetail’. Aantal: Te reserveren hoeveelheid. Dit veld is te bewerken. Gereserveerd: Reeds gereserveerd voor andere projecten. In bestelling: Totaal reeds besteld (projectonafhankelijk). Vrije voorraad: Te verhandelen voorraad. Minimum: Minimale hoeveelheid van dit artikel. Maximum: Maximale hoeveelheid van dit artikel. Bestelhoeveelheid: Bij de leverancier. Locatie: Op welke locatie moet het artikel gereserveerd worden. Dit veld is te bewerken. Bij ‘Ok’ of ‘Volgende’ wordt deze informatie bewaard in ‘Magazijn, Overzicht voorraad’. Er is een icoon voorzien om per artikel de reservaties per project te consulteren. Bovendien kan in ‘Magazijn, Verwerking’ de reservaties van alle artikelen per project opgevraagd worden voor verdere verwerking.
Validatie Projectfase: In welke fase van het project kadert deze lijn? Validatie: Keuze uit regie, offerte, enz… Prijsbepaling: Wordt automatisch ingevuld aan de hand van de prijsbepaling van de relatie of het project. Kan hier gewijzigd worden, zodat de verkoopprijs automatisch gewijzigd kan worden. Indien er geen prijsbepaling bestaat wordt automatisch de brutoprijs genomen voor artikelen en verkoopprijs 1 voor elementen (zij hebben geen brutoprijzen). Kortinggroepen: 5 kortinggroepen, komende uit de relatie/Order of handmatig in te geven.
81
C A F C A de
H A N D B O E K
3 stap: Het artikel prijsvragen en bestellen Indien het artikel niet in magazijn aanwezig is, dan lijkt het logisch dat het besteld moet worden. Maar eerst kan een prijsvraag bij de leverancier gedaan worden. (Onderaanneming- en materieel artikelen ook mogelijk).
1 ste stap: Info voor prijsvraag. Eerst kunnen 3 leveranciers geselecteerd worden bij wie prijsvraag gedaan wordt. Deze worden automatisch ingevuld indien aanwezig in de artikelfiche. Leveranciers kunnen ook aan een selectie van artikelen toegekend worden. Selecteer eerst de artikelen, ga vervolgens naar ‘acties’, ‘selectie aanpassen’, geef op bij wie te bestellen en klik ‘toepassen’.
- Indien alle benodige artikelen hun leveranciers hebben, kunnen prijsvraag documenten afgedrukt worden. Zie bovenaan de iconenbalk en druk op de pijl naast de printer. Automatisch bestellen: Automatisch aanvinken van ‘Te bestellen’ in tabblad ‘besteldetail’ per lijn. Leveringsdatum: Apart op te geven bij elke leverancier.
Print ‘prijsaanvraag’ en x aantal prijsvragen voor x leveranciers worden afgedrukt. 2de stap: Antwoorden van prijsvragen verwerken. Verwerk vervolgens de prijzen en eventueel de voorraadinfo, leveringsdatum, contactpersoon, en artikelreferentie.
Zie ook de afwijking t.o.v. de voorziene aankoopprijs. 3de stap: Leverancierskeuze. 82
C A F C A
H A N D B O E K
Hiervoor kan eerst een ‘overzichtslijst artikels’ of een budget controle afgedrukt worden, waarbij het volledig overzicht getoond wordt. Indien u beslist bij wie aan te kopen, de gewenste leverancier aanstippen en meteen de bestelhoeveelheid invullen.
4de stap: Doorboeken naar bestelbon. Selecteer de artikelen en gebruik ‘doorboeken, bestelbon’ bovenaan de iconenbalk. Nu worden er bestelbonnen in de module ‘bestellingen leveranciers’ toegevoegd en kan van daaruit het volgend proces uitvoerd worden, namelijk mailen, faxen, posten of printen van de bestelbon en de bestelling plaatsen. Referentie wordt ook overgenomen indien aanwezig. Het bestel- en leveringsproces kan gevolgd worden: Besteld, doorgeboekt en saldo. Deze info wordt uit de bestelbonnen met hetzelfde projectnummer geëxtraheerd. Opmerking: Dit werkvoorbereidings proces kan ook voor onderaannemers gebruikt worden, werkende met elementen in plaats van artikelen. De elementen kunnen ook via de offerte naar hier geboekt worden (materiaallijst = neen).
Het tabblad ‘Meer info’
Globale korting: Kortingspercentage op het totaalleverings bedrag exclusief BTW. Betalingskorting + termijn (dagen)+ mededeling betalingskorting: U kan hiermee onderaan de levering de melding geven: ‘Betalingskorting x % (=z bedrag) na betaling binnen binnen y dagen’. De klant is vrij te betalen binnen de voorgestelde termijn en z bedrag minder te betalen dan het factuurbedrag. Het betalingsverschil moet als dusdanig geboekt worden. Het z bedrag is exclusief BTW, want deze dient u aan de administratie volledig af te dragen.
(zie staart van afdruk van een order) Opmerking 1 en 2: Vrije tekst onderaan de factuur en af te drukken. Zie keuzelijst te onderhouden in ‘Instellingen, codes, factuurmededelingen’. Statistiek: Hoort dit order in statistiekrapporten (niet standaard aanwezig). Afgewerkt: Is order OK? Doorgeboekt: Is het order doorgeboekt naar een bestelbon, leveringsbon of factuur? 83
C A F C A
H A N D B O E K
Prijsbepaling: Elke orderlijn heeft een verkoopprijs die handmatig of volgens een prijsbepaling in het detailscherm ‘validatie’ werd ingevuld. De prijsbepaling wordt gekozen uit het tabblad ‘diverse waardes’ van een project, bij gebrek aan; uit de relatiefiche, voorgaande ook niet voorhanden, dan de adviesprijs. Uit de ‘diverse waardes’ wordt tevens de validatie genomen. Indien de volledige orderbon per lijn toch een andere verkoopsprijs moet krijgen, maakt u hier uw keuze en drukt op ‘toepassen’. Nu zijn de verkoopsprijzen gewijzigd op de volledige bon. Indien een prijsbepaling wordt ingevuld, zullen alle nieuwe orderlijnen de corresponderende verkoopsprijs krijgen.
Het tabblad ‘Memo’ Hier kan u per orderbon een aantal opmerkingen bijhouden. Deze informatie is puur informatief en wordt dus niet afgedrukt.
Takenbalk bovenaan
Acties:
E-mail: e-mailen van het order. Uw outlook wordt voorzien van een nieuw bericht met het e-mailadres van de contactpersoon of het bedrijf algemeen, inclusief de inhoud van de bon. Automatisch in bestelling: ‘Te bestellen’ in de tab ‘Besteldetail’ op lijn niveau standaard aanvinken. Lijnen met hoeveelheid ‘0’ verwijderen: Eerder opgegeven artikelen die uiteindelijk niet nodig zijn kan u hiermee snel verwijderen. Doorboeken:
Eerst selectie maken! Leveringsbon: Inhoud van een bestelbon één op één doorboeken naar een nieuwe leveringsbon. Indien er een projectnummer aan de bestelling gekoppeld werd, dan wordt de klantnaam meteen ingevuld. Project: Inhoud van een bestelbon één op één doorboeken naar beheer MMOD van het project. Er moet wel een projectnummer aan de bestelling gekoppeld zijn. Voorraad: Elk artikel in de bestelbon wordt bijgeboekt (hoeveelheid – backorder) in de voorraadlijst op de standaard locatie en plaats. 84
C A F C A
H A N D B O E K
Indien de doorboeking is gebeurd, wordt dit per lijn geregistreerd. Dubbele boekingen zijn niet mogelijk, tenzij men de backorder vermindert.
Schermrelaties:
Relatiebestand voor opzoeken van een leverancier. Materiaal, arbeid, materieel, onderaanneming of element: Naargelang het type artikel kan de fiche van de bibliotheek opgevraagd worden. Opties:
Prijzen verbergen op de afdruk: Eenheid en totaalprijzen komen niet op de afgedrukte bestelbon. Doorboeking verwijderen: Om opnieuw door te boeken (eerst selectie maken).
Inhoud van een bestelbon (= artikelen) kopiëren en plakken in een excel werkblad. Kopiëren naar een nieuwe bestelbon die onmiddellijk geopend wordt.
85
C A F C A
H A N D B O E K
Werkbonnen Werkbonnen hebben volgend nut: • Voorbereidend document voor de werknemers (werkbon) opstellen en afdrukken. • Registreren van kleine werken door invoer van materialen, uren en verplaatsingen. • Registreren van regiebon voor grotere regiewerken. • Afdrukken van een bon voor de klant als bijlage aan een factuur. • Afdrukken van een rekening (= werkbon met prijzen). • Afdrukken van historiek vorige werkbonnen van die klant. • Afdrukken 6 % attest. • Doorboeken naar project voor nacalculatie. • Doorboeken van één of meerdere bonnen naar een bestaande of nieuwe factuur, in detail of in 1 lijn. • Gelinkt aan onderhoudscontracten. Veel van deze elementen zijn reeds aanwezig in de Leveringsbonnen.
86
C A F C A
H A N D B O E K
Dossiers Doel: Volledig opbouwen van een elektronisch dossier van prijsvraag tot de laatste factuur inclusief alle outlook-, word-, excel- en afbeeldingsbestanden. Samenvattend: - De module dossiers is voorzien om prijsvragen komende van bouwheren en/of aannemers te verwerken en op te volgen zodat eender wie in uw organisatie weet welke prijsvraag (niet) gevolgd wordt, kan mededelen aan de prijsvrager wat de status van zijn prijsvraag is en voor uw bedrijf statistieken te kunnen nemen van alle prijsvragen binnen een bepaalde periode. - De dossiergegevens worden gevolgd bij het maken van een offerte. - Indien een offerte wordt goedgekeurd, blijft het dossiernummer volgen in project, werkvoorbereidingen, bestelbonnen, leveringen, werkbonnen, vorderingsstaten en facturen. Bovendien kan na installatie van de cafca ‘office add-in’ module, office documenten (Word, Excel, Outlook) en andere bestanden (jpg, bmp, pdf, …) aan het dossiernummer gekoppeld worden. Op deze manier bouwt men een volledig elektronisch dossier op, dewelke met één klik te openen is. - Indien u een dossier wenst te maken waarbij prijsvrager of prijsvraag niet relevant is, maar wel de klant of een bepaalde naam, dan gebruikt u de beschikbare velden en doet u gewoon hetzelfde. Gedetailleerd: Systeemvereisten: - Minimaal Cafca versie 03.00.012. - Office 2000 en hoger. - Cafca Office Addin beschikbaar op www.cafca.be in de rubriek ‘hulpprogramma’s downloaden’.
87
C A F C A
H A N D B O E K
Eenmalige voorafgaande instellingen,
“
1.
Begeef u naar ‘Instellingen’, ‘Instellingen’.
Locatie archivatiebestanden: Hier bepaalt u de map waarin alle ‘niet’ Cafca documenten bewaard moeten worden. Neem bij voorkeur een map op de server voor de netwerkgebruikers en één die regelmatig gebackupt wordt. Zorg voor voldoende beveiliging op de map, anderzijds moeten de gebruikers de bevoegdheid hebben om documenten op te slaan en te bekijken. Locatie upgradebestanden: Wanneer u de setup (upgradebestand) via de website (of CD) gedownload heeft zet u deze in een map die u hier eerder hebt opgegeven, bvb ‘\\SBServer\setup’, vanaf nu zal elke werkpost automatisch ‘weten’ waar het upgrade bestand te vinden is en moet men dit niet telkens opnieuw opgeven tijdens installatie/upgrade. 2.
Begeef u vervolgens naar de volgende flap ‘Bedrijfsgegevens’.
Vul in de bedrijfsactiviteit minimaal één activiteit en één medewerker in, anders kunnen de dossiers niet geactiveerd worden; Zie enkele voorbeelden op de afbeelding van de volgende pagina.
88
C A F C A
H A N D B O E K
Toevoegen van dossiers (zie
de module ‘offerte’).
Eerst krijgt u een tabel van reeds gemaakte dossiers.
U krijgt een aanvraag voor offerte binnen. Dit is een reden om een nieuw dossier te openen. Maak hiervan voor elke prijsvraag een gewoonte, ook al bent u niet zeker dat het project zal doorgaan. U bouwt een belangrijk archief op van alle verzoeken die op u af komen. Achteraf kan u ook terugvallen op dossiers die eerder in aanbestedingsfase zaten, en later voor de hoofdaannemer in uitvoering komen. Dit geeft u de kans om op te volgen en opnieuw een gewijzigde offerte aan te bieden. ‘Nieuw dossier’:
Flap ‘Algemeen’
89
C A F C A
H A N D B O E K
Dossiernummer: Automatisch krijgt u een dossiernummer toegewezen. Het beginnummer kan gewijzigd worden via ‘acties, nummering’. Datum aanmaak: Voorstel van systeemdatum en toont wanneer het dossier wordt gecreëerd. Projectnaam: Herkenbare benaming van het project. Projectomschrijving: (= betreft). Uitgebreidere beschrijving van het project. Projectadres: Eerste lijn voor straat en nummer, de 2de lijn voor de gemeente. De 2de lijn is ook zichtbaar in de tabel met alle dossiers. Aard (Projecttype): Binnen welke activiteit valt dit dossier? Alarm, elektriciteit, industrie, openbaar, verlichting, ruwbouw, interieur, wanden, …Deze tabel kan aangepast worden in de module ‘Instellingen, Codes’. Zie de tabel ‘Projecttype’. Projectsoort: Is het project nog in aanbestedingsfase of is het reeds toegewezen aan de hoofdaannemer? Data: Datum aanbesteding (= wanneer moet de offerte ingediend zijn?). Datum werkelijke aanvang (= wanneer is de verwachte datum van aanvang?). Architect, studiebureau 1 en 2: Worden uit het relatiebestand geselecteerd. De bouwheer: Dient manueel ingevuld. Opmerking: Voor de gebruikers die reeds met de module offertes en projecten gewerkt hebben: al deze velden komen hier terug. Eenmaal de informatie hier ingevuld, zijn ze bruikbaar voor de rest van het project.
Flap ‘offertevragers’ Wie zijn de werkelijke prijsvragers voor dit project? Is het een groot totaalproject waarvoor verschillende hoofdaannemers willen aanbesteden en gaan zij voor bepaalde activiteiten c.q. technieken bij uw bedrijf prijsvragen om in onderaanneming te werken. U kan de verschillende prijsvragers (hoofdaannemers) nu toevoegen. Is de prijsvraag van de bouwheer naar uw bedrijf rechtstreeks dan zal de prijsvrager gelijk zijn aan de bouwheer. U zal dan maar 1 prijsvrager moeten toevoegen.
