CURSUS VOOR PENNINGMEESTERS Oktober 2004
Inhoud
Inhoud 1 Doel en opzet van de cursus 2 Financiële stukken bij een subsidieaanvraag 2.1 Begroting en resultatenrekening 2.1.1 Begroting 2.1.2 Dekkingsplan 2.1.3 Toelichting op de begroting 2.2 De Balans 2.2.1 Vermogen 2.2.2 Aanschaffingen 2.2.3 Leningen 2.2.4 Afschrijvingen 2.2.5 Reservering 2.2.6 Aflossingen 2.2.7 Debiteuren-crediteuren 2.3 Résumé 3 Organisatie van de papieren administratie 3.1 Bank/Giro 3.1.1 Rekeningen, facturen, bijlagen 3.2 Kasboek 3.2.1 Adviezen 4 Onderdelen van de boekhouding 4.1 Grootboek 4.1.1 Balansrekeningen 4.1.2 Resultatenrekeningen 4.2 Dagboeken 5 Inrichten van de boekhouding 5.1 Rekeningschema 5.2 Beginbalans 5.3 Boeken 5.4 Algemene boekregels 5.5 Tussentijdse controles 5.6 Jaarafsluiting 5.6.1 Controleren 5.6.2 Overlopende posten 5.6.3 Wat te doen met het resultaat 6 Tot slot Bijlage 1: Oefening
2 2 4 4 4 4 5 6 6 7 7 8 8 10 10 12 13 13 13 14 14 16 16 16 17 17 19 19 19 19 19 21 21 21 22 22 23 24
1 Doel en opzet van de cursus 2
Deze cursus is bedoeld voor penningmeesters van studentenverenigingen die subsidie ontvangen van het Nijmeegs Universiteitsfonds (SNUF). We zullen dan ook de voorwaarden die SNUF stelt aan het aanleveren van financiële stukken voor een subsidieaanvraag als uitgangspunt nemen voor deze cursus: wat heeft SNUF aan informatie nodig om de financiële situatie van een vereniging of een project te kunnen beoordelen op basis waarvan SNUF een subsidiebedrag kan toekennen? Daarom bekijken we eerst wat er nodig is voor een aanvraag en afrekening van subsidie. We bespreken daarvoor de Begroting, de Resultatenrekening en de Balans (hoofdstuk 2). In hoofdstuk 3 geven we praktische aanwijzingen voor de inrichting van je papieren administratie. In hoofdstuk 4 gaan we gedetailleerder in op de verschillende onderdelen van de boekhouding, zoals grootboek en dagboeken. In hoofdstuk 5 worden de regels van het boeken behandeld. Wat boek je waar en hoe? Als bijlage hebben we een oefening toegevoegd, om de behandelde stof te oefenen.
3
2 Financiële stukken bij een subsidie aanvraag Om een aanvraag voor subsidie te kunnen beoordelen heeft SNUF aan financiële stukken een begroting nodig met daarnaast vergelijkende cijfers van het voorgaande jaar, de resultatenrekening. Verder wil SNUF een balans zien. 2.1
BEGROTING EN RESULTATENREKENING
De begroting bestaat uit de geschatte inkomsten en uitgaven voor een periode (jaar) of een project. De schattingen zijn indien mogelijk meestal gebaseerd op voorgaande jaren of op offertes). De resultatenrekening bestaat uit de daadwerkelijke uitgaven en inkomsten over een periode ook wel genoemd: de realisatie. Maak in een begroting duidelijk waar het zwaartepunt in de uitgaven en inkomsten ligt en hoe groot het verschil tussen de uitgaven en inkomsten is (winst/verlies). De begroting moet in één oogopslag te lezen zijn. Maak daarom een beknopte begroting (met vergelijkende cijfers) met een dekkingsplan (gezamenlijk maximaal 1 A-4) en daarnaast een uitgebreide toelichting op de begroting. 2.1.1
BEGROTING
Zet in de begroting vergelijkbare kosten bij elkaar onder één noemer, zodat er niet heel veel kleine posten in de begroting staan. In boekhoudtermen heet dit een verdichting: alle onderliggende rekeningen worden verdicht tot één hoofdpost. Onder de hoofdpost kantoorkosten vallen bijvoorbeeld postzegels, telefoonkosten, abonnementen, inschrijfkosten bij de Kamer van Koophandel, kantoorartikelen en dergelijke. In de toelichting kun je aangeven waar een post precies uit bestaat. Zorg ervoor dat de hoofdposten die je opneemt in de begroting een goed beeld geven van de activiteiten van je vereniging: voor bijvoorbeeld een sportvereniging kunnen de reiskosten voor uitwedstrijden in de weekends een wezenlijke post vormen, terwijl voor een fotoclub de inkoop van chemicaliën essentieel is. Om de begroting goed te kunnen beoordelen zijn vergelijkende cijfers nodig. SNUF wil de begroting van het afgelopen jaar zien en het resultaat (de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven, ook wel genoemd: de realisatie) van dat jaar. Dit geeft ons de mogelijkheid te zien welke dingen veranderd zijn. Die verschuivingen moet je ook verklaren in je toelichting. Probeer de begroting op dezelfde manier op te bouwen als het resultaat en de begroting van vorig jaar, zodat vergelijkbare posten ontstaan. Zet ze naast elkaar (zie voorbeeld 1). 2.1.2
DEKKINGSPLAN
Uit de begroting moet blijken dat er een degelijk financieel beleid wordt gevoerd en dat er een realistische inschatting is gemaakt van de verwachte kosten en inkomsten. De verwachte inkomsten vormen samen het dekkingsplan. Uit het dekkingsplan en de toelichting daarop moet blijken dat er nagedacht is over de manier waarop een financieel tekort kan worden opgelost. Er zijn meerdere manieren om aan geld te komen. Sommige inkomsten zijn zeker, zoals bijvoorbeeld contributie opbrengsten. Andere inkomsten zijn onzekerder, zoals sponsoring of subsidie. Zet alle verwachte (zekere en onzekere) inkomsten in het dekkingsplan. Geef in de toelichting aan welke inkomsten nog onzeker zijn. 4