Belangrijk: Indien u een dossier wenst te maken waarbij de prijsvrager niet relevant is, dan beschouwt u de prijsvrager als ‘klant’ of ‘contact’. Bijvoorbeeld: U heeft een onderhoudscontract met een klant, er kan hiervoor een dossiernummer gemaakt worden en alle correspondentie en werkbonnen betreffende de uitvoering van het onderhoudscontract kunnen in het dossier bewaard worden.
90
C A F C A
H A N D B O E K
Het toevoegen en bewaren van een klant of prijsvraag gebeurt via deze toetsenbalk
Offerteaanvrager: Naam van het bedrijf die bij uw bedrijf prijs vraagt of…naam van de relatie (contact) aan wie u het dossier toewijst om latere correspondentie te bewaren. Datum ontvangst: Datum ontvangst van offertevraag, bestek, meetstaat. Status:
Beoordeeld / Prijs maken: De prijsvraag is nagezien en goed bevonden om prijs te maken. Beoordeeld / Geen Po maken /opvolgen: de prijsaanvraag is nagezien maar er zal geen prijs gemaakt worden. Opvolgen betekent dat het project gevolgd wordt als het in uitvoering gaat om dan pas prijs te maken. Niet beoordeeld: De prijsvraag is nog niet nagezien.
Deze keuzetabel kan via de module ‘Instellingen, Codes, Dossierstatus’ uitgebreid of gewijzigd worden. Activiteit: Via een tabel te kiezen (in te vullen via ‘Instellingen, instellingen, bedrijfsgegevens’; zie éénmalig voorafgaande instellingen hierboven). Dit veld dient steeds ingevuld, anders is het dossier niet zichtbaar in de dossierlijst. Subactiviteit en Detail subactiviteit: Twee extra keuzetabellen, in te vullen in OND: ‘Codes’ geven de mogelijkheid om nog extra informatie waarop kan gefilterd worden, toe te voegen aan het dossier. Interne projectleider: Is gekoppeld aan de activiteit. Omschrijving: Uitvoerige omschrijving van de uit te voeren activiteit. Uw referentie: Referentie van de klant. Contactpersonen: Indien de relatie die bij de prijsvrager werd ingevuld meerdere contactpersonen heeft, kunnen die geselecteerd worden. Bij de afdruk van de later gemaakte offerte worden deze gegevens mee afgedrukt. Dit moet wel in de standaardlay-out aangepast worden.
91
C A F C A
H A N D B O E K
3. Flap ‘offertes’
Hier ziet u alle offertes die gekoppeld zijn aan het dossiernummer en kunnen met een dubbelklik geopend worden.
4. Flap ‘memo’ Vrije tekstgegevens betreffende het dossier.
5. Takenbalk bovenaan
Acties:
‘Kopieer naar Outlook-agenda’ plaatst een melding in de outlook-agenda op ‘datum aanbesteding’
92
C A F C A
H A N D B O E K
Opties: om aan of uit te vinken
‘Statuswijziging bijhouden in Memo’ : Telkens als er iemand de status wijzigt, wordt de naam van de medewerker samen met datum en status in het memoveld geplaatst. ‘De-archivering synchroniseren’: Indien ‘actief’ aan of uit wordt gezet worden alle aan het dossier verbonden documenten ook mee veranderd.
6. ‘Dossiernummers koppelen aan Cafca documenten’ In elke cafca document kan voortaan in de flap ‘Algemeen’ een dossier gekozen worden. Indien u dit consequent doet, krijgt u een totaaloverzicht van alle documenten per dossier. Begeef u naar het algemeen dossieroverzicht.
Selecteer het gewenste dossier of zoek het via ‘Filter’. Druk op de ‘Browse’ knop.
Net zoals een Windows Verkenner ziet u links de verschillende mappen van de dossiers en rechts de submappen van de verschillende soorten documenten. Dubbelklik op een map en de gemaakte documenten komen tevoorschijn. Een dubbelklik op Offertes…
93
C A F C A
H A N D B O E K
Dubbelklik op het document en het wordt geopend. U heeft ook mogelijkheden om Word, Excel, Mailing documenten in het dossier te ‘klasseren’. Een uitgebreide omschrijving, zie de handleiding ‘Office Add-ins’ vanaf het volgende hoofdstuk.
7. ‘‘Documenten’
Word documenten (.doc) kunnen worden voorzien van variabele invoegvelden die zijn genomen uit de gegevens van het dossier. De namen van deze variabele velden staan beschreven in een document dat men kan afdrukken via de knop ‘Codes’. Cafca laat toe, tien van dergelijke documenten op te nemen in een verzamelscherm ‘Afdrukken Dossierbestanden’’. Men kan in de labels ‘Wijzig label’ een gepaste benaming invullen voor elk document’ 94
C A F C A
H A N D B O E K
In het scherm ‘Dossier’ kiest men met het pijltje naast het printertje voor ‘Worddocument’. In een overzichtscherm met de gekoppelde Word-documenten kan men kiezen welk document moet worden afgedrukt.
95
C A F C A
H A N D B O E K
Office addin Inleiding Indien de installatie van de office addin werd uitgevoerd, kunnen office documenten verdeeld worden in de Cafca dossiers. Alle documenten worden bewaard in een submap, met de dossiernummers als naam. Add-In voor Microsoft Outlook
Met deze module is het mogelijk om verschillende bestanden die aangemaakt kunnen worden in Microsoft Outlook op te slaan onder een zelfgekozen naam. De bestanden kunnen worden weggeschreven in een map die een van de bestaande dossiernummers als naam heeft. Keuzevak met de bestaande dossiernummers, op basis van deze dossiernummers wordt de naam van de map bepaald.
Tekstvak waarin u een bestandsnaam kan intypen.
Keuzeknoppen om te bepalen welk soort bestand u wil opslaan, u heeft hier de keuze uit mails, afspraken en taken.
Keuzeknop om aan te tonen dat u contactpersonen uit Outlook wil opslaan in de database van CAFCA.
Wanneer dit vakje aangevinkt is worden alle contacten opgeslagen.
Knop om de gekozen bestanden op te slaan.
Link naar de website van CAFCA.
Applicatie archiveren:
Indien de applicatie nu niet start kan dit betekenen dat uw Outlook beveiliging op ‘hoog’ staat, dit probleem wordt behandeld in de paragraaf ‘Macro’s beveiliging aanpassen’.
96
C A F C A
H A N D B O E K
Mails opslaan
-
Kies het juiste dossiernummer uit de dossierlijst; Geef een bestandsnaam in; Duid aan dat u mails wil opslaan; Ga naar de map waar de mails staan die u wil opslaan, dit kan Postvak IN, Postvak UIT of Verzonden Items zijn; Selecteer de mails die u wil opslaan; Klik op de knop ‘Archiveer’.
Taken opslaan
-
Kies het juiste dossiernummer uit de dossierlijst; Geef een bestandsnaam in; 97
C A F C A
-
H A N D B O E K
Duid aan dat u taken wil opslaan; Ga in de map ‘Taken’ staan; Selecteer de taken die u wil opslaan; Klik op de knop ‘archiveer’.
Afspraken opslaan
-
Kies het juiste dossiernummer uit de dossierlijst; Duid aan dat u afspraken wil opslaan; Ga in de map ‘Agenda’ staan; Selecteer de afspraken die u wil opslaan; Klik op de knop ‘Archiveer’.
Opmerking: Zoals u merkt hebt u hier niet de mogelijkheid een bestandsnaam te kiezen, de naam wordt opgebouwd uit de eigenschappen van de afspraak, datum, uur en onderwerp. In dit geval zal de naam 14032003_1400_bespreking dossier 1598.msg zijn.
Agenda opslaan Het archiveren van een volledige agenda is niet geïntegreerd in dit pakket. Maar u kan deze wel handmatig archiveren in Outlook. Hiervoor moet u eerst zorgen dat de agenda geopend is, dit doet u door te klikken op het knopje van agenda in de mappenlijst. Daarna klikt u in de werkbalk op ‘Bestand’ en ‘Opslaan als webpagina’. Nu krijgt u onderstaand venster.
98
C A F C A
H A N D B O E K
Hierin kunt u de agenda bijvoorbeeld een achtergrond geven en een naam, u kiest in de twee keuzevakken bovenaan over welke periode de agenda moet opgeslagen worden. Wanneer u de agenda wil archiveren in een map van een dossier klikt u op de knop ‘bladeren’ naast het tekstvak met de bestandsnaam. In onderstaand scherm kan u nu de map zoeken waar u de agenda wil opslaan. Hier kunt u ook de bestandsnaam ingeven. Wanneer u in de juiste map staat en een bestandsnaam hebt ingegeven klikt u op ‘Selecteren’, nu komt u terug in het vorige scherm, klik hier op ‘Opslaan’.
Het is mogelijk dat er voordien nog geen bestand was opgeslagen over dit dossier, dan zal de map dus nog niet bestaan. In bovenstaand venster kan u zelf een nieuwe map aanmaken, zorg dat u op de plaats staat waar alle dossier mappen zich bevinden, klik nu op de aangeduide knop. In onderstaand scherm krijgt u nu de mogelijkheid om het dossiernummer in te geven waaronder u de agenda wil opslaan.
99
C A F C A
H A N D B O E K
Wanneer u op ‘ok’ klikt wordt de map aangemaakt en komt u direct hierin terecht. In onderstaand voorbeeld zal het pad van de nieuwe map ‘C:\2002000007’ zijn. Als u nu op ‘opslaan’ klikt wordt de agenda opgeslagen in de nieuwe map.
Contactpersoon opslaan Wanneer u contactpersonen gaat opslaan worden deze niet weggeschreven naar een map op de harde schijf, maar in de database van Cafca, bij de relaties die u hier hebt aangemaakt. Daarom wordt de keuzelijst en het tekstvak onbereikbaar gemaakt wanneer u ‘Contacten’ selecteert. U hebt de keuze om ‘alle’ of ‘enkel geselecteerde contacten’ op te slaan. Allemaal opslaan gaat via het vinkje ‘Allemaal’.
-
Ga in de map ‘Contactpersonen’ staan; Duid aan dat u contactpersonen wil opslaan; Selecteer de contactpersonen die u wil opslaan of vink ‘allemaal’ aan; Klik op de knop ‘archiveer’.
Opmerking: Wanneer de relatie reeds bestaat wordt u gevraagd of u dit bestand wil overschrijven, ook bij een contactpersoon krijgt u deze vraag.
100
C A F C A
H A N D B O E K
Macro’s beveiliging aanpassen In Outlook kan u zelf bepalen hoe hoog u de veiligheidsnormen van Outlook instelt, zo kan men veel risico’s uitschakelen. De applicatie die geïnstalleerd is wordt beschouwd als een macro en wordt dus in bepaalde gevallen niet uitgevoerd. Wanneer u in Outlook op ‘extra / macro / beveiliging’ klikt krijgt u een scherm waarin men de beveiliging kan aanpassen.
In onderstaand scherm heeft u drie mogelijke instellingen. Wanneer de instelling op ‘hoog’ staat zal de Add-In niet uitgevoerd worden. U kan best de instelling op ‘gemiddeld’ zetten, dan vraagt Outlook telkens of u de macro wil toelaten wanneer u de Add-In start. Zo beslist u zelf welke macro’s u wel of niet toelaat en blijft uw PC veilig.
101
C A F C A
H A N D B O E K
Add-In voor Microsoft Word
Met deze module is het mogelijk om bestanden op te slaan in een map die het door u gekozen dossiernummer als naam heeft. U kan ook zelf de naam van het bestand kiezen. Wanneer u een nieuw bestand opent op basis van het sjabloon ‘Normal.dot’ of een bestand dat reeds op uw computer stond krijgt u een scherm, geef hier op of u dit aan Cafca wil koppelen ja of nee.
Indien u nu op ‘Ja’ klikt, wordt u gevraagd om het dossiernummer aan te klikken.
Klik nu op ‘ok’ waarna u de vraag krijgt in welk dossier op te slaan.
Zoals u nu in de werkbalk ziet is de naam van het bestand veranderd.
Bij het sluiten van het bestand wordt dit automatisch opgeslagen. Tijdens het typen van de brief kan men opslaan door in het menu ‘Bestand’ op ‘opslaan’ te klikken of door op de ‘diskette’ te klikken in de knoppenbalk. Het bestand bestaat reeds; Wanneer u een naam ingegeven hebt die al bestaat vraagt Word of u het bestand wil overschrijven of een andere naam wil opgeven.
102
C A F C A
H A N D B O E K
Offerte / calculatie Met deze module kunnen de meest ingewikkelde kostprijscalculaties gemaakt worden. Meer nog, tezelfdertijd heeft u ook de offerte afdruk voor de klant of de materiaal stuklijst klaar. Tevens is deze module een vertrekpunt naar een order, leveringsbon, werkvoorbereiding, bestelbon leverancier, project, vorderingsstaat en factuur. Openen van de offertemodule
Elke offerte heeft zijn unieke volgnummer, projectnummer/naam, offerte- en klantnaam. Deze gegevens worden tijdens het maken van een offerte ingevuld. Zie beneden. Standaard worden alle offertes op Nr. gesorteerd. Indien u de offertes op klantnaam wil sorteren drukt u op de hoofding ‘klant’ van de kolom,van toepassing op elke kolom. Indien dit niet voldoende is, kan u steeds de knop ‘Filter’gebruiken, waar men op meer criteria
kan sorteren.
Export = Bewaren van de offerte in de vorm van XML formaat. Import = Selecteren van het XML bestand om de offerte te importeren. Deze functies dienen om offertes tussen 2 Cafca databases uit te wisselen. Printen van een offerte. Het volgende scherm toont de afdrukgegevens die naar keuze kunnen uitgevinkt worden om ze niet te vermelden op de afdruk. Volgens instellingen in de module ‘Instellingen, Documenten’ wordt al of niet een ‘preview’ getoond. Verwijderen van een offerte. Kopiëren van een offerte (met zijn volledige inhoud) naar een nieuwe offerte. Wijzigen van een offerte. Alle items in een offerte (behalve het offertenummer) kunnen gewijzigd worden. Maken van een nieuwe offerte / calculatie: HET TABBLAD ’ALGEMEEN’
Een nieuw offertenummer wordt gecreëerd, adhv dit nummer worden alle gegevens bewaard. Wenst u een nieuwe nummering te gebruiken; klik bovenaan op ‘acties’, ‘nummering’. Kies nu zelf een beginnummer. We raden aan met een jaartal te beginnen (2004 of 04).