Als verwachte inkomsten in de loop van het jaar of project niet door blijken te gaan, moet de begroting worden aangepast (de inkomsten moeten ergens anders vandaan worden gehaald of de uitgaven moeten naar beneden) om weer te komen tot een sluitende begroting. Voorbeeld 1: Begroting met dekkingsplan en vergelijkende cijfers Posten
Begroting 04-05
Begroting 03-04
Uitgaven Activiteiten Publiciteit Kantoorkosten Totaal uitgaven
2000 750 500 3250
1468 614 426 2508
1500 500 500 2500
Dekkingsplan Contributie Sponsoring SNUF Totaal inkomsten
1500 250 1500 3250
1200 200 1000 2400
1250 250 1000 2500
Resultaat
2.1.3
Resultaat 03-04
-/- 108
TOELICHTING OP DE BEGROTING
In de toelichting geef je ten eerste aan, voor zover relevant, waar de hoofdposten van de begroting uit zijn samengesteld. In voorbeeld 1 moeten met name de post activiteiten en publiciteit worden toegelicht: welke activiteiten staan er op het programma en hoe duur zijn die? Waar bestaat de publiciteit uit, wie worden er mee bereikt, welke middelen worden gebruikt en hoe duur zijn die? Loop zo in de toelichting punt voor punt de begroting door en verklaar voor iedere post waar ze uit bestaat. Daarnaast geef je ook een verklaring voor opvallende verschuivingen in de begroting ten opzichte van de resultatenrekening en de begroting van vorig jaar. In het bovenstaande voorbeeld is dat bijvoorbeeld de post activiteiten die is gestegen met € 500,-. Dat kan zijn, omdat er een nieuwe activiteit is gepland. Ook kan het gebeuren dat de verwachtingen voor dit jaar zijn bijgesteld, omdat ze in het vorige boekjaar niet gerealiseerd zijn. Ook een verandering in het aantal leden kan een reden zijn tot aanpassing van de begroting, of juist een actie om het ledenaantal op te schroeven! Deze verklaring is essentieel voor de financiële onderbouwing van een subsidieaanvraag. Hier laat je zien waar je je aanvraag op baseert en hoeveel zicht je hebt op de financiën van je vereniging.
5
2.2
De Balans
Op de balans wordt de vermogenspositie van een vereniging weergegeven. Het toont de financiële positie op een bepaald moment, bijvoorbeeld bij het afsluiten van een boekjaar. Zie voor een uitgebreide definitie van een balans en een omschrijving van activa en passiva pagina 16. Net als bij de resultatenrekening moet je ervoor zorgen dat de balans die je presenteert in je subsidieaanvraag overzichtelijk is. Gebruik dus weer hoofdposten. In een toelichting op de balans loop je punt voor punt door de balans en verklaart de posten en de verschuivingen ten opzichte van vorig jaar. Wat is eigenlijk het belang van de balans bij een financieel overzicht?
2.2.1
VERMOGEN
Op een balans is de vermogenspositie van je vereniging te zien. Met een balans van het vorige jaar kan een vermogensvergelijking worden gemaakt. Daaruit blijkt of een vereniging “rijker” is geworden of niet. Het vermogen is opgebouwd uit bezittingen en vorderingen (activa) en schulden en vermogen (passiva). De allersimpelste vermogenspositie bestaat uit een saldo op een girorekening. In balansvorm ziet dat er zo uit:
Voorbeeld 2: Vermogen Balans Activa Giro
2003
2002
750
500
Passiva Vermogen:
2003
2002
750
500
Deze vereniging heeft een vermogen van € 750,- dat helemaal bestaat uit het geld dat op de girorekening staat. Uit de vergelijking met 2002 blijkt dat het vermogen met € 250,- is toegenomen. Waar die groei uit is ontstaan moet blijken uit de resultatenrekening. Een positief resultaat van de resultatenrekening (meer inkomsten dan uitgaven), zal in dit voorbeeld het vermogen hebben doen toenemen. Een iets preciezere weergave zou dan ook zijn:
Voorbeeld 3: Resultaat Activa
2003
2002
Passiva
2003
2002
6
Giro
750 750
500 500
Vermogen: Resultaat 2002
500 250 750
500 500
Resultatenrekening: Opbrengsten Uitgaven Resultaat
1000 - 750 250
Merk op dat resultatenrekening en balans op deze manier in elkaar grijpen. Het is steeds van belang om onderscheid te maken tussen balansboekingen (verschuivingen tussen balansposten) en resultaatboekingen (verandering op de balans als gevolg van opbrengsten of kosten) 2.2.2
AANSCHAFFINGEN
De winst aan het eind van het boekjaar kan worden toegevoegd aan het vermogen. Het bestuur besluit echter om de winst aan te wenden voor de aanschaf van een computer:
Voorbeeld 4: Aanschaffingen (materiële activa) Activa Computer Giro
2003
2002
600 150 750
500 500
Passiva Vermogen:
2003
2002
750
500
750
500
Het vermogen blijft ongewijzigd. Hoewel er geld van de girorekening is uitgegeven, zijn er toch geen kosten gemaakt! 2.2.3
LENINGEN
Er blijkt nòg een computer nodig te zijn. Gelukkig kan een renteloze lening worden afgesloten, die in drie jaar moet worden terugbetaald. De lening verschijnt als een schuld op de balans.