103
C A F C A
H A N D B O E K
Projectnummer: Indien er reeds een projectnummer (=werk in uitvoering, zie module ‘projecten’) bestaat, kan u deze selecteren. Alle gegevens uit het project, benodigd voor de offerte worden automatisch ingevuld. In het projectdetail (zie module ‘projecten’) wordt deze offerte toegevoegd; maar nog niet toegewezen. Dossiernummer: Indien bij ontvangst van de prijsvraag een dossier werd gemaakt met alle relevante projectgegevens, dan kan u het respectieve dossier (zie module ‘dossiers’) raadplegen en alle gegevens benodigd voor de offerte worden automatisch ingevuld. Offertenaam: Meestal wordt hier de klantnaam ingevuld, een herkenbaar woord waardoor u de offerte onmiddellijk herkent. Datum/Vervaldatum: Datum van de offerte en de geldigheidsdatum. Om een andere datum te selecteren; klik op de combobox of wijzig de datum handmatig. Omschrijving: Korte projectbeschrijving. Bijvoorbeeld: ‘Woning ruwbouw en afwerking’ of ‘Dakwerken woning en garage’. Zie de voorbeelden in de kolom ‘offerte’ in het scherm ‘offertetabel’. om Naam (van de klant): Geef een aantal beginletters in en een naam wordt voorgesteld of druk op de verrekijker het relatiebestand op te roepen. Klik in de kolom van de namen en geef een aantal beginletters van de klant in of maak een nieuwe relatie. Voor meer info, zie de handleiding ‘Relaties’. Selecteer de relatie door een dubbelklik en alle gegevens worden in de offerte ingevuld.
Contactpersoon: Indien in het relatiebestand de nodige contactpersonen werden ingevoerd, kan u uit de combobox een contactpersoon kiezen. Uw referentie/Onze referentie: Geef uw correspondentiecode en/of die van uw klant in; op ‘onze referentie’ kan gefilterd worden. BTW nummer: Deze van de relatie. 104
C A F C A
H A N D B O E K
Munt: De munt waarin de offerte opgesteld en afgedrukt wordt. Projectadres: Hier vult u meestal het project(werf) adres in. De knop links neemt het projectadres, gekoppeld aan het projectnummer, over. Actief: De offerte wordt getoond in de tabel, ‘Niet actief’ betekent dat de offerte verborgen wordt. Via ‘Filter’ kan u alle ‘niet actieve’ offertes opvragen. Status: Keuze van woorden die ook in de tabel getoond wordt om de huidige situatie te schetsen. Deze woorden zijn zelf te beheren in de modules ‘instellingen, codes’. Bouwheer: Nuttige info. Architect: Nuttige info. HET TABBLAD ‘INHOUD’ Hierin calculeren we onze posten, die in titels of subtitels worden ondergebracht. CAFCA heeft dit scherm zoveel mogelijk ‘Excel’ gelijkend gemaakt. Hiervoor hebben we van een speciale ‘tool’ gebruik gemaakt om aan dit werkblad zoveel mogelijk intelligentie, maximaal overzicht en gebruiksgemak te geven. In tegenstelling tot andere tabellen (in jargon ‘grid’) in Cafca, kan u hier wel rechtstreekse invoer doen. Tevens blijft het mogelijk op elke ‘post’-lijn, een dubbelklik te doen om een volledig invulscherm te verkrijgen waarin u verticaal en meer gedetailleerd de postgegevens verwerkt. Het is aangewezen dit scherm te maximaliseren (zie bovenaan rechts).
Systematische opbouw van titels, subtitels, posten en teksten. Lijntype: Titels: Een hoofdstuk van een offerte: Stel het project is een ruwbouw van een appartementsgebouw, dan kunnen de titels van een offerte zijn: Voorbereidende werken, werfinrichting, graafwerken, funderingswerken, af- en aanvoer, funderingswerken, metselwerken, … Subtitels: Een onderverdeling van een titel: Stel de titel is ‘Elektra appartement 1’, dan kunnen subtitels zijn: Inkomhal, living, keuken, berging, slaapkamer 1, slaapkamer 2, badkamer, … Posten: Posten zijn de elementen van een offerte waaraan een hoeveelheid, een eenheid, een eenheidsprijs en een totaalprijs wordt gekoppeld. De hoeveelheden en de prijzen zijn al of niet gecalculeerd. Tekst: = offerte tussentijds stofferen met tekst dat niet behoort tot een titel, subtitel of post.
105
C A F C A
H A N D B O E K
In de cel ‘omschrijving’ kan u zoveel tekst intikken als gewenst. De breedte van de tekst zal over de volledige breedte van de A4 afgedrukt worden. Positie: Een volgnummer van de lijnen. Zo begint een titel meestal met 1.0 en zijn onderliggende posten op 1.1, 1.2, …De volgende titel met 2.0 en zijn onderliggende posten op 2.1, 2.2, 2.3, 3.4, … Deze lijnnummers worden mee afgedrukt en geven een professionele onderverdeling weer wat uw communicatie met de klant vergemakkelijkt. Bijvoorbeeld: ’Zie post 4.3.2 waarin we volgende zaken hebben voorzien…’ Cafca nummert automatisch de titels en posten indien de nummering eenvoudig wordt gehouden. Via het hoofdmenu ‘offertelijnen’ kan men ‘hernummering’ kiezen; alle posities worden gestandaardiseerd, kan ook handmatig aangepast worden. Bijkomende voordelen bij het aangeven van een lijntype is dat Cafca tijdens het afdrukken automatisch een subtotaal per titel kan geven alsmede een overzicht op het einde van alle titels onder elkaar (titeloverzicht). In het inlichtingenscherm kunnen ook daarom totalen (verkoop, kost, winst en uurtotalen) per titel bestudeerd worden. Omschrijving: Omschrijving van het artikel. Toevoegen van een titel. Bijvoorbeeld: Titel 1.0 VOORBEREIDENDE WERKEN Een titel, subtitel en tekst behoeven geen eenheid, hoeveelheid en prijzen. Alle titels worden herhaald op de laatste pagina van de offerte. Daarom moet u opgeven over welk lijntype het gaat. Indien we onder deze titel een post willen, klikken we tweemaal (niet dubbelklik) in de onderliggende cel ‘omschrijving’. Automatisch geeft Cafca ‘post’ als lijntype op en nummert Cafca deze met ‘1.1’ Een titel kan worden opgehaald uit een code tabel ‘Titel omschrijvingen’ via de knop
Toevoegen van een post (of detailgegevens van een post). We hebben nu verschillende mogelijkheden om een post te creëren: B. We tikken de omschrijving rechtstreeks in de cel.
C. Via de gele dossierkast gaan we naar de bibliotheek. D. We dubbelklikken om een calculatiefiche voor deze post op te roepen. De meest veilige en complete manier om posten in te vullen is optie C. U behoudt het detailbeeld van de post.
We dubbelklikken dus en krijgen het volgende: Indien we een post uit de bibliotheek nodig hebben, heeft u 2 mogelijkheden: 1.
Tik een gedeelte van een nummer in en druk PgDn: alle materiaalartikelen beginnende met dit nummer worden getoond. PgUp geeft alle elementen weer. 2. Klik op de gele dossierkast. U krijgt een zoekscherm. Vraag dus eerst af: welk type artikel? Een enkelvoudig artikel (materiaal, arbeid, materieel of onderaanneming)? Een samengesteld artikel (element)? We stellen voor om een element te zoeken.
106
C A F C A
H A N D B O E K
Vermits we een elementen bibliotheek, ingedeeld in groepen die de verschillende bouwfases vertegenwoordigen, opgebouwd hebben, kiezen we de groep 10100 ‘Voorbereidende werken’. Als onze selectiecriteria voldoende zijn, drukken we op ‘Zoeken’: Alle elementen die voldoen aan de gestelde criteria, worden nu getoond. U selecteert één (linkermuisklik) of meerdere elementen (Ctrl-linkermuisklik) en drukt op ‘OK’. De 3 geselecteerde elementen worden van de bibliotheek naar de calculatie gekopiëerd. Eén per één worden de elementen zichtbaar in het calculatiescherm. We vullen de hoeveelheid in en drukken op ‘volgende’ tot alle geselecteerde elementen zijn opgenomen.
Artikelnummer: Artikelcode van het element of het m.a.m.o.-artikel uit de bibliotheek. Positie: Nummer van de post. In de regel met de grijze achtergrond staat de originele omschrijving. Het tekstvlak daaronder: Staat de artikelomschrijving en de langere omschrijving. Deze kan gewijzigd, verwijderd of aangevuld worden, specifiek voor deze calculatie. Opmerking: Vrij veld om zaken zoals ‘prijs nog niet definitief’, ‘niet afgewerkte calculatie’, formules, enz… te noteren. Deze post wordt dan ook in het rood gezet, zodat u achteraf weet dat er met deze post iets aan de hand is. Hoeveelheid: Hoeveelheid offerte/meetstaat handmatig in te vullen. Opmerking: De hoeveelheid kan berekend worden door A. eerst een ‘=’ teken in te vullen en dan een formule te gebruiken waarin + - / * voorkomt. Bij ‘<Enter>’ wordt de berekende hoeveelheid ingevuld. Naar wens kan de berekening in de omschrijving geplaatst worden. Bijvoorbeeld: 20 m lengte * 5 m hoogte * .35 m dikte geeft 35 m³ puin. B.
te gebruiken
107
C A F C A
H A N D B O E K
Selecteer eerst de soort berekening (omtrek, oppervlakte of inhoud), bijvoorbeeld ‘oppervlakte’, daarna het soort vlak, bvb ‘rechthoek’. Cafca vraagt dan de nodige metingen: lengte en breedte (of hoogte) en in aantal de frekwentie van diezelfde meting. Geef ook een beschrijving van het meetvlak. Met het + teken voegt u andere oppervlaktes toe en met het – teken vermindert u met bepaalde oppervlaktes (openingen). Groep: De artikel- of elementengroep (zie groepen in de module ‘Commercieel’). Indien de groep ook toeslagen bevat, zullen deze meteen ingevuld worden in de 4 onderliggende % vakjes, anders blijven deze op 0 staan. Projectfase: Binnen welke fase van het bouwproject valt deze post? De projectfases zitten in een tabel dewelke wordt gemaakt in de module ‘instellingen, codes’. Zie afbeelding links. Doel: In het inlichtingenscherm (zie later) kan men beoordelen welke bedragen binnen welke projectfase vallen. Ook de nacalculaties kunnen per projectfase gebeuren.
Variant: Is deze post een alternatief op de vorige? Varianten worden op de offerteafdruk met ‘variant’ vermeld en niet in de totalen meegeteld. Goedgekeurd: Kan men uitvinken als achteraf deze post niet moet uitgevoerd worden. Zodoende moet deze post niet verwijderd worden. Geblokkeerd: Op deze post kan geen (her)calculatie of prijswijziging meer gebeuren. In vakterm ‘stelpost’. Eenheidsgegevens: KP materiaal, KP Arbeid, KP materieel en KP Onderaanneming: De kost- en de verkoopprijsgegevens worden volgens de 4 productiefactoren vermeldt: m.a.m.o., het acronym van materiaal, arbeid, materieel, onderaanneming. Indien een post met middelen werd samengesteld (zie de knop ‘middelen’), dan zijn de mamo bedragen berekend. Indien er geen onderliggende middelen zijn, kunnen deze velden bewerkt worden, alsook de keuze van een uurcode en het aantal uur per eenheid. Voorts kunnen de winstpercentages per mamo ingevuld worden. Divers: De eenheidsprijs wordt berekend tot 4 decimalen. Indien u de eenheidsprijs zelf verhoogt of verlaagt heeft dit geen weerslag op de kostprijs of winstmarge, maar wordt gecorrigeerd in ‘divers’. Uurcode: Keuze uit uurartikelen, ingevuld in de module ‘Arbeid’. Eenheidsprijs: Kostprijs + Winst + Divers. Totaal uren en totaalprijs: Over de gehele hoeveelheid van de post.
Middelen (mamo artikelen) van een post Zijn er middelen aanwezig? Ja, indien de post een element is mét middelen. Er kunnen nieuwe middelen toegevoegd, gewijzigd of reeds bestaande verwijderd worden. 108
C A F C A
H A N D B O E K
Neen, dan wordt een ‘lege’ middelen pagina geopend. Let op: deze stap is onomkeerbaar. Indien een post adhv deze methode werd opgebouwd kan deze meteen in de elementenbibliotheek bewaard worden. Gebruik hiervoor het diskette icoon.
Artikelnummer: Artikelcode van het middel zoals ze ook in de bibliotheek wordt bewaard. Gedeelte van een artikelnummer + PgDn of PgUp werkt ook hier. Omschrijving: Beschrijving van het middel zoals ze ook in de bibliotheek wordt bewaard. Eenheid: Van het middel. Hoeveelheid: Van middel per 1 (één) eenheid van het element of post. In dit voorbeeld heeft men 3 goothaken per 1 lm hanggoot nodig. TP: ‘Totale Post’. Het totaal aan arbeid (uren), materiaal-, materieel kost of onderaannemingskost van het middel (=lijntotaal) wordt verdeeld over de hoeveelheid van de post. Bijvoorbeeld: U drukt de hoeveelheid arbeid (uren) voor het maken van hoeken, sluit- en kopstukken niet graag uit per 1 lm hangpoort, dan maakt u hiervan TP posten. Bijvoorbeeld: Werk in uur - hoeken Hoev. = 4 Resultaat: Cafca deelt 4 door 46 en zet de uitkomst Eenheid = uren in het veld ‘arbeid (u)’ van de post (zie TP = aangevinkt calculatiefiche) Loonkost/u = 26,90 Arbeid/eenh (norm) = 1 Een TP lijn geldt ook voor de materialen, onderaanneming en materieel. KP Materiaal: Kostprijs materiaal per eenheid van het middel. KP Arbeid, KP Materieel en KP onderaanneming: Per eenheid van het middel. Norm of Arbeid/eenheid: Tijdsduur om een middel per eenheid te plaatsen. Let op, indien: - het middel arbeid (werkuur) is, dan moet deze waarde hier 1 (één) zijn. - het middel materiaal, materieel of oa is, dan vult u de waarde per uur in. In beide gevallen wordt een KP arbeid per uur (=loonkost) ingevuld. Een voorbeeld: - Het duurt gemiddeld 0,02 uur (1,2 minuut) om een steen te metselen, dan vult u in de kolom ‘norm’ van de snelbouwsteen 0,02 en in de kolom ‘KP arbeid’ 1025 in. Vermits er 33 stenen per m² zijn, zal CAFCA een lijntotaal maken van 33*(12,40 + 0.02 * 1025) = 1.086,- (materiaal en arbeid). Meestal wordt in de bouw en andere sectoren geen tijd rechtstreeks aan het middel gekoppeld, maar wordt voor de arbeid een aparte lijn toegevoegd. In de bordenbouiw echter zijn montagenormen wel gemeengoed. Lijntotaal: Hoeveelheid*(KP materiaal p.e. + norm * KP arbeid p.e. + KP materieel p.e. + KP onderaanneming p.e.). Opmerking: Tekstveld om beknopte info over de respectieve lijn te geven. Belangrijk: Een element kan helemaal gewijzigd worden in functie van het project. Het originele element blijft origineel in de bibliotheek. Men kan volledig of gedeeltelijk handmatig de middelen bepalen. Dus het is niet noodzakelijk middelen uit de bibliotheek te nemen. 109
C A F C A
H A N D B O E K
Middelenscherm van de vorige en volgende post. Druk op worden:
en keer terug naar de calculatiefiche van de post. We zien direct dat de kostprijzen per middel berekend
Voeg daartoe de winstmarges in ‘%’ in en de verkoopprijs per onderdeel wordt berekend. De winstmarges worden vooraf ingevuld indien dit reeds op groepniveau werd gedaan. Het koppelen van marges aan groepen doet u in de module ‘Commercieel’, item ‘groepen’. Er kan ook dezelfde winstmarge op deze offerte berekend worden. Zie hiervoor de flap ‘calculatiemethode’ in de offerte zelf. Eenheidsprijs: KP Totaal + divers + winst. Wijzigt u bijvoorbeeld de eenheidsprijs van 1160,70 naar 1500,00, dan wordt het verschil tussen deze 2 bedragen in ‘divers’ ingevuld. Divers wordt bijvoorbeeld ook gebruikt om algemene (bedrijfs)kosten per post te laten verdelen. Zie verder. Totaal uren: Arbeid (u) * hoeveelheid. Totaalprijs: Eenheidsprijs * hoeveelheid.
Volgende en Vorige: De calculatiefiche van de vorige of volgende post. OK: Afsluiten van de post en terug naar offerte inhoud gaan. Annuleren: Terug naar de offerte inhoud zonder de post te bewaren. Ziehier een offerte voor een ruwbouw. We merken meteen op dat hier een meetstaat van een architect moet worden nagemaakt. De positie, omschrijving en eenheid zijn van de meetstaat overgenomen. De prijzen zijn in € en werden per post berekend. Dus elke post heeft zijn calculatiefiche en bestaat uit materiaal, materieel,onderaanneming en/of werktijd c.q. loon.
110
C A F C A
H A N D B O E K
HET TABBLAD ‘CALCULATIE ’
‘Calculatiemethoden’
Tabblad ‘Toeslag op MAMO’ Toeslag op MAMO: Vul hier een % toeslag in dat op elk mamobedrag in elke post berekend moet worden. Dan wordt de eenheidsverkoopprijs berekend. Toeslag op eenheidsprijs: Procentuele verhoging of verlaging van de eenheidsverkoopprijs. 111
C A F C A
H A N D B O E K
Toepassen op selectie: Aanvinken indien de toeslagen op een selectie van posten, gemaakt in het tabblad ‘inhoud’ moeten toegepast worden. Tabblad ‘Verkoopprijzen’ Indien u niet met een toeslag wil werken, maar met een vaste verkoopprijs: kies één van de 3 verkoopprijzen en druk op ‘Toepassen’. Eén nadeel: er is geen voorcalculatie, omdat de verkoopprijs niet onderverdeeld kan worden in mamo-prijzen. Tabblad ‘Open begroting’ Is niet van toepassing Tabblad ‘Moeilijkheidsgraad’. Toeslag op Hvh arbeid: De eenheidstijden per post % verhogen (verlagen). Toeslag op Aantal arbeid: Een totaaltijd verdelen over alle posten waarin een tijd voorkomt. Standaard loonkost: Kies een uurcode uit de arbeidstabel waaraan ook een loonkost per uur gekoppeld is. Wijzig eventueel het tarief. ‘Toepassen’ vult op elk niveau van de post, inclusief middelen, het tarief in en herberekent de eenheidsprijzen.
‘Diverse kosten’ Dit scherm dient om indirecte kosten in uw calculatie op te nemen. Bedrijfskost/productief uur: Dit is een boekhoudkundig cijfer van uw totale bedrijfkosten (exclusief de rendabele arbeidersloonkost) delen door het totale aantal jaarlijkse projecturen. Dit getal (hier 5 €) * het aantal projecturen betekent dat u 3.396,4 bedrijfskosten heeft gedurende dit project (lonen bedienden en bestuurders, wagenpark, gebouwen, financiële kosten, investeringen, …). Indien uw bedrijfskost in uw toeslag% werd verrekend, dan heeft u nog 12 invulvelden om specifieke kosten voor dit project (transport, calculatie, projectleiding, …) in rekening te brengen zonder hiervoor een aparte post te creëren. Druk op ‘toepassen’ en het totaal diverse kostenbedrag zal gelijkmatig over alle posten of een selectie ervan verdeeld worden.
Het bedrag wordt in het veld ‘divers’ van elke post geplaatst. Het bedrag kan ook negatief zijn.
112
C A F C A
H A N D B O E K
HET TABBLAD ‘MEER INFO’ Hier kunnen algemene gegevens over de offerte verwerkt worden. BTW tarief en BTW type: Gelinkt aan de relatie of het project. Kortingen: Is niet actief en dus niet van toepassing. Kortingen moeten met ‘toeslag op eenheidsprijzen’ berekend worden. Een totaalkorting op het einde is niet mogelijk gezien dit problemen geeft bij vorderingsstaten en nacalculatie per post. Medewerker 1: Is de login-naam van de maker en medewerker 2 is degene die de offerte wijzigt of controleert. Geblokkeerd: Kan aan of uitgezet worden door een gebruiker met blokkeringsbevoegdheid. Geblokkeerd wil zeggen dat er geen wijzigen aan de offerte kunnen gedaan worden. Statistiek: Moet deze offerte in de statistiek van de gemaakte offertes opgenomen worden? Zie later. Extra velden: Zelf te benoemen velden. Memo: Vrij tekstveld voor eigen notities over de offerte/calculatie. HET TABBLAD ‘TEKST’ Begin- en eindtekst Word: Selectie van een Word document dat tezamen met de offerte kan afgedrukt worden. Begin- en eindtekst Cafca: Een begin- en eindtekst aan uw offerteafdruk toevoegen. Dit zijn standaardteksten die voor elke offerte worden herbruikt. Kies tekst: Een tabel met tekstnamen komt tevoorschijn. Editeren: Een tekstblok toevoegen of een bestaande tekst bewerken. Opslaan met de knop ‘bewaren’.
AANHEF (offerte-begintekst voor particulieren in het nederlands). Kies een bestaand tekstblok of maak een nieuw en druk dan ‘OK’. Hetzelfde scenario voor de eindtekst.
Eénmaal de begin- en eindtekst in dit vak staan, kan u wijzigingen aanbrengen die nodig zijn voor deze offerte.
113
C A F C A
H A N D B O E K
PRINTMOGELIJKHEDEN
We drukken op het pijltje naast het printer icoontje op de knoppenbalk bovenaan.
We kiezen voor ‘offerte’: een offerte lay-out wordt met Crystal Reports gemaakt, een rapportengenerator dat tekst, berekeningen, grafische elementen en dergelijke kan combineren tot een mooie offerteafdruk; De opmaak van zulk een afdruk wordt steeds door de medewerkers van Cafca vooraf gemaakt. Indien de klant zelf een licentie van Crystal Reports bezit, kan de lay-out zelf aangepast worden. Kruis af welke informatie u niet wenst af te drukken. Subtotaal per titel: Ter hoogte van elke titel komt het totaal van alle lijntotalen. Eindoverzicht: Titeloverzicht als ‘staart’ van de offerte vóór de eindtekst. Enkel titels afdrukken: Begintekst, eindoverzicht en eindtekst. Bladsprong na begintekst: Begintekst op de 1ste pagina en de offerteinhoud vanaf de 2de pagina. Eenheidsprijs in letterschrift: De prijs per eenheid wordt in geschreven formaat gezet. Bijvoorbeeld 105,34 wordt dan Eénnul-vijf-komma-drie-vier. VH: Een kolom met VH, ff, VH/ff, PM. Middelen: Printen van posten en onderliggende middelen zonder prijzen BTW-tarief: Het BTW percentage wordt per post vermeld. Eindtotaal excl. BTW: Titeloverzicht excl. BTW. Titel + Titelhoeveelheid: Eindoverzicht met vermelding van hoeveelheid per titel Titeloverzicht Varianten: Varianten. Taksen (Recupel, …): Taksen, vanaf versie 06.01.025.
114
C A F C A
H A N D B O E K
Een voorbeeld van een afdruk: Een greep uit een 8 bladige offerte… Een duidelijke opsomming van activiteiten door nummering van de posten (positie), omschrijving, hoeveelheid, eenheid, eenheidsprijs en totaalprijs per post, inclusief subtotaal van elke titel.
OFFERTE TAKENBALK
Nieuw, Wijzig, Verwijder en Kopiëer. Opzoeken in het relatiebestand aan de hand van een aantal filters. Calculatielijst 1 t/m 3: Lijsten mét overzicht van kostprijzen. Calculatielijst 4: lijst met totaalgegevens. Materiaal, arbeid, materieel en onderaannemingslijst: Lijst van artikelen, samengeteld per artikelcode, per artikelsoort (mamo). Artikelen zonder nummer worden enkel op de materiaallijst geplaatst.
Niet van toepassing. Omschrijving en eenheid in een andere taal zetten gebeurt via het tabblad ‘algemeen’ en dan de taal wijzigen. Nieuw, Kopiëren, knippen en plakken van een offertelijn. Nieuwe post en opzoeken in artikelbibliotheek. Calculatiefiche oproepen opvragen. Middelenlijst van een post opvragen Calculatiemethode-scherm om marges toe te passen. Titel verzameling uit code tabellen.
115
C A F C A
H A N D B O E K
INLICHTINGENSCHERM OFFERTE
Het inlichtingenscherm biedt totaalinfo over de gehele offerte en per mamo. Het linkervak maakt de onderverdeling per titel, groep en bouwfase (+ teken gebruiken!). Het benedenvak maakt een verdeling van het totaal aantal werkuren in aantal uren per uurcode. De procentuele winst wordt berekend vanaf de verkoopprijs (verkoop – aankoop) / verkoop * 100. De diverse kosten worden in de verkoopprijs én in de aankoopprijs gerekend en wordt dus als kostenbedrag beschouwd. Winstmarge / uur en Omzet / uur geven u onmiddellijk een beeld van de haalbaarheid van deze offerte. LET OP! Toeslag op MAMO kan hier enkel over de gehele offerte. De eventuele selectieve instellingen worden overschreven. EXCEL MEETSTAAT IMPORTEN IN OFFERTE
Importeren vanuit Excel: Kies het Excelbestand (meetstaat) volgens de regels van Winodws Explorer dat u wenst te importeren. Excel (versie 2000) opent het bestand. Selecteer exact de kolommen en rijen die geïmporteerd moeten worden. Deze techniek moet goed beheerst worden: Lmouseclick op de eerste kolom en rij (Cel A1) en niet op de ‘A’ of ‘1’ zelf en slepen tot en met de laatste kolom en rij (cel XY) waarin nog informatie staat. De muis ‘loslaten’ wat aan CAFCA het teken geeft om de selectie te importeren in een tussenscherm. Dit vergt wat oefening in het begin, want telkens u de muis te laat of te vroeg loslaat, geeft dit aanleiding tot een verkeerde volgende handeling.
116
C A F C A
H A N D B O E K
De geimporteerde Excel-kolommen één voor één selecteren (click op de kolomnaam bovenaan) en geef de juiste kolomnaam van CAFCA door in de tabel te dubbelklikken. Zo hebben we hier ‘Field 1’ gekoppeld aan ‘Positie’ ‘Field 2’ aan ‘Omschrijving’, ‘Field 3’ overgeslagen, ‘Field 4’ aan ‘Eenheid’ en ‘Field 5’ aan ‘Hoeveelheid’. Vervolgens op OK drukken en de import in CAFCA is voltooid. In de excel meetstaat werden verschillende blanco lijnen tussengevoegd die we er in CAFCA best uit halen. Alle lijnen zonder hoeveelheid zijn automatisch titels geworden, de lijnen met hoeveelheden werden posten. Blanco titels halen we weg door ze aan te klikken, Rmuisklik en verwijderen. Indien er 2 titels onder elkaar staan, dan maken we van de 2de titel een subtitel. Kortom: We organiseren de meetstaat zo alsof ze manueel met CAFCA werd gemaakt. Ziehier het resultaat:
Zo wordt een Excel meetstaat een CAFCA calculatie identiteit waarop alle regels van de calculatie onder CAFCA toegepast kunnen worden.
ANDERE FUNCTIES
Exporteren van de offerte naar excel (klembord) operatie: Gezien de vinkjes achteraan niet kunnen verwijderd worden, raden wij aan een selectie van de kolommen te doen en opnieuw te kopiëren naar een nieuw werkblad. Vorige en volgende offerte: Gemakkelijk om te kijken of te kopiëren. 117
C A F C A
H A N D B O E K
Offerte functiebalk (bestand, acties, …) ACTIES
Kopiëer naar Outlook-agenda: Er wordt in de outlook-agenda een afspraak geplaatst op datum van de in flap ‘algemeen’ vermelde ‘Vervaldatum’. Nummering: Wijzigen offertenummer, kan enkel bij een nieuwe offerte. Formules: We verklaren deze functie aan de hand van een voorbeeld:
aantal modules in kast = ([STOPC]+[DUBSTOPC] *2 +[VLOERSTOPC]) / 8 + [GROOTVERBR] De formule bestaat uit 2 delen, links van ‘=’ teken en rechts van ‘=’. 1 = omschrijving formule Dit is een omschrijving van wat men wil berekenen. In ons voorbeeld: ‘aantal modules in kast’ wat betekent: welke kast moeten we voor dit project kiezen: 18 modules, 23 modules, enzovoort? Hoe? Tel alle elementen van stopcontacten aan de hand van de artikelnummer tezamen (de dubbele stopcontacten 2x). Deel de som door 8 en we hebben het aantal kringen. Gezien de stopcontacten voor grootverbruik elk een kring hebben, moeten deze gewoon bijgeteld worden. Dit alles tezamen geeft het totaal aantal kringen die elk een module vertegenwoordigen. 2 = formule Zet de artikelnummers van alle elementen of materialen die moeten opgeteld worden tussen vierkanten haakjes en doe hier algebraïsche bewerkingen op (+, -, *, /). In dit geval, in dit voorbeeld is [STOPC]: De artikelnummer van het element ‘Stopcontact enkel’ [DUBSTOPC]: De artikelnummer van het element ‘Stopcontact dubbel’ [VLOERSTOPC]: De artikelnummer van het element ‘Vloerstopcontact’ [GROOTVERBR]: De artikelnummer van het element ‘Stopcontact grootverbruik (wasmachine, droogkast, e.d.) Nu kan Cafca alle elementen met deze artikelnummers optellen die in de offerte voorkomen. Indien [STOPC] over de gehele offerte 24 keer voorkomt, onthoudt cafca dit getal, indien [DUBSTOPC] 16 keer, dit x 2 = 36, onthoudt dit getal en dit voor alle artikelnummers in de formule. Gezien we eerst alle enkele, dubbele en vloerstopcontacten moeten optellen, plaatsen we deze [artikelnummers] met + teken tussen ronde haakjes. Dan kunnen we hierachter het deelteken zetten met een / met het cijfer 8. Dit betekent dat de som zal gedeeld worden door 8. Dan weten we al het aantal kringen voor dit type van stopcontacten. 118
C A F C A
H A N D B O E K
Daarna komen de artikelnummer van de grootverbruikstopcontacten zonder ronde haakjes omdat er geen deelbewerking moet gebeuren. De formule zou praktisch moeten uitgebreid worden met de lichtpunten en andere electrische eindpunten. Men kan nieuwe formules toevoegen, een bestaande formule wijzigen, of formules verwijderen. De lijst met formules wordt bewaard bij afsluiten van het schermpje, en kan opgeroepen worden vanuit elke offerte. Dezelfde formules kunnen vanop elke offerte berekend worden. Bij klikken op ‘Resultaat’, gaat Cafca de formule toepassen in de geopende offerte en het resultaat tonen.