Voorbeeld 5: Schuld (Financiële passiva) Balans Activa
2003
2002
Passiva
2003
2002
7
Computers Giro
1200 150 1350
500 500
Vermogen: Lening A:
750 600 1350
500 500
Merk op dat ook de lening het vermogen niet wijzigt. Ook hier is geen sprake van kosten. Zo zal er bij de aflossing van de lening óók geen sprake zijn van kosten. 2.2.4
AFSCHRIJVINGEN
Een afschrijving is de boekhoudkundige weerslag van waardevermindering van de materiële bezittingen (activa) door veroudering en/of slijtage. Als een apparaat waardeloos is geworden is het volledig afgeschreven. Deze waardevermindering verschijnt als kostenpost in de resultatenrekening. Het vermogen neemt er door af. Laten we, om beter inzicht te krijgen in afschrijvingen, de situatie van onze voorbeeldvereniging eens een jaar bevriezen: er zijn geen inkomsten of uitgaven. Maar: aangezien de computers een jaar ouder zijn geworden zijn ze niet meer evenveel waard. Normaliter wordt er van uitgegaan dat computers na drie jaar geen (boek)waarde meer hebben. We noemen dat “in drie jaar afgeschreven”. Hoe ziet dat er uit in de boekhouding? Voorbeeld 6: Afschrijving (Vermindering boekwaarde) Activa
2004
2003
Passiva
2004
2003
Computers Afschrijving Giro
1200 - 400 150 950
1200
Vermogen: Resultaat: Lening A:
750 - 400 600 950
750
150 1350
600 1350
Resultatenrekening Inkomsten 0 Uitgaven 0 Afschrijving - 400 Resultaat - 400
Een afschrijving wordt als kostenpost opgenomen in de resultatenrekening. Hoewel aan de afschrijving geen werkelijke transactie ten grondslag ligt, wordt ze als kosten gezien. Waarom? Het is de boekhoudkundige verwerking van het verlies van boekwaarde. 2.2.5
RESERVERING
Een reservering is een som geld die apart wordt gezet met een bepaald doel. Boekhoudkundig zijn reserveringen wèl kosten: er wordt geld uit het vermogen apart gezet. Het vermogen neemt af. De reservering verschijnt als kostenpost in de resultatenrekening. Voor onze voorbeeldvereniging ziet dat er als volgt uit: het bestuur besluit om elk jaar geld opzij te leggen ( te reserveren) voor de vervanging van de computers. Een deel van het 8
vermogen wordt hiervoor apart gezet. Om ervoor te zorgen dat het geld ook daadwerkelijk gereserveerd wordt, opent de penningmeester een spaarrekening, waar hij elk jaar € 400,naar overboekt. Een reservering wordt als kostenpost meegenomen in de resultatenrekening. Hoewel er alleen geld apart wordt gehouden, wordt een reservering als kostenpost gezien. Waarom? Eigenlijk betaal je de aanschaf van een nieuwe computer in drie jaar vooruit. Een reservering is dus een deelbetaling van kosten in de toekomst We bekijken de voorbeeldsituatie aan het eind van 2004: het gaat goed met de vereniging, er is bijvoorbeeld een (voorlopig) resultaat geboekt van €1000,-. Na aftrek van de reserveringsen de afschrijvingskosten, blijft daar € 200,- van over als definitief resultaat. Voorbeeld 7: Reservering Activa Computers
Giro Spaarrekening
2004
2003
Passiva
800
1200
750 400 1950
150 1350
2004
2003
Vermogen: Reservering:
950 400
750
Lening A:
600
600
1950
1350
Resultatenrekening Inkomsten Uitgaven Voorlopig Resultaat
2000 - 1000 1000
Reservering Afschrijving Definitief Resultaat
- 400 - 400 200
9
2.2.6
AFLOSSINGEN
Om door te gaan op het voorbeeld: er moet ook, zoals afgesproken, € 200,- worden afgelost op de lening. Een aflossing van een lening wordt niet opgenomen in de resultatenrekening. Hoewel er voor de aflossing geld van de girorekening verdwijnt, is er geen sprake van “kosten”. De aflossing is een zuivere financiële kwestie: het saldo op de girorekening neemt af, maar de schuld ook; een balansboeking dus. Vergelijk voorbeeld zeven met voorbeeld acht. De resultatenrekening blijft hetzelfde.
Voorbeeld 8: Aflossing Balans Activa Computers
Giro Spaarrekening
2004
2003
Passiva
800
1200
550 400 1750
150
2004
2003
Vermogen: Reservering:
950 400
750
Lening A:
400
600
1750
1350
1350
Resultatenrekening: Inkomsten Uitgaven Reservering Afschrijving Resultaat
2.2.7
2000 - 1000 - 400 - 400 200
DEBITEUREN-CREDITEUREN
Eén van de meest gestelde vragen aangaande de verenigingsboekhouding betreft betalingen die na de sluiting van het boekjaar vallen, maar die wel betrekking hebben op dat boekjaar. Bijvoorbeeld de telefoonrekening die nog betaald moet worden. Andersom kunnen ook inkomsten later binnenkomen, terwijl ze wèl meegenomen moeten worden in het resultaat van dat jaar, bijvoorbeeld als iemand zijn contributie nog moet betalen. Boekhoudkundig worden dit de overlopende posten genoemd; ze lopen over het jaar heen (ze vinden plaats in een boekjaar waarop ze geen betrekking hebben). Wat gedaan wordt met voornoemde telefoonrekening is het volgende: op de balans wordt een schuld opgenomen aan de telefoonmaatschappij. Anderzijds wordt in het resultaat net gedaan alsof die rekening werkelijk wordt betaald. Daardoor wordt het resultaat lager, en dus ook het vermogen op de eindbalans waar dit resultaat aan wordt toegevoegd. Voorbeeld 9: crediteur oftewel openstaande rekening 10
Activa
2004
2003
Passiva
Computers
800
1200
Giro Spaarrekening
550 400
150
1750
1350
2004
2003
Vermogen: Reservering:
900 400
750
Lening A:
400
600
Telefoonrekening 50 1750
1350
Resultatenrekening: Inkomsten 2000 Uitgaven - 1000 Telef. rekening - 50 Reservering Afschrijving Resultaat
-400 - 400 150
Met nog te ontvangen bedragen werkt het op dezelfde manier: die worden als een vordering op de balans gezet, terwijl ze als inkomsten in het resultaat worden meegenomen: Voorbeeld 10: Debiteur, oftewel openstaande vordering Activa
2004
2003
Passiva
Computers
800
1200
Vermogen: Reservering:
975 400
750
Giro Spaarrekening
550 400
150
Lening A:
400
600
50 1825
1350
Contributie Mies 75 1825
2004
Rekening telefoon 1350
2003
Resultatenrekening: Inkomsten 2000 Contr. Mies 75 Uitgaven - 1050 Reservering Afschrijving Resultaat
-400 - 400 225
11
2.3
RÉSUMÉ
Een resultatenrekening bestaat uit de opbrengsten en kosten van een bepaalde periode Aangevraagde subsidie maakt deel uit van het dekkingsplan Een balans bestaat uit bezittingen, vorderingen en schulden op een bepaald moment. Het resultaat (van de resultatenrekening) verschijnt als verandering in het vermogen op de balans Afschrijvingen zijn de boekhoudkundige representatie van de waardevermindering van bezittingen. Een reservering is een deel van het vermogen dat apart wordt gehouden voor een bepaald doel in de toekomst. Afschrijvingen en reserveringen worden opgenomen als kostenposten in de resultatenrekening, aflossingen van leningen niet. Overlopende posten zijn kosten en opbrengsten die betrekking hebben op dat boekjaar, maar waarvan de betalingen en ontvangsten pas later plaatsvinden Overlopende posten verschijnen als vorderingen en schulden op de balans en als opbrengsten en kosten op de resultatenrekening.