Offerte aanpassen aan nieuwe prijzen en normen: Alle artikelen in de offerte worden aangepast aan dezelfde artikelen in de bibliotheek . Tijdsnormen gekoppeld aan artikelen worden naar keuze gewijzigd. Artikelnummers vergelijken met de bibliotheek:
In de kolom van de artikelnummers (zit verborgen tussen de kolommen ‘Positie’ en ‘Omschrijving’) kunnen handmatig nummers van artikelen worden ingevuld. Door op vermeld menu te drukken worden de overeenstemmende artikels of elementen opgehaald uit de bibliotheek. Dit kan worden toegepast op een leeg offerte venster of na import van een meetstaat uit Excel.
Neem volgende punten in acht: Na het eventueel wijzigen van de opgenomen posten mag deze handeling niet meer worden uitgevoerd. De wijzigingen worden dan overschreven door het origeineel uit de bibliotheek. Om te vermijden dat de tekst van een geïmporteerde meetstaat wordt overschreven dient men in de menu ‘opties’: ‘Omschrijving bib overnemen’ af te vinken. Hierbij ook rekening houden dat na het sluiten van de offerte deze optie opnieuw is aangevinkt. Verwij der posten met hoeveelheid 0: Alle posten met een ‘0’ hoeveelheid worden uit de offerte verwijderd. Deze toepassing is geschikt voor typeoffertes die eerst gekopieerd worden naar de eigenlijke offerte en overbodige posten zullen in één beweging worden verwijderd. Taal omschrijving aanpassen: Alle omschrijvingen en eenheden worden in de taal, gekozen in het tabblad ‘Algemeen’, overschreven. De omschrijving in de andere taal moet wel in de bibliotheek bestaan.
119
C A F C A
H A N D B O E K
DOORBOEKEN
Project: De offerte is goedgekeurd. Een projectnummer inclusief alle gegevens wordt toegevoegd in de projectenlijst van de module ‘projecten’. In het tabblad ‘algemeen’ van de offerte wordt de projectnummer ingevuld. De volgende functies kunnen enkel gebruikt worden als er eerst een selectie van offertelijnen wordt gemaakt. Order/werkvoorb: Enkel materiaallijst doorboeken? Mogelijkheid om door te boeken naar een bestaand of nieuw document. Neen, indien u van de offerte: - Een klantenorder wil maken. - Een werkvoorbereiding wil maken om onderaannemers op te volgen. Ja, indien u van de offerte een werkvoorbereidingsdocument wil maken om materiaal op te volgen. Cafca heeft order/werkvoorb.in één module gecombineerd omdat beide zelden tezamen gebruikt worden. De status per order/werkvoorb. geeft wel een onderscheid tussen de twee zodat gemengd gebruik mogelijk blijft. De klantnaam, referenties, BTW enz… worden eveneens doorgeboekt. Bestelbon leverancier: Extraheren van alle materiaalartikelen, per artikelnummer samentellen en met de kostprijs van de offerte invullen in een bestelbon. Indien in de artikelfiches een voorkeursleverancier bestaat, worden ze per leverancier in een bestelbon geplaatst. Artikelen zonder voorkeursleverancier worden geplaatst in een bestelbon . Mogelijkheid om door te boeken naar een bestaand of nieuw document. Leveringsbon: De offertelijnen worden één op één met eenheidsprijzen doorgeboekt, incl. de klantgegevens. Factuur: De offertelijnen worden éen op één met eenheidsprijzen doorgeboekt, incl. de klantgegevens, mogelijkheid om door te boeken naar een bestaand of nieuw document. Werkbon: U krijgt de vraag ‘Enkel materiaallijst doorboeken’, werkbon wordt automatisch aangemaakt. BEELD
Toon alle kolommen: Alle beschikbare kolommen weergeven. Terug naar standaardgrid: Kolommen kunnen naar een andere plaats gesleept worden, alsook smaller of breder gemaakt. Deze functie herstelt de kolommen naar de oorspronkelijke staat. OFFERTELIJNEN
Al deze functies komen nogmaals voor in de iconenbalk of via rechtermuisklik en zijn eerder in deze handleiding beschreven.
120
C A F C A
H A N D B O E K
Al deze functies komen nogmaals voor in de iconenbalk of via rechtermuisklik en zijn eerder in deze handleiding beschreven. OPTIES
Omschrijvingen bib overnemen: Uitvinken in dit geval: Indien een meetstaat met zijn omschrijvingen in de offertelijnen werd ingevuld en nadien worden de artikelen en elementen uit de bibliotheek per lijn geselecteerd, dan worden de omschrijvingen van de lijn niet overschreven. Meetstaat importeren vanuit excel is een gelijkaardig geval. Automatisch post selecteren: Uitvinken betekent dat elke nieuwe offertelijn moet gestart worden met een keuze uit ‘lijntype’. Indien een doorboeking werd gedaan naar een bon, dan wordt dit geregistreerd, zodat, om fouten te vermijden, een nieuwe doorboeking niet mogelijk is. Dit kan hiermee opgeheven worden.
121
C A F C A
H A N D B O E K
PROJECTEN Opstarten van de PROJECTOPVOLGING
Belangrijke instellingen vooraf: Ga naar de module ‘Personeelsfiches’
Tabblad ‘algemeen’ Stap 1. Uw personeelslid gegevens invoeren in de module ‘Personeel’, net als zou u een personeelsregister invullen. Volgnummer, naam en personeelsregisternummer zijn verplichte in te vullen velden.
Tabblad ‘prijzen’ Stap 2. Belangrijk voor de uuringave tijdens de projectopvolging is het item 'Verkoopprijzen': • • • •
Bruto – uurloon Werkgeverstoeslag: Sectorafhankelijk, minimum 90 % - maximum 117% voor de patronale bijdragen en andere personeelskosten en 10 à 20 % voor de bedrijfskosten. Een toeslag van 120 % zou zowel uw uurkost als uw bedrijfskost moeten dekken. Loonkost per uur: Is het product van brutoloon x werkgeverstoeslag. Een bruto-uurloon van 12 € kost inclusief bedrijfskosten 26,4 €. Verkoopprijs per uur: Indien ‘werken in regie’ of ‘bijkomend te factureren’ uren. De verhouding tussen het bruto-uurloon en de verkoopprijs zou 2,48 moeten zijn. Indien het bruto-uurloon 12 € is, dan moet de verkoopprijs minimum 12 x 2.48 = 29,76 € zijn.
122
C A F C A
• •
H A N D B O E K
Kilometervergoedingen: In uw kostprijs per km en verkoopprijs per km indien in regie of de te factureren km. De km kostprijs als chauffeur (van werk naar werf) is 0.075 €, met eigen wagen 0,235 € en als passagier 0,0375 € . De km verkoopprijs is 0.4 € als chauffeur en eigen wagen maar is 0.00 € als passagier. Geef aan wat zijn normale verplaatsingswijze is: (chauffeur, passagier of eigen wagen).
Resultaat: Indien u 8 uren van ‘Jozef ‘op project ‘CAFCA’ boekt en ‘Jozef’ heeft zich 100 km als chauffeur naar de werf verplaatst, dan gebeurt het volgende: 8 x 26,4 (loonkost/uur) = 211,2 € arbeidskost op project CAFCA en 100 x 0,075 (kmkost / km als chauffeur) = 7,5 € verplaatsingskost op project CAFCA. Indien het ‘regie’ of ‘extra factureerbare uren’ (dus niet volgens offerte) zijn, dan wordt op het project ‘CAFCA’ ook 8 x 29,76 = 238,08 € als verkoopprijs geboekt en eventueel 100 x 0.4 =: 40 € als factureerbare verplaatsingsvergoeding.
Ga naar de module ‘Looncodes’
Stap 3. Maak een tabel van looncodes gelijkaardig aan die van uw sociaal secretariaat. Een tabel met goede voorbeelden is reeds aanwezig.
Belangrijk is: • Toeslag op de loonkost: (+/- % vermeerdering/vermindering op de loonkost per uur voor overuren, zaterdaguren, nachturen, ...) die werd berekend in het item 'verkoopprijzen' van het personeelslid. Indien een overuur u 30 % meer kost, kan u dat hier invullen. Indien een ziektedag u niets kost, vult u –100 % in. • Toeslag op de verkoopprijs: Die werd ingevuld in het item 'verkoopprijzen' van het personeelslid. Indien uw klant in regie voor een overuur 30 % meer moet betalen, kan u dat hier invullen. • Tijdens het ingeven van uren moet u bepalen welke looncode deze uren vertegenwoordigen. U krijgt hierdoor gedetailleerde uurlijsten gesorteerd per looncode om loonsberekeningen te doen. De looncodes bepalen ook of een uur minder of meer dan de standaard loonkost is, wat belangrijk is voor de nacalculatie of regiebonnen. • Zet de overuren steeds achter de gewone werkuren. Bij ingeven van prestaties via een uurrooster worden uren die het uurrooster overschrijden automatisch op de volgende looncode geboekt.
123
C A F C A
H A N D B O E K
Ga naar de module ‘Contracten’
Stap 4. Indien de standaard verkoopprijs per uur voor bepaalde klanten of activiteiten afwijkt, kunnen de tarieven per personeelslid in de module 'Contracten' per contract gedefinieerd worden.
124
C A F C A
H A N D B O E K
Deze instellingen geven u de mogelijkheid om een ander uurtarief te vragen als u alarminstallaties doet of weer een ander tarief als u voor klant ‘Edibo’ werkt. Ga naar de module ‘uurrooster’
Stap 5. Vul verschillende uurroosters in. Bij ingeven van uren van de gehele week, kan een uurrooster gekozen worden, zo u niet onnodig van … uur tot ….uur moet invullen. Indien het einduur het normale overschrijdt wordt het saldo op een volgende looncode geboekt. Stel dat een einduur 18:30 u is geworden, zal 1 uur als looncode 101 overuren geboekt worden.
Ga naar de module ‘Arbeid’ (Commercieel)
Stap 6. Vul uw arbeidsartikelen in. Combineer de looncategorie met een activiteit. Dit wordt belangrijk als u rendementen tussen de calculatie en de uitvoering (project) wil vergelijken en het volume aan uren per project wil indelen in x uren ongeschoolde arbeider (metserdienen), y uren geoefende arbeider (hulp metser), z uren geschoolde arbeider (metser – bekister – ijzervlechter) . 125
C A F C A
H A N D B O E K
Ga naar module ‘Instellingen’
Stap 7. Nuttig! Definieer uw werkomschrijving voor de gepresteerde uren. Begeef u naar de module ‘onderhoud’, ‘codes’, type codewaarde ‘arbeidsomschrijving’. Vul een aantal vaste werkomschrijvingen in. Werkomschrijvingen maken deel uit van urenlijsten of regiebonnen.
Ga naar Projecten
Stap 8. Maak uw projectnummers. Vul alle gegevens van het project zo volledig mogelijk in. Indien voor het project een offerte werd goedgekeurd, kan u eerst de offerte openen en dan via ‘doorboeken project’ automatisch een projectnummer creëren.
Belangrijk: Vul de gegevens in de flap ‘diverse waardes’ zo volledig mogelijk in. Deze informatie komst steeds terug tijdens het invullen van materialen en uren. Bij het doorboeken van bestelbonnen of voorraadartikelen naar een project, worden deze waardes ook gehanteerd. 126
C A F C A
H A N D B O E K
De flap ‘meer info’ is belangrijk indien het project aan vorderingsstaten wordt gekoppeld.
Ga naar module ‘Beheer prestaties’ en ‘Verkorte ingave’
Tijdens ingeven van uren (hetzij in 'beheer prestaties', hetzij in 'verkorte ingave') moet u steeds een personeelslid, een datum, een projectnummer, aantal uren en looncode opgeven. CAFCA zal steeds de werkelijke loonkost per gekozen werknemer berekenen, alsook de km kost en vermenigvuldigen met zijn gepresteerde uren/km. Deze berekende tarieven zijn noodzakelijk voor een correcte berekening van de totale kostprijs (nacalculatie). Belangrijk! VALIDATIE Vergeet niet tijdens de uuringave de uren een validatie te geven! Aan de hand hiervan wordt aangegeven of de gepresteerde uren volgens offerte, in regie, niet productief, onderhoud, garantie of andere zijn. Indien u als validatie 'regie' of 'onderhoud' heeft gekozen, komt er een vinkje 'te factureren'. Dit wil zeggen dat de uren bijkomend te factureren zijn en dus niet binnen de aanneming of totaalprijs (offerte, niet productief, garantie, ...) vallen. De validatie is noodzakelijk als u de verkoopprijzen van de uren wil kennen. Resultaat: 1. Steeds inzicht in de kostprijs 'Arbeid' van elk project (via ‘inlichtingen’). 2. Vergelijking tussen de calculatie en het project (via ‘inlichtingen’). 3. Inzicht en afdruk in (bijkomend) te factureren uren (zie ‘Lijsten, Regiebon’). 4. Gedetailleerde uur verantwoording aan personeel en klanten (zie ‘Lijsten’). 5. Kant-en-klare lijst voor loonsberekening.(zie ‘Verkorte urenlijst’).
Volg deze stappen en al snel bent u een stapje voor... Verkorte ingave van uren en materialen
Deze module werd gemaakt om de invoer van materialen en uren dag per dag te doen en niet gespreid over verschillende. Het invoerscherm is ook vereenvoudigd. Deze module laat u toe om tijdens de invoer snel te wisselen tussen de verschillende projecten. De ene dag zit personeelslid X op project Y en Z, de andere dag weer op project A en B. 127
C A F C A
H A N D B O E K
Deze module is ook voorzien om de personeelsleden zelf invoer te laten doen. De modules ‘Invoer MMOD’ en ‘Invoer prestaties’ doen eigenlijk hetzelfde, maar zijn meer geschikt voor ingaves per project over meerdere dagen of één volledige week. De boekingen die via ‘Vereenvoudigde Ingave’ worden gedaan, zijn na ‘boeken’ zichtbaar in de tabellen van ‘Invoer MMOD’ en ‘Invoer Prestaties’. Een aantal velden worden automatisch ingevuld indien ze reeds werden bepaald in de module ‘Projecten’ onder de mappen ‘meer info’ en ‘diverse waarden’.
Werknemer: In de combobox kiest u de gewenste werknemer. Datum: Datum van uitvoering. heeft u een duidelijker Project: Kies hier het juiste project waarop de uren moeten geboekt worden.Met overzicht van de lopende projecten. Documentnr.: Nummer van uw document waarop de uren geschreven staan. Van – Tot: Beginuur 1 tot einduur 1 (bvb ’s morgens t/m middag) 7:30 t/m 12:00. Van – Tot: Beginuur 2 tot einduur 2 (’s middags t/m ’s namiddags) 12:30 t/m 16:00. Totaal aantal uren: Wordt berekend volgens bovenvermelde ingave of kan rechtstreeks ingevuld worden door het bolletje zwart te maken. Totaal aantal km: Indien uw personeelslid km-vergoeding krijgt, wat reeds opgenomern werd in de module ‘personeel’ of het project is in regie waarbij u km vergoeding wil factureren (ook reeds bepaald in module ‘personeel’). Chauffeur, Passagier of Eigen wagen. De tarieven en C, P of E werden ook reeds bepaald in module ‘personeel’. Indien de uren moeten gefactureerd worden of in een regiebon opgenomen. De tarieven werden ook gedefineerd in de module ‘Personeel’ of in ‘Contract’. Als ‘Regie’ niet wordt aangevinkt, worden de uren default als ‘Volgens offerte’ en enkel de kostprijs per uur bewaard. ‘Te factureren’ kan u uitvinken indien het wel een regie- of bijkomend werk is, maar niet doorgefactureerd mag worden en dus enkel een kost is. Looncode: Gewone werkuren, overuren, zaterdaguren, zondaguren, ziekte, toegestane afwezigheid, …. Deze tabel werd opgebouwd in module ‘personeel’, item ‘looncodes’. In deze tabel kan u ook de toeslag in % op de loonkost/u (zie ‘personeel’, ‘prijzen’) en de verkoopprijs/u (zie ook ‘personeel’, ‘prijzen’) bepalen. Voorbeeld van een tabel: 128
C A F C A
H A N D B O E K
Arbeidscode: Deze tabel wordt gemaakt in de module ‘commercieel’, ‘Arbeid’. Dit zijn de soorten arbeid die uw bedrijf verricht: werkuren metser, werkuren diender, werkuren engineer, werkuren werf, werkuren atelier, …. Deze arbeidscodes worden als middelen gebruikt in uw calculaties en hebben elk hun eigen gemiddelde kostprijs. In bepaalde nacalculatie-afdrukken kan u zien hoeveel uren per arbeidscode gepresteerd zijn en kan dit vergeleken worden met uw calculatie. De volgende stap is een rendementsvergelijking tussen calculatie en uitvoering (anders gezegd: project) . Werkomschrijving: Een tabel met korte omschrijvingen wat ze tijdens die uren hebben gedaan. Deze omschrijvingen worden afgedrukt in prestatielijsten en regiebonnen. Contract: Zie module ‘projecten’, item ‘contracten’. In de module personeel hebt u per werknemer een vaste verkoopprijs per uur staan. Indien u een klant (of meerdere) waarmee u voor de regiewerken een speciaal tarief heeft afgesproken, dan kan dit via ‘contracten’. U geeft elk contract een naam, selecteert de mogelijke werknemers die voor die klant kunnen werken en geeft per werknemer een uurtarief in. Het uurtarief kan ook % verhoogd of verlaagd worden naargelang de uurcode zoals overuren, ploegstelsel, zaterdaguren… Kies het juiste contract, klik aan dat het om regie-uren gaat en het afgesproken tarief wordt toegepast.
Verzamelfacturatie
Dit programmadeel laat ons toe om vanuit een overzichtslijst van te facturen MMOD, prestaties en verplaatsing de nodige facturen te genereren. Al de lijnen die men wenst verzameld te zien, dienen op een project te zijn geboekt. Het project kan een regie werk omvatten, of kan een werf bevatten die via een offerte is ontstaan, maar waar er extra werk in regie is toegevoegd. Eveneens kan het gaan om een verzamel project waarop bv alle onderhoudswerken van een bepaalde periode zijn geboekt.
Met de filter kan men zeer nauwkeurig een selectie bepalen van de ‘te factureren’ lijnen.
129
C A F C A
H A N D B O E K
Alle lijnen die zijn ingeboekt als ‘Te factureren’ worden getoond. Lijnen die reeds naar een factuur zijn doorgeboekt staan ter controle vermeld met de nummer van de factuur waarop ze voorkomen. Deze lijnen staan echter niet aangevinkt en kunnen ook niet meer worden doorgeboekt. ‘Doorboeken’ zal een factuur per klant aanmaken met de volledige detail van de boekingen. Indien er meerdere projecten voor één klant aanwezig zijn en deze dienen per project een aparte factuur te krijgen, dient men dit op te lossen door eerst in de filter deze projecten één voor één af te handelen. Achteraf kan men de resterende documenten in één maal laten genereren. Verzamelprojecten opstellen doet men door een projectnaam te kiezen en in het veld van de relatie een willekeurige tekst in te geven die niet gebonden is met de relatie tabel. In de werkbon of verkorte ingave kan men verschillende relaties koppelen aan één verzamel project. In verkorte ingave zijn hiervoor zowel bij ‘materialen’ als bij ‘uren’, een ‘klant’ veld toegevoegd.
Lijsten: afdrukken regiebon
Afdrukken van t/m Materialen
0 Volgens ingave (2) 0 Per artikelnummer samentellen (3)
Uren
0 Volgens ingave (4) 0 Per personeelslid samentellen (5) 0 Per datum samentellen (6) 0 Per looncode samentellen (7) 130
C A F C A
H A N D B O E K
0 Per uurcode samentellen (8) Verplaatsing (9)
0 Volgens ingave 0 Per personeelslid samentellen 0 Per datum samentellen 0 Alles samentellen
Lay-out afdruk:
<standaard bedrijfsgegegens licentiehouder> REGIEBON
Bedrijfsnaam Straat + nr Landcode Postcode Gemeente
Projectadres:
Tel: Fax: Pojectleider: Munt: Werken uitgevoerd tussen tot en met Datum Totaal 06-02-2001 841,10
Referentie
Omschrijving
Aantal EH
02-667-05
Schakelaar 1 P 10A
NIKO 06-02-2001 01125689714587 Automaat 12V 25A 2 VYNCKIER 06-02-2001 Jef Bijnens (uurcode-omschrijving) 10000 (looncode omschrijving) 8:30-12:00 12:30-17:00 06-02-2001 Verplaatsing 100
Totaal materiaal : Totaal werk Totaal verplaatsing :
10
Stuk
Stuk
2000,00 8
Km
Eenheidsprijs
Uur
15
168,22
4000,00 1250
1500
:
Algemeen totaal :
(1) Een regiebon afdrukken gaat altijd over verkoopprijzen, zowel voor de materialen, uren, als km van alle boekingen die ‘te factureren’ staan in ‘beheer MMOD’ en ‘Beheer prestaties’ van een project. (2) Volgens ingave: Afdrukken van elk record gesorteerd volgens uitvoerdatum. (3) Alle artikelen met dezelfde artikelnummers en dezelfde eenheidsprijs samentellen: De blanco artikelnummers nooit samentellen. (4) Volgens ingave: Afdrukken van elk record gesorteerd volgens uitvoerdatum. (5) Per personeelslid samentellen: Alle uren met dezelfde looncode, dezelfde uurcode en dezelfde verkoopprijs/uur van hetzelfde personeelslid samentellen. (6) Per datum samentellen: Alle uren met dezelfde looncodes, dezelfde uurcode en dezelfde verkoopprijs/uur van dezelfde uitvoerdatum samentellen. (7) Per looncode: Alle uren met dezelfde looncodes en dezelfde verkoopprijs/uur samentellen. (8) Per uurcode: Alle uren met dezelfde uurcode en dezelfde verkoopprijs/uur samentellen. (9) Zelfde als uren maar met verkoopprijzen per km. 10) Houd er rekening mee dat de verkoopprijs per uur of km van de ene dag op de andere kan veranderen. Dus dit dient in de uuropvolging bewaard.
131
C A F C A
H A N D B O E K
MAGAZIJN (VOORRAAD) Volgende punten zijn belangrijk in de voorraadmodule: -
-
Alle artikelen die in voorraad worden opgenomen, moeten aanwezig zijn in de module ‘commercieel’, item ‘materialen’. Indien de artikelen fel verspreid zijn over verschillende catalogi, is het nuttig een bijkomende catalogus te creëren waarin al uw courante artikelen staan. Hierin mogen gerust artikelen zitten die niet in voorraad zullen opgenomen worden. Voor deze actie verwijzen wij naar de handleiding ‘bibliotheek’. Zulk een catalogus is ook nuttig voor uw calculaties of andere commerciële documenten. Bijboeken kan in de voorraadmodule zelf gebeuren of via ‘bestelbon leveranciers’. Afboeken kan in de voorraadmodule zelf gebeuren of via ‘leveringsbonnen’ of ‘projectopvolging’. Er kan ook van een project terug naar de voorraad geboekt worden. Voorraad kan op verschillende locaties beheerd worden.
Locaties
Als eerste stap bewaren we alle mogelijke locaties met onderverdelingen (‘plaatsen’) in het scherm ‘Locaties’. Een eerste locatie is ‘HOOFDMAGAZIJN’. We kruisen dit aan als zijnde ‘Standaard locatie’.
Voor elke locatie (magazijn) kunnen meerdere plaatsen ingegeven worden om elk artikel precies te kunnen lokaliseren. Voorbeeld: Hier geven we 4 plaatsen voor locatie HOOFDMAGAZIJN in, namelijk HANGAAR, KOER L, KOER M en KOER O.
132
C A F C A
H A N D B O E K
Voorraadoverzicht: invoeren van de voorraad.
U krijgt normaal een blanco tabel die moet gevuld worden met artikelen die in het magazijn moeten. Welk zijn de achtereenvolgende stappen om de voorraadlijst te vullen? 1. 2.
Druk op ‘nieuw artikel’ . Selecteer het gewenste artikel uit één van de materiaalcatalogi na het selectiescherm voltooid te hebben. Het artikel moet dus in de bibliotheek bestaan. 3. Het artikel wordt met volgende gegevens in de voorraadlijst toegevoegd: zie volgend scherm. 4. Artikelnummer, catalogus en groep: Zoals deze voorkomt in de catalogus. Deze kan niet gewijzigd worden. 5. EAN-code: Barcodenummer. Dit nummer vindt u terug op de verpakking, juist onder de barcode. Aan de hand van dit nummer kan later het artikel via een barcodelezer opgeroepen worden. 6. Omschrijving, eenheid, kostprijs en fabrikant: Zijn gegevens die uit de catalogus komen. De kostprijs kan wel gewijzigd worden zonder ze in de bib te wijzigen. 7. Leverancier: Kies hier een leverancier waar het artikel is aangekocht. De automatische bestellijsten worden ook a.h.v. deze leverancier gemaakt. 8. Opmerking: Vrije tekst. 9. Aantal voorraad: Vrije + gereserveerde voorraad. 10. Vrije voorraad: Voorraad wat nog gereserveerd of uitgeboekt kan worden. voorraad: Te bewaren voorraad voor klanten Indien11. een Gereserveerde order naar een leveringsbon wordt of projecten. De gereserveerde voorraad wordt manueel of doorgeboekt, alle artikelen waarvoor een via worden ‘werkvoorbereiding’ verhoogd.
reservatie werd gedaan, de gereserveerde hoeveelheden verlaagd. Kan ook manueel verlaagd worden. 12. Te bestellen: indien er meer nodig is dan in vrije voorraad, wordt het saldo in ‘te bestellen’ geplaatst. 13. In bestelling: aan de hand van alle bestelbonnen leveranciers wordt opgemaakt hoeveel van dit artikel nog geleverd moet worden (som van alle backorders van dit artikel). Minimum: minimale voorraad. Indien enkel de min voorraad wordt ingevuld, zal enkel tot de min voorraad besteld worden, rekening houdend met de bestelhoeveelheid.
12. In bestelling: Hoeveel zijn er volgens de bestelbonnen nog in bestelling, rekening houdend met de reeds geleverde (doorgeboekte) hoeveelheden. 13. Te bestellen (prj): Hoeveel moeten er besteld worden voor de projecten volgens de order/werkvoorbereidingsmodule. 14. Minimum: Minimaal steeds in stock. In ‘lijsten’ in module ‘magazijn’ kan een minimumstocklijst afgedrukt worden, dwz alle artikelen waarvan een minimale hvh bestaan en eronder zitten. 15. Maximum: Maximale voorraad. Via de knop ‘bestellingen’ vovenaan wordt een bestelvoorstel tot de max voorraad gedaan. 16. Bestelhoeveelheid: Minimale bestelhoeveelheid. Het bestelvoorstel houdt hiermee rekening.
(zie bovenaan scherm). Volgende stap is het wijzigen van de voorraad hoeveelheid. Begeef u eerst naar het artikel in de voorraadlijst. U kan hiervoor ook de filter knop gebruiken. Wijzigen voorraad via
Dan de knop
‘Wijzigen voorraad’. Vul de hoeveelheid in die we in voorraad nemen.
Deze knop kan u automatisch oproepen via de + of – toets. 133
C A F C A
H A N D B O E K
Via ‘Details’ kunnen een aantal data mee bewaard worden. Bron: Vanwaar komt het artikel? Leverancier, bonnummer en datum. Uitvoeringsdatum: Datum van inboeking. Projectnummer: Kies het project indien het artikel terugkomt van een werf. Het artikel wordt in ‘beheer MMOD’ tegengeboekt.