12
3 Organisatie van de papieren administratie De organisatie van de administratie begint bij de “papieren” administratie. Zorg voor een aantal ordners en eventueel een kasboek(-schrift). Schrijf overal duidelijk op wat het is. Iedere ordner komt overeen met een financieel dagboek.
3.1
BANK/GIRO
In eerste instantie is dit eenvoudig: de afschriften die binnenkomen stop je op volgorde (van achter naar voren) in de ordner. De laatste ligt dus altijd bovenop. Controleer altijd of de nummering opeenvolgt. Als je de afschriften gaat inboeken moet je altijd goed opletten: a) Klopt het afschriftnummer met het nummer in de boekhouding? Als je met een boekjaar werkt dat niet op 1 januari begint (een zogenaamd gebroken boekjaar), dan moet je het nummer van het eerste afschrift in Davilex aanpassen. Daarna nummert het programma automatisch door. Zorg er dus voor dat je ieder afschrift als apart boekstuk boekt, dan blijft de nummering aansluiten. b) Klopt het saldo? Voordat je gaat boeken moet het saldo in de boekhouding overeen komen met het begin saldo op het afschrift. Zo niet, dan zijn er eerder fouten gemaakt. Spoor deze dan ook op, en corrigeer ze! Controleer na het inboeken van het afschrift ook weer het saldo.
3.1.1
REKENINGEN, FACTUREN, BIJLAGEN
Als je rekeningen ontvangt of uitschrijft dan kun je daar op twee manieren mee omgaan: de officiële manier is deze als crediteur/debiteur in te boeken, en daar aparte ordners voor in te richten. Onze ervaring heeft geleerd dat die manier van werken te omslachtig is voor de meeste (kleine) boekhoudingen. Wij adviseren dus een andere wijze van administreren: Ordner bijlagen bank/giro. Neem een aparte ordner voor de bijlagen van bank en/of giro (hou die twee gescheiden). Deel deze in: Rekeningen te betalen (Crediteuren) Rekeningen te ontvangen (Debiteuren) Alle rekeningen die binnenkomen stop je in de crediteurenmap (te betalen). Van de rekeningen die je uitschrijft maak je een kopie en stopt deze in de debiteurenmap (te ontvangen). Je kunt nu al op de rekening het nummer van de grootboekrekening noteren waar hij later op geboekt moet worden. Verder doe je vooralsnog niets. Op het moment dat het bedrag wordt af- of bijgeschreven van bank/giro boek je dit direct in op de betreffende rekening. Je haalt nu de rekening uit de bijlagenordner en voegt hem achter 13
het afschrift in je bank/giro-ordner. Zo weet je dus dat alles dat in de bijlagenordner zit nog onderweg is, of nog betaald (ontvangen) moet worden. Bij het afsluiten van het boekjaar zitten er meestal nog wat rekeningen in de bijlagenmap. Hoe je hier het beste mee om kunt gaan wordt behandeld onder Jaarafsluiting (pagina 22).
3.2
KASBOEK
Het kasboek is altijd het pièce de resistance voor een administrateur, omdat hier het meest mee “gerommeld” wordt: Mensen wisselen in de kas, krijgen een voorschot uit de kas, komen later terug met een verfrommeld bonnetje waar behalve verenigingsboodschappen ook nog wat privé op staat, hetgeen vervolgens weer verrekend wordt met…. Probeer het zo eenvoudig mogelijk te houden! 3.2.1
ADVIEZEN
Werk bij voorkeur met een kasschrift en daarnaast een kasordner In de ordner berg je alle bonnetjes en rekeningen, declaraties e.d op die met kashandelingen te maken hebben. Kleine bonnetjes kun je het beste op een A4-tje vast nieten. Dit verhoogt de overzichtelijkheid aanzienlijk.. Bewaar de bonnetjes op volgorde van kashandeling, van voor naar achter. Geef ze liefst een nummer, dat je ook in het kasschrift gebruikt. In het schrift wordt alles genoteerd wat er met de kas gebeurt: Alles wat er in komt Alles wat er uit gaat. Begin iedere maand op een nieuwe pagina. Tel wat er in de kas zit en noteer dit op de eerste regel (in de linker kolom, de kolom waar je alle inkomsten noteert) Eindig iedere maand met een telling van alle inkomsten en alle uitgaven. Noteer die onder aan de pagina, met het resulterende saldo (inkomsten minus uitgaven is het kassaldo). Tel nu ook wat er daadwerkelijk in de kas zit. Probeer eventuele kasverschillen te verklaren en te corrigeren. Onverklaarbare kasverschillen noteer je in het kasboek op dusdanige wijze dat het saldo weer aansluit. Neem het eindsaldo over op de eerste regel van de volgende maand.
Voorbeeld 10: Kasboek Oktober In
Uit 14
1 1-10 In kas per 1-10: 2 5-10 Pennen 3 12-10 Voorschot Hilmar ivm. nietmachines 4 18-10 Contributie Johanna 2e helft 2002 5 24-10 Terug van Hilmar ivm nietmachines Totalen Saldo Werkelijk in kas : € 50,50 Kasverschil (Hilmar moet nog € 0,50 geven) In kas per 31-10 (overnemen op 1-11)
47,50 3,-50,-50,-6,50 104,-51,--
53,--
0,50 50,50
15
4 Onderdelen van de boekhouding
4.1.1
GROOTBOEK
Een administratie bestaat uit een verzameling rekeningen. Deze zijn verzameld in het grootboek. Dit geeft het overzicht van alle rekeningen van de administratie. Afhankelijk van de grootte van een administratie hebben de rekeningnummers van het grootboek twee, drie, vier of vijf cijfers. Wij hanteren in deze cursus vier cijfers. De rekeningnummers worden onderverdeeld in rekeningklassen aan de hand van hun begincijfer. Ze worden onderverdeeld in twee grote groepen: balansrekeningen en resultatenrekeningen. 4.1.2
BALANSREKENINGEN
(begincijfer 0,1,2,3) Op de balans wordt de vermogenspositie weergegeven (zie par. 2.2). Het is de optelsom van alle balansrekeningen. Het toont de financiële positie op een bepaald moment, bijvoorbeeld bij het afsluiten van een boekjaar. Er is altijd een beginbalans en een eindbalans. De beginbalans sluit aan op (komt overeen met) de eindbalans van het vorige boekjaar. De linkerzijde is de debetkolom (de tegoedzijde). Hier staan de activa, oftewel bezittingen. De rechterzijde is de creditkolom (schuldzijde). Hier staan de passiva, oftewel schulden, samen met het vermogen. Bezittingen en vorderingen (Activa) Materiele bezittingen Financiële bezittingen Bank Giro Kas Vorderingen Debiteuren Nog te ontvangen inkomsten Vermogen en schulden (Passiva) Vermogen Leningen Schulden Crediteuren Nog te betalen kosten De 0 wordt gebruikt voor lange activa/passiva (gebouwen/vermogen, computers) De 1 voor korte activa/passiva (kas/bank/giro, debiteuren, crediteuren) De 2 voor tussenrekeningen (kruisposten) De 3 voor voorraadrekeningen (drank, T-shirts, stropdassen) Zie voor een voorbeeld het grootboekrekeningschema van de oefening op pagina 27. 16
4.1.3
RESULTATENREKENINGEN
(begincijfer 4 en 8) Op de resultatenrekeningen worden de opbrengsten en kosten gedurende het boekjaar weergegeven (zie par. 2.1). De totale resultatenrekening geeft een weergave van het financiële resultaat over een bepaalde periode. Aan het begin van het boekjaar staat hier helemaal niets. In de loop van het boekjaar verschijnen de kosten en opbrengsten, zodat aan het eind van het boekjaar het resultaat verschijnt. Bij de afsluiting van het boekjaar wordt dit resultaat bij het vermogen op de balans gezet, zodat de beginsituatie voor de resultatenrekening van het volgende boekjaar weer 0 is. Opbrengstenrekeningen Inkomsten (begincijfer 8) Kostenrekeningen Uitgaven (begincijfer 4) De rekeningen met begincijfer 5,6 en 7 worden gebruikt voor salarissen, kostprijsberekeningen en dergelijke. Dit komt alleen voor in grote administraties.
4.2
DAGBOEKEN
In je administratie werk je met een aantal dagboeken. Je kunt niet direct in het grootboek boeken, maar werkt altijd in één van de dagboeken. Iedereen heeft wel een bank/girorekening. Op de dagafschriften staat vermeld hoeveel er af en bij is geschreven. Zoiets heet boekhoudkundig een dagboek. Als een organisatie ook een kas heeft, zal er ook een kasboekje/schrift worden bijgehouden. Kas Hierin worden alle kashandelingen geboekt Bank Alle bij en afschrijvingen op de bankrekening Giro Alle bij- en afschrijvingen op de girorekening Debiteuren Hier worden alle rekeningen die de organisatie uitschrijft ingeboekt. Crediteuren Hier worden alle rekeningen die de organisatie moet betalen ingeboekt.
Debiteuren en Crediteurendagboeken hoef je alleen te gebruiken als er noodzaak toe is. Het vergt nogal wat moeite om die op een goede manier in te richten en als het niet noodzakelijk is, raden wij het af. Lees hierboven 17
onder rekeningen, facturen, bijlagen hoe je hier eenvoudiger mee om kunt gaan. Memoriaal Dit is een apart dagboek voor speciale boekingen, zoals afschrijvingen en overlopende posten (posten die over de grenzen van het boekjaar heen reiken). Zie hierna onder Jaarafsluiting.