Boeken op een project
Als een artikel uit voorraad wordt gehaald en verbruikt voor een project, zet dan een min (-) teken voor het aantal en kies als doel het project. De hoeveelheid die u hier boekt, zal automatisch in mindering gebracht worden in de voorraad en geboekt in beheer MMOD.
134
C A F C A
H A N D B O E K
Wijzigen naar een andere locatie
Kies het artikel uit de voorraadlijst waarvan een aantal van locatie moet wijzigen, bijvoorbeeld van het hoofdmagazijn naar een camionette:
Reserveren van artikelen
Met de knop
Reservaties kunnen we materiaal reserveren voor een project. Met ‘nieuw’ kunnen we een project selecteren en de gewenste hoeveelheid te reserveren, inclusief de periode van reservatie (nuttig voor het materieel). Indien het artikel nadien moet doorgeboekt worden naar Beheer MMOD, gebruikt u hiervoor deze knop. Via wijzigen en verwijderen kunnen reservaties gemanipuleerd worden. Opmerking: In ‘Verwerking’ onderaan de module magazijn, kan u in één beweging alle gereserveerde artikelen voor een project ophalen. Zo hoeft u niet per artikel de reservaties te controleren.
135
C A F C A
H A N D B O E K
Bestellen van artikelen onder minimumvoorraad
U kan CAFCA automatisch bestelbonnen doen genereren van artikelen onder minimumhoeveelheid. Dit kan bij de voorkeurleverancier van elk artikel of door de leverancier die u nu kiest op het bestelscherm. Bestelhoeveelheid is maximumhoeveelheid – huidige voorraad. Deze bestelhoeveelheid kan u achteraf nog in de bestelbonnen aanpassen.
Overzicht mutaties (bewegingshistoriek)
Open dit scherm om een chronologisch overzicht te zien van alle voorraadbewegingen die met een bepaald artikel zijn uitgevoerd.
Lijsten
Overzichtslijsten zijn voorzien van: 1. Huidige voorraad. 2. Huidige voorraad en kostprijzen (=inventaris). 3. Artikelen onder minimum voorraad (bestelvoorstel). 4. Over maximum voorraad.Alle artikelen die max hoeveelheid hebben overschreden. 5. Tellijst. 6. Liquidatielijst (artikelen waarvan hoeveelheid 0 is). Vóór afdruk kan eerst de filter ingeschakeld worden.
136
C A F C A
H A N D B O E K
Samenvatting: 1. Creëer locaties en plaatsen. 2. Creëer voorraadartikelen op het scherm ‘Voorraadoverzicht’ met de knop ‘Nieuw Artikel’. 3. Plaats effectief in voorraad voor een bepaalde locatie met de knop ‘Wijzig voorraad’. 4. Boek in module ‘Projecten’, ‘Invoer MMOD’ als het artikel verbruikt wordt en de voorraad vermindert. 5. Genereer automatisch bestelbonnen voor artikelen onder de minimumvoorraad. 6. Vraag een overzicht van de historiek op met ‘Overzicht Mutaties’. 7. Overzichten op papier verkrijgt u via de knop ‘Lijsten’.
Verwerking
Dit scherm is ontwikkeld om naast het scherm ‘Overzicht voorraad’ eveneens de voorraad te verwerken, maar met volgende voordelen: -
Artikelen kunnen in blok verwerkt worden ipv stuk per stuk: van voorraad naar project en vice versa en van locatie naar locatie en dies meer. Gegevens kunnen onmiddellijk uit bestelbonnen of reservaties gelezen worden. Gescande data kunnen uit barcodescanners gelezen worden. We hebben momenteel een standaardinterface gemaakt voor volgende type draadloze scanner: Symbol ……… Het uitlezen van de opgeslagen data van een barcodescanner is niet voor alle toestellen conform. Dit moet per model bekeken worden en is een meerkost voor het maatwerk dat we dienen te maken. Barcodescanners met een kabel zouden in principe steeds moeten werken.
Verklaring der woorden, iconen en velden:
Nieuw: 137
C A F C A
H A N D B O E K
Het bibliotheekzoekscherm wordt getoond. Let op: Men zoekt niet in de voorraadlijst, maar wel in de bibliotheek.
Men kan snel alle artikelen die wél in voorraad zijn filteren: Een vinkje naast ‘voorraad’ plaatsen, wat betekent dat enkel de artikelen uit de bibliotheek waarbij in de artikelfiche het vinkje ‘voorraad’ aanstaat, worden getoond. Om dit in één beweging uit te voeren, dient u de functie in het scherm ‘overzicht voorraad’, ‘acties’, ‘matchen’ te gebruiken. Zie afbeelding.
Een filter van alle artikelen uit de bibliotheek die in voorraad zijn.
Selecteer één artikel:
138
C A F C A
H A N D B O E K
Vul het aantal eenheden in en vervolgens ‘OK’. De lijn wordt toegevoegd in het verwerkingsscherm. Indien alle artikelen in de tabel staan, kiest u de knop ‘verwerken’ en het doel (waar moeten de artikelen naar toe?):
-
Naar een andere locatie in de voorraad: De voorraad wordt verplaatst naar een andere locatie. Naar een projectreservatie: De vrije voorraad wordt verminderd met de gereserveerde voorraad. Naar een project (beheer MMOD): De vrije voorraad wordt verminderd en de artikelen worden toegevoegd in de ‘beheer MMOD’ lijst.
139
C A F C A
H A N D B O E K
Met deze icoontjes kan u gegevens van de bestelbon, barcodescanner en voorraadreservaties ophalen.
Ophalen van artikelen volgens een bestelbon (na keuze van project en bestelbon). Ophalen van gegevens uit een draadloze barcodescanner met geheugen (wanneer Symbol P360 draadloze scanner in de sokkel steekt). Ophalen van gereserveerde artikelen voor een project. (na keuze van het project). Ophalen van materiaallijst volgens offerte (na keuze van het project). Exporteren van de tabel naar Excel, om te printen of verdere bewerking naar etiketten toe. Brongegevens: waar komen de gegevens vandaan? Bron: Een keuzetabel uit - Bestelbon -> Er komt een levering binnen en we willen deze checken aan de hand van de reeds gemaakte bestelbon. - Project -> Er komen artikelen terug van een project. - Voorraad -> We gaan artikelen uit de voorraad verwerken. - Leverancier -> Er komt een levering van een leverancier binnen waarvoor geen bestelbon gemaakt is. Leverancier: Een keuzetabel van leveranciers (lees: ‘alle relaties waarvan het vinkje ‘leverancier’ aanstaat’). Indien de bron ‘bestelbon’ is, dan kiest u de betreffende leverancier. Voorraadlocatie: Indien de bron ‘voorraad’ is, dan kiest u de voorraadlocatie waaruit de artikelen komen (voorraadlocaties worden in de module ‘magazijn’, ‘locaties’ gezet). Projectnummer: Indien de bron ‘bestelbon’ of ‘Project’ is of er zijn reservaties voor een project, dan kiest u het corresponderende projectnummer. Documentnummer: Bestelbonnummer. Indien u een leverancier gekozen hebt, kan u kiezen uit een lijst van bestelbonnen indien er als bron ‘bestelbon’ geselecteerd werd. Indien er een leverancier werd geselecteerd, worden enkel de bestelbonnen van die leverancier getoond. Plaats: Indien u een locatie kiest, kan supplementair de plaats in het magazijn geselecteerd worden. Documentdatum:: Datum van de bon. Datum: Uitvoeringsdatum (lees: datum boeking naar bvb een project). Kies vervolgens één van deze icoontjes om de gegevens op te halen. De tabel wordt automatisch ingevuld.
Praktische voorbeeld: Er komt een levering binnen van een leverancier (bijvoorbeld ‘Cebeo’) om de voorraad aan te vullen. Bron=bestelbon Leverancier=Cebeo Document=bestelbonnummer. We klikken nu op het icoontje ‘bestellingen’ en alle artikelen uit de bestelbon worden ingelezen. Zie het resultaat op de volgende pagina…
140
C A F C A
H A N D B O E K
We controleren of de gegevens juist zijn (controle bestelling – levering). Indien niet, dan zetten we de niet geleverde hoeveelheid in backorder DOOR TE DUBBELKLIKKEN OP HET ARTIKEL.
Dit scherm kan ook gebruikt worden om de EAN code van het artikel in te tikken of via de barcodescanner in te lezen (EAN code is de barcodenummer). Nadien kan het artikel gemakkelijk met de barcodescanner uit de voorraadlijst geselecteerd worden. Alles correct afgepunt, dan gaan we deze artikelen boeken en drukken op de knop ‘Verwerken’ onderaan.
141
C A F C A
H A N D B O E K
We doen dit artikel per artikel waardoor we de te verwerken hoeveelheid nog kunnen wijzigen of... We doen dit ineens voor alle artikelen (zet eerst de backorders juist!) via een multiselect (klik op de eerste lijn en shift-klik op de laatste lijn). Indien het gewoon in de voorraadlijst moet, dan klikken we ‘voorraad’. De standaardlocatie zal automatisch ingevuld worden, maar is te wijzigen. Supplementair kan de plaats in het magazijn gekozen worden. Indien alles direct gereserveerd wordt voor een project, dan selecteren we het gewenste project. De artikelen worden eveneens geboekt in de voorraadlijst, maar niet in de vrije voorraad maar als gereserveerde hoeveelheid inclusief de corresponderende projectnummer. Zie volgende pagina….
142
C A F C A
H A N D B O E K
Ziehier de acties:
Enkel op ‘OK’ klikken en alle artikelen met een hoeveelheid minus backorder worden in de voorraadlijst verhoogd. Indien het artikel nog niet aanwezig is, wordt het automatisch aangemaakt. Bovendien wordt de bestelbon in de module ‘bestelbonnen leverancier’ afgepunt met ‘doorgeboekt naar voorraad’ en de backorders worden er ingevuld. In de bestelbonnenlijst zal ze in het rood staan als niet volledig afgewerkte bon. Druk op ‘OK’ en we krijgen dit:
Alle hoeveelheden werden verwerkt in de voorraad en de backorders in de bestelbon ingevuld. De corresponderende bestelbon ziet er nu zo uit:
143
C A F C A
H A N D B O E K
Indien de volgende deellevering binnenkomt, doen we het volgende: In ‘Voorraad, Verwerking’ opnieuw de bestelbon selecteren en gegevens ophalen. We verwerken nu wel lijn per lijn!!! We stellen onze backorder opnieuw in (dubbelklik op de lijn) om door te geven aan onze bestelbon zo daar ook de backorder aangepast wordt.
144
C A F C A
H A N D B O E K
Klik op ‘Verwerken’ en vul de juiste te verwerken hoeveelheid en locatie in en dan op ‘OK’.
De backorder van dit artikel werd eerst op 0 gezet om door te geven aan de bestelbon. In principe is de bestelbon volledig afgewerkt. De aankoper ziet in de bestelbonnen dat alles geleverd is en de voorraad is opnieuw aangevuld. Boeken naar een project: Artikelen die voor een project besteld zijn en niet eerst in de voorraad moeten, kunnen via één van de bronnen (bestelbon, barcodescanner, reservaties) opgehaald en meteen doorgeboekt worden naar ‘beheer MMOD’ (in de module projecten). Er gebeurt dan geen voorraadbeweging, tenzij het voorraadreservaties zijn.
145
C A F C A
H A N D B O E K
VORDERINGEN Volgende stappen moet u volgen om een vordering te maken. 1) U vertrekt altijd vanuit een project waaraan u de desbetreffende offerte(s) gekoppeld hebt. U kan een offerte basis – meerwerk – extra werk hebben. Dit bepaalt u al op projectniveau bij offertes/deelprojecten (zie figuur).
Rechts kiest u de ‘toe te wijzen’ offerte en onderaan duidt u aan welk type dit is (basis-meerwerk-extra werk). Links ziet u de toegewezen offertes. Van deze offertes kan men een vordering maken. 2) Herzieningen Ook op projectniveau moet u al ingeven of men een herziening wil toepassen op de vordering of niet. Dit doet u op het tabblad ‘Meer Info’ via de kop Herzieningsformules en coëfficiënten.
U verlaat dit scherm met OK (ook bij ‘geen’) en bewaart het project! Als u een herziening wil gebruiken, zorg er dan ook voor dat de coëfficiënten hier al ingevuld zijn. 3) Vorderingen 146
C A F C A
H A N D B O E K
U gaat naar de module ‘vorderingen’ en klikt op ‘Nieuw’. Bovenaan duidt u het project aan. Onderaan worden de lijsten opgevuld met de offertes die toegewezen zijn aan dit project. U hebt nu de keuze om de vordering te maken van één of meerdere offertes door ze aan te duiden en via het pijltje naar beneden te verwijzen. De offertes die u onderaan in de lijsten ziet, zijn gekopieerd naar de vordering. Vanaf dan zullen de wijzigingen in de offerte ook niet meer overgenomen worden in de vordering.
U ziet hier dat de basisofferte wel is gekopiëerd, de meerwerkofferte nog niet. In de tabbladen projectgegevens, meer info en vaste waarden, vindt u alle gegevens terug die reeds ingevuld waren in uw project. Ze zijn informatief en kunnen hier dus niet veranderd worden. Enkel bij ‘vaste waarden’ kan u nog een procentuele aftrek (korting) ingeven die op het einde van elke vordering mag ingehouden worden.
U bewaart dit en gaat verder via de knop ‘Vorderingen van dit project’. U komt nu op de overzichtslijst van alle vorderingen die u al gemaakt hebt voor dit project. TIP!! Na het aanmaken van het project kan u in de toekomst naar het volgende scherm gaan met de knop ‘overzicht vorderingen’ op het eerste scherm en moet u niet meer via dit detailscherm passeren. 4) De eigenlijke vordering U klikt op ‘Nieuw’ om de eerste vordering aan te maken. Op het tabblad ‘Algemeen’, krijgt u terug uw projectgegevens te zien. De opmaakdatum krijgt de datum van vandaag maar kan men aanpassen. Onder de zwarte lijn vult u de begindatum en einddatum van deze vordering in. Cafca berekent dan het aantal werkdagen. U kan hier zelf nog weerverlet / schorsing / verlofdagen / diversen bijzetten zodat u onderaan het aantal effectief gewerkte dagen te zien krijgt. 147
C A F C A
H A N D B O E K
Op het tabblad ‘Gegevens’ ziet u dan de offerte terug. De bedoeling is dat u per vordering gaat zeggen hoeveel er in het TOTAAL al uitgevoerd is. Dit vult u in bij ‘uitgevoerd’ of ‘%uitgevoerd’. De kolommen #huidig en #vorig worden door CAFCA berekend en kan u dus niet zelf ingeven. Vergeet niet om tussentijds te bewaren! Op het tabblad ‘Herzieningen’ ziet u de gekozen herziening (of niets bij geen herziening) en klikt u op de knop. U kan hier dan de coëfficiënten van deze maand invullen en op de knop ‘bereken’ klikken. Het laatste tabblad ‘Totalen’ geeft u een overzicht van zowel de basisofferte als meerwerk en extra werk (indien aanwezig). U krijgt een overzicht van alle mogelijke totalen. Wanneer u de berekening wil laten uitvoeren klikt u ofwel op de diskette om te bewaren ofwel op het kleine grijze knopje rechtsboven.