18
5 Inrichten van de boekhouding
5.1
REKENINGSCHEMA
Voordat je kunt beginnen met boeken, moet je eerst het rekeningschema opstellen. Natuurlijk kun je tijdens het boeken in Davilex altijd rekeningen toevoegen en wijzigen, maar het verdient aanbeveling om tevoren een rekeningschema op te stellen. Denk goed na over wat je kunt verwachten aan bezittingen en schulden, inkomsten en uitgaven. Probeer een logische indeling aan te houden. Balansrekeningen beginnen met 0,1,2,3 Kostenrekeningen beginnen met 4 Opbrengstenrekeningen beginnen met 8 Zet vergelijkbare kosten bij elkaar. 4100 telefoonkosten 4101 portikosten
5.2
BEGINBALANS
Zoals gezegd moet de beginbalans aansluiten met de eindbalans van het vorige boekjaar. Als het vorige jaar al in Davi is geboekt, zal dit automatisch gebeuren. Zo niet, of als het een nieuwe administratie betreft, dan moet dit handmatig gebeuren. 5.3
BOEKEN
Je boekt de inkomsten en uitgaven in de dagboeken. Je kunt daarbij kiezen voor een kostenrekening/opbrengstenrekening, danwel een balansrekening. 5.4
ALGEMENE BOEKREGELS
1a : Een rekening van bezit debiteren (linkerzijde) bij ontvangst. Voorbeeld 12: Op de bank komt € 50,-- contributie binnen. De bankrekening neemt dus toe. Dit komt aan de debet(linker) zijde: Boeking: 1000 bank 8000 Aan: opbrengstenrekening contributie
1b:
€ 50,-€ 50,--
Een rekening van bezit crediteren (rechterzijde) bij uitgave. 19
Voorbeeld 13: Uit de kas wordt € 100,-- betaald voor de aanschaf van printercartridges. De Kasrekening neemt dus af. Dit komt aan de credit(rechter)zijde. Boeking: 4000 kostenrekening kantoorartikelen 1500 Aan: kas
2a:
€ 100,-€ 100,--
Een rekening van schuld wordt gecrediteerd bij toename
Voorbeeld 14: Lening van € 4000,-- van SNUF op de bank ontvangen. De schuld neemt dus toe. Dit gebeurt aan de creditzijde. Boeking: 1000 bank 0500 Aan: schuldrekening lening SNUF
€ 4.000,-€ 4.000,--
2b: Een rekening van schuld wordt gedebiteerd bij afname Voorbeeld 15: Aflossing van € 1.000,-- van SNUF-lening. De schuld neemt dus af. Dit gebeurt aan de debetzijde. Boeking: 0500 schuldrekening SNUF 1000 Aan: Bank
3a:
€ 1.000,-€ 1.000,--
Een kostenrekening debiteren bij uitgave
Voorbeeld 16: Voor € 200,-- T-shirts gekocht uit de kas. De kosten nemen toe. Dit gebeurt aan de debetzijde. Boeking: 4100 Kostenrekening PR-kosten 1500 Aan: Kas
3b:
€ 200,-€ 200,--
Een kostenrekening crediteren bij inkomsten Voorbeeld 17: Arend-Jan neemt voor € 39,-- postzegels over. Hij betaalt per kas. De kosten nemen af. Dit gebeurt aan de creditzijde. Boeking: 1500 Kas 4200 Aan: kostenrekening postzegels
€ 39,-€ 39,--
4a: Een opbrengstenrekening crediteren bij inkomsten Voorbeeld 18: Marieke stort € 40,-- contributie op de bank. De opbrengsten nemen toe. Dit gebeurt aan de creditzijde. 20
Boeking 1000 Bank: 8000 Aan: opbrengstenrekening contributie
€ 40,-€ 40,--
4b: Een opbrengstenrekening debiteren bij uitgave. Voorbeeld 19: Marieke krijgt € 20,-- contributie gerestitueerd via bank . De opbrengsten nemen af. Dit gebeurt aan de debetzijde. Boeking 8000 Opbrengstenrekening contributie 1000 Aan: Bank
5.5
€ 20,-€ 20,--
TUSSENTIJDSE CONTROLES
Het is aan te raden om je regelmatig af te vragen of alles is geboekt wat geboekt moet worden. Draai tussentijdse balansen en resultatenrekeningen uit (evt. dagboekoverzichten) en controleer ze. Staan er geen afwijkende bedragen op grootboekrekeningen die waarschijnlijk op foute boekingen zijn gebaseerd? Controleer eventuele openstaande posten (debiteuren, crediteuren). Kijk ook naar tussenrekeningen: Zijn de bedragen daar te verklaren? Loop de balansposten nog eens door en kijk daarbij ook naar de jaarrekening van vorig jaar.
5.6
JAARAFSLUITING
Aan het eind van het boekjaar maak je de rekening op: Je kijkt wat er is uitgegeven en binnengekomen, en wat de uitkomst daarvan is: winst of verlies (resultatenrekening). Daarnaast maak je de balans op: Je kijkt wat er over is aan bezittingen en schulden (balans). Ook het resultaat van dit jaar verschijnt hier. Anders zou de balans niet in evenwicht zijn. Als het boekjaar positief wordt afgesloten wordt het resultaat toegevoegd aan het vermogen, bij een negatief resultaat wordt het van het vermogen “afgeboekt”. Hiermee lopen de resultatenrekeningen “leeg” en kan het nieuwe boekjaar worden geopend. 5.6.1
CONTROLEREN
Voordat je het jaar afsluit moet je controleren of alles van het afgelopen jaar goed geboekt is. Je moet er zeker van zijn dat alles is geboekt, maar ook niet meer. Als je boekjaar bijvoorbeeld loopt van 1-9-2003 t/m 31-8-2004, dan mag een bankafschrift van 1-9-2004 niet meer in dat boekjaar geboekt worden. 5.6.2
OVERLOPENDE POSTEN
De overlopende posten zijn die zaken die nog niet helemaal zijn afgewikkeld voor het lopende boekjaar. Er zitten bijvoorbeeld nog een aantal niet betaalde rekeningen in de bijlagenordner, of er moet nog contributie worden betaald door een aantal leden. Deze zaken zijn het gemakkelijkst via het memoriaal dagboek te boeken. Het eenvoudigste is het om voor de openstaande rekeningen aparte balansrekeningen aan te leggen. Ook voor andere te verwachten kosten en opbrengsten kun je dit doen. Zo worden deze kosten en opbrengsten 21
wel meegenomen in het resultaat over dat boekjaar, terwijl ze nog niet betaald/ontvangen zijn. Ze verschijnen daarom op de eindbalans als een soort vordering/schuld. Voorbeeld 20: Per 30-9 moet de telefoonrekening over augustus/september nog worden betaald: Boeking:
4600 Kostenrekening telefoonkosten 1650 Aan: Nog te betalen telefoonrekening
€ 143,-€ 143,--
Voorbeeld 21: Per 30-9 is nog geen telefoonrekening ontvangen over september/oktober. De geschatte telefoonkosten per maand bedragen ongeveer € 75,-Boeking:
4600 Kostenrekening telefoonkosten 1800 Aan: Te verwachten telefoonkosten
€ 75,-€ 75,--
Voorbeeld 22: Per 30-9 moeten nog vier leden hun jaarlijkse contributie (à € 50,-) overmaken Boeking:
5.6.3
1450 Nog te ontvangen contributie 8000 Aan: Opbrengstrekening contributies
€ 200,-€ 200,--
WAT TE DOEN MET HET RESULTAAT
Zoals eerder gezegd begint een nieuw boekjaar altijd met een lege resultatenrekening. Daarvoor moeten alle opbrengsten- en kostenrekeningen worden leeggeboekt. Dit doet Davi automatisch, maar daarvoor moet het programma wel weten waar het resultaat naar toe gaat. Het programma zal daar bij eindejaarsverwerking naar vragen. Gangbaar is het om het resultaat bij jaarafsluiting door te boeken naar het vermogen. De standaardrekening daarvoor is Kapitaal/Vermogen.
22
6 Tot slot In het cursusmateriaal hebben we richtlijnen weergegeven. Met specifieke vragen en/of opmerkingen en aanvullingen kun je tijdens kantoortijden bij ons terecht: Marcel Peters
tel: 3612278
e-mail:
[email protected]
Iris Koffijberg
tel: 3612994
e-mail:
[email protected]
Comeniuslaan 6, Kamer 63 Postbus 9102 6500 HC Nijmegen
23
Bijlage 1: Oefening Studentenvereniging XYZ is opgericht op 01-01-2000. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar. De vereniging heeft op 01-01-2002 50 leden die elk € 100,-- contributie per jaar moeten betalen. Het is een echte gezelligheidsvereniging, tweemaandelijks komen de leden bijeen, om onder het genot van een goede sigaar en een biertje, te discussiëren over het Nijmeegse studentenleven.Voor de afname van de genoten dranken in het theatercafé in het pand Oranjesingel 42 stuurt SNUF een nota. De barcommissie stort het ontvangen geld van de drankomzet direct op de girorekening. De penningmeester heeft in januari 2002 elk lid al een nota gestuurd met een acceptgiro met het verzoek de contributie vóór 1 maart van dat jaar te voldoen.
Balans XYZ per 01-01-2002 Activa Computer Postbank Vordering A.B. 3.000,00 (contributie 01) Totaal
Passiva 3.000,00 2.900,00 100,00
€ 6.000,00
Kapitaal 1.900,00 Voorziening Lustrum (’05) 1.000,00 Lening SNUF (’02-’04) Schuld aan KPN (telefoon Dec. 01) Totaal
100,00 € 6.000,00
De computer is op 31-12-2001 gekocht voor € 3.000,-- en zal in drie jaar worden afgeschreven. Boeking telkens te maken in het dagboek memoriaal in december van het jaar 2002, 2003 en 2004. Op 01-01-2005 zal het eerste lustrum van de vereniging worden gevierd middels een groot galafeest in het Kolpinghuis. De kosten daarvoor worden geschat op € 2.500,--. Daartoe is een voorziening getroffen waarin jaarlijks met ingang van december 2000 een bedrag van € 500,-- wordt “gestort''. Het saldo per 01-01-2002 is derhalve € 1.000,-- ook deze boeking wordt in het dagboek memoriaal geboekt. Jaarlijks dient in november van het jaar 2002, 2003 en 2004 een bedrag van € 1.000,-- aan SNUF te worden afgelost. De renteloze lening is in december 2001 gesloten met SNUF. Van deze lening is de computer aangekocht. Om het makkelijk te maken vinden alle financiële transacties via de giro plaats en wordt éénmaal per maand een afschrift ontvangen. Maak de balans op per 01-01-2003 en stel tevens de resultatenrekening samen voor 2002.
24
De volgende transacties hebben in het boekjaar 01-01-2002 tot en met 31-12-2002 plaatsgevonden: Giroafschriftnr. 1 (januari) bij € 2.200,Beginsaldo € 2.900,af € 100,eind € 5.000,Volgens het giroafschrift hebben 21 leden hun contributie over het jaar 2002 voldaan dus voor een bedrag van € 2.100,-- . Tevens heeft A.J. eindelijk zijn contributie over 2001 voldaan voor € 100,--. Daarnaast zijn de verschuldigde telefoonkosten aan KPN over december 2001 afgeschreven. Giroafschriftnr. 2 (februari) bij € 3.500,Beginsaldo € 5.000,-af € 700,eind € 7.800,-Wederom hebben 27 leden hun contributie over 2002 voldaan (€ 2.700,--). De barcommissie heeft de drankomzet van de borrel van deze maand ten bedrage van € 800,-op de giro gestort. De penningmeester heeft de ontvangen nota voor geleverde dranken van € 600,-- aan SNUF betaald. Ook de telefoonnota over januari en februari 2002 is voldaan voor € 100,-Giroafschriftnr. 3 (maart) bij € 100,--
Beginsaldo eind rente over het 1e kwartaal is bijgeschreven.
€ 7.800,-€ 7.900,--
Giroafschriftnr.4 (april) bij € 1.000,-Beginsaldo € 7.900,-af € 1.000,-eind € 7.900,-Bij: drankomzet april € 1.000,-Af: telefoonrekening KPN maart/april 2002 € 200,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 800,Giroafschriftnr. 5 (mei) bij € 3.000,--
Beginsaldo € 7.900,-eind € 10.900,-Bij: oud bestuurslid Baron van Serooskercke tot Boerenhol heeft de vereniging na zijn overlijden een bedrag geschonken van € 3.000,--. Met als dwingende voorwaarde dat het bestuur alle leden een half jaar lang gratis laat drinken ter zijner nagedachtenis. Het bestuur kan zich hierin vinden en besluit de borrels voortaan maandelijks te laten plaatsvinden. Giroafschriftnr. 6 (juni) Beginsaldo € 10.900,-af € 1.200,-eind € 9.700,-Af: telefoonrekening KPN mei/juni 2002 € 200,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 1.000,--
25
Giroafschriftnr. 7 (juli) bij € 200,--
Beginsaldo eind
€ 9.700,€ 9.900,--
Bij: rente 2e kwartaal 2002 € 200,--
Giroafschriftnr. 8 (augustus) Beginsaldo € 9.900,af € 700,-eind € 9.200,-Af: telefoonrekening KPN juli/augustus 2002 € 200,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 500,--
Giroafschriftnr. 9 (september) Beginsaldo € 9.200,af € 500,eind € 8.700,-Af: rekening voor drankafname van SNUF voor € 500,-Giroafschriftnr. 10 (oktober) bij € 100,Beginsaldo € 8.700,af € 600,eind € 8.200,-Bij: rente 3e kwartaal 2002 € 100,-Af: telefoonrek. KPN september/oktober 2002 € 100,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 500,-Giroafschriftnr. 11 (november) Beginsaldo € 8.200,af € 1.400,eind € 6.800,-Af: aflossing lening SNUF € 1000,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 400,-Giroafschriftnr. 12 (december) bij € 100,Beginsaldo € 6.800,af € 300,eind € 6.600,-Bij: rente 4e kwartaal 2002 € 100,-Af: telefoonrek. KPN november 2002 € 200,-- en de rekening voor drankafname van SNUF voor € 100,-In de ordner “Nog te ontvangen (debiteuren)” zitten nog twee brieven gericht aan de leden C.D. en E.F. over de contributie voor het jaar 2002. De penningmeester heeft beiden opgebeld en ze hebben beloofd deze in januari 2003 te voldoen. In de ordner “Nog te betalen/crediteuren” zit nog de nota van KPN over de telefoonkosten maand december 2002 De penningmeester betaalt deze op 02-01-2003 : totaalbedrag € 100,-Denk ook aan de afschrijvingskosten Computer en de toevoegingkosten Lustrum 2005. Veel succes!