Wanneer de vordering klaar is kan u ze uiteraard afdrukken. U hebt de mogelijkheid tussen volgende afdrukken: U duidt altijd het type vordering aan want deze worden nooit samen op 1 lijst afgedrukt. De detailafdruk geeft een overzicht van alle lijnen met de prijzen en aantallen. U kan hier kiezen voor ‘alle posten’ of ‘veranderde posten’. Bij de tweede mogelijkheid geeft hij de posten die nog niet aangepast zijn niet weer. Voorblad is een titelblad voor uw bundel. Het totaaloverzicht van de huidige vordering geeft de eindtotalen met eventueel de berekening van de herziening. Het totaaloverzicht alle vorderingen geeft een overzicht van alle vorderingen voor dit project tot op dit moment. U krijgt hier enkel de eindtotalen + herziening te zien. De verletstaat geeft het totaal van alle data weer. De schuldvordering is een tekstdocument met het totaal te betalen voor deze periode. !! Afhankelijk van het type vordering dat u aanduidt, worden hier wel de basis, meerwerken en extra werken samengeteld.
5) Zolang u geen volgende vordering maakt kan men de laatste vordering nog terug openen en aanpassen. Wanneer u een nieuwe vordering maakt krijgt u volgende vraag: 148
C A F C A
H A N D B O E K
Indien u ‘ja’ zegt wordt de eerste vordering afgesloten en de 2de aangemaakt. U kan nu de eerste niet meer openen, enkel afdrukken. TIP!!! Wanneer u toch nog wijzigingen wil aanbrengen in de eerste vordering maar deze is afgesloten, maak dan een fictieve 2e, bewaar deze en verwijder terug. Men kan dan de eerste vordering terug openen.
149
C A F C A
H A N D B O E K
SERVICE & ONDERHOUD Deze module kan worden ingezet voor iedere branche waarbij op regelmatige basis een interventie moet gebeuren om de geleverde goederen in een perfect werkende staat te houden. Voorbeelden: Onderhoud van een alarminstallatie, een verwarming installatie, een koelinstallatie…… Het beheren van al uw service- en onderhoudsafspraken. Waarbij in het onderhoudscontract alle gegevens eigen aan gebruiker en zijn installatie waarop het onderhoud dient te gebeuren, worden gebundeld. Werkopdrachten worden volgens een voorop gesteld patroon vastgelegd in een tabel ‘OH beurten’ van waaruit op gepaste tijden werkbonnen worden aangemaakt. Deze werkbonnen bevatten de opdracht omschrijving en de eventueel vervangen materialen. Tijdens de interventie kunnen extra materialen en prestaties worden geregistreerd. Ook facturen kunnen voor het standaard onderhoud gebeuren op voorhand worden aangemaakt. Eventueel extra materialen en prestaties kunnen achteraf op deze facturen vanuit de werkbon worden toegevoegd. Eventuele verschuivingen in de data van de OH beurten kunnen worden aangepast en doorgevoerd naar de volgende voorziene beurten.
Overzichtslijst
Met de filter kunnen niet alleen contracten geselecteerd worden op basis van de klantgegevens maar is er ook mogelijkheid om te selecteren op basis van de geïnstalleerde componenten.
Filteren op klant gegevens.
Filteren op periode Filteren op componenten. Vanuit de filter kunnen een tweetal lijsten worden afgedrukt van de geselecteerde contracten.
150
C A F C A
H A N D B O E K
De knop ‘documenten’ laat toe tot vijf ‘Worddocumenten’ aan het beheer van de Onderhoudscontracten te koppelen
.
De knop ‘Codes’ geeft een overzicht van alle invoegvelden die ter beschikking zijn om in de Word documenten te plaatsen. (Zie bijlage op het einde van Service & Onderhoud) De knop ‘OH beurten’ toont al de onderhoudsbeurten van de geselecteerde onderhoudscontracten.
Verwijderen Del Uitvoeringsdatum doorvoeren
Werkbon
Datum aanpassen
Met de knop ‘Filter’ kunnen de onderhouds-beurten van een bepaalde periode die voldoen aan de ingestelde criteria worden geselecteerd en via doorboeken naar een werkbon, klaargezet voor uitvoering.
Met menu ‘Doorboeken’ ‘Werkbon’, kunnen uit alle geselecteerde lijnen werkbonnen worden aangemaakt. Hierbij is er de keuze of dit een nieuwe of bestaande werkbon moet zijn. In de gekozen lijnen verschijnt de uitvoeringsdatum van de werkbon. Van een niet naar een werkbon doorgeboekte lijn kan de ‘datum (voorstel)’ worden aangepast door de lijn te selecteren en erop klikken met de rechter muisknop. Er opent zich een datum keuze venster. Pas de datum aan door op de gewenste datum dubbel te klikken. Uitvoeringsdatum doorvoeren naar alle volgende OH beurten voor het geselecteerde contract. Selecteer een lijn en kies menu: ‘acties’ ‘uitvoeringsdatum doorvoeren’. 151
C A F C A
H A N D B O E K
Ongewenste lijnen kunnen na selectie in menu: ‘acties’ ‘Verwijder’ of met de ‘Delete’ toets worden verwijderd De knop ‘Facturen’ toont al de voorstel tot factuur voor de geselecteerde contracten.
Verwijder Del Verlengen factuur
Factuur
Geselecteerde lijnen kunnen worden verwijderd met menu: ‘acties’ ‘Verwijder’ of de ‘Delete’ toets. Van in de lijst van de OH contracten geselecteerde contracten kan de facturenlijst worden uitgebreid met het aantal voorzien in flap ‘meer info’ veld ‘Duurtijd (jaar) door menu: ‘acties’ ‘Verlengen factuur’. Menu: ‘doorboeken’ ‘Factuur’ maakt voor de geselecteerde factuurlijnen de facturen aan. Indien in flap ‘meer info’ ‘Indexeren’ is aangevinkt dienen in de herzieningswaarden van de periode zijn ingevuld. ‘Coëfficiënten’ voorziet het invullen van de verdeelsleutel voor de indexering ‘Filter’ biedt dezelfde selectie mogelijkheden als bij de onderhoudsbeurten.
152
C A F C A
H A N D B O E K
Onderhoudscontracten. Algemeen
Een nieuw onderhoudscontract (OHC) kan worden aangemaakt door een relatie te kiezen of door een project of dossier te kiezen waaraan de betreffende relatie verbonden is. Voordat een nieuw contract wordt bewaard kan via menu: ‘acties’ ‘Nummering’ een nieuwe volgnummer worden ingesteld. Met een keuze uit de codetabel kan een ‘Type’ worden ingesteld. Meer info
Gegevens Hier wordt de frequentie van de onderhoudsbeurten vastgelegd. Begin uitvoeringsdatum, frequentie en duurtijd bepalen het aantal beurten dat met de bijhorende knop ‘Toepassen’ op voorhand kunnen worden vastgelegd. Facturen Eveneens kunnen er facturen worden voorbereid. ‘Facturen per jaar’ en ‘Duurtijd’ (jaar) bepalen het aantal. Hierbij worden het vast factuurbedrag, een omschrijving en eventueel aan te vinken contractgegevens vastgelegd in een tabel. Dit door op de bijhorende knop ‘Toepassen’ te drukken. Het factuurbedrag is indexeerbaar.
153
C A F C A
H A N D B O E K
Actief bepaald of het contract zichtbaar is in de overzichtslijst. Statistiek voorlopig niet in gebruik. Geblokkeerd voorlopig niet in gebruik Enkele extra velden kunnen voor branche gebonden doeleinden worden gebruikt. Knop ‘Toon onderhoudsbeurten’
Overzicht van de opgenomen OH beurten enkel voor dit contract. Knop ‘Toon facturen’
Overzicht van de opgenomen voorstellen tot factuur enkel voor dit contract. Componenten
Het overzicht van de componenten kan branche afhankelijk op diverse manieren worden benut. 154
C A F C A
H A N D B O E K
De samenstelling kan gebeuren door het invoegen van elementen met de daarin opgenomen middelen of door het rechtstreeks inbrengen van artikelen als middel.
Nieuwe middelen toevoegen samengesteld in elementen. Middelen wijzigen. Middelen verwijderen Nieuwe middelen toevoegen uit materialen. Wijzigingen van het middel opslaan.
De middelen kunnen worden aan en afgevinkt in de kolom ‘Nr’. Bij het doorboeken naar een werkbon worden de hier aangevinkte lijnen automatisch overgenomen in de materiaallijnen van de werkbon.
INCERT VELDEN
Detail Middel
Enkele velden zonder label kunnen branche gebonden worden benut. De gele labels duiden op het gebruik van deze velden voor het verwerken van gegevens voor de alarm installateur die aan de ‘Incert’ eisen dient te voldoen. Incertnummer
Zone Plaats Verbruik
Hiervoor zijn ook de vinkjes ‘opnemen op zonebeschrijving’ en ‘opnemen op installatiebeschrijving’ bedoeld. Zijn deze aangevinkt dan zullen de respectievelijke middelen ook op de overeenkomstige lijsten verschijnen. Bijkomstige voorwaarde is dat ook de andere ‘Incert’ velden zijn ingevuld. Het vinkje ‘te vervangen op’ + datum heeft dezelfde functie als ‘Opnemen op werkbon’, alleen zal deze overname naar de werkbon slechts gebeuren indien de werkbon wordt aangemaakt in een periode die in de omgeving ligt van de aangegeven datum: ttz een halve onderhoudsperiode ervoor of erna.
Afdrukken geeft twee specifieke formulieren voor de ‘Incert’ installateur. ‘Word document’ laat toe één van de vijf Worddocumenten te kiezen voor afdruk.
Hierna volgen de varabelen die kunnen worden gebruikt om gegevens uit het onderhoudscontract over te nemen op willekeurige worddocumenten.
155
C A F C A
H A N D B O E K
Werkbonnen Het gebruik van de werkbonnen is elders in de handleiding reeds vermeld. Hierbij vermelden we enkel nog de specifieke bindingen van de werkbon met Service & Onderhoud.
De werkbon heeft een verwijzing naar het onderhoudscontract. De datum van uitvoering wordt overgenomen in de overzichtslijst van de onderhoudsbeurten. Het vinkje ‘Afgewerkt’ wordt eveneens overgenomen.
156
C A F C A
H A N D B O E K
Geselecteerde componenten worden in de materiaaldetail van de werkbon automatisch opgenomen
Eventuele vervangen onderdelen die buiten het vaste onderhoudsbedrag vallen kunnen worden bijgeboekt op de reeds aangemaakte factuur van het onderhoud.
157
C A F C A
H A N D B O E K
Bij het afdrukken van de werkbon kan er gekozen worden voor ‘Bijlage’. Dit zijn de historieken van alle werkbonnen die reeds werden uigevoerd. Hierbij kan men kiezen op basis van het facturatie adres, het eventueel bijhorend project of op basis van het onderhoudscontract.
158
C A F C A
H A N D B O E K
INSTELLINGEN Gebruikers
CAFCA -> INSTELLINGEN -> GEBRUIKERS Met dit scherm kan u de volgende rechten toekennen aan gebruikers: - Geen toegang verlenen - Alleen Lezen - Wijzigen en Lezen - Toevoegen, Wijzigen en Lezen - Verwijderen, Toevoegen, wijzigen en lezen. Dit kan u zowel voor de gebruikers apart doen, als voor een groep van gebruikers. Een groep kan u best aanmaken wanneer meerdere gebruikers aanwezig zijn binnen een bedrijf die allen dezelfde rechten ‘mogen’ hebben binnen Cafca. Een Groep/Gebruiker aanmaken: Een gebruiker aanmaken kan als volgt: - U klikt op ‘Nieuw’ linksboven aan het venster. - U geeft de naam, een log-in en een paswoord voor de gebruiker op. - Indien de gebruiker alle rechten mag hebben vinkt u administrator aan. - Indien de gebruiker Projecten mag blokkeren vinkt u blokkeerfunctie aan. - Indien de gebruiker beperkt moet worden in zijn rechten laat u administrator uitgevinkt en gaat u door naar het volgende tabblad beveiliging.
Een groep aanmaken kan als volgt: - U klikt op ‘Nieuw’ linksboven aan het venster. - U geeft de naam van een groep op. - Indien de groep alle rechten mag hebben vinkt u ‘administrator’ aan. - Indien de groep Projecten mag blokkeren vinkt u ‘blokkeerfunctie’ aan. - Indien de groep beperkt moet worden in zijn rechten laat u administrator uitgevinkt en gaat u door naar het volgende tabblad ‘beveiliging’. - En u vinkt ‘Groep’ aan.
159
C A F C A
H A N D B O E K
Het Tabblad beveiliging:
Om rechten toe te kennen aan een gebruiker/groep, dubbelklikt u op de respectievelijke gebruiker/groep, kiest u de gewenste rechten uit het menu en klikt u op de knop ‘Ken rechten toe aan menu’. Elk menu bestaat uit 2 delen: Het hoofdmenu en de detaillijnen(het hoofdmenu is bijvoorbeeld de offertes en de detaillijnen zijn dan de offertelijnen).
160
C A F C A
H A N D B O E K
De volgorde van de toekenning van de rechten is als volgt: - Geen toegang (Zal niet zichtbaar zijn) - Lezen (Enkel lezen) - Wijzigen (Zowel wijzigen als lezen) - Toevoegen (Toevoegen, wijzigen en lezen) - Verwijderen (Verwijderen, toevoegen, wijzigen en lezen) Dwz wie kan wijzigen kan ook lezen, wie kan toevoegen kan ook lezen en wijzigen en wie kan verwijderen kan ook lezen, wijzigen en toevoegen. Gebruikers toevoegen aan een groep:
Om een gebruiker toe te voegen aan een groep dubbelklikt u op de desbetreffende gebruiker en gaat u naar het tabblad ‘Groepen. Met de knop ‘>’ wijst u de groep toe aan de geselecteerde gebruiker. Met de knop ‘>>’ wijst u alle beschikbare groepen toe aan de geselecteerde gebruiker. Met de knoppen ‘<’ en ‘<<’ verwijdert u de gebruiker uit één of alle groepen. Wanneer u iets aangepast of aangemaakt hebt, mag u niet vergeten te bewaren ( ).
161