26
Grootboekrekeningschema Studentenver. XYZ
B= balans V= verlies W= winst reknr.Omschrijving
Soort
0200 0500 0600 0700 1100 1201 1202 1203 1601 1602
Computer Kapitaal per 01-01 Voorziening Lustrum 2005 Lening SNUF Postbank Vordering A.B. (’01) Vordering C.D. (’02) Vordering E.F. (’02) Schuld aan KPN (dec.01) Schuld aan KPN (dec.02)
B B B B B B B B B B
4100 4200 4300 4400
Drankkosten Afschrijvingskosten Computer Telefoonkosten KPN Toevoegingskosten Voorziening
V V V V
8000 8100 8800 8900
Opbrengst Contributie Opbrengst Drankverkoop Opbrengst Bankrente Opbrengst Schenkingen
W W W W
27
Uitwerking oefening penningmeestercursus SNUF
RESULTATENREKENING STUDENTENVER. XYZ 01-01-2002 T/M 31-12-2002
Kosten 4100 Drankkosten 4200 Afschrijving computer 4300 Telefoonkosten KPN 4400 Toevoegingskosten Voorziening Totaal kosten
€ 4.400,00 € 1.000,00 € 1.100,00 € 500,00
Opbrengsten 8000 Contributie 8100 Drankverkoop 8800 Bankrente 8900 Schenkingen Totaal opbrengsten
€ 5.000,00 € 1.800,00 € 500,00 € 3.000,00
€ 7.000,00
€ 10.300,00
Resultaat
€ 3.300,00
BALANS STUDENTENVER. XYZ PER 01-01-2003
Activa 0200 1100 1202 1203
Computer Postbank(Giro) Vordering C.D. Vordering E.F. (vord. Contr. 02)
Totaal
Passiva € 2.000,00 € 6.600,00 € 100,00 € 100,00
€ 8.800,00
0500 Kapitaal 0600 Voorz. Lustrum 0700 Lening SNUF 1602 Schuld aan KPN (tel.kst. Dec.02)
€ 5.200,00 € 1.500,00 € 2.000,00 € 100,00
€ 8.800,00
Vermogensmutatie: Begin kapitaal per 1-1-02 € 1.900,00 Winst boekjaar 2002 € 3.300,00 totaal
€ 5.200,00
1
BOEKINGEN Dagboek Giro
Afschrift 1 1100 Giro € 2.200 1201 Aan Vordering op A.B.(contr.01) 8000 Aan Opbrengst Contributie
€ 100 € 2.100
Afschrift 2 1100 Giro 4100 Drankkosten 4300 Telefoonkosten KPN 8000 Aan Opbrengst Contributie 8100 Aan Opbrengst Drankverkoop
€ 2.700 € 800
€ 2.800 € 600 € 100
Afschrift 3 1100 Giro 8800 Aan Opbrengst Bankrente
€ 100
Afschrift 4100 4300 8100
€ 800 € 200
4 Drankkosten Telefoonkosten KPN aan Opbrengst Drankverkoop
€ 100
€ 1.000
Afschrift 5 1100 Giro 8900 Aan Opbrengst Schenkingen
€ 3.000
Afschrift 6 4300 Telefoonkosten KPN 4100 Drankkosten 1100 Aan Giro
€ 200 € 1.000
€ 3.000
€ 1.200
Afschrift 7 1100 Giro 8800 Aan Opbrengst Bankrente
€ 200
Afschrift 8 4300 Telefoonkosten KPN 4100 Drankkosten 1100 Aan Giro
€ 200 € 500
Afschrift 9 4100 Drankkosten 1100 Aan Giro
€ 500
Afschrift 10 4300 Telefoonkosten
€ 200
€ 700
€ 500
€ 100 2
4100 Drankkosten 8800 Aan Opbrengst Bankrente 1100 Aan Giro Afschrift 11 0700 Lening SNUF 4100 Drankkosten 1100 Aan Giro Afschrift 12 4300 Telefoonkosten 4100 Drankkosten 8800 Aan Opbrengst Bankrente 1100 Aan Giro
€ 500 € 100 € 500
€ 1.000 € 400 € 1.400
€ 200 € 100 € 100 € 200
Dagboek Memoriaal:
2 leden die nog de contributie moeten betalen: 1202 Vordering C.D.(contr.02) 1203 Vordering E.F.(contr.02) 8000 Aan Opbrengst Contributie
€ 100 € 100 € 200
Telefoonrekening KPN december 2002: 4300 Telefoonkosten KPN 1602 Aan Schuld aan KPN (dec.02)
€ 100 € 100
Afschrijving Computer: 4200 Afschrijvingskosten Comp. 0200 Aan Computer
€ 1.000 € 1.000
Toevoegingskosten lustrum 2005: 4400 Toevoegingskosten voorziening 0600 Aan voorziening Lustrum 05
€ 500 € 500
3
